Kantoor van die Ombud
​​ Adv Rina Meyer
Kontaknommer: 082 807 2994
Kantooradres: Ryneveld Plaza Gebou 7, ​Ryneveldstraat, Stellenbosch​
Vir afsprake: Grace Bruintjies (graceb@sun.ac.za/ 021 883 9128)​​
Die Universiteit van Stellenbosch het besluit om gebruik te maak van 'n ombudsman wat volkome onafhanklik optree. ​Hierdeur het die Universiteit 'n kanaal geskep waarlangs gepaste aandag gegee kan word aan alle probleme en klagtes wat van die kant van sy ​studente, studente-ouers of personeel geopper word, wat die bestaande universiteitstrukture nie bevredigend langs die normale kanale kan hanteer nie, óf waarvoor hierdie strukture om watter rede ook al ontoereikend is blykens genoegsame motivering soos voorgelê deur die klaer of klaers.
'OMBUD' – WAT BETEKEN DIT?
Die term 'ombudsman', 'ombudspersoon' of 'ombud' (afgelei van 'om budz man' – Sweeds vir 'beskermer van die burgers') verwys na 'n persoon wat individue of groepe help om konflik en kwellings te hanteer. Die Kantoor van die Ombud aan die Universiteit Stellenbosch (US) is 'n onafhanklike, neutrale en vertroulike ruimte waar mense hulle kwessies en kwellings wat met die Universiteit verband hou, kan kom opper. Die US Ombud is 'n onafhanklike persoon wat aangestel is om die informele bylegging van kwellings rakende die Universiteit te fasiliteer. Die Ombud ondersoek ook dikwels klagtes en pogings om dit op te los, gewoonlik by wyse van gesprekvoering, bemiddeling en aanbevelings.
WAT IS DIE OMBUD SE ROL BINNE DIE UNIVERSITEIT?
Die Ombud vervang nie bestaande Universiteitstrukture nie; inteendeel, die Ombud se rol komplementeer en vul daardie strukture aan. Daarom moet klaers eers die normale US-prosedures uitput voordat hulle die Ombud betrek. Slegs as daar 'n redelike tydperk verstryk het sonder dat die probleem opgelos is, mag klaers hulle tot die Ombud wend. Indien die beskikbare kanale nie behoorlik benut is nie, sal die Ombud die betrokke klaers na daardie kanale terugverwys.
WAT IS DIE KERNBEGINSELS VAN DIE OMBUD SE ROL?
Onafhanklikheid en neutraliteit (funksioneer onafhanklik van Universiteitstrukture)
Objektiwiteit en onpartydigheid (hoor alle partye se verhale en oogpunte aan)
Informaliteit (verg geen formele strukture nie)
Vaardigheid en doeltreffendheid (fasiliteer vinniger probleemoplossing)
Vertroulikheid (sal niemand se identiteit sonder hulle toestemming bekendmaak nie )
Gelykheid en regverdigheid (fokus op die hoofvraag: Het geregtigheid geskied?)
Menswaardigheid (hanteer alle partye met waardigheid)
WIE MAG 'N KLAGTE OF NAVRAAG AAN DIE US OMBUD VOORLÊ?
Alle werknemers, studente, ouers van studente, alumni, besoekers en diensverskaffers van die US mag hulle in die volgende situasies tot die Ombud wend:
Hulle voel hulle is onregverdig behandel.
Hulle is onseker watter beleide, prosedures, ensovoorts op hulle probleem van toepassing sou wees.
Hulle is onseker hoe om 'n ingewikkelde kwessie op te los.
Hulle het 'n onpartydige luisteraar nodig wat sake vertroulik sal hou.
Hulle het 'n neutrale bemiddelaar nodig om 'n geskil by te lê.
Hulle het 'n klagte of wil 'n gevoelige saak bespreek.
Hulle het al die voorgeskrewe interne prosesse uitgeput, maar voel steeds ontevrede met die manier waarop die aangeleentheid hanteer is.
Let wel: Die diskresie om 'n klagte of probleem te hanteer of nie, asook om die manier te kies waarop 'n aangeleentheid hanteer word, berus uitsluitlik by die Kantoor van die Ombud maar is nietemin aan die riglyne hier onder onderhewig.
HOE KAN DIE KANTOOR VAN DIE OMBUD HELP?
Hoor kwelvrae aan en help om dit op te klaar.
Bied 'n veilige en vertroulike forum waar probleme gelug kan word.
Ontleed die probleem en wys uit watter moontlikhede tot die klaer se beskikking is.
Sit uiteen watter kanale gevolg sou kon word.
Verskaf neutrale advies en hou sake vertroulik.
Bespoedig aangeleenthede waarmee onbillik gesloer is.
Verwys klaers na ander afdelings wat beter geskik is om die tersaaklike kwessie te bemiddel.
Help om onderliggende kwessies uit te wys.
Ondersoek verskillende moontlikhede, deur formele sowel as informele kanale.
Help partye om geskille by te lê.
Maak voorstelle oor hoe dinge kan verander.
WAARMEE KAN DIE KANTOOR VAN DIE OMBUD NIÉ HELP NIE?
Om namens die Universiteit besluite te neem
Om US-beleide of gevestigde prosedures te skep of die gesag daarvan te verwerp (die Ombud mag wel op sulke bepalings kommentaar lewer of veranderings voorstel, of albei doen)
Om in te tree as die betrokke klagte ingevolge 'n gevestigde US-prosedure opgeneem kon word
Om kennisgewings namens die Universiteit of enige ander party in ontvangs te neem
Om aandag te skenk aan klagtes wat alreeds die onderwerp van 'n regsgeding is
Om regsadvies of sielkundige berading te verskaf
Om vergoeding toe te ken
Om vir enige party as verteenwoordiger op te tree
Om suiwer akademiese aangeleenthede te hanteer
Om aandag te skenk aan klagtes wat duidelik kwelsugtig of beuselagtig is
Indien die Ombud weier om met 'n aangeleentheid van hulp te wees, sal dit met opgaaf van redes wees.
WATTER RISIKO'S IS BETROKKE AS DIE OMBUD GERAADPLEEG WORD?
Geen. Die Universiteit waarborg dat niemand aan vergelding, diskriminasie of viktimisering onderwerp sal word as gevolg daarvan dat hulle die Ombud se hulp ingeroep het nie. Ingevolge die Grondwet van Suid-Afrika is elke persoon geregtig op privaatheid, toega​ng tot inligting, administratiewe optrede wat regverdig is, ensovoorts. Die Universiteit en die Kantoor van die Ombud handhaaf hierdie regte.
HOE MELD 'N MENS 'N KLAGTE OF KWELLING BY DIE US OMBUD AAN?
Persone wat ŉ klagte of kwelling aan die Ombud wil voorlê, moet asseblief die Ombud Innamevorm (aanlyn hier​) invul. Innamevorms is ook by me Grace Bruintjies verkrygbaar – óf as ŉ elektroniese dokument (by graceb@sun.ac.za) óf in gedrukte vorm.
Stuur asseblief ŉ e-pos aan me Bruintjies om ŉ afspraak met die Ombud te maak.
Dringende aanmeldings kan by ombudsman@sun.ac.za of 082 807 2994 gedoen word.