Gisa En Die Sag Reeks - eGGSA branch of the GSSA
Written by Leon Endeman. Posted in Artikels
Leon Endeman, Direkteur: Genealogiese Instituut van Suid-Afrika
'n voorlegging gemaak aan die Wes-Gauteng, Noord-Transvaal, Vaaldriehoek en Noordwes takke van die Genealogiese Genootskap van Suid-Afrika op 16 Oktober 2004.
Ter inleiding wil ek vanmiddag in die eerste plek my dank en waardering uitspreek teenoor Richard Ford wat hom deur niks van stryk laat bring het om vandag se verrigtinge te reël en van stapel te stuur nie. Bowenal 'n spesiale woord van dank aan die GGSA takke van Wes-Gauteng, Noordwes, Vaaldriehoek en Noord-Transvaal wat my koms hierheen geborg het, waarsonder my teenwoordigheid vandag nie moontlik sou wees nie. Ek is dankbaar oor die geleentheid wat my gebied word om met die aanwesiges te kan gesels oor sake wat ons almal raak en wat vir my 'n groot erns en 'n roeping is. Daarby wil ek die hoop uitspreek dat dit wat ek vanmiddag met u wil deel vir u van waarde sal wees.
1) STIGTING VAN GISA
Nadat die RGN op hoogste vlak etlike maande vantevore 'n finale beginselbesluit geneem het, om die laaste oorblyfsel van die voormalige Instituut van Geskiedenisnavorsing, t.w. die Afdeling Genealogie ook te ontbind, is daar met verskeie instansies geskakel om te besin oor die toekoms van die Afdeling en sy uiters waardevolle genealogiese versamelings. Hierdie instansies het behalwe die RGN self ook o.a. die Genealogiese Genootskap van Suid-Afrika (GGSA), die Hugenote Vereniging van Suid-Afrika en die Port Elizabeth Genealogiese Navorsingsgroep o.l.v. prof Gideon de Kock ingesluit. Deur die Hugenote Vereniging het die Hugenote Gedenkmuseum op Franschhoek (wat oor die grootste versameling dokumente en manuskripte aangaande Hugenote families beskik) asook die Hugenote Trust van die dilemma te hore gekom en ook aangedui dat hulle graag saam sou wou besin oor hierdie belangrike aangeleentheid. By gebrek aan enige belangstelling van ander tersiëre inrigtings in die noorde het die Universiteit van Stellenbosch hulle bereidwilligheid getoon om 'n heenkome aan te bied. Op hierdie wyse het die sewe stigterslede van die Instituut gedurende 1997 bymekaar uitgekom. 'n Grondwet en reglement is opgestel waarvolgens die te stigte Instituut bestuur en administreer sou word.
2) OORWEGING VAN LOKALE
Die RGN het as voorwaarde gestel gehad, dat die instansie wat die werksaamhede en versamelings van sy voormalige Afdeling Genealogie sou oorneem, oor 'n permamente kantoor en infrastruktuur moes beskik. Sodoende is in September 1997 die Genealogiese Instituut van Suid-Afrika op Franschhoek in die lewe geroep met verteenwoordigers van elk van die sewe bostaande instansies as stigterslede. Hierdie sewe stigterslede het die Raad van GISA gevorm en is die Genealogical Society of Utah ook as bykomende lid gekoöpteer. Die gedagte was dat elkeen van die sewe instansies 'n wesenlike bydrae moes lewer ten einde toe te sien dat die nuutgestigte Instituut van die grond kom. Aanvanklik was 'n huis regoor die Hugenote Gedenkmuseum in Franschhoek wat aan die museum behoort het oorweeg as lokale om die Instituut te huisves. Sommetjies is gemaak van die kostes wat veranderinge aan die huis (wat uit die vroeë 1900's dateer) sou meebring om dit doeltreffend in te rig. Daar is bevind dat dit nie 'n haalbare oplossing sou wees nie, omdat GISA daardeur finansieel uit die staanspoor geweldig teruggesit sou word. Daarbenewens was die gedagte geopper om die Instituut as 'n onderdeel van die museum te bestuur en van die museumpersoneel te benut om bykomend ook die Instituut te beman. Terugskouend moet erken word dat soiets nie tot enige van die twee instansies se voordeel sou strek nie.
In hierdie stadium het die Universiteit van Stellenbosch met 'n briljante voorstel vorendag gekom om 'n onbenutte ruimte (eintlik stoor) in die gebou te Banghoekweg 115 aan te bied as lokale vir die nuwe Instituut. Buiten enkele kantore wat deur die oorloop van die Universiteit se IT Departement beset was, asook die laboratorium van die Departement Polimeerwetenskap agter, kon die res van die gebou ingeruim word as kantore, leeskamers en biblioteek vir die Instituut. Wat die voorstel nog meer aantrekliker gemaak het, was die Universiteit se aanbod om die gedeelte wat GISA sou beset op hulle onkoste in te ruim deur dit uit te verf, regdeur te bemat, beligting waar nodig aan te bring, verdelingsmure op te rig, genoegsame kragpunte, lugreëling en rekenaar netwerkpunte te installeer, die gebou te beveilig deur toegangsbeheer, brandblussers en veiligheidhekke aan te bring asook 'n alarmstelsel en brandverklikkerstelsel te installeer. Die kersie op die koek was die aanbod van die Universiteit om van GISA gedurende die eerste drie jaar slegs 'n persentasie van die markverwante maandelikse huur te verhaal. Bruikbare tweedehandse meubels soos tientalle tafels stoele en lessenaars is gratis beskikbaar gestel. In totaliteit was hierdie 'n aanbod wat niemand sou kon weier nie en kan ek my kwalik voorstel dat dit herhaal of getroef sou kon word. Daarby kom nog verder die voordele van die onmiddelike nabyheid van die IT Departement, die JS Gericke Biblioteek met sy waardevolle versamelings, US Drukkery asook onbelemmerde toegang tot die Universiteit se voortreflike rekenaarnetwerk en –stelsels. GISA het sodoende toegang verkry tot 'n formidabele, gevestigde infrastruktuur waarsonder die Instituut nie sou kon klaarkom nie. Bogenoemde is harde feite wat uitgespel moet word en baie min mense mee rekening hou en sommige gerieflikheidshalwe uit die oog verloor.
Onteenseglik is die grootste bydrae gemaak deur die RGN wat benewens 'n bruidskat en al sy waardevolle genealogiese versamelings en boekery ook van sy oorbodige rekenaars, mikrofilmlesers, rakke, staalkabinette, onverkoopte boeke en mikrofilms geskenk het. Boonop het die RGN die genoemde skenking vir hulle rekening teen groot onkostes laat pak en afstuur. So het elkeen van die ander instansies 'n wesenlike bydrae gelewer (ek wil nie een van hulle daarvan uitsluit nie) en daarmee die vestiging van GISA op Stellenbosch nie net moontlik nie, maar ook gerieflik gemaak
3) GISA KRY PERSONEEL
Vir diegene wat dalk nie my CV gelees het nie: Alhoewel ek vir bykans sewe jaar vanaf September 1973 tot Februarie 1980 by die Afdeling Genealogie van die RGN in Pretoria werksaam was, neem my betrokkenheid by GISA op Stellenbosch, eers 'n aanvang op 1 Maart 1998 toe ek diens aanvaar het as eerste direkteur, ses maande na die stigting van die Instituut. Maar ek kan u verseker dat daar 'n wesenlike verskil was tussen my indienstreding by die RGN 25 jaar vantevore teenoor wat my nou te wagte was. Behalwe dat ek nou 25 jaar ouer en miskien ietwat wyser en ervare was, het ek destyds iemand soos dr Roelf Lombard gehad waarop ek kon steun, asook gebruik maak van die gevestigde infrastruktuur van die RGN. Dr Lombard, ekself en een ander dames-assistent het aanvanklik die totale personeel van die Afdeling Genealogie by die RGN uitgemaak. Weldra sou ons groei tot 'n kontingent van agt personeellede voordat ek in Februarie 1980 my dienste by die RGN beëindig het om terug te keer na die diplomatieke diens.
Maar om terug te kom tot GISA: Per slot van sake kan 'n werksplek nie sonder mense funksioneer nie. In hierdie opsig ag ek my besonder geseënd deurdat die regte persone elke keer op die regte tyd opgedaag het. Een van die aanvanklike aanstellings mev De Villiers is nog steeds daar werksaam en is haar besondere forte die beantwoording van langafstand navrae en hulpverlening aan die vele besoekers wat ons ontvang. Daarenteen het mev. Lorenzen met haar onblusbare ondernemingsgees en werksywer, mnr Isak Bosman met sy toewyding aan en besondere passie vir genealogie en mev. Van der Westhuysen wat ons biblioteek tot 'n hoë standaard opgradeer het, reeds lankal noodgedwonge ander weivelde gaan soek, maar hulle nalatenskap is nog steeds sigbaar. Buiten mev. De Villiers word ek tans nog bygestaan deur uiters bekwame dames in die persoon van my regterhand mev Heula Nel en mej Pauletta Joubert wat saam met my op die redaksie van die SAG reeks dien, om nie te vergeet van ons voortreflike en noukeurige boekhoudster mev Carol Greener wat die Instituut se finansies moniteer en alle bestellings en inbetalings hanteer.
4) VESTIGING VAN GISA
Alhoewel die aanvanklike inruimingswerk by GISA se lokale nou grootliks afgehandel was, was daar buiten my tydelike kantoor, my telefoon en 'n splinternuwe rekenaar op my lessenaar, niks verder nie – net 'n groot leegte. Deur die loop van Maart het ek onderhoude gevoer met voornemende werknemers en is twee dames mevv Lorenzen en De Villiers in April 1998 aangestel. Terselfdertyd is die besending hierbo genoem vanaf die RGN in Pretoria ook in ontvangs geneem en uitgepak. Daarna is die rakke opgeslaan en het ek en die twee dames eiehandig die boeke georden en op rak geplaas. Albei van hulle het 'n toepaslike biblioteek agtergrond gehad wat handig te pas sou kom. Spoedig het die Instituut, met sy biblioteek, mikrofilmoteek en leeskamer beslag gekry en kon ons teen einde April reeds besoekers ontvang. Die Universiteit se Departement Finansies het GISA se fondse administreer en moes rekwesisies vir elke pen, potlood, uitveer ens. aangevra word. Vir praktiese doeleindes is die Instituut goedgunstiglik deur die Departement Geskiedenis op sy kostepunt geakkommodeer totdat 'n eie kostepunt geskep kon word en kon ons sodoende voorrade en dringende benodighede sonder enige verdere oponthoud aankoop en bestel. Die Departement Geskiedenis het o.a. ook twee mikrofilmlesers wat in onbruik geraak het, maar in goeie werkende toestand was, aan GISA geskenk.
Gedurende Junie 1998 het die RGN regtens alle eienaarsregte en outeursregte op sy gepubliseerde werke wat voorheen deur die Instituut Geskedenisnavorsing uitgegee was (daar is 'n lys van bykans veertig familieboeke) en genealogiese manuskripte (waaronder die Heese manuskrip) amptelik aan GISA oorgedra. Die Instituut was daardeur bemagtig om voortaan besluite aangaande hierdie publikasies en manuskripte te mag neem. 'n Maand later aan die einde van Julie 1998 is GISA amptelike geopen tydens 'n gesellige geleentheid waarheen al die belanghebbende persone wat met die vestiging van die Instituut gemoeid was, uitgenooi is.
Tot en met 31 Maart 2002 het die Universiteit homself verantwoordelik gehou vir GISA se finansiële bestuur, maar op laasgenoemde datum na vier jaar daarvan losgemaak. Vanaf 1 Januarie 2002 moes die Instituut sy eie boekhouding stelselmatig oorneem en 'n eie finansiële infrastruktuur binne drie maande tot stand bring. 'n Eie ouditeur is aangestel en ondertussen is GISA ook by die Ontvanger as 'n nie-winsgewende instansie geregistreer. Die Instituut se finansiële boekjaar loop nou van 1 April tot 31 Maart van die daaropvolgende jaar. Die Instituut se self-genererende inkomste verkry uit navorsingstariewe en opdragnavorsing word aangevul uit skenkings wat van welwillende instansies en persone ontvang word. Een van die skenkingsvoorwaardes is dat GISA twee volumes van die SAG reeks per finansiële boekjaar uitgee.
5) GISA SE OPDRAG
Die Instituut se opdrag (missie) word duidelik in sy grondwet soos volg uitgedruk: "GISA versamel en bewaar genealogiese bronnemateriaal op 'n wetenskaplike wyse en doen genealogiese navorsing met die oog op dienslewering en die publikasie van stamregisters en familiegeskiedenisse van alle Suid-Afrikaanse families". Ons opdrag is dus drieledig (a) Versameling en bewaring (b) doen van genealogiese navorsing en (c) publikasies
5.1 Versameling en bewaring
Die omvangryke en waardevolle genealogiese versamelings van die voormalige Afdeling Genealogie wat uit die RGN se biblioteek onttrek is, word by GISA bewaar. Maar daarby bly dit nie net nie – ons versamel voortdurend (deur aankope of as skenkings) elke nuwe genealogiese publikasie wat op die mark verskyn. Daardeur probeer ons verseker dat GISA se biblioteek verteenwoordigend bly van Suid-Afrikaanse genealogie in die breë. Voorts word gereeld manuskripte oor families of takke van families aan GISA beskikbaar gestel vir toekomstige gebruik, hetsy vir opname in die SAG reeks en/of as bron deur ander navorsers in ons Leeskamer geraadpleeg te word. Sodra 'n manuskrip sowat twintig of meer foliobladsye beslaan, word dit laat bind en op rak geplaas met erkenning aan die opsteller van die manuskrip. Kleiner manuskripte, enigiets van 'n velletjie papier tot 'n manuskrip van minder as twintig foliobladsye word op lêer geplaas en bewaar. Familielêers word ook aan navorsers in die Leeskamer op aanvraag beskikbaar gestel. Die enigste uitsondering is die Heese-manuskrip wat volgens die oorspronklike skenkingsooreenkoms met die RGN (nou oorgedra aan GISA) nie voor publikasie aan die publiek beskikbaar gestel mag word nie. Bykans 'n honderdtal CD's is die afgelope jare ontvang in die vorm van e-boeke, hetsy as genealogiese manuskripte, of as elektroniese weergawes van reeds-beskikbare publikasies.
GISA probeer ook publikasies aangaande reisverhale uit voorafgaande eeue, gemeentegeskiedenisse, dorpsgeskiedenisse en streeksgeskiedenisse, biografieë en outobiografieë vir die biblioteek aankoop, aangesien dit nuttige bronne is vir die opstel van 'n familiegeskiedenis. Vroeër is ook heelwat geïdentifiseerde foto's van persone , groepe en geboue ontvang en bewaar, maar deesdae word dit digitaal afgeneem en as aanhangsel tot 'n e-pos boodskap aangestuur. Van die genealogieë wat elektronies aangestuur word, word desgelyks hardekopieë gedruk en op lêer geplaas of gebind as 'n manuskrip vir die biblioteek.
5.2 Doen van genealogiese navorsing
Hierdie is die gedeelte van ons opdrag wat ons die graagste voltyds mee besig sou wou wees, maar wat helaas as gevolg van omstandighede nie altyd reg aan geskied kan word nie. Uiteraard kry ons besoekers voorkeur waar dit kom by navorsing - waarmee bedoel word dat sou te veel besoekers op 'n spesifieke dag opdaag, GISA personeel die lesers waarmee hulle besig was moet ontruim sodat die besoekers dit kan benut. GISA beskik oor ruim nege mikrofilmlesers en vier mikrofichelesers in ons mikrofilmoteek. Daarbenewens is daar drie rekenaars in die Leeskamer en genoeg sitplek en tafels waarby elf navorers kan werk. M.a.w. tot soveel as twintig navorsers kan maksimaal per dag by GISA akkommodeer word.
Afgesien van die touwysmaak hoe om die lesers te gebruik en die verskillende indekse t.o.v. kerkregisters en sterfkennisse te kan benut, word nuwe navorsers van meet af aan gelei hoe om familienavorsing aan te pak en terselfdertyd word hulle blootgestel aan die verskillende bronne wat by GISA beskikbaar is. Rekord word ook gehou van alle daaglikse besoekers en die vanne waarmee hulle besig is en kan ons sodoende aan die Raad verslag doen oor die benutting van ons fasiliteite. Hulpverlening aan die publiek is dan ook van ons vernaamste funksies. Die kostes daaraan verbonde is in kort R15 per uur tot 'n maksimum van R80 vir 'n dag van agt ure. Ons sluit nie oor etensuur nie en GGSA lede betaal slegs R10 per uur. Daar is ook spesiale tariewe vir weekgebruikers en maandgebruikers terwyl vir 'n boekjaar (1 April tot 31 Maart van die daaropvolgende jaar) navorsing gedoen kan word teen R1200 per jaar. Persone wat op daardie basis van ons fasiliteite gebruik maak word outomaties "Vriende van GISA". As vergunning vir persone wat voldag werk is GISA elke derde Saterdagoggend van die maand oop op voorwaarde dat daar vooraf gereël word (anders kan die betrokke personneellid dalk 'n waardevolle oggend verniet opoffer)
Onder hierdie opskrif sorteer voorts langafstand-navorsing (ook opdrag-navorsing genoem) – d.i. navrae wat deur GISA personeel teen betaling namens 'n navraer elders in Suid-Afrika en oorsee hanteer word. Langafstand-navorsing wat in die vorm van telefoonoproepe, e-pos boodskappe, briewe en fakse ontvang word, het sedert die ontstaan van GISA so toegeneem dat ons beswaarlik kan voorbly in die hantering daarvan met die skrale drie personeellede waaroor die Instituut beskik. (Hierby word die boekhoudster nie ingereken nie, want dit is 'n half-dag pos en hou die finansiële aangeleenthede haar genoegsaam besig). Persone wat telefoniese navrae doen word waar moontlik onmiddellik gehelp, of elders heen verwys, of as dit 'n omvangryke navraag is, versoek om dit skriftelik aan GISA te rig. Ondervinding het geleer dat dit die beste manier is om enige misverstande uit die weg te ruim. Persone wat binne 'n honderd tot 150 kilometer radius vanaf Stellenbosch woon word aangemoedig om liefs self na die Instituut te kom waarna ons hulle met raad en daad bystaan om te vind waarna gesoek word.
Desnieteenstaande neem langafstand-navrae steeds toe. Daarom moes die Instituut onlangs 'n beginsel besluit neem om langafstand-navrae slegs te beperk tot die opsporing van EEN doopinskrywing, of EEN huweliksinskrywing of EEN sterfkennis op 'n keer, waarvoor R60-00 per soektog gevra word. Omvangryke navrae waar meer as een dokument gesoek moet word, sal voortaan na vryskut genealogiesenavorsers vir afhandeling verwys word. Op hierdie wyse word die agterstand in die beantwoording van navrae nou stadig maar seker weggewerk en is die omset nou heelwat vinniger. Die voordeel daarvan om omvattende navrae na vryskutnavorsers te verwys, is dat hulle meer beweeglik (mobiel) is as GISA personeel wat aan 'n kantoor gebonde is.
Die SAG reeks se ontstaan kan teruggevoer word na die oorspronklike reeks Geslachtregisters van de Oude Kaapsche Families deur C.C. de Viliiers meer as honderd jaar gelede. Die jong dominee Christoffel Coetzee de Villiers (na regte die Vader van Suid-Afrikaanse Genealogie genoem) het die Kaapse NG Kerkregisters vanaf omstreeks 1660 tot 1810 d.w.s. 'n periode van 150 jaar sorgvuldig deurgewerk en daarna georden waarna geslagregisters opgestel is voordat hy op 37 jaar te sterwe gekom het. Kritiek wat teen hierdie monumentale werk uitgebring was, is dat die inligting selde die plek van doop of huwelik aangedui het en dat dit daarom net lyste van vanne, voorname met datums bevat het. Sewentig jaar later (1966) is die oorspronklike reeks aangevul deur die bekende heraldikus dr Cornelis Pama wat 'n groter hoeveelheid families ingesluit het en van die inligting in sy reeks van drie dele De Villiers & Pama aangevul het tot ongeveer 1830 (of 'n generasie verder as sy voorganger se boeke)
Dr J.A. Heese wat besig was met die versameling van inligting vir die skryf van sy latere publikasie Die Herkoms van die Afrikaner het De Villiers & Pama se navorsing nog verder gevoer tot net na die afloop van die Groot Trek (circa 1850). Laasgenoemde genealoog het die bestaande gegewens verder verryk deur plekname aan te dui, asook sterftedatums en beroepe waar moontlik te voorsien. Sy omvangryke manuskrip is omstreeks 1980 aan die RGN beskikbaar gestel onderhewig aan sekere voorwaardes en het die Afdeling Genealogie o.l.v. dr Roelf Lombard die eerste vier volumes van die SAG reeks oftewel Heese & Lombard uitgegee, wat die vanne A tot K dek.
Met die oorname van die destydse RGN genealogiese versamelings is ondermeer ook die restant van die Heese-manuskrip (vanaf L tot Z) in ontvangs geneem. Daarmee saam is 'n CD Rom afgelewer waarop die getikte manuskrip vir die volgende SAG volume (oftewel Heese & Lombard deel 5) elektronies vasgelê was. Die Instituut is verkeerdelik laat verstaan dat dit die finale geredigeerde manuskrip was. By nadere ondersoek het dit egter geblyk dat die CD toe nie so volledig was as wat ons laat glo is nie. Verskeie vanne het heeltemal ontbreek wat agterna bygewerk moes word, terwyl sommige vanne wat as volledig en afgehandel beskou was, ook nog te kort geskiet het. Dit was onmoontlik om presies te bepaal in hoeverre die data op die CD Rom betroubaar was, aangesien daar geen oorbruggings-periode tussen die sluiting van die Afdeling Genealogie in Pretoria en die vestiging van GISA op Stellenbosch plaasgevind het nie. Dit kan byna vergelyk word met van die naelbyt Airport nagmerrie ondervindings waar een van die passasiers halfpad in die lug die straler se beheer moet oorneem om dit veilig te probeer laat land.
Die redaksie het die opdrag om SAG vol. 5 so gou moontlik persklaar te maak pligsgetrou nagekom en dit met volharding en toewyding aangepak. Agttien maande na die vestiging van GISA het hierdie volume, nie sonder die gepaardgaande tandekry-probleme nie, sy verskyning gemaak. Al die probleme ten spyt (soos bv die aanvanklike swak bindwerk deur die drukkers) kan ek eerlik met trots oor my mede redaksielede opmerk: never have so few, with so little means, achieved so much, in such a short time… Alhoewel oorspronklik 'n te groot oplaag laat druk is, kan ek vandag rapporteer dat die laaste oorblywende eksemplaar net verlede week verkoop is.
Vanaf SAG vol 6 d.i. die "N" vanne, was GISA se redaksie alleenlik aanspreeklik vir die eindproduk. Kritiek was ontvang oor die klein druk (10 pt Times New Roman) waarin SAG vols 1 tot 5 verskyn het en het ons daarom besluit om vir die volgende deel 'n groter lettertipe 12 pt Times New Roman te gebruik. Met die verskyning daarvan was die reaksie uit sommige oorde dat GISA die reeks opsetlik uitrek deur dit in 'n groter lettertipe te laat druk. Daarom is vir SAG vol. 7 (vanne O tot Ph) teruggegaan na die oorspronklike 10 pt Times New Roman waarby nog steeds volstaan word. Na SAG vol 5 het daar 'n nuwe verblydende tendens na vore getree. Al meer Engelssprekende vanne se familienavorsing is aan GISA beskikbaar gestel vir oorweging en opname in ons reeks – 'n wending waaroor ons uiters dankbaar is.
Tydens die voorbereiding en redigering van die SAG reeks moet die volgende faktore in berekening gebring word:
(a) Soos reeds voorheen genoem is een van die skenkingsvoowaardes dat twee boekdele van die SAG reeks per finansiële boekjaar verskyn. Dit plaas geweldige druk op die redaksie en as een van die redaksielede boonop ander weivelde gaan soek, word daardie leemte moeilik vervang.
(b) Die grondslag tot elke deel van die reeks is die handgeskrewe manuskrip van wyle dr J.A. Heese aangevul uit naslaanwerke soos De Villiers & Pama, Malherbe, Aided British Immigration, Hoge, Ben Cilliers se Genealogieë van die Afrikaner families in Natal en vele ander waardevolle werke, asook tydskrifte soos Familia. Daarbenewens word letterlik honderde bydraes van die publiek (waaronder ook GGSA lede) ontvang oor SA families vir oorweging en insluiting in die reeks. Dit word bereken dat die Heese manuskrip en De Villiers & Pama tans gesamentlik minder as tien persent van die totale inhoud van elke volume bevat.
(c) GISA is uiters dankbaar oor die publiek se belangstelling en meeleweing in die werksaamhede van die Instituut en wil baie graag alle inligting akkommodeer. Die reaksie is so oorweldigend dat die "S" vanne oor drie volumes strek t.w. nrs 10, 11 en 12. Laat bydraes vanaf die publiek is egter 'n groot bron van kommer, aangesien dit die beraamde publikasiedatums in die wiele ry. Die gevolg is dat daar heel aan die einde 'n bottelnek ontstaan en in die proses kan makliker onnodige flaters insluip.
(d) Sodra daar meer as een weergawe van dieselfde genealogie of tak van 'n familie bestaan of ontvang word, word die bronne met mekaar vergelyk en enige ooglopende teenstrydighede eers vooraf nageslaan en geverifiëer, voordat uitsluitsel verkry word. Dit gebeur egter dikwels dat verskillende bydraers by mekaar "afskryf" of "oorskryf" en kan 'n fout sodoende verewig (perpetuate) word.
(e) Ongelukkig het die redaksie nie die tyd of mannekrag om elke feit te boekstaaf nie en word die inligting wat van die bona fide navorser ontvang word as korrek aanvaar. Erkenning word gegee aan elke bydrae wat in die reeks opgeneem word.
(f) Die afsnydatum van inligting vir opname word soos volg bepaal: (i) Wat betref vanne wat in De Villiers & Pama voorkom m.a.w. ou Kaapse families, word 1900 as afsnypunt geneem, met dien verstande dat die hele gesin voltooi word al is die jonger kinders na 1900 gebore. (ii) Vanne waaroor daar reeds boeke gepubliseer is bv. De Villiers, Pretorius, De Wet, Swanepoel, Schoeman ens. word by 1850 afgesny m.a.w. ten minste een generasie verder as De Villiers & Pama. (iii) Kleiner families en laat inkomelinge in Suid-Afrika (veral Engelssprekende families na 1800) word waar moontlik volledig tot die hede gerapporteer. Die rede daarvoor is dat laasgenoemde families beswaarlik 'n eie alleenstaande publikasie sal regverdig.
6) DIE SAG REEKS VORENTOE
Na verwagting sal die volledige reeks by voltooiing uit sestien dele bestaan – A tot Z. As die huidige tempo volhoubaar sou wees beteken dit dat die reeks teen middel 2007 afgehandel sal wees. Tans word die reeks in boeke gepubliseer, maar die nadeel daarvan is dat ons geweldig aan bande gelê word deur die omvang van elke deel. Die ooreenkoms met die drukkers is dat elke volume nie meer as 500 bladsye sal beslaan nie, anders raak dit moeilik om die boeke gemaklik in die voorafvervaardigde standaard omslae te bind, terwyl die eenheidsprys per boek ook daardeur beïnvloed kan word. Die drukkers waarborg om die eenheidprys binne hulle boekjaar (1 Jan tot 31 Des) overanderd te hou, mits daar by die spesifikasies gehou sal word. Reeds oorskry ons dit met gemiddeld dertig tot veertig bladsye per volume, maar het die drukkers tot dusver gelukkig nog nie beswaar gemaak nie.
GISA is bewus daarvan en erken dat foute gemaak word met die oortik van inligting, maar wil dit ook onomwonde stel dat ons nie verantwoordelik gehou kan word vir foute wat in bydraes voorkom en dan netso gepubliseer word nie. Voor in elke volume by die redaksionele Inleiding word 'n skriftelike vrywaring gegee wat soos volg lui: Menings wat in die werk uitgespreek is, of gevolgtrekkings waartoe geraak is, is dié van die skrywers/opstellers en moet in geen geval beskou word as 'n weergawe van die menings of gevolgtrekkings van die Genealogiese Instituut van Suid-Afrika nie. Ons as redaksie is oorbewus van ons feilbaarheid as mense en word die finale manuskrip oor-en-oor geproeflees, maar somtyds lees jou oog die fout reg, sonder om dit op te merk. Op GISA se webwerfwww.sun.ac.za/gisa/ is daar voorsiening gemaak vir Errata bladsye waar enigeen wat toegang het tot die internet direk byvoegings, foute en regstellings kan rapporteer deur dit self in te tik. U word uitgenooi om gebruik te maak daarvan.
Tans is daar 'n voorstel ter tafel om SAG vols. 1 tot 4 op CD beskikbaar te stel as 'n proefneming. Geen bywerkings of aanvullings of regstellings word vir hierdie rondte beoog nie m.a.w. die eindproduk op CD sal 'n bykans presiese weergawe wees van die vier oorspronklike dele. Die gedagte is om dit 'n read only fasilteit te maak en sal geen skerm afskrifte of duplisering van gedeeltes (downloads) uit die CD gemaak kan word nie. Die doel daarvan sal bloot 'n soek- of vindmiddel wees tot die bestaande vier volumes. Afhangende van die sukses daarvan sal daar mettertyd voortgegaan word met die res van die reeks. Indien dit egter sou blyk dat die Instituut finansieël verliese gaan ly a.g.v. van "roofkykers" sal hierdie negatiewe faktore ook bepalend wees en in aanmerking geneem moet word, wanneer die voortsetting van die projek ter sprake kom.
Dit word verder voorsien dat aan die einde van die reeks in 2007 daar van vooraf sal begin word met 'n nuwe reeks op CD (dit mag dalk selfs nie meer SAG genoem word nie). Eerstens sou daar 'n aanvang geneem word om al die honderde regstellings wat op lêer gehou en op die Errata bladsye aangeteken is, in die bestaande SAG reeks aan te bring . Daarna sou volg byvoegings na 1850 en 1900 onderskeidelik wat stelselmatig ingewerk word. Ten slotte word beoog om talle "nuwe" vanne wat nog nie voorheen in die SAG reeks opgeneem was nie,ook op die CD reeks in te sluit. Dit is GISA se visie vir die toekoms.