Spoelstra, B. (1989) Art. 34 | kerkrecht.nl
Die skriba naas die voorsitter nodig met die oog op die handelinge
Artikel 34: In alle vergaderinge moet by die praeses 'n skriba gevoeg word om noukeurig op te skrywe wat noodsaaklik opgeteken moet word.
1. Eerste onder gelykes
Die apostels en ouderlinge handel as 'n groep en neem as sodanig daarvoor verantwoordelikheid (Hd 6: 2; 11: 30; 15: 6,22,23). Hulle kan hulle opdrag en bevoegdheid nie na 'n amptenaar delegeer nie. Tog is dit moeilik om aan te neem dat hulle sonder iemand wat leiding neem (vgl Mt 16: 16; Joh 21: 3; Hd 2: 14) as groep van gelykes kon handel. Daar was 'n hoëpriester (Hb 5: 1-4). Orde vereis erkenning van voorgangers (1 Ts 5: 12) en jongeres moet aan oueres onderdanig wees (1 Pt 5: 5). Jakobus tree as leier in Jerusalem na vore (Hd 21: 18). In die vroeë kerke tree 'n "engel" in elke gemeente as eerste onder gelykes op (primus inter pares, vgl Op 1: 20v). Die NAV vertaal "engel" sonder meer met "leraar", terwyl volgens die oudste kerkgeskiedenis hier aan 'n leierbiskop ("opsiener") gedink moet word (Inst IV.4.ii), sonder dat hy gesag oor ander biskoppe verkry het (Gl 2: 17-11). Goeie orde kan nie sonder 'n dienende funksie van "voorsitter" in 'n samekoms gehandhaaf word nie. Die voorsitter voer nie in die presbiteriale kerkregering kragtens sy posisie heerskappy oor ander nie (artt 17,84).
2. Orde vereis 'n skriftelike notule
In die kerkraad kom opsieners en in die meerdere vergaderings kerke deur middel van afgevaardigdes byeen om na onderlinge beraad saam dmv besluite die kerk te regeer. In die Roomse kerkregering voer 'n bepaalde opsiener oor ander en oor "leke" gesag, sodat hy met mondelinge opdragte mag regeer. Die kollegialisme beklee bepaalde "liggame" met gesag wat op hulle beurt hulle gesag na 'n funksionaris of burokrasie delegeer om te regeer.
Wie Christus as die enigste Hoof van sy kerk erken, kan geen eie gesag aan dienaars verleen om te regeer nie. Hulle kan slegs saam probeer om sy gesag deur middel van besluite te bedien. Die kerkregering word dus deur besluite gedien wat in die kerke toegepas word. Wat iemand op die vergadering
gesê of met betrekking tot 'n besluit verduidelik het, is irrelevant vir die kerkregering. Slegs die woordelikse en oorspronklike weergawe van die besluit is ter sake. Twee kerke stel in Jerusalem hulle besluit op skrif (Hd 15: 23,30v) en gee dit vir al die kerke deur, terwyl mondelinge toeligting op rekening van die koeriers bly staan (Hd 15: 32).
1. Redaksie van die besluit
Hierdie bepalings vul in 1571 die eerste kerkorde aan. Die voorsitter word verkies en daarna moet hy die presensielys van aanwesiges (die keurstemme) sowel as afwesige persone en motivering vir besluite, deur 'n "skrywer" laat opteken. Beskywingspunte wat die leer of kerkorde raak, moet op die agenda voorrang geniet. Besluite moet aangeteken en gelees word, waarna kopie daarvan na elke kerkraad gestuur word om daar voorgelees te word. Die kerkrade moet weer eers al hierdie notules nagaan, voordat hulle beskrywingspunte na kerkvergaderings stuur (Biesterveld, Kuyper 1905:58,59).
Hierdie ordereëlings word in die Kerkordes opgeneem. Aanvanklik word die opdragte van die voorsitter (tans art 35) in dieselfde artikel as dié van die skriba opgeneem. In 1578 word uitdruklik voorgeskrywe dat elke kerkraad 'n notuleboek en notule op datum daarop na moet hou wat op die volgende vergadering eers gelees moet word om te sorg dat niks vergeet word nie. Die notule moet so gehou word dat dit die besluite ook verklaar en moet deur die betrokke vergadering goedgekeur word (Biesterveld, Kuyper 1905:103v,107).
2. Die notule
Die skriba is 'n funksionaris wat die handeling van die vergadering moet opteken. In die kerkraad is die ampsdraers en in die meerdere vergadering die plurale kerke die subjek wat besluit. Die notule moet aandui wat die kerkraad of, in die tweede geval, die kerke besluit het. Die kontinuïteit van die kerkregring is in die besluite en nie in die periodieke vergaderings nie, opgesluit (Bos 1950:137).
'n Notule begin met die datum van die vergadering en die presensielys waarin aangeteken is wie met en wie sonder verskoning afwesig is. Vervolgens moet notule stap vir stap aandui wat ter tafel kom en wat daaroor besluit word. Die notule volg die agenda op die voet. Waar 'n voorstel wat tot besluit gemaak word gronde bevat, moet ook dit genotuleer word. Menings van persone moet slegs genotuleer word wanneer die vergadering uitdruklik om advies gevra of dit versoek het.
Origens vorm die beraadslagings en persoonlike menings geen deel van die handeling van die vergadering as geheel nie.
Waar 'n bepaalde stuk deur middel van die agenda ter tafel kom, soos bv 'n minderheidsrapport, moet dit ook genotuleer word, al sou die vergadering dit verwerp. Hier vorm die verwerping 'n bepaalde handeling of besluit wat ook
later van belang mag wees. In bepaalde gevalle vra persone dat 'n voorstel wat verslaan is, in die notule aangeteken moet word. Hieroor bestaan geen vaste reël nie en moet die betrokke vergadering sy diskresie gebruik en billik oordeel of dit van waarde vir die kerke 'n eventuele appèl of begrip van die genome besluit is.
Die ideaal is om die notule voor die afsluiting van elke vergadering te lees, te korrigeer en goed te keur. Dit moet in die geval van meerdere vergaderings gedoen word omdat hulle verdwyn. 'n Klassis (sinode) laat slegs sy handelinge (besluite) na (art 46).
3. Differensiasie van skribaat
In die plaaslike kerk word dikwels meer as een skriba aangewys wanneer die omvang van werksaamhede dit noodsaaklik maak. So kan die kerkraad 'n skriba vir notule, 'n skriba vir byhou van attestate en lidmateregister (vgl Biesterveld, Kuyper 1905:104, art 24) en 'n aparte skriba vir vergadering saam met die diakens (breë kerkraad) aanwys. Daar kan selfs hulp-skribas aangewys word om kladnotuie vir die skriba by te hou. Die skriba kan vir kommissies notule hou, of daar kan afsonderlike skribas vir bepaalde kommissies van die kerkraad aangewys word. Wanneer die kommissie rapporteer word die rapport deel van die notule.
Meerdere vergaderings verkies tans feitlik algemeen naas die voorsitter 'n onder-voorsitter en by die skriba 'n hulpskriba om saam die "moderamen" te vorm. Wanneer 'n klassis uit minder as ongeveer agt kerke bestaan, behoort dit nie te gebeur nie omdat dit onwenslik is om soveel kragte van die vloer in die moderamen van so 'n klein vergadering saam te trek. Waar enigsins moontlik moet meerdere vergaderings klerikalisme bestry en bekwame ouderlinge as skribas in die moderamen betrek. Die skriba van 'n meerdere vergadering bly slegs in funksie totdat die vergadering sluit (art 45).
Gewoonlik dien een van die ouderlinge of diakens in die kerkraad as skriba. 'n Skriba moet vinnig en korrek kan formuleer. Kerkrade benoem soms met goeie rede 'n skriba wat nie in 'n amp dien nie. Onder invloed van die kollegialistiese struktuuropvatting is dergelike skribas selfs as ouderling bevestig om hom "lid van die kerkraad" te maak. Hierdie optrede dien iemand as "ouderling" aan sonder dat hy die diens van ouderling verrig. Wanneer 'n kerkraad 'n skriba van buite benoem, moet die betrokke persoon die vertroulikheid van die vergadering eerbiedig en slegs adviserende stem uitoefen. Skribas van meerdere vergaderings word uit die afgevaardigdes van die kerke verkies, behalwe wanneer nood anders vereis.
4. Ander pligte van die skriba
Die skriba moet in die loop van sy pligte korrespondensie vir die agenda van die kerkraad en kerklike administrasie ontvang, erken en bewaar. Hy moet dus stelselmatig en noukeurig werk en 'n bepaalde liasseersisteem daarop na hou. Hy (en soms die voorsitter) is verantwoordelik vir versorging van die kerklike
argief, wat baie belangrike werk meebring (kyk Snyman, Spoelstra 1963). Kerkrade moet erns van hulle eie en kerklike argiewe maak.
Die skriba moet die opdragte en korrespondensie wat uit besluite voortvloei, afhandel. Dit strek tot oneer van die Here en skande vir die kerk wanneer funksionarisse korrespondensie laat rondlê, briewe en navrae nie beantwoord nie, besluite wat ander raak nie deurgee nie, opdragte vir die agenda van 'n meerdere vergadering nie afstuur nie, ens. Die Skrif eis dat broeders mekaar in die kerk onderling moet bystaan en saamwerk. So behoort die voorsitter en skriba voor 'n vergadering die agenda vas te stel, mekaar tydens die vergadering goed te verstaan en mekaar na die vergadering by te staan om die werk van die vergadering af te handel. Voorsitter en skriba kan duidelik onderskei, maar nooit in goeie vergaderingsprosedure geskei word nie.