Hierdie verslag is deur die interne ouditeur (die komitee), soos aangestel deur die kerkraad ten opsigte van die jaar onder oorsig, is voorberei in ooreenstemming met die aanbevelings van Boetie Mentoor General Bookkeeper (C.J. Mentoor) B.COM, ten opsigte van die finansiële jaar geëindig 30 Oktober 2016.
Die komitee se rol en verantwoordelikhede is vervat in die VVA Grondwet 2010 "HOOFSTUK 14 PLAASLIKE BESTUUR. Die komitee is tevrede dat hy alle verpligtinge in die finansiële jaar onder oorsig nagekom het, soos in meer besonderhede hieronder aangedui word. Die komitee rapporteer deur die notules van finans- en kerkraadvergaderings en het homself ook vergewis dat verslae oor die doeltreffendheid van die interne finansiële beheerstelsels wat deur die interne ouditfunksie opgestel is, beoordeel, inligting oorweeg wat deur bestuur verskaf is en samesprekings met die eksterne ouditeur gevoer oor die resultate van die oudit.
Die komitee is van mening dat die interne finansiële beheerstelsels effektief is en die grondslag vir die voorbereiding van betroubare finansiële state vorm. Ter ondersteuning van die voorafgaande het die komitee ook verslae van die eksterne ouditfunksie ontvang rakende die doeltreffendheid van die gesamentlike gerusstellingsproses en bedrogvoorkoming, asook die maatreëls wat daarvoor in plek is. Die lede van die dagbestuur is die verantwoordelikheid gedelegeer om die uitoefening van die kerkraad se beduidende invloed te verseker sodat effektiewe interne beheermaatreëls geïmplementeer en daaraan voldoen word.
KUNDIGHEID EN ONDERVINDING VAN DIE HOOF FINANSIËLE BEAMPTE EN DIE FINANSIËLE FUNKSIE
Die komitee het die kundigheid en ondervinding van die hoof finansiële beampte, Sr Elizabeth Korkee, oorweeg en dit toepaslik en bevredigend gevind. Laasgenoemde se toepaslike ondervinding en die geskiktheid van die hulpbronne van die gemeente se finansiële funksie, en die ervaring van ander bestuurslede verantwoordelik vir die finansiële funksie, beoordeel en dit bevredigend gevind.
FINANSIËLE STATE EN LOPENDE SAAK
Die komitee het die alleenstaande en gekonsolideerde finansiële state van die gemeente nagegaan en is tevrede dat dit aan VVA Finansiële Rapporteringstandaarde voldoen en dat die rekeningkundige beleid wat gebruik word, toepaslik is.Die komitee het ook 'n gedokumenteerde evaluasie van bestuur oor die lopendesaak-status "Boufonds" van die gemeente oorweeg voordat 'n aanbeveling aan die kerkraad gemaak is dat dit in die afsienbare toekoms 'n lopende saak sal wees.
In die uitvoering van sy pligte het die komitee die volgende statutêre verpligtinge nagekom, soos in die VVA Grondwet 2010 "HOOFSTUK 14 PLAASLIKE BESTUUR.
Die komitee is tevrede dat die gemeente se eksterne ouditeur, Boetie Mentoor General Bookkeeper (C.J. Mentoor) B.COM, onafhanklik van die gemeente is en dus geskik is om sy ouditfunksies sonder beïnvloeding te verrig. 'n Formele beleid bestuur die proses waarvolgens die eksterne ouditeur hierdie funksie verrig soos in Die VVA Grondwet 2010 en Reglemente aangedui. Ingevolge die beleid is die komitee in oorleg met die plaaslike trustees verantwoordelik om die aard en omvang te bepaal van enige ouditdienste wat die eksterne ouditeur mag verskaf, asook vir voorafgoedkeuring van enige voorgestelde kontrak met die eksterne ouditeur vir die verskaffing van nie-ouditdienste.
INTERNE FINANSIËLE BEHEER EN REKENINGKUNDIGE STELSELS
Die komitee is verantwoordelik vir die beoordeling van die interne finansiële beheer- en rekeningkundige stelsels van die gemeente. Die voorsitter van die kerkraad woon as 'n ex officio-lid die finans- en trusteevergaderings by om te verseker dat hierdie komitee doeltreffend funksioneer en toepaslike risiko-inligting met die komitee deel.
Die gemeente se interne ouditeurs (die komitee) is 'n effektiewe, onafhanklike beoordelingsfunksie en vorm 'n integrale deel van die risikobestuurstelsel, wat versekering oor die doeltreffendheid van die finansraad se interne beheerstelsel verskaf. Die interne ouditeurs van die gemeente bestaan uit bekwame en ervare kerkraadslede In die jaar onder oorsig, het die komitee die interne oudithandves (King III) nageslaan en wil dit graag vir bespreking en goedkeuring in die komende jaar aan die kerkraad aanbeveel.
Die komitee is verantwoordelik vir die nagaan van enige belangrike skending van relevante grondwetlike en regulerende finansiële vereistes. Die komitee is tevrede dat daar geen wesenlike nie-nakoming vanfinansiële wette en regulasies was nie. Die komitee is ook tevrede dat dit in die jaar onder oorsig alle wetlike, regulerende en ander verantwoordelikhede nagekom het.
AANBEVELING AAN DIE KERKRAAD
• Twee nuwe lede verkies word vir opleiding as "trainee ouditeur"
• Inventaris lys moet opgedateer word (insluitend vervangings waardes)
• Alle gelde ontvang (woekers) moet te alle tye oorbetaal word aan hoof finansiële beampte
• Alle kontant uitbetalings moet afgeteken word deur ontvanger (handtekening)
NB: Finansiële Boeke moet gereed wees vanaf Maart die volgende jaar sodat insiggewende besprekings kan plaasvind deur die gemeente.