Die Freelancer's Guide to Writing Proposals
by Thursday Bram 26 Feb 2013
Length:MediumLanguages: EnglishAfrikaansالعربية/عربيEspañolBahasa IndonesiaМакедонски јазикTiếng Việt
Afrikaans (Afrikaans) translation by Rana Salsabiela (you can also view the original English article)
Writing proposals is something of an art form: you need to lay out the concept for a project, with all the amazing benefits that will make a client want to write you a check immediately, as well as
Skryfvoorstelle is iets van 'n kunsvorm: jy moet die konsep vir 'n projek uiteensit, met al die wonderlike voordele wat 'n kliënt wil maak om jou onmiddellik 'n tjek te skryf, asook die negatiewe, soos die groot prys.
Dit moet 'n oorredende dokument wees, maar dit moet ook duidelik professioneel wees.
Besluit die Formaliteit van u Voorstel
Nie elke projek vereis 'n voorstel nie. Trouens, baie vryskutters mag nooit 'n formele voorstel in hul lewens skryf nie. 'N vinnige opsomming of navraag brief kan meer as genoeg wees om 'n projek te land. Maar as jou doel is om groter projekte te land, is dit belangrik om die vaardigheid van die skryf van voorstelle te bemeester - dit is skaars dat jy 'n groot begrotingsprojek in honderd woorde of minder kan beskryf. As jy meer bewegende dele het, moet jy beskryf wat hulle is, waarom die kliënt elkeen en die prysjie benodig.
As jy nie 'n volledige voorstel nodig het om oor jou kliënte te wen nie, is dit gewoonlik nie die moeite werd om een ​​op te skryf nie. As jy egter jou skryfvaardighede van voorstelle moet uitoefen, is dit die moeite werd om 'n paar meer in-diepte plekke aan te bring as wat jy normaalweg jou kliënte sal bied. Ek sal nie voorstel om dit vir 'n eenmalige artikel of logo te doen nie, maar vir iets wat 'n bietjie groter is, oorweeg om die geleentheid te gebruik om jou vaardighede te oefen.
Stroom die proses
Daar is sekere dele van 'n voorstel wat presies dieselfde sal wees, of jy die voorstel skryf vir die grootste kliënt wat jy ooit geland het of vir 'n kleiner projek. So herskryf daardie dele elke keer as jy 'n nuwe voorstel moet saamstel?
Jy kan 'n sjabloon vir jou besigheid skep, sodat jy van die werk wat jy reeds gedoen het, gebruik kan maak.Daniel Waldman, van Evolve Communications , gebruik nie 'n formele templaat nie, maar hy kry die voordeel om sy werk te hergebruik:
Sedert ek my besigheid begin het, het ek waarskynlik honderde voorstelle geskryf. Plus, in vorige werkgeleenthede het ek baie, baie voorstelle geskryf. Met verloop van tyd het ek sekere voorraadtaal ontwikkel vir dienste en ander items wat weer en weer gebruik word. Dit is nie 'n sjabloon per se nie, maar meer soos 'n handvol standaard frases wat ek vir elke voorstel pas.
Dit is nie nodig om 'n volledige sjabloon te skep wat jy na die brief volg wanneer jy 'n nuwe voorstel skryf nie, maar maak seker dat jy nie die wiel moet herontdek nie elke keer as jy begin met 'n nuwe voorstel. U kan die voordeel kry om u werk te hergebruik as u net 'n kopie van 'n ander voorstel oop hou wanneer u 'n ander begin, sodat u taal kan sny, plak en aanpas.
Daar is 'n ekstra bonus wat ooreenstem met die volg van 'n standaard sjabloon of formaat vir elke voorstel wat jy skryf. Dit is verbasend maklik om te vergeet van 'n gedeelte wat jy gewoonlik insluit wanneer jy in 'n haas is om 'n bod uit die deur te kry. Deur 'n standaard lys van afdelings te volg wat in u voorstel ingesluit word, sal u dit baie moeiliker maak om enigiets te mis.
Daar is geen afdelings wat absoluut in elke voorstel moet wees nie (behalwe miskien prys), as gevolg van die verskille tussen projekte. Maar jy kan 'n sjabloon bou vir die tipes projekte wat jy gewoonlik aangaan.
Verstaan ​​jou kliënt
Die geheim om 'n uitstekende voorstel te skep - soos omskryf deurdat jy betaling ontvang het - is om presies te verstaan ​​wat jou kliënt soek. Soos Waldman beskryf,
Die beste voorstelle is diegene wat wen! Wat dit beteken, is dat die beste voorstelle die een is wat a) u vaardighede wys, b) u besigheid se persoonlikheid toon en c) u kennis van die kliënt toon. Slaan al drie van hierdie, en jy is so goed soos gehuur.
Doen 'n ernstige ondersoek na enige kliënt waarvoor jy 'n voorstel skryf. Dit is nie ongewoon dat 'n freelancer 'n ontmoeting met 'n voornemende kliënt het voordat 'n voorstel gemaak word nie, maar jy wil dalk 'n stap verder gaan as dit. Deur navorsing oor die kliënt se kompetisie, industrie en ander spesifieke bekommernisse te doen, kan u dit in u voorstel aanspreek.
U kliënte kom gewoonlik na u toe met spesifieke probleme wat hulle nodig het. Op die mees basiese vlak is 'n voorstel 'n voorstel oor hoe om 'n probleem op te los. Maar dit beteken nie dat jy net moet hou by die probleem waaroor die kliënt jou vertel nie. As jy daardie ekstra navorsing doen, sal jy weet of daar nog 'n stap is wat werklik 'n kliënt sal bevoordeel en jou uitstaan ​​in jou kompetisie.
Stel een opsie voor
Dit is byna altyd beter om een ​​spesifieke opsie aan u kliënte te bied, miskien met 'n paar opsies wat hulle kan kies. Na aanleiding van hierdie benadering beteken dat u nie u voornemende kliënte te veel sal oorval om van te kies nie. "Probeer nie 'Chinese menu' prys 'aanbied nie, soos Waldman dit beskryf. "In my ervaring, wanneer gekonfronteer word met te veel opsies, sal kliënte nie een van bogenoemde kies nie.Daar is egter 'n paar kliënte wat dit net wil hê. "
U kan altyd later 'n kliënt meer opsies bied, maar dit is moeiliker om 'n keuse uit die tafel te neem. As jy jou voorstelle eenvoudig kan hou, is jou vooruitsigte meer geneig om die hele dokument te lees. Jy wil dit ook so maklik maak om te verstaan ​​as moontlik. Moenie fancy woorde of jargon gebruik wat die leser dalk nie vertroud is nie.
Skend altyd aan die kant van eenvoudige taal - selfs as jy 'n skrywer is en jy wil wys. Dit is belangrik om so duidelik as moontlik te wees oor presies wat u aanbied om spesifiek vir die kliënt te doen. 'N Misverstand kan jou dwing om 'n koste te eet, soos Waldman uitgevind het:
Wees duidelik oor wat jy gaan doen. Ek is baie keer in die verlede deur vae taal vasgevang, en uiteindelik moes ek dienste verrig wat ek nie verwag het om te doen nie (en ek het ook nie betaal om dit te doen nie).
Net so wil jy jou pryse maklik verstaan. Kliënte sal dikwels 'n voorstel deur soek, wat die onderste reël soek voordat hulle die res van die dokument lees. Bied 'n duidelike verduideliking van die prys, met die finale totaal vetgedrukte iewers naby die voorkant van jou voorstel. As 'n kliënt nie die prys kan vind nie, gaan sy nie op die voorstel stoor nie, selfs al is dit iewers daar.
Doen alles wat nodig is om seker te maak dat u voornemende kliënte u voorstelle ten volle verstaan.Waldman stel voor:
Afhangende van jou besigheid en hoe ingewikkeld jou voornemende kliënt se proses is, kan die doel wees om 'n vergadering te hê om deur die voorstel te loop. Ek vind dit 'n belangrike stap, aangesien daar vrae mag ontstaan. Plus, 'n gesig-tot-aangesig-gesprek help altyd om jou verhouding met die voornemende kliënt te versterk.
'N Gesig-tot-aangesig-vergadering kan dalk soos ekstra werk klink, maar as dit jou die kliënt beland, is dit waarskynlik die moeite werd.
Wysig soveel keer as wat jy kan - en dan een keer meer
Selfs 'n klein tik kan 'n voornemende kliënt afwerp en minder belangstel om met jou te werk. Proeflees u voorstelle soveel as moontlik voor u dit uitstuur. Ons het almal gewerk aan 'n voorstel of 'n projek tot die ore van die oggend, 'n kopie gestuur sodra ons klaar is en dan die volgende dag talle foute gekry het. Dis net sleg vir besigheid.
Dit kan beteken dat iemand wakker word, maar dit is altyd 'n goeie idee om iemand anders jou voorstelle te proeflees. Ons brein kan op ons truuks speel, en dit maak dit moeiliker om tikke te sien, veral as ons 'n gegewe dokument 'n paar keer gelees het.
'N Persoon wat kom by die voorstel vars, sal egter 'n makliker tyd om foute te vang, selfs al is hy nie 'n professionele proefleser. As jy 'n pro kan kry, kyk na jou voorstelle, hoe beter kan 'n bietjie werk verhandel vir die beste voorstelle wat jy ooit uitgestuur het.
Hou jou aansoekvaardighede in poleer
Jy kan altyd beter raak om 'n voorstel te skryf. Daar is beslis 'n leerkurwe wat jy moet aanhou beweeg as jou vryskutbesigheid groei.
Maak seker dat u u sjablone of voorraadfrases bywerk soos u werk ontwikkel. Waldman wys daarop:
Ek het ongeveer 2 jaar dieselfde maatskappy bio gebruik totdat 'n medewerker my daarop gewys het dat die fokus van my besigheid verander het. Dit was 'n voor die hand liggend ding wat nodig was om op te dateer, maar om een ​​of ander rede het ek dit nooit regtig oorweeg om daardie afdeling op te dateer nie.
Dit is ook die moeite werd om verskillende benaderings in u voorstelle te toets. Dit is moeilik om genoeg data in te samel om tendense te sien as jy net voorstelle stuur soos dit aangevra word, maar dit is die moeite werd om te versamel wat jy kan en dit te ontleed.
Foto krediet: Sommige regte voorbehou deur adamradosavljevic .
It needs to be a persuasive document, but it also needs to be clearly professional.
Decide the Formality of Your Proposal
Not every project requires a proposal. In fact, many freelancers may never write a formal proposal in their lives. A quick summary or query letter may be more than enough to land a project. But if your goal is to land bigger projects, it’s important to master the skill of writing proposals — it’s rare that you can describe a big budget project in a hundred words or less. Rather, when you’ve got multiple moving parts, you need to be able to describe what they are, why the client needs each one and the price tag.
If you don’t need a full proposal to win over your clients, it’s usually not worth the effort to write one up. However, if you need to practice your proposal writing skills, it’s worth putting together a few more in-depth pitches than you usually would offer your clients. I wouldn’t suggest doing so for a one-off article or logo, but for something a little bigger, consider taking the opportunity to practice your skills.
There are certain parts of a proposal that will be exactly the same, whether you’re writing the proposal for the biggest client you’ve ever landed or for a smaller project. So why rewrite those parts every time you need to put together a new proposal?
You can create a template for your business, allowing you to make use of the work you’ve already done. Daniel Waldman, of Evolve Communications, doesn’t use a formal template but he does get the benefit of reusing his work:
Since starting my business, I’ve written probably hundreds of proposals. Plus, in previous jobs, I had written many, many proposals. Over time, I’ve developed certain stock language for services and other items that get used again and again. It’s not a template per se, but more like a handful of standard phrases that I customize for each proposal.
It’s not necessary to create a complete template that you follow to the letter when writing a new proposal, but make sure that you don’t need to reinvent the wheel every single time that you start on a new proposal. You can get the benefit of reusing your work if you just keep a copy of another proposal open when starting another, so that you can cut, paste and adapt language.
There’s an added bonus that goes along with following a standard template or format for each proposal you write. It’s surprisingly easy to forget about a section that you usually include when you’re in a rush to get a bid out the door. By following a standard list of sections to include in your proposal, you’ll make it a lot harder to miss anything.
There are no sections that absolutely need to be in every proposal (except, perhaps, price), because of the differences between projects. But you can build a template for the types of projects you typically take on.
The secret to creating an excellent proposal — as defined by resulting in you receiving payment — is to understand exactly what your client is looking for. As Waldman describes,
The best proposals are the ones that win! What that means is that the best proposals are the ones that a) showcase your skills b) showcase your business’ personality and c) showcase your knowledge of the client. Hit all three of these, and you’re as good as hired.
Propose One Option
It’s almost always better to offer one specific option to your clients, perhaps with a few options that they can choose between. Following this approach means that you won’t overwhelm your prospective clients with too much to choose from. “Try not to offer ‘Chinese menu’ pricing,” as Waldman describes it. “In my experience, when faced with too many options, clients will choose none of the above. However, there are some clients who only want this.”
You can always offer a client more options later on, but it’s harder to take a choice off the table. If you can keep your proposals simple, your prospects are more likely to read the entire document. You also want to make it as easy to understand as possible. Don’t use fancy words or jargon that the reader might not be familiar with.
Always err on the side of simple language — even if you’re a writer and you want to show off. It’s important to be as clear as possible about exactly what you’re offering to do for the client in particular. A misunderstanding can force you to eat a cost, as Waldman has found out:
Be clear about what you’re going to be doing. I’ve been caught up by vague language many times in the past, and ended up being required to perform services I wasn’t expecting to do (nor was I getting paid to do them).
Similarly, you want to make your pricing easy to understand. Clients often will flip through a proposal, looking for the bottom line, before reading the rest of the document. Offer a clear explanation of the price, with the final total in bold somewhere near the front of your proposal. If a client can’t find the price, she’s not going to bother following up on the proposal, even if it’s in there somewhere.
Do whatever it takes to make sure that your prospective clients fully understand your proposals. Waldman suggests:
Depending on your line of business and how complicated your prospective client’s process is, the goal might be to have a meeting to walk through the proposal. I find that this is an important step, as there might be questions that arise. Plus, a face-to-face conversation always helps to solidify your relationship with the prospective client.
A face-to-face meeting may sound like extra work, but if it lands you the client, it’s likely worth it.
Edit As Many Times as You Can — and Then Once More
Even one little typo can throw off a prospective client and make them less interested in working with you. Proofread your proposals as many times as possible before you send them out. We’ve all worked on a proposal or a project until the wee hours of the morning, sent out a copy as soon as we’ve finished and then found numerous errors the next day. That’s just bad for business.
It may mean waking someone up, but it’s always a good idea to have someone else proofread your proposals. Our brains can play tricks on us, making it harder to spot typos, especially when we’ve read a given document several times.
A person coming to the proposal fresh, though, will have an easier time catching errors, even if he isn’t a professional proofreader. If you can have a pro take a look at your proposals, so much the better — trading some work may make for the best proposals you’ve ever sent out.
Keep Polishing Your Proposal Skills
You can always get better at writing a proposal. There’s definitely a learning curve that you need to keep moving along as your freelance business grows.
Make sure to update your templates or stock phrases as your work evolves. Waldman points out:
I used the same company bio for about 2 years, until an associate had pointed out to me that the focus of my business had changed. It was an obvious thing that needed updating, but for some reason, I had never really considered updating that section.
It’s also worthwhile to test different approaches in your proposals. It’s hard to gather enough data to see trends when you’re just sending out proposals as they’re requested, but it’s worth collecting what you can and analyzing it.
Photo credit: Some rights reserved by adamradosavljevic.