Opdateer / Posteer dokumente
Opdateer / Posteer dokumente
Nadat dokumente vir debiteure (kliënte / klante) (fakture en kredietnotas) en dokumente vir krediteure (verskaffers) (aankope en verskafferretoere) gegenereer is, kan dit na die grootboek opgedateer of geposteer word. Kwotasies en bestellings kan nie na die grootboek opgedateer of geposteer word nie.
Slegs die transaksies van dokumente wat na die grootboek opgedateer of geposteer is, sal in die meeste verslae ingesluit wees. Daar is sekere verslae wat ongeposteerde dokumente insluit.
Wanneer die dokumente na die grootboek opgedateer of geposteer word, sal dit die nodige joernale vir u opskryf of genereer en die toepaslike rekeninge (debiteurrekeninge, krediteurrekeninge en voorraadkontrolerekening) asook die nodige voorraaditem meesterlêers dienooreenkomstig opdateer.
In die geval van verkoopsdokumente (fakture en kredietnotas), sal die koste van verkoperekening ook met die kosprys van die voorraaditems bygewerk word.
In die geval van handelsvoorraaditems word dit aanbeveel dat u eerstens die aankope na die grootboek opdateer alvorens u enige fakture na die grootboek opdateer.
Indien u nie enige openings voorraaditems op u stelsel aangeneem het nie, of indien u nie voldoende voorraaditems op hande het nie, kan dit moontlik die kospryse (gemiddelde of nuutste koste) nie korrek opgedateer nie. Sodra u dan die fakture en kredietnotas na die grootboek opdateer, sal die koste van verkope teen die korrekte kospryse bereken word.
Die Postering en Skrap knoppies op die kantbalk word by verstek nie vertoon nie.
Om die Postering en Skrap knoppies op dié kantbalk te vertoon, moet u die “Posteer dokumente” opsie op die Opstel → Toegangsbeheer – Dokumente-duimgids kies.
•Postering – direkte skakel na die Aksie → Opdateer grootboek.
•Skrap – direkte skakel na die Aksie → Redigeer → Skrap - Dokument
Kwotasies vir debiteure (kliënte / klante) en Bestellings vir Krediteure (verskaffers) kan nie na die grootboek opgedateer (geposteer) word nie.
•Kwotasies - slegs wanneer 'n Kwotasie bevestig is sal dit na 'n Faktuur omskep word, kan dié Faktuur geredigeer word en na die grootboek opgedateer (geposteer) word.
•Bestellings - slegs wanneer 'n Bestelling bevestig is sal dit na 'n Aankoopdokument omskep word, kan dié Aankoopdokument geredigeer word en na die grootboek opgedateer (geposteer) word.
Om dokumente te posteer (na die grootboek op te dateer):
1.Druk F3, of op die Aksie-duimgids, kies Opdateer grootboek.
2.“Opdateer fakture” is die verstek opsie.
Die fakture op dié lys wat nie gedruk is nie, sal in die wit en grys agtergrondkleur vertoon word. Indien enige fakture gedruk was, sal die agtergrondkleur roomkleurig wees.
3.Kies tipe – Kies “Faktuur, Kredietnota, Aankoop” of “Verskafferretoer”. U kan ook die “Alle” opsie kies.
4.Onderdruk oopitem – Indien hierdie opsie gekies (gemerk) is, behoort die Oopitem skerm vir rekeninge wat as oopitem gestel is, nie vertoon te word nie.
a)Vanaf ... Tot – U kan die dokumentnommers vanuit lyste kies.
b)Geselekteerde – U kan 'n spesifieke dokument of spesifieke dokumente kies.
Kies meer as een dokument:
•Om dokumente in verskillende reëls te kies – druk die “Ctrl” sleutel en kliek met u muis om die dokumente te kies.
•Om dokumente in agtereenvolgende reëls te kies – druk die “Shift” sleutel en kliek met u muis om die dokumente te kies.
U kan die dokumentnommer insleutel (voor die Soek knoppie). Die dokument sal outomaties geselekteer word.