Voorbeeld Vergadering Agenda vir 'n Eerste Adviesraad Vergadering
Hierdie voorbeeld vergadering agenda hou jou vergadering georganiseer
Nadat u mense op u Adviesraad gekry het , uitnodigingsbrief stuur en die raadslede kies, is dit tyd om die eerste Raad van Adviesraad te begin beplan. Die sleutel om jou Adviesraad aan die regte begin te kry, is om te begin soos jy bedoel om voort te gaan.
Jy het reeds baie gedink aan wat jy hoop om te wen van 'n Adviesraad en uitsien na die advies en kundigheid wat jou Adviesraadslede in verskeie aspekte van jou besigheid kan bied, soos bestuur , bemarking , rekeningkunde , personeel , kliëntediens , tegnologie, ens.
So wil jy seker wees dat jy by hierdie eerste ontmoeting jou Adviesraadslede bygedra het.
Beplan die vergadering rondom 'n probleem of besprekingsonderwerp
U eerste ontmoeting, dus, soos al u Adviesraad vergaderings, moet beplan word om 'n vraag of probleem. U kan die maklikste vind om die probleem as 'n doel te stel . Byvoorbeeld, "Ons wil ons verkope met 25% in die volgende kwartaal verhoog. Hoe kan ons dit doen?" Of jy kan die onderwerp vir bespreking meer algemeen stel: "Hoe kan ons ons besigheidskoste verminder ?" of "Hoe kan ons produktiwiteit verhoog of hoe kan ons kliëntediens verbeter ?"
Versamel die relevante agtergrondmateriaal
Sodra jy besluit het oor die besprekingsonderwerp, is dit tyd om die materiaal wat jou Adviesraadslede benodig, te versamel.
Aangesien dit die eerste Raad van Adviesraad is, moet u 'n sakeplan en enige ander dokumente insluit wat betrekking het op die besprekingsonderwerp, soos kaarte, grafieke en feiteblaaie wat die agtergrond van die besprekingsonderwerp illustreer.
Indien moontlik, moet u twee weke voor die tyd 'n afskrif van hierdie dokumente aan alle raadgewende lede stuur, tesame met 'n afskrif van die agenda.
Skep die vergadering agenda
Hieronder is 'n voorbeeld van 'n Agenda (met kommentaar vir die doeltreffende bestuur van die vergadering) wat u dalk vir u eerste Raad van Adviesraad wil gebruik.
Let op dat elke agendapunt tydig is; Om 'n tydskedule in u vergadering op te bou en daaraan te voldoen, verseker dat u vergadering nie oorval word nie en dat u besprekings oor die onderwerp bespreek.
Maak reëlings vir die opname van die vergaderingsnotules
U sal ook reëlings tref vir die optekening van die notule van die vergadering. Moenie dit self doen nie; jy moet ten volle kan deelneem en luister en goeie bydraes is 'n voltydse werk. As jy nie iemand het wat as sekretaris kan bywoon en dien nie, vra toestemming van jou Adviesraadslede om die vergadering aan te teken.
Maak verversings beskikbaar
Met verversings beskikbaar is 'n goeie idee. Koffie, tee, water, sappe en gesonde versnaperinge , soos vrugte of muffins, is 'n goeie aanraking en is altyd welkom by vergaderings. Na jou eerste ontmoeting het jy 'n gevoel van deelnemers se voorkeure vir drankies en versnaperinge en kan dit dienooreenkomstig beplan vir die volgende vergadering.
Bo alles, moenie huil oor jou aanbieding nie. Jy is daar om jou visie en hoop vir jou onderneming te deel en raad te vra, om niemand met multimedia-voorkoms-effekte te beïndruk nie.
U langtermyn doelwit is om 'n werksverhouding met u Raadgewende Raad te vestig. U moet dus fokus om te verseker dat u Adviesraadslede weggaan en voel dat hulle gehoor is en dat hulle bygedra het tot die bestuur van u maatskappy. - en sien uit na die volgende vergadering van die Raad.
Ek het kommentaar ingesluit in hierdie Sample Advisory Board Meeting Agenda om u te lei deur die vergadering proses. Voel vry om hierdie agenda uit te druk en aan te pas by jou behoeftes - jy kan dit direk in 'n Word-, Excel- of soortgelyke kantoordokument kopieer deur die teks te kies en kopieer / plak (gebruik Windows, omskryf die teks wat met die muis gekies moet word , en druk CTRL-C om te kopieer en CTRL-V te plak).
Jou Maatskappynaam - (Vul in)
Datum - (Vul in)
Ligging - (Vul in)
Begin- / eindtyd
10:00 - 10:05 uur inleidings
(Aanvaar dat u raadslede nie ontmoet het nie, stel uself voor en al die raadslede, en gee 'n kort uiteensetting van hul kundigheid.)
10:05 - 10:10 Waarom 'n Adviesraad?
('N Kort uiteensetting van hoe u die Adviesraad sien funksioneer en die bydraes wat u hoop dat die Adviesraad u maatskappy kan maak. Sluit in besonderhede soos hoe gereeld die direksie sal ontmoet.)
10:10 - 10:20 Vrae
(As daar nie is nie, vra u raadslede hoe hulle die Adviesraad sien en hoe hulle hoop om by te dra.)
Besprekings onderwerp: (Voeg jou vraag / probleemstelling hier in.)
10:20 - 10:25 Aanbieding van die besprekingsonderwerp
('N Oorsig van die geskiedenis van die onderwerp en hoe dit tans die maatskappy affekteer; onthou om jou sienings / oplossings op hierdie stadium te gee.)
10:25 - 11:35 bespreking
(Jy wil die idees op hierdie stadium laat vloei, moenie idees verwerp of ontslaan nie. Moenie jou idees / sienings ook bydra nie.)
11:35 - 11:50 Voorstelle / Besluite
(Evaluering van die idees wat die groep gehoor het en die beste "oplossings" te kies.)
11:50 - 11:55 opsomming
(Som die onderwerp, die bespreking en die resultate vir die groep op en vertel hulle wat jy van plan is om te doen.)
Datum van Volgende Vergadering - (Vul in)
As jy hierdie tydskedule gebruik, is dit 'n goeie tyd om jou raadslede uit te gaan na 'n lekker middagete (veral as snacks nie tydens die vergadering bedien is nie). Onthou, die vergadering is verby en die middagete moet hoofsaaklik 'n sosiale geleentheid wees!
Hou die vergaderings kort
U moet nooit 'n Raadgewende Raadvergadering hê wat langer as twee uur duur nie. Twee uur is lank genoeg vir die meeste mense om hul onverdeelde aandag aan die taak aan die hand te gee.
Begin toekomstige ontmoetings met 'n oorsig van vorige onderwerpe van bespreking
In toekomstige vergaderings moet jy begin met 'n oorsig van wat jy gedoen het oor die onderwerp wat die laaste vergadering bespreek is, en nooi jou Adviesraad se kommentaar oor jou onderneming se optrede.
Omdat die "ontmoet en groet" uit die weg is, wil jy dalk twee besprekingsonderwerpe hê by toekomstige vergaderings van jou Adviesraad. Jy kan selfs drie hê as jy dink hulle sal gemaklik in die twee-uur-formaat pas. Maar jy moet nooit meer as drie hê nie.