PressReader - Kuier: 2016-04-20 - Wees meer ge­or­ga­ni­seerd en pro­duk­tief
Wees meer ge­or­ga­ni­seerd en pro­duk­tief
Deur jou werk­spa­sie te or­ga­ni­seer en jou tyd ef­fek­tief te be­stuur, sal jy nie net op­ti­maal funk­si­o­neer nie, maar min­der stres er­vaar. Kenners ver­tel jou hoe.
Kuier - 2016-04-20 - Inhoud -
Deur Ma­re­tha Bo­tes
Jou werk­sta­sie is nie van die net­jies-ste in die kan­toor nie, maar jy“weet waar al­les is”. Of só glo jy. Maar kenners in die kuns om te or­ga­ni­seer, meen jy lieg vir jou­self.
As jy dik­wels goed sê soos“daai do­ku­ment was vyf mi­nu­te te­rug nog hier”, of “jam­mer ek’s laat!”of“ek weet pre­sies op wat­ter hoop die pa­pie­re lê”, is jy be­slis on­ge­or­ga­ni­seerd, meen Li­zet­te En­gel­brecht, ei­e­naar van Li­z­mar pro­fes­si­o­ne­le or­ga­ni­seer­ders.
Li­zet­te draai nie doe­kies om nie:“In van­dag se ge­jaag­de le­we móét jy ge­or­ga­ni­seerd wees. Dit is sleg­te tyds­be­stuur om na do­ku­men­te of selfs jou kar­sleu­tel te soek. Om pro­duk­ti­wi­teit en doel­tref­fend­heid in jou werk­plek te ver­hoog, moet jy ge­or­ga­ni­seerd wees.”
Boon­op sal jou stres­vlak­ke daal as jy weet al­les is in plek. Die Neu­ro­we­ten­skap­pe In­sti­tuut van P­rin­ce­ton-u­ni­ver­si­teit in A­me­ri­ka, het on­langs na­vor­sing ge­doen om te kyk wat die ef­fek van clut­ter op men­se se pro­duk­ti­wi­teit en stres­vlak­ke is.
Hul­le het ge­vind wan­neer jou werk­plek vol clut­ter is, be­perk dit jou ver­moë om te fo­kus.
Die clut­ter be­perk ook jou brein se ver­moë om in­lig­ting te pro­ses­seer, want dit kom­pe­teer vir jou aan­dag op die­self­de ma­nier waar­op ’n kleu­ter langs jou sou staan en aan­hou kerm vir iets lek­ker – dit raak ’n ir­ri­ta­sie. Na­vor­sers meen dié ir­ri­ta­sie drei­neer jou gees­te­lik en ver­oor­saak frus­tra­sie.
Li­zet­te sê die mees­te van hul kli­ën­te wat hulp soek om hul werk­plek te or­ga­ni­seer, is reeds ui­ters ge­frus­treerd met hul si­tu­a­sie.
“Dit is ge­woon­lik op dié punt waar hul­le e­ni­ge ver­sko­ning uit­dink om nie op kan­toor te wees nie om nie die pro­bleem te tackle nie,” sê sy.
kry ’n stel­sel in plek
Cin­die Willemse, ’n vry­skut- gra­fie­se ont­wer­per van Jo­han­nes­burg, het by­na ’n groot kli­ënt ver­loor om­dat sy nie ge­or­ga­ni­seerd was nie. Sy het nog al­tyd ge­suk­kel om haar les­se­naar net­jies en vry van clut­ter te hou, maar soos wat haar werk­la­ding ver­hoog en haar kli­ën­te­ba­sis be­gin uit­brei het, het sy heel­te­mal kop ver­loor tus­sen al die ge­mors in haar kan­toor.
Vir haar het die pro­bleem ver­der ge­strek as net die cha­os om haar.“Din­ge het be­gin hand­uit ruk toe ek nie meer kon by­bly met de­ad­li­nes nie,” ver­tel sy.
“Dit was nie om­dat ek te veel werk ge­had het nie, maar om­dat ek bloot net nie die ma­nier waar­op ge­werk het, ge­or­ga­ni­seer het nie.
“Ek het by­voor­beeld nie my de­ad­li­nes voor my teen my muur ge­had nie, maar slegs in my kop. En om tien kli­ën­te se ver­skil­len­de de­ad­li­nes in jou kop te or­ga­ni­seer, is nie juis ’n goeie i­dee nie. Ek het be­gin ver­geet wat wan­neer moes ge­beur.
“’n Dag voor ek moes klaar wees met ’n baie groot pro­jek vir ’n kor­po­ra­tie­we maat­skap­py, wat die ont­werp van dag­boe­ke, ka­len­ders en ’n blog sou in­sluit, het ek be­sef ek het nog nie eens ’n vin­ger ge­lig vir die pro­jek nie. Ek moes my kli­ënt ska­kel en ver­dui­de­lik dat ek het in­der­daad ver­geet het.”
Hier­na het Cin­die haar les ge­leer en haar­self én haar werk­spa­sie reg­ge­ruk.
“Nou het ek ’n groot kaart teen my muur wat met kleef­plas­tiek oor­ge­trek is. Ek skryf de­ad­li­nes daar­op en kan dit uit­vee soos ek klaar­maak. Ek is vi­su­eel in­ge­stel en daar­om moet ek dit voor my sien. Ek het ook ’n kaart met bok­sies wat ek kan af­tick soos ek met ’n pro­jek vor­der, as­ook een waar­op ek no­tas maak soos wan­neer ek ’n af­spraak met ie­mand het.
“Do­ku­men­te en re­ke­nings scan ek in en hou dit op my re­ke­naar in af­son­der­li­ke lê­ers so­dat ek nie ho­pe pa­pie­re om my het nie. Vir maan­de­lik­se be­ta­lings het ek nou af­trek­or­ders (soos wa­ter en lig­te, sel­foon en in­ter­net).
“Ek het ’n re­ke­naar­pro­gram ge­kry wat my help met fak­tu­re en be­ta­lings, en ek kry e-pos­se wan­neer kli­ën­te be­taal. Ek voel nou be­slis meer in be­heer.”
“Daar is ’n groot ver­skil tus­sen net­jies en ge­or­ga­ni­seerd wees,”sê Li­zet­te.“Jy kan pa­pie­re in net­jie­se sta­pels op jou les­se­naar hê, maar dit is geen­sins‘ge­or­ga­ni­seerd’ nie. Al­les kan weg­ge­pak wees ag­ter toe deu­re of in laaie, maar dit be­te­ken nie dit is ge­or­ga­ni­seerd nie. In daar­die ge­val is ’n ver­trek of kan­toor ge­neig om gou weer deur­me­kaar te raak, maar wan­neer dit ge­or­ga­ni­seerd is, bly dit vir lan­ger tye net­jies. Ont­hou, ’n plek vir el­ke ding en el­ke ding op sy plek.”
dIT KOS GELD
I­sa­bel­le de Grand­p­re, ei­e­naar van Ne­at­f­re­ak, sê om on­ge­or­ga­ni­seerd te wees, vreet tyd en dit is ge­lyk aan geld.
“As jy el­ke keer deur jou werk sif so­dat jy aan die gang kan kom, ver­loor jy on­ge­veer 30 mi­nu­te per dag. As jou jaar­lik­se sa­la­ris dus by­voor­beeld R300 000 is, kos dié ver­lo­re tyd jou maat­skap­py on­ge­veer R18 980 in ver­lo­re pro­duk­ti­wi­teit (vir 365 dae per jaar). Dít kom neer op R52 vir el­ke ver­lo­re 30 mi­nu­te.”
Sy sê ook ’n werk­spa­sie wat cho­a­ties lyk, maak ’n sleg­te in­druk op kli­ën­te. I­sa­bel­le gee hier­die tips vir be­ter or­ga­ni­sa­sie:
Kry ’n goeie les­se­naar. Een wat in jou daag­lik­se werk­be­hoef­tes voor­sien. Het jy twee spa­sies no­dig vir jou re­ke­naar en pa­pier­werk? Het jy ’n boek­rak no­dig wat aan jou les­se­naar vas is?
Be­stuur jou tyd be­ter. Wees re­a­lis­ties oor hoe lank se­ke­re ta­ke jou neem om te vol­tooi. Vi­su­a­li­seer hoe lank dit jou neem om ’n taak van be­gin tot ein­de klaar te maak en wat jy al­les moet doen om dit te vol­tooi. Tot jy la­ter meer ak­ku­raat is met jou tyds­be­re­ke­ning, kan jy maar 25% tyd by­tel by die tyd wat jy dink dit sal neem om klaar te maak.
Gooi ou pa­pie­re weg. Baie men­se gaar pa­pier op, want hul­le is be­kom­merd hul­le sal dit no­dig kry. In re­a­li­teit is 80% van hier­die pa­pier on­no­dig. Kry ’n shred­der en raak ont­slae daar­van.
Neem vin­ni­ger be­slui­te. Clut­ter ge­beur wan­neer jy uit­stel om se­ke­re be­slui­te te maak. Pro­beer om in die ge­woon­te te kom om vin­nig te be­sluit of jy se­ke­re pa­pie­re, pos en an­der i­tems moet hou of nie.
Sen­tra­li­seer jou daag­lik­se be­plan­ning en hou ’n mees­ter-doen­ly­sie vir jou dag.
Pre-sor­teer jou pos en pa­pier­werk in ka­te­go­rieë wat vir jou sin maak. Die ge­ne­rie­se ma­nier is om plek te hê vir“to fi­le”,“to re­ad”en“to con­tact”.
Or­ga­ni­seer jou les­se­naar en pa­pie­re in funk­si­o­ne­le hou­ers. As jy kan, kry so­veel as moont­lik goed van jou les­se­naar af.
Ge­bruik ook die muur langs jou les­se­naar.
Jou li­as­seer­stel­sel moet vir jou sin maak, maar om baie lê­ers te hê, neem baie spa­sie op. Daar­om is ’n laai-stel­sel (li­as­seer­ka­bi­net) meer spa­sie-ef­fek­tief en be­heer­baar.
Or­ga­ni­seer pa­pier­werk aan die ein­de van el­ke pro­jek en bê­re dit.
Maak jou les­se­naar aan die ein­de van el­ke dag en week net­jies so­dat jy el­ke og­gend vars kan be­gin. Li­zet­te sê dis ’n goeie i­dee om so­ver moont­lik pa­pier­loos te gaan. Hier is vyf wen­ke:
Share interne do­ku­men­ta­sie son­der om ’n prin­ter te ge­bruik.
Doen e­lek­tro­nie­se be­ta­lings van jou re­ke­nin­ge en vra jou bank en sel­foon­maat­skap­py om jou re­ke­nin­ge te e-pos.
Om groot lê­ers en do­ku­men­te op jou re­ke­naar te stoor, neem baie plek op. Ge­bruik eer­der die e­lek­tro­nie­se cloud.
S­kan­deer en faks jou do­ku­men­te na pdf-for­maat om vin­ni­ger per e-pos te kan s­tuur. In­ko­men­de fak­se kan jy weer op ’n lê­er in jou e-pos­stel­sel stoor.
Maak ’n di­gi­ta­le hand­te­ke­ning. Dit voor­kom dat jy el­ke keer do­ku­men­te moet print en weer s­kan­deer om te kan te­rug­stuur per e-pos.