KONSTITUSIE VAN DIE DURBANVILLE FOTOGRAFIE KLUB (Download)
Die Klub sal as die DURBANVILLE FOTOGRAFIE KLUB bekend staan. Die hoofkwartier van die Klub sal in Durbanville gesetel wees.
Die Klub sal ‘n wettige liggaam met lewenslange erfreg wees en die bevoegdheid besit om roerende en vaste eiendom in sy eie naam te bekom.
3.1 Om die belange van diegene wat in enige van die vertakkinge van fotografie belangstel, te bevorder.
3.2 Om hulp en bystand te verleen in die bevordering van fotografie.
3.3 Om alle doelstellings van ‘n wetenskaplike en sosiale klub te vervul en om lesings, besprekings, vertonings, uitstallings, kompetisies en ander funksies en byeenkomste te reel.
3.4 Om roerende en vaste eiendom in sy eie naam te bekom en om enige sake wat direk of indirek in verband staan met die doelstellings van die Klub te bestuur.
3.5 Om enige lisensie te bekom wat deur die Klub benodig mag word om sy doelstellings te bereik.
Onderhewig aan Klousule 5 van die Konstitusie, sal die volgende vir lidmaatskap geld:
4.1 Gewone lede: Enige persoon, ongeag ras, kleur of geloof, sal as ‘n gewone lid benoembaar wees.
4.2 Lewenslange erelede: Lewenslange erelidmaatskap mag deur die bestuur toegeken word aan indiwidue wat hulself op die gebied van fotografie en/of deur diens aan die Klub onderskei het. Lewenslange erelidmaatskap sal dieselfde regte en voorregte as gewone lede geniet.
4.3 Erelede: Die bestuur kan volgens sy eie oordeel erelidmaatskap aan enige persoon vir ‘n aangewese tydperk toeken.
4.4 Junior lede: Enige persoon onder die ouderdom van 18 jaar sal as ‘n junior lid benoembaar wees.
5. Voorwaardes vir lidmaatskap
5.1 Enige geskikte persoon wat lid wil word, sal ‘n aansoekvorm soos deur die bestuur goedgekeur, voltooi en dit, tesame met die nodige ledegelde en toetredingsfooi by enige bestuurslid inhandig.
5.2 Lidmaatskap sal onderhewig aan die goedkeuring van bestuur toegeken word. Aansoeke vir lidmaatskap sal so gou moontlik na ontvangs deur die bestuur oorweeg word. Die name van sulke voornemende lede sal in die volgende nuusbrief gepubliseer word en indien geen skriftelike besware binne 48 uur per e-pos by bestuur aanteken is nie, sal so ‘n persoon outomaties as ‘n lid beskou word. Enige besware wat skriftelik aangeteken word, sal deur die bestuur, wie se beslissing finaal en bindend is, ondersoek word. Die bestuur sal nie verplig wees om enige redes vir sy beslissing te verstrek nie.
5.3 Enige lid wat volgens die mening van die bestuur ‘n opsetlike oortreding van die grondwet, reëls en regulasies van die Klub begaan of nalaat om sy ledegelde voor 1 Junie van elke jaar betaalbaar wees, of homself aan aanstootlike gedrag skuldig maak nadat hy/sy skriftelik vermaan is om hierdie optrede te staak, mag op aandrag van die bestuur:
5.3.1 Van die Klub geskors word en sodoende sy status in die Klub verbeur. Ledegelde van vorige jare sal in so ‘n geval nie terugbetaalbaar wees nie.
5.3.2 Deur die bestuur versoek word om sy gedrag te verduidelik waarna die bestuur sal besluit of die lid permanent geskors moet word of steeds as lid toegelaat sal word.
5.3.3 Lede wat op so ‘n wyse geskors is, sal oor die reg beskik om te appelleer teenoor ‘n Spesiale Vergadering van alle lede waar ‘n meerderheidstem sal bepaal of die bestuur se beslissing gehandhaaf sal word of nie. Sodanige appel moet binne 14 dae na skorsing in geskrewe vorm by die bestuur ingedien word, terwyl die Spesiale Vergadering binne ‘n maand nadat appel otvang is, gehou moet word.
5.3.4 In gevalle waar lidmaatskap gestaak word deur bedanking van ‘n lid of deurdat ledegelde uitstaande is, mag die bestuur weer sodanige lid toelaat onderhewig aan die betaling van uitstaande ledegelde. Die bestuur sal ook die status van sodanige lid in klubkompetisies bepaal.
5.4 Indien ‘n persoon om ‘n spesifieke rede nie verkiesbaar is nie en tog onwetend as ‘n lid toegelaat word, mag die bestuur sy verkiesing nietig verklaar en hom dadelik hiervan in kennis stel. In sulke gevalle sal enige betaling wat reeds deur die persoon aan die Klub gemaak is, aan hom terugbetaal word.
5.5 Lidmaatskap gee nie aan enige indiwiduele lid die reg om aanspraak te maak op enige gelde, eiendom of bates van die Klub nie, maar slegs die reg om die gronde en geboue wat deur die Klub gebruik word, te betree. Niks verhoed die bestuur egter om soms toegangsfooie te vra nie.
5.6 Alle lede sal die sekretaris skriftelik van enige adresverandering in kennis stel.
5.7 Enige lid wat sy lidmaatskap wil kanselleer, moet die administratiewe beampte skriftelik van sy voorneme verwittig voor die datum waarop sy volgende ledegelde betaalbaar is. Indien hy/sy nalaat, sal so ‘n peroon aanspreeklik gehou word vir betaling van sy ledegelde vir die daaropvolgende jaar.
6.1.1 Die bestuur sal soos volg saamgestel word:
6.1.4 Sekretaris / Digitale Koördineerder
6.1.8 Sosiaal en Uitstappies
6.2 Hierdie ampsdraers sal elke jaar tydens die algemene jaarvergadering deur die Klublede verkies word.
6.3 Vakatures wat deur die jaar mag ontstaan, sal deur die bestuur gevul word.
6.4 Die bestuur het die mag om sodanige beskermhere, erelede van die Klub vir ‘n tydperk wat wenslik mag wees, te verkies.
6.5 Die algehele bestuur van die Klub berus by sy bestuur.
6.6 Die bestuur mag, indien nodig, addisionele lede koöpteer.
6.7 Die bestuur mag ander poste as die hierbo genoe, skep wat deur
gekoöpteerde klublede gevul mag word. Hierdie poste sal dan op die volgende Algemene Vergadering op die gewone wyse gevul word. Die bestuur het ook die mag om sodanige ad-hoc komitees, wat nodig mag wees, in te stel.
6.8 Die bestuur mag sub-komitees aanwys om hulle in die uitvoering van hul pligte by te staan.
6.9 Die bestuur sal binne ‘n maand na verkiesing vergader en daarna so dikwels as moontlik, maar nie minder as vier keer per jaar nie.
6.10 In alle besluite sal ‘n meerderheidstem geld.
6.11 Die voorsitter, of in sy/haar afwesigheid, die onder-voorsitter,
sal as voorsitter tydens vergaderings optree. In die afwesigheid van beide, sal die bestuur ‘n voorsitter vir die vergadering aanwys.
6.12 In die geval van stemverdeling sal die voorsitter ‘n beslissende stem kan uitbring.
6.13 Enige bestuurslid wat sonder verskoning vir drie of meer vergaderings afwesig is, sal sy posisie in die bestuur verbeur, waarna die bestuur iemand anders in sy plek kan aanwys wat sal dien tot die volgende Algemene Vergadering.
7.1 Die bestuur het volmag om namens die Klub op te tree in die bevordering van die Klub se doelstellings, met die uitsondering van aangeleenthede waaraan spesiaal deur die Algemene Jaarvergadering van die lede aandag aan geskenk moet word.
7.2 ‘n Kworum van enige bestuursvergadering sal uit ten minste twee- derdes van die bestuurslede bestaan.
8.1 ‘n Klub byeenkoms sal eenmaal ‘n maand of so dikwels as wat die
bestuur dit nodig ag, plaasvind. Sulke byeenkomste sal as gewone vergaderings bekend staan en mag op vaste datums of op vaste tussenposes sonder enige spesiale kennisgewing gehou word. Lede teenwoordig by so ‘n vergadering sal die vergadering konsitueer.
Slegs sake van fotografiese belang sal tydens klubvergaderings of Spesiale Vergaderings oorweeg en besluite oor geneem word.
Die Algemene Jaarvergadering van die Klub sal elke jaar voor 28 Februarie gehou word. Hierdie vergadering sal die volgende behels:
8.3.1 Goedkeuring van die notule van die vorige Algemene Jaarvergadering
8.3.2 Die aanhoor en goedkeuring van die Voorsitter se jaarverslag en die finansiële state van die vorige boekjaar.
8.3.3 Om ‘n ouditeur vir die nuwe termyn aan te wys en die ouditeursvergoeding, indien enige, van die uittredende ouditeur te bekragtig.
8.3.4 Om ampsdraers, soos in afdeling 6 hiero uiteengesit, vir die nuwe termyn te verkies.
8.3.5 Om alle sake voortspruitend uit die notule af te handel.
8.3.6 Om alle punte op die sakelys af te handel.
8.4 ‘n Kennisgewing oor die tyd en plek van die Algemene Vergadering asook ‘n sakelys, sal minstens 21 dae voor die vergaderdatum aan al die klublede versprei word dmv ‘n e-pos.
8.5 Geen sake wat nie ten minste 14 dae voor die vergaderdatum skriftelik by die skeretaris ingedien is nie, sal tydens die Algemene Vergadering bespreek word nie.
8.6 Spesiale Algemene Vergaderings kan vir enige doel op geskrewe versoek deur die Voorsitter van die bestuur geroep word. Na ontvangs van so ‘n versoek wat deur ten minste 10 klublede onderteken is, sal die sekretaris op dieselfde wyse as in 8.4 hierbo kennis gee van ‘n Spesiale Algemene Vergadering.
8.7 Die kworum van ‘n Algemene Vergadering moet 25% van die totale aantal klublede wees. Indien geen kworum binne 30 minute na aanvang van die vergadering teenwoordig is nie, sal die vergadering tot dieselfde tyd die volgende week verdaag. Tydens so ‘n uitgestelde vergadering sal die lede teenwoordig as ‘n kworum beskou word vir die afhandeling van alle betrokke sake. In geval van ‘n Spesiale Vergadering sal die afwesigheid van ‘n kworum meebring dat die vergadering verdaag.
8.8 Daar sal deur die opsteek van hande gestem word vir elke voorstel waaroor die vergadering besluit.
8.9 By enige Algemene Vergadering sal ‘n beslissing deur die Voorsitter, dat ‘n voorstel deur die meerderheid lede aanvaar of nie aanvaar is nie, finaal wees en sal dit genotuleer word as bewys sonder bekendmaking van die aantal stemme, tensy ‘n versoek tot stemmery deur ten minste vyf lede geopper is.
8.10 Indien ‘n stemming versoek word, sal dit op so ‘n wyse asook plek en tyd deur die Voorsitter van die vergadering bepaal, plaasvind, hetsy direk of na ‘n vergadering. Die uitslag van die stemming sal as die beslissing van die vergadering waar die stemming aangevra is, aanvaar word. ‘n Versoek vir ‘n stemming sal nie die voortsetting van die normale gang van die Algemene Vergadering verhinder nie. Die versoek vir stemming mag teruggetrek word.
8.11 Die Voorsitter van ‘n Algemene Vergadering mag, met die goedkeuring van die lede, die vergadering tot ‘n ander plek of tyd verdaag, maar geen besluite mag dan in die plek waar die vergadering plaasgevind het nie geneem word nie. Elke lid is op een stem geregtig wat deur die vertoon van hande of per stembrief uitgebring word. ‘n Erelid is nie stemgeregtig nie.
9. Die jaarlikse ledegelde sal deur die bestuur bepaal word.
10.1 Alle ledegelde is vooruitbetaalbaar en wel vanaf die 1ste Januarie
van elke jaar. Indien ‘n lid se ledegelde drie maande agterstallig raak, verbeur hy sy lidmaatskap.
10.2 Persone wat lidmaatskap op of na 1 Junie verkry, sal sy toetredingsfooi betaal terwyl ledegelde op ‘n pro rata basis vir die res van die jaar bepaal sal word.
11.1 Die Klub se finansiële jaar sal strek vanaf 1 Maart tot 28 Februarie van elke jaar.
Die bestuur sal boek hou van alle inkomste en uitgawes, bates en laste en die algemene finansiële sake van die Klub.
By elke Algemene Jaarvergadering van die Klub sal ‘n ge- ouditeerde balansstaat van die Klub van die afgelope finansiële jaar vir die lede se insae voorgelê word. Dit sal deur die Tesourier-verslag rakende die finansiële stand van die Klub vergesel word.
Elke sodanige balansstaat en verslag sal deur die Voorsitter of Onder-voorsitter asook die Sekretaris en Tesourier onderteken word.
‘n Kopie van elke balansstaat van die Klub sal, na aanvaarding deur die Algemene Jaarvergadering, as korrek beskou word. Indien enige foute daarin binne drie maande na aanvaarding opgespoor word, sal die reggestel en sodanig as korrek beskou word.
12. PROSEDURES VIR KLUB SE OUDIT
12.1 Twee lede van die Bestuur sal eenkeer elke ses maande alle finansiële transaksies en boeke van die Klub verifieër wat deur die Klub se Tesourier op datum gehou moet word.
12.2 Hierdie twee lede sal deur Bestuur aangewys word en moet na elke verifikasie van die finasies aan Bestuur terugrapporteer.
12.3 Enige regstellings sal dan deur die Tesourier met toestemming van Bestuur aangebring word.
12.4 By elke Algemene Jaarvergadering van die Klub sal ‘n balansstaat van die Klub van die afgelope finansiële jaar vir die lede ter insae voorgelê word wat deur die Tesourier voorberei en opgestel is. Dit sal deur die Tesourier-verslag rakende die finansiële stand van die Klub vergesel word.
12.5 Enige volopbetaalde Klublid is welkom om na billike kennisgewing aan die Tesourier, insae in die Klub se finansiële boeke te verkry.
Benewens die nodige finansiële state sal die Administratiewe Beampte ook vir die volgende verantwoordelik wees:
13.1 ‘n Notuleboek waarin opgeteken sal word:
13.1.1 Notule van die Algemene Vergaderings en Bestuursvergaderings.
13.1.2 Die name van die lede teenwoordig by Bestuursvergaderings asook
die name van bestuurslede en aantal gewone lede wat by alle ander
genotuleerde vergaderins teenwoordig is.
13.1.3 Alle benoemings soos deur die bestuur bepaal. Die notule van enige
Bestuursvergadering wat deur die Voorsitter van die vergadering onderteken is, sal as ‘n ware en getroue weergawe van die veradering beskou word.
13.2 ‘n Lederegister wat die name, adresse en enige bykomende inligting van lede wat nodig geag mag word, sal bevat.
13.3 ‘n Lêer van die Nuusbrief.
13.4 Enige ander boeke, leers, dokumente of state wat nodig is vir die
aantekening van die aktiwiteite en geskiedenis van die Klub.
Alle kontrakte rakende die Klub sal deur twee bestuurlede soos deur die bestuur aangewys, asook die sekretaris, onderteken word.
Indien daar namens die Klub met ‘n derde party ‘n kontrak aangegaan word, is dit die plig van die bestuur om die derde party in kennis te stel dat slegs die bates van die Klub vir die aanspreeklikhede of verpligtinge van die Klub toerekenbaar is en dat geen indiwiduele klublid enigsins aanspreeklik gehou kan word nie.
Die Klub mag in sy eie naam in enige hof vervolg of vervolg word en deur die bestuur of enige aangewese persoon of persone vir sodanige geregtilike stappe verteenwordig word.
Alle winste sal ten alle tye die eiendom van die Klub bly en ter bevordering van die oogmerke van die Klub aangewend word. Sodanige winste sal nie onder klublede verdeelbaar wees nie, behalwe in geval van die likwidasie van die klub soos hierna uiteengesit.
17.1 Die eindom van die Klubmag verkoop en die Klub gelikwideer of
ontbind of gerekonstrueer word na ‘n twee-derde meerderheidsbesluit van stemgeregtigde persone op ‘n Spesiale Algemene Vergadering, waarvoor daar nie minder nie as 21 dae kennis gegee sal word nie.
Sodanige kennisgewing sal die oogmerk van die Spesiale Algemene Vergadering duidelik uiteensit. Dit word vereis dat ten minste 25% van die klublede by so ‘n Spesiale Algemene Vergadering teenwoordig moet wees. Indien die bepaalde aantal lede nie teenwoordig is nie, sal die vergadering tot dieselfde tyd en plek vir ‘n week later verdaag, waartydens enige aantal teenwoordige lede as ‘n kworum beskou sal word en volmag besit om besluite te neem. Indien per abuis nagelaat word om kennisgewings van sodanige vergadering uit te stuur, sal dit nie die vergadering ongeldig maak nie.
17.2 Die bestuur sal altyd tydens likwidasie, ontbinding of rekonstruksie as likwidateurs van die Klub optree, tensy anders deur ‘n Spesiale Vergadering bepaal.
Die bestuurslede, sekretaris en alle ander amptenare van die Klub is gevrywaar van aanspreeklikheid ten opsigte van enige verlies, aanklagte en kostes rakende fondse en eiendom van die Klub, waaraan hulle blootgestel mag word tydens die uitvoering van hulle pligte met die voorbehoud dat sodanige verliese, ongelukke of beskadiging nie die gevolg van voorbedagte kwaadwillige dade is nie.
19. Die Konstitusie, Reëls en Regulasies kan deur ‘n twee-derde meerderheid van die stemgeregtigte lede tydens ‘n Spesiale Algmene Vergadering wat vir hierdie doel byeengeroep is, verander word. Sodanige wysigings kan ook tydens ‘n Algemene Jaarvergadering waarvoor minstens 21 dae kennis gegee is en waarin die voorneme van sodanige wysiging duidelik uiteengesit word, gedoen word. Dit word vereis dat minstens 25% van die klublede teenwoordig moet wees by so ‘n vergadering. Indien die bepaalde aantal lede nie teenwoordig is nie, sal die vergadering tot dieselfde tyd en plek vir ‘n week verdaag, waartydens enige aantal teenwoordige lede as ‘n kworum beskou sal word en oor volmag beskik om besluite te neem. Indien per abuis nagelaat word om kennis van sodanige vergadering te gee, sal die vergadering nie hierdeur ongeldig verklaar word nie.
Geteken te Durbanville op hierdie ………………… dag van ……………. 2009.
……………………………… ………………………….. VOORSITTER ONDER-VOORSITTER