Hoe om die perfekte geleentheid te vind
Stappe om die Perfect Event Venue te vind
Besluit op die beste geleentheid ruimte of plek is van kritieke belang vir die algehele sukses van jou gebeurtenis. Terwyl plekbeplanning tyd neem, hoef dit nie oorweldigend te voel nie. Vir baie, professionele geleentheidsbeplanners en amateurs, kan dit eintlik 'n prettige uitdaging wees.
As u aanvaar dat u reeds die tipe gebeurtenis wat u beplan en die doel daarvan geïdentifiseer het, is daar baie ander faktore wat oorweeg moet word as u die proses begin om die lokaal self te kies.
Die volgende van hierdie roetekaart sal u help om stappe te gee om die perfekte geleentheidspasie te kies.
Identifiseer jou teikengehoor en ken jou gastelys
Wanneer die lokaal beplan vir 'n gebeurtenis, is een van die belangrikste inligting wat jy moet weet, wie jou gaste sal wees en hoeveel jy verwag om by te woon. Alhoewel die tipe geleentheid beslis die lokaalkeuse sal inlig, is een van die grootste beperkende faktore vir 'n gebeurtenisruimte sy kapasiteit. Maak seker dat jy ten minste 'n akkurate skatting (dit kan 'n reeks wees) van die aantal gaste weet, aangesien dit onmiddellik jou venue-opsies sal beperk. U moet ook u gehoor oorweeg. Maak seker dat die lokaal nie net die gebeurtenis weerspieël nie, maar ook die gaste se smaak en verwagtinge.
Identifiseer gebeurtenis datums
Gaan jou kalender na omdat tydsberekening baie besluite sal beïnvloed, insluitend jou plek van keuse. Na jou gaslys sal die datum van jou gebeurtenis die volgende beperkingsfaktor wees.
Afhangende van watter tipe gebeurtenis jy beplan, kan jy vind dat jy ook buigsaam moet wees met jou afspraakdatum om die plek te kry wat jy wil hê, of jy sal buigsaam moet wees met jou plek keuse om die gewenste datum te kry. Jy moet plekbeplanning begin om te weet waar jy of die kliënt buigsaam is.
Hier is 'n paar vrae om te oorweeg:
Wanneer is jou gaste waarskynlik beskikbaar om op grond van hul skedules te woon?
Watter plekke het gepaste en beskikbare spasie vir daardie tye?
Wanneer is die beste tyd vir jou bestuurspan om die geleentheid te hou?
Bereken jou begroting
Met 'n oop begroting kan enigiemand 'n groot gebeurtenis beplan en 'n oneindige keuse van lokaalkeuses hê. Maar meer as waarskynlik, jou finansiële hulpbronne is beperk en jy moet van die begin af bewus wees van wat jou finansiële beperkings is - selfs al is jou gebeurtenisbegroting eenvoudig 'n balparkberaming of -reeks. 'N Gebeurtenisbeplanner kan altyd 'n groot geleentheid binne 'n redelike begroting beplan.
Voldoen die lokale binne u begrotingsparameters vir spasie-, tegniese en spysenieringskoste?
Het u 'n gunstige tarief vir dienste onderhandeld en die waarde van u rol gedemonstreer?
Het u buigsaamheid in u begroting toegelaat indien lynuitgawes die plan oorskry?
Omvang uit verskillende plekke
Sodra die gaste nommer en moontlike datums verlaag is, is dit belangrik om die plekke te identifiseer waar die geleentheid gehou kan word. Hotelle en byeenkomste of konferensiesentrums is van die gewildste geleentheidsplekke vir korporatiewe geleenthede en trou-onthale, maar hulle is nie die enigste opsies nie.
Dit is 'n tyd om kreatief te wees in jou denke. Oorweeg die volgende:
Op grond van die tema van jou vergadering, watter drie beste plekke kom in gedagte?
Waar sal jou gaste verkies om hierdie vergadering by te woon?
Wat sal die beste vir u gaste wees?
Behalwe as 'n hotel, watter onverwagte plekke kan die RSVP-koers verhoog?
Vind die regte tipe gebeurtenisruimte
Die plek wat u kies, moet 'n geskikte ruimte hê vir die tipe gebeurtenis wat u beplan. Sal u geleentheid 'n dansvloer hê? Sal jy 'n PA-stelsel nodig hê? Wat van 'n spreker se podium of 'n projektor skerm? Watter soort tafelopstelling benodig jy? Benewens die oorweging van hierdie tipe vrae, is hier 'n paar van die top-plek beplanningsvrae om jouself te vra:
Voldoen die gebeurtenislokaal aan die spesiale kriteria van u program of gebeurtenis?
Kan die lokaal u produksie, vermaak, A / V, klank en ander tegniese behoeftes akkommodeer?
Weerspieël die toestand van die fasiliteit die hoë standaarde van u organisasie?
Oorweeg Lokale Dienste en Beperkings
Benewens die vind van die regte tipe geleentheidsplek, sal jy wil kyk na die tipe ander dienste wat deur die lokaal aangebied word en hul waarde vir jou geleentheid bepaal. Sommige plekke sal ook 'n voorkeurverkoperlys hê waaruit u moet werk om verskaffers of verskaffers vir ander dienste te vind. Ander plekke het beperkinge op dekor of ander aspekte op die geleentheid self. Sommige vrae om te vra sluit in:
Bied hierdie lokaal goeie parkeermogelijkheden of valet?
Bied hierdie lokaal sekuriteit aan?
Bied hierdie lokaal bykomende dienste soos spyseniering, blommerangskikkings, linne en tafelhuur, ens?
Het hierdie plek 'n opstelling en skoonmaak bemanning?
Beperk hierdie lokaal watter ander verkopers u werk?
Het hierdie plek kos- en drankminimum?
Oorweeg venue reputasie
'N Plek se reputasie vir diens is krities. Dit is dikwels die verskil tussen 'n goeie geleentheid en 'n goeie geleentheid. Die manier waarop 'n lokaal sy fasiliteite, personeel en kliënte bestuur, sal altyd onthou word. Om 'n gevoel vir 'n plek se reputasie waarde te kry, oorweeg hierdie vrae:
Wat is die ampstermyn van die konferensiebestuurder, spysenierbestuurder of uitvoerende sjef?
Sal die bestuur u as 'n VIP-kliënt behandel of net as een van verskeie programme?
Hoeveel buigsaamheid is die plek gewillig om u uit te brei?
Het hulle getuigskrifte of resensies beskikbaar?
Bied die lokaal foto's van gebeurtenisse soortgelyk aan joune?
Beplan 'n lokaal besoek
Tensy logistiek en tyd dit absoluut voorkom, moet elke gebeurtenisbeplanner 'n terreininspeksie uitvoer voordat 'n lokaal aangegaan word. Prente kan uiters nuttig wees, maar daar is baie aspekte wat slegs persoonlik geëvalueer kan word. Vra vir 'n toer van die lokaal, insluitend alles van die parkering na die ingang en die geleentheidsplek na die badkamers. Jy sal bly wees dat jy dit gedoen het!
Aan die einde van die dag moet gebeurtenisbeplanners hul lokaal aanbevelings aan hul kliënt voorlê (of dit 'n interne kliënt is soos maatskappy bestuurders of bestuur of 'n eksterne kliënt) en goedkeuring verkry. Die enigste vraag wat u met betrekking tot die kliënt in die lokaal beplanningsfase vra, sal die kliënt my aanbeveling (s) goedkeur? Om die vraag met enige vertroue te kan beantwoord, moet jy seker maak dat jy van die begin af die kliënt se verwagtinge en voorkeure verstaan.