Wenke ter viering van Sekretaressedag • Akademia
Wenke ter viering van Sekretaressedag
Akademia vier vandag, 4 September 2019, Sekretaressedag ter erkenning van elke administrateur, persoonlike assistent en kantoorpraktisyn vir die belangrike taak wat hulle vervul om die kantoorsake bymekaar te hou en die kantoor se las te verlig.
"'n Kantoorpraktisyn is dikwels die spil wat verseker dat die organisasie momentum behou," sê Joey Vlok, programkoördineerder van die Hoër Sertifikaat in Kantooradministrasie by Akademia. "Daarom erken Akademia hierdie persone vir die waardevolle bydrae wat hulle lewer tot die sukses van enige organisasie."
Die persoon moet inisiatief kan neem en scenario's voorsien. Dit is nie nodig om vir instruksies te wag nie. Die werksplek verwelkom altyd persone wat met proaktiewe probleemoplossings vorendag kom.
Om hierdie rol te vervul word uitnemende tydsbestuur- en prioritiseringvaardighede benodig. Goeie tydsbestuur help kollegas en ander belanghebbendes om hulle sperdatums betyds te haal. "Vind 'n stelsel wat vir jóú werk. Om vir 10 minute voor jy huis toe gaan te beplan vir die volgende dag is 'n effektiewe manier om jou te help om te prioritiseer en te fokus op belangrike take," sê Zelda van Niekerk, administratiewe beampte by Akademia.
Betroubaarheid en verantwoordelikheid is belangrik om verhoudings te bou. Om iemand te wees waarop mens kan staat maak bou vertroue.
Die persoon moet die vermoë hê om in 'n span sowel as selfstandig te kan werk. Daar gaan tye wees wat die persoon saam kollegas moet werk. Deur 'n ingesteldheid te hê om van ander te leer en hulle sterkpunte te gebruik sal taaklading verlig.
Organiseringsvaardighede is 'n waardevolle eienskap om oor te beskik. Die ontvangsdame by Akademia, Jorese Prinsloo, meen 'n belangrike les wat sy geleer het, is om rekord te hou van alle dokumentasie en korrespondensie. "Daar is altyd iemand wat later weer die dokumentasie of korrespondensie gaan benodig. Om 'n netjiese liasseerstelsel in plek te hê maak die werk soveel makliker."
Bo en behalwe die belangrike taak wat 'n kantoorpraktisyn vervul, is dit noodsaaklik om tyd vir jouself te maak wanneer dinge by die werk dol raak. "Neem vyf minute vir jouself waar jy diep asem haal en net fokus op die hede. Jy kan dit by die werk of voor jy gaan slaap toepas," sê Helena Bekker, persoonlike assistent by Akademia. "Dit verrig wondere om bewus te raak van jouself en jou kop skoon te kry."