Alles wat Jou Moet Weet om Produktief te Werk by Trello
Die meeste van die todo app lyste is te lineêr en gestruktureer. As jou die status van "klaar" en "onvoltooide" vir jou take wil verlaat - sê, om dinge aan te dui wat aangaan of enige stappe te doen voordat hulle klaar is - dan is hulle ver van optimaal. Een van die beste alternatiewe is die lae-tegnologie oplossing van Post-It notas op 'n witbord om te help om die lyste te visualiseer in logiese lyste wat jou maklik kan beweeg.
Trello is 'n goeie webprogram wat jou 'n digitale werkplek gee wat so maklik is om te gebruik as 'n witbord en Post-It notas, maar voluit genoeg vir verspreide spanne om die idees na 'n werklike projek te neem. Hierdie handleiding sal jou help om Trello te begin gebruik, en hoe om dit vir jou span te laat werk.
Toe ek as dosent in die kollege werksaam was, was deel van my werk om met my mede-kollegas na die rekenaars te kyk en te kyk of hulle in 'n behoorlike toestand was of nie. Ek het eksperimenteer met verskeie instrumente daar buite, insluitend doen-doen lyste, breinkaarte, databasis apps. Tot 'n mate het almal gehelp, maar hulle was nie sonder hul tekortkominge nie.
Van al die gereedskap is die lys-tot-plafon-witborde wat in die-doen-lyste verskyn, die minste effektief. Dit is omdat die lyste ons werk nul konteks aangebied het. Hulle het ons herinner om 'n sekere aantal take te doen, maar het ons nie waardevolle real-time inligting wat nodig is vir effektiewe besluitneming, gewys nie.
Ons het toe met geeskaarte eksperimenteer. Terwyl ons in staat was om 'n gedeelde agterstand te bestuur en te verstaan ​​wat aangaan, was die inligting wat oorgedra is nie duidelik nie. Dit het ons nie gehelp om take te voltooi of te onderskei tussen werk wat deur my span gedeel is nie, en het ons in wese weinig vermoë gegee om 'n status op 'n oogopslag te kry. Wat ons nodig het, was 'n dinamiese stelsel, een wat ons sal help om te prioritiseer en wys ons waar ons tans aan werk, wat ons voltooi het, wat vertraag word en so aan.
Met die Kanban (in die Japannese, kan = "visuele" en verbod = "kaart") stelsel, was ons egter in staat om 'n groter siening van ons werk te sien. Die blote visualisering het ons gedagtes gegroei en die duidelike kontekstuele boodskap het ons in staat gestel om beter besluite te neem. By sy eenvoudigste kan Kanban geïmplementeer word met 'n witbord met Post-It notas. Rye word op die bord geteken, en 'n Post-It geskryf met 'n taak beweeg van ry na ry, aangesien werk gedoen word. Trello neem hierdie konsep en maak dit so eenvoudig as wat iemand vir omtrent enige projek kan gebruik.
Verstaan ​​Trello se Terminologie
Skermkiekie wat 'n volledige Trello-raad toon 1. Rooi kleur toon raad 2. Groen kleur vertoon lyste
3. Pienk kleur toon kaarte 4. Geel kleur vertoon sybalk en aktiwiteitsafdeling
Trello is gebaseer op drie onderliggende elemente: planke, lyste en kaarte. 'N raad word gebruik om 'n projek, produk, hulpbron of organisasiestruktuur te huisves wat deurlopend ontwikkel word. Dit is die digitale whiteboard vir jou valse Post-it-note take. Jou kan 'n ander raad per projek, per spanlid gebruik of jou kan net 'n enkele raad vir persoonlike projek gebruik.
Binne die bord is lyste, wat jou net kolomme gee om jou take in lyste te organiseer. Hulle kategoriseer en volg jou take (kaarte) op 'n visuele manier, wat rond en na binne en tussen die lyste beweeg kan word. Kaarte is die ekwivalent van te doen-items wat jou lys vul. Die kaarte is die basiese boustene van Trello, waar elke kaart een van die klein projekte of take is waaraan 'n spanlid werk.
Wanneer jou op 'n kaart klik, verskyn die eienskappe van die kaart en jou kan items soos 'n kontrolelys, vervaldatum byvoeg, spanlede byvoeg, lêers heg en meer. Daar is 'n sidebar heel regs wat opsies bevat vir die aanpassing van jou direksiegedrag, kyk en voel, en toestemmingsinstellings. Die zijbalk het ook 'n aktiwiteit afdeling, waarin jou al die aktiwiteite in die regte tyd in die bord kan sien.
Hierdie basiese elemente sal dieselfde bly ongeag enige aantal bord wat jy skep. Die direksie verteenwoordig u algemene doelwit en kaarte is u te doen-items wat onder lyste verskuif kan word, afhangende van hul vordering in die projek. Maar omdat Trello se buigsame en vrye vormontwerp jou nie vertel hoe om te werk nie, kan jou met enige stelsel sin maak vir die projek wat jou probeer bestuur.
Bou Jou Eie Produktiwiteit Stelsel
Jou eerste stap in die gebruik van Trello is om 'n nuwe raad te skep. Klik die knoppie (+) langs jou profielnaam in die boonste regterkantste hoek, kies Nuwe Raad en gee dit 'n naam. Ons noem hierdie raad "Blogging Workflow."
Skep van 'n nuwe raad
'N Trello-raad kan óf publiek of privaat wees. As jou die enigste een is wat Trello gebruik, kan jou bord privaat maak, aangesien Trello planke ook 'n goeie manier is om jou persoonlike projekte te organiseer. Maar as jou 'n span het om mee te werk, dan gee Trello jou 'n maklike opsie om saam met ander te werk. Om lede by te voeg, kies Voeg Lede by die sidebar en as jou kollega nie reeds op Trello is nie, voer die e-pos adres in om hulle na jou raad uit te nooi. Sodra die lid die uitnodiging aanvaar, kan jou dit in u projek begin betrek.
Of as jou publiek wil werk, miskien om opkomende funksies te deel, voeg jou span by jou produk, of kry voorstelle van jou gehoor oor wat jou span volgende moet doen. Jou kan die raad as publiek stel. Die Trello span gebruik 'n publieke raad vir hul ontwikkelingsroetekaart sodat jou kan sien wat volgende opkom en stel voorwerpe wat jou graag wil sien bygevoeg, voor.
Werk Met Lyste
As jou eers 'n bord in Trello maak, het dit drie lyste: ToDo, Doing, and Done. 'N Standaardbord is ideaal vir beplanningspartytjies of 'n klein projek, maar Trello laat jou ook hernoem en nuwe lyste by 'n bord voeg. Om 'n lys by te voeg, klik óf die Voeg 'n lys ... -knoppie langs die regterkantste lys op die bord of dubbelklik op enige oop spasie op die bord om dit by te voeg.
Elke lys het min meer aksies wat handig kan wees. Om toegang tot hulle te kry, klik die klein afrol driehoek in enige lys om die spyskaart te wys. Kopieer Lys maak 'n duplikaatkopie van 'n lys, nuttig as jou 'n standaardsjabloon het van 'n lys wat jou wil dupliseer. Inskrywing stel jou in kennis wanneer veranderinge aan kaarte in 'n lys aangebring word. Skuif Alle Kaarte beweeg alle kaarte na 'n ander lys, nuttig as jou al die vorige kaarte na nuwe lys wil skuif. En Argief Alle Kaarte plaas alle kaarte in die lys in die argief, nuttig as jou al die kaarte gelyktydig in die lys wil argiveer.
Lys opsies in Trello raad
Voordat jou begin om lyste te maak, raai ek jou aan om te dink oor watter soort lyste jou sal help om jou werk te organiseer. Het elke lid 'n lys nodig (sê: "Rahul se take," "John se take"), of wil jou eerder 'n lyste gebruik vir 'n spesifieke stap in die proses (soos "unassigned", "In progress", "Done")? ? Daar is geen algemene benadering in die maak van lyste wat by al die spanne pas nie; Dit hang alles af van jou behoeftes. So vir die projek 'Blogging Workflow' kan die lyste wees: Idees, Navorsing, Opstel, Redigeer, Gepubliseer, On Hold, Someday.
Jou kan soveel lyste byvoeg as wat jou wil, en dit kan verleidelijk wees om 'n dosyn lyste by te voeg. Maar onthou, hoe meer lyste jou het, hoe meer verloor jou vermoë om die groot prentjie in 'n oogopslag te sien. Dit is beter om 'n halfdosyn of 'n lys te hê om jou te help om alles dadelik te sien.
Werk met Trello Kaarte
Noudat jou lyste opgestel is, kan jou 'n paar kaarte byvoeg. Kaarte is in wese individuele take, en jou kan dit ook by Voeg 'n kaart ... by die onderkant van die lyste of deur die konteks kieslys boaan die lyste.
'N Kaart moet 'n duidelike, aktiewe boodskap of taak wees wat in een eenvoudige beskrywing opgesom kan word. Jou kan 'n lang beskrywing skryf, en jou kan 'n kaart maak wat 'n groot projek dek, maar jou sal ver beter wees om langer beskrywings in die kaart te voeg en seker te maak jou kaart bevat net een aksie item.
Byvoorbeeld, 'n kaart met die titel "Maak 'n nuwe Facebook-bladsy van jou webwerf" is te breed. Jou kan nie self Facebook-bladsy vrystel nie. Jou benodig baie inligting en stappe om 'n Facebook bladsy heeltemal te maak. Dit is dus 'n projek op sigself. Jou sal beter wees om 'n kolom of selfs 'n bord daaraan te bestee - of om dit ten minste in verskeie handige kaarte af te breek.
As 'n ander voorbeeld, 'n kaart met die titel 'Wifi' wat in die beskrywing sê dat 'n wifi router die opstel nodig het, is te vaag om maklik en handig te wees. Dit is beter om die taak 'Setup Wifi Router' te noem en dan verdere inligting in die beskrywing in te sluit.
Dan is daar 'n verdere manier om betekenis aan kaarte by te voeg: etikette. Hierdie kleure met 'n naam laat jou vinnig take toe aan 'n afdeling, en gee jou 'n onmiddellike visuele verband met die tipe taak. Hulle is ook soekbaar om dit maklik te maak om take met daardie etikette te vind.
Om etikette by te voeg, klik die potlood ikoon op hover en kies dan Etikette wysig. Jou sal 6 etikette in Trello sien, maar voorheen moet jou etikette noem. Kliek Verander etiket name vir raad en noem dit, my projek het 'n werkstroom van idee tot pos, daarom sal ek dit hernoem soos in die lys. Maar jou projek kan verskillende behoeftes hê, so etiket dit volgens jou vereiste.
Voeg etikette by jou kaart
Sperdatums is nog 'n belangrike Trello-funksie. As jou 'n vervaldatum wil byvoeg, kliek op die potloodpictogram wanneer jou oor 'n kaart beweeg en kies dan Verversingsdatum. Jou sal 'n netjiese kalenderuitleg sien, van daar kies jou datum en tyd. 'N Badge met die vervaldatum sal op die kaart verskyn. 'N Liggrys badge beteken dat die kaart meer as 24 uur in die toekoms sal wees, geel beteken dat dit binne 24 uur van betaling verskuldig is en rooi beteken dat die kaart vandag betaalbaar is.
Stel die vervaldatum van jou kaart in
As jou met 'n span werk, sal jou bepaalde take aan verskillende spanlede kan toewys. Elke persoon wat 'n lid is van 'n taak, sal kennisgewings ontvang wanneer enigiets op die kaart verander word, of wanneer dit verskuldig is. En jou kan soveel lede byvoeg as wat jou nodig het om 'n taak te maak - 'n goeie manier om groepbesprekings oor iets wat jou beplan, te begin.
Om lede by 'n taak by te voeg, klik die knoppie Verander Lede wanneer jou oor die kaart beweeg en soek na die spanlid wat jou wil of klik op hul avatar. Klik weer op die avatar as jou iemand van die kaart wil verwyder.
Ken taak aan ander lede toe
Noudat jou opdragte aan ander lede toegewys het, kan jou kontak hou deur kommentaar te lewer. Elke kaart het sy eie kommentaar draad en as jou iemand op jou span wil noem, voeg hulle hul gebruikersnaam by 'n @ simbool voordat hulle seker maak hulle sal in kennis gestel word. Saam met kommentaar, kan jou ook lêers direk aan kaarte heg om belangrike dinge saam te hou.
Dan, terwyl jou aan die werk is en take toeken, wil jou dalk jou kaarte beweeg. Afhangende van die kolomme wat jou opgestel het, wil jou dalk kaarte in die kolom take wat aan 'n spesifieke persoon toegewys is, skuif of skuif as hulle naby voltooi is en deur jou werkvloei beweeg. Om 'n kaart te beweeg, is so eenvoudig soos om dit te sleep en te laat val in die lys en posisie wat jou wil hê. Anders kan jou op die skuif Kaart knoppie klik en die raad, lys en posisie kies waar jou die kaart wil hê.
Beweeg jou kaart vrylik na 'n ander bord, lys of posisie
Daar is nog een netjiese opsie in jou kaarte: kontrolelyste. As jou taak sub-take het, kan jou dit as 'n kontrolelys in die kaart voeg, reg langs jou kommentaar en aanhangsels. As jou dan besluit dat jou die taak wil hê om sy eie kaart te hê, kan jou op die skakel Skakel na kaart skakel.
Skakel kontrolelys na 'n kaart
E-Poskaarte Aan Jou Trello Raad
Een ander mooi kenmerk is dat jou nuwe Trello kaarte via e-pos kan skep. Elke Trello-raad het 'n spesiale e-pos adres; Gaan net na die zijbalk, klik E-pos-aan-boord instellings en gryp die e-pos adres. Wanneer jou 'n e-pos saamstel, word die onderwerp van die e-pos die kaarttitel en word die kaart die beskrywing van die kaart.
Kaarte wat na die e-pos gestuur word, word standaard aan die onderkant van die eerste lys gestuur, maar as jou dit wil verander, maak jou E-pos aan boord instellings oop en verander die versteklys en posisie daarvandaan. Daarbenewens word aanhangsels by die kaart gevoeg, en jy mag etikette met hashtags in die vak gebruik, bv. Etiketnaam, etiketverf. U kan ook lede toeken aan '' in die vak.
E-pos kaarte na jou Trello bord
In Chrome Webwinkel is 'n uitbreiding van Gmail na Trello. Hierdie gratis hulpmiddel vir Gmail bied 'n bykomende "Voeg kaarte" knoppie in die Gmail UI aan om e-posse wat jou na Trello-kaarte lees, maklik by te voeg. Dit is 'n goeie opsie as jou jou e-pos vinnig wil verander in Trello-take.
Integreer Gmail in Trello vir eenvoudige en effektiewe projekbestuur
Jou kan selfs sê dat jou ondersteunings e-posse outomaties aan jou Trello-raad se e-pos adres gestuur word, sodat hulle in take verander sal word. Daar is baie maniere waarop jou dit kan gebruik.
Soek en kortpaaie
Jou kan Jou direksie met die beste bedoelings en gedagtes begin het, maar uiteindelik wanneer jou meer dinge byvoeg, kan die goed bestuurde organisasie of private raad dit moeilik maak om te vind wat jou soek. Trello het 'n soekkassie links bo en is regtig 'n kragtige instrument in jou hand. Deur 'n paar soekoperateurs te ken, kan jou vinnig die inligting vind wat vir jou relevant is. Jou kan ook oor al die planke soek deur die soekkassie te gebruik of die huidige bord te filter deur gebruik te maak van Filter in die direksie spyskaart op die sidebar.
Tik @username om te soek na kaarte wat aan 'n bepaalde gebruiker toegewys is. Byvoorbeeld, @rahul sal slegs Rahul se kaarte wys. Tik #label om kaarte met 'n sekere etiket te soek. Byvoorbeeld, @rahul #red wys al Rahul se kaarte rooi gemerk. Tipe is: oop of is: geargiveer om oop of geargiveerde kaarte te soek. Byvoorbeeld, @rahul #red is: geargiveer word Rahul se geargiveerde kaarte met 'n rooi etiket.
Tipe has:attachment om kaarte met aanhangsel te soek. Byvoorbeeld, @rahul het: aanhangsel gee Rahul se kaarte met aanhangsels terug. tipe due:day Om binne 24 uur na kaarte te soek. Net so due:week, due:month, due: overdue Werk ook soos verwag. Byvoorbeeld, @rahul as gevolg: week toon alle Rahul se kaarte in 'n week verskuldig. Ten slotte sien jou dat wanneer jou 'n soektog invoer, Trello jou bykomende soektogoperateurs sal voorstel. Neem die tyd om al hierdie soekoperateurs te leer, aangesien dit op lang termyn vir jou baie nuttig kan wees.
Soek in Trello raad is effektief en het 'n pragtige gebruikerskoppelvlak
Trello is ook met sleutelbordkortpaaie gelaai. Hulle laat jou toe om alles op 'n kaart te doen, van argief en beweeg dit, na veranderende lede en byskrifte, met 'n eenvoudige toetsaanslag. Daar is 'n volledige lys op die snelkoppeling bladsy, dus maak seker dat jou dit uitkies.
Integreer IFTTT Met Trello
Soveel take wat jou elke dag doen, kan outomaties gebruik word met behulp van tools soos IFTTT. Dit is 'n instrument wat elke keer iets anders kan gebeur in tientalle programme. So, dit kan 'n taak in Trello vir jou skep wanneer nuwe lêers by 'n spesifieke Dropbox-lêergids gevoeg word. As jou nog nooit IFTTT gebruik het nie, kyk gerus na ons tutoriaal om jou te help om daarmee te begin.
Ons het bespreek dat elke Trello-raad e-posse kan ontvang om nuwe kaarte op die lys te genereer. Nou is dit nog 'n resep in IFTTT wat byvoorbeeld 'n gunsteling tweet neem en 'n e-pos met die Lys-idee stuur. Daar is 'n ander resep wat SMS-boodskappe met 'n hashtag vir jou Trello-raad sal hê, ideaal vir daardie tye wanneer jou reis of 'n vinnige taak wil stuur sonder om die program te maak. Wil jou 'n kaart onthou om elke Maandag 'n weeklikse resensie te doen? Dan kan jou dit gebruik recipe Om per week 'n e-pos aan u direksie te stuur.
Maak 'n Trello-program vir jou rekenaar
Trello werk goed van enige blaaier, en het inheemse iOS- en Android-programme vir jou mobiele toestel, maar daar is geen inheemse program vir jou Mac of PC nie. In plaas daarvan kan jou jou eie semi-inheemse program maak deur Fluid op jou Mac te gebruik. Vloeistof laat jou 'n lessenaarprogramme van jou gunsteling webprogramme of webwerf skep. Kyk na ons tutoriaal oor Fluid om daarmee te begin, kom dan hier vir 'n paar spesifieke spesifieke wenke. Daar is twee belangrike aspekte wat ek wil hê jou moet onthou voordat jou Trello-rekenaarprogram skep.
In die URL-veld in plaas van https://trello.com te voeg, moet jy jou Trello-direksie-URL byvoeg, as jy nie seker is hoe om dit te doen nie, klik dit op enige bord en let op die URL in die address ba van jou blaaier en plak daardie URL in die URL-veld van Fluid app. Op hierdie manier kan jou desktop toepassings van sommige Trello-kaarte maak.
Skep lessenaarprogramme van sommige Trello-kaarte
Nog 'n groot kenmerk is as jou verskeie Trello rekeninge het, dan weet jou dat dit die hele tyd moeilik kan wees om in en uit te wees. Om hierdie probleem op te los, skep jou Fluid program en maak Voorkeure → Sekuriteit oop, kies om koekies van Safari te skei en die program weer te begin. Doen dieselfde ding afhangende van die aantal Trello lessenaarprogramme wat jou wil skep, en nou kan jou gelyktydig met jou eie Trello-raad en jou maatskappy Trello raad werk.
Skep verskeie vloeibare programme vanaf dieselfde webprogram as verskillende rekeninge
Of, op 'n Mac of rekenaar, kan jou byna oorspronklike programme soortgelyk aan Chrome skep. This tutorial sluit alles in wat jy nodig het.
Trello kan 'n bietjie verwarrend wees om te begin gebruik as jou uit 'n to do list is, maar as jou altyd take wil hê met die bestuur van take met stukkies papier wat op die bord geplak word, sal jou vind Trello soos jou gewoond was. Hierdie handleiding het jou die basiese beginsels gegee wat jou nodig het om Trello vir jou projek te maak, en ons wil hoor hoe jou dit gebruik. Of, as jou hulp nodig het om met Trello aan die gang te kom, moet jou dit asseblief in die kommentaar hieronder laat weet.