1. Ingevolge die Regulasies betreffende die Afneem, Administrasie en Bestuur van die Nasionale Senior Sertifikaat-eksamen, gepubliseer in Staatskoerant 37651 van 16 Mei 2014, moet die provinsiale departemente van onderwys prinsipale as hoofopsieners vir die NSS eksamen aanstel.
2. Prinsipale en sentrumbestuurders van leersentrums vir volwassenes mag hierdie verantwoordelikheid skriftelik aan 'n lid van die skoolbestuurspan (SBS) delegeer. Die prinsipaal/sentrumbestuurder sal egter uiteindelik volle verantwoordelikheid en aanspreeklikheid vir die afneem van alle eksamens by hul skool/sentrum aanvaar.
3. In die November 2017 NSS-eksamen word daar van die senior opsiener, wat 'n lid van die gemeenskap moet wees, verwag om die hoofopsiener met die administrasie en afneem van die eksamen te ondersteun. Onder geen omstandighede moet die senior opsiener volle verantwoordelikheid neem vir al die administratiewe take wat met die November 2017 NSS-eksamen verband hou nie.
4. Die senior opsiener sal as die hoofopsiener vir die Maart 2018 NSS-aanvullende en die Junie/Julie 2018 Senior Sertifikaat-eksamens aangestel word.
5. Prinsipale van skole en sentrumbestuurders van leersentrums vir volwassenes word versoek om geskikte persone vanuit die gemeenskap as senior opsieners en opsieners vir bogenoemde eksamens te werf.
6. Die prinsipaal/sentrumbestuurder of sy/haar gedelegeerde moet seker maak dat al die dokumente wat by hierdie minuut aangeheg is, voltooi word:
Addendum A - Nominasie: Hoofopsiener
Addendum B - Nominasie: Senior Opsiener
Addendum C - Aanstelling van Opsieners
Addendum D - BRS-entiteitsinstandhouding
Addendum E - Dienskontrak vir tydelike aanstelling van gemeenskapslede
7. Maatstawwe vir die aanstelling van opsieners
7.1 Onder normale omstandighede behoort niemand vir aanstelling as hoofopsiener, senior opsiener of opsiener oorweeg te word nie, indien hy/sy:
7.1.1 jonger as 25 jaar, of ouer as 65 jaar is;
7.1.2 'n familielid is van 'n kandidaat wat die eksamen aflê; of
7.1.3 die eggenoot of naasbestaande van die hoofopsiener is.
7.2 Een opsiener moet, bykomend tot die hoofopsiener, vir elke 30 kandidate aangestel word. Alle lokale moet teen volle kapasiteit benut word voordat nog 'n lokaal gebruik word.
7.3 By sessies waar daar slegs 'n paar kandidate (minimum van twee) is, sal die dienste van een opsiener voldoende wees. In sodanige geval sal die senior of hoofopsiener nie normale toesighoudingspligte uitvoer nie, behalwe om 'n opsiener af te los wat 'n kandidaat na die badkamer moet vergesel.
7.4 Indien al die kandidate manlik is, word daar aanbeveel dat die hoofopsiener, senior opsiener en opsieners ook manlik moet wees. Indien al die kandidate vroulik is, word daar aanbeveel dat die hoofopsiener, senior opsiener en opsieners ook vroulik moet wees. Indien daar manlike sowel as vroulike kandidate is en die hoofopsiener is manlik, moet minstens een van die opsieners vroulik wees, of indien die hoofopsiener vroulik is, moet minstens een van die opsieners manlik wees.
7.5 Indien bykomende opsieners benodig word om twee of meer eksamenlokale terselfdertyd te hanteer, sal die hoofopsiener nie normale toesighoudingspligte uitvoer nie, maar nodig wees om die pligte van 'n hoofopsiener by al die lokale uit te voer.
8. Aanstelling van opsieners
8.1 Die November 2017 NSS- en OOV Vlak 4-eksamens
8.1.1 Die prinsipaal moet seker maak dat, vir die NSS-eksamensessies, 50% van die opsieners onderwysers en 50% gemeenskapslede is.
8.1.2 Onderwysers wat as opsieners diens doen, hoef nie geskeduleer te word om vir die volle duur van elke eksamensessie toesig te hou nie.
8.1.3 'n Onderwyser wie se kind die NSS-eksamen afle by die skool waar die onderwyser aangestel is, moenie as 'n opsiener aangestel word nie.
8.1.4 Dit is noodsaaklik dat 'n onderwyser nie toesig hou by die vak wat hy of sy by die skool aanbied nie.
8.1.5 Prinsipale moet alle onderwysers wat as opsieners tydens die NSS-eksamen diens sal doen, skriftelik aanstel. Die lys met alle onderwysers en lede van die gemeenskap wat as opsieners aangestel is, moet teen Vrydag, 02 Junie 2017 aan die distrikskantoor voorgelê word.
8.1.6 Die distrikskantoor moet die nominasievorms wat van alle eksamensentrums ontvang word, insorteer en dit teen Vrydag, 09 Junie 2017 as een ingesorteerde pak vorms by Hoofkantoor indien.
8.2 2018 NSS-aanvullende eksamen
8.2.2 Die prinsipaal moet lede van die gemeenskap, wat as senior opsieners en opsieners vir die 2018 NSS-aanvullende eksamen diens sal doen, skriftelik aanstel. Die lys van alle gemeenskapslede wat as opsieners vir hierdie eksamen aangestel is, moet teen Vrydag, 09 Februarie 2018 aan die distrikskantoor voorgelê word.
8.3. Junie 2018 SS- en Junie 2018 OOV Vlak 4-eksamens
8.3.1 Die prinsipaal/sentrumbestuurder of sy/haar gedelegeerde sal as die hoofeksamenbeampte diens doen en vir die bestuur en administrasie van die Junie 2018 SS-eksamen aanspreeklik wees. Die hoofopsiener sal die hoofeksamenbeampte met die afneem van die SS-eksamen bystaan.
8.3.2 Die prinsipaal/sentrumbestuurder moet lede van die gemeenskap wat as hoofopsiener en opsieners vir die Junie 2018 SS-eksamen en OOV Vlak 4-eksamen diens sal doen, skriftelik aanstel. Die lys van alle gemeenskapslede wat as opsieners vir hierdie eksamens aangestel is, moet teen Maandag, 19 Maart 2018 aan die distrikskantoor voorgelê word.
9. Pligte van hoofopsieners, senior opsieners en opsieners
9.1 Die pligte van hoofopsieners, senior opsieners en opsieners verskyn in die Eksamenprosedure-handleiding, aangeheg as Bylae A.
9.2 Opsieners moenie kandidate met enige onreelmatige aktiwiteite tydens die afneem van 'n eksamen help nie. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) sal nie huiwer om 'n kriminele klag in te dien teen enige opsiener wat skuldig bevind word aan enige betrokkenheid by 'n onreelmatigheid nie.
9.3 Hoofopsieners, senior opsieners en opsieners moet hul identiteitsdokumente, mees onlangse akademiese rekord (minstens graad 12) en kontrakte vir die duur van die eksamen by hulle dra.
9.4 Prinsipale moet 'n rooster vir toesighouding opstel en dit aan die betrokke kringbestuurder voorle sodra opsieneraanstellings goedgekeur is. Die rooster moet opsieners en aflosopsieners vir elke eksamensessie insluit.
10. Opleiding van opsieners vir die NSS-, SS- en OOV Vlak 4-eksamens
10.1 Opleiding vir prinsipale, hoofopsieners en senior opsieners en gemeenskapslede sal in Augustus en September 2017 plaasvind en is verpligtend.
10.2 Senior opsieners wat binne 'n radius van 75km vanaf die skool of sentrum woon waar die opleiding sal plaasvind, sal vir een bykomende sessie betaal word om te vergoed vir reise onderneem.
10.3 Senior opsieners wat verder as 75km vanaf die opleidingslokaal woon, sal vir twee bykomende sessies betaal word om te vergoed vir reise onderneem.
10.4 Die prinsipaal van die skool moet seker maak dat alle onderwysers en lede van die gemeenskap wat as opsieners aangestel is, ten volle vir die uitvoering van hul pligte as opsieners opgelei is.
10.5 Opleiding kan afgewentel word vanaf prinsipale en hoofopsieners aan alle opsieners wat nie 'n hoofkantooropleidingsessie bygewoon het nie.
10.6 Opleidingsregisters moet op skoolvlak as bewys voltooi word en moet die tyd en lokaal vir die opleiding aandui, sowel as die name van die opsieners wat die sessie bygewoon het.
11. Nominasies en goedkeuring van hoofopsieners, senior opsieners en opsieners vir alle eksamens
11.1 Addendum A en Addendum B moet deur die prinsipaal of sentrumbestuurder voltooi word. Die kringbestuurder sal die genomineerdes verifieer en ondersteun en die dokumente na hoofkantoor vir finale goedkeuring stuur.
11.2 Die nominasies van senior opsieners moet vergesel word van gesertifiseerde afskrifte van elke genomineerde se identiteitsdokument, 'n CV van een bladsy en akademiese kwalifikasie(s), wat minstens 'n graad-12-sertifikaat moet insluit.
11.3 Die prinsipaal moet 'n persoonlike onderhoud voer moet die persoon wat as gedelegeerde hoofopsiener of senior opsiener genomineer is.
11.4 Die kringbestuurder moet van elke genomineerde se lees-, skryf-, hoor- en sigvermoens, en gesondheidstoestand seker wees.
11.5 Aansoekers of genomineerdes wat elders om 'n voltydse betrekking aansoek gedoen het, moet verkieslik nie vir aanstelling oorweeg word nie.
11.6 Die prinsipaal of sentrumbestuurder moet verklaar dat die genomineerde(s) geskik is om die pligte van 'n opsiener uit te voer. Die kringbestuurder moet daarna aandui of die aanstelling van die genomineerde(s) aanbeveel kan word. Addendum C moet dan deur die opsiener(s) voltooi en onderteken word.
11.7 Slegs 'n persoon wie se aanstelling deur hoofkantoor goedgekeur is, mag die pligte van 'n opsiener uitvoer. Opsieners mag onder geen omstandighede plaasvervangers vir enige deel van hul werk aanstel nie.
Indien omstandighede 'n hoofopsiener, senior opsiener of opsiener verhoed om tydens 'n eksamen toesig te hou, moet die prinsipaal of sentrumbestuurder, in konsultasie met die kringbestuurder, reelings tref vir die aanstel van 'n plaasvervanger en die Direktoraat: Eksamenadministrasie moet onmiddellik van die verandering ingelig word. Plaasvervangers moet ook hul bankbesonderhede en belasting-verwysingsnommer op die aangehegte Addendum D-vorm verskaf.
Alle hoofopsieners, senior opsieners en opsieners moet bereid wees om 'n dienskontrak met die WKOD te sluit aangaande hul pligte en verantwoordelikhede tydens die afneem van die eksamens. Die kontrak sal vir die eksamens van November 2017, Maart 2018 en Junie tot Julie 2018 geldig wees.
13. Indien van nominasievorms
13.1 Na die verifikasie van Addendum A, B, C, D en E moet die kringbestuurder dit saam in een pak aan die toepaslike amptenaar, soos hieronder aangedui, voorlê:
Distrik Verantwoordelike amptenaar Tel. E-pos
Metro-Sentraal Farrel Jacobs (Hoofkantoor) 021 467 2990 farrel.jacobs@westerncape.gov.za
Metro-Oos Gideon Diljee (Distrikskantoor) 021 900 7032 gideon.diljee@westerncape.gov.za
Metro-Noord Johnnie Isaacs (Distrikskantoor) 021 938 3033 johnnie.isaacs@westerncape.gov.za
Metro-Suid Linsay van Gensen (Distrikskantoor) 021 370 2076 linsay.vangensen@westerncape.gov.za
Kaapse Wynland Lindsay Weber (Hoofkantoor) 021 467 2732 lindsay.weber@westerncape.gov.za
Overberg Patricia Liguma (Hoofkantoor) 021 467 2935 patricia.liguma@westerncape.gov.za
Eden en Sentrale Karoo Samuel Adams (Hoofkantoor) 021 467 2914 samuel.adams@westerncape.gov.za
Weskus Clive Roodt (Hoofkantoor) 021 467 2461 clive.roodt@westerncape.gov.za
13.2 Opsomming van voorleggingsdatums vir opsienernominasievorms:
13.2.1 November 2017 NSS-ekamen en OOV Vlak 4-eksamen 02 Junie 2017
13.2.2 Maart 2018 NSS-aanvullende eksamen 09 Februarie 2018
13.2.3 Junie tot Julie 2018 SS- en OOV Vlak 4-eksamen, Junie 2018 19 Maart 2018
14. Besoldiging van opsieners
14.1 Die WKOD sal gemeenskapsgebaseerde opsieners ooreenkomstig die Personeel-administrasiemaatreëls (PAM) aanstel en besoldig.
14.2 Onafhanklike skole, kolleges en gevangenisse is verantwoordelik vir die besoldiging van hul eie opsieners. Prinsipale van onafhanklike skole, hoofde van kolleges en gevangenisse moet egter daarop let dat dit verpligtend is om Addendum A, B, C en E te voltooi en dit aan die WKOD terug te stuur, selfs al word die opsieners van hierdie inrigtings nie deur die WKOD betaal nie.
14.3 Administratiewe personeel en onderwysers, wat 'n salaris van die WKOD ontvang en ook as opsieners diens doen, sal nie deur die WKOD vir die lewering van pligte as opsieners besoldig word nie.
14.4 Die huidige tarief (onderhewig aan verandering) is R210,20 per sessie vir 'n senior opsiener en R140,15 per sessie vir 'n opsiener.
14.5 Opsieners sal onder geen omstandighede vir reiskoste vergoed word nie. Prinsipale en sentrumbestuurders moet dus opsieners vanuit die onmiddellike gemeenskap wat deur die skool of sentrum bedien word, aanstel.
14.6 Die regulasies (IRP10) betreffende die betaling van werknemersbelasting bepaal dat alle salarisse van persone in deeltydse werk onderhewig is aan 'n belastingaftrekking van 25%. Die WKOD sal dus 25% belasting aftrek van die bedrae wat aan opsieners betaal word. Die indien van 'n belastingaanwysing vir werknemers (IRP3) is dus nie meer van toepassing nie.
Opsieners wat kwalifiseer vir vrystelling of gedeeltelike vrystelling van werknemersbelasting moet, na ontvangs van 'n IRP5-sertifikaat, die sertifikaat saam met die voorgeskrewe IT12 S-vorm aan hul plaaslike Ontvanger van Inkomste voorle. IRP5-sertifikate word gewoonlik gedurende Junie of Julie van die jaar na hul tydperk as opsieners, na opsieners se woon- of posadresse gepos.
14.7 Ten einde die uitbetaling van opsieners se eise te bespoedig, moet elke senior opsiener of opsiener sy of haar identiteitsnommer op die aanvaardingsvorm skryf en 'n gesertifiseerde afskrif van sy of haar identiteitsdokument aanheg. Addendum D, wat ook die belastingverwysingsnommer weergee, moet deur alle senior opsieners en opsieners van die gemeenskap voltooi word. Hierdie vorm moet voltooi en as korrek gesertifiseer word en die bankrekening moet deur die betrokke bank as aktief verklaar word.
15. Maak asseblief seker dat 'n afskrif van hierdie Eksamenadministrasieminuut aan die prinsipaal of sentrumbestuurder, sy/haar gedelegeerde, die senior opsiener en elke bykomende opsiener oorhandig word.