Skep 'n diep-fokus kultuur in die kantoor - Solidariteit GildesSolidariteit Gildes Skep 'n diep-fokus kultuur in die kantoor - Solidariteit Gildes
Tuis / Kantoorpraktisyns Artikels / Skep 'n diep-fokus kultuur in die kantoor
Skep 'n diep-fokus kultuur in die kantoor
Hoekom is dit moeilik om te fokus? Jy kan maklik jou aandag verskuif, maar om te fokus is moeiliker omdat daar 'n oorblyfsel van die vorige taak in jou brein agterbly. Die oorskot bly langer daar indien die vorige taak nie afgehandel is nie en selfs al is die taak afgehandel, lê jou aandag aan skerwe.
Dit mag skadeloos lyk om elke tien minute vinnig van jou primêre taak na jou In-hokkie of WhatsApp te kyk en sien daar wag werk – maar wanneer jy terugkeer na die primêre taak waarmee jy besig was, sleep jy oorblyfsels van die sekondêre taak saam, wat jou momentum en werksverrigting demp.
Tuiswerkers voel hulle is meer gefokus as om op kantoor te werk desondanks huishoudelike en gesingsonderbrekings tydens hul werkstyd, wat eintlik 'n negatiewe lig werp op die korporatiewe omgewing wat produktiwiteitgedrewe behoort te wees.
Die meeste organisasies plaas die onus op die werknemer om gefokus en produktief te bly, maar maak nie strukturele veranderinge om 'n gefokusde werksomgewing te skep nie. So baie van die fokusafleiers is verskans in die struktuur van die kantoor en werksomgewing dat dit werklik moeilik is om op 'n taak te fokus en dit suksesvol te voltooi.
Die grootste fokusafleiers in die kantoor is die persoon-tot-persoon onderbreking (34%), terwyl die opwagting van 'n e-pos ook 'n probleem is aangesien 70% van werknemers hul e-posse ten minste elke uur nagaan en sodoende 'n periode van diep konsentrasie en fokus verbreek. Persoonlike aktiwiteite veroorsaak 11% van fokusverbreking, terwyl tegniese foute 20% meebring, om jou e-posse te lees en daarop te reageer 29%, vergaderings 21% en kantoorlawaai 'n verdere 23% fokusafleiding veroorsaak. Die gemiddelde werker gaan sy e-pos 74 keer na in 'n agt-ure werksdag. Vergaderings – soms sonder tasbare voordele of uitkomste – neem gemiddeld 15% van die werkstyd in beslag.
Steurnisse veroorsaak deur e-posse en kollegas wat gesels, vind gemiddeld elke 10 minute plaas en 44% van die fokusonderbreking kom van die skuif van een taak na 'n volgende sonder om die eerste te voltooi.
Gereelde onderbrekings en konteksverskuiwing en oppervlakkige fokus het 'n negatiewe impak op werksverrigting, wat onnodige stres veroorsaak en vordering kniehalter. Wanneer werknemers onderbreek word, probeer hulle kompenseer deur harder te werk om die verlore tyd in te haal, wat lei tot hoër frustrasie en tyd-druk.
Die vermoë om te fokus en te konsentreer korreleer met die werker se vermoë om sy eie tyd te bestuur, kommunikasiemetodes in die werksomgewing en die sosiale kultuur van die werksopset/plek.
Maatskappye kan meer doen om 'n kultuur van toegewydheid en fokus in die werksplek te kweek teen geen addisionele koste nie.
Stel 'n maksimum tydkwota vas vir die aantal vergaderings vir almal in die maatskappy. Dit sal meebring dat onnodige vergaderings uitgeskakel of bygewoon word en sal bepaal wat per e-pos gedoen kan word. Werknemers sal self bepaal wat is belangrik en hoeveel tyd aan die onderwerp bestee kan word.
Stel 'n tyd vas waarin die hele span tegelyke tyd besig sal wees en fokus op slegs een belangrike taak wat hulle op daardie dag wil voltooi. Die span begrens die werk duidelik en identifiseer die belangrikste ding wat hulle glo die grootste impak sal meebring. Sodoende kweek hulle die gewoonte om te dink aan die belangrikheid van 'n taak en verhoed dat hulle aandag afgelei word na minder belangrike werk.
Maak gebruik van asinchroniese kommunikasie. Waar spanne byvoorbeeld in verskillende lande of tydsones werk, maak dit nie sin om dadelik op 'n e-pos te antwoord nie. Deur later te reageer kan die span fokus op die hede en die werk op hande deeglik doen en afhandel.
Moedig werknemers aan om self tyd af te baken en aan kollegas bekend te maak wanneer hulle ongesteurd wil werk, sê byvoorbeeld jy sal e-posse tussen 12:00 en 14:00 uur beantwoord.
Gebruik gesels-toeps eerder as e-posse; dit is vinniger en maak minder inbreuk op jou fokus-ingesteldheid.
Stel 'n tyd vas waartydens alle e-posse en selfoonboodskappe deaktiveer word en geen telefone mag lui nie. Die beste tyd hiervoor is in die oggend wanneer die brein nog vars is en diep-fokus maksimaal is.
Om verandering binne die bestaande roetine van die werksopset te bewerkstellig is moeilik, maar wanneer die vrugte gepluk word van een verandering wat gekonsentreerde werk bevorder bo oppervlakkige werk, sal die verandering momentum kry.
Why It's So Hard to Focus at Work (Hint: It's not you, it's your workplace) https://blog.doist.com/focused-teamwork/?
In Search of lost Focus
The Economist Dropbox
By Jennifer Robison April 18, 2018. Gallup Workplace. https://www.gallup.com/workplace/236033/managers-help-teams-focus-work-matters.aspx
Wedersydse verwagtinge tussen prokureur en kliënt
Spraak-taalterapieterapie as loopbaan
Ontvangspersoneel, skakelbordoperateurs, oproepsentrumoperateurs: die vertoonvenster van elke maatskappy