Die grondwet en reglement van PEN Afrikaans - LitNet
Die grondwet en reglement van PEN Afrikaans
1. Die naam van die vereniging is PEN Afrikaans (hierna genoem die Vereniging).
2. Die Vereniging is 'n nie-winsgewende organisasie, onafhanklik van die regering en polities onverbonde.
3. Die Vereniging is 'n regspersoon wat eiendom mag besit en oor sy eie bates mag beskik.
4. Die Vereniging is deur sy lidmaatskap van PEN die verteenwoordiger van sy lede en die Afrikaanse skrywersgemeenskap in 'n internasionale verband.
5. Die Vereniging se doelstellings is in die eerste plek om die belange van Afrikaanse skrywers, in die wydste sin van die woord, te beskerm en te bevorder, in ooreenstemming met die beginsels vervat in die PEN-handves, wat 'n onlosmaaklike deel van hierdie grondwet uitmaak en as artikel 3 in die Reglement vervat word.
6. Die Vereniging sal daarom ook verder die belange van letterkunde oor die algemeen bevorder, taalregte beskerm en uitbou, en kampvegter bly vir die vryheid van spraak en die reg op selfstandige denke.
6.1 Hiervoor sal die Vereniging ook inskakel by enige projekte wat deur PEN International aangepak of ondersteun word en, waar moontlik, daaraan plaaslike inhoud en karakter gee.
7. Die Vereniging werk ten nouste saam met South African PEN en enige ander skrywersvereniging en PEN-sentrum wat in Suid-Afrika bestaan of opgerig mag word, om die belange van alle skrywers in die land te beskerm en te bevorder in ooreenstemming met die beginsels vervat in die PEN-handves.
8. Die Vereniging bestaan uit sy lede, waarvan daar verskillende kategorieë is (soos uiteengesit in die Reglement), en wat jaarliks minstens een vergadering hou op 'n tyd en plek soos deur die Bestuur bepaal.
9. Die Vereniging bestaan en funksioneer in terme van hierdie grondwet, en die reglement wat daarvan 'n deel uitmaak, soos goedgekeur en van tyd tot tyd gewysig deur 'n twee-derde meerderheid van sy lede by 'n jaarvergadering.
10. Die Vereniging kies by 'n algemene of spesiale jaarvergadering 'n bestuur in ooreenstemming met sy grondwet om te verseker dat sy doelstellings verwesenlik word. Die bestuur en/of sy afsonderlike lede kan herverkies word.
11. Die Vereniging is 'n geaffilieerde lid van die internasionale PEN en bedryf sy sake ook in ooreenstemming met die PEN-Handves en vereistes wat PEN by geleentheid aan geaffilieerde sentrums stel.
12. Die Bestuur sal namens die Vereniging 'n posadres vir sy sekretariaat vestig, 'n bankrekening open en 'n webwerf oprig en in stand hou.
13. Om sy doelstellings rondom spesifiek Afrikaans te verwesenlik, kan die Vereniging:
13.1 namens skrywers in gesprek tree met uitgewers en ander belangegroepe rakende die regte en vergoeding van skrywers;
13.2 komitees en werksgroepe saamstel om alle aspekte rondom die Afrikaanse taal en letterkunde te bestudeer en daaroor aanbevelings te maak;
13.3 die media benut om die Afrikaanse taal en die breë gebruik
daarvan en die Afrikaanse letterkunde te bevorder.
WYSIGINGS AAN DIE GRONDWET:
14. Die grondwet kan slegs met 'n twee-derde meerderheid van stemme op die jaarlikse kongres gewysig word. Dit kan ook geskied op 'n buitengewone vergadering vir dié doel belê. In alle gevalle moet die lede ten minste veertien dae voor die tyd volledig oor die beoogde wysigings ingelig word.
15. Die Vereniging kan ontbind word deur twee-derdes van die teenwoordige lede op die vergadering wat spesiaal vir dié doel belê is.
16. By die ontbinding van die Vereniging besluit die teenwoordige lede op die ontbindingsvergadering oor die oordrag van die bates wat daar mag bestaan en oor die berging van relevante dokumentasie.
R1. Die reglement maak 'n integrale deel uit van die grondwet en kan slegs gewysig word deur 'n twee-derde meerderheid van die stemme by 'n vergadering, of in ooreenstemming met die bepalings in R19.1 hieronder.
R2. Die reglement bepaal die huishoudelike reëls van die Vereniging en ander sake wat daarmee saamhang.
R2.1 Die aanhangsels vorm nie deel van die reglement nie, maar is nutsdokumente wat van tyd tot tyd deur die bestuur na goeddunke in ooreenstemming met die bepalings van die grondwet gewysig kan word.
R3. Die sake van die Vereniging soos vervat in die grondwet en sy reglement word bedryf in ooreenstemming met die Handves van PEN Internasionaal, wat in Afrikaans soos volg lui:
DIE HANDVES VAN PEN INTERNASIONAAL
Letterkunde geen grense eerbiedig nie en, in weerwil van politieke of internasionale woelinge, gemeengoed tussen mense moet bly;
Onder alle omstandighede, en veral ten tye van oorlog, behoort die erfenis van die ganse mensdom onaangetas deur nasionale of politieke dryfvere te bly;
Lede van PEN ten alle tye die invloed tot hul beskikking behoort te gebruik om goeie begrip en onderlinge respek tussen volkere te bevorder: hulle onderneem om hul uiterste bes te doen om rasse-, klasse- en nasionale haat te besweer, en om die ideaal van 'n mensdom wat in vrede in een wêreld woon, na te streef;
PEN staan vir die beginsel van die onverhinderde oordrag van denke binne elke volk en tussen alle volkere, en lede onderneem om elke vorm van onderdrukking van spraakvryheid in die land en in die gemeenskap waartoe hulle behoort, teen te staan, sowel as orals ter wêreld waar dit ook al moontlik is. PEN is ten gunste van 'n vrye pers en staan arbitrêre sensuur in vredestyd teen. Die vereniging glo dat die noodwendige voortgang van die wêreld na 'n hoogs georganiseerde politieke en ekonomiese orde vrye kritiek op regerings, administrasies en instellings nodig maak. Aangesien vryheid vrywillige beheer veronderstel, onderneem lede om sodanige euwels van 'n vrye pers soos leuenagtige publikasie, opsetlike onwaarheid en die verdraaiing van feite vir politieke of persoonlike gewin teen te staan.
R4. Verskillende kategorieë lidmaatskap mag deur die Grondwet bepaal word,
maar slegs gewone en lewenslange lede mag op vergaderings stem en tot komitees van die Vereniging verkies word.
R5. Gewone lidmaatskap is beperk tot persone wat professioneel doenig is met die skryf van Afrikaans, d.w.s. skrywers, vertalers, resensente, analiste en redakteurs (met inbegrip van koerant-, tydskrif- en boekredakteurs en -redigeerders) asook akademici, uitgewers en joernaliste wat –
R5.1 die grondslag, oortuiging, doelstellings en werkswyse van die
Vereniging onderskryf en hulle met die beginsels van die PEN-Handves vereenselwig;
R5.2.1 op 20 Oktober 2012 op die ledelys van PEN Afrikaans verskyn het;
R5.2.2 in ooreenstemming met bepaalde vereistes op die
voorgeskrewe wyse aansoek doen en as lede deur die
Bestuur of 'n algemene vergadering goedgekeur word;
R5.3 ledegeld, soos deur die Kongres bepaal, betaal.
R6. Lewenslange lidmaatskap word deur die Kongres aan 'n gewone lid of 'n gewese gewone lid toegeken as erkenning van volgehoue toewyding aan die Vereniging en sy doelstellings.
R7. Ere-lidmaatskap word aan 'n persoon toegeken wat nie 'n gewone lid van die Vereniging is nie, as blyk van waardering en erkenning vir die persoon se bydrae in die belang van PEN Afrikaans.
8. Ander vorme van lidmaatskap mag van tyd tot tyd deur die Bestuur oorweeg word en deur skriftelike goedkeuring deur twee-derdes van die stemgeregtigde lede toegeken word.
R9. Beëindiging van lidmaatskap geskied deur die skriftelike bedanking van 'n lid, by die afsterwe van 'n lid of deur die beëindiging van sy/haar lidmaatskap deur die Bestuur wanneer 'n lid ses maande agterstallig is met die betaal van die ledegeld of op grond van gedrag strydig met die Grondwet.
R10. Die finansiële aanspreeklikheid van 'n lid ten opsigte van enige skuld of verligting van die Vereniging is beperk tot enige onbetaalde ledegeld op die oomblik wanneer sodanige aanspreeklikheid mag ontstaan.
R11. Die Kongres is die gesagsliggaam van die Vereniging en word gekonstitueer uit gewone en lewenslange lede van die Vereniging wat by 'n behoorlike vergadering aanwesig is.
R12. Die Kongres vergader jaarliks op 'n tyd en plek en wyse soos deur die Bestuur bepaal.
R13. Die Kongres hou buitengewone vergaderings wanneer die Bestuur dit wenslik ag, of skriftelik daartoe versoek word deur 30% van sy lede.
R14. Die kworum vir 'n gekonstitueerde kongres is die teenwoordigheid van 40% van die stemgeregtigde lede of 30 sulke lede, watter een die kleinste sou wees.
R15. Slegs gewone en lewenslange lede het stemreg op die Kongres.
R16 Afwesige stemgeregtigde lede mag deelneem aan stemming deur 'n behoorlike volmag aan 'n lid op voorwaarde dat
R16.1 die Bestuur minstens vyf werksdae voor die vergadering 'n skriftelike bevestiging van die volmag ontvang waarin uiteengesit word ten opsigte van watter sake die gevolmagtigde mag stem;
R16.2 die gevolmagtigde die skriftelike volmag persoonlik meebring en in ooreenstemming daarmee stem.
R16.3 'n Volmagvorm word aangeheg as 'n bylae tot hierdie dokument.
R17. Ander lede en nie-lede kan die Kongres bywoon as waarnemers, maar die Kongres mag by geleentheid agter 'n geslote deur vergader.
R18 Die Kongres
R18.1 keur die geouditeerde finansiële verslag van die afgelope boekjaar goed, asook 'n tussentydse verslag van die uittredende Bestuur;
R18.2 kies die Bestuur van die Vereniging;
R18.3 lê formeel die grondwet en reglement van die Vereniging vas, en wysig dit indien nodig;
R18.4 neem verdere besluite na goeddunke ter bevordering van die belange van die Vereniging, insluitende die instelling van spesifieke komitees om die aktiwiteite van die Vereniging te koördineer en uit te bou.
R19. Stemming geskied deur die opsteek van hande, behalwe as die voorsitter anders reël of die Kongres met 'n gewone meerderheid anders besluit.
R19.1 Stemming vir die Bestuur geskied altyd per geslote stembrief.
R20. Indien daar geen kworum by die vergadering van 'n kongres aanwesig is nie, mag die vergadering voortgaan.
R20.1 Alle besluite wat daar geneem word, sal egter eers geldig word indien 30% van die lede dit goedkeur deur middel van 'n virtuele stemming, met die verdere voorbehoud dat wysigings van die grondwet en reglement deur 50% van die lede in so 'n stemming goedgekeur moet word.
R21. Die Bestuur mag by hoogste uitsondering die wil van die lede toets by wyse van 'n virtuele stemming, wanneer hulle daarop besluit, of deur 40% van die lede versoek word om dit te doen.
R21.1 Sodanige stemming geskied slegs wanneer daar dringende redes bestaan waarom die saak nie kan oorstaan tot by 'n vergadering nie.
R21.2 Die uitslag van sodanige stemming sal slegs geldig wees as daar deur 60% van die lede gestem word.
R21.3 Bevredigende reëlings moet deur die Bestuur getref word om bedrog te voorkom.
R 22. Die Bestuur bestaan uit 'n voorsitter (president), 'n onder-voorsitter (vise-president) en vyf lede deur die Kongres uit sy lede met geslote stembrief gekies.
R 22.1 Die Bestuur word so gou moontlik tydens die jaarlikse kongres saamgeroep en gekonstitueer deur die pasverkose voorsitter, en wys 'n sekretaris en 'n tesourier aan.
R23. Die Bestuur word vir 'n termyn van een jaar verkies
R24. Die Bestuur het die reg om mettertyd sy ledetal aan te vul deur die koöptering van hoogstens drie ander lede.
R25. Die Bestuur vergader minstens tweemaal per jaar in persoon.
R25.1 'n Kworum word gevorm deur die meerderheid van die Bestuurslede.
R26. Die Bestuur mag ook virtueel vergader, maar die kworum vir sodanige vergaderings is minstens 70% van die Bestuurslede.
R27. By die staking van stemme het die voorsitter 'n beslissende stem.
R28. Rondom die pas afgelope kongres of enige ander vergadering van die Vereniging, moet die Bestuur:
R28.1 die notule van die kongres of vergadering goedkeur;
R28.2 sigself binne sewe dae na afloop van die jaarkongres vergewis van die korrektheid van die finansiële verslag wat aan die kongres voorgelê is; en
R28.3 uitvoering gee aan alle opdragte en besluite van die kongres.
R29. Rondom die volgende kongres van die Vereniging se lede moet die Bestuur
R29.1 besluit op 'n datum en plek vir die kongres;
R29.2 lede 90 dae vooraf kennis van die datum en plek gee;
R29.3 die agenda voorberei, ook deur lede te versoek om agendapunte 21 dae voor die datum van die kongres voor te lê;
R29.4 die agenda minstens 14 dae voor die kongresdatum aan alle lede te verskaf.
R30. Die Bestuur mag, indien dit wenslik is, 'n verdere vergadering van die Vereniging se lede reël op 'n gepaste datum en plek of wyse, met 30 dae vooraf kennis van die datum, plek en wyse en met 'n agenda wat minstens 14 dae voor daardie datum aan lede gestuur word.
R31. Die Bestuur moet 'n vergadering van Vereniging se lede reël op 'n gepaste datum en plek of wyse binne 40 dae nadat hulle skriftelik daartoe versoek word deur 30% van die opbetaalde lede.
R31.1 Die rede vir die versoek moet duidelik uiteengesit word by wyse van 'n voorstel.
R31.2 Reëlings geskied met 30 dae vooraf kennis van die datum, plek en wyse, en met 'n agenda wat minstens 14 dae voor daardie datum aan lede gestuur word.
R32. Die algemene opdrag van die Bestuur sluit die volgende in:
R32.1 Die beheer oor en die bevordering van al die belange van die Vereniging en sy lede;
R32.2 Die goedkeuring en toelating van lede;
R32.3 Die noukeurige versorging van 'n volledige adreslys van lede, wat toeganklik is vir alle lede;
R32.4 Optrede namens en ten behoewe van die Vereniging as regspersoon;
R32.5 Verteenwoordiging van die Vereniging se lede by PEN;
R32.6 Die verskaffing van skriftelike verslae oor die Bestuur se aktiwiteite (insluitende finansiële verslae) aan die kongres, of wanneer lede daarom vra.
Kommunikasie met lede:
R33. Die Bestuur kommunikeer met die lede van die Vereniging by wyse van e-pos na adresse wat ten tye van die aansoek om lidmaatskap verskaf word, tensy 'n lid op redelike gronde 'n ander vorm van kommunikasie verkies.
R34. Dit is die verantwoordelikheid van lede om te verseker dat die Bestuur deurentyd oor geldige en werkende adresse beskik.
R32.2 Lede wat versuim om dit te doen, sal geen verweer hê as hulle nie kennisgewings van die Bestuur ontvang nie.
R35. Die Bestuur behou die reg voor om vertroulike toegangskodes vir elektroniese gebruik aan lede te verskaf, en om kommunikasie wat nie volgens die kodes geskied nie, te ignoreer.
R36. Die boekjaar van die Vereniging strek vanaf 1 Januarie tot 31 Desember.
R37. Die Vereniging word beklee met regspersoonlikheid en kan as sodanig in sy eie naam regte en verpligtinge verkry, eiendom in sy naam aanskaf en vervreem, en dagvaar en gedagvaar word.