Maklike etiket vir virtuele vergaderings - Werknet
Covid-19 het baie van ons gedwing om virtuele vergaderings te hou – met al sy nukke.
Of mens nou daarvan hou of nie, virtuele vergaderings is nou iets waarmee ons sal moet saamleef vir die afsienbare toekoms, en waarskynlik vir die res van ons werklewens.
Dit het daartoe gelei dat baie mense aanvaar dat dit “besigheid soos gewoonlik” sal wees met al die mode- en ander tierlantyntjies soos vir gewone vergaderings. Vir andere het dit ŉ verskoning geword vir traagheid, luiheid of sommer net ŉ meer ontspanne ingesteldheid.
Dit lei tot die olifant in die virtuele raadsaal: Is daar ŉ korrekte manier om aanlyn vergaderings te hou? Dit klink dalk subjektief, maar daar is enkele breë, voordelige riglyne deur deskundiges vir die hou van sulke vergaderings wat nie jou medewerkers se gramskap wek nie terwyl produktiwiteit en doeltreffendheid behou word.
Toets tegnologie vooraf
Niks is meer frustrerend en ontstellend as ŉ gesukkel om tegniese probleme uit te sorteer terwyl ŉ vergadering reeds amptelik begin het nie.
“Dit is waarom dit belangrik is dat almal 10 minute voor die aanvangstyd by die vergadering moet aanteken. Op dié manier kan mens kontroleer dat jy suksesvol by die aanlyn vergadering aangesluit het en dat jou webkamera, wifi, skermdeelmiddele en enige ander tegnologie wat jy gebruik behoorlik werk teen die tyd dat die vergadering begin,” sê Lindsey Perron, ŉ verkope- en bemarkingspesialis.
Los die sleutelbord uit en beperk afleidings
Lindsay Crafford, ŉ inhoudbemarkingsbestuurder, sê die klank as jy tik is steurend. “Dit is nie net steurend vir al die andere mense in die vergadering nie (want jou skootrekenaar se in interne mikrofoon is net ŉ paar duim van jou sleutelbord af), dit verhoed ook dat jy jou volle aandag aan die vergadering gee. Kry ŉ gehaltekopstuk of neem jou notaboek en pen en maak eerder aantekeninge.”
Perron noem ŉ paar ander steurings wat jy moet vermy:
Maak toe die deur van die vertrek waarin jy is.
Skakel alle musiek en TV’s af.
Skakel jou telefoon af of maak dit stil.
Moenie eet nie.
Crafford sê oor die algemeen is dit nie raadsaam om jou nagklere en deurmekaar hare vir jou kollegas te wys nie. “Neem ŉ paar minute om ŉ skoon hemp aan te trek en jou hare te kam. Die beste deel van gereedmaak terwyl jy afstandswerk doen, is dat jy jou kop regkry om produktief te wees.”
Bly by die skedule
Die werkplekblogger Jamie Davidson sê as jy ŉ aanlyn vergadering beheer, moet jy betyds begin uit respek vir die bywoners se tyd. “As laatkommers aansluit, moenie herhaal wat jy reeds gedek het nie. Kry hulle eerder later bymekaar – na die oproep – as om almal wat betyds was se tyd te mors. En ten einde te voorkom dat deelnemers laat is vir ander vergaderings moet jy jou afsluittyd in gedagte hou.”
Demp as jy nie praat nie
Crafford voer aan dat niks meer frustrerend is as om die eggogeraas van konflikterende mikrofone te hoor nie. “Spaar almal die oorverdowende malligheid deur by die vergadering aan te sluit terwyl jy gedemp is! En tensy jy alleen woon, is jou huis waarskynlik baie raserig deesdae. Deur jou mikrofoon te demp as jy nie praat nie maak jy dit vir ander deelnemers moontlik om in te kom en hul idees sonder afleiding of frustrasie te deel.”
Bly sit en wees aanwesig
Crafford sê dat mens in die versoeking kan kom om jou in-bus te kontroleer of tydens ŉ stillerige tyd in ŉ vergadering met ŉ ander gesprek voort te gaan. “Moenie dit doen nie! Jy kan sleutelinligting of ŉ geleentheid om ŉ inset te lewer misloop. As jy jou webkamera gebruik, wees bedag op jou lyftaal: sit regop, moenie groot, onvanpaste bewegings maak nie, en moenie te veel rondkyk nie.”
En laastens, praat so duidelik as moontlik.
Lindsay Crafford,20 Maarth 2020, “The 7 rules of virtual meeting etiquette every professional should know”, https://blog.gotomeeting.com/7-rules-virtual-meeting-etiquette-every-professional-know/.