Hoe jy bedrog in jou besigheid kan bespeur – BGR Nortje
Om 'n besigheid te bestuur bring talle belonings, ongelukkig ook 'n reeks risiko's en uitdagings. Een van die meer algemene risiko's, is bedrog. Dit kan jou besigheid verwoes en baie nadelig vir sy reputasie, die moraal vir werknemers, verhoudinge met verskaffers asook jou beleggers en die nakomingsowerhede wees.
Die gevaar is dat dit enige tyd, met enigiemand kan gebeur, niemand is imuun daarteen nie. Gelukkig vir elke besigheid, van die grootste korporatief tot die kleinste Klein en Mediumgrootte Ondernemings (KMO's), kan die risiko van bedrog substansieël verminder word deur net 'n paar, basiese, veranderinge in die sisteem van die besigheid te plaas.
Ons bespreek 'n paar daarvan en deel wenke hoe om goeie oordeel en gesonde verstand te gebruik om jou besigheid en lewensbestaan veilig te hou.
Min dinge is so verwoestend vir 'n besigheid se reputasie soos interne bedrog – dit ondermyn werknemers se moraal en skep 'n onstandvastige verhouding met belanghebbendes soos verskaffers, beleggers en nakomingsowerhede.
Nuusbulletins en koerante bespreek konstant die grootskaalse korrupsie wat in Suid-Afrika oopgevlek word – moenie dink jou besigheid is immuun teen korrupsie nie.
Bou goeie beheer sisteme, veral rondom aankope.
Die grootste hoeveelheid korrupsie gebeur met aankope, dus maak dit, dit 'n goeie beginpunt. Gebruik jou rekenmeester hier – jy sal haar/sy kundigheid nodig hê, plus jou rekenmeester kan vir jou 'n onafhanklike, onpartydige blik op jou besigheid gee.
Alhoewel elke besigheid uniek is, moet jy seker maak jou sisteem het die volgende basiese aspekte in plek:
Deeglike werwingsprossesse wanneer personeel aangeskaf word. Ondersoek kriminele rekords, skulduitsprake, en die besit van eiendomme en besighede ('n algemene manier om bedrog te pleeg, is aankopers wat 'n besigheid besit, gebruik om die "verskaffer" te word). Doen ook volledige agtergrond ondersoek om seker te maak dat die persoon se CV reflekteer die kandidaat se lewenstyl. Jy moet seker wees dat die persoon wat jy oorweeg, integriteit het.
Prosedures moet robuus wees – soos die 3-kwotasie sisteem. Nuwe verskaffers moet deeglik ondersoek word, 'n register sal van enige konflik van belange asook geskenke wat ontvang word, boekhou.
Deurlopende kontrole wat bestuur in plek stel: wat onafhanklik van aankope bedryf word; wat enige patrone analiseer; afwykings van aankope kontrolleer vir regverdiging en magtiging; en jy wat konstand die leefslyf van jou personeel in die aankopedepartement monitor.
Goeie oordeel en logika moet jou gids wees bv. dit is nie tydrowend om 'n onafhanklike ondersoek te doen om die nuwe verskaffers se foonnommers te toets nie. In die huidige Eskom/Transnet ondersoeke, is 'n vroeë indikasie van bedrog, as die verskaffer essensieël 'n front is – die telefoon word selde geantwoord en die adres is eintlik 'n klein, onbemande kantoor.
Ons almal weet hoe verwoestend bedrog is vir 'n besigheid – maak seker jy het sisteme in plek wat dit onmoontlik maak vir bedrog om 'n vatplek in jou besigheid te kry.