Hoe eties is dit om jou werknemers te monitor? | Netwerk24
Hoe eties is dit om jou werknemers te monitor?
Deur Amanda Visser 30 Oktober 2020 05:00
Deon Rossouw, uitvoerende hoof van die Etiek-instituut
Om werknemers se doen en late elektronies dop te hou, is niks nuut nie en aan digitale hulpmiddels daarvoor is daar ook geen tekort nie. Ná die wêreldwye uitbraak van die koronaviruspandemie het maatskappye dié hulpmiddels egter meer begin inspan – hoofsaaklik weens aanvanklike vrese dat produktiwiteit verlore sou gaan toe duisende mense van die huis af begin werk het.
Dit is egter raadsaam dat maatskappye alles uit 'n regs- en etiese oogpunt oorweeg wanneer hulle hulpmiddele in werking stel om werknemers dop te hou. 'n Mens kan nie sommer aanneem iets wat wettig is, is ook eties nie, sê Deon Rossouw, uitvoerende hoof van die Etiek-instituut. "Apartheid was wettig, maar vir seker nie eties nie."
In Suid-Afrika is dit oor die algemeen toelaatbaar dat werkgewers hul werknemers se werk en produktiwiteit monitor. Die tersaaklike wette om mense en hul elektroniese kommunikasie dop te hou is onder meer die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting (Popia) en die Wet op die Regulering van die Onderskepping van Kommunikasie en Voorsiening van Kommunikasieverwante Inligting (Rica), sê Nozipho Mngomezulu, 'n vennoot in die regsfirma Webber Wentzel se praktyk vir tegnologie, media, telekommunikasie en intellektuele eiendom.
Kragtens Popia moet werknemers daarvan bewus gemaak word dat hul werkgewer hul prestasie en produktiwiteit monitor; die werkgewer moet ook aan die werknemer redes verskaf daarvoor. Rica verbied die onderskepping van kommunikasie tensy 'n spesifieke uitsondering bewys kan word.
Nozipho Mngomezulu, vennoot in die regsfirma Webber Wentzel
Volgens Mngomezulu mag 'n sakeonderneming enige onregstreekse kommunikasie onderskep as dit met die onderneming verband hou of tydens die gang van sake plaasvind. Lenja Dahms-Jansen, senior genoot in Bowmans se indiensneming- en voordele-afdeling, sê iemand wat kragtens Rica skuldig bevind word aan 'n oortreding, onder meer die onwettige onderskepping van kommunikasie, kan 'n boete van tot R2 miljoen of tronkstraf van tot tien jaar opgelê word. Ongeag die uitsonderings, is werkgewers se reg om werknemers se gedrag te monitor nie onbeperk nie, waarsku sy.
Werkgewers mag nie vereis dat werknemers hul toegang moet gee tot hul private e-pos- of sosialemediarekeninge nie, of op 'n onwettige of oneerlike manier (deur "hacking", of identiteitsbedrog om 'n vals rekening te skep) toegang tot sodanige private rekenings probeer verkry nie. "Dit sal egter nie onwettig of oneties van 'n werkgewer wees om toegang tot 'n werknemer se sosialemediaprofiel te verkry in omstandighede waar die profiel vir die publiek toeganklik is omdat daar geen privaatheidsinsteling is nie," sê Dahms-Jansen.
Baker McKenzie se hoof van indiensnemingspraktyk, Johan Botes, sê die werkgewer sal altyd op die agtervoet wees as daar gevind word hulle het private inligting wat duidelik nie werkverwant is nie, versamel en gestoor, selfs al is dit op die maatskappy se netwerk of gedurende kantoorure gedoen. "Die werkgewer mag data versamel en hou as dit op 'n tyd versamel is wanneer die werkgewer die redelike verwagting het dat sy werknemers besig behoort te wees om sy sakebelange te bevorder," sê Botes.
Om die webwerwe wat werknemers besoek, te monitor om te kyk of dit ongemagtig is of kragtens maatskappybeleid verbode is, is toelaatbaar. In baie gevalle maak die indiensnemingskontrak ook voorsiening vir algemene instemming wat die monitor van elektroniese kommunikasies vir sakedoeleindes betref.
"In dié opsig is dit goeie praktyk om die boodskap te versterk deur die bepalings en voorwaardes in die indiensnemingskontrak gereeld onder werknemers se aandag te bring. Die bedoeling is om te verseker werknemers het ten alle tye die redelike verwagting en wete dat hul elektroniese kommunikasiebedrywighede gemonitor word," sê Botes.
Hy sê voorts werkgewers behoort as 'n reël nie werknemers se bedrywighede 'na ure' te monitor nie. Dit sal die beginsel van ' 'n uitsondering weens sakeredes' ondergrawe. Selfs al het werksure buigsamer geword en al bly die werkgewer binne die wetlike perke met die monitor van werknemers se kommunikasie na ure, bly die vraag of dit eties is om dit te doen, sê Botes.
Ondergrawing van vertroue
Rossouw sê daar is 'n saak uit te maak vir elektroniese monitering, maar dan moet dit oor verskerpte veiligheid en beskerming teen verlies of skade gaan. Wanneer dit oor die verbetering van produktiwiteit gaan – of om die persepsie van "besig wees" te skep – bring dit meer probleme as oplossings mee. Behalwe dat dit 'n negatiewe uitwerking op mense se moreel en toewyding het, ondermyn dit vertroue ook.
"Basies sê jy vir jou werknemers jy vertrou hulle nie; jy gaan hulle dophou. En jy gaan dit selfs in die privaatheid van hul eie wonings doen," sê Rossouw. Anastasia Vatalides, hoof van Werksmans Prokureurs se arbeids- en indiensnemingspraktyk, stem saam. "Werkgewers kan nie polisie speel nie." Vanselfsprekend is nie alle werknemers ewe professioneel en gedrewe nie. Daar is altyd party wat vroeër sal loop of langer etensure vat, of onophoudelik ginnegaap wanneer die bestuurder nie op kantoor is nie.
"Dieselfde kwessies kom in die virtuele omgewing voor en word in sommige gevalle vererger deur verskonings soos beurtkrag of swak konnektiwiteit om die situasie uit te buit," sê Vatalides.
Rossouw sê korporatiewe toesig is gewoonlik ekstrinsieke motivering of vreesgegronde voldoening. Die alternatief is intrinsieke motivering, waar mense die regte dinge uit oortuiging doen en nie omdat iemand hulle dophou nie. Hulle verstaan die doel van die onderneming en wat hul rol en verantwoordelikheid in die verwesenliking daarvan is.
"In dié geval vind jy dikwels mense werk té hard, nie omdat hulle oormatig dopgehou word nie, maar omdat hulle oormatig gemotiveerd is."
Die verknorsing wat ondernemings natuurlik met die afstandswerkery het, is dat hulle nie die werkure en waarde van die werk wat gedoen word, kan beheer nie, sê Dhevarsha Ramjettan, vennoot by Webber Wentzel.
As 'n mens die finansiële implikasies van oortyd in ag neem, sê sy, is dit die werkgewer se goeie reg om beleid en prosedures vir oortydwerk te hê en wat spesifiek vir die monitor daarvan ingestel is. "Beleid wat bepaal dat oortyd slegs uitbetaal mag word mits dit vooraf deur die werknemer se bestuurder goedgekeur is, kan in werking gestel word," sê sy.
Yolandi Esterhuizen, voldoeningsbestuurder by Sage Africa & Middle East, sê die koers vir oortydbetaling word op óf een en 'n half keer óf twee keer die gewone koers vasgestel, afhangend of die betaling volgens 'n gewone werksdag of 'n Sondag of openbare vakansiedag bereken word.
Sy sê voorts die Wet op Basiese Diensvoorwaardes bepaal dat maatskappye kan vra dat senior bestuurders; rondreisende verkoopspersoneel wat self hul werksure reguleer; werknemers wat minder as 24 ure per maand vir 'n werkgewer werk; en werknemers wat meer as die jaarlikse verdienstedrempel (tans R205 433,30 per jaar) verdien, sonder vergoeding oortyd moet werk.