4 maniere om by die werk georganiseer te word - wikihow
Hoe om by die werk georganiseer te word
Ons verstaan ​​almal dat dit belangrik is om by die werk georganiseer te word, maar baie beskou dit as `n konstante probleem. Glo dit of nie, georganiseer is minder oorweldigend as wat jy dink. Dit sal baie makliker wees as wat jy kan dink as jy `n paar vinnige en konstante oplossings gebruik.
Neem toesig oor die administrasie van jou spasie en tyd
Monitor jou aktiwiteite Skryf oor jou daaglikse aktiwiteite in `n dagboek of `n rekord vir `n paar dae. Dit sal nuttig wees om presies te weet wat jy doen (en wat jy dalk nie opgemerk het nie), en kry `n aanvanklike perspektief op die tekortkominge in jou manier van organiseer en jou produktiwiteit. U moet hierdie oefening uitvoer met inagneming van u doelwitte binne u globale panorama. Hierdie registrasie-aktiwiteit sal jou toelaat om die aktiwiteite te identifiseer wat kan veroorsaak dat jy jou tyd mors en diegene wat jou sal help om jou doelwitte te bereik.
Identifiseer wat jou produktiwiteitstye is. Sommige mense is meer doeltreffend in die oggend, en ander voel paniek om net oor hierdie ure te dink. Jy het waarskynlik `n idee van die ure van die dag wanneer jy die mees produktiewe is. U kan die middae, oggende, middagete of die oomblikke voor of na die mees ingewikkelde ure van die werksdag verkies. U kan in elk geval van hierdie ure gebruik maak om u produktiwiteit ten volle te verhoog.
Bepaal die prioriteit van jou take. Ons weet almal dat sommige take belangriker is as ander, maar ons gee hulle nie altyd die prioriteit wat hulle verdien nie. Om hierdie rede moet jy `n klassifikasiestelsel ontwikkel waar jy die belangrike take aandui wat opreg en buigsaam moet wees. Gebruik herinnerings met behulp van `n digitale kalender of deur aantekeninge op jou rekenaar of lessenaar te plak. Wees meer tyd en energie aan die aktiwiteite op jou lys van hoër prioriteit. Onder hulle het ons take wat `n spesifieke tyd benodig, soos dié wat aan die einde van die werkdag of die volgende dag voltooi moet word. Jou prioriteit kan ook wees om te reageer op kliënte, base of enigeen wat die rekeninge betaal. Dit is ook altyd goed om te konsulteer as jy nie seker is van die lekkerny of belangrikheid van `n taak nie.
Doen die vinnige take dadelik. Dit is nie nodig om `n prioriteit te gee nie en al die take te skeduleer om dit in die toekoms te voltooi. Sommige take kan voltooi word deur gebruik te maak van amper dieselfde tyd wat jy nodig het om dit te beplan of te skeduleer. Indien wel, en jy kan hierdie take dadelik voltooi, doen dit soos jy wil! U sal ook ophou om die vinnige take uit te stel as u dit dadelik doen.
Organiseer alle rommel en werkmateriaal. Jou lessenaar kan baie gemaklik raak, wat natuurlik `n hindernis vir jou organisasie sal wees. Sommige mense het selfs `n beleid om met `n skoon lessenaar te werk. Dit is nie heeltemal nodig nie - jy kan egter stappe doen om jou werkruimte skoon te maak.
vorme jou ruimte Gooi jou afval in die asblik en argiveer die materiaal wat jy nodig het, stelselmatig. Verwyder rommel wanneer jy kan: by tye wanneer daar nie veel werk is nie, breek of tussen take.
Maak dadelik skoon wat jy gebruik. So jy sal dit as `n prioriteit beskou. Ook sal jy nie die onvermydelike onrus beleef wat ontstaan ​​as jou huidige gemors deel van jou toekomstige gemors is nie.
Hou die nodige gereedskap byderhand. Dit is duidelik dat nie alles wat naby jou is nie, stoornis is. Jy kan tyd bespaar en jou kosbare ruimte behoorlik gebruik as jy jou gereedskap byderhand het.
Beplan u aktiwiteite en afsprake. Sommige mense skeduleer slegs vergaderings op hul lys van dinge om te doen, maar beskou nie die aktiwiteite nie. As jy die belangrikste take skeduleer, benewens afsprake, kan dit nuttig wees. U kan ook u dae groepeer, byvoorbeeld bywoning van vergaderings slegs op Dinsdae en Donderdae. Jy moet ook `n paar gratis oomblikke in jou skedule insluit, sodat jy `n tyd van ontspanning kan spandeer of alles wat onverwags opkom, kan aanpas.
Gebruik `n organiseerder en `n kalender. U kan `n organiseerder wat met papier en pen gemaak is, gebruik, of kalenders gemaak met sagteware en persoonlike assistent aansoeke, soos iCalendar of Google Now.
Organiseer jou aktiwiteite in kategorieë. As jy `n kategorie of `n kleurkode aan jou aktiwiteite toewys, kan jy `n vinnige visuele herinnering hê wat jou sal vertel wat belangrik is. Byvoorbeeld, onder die kategorieë kan u die korrespondensie, die projekte, die gebeure, die vergaderings, die bydraes van idees en selfs die breek, die oefeninge en ure van die gimnasium hê.
Maak jou tegnologie meer geoptimaliseer. Jy kan jou taaklys, kalenders en e-posadresse kombineer as jy aanlynorganiseerders en e-posplatforms soos Outlook gebruik. Benewens die verbetering van u doeltreffendheid, sal dit nuttig wees om u denke te optimaliseer.
Delega wanneer jy kan Die ophef van jou werksdag kan jou maklik vergeet dat jy nie alles nodig het nie. Delegeer jou werk aan `n assistent of, as jy redelik oorweldig is, vra `n kollega om jou `n guns te gee en jou hul hulp te gee om `n sekere taak uit te voer. Jy kan die guns terugbring wanneer dinge kalmeer.
Neem beheer van e-posse stelselmatig
Gaan jou e-pos na geskeduleerde tye. Ons moet nie altyd ons inkassie altyd nagaan nie, aangesien sommige boodskappe nie soveel promptheid benodig as wat ons glo nie. As jou werk nie vereis dat jy dadelik op e-posse reageer nie, moet jy jou pos op geskeduleerde tye nagaan, slegs 3 of 4 keer per dag ongeveer.
Argiveer jou e-posse. Argiveer die dopgehou en merk die e-posse om voordeel te trek uit hulle, in plaas van om die boodskappe in jou inkassie te laat ophoop. Byvoorbeeld, jy kan voordeel trek as jy Outlook-dopgehou en subgidse of etikette gebruik en verskeie Gmail-laaie. Byvoorbeeld, as jy `n joernalis is, kan jy dopgehou noem huidige stories, toekomstige stories, ou stories, onderhoude en bronne, en aanbiedings en idees.
Verwyder en lêer. Argiveer ou en belangrike e-posse en vee die ander uit. In die vorige voorbeeld is die gids "ou stories" die joernalis se lêergids. Wanneer u ou e-posse begin verwyder, sal u verbaas wees om te sien dat die hoeveelheid e-posse wat u moet skrap, groter is as die aantal e-posse wat u moet argiveer. Sommige verkies om nie ongeleerde e-posse te hê nie (dit is geen nuwe e-pos in hul inkassie nie). Benewens die dopgehou en byskrifte, kan jy jou inkassie vry van ongeleerde e-posse maak as jy die argieffunksie gebruik, as jy ou e-posse verwyder tydens die ure wat jy nie werk nie, en as jy aansoeke gebruik om jou e-pos skoon te maak.
Gebruik ander vorme van kommunikasie as hulle groter effektiwiteit bied. Soms kan `n kort oproep dieselfde resultaat hê as `n uitruil van 10 e-posse. In hierdie geval moet jy die oproep maak! Soms is dit beter om `n oproep te maak as jy weet dat `n posuitruiling `n gesprek sal genereer of `n aansienlike hoeveelheid pos sal betrek. Gewoonlik kan jy meer besonderhede deur die telefoon kry, en terselfdertyd die ander persoon en jy sal nie lang e-posse moet skryf wat tyd neem nie. Jy kan selfs `n e-pos stuur aan `n kollega wat sê: "Ek wil jou baie vrae oor hierdie onderwerp vra. Miskien is dit beter dat ons telefonies praat. Kan ek jou binne 5 sekondes bel? "
Verminder onderbrekings Strategiese breek is nuttig, wat nie die geval is met onderbrekings gedurende werksure nie. Onderbrekings kan jou stadiger laat werk, jou werkverrigting verwoes en jou gedagtes verloor. Daarom, as jy weet dat jy baie besig sal wees, gebruik boodskappe en stemposse wat aandui dat jy nie beskikbaar is nie. Benewens die gebruik van hierdie gereedskap as jy nie in die kantoor is nie, kan jy dit ook gebruik as jy te besig is. Baie mense het `n "oop deur beleid", maar in werklikheid moet jou deur nie te alle tye oop wees nie. U kan selfs `n vriendelike boodskap aan die deur plaas, wat sê "Konferensie oproep aan die gang" of "Ek is besig, kom later terug of stuur `n e-pos".
Gebruik die wolk. Dit is die moeite werd om die wolkrekenaar in ag te neem, aangesien dit goedkoper, uitbreidbaar en doeltreffend kan wees en makliker opgedateer kan word. Die inhoud wat in die wolk is, is redelik nuttig, aangesien jy toegang tot al jou toestelle kan kry: rekenaars, tablette, slimfone, ens. Ook wolkopslag kan nuttig wees as primêre of sekondêre tipe digitale ondersteuning. Raadpleeg u IT-administrateur of programmatuurverskaffer, aangesien u waarskynlik vrye spasie in die wolk sal hê, of vir `n klein jaarlikse fooi.
Gebruik aanlyn merkers. Die belangrikste internet soekenjins het boekmerke waar jy jou gunsteling webbladsye kan red of organiseer, of diegene wat jy gereeld besoek, sodat jy dit vinnig en maklik kan kry. Maak gebruik van hulle om belangrike bladsye te onthou waar jy kan uitvind oor nuus of industrie-opdaterings.
Maak voordeel van tyd
Moenie baie take op dieselfde tyd doen nie. Dit blyk dat alle kenners daaroor saamstem. Op televisie lyk dit dalk of iets vinnig of goed - maar dit is nie effektief nie en jou manier van organiseer kan minder doeltreffend word. In plaas daarvan, fokus al jou aandag op een taak, neem dit uit en gaan voort met die volgende een op jou lys.
Skep `n skedule of `n skedule vir jou aktiwiteite. Gelukkig, in die meeste werksgeleenthede hoef jy nie elke minuut van jou dag te skeduleer nie. U kan egter gefokus bly as u `n basiese skedule van belangrike oomblikke en die belangrikste take en gebeure van die dag volg.
Stel `n tydraamwerk vir sommige aktiwiteite. Sommige aktiwiteite benodig nie `n tydperk nie, terwyl ander tydsperke moet hê wat u produktiwiteit verhoog. Besin oor die take van die dag wat gewoonlik meer tyd neem as wat hulle moet, en stel sperdatums vir hulle in.
Ken addisionele tyd toe aan ander aktiwiteite. Ervaring leer jou dat sommige take langer kan neem as wat verwag is, maar dit is nie altyd `n slegte ding nie. Byvoorbeeld, neem ekstra tyd voor en na hierdie soort aktiwiteite en gebeure en vergaderings wat baie belangrik is.
Gebruik `n timer program, `n stophorlosie of `n wekker. As dit spaarsaam gebruik word, kan hierdie gereedskap effektief wees. Sommige mense verkies om hul alarms vir 10, 15 of 30 minute te bevorder en ontvang dus vooraf kennisgewing of `n ekstra tyd voor die uitvoering van `n aktiwiteit. U kan ook herinnering alarms stel.
Moenie aktiwiteite uitstel nie. Bepaal of dit heeltemal nodig is of as jy net dinge vertraag. As jy van mening is dat dit laasgenoemde is, moenie uitstel nie, jy moet gereed wees vir alles! As jy egter `n hele aktiwiteit of gedeelte daarvan moet uitstel, moet jy onthou waar jy bly, en herprogrammeer dit met konkrete planne. Op dieselfde manier kan u `n gebeurlikheidsplan opstel. Byvoorbeeld, as u `n vergadering persoonlik moet kanselleer, kan u dit per telefoon of videokonferensie doen.
Handhaaf jou fisiese en geestelike gesondheid
Neem breek. As jy `n breek gee, sal dit belangrik wees vir jou produktiwiteit en vir die gesondheid van jou gedagtes. Soms is ons so vasgevang in ons werk dat ons nie die pouse vat wat ons so erg nodig het nie. As jy `n pouse neem, kry jy die res wat jy nodig het om jou produktiwiteit te verbeter. Jy sal ook die geleentheid hê om te besin of jy die beste tyd het om te gebruik wat jy gedoen het.
Slaap beter. As jy nie genoeg slaap nie, kan jy die volgende dag duiselig, moeg of slaperig voel, wat jou skedule en jou werkdoeltreffendheid kan seer. Slaap tussen 7 en 8 uur in die nag, sonder onderbrekings.
Moenie jouself met jou mede-werkers vergelyk nie. Die meeste funksies van jou medewerkers verskil van joune, en elke persoon gebruik verskillende organisatoriese metodes wat vir hulle geskik is. `N Metode kan toepaslik en effektief vir `n kollega wees, maar dit mag dalk nie die beste vir jou wees nie, of andersom.
Herken dat die organisasie `n konstante proses is. Moenie dink dat dit perfek sal wees nie. Die organisasie is konstant en benodig permanente aandag. Jy sal nie elke dag optimaal kan organiseer nie, maar as jy jouself `n bietjie organiseer, sal dit baie nuttig wees om jou doeltreffendheid te verhoog.