Hoe om `n faktuur uit te brei vir dienste gelewer
As u `n onafhanklike werker is of u eie klein maatskappy het wat `n gespesialiseerde diens lewer, sal u waarskynlik moet leer om `n faktuur uit te brei vir die dienste wat u gelewer het sodat u dit kan hef. Die inligting wat u in die faktuur sal insluit, sal wissel na gelang van die spesifieke dienste wat u verskaf, maar die meeste fakture moet u kontakinligting en ander basiese header-inligting insluit. Net so moet jy `n lys van die dienste wat aan die kliënt verskaf word binne die faktuurperiode, bykomend tot die totale bedrag wat betaal moet word.
Deel 1begin met die koptekst
Deel 2stel `n lys dienste op
Deel 3gee die kliënt die inligting om te volg
Begin met die koptekst
Plaas die naam van jou maatskappy bo-op. Om professioneel te wees, moet jy begin met die inligting van jou maatskappy bo-aan die bladsy. As jy nie `n maatskappy het nie, begin met jou naam in hierdie gedeelte. Jy kan dit sentreer of plaas aan die linkerkant.
Behandel die faktuur as `n sakebrief. Op hierdie manier kan jy `n professionele kop op die top en middelpunt plaas. Aan die ander kant is dit ook effektief om `n eenvoudige aanduiding te gee van die naam van jou besigheid.
Voeg jou kontakinligting by Plaas jou adres, telefoonnommer, e-pos en ander relevante kontakbesonderhede. Maak seker dat u u besigheidsinligting gebruik, nie u persoonlike inligting nie.
`N Faksnommer kan ook relevant wees.
As u betalingsdienste soos PayPal aanvaar, maak seker dat u die e-pos gebruik wat u verwant aan daardie rekening het.
Voeg die naam of besigheid van die ontvanger by. Soos met `n besigheidsbrief, moet jy na die persoon na wie jy aangekla gaan word, gaan. As dit `n besigheid is, gebruik die adres en kontakbesonderhede wat deur die maatskappy verskaf word.
As dit `n persoon is, gebruik die inligting wat verskaf word, maar verkieslik die besigheids-kontakinligting.
As jy nie genoeg inligting het nie, moet jy dalk die persoon of besigheid kontak met die inligting wat jy meer moet uitvind. As dit `n groot maatskappy is, moet jy hom in elk geval bel om te vra presies aan wie die faktuur moet gestuur word.
Sluit die kliënt se rekeningnommer in. Skep `n unieke identifikasienommer vir jou kliënte. Maak dan seker dat dit ingesluit is in elke faktuur wat u uitbrei. Hierdie handeling sal u toelaat om die fakture deur die kliënt te groepeer indien nodig, u betalingsgeskiedenis te evalueer of die konsekwente gebrek aan betalings te dokumenteer.
Plaas `n unieke faktuur nommer naby die bokant. As u gereeld fakture stuur, is dit belangrik dat elkeen `n unieke nommer het sodat dit maklik kan identifiseer en raadpleeg. Die manier waarop jy `n nommer kies, sal afhang van jou, maar onthou dat jy een vir elke faktuur moet hê.
`N Eenvoudige manier is om net met die een te begin en opwaarts te gaan. Om die nommer uitbreiding selfs te behou, kan jy begin met "0000001".
Nog `n metode is om `n kliënt nommer toe te ken en dan die datum te gebruik. As die kliënt nommer byvoorbeeld 305 is en die datum is 2 Februarie 2016, kan u 305-02022016 as `n nommer gebruik. Maak seker jy is seker wat die datum moet wees. Is dit wanneer die diens gelewer is of wanneer jy die faktuur geskep het?
Sluit die datum van die faktuur in. Naby die bokant, plaas die etiket wat aandui "Rekeningdatum". Hiernaas voeg die datum waarop jy die faktuur skep. Dit help die kliënt en jou om op hoogte te wees van die weer.
U kan ook die faktuur tydperk insluit. Dit is gebaseer op hoe jy jou faktuur opstel.
Byvoorbeeld, as dit een keer per maand is, beteken dit dat die faktuurperiode vanaf die begin van die maand tot die einde van die maand sal wees en die dienste wat u gedurende daardie tydperk verskaf het, sal in die faktuur ingesluit word.
Stel `n lys dienste op
Stel `n lys op van die dienste wat u verskaf het. Hierdie stap is die sentrale deel van die faktuur. Op hierdie manier vertel jy die kliënt wat jy hom vra en hoekom jy hom aankla. Dit is belangrik om in hierdie stap geen verrassings te hê nie, dus maak seker dat jy altyd eerlik met jou kliënt is.
Organiseer dienste volgens datums. As die faktuur meer as een datum bevat, is dit makliker om dit op datums te organiseer. Sit hulle aan die linkerkant. U moet die datum waarop die diens verskaf is, insluit, ongeag die manier waarop u dit verkies.
Maak `n lys van dienste. Daarbenewens lys die bedrag wat u per uur of per diens hef. U benodig ook die aantal ure of die aantal kere wat die diens uitgevoer is. Laastens, plaas die totaal vir daardie spesifieke diens regs in die kolom van koste.
Skep `n nuwe ry vir elke tipe diens.
Lys die toepaslike koste vir die dienste, soos die onderdele.
Voeg ander tariewe by. As u `n afleweringsfooi het, kan u dit by die einde byvoeg, aangesien dit nie deel van die diens is nie. U kan ook die ander fooie byvoeg wat u moet toepas. Maak seker dat hulle goed gemerk en duidelik is vir die kliënt. Die afleweringskoers mag aan belasting ly as u verkoopbelasting het waar u woon, dus u kan dit hef nadat u die subtotaal bereken het. Kontroleer egter altyd met `n rekenmeester om seker te maak dat u die belasting korrek insamel.
Skep `n subtotaal Voeg al die koste wat jy op die rekening het. Plaas die subtotaal op `n lyn onder die dienste met `n etiket wat aandui "Subtotaal". Dit is die subtotaal omdat jy steeds die belasting moet byvoeg.
Voeg die belasting by. Bereken hulle. Plaas die belastingkoers onder die subtotaal met `n etiket wat aandui "Belastingkoers". As u nie weet nie, kontak die plaaslike belastingaangeleenthede om uit te vind. Net so kan jy aanlyn soek om uit te vind of om `n rekenmeester te kontak.
In sommige lande sal u nie verkoopbelasting moet hef vir die dienste wat u verskaf nie. Gaan met plaaslike wette om uit te vind of u dit moet hef waar u woon. Dit kan ook wissel afhangende van die tipe besigheid. Byvoorbeeld, u mag nie verkoopbelasting afhaal as u `n nie-winsgewende organisasie het nie. Dit kan ook daarvan afhang of die primêre doel van die koop is die diens (as dit is in die geval van die tandarts) of span (as dit is in die geval van die herstel van `n rekenaar).
Gewoonlik word belasting gehef by die plek waar die diens verskaf is. As u dus na die woonplek van die kliënt in `n voorstad gaan, moet u die verkoopbelasting van die stad gebruik. Kontroleer egter altyd met plaaslike wette.
Die verkoopbelasting is `n persentasie. Om uit te vind, vermenigvuldig die subtotaal met die persentasie wat as `n desimale uitgedruk word. Byvoorbeeld, as die totaal $ 50 is en die verkoopbelasting 8,25% is, vermeerder $ 50 met 0.0825 om 4.125 te kry. Rond die bedrag soos benodig. Die belasting sou $ 4,13 wees.
Voeg die belasting by. Voeg dan die bedrag wat jy by die oorspronklike subtotaal het, by. In die voorbeeld moet jy $ 4,13 tot $ 50 byvoeg om die groottotaal van $ 54,13 te kry.
Bereken die totaal. Laastens, lys die totale bedrag wat jy bereken het. plek "totale" langs die bedrag om dit duidelik te maak. Daarbenewens is dit nie oorbodig om `n boks rondom die totaal te plaas nie, of merk die finale totale bedrag vetdruk.
Hou `n gedetailleerde rekord van jou fakture. Dit is verkieslik om `n digitale kopie en `n gedrukte kopie te stoor. As u e-posse, memo`s of ander dokumente wat verband hou met daardie faktuur, moet u dit stoor met die gedrukte kopie van die faktuur.
Gee die kliënt die inligting om te volg
Voeg die betaalopsies by. Jou kliënt moet weet watter betaalmetodes hulle kan gebruik. Aanvaar jy tjeks? Kan die kliënt betaal met kredietkaart, kontant of ander betaalstelsel? As die enigste manier waarop die kliënt kan betaal, is om persoonlik na u winkel te gaan, vertel hulle. Ander betalingsopsies is om die betaling te stuur (óf per tjek of kredietkaartnommer), `n betaling (kredietkaartnommer) of aanlyn betaal.
Sluit `n betaaldatum in. Jou kliënt moet weet wanneer hy die rekening moet betaal. Dit sluit veral `n datum in hierdie dokument in. U kan dit selfs meer as een keer insluit. `N plek om dit in te sluit is naby aan die totale bedrag wat betaal moet word, maar dit is boonop ook `n goeie opsie.
Die betaling moet altyd `n betaaldatum hê met die gevolg dat dit nie nagekom word nie (byvoorbeeld rente vir laat betalings).
U kan ook `n aansporing vir `n voorskot insluit (soos `n 2% afslag indien die rekening binne 10 dae betaal word) aangesien die meeste klein besighede voortdurend probleme ondervind met die vloei van geld.
Net so moet jy bespreek as jy `n betaalplan opsie het. U kan hierdie inligting by die brief insluit of skryf "As u nie u rekening in een betaling kan betaal nie, bel ons kantoor om `n betaalplan op te stel".
Stuur die faktuur As jy klaar is met die skryf van die faktuur, stuur dit na die kliënt. Dit sal jou inlig dat jy moet betaal wat jy skuld. Maak seker dat die naam van u maatskappy op die buitekant van die koevert opmerkbaar is.
Fakture moet met die rekeningkundige stelsel gekoördineer word. Wanneer `n faktuur geskryf word, word dit `n bate van die maatskappy (rekeninge ontvangbaar) en moet dit behoorlik aangeteken word.
As u rekeningkundige sagteware gebruik, kan u die opsie laat om `n faktuur vir u te skep. Dienste soos PayPal het ook `n geïntegreerde skepping van fakture.
Versamel jou rekeninge. As u nie `n reaksie van die kliënt ontvang nadat u die rekening gestuur het nie, probeer om hom te bel om seker te maak dat hy dit ontvang het. Nog `n opsie is om per e-pos `n herinnering te stuur. Dit is belangrik om `n gestandaardiseerde en gedefinieerde invorderingsproses te hê, sodat jy jou rekeninge maklik kan faktuur.
Net so kan jy herinnerings per pos stuur. Die aantal onthounotas wat u gestuur het voor die finale kennisgewing van betaling sal afhang van u. Dit is belangrik om te herhaal dat u `n betaling plan opsie het as u bereid is om u kliënt betyds te laat betaal.
As jy soveel onthounotas gestuur het as wat jy bereid is om te doen, kan jy `n finale kennisgewing van betaling uitreik om jou kliënt in te lig dat jy na `n prokureur of `n versamelingsagentskap gaan.
Om `n stelsel te vestig, probeer spesifieke versamelingsaksies gereeld geskei gedurende die versamelingstydperk. Probeer byvoorbeeld kennisgewings te stuur nadat die saldo nie vir 15 dae, 30 dae, 45 dae en so meer betaal is nie. Elkeen kan spesifiseer hoeveel dae oorbly vir die betaling en watter aksies sal geneem word as die saldo nie betaal word nie.
Probeer ten minste een kennisgewing met `n gesertifiseerde pos te stuur sodat jy weet dat die kliënt dit ontvang het.
As `n betaaldatum nader en jou kliënt dit nog steeds nie stuur nie, maak `n hoflike oproep om die status van die betaling uit te vind. Sommige kliënte het dalk net `n herinnering nodig, terwyl ander dalk nie daarvan bewus is dat die betaling nie ontvang is nie.