Die probleem met digitale dokumente is dat digitale inligting in ’n binêre kode vasgevang is wat deur die toepaslike programmatuur ontsluit moet word. Wanneer die toepaslike programmatuur nie meer bestaan nie, is die inligting wat in die dokument voorkom, verlore as daar nie ’n ander program is wat dit kan lees nie. Underhill en Underhill (2016:81) skryf dat tegnologiese veranderings nimmereindigend is en dat die personeel by ’n argief daarom konstant ’n oog op tegnologiese ontwikkeling moet hou. Om hierdie rede gebruik Project Gutenberg gewone teks (.txt) om inligting te enkodeer, aangesien dit die eenvoudigste formaat is wat deur die meeste programmatuur in die voorsienbare toekoms gelees sal kan word (Senekal 2011:54). Ander argiewe maak eerder gebruik van migrasie, waar na nuwer formate gemigreer word wanneer ’n ouer formaat in onbruik verval.
In die neem van ’n besluit om formate, standaarde en tegnologie is ’n belangrike faktor om te oorweeg hoe algemeen die programmatuur wêreldwyd gebruik word. Hoe meer organisasies en instellings ’n mens se spesifieke bewarings- en migrasiebehoeftes deel, hoe meer waarskynlik is dit dat gesamentlike toegang tot oplossings verseker word (Daly en Powell 2015:14). Indien ’n formaat in onbruik verval, maar daar baie ander instansies is wat ook daardie formaat gebruik, is die kanse met ander woorde goed dat ’n oplossing gevind sal word wat ook vir die huidige projek van nut is.
Omdat algemene formate ’n groter kans het om in die afsienbare toekoms leesbaar te bly, is daar op die volgende formate vir materiaal in die EPOG-argief besluit:
Menslike foutering sluit in die verkeerde klassifikasie van materiaal, tik- en spelfoute op databasisse, asook foute wat kan veroorsaak dat materiaal wegraak. Om die gevare van menslike foutering te beperk moet die oorspronklike databasis deur slegs ’n beperkte aantal persone gewysig kan word. In die geval van die digitale argief by EPOG het slegs die argiefbestuurder op so ’n wyse toegang tot die argief dat veranderings aangebring kan word. Ander persone se toegang is beperk tot ’n "slegs lees"-rol: hulle kan die materiaal raadpleeg, maar nie veranderinge aanbring nie.
Een van die riglyne vir die samestelling van ’n digitale databasis wat die meeste gebruik word, is die reeds genoemde Open Archival Information System (OAIS) (CCSDS 2012). Dit word deur verskeie organisasies in Europa as ’n verwysingsmodel aangewend, insluitend die BBC en ITV (Daly en Powell 2015:8), en word ook in Suid-Afrika gebruik (Liebetrau 2010). Sierman (2012:1) gaan so ver as om OAIS ’n "standaardbegrip" te noem vir enigeen wat homself besig hou met digitale materiaal.
Die model beskryf ses primêre dienste van ’n digitale argief (oorspronklike Engelse terme word tussen hakies verskaf):
foto’s word deur personeel van die Orania Beweging in gedeelde lêers in die wolk gestoor. Sodoende brei personeellede self die versameling uit deur foto’s wat self geneem is, tot die versameling toe te voeg. Op hierdie manier word die versameling van foto’s oor Orania ’n spanpoging. Hierdie foto’s word deur middel van ’n geoutomatiseerde proses in Hazel na die argief gekopieer en metadata (inligting oor wanneer die foto geneem is en watter gebeurtenis afgeneem is) word outomaties toegevoeg.
Die web word ook gereeld deursoek vir publikasies oor Orania, byvoorbeeld studies en mediaberigte. Aansluitend hierby is al ’n groot aantal boeke, verhandelings en proefskrifte asook vakkundige artikels versamel wat saamhang met die Afrikaner se geskiedenis, die taalstryd, die huidige politieke opset, die Afrikaner se kultuur en verwante sake. Sulke digitale dokumente word direk in die digitale argief geberg, in PDF, en karakterherkenning word toegepas indien nodig. Dokumente word ook omgeskakel na PDF indien dit nie reeds in hierdie formaat is nie. Daar is ook ’n kennisgewing met behulp van Google Alerts en in Talkwalker opgestel wat die argiefbestuurder in kennis stel indien nuwe materiaal oor Orania op die web geplaas word.
Die bergingsfunksie behels die ontvangs van die argiveringsinligtingspakket wat tydens die invoerfase geskep is, in die permanente argief, asook die berging daarvan, die migrasie van dokumente na ’n geskikte bergingsmedium, en die implementering van ’n gebeurlikheidsplan deur rugsteunkopieë te maak (CCSDS 2012:(4–8)–(4–9)).
Databestuur sluit in administratiewe funksies soos die verskaffing van ’n opsomming van rekords, asook ’n bywerking van die databasis en die verskaffing van resultate vir spesifieke soektogte (CCSDS 2012:(4–10)). Hiervoor word gewoonlik gebruik gemaak van ’n databasisprogram.
Verskeie databasisprogramme word vir die bestuur van argiewe aangewend. NALN, die Argief vir Eietydse Aangeleenthede by die Universiteit van die Vrystaat, en die Digitale Bibliografie van die Afrikaanse Taalkunde (DBAT) gebruik byvoorbeeld Inmagic DBText, terwyl die Suid-Afrikaanse Taalregtemonitor (South African Language Rights Monitor, of SALRM) Microsoft Access gebruik. By EPOG is tot in 2017 gebruik gemaak van ’n eenvoudige Microsoft Excel-sigblad, wat bloot aandui wat die titel van die item is, wie die skrywer is, en waar die item gevind kan word. Vir die digitale argief is ’n meer byderwetse werkswyse geïmplementeer, soos hier onder bespreek.
By die EPOG-argief is juis besluit om die metadata van dokumente op die dokumente self in te vul omdat dit groter aanpasbaarheid meebring. Nadat die metadata ingevul is, is ’n proses opgestel om metadata na ’n gestruktureerde formaat te onttrek vir invoer in enige databasisprogrammatuur indien dit later verlang sou word, en vir rekorddoeleindes. Vir laasgenoemde doelwit word Tableau gebruik. Metadata wat onttrek word, sluit in wanneer die rekord geskep is, wanneer dit tot die argief toegevoeg is, die dokument se naam, soort, grootte (in grepe), ligging in die argief, ’n skakel na die dokument, kommentare en beskrywings wat met die dokument geassosieer word, skrywer, getal bladsye indien dit ’n PDF is, lengte indien dit klank of videomateriaal is, en dimensies indien dit ’n foto is. Die katalogus van wat tans in die digitale argief is, is op aanvraag by die Orania Beweging beskikbaar.