Alle gemeenskapsprojekte of -programme onder beskerming van die Universiteit moet op die institusionele GI-databasis geregistreer word.
"5.7. ’n Elektroniese institusionele GI-databasis word in stand gehou waarin alle GI-aktiwiteite eenvormig opgeteken en bygewerk word vir doeleindes van bestuur, monitering en koördinering. Die registrasie van GI-projekte is verpligtend, ongeag die verband daarvan met ’n akademiese program, en dien as ’n vereiste vir die benoembaarheid vir ’n toekenning of finansiële bystand asook vir departementele evaluering."
(Gemeenskapsinteraksie Beleid 2009)
Die Afdeling Gemeenskapsinteraksie neem verantwoordelikeheid om die registrasie van projekte te fasiliteer. Die dekaan van elke Fakulteit neem verantwoordelikheid vir die registrasie van die projekte wat deur personeel binne departemente bestuur word. Ondersteuning word aan fakulteitsbestuurders verskaf wat die nodige leiding aan departemente moet gee. Die Afdeling vir Gemeenskapsinteraksie stel ook personeel beskikbaar wat behulpsaam kan wees met die registrasieproses. Kontak die afdeling in hierdie verband. Sien die databasis templaat vir die soort inligting wat benodig is.
Daar word aanbeveel dat 'n koördineerder op departementele vlak aangestel word om projekte se registrasie binne 'n departement te koördineer. In samewerking met die Stellenbosch Stigting, sal voortaan geen finansiële voorstelle vir werk in die gemeenskap aanvaar word, tensy die projek by die databasis geregistreer is nie.
Ten einde as ’n volledig geregistreerde en goedgekeurde GI-projek van die Universiteit beskou te word, word ’n projek aan ’n aanvanklike goedkeuringsproses (gehalteversekering) onderwerp, wat die volgende stappe behels:
1. Die databasisadministrateur in die Afdeling Gemeenskapsinteraksie keur die projek goed ten opsigte van volledigheid van inligting.
2. Die departementshoof keur die projek goed ten opsigte van geldigheid en toepaslikheid in die departement, etiese nakoming en die inligting wat in die projekrekord vervat is.
3. Die dekaan van die fakulteit keur die projek goed ten opsigte van geldigheid en toepaslikheid in die fakulteit, etiese nakoming en die inligting wat in die projekrekord vervat is.
Daar word van projekeienaars verwag om die besonderhede van hul projek jaarliks op die databasis op te dateer ten einde te verseker dat die inligting altyd toepaslik en akkuraat is.
Doelstelling van Databasis
•‘n Institusionele oudit van gemeenskapsinteraksie aktiwiteite in ooreenstemming met HOKK riglyne. (HEQC)
•Bestuursinligting wat beleid en beplanningsprosesse informeer.
•Verantwoording in terme van bronnetoedeling en identifisering van eksterne bronne.
•Profilering van individuele projek fokus accumulatiewe institusionele fokus
•Bevordering van samewerking en koördinasie
Doelwitte van Databasis
•Om projekte volgens die universiteitstruktuur te identifiseer. (Fakulteit/Dept/Persoon)
•Om tipes gemeenskapsinteraksie en die integrasie met onderrig en navorsing te identifiseer.
•Om interaksie met (teikengroepe) en deelname van die gemeenskap te identifiseer
•Om projekte itv sektor in die samelewing, impak en funksies te kontekstualiseer
•Om finansiële en menslike hulpbron investering te bepaal
•Om koördinasie/samewerking te bepaal