Die berekening van die betaalstaat korrek kan 'n uitdaging wees, veral as jy 'n klein sake-eienaar is. U kundigheid lê in entrepreneurskap - nie noodwendig in ooreenstemming met die verskillende arbeids- en belastingwette wat van toepassing is op elkeen van u werknemers nie. Of jy nou 'n enkele werker of 'n groot personeel het, 'n akkurate, betroubare betaalstaatstelsel instel, sal ernstige probleme vir jou werknemers en jou besigheid voorkom.
Aansoek om 'n Werkgewer Identifikasienommer (EIN)
Jou EIN is 'n unieke nommer wat spesifiek aan jou besigheid toegewys is vir IRS-doeleindes. Hierdie nommer identifiseer u besigheid wanneer u inligting oor u werknemers aan federale en staatsregeringsagentskappe rapporteer. Voorbeelde van hierdie inligting sluit in totale inkomste en belasting wat namens hulle betaal is. U mag die EIN verwys as 'n vorm SS-4 of 'n belasting ID - dit is dieselfde as die EIN.
Dien u EIN direk deur die IRS. Die mees geskikte manier om hierdie transaksie te voltooi, is deur middel van 'n aanlyn aansoek. Aansoeke word egter ook per faks en pos aanvaar.
Gaan staat- en plaaslike regulasies vir addisionele EIN-vereistes
Alhoewel baie state en plekke jou federale EIN vir identifikasie aanvaar, benodig sommige afsonderlike nommers vir belastingdoeleindes. Voorbeelde hiervan is New York, Massachusetts en Suid-Carolina. U kan u stads- en / of staatsregulasies bepaal deur die toepaslike staat se kleinbesigheidswebwerf te besoek.
Verstaan ​​die verskil tussen onafhanklike kontrakteur en werknemer
Of jy nou onafhanklike kontrakteurs of werknemers in diens het, het 'n aansienlike impak op hoe inkomste, Medicare, Maatskaplike Sekerheid en werkloosheidsbelasting betaal word. Dit is dus belangrik om die onderskeid tussen die twee te verstaan.
Die basiese toets kom neer op die volgende drie vrae:
Beoordeel die werkgewer wanneer, waar en hoe die werk voltooi is? Indien wel, is die werker waarskynlik 'n werknemer.
Beheers die werkgewer die finansiële aspekte van die werk? Byvoorbeeld, word uitgawes vergoed? Voorsien die werkgewer werkgerigte gereedskap, soos rekenaars? Indien wel, is die werker waarskynlik 'n werknemer.
Gaan die verhouding voort, of is die werker in diens vir 'n spesifieke projek sonder enige verwagting van voortgesette indiensneming? Voorsien die werkgewer voordele, soos gesondheidsversekering en betaalde tyd, aan die werker? As die verhouding voortduur en / of voordele aangebied word, is die werker waarskynlik 'n werknemer.
Verkry vereiste werknemersvorms
Sodra u eie dokumente in orde is, is u gereed om u werknemers te huur. Maak seker dat u belasting- en betaalstaatinligting binne die eerste paar dae van indiensneming versamel om te verseker dat hulle hul eerste salaris betyds ontvang. U mag dalk werknemers se gebruik van direkte deposito aanmoedig vir vinniger betalings.
Elke werknemer moet 'n federale Inkomstebelastingonthoudingsvorm W-4 voltooi, wat u toelaat om die korrekte belasting weerhouding te bereken. Werknemers moet ook 'n I-9 vorm invul om te verifieer dat hulle wettiglik toegelaat word om in die Verenigde State te werk.
Kies jou betaalperiode
Hoe minder betaalperiodes jy het, hoe makliker is dit om jou betaalstaat te voltooi. Sommige state vereis egter dat werknemers volgens 'n sekere skedule betaal word, byvoorbeeld, weekliks of tweeweekliks. As u minder as een keer per week betaalstaat wil hê, kontak u Staatsdepartement van Arbeid om vas te stel of u voorgestelde betaalperiode aan die staatsregulasies voldoen.
Skep betaalstaatverwante prosesse
Voordat u akkurate salarisse kan uitreik, benodig u 'n metode om werknemer ure na te spoor. Daar is baie gereedskap beskikbaar vir hierdie doel, van basiese aanmeldbladen na platforms wat werknemeraktiwiteit op fone of rekenaars dop. Dit is ook belangrik om beleid vir betaalde tyd af te stel indien u beplan om dit aan te bied, oortydbetaling en enige ander voordele.
Aan die ander kant moet u 'n proses hê om te verseker dat aftrekkings vir voordele, belasting en soortgelyke aan u toepaslike verkopers en agentskappe namens u werknemers betaal word.
Kies 'n betaalstaatplatform
As jy van plan is om betaalstaat in die huis te hanteer, maak seker dat jy of jou boekhouer gemaklik is met die nuanses van hierdie taak. Daar is verskeie hoë-gehalte betaalstaatplatforms beskikbaar om dinge makliker te maak. Die meeste klein besighede verkies egter uitgekontrakteerde kontroleurdienste, aangesien hierdie professionele persone die kennis en ondervinding het om betaalstaat akkuraat en betyds te lewer.
Maak jou loonstaat
Sodra jy of jou beheerder die persoonlike inligting van werknemers in jou betaalstaatstelsel ingevoer het, is jy gereed om jou eerste loonstaat te laat loop. Gebruik die timekeeping-gereedskap wat u vir uurlikse (nie-vrygestelde) werkers in plek het, tik of meld die aantal ure vir elkeen. Salaried (vrygestelde) werkers hoef nie hul ure te rapporteer nie. Hulle word elke week dieselfde bedrag betaal.
Let wel: As u werkgeld in u rekeningkunde doen, sal u steeds salarisse hê om hul ure te volg. Dit sal nie in hul weeklikse salaris bydra nie, maar jy sal wil hê dat jy tyd akkuraat kan toewys om werkgeleenthede te verstaan. Oorweeg dit om 'n tydopsporingprogram te gebruik wat met jou algemene grootboekrekeningprogrammatuur gesinkroniseer word om hierdie verslae te produseer. Baie sal ook 'n sinchronisasie met u betaalstaat hê, sodat u dit vir beide werknemers en werknemers in diens kan gebruik.
Behou vereiste rekords
Sekere betaalstaatverwante rekords moet vir IRS-doeleindes behou word. As algemene reël moet u alle rekords behou vir individue wat aktief in diens is, ongeag die lengte van hul ampstermyn. Baie rekords moet vir 'n sekere tydperk behou word nadat indiensneming beëindig is. Byvoorbeeld, werkbelasting rekords moet vir ten minste vier jaar behou word. Spesifieke instruksies is beskikbaar via die IRS.
Bereken en betaal federale en staatsloonbelasting
Uiteindelik is u as werkgewer verantwoordelik vir die maak van loonbelastingbetalings en die verskaffing van sekere verslae. Oor die algemeen is verslae kwartaalliks of jaarliks. Gebruik hulpbronne wat beskikbaar is deur die IRS en u staatsbelastingkantoor om te verseker dat alle belastings en verslae behoorlik hanteer word.
Akkurate, on-time betaalstaat is een van die belangrikste verantwoordelikhede van u besigheid. Eerstens, betaalstaat foute is 'n surefire manier om werknemers te ontstel. Tweedens kan belastingfoute tot beduidende boetes en boetes lei. Kyk noukeurig na hoe u betaalstaat hanteer sal word om te verseker dat u die mees algemene slaggate vermy.