Virtuele Werksvergadering tydens Grendeltyd en Daarna - Corona Krisissentrum
Tuis / COVID-19 / Virtuele Werksvergadering tydens Grendeltyd en Daarna
Virtuele Werksvergadering tydens Grendeltyd en Daarna
Virtuele besigheidsvergaderings gaan aan die orde van die dag wees omdat die wêreld soos ons dit tans ken reeds verander is deur Covid-19 en nog vinniger die digitale era betree.
Virtuele vergaderings is nie 'n ongewone praktyk in groot maatskappye waar daar internasionale belange is nie, maar vir kleiner maatskappye gaan dit 'n nuwe ervaring beteken. Die voordeel van die virtuele vergadering is dat dit 'n vinnige en doeltreffende manier van kommunikasie is met verskeie werknemers in verskillende departemente wat nie onder een dak verkeer nie en met werknemers wat vanaf hulle tuiskantore werk.
Virtuele vergaderings gebruik video-telekonferensie sagteware soos Microsoft se Skype, Adobe se Connect en Google se Hangouts, om maar 'n paar te noem. Verskeie sagteware- pakkette is tans op die mark om hierdie nuwe behoefte te dek.
Om die virtuele vergadering te laat vlot, moet sekere vereistes en etiketreëls nagekom word.
Maak seker dat alle deelnemers dieselfde sagtewareprogram gebruik, dat hulle bekend is met die program en dat almal 'n vinnige aanlynkonneksie het. Stel ook voor dat almal hulle tegnologie en vaardigheid daarmee voor die tyd toets om sodoende vertragings te vermy. Maak seker dat jou eie en ander se gesigte sigbaar is tydens videovergaderings; die vergadering en deelname sal meer doeltreffend wees wanneer deelnemers mekaar kan sien.
Soos met 'n fisiese vergadering. moet daar 'n voorsitter en 'n komiteeklerk wees. Daar moet 'n agenda wees, die doel en verwagte uitkomste asook die agtergrond waarteen die vergadering gereël is, moet duidelik gestel word om sodoende langdradige monoloë te vermy. Omdat mense nie op kantoor is nie, werk die riemtelgram nie en sal almal nie noodwendig die skadu-ontwikkelings in die maatskappy ken nie.
Al die deelnemers moet die basiese reëls van die vergadering ken: stiptelikheid, respek vir mekaar en om onderbrekings te vermy.
Kry alle dokumente voor die tyd gereed en voorsien elke deelnemer van die nodige dokumente deur dit te e-pos.
Om te verhoed dat een persoon die gesprek oorheers, stel dit duidelik dat elkeen 'n geleentheid gaan kry om te praat en die voorsitter mag 'n spesifieke persoon roep om te praat. As jy die voorsitter is, wees geduldig en moet nie self die gesprek oorheers nie.
Begin die vergadering gerus met 'n ysbreker. Werknemers mag geïsoleerd voel omdat hulle afstandswerk doen en 'n vriendelike navraag na 'n persoon se welstand en gesin versterk interpersoonlike verhoudings.
Wees netjies en geklee asof jy op kantoor is. Slordigheid of te informeel, al is jy tuis, skep die indruk dat jy nie die vergadering met erns bejeën nie. Maak seker dat die agtergrond waarteen jy sit goed belig is en 'n professionele indruk skep; niemand wil jou deurmekaar huis en uitbundige kinders sien nie.
Net soos by 'n fisiese vergadering, skakel jou selfoon af, stel jou in-kassie tersyde en moenie op jou sleutelbord peuter nie. Moenie 'n klomp dinge gelyktydig doen nie. Dit is ongeskik om nie jou volle aandag aan die vergadering te wy nie.
Skakel jou mikrofoon af wanneer dit nie jou beurt is om te praat nie om sodoende agtergrondgeraas uit te skakel.
Skeduleer die volgende vergadering en doen 'n opvolg na die tyd om te verseker dat opdragte verstaan is en uitgevoer sal word en of daar maniere is waarop die virtuele vergadering beter uitgevoer kon word.
Stop die vergadering indien die verrigtinge onderbreek word weens tegniese redes of swak aanlynkonneksies.