BOLAND TWEEKAMP VERENIGING GRONDWET
1. NAAM EN GRONDWET
1.1. Die naam van die Vereniging is die Boland Tweekamp Vereniging, hierna die Vereniging of “BTV” of “Boland” genoem.
1.2. Boland Tweekamp Vereniging is ‘n Vereniging wat funksioneer onder die regswette van Suid-Afrika.
2. AFFILIASIE EN JURISDUKSIE
2.1. Die Vereniging affilieer by die Suid Afrikaanse Tweekamp Vereniging (“SATV”) en handel ooreenkomstig die reëls en regulasies van die SATV.
2.2. Die Vereniging sal jurisduksie oor sake wat Tweekamp raak, in die volgende munisipale distrikte uitvoer:
Drakenstein, Swartland, Saldanha, Bergrivier, Cederberg, Witzenberg, Breedevallei, Breede Rivier / Wynland en Theewaterskloof.
2.3. Atlete vanuit die Stellenbosch munisipale distrik kan met die nodige skriftelike toestemming van WP Tweekamp en volgens die diskresie van die Bestuur in die Boland se verteenwoordigende spanne opgeneem word.
2.4. Die Bestuur beskik oor die diskresie om atlete van buite die jurisduksiegebied aan byeenkomste deur die Vereniging aangebied, te laat deelneem.
2.5. Die Bestuur kan van tyd tot tyd soos omstandighede dit noodsaak, die jurisduksiegebied verander mits dit by die volgende Algemene Jaarvergadering aan die lede vir goedkeuring deur ‘n gewone meerderheid voorgelê word.
3.1. Die doelstellings van BTV sluit nie winsbejag in nie. Die fondse waaroor BTV beskik, sal slegs vir die bevordering van sy doelstellings of belegging aangewend word en geen fondse of winste mag onder lede of ander persone verdeel word nie.
3.2. Indien BTV sou ontbind, sal al die bates en fondse waaroor dit beskik, aan ‘n ander organisasie oorgedra word wat deur die Kommissaris van Inkomste in terme van Artikel 30 of 30A van die Inkomstebelastingwet goedgekeur is.
3.3. BTV sal geen vergoeding aan enige persoon betaal wat meer is as markverwante vergoeding of wat as persentasie van die inkomste van BTV bereken word nie.
3.4. Die doel en strewe van die Vereniging is:
3.4.1. Om Tweekamp in die Jurisduksiegebied te bevorder, beheer en bestuur;
3.4.2. Om Tweekamp byeenkomste en Kampioenskappe te reël, organiseer en/of te hou;
3.4.3. Om saam te werk met die SATV asook met enigeen van die geaffilieerde Provinsiale Verenigings of ander liggame ter bevordering van enige doel en strewe van hierdie Vereniging;
3.4.4. Verkryging en aanwending van fondse tot voordeel van Tweekamp;
3.4.5. Te verseker dat die verbod op die gebruik van steroïede, stimulante asook medikasies, soos gedefinieer deur die Mediese Raad van die Internasionale Olimpiese Komitee, toegepas word;
3.4.6. Te verseker dat geen diskriminasie op grond van kleur, geslag, geloof of politieke assosiasie plaasvind binne Tweekamp nie.
4. GEAFFILIEERDE LEDE EN LEDEGELDE
4.1. Lidmaatskap van die Vereniging kan verkry word by wyse van affiliasie deur:
4.1.1. Laerskole in die Jurisduksiegebied;
4.1.2. Hoërskole in die Jurisduksiegebied;
4.1.3. Enige ander vereniging of liggaam, wat volgens die diskresie van die Bestuur die doelwitte van Tweekamp kan bevorder;
4.1.4. Individue en atlete wat voldoen aan die vereistes soos bepaal in die diskresie van die Bestuur.
4.2. Die jaarlikse ledegeld per lid vir elke kategorie soos in 4.1 uiteengesit, sal die bedrag wees soos deur die Algemene Jaarvergadering bepaal word.
4.3. Lidmaatskap van die Vereniging word verkry op jaarlikse basis met aansoek aan en na goedkeuring deur die Bestuur. Dokumentasie, soos voorgeskryf deur die Bestuur, sowel as betaling van die voorgeskrewe fooie, moet die aansoek vergesel.
5. STEMGEREGTIGDE LEDE EN UITOEFENING VAN STEMREG
5.1. Die volgende Geaffilieerde Lede het Stemreg by Algemene Jaarvergaderings en Spesiale Vergaderings van die Vereniging en sal as Stemgeregtigde Lede bekend staan op voorwaarde dat die vereiste ledegelde ten volle betaal is:
5.1.1. Slegs een ouer namens ‘n skoolgaande geaffilieerde atleet;
5.1.2. Een verteenwoordiger namens elke geaffilieerde skool;
5.1.3. Nie-skoolgaande geaffilieerde atlete of individue.
5.2. Alle voorstelle en nominasies moet gesekondeer word deur ‘n ander Stemgeregtigde Lid.
5.3. Tydens Algemene Vergaderings en Spesiale Vergaderings van die Vereniging sal gestem word by wyse van hand opsteek, behalwe waar die Voorsitter bepaal of waar n Stemgeregtigde Lid aandring dat daar van stembriewe gebruik gemaak moet word.
5.4. Stemmery vir persone word altyd per stembrief gedoen.
5.5. Die bekendmaking van die uitslag van stemming per hand, deur die Voorsitter, asook die notulering daarvan sal as genoeg bewys dien van die korrektheid van die stemming.
5.6. Indien van stembriewe gebruik gemaak word sal die Voorsitter persone aanwys wat as stemopnemers sal optree. Die telling ontvang vanaf die stemopnemers en bekend gemaak deur die Voorsitter sal aanvaar word as die uitslag. Stembriewe is egter vir alle Stemgeregtigde Lede beskikbaar vir inspeksie.
5.7. Alle besluite geneem met ‘n gewone meerderheid sal bindend wees tensy spesifiek deur die grondwet anders voorgeskryf word.
5.8. In die geval van ‘n staking van stemme, hetsy deur opsteek van hande of per stembrief, sal die Voorsitter ‘n beslissende stem uitbring.
5.9. Slegs Geaffilieerde Lede wat teenwoordig is by die betrokke Algemene Jaarvergadering of Spesiale Vergadering en Stemgeregtig is mag stem, behalwe tydens die verkiesing van die Bestuur waar Volmag stemme toegelaat sal word. Volmag stemme moet voor aanvang van die betrokke vergadering by die Voorsitter ingehandig word, behoorlik onderteken deur die betrokke Stemgeregtigde Lid van die Vereniging.
5.10. ‘n Geskrewe resolusie, behoorlik onderteken deur alle lede wat geregtig is op ‘n kennisgewing van ‘n Algemene Jaarvergadering en wat stemgeregtig is, sal bindend wees asof die besluit geneem is tydens ‘n Algemene Jaarvergadering wat uitgeroep en gehou is.
6. FINANSIËLE JAAR EN ALGEMENE JAARVERGADERING
6.1. Die Finansiële Jaar van die Vereniging sal wees vir die tydperk eindigende op 30 April elke jaar.
6.2. Die Algemene Jaarvergadering sal ten minste een keer per jaar nie later nie as op 30 Junie gehou word nie.
6.3. Geaffilieerde Lede sal veertien (14) dae vooraf kennisgewing ontvang van die datum, tyd en plek van die Algemene Jaarvergadering.
6.4. Alle kennisgewings van mosies vir die Algemene Jaarvergadering en nominasies vir Bestuur soos in 9.7 en 9.8 beskryf moet skriftelik deur die Sekretaris ontvang word nie later as sewe (7) dae voor sodanige vergadering nie.
7. KWORUM BY ALGEMENE JAARVERGADERING
7.1. By alle Algemene Jaarvergaderings sal vyftien (15) lede ‘n kworum vorm.
7.2. As daar ‘n halfuur na die aanvang van die vergadering nog nie ‘n kworum teenwoordig is nie, sal die vergadering uitgestel word vir ‘n tydperk van dertig (30) minute op dieselfde plek.
7.3. As teen die bepaalde tyd in 7.2 genoem nog nie ‘n kworum teenwoordig is nie, sal die vergadering vir sewe (7) dae uitgestel word wanneer aanwesige lede ‘n kworum sal vorm.
8. PROSEDURE BY ALGEMENE JAARVERGADERINGS
8.1. Die Voorsitter van die Bestuur sal optree as Voorsitter tydens Algemene Jaarvergaderings.
8.2. In die geval waar geen Voorsitter teenwoordig is nie of waar die Voorsitter nie na 15 minute teenwoordig is nie, sal die Stemgeregtigde Lede teenwoordig n voorsitter vanuit hul geledere aanwys.
8.3. Die voorsitter van die Algemene Jaarvergadering het absolute volmag in verband met alle orde sake.
8.4. Die sake van die Algemene Jaarvergaderings sal soos volg afgehandel word:-
8.4.1. Voorsitter ontvang en erken bewyse van status van Stemgeregtigde Lede.
8.4.2. Lees van kennisgewing van die vergadering.
8.4.3. Lees en bekragtiging van die notule van die vorige Algemene Jaarvergadering en van enige Spesiale Vergadering wat gehou is sedert die vorige Algemene Jaarvergadering.
8.4.4. Oorweeg en aanvaar die Jaarverslag van die Voorsitter.
8.4.5. Oorweeg en aanvaar die Finansiële Verslag van die Tesourier.
8.4.6. Goedkeuring van honorarium aan Bestuurslede.
8.4.7. Voorlegging en goedkeuring van konsep-begroting vir die volgende Finansiële Jaar.
8.4.8. Behandeling en oorweging van enige mosies ontvang deur Sekretaris.
8.4.10. Verkiesing van Bestuur vir die komende Finansiële Jaar.
9. VERKIESING VAN BESTUUR EN AMPSDRAERS
9.1. Die administrasie van die Vereniging berus by ‘n Bestuur wat soos volg saamgestel word:-
9.1.2. Onder Voorsitter;
9.1.5. Tussen twee (2) en ses (6) gewone Bestuurslede.
9.2. Die persone verkies in die ampte soos in 9.1.1, 9.1.2 en 9.1.3 beskryf sal bekend staan as die Ampsdraers van die Vereniging.
9.3. Die Bestuur word verkies vir ‘n ampstermyn van een (1) jaar.
9.4. Enige iemand wat ‘n bydrae kan maak tot die bevordering van Tweekamp, kan as lid van die Bestuur verkies word.
9.5. ‘n Lid van Bestuur kan herverkies word in dieselfde of ‘n ander amp na verstryking van sy of haar ampstermyn.
9.6. Lede van dieselfde direkte gesin mag nie gelyktydig as Ampsdraers van die Vereniging dien nie.
9.7. Die Bestuur word by die Algemene Jaarvergadering verkies. Alle kennisgewings van nominasies van Bestuurslede moet skriftelik deur die Sekretaris ontvang word nie later as sewe (7) dae voor die betrokke Algemene Jaarvergadering nie.
9.8. Die kennisgewing van nominasie moet spesifiek meld indien die persoon as Ampsdraer genomineer word en moet deur twee Stemgeregtigde Lede en die genomineerde bestuurslid onderteken word.
10. PLIGTE VAN AMPSDRAERS EN BESTUURSLEDE
10.1. Die Bestuur belê Bestuursvergaderings soos hulle dit nodig ag ten einde hulle pligte uit te voer.
10.2. Die kworum by Bestuursvergaderings is vier (4) Bestuurslede, waarvan ten minste een ‘n Ampsdraer moet wees.
10.3. Die Bestuur mag enige ander persoon na goeddunke koöpteer om op die Bestuur in raadgewende hoedanigheid te dien.
10.4. Die Bestuur mag vakatures wat van tyd tot tyd ontstaan op die Bestuur aanvul, tot met die volgende Algemene Jaarvergadering.
10.5. Die Voorsitter tree by Algemene Jaarvergaderings, Spesiale Vergaderings en Bestuursvergaderings as Voorsitter op.
10.6. Die Sekretaris behartig alle korrespondensie en is aanspreeklik vir die hou van korrekte notules van alle vergaderings van die Algemene Jaarvergaderings, Spesiale Vergaderings en Bestuursvergaderings. Die Sekretaris gee aan alle Geaffilieerde Lede die nodige kennis van Algemene Jaarvergadering (soos in 6.3 bepaal) en Spesiale Vergaderings (soos in 12.5 bepaal). Die Sekretaris ontvang alle kennisgewings van mosies vir die Algemene Jaarvergadering en nominasies vir Bestuur soos in 6.4 beskryf.
10.7. Die Tesourier is verantwoordelik vir die finansiële rekords en moet gereeld aan die Bestuur verslag doen van gelde ontvang en uitbetaal. Die Tesourier moet jaarliks ‘n Finansiële Verslag en konsep-begroting vir die volgende Finansiële Jaar aan die Algemene Jaarvergadering voorlê vir goedkeuring. Die Tesourier maak ‘n aanbeveling aan die Algemene Jaarvergadering in verband met die bedrag wat as ledegelde gehef word in terme van 4.2. Die Tesourier maak ‘n aanbeveling aan die Algemene Jaarvergadering in verband met die bedrag wat as honorarium aan Bestuurslede toegeken word in terme van 11.3.
10.8. Die Bestuur het die mag om enigiets te doen wat nodig is om die doel en strewe van die Vereniging te verwesenlik. Dit sluit die volgende magte en diskresie in maar is nie daartoe beperk nie:
10.8.1. Om te reël vir die keuring van spanne, spanbestuurders en afrigters wat die Vereniging jaarliks op die SATV Kampioenskappe byeenkoms in die Republiek van Suid Afrika, of elders kan verteenwoordig. Die Bestuur kan ook minimum vereistes vir deelname aan enige byeenkoms stel;
10.8.2. Om afgevaardigdes en verteenwoordigers aan te wys na enige SATV of Tweekamp vergaderings;
10.8.3. Om die reëls van deelname, soos neergelê deur SATV, af te dwing;
10.8.4. Om vaste en ander bates van watter aard ookal te verkry, te vervreem, te verpand, te finansier of te huur;
10.8.5. Om Tweekamp fondse na goeddunke te investeer;
10.8.6. Om beurse en donasies goed te keur tot voordeel van Tweekamp;
10.8.7. Om fondsinsamelingsprojekte sowel as toegangsgelde te implementeer vir befondsing;
10.8.8. Om kontrakte aan te gaan om die regte van fotografie, video-opname, televisie en radio van enige byeenkoms te verpand ten einde kommissie en of befondsing te verkry;
10.8.9. Om betreffende dissiplinêre sake op te tree;
10.8.10. Om ontwikkelingsprogramme te implementeer;
10.8.11. Om reëls en regulasies in verband met sake binne die bestek van die Vereniging op te stel, mits aan alle Geaffilieerde Lede redelike kennis van sodanige reëls en regulasies gegee is;
10.8.12. Om geregtelike stappe te doen en om te verdedig namens die Vereniging;
10.8.13. Om onder-komitees aan te stel om spesiale opdragte uit te voer en om verslae van sodanige komitees te ontvang en te oorweeg;
10.8.14. Om voorsiening te maak vir die opleiding, keuring en aanstelling van tegniese en baan Beamptes;
10.8.15. Om appèlle teen die beslissings van Beamptes te oorweeg;
10.8.16. Om beheer uit te oefen oor enige Bestuurslid, Ampsdraer of Beampte en tugstappe te neem indien nodig;
10.8.17. ‘n Register van alle amptelike rekords op te stel, by te hou en te bewaar;
10.8.18. Om bank- en spaarrekenings in die naam van die Vereniging te open en om persone op die Bestuur aan te stel wat tjeks en elektroniese bankoordragte namens die Vereniging kan onderteken en/of goedkeur.
10.8.19. Om persone te benoem wat namens die Vereniging wetlike dokumente van enige aard, wat deur die Vereniging voltooi moet word, te teken.
11. VERGOEDING VAN BESTUURSLEDE OF ANDER PERSONE
11.1. Die Vereniging mag die reis- en/of ander onkostes betaal van enige persoon wat amptelik deur die Bestuur aangewys is om spesiale opdragte of werk in belang van die Vereniging te verrig.
11.2. Die Vereniging sal ook die onkostes dra van die BTV afgevaardigde/s na die nasionale vergaderings van SATV of van sy Bestuurslede wat op die Nasionale Bestuur van SATV dien.
11.3. Die Algemene Jaarvergadering sal jaarliks goedkeuring verleen aan die bedrag wat as honorarium aan Bestuurslede wat Ampsdraers is of as Beamptes optree, toegeken word.
12. SPESIALE VERGADERINGS
12.1. Die Bestuur het die diskresie om ‘n Spesiale Vergadering van die Vereniging byeen te roep.
12.2. Spesiale Vergaderings moet deur die Bestuur byeengeroep word in die volgende gevalle:
12.2.1. 'n Geskrewe versoek van ten minste 2/3 (twee derdes) van die Bestuurslede in getal.
12.2.2. n Geskrewe versoek van ten minste 1/2 (die helfte) van die Geaffilieerde Lede van die Vereniging in getal.
12.3. Die versoek waarna in 12.2.1 en 12.2.2 verwys word moet die rede sowel as die saak ter bespreking bevat, en moet binne 21 dae na afloop van die gebeurtenis of insident en/of vergadering onder dispuut, by die Sekretaris ingedien word.
12.4. Die vergadering aangevra moet byeen geroep word binne 21 (een en twintig) dae na ontvangs deur die Sekretaris van die geskrewe versoek, mits dit aan al die bogenoemde vereistes voldoen.
12.5. Kennis van die doel, tyd, datum en plek van die Spesiale Vergadering moet deur die Sekretaris aan al die Geaffilieerde Lede gegee word ten minste 14 (veertien) dae voor die vergadering.
12.6. Geen ander saak, anders as die saak waaroor kennis gegee is nie, sal bespreek word op die Spesiale Vergadering nie.
12.7. Die Voorsitter van die Bestuur sal optree as Voorsitter tydens Spesiale Vergaderings.
12.8. In die geval waar geen Voorsitter teenwoordig is nie of waar die Voorsitter nie na 15 (vyftien) minute teenwoordig is nie, sal die Stemgeregtigde Lede teenwoordig ‘n voorsitter vanuit hul geledere aanwys.
12.9. Die voorsitter het absolute volmag in verband met alle orde-sake by die Spesiale Vergadering.
13. KLEREDRAG EN KLEURE
13.1. Die amptelike kleure van BTV is swart, geel en wit.
13.2. Die amptelike wapen van BTV is die druiweblaar met die onderskrif: Tweekamp/Biathlon. Die BTV baadjie is ‘n swart baadjie met die amptelike wapen in geel op ‘n swart sak-stuk.
13.3. BTV kleure en klere is die amptelike kleure van die Vereniging en mag slegs gebruik word wanneer die atleet die provinsie verteenwoordig en nie op liga-byeenkomste of oefeninge nie. BTV kleure en klere mag slegs aangeskaf word met die skriftelike magtiging van die Bestuur en slegs wanneer die atleet werklik deelneem aan die betrokke byeenkoms – nie net gekies nie.
13.4. Alle atlete moet deur die seisoen met hulle amptelike skool of klub kleure aan die liga- byeenkomste deelneem.
13.5. Deelnemersklere word vir atlete toegeken wat vir die A-Span gekies word, en dit behels die amptelike wit, geel of swart frokkie, swart broekie met Boland wapen daarop en die amptelike Boland Sweetpak soos van tyd tot tyd deur die Bestuur goedgekeur.
13.6. Die toekenning van ontwikkelingsklere word aan atlete toegeken wat vir die B-Span of soortgelyke span gekies word. Die ontwikkelingsklere behels ‘n geel frokkie, swart broekie en NIE die amptelike Boland sweetpak nie.
13.7. Die toekenning van meriete kleure (“Boland Kleure”) vir atlete word aan die einde van die seisoen deur die Bestuur gedoen en is onderhewig aan die volgende:-
13.7.1. Dat die minimum aantal punte soos deur Bestuur bepaal, behaal word, en
13.7.2. Dat die atleet onder die eerste VIER atlete is wat die amptelike span uitmaak;
13.7.3. Dat die atleet wel aan die SATV SA Kampioenskap in daardie seisoen deelneem.
13.8. Die toekenning van meriete erekleure (“Boland Erekleure”) vir atlete word aan die einde van die seisoen deur die Bestuur gedoen en is onderhewig aan die volgende:
13.8.1. Dat die atleet aan DRIE (3) SATV SA Kampioenskappe namens BTV deelgeneem het;
13.8.2. Dat die atleet telkens punte behaal het wat nie meer as 25% van die punte van die wenner van daardie betrokke jaar se SATV SA Kampioenskappe verskil het nie.
13.9. Enige Bestuurslid is na twee (2) jaar se diens op die Bestuur geregtig op die swart baadjie met die amptelike BTV wapen daarop en die onderskrif: BESTUUR/ EXECUTIVE.
13.10. Bestuurslede is geregtig om die wit Boland hempie met die geel druiweblaar daarop dra met die onderskrif: BESTUUR.
13.11. Indien enige GEAFFILIEERDE LID die reëls met betrekking tot die gebruik van BTV kleure soos in 13 uiteengesit, oortree of wederregtelik of foutiewelik op enige wyse wanvoorstellings maak in verband met die ontvangs van BTV kleure, word dit as Wangedrag beskou wat in terme van 15 hanteer sal word. Dit kan skorsing van die atleet of Geaffilieerde Lid uit die BTV span of Vereniging insluit.
14.1. Die Vereniging sal kwytgeskeld wees van aanspreeklikheid vir enige besering wat iemand opdoen by enige byeenkoms wat deur die Vereniging aangebied of onder beskerming van die Vereniging gehou is, of so ‘n persoon ‘n toeskouer, beampte, of deelnemer is. So ‘n persoon sal hoegenaamd geen eis teen die Vereniging hê nie.
14.2. Elke Bestuurslid van die Vereniging sal gevrywaar word deur die Vereniging teen alle kostes, verliese en uitgawes wat hy mag aangaan of waarvoor hy verantwoordbaar word wat mag ontstaan het uit gronde van sy optrede ten uitvoering van sy pligte vir die Vereniging, tensy die verlies onder verdenking, ontstaan het deur toedoen van sy eie growwe nalatigheid, oneerlikheid of kwade trou.
14.3. Bestuurslede van die Vereniging sal gevrywaar word deur die Vereniging teen finansiële verlies wat mag voortspruit uit regsaksies, van watter aard ookal, ingestel teen die Vereniging of die Bestuurslid in sy verteenwoordigende hoedanigheid, met voorwaarde dat die vrywaring nie sal geskied waar privaat regsaksies buite die veld van die Vereniging, teen Bestuurslid ingestel word nie.
15.1. Dit sal die plig van lede van die Vereniging en van alle Geaffilieerde Lede wees om alle gevalle van wangedrag wat Tweekamp as sulks kan benadeel of die Vereniging in die verleentheid stel, aan die Bestuur te rapporteer. Gepaste tugprosedures sal dan deur die Bestuur bepaal word en die lid sal dan skriftelik van die uitslag in kennis gestel word.
15.2. Die Bestuur sal dissiplinêr optree teen enige atlete of Geaffilieerde Lede wat hulle aan Wangedrag skuldig maak. Dit sluit in die gebruik van verbode steroïede, stimulante en verbode medikasies, soos gedefinieer deur die Mediese Raad van die Internasionale Olimpiese Komitee. Wangedrag sluit ook in enige diskriminasie op grond van kleur, geslag, geloof of politieke assosiasie.
15.3. Die Bestuur besluit in hulle diskresie oor gepaste dissiplinêre stappe in die geval van Wangedrag. Dit kan skorsing van die atleet of Geaffilieerde Lid uit die BTV span of Vereniging vir ‘n onbepaalde of spesifieke tyd insluit.
16.1. Die Vereniging behou die reg voor om enige verskil in die geledere van die Vereniging na die Uitvoerende Bestuur van die SATV te verwys vir beslissing.
17.1. Hierdie grondwet vervang enige vorige Grondwet, maar maak enige besluit wat wettiglik ooreenkomstig vorige Grondwette geneem is, geensins ongeldig nie en doen geensins afbreek daaraan nie.
17.2. Enige wysiging(s) of herroeping(s) van die Boland Tweekamp Vereniging Grondwet moet per mosie deur voorsteller en sekondant op die Algemene Jaarvergadering of Spesiale Vergadering spesiaal vir daardie doel belê, ingedien word. Dit kan slegs aanvaar en bekragtig word met ‘n 2/3 (twee derde) meerderheid stemme van al die Stemgeregtigde Lede teenwoordig by die vergadering.
18. AMPTELIKE TEKS
18.1. Vir alle doeleindes sal die Afrikaanse teks as die amptelike teks van die Grondwet beskou word.