İletişim ve işbirliği sistemi

Bir iletişim ve iş birliği sistemi (Alm. Groupware; İng. groupware), bireylerin, çalışma gruplarının ve kurumların kendi içlerinde ya da birbirleri ile veri, enformasyon ve bilgi alışverişi için kullandıkları bir bilgisayar tabanlı bilişim sistemidir. Veri, enformasyon ve bilgi alışverişine mesajlaşma adı verilir. Mesajlaşma iki boyutta gerçekleşmektedir: Yer ve zaman. İletişim ve iş birliği sistemleri farklı yerlerde veya aynı yerde farklı zamanlarda bulunan birey ya da grupların mesajlaşma gereksinmelerini karşılamak için kullanılmaktadır. Mesajlaşma farklı zamanlarda gönderilen iletilerle gerçekleşebileceği gibi, iletileri eşzamanlı olarak paylaşma biçimini de alabilmektedir.
Ortak çalışma için veri, enformasyon ve bilgi paylaşımı
İletişim ve iş birliği sistemleri, kullanıcıların bilgi paylaşımı ve uyumlu hareket etme gereksinmelerini başlıca üç düzeyde karşılar:
Eşgüdüm (koordinasyon).
Eşeylem (kooperasyon).
İşbirliği (kolaborasyon).
Eşgüdüm, farklı aidiyet özellikleri taşıyan kullanıcıların ortak bir amacı gerçekleştirmek için farklı yerlerde yapmaları gereken işlerin zamanlamasını tayin etmek ve işleri ortak bir plana göre sonuçlandırmaktır. Taraflar amacı gerçekleştirmek için gereken kaynakları ayrı ayrı edinir ve kullanır. Aralarındaki etkileşim eşeylem ve iş birliğine göre sınırlıdır ve daha çok mesajlaşma biçiminde gerçekleşir.
Eşeylem, farklı aidiyet özellikleri taşıyan kullanıcıların, ortak bir amacı gerçekleştirmek için, eşzamanlı olarak, çoğu kez aynı yerde yapmaları gereken işlerin zamanlamasını tayin etmek ve işleri ortak bir plana göre sonuçlandırmaktır. Gerekli kaynaklar, geçici bir süre için, taraflarca ortak kullanıma sunulabilir; taraflar arasında mesaj değiş tokuşunun yanı sıra kaynak alışverişi de söz konusu olabilir.
İşbirliği ise farklı aidiyet özellikleri taşıyan birey ve grupların, ister aynı yerde ister farklı yerlerde olsun, ortak bir amacı gerçekleştirmek için, uzunca bir süre, tek bir takım ya da kurum gibi, karşılıklı mesajlaşması, kaynak paylaşması ve yoğun bir biçimde birlikte çalışmasıdır.
İletişim ve iş birliği sistemlerinin bileşenleri
İletişim ve iş birliği sistemleri genellikle istemci-sunucu mimarisi temel alınarak geliştirilmiş modüler ve entegre sistemlerdir. İstemci tarafında Web tarayıcılarından yararlanılabildiği gibi sisteme özgü masaüstü uygulamarı da kullanılmaktadır. Sunucu tarafında ise kapsamlı bir iletişim ve iş birliği uygulaması şu bileşenlerden oluşmaktadır:
İletişim çözümleri
E-posta sunucusu.
Ses-posta sunucusu.
SMS sunucusu.
Faks sunucusu.
Elektronik söyleşi (İng. Internet relay chat; kısaca IRC) sunucusu.
Sesli ya da görüntülü konferans sunucusu.
İnternet telefonu sunucusu.
Etkileşimli beyaz tahta (İng. interactive white board) sunucusu.
Web sunucusu.
Dosya iletim (İng. file transfer protocol; kısaca FTP) sunucusu.
Ağ güncesi sunucusu.
İşbirliği çözümleri
Elektronik duyuru panosu (İng. electronic bulletin board) sunucusu.
Elektronik forum sunucusu.
Paylaşımlı takvim sunucusu.
Paylaşımlı görev sunucusu.
Proje yönetimi sunucusu.
Belge yönetimi sunucusu.
İş akışı sunucusu.
Bu uygulamalardan TCP/IP protokolu üzerinden eşzamanlı (gerçek zamanlı) veya eşzamansız çapraz iletişim olanağı verenler, birleştirilmiş iletişim (İng. unified communications) uygulamaları olarak adlandırılmaktadır. Birleştirilmiş iletişim uygulamaları, aynı veri ya da mesajı farklı uygulama sunucuları üzerinden gönderebilmektedir.
İletişim ve iş birliği sistemi mimarileri
İletişim ve iş birliği sistemleri üç ya da dört kademeli istemci-sunucu mimarisi kullanılarak geliştirilir. Sistemler genellikle ağ işletim sistemi üzerinde yer alan bir veri tabanı yönetim sistemi platformu üzerine kurulmaktadır. Bazı uygulamalarda, kullanıcıları ve kullanıcı gruplarını tanımlamak için ağ işletim sistemi kullanılmaktadır. Diğer uygulamalarda kullanıcı yönetimi için uygulama sunucusu ve veri tabanı yönetim sisteminden yararlanılmaktadır. Veri tabanı yönetim sistemi mesajların belirli bir düzende kaydedilmesini ve mesaj içeriklerinin ve diğer nesnelerin depolanmasını sağlamaktadır. Kullanıcılar sunucuların verdiği hizmetlere, üç kademeli uygulamalarda özel istemci yazılımları, dört kademeli uygulamalarda Web sunucuları ve Web sayfaları üzerinden, kurum içerisinde intranet, kurum dışında da ekstranetten erişmektedir. İletişim ve iş birliği sistemleri için bulut tabanlı mimariler de kullanılmaya başlamıştır. Bulut tabanlı bir iletişim ve iş birliği uygulaması halka açık (İng. public cloud) olabildiği gibi kuruma özel (İng. private cloud) de olabilmektedir.
İletişim ve iş birliği sistemleri, çoğu kez kurumsal kaynak planlaması, kurumsal zeka, karar destek ve bilgi yönetimi sistemleri ile entegre olarak çalışmaktadır. İletişim ve iş birliği sistemleri, adı geçen sistemler tarafından üretilen enformasyonun yayınlanmasını ya da kullanıcı ve karar vericilere iletilmesini sağlamaktadır.
İletişim ve iş birliği sistemlerinin geleceği
İletişim ve iş birliği sistemleri Web 2.0 ortamında giderek sosyal yazılımlara evrilmektedir: Bloglar, Vikiler, RSS beslemeleri ve sosyal etiketleme gibi uygulamalar kurum içi veya dışı paydaşların bilgi paylaşımı ve birlikte çalışma imkanlarını zenginleştirmektedir.