Riglyne vir die opstel van begrotings
Research Projects / Funding of Projects / Riglyne Vir Begrotings
ten opsigte van aansoeke om die befondsing van projekte
Die volgende items kan ingesluit word in 'n begroting en moet in 'n afsonderlike lys gespesifiseer word:
Reis- en verblyfkoste – dui die koers (tarief) en tydperk aan
Vervoerkoste – dui die koers (tarief) en kilometers aan
Diere vir eksperimente *
Versekering (van PNS-toerusting/-apparaat wat geleen word)
Skryfbehoeftes en drukwerk
Dienste wat uitgekontrakteer word
Instandhouding, herstelwerk en toets van toerusting/apparaat – spesifiseer en motiveer
Ander kleiner toerusting – motiveer
Huur van grond/toerusting/kweekhuis
Diverse – dié item moet so ver moontlik beperk word tot die absolute minimum
Alle items wat meer kos as R2 000 moet gespesifiseer word, byvoorbeeld glasware soos petribakkies, proefbuise en pipette.
Indien diere/pluimvee * gekoop word met PNS-fondse, moet die inkomste uit die verkoop van die diere/pluimvee pro rata aan die PNS betaal word. Verwagte inkomste moet dus aangedui word in die begroting en die fondse waarvoor aansoek gedoen word, moet daarvolgens aangepas word. Alternatiewelik moet die inkomste pro rata aan die PNS betaal word wanneer dit gerealiseer word.
Navorsingsinstansies moet self voorsiening maak vir basiese toerusting wat benut kan word vir verskeie doeleindes. Rekenaars en gewone sagteware word beskou as basiese navorsingstoerusting (kapitaalitems word hier onder genoem).
Buitelandse reise waardeur die projek wat deur die PNS befonds word direk bevoordeel word, kan befonds word, maar moet ten volle gemotiveer word.
Fondse wat die PNS toewys, mag net gebruik word vir die goedgekeurde projek.
Die PNS betaal nie vir enige oorhoofse koste nie.
BTW moet nie by die begroting ingesluit word nie.
Besonderhede van aanvullende bronne van befondsing moet blootgelê word. Indien die ander bronne van fondse voorwaardes en vereistes stel vir die befondsing wat voorsien word, moet die voorwaardes en vereistes ook genoem word.
Begrotings kan nie oorskry word sonder die PNS se goedkeuring nie en veranderde toewysing van fondse tussen items kan ook nie gedoen word sonder die PNS se goedkeuring nie. Die PNS kan betyds genader word indien die begroting waarskynlik oorskry gaan word. Versoeke moet goedgekeur word deur die direkteur (LNR-instituut), departementele hoof (universiteit) of die uitvoerende hoof van die betrokke organisasie.
Finansiële state vir 'n kalenderjaar moet jaarliks teen 20 Januarie by die PNS ingedien word, voordat die eerste gedeelte van die befondsing betaal sal word. Fondse word in vier paaiemente betaal. Fakture vir die vooruitbetaling van die fondse vir elke kwartaal moet ontvang word teen die einde van Januarie, April, Julie en Oktober.
Indien dit duidelik word dat goedgekeurde fondse nie bestee gaan word voor die einde van Desember nie, kan 'n spesiale reëling getref word. 'n Versoek van die direkteur (LNR-instituut), departementele hoof (universiteit) of die uitvoerende hoof van die betrokke organisasie kan oorweeg word indien die versoek goed gemotiveer is.
Kapitaalitems wat spesifiek vereis word vir projekte wat ingedien word vir PNS-befondsing, kan vir oorweging ingesluit word as deel van die projekbegroting. Sulke items moet aangestip word in die langtermynbegroting wat saam met die aanvanklike aansoek om befondsing van die projek ingedien word. Motivering vir sulke kapitaalitems moet volgens besigheidsbeginsels gedoen word, deur die uitgawes ekonomies te regverdig. Kapitaalitems wat uitsluitlik deur die PNS befonds word, bly PNS-eiendom. Daar word van die instansie verwag om verantwoordelikheid te aanvaar vir die instandhouding en versekering van sodanige toerusting. Die instansie mag vir die duur van die projek hiervoor begrotingsvoorsiening maak.
Die PNS finansier nie gewoonlik groot kapitaalitems soos kweekhuise of duur toerusting met 'n nuttige lewensduur van etlike jare en wat ook gebruik kan word vir ander doeleindes nie. Onder buitengewone omstandighede kan die PNS kapitaaltoerusting koop sodat dit vir 'n projek gebruik kan word. In gevalle van groot kapitaalitems, asook in gevalle waar die lewensduur van die gefinansierde bate langer is as die duur van die projek (maar algemene kapitaalitems ook), bly die bates wat deur die PNS finansier word die eiendom van die PNS. Na afloop van die projek kan die kontrakteur met die PNS onderhandel om eienaarskap van die toerusting oor te neem deur finansieel by te dra tot die aankoop daarvan. Die PNS behou hom egter die reg voor om besluite te neem oor die verkoop van sodanige toerusting/apparaat na afloop/beëindiging van die projek.
Die PNS kan besluit om kapitaalitems te huur, eerder as om dit te koop, vir 'n spesifieke projek, indien dit tot voordeel van die PNS strek. Die plig rus by die navorser om vooraf te bepaal wat die mees kostedoeltreffende manier sal wees om toerusting te bekom. Minstens twee kwotasies moet bekom word van verskaffers of verhuurders van die toerusting. Die huur van sodanige toerusting kan ingesluit word by die begroting.
Indien die PNS ingestem het om die kapitaaltoerusting te koop, moet die navorser vooraf onderhandel vir kwotasies om enige toename in koste van die item(s) te beperk.
Fakture vir die aankoop van kapitaalitems moet onmiddellik na elke aankoop aan die PNS gestuur word. Indien die koopprys minder is as die begrote bedrag, moet die oortollige bedrag aan die PNS terugbetaal word en die faktuur by die PNS ingedien word.