Apologie in die werkplek – wanneer, waarom en hoe - Werknet
Volgens Lize-Mari Labuschagne 21 September 2020 Artikels
Almal maak soms foute en doen of sê dinge wat ander seer maak, kwaad maak of ontstel, of skade berokken. Om verskoning te vra wanneer jy iemand per abuis of met opset te na gekom het, is 'n noodsaaklike lewensvaardigheid, ook in die werkplek. Dis nie altyd maklik nie, maar dikwels noodsaaklik om verhoudings met jou kollegas te herstel of te versterk.
Die belangrikste situasies waar 'n formele verskoning noodsaaklik is, is wanneer jy 'n fout begaan het wat jy nie self kan regstel nie en hulp nodig het om dit reg te stel. Doen dit ook wanneer jy 'n belofte aan 'n kliënt gemaak het wat jy nie kan nakom nie. Wanneer jy tydens 'n privaat gesprek of tydens 'n vergadering met jou woorde of die manier waarop jy iets gesê het 'n kollega seergemaak het, vra onmiddellik om verskoning. 'n Verskoning is soms nodig wanneer jy (gewoonlik iemand in 'n bestuursposisie) die draer van slegte nuus is, meestal oor iets wat buite jou beheer is (byvoorbeeld gekanselleerde verlof, of geen bonus). Laastens is 'n verskoning nodig wanneer jy nagelaat het om 'n opdrag voor die sperdatumuit te voer.
Waarom verskoning vra?
Soms voel dit onnodig of oorbodig, of dat dit 'n teken van swakheid of mislukking is. Maar om jou fout te erken en alternatiewe voor te stel, is voordelig vir goeie werkverhoudings en kan in die toekoms vir jou deure oopmaak. Selfs al reken jy nie dat jou gedrag verkeerd was nie, dink ten minste aan watter uitwerking jou optrede het. Jou verskoning bewys jou berou en verantwoordelikheidsin en is 'n teken van integriteit, dapperheid, empatie en omgee. Jy erken dat jy die persoon seergemaak het of 'n individu of jou werkgewer benadeel het. Jy baan die weg vir verdere kommunikasie en herstel vertroue en verhoudings. Dis tot jou eie voordeel, maar ook tot voordeel van die ander persoon, die span en die maatskappy.
Doen dit so gou moontlik na die oortreding of blaps.
Benader die persoon met 'n oop gemoed en wees gewillig om te luister. Gun hom of haar genoeg tyd om jou verskoning te verwerk en te aanvaar. En wanneer hy of sy reageer, luister sonder om hom of haar in die rede te val of verskoning vir jou optrede te maak. Wees gereed vir 'n moontlike negatiewe reaksie (onwilligheid om jou verskoning te aanvaar).
Wees opreg en maak seker dat die persoon kan sien of aanvoel dat jy werklik berou het.
Wees empaties. Plaas jouself in sy of haar skoene en probeer dink hoe jy sou gevoel het indien iemand so teenoor jou opgetree het.
Mense wil erkenning hê dat hul gevoelens seergemaak is en dat dit geregverdig is. Sê dat jy besef dat jou optrede of woorde hom of haar ontstel het, seergemaak het of selfs kwaad gemaak het.
Wees spesifiek, maar kort en bondig. Moenie sinloos babbel of oordryf nie. 'n Lang oordrewe verskoning kan selfs as sarkasties geïnterpreteer word.
Gebruik aktiewe in plaas van passiewe sinne: "Ek is jammer, dat ek jou seergemaak het" in plaas van "Ek is jammer dat jy seergemaak voel".
Aanvaar verantwoordelikheid. Dit is moontlik die moeilikste deel, want mens wil jouself instinktief verdedig of jou optrede regverdig. Moenie verskoning soek vir jou gedrag nie maar verskaf 'n rede. Daar is 'n fyn lyn tussen 'n verskoning en 'n rede. Probeer om jou optrede te verduidelik, maar as jy dit nie kan doen sonder om dit na 'n verskoning te laat klink nie, swyg eerder.
Vermy voorwaardes gekoppel aan jou verskoning. Om te sê:
"Ek is jammer dat jy my woorde verkeerd opgeneem het" klink asof jy jouself van alle blaam onthef.
Dit gaan ongemaklik wees. Moenie grappies maak of ligsinnig wees om jou ongemak te verbloem nie – dit word gewoonlik nie so goed aanvaar deur die ander party nie en kan ook as onopregtheid geïnterpreteer word. Wees eerder openhartig en pak die bul by die horings.
Maak voorstelle oor hoe jy kan probeer vergoed vir jou blaps en voeg die daad by die woord. Maar moenie beloftes maak wat jy weet jy nie sal kan nakom nie.
Leer uit die situasie en uit jou foute. Werk aan jou gedrag en leer om in die toekoms twee keer te dink voor jy praat of optree.
Maak seker of jou verskoning goed aanvaar is sodat jy en die ander party kan aangaan met jul lewe. Of sal jy in die toekoms jou verskoning op 'n ander manier moet aanbied?
Oorweeg verskillende metodes van apologie aanteken. Soms is dit noodsaaklik om dit persoonlik te sê. Indien jy egter ongemaklik voel of bang is dat jy emosioneel sal raak of jou gedagtes nie sinvol sal kan formuleer nie, doen dit skriftelik per brief of e-pos. Indien nodig, of indien die ander persoon reageer, volg dit op met 'n persoonlike gesprek.