Hoe om jou “inbox” te tem | Voelgoed
Hoe om jou “inbox” te tem
Gelaai deur admin op Do, 05/07/2015 - 09:31
Dit is baie frustrerend om soggens die woord “inbox” met twee syfers tussen hakies daarna te sien. Hier is die beste gewoontes om met eposse te werk te gaan.
Ons wil graag aan die einde van die dag huis toe te gaan met ’n georganiseerde inmandjie. As jy dit wil regkry, moet jy besef dat jy jou eposse anders moet benader.
1. Kies spesifieke tye om jou boodskappe te lees
Daar is twee slegte gewoontes wat jou produktiwiteit in die wiele ry as dit by jou epos kom. Die eerste is om heeldag met jou eposprogram oop te sit. Die tweede is dat jy spring sodra daar ’n kennisgewing op jou selfoon of tablet kom dat jy ’n nuwe epos het. Selfs al lees jy dit nie dadelik nie, neem dit jou gemiddeld meer as ’n minuut om jou konsentrasie te herwin nadat jy deur so ’n boodskap onderbreek is.
Skakel die kennisgewings af en maak die program toe terwyl jy werk. Lees jou eposse eerder op vasgestelde tye deur die dag. Die beste tyd is net na middagete, wanneer jou konsentrasie en kreatiwiteit op sy laagste is. Dis daardie tyd van die dag dat jy in elk geval nie veel aan belangriker projekte uitgerig kry sou nie. As jy voel dat jy dalk belangrike inligting kan misloop as jy net een keer ’n dag kyk, kan jy dit drie keer ’n dag maak.
2. Die beste manier om eposse te lees
Dit is ’n verkwisting van jou tyd en energie om elke boodskap te lees. Vir irriterende subskripsie- eposse is daar ’n diens, Unroll.me, wat al jou nuusbriewe van die dag in een epos saamvoeg. Dis gratis. Kyk uit vir al die eposse waarin jy net ge-Cc is en die boodskap nie direk vir jou gestuur is nie. Dis heel waarskynlik net inligting waarop jy nie hoef te reageer nie.
Wanneer jy uiteindelik by die eposse uitkom wat vir jou bedoel is, pas die “twee-minuut-reël” toe. Dié konsep is uitgedink deur David Allen, skrywer van die boek Getting Things Done. Dié reël stel voor dat jy ’n epos dadelik moet lees en beantwoord as dit jou minder as twee minute gaan neem. Vir ’n epos wat langer gaan vat of dringend is, moet jy spesiale tyd maak. So kom jy sonder enige probleme vinnig deur al jou boodskappe.
3. Hoe om jou inmandjie effektief te organiseer
Wees versigtig vir te veel organisasie. As jy baie verskillende categories en labels het, kan dit jou ook lank neem om ’n boodskap te kry. Navorsing toon dat dit iemand eintlik langer neem om ’n boodskap te kry as hulle te veel kategorieë het. Dit neem nie eers in ag hoe lank dit jou geneem het om jou eposse na tien verskillende folders te verskuif nie!
Hou jou organisasiestelsel so eenvoudig moontlik. Archive die eposse wat afgehandel is, maar wat jy nie wil uitvee nie. So is dit weg uit jou in-mandjie. Gebruik ook die star- of flag- of highlight-funksie vir eposse wat nog enige reaksie van jou benodig. Maak seker jy gebruik dié funksie net vir hierdie eposse – dit hou die lys kort. As jy reken jy moet kategorieë hê, moenie meer as vier skep nie. Jy kan dan binne die kategorieë vinnig met die search-funksie oor die weg kom. Moenie bang wees om die Unsubscribe-knoppie te gebruik as jy sekere nuusbriewe en so meer nie langer wil ontvang nie.
Dit spreek vanself dat jy hierdie strategieë moet aanpas na gelang van die tipe posisie wat jy beklee. Nogtans sal ’n toepaslike strategie jou help om vinnig en effektief met jou vonkpos klaar te speel.