Hoe om e-pos effektief en doeltreffend te skryf
9 reëls vir die skryf van 'n e-pos wat maklik is om te beantwoord
Baie van ons het nie geleer om e-posse op skool te skryf nie, maar om te weet hoe om 'n e-pos te skryf is 'n waardevolle vaardigheid in die werkplek. Dit geld veral vir diegene wat werk in (of op soek na) telekommunikasie-werksgeleenthede. Naas goeie telefoonetikette is daar waarskynlik geen vaardigheid wat belangrik is om 'n werk-by-huis werk te kry nie.
'N Goed geskrewe e-pos maak dit vir die ontvanger maklik om sy boodskap te verstaan ​​en op te tree. In die werksoek kan e-pos vooraf die eerste indruk van die persoon tot aangesig voorafgaan of selfs vervang. So behoorlike leestekens en 'n samehangende boodskap is die sleutel. En op die werk veroorsaak onduidelik e-posse verwarring en vertragings. Volg hierdie wenke om effektiewe e-posse aan kollegas, kliënte, potensiële kliënte, huurbestuurders en selfs vriende en familie te skryf.
01 Eerstens, oorweeg die boodskap en die ontvanger
'N E-pos moet in jou gedagtes begin, nie met jou vingers op die sleutelbord nie. Om e-pos effektief te skryf, moet jy eers oorweeg waarom jy skryf. Watter soort reaksie wil jy hê? Watter boodskap wil jy oordra? As u inligting aanvra, aansoek doen vir 'n werk of navraag doen oor openings, maak seker dat u versoek om optrede deur die ontvanger duidelik is.
Kyk dan na die standpunt van die ontvanger. Watter inligting het hy of sy nodig om op te tree of jou boodskap te verstaan? Gee die nodige (maar nie oormatige) agtergrondinligting nie. Hou ook in gedagte toepaslike etiket vir hierdie spesifieke ontvanger. Emotikone en afkortings, soos OMG of LOL, is nie geskik vir werksaansoeke en die meeste sake-e-pos nie.
02 Skryf 'n Beskrywende E-pos Vaklyn
Wanneer jy 'n e-pos skryf, skryf nie iets vaag in die onderwerplyn soos "hi" of "werk by die huis werk" of los dit leeg nie. E-posse met hierdie soort onderwerplyn het 'n goeie kans om in die ontvanger se strooipos te eindig of bloot geïgnoreer te word. As jy aansoek doen vir 'n werk, stel die naam van die pos in die vakreël. As die e-pos aan 'n kollega is, maak u vakreël 'n kort frase wat die doel van die boodskap uiteensit. Nog 'n voordeel om 'n beskrywende vakreël te skryf, is dat dit makliker sal wees om in jou inkassie te vind as jy dit later moet soek. Iets met 'n e-poslyn soos 'Vraag' sal egter nie behulpsaam wees nie.
03 Groet die Ontvanger behoorlik
As jy die naam van jou ontvanger ken, maar hom of haar nie persoonlik ken nie, groet deur die gebruik van 'n titel, bv. Geagte Mev. Brunelli. (Gebruik "Me." Vir vroue wanneer onseker is of "Mev." Of "Mej." Gepas is.) As u onseker is oor geslag, gebruik bloot die voor- en achternaam, dws Liewe Chris Smith. As jy nie die persoon se naam ken nie, begin jou e-pos met geen groet of gebruik 'n eenvoudige groetjie, bv. Hallo, groete, beste bestuurder, ens.
As die e-pos na 'n kollega of iemand anders is wat jy weet, gebruik die naam wat jy persoonlik of per telefoon sou gebruik.
04 Gebruik korrekte grammatika en punktuasie
Dit is baie belangrik om die korrekte grammatika in 'n e-pos te gebruik. Bewus of onbewus, leesers straf senders vir grammatikale foute.
Begin-op-sinne - Moenie die tydperke spaar wanneer jy 'n e-pos skryf nie. Die klein pouse gee lesers tyd om die woorde 'betekenisse in te neem. Kort sinne maak voorsiening vir meer van hierdie klein pouses. Breek lang sinne op, selfs al is dit nie tegnies aangewese sinne nie.
Kommas - Te min of te veel kommas kan verwarrend wees. Leer om die komma korrek te gebruik.
Vakoorsig Ooreenkoms - Sinne met hierdie soort foute is rooi vlae vir werkgewers wat kandidate met goeie kommunikasievaardighede soek. Hersien reëls vir vakwoordverbintenis.
05 Kontroleer spelling en kapitalisasie
Gebruik 'n speltoetser, maar moenie daarop staatmaak nie. 'N Speltoetser sal nie "hulle" vir "die" of "daar" vir "hulle" vang nie en hierdie tipe fout dui op onverskilligheid. Gebruik nie SMS-afkortings soos "u" vir "jy" of "tho" vir "alhoewel."
Gebruik korrekte kapitalisasie. Die meeste mense weet om die begin van die sin en behoorlike naamwoorde te kapitaliseer, maar baie versuim om dit te doen in e-posse. Wys dat jy nie omgee om daardie ekstra breuk van 'n sekonde te neem om die skuif sleutel te slaan nie. Aan die ander kant kan te veel hoofletters die leser aflei. Vermy die skryf van frases in alle pette (wat baie interpreteer as die ekwivalent van persoonlik geskree) asook om die klem van die eerste letter van woorde wat nie aan die begin van 'n sin of selfstandige naamwoorde is nie, te kapitaliseer.
06 Gebruik 'n eenvoudige formaat in e-pos
Onthou dat e-posprogramme almal anders vertoon. Wat lyk perfek in lyn met jou skerm, kan dalk op iemand anders se hardloop hardloop. Om hierdie rede, vermy 'n hoogs geformatteerde woordverwerkingsdokument, soos 'n CV of dekbrief, in 'n e-pos te plak. Gebruik dokumente wat in gewone teksformaat geskryf is.
Maak paragrawe kort. Soos periodes gee paragraaf breek die leser se oog 'n rus. Iemand wat e-pos op 'n selfoon lees, sal baat vind by kort paragrawe. Maar wees versigtig om steeds basiese reëls met betrekking tot paragrawe te volg.
07 Wees bondig
Meandering e-posse wat die punt begrawe kry, word ingedien en uiteindelik vergete. Of erger, hulle mag verkeerd verstaan ​​word. Maak jou doel duidelik, met behulp van bondige taal.
Elimineer Wordiness - Skryf met aktiewe werkwoorde. "Jack het my die vorms gestuur" gebruik 'n aktiewe werkwoord. "Die vorms is deur Jack aan my gestuur" is passief. Die passiewe vorm gebruik slegs 'n paar meer woorde, maar dit voeg by. Meer as dit, dit vereis dat lesers die idees in hul koppe herrangskik.
Hou by die punt - Weerstaan ​​die versoeking om vreemde inligting of idees by te voeg. Stoor dit vir 'n ander e-pos.
Gebruik Bullet Points - Dit laat jou leser visuele leidrade gebruik om in te neem wat belangrik is. Maar as jy twyfel oor hoe koeëls sal vertoon, gebruik sterretjies of koppeltekens om koeëls te skep.
08 Teken E-pos gepas
As jou e-pos aan 'n standaard handtekening voldoen, maak seker dat dit geskik is vir die spesifieke e-pos wat jy stuur. Handtekeninge met politieke stellings of die name en ouderdomme van jou kinders is fyn vir persoonlike e-pos, maar vir werk gebruik 'n minder persoonlike handtekening. Afhangende van jou werk en jou werkgewer, kan jy jou e-pos handtekening steeds met 'n kwotasie personaliseer. Kies iets wat nie kontroversieel is nie. As jy navraag doen oor 'n werk, gebruik jou handtekening om gepaste kontakinligting te verskaf sonder enige aanhalings of ekstra persoonlike aanpassing.
09 Herlees / Hersien voordat u stuur
Kontroleer vir spelling en punktuasie foute voordat jy druk stuur. As jy 'n fout in 'n e-pos vir 'n werksaansoek vind, herstel dit dan weer lees voordat jy druk stuur. Maar lees ook weer vir inhoud. As jou epos lank is, dink oor maniere om dit meer bondig te maak. En as jou e-pos omstrede is of in toorn geskryf is, slaan slaan nie op nie. Kom terug na dit 'n paar uur of 'n dag later en kyk of jy dit nog steeds wil stuur.
Dit klink dalk baie om te doen voordat u 'n e-pos stuur, maar as u effektiewe e-posse stuur en u e-pos doeltreffend organiseer, sal u vind dat u eintlik meer tyd het, nie minder nie.