Om riglyne en prosedures te verskaf ten opsigte van die kritieke aspekte en stappe wat gedoen moet word deur al die betrokke rolspelers regdeur die Departement om te rapporteer oor oplopings en verpligtinge, en om betalings en adviese te hanteer wat op die Basiese Rekeningkundige Stelsel (BRS) geprosesseer is.
2.1 Hierdie Finansiëlerekeningkundeminuut word uitgereik ingevolge die Wet op Openbare Finansiële Bestuur (Wet 1 van 1999), en moet saamgelees word met:
2.2 Hoofstuk 8.1 en 8.2 van die Nasionale Tesourieregulasies (NTR), uitgereik op 15 Maart 2005 ingevolge artikel 76 van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur, 1999 (Wet 1 van 1999) (WOFB); en
2.3 met Hoofstuk 8.1 van die Provinsiale Tesourie-instruksies (WKPTI), soos uitgereik op 5 November 2009, ingevolge artikel 18(2) (a) van die WOFB; sowel as
2.4 Omsendbriewe uitgereik deur die Provinsiale Tesourie met betrekking tot finansiële verslaggewing oor laat betalings, onbetaalde rekeninge en verslaggewing oor oplopings en verpligtinge.
3.1 Finansiëlerekeningkundeminuut 01/2011, van 23 Februarie 2011, word hiermee herroep en in geheel vervang deur hierdie minuut as gevolg van nuwe finansiële vereistes vir verslagdoening aan Provinsiale Tesourie.
3.2 Provinsiale Tesourie Omsendbrief no. 68 van 2011, van 15 Desember 2011, vereis dat departemente maandeliks verslag sal doen oor inligting met betrekking tot rekeninge betaal na 30 dae van ontvangs en rekeninge wat nie betaal is nie.
3.3 Provinsiale Tesourie Omsendbrief no. 36 van 2010, van 23 September 2010, vereis van departemente om kwartaalliks verslag te lewer oor verpligtinge en oplopings.
3.4 Hoofstuk 8.1 van die Provinsiale Tesourie-instruksies reguleer betalings en adviese en moet te alle tye nagevolg word. Volgens hoofstuk 8.1.8 van die Provinsiale Tesourie-instruksies,moet die persoon wat 'n advies vir betaling verifieer, deur delegasie gemagtig word. Die gedelegeerde beampte moet ook seker maak dat aan die vereistes soos aangedui in Hoofstuk 8.1.8(a) tot (g) van die Provinsiale Tesourie-instruksies voldoen is voordat voortgegaan word met die betaling.
4.1 Die volgende aangehegte bylaes verskaf leiding oor betalings, ondersteunende dokumente en die voltooiing van invoervorms:
4.1.1 Bylae A: Kontrolelys vir betalings
4.1.2 Bylae B: Vorms en ondersteunende dokumente vir betalings
4.1.3 Bylae C 1: Invoervorms PGWC 013 en PGWC 015
4.1.4 Bylae C 2: Voltooiing van Invoervorms PGWC 013 en PGWC 015
4.1.5 Bylae D: Algemene foute wat op adviese voorkom
4.2 Gedelegeerde beamptes is daarvoor verantwoordelik om seker te maak dat BRS- magtigers voldoen aan die vereistes wat in hierdie minuut uiteengesit word.
5. Rekeninge wat betaal word na 30 dae van ontvangs
5.1 Beamptes word hiermee herinner aan NTR 8.2.3 wat noem dat
5.2 Indien 'n betaling wat aan 'n krediteur verskuldig is gemaak word meer as 30 dae na ontvangs van die finale rekening, die rede vir die vertraagde betaling op die aangehegte kontrolelys vir betalings aangedui moet word(sien Bylae A).
5.3 Alle relevante datums (bv. "brondokument: datum", "brondokument: ontvangsdatum") moet korrek vasgelê word op die finansiële stelsel. Hierdie datums is van kritieke belang vir die verouderingsproses (bv. die getal dae wat verloop het tot 'n rekening vereffen word); Rekeninge moet met die datum gestempel word op die dag van ontvangs vir dieselfde rede. Dit is belangrik om daarop te let dat wanneer 'n rekening wat ontvang is, terugverwys word na 'n krediteur vir 'n regstelling, die nuwe datum waarop die gekorrigeerde rekening ontvang is die datum is wat vasgelê moet word onder"brondokument; ontvangsdatum" en nie die datum waarop die oorspronklike rekening ontvang is nie.
Die datum van 'n kontrak (bv. leerdervervoerooreenkoms) moet nie gebruik word in plaas van die "rekening ontvang"-datum nie, aangesien dit verkeerdelik daarop kan uitloop dat 'n betaling as 'n laat betaling aangemeld kan word.
5.4 Kantore wat met rekeninge en/of betalings werk, moet maandeliks, binne 7 dae na maand-einde, aan die Departement van Finansiële Rekeningkunde rapporteer, oor alle onbetaalde rekeninge ouer as 30 dae vanaf ontvangs van die rekening, sowel as oor alle betalings wat vereffen is na 30 dae van ontvangs van die rekening.
5.5 Onbetaalde rekeninge ouer as 30 dae en betalings vereffen na 30 dae van ontvangs van die rekening sal in 'n ernstige lig beskou word en slegs geldige redes vir laat betalings sal in sulke gevalle aanvaar word.
6. Verslagdoening oor oplopings
6.1 Oplopings verteenwoordig goedere/dienste ontvang en rekeninge ontvang maar nog nie betaal teen die verslagdatum nie.
6.2 Kantore wat met rekeninge en/of betalings werk, moet registers van oplopings byhou vir verslagdoeleindes. 'n Gestandaardiseerde oplopingsregister sal uitgereik word deur die DFA: FKB-eenheid aan kantore wat met betalings werk.
6.3 Bogenoemde kantore moet kwartaalliks verslag doen deur elektronies aan die FKB voor te lê 'n volledige voltooide en bygewerkte gestandaardiseerde oplopingsregister binne 10 dae na elke kwartaal-einde. In die geval van geen oplopings nie, moet 'n nulopgawe steeds vir kontroledoeleindes ingelewer word.
6.4 Inligting oor oplopings word deur die DFR gebruik om kwartaalliks opsommingsverslae saam te stel vir voorlegging aan Provinsiale Tesourie en dit word ingesluit by aantekeninge by die finansiële state.
7. Verslagdoening oor verpligtinge
7.1 Verpligtinge verteenwoordig goedere/dienste wat goedgekeur is, wat óf gekontrakteer is óf nog nie gekontrakteer is nie, maar geen aflewering het nog plaasgevind teen die verslagdatum nie.
7.2 Kantore wat werk met verpligtinge moet 'n register van verpligtinge byhou vir verslaggewingdoeleindes en moet elektronies 'n voltooide en bygewerkte gestandaardiseerde patroonvorm van verpligtinge aan die DFR: Finansiële Verslaggewingseenheid voorlê binne 10 dae na elke kwartaal-einde. In die geval van geen verpligtinge nie, moet 'n nulopgawe steeds vir kontroledoeleindes ingelewer word.
7.3 Items word as verpligtinge geklassifiseer waar die Departement toekomstige transaksies onderneem wat normaalweg uitloop op die uitvloei van hulpbronne.
7.4 Goedgekeurde en gekontrakteerde verpligtinge beteken die uitgawe is goedgekeur en die kontrak is teen die verslagdatum alreeds toegeken.
7.5 Goedgekeurde maar nog nie gekontrakteerde verpligtinge dui op uitgawes wat goedgekeur is en die kontrak moet nog toegeken word of wag op finalisering op die verslagdatum.
7.6 Verpligtinge moet geklassifiseer word in huidige uitgawe (bv. goedere en dienste) en kapitale uitgawes (bv. geboue en ander onroerende strukture).
7.7 In die berekening van verpligtinge, moet die volgende in berekening gebring word wat betref toegekende tenders:
Die periode van die tender wat toegeken is
Bedrae reeds betaal ten opsigte van daardie tender/kontrak
Bedrae waarvoor kwitansies ontvang is en wat dus in oplopings ingesluit is, moet afgetrek word.
Verpligtinge op verkrygingstelsels (soos LOGIS) gelaai
Verpligtinge nie op verkrygingstelsels gelaai nie
7.8 Inligting aangaande verpligtinge wat deur die DFR gebruik word om kwartaallikse opsommingsverslae saam te stel vir voorlegging aan Provinsiale Tesourie word ingesluit by die openbaarmakingsnotas tot die finansiële state.
8. Voltooiing van adviese
8.1 Amptenare aan wie die funksie van magtigers op BAS toegeken is, moet seker maak dat ingevulde BAS-invoervorms elke betaling wat op die stelsel geprosesseer is, ondersteun. Alle velde op die BRS-invoervorms is verpligtend en moet ingevul word.
8.2 Magtigers moet verseker dat die korrekte BRS-invoervorms gebruik word (verwys na Bylae B vir meer besonderhede):
PGWC 001 (Reis- en verblyf allerlei voorskotbetaling) word gebruik om goedkeuring te verleen aan 'n reis-en-verblyfbetaling. Die betaling word gemaak deur 'n PGWC 001 te voltooi.
PGWC 002 (BRS toewysingsbylae) – opsomming van die toepaslike toekennings wat aangeheg moet word by die PGWC 013 en PGWC 015-vorms.
PGWC 003 (BRS-skuld: Ooreenkoms van handhawing) – vir hantering van skuldenaars.
PGWC 004 (BRS joernaalinskrywing prosesseringinstandhouding) word gebruik om joernale te trek.
PGWC 013 (BRS allerlei/ betalinginstandhouding wat weer voorkom) word gebruik vir diverse betalings.
PGWC 015 (BRS aankooporderbetaling) - vir betaling van geplaaste bestellings.
Vorm 1450 (Orderbetalingtransaksievorm) - word gebruik saam met PGWC 015.
9. Voorkom hervaslegging van transaksies
Om te verhoed dat transaksies hervasgelê word, moet alle invoervorms, kwitansies en ander ondersteunende dokumente "Betaal" gestempel word sodra die transaksie op die finansiële stelsel gemagtig is.
10. Kansellasie van betaling
10.1 Wanneer 'n betaling gekanselleer word en 'n nuwe betaling voorberei word as 'n vervangingsbetaling, moet die gekanselleerde advies aangeheg word aan die nuwe teenblad. Dit is van toepassing slegs wanneer 'n betaling gekanselleer is as gevolg van 'n "onbetaalde" betaling en wanneer dit deur die bank teruggestuur word.
10.2 'n Nuwe betaling word as vervanging voorberei, met die gekanselleerde advies se nommer daarop, om sodoende 'n skakel te vorm tussen die gekanselleerde advies, die vervangingsteenblad en die ondersteunende dokumentasie.
11. Eliminering van onreëlmatige, vrugtelose en verkwistende uitgawes
Om te verseker dat betalings aan krediteure voldoen aan statutêre vereistes en in besonder om onreëlmatige, vrugtelose en verkwistende uitgawes te elimineer, moet die volgende ondersteunende dokumentasie saam aangeheg word aan elke betalingsadvies om deel uit te maak van die ondersteunende dokumentasie:
11.1 'n Harde kopie van die Betalingsregister (uitdrukstuk van BRS wat details toon van die vaslegger, magtiger, bankbesonderhede van die eenheid, bv. verskaffer, en die hoeveelheid betaal)
11.2 'n Voltooide Kontrolelys vir betalings (Bylae A), voltooid en geverifieer deur die beampte(s) word op hierdie vorm aangedui. Geen kontrolelys hoef vir die volgende betalingstipes voltooi te word nie:
Reis- en verblyfbetalings
11.3 Die nodige ondersteunende dokumentasie moet stewig aan hierdie BRS- invoervorms geheg word. en voorgelê word aan die DFR: Finansiële kapasiteitsbou (FKB) Kamer 7-03 in die Grand Central-gebou, Kaapstad.
12. Voltooiing van joernaalinskrywings
12.1 Om te verhoed dat joernale en ondersteunende dokumente hervasgelê word, is dit nodig dat toesighouers wat joernale aanlyn magtig die woord "GEPROSESSEER" op die voorblad van die joernaal en ondersteunende dokumentasie aanheg om te wys dat dit oorgeboek is. Toesighouers moet ook verseker dat ondersteunende dokumente aangeheg word aan joernale voor dit gemagtig word en afgeteken word.
12.2 By ontvangs van joernale by die kantoor van die Finansiële Kapasiteitsbou-afdeling, sal die beampte wat dit ontvang, kontroleer dat alle joernale voldoen aan bogenoemde, voor dit ontvang word vir liasseringsdoeleindes. Joernale wat nie hieraan voldoen nie, sal terugverwys word na die toesighouer verantwoordelik vir die relevante korrektiewe aksie.
13. Voorlegging van adviese
13.1 Die gemagtigde magtigers is verantwoordelik vir die bewaring van hulle adviese, wat aan die begin van elke maand voorgele word, saam met hulle dokumentebeheerverslae (DBV.s) wat van BRS afgetrek is, aan die begin van elke maand aan die DFR: Finansiele Kapasiteitsbou (FKB), Kamer 7-03, Grand Central-gebou, Kaapstad binne 7 dae na elke maandeinde.
13.2 Elke magtiger moet maandeliks 'n dokumentbeheerverslag (DBV) trek vir die laaste dag van elke maand. In gevalle waar daar meer as een magtiger per direktoraat is, moet elke magtiger 'n DBV vir sy of haar eie gebruikers-ID trek. Die oogmerk van die verslag is om alle transaksies aan te dui wat in 'n bepaalde maand verwerk is.
13.3 'n Magtiger moet seker maak dat al die adviese wat op daardie maand se DBV aangedui word in sy of haar besit is.
13.4 Die bewysstukke moet numeries gerangskik word en saam met die relevante DBV met die stewig aangehegte ondersteunende dokumentasie en kontrolelys vir betaling voorgele word.
13.5 'n Amptenaar van die FKB en die amptenaar wat die adviese indien, sal bevestig dat alle adviese ingedien is soos per die DBV. Die beampte van die FKB sal dan sertifiseer dat alle adviese ontvang is. Albei partye moet die DBV onderteken en afskrifte van die gesertifiseerde DBV vir rekorddoeleindes bewaar.
13.6 Geen DBV wat sonder adviese is, sal aanvaar word nie en sal terugverwys word na die betrokke magtiger vir die voorlegging van die volledige pakket soos aangedui op die DBV.
13.7 Die amptenaar van die FKB-afdeling sal kontroleer om seker te maak dat alle dokumente wat ingedien word die oorspronklikes is en behoorlik gesertifiseer is en dat alle bewysstukke vergesel word van die nodige ondersteunende dokumentasie.
13.8 'n Lys van alle uitstaande adviese sal maandeliks uitgegee word aan alle magtigers waarna, indien hierdie adviese nog nie deur die FKB ontvang is nie, die lys teen die 15de van elke maand aangestuur sal word na die betrokke Direkteur vir intervensie.
13.9 Versuim om adviese voor te lê sal in 'n ernstige lig beskou word. Die nie-voorlegging van adviese is vroeër opgehaal as 'n saak van bekommernis by die Ouditeur-Generaal in bestuursverslae. Indien die adviese nie voorgelê word nie, kan die uitgawe wat aangegaan is as onreëlmatig beskou word en sal dit as sulks gerapporteer word.
13.10 Waar betalingsadviese nie voorgelê word aan die FKB-afdeling binne 31 dae na maand-einde nie, sal gebruikerstoegang tot BRS deur die verantwoordelike beamptes aan die BRS-stelselkontroleur gerapporteer word en sal dit onmiddellik herroep word.
14. Aanvra van betalingsadviese van die afdeling: Finansiële Kapasiteitsbou (FKB)
14.1 Beamptes wat toegang benodig tot die oorspronklike BRS-adviese wat vroeër aan die FKB voorgelê is, moet 'n vervangingsadvies voltooi en onderteken wat betalingsbesonderhede moet aandui, soos die betalingsadviesnommer, die magtiger en die maand waarin hierdie advies gemagtig is. Die vervangingsadvies moet die naam en kontakbesonderhede van die persoon wat die advies(e) aangevra het, en die datum van die versoek duidelik aandui.
14.2 Oorspronklike adviese sal uitgereik word alleenlik vir 'n periode wat nie vyf werksdae oorskry nie, waarna die adviese aan die FKB terugbesorg moet word. Uitsonderings tot hierdie reël sal alleenlik toegelaat word vir adviese wat aan die volgende uitgereik is:
Die Kantoor van die Ouditeur-generaal
Interne Oudit of SAID
15. Dit is noodsaaklik dat die inhoud van hierdie minuut onder die aandag gebring moet word van alle amptenare wat met die voorbereiding, verwerking en magtiging van betalings en joernale op die finansiële stelsel werk. U samewerking sal waardeer word.