E-pos en slimfone kan stresvol wees. Akademici noem hierdie konstante werkverband "Technostress". Gevolglik bied baie Europese lande nou die werknemers aan "Reg om te ontkoppel".
Die manier waarop e-pos gebruik word, is kompleks, dit kan nie net as "goed" of "sleg" gemerk word nie en navorsing toon dat persoonlikheid, die soort werk wat mense doen en hul doelwitte kan die manier waarop hulle reageer op e-pos beïnvloed.
Goeie oefening met e-posgebruik gaan nie net oor die beperking van die hoeveelheid e-pos wat gestuur word nie, maar om die gehalte van kommunikasie te verbeter.
Hier is tien wenke om die stres van e-pos by die werk te verminder:
1. Kry die onderwerplyn reg
Gebruik duidelike en aktiewe vaklyne.
Die onderwerplyn moet presies kommunikeer waaroor die e-pos betrekking het in ses tot tien woorde, sodat die ontvanger die e-pos kan prioritiseer sonder om dit eers oop te maak. Op mobiele toestelle sien baie mense slegs die eerste 30 karakters van 'n onderwerplyn. Hou dit dus kort. Maar maak dit beskrywend genoeg om 'n idee te gee van waaroor die e-pos van net die onderwerplyn handel.
2. Vra jouself af: is e-pos die regte medium?
Is jy in dieselfde kantoor? Kan jy met die persoon praat? Kan jy bel? Dikwels kan hierdie ander vorme van kommunikasie die ondoeltreffende heen en weer van e-pos voorkom.
Kitsboodskappe en video-oproepplatforms soos Slack en Skype kan meer geskik wees vir vinnige interne heen en weer messaging. Onthou ook dat die meeste van die onderstaande advies van toepassing is op alle vorme van elektroniese kommunikasie.
3. Moenie uit kantoorure e-pos stuur nie
navorsing toon dat buite-ure e-posse maak dit moeiliker vir mense om te herstel van werkstres.
Probeer om jou korporatiewe kultuur te beïnvloed deur te voorkom dat jy e-posse stuur of beantwoord op jou normale werksure.
Bestuur moet lei deur 'n voorbeeld en vermy kontak met hul personeel buite hul normale werksure. Sommige werkplekke Skakel e-pos toegang tot werknemers buite ure uit. Oorweeg dit met die implementering van 'n rugsteunfoonstelsel vir noodkontak.
nuwe navorsing het ook getoon dat net die verwagting van 24-uurkontak werknemers se gesondheid negatief kan beïnvloed.
4. Gebruik die vertragingsleweringsopsie
sommige mense soos om hul werk- en gesinslewe te integreer en werk dikwels van die huis af in hul afwesigheid. As jy een van hierdie mense is, of as jy oor tydsone werk, oorweeg dit om die vertragings afleweringsopsie te gebruik, sodat jou e-pos nie na die volgende werksdag stuur nie en nie inmeng met ander mense se afwesigheidstyd nie.
5. Hou dit positief
Dink aan die kwaliteit van e-pos kommunikasie. Nie net die hoeveelheid nie. Veranderinge aan e-posgebruik moet ook fokus op die kwaliteit van wat gestuur word en die emosionele reaksie van die ontvanger in ag neem.
Navorsing dui daarop daardie konflikte is baie makliker om te eskaleer en boodskappe wat verkeerd vertolk word wanneer dit per e-pos gekommunikeer word. Daarom, as dit slegte nuus is, dink terug om te reël #2: is e-pos die regte medium?
6. Probeer 'geen e-pos Vrydag'
Om korporatiewe kultuur te skuif en mense te laat dink aan ander metodes van kommunikasie as e-pos, probeer 'n "Geen e-pos Vrydag" op die eerste Vrydag van elke maand, of dalk selfs elke week. Dit is 'n inisiatief wat deur kundiges van die Nasionale Forum vir Gesondheid en Welstand op die Werk, en word deur besighede gebruik regoor die wêreld. Werknemers word aangemoedig om gesig-tot-aangesig byeenkomste te reël of die telefoon op te tel - of net bo-aan die baie e-posse wat hulle reeds in hul inkassie op daardie dag het.
7. Maak jou voorkeure bekend
Navorsing het getoon Dit kan nie net te veel nie, maar ook te min e-pos stres veroorsaak as gevolg van 'n wanverhouding tussen die kommunikasievoorkeure van verskillende mense. Sommige mense kan graag per e-pos gestuur word en baie beter hanteer met hoë e-pos verkeer as ander kommunikasiemetodes. Vir hierdie mense, wat die hoeveelheid e-posse wat hulle ontvang, verminder, kan meer stres veroorsaak as wat dit verlig.
Oorweeg dus mense se individuele verskille en maak joune bekend. Voeg jou voorkeur kontakvoorkeure by jou e-pos handtekening, of dit e-pos, teks of kitsboodskappe of 'n telefoonoproep is.
8. Oorweeg 'n vakansie 'terugslag'
Om 'n agterstand van e-posse te hê wat oor die week opbou, blyk een van die mees bekende bronne van technostress vir werkers. Dink aan die opstel van 'n stelsel waar e-posse na die sender gestuur word wanneer iemand op vakansie is, met 'n alternatiewe kontak-e-pos vir dringende versoeke. Dit sal jou laat terugkom na 'n hanteerbare inkassie.
9. Het u 'n aparte werkfoon
Maak dit die enigste mobiele toestel wat u toegang tot werk e-posse kan hê, wat u die vryheid gee om dit na werksure af te skakel. Oorweeg ook om e-pos af te skakel "Push" (dit is waar jou e-pos bediener elke nuwe e-pos na jou foon stuur wanneer dit by die bediener kom) en kies eerder 'n gereelde skedule (soos een keer per uur) vir e-posse wat by jou selfoon afgelewer word (dit verhoog ook die batterylewe).
10. Vermy laat nag skerm tyd
Navorsing dui daarop dat die gebruik van laatmiddag met slimfoon verminder ons vermoë om te gaan slaap en ook lei tot konstante gedagtes en stres oor werk. Dit verminder jou slaapkwaliteit. Maak die bed 'n telefoonvrye sone om jou te verbeter slaaphigiëne.
Ricardo Twumasi, dosent in organisasiesielkunde, Universiteit van Manchester; Cary Cooper, 50th Anniversary Professor van Organisasiesielkunde en Gesondheid, Universiteit van Manchester, en Lina Siegl, PhD-navorser, Universiteit van Manchester
Jy is hier: Tuis > Persoonlike > Verhoudings > kommunikasie > 10-reëls van e-pos wat jou stressvlakke sal verminder