Hoe om te Skryf & amp; Nuwe E-pos Stuur Met Microsoft Outlook
E-pos is 'n groot deel van die meeste van ons persoonlike en professionele lewens. Volgens statistieke van marknavorsingsfirma Radicati Group, there are over 2.6 billion email users in the world. Jou mag dalk een van hulle wees.
Jou het baie opsies vir e-posdienste. Een van die gewilde e-pos sagteware is Microsoft Outlook. As jou net begin met die gebruik van Outlook en dit nog nie gebruik het nie, kan jy dalk wonder hoe om 'n e-pos te stuur.
Of jou nuut is vir Outlook of net 'n opknapping nodig het, kan hierdie handleiding help. Hierin leer jou hoe om 'n e-pos te skryf en dit te stuur. Ons sal ook 'n paar van die basiese beginsels van e-pos dek, soos die opmaak van boodskappe en hoe om lêers aan e-pos te koppel.
Gids tot Inbox Zero Mastery (Gratis e-Boek Dflaai)
Voordat jou verder gaan om te leer hoe om Microsoft Outlook, te gebruik moet jou asseblief ons Gratis e-Boek: Hoofgids vir die Bemeester van Posbusname Ophaal. Dit is vol organisatoriese posbusstrategieë en moordenaarwenke om al jou inkomende e-posse doeltreffend te bestuur.
Kom ons kyk nou na die materiaal oor hoe om 'n e-pos met Outlook te maak.
Hoe Om 'n E-pos Met Outlook te Skep (Video)
In die bogenoemde skerm weergawe, leer hoe om e-pos in MS Outlook te skep en stuur. Of lees verder vir omvattende skriftelike opdragte om jou te help om jou eerste e-posboodskap te skep.
Stap 1. Open Microsoft Outlook
Voordat jou kan leer hoe om 'n e-pos te stuur met Outlook, moet jou dit eers oopmaak.
Open Microsoft Outlook op jou lessenaar. In baie gevalle kliek jou op die Outlook ikoon. Microsoft Outlook maak oop:
Die gedeelte van die skerm onder die oortjieopsies van Lêer, Huis, Stuur / Ontvang, ens. Word die lint Genoem.
Belangrik: Microsoft beskik tans oor verskeie weergawes van Outlook. Die uitkyk en funksie van jou skerm kan baie wissel, afhangende van die weergawe wat jou gebruik en hoe dit gekonfigureer is.
Jou sal sien dat Outlook outomaties na jou Inboks oopmaak. Aangesien dit 'n nuwe Outlook rekening is, het ons nie baie inkomende e-posboodskappe nie.
Let ook op dat die hoofdeel van die kieslys opsie onder die tab opsie genoem Lintjie.
Stap 2. Skep 'n Nuwe Outlook Boodskap
Die volgende stap om jou eerste boodskap met MS Outlook te stuur, is om te leer hoe om 'n nuwe e-pos te skep.
As jou 'n nuwe Microsoft Outlook e-pos wil skep, klik die opsie Nuwe E-pos aan die linkerkant van die Microsoft Outlook lint onder die Tuisblad. Nuwe Boodskap venster verskyn op die MS Outlook Boodskap blad:
Begin jou boodskap deur die opskrifinligting in die venster Nuwe Boodskappe in te vul.
Stap 3. Vul Die Koptekst Inligting in
Die eerste ding wat u moet invul in die venster Nuwe Boodskappe, is die e-pos header inligting. Dit bestaan ​​uit die volgende velde:
Van Drop-down. Hierdie veld bevat die e-pos adres wat jou gebruik om e-pos te stuur. (Nota: as jou Outlook-rekening slegs na een e-pos rekening gekoppel is, sal hierdie veld nie verskyn nie.)
Om. Die To veld bevat die e-pos adres of adresse waarheen jou die e-pos stuur.
Cc. In hierdie veld kan jou addisionele e-pos ontvangers insluit.
Onderwerp. Die vakkassie bevat 'n kort beskrywing van die Onderwerp van jou e-pos.
1. Hoe om die E-pos Header Info (To, From, and Subject) in te vul
Om te begin, maak seker dat die inligting in die Van veld korrek is. Hierdie veld is standaard ingestel op jou huidige e-posadres wat gebruik word met Microsoft Outlook. As jou meer as een e-posadres gebruik met Microsoft Outlook, sal jou 'n pyltjie na regs van die woord Van sien. Met hierdie pyl kan u die Van veld na 'n ander e-pos adres verander as u daarop klik. Hier is wat gebeur wanneer jou op die pyltjie klik:
As MS Outlook gekoppel is aan meer as een e-pos adres, kan jou tussen adresse in die Van veld verander.
Vervolgens wil jou identifiseer wie jou e-pos stuur om die To veld te gebruik. Jou kan dit doen, is een van twee maniere:
Tik die e-posadres in die veld. As daar meer as een e-pos adres is, gebruik 'n komma om hulle te skei.
Klik die To veld om jou e-pos kontakte te soek. Kies die kontak waarvoor jou die boodskap wil stuur in die dialoogkassie Kies Naam: Kontakte.
Hier is 'n blik op die dialoogkassie Name kies: kontakte:
Gebruik die dialoogkassie Name Kies Kontakte om e-posadresse uit jou MS Outlook adresboek by te voeg.
Jou moet ook die vak Vak voltooi voordat jou jou e-pos stuur. Tik in hierdie veld 'n kort beskrywing van die inhoud van die e-pos. Die tutoriaal hieronder bespreek e-pos vaklyne, maar baie van die beginsels geld ook vir ander e-posse:
Hoe Om Groot Vaklyne Lir Jou Bemarkings E-pos te skryf
2. Hoe om Lemand te Kopieer op MS Outlook (Cc, Bcc)
Jou hoef nie iemand in jou e-posboodskap te kopieer om dit te stuur nie, maar MS Outlook gee jou die opsie om 'n afskrif van addisionele ontvangers te kopieer of te blinde indien jou wil.
Gekopieerde kontakte (Cc) in e-posboodskappe word gewoonlik nie verwag om te reageer nie. Hulle ontvang slegs boodskappe vir inligting. Byvoorbeeld, jou kan jou baas op belangrike memo's kopieer.
Blindkopie kontakte (Bcc) in e-posboodskappe is nie sigbaar vir ander wat boodskappe ontvang nie. Daar word ook nie van hulle verwag om te reageer nie. Jou kan hierdie opsie gebruik as jou die e-posinligting van die ontvanger privaat moet behou.
Om ontvangers in jou e-pos te kopieer, tik hul e-posadres in die Cc veld of klik die Cc veld om 'n kontak te kies in die dialoogkassie Kies naam: Kontakte.
Jou kan ook toegang kry tot die dialoog Kies naam: kontakte in die kolom Cc in MS Outlook.
Jou kan ook die dialoog Kies Naam: Kontakte gebruik om ontvangers te spesifiseer wat in die boodskap blind-gekopieer is. Gebruik die Bcc veld in plaas van om die To of Cc veld van die dialoogkassie te klik.
Stap 4. Stel 'n nuwe boodskap saam met MS Outlook
Nadat jou die e-pos header inligting ingevul het, is jou gereed om te leer hoe om 'n e-pos te skryf. Dit is die inhoud van jou boodskap.
Tik die boodskap in die blokkie onder die koptekst inligting:
Tik jou e-pos inhoud in die Nuwe Boodskappe venster.
Vir raad oor hoe om 'n effektiewe e-pos te skryf, hersien hierdie tutoriale:
Hoe Om 'n Meer Effektiewe e-pos te skryf (15 Beste Wenke & Tricks)
Nadat jou jou boodskap geskryf het, is jou nog nie klaar nie. Om die doeltreffendheid daarvan te maksimeer, moet jou 'n paar Outlook formatteringsfunksies gebruik. Kom ons kyk noukeuriger na hulle:
1. Hoe om Jou Boodskap te Formateer.
Microsoft Outlook ondersteun basiese teksopmaakinstrumente wat algemeen is vir ander Microsoft produkte. Jou kan dit vind in die Lint op die Teks Opmaak tab:
Jou kry die opsies vir die opmaak van teks op die tab Formatering Teks in MS Outlook.
Hier is 'n opsomming van sommige van die Microsoft Outlook formatteringsfunksies wat beskikbaar is:
dubbel staking deur
Nota: Jou kan ook baie van hierdie opmaakopsies vind op die blad Boodskappe in die gedeelte Format van die lint
Om een ​​van die formatering gereedskap te gebruik, markeer die teks wat jou met jou wyser wil formatteer. Klik, dan op die formatering opsies op die lint wat jou op die teks wil toepas. Daar is die Boodskappe-oortjie in die Formaat-afdeling van die lint.
In die onderstaande voorbeeld het ek kursief en 'n genommerde lys op die teks toegepas:
Jou kan formatering by 'n e-pos voeg deur MS Outlook te gebruik.
Let wel: Outlook gebruik HTML om die meeste formatering opsies vir gegenereerde teks te verskaf. As die persoon wat die boodskap ontvang, 'n e-posstelsel ontvang wat slegs gewone tekssteun gebruik, sal dit nie formaat wat jou aansoek doen nie kan sien nie.
2. Hoe om teks Formatering in Microsoft Outlook te Verwyder
Met MS Outlook kan jou ook teks en teks vinnig en maklik verwyder. Jou sal dit dalk wil doen as jou boodskappe moet stuur in gewone teks formaat. Hier is 'n voorbeeld:
Jou kan teksformatering in MS Outlook verwyder deur gebruik te maak van die ikoon Clear All Formatting.
Om teksformatering te verwyder, markeer die teks wat u wil onformateer en klik op die ikoon Wis alles formatering in die lint. Die formatering is weg.
3. Hoe om ' Lêer of item by 'n MS Outlook E-posBoodskap Aan te heg
Jou kan maklik lêers of items by jou boodskappe aanheg met behulp van die Heg Lêer ikoon of die Heg Item ikoon. Hierdie ikone word op die tabblad Boodskappe gevind:
Gebruik die Heg Lêer of Heg Item Ikoon om 'n lêer of item aan jou MS Outlook e-posboodskap te heg.
Of op die blad Invoeging vind u die ikoon Heg Lêer en die Outlook ikoon:
Op die blad Invoeging maak die ikoon Outlook-item u ander e-posboodskappe aan u nuwe boodskap.
Om 'n lêer of item aan jou boodskap te heg, plaas jou wyser in die boodskap. Klik op die ikoon en kies die item wat aangeheg moet word vanaf jou rekenaar of uit die lys wat verskyn. Item is onder die aangehegte vakreël:
Die aangehegte lêer word onder u Microsoft Outlook e-pos Onderwerplyn vertoon.
4. Hoe om 'n skakel in 'n MS Outlook E-pos Boodskap in te Voeg
Jou kan ook 'n skakel in jou e-pos boodskap in die Invoegings oortjie plaas deur die Link ikoon te gebruik.
Plaas jou wyser in die boodskap waar jou die skakel wil byvoeg. Klik op die skakel ikoon. Die dialoogkassie Voeg hyperlink op:
Gebruik die Link-ikoon om 'n hiperskakel in jou Outlook-e-posboodskap in te voeg.
Tik die URL van die skakel wat jou wil insluit in die veld Adres. As die teks wat jou wil wys verskil van die URL, tik die Teks veld in om te sien. Klik op OK. Skakel het in jou boodskapliggaam ingeskakel:
Jou kan hyperlinks direk in die teks van jou MS Outlook e-pos boodskap plaas.
Let wel: Outlook gebruik HTML om skakels in te voeg. As die persoon wat die boodskap ontvang, 'n e-posstelsel gebruik wat net Vlakte teks ondersteun, sal hulle nie die skakel wat jou toegepas het, kan sien nie.
5. Hoe Om 'n Foto by 'n Outlook Boodskap te voeg
Jou kan ook grafiese beelde of beelde in die liggaam van jou boodskappe van Invoeging met beelde of Ikone Aanlyn. Hier is dit 'n dialoog Tik Prent in:
Jou kan beelde in die liggaam van jou MS Outlook n e-posboodskap voeg.
'N Ander manier om 'n prent in jou Outlook-boodskap in te voeg, is deur die Online-ikoon (langs die prente-ikoon). Met hierdie ikoon kan jy 'n prentjie van jou rekenaar kies om in jou e-pos in te voeg. Die aanlyn-ikoon maak 'n Bing-beeldsoektog oop.
Waarskuwing: Baie aanlyn beelde is kopieregbeskerm. Maak seker dat jou die kopiereginligting op enige prent nagaan voordat jou dit gebruik.
Om 'n prent toe te voeg, plaas jou wyser in die boodskap waar die prentjie moet verskyn. Klik op die ikoon en kies 'n prent. Die gekose prentjie verskyn in jou e-posboodskap:
Jou kan 'n prent in jou e-pos-teks plaas.
Let wel: Outlook gebruik HTML om beelde in boodskappe te vertoon. As die persoon wat die boodskap ontvang, met behulp van 'n e-posstelsel wat slegs 'n eenvoudige teks ondersteun, sal hulle nie die prentjie kan sien in die boodskap wat jou nie sien nie.
Nota: Die prentjie verskyn in sy oorspronklike grootte. Sleep die rande van die prent om dit te verander.
Die Formatering oortjie kan outomaties oopmaak en jou kan die prentjie wat jou pas bygevoeg het, formaat.
6. Hoe om 'n Handtekeningbeeld by te Voeg
Een manier om jou e-pos meer professioneel te maak is om 'n professionele handtekening sjabloon by te voeg. Professionele handtekening templates is beskikbaar via Envato Elements en Envato GraphicRiver.
Om 'n professionele handtekeningbeeld van 'n sjabloon by te voeg, klik op die Signature-ikoon uit die boodskap-oortjie. Klik in die aftrekkieslys Handtekeninge. Die dialoog Handtekeninge en skryfbehoeftes verskyn:
Gebruik die ikoon Voeg Pentjie in die dialoog Handtekeninge en Skryfbehoeftes om 'n handtekeningbeeld by jou e-pos te voeg.
As jou meer as een e-pos rekening in jou Microsoft Outlook e-pos het, moet jou die veld Handtekening kies om te wysig om te kies watter handtekening jou wysig
Klik in het onderstaande vak Op Signatuur wijzigen en klik op het pictogram Afbeelding Toevoegen. Kies uw afbeelding in het dialoogvenster Afbeelding Invoegen en klik op de knop OK. De handtekening wordt automatisch toegevoegd door alle uitgaande e-mails.
Die handtekening sjabloon hierbo is gebaseer op die 1127 E-handtekening sjabloon van Envato's GraphicRiver.
Die onderstaande artikel bevat addisionele inligting oor handtekening templates:
9 Professionele E-pos Handtekening Wenke-Met Beste Sjabloon Voorbeelde
Stap 5. Hersien Jou Boodskap
Sodra jou klaar is met jou boodskap, moet jou dit noukeurig nagaan om seker te maak daar is geen foute of tipos nie. Foute in 'n besigheid of persoonlike e-pos kan 'n slegte indruk maak. Hier is 'n paar van die areas wat jou moet kyk:
Volledigheid. Sê die e-pos alles wat dit veronderstel is? As 'n aksie vereis word, sal die ontvanger verstaan ​​wat om te doen? Is die doel van die boodskap duidelik en maklik om te verstaan?
Toon. Dit is maklik vir 'n leser om die stemtoon van jou boodskap verkeerd te verstaan. As jou dit kan, is dit 'n goeie idee om 'n vriend of kollega oor die boodskap te lees. Vra hulle of die boodskap jou kwaad of ontsteld laat lyk. As hulle dit voel, hersien jou boodskap.
Spelling en grammatika. Onder die Review oortjie is daar 'n Spelling en Grammatikoon ikoon. Gebruik hierdie tjek om foute te soek, maar wees bewus daarvan dat checkers soms misbruik van woordgebruik mis. So, dit is ook 'n goeie idee om ook jou e-pos te lees.
Akkuraatheid. Is die besonderhede in u inligting korrek? Dubbelkies die spelling van name van mense en dinge. As daar 'n telefoonnommer of straatadres is, maak seker dat dit reg is. Gee besondere aandag aan die desimale punte in getalle, veral as dit dollar figure betref.
Opmaak. Behoorlike formatering kan jou e-pos makliker maak om te lees. Maak seker dat jou van formateringskenmerke gebruik maak, soos vetdruk, kursief, genommerde of kolpuntlyste.
Aanhegsels. As jou boodskap veronderstel is om aangehegte lêers in te sluit, is die lêers eintlik aan die boodskap geheg? Indien nie, heg dit nou aan.
Stap 6. Stuur Jou Outlook E-pos Boodskap
Sodra jou jou boodskap noukeurig nagegaan het, is jou gereed om dit te Stuur. Klik op die knoppie Stuur in die linkerbovenhoek van die Nuwe Boodskap venster. Jou boodskap is gestuur.
As jou besluit om nie jou boodskap te stuur nie, het jou ander opsies. Jou kan:
Vee 'n boodskap uit.
Stoor 'n boodskap as 'n konsep.
Hier is instruksies oor hoe om albei te doen:
1. Hoe om 'n Boodskap 'n konsep te Stoor
Om 'n boodskap as 'n konsep te stoor, gaan na die Lêer oortjie. Klik op die opsie Stoor. Die ongesonde boodskap is gestoor in jou Ontwerp program.
Die volgende keer as jy jou e-pos, oopmaak kliek op die Map Proewe. Dubbelklik op jou boodskap om dit oop te maak.
2. Hoe om 'n Microsoft Outlook E-pos Boodskap te Verwyder
As jou nie regtig jou ongeskikte boodskap hou nie, kan jou kies om dit nie te stoor nie. Kliek eenvoudig op die X in die regter bovenhoek van die venster Nuwe Boodskap om dit te sluit. Die stelsel vra: Wil jou jou veranderinge stoor? Klik op die knoppie Nee.
Die Nuwe Boodskap venster sluit en jou e-pos boodskap konsep word weggegooi.
Meer Nuttige E-pos Wenke en Strategieë
Moenie vergeet om aan te meld by die nuusbrief van Tuts + Business nie en gryp ons gratis e-Boek: Die Ultieme Gids vir Inboks-Zero Mastery. Dit is ingepak met inboks-organisasiestrategieë en moordenaarwenke om al jou inkomende e-pos doeltreffend te bestuur.
Noudat jou geleer het hoe om 'n e-pos te stuur met Microsoft Outlook, is jou gereed om Outlook te begin gebruik. Jou het ook 'n paar basiese beginsels van Outlook geleer, soos hoe om 'n boodskap te formateer, hoe om 'n boodskap te stoor om later te stuur en hoe om 'n lêer aan 'n e-pos te heg. Dus, gaan voort. Stuur die eerste Outlook boodskap vandag!