Projekte is formeel in 'n organisasie as gevolg van die projekhandves. Dit is 'n dokument wat die werk magtig, en die projekbestuurder aanstel. Dit gee jou as projekbestuurder die mandaat om die werk wat daarin beskryf word, te doen.
Die belangrikste rol van 'n projekhandves is om presies te verduidelik wat die projek sal bereik. Kom ons kyk na wat in hierdie noodsaaklike projekdokument is.
Wat gaan na 'n projekhandves?
Die eerste gedeelte van 'n projekhandves sal die naam van die projek, die name van die borg en projekbestuurder en die datum waarop die dokument voorberei is, uiteensit.
Dan kry jy die vleis van die dokument.
Die hoofafdelings van 'n Projekhandves is soos volg.
Projek Doel: Dit verklaar waarom die projek verlang word. Jy kan verwys na 'n sakeverslag of die kontrak wat hierdie projek bestuur of eenvoudig uitspel waarom dit belangrik is om hierdie werk te doen.
Projek Beskrywing: Verduidelik in hierdie afdeling wat die projek gaan bereik. U moet besonderhede insluit oor die items wat gebou gaan word of die dienste wat gelewer gaan word.
Begroting: Op hierdie stadium het jy dalk nie al die besonderhede oor die projektaak nie, dus jy kan nie saam 'n volledige en gedetailleerde projekbegroting saamstel nie. Let op enige begrotingsbeperkings of die hoëvlak aanvanklike omvang van uitgawes wat u verwag.
Risiko's: Alle projekte het risiko's. Hierdie afdeling van die Projekhandves vorm die vroeë weergawe van u projekrisikologboek. Dokumenteer enige risiko's wat u op hierdie stadium weet, sodat die bestuurspan kan sien wat die projek kan beïnvloed.
Mylpale: Indien u die hoëvlakmylpale ken, sluit dit in die Projekhandves in hierdie afdeling in. U kan dit later na u Gantt-kaart oorplaas wanneer u 'n meer gedetailleerde plan saamstel. Op die oomblik is jy net op soek na drop dead dates of enigiets wat in die kontrakte waaraan jy werk.
Projekdoelwitte: Dit is 'n baie belangrike afdeling, maar dit kan moeilik wees om saam te stel. U probeer om die vraag te beantwoord: "Hoe sal ons weet wanneer ons klaar is?" Skryf neer wat u verwag dat die projek sal lewer en hoe u sal weet as u daar is. Byvoorbeeld, in 'n projek om 'n tydopnamestelsel vir alle departemente te begin, kan die doelwit wees: "Alle spanne sal teen die einde van die jaar die roosterstelsel gebruik." Maak ook kennis van wie verantwoordelik sal wees vir saamstem dat u hierdie doel bereik het. Dit vermy enige probleme aan die einde van die projek waar skielik niemand bereid is om die werk af te teken as volledig nie.
Projekbestuurder Owerheidsvlakke: Tensy dit eintlik heeltemal duidelik en andersins gedokumenteer is, is dit die moeite werd om 'n gedeelte in die Handves te bevat oor wat jy kan doen sonder om verder af te teken van iemand wat senior is. Dit hang gewoonlik van die verdraagsaamheidsvlakke op die begroting en tye. Dit sal soos volg uitgedruk word: "Projekbestuurder het 'n 10% verdraagsaamheid op die begroting en 'n 5% verdraagsaamheid op skedule. Enige afwyking bo hierdie goedgekeurde perke moet deur die projekborge afgeteken word. "U kan hierdie afdeling uitbrei om te spesifiseer wat, indien enige, outoriteit wat die projekbestuurder oor die aanstelling en ontslag van personeel van die projekspan het .
Goedkeuring van die projekhandves
Die finale afdeling van die Projekhandves is die goedkeuringsafdeling. Die projekbestuurder en projek borg (of die persoon wat die werk afgeskop het, indien 'n langertermyn borg nog nie aangestel moet word nie) moet die dokument teken en dateer. Vandag sal dit waarskynlik per e-pos wees. Hou dus 'n afskrif van die e-posmagtiging in jou projeklêers in die geval dat u daaraan moet verwys.