Die naam van die vereniging is Prolingua, 'n vereniging vir Afrikaanse en Engelse taalpraktisyns.
2. Aard van Prolingua
Prolingua se doelstellings is -
3.1 om vakterme en tekste wat hulle tot standaardisasie leen, so ver moontlik te standaardiseer;
3.2 om die gehalte van vertaling oor die algemeen te verbeter;
3.3 om lede geleentheid te gee om hulle vertaal- en terminologieprobleme onderling te bespreek;
3.4 om self, of in oorleg met deskundiges of in samewerking met ander instansies, vakwoordelyste op te stel en sulke woordelyste aan lede van Prolingua beskikbaar te stel of dit te publiseer;
3.5 om, ter bereiking van die doelstellings, met ander liggame soos vertaal- en woordeboekinstansies saam te werk;
3.6 om lede ingelig te hou oor 'n breë spektrum van vakgebiede by wyse van praatjies, besoeke, ensovoorts; en
3.7 om binne die finansiële vermoë van Prolingua skenkings te maak aan verdienstelike organisasies of persone met doelstellings soortgelyk aan dié van Prolingua.
4.1 Ledevergaderings kan die vorm aanneem van 'n Algemene Jaarvergadering (AJV) of 'n Werksvergadering. Die funksies en bevoegdhede van elk van hierdie vergaderings verskil en is soos dit in hierdie Grondwet omskryf word.
4.2 Werksvergaderings word maandeliks gehou of soos besluit by enige Werksvergadering. Daar moet vyf werksdae skriftelik of per e-pos kennis gegee word van Werksvergaderings. Dringende sake wat andersins by die AJV bespreek sou word, kan by Werksvergaderings waar minstens 10 lede aanwesig is, behandel word, mits daar vyf werksdae skriftelik kennis gegee word van die dringende saak. Dié kennisgewing moet 'n volledige motivering en aanbeveling in verband met die dringende saak bevat. "Dringend" beteken dringend na die mening van die Bestuur.
4.3 Daar moet jaarliks 'n AJV gehou word en daar moet dertig dae kennis gegee word van so 'n vergadering en van enige mosie, buiten 'n mosie ter wysiging van hierdie Grondwet (sien klousule 11).
4.4 Alle vergaderings word belê deur die Sekretaris, in opdrag van 'n Werksvergadering of die Voorsitter.
4.5 Die kworum vir die AJV is tien. As 'n kworum nie aanwesig is nie, mag die aanwesige lede met die sake voortgaan, hoewel geen besluit geneem mag word nie. As mosies ingedien is, kan dit oorweeg word en kan besluite daaroor aanbeveel word. Die aanbevole besluite moet by die eerste Werksvergadering waar daar meer as tien lede aanwesig is, bevestig word.
4.6 In die geval van 'n staking van stemme, het die Voorsitter 'n beslissende stem by alle vergaderings.
5. Deelname per e-pos
5.1 Enige lid of verteenwoordiger van 'n korporaatlid (klousule 7) kan per e-pos aan die volgende deelneem:
Stemming vir die Bestuur (klousule 6)
Stemming betreffende mosies ter wysiging van die Grondwet (klousule 11)
Stemming betreffende mosies in verband met die ontbinding van Prolingua (klousule 10)
Algemene taal-, vertaal- en terminologiebedrywighede van Prolingua
Enige lid kan per e-pos 'n mosie in verband met die wysiging van die Grondwet of die ontbinding van Prolingua indien en lede kan per e-pos daaroor stem.
'n Mosie moet 'n uiteensetting van die beoogde wysiging(s) bevat.
'n Mosie moet volledige redes vir die beoogde wysiging(s) bevat.
'n Mosie moet 'n behoorlik geformuleerde voorgestelde besluit bevat wat deur die lede oorweeg kan word.
Die mosie moet aan die Sekretaris besorg word.
Die Sekretaris moet die mosie onverwyld, of in die geval van 'n wysiging van die Grondwet, so gou doenlik na 1 Maart van enige jaar, aan alle lede versend sodat hulle dit kan oorweeg en binne 30 dae na die datum van versending daaroor kan stem.
30 dae na versending van die mosie moet die Bestuur die stemme tel en die uitslag van die stemming onverwyld aan die lede bekend maak.
Die mosie word aanvaar indien 'n tweederdemeerderheid van lede wat gestem het, ten gunste van die mosie gestem het.
Die uitslag van die stemming moet onverwyld aan die lede bekend gemaak word.
5.2.2 Amendemente op mosies
Enige lid kan binne 14 dae nadat 'n mosie aan alle lede versend is, 'n amendement aan die Sekretaris besorg.
Die amendement moet aan dieselfde vereistes as dié vir 'n mosie voldoen, en moet eweneens deur die Sekretaris versend word vir stemming.
Lede se e-posstemme ten gunste van of teen die amendement moet die Sekretaris binne 14 dae na die datum van versending van die amendement bereik.
Die Bestuur moet die stemme tel en onverwyld die uitslag aan alle lede bekend maak.
Die amendement word aanvaar indien 'n tweederdemeerderheid van lede wat gestem het, ten gunste van die amendement gestem het, in welke geval die Bestuur die oorspronklike mosie dienooreenkomstig moet wysig en weer moet uitstuur ooreenkomstig die prosedure hierbo in verband met mosies.
Indien die amendement verwerp word, moet die Bestuur die oorspronklike mosie onveranderd laat en weer uitstuur ooreenkomstig die prosedure hierbo in verband met mosies.
Die oorspronklike mosie, of die geamendeerde mosie, na gelang van die geval, word aanvaar indien 'n tweederdemeerderheid van lede wat gestem het, ten gunste daarvan gestem het.
Die Bestuur moet onverwyld die uitslag aan alle lede bekend maak.
6.1 Die lede van Prolingua kies elke jaar soos volg, by wyse van stemming per e-pos, uit hul geledere 'n bestuur wat bestaan uit 'n voorsitter, ondervoorsitter, sekretaris en tesourier:
30 dae voor die AJV: Die dan diensdoende Bestuur moet nominasies van alle lede vir elke Bestuurspos aanvra by wyse van 'n e-posvorm waarin die voorsteller hom-/haarself identifiseer en die genomineerde in hoogstens 100 woorde skriftelik bekend stel ter wille van ander lede, op voorwaarde dat die genomineerde(s) ingestem het tot nominasie.
21 dae voor die AJV: Alle nominasies moet by die Bestuur ingedien wees.
14 dae voor die AJV: Die Bestuur voorsien elke lid van 'n e-posstembrief.
7 dae voor die AJV: Laaste dag vir terugstuur van e-posstembriewe.
Die nuwe Bestuur word tydens die AJV bekend gemaak. Die uitgaande Bestuur word na afloop van die AJV functus officio en die pas verkose Bestuur se aanstelling geld van dan af; met dien verstande dat die uitgaande Bestuur alle onafgehandelde sake in verband met daardie AJV moet afhandel.
6.2 'n Ondervoorsitter wat as voorsitter waarneem, het al die bevoegdhede van die Voorsitter ingevolge hierdie Grondwet.
6.3 Indien die pos van Sekretaris of Tesourier voor 'n AJV vakant raak, word die pos gevul deur stemming op 'n Werksvergadering. Indien die pos van Voorsitter voor die AJV vakant raak, word die Ondervoorsitter die Voorsitter vir die oorblywende gedeelte van die ampstermyn.
6.4 Die lede van die Bestuur is herkiesbaar na afloop van hulle ampstermyn. Ten einde 'n lid van die Bestuur vir 'n verdere ampstermyn te verkies, moet sodanige lid weer genomineer word asof hy/sy vir die eerste keer genomineer word. Daar moet afsonderlik vir elke Bestuurspos gestem word.
6.5 Die Bestuur mag hoogstens twee lede koöpteer om in die Bestuur te dien. Gekoöpteerde lede het dieselfde funksies en bevoegdhede as verkose lede.
6.6 Die Bestuur moet al Prolingua se sake behartig en het die volgende spesifieke bevoegdhede en funksies:
6.6.1 Die Bestuur moet die besluite van die ledevergaderings uitvoer.
6.6.2 Die Bestuur moet die werksaamhede van Prolingua in portefeuljes verdeel en vir elke portefeulje 'n hoof aanstel wat die werksaamhede van daardie portefeulje moet bestuur en elke ses maande verslag daarvan moet doen. 'n Portefeuljehoof word vir 'n onbepaalde tyd aangestel en die aanstelling kan op redelike gronde beëindig word.
6.6.3 Die Bestuur moet toesien dat die doelstellings van Prolingua verwesenlik word.
6.7 Die Voorsitter plus enige twee lede van die Bestuur kan sake wat binne die bevoegdheid van die Bestuur val en wat dringend afgehandel moet word, op welke wyse ook al bespreek en 'n besluit neem waardeur Prolingua gebind sal wees; met dien verstande dat sodanige besluit eenparig geneem moet word en dat daar by die volgende Werksvergadering daarvan verslag gedoen moet word.
6.8 Die kworum van die Bestuur is drie, maar as net drie lede aanwesig is, moet al die besluite eenparig geneem word.
6.9 Bestuursbesluite word geneem met 'n meerderheidstem.
6.10 Die Bestuur kan deskundiges of raadgewers wat nie lede is nie koöpteer of aanstel ter bereiking van Prolingua se doelstellings. Enige aanstelling teen vergoeding mag net met die voorafverkreë goedkeuring van die Werksvergadering gedoen word.
7.1 Enige persoon of liggaam wat die doelstellings van Prolingua onderskryf en wat betrokke is by of belang stel in terminologie of vertaling kan om lidmaatskap aansoek doen.
7.2 Toelating van lede berus by die Bestuur, wat dié bevoegdheid aan 'n lid van die Bestuur kan delegeer.
7.3 Die Werksvergadering kan, op aanbeveling van die Bestuur, die lidmaatskap van enige persoon of liggaam beëindig, met opgaaf van redes. Enige aansoek om lidmaatskap kan deur die Bestuur geweier word, met opgaaf van redes.
7.4 Daar is drie klasse lidmaatskap:
7.4.1 Individuele lidmaatskap. Elke volopbetaalde lid het stemreg op alle ledevergaderings.
7.4.2 Korporaatlidmaatskap. Verteenwoordigers van Korporaatlede word beperk tot dié wat aan die vereistes van klousule 7.1 voldoen.
Verteenwoordigers van volopbetaalde Korporaatlede kan op die Bestuur verkies word en hoogstens ses verteenwoordigers het stemreg op alle ledevergaderings.
7.4.3 Erelidmaatskap. Die Werksvergadering kan, op aanbeveling van die Bestuur, besluit om erelidmaatskap toe te ken aan 'n lid wat 'n verdienstelike bydrae tot die bereiking van die doelstellings gelewer het. Erelidmaatskap word by 'n AJV toegeken. Erelede het stemreg op alle ledevergaderings
8.1 Die AJV kan verskillende ledegelde vir die onderskeie klasse lidmaatskap vasstel en hef, en van tyd tot tyd wysig.
8.2 Lede wat afgetree het, en nuwe lede wat by Prolingua aangesluit het nadat hulle afgetree het, betaal ledegeld maar kry 'n korting van 50% op die ledegeld wat betaalbaar is deur individuele lede soos bedoel in artikel 7.4.1. Pensioenarisse kan individueel aansoek doen om kwytskelding van ledegeld.
8.3 Erelede is vrygestel van die betaling van ledegeld.
8.4 Die Bestuur kan toegangsgelde vasstel en hef vir alle byeenkomste van Prolingua waarheen die publiek uitgenooi word.
9.1 Prolingua se finansiële jaar duur van 1 Julie tot 30 Junie die volgende jaar.
9.2 'n Spaarrekening of spaarrekenings moet vir die fondse van Prolingua geopen word en onttrekkings uit die rekening(s) mag slegs gedoen word op grond van 'n genotuleerde besluit van die Bestuur of van 'n Ledevergadering en met die handtekening van enige twee bestuurslede.
9.3 Die AJV kan, as dit geregverdig is, besluit om die Tesourier te magtig om maandeliks met net een handtekening 'n bedrag te onttrek wat deur die AJV gemagtig is, mits hy/sy by elke Werksvergadering hiervan verslag doen.
9.4 Prolingua kan sy geld net ter bevordering van sy doelstellings gebruik en kan dit belê.
9.5 Die Tesourier moet by elke AJV 'n geouditeerde verslag van Prolingua se finansies voorlê.
9.6 Geen lid van die Bestuur mag enige finansiële voordeel ontvang uit hoofde van sy/haar bestuurspos nie. Bestuurslede mag egter, met die goedkeuring van die Werksvergadering, vergoeding ontvang vir noodsaaklike, werklike uitgawes wat aangegaan word om hulle pligte te vervul. 'n Honorarium kan elke jaar aan die Sekretaris en die Tesourier betaal word. Die bedrag van die honorarium moet vooraf deur die Werksvergadering bepaal word.
9.7 Prolingua kan skenkings van hoogstens R3 000 per jaar maak aan verdienstelike organisasies of persone met doelstellings soortgelyk aan dié van Prolingua. Die voorstel van 'n skenking kan oorweeg en goedgekeur word óf as 'n mosie by 'n AJV óf as dringende saak by 'n Werksvergadering.
10. Ontbinding van Prolingua
10.1 Prolingua kan met 'n tweederdemeerderheid van lede wat aan 'n e-posstemming daaroor deelneem ooreenkomstig klousule 5.2, ontbind word.
10.2 Prolingua moet, voordat die besluit om te ontbind geneem word, besluit wat met sy dokumente en bates gedoen moet word. Sodanige besluit moet geneem word deur 'n goed gemotiveerde mosie wat 'n voorgestelde besluit oor Prolingua se dokumente en bates bevat, aan alle lede te versend vir stemming binne 14 dae na die datum van versending.
10.3 Geen lid van Prolingua is by ontbinding van Prolingua geregtig op enige deel van Prolingua se bates nie.
11. Wysiging van die Grondwet
Enige lid kan 'n mosie ter wysiging van die Grondwet voorstel op die wyse wat in klousule 5.2 uiteengesit word. Die mosie moet die Sekretaris bereik voor 1 Maart van enige jaar. Die mosie word met 'n tweederdemeerderheid van lede wat ten gunste van die mosie gestem het, aanvaar. Die Bestuur moet die uitslag van die stemming onverwyld aan alle lede bekend maak. Indien die mosie aanvaar is en sodra die uitslag van die stemming bekend gemaak is, word die Grondwet geag in ooreenstemming met die mosie gewysig te wees.