Direkteure, Trustees: Kan julle AJVs en Algemene Vergaderings met Zoom hou? – BGR Nortje
Direkteure, Trustees: Kan julle AJVs en Algemene Vergaderings met Zoom hou?
Nuus, September 2020 / By BGR_Admin
Selfs met die inperkingsmaatreëls wat verslap is, blyk dit asof die behoefte om sosiale afstand te hou nog vir 'n geruime tyd lank deel van ons "nuwe normaal" gaan wees.
In die lig hiervan, hoe moet jy as direkteur van 'n maatskappy die Maatskappyewet se streng vereistes oor Algemene Jaarvergaderings nakom?
Ons bespreek die moontlikheid om hierdie vergaderings gedeeltelik of in die geheel aanlyn te hou. "Virtuele vergaderings" word wel deur ons reg erken, mits daar aan sekere formele vereistes voldoen word. Ons kyk na vergaderings van maatskappye, direkteure, aandeelhouers, en na resgpersone en huiseienaarsverenigings.
Dit wil ongelukkig voorkom asof die pandemie nog vir 'n geruime tyd met ons gaan wees. Die sosiale afstand wat nou deel van ons "nuwe normaal" geword het, laat maatskappye egter nou met 'n dilemma. Hoe kan jy – op 'n veilige en wettige manier – die Maatskappyewet se streng vereistes met betrekking tot die hou van Algemene Jaarvergaderings en (waar nodig) interim Algemene Vergaderings, nakom?
Die goeie nuus is dat ons Suid-Afrikaanse wetgewing reeds vir etlike jare voorsiening maak dat maatskappye se vergaderings deur middel van elektroniese kommunikasie mag geskied.
Die kostebesparings, doeltreffendheid en gerief hiervan is nou – danksy die inperking – eerstehands deur talryke maatskappye en aandeelhouers ervaar. 'n Google nasoek wys dat menigte AJVs onlangs via Zoom of soortgelyke platforms geskied het. Daar is ook heelwat spesialiteits-platforms wat eksklusief vir aandeelhouervergaderings gebruik kan word.
Die voordele van virtuele vergaderings is so omvangryk, dat selfs wanneer Covid-19 eendag iets van die verlede is, sal baie van ons daarmee voortgaan eerder as om terug te keer na tradisionele vergaderings waar almal persoonlik en gelyktydig in dieselfde plek teenwoordig moet wees.
Verwag ook 'n toename in vergaderings wat gedeeltelik fisies en gedeeltelik virtueel is.
Die formele vereistes
Die Maatskappyewet se vereistes met betrekking tot kennisgewings, optrede en notulering van vergaderings en besluite moet streng nagekom word.
Alle wetlike vereistes in die Wet op Elektroniese Kommunikasie en Transaksies (die WEKT) met betrekking tot die identifikasie van die persoon wat die vergadering belê, toegangklikheid, berging, herroeping, ensovoorts moet nagekom word.
Aandeelhouervergaderings kan in die geheel by wyse van elektroniese kommunikasiemiddele geskied, tensy dit deur jou Akte van Oprigting ("Memorandum of Incorporation" of MOI) verbied word. Indien jy enige onsekerhede uit die weg wil ruim, vra vir BGR Jacobs Griessel om jou MOI op te stel en om uitdruklik vir virtuele vergaderings voorsiening te maak.
Hoe die vergadering gehou word is belangrik. Die vereiste is dat "die elektroniese kommunikasie wat aangewend word, gewoonlik alle persone wat aan daardie
vergadering deelneem, in staat moet stel om terselfdertyd sonder 'n tussenganger
met mekaar te kan kommunikeer, en om redelik effektief aan die vergadering deel
te kan neem."
Kennisgewing van die vergadering. Bo en behalwe die normale kennisgewingsvereistes, "moet die kennisgewing vir daardie vergadering aandeelhouers inlig oor die beskikbaarheid van daardie vorm van deelname, en enige inligting verskaf wat nodig is om aandeelhouers of hulle gevolmagtigdes in staat te stel om tot die beskikbare elektroniese kommunikasiemedium of -middel toegang te kry".
Die verpligting skuif dan na die aandeelhouers (of hul gevolmagtigdes) toe om toegang op hul eie onkoste te verkry; hoewel dit dalk goeie praktyk is om hulle by te staan deur tegniese en selfs finansiële ondersteuning te bied. Selfs die geringste aanduiding dat aandeelhouers se regte geskend word kan mettertyd vir jou probleme veroorsaak.
Die Direksie se Besluite oor die algemeen
Tensy jou MOI anders bepaal, mag jou Direksie besluite elektronies neem (sonder 'n virtuele of 'n fisiese vergadering), indien dit 'n besluit is "waaroor daar op 'n vergadering van die direksie van daardie maatskappy gestem kan word". Besluite kan "aangeneem word deur skriftelike instemming van 'n meerderheid van die direkteure" nadat "elke direkteur kennis gekry het van die saak waaroor daar besluit moet word."
Aandeelhouers se Besluite oor die algemeen
Aandeelhouers kan ook elektronies stem oor resolusies wat verband hou met algemene aspekte, behalwe waar die Maatskappyewet of die MOI uitdruklik bepaal dat daardie spesifieke onderwerpe slegs by die Algemene Jaarvergadering hanteer moet word
Vergaderings van die aandeelhouers van publieke maatskappye "moet redelik toeganklik wees vir elektroniese deelname deur aandeelhouers … ongeag of die vergadering in die Republiek of elders gehou word."
Regspersone en Huiseienaarsverenigings
Gemeenskapskemas moet spesifieke advies verkry. Bepaal hulle spesifieke situasie dat hul AJVs uitgestel moet word of kan hul voortgaan om virtuele vergaderings te hou? Regspersone moet hul Reëls volg en Huiseienaarsverenigings moet ingevolge hul stigtingsdokumente (Grondwet of 'n MOI) optree.