Elektroniese dokumentbestuur - Inligting - 2022
Inligtingstegnologie dring deur tot alle bedryfsareas. Van die oomblik toe dit voorgekom het, het dit met baie mites begroei.
Is dit 'n denkbare ding - die gewone vouers en stapels papiere verdwyn, en al die inligting "oplos" in rekenaars. Met behulp van hierdie artikel sal die belangrikste wanopvattings oor elektroniese dokumentbestuurstelsels ontbloot word.
Elektroniese dokumentbestuur - eenvoudige kantooroutomasie. Daar word geglo dat so 'n stelsel inkomende en uitgaande dokumente kan organiseer. En alhoewel elektroniese dokumentbestuur reeds redelik algemeen in ons mark voorkom, is hierdie stelling taamlik gewild. Die kantoor is slegs een van die vorme van dokumentbestuur, tradisioneel in ons praktyk. In werklikheid is elektroniese dokumentbestuur reeds in ons lewe aanwesig. Sodra ons 'n dokument wat per e-pos deur Word gestuur is, stuur of dit ontvang, praat dit al van die feit dat so 'n stelsel werk. In ons werklikheid is die kantoor van die kantoor om die deurgang en registrasie van alle amptelike dokumente totaal te sentraliseer, om die uitvoering van bestellings wat deur die hoof uitgereik is, te beheer. Maar die maatskappy werk nie net met amptelike dokumente nie. In enige maatskappy, selfs voordat hulle gestig is, word daar nie-amptelike dokumente bedryf. Hul vloei is baie meer ingewikkeld en wyer. In ons wêreld bestaan ​​byna alle inligting in elektroniese vorm. Die geïmplementeerde EDMS moet die bestuur van alle dokumente bepaal, nie net die dokumente wat deur die kantoor is nie. Dit sou 'n fout wees om 'n eie stelsel vir elke tipe dokumente te skep. Beter om te laat dat een globale EDMS die probleem op 'n ingewikkelde manier oplos.
SED kan die onderneming van interne chaos red. Dit is 'n fout om te glo dat so 'n EDMS self die organisatoriese gemors wat in die onderneming teenwoordig is, sal uitskakel. Maar hierdie probleme word nie so opgelos nie. In die geval van 'n gemors in die onderneming, sal die belangrikste ding wees om 'n organisatoriese bestel te bewerkstellig; die EDMS sal in hierdie geval een van die instrumente word. As u dit begin implementeer waar daar geen interne interaksie is nie, waar die verantwoordelikheidsgebiede nie van mekaar geskei is nie en sakeprosesse nie werk nie, sal daar geen resultaat wees nie. Diegene wat die besluit neem om die EDMS te implementeer, moet verstaan ​​wat hierdie projek in die huidige situasie sal gee.
Die elektroniese dokument sal effektief wees. Die hoogtepunt van hierdie mite is reeds verby. Vandag besef al hoe meer kliënte dat dit nie die geval is nie. Maar baie glo steeds in die magie van elektroniese dokumentbestuur. Die doeltreffendheid daarvan word deur baie faktore beïnvloed, dit is nie genoeg om net die verspreiding van dokumente via elektroniese kommunikasiekanale te reël nie. Voordat dit geïmplementeer word, is dit die moeite werd om na te gaan of die vorige praktyke begryp is, of die bestaande prosedures verenig is en in ag geneem is, en of die her-ingenieurswese voltooi is. Dit is die moeite werd om te oorweeg wie die stelsel gaan gebruik en in watter modus, of die base daaraan sal werk, of die interaksie op hul assistente sal val. Sulke nuanses moet tydens implementering bespreek word. As daar tydens die oorgang, tesame met die EDMS, hervorming en optimalisering van sakeprosesse uitgevoer word, sal die resultaat so effektief moontlik wees.
Die beste besluit is gebaseer op die keuse van die markleiers. Dit lyk so maklik om te kies wat leiers al gebruik. Dit lyk logies, soms beïnvloed dit kliëntevoorkeure. In werklikheid verander die mark en sy behoeftes voortdurend. Oplossings wat 4-5 jaar gelede ontwikkel is, is nou relevant. Die periode van teenwoordigheid op die mark en die ervaring wat ons gedurende hierdie tyd opgedoen het, stel ons in staat om projekte van bykans enige skaal te implementeer. Populêre EDMS, wat deur leiers gebruik word, het die mark vroeër verower. In daardie jare was heeltemal verskillende beginsels van toepassing. Dit is nou die moeite werd om aandag te gee aan nuwe oplossings, selfs al is die aantal implementerings wat hulle het minder as dié van die leiers. Dit is baie meer tegnologies en sal nog 5-7 jaar relevant bly.
Dit is beter om Westerse stelsels te kies - hulle is buigbaarder en funksioneel. Hierdie mite verskyn om 'n rede. Histories was huishoudelike oplossings minderwaardig as Westerse. Maar ons komplekse was steeds meer gefokus op Russiese besonderhede, met inagneming van die besondere vereistes van die ondernemings. Daar is tans huishoudelike oplossings wat beter is as buitelandse. Hierdie platforms is beide kragtig en buigsaam. 'N Voordeel is die teenwoordigheid van modules wat gefokus is op die outomatisering van prosesse met Russiese gegewens. En sulke komplekse kos minder as buitelandse eweknieë, en ondersteuning en bykomende dienste is baie meer bekostigbaar.
EDMS is slegs nodig vir organisasies met duidelike regulasies en omskrewe sakeprosesse. Soos reeds genoem, maak die gemors in die organisasie die bekendstelling van elektroniese dokumentbestuur sinneloos. Maar soms is dit glad nie nodig dat alles korrek en duidelik beskryf word nie. Al hoe meer ondernemings gebruik rats bestuurstegnieke en pas aanpassende saakbestuur toe. In sulke gevalle word die EDMS gedwing om daarby aan te pas, en hul konfigurasie- en bedryfsbeginsels te verander.
Die EDMS kan onmiddellik na implementering aktief gebruik word. Die doel van outomatisering is ondernemingsbestuurprosesse. Dit maak dit nie moontlik om die werkvloeistelsel as 'n normale projek te behandel, voltooi met inbedryfstelling nie. Alle bestuursprosesse verander voortdurend. Dit gebeur ook dat die kliënt aan die begin van die implementering van die stelsel 'n swak idee het van sy werklike vermoëns. Die implementering van 'n EDMS is 'n ketting van onderling verbonde projekte wat outomatisering ontwikkel, die funksionaliteit van die stelsel uitbrei en moderniseer. Die EDMS-gereedskapstel bevat gewoonlik vereistes vir die moontlikheid van spesifieke veranderinge in die geïmplementeerde modules en die vinnige outomatisering van nuwe prosesse.
Die implementering van die EDMS lê geheel en al by die kontrakteur. Is dit regtig nie van die klant vereis wanneer hy so 'n stelsel implementeer nie? Dit is die mening in klein ondernemings en waar die vlak van informasie laag is en soortgelyke projekte nuut is. Die implementering van die EDMS impliseer altyd 'n verandering in die interne prosedures wat in die onderneming gevestig is en die manier waarop dit bedryf word. As die span nie hiervoor gereed is nie en daar geen motivering vir nuwe prestasies is nie, sal die effek nul of selfs die teenoorgestelde wees. Maar die ontwikkelaars merk op dat kliënte onlangs meer ervare geword het om hul rol te verstaan.
Vir klein ondernemings is EDMS van hoë gehalte nie nodig nie. Meestal meen eienaars van klein ondernemings dat pakkette met 1C en MS Office voldoende is om te werk. As die onderneming slegs tien mense in diens het, kan die boekhouding en registrasie van dokumente in Excel gehou word, in die wolk geberg word en briewe met Outlook uitgeruil word. Daar is baie eenvoudige en soms gratis wolkoplossings - Google Apps, Microsoft Office 365. Onder sekere voorwaardes kan so 'n stelsel verstaanbaar wees, maar die vraag moet gevra word oor watter soort interaksie 'n klein onderneming en IT in die algemeen is. Hoe dan ook, wat kan as 'n klein onderneming beskou word? As ons mikrobesigheid met sy spesifieke werkstroom uitsluit, is die voordele van elektroniese stelsels steeds daar. Dit is waar, die omvang van die onderneming laat jou nie so duidelik voel soos in die geval van 'n medium of groot onderneming nie. Nie alle funksies is nodig nie. 'N Klein onderneming kan byvoorbeeld die beheer oor inkomende korrespondensie, beheer oor die uitvoering van bestellings en outomatisering van prosedures vir goedkeuring van dokumente laat vaar. Dit is makliker vir 'n klein groepie mense om saam te sit en al die probleme op te los. Maar daar is nog steeds 'n verenigde werksomgewing nodig, dit is moontlik om inligting op 'n hoë gehalte te struktureer, daarin te soek en vinnig toegang tot die nodige dokumente en sjablone te kry. Dit geld ook vir klein ondernemings. As die eienaar van plan is om sy onderneming te ontwikkel, moet hy nadink oor interne kommunikasie en sakeprosesse. In hierdie geval sal die kwessie van die bekendstelling van elektroniese dokumentbestuur vroeër of later relevant word.
Mobiele elektroniese dokumentbestuurstelsels is onveilig. In werklikheid is hierdie oplossings net so veilig soos ander mobiele mobiele toepassings. Die bedreiging lê nie in die mobiele EDMS self nie, maar in die spesifieke implementering daarvan, deur die IT-sekuriteitsbeleid deur die klante se personeel te ignoreer. Ontwikkelaars diversifiseer die manier waarop hulle toegang tot inligting kry. In hierdie saak hang baie van die onderneming self af en die tegnologieë wat hy gebruik om sy data te beskerm. Ons praat oor tegniese sowel as organisatoriese maatreëls. As daar aandag aan hierdie probleem gegee word, sal mobiele EDMS veilig wees. En in moderne realiteite kan jy soms nie daarsonder klaarkom nie. Hierdie mite word ten minste uit die weg geruim deur die feit dat in groot ondernemings, waaronder finansiële en bestuursondernemings, mobiele EDMS aktief deur topbestuurders gebruik word.
Daar is geen wettige basis vir die instelling van EDS nie. Die regsbasis vir die implementering van sulke oplossings bestaan ​​in werklikheid reeds. Niemand keer ondernemings om tradisionele werkvloei te laat vaar ten gunste van papierloos nie. Dit is waar, daar is nog steeds 'n klein gespesifiseerde lys wat nie aangeraak kan word nie. Dit is eerstens die bestuur van personeelrekords. En die probleem is nie dat daar geen wette en wette is nie, maar dat die maatskappy nie interne standaarde vir die wettiging van elektroniese handtekeninge geskep het nie. Dit maak dit moeilik om oor te skakel na papierlose sirkulasie van dokumente.
Die implementering van die EDMS is te lank. Eens was hierdie stelling heeltemal waar, maar vandag het dit 'n mite geword. Voorheen is elektroniese stelsels gebou soos die papierstelsels, dieselfde regulasies is gebruik. Gebruikers kon nie vinnig nuwe standaarde aanneem nie, koppelvlakke was omslagtig, papier- en elektroniese dokumente moes gedupliseer word, en opleiding het tyd geneem. Maar dit is ook die moeite werd om 'n vooraf-projekopname te oorweeg, die stelsel op te stel, in te sluit in die bestaande IT-infrastruktuur, om programme vir die gebruiker te installeer. Dit was regtig tydstrek. Die situasie het egter reeds verander. Moderne oplossings het baie instrumente om die implementering te versnel. Daar is 'n stel gereed-vir-gebruik toepassings, die vermoë om geleidelik die funksionaliteit te verhoog. U kan vinnig en goedkoop elektroniese dokumentbestuur begin gebruik en dit na die gewenste vlak verbeter. Die implementeringsperiode self hang af van die kompleksiteit, optimeringsvereistes, die hoeveelheid verbeterings en die aanpassing van die oplossing, die aantal gebruikers. As u baie stelsels moet integreer en tienduisende gebruikers na die gebruik van EDMS moet oordra, word 2-3 jaar as normaal beskou. En die gemiddelde onderneming kry gemiddeld binne ses maande 'n funksionerende stelsel.
Kyk die video: Whats My Line? - Groucho Marx destroys the show; Claudette Colbert Sep 20, 1959 (Junie 2022).