Bergbos Dierekliniek Privaatheidsbeleid
Protea Dierekliniek BK h/a Bergbos Dierekliniek (Hierna "Bergbos"en "ons") wil met hierdie dokument uitspel hoe ons ons kliënte se persoonlike inligting berg en hanteer ten einde te voldoen aan die vereistes van die POPI wet, Nr 4 van 2013 (Hierna "POPIA" genoem).
Die privaatheidsbeleid beskryf hoe Bergbos u inligting versamel en u regte en keuses ten opsigte van u persoonlike inligting. Hierdie sluit enige inligting wat versamel word hetsy in persoon of op enige elektroniese wyse insluitende ons webblad, sosiale media platforms en mobiele toepassings (Hierna "Internetdienste" genoem). Dit sluit enige inligting in wat op geskrewe of mondelinge wyse versamel word.
2.	Persoonlike inligting wat ons versamel
Bergbos is onderworpe aan die "Protection of Personal Information Act" nr 4 van 2013 wat reeds op 1 Julie 2020 in effek getree het. Privaat en publieke instansies het tyd tot 1 Julie 2021 om ten volle aan die wet te voldoen. Persoonlike inligting word gedefinieer in POPIA as enige inligting wat betrekking het op 'n identifiseerbare, lewende, natuurlike person en waar van toepassing op 'n identifiseerbare, bestaande regspersoon.
Bergbos maak gebruik van 'n veeartsbestuursprogram genaamd Vetmaster. Die inligting word elektronies geberg op ons bedienerrekenaar op die perseel te 1 Bergboslaan, Proteapark, Rustenburg. Daaglikse rugsteun word gedoen op 'n eksterne hardeskyf asook op Libralex se bediener geleë te Pretoria.
Die volgende inligting word versamel en op ons databasis ingesleutel.
Daarbenewens versamel ons ook inligting wat u nie identifiseer nie naamlik:
Spesie van dier
Ras van dier
Geslag van dier
Kleur van dier
Geboortedatum van dier
Mikroskyfienommer van dier
Hetsy dier gesteriliseer is aldan nie
Hetsy die dier deur 'n mediese versekeringsplan gedek word aldan nie
Indien wel die naam van die mediese versekeringsplan
3.	Wyses waarop u inligting bekom word
Normaalweg word kliënte se inligting direk bekom wanneer hulle die eerste keer by ons besoek doen. Die ontvangsdames sal die kliënt 'n vorm laat invul wat al bogenoemde inligting vra. Gedurende die grendeltyd van COVID-19 het ons weggedoen met die vorms en die inligting direk van die kliënt gevra en dadelik op die stelsel ingesleutel.
Inligting mag in die toekoms ook deur kliënte self ingesleutel word op ons webblad of op 'n elektroniese toestel wat in die kliniek gemonteer is.
Ons sal met elke besoek aan die kliniek seker maak dat die inligting op ons stelsel nog akkuraat is.
4.	Die wetlike basis waarop u inligting benodig word
Alle inligting wat deur ons versamel word, word benodig in die normale uitvoer van ons dag tot dag verpligtinge. Daar word volgens wet van alle veeartspraktyke vereis om kliënte behoorlik te identifiseer ten einde 'n gesonde kliënteverhouding te handhaaf. Kliniese diagnoses en behandeling mag net geskied indien so 'n kliënteverhouding wel bestaan. Die inligting van die kliënt se diere moet ook spesifiek op rekord gehou word sodat die behandeling van enige dier spesifiek op daardie dier of groepe diere gemik kan wees.
Alhoewel ons op 'n kontantbasis opereer, gebeur dit soms dat kliënte hulle skuld wil afbetaal en dan is dit ook noodsaaklik dat die relevante inligting van die betrokke kliënt op rekord is. In geval van wanbetaling is dit ook noodsaaklik dat ons die minimum inligting beskikbaar het ten einde stappe te neem om uitstaande fooie te verhaal.
5.	Gebruik van persoonlike inligting
Persoonlike inligting word gebruik om kliënte en hulle diere te identifiseer. Dit is noodsaaklik om die wetlike kliënteverhouding te staaf en ook te help met opvolgbehandeling asook die oproep van 'n pasiënt se kliniese geskiedenis ten einde ingeligte besluite te neem ten opsigte van behandeling. Verder is dit noodsaaklik in gevalle waar diere wegraak van hulle huise ten einde te help om hul eienaars te vind.
Persoonlike inligting in ons besit sal nooit aan derde partye uitgegee word nie, behalwe in gevalle van wanbetaling in welke geval dit aan die invorderaars gegee word om hulle in staat te stel om die uitstaande fooie te probeer invorder.
6.	Deel van u inligting
U persoonlike inligting word slegs met 'n derde party gedeel in die volgende omstandighede:
Aan 'n skuldinvorderingsagentskap in die geval van wanbetaling
Vir enige wetlike rede waar dit deur enige gesagsliggaam vereis word ten einde aan wetlike vereistes, hofbevele of instruksies deur die regering te voldoen
7.	Veilige bewaring van u inligting
Bergbos sal alles in ons vermoë doen om die inligting aan ons toevertrou te bewaar van toevallige of onwettige verlies, verandering, ongemagtigde toegang of bekendmaking deur redelike en paslike fisiese en tegniese maatreëls in plek te stel. Ons vereis ook dat Libralex waar rugsteun van al die inligting gestoor word dieselfde doen. Al ons werknemers moet met 'n gebruikersnaam en wagwoord insleutel ten einde toegang tot die inligting te kry en dit is dus onmoontlik vir enigeen wat nie 'n werknemer is nie om toegang daartoe te verkry.
8.	Tydperk van berging van u persoonlike inligting
Volgens wet moet alle inligting rakende ons kliënte en pasiënte vir 'n periode van vyf jaar bewaar word. Inligting van bestaande kliënte sal gehou word so lank as wat hulle in 'n bona fide veearts/kliëntverhouding met ons is. Sodra die verhouding verbreek word van die kliënt se kant sou die kliënt verhuis of verkies om van 'n ander veearts gebruik te maak, sal die inligting vir 'n verdere vyf jaar gehou word en daarna vernietig word.
9.	Opdatering van hierdie beleid
Hierdie beleid mag van tyd tot tyd opgedateer word soos nodig. Die laaste datum van opdatering sal aan die einde hiervan verskyn.
Vir enige navrae, klagtes of versoeke oor enige aspekte van u persoonlike inligting kan u die volgende roetes volg: