Hoe om Jou Email Inbox Outlook Doeltreffend te Bestuur
Read Time: 15 mins Afrikaans العربية/عربي Deutsch English Español Bahasa Indonesia Melayu Pусский українська мова Tiếng Việt
As u Microsoft Outlook posbus vuil en vol boodskappe is, kan u belangrike boodskappe misloop. As 'n sake eienaar, kan die verlies van boodskappe rampspoedig wees. Dit beteken dat jy besigheid verloor. En selfs jy het nie 'n besigheid nie, niemand sal belangrike e-posse ignoreer nie.
U kan leer hoe om Outlook op te stel om doeltreffend te wees. Microsoft Outlook bevat 'n paar gereedskap wat jy kan gebruik om jou inkassie meer georganiseer te maak, as jy weet wat om te doen. As jy net met Outlook begin of as jy nie daarmee aktief is nie, gebruik jy dit dalk nie tot sy volle kapasiteit nie.
In hierdie handleiding, sal ons jou wys hoe om jou outlook email te organiseer. Ons sal verduidelik hoe dopgehou en kategorieë werk. Ons sal op die Focus Inbox instrument wag. Ten slotte, leer jy hoe om email in Outlook op te stel deur die funksie Archive en Delete kenmerke.
Hier is Email Wenke & Nuttige Organisatoriese Strategieë
Voordat ons aanpak na onderwerp van hoe om te organiseer Outlook, moenie vergeet om dit te doen nie sign up to the Tuts+ Business newsletter and grab our free eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Hierdie organisatoriese strategie is vol inkassies en wenke om al u inkomende email doeltreffend te bestuur.
Nou gaan ons voort om te leer oor dopgehou en kategorieë in MS Outlook:
Hoe om Jou Outlook Posbus Email met Dopgehou te Organiseer (Video)
Kyk na hierdie vinnige screencast tutoriaal om die basiese beginsels van dopgehou in Outlook kortliks te leer:
Of volg die gedetailleerde stappe wat hieronder gelys word vir meer inligting oor hoe om u Outlook inkassie op te stel.
Wat Jy Moet Weet Oor Dopgehou & Kategorieë
As u wil leer hoe om email in Outlook op te stel, moet jou dopgehou en kategorieë verstaan. Dit is die belangrikste instrument wat u sal gebruik om u inkassie te beheer.
Microsoft Outlook Dopgehou
'N Vouer verskyn links van jou Inboks onder jou email adres (dit staan ook die Navigation Pane). Daar is twee soorte folders:
Default folders. Die standaardmap is die standaard van u MS Outlook software. Sluit standaardmap in Drafts, Sent Mail, Deleted Items, Trash, Spam en ensovoorts. Sommige weergawes van Outlook het ook Clutter folder, hoewel dit uitgefaseer word.
Personal folders. Dit is 'n bykomende gids wat jy geskep het om jou boodskappe te prioritiseer. Dit is belangrik om versigtig te wees om nie baie dopgehou te skep nie, of jy is verward oor watter vouers om te gebruik.
Vir 'n voorbeeld van elke tipe gids, sien die desktop weergawe van die MS Outlook inkassie hieronder:
Die Microsoft Outlook lint verskyn bo jou inkassie.
Belangrik: Microsoft het tans verskeie weergawes van Outlook beskikbaar. Die uitkyk en funksie van jou skerm is effens afhanklik van die weergawe wat jy gebruik en hoe dit gekonfigureer is. Die meeste van hierdie tutoriale is gebaseer op die nuutste weergawe van Outlook soos dit op my lessenaar geïnstalleer is. Maar, egter na Outlook.com kyk om sekere funksies te sien.
Let op die gids genaamd From My Boss. Dit is nie die gids Default. In plaas daarvan is dit 'n Personal gids wat ek by hierdie voorbeeld voeg.
Microsoft Outlook Kategorieë
Jou kan kategorieë gebruik om jou boodskap kode te kleur. Byvoorbeeld, jou kan die rooi kleur kategorie toepas op 'n dringende boodskap, die groen kleur kategorie na die aksie boodskap, die pers kleur kategorie na die vergadering, ensovoorts. Jou sal teenwoordig wees met jou eie stelsel.
Deur jou inkassie te kategoriseer met die kleurgekodeerde kategorie, kan jy vinnig jou inkassie skandeer om te besluit wat met elke boodskap moet gebeur.
Jou sal die Categorize ikoon gebruik om kategorieë aan te pas en te gebruik. Die Categorize ikoon verskyn in die middel van die regterkantse Ribbon:
Die Categorize ikoon laat jou toe om jou boodskappe te kleur.
Rekord: Die ikoon Categorize is slegs beskikbaar vir Microsoft email gebruikers wat die Pop of Exchange email instellings gebruik. As u IMAP instellings gebruik, is hierdie opsie nie beskikbaar nie.
1. Hoe om 'n Gids te Gebruik
Gids in Outlook is redelik maklik om te gebruik as jou weet wat om te doen. Hier is 'n paar basiese dinge om dopgehou te gebruik:
Stap 1. Skep 'n Nuwe Gids
Om 'n gids in MS Outlook te skep, klik die Folder vouer van die Lint. Klik dan op die ikoon New Folder. Die dialoogkassie Create New Folder vertoon:
Gebruik die dialoogkassie Create New Folder om dopgehou by te voeg en jou e-pos georganiseer te hou.
Tik die naam van jou nuwe gids in die veld Name. Klik op die gids waar u die nuwe gids wil plaas, en klik OK wanneer u klaar is.
In hierdie voorbeeld, het ek 'n gids genaamd Memo geskep en dit onder die Uit gids My Boss . Hier is hoe die gids nou lyk:
Jou kan subgids byvoeg onder 'n bestaande gids.
Step 2. Hernoem 'n Gids
Jy kan die gids hernoem nadat jy dit geskep het. Kies die gids met die naam wil vervang word deur daarop te klik. Klik of die Rename Folder ikoon in die Folder blad. Jou sal 'n boks langs die gidsnaam sien:
Gebruik die Rename Folder ikoon om 'n bestaande gids in MS Outlook te hernoem.
Tik die naam van die nuwe gids in die blokkie. As jou klaar is met tik, druk die Enter sleutel op jou sleutelbord. Die naam van jou nuwe gids is gestoor.
Step 3. Skuif 'n Boodskap na 'n Gids
Nadat jy meer vouers geskep het, is jou gereed om boodskappe in hulle te begin invul. Gaan terug na jou hoof inkassie om jou boodskap te sien:
Gaan soos volg te werk om pos in Outlook te organiseer deur boodskappe in dopgehou te verskuif.
Klik op 'n boodskap om dit te kies en skuif die boodskap na die gids van jou keuse. In die voorbeeld hieronder het ek 'n "Geskatte projek" email na die Memo gids gesleep:
Soos gesien, bestaan die boodskap "Prognose voorspelling" nou in die Memo gids.
Step 4. Delete 'n Gids
Soms kan jou vind dat jou nie die gids wat jou geskep het wil hê nie. As dit gebeur, kan jou die gids maklik uitvee.
Klik op die gids wat jou wil verwyder op die Navigation paneel (aan die linkerkant) om dit te kies:
Hoe om jou Outlook email inbox op te stel deur onnodige dopgehou te verwyder.
Klik die Delete ikoon in die Ribbon. (Dit lyk soos 'n X.) Die gids is verwyder.
Let wel: As u verwyder gids, sal enige boodskappe in die gids ook uitgevee word.
2. Hoe om Categories te Gebruik om Meer in Outlook te Organiseer
Kom ons kyk noukeuriger na hoe om categories aan te pas en te gebruik om jou inkassie te organiseer.
Step 1. Herbenoem 'n Category
By verstek, kategorieë word volgens kleur genoem. Om 'n kategorie te hernoem, klik die pyltjie af na regs van die Categorize ikoon. Kies All Categories in die keuselys. Dialoogkassie Color Categories verskyn:
Jou kan boodskappe in jou Outlook kleur kleurkode om dit te organiseer.
Plaas 'n vinkje langs die kleur waarvan u die naam wil verander en klik op die knoppie Rename. Tik die kategorie verstek naam om dit te hernoem. Klik op die OK knoppie wanneer jy die kategorie hernoem.
Dit is 'n voorbeeld van sommige van die kategorieë wie se naam verander is:
Noem elke kategorie kleur om jou Outlook inkassie te organiseer
Miskien is jou eie persoonlike kategorie anders.
Step 2. Verwyder 'n Category
Nadat jou die kategorieë aangepas het, kan jou vind dat jou nie almal van hulle gebruik nie. As dit gebeur, kan jou die ongewenste kategorieë uitvee.
Om 'n kategorie uit te vee, Klik op die opsie All Categories in die spyskaart Categories drop-down. Die dialoogkassie Color Categories maak
Jou kan die kleurkategorieë van Outlook wat nie gebruik, verwyder nie.
Klik die boks langs die kleur wat jy wil verwyder. In die bostaande voorbeeld het ek die oranje kleur kategorie verwyder omdat ek dit nie gebruik het nie. Klik die Delete knoppie.
As 'n vinnige soektog verskyn, klik Yes. Nadat die kategorie verander het, klik OK. Oranje kategorie verskyn nie in die Categorize nie drop-down en jou sal dit nie kan toepas op eemail posboodskappe nie.
Step 3. Pas 'n Category toe op 'n Boodskap
Nadat jy jou kategorie aangepas het, is jy gereed om dit te begin toepas op boodskappe in jou inkassie. Om 'n kategorie op 'n boodskap toe te pas, klik 'n boodskap om dit te kies. Klik op die Categorize ikoon. Vertoon spyskaart die Categorize drop-down:
Gebruik die spyskaart drop-down Categorize om kategorieë toe te pas om jou posbus te email en te organiseer.
Klik die kategorie wat jou in die geselekteerde boodskap wil gebruik. Kategorie toegepas op boodskap. Jy sal 'n vierkantige vormkategorie kleur sien regs vir die sender van die boodskap in jou inkassie. In die inhoud van die boodskap verskyn dit onder die naam van die sender.
Hier is 'n voorbeeld van 'n inkassie met kategorieë wat van toepassing is op alle boodskappe:
Met kategorieë wat op jou boodskappe toegepas word, kan jy in 'n oogopslag vertel wat om met elke email te doen.
'N Boodskap mag meer as een kategorie hê. Om bykomende kategorieë op boodskappe toe te pas, kies boodskappe en klik ander kategorieë binne kieslys die Categorize.
Step 4. Hoe om 'n Kategorie uit 'n boodskap te Verwyder of dit te Verander
Met verloop van tyd, boodskap kategorieë kan verander. Jy kan kategorieë uit boodskappe uitvee of verander. Hier is wat om te doen.
Om die kategorie van 'n boodskap te verwyder, klik op die boodskap in jou inkassie om dit te kies. Klik die ikoon Kategoriseer. Klik in die aftrekkieslys op die kategorie wat tans op die e-pos toegepas word om dit te verwyder:
Jou kan die toegewezen kategorie uit 'n email verwyder.
Jou kan nuwe kategorieë aan boodskappe in keuselys die Categorize toepas of dit ongekategoriseer laat.
Jy kan nie meer as 'n kategorie skryf nie, want jy kan nie 'n boodskap skryf as jy aangemeld is nie Clear Categories opsie uit die Categorize kieslys.
Met die Clear All Categories opsie om al die kategorieë wat deur meer as een gedefinieer is, uit te vee.
3. Hoe om 'n Gefokusde Inkassie te Gebruik
Microsoft is besig met die bekendstelling van 'n nuwe funksie, Focused Inbox vir Outlook-gebruikers. Het u tans toegang tot die Inboksentrum depends on the version of Microsoft Office you're using.
As u weergawe van Outlook gebruik Clutter gids om Sorteer boodskappe wat nie belangrik is nie, hulle is na nuwelinge oorgedra Focused Inbox. Daar is jou Clutter gids sal 'n gereelde vouer word wanneer u stelsel opgedateer word funksies Focused Inbox.
Die Microsoft Outlook Focused Inbox is ontwerp om jou inkassie outomaties te organiseer. As dit geaktiveer is, is jou inkassie verdeel in twee oortjies
Gefokusde oortjies. Email wat in hierdie oortjie gesorteer word, is die belangrikste en vereis vinniger reaksie.
Meer oortjies. Ander email word in hierdie oortjie gesorteer sodat jy kan kyk wanneer jy 'n kans kry.
Ek het nie tans nie Focused Inbox funksies beskikbaar op my rekenaar lessenaar.Maar, dit is egter nou beskikbaar in baie weergawes van die MS Outlook Web. Dit bevat 'n gratis weergawe van Outlook-e-pos wat ek van Outlook.com kry. Die volgende kan gesien word by Focused Inbox met oop blad die Focused:
Outlook.com het funksie nou beskikbaar Focused Inbox.
Om oor te skakel na Other tab dari Focused oortjie, kliek net daarop:
Sangat mudah untuk beralih Focused Inbox oortjie.
Soos u kan sien, in hierdie voorbeeld Focused tab contains schedule notifications from my Outlook Calendar terwyl die Otghr tabs insluitend minder belangrike roetine produk aankondigings. Die Focused Inbox feature put these messages in the appropriate folder automatically without me having to decide which message goes where.
Outlook.com is 'n gratis web-gebaseerde e-pos diens van Microsoft. Om meer te wete te kom oor Outlook.com, hersien hierdie handleiding in vergelyking met Gmail:
Gmail vs Outlook: Wat is die Beste (gratis) Email Diens?
4. Hoe om ou Boodskappe te Argief of te Derwyder & Jou Posbus Skoon te Maak
Die meeste van ons stoor te veel e-posse, en dit kan messige inkassies maak. 'N Ander manier om jou Outlook inkassie op te stel, is om ou boodskappe te argiveer of te verwyder.
Alhoewel mail argivering en verwydering boodskappe uit jou inkassie verwyder, is die verskil baie belangrik:
Archive. Stuur 'n boodskap aan gids Archive. Die gids Archive bedoel vir ou boodskappe wat jy wil behou. As jy 'n email argiveer, kan jy dit maklik in die toekoms kry.
Verwyder. beëindig die boodskap aan Deleted Items gids (Dit lyk soos 'n dumpster). Indien wel Deleted Items gids leë, Dit kan moeilik wees om boodskappe op te haal. Delete gewoonlik gereserveer vir email wat jou nie in die toekoms verwag nie.
MS Outlook het ook Cleanup Tool. U het moontlik een van die boodskappe behaal waar 'n groep vorige boodskappe bo-op gekopieer is. Jou kan ook elke vorige boodskap in u Outlook-inkassie hê. Wanneer u aansoek doen Cleanup Tool na 'n gesprek of na 'n gids of subgids, verwyder dit die duplikaat boodskap.
Dit kan egter, as jy jou posbusboodskappe uitvee, kan ruimte in jou inkassie vrygestel word. Om jou inkassie korrek te stel, is dit belangrik om te leer hoe om elkeen van hierdie instrumente te gebruik:
Step 1. Verwyder Ou Boodskappe
Dit is maklik om 'n ou e-pos te verwyder. Klik eenvoudig op die email om dit te kies:Dit is maklik om ou email uit te vee. Klik net op die email om dit te kies:
Gaan soos volg te werk om jou Outlook email in te stel deur ou boodskappe te verwyder.
Klik die Delete Ikoon en die Ribbon (dit lyk soos X). Boodskap verskuif na die gids Deleted Items.
Om boodskappe permanent uit jou e-pos te verwyder, klik Deleted Items gids om dit oop te maak. (Dis aan Navigation Pane en links en lyk soos 'n dumpster). Klik die boodskap weer om dit te kies. Klik die Delete Ikoon om permanently delete the selected message.
Waarskuwing: Sommige boodskappe wat permanent verwyder is, kan van die bediener herstel word as hulle nog in die gids Deleted Items is, maar kan ook nie email herstel nadat dit verwyder is nie.
Step 2. Handmatig Boodskappe in die Archive
'N minder permanente manier om ou e-pos uit jou inkassie te verwyder, is om dit te argiveer. Om 'n email te argiveer, klik 'n boodskap om dit te kies. Klik die Archive ikoon en die lint volgende Delete ikoon.
Die gebruik van die Archive ikoon is 'n ander manier om ou boodskappe te hou om jou inkassie te verstop.
As u nog nie Outlook gebruik het nie Archive vorige funksies, U word gevra om 'n argiefmap te skep. Klik knoppie die Create archive folder. Outlook skep 'n nuwe gids genaamd Argief en stuur die e-pos wat u daarin kies:
Stoor ou email in jou Archive gids om jou inkassie te organiseer.
In die toekoms wanneer jy 'n e-pos argiveer, gaan dit na hierdie gids.
Step 3. Argief Parameters Instel
Jou kan ook die outomatiese argief instellings van MS Outlook verander. klik File > Options om oop Outlook Options window:
Jou Outlook argief kan outomaties ingestel word
Klik die Advanced opsie uit die Navigation pane en die links. Klik dan knoppie AutoArchive Settings. Die AutoArchive dialoog verskyn:
Gebruik die dialoogkassie AutoArchive om argief parameters in Outlook te spesifiseer.
Gebruik die dialoogkassie AutoArchive om argief parameters in Outlook te spesifiseer. Klik OK en die AutoArchive dialoog boks wanneer dit klaar is. Klik dan OK en die Outlook Options window.
Step 4. Gebruik Outlook Cleanup Tool
Email het meer gesprek geword. As jou deelgeneem het aan 'n email gesprek waar jou en die ontvanger heen en weer in 'n reeks boodskappe geantwoord het, weet jou wat ek bedoel. Wanneer u 'n email antwoord, verskyn jou antwoord bo die oorspronklike boodskap en al die vorige antwoorde. Ongelukkig kan al die antwoorde jou vouers invul - dit maak dit moeiliker om die boodskappe te vind wat jou benodig.
Outlook het oplossings met Cleanup Tool. Hierdie hulpmiddel verwyder oortollige boodskappe, sodat die verwydering van vorige boodskappe nie die nuutste antwoorde insluit nie. Jy het nie enige inligting verloor nie, want al jou vorige boodskappe is in die nuutste boodskappe.
Kom ons kyk hoe dit werk. In die My Boss-gids hieronder het ek twee boodskappe wat almal deel van dieselfde gesprek is. Die eerste boodskap het die onderwerplyn "New Work." Onlangse boodskappe het onderwerplyn "Re: RE: RE: New Work:"
Antwoorde op boodskappe kan ruimte in jou Outlook inkassie inneem.
Jou kan dra Cleanup Tool om die gesprek skoon te maak, 'n gids, of 'n gids en subgidse. in hierdie geval, Ons sal gebruik om Folder From My Boss skoon te maak
Klik op die gids om dit te kies. Klik op die pyltjie om te abwah op die ikoon Cleanup Tool. (Op en Home blad aan die linkerkant ikoon Delete.) Jou kan die aftreklys sien Cleanup.
Kies die Clean Up Folder opsie om beweeg die ongebruikte boodskapmap.
kies die Clean Up Folder opsie en die kieslys. Die spoed verskyn om jou te waarsku dat 'n oormatige boodskap uitgevee sal word. Klik die Clean Up Folder knoppie vinnig. Oorspronklike boodskap verwyder
As u 'n oormatige boodskap uitvee, kan u Outlook inkassie stel.
Oorspronklike boodskap is verwyder as gevolg van oorskiet met die nuutste boodskap. Dit is 'n baie nuttige funksie as jy baie e-posse in jou inkassie het.
Nota: Email boodskappe wat verskillende elemente bevat - miskien antwoorde van verskillende ontvangers of aanhangsels - sal nie uitgevee word nie omdat hulle nie oorbodig kan wees nie.
5. Stel Jou Email op met Beter Posbusbestuur
Jou is geneig om 'n rommelige MS Outlook inkassie te hê as jy goeie email bestuurspraktyke volg. Leer hoe reduce your email inbox clutter with our free eBook:
Noudat jy geleer het hoe om Outlook op te stel met dopgehou, is jou email nie te mors nie. Jou het ook die basiese beginsels van die gebruik van die Microsoft Outlook kategorie geleer en verstaan ​​die belangrikheid om ou boodskappe te argiveer of te verwyderou
As 'n besigheids persoon, sal jou die vermoë waardeer om jou Outlook-posbus doeltreffend te gebruik. Die beste van alles, jou hoef nie bekommerd te wees oor die verlies van belangrike email boodskappe nie.