Vereistes vir die hou van Paycheck Records vir Werknemers
Federale wet vereis dat jy betaalrekords en ander dokumentasie bevat
Die hou van betaalrekeningrekords en ander werknemer dokumentasie word deur die Departement van Arbeid se Loon en Uur-afdeling en die Wet op Billike Arbeidsstandaarde gemagtig. Werkgewers moet op hoogte bly van vergoeding en tyd af, en die Interne Inkomstediens vereis ook dat u vir elke huidige werknemer rekeninge moet hou vir minstens ses jaar nadat die diens verval het.
Wat Paycheck Records Is Werkgewers Vereiste om te hou?
Jy sal normaalweg die meeste van die rekords wat deur die wet vereis word, net in die loop van sake doen. Om te voldoen moet dus nie veel in die weg staan ​​van ekstra stappe of werk nie.
Hersien die rekords wat jy reeds moet maak om seker te maak jy is in lyn met IRS en FLSA vereistes.
Rekords kan in enige vorm gehandhaaf word, insluitend elektronies. Die volgende moet gehou word vir alle nie-vrygestelde werknemers en dié wat onder minimum loonvereistes val:
Persoonlike inligting, insluitende die werknemer se naam, tuisadres, beroep, geslag en geboortedatum indien hy jonger as 19 is
Die uur en dag wanneer sy werksweek begin
Totale ure het elke werkdag en elke werkweek gewerk
Totale daaglikse of weeklikse regstreekse verdienste
Gereelde uurlikse betaalkoers vir enige week wanneer oortyd gewerk word
Totale oortyd betaal vir die werksweek
Totale lone betaal elke betalingstydperk
Datum van betaling en betalingstydperk gedek.
Nie-vrygestelde werknemers moet ten minste minimum loon betaal word en oortyd ontvang vir enige ure gewerk oor 40 per week. 'N Werknemer kan vrygestel word indien hy ten minste $ 455 per week op 'n salarisgrondslag betaal word en as hy sekere werkspligte uitvoer, gewoonlik administratief, uitvoerend of bestuur.
Reguit-tyd betaal is dit wat gedurende die eerste 40 uur in 'n werksweek verdien word.
Rekords benodig vir vrygestelde werknemers verskil van dié vir nie-vrygestelde werkers, en spesiale inligting word benodig vir huishoudelike werknemers, vir werknemers wat onder ongewone betaalreëlings werk, vir werknemers aan wie verblyf of ander geriewe verskaf word en vir werknemers wat remediërende opleiding ontvang.
As enige van u werkers in hierdie kategorieë val, raadpleeg 'n prokureur.
Vorms wat jy moet hou
Bykomend tot paycheck-rekords, moet jy vir elke werknemer 'n paar ander dokumente op lêer hou.
'N Getekende afskrif van sy W-4-vorm wat federale weerhouding toon. Hierdie vorm kan baie keer verander word, dus maak seker dat jy die nuutste vorm bo-aan hou.
'N Afskrif van enige vorm waarop 'n werknemer aftrekkings toegestaan ​​het, insluitend voordele en spesiale skenkings soos United Way of ander liefdadigheidsorganisasies
'N Afskrif van die werknemer se oorspronklike aansoekvorm en enige ondersteunende dokumente, soos 'n CV of transkripsies.
Rekords oor veranderinge in betaalvlakke, insluitend promosies of demoties, en die redes vir hierdie aksies.
Wat is die beste manier om Paycheck Records te hou?
Paycheck rekords, insluitende die dokumentasie van alle gewerkte ure, veranderinge in betaalstatus en betaaltariewe, moet in 'n aparte lêer gehou word.
U moet ook rekords hou van alle veranderinge wat gemaak is aan werknemers se betaling en voordele, insluitend werknemertoeleindes. U moet 'n skriftelike toestemming op die lêer hê vir enige aftrekking van 'n werknemer se loon, met die uitsondering van FICA-belasting en garnishments .
Susan Heathfield, menslike hulpbronkenner, het meer gedetailleerde inligting oor wat in 'n werknemer se personeellêer gehou moet word.
Wie word toegelaat om werknemersrekords te sien?
Die meeste besighede hou werknemersrekords in 'n beperkte gebied en laat toegang slegs toe aan individue wat moontlik die rekords moet sien weens hul indiensnemingsvlak of posisie. Werknemersrekords moet nooit uit die rekordkamer verwyder word nie. As u meer as 'n paar werknemers het, wil u dalk 'n personeellêer-toegangsbeleid opstel sodat mensehulpbronne-werknemers weet hoe om op versoeke te reageer.
Werknemers moet toegelaat word om hul eie rekords te sien. Jy mag dalk iemand in die kamer bly met 'n werknemer terwyl hy sy eie rekord bekyk.
Dui aan watter maatskappy werknemers werknemersrekords kan sien. Toegang word gewoonlik beperk tot werknemers in die departement van menslike hulpbronne en bestuurders en bestuurders bo 'n sekere vlak.
Verskeie federale en staatsouditeure mag toegang tot werknemerrekords hê vir ouditering. U kan 'n lasbrief aanvra voordat u 'n ouditeur toegang tot werknemerrekords toelaat.
Prokureurs wat werknemers in regsgedinge verteenwoordig, kan in sekere spesifieke gevalle toegang verleen word. 'N Top-amptenaar of die maatskappy se prokureur moet die prokureur se versoek verifieer voordat rekords beskikbaar gestel word.