Inligtingsbeleid - NG Kerk Kuilsrivier-De Eike
Die gebruik van alle persoonlike inligting op die webwerf sal geskied in ooreenstemming met die goedgekeurde inligtingsbeleid.
Laai Inligtingsbeleid Af Dokumente wat afgelaai kan word
SOOS VEREIS DEUR DIE WET OP DIE BESKERMING VAN PERSOONLIKE INLIGTING, WET 4 VAN 2013, EN SAAMGELEES MET DIE HANDLEIDING VAN DIE NG KERK GEDATEER MAART 2021
SOOS GOEDGEKEUR DEUR DIE UITVOERENDE KOMMISSIE VAN DIE KERKRAAD VAN DIE NG KERK KUILSRIVIER-DE EIKE
Saamgestel deur Adv. JAJ Swart
In samewerking met die Uitvoerende Kommissie van die NGK Kuilsrivier-De Eike
Die inwerkingtreding van die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting, Wet 4 van 2013, hierin verder genoem POPIA, soos saamgelees met die Wet op die Bevordering van Toegang tot Inligting, Wet 2 van 2000, hierin verder genoem PAIA, plaas 'n verpligting op die NG Kerk Kuilsrivier-De Eike, hierin verder genoem die kerk, om 'n inligtingsbeleid saam te stel.
Die doel en oogmerk van beide hierdie wette is die beskerming van individue se persoonlike inligting teen uitbuiting deur derde partye, maar ook om te verseker dat individue die nodige toegang tot inligting kan bekom wanneer dit benodig word om individue in staat te stel om hulle regte, soos vervat in die Grondwet van Suid-Afrika, uit te oefen.
Derhalwe handel hierdie beleid met alle relevante aspekte van die wetgewing, in die volledige uiteensetting van die kerk se werkswyse rondom die hantering, verwerking, berging en vernietiging van inligting. Die beleid is saamgestel met die uitsluitlike doel om aan die wetlike vereistes van POPIA en PAIA uitvoering te gee in die nastreef van die missie en visie van die kerk en met die effektiewe bediening van ons lidmate in die uitbouing van die koninkryk van Jesus Christus, ons Verlosser, as oogmerk.
Die Algemene Sinode van die Nederduitse Gereformeerde Kerk het in Maart 2021 'n POPIA handleiding saamgestel. Daar word ook in hierdie inligtingsbeleid deurgaans gepoog om uitvoering te gee aan die voorstelle en vereistes soos vervat in daardie handleiding.
Die visie van die kerk, om 'n familie te wees wat leef in die voetspore van Jesus, met missie om as familie vrug te dra, te bly groei in Jesus, vir mekaar te sorg en om in ons omgewing en verder hulp en hoop te bring, vorm die ondertoon van hierdie beleid.
Die beleid is ook saamgestel met spesifieke inagneming van ons kerk se waardes van aanvaarding, waardering, beskikbaarheid, deernis en aanspreeklikheid.
Verwys na die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting, Wet 4 van 2013
Verwys na die Wet op die Bevordering van Toegang tot Inligting, Wet 2 van 2000
In terme van POPIA verwys dit na die persone binne ons gemeente en ons kerk in die breë, wat op hulle eie, of in samewerking met mekaar, verantwoordelik is vir die prosessering van inligting en wat bepaal vir welke doel dit geprossesseer sal word.
Vir die doeleindes van hierdie beleid is dit die Leraars, Blokleiers, Kommissie Voorsitters, Erediensspanleiers, Dienswerkers, Wyksleiers, Kleingroepleiers, Kategese skool personeel en die tegniese ondersteunings personeel(dataspanne) sowel as die kommunikasie beampte van die NG Kerk Kuilsrivier-De Eike.
Dit is die persoon binne ons gemeente wat aangestel en geregistreer is in terme van POPIA en PAIA om die verantwoordelike persoon te wees binne ons kerk, wat uitvoer gee aan die vereistes van die wetgewing binne gemeente bedrywighede met effektiewe bediening van lidmate as oogmerk.
Binne ons gemeente is die inligtingsbeampte wat aangestel is Mariana Van Schalkwyk en haar gedelegeerde inligtingsbeampte is Elmarie Scholtz.
Die Engelse teks van POPIA is onderteken en derhalwe word die definisie van inligting soos daarin vervat as volg met 'n direkte uittreksel uit artikel 1 van POPIA as volg weergegee:
"Personal information means information relating to an identifiable, living, natural person, including but not limited to-
Information relating to the education, or the medical, financial, criminal or employment history of the person;
Dit dien verder vermeld te word dat inligting binne ons gemeente verband verder uitdruklik gedefinieer word om ook fotografiese beelde van 'n persoon in te sluit, wanneer dit aangewend word vir die bevordering van gemeentebedrywighede en die behoorlike bediening van lidmate van die gemeente.
Binne ons gemeente sal hierdie inligting hoofsaaklik aangewend word vir die effektiewe bediening van lidmate en tydens gemeentebedrywighede wat ook mag insluit dope, huwelike en sterftes.
Dit is al die werksaamhede van die bedienaars en kommissies van die kerk om ons missie en visie uit te voer ten einde effektiewe bediening van ons lidmate te verseker.
Direkte en indirekte bemarking van gemeente bedrywighede hetsy elektronies of andersins en sluit ook in,weeklikse en/of maandelikse kommunikasie, in welke formaat ookal, van die aankondiginge en "Die Akker".
Sluit enige aktiwiteit of bedrywigheid met betrekking tot inligting in, hetsy dit 'n outomatiese elektroniese handeling is al dan nie. Dit behels die versameling, ontvangs, opname, organisering, verwerking, berging, opdatering, wysiging, oproep, naslaan en gebruik van inligting. Dit sluit ook in die verwerking en verspreiding van gemelde inligting hetsy elektronies of andersins.
Binne ons kerk behels dit veral die insameling en verwerking van inligting vir die winkerk program en dit vervat ons lidmaatregister en databasis wat noodsaaklik is vir die effektiewe bediening van ons lidmate.
Alle prosessering van inligting sal 'n spesifieke kwytskelding vervat wat uitdruklik sal aandui dat gemelde inligting slegs geprosseseer word vir 'n spesifieke doel deur 'n spesifieke persoon en dat wangebruik daarvan teenstrydig is met POPIA en PAIA .
Dit behels 'n lidmaat se instemming tot die prosessering van sy/haar inligting vir die doeleindes van hierdie beleid, hetsy of die toestemming direk of by implikasie gelewer word.
3. TOESTEMMING VAN LIDMATE
BESTAANDE LIDMATE OP 1 JULIE 2021
Dit is die beleid van die kerk en word dit as uitdruklik so aanvaar, dat alle persone wat ingeskrewe, meerderjarige lidmate van die NG Kerk Kuilsrivier-De Eike is op 1 Julie 2021, uitdruklike toestemming verskaf tot die prosessering van hulle inligting totdat sodanige lidmaat se skriftelike beswaar vorm ontvang word, hetsy persoonlik deur inhandiging by die kerkkantoor of elektronies slegs deur gemelde vorm per e-pos te stuur aan ngkeike@cybersmart.co.za
In die geval van ingeskrewe, minderjarige dooplidmate word dieselfde toestemming geag gelewer te wees deur gemelde dooplidmate se ouers/voogde op dieselfde terme en voorwaardes soos hierbo uiteengesit.
Gemelde toestemming is geldig totdat die lidmaat of dooplidmaat die kerk verlaat, sterf of gemelde toestemming uitdruklik by wyse van die voorgeskrewe beswaar vorm ophef onderworpe aan die uitsonderings soos vermeld in artikel 14 van POPIA.
Nuwe lidmate word geag te wees persone wat ingeskrewe lidmate van die kerk word na die effektiewe datum van 1 Julie 2021.
Hierdie lidmate voltooi 'n skriftelike toestemmingsvorm vir die prosessering van hulle inligting. In die geval van nuwe dooplidmate word die vorm deur hulle ouers/voogde voltooi.
Hierdie vorm moet dan ingehandig word by die kerkkantoor of elektronies verskaf word via e-pos aan ngkeike@cybersmart.co.za
Geen inligting van nuwe lidmate sal geprosesseer word totdat sodanige vorm nie ontvang is nie.
Gemelde toestemming is geldig totdat die lidmaat of dooplidmaat die kerk verlaat, sterf of gemelde toestemming uitdruklik by wyse van die voorgeskrewe beswaar vorm ophef met inagneming van die uitsonderings vervat in artikel 14 van POPIA.
Die jaarlikse inligtingsvorm van die kategese sal ook voortaan hierdie toestemming vorm vervat wat deur ouers/voogde voltooi moet word.
Die inligtingsbeampte van die kerk wat aangestel is deur die Uitvoerende Kommissie en as sulks geregistreer is, is Mariana Van Schalkwyk. Sy sal hierdie posisie beklee totdat sy gederegistreer word weens welke rede ookal.
Elmarie Scholtz is aangewys by wyse van skriftelike delegasie van die inligtingsbeampte, as adjunk inligtingsbeampte in terme van van Artikel 56 van POPIA en Artikel 17 van PAIA. Hierdie delegasie sal van krag wees totdat dit skriftelik opgehef word.
Die funksies van die inligtingsbeampte sal die effektiewe prosessering van inligting binne gemeenteverband behels gedagtig aan die gemeentebedrywighede en effektiewe bediening van die kerk se lidmate. Haar wetlike pligte word vervat in Artikel 55 van POPIA en word as sulks by hierdie beleid geïnkorporeer. Die inligtingsbeampte se pligte sal ook deurgaans uitgevoer word gedagtig aan artikel 14 van PAIA.
Dit is die kerk se beleid dat die inligtingsbeampte te alle tye die inligting sal prosesseer in ooreenstemming met die agt voorwaardes uiteengesit in hoofstuk 3 van POPIA wat insluit dat inligting verantwoordelik geprosesseer moet word vir die beperkte doel waarvoor dit benodig word op 'n deursigtige manier met die beste moontlike veiligheidsmaatreëls in plek.
Dit is verder die beleid van die kerk dat beide die inligtingsbeampte en adjunk inligtingsbeampte jaarliks gestuur sal word vir verfrisser opleiding met betrekking tot die vereistes van POPIA en PAIA indien sodanige verfrisser opleiding beskikbaar is en/of wysigings aan die wetgewing plaasvind.
Ten einde in lyn te bly met die beginsels en voorwaardes van inligting prosessering soos uiteengesit in POPIA en PAIA sal die inligtingsbeampte 'n register hou van spesifieke versoeke vir inligting prosessering binne gemeenteverband, indien dit nie deur bedienaars versoek word nie, en buite gemeenteverband, vir alle ander versoeke vir inligting.
Sodanige versoeke buite gemeenteverband sal slegs geprosesseer word met die uitdruklike toestemming van die lidmaat wie se inligting betrokke is en slegs as dit bydra tot gemeente bedrywighede en die effektiewe bediening van die betrokke lidmaat.
Versoeke vir die hantering van inligting wat ontvang word vanaf sinodale kant, hetsy plaaslik of nasionaal, sal hanteer word soos versoeke wat ontvang word binne gemeente verband.
Die inligtingsbeampte sal ook jaarliks 'n verslag aan die reguleerder verskaf soos uiteengesit in artikel 32 van PAIA.
Dit is verder ook die verpligting van die inligtingsbeampte om die kerkraad en/of uitvoerende komissie van die kerk onwerwyld in kennis te stel van enige hulpbronne wat benodig word ten einde haar in staat te stel om haar wetlike verpligtinge hierin na te kom. Indien die kerkraad of uitvoerende kommissie sodanige versoeke weier, moet dit op skrif wees en die redes vir sodanige weiering duidelik uiteen sit. Die inligtingsbeampte sal rekord hou van beide sodanige versoeke sowel as die weiering en/of goedkeuring daarvan.
Met die behoorlike inagneming van die bestaande sisteme vir data hantering wat reeds binne die gemeente in plek is, en gedagtig aan die beleid van die geestelike bediening van lidmate en die uitbreiding van God se koninkryk binne die gemeente as hoof oogmerk, kan die impak van inligting prosessering op lidmate as volg opgesom word, maar is nie noodwendig beperk daartoe nie:
Dit sal te alle tye wees ter bevordering van gemeentebedrywighede
Die prosessering van inligting ten einde sinodale verpligtinge na te kom, maar te alle tye steeds binne die raamwerk geskep in POPIA
Dit sal te alle tye ten doel hê om die effektiewe bediening van lidmate na te streef
Alle derde partye versoeke wat die prosessering van inligting behels sal slegs geskied indien die betrokke lidmate uitdruklik toestemming daartoe verleen het en steeds te alle tye binne die raamwerke van POPIA en PAIA.
Die impak op lidmate sal altyd beperk word aangesien dit die beleid van die kerk is dat die lidmaat se inligting aan betrokke partye slegs beskikbaar gestel sal word vir die doel waarvoor dit aangevra is en sodanige waarskuwing sal op alle kommunikasie vir hierdie doel verskyn.
6. HANTERING VAN INLIGTING BINNE GEMEENTE VERBAND
Die hantering van inligting binne gemeente verband kan as volg opgesom word:
(i) Vir watter doel – inligting sal slegs geprosesseer word indien dit die organisering en bedryf van gemeentebedrywighede bevorder en die effektiewe bediening van lidmate verseker.
(ii) Deur wie : Inligting sal slegs geprosesseer word deur die inligtingsbeampte en haar gedelegeerde, die kommunikasie beampte en soos ad hoc versoek deur die bedienaars van die gemeente.
(iii) Maniere van hantering en verspreiding van geprosesseerde inligting – alle inligting binne gemeente verband sal hetsy elektronies by wyse van die kerk se webblad, sosiale media platforms, whattsapp , sms en e-posse, of skriftelik op welke wyse ookal, hanteer en versprei word. Dit sal altyd gedoen word binne die raamwerk van POPIA en onderworpe aan die nodige waarskuwings en kwytskeldings.
(iv) Interne versoeke van lidmate onder mekaar vir inligting – dit sal slegs volgens hierdie gemagtigde beleid geskied en op die voorgeskrewe vorm daarvoor ontwerp. Alle versoeke sodanig ontvang sal by die prosessering daarvan in 'n register genotuleer word. Lidmate word egter aangemaan om hierdie versoeke tot die minimum noodsaaklik te beperk en inligting eerder persoonlik van die ander lidmaat te bekom as om inligting te versoek via die kerkkantoor.
7. HANTERING EN PROSESSERING VAN INLIGTING BUITE GEMEENTEVERBAND
Daar word beoog dat die hantering en prosessering van inligting buite gemeente verband slegs onder die volgende omstandighede sal plaasvind:
Versoeke vanaf die sinode – inligting sal slegs beskikbaar gestel word op skriftelike versoek volgens hierdie goedgekeurde beleid. Indien moontlik moet die skriftelike versoek op die voorgeskrewe vorm ontvang word. Slegs in die geval van die sinode sal skriftelike versoeke andersins ontvang as op die voorgeskrewe vorm, ook deur die inligtingsbeampte oorweeg word en binne haar diskresie gedagtig aan die raamwerk van POPIA en PAIA verskaf word. Hierdie inligting mag insluit maar is nie beperk nie tot inligting wat jaarliks verskaf moet word in terme van sinodale besluite byvoorbeeld uitreksels uit die lidmaatregister van nuwe lidmate en/of oorledenes. Alle inligting sodanig verskaf sal aan die argief en adjunk inligtingsbeampte van die betrokke sinode verskaf word en sal deur die kerk se inligtingsbeampte in 'n register aangeteken word.
Derde partye versoeke – alle versoeke vir inligting wat ontvang word vanaf derde partye buite gemeente verband moet skriftelik wees op die voorgeskrewe vorm, wat die doel vir die aanvra van die inligting spesifiseer, en sal sodanige inligting slegs verskaf word met die direkte toestemming van die betrokke lidmaat. Alle inligting so verskaf sal deur die inligtingsbeampte in 'n register genotuleer word.
Alle inligting wat hier verskaf word sal met 'n kwytskelding en waarskuwing gepaard gaan. Dit sal bepaal dat die inligting slegs aan die party verskaf word wat dit versoek het, slegs vir die doel waarvoor dit aangevra is en indien dit andersins aangewend word, sodanige aanwending op eie risiko is en geen regsgevolge vir die kerk of die inligtingsbeampte inhou nie.
8. BEWARING VAN INLIGTING
Inligting word bewaar solank as wat 'n persoon 'n lidmaat van die kerk is of totdat hy sterf, onderworpe aan die uitdruklike bepalings van artikel 14 van POPIA wat onder meer omstandighede uitstip waaronder inligting verder geberg kan word.
Inligting word in ons kerk elektronies bewaar deur programme soos onder meer winkerk, winkerk online, en per e-pos. Hierdie inligting word dan ook gereeld gerugsteun as algemene stoorwerk op die NAS sisteem. Die kerk se webwerf en sosiale media platforms word hiervoor gebruik sowel as enige ander elektroniese toestelle benodig wat selfone mag insluit maar nie beperk is daartoe nie.
Wanneer inligting elektronies verskaf word sal slegs die brondokument behoue bly maar enige verwerking daarvan, met die doel om aan 'n versoek tot inligting te voldoen, sal elektronies vernietig word deur die inligtingsbeampte of haar gedelegeerde, sodra daar aan die versoek tot inligting voldoen is.
Inligting mag ook in harde kopie formaat gestoor word.
'n Inligtingsregister is beskikbaar ter insae in die kerkkantoor wat die spoor van die prosessering van inligting binne die gemeente in gespesifiseerde gevalle vervat.
Dit is die kerk se beleid dat die volgende veiligheidsmaatreëls te alle tye in plek moet wees by die kerk ten einde die inligting wat daar geprosesseer en bewaar word veilig te hou:
Die elektroniese sisteme van die kerk het almal verbruikersname en wagwoorde (user names and passwords) vir elke unieke verbruiker en dit moet deurgaans in stand gehou word.
Wanneer inligting aan bedienaars beskikbaar gestel word vir welke doel ook al, sal dit in elektroniese formaat altyd vergesel word van 'n unieke wagwoord wat slegs aan die inligtingsbeampte en die bedienaar bekend is en sal ook in alle gevalle vergesel word van 'n beperkingsklousule en waarskuwing.
Inligting sal slegs op eksterne stoortoestelle soos eksterne hardeskywe en geheuestokkies verskaf word na behoorlike vermaning rondom die beste praktyk vir die beveiliging en bewaring van sodanige toestel binne die raamwerk van POPIA.
Wanneer elektroniese toestelle van die kerk vervang of opdateer word sal seker gemaak word dat die hardeskywe van sodanige toestelle behoorlik digitaal gesaniteer ("gewipe" en "geformat") word ten einde te verseker dat enige inligting wat vantevore daarop gestoor was nie langer beskikbaar sou wees vir toekomstige gebruikers van gemelde hardeskywe of toestelle nie.
Die inligtingsbeampte sal meer sensitiewe inligting slegs met 'n verdere unieke wagwoord, waarvan slegs die inligtingsbeampte en haar gedelegeerde kennis dra en wat toegang beperk tot die betrokke webwerf of sisteem, elektronies stoor.
Alle inligting wat skriftelik of in harde kopie formaat gestoor word, sal veilig bewaar word in die instapkluis. Toepaslike kontroles sal in plek gestel word ten einde toegangsbeheer deur middel van die sleutels te monitor.
Die volgende fisiese beveiliging sisteme is ook in plek by die kerk om die veilige bewaring van inligting te verseker:
Alle vensters van die kerkkantoor het diefwering.
Die kerk beskik oor 'n elektroniese alarm sisteem wat gekoppel is aan 'n reaksie eenheid.
Die kerk beskik oor verskeie sekuriteitskameras wat strategies gemonteer is en wat video opnames maak van beweging. Hierdie kameras word intern gemonitor.
10. VERNIETIGING VAN INLIGTING
Inligting van persone binne die gemeente sal vernietig word wanneer daardie persoon sterf of die gemeente verlaat onderworpe aan die bepalings van Artikel 14 van POPIA waarna reeds vroeër verwys is.
Sodanige vernietiging sal binne 'n redelike tyd geskied maar slegs met die toestemming van die adjunk inligtingsbeampte van die argief van die sinode. Dit sal behoorlik in 'n register aangeteken word met spesifieke verwysing na watter inligting vernietig is, op welke wyse dit vernietig is en wanneer die vernietiging plaasgevind het.
Inligting wat in harde kopie formaat gestoor was sal vernietig word deur dit op die voorgeskrewe wyse te versnipper.
Inligting wat elektronies gestoor was sal sodanig vernietig word dat dit op geen wyse langer elektronies beskikbaar sou wees nie. Hardeskywe wat nie aan die digitale sanitasie proses, soos vroeëer genoem, blootgestel kan word nie, sal fisies vernietig word ten einde te verseker dat die inligting wat daarop gestoor was nie langer beskikbaar is vir gebruik nie.
Persone wat inligting op die voorgeskrewe wyse versoek het, en dit ontvang het, moet sodanige inligting vernietig sodra dit nie meer deur daardie persone gebruik word nie.
11. TOEPASLIKE VORMS
Alle vorms wat benodig word vir die prosessering van inligting vorm deel van die bylae tot hierdie inligtingsbeleid gemerk as Aanhansel B en word die vorms as volg benoem:
TOESTEMMINGSVORM NUWE LIDMATE – VORM A
TOESTEMMINGSVORM BESTAANDE LIDMATE – VORM B
BESWAAR VORM – VORM C
VORM VIR OPDATERING VAN INLIGTING – VORM D
DEBIETORDER VORM – VORM E
VOORGESKREWE VORM VIR DIE AANVRA VAN INLIGTING – VORM F
DOOPAANSOEK VORM – VORM G
REGISTRASIEVORM JUNIOR KATEGESE – VORM H
REGISTRASIEVORM SENIOR KATEGESE – VORM J
 Die volledige blad met die visie, missie en waardes van ons kerk is ter insae by die kerkkantoor en ook op ons webwerf en facebook blad.
 Aanhangsel A hierby aangeheg sit uiteen die verantwoordelike persone binne ons gemeente, maar ook binne die Algemene Sinode van die Nederduitse Gereformeerde Kerk in Suid -Afrika.
 Die verpligtinge van die Inligtingsbeampte word later in meer detail bespreek.
 Die registrasie serifikaat en delegasie is ter insae by die kerk kantoor en ook hierby aangeheg as aanhangsels C en D.
 Die volledige POPIA en PAIA is ter insae by die kerk kantoor
 Beswaar vorms is beskikbaar op die kerk se webwerf of facebook blad asook by die kerkkantoor en word ook hierby aangeheg as deel van die bylae van toepaslike vorms as Aanhangsel B
 Registrasie sertifikaat hierby aangeheg as bylae C
 Delegasie hierby aangeheg as bylae D
 M.a.w die kerkkantoor personeel Mariana Van Schalkwyk en Elmarie Scholtz
 Tim Burrows
 Sien lys van bedienaars onder definisies en sluit dit ook die twee Leraars Ds Hannes Burger en Ds Chris Barnardo in
 Network Attached Storage "backup" program
 Dit waarsku die persoon wat die inligting ontvang dat dit slegs aangewend kan word vir die doel waarvoor dit aangevra is en slegs deur die persoon wat dit aangevra het
 Met spesifieke verwysing na onder meer finansiële inligting en inligting rondom 'n persoon se kriminele rekord maar ook enige ander inligting wat die inligtingsbeampte binne haar diskresie meen benodig sodanige ekstra beveiliging.