Beleid - Wes-boland Eisteddfod
Om kultuur by kinders te bevorder deur aanmoediging om deel te neem en te ontwikkel in hierdie aspek.
Om kulturele geleenthede te organiseer waar kinders blootstelling en ervaring kan kry in die uitlewing van hul talente.
Om kultuur by kinders te versterk en te bevorder deur mededinging met hul gelykes.
Om kultuur as buitemuusrse bedrywigheid in die breë te bevorder.
A. Affiliasie en Inskrywings
Affiliasie behels die invul van die affiliasievorm en betaling van die affiliasiefooi.
Slegs instansies wat geaffilieer is, kan kandidate inskryf. Affiliasie word slegs deur die Voorsitter hanteer.
Instansies betaal hul affiliasiefooi volgens die totale aantal leerders in die skool as volg:
Skool of instansie met 500 en meer leerders
Skool of instansie met 250 tot 499 leerders
Skool of instansie met minder as 250 leerders
Skool of instansie met minder as 60 leerders
(Skole wat meer as 250 leerders het en dus in die hoogste affiliasie-kategorie val, sal die opsie hê om 'n verminderde affiliasiefooi soos bepaal te betaal indien hul slegs 1 tot 3 groot groepe wil inskryf vir die Eisteddfod. So 'n groep moet uit 10 of meer lede bestaan.)
Die affiliasiefooi sal jaarliks deur die Bestuur hersien word en voor die einde van die vorige jaar bekendgemaak word.
Inskrywingsgelde word bereken per individu wat deelneem. In die geval waar 'n groep uit meer as 10 deelnemers bestaan sal die groep egter 'n vaste bedrag betaal. Die Bestuur sal jaarliks die inskrywingsgelde hersien.
Bewys van inbetaling moet saam met affiliasievorm asook saam met inskrywings gestuur word.
Geen kontant sal deur die Eisteddfod hanteer word nie.
Elke inskrywing moet volledig en korrek ingevul word.
Geen inskrywing sonder betaling sal hanteer word nie.
Foutiewe inskrywings kan nie reggestel word na die finale program uitgegee is nie.
Ten opsigte van individuele inskrywings mag 'n deelnemer nie laer as sy graad/ouderdomsgroep deelneem nie, maar wel hoër. In die geval van groepe moet die groep deelneem in die ouderdomsgroep van die oudste deelnemer.
Die maksimum aantal inskrywings is:
Voordrag - 8 inskrywings/graad/afdeling [(10 inskrywings vir groot skole-afdeling (gekombineerde skole uitgesluit)]
Xhosa-Voordrag - 4 inskrywings/graad/afdeling
Kuns – maksimum 60 inskrywings per skool
Lees – 4 inskrywings/graad/afdeling
Letterkunde - 8 inskrywings per graad per skool.
Geen kategorie word as gevolg van te min inskrywings gekanselleer nie.
Kansellasies van deelnemers moet vroegtydig aan die betrokke sameroeper deurgegee word.
Geen terugbetalings word na die inskrywingsdatum vir kansellasies gedoen nie.
Alle deelnemers moet 'n deelnemerstrokie inhandig met deelname. Die persoon verantwoordelik vir inskrywings sal vroegtydig 'n program ontvang soos vir afdelings ingeskryf en is self verantwoordelik vir die invul en uitgee van die deelnemerstrokies vir elke deelnemer. Deelnemerstrokies kan afgelaai word by www.wbeisteddfod.co.za.
Geen inskrywings mag by die lokaal gedoen word nie.
Enige amateur mag deelneem.
'n Voorlopige program word uitgegee aan die begin van die derde kwartaal. Instansies kry dan die geleentheid om seker te maak die program is reg volgens hul inskrywings. Geen veranderinge aan inskrywings sal op hierdie stadium toegelaat word nie.
Die finale program sal kort daarna uitgegee word. Hierdie program word op die webtuiste geplaas en geen veranderinge sal daaraan gemaak kan word nie.
Navrae in verband met programme kan direk aan die verskillende sameroepers gerig word.
Waar daar 'n ouderdomsbepaling van toepassing is, word verstaan dat die deelnemer nog nie die vasgestelde ouderdom op 1 Januarie van die betrokke jaar oorskry nie.
Die beoordelaars se name sal eers op die dag van beoordeling bekendgemaak word.
Deelnemers mag nie:
in skoolklere deelneem nie, behalwe by koorsang/spreekkore en Letterkunde.
versoek om tye te skuif nie.
Meer as een keer in dieselfde kategorie deelneem nie.
dieselfde stuk/werk in meer as een graad/kategorie aanbied nie.
dieselfde stuk/werk van 'n vorige jaar herhaal nie.
versoeke rig om in die lokale te oefen nie.
meer as die voorgeskrewe aantal kere in 'n kategorie deelneem nie.
láát kom nie – hulle sal ongelukkig nie beoordeel kan word nie.
Deelnemerstrokie by opsiener inhandig ten tyde van optrede.
'n Kopie van werke wat voorgedra word aan die beoordelaar voorlê,behalwe in die geval van voorgeskrewe werke. Indien dit nie nagekom word nie, sal die deelnemer gediskwalifiseer word. Netjiese voorleggings spreek vanself.
Minstens 30 minute voor die tyd by lokale aanmeld.
Wanneer oorvleueling plaasvind en 'n deelnemer op dieselfde tyd aan twee verskillende items moet deelneem, moet die deelnemer eers na die een en direk daarna na die tweede item gaan. Lig die assistente in die betrokke lokale hiervan in.
Daar sal toegangsgeld gevra word aan toeskouers wat 'n program insluit.Dit sluit afrigters en onderwysers uit wat gratis toegang kry.
Geen persoon, behalwe Eisteddfod beamptes, mag voor of tydens 'n betrokke sessie met die beoordelaar in gesprek tree nie.
Geen persoon sal tot 'n lokaal toegelaat word tydens beoordeling nie.
Besware moet skriftelik binne 24 uur ingedien word aan die betrokke sameroeper of die Voorsitter. Geen insident sal mondelings tydens die verrigtinge hanteer word nie.
Opvoeders en deelnemers is self verantwoordelik vir rekwisiete, CD's en instrumente soos verlang in hul optrede. Daar sal wel in die afdelings Sang met Elektroniese Begeleiding en Dans 'n klanksisteem beskikbaar gestel word.
Moenie in- en uitloop tydens optredes nie. Die deelnemers verloor konsentrasie.
Geen eet- en drinkgoed word toegelaat in lokale waar opgetree word nie. Die geritsel van papiere is steurend vir deelnemer sowel as beoordelaar wat moet konsentreer.
Die gehoor moet nie hardop lag of gesels tydens items of terwyl die beoordelaar besig is om te skryf nie. Daar moet dus deurgaans stilte in die lokaal gehandhaaf word.
Daar moet ook stilte wees tydens terugvoering van beoordelaar.
Niemand mag met beoordelaars praat terwyl hul besig is om die verslag te skryf nie.
Kameras met flitse wat tydens beoordeling gebruik word is hinderlik en pla die deelnemers.
Die assistent/organiseerder mag vra dat opnames gestaak word indien dit steurend is of dat 'n persoon die lokaal verlaat wat nie stilte handhaaf nie.
Cum Laude sertifikaat: 90% en hoër
Goue sertifikaat: 80% tot 89%
Silwer sertifikaat: 70% tot 79%
Brons sertifikaat: 60% tot 69%
Wit sertifikate word vir deelname uitgereik.
Geen persentasies sal bekendgemaak word nie.
By groepe van 4 en minder ontvang elke individuele deelnemer 'n sertifikaat. Groepe van 5 en meer sal een sertifikaat per groep ontvang. Indien elke individu van so 'n groep 'n sertifikaat verlang, sal dit aangekoop kan word teen 'n vasgestelde bedrag by die Voorsitter.
Die deelnemer moes 'n minimum van 90% behaal het asook die hoogste persentasie in sy afdeling om 'n pryswenner te wees.
Slegs een pryswenner per afdeling word toegelaat. Daar moet dus 'n hoogste persentasie toegeken word.
Individue en groepe van 4 en minder ontvang elkeen 'n medalje as wenner van die afdeling tydens die Prestige-aand.
Groepe van 5 en meer ontvang 'n wisseltrofee as wenner van die afdeling tydens die Prestige-aand.
Skilde word oorhandig tydens die Prestige-aand aan die instansies wat die meeste pryse verower het in hul kategorie, nl. Musiek, Kleiner instansies (soos bepaal deur affiliasie), Laerskole, Hoërskole en Gekombineerde skole.
'n Pryswenner se prestasie word toegeken en erken volgens die naam van die instansie wat hom/haar ingeskryf het vir die spesifieke afdeling waarin die prys gewen word.
Alle trofeë en skilde wat in 'n betrokke jaar gewen is, moet teen die einde van die tweede kwartaal van die volgende jaar ingehandig word aan die Voorsitter of skole soos gereël. Trofeëwenners word aanspreeklik gehou vir enige koste ten opsigte van beskadiging van trofeë. Medaljes bly die eiendom van die pryswenners en hoef nie ingehandig te word nie.
Pryswenners kan gevra word om sonder vergoeding aan die Prestige-aand deel te neem en moet dus op die bepaalde datum beskikbaar wees.
Uitslae is finaal en nie onderhandelbaar met beoordelaars of sameroepers nie.
Die finansiële boekhouding van die Eisteddfod, soos behartig deur die Voorsitter, sal aan die einde van elke jaar deur onafhanklike ouditeure nagegaan word.
Dit is die Bestuur se plig om elke jaar die inskrywings- en affiliasiefooie te hersien.
Dit is die Dagbestuur se plig om elke jaar 'n begroting op te stel.
Beoordelaars mag nie betrokke wees by onderrig in die skole van die Wes-Boland streek nie.
Beoordelaars mag geen persentasies op kommentaarstrokies of sertifikate bekendmaak nie. Slegs die toekennings Cum Laude, Goud, Silwer, Brons en Wit mag aan deelnemers bekendgemaak word.