NOTULES VAN DIREKSIEVERGADERINGS – DTVDH
Direksievergaderings en die besluite wat daartydens geneem word, kan bepalend wees vir die effektiewe funksionering van 'n maatskappy. Kliënte word dus herinner aan die wetlike vereistes rakende direksievergaderings, soos bepaal in Artikel 73(6), (7) en (8) van die Maatskappywet 71 van 2008, wat stiptelik nagekom moet word.
Die Wet vereis dat 'n maatskappy notule moet hou van die vergaderings van die direkteure en van enige van die direkteure se komitees, en dat 'n meerderheid van direkteure op 'n direksie-vergadering teenwoordig moet wees voordat enige besluit geneem kan word. Elke besluit wat deur die direkteure geneem word, asook enige verklaring wat deur 'n direkteur gemaak word, moet in die notule opgeneem word. 'n Besluit van die direkteure tree in werking op die datum van die besluit, tensy daar in die besluit wat geneem word 'n ander datum van inwerkingtreding bepaal word. Aandag word in die besonder gevestig op die vereiste dat besluite gedateer en opeenvolgend genommer moet word.
Indien 'n maatskappy se Akte van Inlywing daarvoor voorsiening maak, mag 'n direksievergadering ook deur middel van elektroniese kommunikasie gehou word of mag een of meer direkteure deur middel van elektroniese kommunikasie aan 'n vergadering deelneem. Die voorwaarde is dat die elektroniese kommunikasiemedium toelaat dat alle deelnemers met mekaar kan kommunikeer sonder dat 'n tussenpersoon betrokke is.
'n Notule of besluit wat deur die voorsitter van 'n direksievergadering of die voorsitter van die volgende vergadering onderteken is, dien as bewys van die verrigtinge van die vergadering of van die aanvaarding van die betrokke besluit. Dit is dus belangrik dat alle notules deur die voorsitter onderteken en gedateer word voordat dit na alle belanghebbendes versprei en geliasseer word.