Outotask Workplace Soonr Review 2020 - Sync lêer en deel vir besigheid
1 Outotask Workplace (Soonr) hersiening
1.1 Oorsig oor outomatiese werkplekoorsig
1.2 Vir wie is outotask Workplace Soonr?
1.2.1 Sterk sekuriteit
1.2.2 1. Toegang tot lêers en dokumente op die pad
1.2.3 2. Deel lêers veilig met eksterne gebruikers
1.2.4 3. Dokumenttoegang buite die netwerk
1.2.5 4. Vertrou op VPN of FTP vir afstandtoegang
1.3.1 Dus, hoeveel kos dit?
1.4 Bedrywe bedien
1.6 Lêersinkronisering en deel verduidelik
1.9.1 Skepping van openbare skakels
1.9.2 Privaat aandelekamer
1.10.2 Plaaslike toegang via lêersinkronisering
1.10.3 Mobiele toegang
1.12 Mobiele toegang
1.13 Cloud Backup
1.14 Verslae & ouditering
1.15 Finale vonnis & aanbeveling
Outotask Workplace (Soonr) hersiening
Kragtige ondernemingslêersinkronisering en deelverskaffer vir ondernemings van enige grootte, op soek na verhoogde mobiliteit en beter sekuriteit as wat oplossings vir lêersinkronisasie en -deel-verbruikers kan bied.
Oorsig oor outomatiese werkplekoorsig
Wanneer 'n onderneming tot 'n sekere mate gegroei het en die eerste werknemers begin sluip, is die tradisionele lêersinkronisasie en aandeeloplossing van die verbruikersgraad eenvoudig nie meer besig nie. Terwyl Dropbox die perfekte pas is vir vryskutwerkers of klein agentskappe wat vinnig lêers en gidse met kliënte wil deel, voldoen dit nie aan die vereistes van baie klein tot mediumgrootte ondernemings wat vyf mense en meer onder hul vlerk het nie.
'N Groeiende onderneming moet seker maak dat die sensitiefste en vertroulikste lêers in die totale beheer van die onderneming bly. Met 'n lêergedeelinstrument vir verbruikersgraad is dit – meestal – 'n alles-of-niks-benadering: sodra 'n gids gedeel is, het die persoon met wie dit gedeel word volledige beheer oor die inhoud.
Lêers kan per ongeluk uitgevee word, weer met ongemagtigde derde partye en werknemers gedeel word, of bloot deur die verkeerde mense geredigeer word.
Oplossings op ondernemingsvlak en delingsoplossings, soos Autotask Workplace Soonr, wat in hierdie resensie aangebied word, plaas u terug op die bestuurdersitplek. Dit maak nie saak of u toesig hou oor die IT-afdeling van 'n onderneming nie, of u is die finansiële hoof van 'n fortune 500-onderneming, of direkteur van 'n digitale bemarkingsagentskap..
Die mark vir oplossings vir EFSS-oplossings (onderneming-lêersynchronisasie en -aandeel) het baie druk geword, en elke markspeler het voor- en nadele, wat in ag geneem moet word voordat hy onderneem om maatskappylêers na die wolk te stuur..
In hierdie outotask Workplace Soonr-oorsig, sal ons onderskei wie hierdie produk is, waarom dit nuttig is en spesifieke funksies, funksies en voordele dek. U kan dus besluit of dit 'n nuttige toevoeging tot u arsenaal vir produktiwiteit is.
Vir wie is outotask Workplace Soonr?
Autotask Workplace / Soonr is 'n oplossing wat lêers sinchroniseer en deel (of wolkberging) vir besighede wat onderneming-gereed sekuriteit en samewerking moontlik maak.
In teenstelling met mededingers (soos Dropbox en OneDrive), bied Autotask Workplace geïntegreerde mobiele dokumentbestuur (MDM) en beveiliging van toestelle. Beheerders kan werknemers byvoeg of verwyder om toegang tot die Autotask-wolk te verkry, om seker te maak dat data onder die maatskappy se beheer bly as 'n toestel verlore raak of gesteel word – of 'n werknemer die maatskappy verlaat.
Ons beveel Autotask Workplace aan vir MKB's met vyf werknemers of meer, hoewel dit in sommige gevalle sinvol kan wees met minder mense in 'n span, soos 'n agentskap wat baie groot lêers (CAD, Photoshop of videolêers) hanteer. Outotas pas aan by die behoeftes van 'n onderneming, en dit maak mense vinnig of gedeeltelik uit 'n feitlik gedeelde omgewing moontlik.
As u verwag dat AWP Soonr 'n volwaardige projekbestuursagteware sal wees, oorweeg dit om elders te gaan soek, want dit is nie so nie. Alhoewel u opmerkings by lêers en gidse kan voeg, het dit nie 'n taak en sperdatum vir projekte nie.
Hier word die werklike funksies en vermoëns van Autotask Workplace Soonr van nader bekyk:
In vandag se wêreld is veiligheid belangriker as ooit vanweë hackers, diefstal en verlies van data.
1. Toegang tot lêers en dokumente op die pad
As u op pad is om kliënte te ontmoet of 'n vergadering by te woon, maak seker dat al die nodige lêers binne u vingers is.
2. Deel lêers veilig met eksterne gebruikers
Die versending van kontrakte, aanbiedings of sigblaaie aan kliënte en kollegas is deesdae algemene praktyk. Die tradisionele manier om e-pos te stuur, is net riskant en omslagtig.
3. Dokumenttoegang buite die netwerk
Dit kan soms moeilik wees om toegang tot dokumente te kry, selfs al is u nie in die netwerk van die onderneming nie.
4. Vertrou op VPN of FTP vir afstandtoegang
VPN en FTP is nie baie gebruikersvriendelik nie en kan onbetroubaar wees, veral as u groot lêers hanteer.
Om te verstaan ​​hoekom die prys van Autotask Workplace eintlik redelik goed is, moet u nadink oor hoekom ander verkopers soveel meer stoorplek bied, byvoorbeeld Egnyte. Die meerderheid verkopers met 'n buitengewone vrye bergingskwota plaas sekere beperkings op:
lêergrootte (wat wissel van 2 GB tot 10 GB)
hoeveelheid lêers wat gesinkroniseer kan word (sommige beperkings begin na 100K lêers inskop, sommige na 3M afhangend van die plan)
lêer weergawes (dienste wat baie berging bied, tel lêerversies gewoonlik teen daardie kwota; u kan óf die weergawes wat van 'n lêer wat nie ideaal is nie, beperk, óf opgradeer na 'n baie duurder plan)
Nou, kan die outotask Soonr 'n bietjie kortkom by die standaard opgeneemde hoeveelheid van 50 GB per gebruiker per maand, maar hulle sal u nie met bogenoemde beperkings tref nie. Dit gesê is, hier is die planne en pryse van Autotask:
Dus, hoeveel kos dit?
Die prystabel gee jou 'n redelike idee, maar kyk na 'n voorbeeld:
Josh besit 'n digitale bemarkingsagentskap, hy bedryf 'n klein span van 6 mense, dus is hy 7 mense in totaal ingesluit. Boonop bestuur hulle 'n Windows 2008-bediener waar hulle belangrike lêers vanaf die maatskappywolk huisves. Hierdie lêers moet ook gesinkroniseer word. Dus, hoeveel 'gebruikers' of 'lisensies' moet Josh koop?
Josh moet 7 + 1 lisensies koop (een addisionele lisensie vir die bediener). As hy wil hê dat elke persoon in die span in staat kan wees om projekte individueel te skep en te sinchroniseer.
8 x $ 13 = $ 107 per maand.
As hy 8 lisensies gekoop het, sou hy 450 GB se totale berging besorg het.
Nou kry elke gebruiker 50 GB stoorplek, maar Autotask laat gebruikers toe om die bergingskwota toe te ken, sodat Anne van die boekhou wat slegs 5 GB van haar 50 GB benodig, die oorblywende 45 GB kan herverdeel aan John, wat te doen het met groter Photoshop en ander mediabestande..
Alhoewel hierdie pryse nie die maklikste is om te verstaan ​​nie, hou dit beslis baie voordele in ag genome dat die gemiddelde gebruiker slegs 'n paar gigabyte-sinchroniseringsruimte benodig. In teorie sou Josh selfs minder lisensies kon aanskaf as hy byvoorbeeld die gebruik van een rekening vir een departement aanvaar.
As Josh meer stoorplek benodig, kan hy meer gigabytes in stappe van 100 GB koop.
Baie organisasies wat in EFSS belangstel, kom uit nywerhede soos:
In hierdie outotask Worplace-oorsig, kyk ons ​​na spesifieke gevalle om te sien of hierdie spesifieke oplossing aan die veiligheidskriteria voldoen, veral as ons sensitiewe data oordra of onderworpe is aan regulatoriese beperkings soos HIPAA – waar 'n gedetailleerde oudit-spoor van lêertoegang benodig word..
Autotask is in 2001 gestig en het homself geposisioneer as 'n IT-diensonderneming, en bied volledige oplossings vir IT-bestuur, soos eindpuntbestuur, kaartjie-stelsels en onlangs, lêersinkronisering en deel as 'n selfstandige oplossing. Hulle is in 2014 deur die private-ekwiteitsfirma Vista Equity Partners aangekoop.
Die maatskappy word nou gelei deur die uitvoerende hoof, Mark Cattini.
Lêersinkronisering en deel verduidelik
Laat ons 'n kort opsomming maak van lêersynchronisering en -deel voordat u die resensie onderneem. Mense wat vertroud is met Dropbox, Google Drive of OneDrive, het moontlik al 'n vae idee van hoe FSS werk.
'N Verskaffer en delingsverskaffer van lêers (ook bekend as 'n wolk- of aanlynbergingsdiens) maak maatskappy-data toeganklik vir geregistreerde toestelle vanaf enige plek wat op die internet geaktiveer is. Dit maak nie saak of die lêers en gidse op 'n bediener op die perseel van die onderneming sit of op 'n persoonlike rekenaar geleë is nie.
'N Lêersynchronisasie en deelkliënt sluit in u huidige infrastruktuur en laat alle spanlede en goedgekeurde partye toegang tot plaaslik gestoorde lêers vanaf enige plek.
Die kliënt laai inligting op die verskaffer se bedieners op 'n geïnkripteer manier (ideaal) en versprei dan die lêers, waar 'n ander instansie van die sagteware geïnstalleer is en spesifieke regte toegestaan ​​is. Dit kan op 'n skootrekenaar, mobiele toestel of op 'n ander bediener wees.
U kies waarheen die lêers gaan en wie toegang daartoe het.
Sodra al die lêers na die wolk gelaai is, kan hulle deur 'n span geredigeer word en dan tweerigting gesinkroniseer word. Alle veranderinge aan die lêer sal onmiddellik sigbaar wees oor gesinkroniseerde toestelle.
Die deel van lêers word gewoonlik in twee dele verdeel:
Openbare skakel en gedeelde deling.
Privaat projek samewerking met spanlede.
As u openbare skakels skep, kan elkeen na wie die skakel gestuur word, die lêer oopmaak, wat nuttig is om groot lêers aan kliënte te stuur. Oplossings vir lêerdeling vir besigheidsgraad stel u in staat om 'n wagwoord of vervaldatums vir openbare skakels in te stel, sodat dit veiliger kan wees.
Aan die ander kant is daar projekskakels wat gebruik word om saam te werk aan lêers en gidse in virtuele datakamers met medewerkers. Gedeelde projekte vereis dat elke deelnemer 'n EFSS-sagtewarelisensie het. Projekaandele is oor die algemeen meer buigsaam, waardeur die projekeienaar spesifieke toegangsvoorregte kan stel (soos leesalleen).
EFSS-sagtewareverskaffers gebruik 'n hele aantal argitektuurtipes, wat wissel van slegs wolk-benaderings (Dropbox / Box), tot 'n privaat wolk (die platform is geheel en al ontplooi in 'n private datasentrum), of basterwolkmodelle (Egnyte / Autotask), waar u kan kies watter lêers na die wolk gaan en watter lokaal bly.
Sekuriteit speel 'n groot rol in die proses van die oordrag van lêers na die wolk en terug na eindpunte. Daarom begin ons hierdie outotask Workplace-oorsig met 'n uiteensetting van hul veiligheidskonsepte.
Veiligheid is 'n groot bron van kommer vir ondernemings. Die risiko's is heeltemal te werklik – elke dag hoor ons dat organisasies oortree word (Target, Home Depot, Sears, Michaels en vele meer). Dit beteken dikwels die verlies van vertroulike inligting, soos nommer, kredietkaarte en kliëntedata.
Ondernemings moet hulself afvra watter impak 'n oortreding (interne of eksterne) op hulle, kliënte, kliënte en die belangrikste reëls sal hê.
In 'n 2013-opname deur die Enterprise Strategy Group, is bevind dat meer as 50% van die ondernemings en organisasies bekommerd is oor verlies of diefstal van data as gevolg van 'n suksesvolle aanval van buite op 'n FSS-diensverskaffer. hetsy per ongeluk of opsetlike wangedrag.
Autotask Workplace Soonr bied ondernemings 'n magdom sekuriteitsfunksies en -sertifikate. Alle hardeware word deur Autotask besit en bestuur en hulle bied kliënte geo-oortollige, vlak 3, SSAE16-geouditeerde datasentrums (twee per streek) aan. Hul datasentrums word opgestel met behulp van RAID6 en 'n spieël-rugsteun met replisering.
In teenstelling met die wolkbergingsdienste van die verbruiker, vertrou Autotask nie op 'n gedeelde gasheeromgewing nie, maar gebruik hy modulêre gegroepeerde bedienerfabrieke vir diensbalansering en -skaalbaarheid.
Enkripsie is beslis een van die belangrikste funksies waarna ondernemings soek, veral as hulle van verbruikersgraaddienste soos OneDrive of Dropbox oorgaan. Outotask Workplace kodifiseer lêers tydens vervoer en met rus – met behulp van 256-bis AES-kodering.
Om verder tussen spanne, gebruikers en lêers te skei, is daar 'n unieke draaibare enkripsiesleutel vir elke individuele lêer. Nie een van die sleutels word gestoor nie, maar word geïnkripteer met 'n hoofsleutel en daar word 'n verbinding met VeriSign-sertifikaatgebaseerde bedienerverifikasie tot stand gebring.
Daar is dus geen risiko dat die gebruikersagent met enige bediener anders as Autotask Workplace Soonr sal saamwerk nie. Een van die sterk punte van Autotask is na ons mening die vermoë om toegangstoestemmings te bestuur en toestellebeleide op te stel op 'n wêreldwye skaal. Wanneer 'n nuwe werknemer by die onderneming aansluit, kan beleid outomaties op daardie gebruiker toegepas word en indien nodig verder aangepas word.
Hier is 'n lys met admin- en sekuriteitsfunksies wat relevant kan wees vir 'n onderneming:
Skep, redigeer, deaktiveer en skrap lede, verbindings, groepe en ander beheerders
Conjure AD om gebruikers en groepe in te voer
Dra die reg om verbindings te skep aan volle lede oor
Beheer die vermoë van lede om privaat rugsteun te skep
Hersien, ken en bestuur bergingskwota onder lede
Stel en handhaaf wagwoordbeleide
Stel sessiebeleide op: word gebruik om die lewensiklus van aanmeldingsessies te beheer
Stel mobiele toestelle op & databeleide vir toegang en gebruik
Stel goedkeuring vir mobiele toestelle en beleid vir die vee van toestelle op
Vee spesifieke rekenaar- of mobiele toestelle op afstand af
Stel integrasiepunte op met derdeparty-programme soos Salesforce, Google Docs en Office 365
Dit is slegs 'n opsomming van die veiligheidsfunksies wat deur Autotask aangebied word. As u meer wil leer, laai hul witskrif oor sekuriteit af waar al die besonderhede gelys is. Alhoewel dit beslis indrukwekkend is, is daar ander verskaffers (soos Egnyte), wat 'n soortgelyke sekuriteitskonsepte het.
Lêersinkronisasie is die proses waar een (of meerdere) lêers en gidse oor 'n aantal toestelle beskikbaar gestel word. In die mees basiese sin, gebeur dit deur die saadlêers en -vouers na die wolk oor te plaas, vanwaar dit op aanvraag na die eindpunte versprei sal word..
Die outomatiese werkplek se kernlêersynchronisasiemeganisme werk soortgelyk aan verbruikersgraad-wolkopbergingsoplossings: sodra die kliënt op die teikenmasjien geïnstalleer is (dit kan 'n tafelblad, slimfoon, skootrekenaar of bediener wees), word 'n lêergids beskikbaar gestel vir die gebruiker wat werk as 'n sentrale sinchronisasie-spilpunt.
Lêersinkronisasie deur 'n sentrale lêergids op 'n toestel.
Outotask skep 'n sinchronisasie-lêergids waar gidse en lêers bygevoeg kan word. Hierdie lêers word op alle gekoppelde toestelle gedeel, maar dopgehou kan egter nie uitgesink word om ruimte te bespaar nie.
Individuele vouers word aan elke gebruiker gesinkroniseer dat 'n projek gedeel word, ongeag watter toestel gebruik word.
Mobiele toestelle word ook ondersteun. Lêers kan bevoordeel word vir vanlyn toegang.
Enige lêers of gidse wat in die lêergids geskep word, word na die wolk van Autotask Workplace oorgedra, sodat dit aan 'n span en ander rekenaars waaraan die lêer of gids gedeel is, versprei kan word.
In teenstelling met ander verskaffers van lêersinchronisasie en deel, beperk outotas nie die hoeveelheid lêers of die lêergroottes wat gesinkroniseer kan word nie, wat hierdie oplossing ideaal maak vir maatskappye en organisasies wat met groot lêers te doen het.
Ons het gesien hoe hierdie oplossing goed werk met argitektuurondernemings en media-agentskappe, wat gereeld groot lêers oor verskillende rekenaars, verskeie kantore en spanne moet versprei..
Een van die belangrikste probleme by die hantering van gesinkroniseerde data is wat eintlik met eindpunte gesinkroniseer word.
Stel u voor 'n onderneming met 20 werknemers wat almal werk vanaf 'n gesentraliseerde bediener met meer as 200 GB lêers en vouers. As 'n nuwe werknemer by die onderneming aansluit, is sy veronderstel om al die data met haar enkelvoudige rekenaar te sinkroniseer? Enersyds sou dit 'n rukkie duur, en ook haar hardeskyf vinnig vul.
Dit is waar 'selektiewe sync' speel. Die meeste oplossings vir verbruikersgraadlêersinkronisering laat selektiewe sinchronisasie van lêers toe nadat in spyskaarte en instellings ingegrawe is, as u gelukkig is, sal u opsies vind om na ondervouers te boor.
Ons hou van Autotask is dat administrateurs kan instel hoe die kliënt moet reageer as nuwe projekte beskikbaar is:
Wanneer nuwe projekte geskep word, kan dit outomaties met persoonlike toestelle gesinkroniseer word, maar Autotask Workplace kan ingestel word om te vra voordat u iets doen of alles handmatig sinkroniseer. Dan kan u die subvouer-vlak boor vir selektiewe sinchronisasie.
Waarom is selektiewe sinchronisasie nuttig??
Ons het 'n paar regsfirmas gehelp en gewerk wat selektiewe sinchronisasie as noodsaaklik beskou in hul daaglikse werk: hulle kan op enige tydstip tegelyk met tientalle saakdossiere werk en hul medewerkers moet vinnig beweeg tussen 'n hof en die firma.
Toegang tot saaklêers te alle tye is uiters belangrik, maar geslote saaklêers is egter nie nodig nie. Daarom kan hulle 'ongesinkroniseer' word, wat werk doeltreffender en doeltreffender maak. Tog, as 'n verwysing uit 'n ouer saak nodig is, kan werknemers eenvoudig die lêers terug sinkroniseer.
Een belangrike ding om daarop te let is dat sodra iemand 'n lêergids uit die sinchronisasie-gids verwyder het, dit van die hardeskyf verwyder sal word, maar Autotask Workplace Soonr hou steeds 'n kopie van die lêergids in die wolk.
Lêers en gidse kan slegs permanent van die webkoppelvlak verwyder word.
As u 'n groot hoeveelheid lêers het wat gesinkroniseer moet word, gebruik outotask 'n funksie genaamd LAN sync, waar lêers vinnig gesinkroniseer word oor rekenaars wat in dieselfde netwerk geleë is. Dit help om nuwe werknemers vinnig van stapel te stuur deur toegang tot belangrike lêers te gee.
Lêerdeling is die kern van enige onderneming-lêersynchronisasie en -produk. Dit stel ondernemings in staat om op 'n meer effektiewe manier te werk deur lêers oor enige aantal mense te versprei. Ondernemings wat met groot lêers te doen het, sal probleme ondervind het soos:
Hoe om groot lêers per e-pos aan kliënte te stuur
Hoe om seker te maak dat personeel van die onderneming met die regte weergawe van 'n lêer werk
Hoe om updates vir groter projekte te bestuur as meer mense betrokke is
Hoe om groot projekte en lêers in drie of meer kantore te bestuur
Al die scenario's hierbo uiteengesit, vereis lêerdeling. Met Autotask Workplace is daar twee basiese maniere om lêers van 'n projek te deel:
Skepping van openbare skakels
As u 'n openbare skakel vir 'n projek skep, kan u 'n lêer of lêergids deel met kliënte of medewerkers wat nie deel van 'n kernspan is nie (dit beteken dat hulle nie 'n rekening het by Autotask Workplace nie).
Hierdie funksie is spesifiek gemaak om 'n vinnige lêer of kontrak per e-pos aan kliënte te stuur. Outotas beperk nie die grootte van 'n lêer of gids nie, dus kan enige lêer gestuur word. Ons het dit suksesvol getoets met 5 GB rou videolêers en groot Photoshop-lêers.
By die opstel van 'n openbare skakel, gee Autotask Soonr die gebruiker baie sekuriteitsopsies en gee kliënte selfs die geleentheid om lêers op te laai of te verander vanaf 'n openbare skakel. As die 'Aktiveer oplaaier'-merkblokkie gemerk is, sal 'n kliënt 'n koppelvlak kry waarmee sy die vouerstruktuur kan sien en lêers kan oplaai of aflaai.
Openbare skakels kan geskep word sodat almal met die skakel toegang tot 'n lêer of lêergids het.
Om die veiligheid verder te verbeter, kies 'n gepersonaliseerde lêer- of vouerwagwoord, kies hoeveel keer 'n lêer afgelaai kan word en verwyder die publieke skakel na 'n spesifieke datum. Openbare skakels kan geskep word vanaf die web-koppelvlak, binne die standaard lêer- / vouerstruktuur van die bedryfstelsel (via die konteksmenu), of vanaf 'n mobiele app.
'N Netjiese kenmerk wat ons in baie ander EFSS-oplossings nie gesien het nie, is die vermoë om 'n lêer in die PDF-formaat te omskep (dit geld vir aanbiedings, dokumente, sigblaaie en selfs Photoshop.psd-lêers.)
U kan ook 'n lêer of lêergids met u span deel (dit wil sê, al die mense met 'n AWP Soonr-lisensie wat as spanlede verbind is). Ons gaan verder in detail oor hierdie funksie in die afdeling 'Samewerking' van hierdie resensie.
Vir elke onderneming moet 'n EFSS-ondernemer 'n verskeidenheid toegangsoorte na die tafel bring, sodat dit kan integreer in die werkvloei en die huidige lêerhiërargie van die onderneming..
Alhoewel toegang tot die internet en mobiele toestelle deesdae redelik standaard is, moet u seker maak dat 'n EFSS-oplossing ook integrasies vir WebDAV of ander protokolle kan bevat. Bepaal watter toegangstipes van kritieke belang vir u onderneming is, en kies dan 'n verskaffer daarvolgens.
Autotask Workplace bied 'n verskeidenheid soorte lêertoegang:
Toegang tot enige lêer of lêergids kan via die webpaneel verkry word indien u met 'n ooreenstemmende gebruikersnaam en wagwoord aangemeld is.
In werklikheid kan u 'n hele span via die web-koppelvlak bestuur, soos die toekenning of herroeping van toegangsregte, die uitvee, byvoeging of wysiging van lêers en die verwydering van lêers na ondermappe. Lêersoektog is beskikbaar, hoewel dit slegs na lêernaam soek, wat die omvang van soektogte beperk.
Ons sou graag metadatasoektogte of lêer-etikettering wou sien.
Gebruikers kan lêers via die webtoepassing voorskou en outotask hanteer baie lêertipes goed. Ons was 'n bietjie hartseer om te sien dat Photoshop-lêers nie 'n weergegee van die weergawe kon vertoon nie, en ons hoop om die funksie te sien in toekomstige toevoegings tot die sagteware.
Kantoor-, PDF- en beeldlêers word goed gelewer, maar hier is geen verrassing nie. Dit is waarvoor die meeste ondernemings dit sal gebruik.
Plaaslike toegang via lêersinkronisering
Outotask kan lêers vanaf 'n wolk na 'n rekenaar sinkroniseer, sodat hulle vanlyn gewysig, besigtig of uitgevee kan word. Enige gewysigde lêer of lêergids word na die wolk opgelaai en sal sigbaar gemaak word vir almal met wie die lêer of lêer tans gedeel word.
Toegang tot alle gesinkroniseerde lêers kan via 'n mobiele toestel verkry word. Deur gunsteling te bevorder, kan lêers beskikbaar gestel word vir aflyn-wysiging op 'n selfoon en opgelaai / gesinkroniseer word sodra 'n netwerkverbinding beskikbaar is.
Die Soonr Workplace-mobiele app vir iOS en Android kan 'n nuwe skep:
Om in die Soonr-wolk gestoor te word en met al u toestelle gesinchroniseer te word.
As u toegang het tot persoonlike wolkvouers op 'n rekenaar, maar nie die lêers plaaslik wil of wil sinkroniseer nie, maak dan 'n verbinding met die WebDAV-protokol waarmee u 'n verbinding kan maak met Autotask Workplace Soonr as 'n stasie.
Hou in gedagte dat WebDAV 'n redelik verouderde protokol is en ons beveel nie aan om dit in 'n produktiewe bedryfsomgewing te gebruik nie.
Samewerking vorm die kern van alle ondernemingslêersinkronisering en -software. Outotask Workplace Soonr is geen uitsondering nie. Soos gesien in vorige hoofstukke, gebruik Autotask verskillende samewerkingsmetodes.
In hierdie hoofstuk sal ons spansamewerking aanpak. In die hoofstuk 'File Sharing' het ons gesien hoe u met eksterne mense kan saamwerk via die funksie 'Deel openbare skakel'.
Ons kyk nou na samewerking binne 'n onderneming. Dit maak nie saak of die organisasie slegs een kantoor het nie, waar mense in dieselfde gebou of kantoorruimte saamwerk, of as werknemers oor verskillende kontinente versprei is.
Om 'n projek te begin deel, kan u 'n lêergids kies vanaf 'n rekenaar binne die gesinkroniseerde vouer via die konteksmenu of via die web- of mobiele kliënt. Die kontroles en sekuriteitskenmerke is dieselfde, ongeag die metode.
As 'n projek egter via 'n tafelrekenaar gedeel word, moet u toegang tot die lêergids met die web-koppelvlak gee. Ons vind dit 'n bietjie verwarrend en sou graag wou sien dat daar 'n naatlose integrasie van projekdeling oor alle toegangspunte was.
Webdeling gee kragtige beheerdersbeheer oor 'n gedeelde vouer, dus om te kontroleer wie sien wat binne 'n vouer is, is baie intuïtief. U kan kies tussen die volgende opsies:
Volle toegang – 'n genooide spanlid kan feitlik alles met die inhoud van die lêergids doen.
Skep en verander – 'n genooide persoon kan nuwe subprojekte skep en lêers verander.
Verander – 'n Gebruiker kan lêers verander, maar nie nuwe vouers skep nie.
Lees-alleen – 'n genooide gebruiker kan die inhoud van 'n lêergids lees, maar niks daarin skryf nie.
Verder kan die bestuurder instel of 'n genooide gebruiker dopgehou kan deel en openbare skakels kan skep, wat standaard gedeaktiveer is.
Dit is die kenmerk wat Autotask onderskei van ander oplossings, soos Dropbox, waar dit 'n alles-of-niks-benadering is. Om gebruikers na 'n gids te nooi, beteken dat hulle die reg gee om dit weer te deel aan elkeen wat hulle wil.
As u met 'n klomp gebruikers in dieselfde projek saamwerk, word dit baie moeilik om toesig te hou oor wie tans 'n lêer bewerk en bepaal wat die regte weergawe is. Daarom was die sluiting van lêers tydens die redigeerproses 'n funksie wat ons veral van gehou het.
Sodra 'n lêer gesluit is, kan niemand in die span dit wysig totdat die bestuurder dit oopsluit nie. Die sluitfunksie bied duidelikheid en bespaar tyd wanneer lêers gesif word, selfs koeler, lêers kan van die webkoppelvlak of die tafelblad-app gesluit word.
Alle geslote lêers word met 'n slot-simbool gemerk.
As iemand in 'n span 'n lêer verkeerd stoor of uitvee, kom die weergawefunksie van Autotask voor, aangesien dit 'n onbeperkte hoeveelheid lêerweergawes vir 'n periode van ses maande stoor.
Autotask Workplace het 'n ingeboude kommentaarstelsel waardeur gebruikers gedagtes en statusverslae kan deel, terwyl dit direk aan 'n projek of 'n lêer gekoppel kan word; kennisgewings kan per e-pos of SMS gestuur word..
'N Spesifieke vraag wat ons baie sien, is:
Moet ek alles wat ek het, met die wolk sinkroniseer??
Die eenvoudige antwoord is nee. Wanneer 'n projek geskep word, sal Autotask Workplace die gebruiker vra of die projek met alle rekenaars en toestelle gesinkroniseer moet word of nie.
Verder kan 'n gebruiker beheer watter spesifieke toestelle met 'n gids gesinkroniseer word. Byvoorbeeld, jy werk op drie verskillende masjiene:
Natuurlik sal die oordrag van besigheidslêers na 'n persoonlike skootrekenaar 'n groot hoeveelheid kos op die rekenaar se klein hardeskyf, sodat u slegs die belangrikste dokumente wat u plaaslik kan gebruik, kies en kies – waar selektiewe sinchronisasie die dag bespaar..
As ons 'n EFSS-ondernemer ondersoek, kyk ons ​​na die soorte en verskeidenheid integrasies vir die redigering van dokumente, aangesien groot ondernemings met duisende (indien nie honderdduisende) dokumente te doen het. Dit is die rede waarom die verskaffing van mobiele redigering en maklike toegang tot die dokumente 'n belangrike funksie in enige wettige EFSS-diens is.
Outotask bied lêerredigering via 'n webblaaier en sy mobiele app aan (meer hieroor in ons afdeling 'Mobiele toegang'). U kan kies tussen die redigering van dokumente via:
Of maak 'n app op u persoonlike toestel oop. Lêerveranderings word gestoor en onmiddellik sigbaar gemaak vir alle lede van die projek. Nadat 'n lêer gestoor is, word 'n nuwe weergawe geskep. U kan nou binne die afgelope ses maande na enige toestand van die lêer terugkeer.
Mobiliteit is 'n belangrike rol in die manier waarop ondernemings in vandag se wêreld werk.
Volgens 'n ESNA-navorsingsverslag is meer as 20% van die wêreldwye arbeidsmag telekommunikasie, danksy mobiele toestelle soos slimfone en tablette. Nodeloos om te sê, gebruikers wil deesdae te alle tye al hul kritieke lêers saamneem.
Toegang tot 'n PowerPoint-aanbieding op die lughawe hou baie voordele in. Veranderings kan onmiddellik gedoen word en aan 'n wêreldwye span gesinkroniseer word, aangesien die verkoopslui saamwerk aan 'n kliëntaanbieding, maak nie saak waar in die wêreld hulle is nie.
Autotask Workplace neem beveiliging van mobiele toestelle ernstig op, en bied 'n wrywinglose mobiele ervaring deur hul Android-, iOS- en Blackberry-programme. Gebruikers kan toegang tot gedeelde projekte, lêers en gidse via die mobiele app kry – asof hulle op dieselfde lêers op 'n rekenaar werk.
Alhoewel die mobiele apps goed werk, vind ons dit soms effens lastig en word die mees interessante funksies gewoonlik deur die UI weggesteek. Maar met die oefening moet 'n mens alle verwante redigeringsinstrumente kan vind. Byvoorbeeld, dit is maklik en intuïtief om iets in 'n dokument of aanbieding uit te lig of te teken, soos u in hierdie demonstrasie kan sien:
Een van die belangrikste risiko's wat ondernemings in die gesig staar wanneer 'n toestel gesteel of verlore gaan, is die onthulling van belangrike gegewens aan ongemagtigde derde partye. Baie EFSS-oplossings het die 'Remote Wipe' -funksie bekendgestel, waar 'n administrateur alle verwante lêers op afstand kan verwyder sonder om toegang tot die fisiese toestel te hê.
Outotas is geen uitsondering nie. Kies eenvoudig die toestel wat u wil uitvee in die administraanpaneel en dit het nie meer toegang tot gedeelde en gesinkroniseerde vouers nie.
'N Funksie wat ons nie gesien het by ander ondernemingslêersynchronisasies en deelverskaffers nie, is die vermoë om toegang tot 'n rekenaarlêer via mobiele toestel te kry. Om hierdie voordeel te benut, moet dit spesifiek in die Soonr-app geaktiveer word.
Hierdie funksie is handig te pas as 'n belangrike lêer by die kantoor vergeet is, maar dit is nodig vir 'n aanbieding buite die webwerf. Soos gesien in die veiligheidsafdeling, kan gebruikers 'n magdom sekuriteitsbeleide (op mobiele toestelle) opstel soos:
Deaktiveer dokumentredigering per mobiele toestel in 'n span
Handhaaf die toepassing van 'n mobiele toestel
Laat die uitvoer van mobiele lêers toe vir verbeterde veiligheid van sensitiewe lêers
Oor die algemeen het die mobiele ervaring van die eindgebruiker aangenaam gevind. Dit werk soos u sou verwag dat enige verbruikersgraad-app sal werk.
Dit is waarskynlik dat 'n arbeidsmag dit vinnig sal aanneem en selfs verkies bo alternatiewe soos Dropbox (vanweë die gevorderde redigeringsvermoëns). Vir bestuurders vind ons dat die veiligheids- en toestellebeleid 'n bietjie begrawe is in konteksmenus, waar dit maklik misgekyk kan word.
Sluit 'n lêer tydens redigering op 'n mobiele toestel.
Sluit 'n lêer terwyl u op 'n mobiele toestel werk.
PowerPoint-aanbiedings kan vlugtig geredigeer word vir vinnige veranderinge.
Gunsteling lêers kan afgelaai word vir vanlyn toegang.
Daar is baie verwarring in die wolkbergruimte van die verbruiker oor die verskil tussen lêersinkronisering en wolk-rugsteundiens. Hier by Cloudwards.net beklemtoon ons altyd dat lêersinkronisering nie rugsteun nie.
Daar is nou 'n paar dienste wat beide sinchroniseer en rugsteun, 'n neiging wat stadig maar seker ook deur ondernemingsverskaffers aangeneem word. Daarom het ons gelukkig om 'n toegewyde wolk-rugsteunfunksie in die Autotask Workplace Soonr-app te vind, wat ons in staat gestel het om enige lêer of vouer te kies en in 'n aparte rugsteunstapel te stoot.
Alhoewel daardie rugsteun tot 'n algehele kwota sal tel, is dit heeltemal onafhanklik van u gesinkroniseerde projekte en moet dit so behandel word. Ons beveel aan dat u dit opstel vir u belangrikste sakelêers, sodat u besigheid weer aan die gang kan wees ná 'n hardeskyffout of soortgelyke ramp..
Afhangend van die internet- of netwerkverbinding wat in gebruik is, is dit moontlik om in die instellingsmenu te kies wanneer om te sinkroniseer en te rugsteun (of albei doen). As die enigste beskikbare toegangspunt die swak Wi-Fi van die lughawe is, kan rugsteun gedeaktiveer word, en u kan kies om slegs belangrike projeklêers te sinkroniseer.
Beide rugsteun- en sinkroniseringsnelheid het baie goed gevaar in ons toetse. Ons het outotask opgesit teen die volgende belangrikste wolkbergingsdienste:
Ons het getoets met groot lêers en duisende kleiner om vas te stel hoe Autotask veranderlike lêergroottes en -tipes hanteer.
As u 'n rugsteun-app van Crashplan of IDrive-kaliber verwag, wees gereed vir teleurstelling. Terwyl sekere lêers of gidse nie kan uitgesluit word nie, is daar geen skeduleringsfunksies nie, of die vermoë om rugsteunstelle vir sekere inhoudsoorte te skep, wat meer gereeld gerugsteun word.
Verslae & ouditering
Sodra 'n besigheid of organisasie groei, word dit moeilik om by te hou wie toegang het tot lêers en data op die bedieners van die onderneming. Ondernemings voeg steeds die werknemer se toegang tot lêers op 'n wêreldwye skaal by en verwyder dit, dus daar moet 'n manier wees om die toegangspoor van data te beheer.
Autotask Workplace laat administrateurs toe om aangepaste verslae volgens gebeurtenistipe te skep, en verslae kan ook deur toestelle en gebruikers gegenereer word.
Dit is handig te pas as 'n onderneming 'n werknemer moet laat vaar en kyk watter lêers die afgelope week of maand toegang gehad het tot die lêers. Beheerders kan ook sien watter lêers is gedeel, toegang verkry, geredigeer en gesorteer volgens datum of gebruiker – sodat niks verlore gaan nie.
Dit gee 'n bestuurder die uiteindelike beheer oor die maatskappy se gegewens en verslae kan vir interne moniteringsdoeleindes gearchiveer word.
Finale vonnis & aanbeveling
As u met ons hierdie 5000-woordbeoordeling by ons het vasgeval, geluk! U weet nou nie net wat belangrik is by die keuse van 'n EFSS-oplossing nie, maar het ook 'n goeie oorsig van hoe Autotask Workplace Soonr 'n organisasie of onderneming help met die lêersynchronisasie tussen verskeie toestelle en mobiele spanne..
Ons wil die gevare beklemtoon deur die gebruik van 'n wolk-lêersinkroniseringsoplossing vir verbruikers in 'n groot organisasie. Alhoewel dit goedkoper kan wees, hou die dienste van verbruikersgraad veiligheidsrisiko's, soos 'n gebrek aan kodering en min beheer oor die toestemming om te deel.
Autotask Workplace kan 'n organisasie help groei deur veilige en maklike maniere te bied om gebruikers, spanlede by te voeg, permissies te beheer en nuwe projekte te skep. Terwyl outotask in-diepte tegniese beheer voorsiening maak, is geen IT-afdeling nodig om die app te bestuur nie.
Ons dink dat hulle 'n goeie werk gedoen het om 'n omvattende oplossing te bou met die oog op die eindgebruiker op ondernemingsvlak. Die iOS-programme het beslis die meeste liefde gekry van die ontwikkelaars van Autotask, want dit bied 'n baie beter ervaring en meer funksies in vergelyking met die Android-app.
As u op soek is na 'n projekbestuursagteware wat sperdatums vir spesifieke lêers en vouers kan stel, take aan mense in 'n organisasie toewys, gee aanmanings vir verlore sperdatums – oorweeg dit om elders te soek.
Vir die meerderheid van die gemiddelde ondernemings is die kommentaarfunksies wat deur Autotask aangebied word, voldoende.
Daar is deesdae baie Enterprise File Sync- en Share-verkopers op die mark. Autotask Workplace is beslis een van die dienste wat die pakket lei, saam met: