Hoe om effektiewe werksvergaderings te doen: 21 stappe
Hoe om effektiewe werksvergaderings te doen
Om `n effektiewe vergadering te hou is van groot belang vir die bedryf van `n maatskappy of organisasie. Dit bied `n geleentheid om te organiseer, inligting te deel, saam te werk met verskeie spanlede en effektief aan die doelwitte te voldoen. Om voorbereid te wees, neem leierskap wanneer nodig en effektief delegeer belangrike elemente van effektiewe vergaderings. Ook, as jy `n paar vergaderings bestuur, moet jy die energie en toewyding van die span soveel as moontlik verhoog.
Ry `n bord
Jy moet voorbereid wees. Maak seker dat jy `n agenda het, `n algemene idee van die fundamentele kwessies wat beklemtoon moet word en `n begrip van die resultate wat versterk moet word voordat die vergadering eindig.
Kom op tyd Die persepsie in die werkplek maak saak. As jy 15 minute vroeër by vergaderings verskyn, sal mense aanneem dat jy nie produktiwiteit het nie of dat jy dit gebruik om ander take af te neem.
Hou `n afskrif van die agenda byderhand. Alhoewel dit waar is dat die meeste dinge vandag vandag digitaal is, is dit soms die beste om `n afskrif van die agenda te druk sodat jy vinnige notas kan neem soos nodig.
Lei die raad. Dit beteken om stappe te doen om te verseker dat alle probleme op die sakagenda opgelos word en dat almal gehoor word. Hier is `n paar voorstelle om jou te help:
Slaaglys. Vergaderings is `n manier om inligting doeltreffend aan `n groep te versprei en om `n bespreking toe te laat om te verseker dat alle mense hul rol verstaan ​​in die resultate wat hulle verwag het om te bereik. Om `n lys te slaag, verseker dat jy weet wie nie in die vergadering is nie, sodat jy dan kan vind en kommunikeer wat bespreek is. Dit wys ook dat jy `n ernstige houding het oor die inligting wat by die vergadering voorsien word.
Gaan die agenda na. Dit help die deelnemers om hul aandag te vestig en te verstaan ​​wat van hulle gevra sal word. Baie mense woon die vergaderings agtereenvolgens by. Daarom kan u vooraf `n organiseerder help om hulle te fokus.
Bevestig `n aksieplan `N Aksieplan is `n finale opsomming wat bevestig watter aksies by die vergadering geneem moet word. Dit bied ook `n voornemende plan om te volg en dit beïnvloed alle raadslede. Hier is `n paar voorstelle vir die skep van `n aksieplan:
Verseker dat elke doel `n toegewysde persoon het. Hierdie persoon word nie verwag om die doelwit persoonlik te voltooi nie, maar tree op as `n projekbestuurder wat die mense wat deelneem, verbind en die nodige hulpbronne beskikbaar stel.
Ken sekere vorderingsverslae toe. Dit kan formeel of informeel wees, maar die idee is dat die toegewysde persoon na `n tyd kan kommunikeer om die vordering wat verkry word, te bevestig.
Hou die onderwerp. Na elke item op die agenda en die ooreenstemmende bespreking, som die resultate van elke groepbespreking kortliks op, vra vir vrae en gaan verder na die volgende.
Skeduleer die volgende raad. Deur dit te doen terwyl almal teenwoordig is, word daar verseker dat hulle dadelik kan reageer as daar `n skedule konflik is. Daarbenewens beteken dit ook dat die direksie vooraf geskeduleer sal word, wat `n konflik met ander rade sal vermy.
Versamel `n paar items vir die agenda deur middel van `n e-pos. Wanneer die vergadering verby is, dui aan dat jy die huidige agenda as `n konsep vir die volgende vergadering sal gebruik en moedig deelnemers aan om vir jou `n paar agenda-items te stuur wat relevant is vir die huidige doelwitte.
Berei voor vir `n vergadering
Besluit wie die direksie-direkteur sal wees. Hierdie rol val gewoonlik aan die bestuurders. `N Uitstekende manier om leierskapsgeleenthede te skep vir lede wat die vergadering sal bywoon, is egter om hulle die rol van voorsitterskap oor departementele rade toe te ken.
Vra die sprekers om deel te neem. Sprekers is gewoonlik die personeel wat aan die individuele doelwitte toegewys is. Hulle het die mense en hulpbronne gereël om die werk te doen en kan die proses en die resultate meer effektief beskryf. Hulle kan ook kommer uitspreek oor onvoorsiene probleme en die behoefte aan meer hulpbronne.
Koördineer die skedules. Beplan `n paar vergaderings om aan te pas by realistiese beskikbaarheid en beperkings. Byvoorbeeld, terwyl almal teen die einde van Vrydagmiddag beskikbaar sou wees, is dit dalk nie die beste tyd om moeilike probleme te bespreek nie.
Indien nie, kan almal die vergadering bywoon, assesseer wie krities is vir die projek en verseker dat dit in hul onderskeie skedules pas.
Delegeer die werk om aantekeninge te maak en maak seker dat die besonderhede van die vergadering versprei word aan die mense wat nie kon bywoon nie.
Stel `n agenda op. `N Agendas moet ten minste `n lys van onderwerpe hê wat bespreek moet word, die verantwoordelikhede van die aanbiedings delegeer en die tyd vasstel vir elke onderwerp wat op die agenda geskryf is. Hier is `n paar nuttige voorstelle vir die maak van `n agenda vir `n vergadering:
Vra vir `n paar voorstelle. E-pos is `n goeie medium vir hierdie omdat jy skriftelike versoeke kan ontvang. Aanvaar voorstelle vir die agenda tot twee dae voor die vergadering.
Som al die versoeke vir die agenda op in `n tabel met `n paar kolomme vir die onderwerpe, die sprekers en die toegewyde tyd. As sekere versoeke buite die algemene tema is, kontak die mense wat hulle genoem het en stel voor dat hulle in `n aparte memorandum omskep word of op `n toekomstige vergadering bespreek word.
Wees realisties Moenie probeer om 30 minute beskrywing en bespreking oor 15 minute te verkort nie. In plaas daarvan, skeduleer addisionele tyd vir vergaderings en eindig vroeg indien nodig.
Stel vas aan die reëls. Hierdie handeling hoef nie formeel of sanksies te wees nie, maar dit help om `n protokol voor te stel om te verseker dat die vergadering sonder komplikasies uitgevoer word en dat alle mense hul persepsies kan deel.
Dit kan aan die begin van die vergadering gedoen word. Sê net "Om die redes van tyd, bespreek die vrae en kommentaar totdat die spreker klaar gepraat het. As ons nie u kommentaar bereik gedurende die tyd wat vir die bespreking toegeken is nie, stuur my later `n epos en ons kan dit bespreek".
Stel tydsperke vas. As deel van die agenda sluit dit die duur van die vergadering in, die aanwysers van die duur van die deelnemers se spreektyd en die duur van die algemene bespreking vir elke onderwerp wat in die agenda bespreek moet word.
Dit gee die deelnemers `n algemene idee oor die tyd van hul deelname en kan verminder die feit dat hulle onderwerpe wat nie verband hou met die bespreking, dwaal of noem nie.
`N Praktiese reël is om ten minste 10 minute bespreking na elke onderwerp van gesprek te skat.
Maak die kalender sirkuleer. Die dag voor die vergadering, sirkuleer die agenda van die vergadering. Dit verseker dat alle mense `n afskrif het en gereed is vir wat hulle moet verwag om by die vergadering te gebeur. Dit gee hulle ook die geleentheid om jou te nader as daar foutiewe inligting in die agenda is.
Stuur `n paar onthounotas. As dit `n nuwe of ongewone vergadering is, stuur `n herinnering een uur voor die vergadering om almal te onthou om by te woon.
Wees `n effektiewe direkteur
Wees `n leier Neem verantwoordelikheid vir kommunikasie by die vergadering. Maak seker dat dit aan al die doelwitte van die agenda voldoen. Delegeer relevante leierskapverantwoordelikhede aan sprekers wat `n rol op die direksie het. Neem deel aan alle fases van die bespreking.
Dit dui op die vordering en die gebrek daaraan. As die direksie `n kontinuum van doelwitte aanspreek, noem dit waar vordering gemaak is en wie daarvoor verantwoordelik was.
As daar doelwitte is wat sedert die vorige vergadering nie gevorder het nie, bespreek die redes hiervoor.
As dit weens `n gebrek aan tyd of hulpbronne is, praat met die persoon wat toegewys is oor hoe om dit te hanteer, miskien buite die direksie.
Herlei die bespreking wat uit die kanaal uitgegaan het. Daar is oomblikke wanneer entoesiasme of frustrasie die bespreking kan laat wegbeweeg van sy kursus. Bly stil en maak seker dat jy dit terugbring na jou adres: die doelwitte van die agenda. Hier is `n paar voorgestelde benaderings:
Kontekstualiseer die raad as `n "missie om feite in te samel". Wanneer u dit doen, impliseer dit dat alle mense moet deelneem om soveel moontlik inligting te versamel. Dit kan die hoarders van die raad aanmoedig om te wag tot hul beurt om deel te neem.
Probeer `n kubernetiese uitruil van idees maak. Dit gebruik `n elektroniese klets of `n forumstruktuur om idees te deel en kan geïmplementeer word om informele vergaderings te hê. Omdat alle spanlede alles kan sien wat ingeskryf word, word die kompetisie uitgeskakel oor wie gehoor word.
Neutraliseer die digressie. As iemand dit doen, sê "Dit is `n goeie punt, Bob, en ek is bly jy het dit genoem. Kom ons praat later daaroor, is dit reg?". Baie mense besef nie dat hulle dit doen nie, maar as die punt vir hulle so belangrik is, sal hulle u onafhanklik nader om dit in meer besonderhede te bespreek.
Beheer die raaklyne. Soms is die probleem nie dat `n individu te veel strek nie, maar probeer om die bespreking oor `n ander onderwerp as die agenda te herfokus. Wanneer dit gebeur, erken wat gesê word en bied `n paar besprekingsonderwerpe op die agenda van die volgende vergadering, maar bly vas dat die direksie deur die gevestigde doelwitte moet gaan.
Het `n individuele praatjie. Praat met die hoarder oor wat gebeur het. Doen dit privaat. Maak seker dat jy die besorgdheid neerskryf, in plaas van die gedoe. Maak seker dat jy fokus op wat jy waargeneem het en bied die geleentheid vir die persoon om hul antwoord te verduidelik. Bied om u te help om die bespreking in die toekoms nie te monopoliseer nie.
Maak `n oorgang tussen temas. Wees assertief wanneer jy die tydsbeperking hou. Dit beteken nie dat jy moedeloos moet wees nie, maar jy moet mense vertel dat die direksie na `n ander onderwerp sal voortgaan en dat hulle met die betrokke mense hul gesprek kan voortgaan nadat die vergadering verby was.
Moenie haastig wees nie. Alhoewel dit belangrik is om aan die direksie te voldoen, kan dit teenproduktief wees om vinnig agendapunte aan te spreek. Voordat jy voortgaan, vra altyd of daar vrae of bekommernisse onder die teenwoordiges is. Maak seker dat die span ingelig is en gereed is om saam met jou na die volgende te gaan, in plaas van om agter te bly.
Beklemtoon belangrike onderwerpe. Die fundamentele doelwitte moet benewens hul verhouding met minder kritiese doelwitte beklemtoon word.
Dit help raadslede om die doel van die projek te verstaan ​​en hoe elke individuele deel `n belangrike stuk vir `n belangriker stel is.
Hulp met aantekeninge indien nodig. Normaalweg is daar `n persoon wat verantwoordelik is vir aantekeninge by elke vergadering. As dit egter oorweldig word, sal dit die leier se werk wees om dit oor te neem en uit te voer.
Verduidelik enige misverstand. Aan die einde van elke onderwerp moet die raadslid `n opsomming bied wat deelnemers van die direksie kan aankoop. Hierdie opsomming bied ook `n geleentheid vir mense om in te gryp wanneer iets nie duidelik is nie.
As die leier van die direksie, wees bereid om die idees in detail te verduidelik sodat die spanlede verstaan.
Gee `n omvattende opsomming aan die einde van die vergaderings. Beslisende leierskap vermy stagnasie en huiwering, hou werkers gemotiveerd en doen hul werk, terwyl hulle ook goed reageer op verandering en nuwe inligting. Vervolgens bied ons die kenmerke van beslissende leierskap aan:
Duidelikheid van doel Dit verseker die aanpassing van alle besluite met organisatoriese doelwitte en etiek.
Verbintenis. Dit laat leiers toe om `n voorbeeld te wees deur die verbintenis tot die waardes van die maatskappy te stel wat effektiewe en doeltreffende besluitneming toelaat.
Deursigtigheid. Dit laat nie die individuele belang van `n persoon toe nie. Inteendeel, dit demonstreer hoe besluite vir die goeie van die maatskappy almal help om voorspoedig te wees.
Skepping van `n kultuur van eerlike mislukking. Mislukte mislukkings is leerpunte wat as `n springplank dien om `n beter besluit te neem. Beslissende leierskap aanvaar oomblikke wanneer foute gemaak word.
Oop en effektiewe kommunikasie. Ooreenstemming met maatskappy waardes verseker dat daar geen teenstrydigheid of teenstrydigheid wanneer kommunikasie met die boonste hiërargie, as ervare bestuurders, of die laer hiërargie, en werknemers.