Om jou planne vir toekomsaktiwiteite uit te voer en om jou doelwitte vir jou besigheid te bereik, is dit noodsaaklik om behoorlik en betyds te organiseer.
Met die Junie 2011 Pula/Imvula in die artikel, 'n halwe plan is beter as geen plan, is beplanning as 'n bestuurstaak bespreek. Die tweede bestuurstaak wat ons wil bespreek, is organisasie. Organisasie impliseer dat jy stelselmatig moet voorberei om jou planne vir toekomstige aktiwiteite uit te voer. In die praktyk geskied beplanning en organisasie egter dikwels tegelyk. Prakties gesien, behels organisering wie wat gaan doen, wanneer en waar en hoe en te besluit watter ander bronne soos masjinerie, toerusting, gereedskap, werktuie, strukture en ook fondse gebruik sal word om die planne te implementeer.
Om dus goed te kan organiseer, is dit van die uiterste belang dat 'n produsent sy hulpbronne sal ken -fisies en menslik. Sover dit sy werknemers betref, moet die produsent hulle vaardighede, opvoeding, opleiding, vermoëns (fisies, tegnies en emosioneel), ondervinding en sterk -en swakpunte ken. Werknemers moet gebruik word waar hulle die beste kan presteer en indien moontlik, moet hulle doen wat hulle geniet om te doen. Dit is ook noodsaaklik om betyds voor te berei en te verseker dat die nodige vervoer, toerusting, implemente, produksie-insette en fondse beskikbaar sal wees op die regte tyd en plek.
Om te organiseer moet 'n mens al die beplande aktiwiteite in ag neem en kyk na die toekenning van hulpbronne om in 'n posisie te wees om die planne soos besluit, uit te voer.
In terme van praktiese organisering, kan 'n mens beplanning en organisering kombineer, soos geïllustreer in tabel 1. Hierdie voorbeeld is 'n voortsetting van die voorbeeld wat gebruik word in die vorige artikel met betrekking tot beplanning.
Inspekteer land vyf.
2 tydelike werkers.
Twee trekkers en waens.
Neem vee waar.
Gaan lekke en krippe na.
Speen, merk, doseer en weeg 100 kalwers.
Moloto, Abram, Kagiso en Hendrik.
Veehanteringsfasiliteite, brandmerktoerusting, middels en doseringsgereedskap, skaal, notaboek.
Berei hok drie voor (verwyder ou strooi (beddegoed).
Hokke een en twee.
Johanna, Minah en Johannes.
Sarah, Monica en Dawid.
Grawe, sakke en 'n sleepwa.
Eie gereedskap, ensovoorts.
Vir die doeleindes van die voorbeeld word aanvaar dat alle werknemers behoorlik opgelei en vaardig is. Verder is alle ander bronne beskikbaar en gereed vir gebruik. As dit nie die geval is nie, moet jou planne en organisering uitgebrei word om die opleiding van personeel in te sluit, die voorbereiding van ander hulpbronne moet beskikbaar wees en gereed wees wanneer die werklike taak, soos plant of inenting van vee, aandag moet geniet.
Dit is net 'n voorbeeld van 'n metode wat gebruik word om te organiseer en kan maklik aangepas word om jou individuele omstandighede en voorkeure te pas. Praktiese ondervinding het getoon dat dit van groot waarde is om te beplan en te organiseer deur dit neer te skryf. Soos met beplanning, kan organisering gedoen word in 'n dagboek, of enige ander geskrewe vorm, op 'n bord, elektronies of enige ander geskikte wyse.
Net soos met beplanning, moet die bestuurder hom tydens die proses van organisering verbind tot sy ander bestuursaktiwiteite, naamlik leierskap, kommunikasie, motivering, delegering, koördinering, besluitneming en die handhawing van dissipline. Die mate van betrokkenheid by hierdie aktiwiteite sal hoofsaaklik bepaal word deur die grootte van die besigheid.
Die produsent moet die inisiatief neem met organisering, dit met sy werknemers kommunikeer en besluite neem rakende die organisasie (watter trekker gebruik moet word of watter implement of watter werknemers). Hy moet ook dissipline handhaaf en organisasie koördineer in verskillende afdelings van die besigheid. Hy moet ook in staat wees om take te delegeer indien nodig; die produsent kan nie alles self doen nie.
Onthou dat indien een van die bestuurstake nie behoorlik uitgevoer word nie, jou besigheid nog steeds 'n wins kan maak, maar vroeër of later - na vyf of tien jaar of langer - sal jou besigheid tot stilstand kom. En dit is ook die uitdaging vir die toekoms - as jou bestuur nie elke jaar verbeter nie - sal jou besigheid uiteindelik tot stilstand kom, omdat daar nie wins gemaak is nie. 'n Mens kan nie dinge op dieselfde manier elke jaar doen nie. Jy moet verbeter deur jou inkomste te verhoog en/of beheer van jou uitgawes. Behoorlike organisasie is 'n belangrike instrument om bogenoemde te bereik.