9 Groep E-pos onderwerp Beste praktyke: Om beter gesprekke te lei
Baie e-pos stelsels soos Gmail, Yahoo !, en Outlook maak voorsiening vir e-posdrade. Of jy nou jou eie besigheid of werk vir 'n maatskappy bestuur, 'n gespreksdraad is 'n goeie hulpmiddel om seker te maak dat almal op jou span op datum is met projekinligting.
In hierdie handleiding bied ek u nege beste praktyke vir die opstel en gebruik van e-posdrade korrek, sodat u gesprekke kan beweeg en seker maak dat u slegs belangrike boodskappe stuur na die spanlede wat u moet bereik.
Groep e-pos threading (graphics)
Nota: terwyl die desktop weergawe van Gmail hier gebruik word om hierdie groep e-pos beginsels te illustreer, is baie van hulle ook van toepassing op ander gewilde e-pos stelsels.
Wat is 'n e-pos onderwerp?
'N E-pos draad behandel verwante e-posse soos 'n bespreking deur verwante e-posse in jou inkassie te hou. In Gmail is al wat jy moet doen om 'n draadbespreking te maak, om Antwoorde te druk wanneer jy 'n e-pos beantwoord.
Wees versigtig wanneer jy egter 'n e-pos gesprekdraad gebruik. In Gmail as jy die onderwerplyn kan verander wanneer jy 'n e-pos antwoord, word die e-pos met die gewysigde onderwerplyn 'n nuwe draad Die boodskap is nie meer deel van die oorspronklike draad nie, selfs al is dit verwant aan die onderwerp.
Baie besigheidswerkers is lief vir e-pos-aanskakeling en moedig hulle gebruik aan om die volgende redes:
Verminder e-pos inkassering rommel. Sonder email drade, as jy 'n oorspronklike e-pos met tien antwoorde het, sal jy 11 verskillende boodskappe in jou e-pos-posbus sien. As u 'n groep e-pos draad gebruik, sien u slegs die oorspronklike e-pos in u inkassie met die aantal antwoorde tussen hakies langsaan.
Hou verwante e-posse bymekaar. Die meeste van ons ontvang baie e-posse. Dit kan maklik wees om 'n belangrike e-pos te mis of om te spoor van wat 'n sender praat.
Hou almal op die hoogte. Baie projekte gebruik spanne. Met 'n draadige e-pos, kan die spanleier 'n vraag beantwoord en almal op die span sien beide die vraag en die antwoord.
Gegradeerde e-pos in Gmail-inkassie
Die e-pos hierbo is 'n gesprek oor XYZ-projek soos dit in die Gmail-inkassie verskyn. Daar is vier deelnemers in die gesprek, alhoewel slegs drie vertoon. Daar is ses boodskappe in die draad soos aangedui deur die getal 6 in hakies na die deelnemerslys.
Ten spyte van die voordele, kan daar 'n paar nadele wees aan geseelde e-posse. Hier is min:
Verspreidingslys is te groot. As mense onnodig by die draad gevoeg word, kan dit die mense irriteer en veroorsaak dat die draad gevul word met vrae.
Die draad is te lank. Soms word 'n draad so lank dat dit vir ewig nodig is om na die begin te blaai en die hele gesprek te volg.
Sommige e-pos stelsels ondersteun nie drade nie. As u 'n e-pos stuur aan 'n spanlid wie se e-posstelsel geen drade gebruik nie, sal dit verskyn as 'n nuwe e-pos in hul stelsel.
Ons sal later in hierdie tutoriaal sommige van hierdie nadele aanspreek met ons beste praktyklys. Kom ons kyk nou eers hoe om e-pos te skep en te gebruik.
Om meer te leer oor alle vorme van e-pos, hersien ons keuse van e-pos tutoriale op Envato Tuts +.
Hoe om 'n e-pos onderwerp te gebruik
Daar is drie basiese tegnieke wat jy moet verstaan ​​om e-posdrade te gebruik:
Hoe om 'n e-pos draad aan of af te skakel.
Hoe om 'n e-pos draad se ontvangers te verander.
Hoe om 'n draad gesprek te demp.
Kom ons ondersoek elkeen van hierdie tegnieke afsonderlik. Hier is 'n vinnige handleiding vir sommige Gmail-basiese beginsels:
Hoe om 'n e-pos onderwerp aan of af te skakel
As jy Gmail gebruik, is jy gelukkig. Gegradeerde boodskappe, ook genoem gesprek vertoning, is die verstek. Gaan soos volg te werk om gedrukte boodskappe aan te skakel (of af)
Klik op die knoppie Stellings regs van die skerm om die instellings-kieslys te vertoon.
Blaai na die Gesprek View-opsie. Kies die skakelknoppie om gesprek vertoning aan of af te skakel.
Gmail gesprek vertoning op
Baie ander e-pos stelsels laat jou ook toe om geskrewe boodskappe te gebruik. In Yahoo! Pos, byvoorbeeld, is die proses baie soos Gmail. U kan draad boodskappe aan of af skakel deur te kies om gesprekke aan te skakel (of deaktiveer) deur die Instellings-kieslys.
Hoe om 'n e-pos onderwerp se ontvangers te verander
Jy mag dalk besef dat jy iemand uit 'n gesprek het, wat ingesluit moet word. Of jy wil dalk iemand van die draad verwyder omdat hulle nie meer aan die projek werk nie.
As jy Gmail gebruik, is dit maklik om 'n ontvanger by of 'n ontvanger van 'n e-posdrade te voeg of te verwyder. Jy moet net die Cc-veld wysig voordat jy jou volgende antwoord op die draad stuur.
1. Voeg 'n kontak by
Gaan soos volg te werk om 'n kontak by 'n draadboodskap in Gmail te voeg:
Kliek op Antwoord op almal onderaan die boodskap.
Gmail Antwoord op alle seleksie
Kliek enige plek in die veld waar die e-posadresse is sodat jy die To-veld en die Cc-veld sien. Klik dan op die Cc om jou kontaklys te vertoon. Uiteindelik, merk die boks langs die kontak wat u wil byvoeg by die boodskapdraad.
Tik en stuur die boodskap soos jy normaalweg sou wou.
2. Verwyder 'n kontak
Gaan soos volg te werk om 'n kontak uit 'n draadboodskap in Gmail te verwyder:
Kliek op Antwoord op almal onderaan die boodskap. Klik dan enige plek in die veld waar die e-posadresse is sodat jy die To-veld en die Cc-veld sien. U moet ook 'n lys van e-pos adresse sien met 'n "x" na elke naam.
Verwyder kontak in Gmail
Klik op die "x" agter die naam van die persoon wat jy wil verwyder van die draad. Tik en stuur die boodskap soos jy normaalweg sou wou.
Let wel: As jy iemand van die e-posdraad verwyder, stop die persoon om boodskappe van die draad te ontvang. Hulle sal nie weet dat hulle verwyder is of 'n kans het om te vra om ingesluit te word nie. Voordat jy iemand uit 'n draadgeskakelde gesprek verwyder, is dit 'n goeie idee om te kyk of hulle verbeurd is om verwyder te word.
Wenk: jy kan 'n private e-pos binne 'n draad stuur deur alle ontvangers te verwyder behalwe die persoon wat jy die boodskap wil ontvang. As jy gereed is om weer 'n boodskap aan alle ontvangers te stuur, kies asseblief Antwoord almal van die boodskap voor die private boodskap. (As u Antwoorde op almal kies uit die privaat boodskap, ontvang slegs die enkele ontvanger die nuwe boodskap.)
Wat gebeur as jy in 'n gesprek ingesluit word, maar vir 'n paar weke 'n breek uit die projek neem? U mag nie projek e-posse ontvang terwyl u op vakansie is nie.
Met Gmail (en baie ander e-pos stelsels) kan jy 'n draadige gesprek demp. Om die gesprek te vermy beteken dat u nie die boodskappe wat verband hou met die gesprek, sal sien nie.
As jy terugkeer na die werk en gereed is om weer by die projek aan te sluit, kan jy die gesprek ongedaan maak.
Gaan soos volg te werk om 'n gesprek in Gmail te demp:
Maak jou Gmail-inkassie oop en kies die boodskap wat jy wil demp. Klik dan op die knoppie Meer na die bokant van jou inkassie.
Pas Mute aan
Klik die Mute-opsie onderaan die pop-up menu.
Die gesprek word verwyder uit die Primêre oortjie in jou inkassie.
Dit is net so maklik om die gesprek uit te skakel:
Klik die Meer opsie aan die linkerkant van jou inkassie. Dit is onder die opsie Ontwerpe. Klik dan op die opsie Alle pos. Alle boodskappe vertoon, insluitend dié wat in die konsepmap is en die wat gedemp is.
Kies die boodskap wat u wil deaktiveer en klik op die knoppie Meer. Kies dan die opsie Unmute onderaan die pop-up menu. Hierdie gesprek word die volgende keer in jou inkassie vertoon, en daar word 'n boodskap bygevoeg.
As jy nie wil wag vir 'n nuwe boodskap om die gesprek in jou inkassie te sien nie, kies die boodskap en klik die opsie Skuif na inkassie.
9 beste praktyke vir groep e-pos drade
Kom ons kyk na 'n paar beste praktyke vir geskrewe boodskappe:
1. Stel die grondreëls in
As jy met geskrewe boodskappe gaan gebruik, is die beste manier om te begin deur grondreëls te stel. Bel 'n vergadering van spanlede en bespreek hoe die geskrewe boodskap gebruik gaan word. Adres kwessies soos hoe dikwels om 'n boodskap te stuur, wanneer om 'n kontak te voeg en watter tipe boodskappe nie in die draad ingesluit moet word nie.
As jy nie met jou span kan ontmoet nie, oorweeg om die grondreëls uit te stuur as jou eerste boodskap in die groepgespreksdraad. Onthou net, as dit jou eerste boodskap is, word dit onderaan die boodskap in Gmail vertoon. Lede sal moet skuif om na dit te verwys.
2. Bly op onderwerp
Een rede dat boodskapdrade te lank raak, is dat die spanlede van die gesprek se oorspronklike onderwerp afwyk. Wanneer jy die grondreëls stel, moet jy die belangrikheid daarvan om vas te hou aan die onderwerp, beklemtoon.
Lede moet slegs vrae byvoeg wanneer hulle meer as een persoon raak. 'N Persoonlike vraag soos: "Kan ek die middag vir 'n dokter se afspraak maak?" voeg geen waarde by die gesprek nie. Hierdie boodskappe moet nie in die e-pos-draad ingesluit word nie. Hulle moet eerder as direkte boodskappe aan die voornemende ontvanger gestuur word.
3. Vermy te veel antwoorde
Te veel antwoorde kan die draad rommel en maak dit langer en moeiliker om te volg. Wanneer jy die grondreëls stel, definieer hoe gereeld boodskappe gestuur moet word. Byvoorbeeld, die meeste projekte trek voordeel wanneer weeklikse statusse by die gesprekdraad gevoeg word.
Een woord antwoorde soos 'dankie', 'okay' of 'got it' voeg min waarde by die gesprek. As elke persoon in 'n vyflidspan so 'n boodskap gestuur het, wat vyf nuwe boodskappe by die gesprekdraad sal voeg.
4. Voeg kontakte met Sorg by
Die mense wat op jou boodskap gekies is, is jou deelnemers. Hierdie mense kan mekaar se name en e-posadresse sien. Dit is die mense wat aan die gesprekdraad deelneem.
Daar kan tye wees wat jy wil hê dat iemand die gesprek moet sien, maar nie aansluit nie. Byvoorbeeld, jy wil dalk hê dat jou baas die e-pos-draad moet sien, alhoewel jou baas nie direk by die projek betrokke is nie. Deur 'n persoon by die Bc-veld te voeg, kan die persoon die gesprek sien sonder dat ander dit besef.
5. Gebruik 'n e-posmiddel
E-pos gereedskap kan jou help om meer uit jou e-posstelsel te kry. Maak gebruik van hierdie e-pos byvoegings wanneer jy dit nuttig vind. Hier is twee voorbeelde van nuttige e-pos instrumente:
Rapportive. Hierdie app laat jou toe om LinkedIn-inligting vanuit jou e-pos kontakbus te sien. Rapportief integreer met baie e-pos stelsels, insluitende Gmail.
Boemerang. Hierdie Gmail-byvoegingsprogram laat jou toe om 'n e-pos te stuur wat later gestuur moet word. Boemerang is nuttig vir spanleiers wat wil beheer wanneer lede aankondigings ontvang.
6. Filter na 'n gids
Vouers (genoem etikette in Gmail) is 'n maklike manier om tred te hou met jou projekverwante e-posse. U kan dit na 'n etiket (gids) filter. Jou etikette word aan die linkerkant van jou inkassie vertoon. U kan hulle ook opstel om boaan u inkassie te vertoon.
In plaas van jou inkassie, gaan jou projekverwante boodskap direk na jou projekmap.
As jy baie gesprekke aangaan, kan etikette jou lêers georganiseer hou. Gaan soos volg te werk om etikette in Gmail op te stel:
Maak die inkassie oop en kies die skroefboodskap wat jy wil sorteer na 'n gids.
Met die geselekteerde boodskap open deur die etiket-knoppie bo die boodskap te klik.
Kies die opsie Bestuur etikette in die opspringlys. As jy gevra word, tik die naam van jou nuwe etiket.
Tik nuwe etiket naam
Alle toekomstige e-pos boodskappe in hierdie gesprek draad sal gestuur word na die projek etiket (gids) wat jy geskep het.
Wanneer e-pos gebruik word, is daar die versoeking om vinnig en sonder om te dink. U kan ook emosie in die gesprek laat kruip sonder om dit te besef, wat die moraal van die span kan beïnvloed.
Beoordeel altyd jou e-pos antwoorde voordat jy dit by die draad voeg. Onthou, 'n onprofessionele epos weerspieël sleg op jou.
Om meer te leer oor hoe om professionele e-posse te skep, hersien hierdie Envato Tuts + tutoriale:
Maak jy hierdie e-pos blindes?
8. Verwyder onverwante boodskappe
Ten spyte van jou beste pogings, kan 'n paar onverwante boodskappe in die groepgespreksdraad kruip. Moenie bekommerd wees nie. Baie e-pos stelsels soos Gmail en Yahoo! Mail kan u ongewenste boodskappe uit die draad verwyder sonder om die hele gesprek te verwyder.
Gaan soos volg te werk om 'n unwanted boodskap te verwyder met Gmail:
Open die e-pos en blaai na die boodskap wat jy wil verwyder.
Klik op die boodskap om dit oop te maak.
Klik op die pyltjie omlaag in die regter bovenhoek van die boodskap.
Verwyder 'n boodskap uit jou draad
Kies die opsie Verwyder hierdie boodskap in die opspringlys.
Nota: as sommige spanlede 'n e-posstelsel gebruik wat nie geskroefde boodskappe ondersteun nie, kan die geskrapte boodskap nog steeds in hul e-posstelsel bestaan.
9. Weet wanneer om te stop
As jy gewoond is aan die gebruik van groep-e-pos om sekere kollegas te bereik, kan dit aanloklik wees om die draad te hou nadat dit benodig word. Moenie dit doen nie.
'N Goeie reël is om die projekbespreking te beëindig wanneer die projek eindig. Selfs as jy 'n nuwe projek met dieselfde spanlede begin, moenie die ou groep-e-posdraad gebruik nie, of dit kan onmoontlik lank word. In plaas daarvan, begin 'n nuwe draad.
E-pos is belangrik. Dit is 'n groot deel van alle besigheidskommunikasie. Deur te leer hoe om jou e-posinstrument goed te gebruik, kan jy jou besigheidskommunikasie doeltreffender bestuur.