Hoe om versoeke vir RFP's en RFQs te skryf
Noudat jy jou besigheidsvereistes ontleed en jou verskaffer soektog voltooi het , is jy gereed om die vleis-en-aartappels van die verkoperskeuseproses te begin. 'N Goed geskrewe Versoek vir Voorstel (RFP) of Aanvraag vir Kwotasie (RFQ) is die sleutel tot die kies van die beste verskaffer teen die beste waarde vir u onderneming. Om 'n RFP of RFQ te skryf, is nie moeilik as jy die doelstellings en funksies van die dokument verstaan ​​nie.
Besluit: Versoek vir Aansoek of Versoek om Kwotasie
'N RFP word gebruik vir dienste of komplekse produkte waar kwaliteit, diens of die vervaardigde finale produk verskil van elke verskaffer wat reageer.
Versoek vir Kwotasie (RFQ)
'N RFQ word gebruik vir kommoditeite, eenvoudige dienste of reguit / ongekompliseerde dele met min of geen plek vir produk- of diensdifferensiasie tussen respondentverkopers. Onderhandelingspunte kan leweringskedules, verpakkingopsies, ens. Insluit.
Doelwitte van 'n RFP of RFQ
Verkry gedetailleerde voorstelle om elke verskaffer se antwoord te evalueer sodat die beste belange van u onderneming op alle fronte bereik word
Maak gebruik van die mededingende aard van die seleksieproses om die beste moontlike transaksie te onderhandel
Maak seker dat die belange van alle belanghebbendes binne u onderneming nagekom word en 'n konsensus bereik word
Plaas jou maatskappy in beheer van die hele seleksieproses en stel die keuringsreëls aan die voorkant
Begin die aanvang van die vennootskap tussen u en die verkoper
Artikels van die Versoek vir Aansoek of Versoek om Kwotasie
Die RFP of RFQ moet die volgende afdelings bevat. Hou in gedagte dat elke dokument verskil, afhangende van die tipe maatskappy en produk waarvoor u soek.
Pas elke afdeling vir jou individuele behoeftes aan.
Sperdatums, posadres van u maatskappy, kontakpersoon vir vrae en verduidelikings
Skryf hierdie gedeelte laas nadat die hele dokument klaar is. Dit word gebruik om voornemende verkopers 'n kort oorsig van u maatskappy en die vereistes vir u produk of diens te verskaf.
Besigheid Oorsig & Agtergrond
Gee 'n kort oorsig van jou besigheid, produkte en marksektor waaraan jy aandag gee. Dit sal jou voornemende verskaffers help om te verstaan ​​watter besigheidsbehoeftes jy met die verkoper se keuringsproses wil vul. Verskaf ook belangrike agtergrondinligting wat die verkoper sal bevoordeel wanneer jy reageer.
Dit moet die langste gedeelte van die dokument wees. Vir 'n RFP sal dit die kwalitatiewe maatreëls en vereistes bevat wat die keuse van die verkoper se keuse sal bestuur. Vir 'n RFQ moet hierdie afdeling die kwantitatiewe maatreëls verskaf wat u sal soek in die verskaffer se reaksie. Voorbeeldkriterium sluit in:
Tegniese of Besigheidsvereistes
Veronderstellings & Beperkings
Enige aannames en / of beperkinge wat die voornemende verkopers bewus moet maak, moet hier gelys word. Versuim om regop en vooraf met die ondernemer te wees, sal die deur oopmaak vir heronderhandeling van die ooreenkoms op 'n later tydstip en loop die moontlikheid om die verhouding wat u met u ondernemer het, te beperk. Moontlike onderwerpe sluit in reiskoste, opgradering / wysigingskoste, lisensieregte, ens.
Enige terme en voorwaardes van die kontrak moet gelys word sodat die verkoper 'n regverdige en eerlike antwoord kan gee. Dit kan finansieringsopsies, kontraklengte, hernuwingsopsies, waarborge, afleweringsboetes, diensvlakke, ens. Insluit.
Die finale afdeling moet 'n oorsig wees van die keuringskriteria wat u sal gebruik om u besluit te neem. Sommige maatskappye verkies om hierdie inligting heeltemal vertroulik te hou; terwyl ander maatskappye dit glo, sal dit help om voornemende verkopers te fokus op wat belangrik is vir jou onderneming.
Verdeel die RFP / RFQ aan Geselekteerde Verkopers
Uiteindelik, skryf 'n dekbrief en stuur twee afskrifte van u RFP of RFQ aan elk van die verkopers wat u gekies het uit u navraagproses. Maak seker dat toepaslike kontakbesonderhede ingesluit word om hulp te verleen aan enige verskaffer wat dit benodig.