Belge yönetimi

Belge yönetimi (records management), belgelerin oluşturulmasında ve düzenlenmesinde, gereken durumlarda kullanılması için depolanması ve korunmasında, erişim kolaylığının sağlanmasında ve bunun için düzenlenmesinde rol alan uygulamalar ve sistemler bütünüdür.
Günümüzde kurumların başarılarını devam ettirebilmeleri oldukça önemlidir. Bunun için oldukça çaba gösterilmesi gerekmektedir. Kurumların sahip olduğu ve kullandığı bilgiler çeşitli ortamlar üzerine kaydedilmiştir. Bu nedenle belgeler kurumların en önemli kaynakları olmuştur. Kurumun başarısı için bu belgelerin verimli bir şekilde kullanılması ve verimli kullanım için de yönetilmesi gerekmektedir. Böylelikle belgelerin düzenlenmesi, korunması ve doğru bir şekilde kullanımını sağlayan belge yönetimi kavramı ortaya çıkmıştır.
Belgelerin Üretimi ve kullanılması çok eski çağlardan beri var olmaktadır fakat belge yönetimi kavramının bir disiplin haline gelmesi 20. yüzyılda başlamıştır.
Belge yönetiminin amacı
Var olan belgeleri ve oluşmakta olan belgelerin kontrolünü sağlamak, kullanılmak istenildiğinde belgenin erişimini kolaylaştırmak, geçerliliğini kaybetmiş belgeleri ayırt etmek, belgelerin korunmasını sağlamaktır. Diğer bir amacı da, devlete her açıdan kaynaklık yapan ve belleğini oluşturan Milli Arşiv'e katkı sağlamak ve oluşumuna yardım etmektir. Belgelerin belirli uygulamalar ve işlemlerden geçerek Milli Arşiv'e eklenmesinde ve bunların kontrolünün sağlanmasında rol oynar.
Belge yönetimi amaçları şu şekilde sıralanabilir:
Gereksiz belge üretim miktarını düşürmek ve üretilen belgelerin kalitesini arttırmak
Kuruluşların günlük işleyişleri sırasında daha etkili kayıt ve dosyalama sistemi kurmak ve belgeleri kullanıma hazırlamak
İnsanları, gerekli olmayan belgeleri pahalı ofis ortamlarından daha ucuz depolama taşınması konusunda yönlendirmek
İdari, yasal ve mali açılardan kullanım değeri tükenene veya güncelliklerini yitirene kadar yarı güncel belgelerle etkili danışma hizmeti sunmak
Kalıcı değere sahip olan bütün belgelerin arşivlere devredilmesi ve değerlendirilmesini sağlamak
Arşiv uzmanlarının gözetiminde belgeleri değişik kullanıcı gruplarının hizmetine sunmak, depolamak ve düzenlemektir.
Belge yönetiminin avantajları
Kurumların gün geçtikçe büyüyen ve karmaşıklaşan yapıları daha çok belgenin kullanılmasına yol açmaktadır. Bir kurumun bu belgeleri doğru şekilde kullanabilmesi için uygulayacağı belge yönetimi programı kuruma birçok avantaj sağlar. Bu faydalar şunlardır:
Karar verme
Yasal destek ve yasal belge sağlama
Kırtasiyeciliği önleme ve maliyet azaltma
Yeni belgeler için referans olma
Belgelerin kontrolü için sistematik yaklaşım sağlama
Kurumsal verimliliği artırma
Değerli dosyaları koruma
Gereksiz belgelerin üretimini önleme
Kurumun bilgi gereksinimlerini karşılama
Kurumun tarihini koruma
Arşivsel çalışmalara nitelik kazandırma
Belge Yönetimi Sistemi
Belgelerin yönetilmesi, belge miktarı ile doğru orantılı bir biçimde, artan bir gereksinim olarak karşımıza çıkmaktadır. Bunun en güzel örneği, bazı istatistiksel rakamlarda yatmaktadır. Son otuz yılda üretilen bilgi miktarının, ondan önceki 5 bin yılda üretilenden fazla olması, teknolojinin bizleri getirdiği nokta ve gelecek hakkında bazı fikirler vermektedir.. Belge yönetimi, tek bir sabit sistem ile yapılamayacak kadar kapsamlı bir iş olmakla birlikte, farklı kurumların çeşitli belgeler için uyguladıkları birçok yöntemler ve kullandıkları birbirinden değişik sistemler bulunduğu bilinmektedir. Belge yönetimi içerisindeki bileşenlerin düzgün ve eksiksiz bir biçimde ele alınması belge denetiminin sağlanabilmesi için gereklidir.
Finansman ve insan kaynakları: Bütçe, personel
Alt Sistemler: Belge üretimi, bilginin yayımı, kopya yönetimi, önemli belgeleri koruma, yazışma yönetimi, form yönetimi, rapor yönetimi, talimat yönetimi, veri tabanı yönetimi
Araçlar: Bilgisayarlar, postalama, merkezdeki belgeler, bilgi merkezleri, belge merkezleri, arşivler, iletişim
İşlemler: Bürokratik işlemlerin basitleştirilmesi, saklama ve düzenleme, gizlilik (koruma), yönergeler, veri tabanı idaresi
Belge yönetimi sistemi bütçe, personel, belge türleri, belge üretimi, belgelerin dağıtılması, kopyalanması, sıkılaştırılarak kaydedilmesi, posta yönetimi gibi çeşitli alt sistemlerden oluşmaktadır. Belge üretimi ve dağıtımı, bilgi yayımı, kopyalama, önemli belge koruma, yazışma ve form yönetimi, rapor yönetimi, talimat yönetimi, veri tabanı yönetimi, arşiv yönetimi ve bu yönetim türleri ile doğrudan ya da dolaylı olarak ilişkisi olan araç- gereç, hizmet ve yöntemlerin tümü, belge yönetimi sisteminin temel bileşenlerinden oluşmaktadır.
Türkiye - Belge Yönetimi İlişkisi
Türkiye'de belge yönetimi hakkında birçok çalışma gerçekleştirilmiştir. Burada amaç gerçekleştirilen işlemlerin verimli ve doğru ilerleyiş sağlaması, yüksek maliyetlerden kaçınmak, hızlı ve kaliteli hizmet vermektir. Türkiye'de özel anlamda belge yönetimi adına işlemler gerçekleştirilmiştir ancak belgenin üretiminden imhasına kadar geçirdiği tüm süreci kapsayacak çalışmanın bulunmadığı görülmektedir. İlk proje ve raporların çıkışı 1950li yılların başına dayanmaktadır. Türkiye'de günümüze kadar kamu yönetiminin düzenlenmesi ve gereksiz belge üretiminin önüne geçmek adına iki konu başlığı altında düzenlemeler yapıldığı görülmektedir. Diğer yapılan işlemlerden biri ise tüm belgeler için değil de yazışma ve formların tasarım ve üretimi hakkındadır. Bu işlemde amaçlanan kurumsal işlerin düzenlenmesidir. Bilgi Edinme Hakkı Kanunun belge yönetimi alanında yapılması gereken düzenlemelere katkı sağlayacağı söylenebilir. Türkiye de belge yönetimi gereksinimini ortaya koymak için son yıllarda bilgi ve belge hizmetleri alanında yapılan yasal düzenleme ve çalışmalardan bir diğeri ise E- Devlet uygulamalarının Avrupa Birliğine üye olabilme ön koşulları arasındadır.
Elektronik belge yönetimi
Günümüzde bilginin önemli bir unsur olması ve bunun farkındalığıyla bilgiyi yönetme isteği, gelişen teknoloji ile birlikte belge yönetiminin elektronik ortama geçirilmesi bir gereklilik olmuştur. Elektronik belge yönetimi (Electronic records management), fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ya da elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi için yapılan programlar ve uygulamalardır. Ebys'ler ile yapılmaya çalışılan kağıtların, belgelerin düzene sokulmasından çok, bilginin yönetilmesi gayretidir. Belge yönetimine kıyasla istenen belgeye daha kısa sürede ulaşılması, belgelerin daha kısa sürede yönetilmesi ve maliyetinin minimum seviyede olması elektronik belge yönetimini daha elverişli hale getirmektedir.
Günümüzde bu sistem batı ülkelerinde yaygınlaşmıştır. Türkiye'nin de batı ülkelerine ayak uydurması ve aynı standartlara sahip olması gerekmektedir.