Waarom het ons 'n nuwe Studente-inligtingstelsel nodig?
Ons huidige, intern ontwerpte Adabas Natural-studente-inligtingstelsel (SIS), wat deurlopend sedert 1989 ontwikkel is, is aan die einde van sy lewensiklus. Die stelseltegnologie is verouderd, programmeringsvaardighede is skaars, en belangrike ontwikkelings- en steunpersoneel tree binnekort af.
Op strategiese vlak moet ons toegang verbreed deur meer buigsaam te wees in ons bedrywighede. Dít sluit in die vermoë om ook nie-tradisionele kursusse en programme, semesters en kwartale, hibriede leer, ensovoorts te bestuur. Boonop het ons akkurate, intydse data nodig wat deur middel van gebruikervriendelike ontledingsinstrumente en paneelborde voorsien word om meer ingeligte, doeltreffende institusionele besluite te neem.
Hierdie projek is nie tot 'n enkele organisatoriese omgewing beperk nie, maar strek oor die hele instelling.
Hoe sluit hierdie projek aan by die Universiteit se oorhoofse strategie?
Die projek ondersteun vyf van die US se kern strategiese temas waarmee die Universiteit die volgende eeu sal betree. Dié temas is soos volg:
'n Florerende Universiteit Stellenbosch
Gedurende die eksterne evaluering van die Registrateursafdeling (RA) in 2017 het die paneel opgemerk dat die Studente-inligtingstelselprojek (soos dit destyds genoem is) waarskynlik een van die belangrikste faktore is om die strategiese prioriteite van nie net die RA nie, maar van die ganse instelling te verwesenlik. Met die SUNStudent-projek (soos dit deesdae bekend is) sal ons 'n doelgeskikte stelsel skep wat diepgaande en volhoubare verandering en vernuwing in alle fasette van die administrasie van die studentelewensiklus sal teweegbring, van werwing tot graduering en daarna. Die stelsel sal ook verslagdoening oor studentedata verbeter. 'n Soepel, aanpasbare en responsiewe stelsel vir studente-administrasie en -inligting sal die US help floreer.
Die stelsel sal 'n unieke, pasgemaakte studente-ervaring bied deur ons studentegemeenskap van omvattende steundienste en leiding van gehalte te voorsien, en akkurate, flink en gepaste kommunikasie met ons teikenstudentekohorte moontlik te maak.
Die stelsel sal skakelingsgeleenthede vir, en die US se bande met, ons uitgebreide alumnigemeenskappe help versterk en uitbou.
Die projek sal die digitale strategie as 'n grondslag vir digitale vaardigheid ondersteun. Dit sal ook die voortgesette vernuwing van die Universiteit se akademiese programme verseker deur 'n stelselmatige proses met duidelik omskrewe rolle en verantwoordelikhede vir die verskillende rolspelers.
Die stelsel sal die welstand van ons personeel help verbeter deur 'n instaatstellende omgewing te skep vir groter doeltreffendheid en verhoogde produktiwiteit. Dít sal personeel se gevoel van sin en waarde binne die instelling versterk omdat hulle tot 'n uitnemende US bydra.
Wie is betrokke by die projek?
Alle personeel in steun- en akademiese rolle wat met studente skakel, studente-inligting gebruik en/of akademiese administratiewe take of prosesse uitvoer.
Wat is die projekomvang?
Die projek sluit die volgende studente-administrasiefunksies in:
Toelating - Kurrikulumbestuur - Katalogus - Koshuisbestuur - Voornemende studente - Finansiële bystand - Studenterekeninge/-geld - Terugbetaling van studentelenings - Registrasie - Instandhouding van akademiese rekords - Ko-kurrikulêre inligting - Eksamenvergunnings (bv. ekstra skryftyd) - Nagraadse bestuur - Programprogressie van studente - Hertoelating (assessering van studente om studie voort te sit) - Studente-assessering/vaslegging van punte - Tesisbestuur - HEMIS - SUNi - Mentor-/akademiese steun - Verkiesings - Lokaalbesprekings en klastoekenning - Vereniging- en sportklubbestuur - Handboekbestellings - Eksamenbestuur - Somer-/winterskole - Graadoudits en graduering - Bestuur van etebesprekings in eetsale - Amptelike verslagdoening - Dissiplinêre optrede
Hoe lyk die projektydlyn?
Hoewel die stelselvernuwingsprojek aanvanklik in 2013 begin het, het implementering van SUNStudent in Mei 2018 'n aanvang geneem. Dit sal na verwagting teen die einde van 2021 voltooi wees. Klik hier vir die pojektydlyn.
Waar kan ek die projekplan kry?
Klik gerus op die knoppie "Projekbestuur" op die SUNStudent-webtuiste.
Hoe skakel die projekmylpale in by die US se akademiese kalender?
Projekfunksies sal geaktiveer word soos en wanneer die aktiwiteit in die loop van 'n akademiese jaar moet begin.
Wat word van my verwag met betrekking tot die projek?
Vir die bloudrukfase van die projek sal ons jou vra om werksessies by te woon en kommentaar te lewer waar dit nodig is. Benut asseblief hierdie geleentheid om vrae te vra, enige kwessies te opper en terugvoering te gee.
Hoe en wanneer sal die US oor die projek kommunikeer?
Verskeie kanale sal vir kommunikasie gebruik word. Dit sluit in die SUNStudent-webtuiste, die e-nuusbriewe vir personeel, en toegespitste boodskappe op die institusionele webtuiste.
Sê nou ek het vrae oor die projek?
Stuur gerus 'n e-pos na sunstudent@sun.ac.za . Jou versoek sal aan die Projekbestuurskomitee (PBK) voorgelê word, wat dit sal hanteer of, indien dit nodig is, verder sal verwys.
Wat beteken "wolkdienste"?
Dit beteken dat die SUNStudent-sagtewaretoepassing of -stelsel nie meer op die kampus in die US se datasentrums bestuur word nie, maar in sogenaamde "wolkdatasentrums", wat deur maatskappye soos Microsoft bedryf word. Daarbenewens voorsien Serosoft die SUNStudent-stelsel as 'n diens, wat beteken hulle is verantwoordelik vir betroubare stelselwerking, rugsteunkopieë, bedryfskontinuïteit en stelselresponsiwiteit. Die US betaal vir hierdie diens in plaas daarvan om op die US se Afdeling IT staat te maak om die stelsel te bedryf en te bestuur.
Sal die SUNStudent-implementering my werk beïnvloed?
In hierdie stadium is dit nog nie duidelik of en hoe enige rolle geraak sal word nie. Die stelsel sal na verwagting doeltreffendheid verbeter sodat personeellede slimmer kan werk, nie harder nie. Die werklike impak hiervan sal eers na implementering duidelik wees, en sal ook nie dieselfde wees vir die hele instelling nie. Die spesifieke omgewing sal die impak van nuwe funksies in die stelsel op bestaande posomskrywings moet bepaal en dan die nodige aanpassings maak.
Wat is 'n "supergebruiker"?
'n "Supergebruiker" is die US-persoon wat eerste gekontak moet word indien jy enige probleem ondervind, nuwe of beter werkswyses wil voorstel of opleiding kort.
Hoeveel supergebruikers sal daar wees?
Dit is nog nie in hierdie stadium bekend nie, want dis nog te vroeg in die proses.
Wat sal gebeur as die internet af is?
Die risiko van staantyd word teengewerk deur oortollige netwerkroetes te hê na en van die (primêre en sekondêre) datasentrums waar SUNStudent bedryf word, en deur enkelonklaarrakingspunte tussen die datasentrums en die kampusse uit te skakel.
Tot watter funksies sal studente op hulle selfone toegang hê?
Die toepassing is toestel-agnosties, wat beteken die stelsel kan vanaf enige toestel met internettoegang gebruik word. Gebruikers se toegang tot funksies en data (hetsy op 'n persoonlike, skoot- of tabletrekenaar of foon) sal deur hulle toegekende rol bepaal word.​
Hoe werk die benoemingsproses om bloudrukwerksessies by te woon?
Sien hiperskakel na bloudrukproses.
Wat behels die bloudrukontwerpfase?
Die funksionaliteit van die Serosoft Academia-stelsel en die US se vereistes vir 'n bepaalde bedryfsfunksie word in 'n funksiebloudrukdokument aangeteken wat deur Serosoft opgestel word. Sodra die US die bloudruk van Serosoft ontvang, gaan die Universiteit dit na, kom met Serosoft oor enige vereiste veranderinge ooreen, en keur dit goed. Serosoft sal die dokument dan gebruik om ons stelsel te ontwerp.
Wat is 'n bloudrukwerksessie?
Dit is 'n toegewyde werksessie waar Serosoft hulle huidige stelsel demonstreer soos dit reeds vir hulle ander kliënte opgestel is, waarna detailgesprekke sal plaasvind sodat die US die Serosoft-proses kan verstaan, en Serosoft die US-proses kan verstaan. Die vraag "waarom?" sal gereeld gevra word.
Wie behoort die bloudrukwerksessies by te woon?
Enige personeel/studente wat by die funksies betrokke is, kan/sal benoem word om die werksessies by te woon. Jy is byvoorbeeld betrokke indien jy die aanvoorder van funksie-aktiwiteite is, data uit ander mense se aktiwiteite ontvang, of 'n ander, latere proses/aktiwiteit aanvoor.
Waarom is dit belangrik om die bloudrukwerksessies by te woon?
Jy sal die geleentheid hê om 'n nuwe stelsel te help bou wat die US die toekoms in sal neem deur nuwe werkswyses te voorsien, prosesse en die nut daarvan te verduidelik, en 'n beter begrip te vorm van ander prosesse/funksies waarby jy nie op 'n daaglikse grondslag betrokke is nie.
Wat is die eindproduk van 'n bloudrukwerksessie?
Serosoft maak alle US-vereistes bymekaar en voer dit dan by hulle bestaande stelsel in om ons van die "bloudruk" te voorsien van hoe ons stelsel met betrekking tot funksionaliteit sal lyk. Die eindproduk is 'n bloudrukdokument, wat die US dan moet nagaan om te sorg dat dit akkuraat is.
Wat is 'n bloudrukdokument?
'n Bloudrukdokument sit die US-prosesvloei en -vereistes vir elke funksie uiteen.
Hoe werk die proses om die bloudrukdokument goed te keur?
'n Funksionele vakinhoudkenner (VIK) sal vir elke funksie aangewys word, wat die proses sal bestuur om die bloudrukdokument te voltooi en te laat goedkeur. Die VIK's sal ander belanghebbendes aanwys om hulle die dokument te help voltooi.
Wie is daarvoor verantwoordelik om die bloudrukdokument goed te keur?
Die funksie-eienaar sal die dokument goedkeur. Dít sal in die meeste gevalle 'n senior of hoofdirekteur van die US wees.
Wie is die funksie- en proseseienaars?
Hierdie rolspelers word op die oomblik geïdentifiseer en goedgekeur.
Wat gebeur met belangrike kwessies/besluite wat gedurende die bloudrukwerksessies na vore kom en geëskaleer moet word?
Dit word by die bloudrukdokumente ingesluit en dan via die funksie-eienaar vir beoordeling en goedkeuring na die betrokke persoon of struktuur verwys.
Wie aanvaar eienaarskap van hierdie proses (bv. uitsonderings wat standaardisering, beleide, bedryfsdoelwitte kan beïnvloed)?
Hoe sal hierdie eskalasies/besluite projektydlyne beïnvloed?
Opleiding sal 'n baie belangrike aspek van hierdie projek wees, en sal na gelang van projekdoelwitte gereël word. Volledige kommunikasie in hierdie verband volg binnekort. ​
Wanneer en hoe sal opleiding vir die SUNStudent-stelsel geskied?
Opleiding sal 'n baie belangrike aspek van hierdie projek wees, en sal na gelang van projekdoelwitte gereël word. Volledige kommunikasie in hierdie verband volg binnekort.
Hoe sal ek ondersteun word om met die projek te help?
Vermoëuitdagings behoort by jou direkte bestuurder aangemeld te word, of gebruik die SUNStudent-e-posadres om enige steunvereistes onder ons aandag te bring.
Ander Stelsels en Integrasies
SUNStudent en SUNFin is twee gelyklopende projekte wat albei die Universiteit se prosesse beïnvloed. Waar kruis die twee stelsels?
Die belangrikste kruispunte is studentegeld, beurse en lenings. Albei projekte het integrasiewerkstrome en -spanne wat die vereiste integrasies identifiseer, ontleed, ontwerp en implementeer.
Watter ander US-stelsels sal by SUNStudent geïntegreer word?
Die projekspan identifiseer tans hierdie stelsels om te bevestig watter data ter sprake is, hoe gereeld hierdie stelsels studente-inligting vereis (dadelik, uurliks, daagliks, weekliks, maandeliks, ens.), en hoe hierdie data ontvang word (outomaties, met die hand (af)gelaai deur gebruikers tussen stelsels, ens.).
Watter belangrike terme behoort ek te ken?
Klik gerus op die knoppie "Terminologie" op die webtuiste. ​
Die doel van die werkswinkels is om huidige prosesse te bespreek en terselfdertyd vergelykings te maak met aanvaarde internasionale Academia (nuwe SIS) -praktyke
Die doel van die Bloudrukwerkswinkelbesprekings is om 'n Bloudrukdokument te lewer wat die US-prosesvloei, sowel as vereistes vir elk van die besigheidsareas, sal insluit.
Besigheidsareas verwys na besigheidsfunksies of besigheidsvermoeëns, bv. Werwing, Toelating, Kirrikulumbestuur, ens. Dit beantwoord die vraag: Wat het die instelling nodig om suksesvol te wees in hierdie area?
'n Beurs is 'n toelaag, veral een wat aan 'n student toegeken word sodat hy/sy aan 'n universiteit of kollege kan studeer. 'n Beurs kan aan die hand van verskeie geskiktheidskriteria toegeken word, soos akademiese prestasie, sportuitnemendheid, finansiële behoeftigheid, en ras- of genderspesifieke maatstawwe. Beurse word gewoonlik deur 'n universiteit of soms ook deur maatskappye en instellings toegeken as instrumente om studente finansieel by te staan. In sommige gevalle word 'n beurs toegeken op voorwaarde dat die student werk óf tyd afstaan om aan sekere beursvereistes te voldoen. ​
Datum vir "lewendig gaan"
Hierdie is die amptelike datum waarop SUNStudent beskikbaar sal wees vir al die gebruikers van 'n gegewe besigheidsarea. Dit is die laaste stap in die projekfase. In die geval van SUNStudent sal daar meer as een datum vir "lewendig gaan" wees, soos wat verskillende groeperings van besigheidsareas afgelewer word. ​
Finansiële bystand is geld wat aan 'n student beskikbaar gestel word om akademiese of nie-akademiese koste mee te dek. Finansiële bystand sluit toelaes, beurse, lenings, kortings en afslag in. Soms word finansiële bystand verleen om los uitgawes te dek wat nie deel is van studiekoste nie, maar verband hou met werk wat op universiteit gedoen word. Voorbeelde sluit in reiskoste vir deelname aan konferensies en geleenthede, navorsingsverwante uitgawes soos patentkoste, ensovoorts. ​
Gebruiker-aanvaardingstoetsing behels die funksionele toetsing van die Academia sagteware en verifiëring dat dit in lyn is met die behoeftes soos in die bloudrukdokumente aangedui. Detail besigheidscenarios word as 'n stap-vir-stap proses gedokumenteer, en 'n groep gebruikers gaan dan een-vir-een deur hierdie gevalle. Genomineerde gebruikers word gevra om in 'n rekenaarlaboratorium bymekaar te kom, en ontvang dan by 'n Serosoft fasiliteerder die nodige eerstehandse opleiding om die sagteware te gebruik. Gebruikers moet seker maak dat all die besigheidscenarios korrek in Academia geakkomodeer is. Gedurende hierdie proses word geringe leemtes of afwykings uitgewys en aangeteken vir toekomstige vrystellings. ​
Dit is die datum waarop die Konferensiekamertoetslopie, die Gebruiker-aanvaardingstoetsing en die "Train the Trainer" vir elke fase se besigheidsareas afgehandel is en deur die relevante belanghebbers afgeteken is. Tussen hierdie datum en die Datum vir "lewendig gaan" sal al die aktiwiteite daarop gerig wees om die produksiestelsel gereed te kry.
Konferensiekamertoetslopie (CRP - Conference Room Pilot)
'n Konferensiekamertoetslopie is 'n demonstrasie van die gekonfigureerde en pasgemaakte Academia sagteware wat voldoen aan die afgetekende bloudrukdokumente. Geselekteerde besigheidscenarios word aan die Aanspreeklike en Verantwoordelike belanghebbers van 'n besigheidsarea gedemonstreer om die gereedheid van die sagteware te verifieer. Dit is 'n maatreël om vertroue te bou en toon aan die belanghebbers dat die sagteware gereed is vir Gebruiker-aanvaardingstoetsing en -opleiding. ​
'n Mandjie bestaan uit verskeie besigheidsareas. ​
SUNStudent is 'n projek wat daarop gemik is om verskeie besigheidsareas vir die US te optimeer/outomatiseer. Besigheidsareas is in drie "lewendig gaan" projekfases gegroepeer. Dit is gebaseer op die jaarlikse studente-lewensiklus. Elke projekfase sluit stappe in wat lei tot die datum vir "lewendig gaan" van 'n stel besigheidsareas. Van die stappe in 'n projekfase sluit die volgende in:
Konfigurasie en aanpassings aan die basis-sagteware
Gebruiker-aanvaardingstoetsing (UAT) en -opleiding
"Train the Trainer" is 'n effektiewe opleidingstrategie om seker te maak groot groepe gebruikers word deur opleiers in die instansie opgelei. Tydens hierdie proses sal geïdentifiseerde US gebruikers opgelei word deur 'n stelselkenner wat die kenmerke en funksionaliteite van Academia verstaan. Hierdie opleiers sal dan ander US-gebruikers oplei en hulle sal verantwoordelik wees vir toekomstige opleiding, kennisverspreiding, en die opleiding van nuwe gebruikers. Hierdie opleiers sal gedurende die Gebruikers-aanvaardingstoetsing (User Acceptance Testing - UAT) opgelei word en dan die kundige gebruikers van die sagteware word.​