Die US Argief kan materiaal met moontlike argivale waarde, namens Universiteit Stellenbosch aanvaar, mits dit die bestaande versamelings aanvul. Alle materiaal sal egter eers beoordeel en waardeer word ten opsigte van die waarde wat dit tot die huidige versamelings voeg, aangesien die Argief oor beperkte stoorspasie beskik. Materiaal wat aan die Argief geskenk word, word die eiendom van die Argief, en kan nie op 'n later stadium aan die oorspronklike eienaar terugbesorg word nie.