Telefoonetiket in die werkplek - Jou Werk | Solidariteit WêreldJou Werk | Solidariteit Wêreld
Tuis › Algemeen › Telefoonetiket in die werkplek
Telefoonetiket in die werkplek
Donderdag | 08 November | 2018
Ons lewe in ʼn vinnig bewegende, geëmansipeerde, suksesgedrewe wêreld oorheers deur tegnologie waarin ons dikwels vind dat ons swak behandel word deur selfgesentreerde, onbeskofte mense. Deur ʼn paar reëls in die werkplek te ken en toe te pas, bemagtig jy jouself en sal jy gemaklik voel in die vinnige baan.
Die telefoon en die webwerf het die nuwe winkelvenster geword en omdat die foon ʼn hoorbare medium is, vereis jou aanbieding van jouself en jou maatskappy uitsonderlike vaardigheid.
Daar is verskeie moets en moenies wanneer jy die foon in die werkplek gebruik:
Glimlag wanneer jy antwoord en praat met ʼn duidelike stem. Jou glimlag kan nie gesien word nie, maar dit kan “gehoor” word. Ja, jy word wel betaal om te glimlag terwyl jy na die leë muur voor jou staar of wanneer jy ʼn onvriendelike oproeper hanteer. Praat met ʼn aangename toon in jou stem. Moenie kortaf wees nie.
Moenie “slang” gebruik nie; wees respekvol en bedagsaam.
Neem die oproep tussen twee of drie luie. ʼn Lang wag stuur die boodskap dat die oproep nie belangrik is nie of dat die maatskappy oorwerk is.
Antwoord met ʼn voorgeskrewe groet om bestendigheid en professionaliteit te verseker. Sê iets soos: “Goeie more. ABC Handelsmaatskappy, hoe kan ek u help?”
Vra die oproeper se naam en gebruik dit in die gesprek. Om ʼn persoon se naam te gebruik stuur ʼn sterk boodskap van erkenning. Dit is ook ʼn goeie idee om die persoon se naam en die tyd van die oproep aan te teken vir rekorddoeleindes.
As jy die oproeper moet terugskakel, doen dit so gou as moontlik, selfs al beskik jy nie oor die antwoord wat die oproeper verwag nie. Dit toon dat die persoon se ondersteuning vir die maatskappy belangrik is.
Onthou om “Asseblief” en “Dankie” te sê.
Vra altyd eers of die oproeper sal aanhou en keer gereeld na die oproep terug om vas te stel of die oproeper nog daar is. Weet met wie jy die oproep moet verbind. Lig die oproeper ook in oor die vordering wat jy maak met hierdie navraag en vra of jy die oproep na ʼn ander persoon kan oorplaas indien nodig.
Luister aandagtig en moenie in die rede val nie. Vra vrae om te bepaal of jy die betrokke kwessie reg verstaan en reageer dienooreenkomstig. Om te luister is een metode om gehaltediens te verskaf.
Moenie die foon se luidspreker gebruik nie aangesien dit steurende klanke optel. Die oproeper mag dalk ook nie gemaklik voel om besigheid met ʼn onbekende gehoor te bespreek nie.
Wanneer jy die oproep beëindig, vra of die probleem opgelos is en of enigiets anders nog gedoen moet word. Onthou om die oproeper se naam te noem.
Laat die oproeper eerste aflui; sielkundig laat dit hom of haar in beheer voel.
As die foon lui terwyl jy van aangesig tot aangesig met ʼn kliënt besig is, vra hom of haar of jy ʼn oomblik kan neem om te antwoord, neem die oproeper se besonderhede om terug te skakel en keer so gou moontlik terug na die wagtende kliënt.
Moenie ʼn ander persoon se ruimte betree terwyl hy of sy met ʼn telefoongesprek besig is nie; sit of staan op ʼn afstand van ten minste drie meters en moenie afluister of uitvra oor die oproeper of die gesprek nie.
Praat sag wanneer jy ʼn oproep vanuit jou kantoor of hokkie maak; wees bewus dat jy kollegas mag hinder met ʼn oordonderende of verhewe stem.
10 Rules about Cell Phone Etiquette http://www.hosa.org/node/286