Toelaes en byvoordele: Deel II - ASL
In die vorige nuusbrief het ons die verskille tussen 'n reistoelae en die reg op gebruik van 'n maatskappyvoertuig bespreek en ook probeer om die voor- en nadele van elk te illustreer. Daar is toe bevind dat elke geval afsonderlik geëvalueer moet word aangesien daar verskeie faktore is wat in ag geneem moet word om die beste moontlike belastingvoordeel te verkry. In hierdie nuusbrief gaan ons kyk na bestaans- en ander toelaes wat 'n werknemer kan ontvang en ook die belastingvoordele en -nadele wat op elk van toepassing mag wees.
'n Bestaanstoelae word normaalweg aan 'n werknemer betaal wanneer die werknemer 'n besigheidsreis onderneem en sekere uitgawes moet aangaan, bv. vir verblyf, vervoer, maaltye en ander toevallige uitgawes, en die werkgewer die werknemer hiervoor wil vergoed.
Die vraag ontstaan of die werknemer belas word vir hierdie bedrae wat aan hom/haar betaal/terugbetaal word, selfs al is die onkostes uitsluitlik aangegaan in die uitvoering van die werknemer se pligte.
Die kort antwoord is in die meeste gevalle ja, maar die Suid-Afrikaanse Inkomstediens (SAID) laat wel sekere aftrekkings of vrystellings toe wat verligting bied aan die werknemer. Dit is dus belangrik vir elke werknemer om te weet watter aftrekkings en vrystellings tot sy/haar beskikking is.
Artikel 8(1)(a)(i) van die Wet op Inkomstebelasting No 58 van 1962 bepaal dat alle toelaes of voorskotte ingesluit moet word by die belasbare inkomste van die persoon wat dit ontvang, uitgesluit die bedrae werklik bestee deur die werknemer in verband met akkommodasie en/of maaltye en ander toevallige uitgawes wanneer die werknemer verplig is om, in die uitvoer van sy/haar pligte, ten minste een nag afwesig te wees van sy/haar gewone plek van verblyf.
Daar is twee scenario's met betrekking tot akkommodasie wat deur art 8(1)(a)(i) van die Wet aangeraak word.
Eerstens, in die geval waar die werkgewer 'n toelae per nag aan die werknemer beskikbaar stel, word die toelae belas op die bedrag werklik betaal/toegeken aan die werknemer min die werklike onkoste deur hom/haar aangegaan. Byvoorbeeld, indien Julius 'n toelae van R4 500 ontvang vir drie aande se verblyf maar slegs R3 000 vir die drie aande se verblyf betaal, word slegs R1 500 (R4 500 – R3 000) by sy belasbare inkomste ingesluit.
Tweedens gebeur dit soms dat 'n werkgewer 'n voorskot aan die werknemer betaal en die werknemer versoek om ná die reis betaalbewyse tesame met die geld wat nie bestee is nie, in te handig. Die belasbare gedeelte van die voorskot is dus die bedrag van die voorskot minus die bedrag werklik aan akkommodasie bestee minus die bedrag wat aan die werkgewer terugbetaal is.
In albei gevalle is dit belangrik om bewyse van die uitgawes aangegaan te verskaf. Dit is ook belangrik om daarop te let dat die toelae nie verliese mag skep nie. Indien die onkostes aangegaan die toelae oorskry sal daar geen aftrekking toegelaat word vir die mate waarin die onkostes die toelae oorskry nie.
Maaltye en ander toevallige uitgawes
Waar die werkgewer 'n toelae of voorskot aan die werknemer betaal ten opsigte van maaltye en ander toevallige uitgawes word die toelae of voorskot ook by die belasbare inkomste van die werknemer ingesluit, maar is die werknemer geregtig om een van die volgende aftrekkings te eis:
Die bedrag wat werklik bestee is aan maaltye en/of ander toevallige uitgawes; of
Die bedrag wat deur die Kommissaris van die SAID vasgestel is vir elke dag of gedeelte van 'n dag wat die werknemer weg van sy/haar normale plek van verblyf is. (Let daarop dat die werknemer ten minste een nag weg van sy/haar huis moet deurbring om hiervoor in aanmerking te kom.)
Die werknemer kan die voordeligste opsie kies, solank die kostes nie die toelae/voorskot oorskry nie.
In praktyk laat die SAID toe dat 'n bestaanstoelae as 'n nie-belasbare toelae op die werknemer se IRP5 verskyn en sodoende word die aftrekkings in die meeste gevalle toegelaat. Daar moet egter op gelet word dat, veral wanneer 'n toelae betaal word vir verblyf, daar gehoor gegee moet word aan die voorskrifte van Art. 8(1)(a)(i) soos hierbó uiteengesit.
Waar 'n salaristrekker 'n ander toelae ontvang (bv. onthaal- of selfoontoelae) word hierdie toelae ingesluit by die werknemer se belasbare inkomste en kan die kostes aangegaan (selfs die kostes aangegaan vir besigheidsdoeleindes) nie afgetrek word vir belastingdoeleindes nie.
Dit veroorsaak natuurlik 'n probleem vir sekere salaristrekkers wat uit die aard van hul daaglikse pligte besigheidsonkostes aangaan wat nie aftrekbaar is teen die betrokke toelae ontvang nie.
'n "Aftrekking" vir hierdie kostes aangegaan kan egter wel bewerkstellig word want, alhoewel die SAID nie onkostes aangegaan teen ander toelaes as aftrekking toestaan nie, word die terugbetaling van besigheidsonkoste deur 'n werknemer aangegaan nie ingesluit by die definisie van ander toelaes nie.
Daar is egter sekere voorwaardes wat geld. Die onkostes moet aangegaan word op instruksie van die werkgewer vir die doeleindes van die werkgewer se bedryf en daar moet bewyse van hierdie onkostes aan die werkgewer gelewer word.
Dit beteken dat 'n werknemer wat deur sy/haar werkgewer gevra word om van tyd tot tyd kliënte te onthaal, die onkoste kan aangaan en terugeis van die werkgewer sonder dat enige bedrag by die werknemer se belasbare inkomste ingesluit word.
Dit is dus duidelik dat daar gevalle is waar die onkostes wat aangegaan word deur 'n werknemer vir besigheidsdoeleindes, wel aftrekbaar is van belasting, alhoewel dit in die vorm van 'n toelae belasbaar sou wees. Werkgewers moet derhalwe die belastinggevolge deeglik in ag neem alvorens besluit word om die voorsiening van toelaes by werknemerskontrakte in te sluit.
U is welkom om met die skrywer by jaco@asl.co.za of 021 840 1600 te skakel vir verdere besonderhede in verband met bestaans- en ander toelaes.
 Vir die 2013 jaar het die aftrekking vir maaltye en toevallige uitgawes vir reise binne die RSA R303 per dag beloop en vir toevallige uitgawes alleenlik, R93 per dag. Daaglikse kostes vir oorsese reise word per land vasgestel en deur die SAID in die staatskoerant gepubliseer.