'N Kyk na die voor-en nadele van 'n papierlose kantoor
Meer en meer klein besighede gaan papierloos. Nuwe en veranderende tegnologie het ons die gereedskap gegee wat ons nodig het om die oorlopende lêerkabinette oor te skakel na 'n georganiseerde digitale formaat. Maar dit beteken nie dat papierlose is maklik om te doen nie, of dat dit die regte besluit is vir elke klein onderneming.
Hier is 'n blik op die voor-en nadele van 'n papierlose kantoor om jou te help besluit of papierloos gaan 'n slim besluit is vir jou klein besigheid.
Die voordele van 'n papierlose kantoor
1. Omgewingsvriendelike - Volgens The Daily Green is papier vir 25% van die stortingsterreine verantwoordelik en as die Verenigde State kantoorpapier met slegs 10% gebruik, sal dit die uitstoot van 1,6 miljoen ton kweekhuisgasse verhoed. En dit is net vir papier, sonder inagneming van die produksie en verwydering van ink cartridges en die energie wat deur drukkers gebruik word. Papierlose gaan is 'n omgewingsbewuste besluit.
2. Koste-effektief - Net soos daar voordele van 'n papierlose kantoor vir die omgewing is, is daar ook voordele vir die kleinsakebegroting. Dink aan hoeveel jy elke maand spandeer op papier, ink, pos en ander voorrade wat 'n papier-swaar kantoor ondersteun. Dink dan aan die spasie wat benodig word om al jou fisiese voorrade en werklike dokumente te stoor. Dit kan baie duur wees. Met verloop van tyd kan papierlose besparings vir jou klein besigheid groot besparings meebring.
3. Maklike toegang - Om papierloos te wees beteken dat al jou belangrike dokumente gedigitaliseer word. U kan hulle terug na die wolk maak of toegang tot hulle kry deur 'n afgeleë lessenaarprogram, wat u die geleentheid bied om vanaf 'n mobiele kantoor , of enige plek vir die saak, te werk en produktief te bly.
4. Lêer Organisasie - As jy ooit tydverspilling deur 'n ongeorganiseerde liasseringskassie of stapels papier vermors het om te vind waarvoor jy soek, weet jy hoe omslagtig papierdokumente kan bestuur.
As jy 'n papierlose kantoor skep, skep jy 'n digitale lêerstelsel wat makliker is om oor tyd te organiseer, soek en te pas. Dit maak dit een keer 'n pynlike proses om 'n dokument so maklik as 'n soektog te vind.
Die nadele van 'n papierlose kantoor
1. Stelselfout - Digital kan vinnig toegang wees, maar dit beteken ook vinnige verlies. Oorweeg wat sal gebeur met al jou besigheidsdokumente wat plaaslik op jou rekenaar gestoor word as jou stelsel ineenstort. Jy kan alles verloor. Dit is belangrik vir elke klein onderneming, en veral diegene wat papierloos is, om 'n stelsel te hê vir die back-up en die beskerming van data buite die werf.
2. Sekuriteit - Digitale lêers kan nie deur 'n slot op 'n lêer kas of kantoordeur beskerm word nie, dus die sekuriteit van dokumente en sensitiewe inligting is 'n ernstige kommer vir papierlose kantore. Oplossings sluit in enkripsie, plaaslike bedieners en beperkte toegang, wat almal hul eie koste en voordele het. Verder is dit belangrik om die aard van sommige besighede te oorweeg en die gevoeligheid van materiaal wat daagliks hanteer word (dink aan jou rekenmeester), moet eenvoudig nie leen om papierlose te gaan nie.
3. Revamp Processes - 'n Deel van die oorgang na 'n papierlose kantoor behels die hersiening van al jou huidige bedryfsprosesse en die vind van voldoende alternatiewe.
Byvoorbeeld, jy moet dalk begin met die gebruik van 'n elektroniese handtekeningdiens, aanlynfakturering- en betaaldienste , en ander programme wat die behoefte aan fisiese dokumente vervang. Al u personeel moet ook opgelei word in die nuwe stelsel sodra dit in plek is.
4. Tyd intensief - Papierlose is nie 'n oornagproses nie; daar is baie faktore om te oorweeg. Dit neem tyd om al die implikasies van die agtergrond van die papierwêreld te oorweeg, en net so lank om al die veranderinge in jou bedrywighede wat papierloos is, te implementeer.
Die besluit om papierlose te gaan, is een wat wissel van besigheid tot besigheid, en dit is beslis nie 'n universele besluit wat vir elke maatskappy reg is nie. Die belangrikste deel van die besluit om papierlose te gaan, doen jou navorsing sodat jy kan besluit of die voordele die uitdagings swaarder weeg.
Skep dan 'n sistematiese proses wat nie net die voordele van papierlose kan bekostig nie, maar ook help om jou produktiwiteit gelyktydig te verbeter.