Dit is belangrik om daarop te let dat boekhouding van bate aktiwiteite 'n wetlike vereiste is en dus is die Universiteit wetlik verplig om rekord van sy vaste bates te hou (roerend en onroerend).
Vaste bates is grond, geboue, masjienerie, kantoortoerusting en -meubels, ens wat vir die doel van goedere produksie of dienslewering gehou word en nie vir die doel van verkoop in alledaagse besigheid nie.
Hierdie opgawe, die Bateregister, sluit alle roerende US bates in wat deur US betaal is, ongeag van die bron van befondsing, en aan US geskenk is.
Die US bateregister word deur die Fakulteite/Departementeonderhou, maar word deur die Afdeling Batebestuur sentraal bestuur. Die bateregister verskaf details met betrekking tot batebeskrywing, eienaarskap, befondsing, ligging, vervangingswaarde, asook finansiële inligting soos byvoorbeeld depresiasie. Die bateregister laat ook toe dat US op hoogte van bates bly.
By US word bates gedefinieer op grond daarvan dat dit al die volgende eienskappe bevat:
Aanskafkoste van R2,000 of meer
Lewensduur van meer as een jaar
Is 'n losstaande roerende item
Geskenkte bates (in natura skenking) moet verklaar word by die Department Ontwikkeling en Alumni-betrekkinge, tesame met die volgende ondersteunende dokumentasie:
Skriftelike bevestiging vanaf die donateur dat die item/artikel 'n skenking is
Die waarde van so 'n skenking (kosprys minus BTW; heg asb die faktuur aan)
Die donateur se inligting vir die uitreik van die S18A
'n Verklaring vanaf die ontvangende Departement dat bogenoemde skenking in ontvangs geneem is
Sodra die skenking geregistreer is en die waarde van die skenkingsitem R2,000 oorskry, sal die Department Ontwikkeling en Alumni-betrekkinge alle relevante inligting aanstuur na die Department Batebestuur om die bate op die US bateregister te skep. Batebestuur sal die ontvangende Departement kontak om die bateregister inligting, bv OU-kode, gebou, kamernommer (ligging van die bate) te bekom.