COVID-19: Benader sò jou troubeplanning – Die Ervare Bruid se raad
'n Pandemie is die laaste ding wat enige bruid verwag het om haar oor te bekommer kort voor haar troudag – maar tog is dit nou die realiteit wat verskeie bruide in die gesig staar met die beperkings wat deur die regering ingestel word om COVID-19 (oftewel Corona virus) te bekamp. Sondag 15 Maart het die Suid Afrikaanse president in sy toespraak aangekondig dat byeenkomste van meer as 100 mense verban word. (Lees die president se volle toespraak hier.) Aangesien skole ook gesluit word vanaf 18 Maart tot die 13e April is daar onsekerheid oor hoè lank hierdie 100-mense beperking in werking sal bly – en of dit verby 13 April steeds afgedwing gaan word. Dit mag afhang van hoe die virus bekamp word in die tydperk. Die Muldersdrift venue bestuur deur Zavion Kotzè – Inimitable – het in hul persverklaring gedui dat troues by hul venue soos beplan sal voortgaan vanaf 14 April – wanneer skole heropen.
Elke bruidspaar, venue en diensverskaffer gaan die situasie hanteer soos hulle goeddink – maar die Ervare Bruid het dit goedgedink om 'n plan saam te stel vir bruide wat nie weet watter kant toe nou nie. Ons het ook planne saamgestel van hoe jy die troue se getal mense en venue personeel kan minimaliseer – asook maniere om kanse vir infeksie te verminder onder gaste.
Ons wil ook graag bruide in krisis help, so indien jy nou skielik alles (of baie) van jou troue moet oor beplan in 'n baie kort tyd – het ons 'n afslag promosie op ons beplannings-gids. Jy kan hom nou bestel teen R40 af – betaal dus slegs R100 tot en met einde Maart. Kry dit hier.
Bruide het twee opsies in hierdie tydperk: Verskuiwing van datum en Voortgaan met die troue soos geskeduleer. Dis julle keuse om te maak watter een julle mee gemaklik voel en wil volg, en dit sal afhang van die besluite van jou venue, diensverskaffers, gaste en ander oorwegings.
Indien julle noodgedwonge moet uitstel omdat julle venue oor die tydperk sluit, omdat julle eenvoudig nie realisties minder as 100 mense kan nooi nie of dalk omdat julle internasionale gaste verwag wat nie meer die troue kan bywoon nie – of indien julle oorweeg om voort te gaan met die troue met minder as 100 gaste is hierdie ons raad aan julle:
Bespreek met jou venue die volgende:
Indien die venue nog nie na jou uitgereik het oor hul hantering van die situasie nie – kontak hulle per epos (venues word oorweldig met oproepe en dis beter om alles op skrif te hê). Bevestig met hulle dat hulle wel sal bereid wees om julle op 'n alternatiewe datum te akkomodeer OF is hulle bereid om die troue steeds te hou indien julle die getal mense onder 100 kan hou. Bevestig ook wat gebeur met julle deposito indien hulle julle nie op 'n gewenste alternatiewe datum kan akkomodeer nie, of indien hulle van hul kant af die troue uitstel/afstel.
Indien die troue wel by julle venue voortgaan – bevestig met hulle watter veiligheidsmaatreëls en higiëniese veranderinge hulle gaan aanbring om die veiligheid van hul eie personeel en julle gaste te verseker.
Bevestig ook met hulle die getal personeel wat die venue by die troue wil hê wat essensieël is tot die troue, insluitende skoonmaak dienste, kroegpersoneel, koördineerder ens.
Tips om getalle te minimaliseer tot onder 100 en risiko van infeksie te verminder by jou troue:
-Kontak eerstens jou gaste en bevestig of hulle wel sou belangstel om die troue steeds by te woon op die oorpsronklike datum. Verskeie gaste gaan self weet dat dit beter is vir hulle as hoë risiko's om nie by te woon nie, en so sny julle alreeds groot getalle. Kommunikeer ook so gou as moontlik met almal dat die troue wel voortgaan indien dit doen, of indien dit uitgestel is. Kommunikeer ook die voorlopige nuwe datum;
-Indien julle steeds op die oorspronklike datum wil trou en steeds meer as 100 gaste het – maak die troue kinder-vry en vra dat mense ook hul baba's by die huis los vir hul eie veiligheid. Indien getalle dan steeds oor 100 is (diensverskaffers ingesluit) – kyk of daar enige tips hieronder is om te help sny op diensverskaffers en venue personeel – maak seker alle personeel en diensverskaffers is absoluut essensieël tot die sukses van die troue. Daarna word dit nodig om te begin sny op gaste:
-Verdeel julle gaste op 'n lys in 3 kategorieë soos volg (die gastelys kan in excel formaat hier afgelaai word – gratis)
-Begin sny by kategorie 3 deur saam met jou verloofde te sit en saam daaroor te besluit. Kontak die persone telefonies en verduidelik die situasie aan hulle;
-Bespreek ook dalk met gaste of daar enige gaste is wat sou belangstel om slegs die seremonie by te woon – dan kan julle bogenoemde gaste dalk steeds nooi na die onthaal of andersom;
– Probeer om 'n opskep ete te hou in die plek van bediening deur kelners of 'n platter waaraan baie hande vat. Laat iemand van die venue met maskers en handskoene die opskep werk namens gaste doen in plaas daarvan dat klomp mense aan dieselfde lepels vat. Organiseer die opskep sò dat net 'n paar mense op 'n slag gaan opskep terwyl die res wag, om 'n lang ry mense wat teenmekaar staan te vermy;
– In plaas van 'n kroeg met kroegpersoneel – probeer met die venue onderhandel dat drankies op 'n self-help basis bedien word. Maak seker die botteltjies word skoongemaak voor gebruik en dadelik weggegooi na gebruik. Indien daar glase voorsien word met sap of koeldrank – vra vir elke gas om bedag te wees daarop dat hulle na gebruik van 'n glas hom veilig hou vir homself vir hergebruik of bestem 'n plek waar vuil glase gesit kan word om weggeneem te word;
– Vra die venue om uurliks badkamers en ander areas waar mense baie vat skoon te maak en maak handreiniger in klein gerieflike botteltjies beskikbaar op elke tafel en vir alle werkers;
-Kanselleer enige moontlike diensverskaffers wat nie essensieël is nie – soos musikante, vermaak ens. Indien die DJ deel is van die venue pakket – stel 'n musiek 'playlist' saam sodat hy/sy nie heel aand na jul eerste dans hoef te bly nie;
– Voorsien handskoene aan oumense of enige persoon wat identifiseer word as hoë risiko indien hulle wel kies om die troue by te woon. Versoek ook dat enige gaste wat in kontak was met die infeksie, in die buiteland was sedert Februarie of simptome soos droë hoes, koors bo 37.5 grade, kortasem of 'n seer keel het liefs eerder nie die troue bywoon nie;
-Maak gebruik van meer tafels sodat gaste verder uitmekaar gespasieër kan word;
-Indien moontlik laat gaste die grootste gedeelte van hul tyd spandeer in groot, oop areas waar dit maklik is vir hulle om spasie te skep tussen mekaar;
-Indien baie belangrike gaste nie kan bywoon nie – probeer so reel dat die troue 'n livestream het en maak seker iemand deel die link met hulle;
-Maak die elmboog groet 'n stapel by die troue – al wie jy mag soen is jou man!
Kontak jou diensverskaffers:
Voordat jy jou diensverskaffers kontak – maak vir jouself 'n lys van alle diensverskaffers wie se diens op die dag moet plaasvind (items wat voorsien word wat gestoor kan word nie hierby ingesluit) en verdeel hulle vir jouself in 2 kategorieë:
Diensverskaffers wat essensieël is tot ons troue en/of nie betyds vervang kan word nie en
Diensverskaffers wat vervangbaar is en/of nie essensieël is tot die voortgaan van die troue nie.
Kanselleer hul dienste indien hul wel nie meer op jul datum of die nuwe datum beskikbaar is nie, en vervang hul dienste. Indien hul 'n on-onderhandelbare diensverskaffer is – bevestig die datum met hulle en onderhandel met hulle sodat julle albei gelukkig is met die nuwe reëling.
NB – onthou om diensverskaffers se antwoord per epos te ontvang in plaas van verbaal – sodat julle rekord daarvan het.
Of daar nou besluit is om uit te stel of voort te gaan – kontak so gou as moontlik die volgende diensverskaffers met bogenoemde ingedagte:
-Bloemiste en Dekor Maatskappy
-Foto en Videograaf
-DJ en/of musikante & vermaak
-Verblyf vir julleself en gaste
-Verskaffers van huur-items soos meubels, strukture of klank & beligting items
-Hare & Grimering
-Enige skoonheidsafsprake wat jy gemaak het soos naels, hare kleur en sny, wax, tan ens.
-Indien venue nie voorsien – kroegpersoneel, kelners, skoonmaakdienste ens.
-Skryfbehoeftes en items soos gasteboek, dankie-geskenkies ens: Stop onmiddelik enige printwerk -soos programme -wat die ou datum op het en bevestig die nuwe datum met hulle vir julle webwerf/programme ens
-Trou-versekering (wat in so geval baie handig is indien jy deposito's verloor)
-Wittebrood besprekings – insluitend vlugte/vervoer, verblyf en enige ander dienste
Maak seker alle diensverskaffers wat met kos of drankies werk asook mense wat direk met julle kontak het (soos naels, hare en grimering asook die fotograaf) gaan goeie higiëniese praktyke gebruik, en julle diensverskaffers is wel bereid om steeds hul dienste aan julle te bied. indien nie – onderhandel met hulle oor die deposito terugkry in hierdie krisis-situasie sodat julle so gou as moontlik 'n vervanging kan maak van diensverskaffers. Vra ook dat diensverskaffers wat siek is, sedert Februarie oorsee was of vermoed hulle was in kontak met die COVID-19 virus dit aan julle bekend maak en bepaal of daar voorsorg getref kan word om infeksie te voorkom deurdat hulle maskers en handskoene dra – of kry 'n plaasvervanger.
Items wat bestel is wat nie 'n verkeerde datum op het nie soos jou trourok en pakke, gevolg geskenke, ringe ens wat nie kan bederf nie – maak seker in die chaos word daar nie vergeet om die items steeds af te haal en veilig te bêre nie. Maak seker nader aan die nuwe datum dat die klere steeds vir almal pas en reël dalk 'n laaste fitting nader aan die nuwe datum indien moontlik.
Voorsorg vir bruide wat nou begin hul troue beplan:
-Die Ervare Bruid stel altyd voor jy vra elke liewe diensverskaffer oor hul kansellasie prosedures of hul beleid in gevalle van nood, soos siekte of enige ander situasie waar hulle op kort kennis nie meer hul dienste kan lewer nie. Het hulle alternatiewe planne in plek?
-Stel uit om groot besluite te neem totdat jy sekerheid het oor hoe lank hierdie situasie gaan voortduur.
Die Ervare Bruid het hewige empatie met elke liewe bruidspaar wat moeilike besluite moet neem en wil graag help waar ons kan. Kontak ons gerus by hallo@ervarebruid.com indien jy enige raad nodig het en nie weet wat om te doen nie.