8 MANIERE WAAROP U ASSISTENT U MEER EFFEKTIEF KAN MAAK - WERK
8 maniere waarop u assistent u meer effektief kan maak
Terwyl goeie assistente ons kan bevry van gewone kantoorbedrywighede en ons skedules kan bewaak, kan uitstekende assistente gewone, nie-toesighoudende werk verrig wat normaalweg deur 'n bestuurder of bestuurder verrig word, en ons sodoende kan fokus op take op hoër vlak.Advertensies
SIEN OOK : Vier effektiewe natuurlike stresmiddelsAdvertensies
Vir diegene van ons wat gelukkig is om goeie assistente te hê, weet ons hoe belangrik dit ons doeltreffendheid kan verbeter. Ek was geseënd met twee ongelooflike groot assistente, en hoewel elkeen oorgegaan het na poste met groter verantwoordelikheid, bly hulle bydraes my by.Advertensies
Die volgende vier items is take (of prestasiegebiede) wat 'n betroubare assistent maklik kan onderneem, wat u tyd van tot 'n paar uur per dag vrystel en die werking van u kantoor dramaties verbeter - tensy dit reeds 'n fyn ingestelde masjien is.Advertensies
Wees die rentmeester van u skedule. Moedig u assistent aan om die effektiwiteit van u skedule te eien. Maak seker dat hy of sy u werkprioriteit verstaan ​​en wie mag en mag toegelaat word om u beplande dag te vervang. Laat u assistent dan u afsprake vir u begin bestuur. Ontmoet hom of haar elke oggend en middag om dit vir 'n paar weke te hersien en verminder die vergaderings tot 'n frekwensie wat u albei dien.
Filtreer en bestel u e-posadres. Regtig. Hoekom doen jy moet u besluit watter e-pos u lees - en waarom moet u die besluit herhaaldelik neem op grond van wanneer iemand dit stuur? Mense stuur veels te veel e-pos en oefen byna geen onderskeidingsvermoë uit oor hoe om dit meer effektief te maak nie. Laat u assistent besluit wat u moet lees en wanneer. Die keuse van u twee is hierdie proses.
Maak aantekeninge oor onderwerpe wat vir u interessant is by vergaderings. As u u assistent effektief gebruik, het hy of sy al 'n idee van watter soort inligting u benodig om u werk goed te verrig. Laat hulle u help om dit te bekom, en moedig hulle aan om u bewus te maak van dinge waaroor u nie gevra het nie.
Identifiseer verbeterings in kantoorbedrywighede. Hierdie een is maklik. Of jy kan dit moeilik maak. As u nie 'n ander persoon het wat die kantoorbestuurder is nie, kan u assistent 'n uitstekende posisie hê om verbeteringe aan te beveel - of bloot te laat geskied - in hoe mense en inligting in en uit u organisasie stroom. Gee hulle die verantwoordelikheid en gesag om dit te doen.
Die oorblywende vier items bevat items waarmee sommige bestuurders gemaklik is, en sommige items baie baie ongemaklik met. Niemand het belowe dat die bestuur maklik sou wees nie; hierdie potensiële spelwisselaars kan 'n uitstekende assistent help om u baie effektiewer te maak.
Reageer op roetine-e-pos vir u. Baie hiervan is redelik maklik. Tipiese voorbeelde sluit in roetineversoeke vir inligting, antwoorde op die beplanning van e-posse en navrae waarvoor u kundigheid of spesifieke besluite nie nodig is nie. In ander gevalle sal dit moontlik wees om die antwoorde op te stel vir u hersiening en oordrag deur u assistent te laat verstaan ​​hoe u op soortgelyke boodskappe sou reageer.
Woon nie-beslissende vergaderings vir u by. As die doel van die vergadering die verspreiding van inligting is eerder as om besluitneming te neem, kan u assistent u tyd spandeer vir ander dinge deur hierdie vergaderings by te woon en die inligting in te samel. Dan kan hulle dit opsom vir u oorsig.
Toon potensiaal vir vordering. Sommige baie goeie assistente is baie gelukkig in die rol en wil nie na ander poste gaan of om bykomende verantwoordelikheid te verkry nie, selfs as hulle 'n duidelike vermoë daarvoor het. Ander het die vermoë en die begeerte om groter verantwoordelikheid te hê. Oorweeg dit om dit aan hulle te gee. Anders verloor u 'n uitstekende assistent, sowel as 'n potensieel presteerder vir 'n ander werk.
Identifiseer potensiële talent vir u. Wat?! Laat u assistent talent vir u vind ?! Hoekom nie? As 'n assistent die vermoë het, waarom vermors dit dit? Min mense sal u organisasiebehoeftes en bestuursagenda sowel as u assistent ken, en min mense is so goed geposisioneer om werk vir u te verkoop. Beteken dit dat hulle die talent moet aanstel? Nee, ek stel nie voor dat die huurowerheid gedelegeer word nie. Ek stel voor dat die beskikbare bates gebruik word om groter effektiwiteit met beperkte tyd en hulpbronne te bewerkstellig.