PEN Afrikaans: Notule van eerste algemene vergadering van lede | LitNet
Notule van eerste algemene vergadering van lede
Om 09:00 op Saterdag 20 Oktober 2012
in kamer 227, Letteregebou, hoek van Merriman- en Ryneveldstraat, Stellenbosch
Die bywoningsregister word deur die volgende 41 lede geteken:
Fanie Olivier, John Miles, Kerneels Breytenbach, André Brink, Willemien Brümmer, Pienkes du Plessis, Rudi Venter, Floris Brown, Engemi Ferreira, Zandra Bezuidenhout, Estelle Neethling, Bernard Odendaal, François Verster, Trienke Laure, Madeleen Viljoen-Theron, Annari van der Merwe, Willem de Vries, Abraham de Vries, Ebbe Dommisse, Antoinette Klein, Murray La Vita, Marike Bekker, Uys van der Hoven, Bettina Wyngaard, Wilna Adriaanse, Malene Breytenbach, JM Gilfillan, Hermann Giliomee, Anné-Ghrett Erasmus, Ampie Coetzee, Amanda Lourens, Nelleke de Jager, Rachelle Greeff, Sonja Loots, Desmond Painter, Danie Marais, EKM Dido, Naomi Meyer, Bibi Slippers, Melt Myburgh, Naomi Bruwer, Naas Steenkamp
Op uitnodiging (nie-stemgeregtig)
Karina Brink, Deon de Bruyn
Verskonings is van die volgende 48 lede ontvang:
Danie Botha, Fourie Botha, Douwleen Bredenhann, Breyten Breytenbach, Pieter Cilliers, Renée Conradie, Hélène de Kock, Hans du Plessis, Tim du Plessis, Heilna du Plooy, Louis Esterhuizen, Jeannette Ferreira, Jaco Fouché, Corlia Fourie, Francis Galloway, Ingrid Glorie, Piet Haasbroek, Joan Hambidge, Anzelle Hattingh, Helena Hugo, Koos Human, Marlize Leyden, Kobus Lombard, Henriëtte Loubser, George Louw, Nicolaas Luwes, Maretha Maartens, Deon Meyer, SJ (Fanie) Naudé, Philip Nel, Elias Nel, Theresa Papenfus, Elize Parker, Chanette Paul, Robert Pearce, Fransjohan Pretorius, Willem Pretorius, Jannie Putter, Johann Rossouw, Pieter Schoombie, Conrad Steenkamp, Deborah Steinmar, Gert Steyn, Marita van Aswegen, Hein Viljoen, Andries Visagie, Cas Vos, Elsa Winckler
Die voorsitter van PEN Afrikaans, Fanie Olivier, open die vergadering. ’n Kworum is aanwesig. Naas Steenkamp rapporteer dat die vereiste van R29.4 (“R” beteken reël van die Reglement) en R29.2 insake die kennisgewingstydperk nie ten volle nagekom is nie en versoek kondonering.
Besluit: Dat die korter as vereiste kennisgewingstydperk vir die vergadering gekondoneer word.
Besluit: Die sakelys word goedgekeur.
2. Verslag deur die voorsitter
Fanie Olivier doen kortliks mondeling verslag oor bedrywighede sedert Pretoria-PEN op 10 Maart 2012 hergekonstitueer is. Die volledige verslag verskyn hierby as BYLAE 1.
Besluit: Die verslag word met dank aan Fanie Olivier aanvaar.
Kerneels Breytenbach tree vir die res van die vergadering as voorsitter op.
3. Samekoms van Afrikaanse Skrywersunie en oud- Pretoria PEN (geherkonstitueer)
In die lig van PEN Internasionaal se vereiste dat PEN-sentrums nie met ander organisasies amalgameer nie, het meeste van die lede van die Afrikaanse Skrywersunie in individuele hoedanigheid aansoek gedoen om lidmaatskap van PEN Afrikaans. Alle nuwe aansoeke sedert die vergadering van 10 Maart is deur die bestuur oorweeg en goedgekeur. Dit was nie nodig om in enige geval van die beslissing van die arbiter (kyk item 16.1) gebruik te maak nie.
4. Goedkeuring van lederegister en datum van inwerkingtreding
Die lederegister soos deur die vergadering goedgekeur word as BYLAE 2 aangeheg, en daar word Besluit: Dat vandag se datum, 20 Oktober 2012, die datum van inwerkingtreding daarvan sal wees. Aangesien daar steeds gewerf word, word ook Besluit: Dat ’n opgedateerde lederegister aan die volgende algemene ledevergadering voorgelê word.
5. Goedkeuring van grondwet
Die grondwet wat vooraf aan die lede versprei is, is in wese die grondwet aangeneem by die herkonstitueringsvergadering van 10 Maart 2012, met enkele wysigings voortvloeiend uit die naamsverandering van Pretoria PEN tot PEN Afrikaans, en ’n geringe verruiming van kwalifiseringsvereistes vir lidmaatskap om veral redigeerders en akademici in te sluit. Daar word Besluit: Dat die grondwet met die voorgestelde wysigings goedgekeur word. BYLAE 3.
6. PEN International se 78ste Kongres, Suid-Korea, September 2012
6.1 Benewens Fanie Olivier se voorsittersverslag lewer EKM Dido en Sonja Loots kortliks insette oor hierdie kongres, vanwaar die drietal teruggekeer het met die goeie nuus dat die geherkonstitueerde Pretoria PEN se aansoek om ’n naamsverandering tot PEN Afrikaans op September 2012 deur PEN Internasionaal se ledevergadering goedgekeur is. Besluit: Dat met goedkeuring en gelukwense aan die afvaardiging kennis geneem word van die verslag oor die Kongres en die goeie nuus van die aanvaarding van PEN Afrikaans as volwaardige sentrum van PEN Internasionaal.
6.2 Naas Steenkamp meld dat hierdie sukses moontlik gemaak is deur die visie en harde werk van ’n paar persone wat ’n lang pad geloop het om lede van Pretoria PEN op te spoor en hulle samewerking te verkry vir ’n poging om die sentrum te herkonstitueer. Daardie werk het gekulmineer in ’n vergadering wat op 10 Maart vanjaar in Stellenbosch plaasgevind het.
Veral belangrik is dat hierdie persone noulettend te werk gegaan het om te verseker dat niemand die proses sal kan bevraagteken nie. Veral Fanie Olivier, benewens John Miles en Pieter Haasbroek, verdien erkenning vir wat hulle vermag het. Daar word dus voorgestel dat die uittredende voorsitter, Fanie Olivier, uitgesonder word as die eerste persoon aan wie PEN Afrikaans die eer van lewenslange lidmaatskap betoon.
Besluit (met akklamasie): Dat lewenslange lidmaatskap opgedra word aan Fanie Olivier vir sy waardevolle bydrae in die totstandkoming van PEN Afrikaans as ’n volwaardige PEN-sentrum.
Voorts moet dank betuig word aan die leidsliede van South African PEN, Tony Fleischer, Margie Orford en Raymond Louw, wie se deurlopende, soliede steun ’n groot bydrae tot PEN Afrikaans se welslae gelewer het.
Besluit: Dat dit aan die nuwe bestuur opgedra word om die reeds beloofde toekenning van erelidmaatskap aan Tony Fleischer, Margie Orford en Raymond Louw van South African PEN verder te voer.
7. Registrasie by CIPC en SAID
Fanie Olivier rapporteer dat geruime tyd gelede reeds aansoek gedoen is om as ’n nie-winsgewende en nie-belastingbetalende organisasie te registreer, maar dat rompslomp die proses vertraag. Besluit: Dat Fanie Olivier versoek word om hierdie aansoeke as ’n saak van dringendheid te bespoedig.
Naas Steenkamp lê die Kontantvloeistaat vir die periode 10 Maart tot 31 Desember (wat vooraf versprei is) ter tafel en gee toeligting. Die tydperk wat gedek word, verteenwoordig slegs ’n fragment van ’n boekjaar en kan dus nog nie gesien word as finansiële state in die gewone sin van die woord nie; dit is ook slegs intern geouditeer. Twee borge is verkry van wie nie een geneë is om openbare erkenning daarvoor te ontvang nie. Streng dissipline is oor uitgawes gehandhaaf, maar die staat toon nietemin ’n tekort van R5 053,72 by afsluiting, waarvoor oorbruggingsfinansiering verkry is wat reggestel moet word wanneer daar weer inkomste verkry word.
8.1 Dat die opsommende staat oor kontantvloei vir die periode 10 Maart tot 20 Oktober 2012 goedgekeur word as genoegsame voldoening aan die vereistes van R18.1 (BYLAE 4)
8.2 Dat die saamstel van ’n begroting vir die oorblywende weke van 2012 asook die begroting vir 2013 aan die nuwe bestuur opgedra word
8.3 Dat ’n mosie van dank aan die bestaande borge aanvaar word
8.4 Dat verdere borgskappe gesoek word, verkieslik op basis van ’n tentatiewe begroting met die volste moontlike besonderhede van beoogde werk en projekte
8.5 Dat die Heunis Regsgroep bedank word vir hulle goedgunstige hulp in die aanvangsfase deur ’n beleggingsrekening in die naam van PEN Afrikaans te bedryf
8.6 Dat ’n bankrekening oopgemaak word en die keuse van ’n bank aan die bestuur oorgelaat word
8.7 Dat die keuse van ’n ouditeur aan die nuut verkose bestuur oorgelaat word
8.8 Dat die tekort van R5 053,72 soos in die kontantvloeistaat aangestip, uit toekomstige fondse reggestel word.
9. Verkiesing van bestuur
Een nominasie is vooraf deur die bestuur ontvang vir die posisie van voorsitter, en een vir die posisie van ondervoorsitter. Daar is geen verdere nominasies uit die vergadering nie, en die volgende persone word Verkies:
As voorsitter (president) Sonja Loots
As ondervoorsitter (visepresident) Kerneels Breytenbach
Tien nominasies vir verkiesing as gewone bestuurslede is vooraf deur die bestuur ontvang, en ’n verdere twee nominasies word uit die vergadering gemaak. In ’n geheime stemming met gebruik van stembriefies word die volgende persone Verkies:
Naomi Bruwer, EKM Dido, Heilna du Plooy, Louis Esterhuizen, Melt Myburgh.
Die bestuur sal ’n verdere drie persone koöpteer.
10. Missie en visie
Die Missie- en Visiestelling soos vooraf versprei, word bespreek. Met enkele wysigings en toevoegings word Besluit: Dat die Missie- en Visiestellingsoos gewysig (BYLAE 5) goedgekeur word as ’n voorlopige siening en aan die bestuur opgedra word as ’n eerste prioriteit wat saam met die opstel van ’n begroting afgehandel moet word.
Besluit: Dat verdere ledewerwing onderneem word.
PEN Internasionaal se huidige beleid is dat ledegeld betaalbaar in Amerikaanse dollars uitgedruk word, in ons geval $14,50 (= R126 teen ’n koers van 8,70). Gegewe die verswakkende Rand-wisselkoers, styg hierdie bedrag teen ’n vinnige tempo. Dit maak dit moeilik om ’n Rand-bedrag vas te pen en hou die gevaar in dat die vlak te hoog vir vele van ons lede sal wees.
Besluit: Dat, bes moontlik in gelid met ander Afrika-sentrums, vertoë aan PEN Internasionaal gerig word vir ’n billiker bedeling as die huidige dollar-gekoppelde affilliasiefooi.
Besluit: Dat die bedrag uiteindelik nie R150 oorskry nie.
13. Oopmaak van ’n webwerf
Daar word met goedkeuring kennis geneem van LitNet se aanbod om ’n PEN Afrikaans-portaal in sy webwerf te open wat namens ons deur Naomi Bruwer bedryf sal word.
15. Samewerking met ander instansies
15.1 South African PEN
’n Besonder gulle boodskap van die president van South African PEN word deur Naas Steenkamp voorgelees. Besluit: Dat die verhouding met South African PEN deurlopend prioriteitsaandag moet kry.
15.2 PEN Internasionaal
PEN Internasionaal is uiteraard een van ons belangrikste alliansies. Dié liggaam is egter besonder bedag op “sentrum-outonomie”: ’n sentrum moet hom slegs met sy eie sake bemoei, dus is dit nie ons probleem as daar dalk ’n ander groepering in Suid-Afrika is wat homself ook PEN noem nie (anders natuurlik as PEN South Africa). Dis vir PEN Internasionaal om sulke gevalle te hanteer.
Daar is reeds met die organiseerders van die Woordfees op Stellenbosch ooreengekom dat ruimte in die 2013-program gemaak sal word vir ’n bekendstelling van PEN Afrikaans. Met goedkeuring kennis geneem.
Kyk item 17.
Daar word met goedkeuring kennis geneem dat samewerking met Versindaba reeds in beginsel bespreek is.
Besluit: Dat die moontlikhede vir samewerking met die KKNK deur die bestuur oorweeg word.
Besluit: Dat die tussenkoms van ’n arbiter om verskille oor kwalifisering vir lidmaatskap te besleg, nie as nodig of selfs wenslik geag word nie.
Besluit: Dat daar met bekwame spoed ’n fisieke adres vir PEN Afrikaans gevind word.
16.3 “Pretoria PEN”
Fanie Olivier rapporteer opsommenderwys dat Dan Roodt hofstukke op Annari van der Merwe beteken het (onder die wanindruk dat sy die “sekretaresse van PEN Afrikaans is”) waarin hy onder meer die hof vra om die aansoek as dringend te hanteer en teen 18 Oktober die huidige vergadering te belet; om te vind dat die respondente (Fanie Olivier, Pieter Haasbroek en John Miles) belet word om hulle as verteenwoordigers en/of beamptes van Pretoria-PEN of ’n afgeleide entiteit, met inbegrip van PEN Afrikaans, voor te doen; dat enige besluit van die respondente om die naam, grondwet, bestuur en lidmaatskap van die vereniging te verander, ongeldig verklaar word; dat die respondente verbied word on namens Pretoria-PEN of enige afgeleide entiteit met PEN Internasionaal te skakel; dat Pretoria-PEN se bestaande bestuur bestaande uit dr Dan Roodt, me Fransi Phillips, mnr Gustav Venter, me Karen Roodt, mnr André Alkema en dr Christo Pretorius verklaar word tot die enigste regmatige bestuur van die vereniging (Pretoria-PEN); dat die respondente verbied word om verdere verklarings te maak of om gerugte te versprei dat Pretoria-PEN “nie meer bestaan nie” of “doodgeloop het”; dat ’n kostebevel teen die respondente gegee word.
As die respondente die aansoek wil teenstaan, word hulle tot 08:00 op 19 Oktober gegee om beëdigde verklarings in te dien. Die stukke is egter eers na 11:00 op daardie oggend aan Annari beteken; daarby, sê Fanie Olivier, is dit opvallend dat die hof gevra word om op 18 Oktober sy bevel uit te reik maar dat die respondente gevra word om hulle antwoord voor 19 Oktober in te dien. Voorts bevat die mosiedokumente etlike feitefoute en growwe wanvoorstellings.
Luidens Fanie Olivier bevat die hofaansoek bepaalde defekte wat sy kanse op sukses feitlik nul sou gemaak het.
Besluit: Dat Fanie Olivier, bygestaan deur Uys van der Hoven, hierdie aangeleentheid verder sal hanteer en aan die nuwe bestuur verslag doen.
Daar is reeds in beginsel met Aardklop ooreengekom dat die 2013-ledevergadering tydens die Aardklop-fees in Potchefstroom plaasvind. Daar word met goedkeuring hiervan kennis geneem.
Dank word uitgespreek teenoor Melt Myburgh vir sy hulp met die reël van die eerste algemene ledevergadering. Aan Annari van der Merwe vir haar reuse werk met die versorging van die lederegister. Aan Delheim vir wyn wat hulle vir verversingstyd verskaf het. Aan Naas Steenkamp vir voorbereidende werk sedert Maart. Aan die lede wat ’n Saterdagoggend vir die vergadering afgestaan het.
Die vergadering verdaag om 11:50.