Uittog en aankoms van die Sinodale Dienssentrum - Die Hervormer
Eerder huur as koop
Die Raad van Finansies en die Kommissie van die Algemene Kerkvergadering (AKV) het besluit dat dit nie wenslik is om weer vaste eiendom te koop of 'n nuwe kantoorgebou op te rig nie. In die huidige tydsgewrig is dit baie beter om kantoorspasie te huur wat na behoefte vermeerder of verminder kan word, en wat nie weer die las van duur instandhoudingswerk sou meebring nie.
Die groot uitdaging was egter deurentyd ons Kerkargief. Ons Kerkargief is een van die grootste en beste argiefversamelings in die land en bevat baie unieke dokumente waarin nie net die Kerk se geskiedenis nie, maar die gemeenskap en land se geskiedenis vasgelê is. Daar is egter streng voorwaardes waaronder hierdie kosbare historiese dokumente bewaar moet word: Die ruimte moet streng afgesluit word van lig, hitte, stof en water wat dit kan beskadig of vernietig. Daar is wyd navraag gedoen, maar daar was eenvoudig geen geskikte argiefruimte waar ons Kerkargief gehuisves kon word nie. Ons sou 'n nuwe Kerkargief iewers moes bou, en dit sou miljoene kos.
Die uitkoms het onverwags gekom toe die Erfenisstigting die moontlikheid geopper het dat hulle die uitstalruimte in die Erfenissentrum op die terrein van die Voortrekkermonument aan die Kerk beskikbaar sou kon stel om te omskep in 'n argiefruimte. Hierdie ruimte het aan al die basiese vereistes vir 'n argief voldoen, en sou tot gevolg hê dat die Kerkargief naas die Erfenisstigting se eie argief in 'n aangrensende ruimte gehuisves kon word. Hierdie aanbod is toe baie deeglik uit 'n vakkundige en finansiële oogpunt ondersoek.
Aangesien die Kerk se skribaat en SENTIK egter deurlopend van die Kerkargief gebruik maak, is daar toe navraag gedoen oor die moontlikheid om ook kantoorspasie by die Erfenisstigting te huur. Die Erfenisstigting het die Kerk tegemoetgekom en 'n aantal kantore en 'n onontwikkelde gedeelte van die Erfenissentrum teen 'n baie billike huurbedrag vir die Kerk aangebied. Die Kerk se skribaat, SENTIK, die ADV en die Kinderhuise se bestuur het saam met die Kerkargief hier 'n tuiste gevind. Een deel van die legkaart het in plek geval.
Maar daar was nie ruimte vir al die afdelings van die bestaande Sinodale Dienssentrum nie. Gesprekke met verskillende gemeentes het uiteindelik daartoe gelei dat Rata by Gemeente Montana tuisgekom het, Bejaardesorg by Ons Tuis, en die Afdelings Finansies, Oudit en IT asook die Kerk se Boekwinkel by Gemeente Derdepoort. Die biblioteekversamelings word tydelik by Gemeente Wonderboompoort gebêre, terwyl Gemeente Pretoria steeds die SP Engelbrechtmuseum huisves. Sinodale vergaderings vind nou meestal by Gemeente Philadelphia plaas. In die proses word gemeentelike eiendom optimaal gebruik en is daar ook waarde tot gemeentelike eiendom toegevoeg, terwyl die huurooreenkomste vir die gemeentes en vir die Kerk sinodaal wedersyds voordelig is.
Gemeente Montana het hul Kruishuis tot Rata se beskikking gestel, en dit bied nou aan hul personeel 'n eie ruimte waar hulle ongestoord met hul werk kan voortgaan. Gemeente Derdepoort het 'n nuwe verblyfreëling met hul predikant getref, en toe die Sinodale Dienssentrum toegelaat om hul pastorie sowel as 'n gedeelte van hul kerksaal in kantoorruimte te omskep. 'n Vergaderruimte agter Gemeente Philadelphia se kerkgebou is nou ingerig met die tafels, stoele en toerusting uit die ou raadsaal ("die blou saal"), en dien as 'n baie private vergaderruimte vir die Kommissie, Moderamen, Raad van Finansies en ander liggame van die Kerk. Terselfdertyd is Philadelphia se kerksaal en kombuis beskikbaar vir etes en meer sosiale geleenthede.
Mense vra dikwels of dit werk dat die ou Sinodale Dienssentrum nou so ontbondel en op verskillende plekke hervestig is. Die goeie nuus is dat 'n nuwe telefoonstelsel dit moontlik maak om tussen Derdepoort en die Erfenissentrum gewoon interne oproepe te maak, terwyl ons so maklik soos altyd inligting per e-pos van die een kantoor na die ander kan stuur. Wanneer nodig, ry die personeel van die een kantoor na die ander of ontmoet mekaar byvoorbeeld vir vergaderings op 'n gerieflike derde plek. Albei hierdie kantore is maklik van die snelweg bereikbaar, en albei is in 'n rustige, stil omgewing geleë waar die personeel sonder belemmering kan werk.
En hoe het die trek verloop? Wel, trek is altyd 'n uitdaging en baie veeleisend, en die trek van die Sinodale Dienssentrum was geen uitsondering nie. Daar is baie beplan, baie vergaderings gehou, baie begrotings opgestel, baie reëlings getref en baie hard gewerk met die pak, vervoer en inrig van geboue en kantore. Alles het nie altyd dadelik gevlot of gepas nie. Daar was onverwagte haakplekke en onvoorsiene uitgawes. Ons was ongeveer drie weke sonder 'n effektiewe telefoon- en rekenaarstelsel. Dit sal nog tyd neem om die vraghouers by Derdepoort netjies en doelmatig in te rig. Hoewel die hele Argief teen einde Oktober uit die Dirk van der Hoffgebou na die nuwe argiefruimte by die Erfenissentrum verskuif is, sal dit nog tot einde Februarie 2018 duur om al die lêers uit te pak en die Kerkargief weer vir normale gebruik oop te stel. Daar is steeds ruimtes wat nie ideaal is vir ons behoeftes nie, en allerlei plekke wat ons nog beter wil inrig. Ons is nog nie heeltemal klaar nesgeskop nie. Maar dit is mos hoe dit altyd met trek en intrek gaan, en algaande maak ons vordering.
Was al die ontwrigting en werk die moeite werd? Ja, ek glo so. Terwyl die hele verskuiwing omtrent soveel gekos het as een jaar se onderhoud van die Dirk van der Hoffgebou, gaan daar van die begin van die volgende finansiële jaar af beduidende besparings op die sinodale uitgawes wees. Terselfdertyd dwing die trek ons om te vra of daar nie goedkoper, meer effektiewe maniere is om die Kerk se werk te doen nie. Verdere moontlikhede vir samewerking en sinergie sal mettertyd ontgin word. Intussen kom die sinodale aktiwiteite nader aan gemeentes, en daar groei wedersydse waardering tussen die lidmate van die betrokke gemeentes en die sinodale personeel.