E-posse en die onderwys - Skoleondersteuningsentrum
"Jammer, my e-posse lê by die skool!"
Elektroniese pos is 'n manier om boodskappe op rekenaars te stuur en te ontvang. In stryd met die algemene opvatting is e-pos nie so "modern" nie, maar reeds vanaf die 1960's al deel van die rekenaarwêreld – sedert 2010 selfs op jou slimfoon of tablet as 'n toepassing (app). Toe ek onlangs vir 'n onderwyser vra of sy my (talle) e-posse ontvang het, was haar antwoord "Jammer, my e-posse lê by die skool en die skool is toe weens Covid!"
Is daar plek vir e-posse in 'n skool?
Sonder twyfel. E-pos word wêreldwyd beskou as 'n kernaspek van die "e-revolusie" in werkplek-kommunikasie en meeste werknemers, selfs onderwysers, voel dat e-pos bydra tot hulle sukses en produktiwiteit by die organisasie. E-pos stel mense in staat om baie goedkoop op 'n formele wyse te kommunikeer. Hierdie kommunikasie is ook nie regstreeks soos vergaderings of telefoonoproepe nie, maar elke deelnemer kan die e-pos stuur of antwoord op 'n tyd wat goed in hulle skedule pas. Die grootste voordeel is dat hierdie tipe kommunikasie op 'n amptelike rekord vasgevang word, anders as met 'n telefoonoproep.
Skoolbestuurders kan beslis produktiwiteit in skole verhoog deur te belê in hul personeellede se e-posvaardighede en ook e-posse te gebruik vir belangrike kommunikasie aan onderwysers. Stel 'n deeglike beleid saam en maak onderwysers bewus van die inhoud van so 'n beleid. Reël gereelde werkswinkels of kort opleidingsessies om vaardighede op te skerp en nuwe nutsmiddels bekend te stel – die Solidariteit Skoleondersteuningsentrum (SOS) kan hiermee help!
Deur Outlook ('n kliënt-toepassing vir e-pos) te gebruik, kan onderwysers die ouers van hulle leerders baie effektief op datum hou van leerders se akademiese vordering (as 'n vorm van intervensie en bewys van kommunikasie aan ouers). Nee, jy hoef nie vir al 200 graad 9's se ouers vanaand 'n e-pos te tik en te stuur nie, maar jy kan vir al 200 graad 9's se ouers 'n pasgemaakte, individuele e-pos stuur, deur net een boodskap te tik en posbesendings te gebruik.
Kom ons kyk kortliks na die belangrikste funksies en nutsmiddels van Outlook waarvan onderwysers moet kennis neem:
Aan, AA en BAA
Maak dit werklik saak of jy iemand se e-posadres in die Aan-, AA of BAA-velde (To, CC of BCC) van 'n nuwe e-pos voeg? Beslis!
Die adres(se) in die Aan-veld is die hoofontvangers van die e-pos en jy sal meestal 'n verwagtig hê dat hulle daarop moet antwoord (reply).
Al die adresse in die Aan-veld is sigbaar vir al die ontvangers van die e-pos. Gestel jy stuur 'n e-pos aan al die graad 9-ouers en jy voeg al 200 ouers se e-posadresse in die Aan-veld; nou het elke ontvanger van die e-pos 'n lys van al die ander ouers se e-posadresse. Jou bedoeling was dalk nie kwaadwillig nie, maar jy het hierdeur 200 ouers se vertroulike inligting bekend gemaak. Wanneer jy e-posse vir so baie ontvangers stuur, voeg eerder die e-posadresse in die BAA-veld. BAA (BCC) staan vir Blinde Afskrif Aan en al die adresse in hierdie veld sal jou e-pos ontvang, maar nie kan sien aan wie anders jy die e-pos gestuur het nie.
'n Adres in die CC of AA-veld (Afskrif Aan) sal ook 'n kopie van jou e-pos ontvang, maar is nie die hoofontvanger van die e-pos nie. As jy met een ouer via e-pos kommunikeer, kan jy dalk jou departementshoof se e-posadres in die AA-veld voeg sodat hy kan kennis neem van die kommunikasie, maar jy verwag nie noodwendig dat hy daarop moet reageer nie. Die adres in die AA-veld is sigbaar vir alle ontvangers van die e-pos.
Antwoord, Antwoord Almal
Dis goeie praktyk om 'n e-pos binne 48 uur te antwoord. Indien jy 'n e-pos ontvang wat aan talle ander ontvangers ook gestuur is, hoef almal van hulle nie noodwendig jou antwoord (reply) te sien nie. Wanneer jy 'n e-pos antwoord kan jy kies tussen Antwoord (Reply) of Antwoord Almal (Reply All). Indien al die oorspronklike ontvangers gaan baat by jou antwoord, kies Antwoord Almal, maar meestal gaan jy Antwoord kies en slegs die sender van die e-pos gaan jou antwoord ontvang.
Posbesendings of Mail Merge
Posbesendings (meer algemeen bekend as "Mail Merge") stel jou in staat om 'n groep e-posse te skep wat vir elke ontvanger pasgemaak en persoonlik is. Gestel jy wil vir al die ouers in jou klas 'n e-pos stuur om hulle in kennis te stel van hoe hulle kind in die klastoets gevaar het, maar jy wil nie 'n individuele e-pos skryf vir elkeen nie. Posbesendings laat jou toe om een e-pos te tik en sal dit pasmaak vir al 200 ouers.
Kry 'n Excel-werkblad by die kantoor met al jou leerders se ouers se e-posadresse.
Voeg die ouers se e-posadresse in 'n nuwe kolom in jou Excel-werkboek met leerders se toetspunte, langsaan elke leerder se rekord.
Kyk hierdie handige video en skep jou eie posbesending met jou leerders se data: https://www.youtube.com/watch?v=_Efb_oMgxEs
Outlook maak dit vir gebruikers moontlik om 'n lys kontakte in een groep te voeg. Wanneer jy dan 'n e-pos aan die ellelange lys van graad 9-ouers wil stuur, hoef jy nie al 200 ouers se e-posadresse in te lees nie, maar slegs die naam van die kontakgroep.
Maak die lys "skoon" (verwyder onnodige kolomme en stoor slegs die naam, van en e-posadres).
In Outlook, gaan na kontakte en kies "Nuwe Kontakgroep".
Kies 'n naam vir jou Kontakgroep (bv. Graad 9 Ouers), kies dan "Voeg lede by" en dan "Van Outlook-kontakte".
Kopieer (Ctrl+C) al die name, vanne en e-posadresse in jou Excel-werkblad en plak (Ctrl+V) dit in die onderste teksboksie. Kies dan "Goed" en dan "Stoor en Sluit".
Jou kontakgroep is nou geskep! Die volgende keer as jy 'n e-pos vir al hierdie ouers wil stuur, hoef jy slegs die kontakgroep se naam in die BCC-veld te voeg.
Skerp jou e-posvaardighede deurlopend op
Doen moeite om jou vaardighede in die gebruik van Outlook op te skerp. Die SOS het reeds opleiding hieroor aangebied en hulpbronne oor Outlook-nutsmiddels is op onderwysers.co.za beskikbaar by die vakvereniging AOV.
E-pos is vir langer as 60 jaar al deel van ons wêreld – gebruik dit om jou administrasie makliker te maak.