Korporatiewe Bestuur • Kaap Agri Corporate
VOLHOUBAARHEID -KORPORATIEWE BESTUUR
"Corporate governance is about the exercise of ethical and effective leadership by the governing body" - KING IV
Die Direksie is uiteindelik daarvoor verantwoordelik om toe te sien dat daar voldoen word aan die beginsels van goeie korporatiewe bestuur, en hulle word daarin bygestaan deur senior bestuur wat daarna streef om ‘n kultuur van nakoming en goeie korporatiewe bestuur deur die hele groep te vestig.
Die Direksie bestaan tans uit nege nie-uitvoerende verkose direkteure en drie uitvoerende direkteure wat deur die Direksie aangestel is. Die voorsitter van die Direksie is ‘n nie-uitvoerende direkteur. Die dienstermyne van die uitvoerende direkteure is gekoppel aan hulle dienstermyne as werknemers, terwyl die verkose nie-uitvoerende direkteure op ‘n driejaarlikse basis roteer.
Die Direksie is verantwoordelik vir die oorhoofse prestasie van die Groep en nakoming van goeie korporatiewe bestuur. Die Direksie kom sy verantwoordelikheid na deur middel van strategiese leiding, aanstelling van bevoegde bestuur, gestruktureerde delegering van verantwoordelikhede, beoordeling van besigheidsplanne en begrotings, monitering van die uitvoering en resultaat daarvan en toesig oor die risikobestuursprogram. In die uitvoering van hierdie pligte gee die Direksie aandag aan die volhoubaarheid van die besigheid binne die raamwerk van die breër gemeenskap en die omgewing.
In die nakoming van sy verantwoordelikhede vergader die Direksie gereeld en maak ook gebruik van die komitees om hom te adviseer oor oudit-, menslike hulpbron-, finansierings- en sosiale en etiese aangeleenthede. Die komitees funksioneer aan die hand van duidelik omskrewe mandate wat hulle pligte, bevoegdhede en verantwoordelikhede uiteensit.
Die Ouditkomitee bestaan uit drie nie-uitvoerende direkteure van die Groep. Die komitee is verantwoordelik om toe te sien dat ’n behoorlike stelsel van interne beheer en risikobestuur bestaan en toegepas word, dat die bestuursinligting, rekeningkundige beleid en verslagdoening aan aandeelhouers en ander belanghebbers aan toepaslike standaarde voldoen en dat aan relevante wetgewing voldoen word. Die eksterne ouditeure en interne ouditeure het onbeperkte toegang tot die voorsitter van die komitee wat verseker dat hulle onafhanklikheid nie aangetas word nie.
Die Voorsitter van die Direksie, die Besturende Direkteur en die Finansiële Direkteur woon vergaderings by op uitnodiging en enige ander direkteur mag ook die vergaderings bywoon indien die direkteur dit sou versoek.
Die komitee vergader op ’n gereelde basis met interne en eksterne ouditeure, ook sonder die teenwoordigheid van bestuur en ander direkteure, en oorweeg hulle bevindings en aanbevelings, asook ander inligting wat relevant mag wees in die uitvoering van hulle mandaat of spesifieke take deur die Direksie aan hulle opgedra.
Die Menslike Hulpbronne komitee bestaan uit drie nie-uitvoerende direkteure en die Besturende Direkteur. Die komitee vergader periodiek om aangeleenthede soos vergoedingsbeleid, vergoeding van uitvoerende bestuur, opvolgbeplanning, direkteursvergoeding, aansporingskemas en ander menslike hulpbron-aangeleenthede te oorweeg. Die prestasiegekoppelde vergoedingsfilosofie van die Groep maak voorsiening vir aansporingskemas en word gereeld gemeet aan professionele eksterne vergoedingsopnames.
Sosiale en Etiese Komitee
Die Sosiale en Etiese komitee bestaan uit drie direkteure. Die komitee se rol, funksies en verantwoordelikhede word omskryf deur die Maatskappywet, 71 van 2008. Die komitee oorweeg die maatskappy se prestasie as verantwoordelike korporatiewe en sosiale rolspeler in sy maatskaplike en fisiese omgewing en adviseer die Direksie dienooreenkomstig.
Die Nominasiekomitee bestaan uit drie nie-uitvoerende direkteure. Die komitee beoordeel die effektiwiteit van optrede van die Direksie en sy komitees en neem ook ’n leidende rol in aanbevelings oor die samestelling van die Direksie ten einde die korrekte balans van kundigheid en verspreiding daar te stel.
Die Finansieringskomitee bestaan uit vier nie-uitvoerende direkteure en die Finansiële Direkteur en word verder ondersteun deur streekkredietkomitees met plaaslike direksieverteenwoordiging, asook eksterne kundiges waar nodig.
Die komitee vergader gereeld en stel riglyne en beleid op vir die verlening van krediet en produksiefinansiering en moniteer die toepassing van hierdie riglyne en beleid aan die hand van duidelike besluitnemingsbevoegdhede. Die komitee is ook in die finale instansie verantwoordelik vir die beoordeling van die toesig oor die vorderbaarheid van en afskrywings en voorsienings teen debiteure.
Ten einde verantwoordelikheid vir die korrektheid van die finansiële state te aanvaar maak die Direksie staat op stelsels van interne beheer en rekeningkundige en inligtingstelsels wat daarop gemik is om redelike versekering te bied dat bates veilig bewaar word en dat die risiko van foute, bedrog of verliese op ’n effektiewe wyse tot die minimum beperk word en dat die finansiële verslagdoening relevant, op datum en korrek is. Hierdie beheermaatreëls, wat in skriftelike beleidsdokumente en prosedures vervat is, sluit in die delegering van verantwoordelikhede en bevoegdhede binne ’n duidelik omskrewe raamwerk, doeltreffende rekeningkundige prosedures en skeiding van pligte en monitering deur ’n gekwalifiseerde interne oudit- en risikobestuursafdeling. Alle wesenlike risiko’s in die Groep is geïdentifiseer en in ’n omvattende risikoraamwerk gedokumenteer.
Die Ouditkomitee moniteer die toepaslikheid en nakoming van die interne beheer en adviseer die Direksie in dié verband.
Die IT-stelsels en -omgewing vorm die kern van die manier waarop die maatskappy besigheid doen en van sy interne beheerstelsels. Die IT-funksie is in ’n sentrale geïntegreerde stelsel, met as hooffunksies: stelselontwikkeling en programmering; tegnologie en instandhouding; en datasekuriteit en rampherstelprosesse. Waar nodig, word sekere funksies uitgekontrakteer en ook gedupliseer om die maatskappy se blootstelling en risiko’s te beperk. Investering in tegnologie, beide fisiese en menslike hulpbronne, vind deurlopend plaas ten einde die beste besigheids- en sekuriteitsoplossings te verseker. Eksterne oudit steun sterk op die integriteit van die IT-stelsels en -omgewing en voer daarom ook jaarlikse oudits en ondersoeke oor die IT-omgewing uit.
Die Groep is betrokke by die verhandeling van graanprodukte, hoofsaaklik koring. Hierdie betrokkenheid hou verskeie risiko’s in, waaronder leweringsrisiko, opbergingsrisiko en prysrisiko. Dit is die Groep se beleid om hierdie risiko’s sover moontlik te verskans deur wettige kontrakte, goeie administrasie, versekering en prysverskansing.
Debiteure hou uit hulle aard en die omvang daarvan ook bepaalde risiko’s in. Die Direksie maak gebruik van ’n spesialis Finansieringskomitee om toe te sien dat hierdie risiko’s behoorlik bestuur word deur toepassing van ’n gestruktureerde kredietbeleid en verkryging van sekuriteite waar dit toepaslik geag word.
Die Finansiële Direkteur tree op as Nakomingsbeampte wat ten doel het om, saam met die Groepsekretaris en ander onderliggende dissiplines en verantwoordelike persone in die Groep, toe te sien dat alle wette, regulasies en reëls wat van toepassing mag wees, geïdentifiseer en stiptelik nagekom word. Personeel is en word deurlopend opgelei om bewus te wees van toepaslike wetgewing en hoe om hierdie wetgewing in die praktyk te verstaan en daaraan te voldoen.
Verwante Party Transaksies
Verskeie van die nie-uitvoerende direkteure is direk of indirek klante van die Groep en doen op ’n deurlopende basis besigheid met die Groep. Hierdie besigheid is in die gewone loop van sake en geskied op ’n armlengtebasis deur die gewone bedryfspunte. Geen direkteur se besigheid met die Groep oorskry 1% van die totale besigheid nie.
Sommige direkteure hou ook direk of indirek aandele in die maatskappy.
Hierdie aandele is bekom uit die historiese aard van die maatskappy en daarna deur aankope op die ope mark op ’n armlengtebasis.
Die Groep se aandele verhandel deur ’n interne toonbank deur die gebruikmaking van ’n intydse en deursigtige, beproefde stelsel wat integriteit waarborg.
Verhandeling deur direkteure en geïdentifiseerde werknemers is onderworpe aan ’n geskrewe beleid wat sekere geslote tydperke, asook spesifieke goedkeuring vir elke transaksie, voorskryf. Aanvullend tot die geskrewe beleid oorweeg die Direksie gereeld of daar enige omstandighede of inligting is waaroor hulle beskik wat nie algemeen bekend is nie en wat moontlik ’n impak op die aandeelprys mag hê en wat dus verhandeling verbied.
Gesondheid & Veiligheid
Die veiligheid, welstand en gesondheid van werknemers en belanghebbers is ononderhandelbaar. Die bestuur van gesondheid en veiligheid ooreenkomstig die Wet op Beroepsgesondheid en Veiligheid geskied by alle bedryfspunte as deel van die risikobestuursprogram. Die nakoming van die vereistes van die wetgewing word streng gemoniteer ten einde te verseker dat ’n veilige werksomgewing geskep en onderhou word.
Kaap Agri het ‘n Beskermde Bekendmakings Beleid wat ‘n onafhanklike kanaal aan personeel skep waardeur hulle beskermde bekendmakings kan maak rakende enige onbehoorlike gedrag binne die Maatskappy met ‘n waarborg van beskerming teen viktimisasie, dissiplinêre optrede of enige ander vorm van beroepsnadeel, onderhewig daaraan dat die bepalings en vereistes van hierdie beleid nagekom word. Hierdie beleid is onderhewig aan die bepalings van die Wet op Beskermde Bekendmakings (26 van 2000)