Vriendelike ontvangs - GASVRY Artikels -
GASVRY 5 Oktober 2018
Om uitstekende kliëntediens te lewer is die belangrikste taak van die Ontvangstoonbankklerk, maar die definisie van die term verskil, afhangende van die soort besigheid waar die lessenaar geleë is. Kliëntediens in 'n hotel verskil van die in 'n salon of fiksheidsentrum nie, maar die benadering tot die lewering van uitstekende kliëntediens bly dieselfde, ongeag die bedryf.
Aangesien ontvangstoonbankklerke die eerste persone is wat die meeste kliënte sien, moet hulle hul maatskappye verteenwoordig met professionaliteit en vriendelikheid. 'n Netjiese voorkoms en 'n spontane gewilligheid om hulpvaardig te wees, dra grootliks by tot die positiewe ervaring van 'n kliënt. Groet kliënte met 'n glimlag en vra dadelik hoe jy kan help.
Ongeag van die besigheid, lei die meeste klerke gewoonlik die kliënte na 'n volgende punt van diens – 'n haarkapper, restauranttafel of iemand anders in die maatskappy – en daar is heel dikwels 'n punt waar die kliënt moet wag vir direkte diens. Wees eerlik oor die wagtyd, en moenie beloftes maak wat nie nagekom kan word nie. As jy nie die antwoord op 'n vraag ken nie, sê dit eerlik en stel die kliënt in kennis dat jy die inligting sal kry en dat jy dit by intvangs daarvan sonder versuim aan hom sal voorsien.
By die ontvangstoonbank is daar baie dinge wat gelyktydig kan gebeur en jou aandag verg , soos die telefoon wat lui, kollegas wat inligting benodig, fotostate wat gemaak moet word, ens, maar wanneer 'n kliënt voor jou is, moet jy hom/haar jou onverdeelde aandag gee. Fokus uitsluitlik op die behoeftes van 'n kliënt gee die indruk dat kliëntediens 'n topmaatskappy prioriteit is.
Glimlag met opregtheid vir elke kliënt, maar let ook op jou lyftaal, wat negatiewe seine kan uitstuur. Staan regop sonder slonshouding, maak vrindelike oogkontak en moenie sug of jou oë op enige stadium rol nie. Of jy nou sit of staan, leun effens vorentoe om aan te dui dat die kliënt jou volle aandag het.
Bevestig jou glimlag met 'n spontane, vriendelike persoonlikheid. Om positief en vrolik te wees, kan dikwels selfs die mees geïrriteerde kliënt se gemoed kalmeer. Wees ten alle tye kalm, veral met kliënte wat kwaad of gefrustreerd is en toon simpatie wanneer dit geregverdig is.
'n Netjiese en georganiseerde werksarea skep altyd 'n goeie indruk. Skep 'n verwelkomingsatmosfeer in jou wag- of ontvangarea met blomme, tydskrifte of slefs 'n koffiemasjien. 'n Ontvangsarea is 'n goeie plek om kliënte bekend te stel aan die besigheid. Hou dus die maatskappy se brosjures, besigheidskaartjies of ander materiaal byderhand.
Bemeester al die toerusting wat in die werk gebruik word, van telefoonstelsels tot besprekingsagteware. Dit is gereedskap wat jou help fokus op die verskaffing van doeltreffende diens aan kliënte. Leer die basiese beginsels van jou besigheid, sodat jy kliëntevrae flink en korrek kan beantwoord.
Antwoord die telefoon vriendelik en professioneel. As jou maatskappy 'n voorgeskrewe antwoordmetode verskaf, volg dit. As jy 'n kliënt help en die telefoon moet beantwoord, verskoon jouself beleefd, voltooi so spoedig moontlik en vra om verskoning vir die onderbreking.
Leer die name van gereelde kliënte en spreek al jou kliënte op hul titel soos meneer of mevrou aan, tensy die kliënt jou versoek om dit anders te doen. Dit is baie keer die klein dingetjies wat jy ekstra doen vir 'n kliënt, wat hom/haar beïndruk, en wat sal verseker dat jou maatskappy se diens aanbeveel sal word.
Aangesien jy waarskynlik ook die laaste persoon is wat kliënte mag sien wanneer hulle jou maatskappy verlaat, bedank hulle beleefd en opreg vir hulle besoek 'n positiewe blywende finale indruk sal gee. Vra of daar nog iets is wat hulle nodig het, groet vriendelik en wens hulle 'n aangename dag toe.