3 Belangrike uitdagings wat Kantooradministrateurs by die werk konfronteer - Jou Werk | Solidariteit WêreldJou Werk | Solidariteit Wêreld
Tuis › AF › 3 Belangrike uitdagings wat Kantooradministrateurs by die werk konfronteer
3 Belangrike uitdagings wat Kantooradministrateurs by die werk konfronteer
Dinsdag | 02 April | 2019
Administratiewe assistente is dikwels die onbesonge helde van die werkplek. Dit is hulle wat sorg dat alles in die kantoor glad verloop of die baas gelukkig bly en goed voorberei is om sy of haar werk te doen. Hulle kan ʼn klomp take gelyk verrig, beskik oor ʼn groot aantal vaardighede, en moet ʼn verskeidenheid verwagte en onverwagte uitdagings konfronteer. Die vermoë om enige taak aan te pak en af te handel is een van die dinge wat werklik die uitsonderlike administratiewe assistent onderskei van bloot die goeie.
Wat is die drie belangrikste uitdagings waarmee kantooradministrateurs in die werkplek te kampe het, en hoe gaan hulle te werk om dit effektief te oorkom?
Hulle kan beskou word as iemand van minder belang
Kantooradministrasie is ʼn komplekse rol wat ʼn reeks professionele vaardighede vereis, insluitend tydbestuur, interpersoonlike vermoë, kliëntediens en organisering van resultate, sê Irene Lopez, administratiewe koördineerder by die Dubai Nasionale Lugvervoervereniging. Op ʼn manier word die pos van administratiewe assistent geklassifiseer as ʼn beginpunt vir die meeste maatskappye, sê Kayla LaSaga, lewensafrigter en loopbaankonsultant. “Wat die meeste mense nie verstaan nie, is dat om ʼn administratiewe assistent te wees ʼn professionele loopbaan is waarin mense kan uitblink. Administratiewe assistente is geleerde individue met ʼn magdom vaardighede.”
Om hulle vermoëns ten toon te stel, moet kantooradministrateurs platforms soek waar hulle hulle vaardighede kan gebruik, byvoorbeeld om te versoek om voorleggings by simposiums te doen, by te dra tot strategiese beplanning of deur ʼn alternatiewe plan voor te stel om ʼn organisatoriese probleem op te los wat onoplosbaar voorgekom het.
Dit kan van hulle verwag word om alles te weet, selfs al word hulle nie eens by vergaderings en privaat gesprekke ingesluit nie
Vergaderings en konferensies vind elke dag plaas waarby hulle nie ingesluit word nie. Nogtans word van administratiewe assistente verwag dat hulle ten alle tye moet weet wat aangaan. “Ten spyte van hulle onvermoë om uitvoerende besluite te neem, moet hulle oor meer inligting beskik as die tipiese werknemer,” sê LaSaga. Om die spil te wees waarom alle inligting draai, moet die administratiewe assistent sy/haar sfeer van invloed uitbrei, die regte vrae vra, en vertroue en netwerke bou.
Dit kan van hulle verwag word om altyd beskikbaar te wees
Administratiewe assistente besit ʼn natuurlike vermoë om vele take gelyktydig te hanteer. Hulle kan te midde van hulle middagete ʼn beplande vergadering bevestig, aandag gee aan ʼn defektiewe internetkonneksie en die HUB se sensitiewe dokumentasie liasseer. “Om te weet waar om die streep te trek is die helfte van die stryd, want sommige kollegas kan ʼn situasie baie dringender laat klink as wat dit werklik is,” sê LaSaga. “Vir hulle eie beswil moet administratiewe assistente leer om die situasie op hande te beoordeel. Hulle sal altyd instem om die probleem aan te spreek, maar soms besluit hulle om eers ná middagete daaraan aandag te gee omdat dit die beste vir hulle werk.”
Administratiewe assistente klim nie met die verkeerde voet uit die bed nie. “Wel, hulle doen, maar hulle mag dit nooit wys nie,” sê Peter Jones, werwingskonsultant en skrywer vir The Job Network.
“Dit maak nie saak wat in die kantoor of in jou persoonlike lewe gebeur nie, jy moet altyd glimlag, met ʼn huppel in jou stap loop en met ʼn aangename stemtoon praat.
“Jy moet geluk uitstraal wanneer almal om jou swaarmoedig is. Dit kan een van die grootste uitdagings wees aangesien dit nie altyd maklik is om jou emosies te hanteer nie. Mense wat dit nie kan doen nie, is nie uitgeknip vir ʼn loopbaan as ʼn administratiewe assistent nie.”
The Job Network: https://www.thejobnetwork.com/10-of-the-biggest-administrative-assistant-job-challenges/