Dis die voorsitster verantwoordelikheid om toe te sien dat al die ampte die nodige inligting ontvang.
Alhoewel studierigtings nie meer verpligtend is nie, is dit handige riglyne vir die saamstel van die jaarprogram en bied dit wye keuses.
Hou ‘n lêer met alle skakelwerk inligting, asook kontakbesonderhede van ander skakelbeamptes, die Communiquè, koerante, radiostasies, tydskrifte en ander en dra oor aan opvolger.
As daar baie artikels is kry hulp vir die beoordeelaar, (jy self kan haar help om net die vorm vir haar intevul terwyl sy vir jou sê wat om te skrywe, jy mag glad nie praat nie tensy sy vir jou iets vra).
Bederfbare artikels word die dag voor die konferensie ingehandig (of soos gereël vir beoordeling), daardie artikels moet ook reeds ingevul wees op jou inskrywings vorm met sy inskrywingsgeld, geen laat inskrywings gaan hanteer word nie.
Die Prov. beoordelingsameroepster moet ‘n inligtingsdag oor die S.A. Kompetisies vir die provinsie se lede reël.