Beskerm u beplanningsbesigheid met kontrakte
Die meeste gebeurtenis beplanningspersoneel - of dit nou trou beplanners, konferensiebeplanners, partytjiebeplanners of korporatiewe gebeurtenis spesialiste is - weet dat gebeurtenis beplanning kontrakte 'n kritieke komponent is vir 'n suksesvolle gebeurtenis beplanning besigheid . En terwyl die woord 'kontrak' 'n negatiewe konnotasie in vandag se litigieuze samelewing kan bring, het 'n wetlike kontrak net die partye wat betrokke is om skriftelik saam te stem tot 'n stel bepalings en voorwaardes.
Die doel van die gebeurtenis beplanningskontrak is om beide partye te beskerm.
As jy ooit iemand ontmoet het en gedink het dat jy albei mekaar verstaan ​​het, net om later uit te vind dat jy albei weggestap het met 'n heel ander sin van wat bespreek is en enige volgende stappe, dan het jy die wêreld van miskommunikasie ervaar. Dit gebeur met almal in alle vlakke van die lewe, in beide persoonlike en professionele verhoudings.
In sommige omstandighede kan die gevolge klein wees, soos om nie aandete op pad huis toe te haal nie, want u begrip was dat u maat dit bedek het. In ander situasies - veral in besigheid - kan die gevolge beide nadelig en duur wees. As u 'n gebeurtenis beplannings kontrak in plek het, verseker u dat u en u kliënt 'n duidelike begrip het van die werk wat voltooi sal word en ander noodsaaklike aspekte van die bedryf van sake.
By die ontwikkeling van u gebeurtenisbeplanningskontrak, moet u hierdie vyf items insluit.
Dui duidelik die Gebeurtenisbeplanningsdienste aan wat voorsien sal word
As 'n gebeurtenis beplanner , die aanbieding van die gebeurtenis beplanning dienste wat jy sal verskaf, lyk dalk die mees voor die hand liggend item om in 'n gebeurtenis beplanning kontrak in te sluit.
En op sommige maniere is dit. Om egter spesifiek te spesifiseer watter dienste u sal lewer, is van kritieke belang, aangesien u werk beperk sal word tot die verskaffing van slegs die dienste wat op hierdie lys gespesifiseer word.
Gebeurtenis beplanners voer 'n wye verskeidenheid dienste aan en die dienste wat verskaf word, kan wissel van een gebeurtenis na 'n ander. Een gebeurtenisbeplanner mag blommerangskikkings verskaf, 'n ander mag nie. Party gebeurtenisbeplanners kan help met lokaalkeuse en ander hanteer vervoerbehoeftes vir gaste. Geen twee gebeurtenisbeplanners is presies dieselfde nie. Dus, geen twee gebeurtenis beplanning kontrakte is presies dieselfde.
Terwyl u gebeurtenisbeplanningsdienste beperk sal word tot die items wat in hierdie lys gespesifiseer word, is dit belangrik om ook dienste wat nie verskaf sal word nie, te lys. Hoekom? Dit help u om hierdie take te hê in die geval van beplanningskontrak, sodat u kliënt weet dat dit dienste is wat u nie sal uitvoer nie.
Dit is ook handig om dit skriftelik en ooreengekom te hê as deel van u kontrak, sodat u tydens die beplanning van hierdie geleentheid as u kliënt moet versoek dat u hierdie verantwoordelikhede hanteer, u 'n kontrak het om agter te bly as u hoflik agteruitgaan om hierdie take te verrig. Gebruik breë taal om jouself te beskerm teen die uitvoering van iets wat buite die koninkryk van jou ooreengekome gebeurtenisbeplanningsdienste is.
Alle gebeurtenis beplanning kontrakte moet insluit terme van betaling en besonderhede oor die betaling skedule. Begin met die aanvangsdatum van die deposito en meld duidelik dat geen werk sal begin met die beplanning van hierdie gebeurtenis totdat die deposito ontvang is nie. As die gebeurtenisdatum gekies is, dui die datum aan waarop die deposito ontvang moet word ten einde die dienste vir die betrokke gekose datum te lewer. Voorsien 'n betalingskedule en besonderhede oor toekomstige betalings, óf die vasstel van 'n vasgestelde kalenderdatum vir elke betaling of om elke betaling aan 'n mylpaal te bind in die geval van beplanningsproses. Vestig 'n betalingskedule wat die beste by jou besigheid en jou kontantvloei pas. Sluit enige belasting en bykomende gelde in.
Terme van gebeurtenis kansellasie
Wat gebeur as jou kliënt op enige stadium in die beplanningsproses kanselleer?
Moenie die uitkoms toevallig verlaat nie! Jou gebeurtenis beplanning kontrak moet insluit terme vir die kansellasie van die gebeurtenis. Dit is 'n belangrike deel van die kontrak wat beide u besigheid en die verwagte inkomste van hierdie geleentheid sal beskerm.
Spesifiseer dat die aanvanklike deposito en alle betalings tot die punt van kansellasie nie terugbetaalbaar is nie. Dit sal verseker dat u betaal sal word vir die werk wat reeds afgehandel is. Dit is van kritieke belang in gebeurtenisbeplanning aangesien die meeste van die werk voltooi is voor die werklike gebeurtenis self.
Oorweeg dit om 'n klousule in te sluit waarin aangedui word dat kliënte verantwoordelik is vir die betaling van enige dienste wat gelewer word tot die tyd dat skriftelike kennisgewing ontvang word rakende die kansellasie van die gebeurtenis. Dit is veral handig as u betalingskedule so gestruktureer is dat dit moontlik is om tussen gereelde betalings te werk.
Wat gebeur as 'n orkaan net betyds aankom om op jou anders goed beplande gebeurtenis te verwoes? Omstandighede buite jou beheer - soos uiterste weer of arbeidsonderbrekings - wat veroorsaak dat enige party nie die bepalings van die gebeurtenisbeplanningsooreenkoms nakom nie, word beskerm deur 'n beëindigingsklousule , ook bekend as 'n force majeure. Deur 'n beëindigingsklousule in te sluit, word een of albei partye in hierdie omstandighede van aanspreeklikheid onthef. Maak seker dat u die terme en tydsduur vir beëindiging spesifiseer, soos om die redes vir kansellasie te vermeld.
Die meeste kontrakte bevat 'n vrywaringsclausule . Maar net omdat hulle algemeen is, moet jy hulle belangrikheid nie onderskat nie. Die insluiting en omvang van 'n vrywaringsklousule kan jou besigheid aansienlik beïnvloed. In beginsel bied 'n vrywaringsklousule beskerming as jou kliënt iets doen wat veroorsaak dat jy skade berokken of dat 'n derde party jou aanspreek vir skadevergoeding.
In eenvoudige terme beteken dit dat u kliënt u nie aanspreeklik kan hou vir enige verliese, skade, aanspreeklikhede of uitgawes wat die gevolg is van hul nalatigheid nie. Die belangrikste is dat wanneer u 'n gebeurtenis beplannings kontrak opstel, nie iets teken nie totdat u heeltemal tevrede is met die bepalings.