Bilgi yönetimi

Bilgi yönetimi geçmişten günümüze gelişen teknoloji ile birlikte kişisel hayatımızda başlayıp da sosyal hayatımıza kadar birçok alanda artan bilgi miktarı her alanda rekabeti ortaya çıkarmıştır. Bu yüzden örgütler teknoloji ile birlikte ortaya çıkan bilgi yığınlarını denetim altına alarak var olabilirler ve varlıklarını devam ettirebilirler. Bilgi yönetimi bu kadar etkin olmasına rağmen 20. Yüzyılın sonlarına doğru kavram olarak ortaya çıkmıştır. Bilgi yönetiminin bir kavram olarak ortaya çıkmasının nedeni ürünlerin ve hizmetlerin bilgi içeriğinin artması, e-ticarette, eğitimde, vb. olduğu gibi teknolojinin üretim ve hizmetlerin niteliğini ve yapılış tarzını tümden değiştirmesi onu kendi yapısı içerisinde yapılandırması, bilimsel çalışmaların önemli ölçüde rekabet unsuru haline gelmesi, çalışanların niteliklerinin değişmesi, bilişim ve telekomünikasyon teknolojilerinin enformasyon ve yönetimindeki etkinliğin artması. olarak tanımlanmıştır. Bunlarla birlikte yönetim kavramı ortaya çıkmış ve günümüzde hala gelişim göstermektedir
Bilgi yönetimi, eğitim, öğretim ve çeşitli şartlarla edindiğiniz deneyimlerinizin gündelik hayatınız ya da iş hayatınızda kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgi kaynağının belirlenmesi, tanımlanması, yönetilmesi ve çeşitli çevrelerle paylaşılması işlemlerinin tamamını kapsayan belirli organizasyon yapısına göre uygulayan yönetim bilimidir.
Diğer bir tanıma göre; bilgi yönetimi, herhangi bir işletmenin, amaçları doğrultusunda değerini artırmak, rakipleri ile olan gelişim farkını kapamak veya rekabete uyum sağlamak için dışarıdan ya da içeriden her türlü bilgi kaynağını kurumun faaliyetleri ile bütünleştirerek toplaması, düzenlemesi, çalışanların her birine ulaştırması, dolayısıyla kişisel ve kurumsal verimliliğe katkı sağlamasıdır. Bilgi yönetiminin en önemli yapı taşları enformasyon ve bilgidir. Bilgi yönetiminin en önemli amacı, örgütte var olan kayıtlı ya da potansiyel bilgi kaynaklarını ortaya çıkarmak ve iş süreçlerine dahil etmektir. Bilgi yönetiminin diğer bir amacı ise, çalışanların var olan enformasyona erişimini mümkün kılarak enformasyon kaynaklarından yeni bilgilerin üretilmesini sağlamaktır. Burada yazılan tanımları özetlersek; Bilgi yönetimi ( information management ) her türlü örgütün etkin olarak işletilmesi ile ilgili bilginin sağlanmasını, düzenlenmesi, denetimi, yayımı ve kullanımına yönetim ilkelerinin uygulanmasıdır. Bilgi terimi burada örgüt içinde ya da dışında yaratılmış değerli bilgileri ( üretim verileri, personel kayıtları, ya da dosyaları, pazar araştırması dosyaları, Pazar araştırma verileri, çeşitli kaynaklardan toplanan rekabetçi bilgi ) kapsamaktadır.
Başka bir açıdan bilgi yönetimi şu şekilde tanımlanmıştır; Bilgi yönetiminin; mikro ve makro perspektiften rekabetçiliğin artmasına katkıda bulunmak, karar verme mekanizmasını etkinleştirmek ve zaman israfını önlemek, müşterilere yönelik sorumluluğu artırmak, çalışanları bilgi paylaşımı yönünde teşvik etmek, bilginin ve bilgi paylaşmanın değerini artırmak suretiyle örgüt üyeleri arasındaki informal bağlan güçlendirmek, çalışanların ve yürütülen faaliyetlerin verimli olmasını sağlamak ve ürün ve hizmetlerin kalitesini yükseltmek, örgüt dahilinde yaratıcılık ve yenilikçiliği teşvik etmeyi sağlayan örgütsel bir yaklaşım olduğu yönünde fikir belirtmektir.
"Bilgi ve belge yönetimi açısından bilgi, insanların çeşitli yollarla edindikleri ve içselleştirdikleri deneyimlerinin, düşüncelerinin, görüşlerinin ya da birikimlerinin yazılı, basılı ya da elektronik ortamda somutlaşması ile ortaya çıkan üründür."
Bilgi ve belge yönetimi bağlamında bilgiden kasıt 'nesne olarak bilgi'dir.
Yönetim bir amacı gerçekleştirmek amacıyla zaman, işgücü, hammadde, deneyim, beceri ve maddi kaynakların en doğru ve verimli şekilde kullanıldığı süreçtir.
Bilgi yönetiminde yönetilen olgu belgedir.
Belge bilginin kayıt altına alınmış, çeşitli ortamlarda varlık bulmuş halidir.
"Bilgi ve belge yönetimi; yazılı, basılı ya da elektronik bilgi taşıyıcılarında varlık bulan bilginin seçilmesi, sağlanması, çözümlenmesi, değerlendirilmesi, düzenlenmesi, depolanması, erişilmesi ve kullanılmasını mümkün kılmak için sahip olunması gereken bilgi, beceri ve tekniklere ilişkin bazen bir çalışma ya da hizmet alanı, bazen de bir bilim dalı olarak algılanmakta ve tanımlanmaktadır.
Başka bir açıklamada bilgi yönetimi tanımı "Bilgi yönetimi; eğitim, öğrenim ve deneyimlerin kurumsal faaliyetlere yansıması sonrasında oluşan bireysel ve kurumsal, kayıtlı ve kayıtlı olmayan her türlü bilgi kaynağının belirlenmesi, tanımlanması, yönetilmesi ve paylaşılması işlemlerini organizasyonun yapısına göre uyarlayan ve uygulayan yönetim biliminin adıdır." şeklinde yapılır.
"Bilgi Yönetimi" organizasyonun elindeki 'görünmeyen varlıkların' yani temelinde entelektüel sermaye veya bilgi birikimi olan varlıklar ile değer yaratma sürecidir. Bu süreç şirketin 'pazar değeri'nin belirlenmesinde büyük öneme sahiptir.
"Başarılı bir bilgi yönetiminin temel bileşenlerinden biri, bilgi yönetiminde yetkinlik (mükemmeliyet) sağlamaktır. Bilgi yönetiminde yetkinlik, önemli bilgiyi saptamak, kaydetmek ve düzenlemek için karmaşık bir sistemin geliştirilmesi ve kurulmasına ve bu sistemi destekleyecek alt yapıya dayanır."
Bilgi yönetimi, kurumsal yapılandırmanın mimarisi ile bir tabloda açıklanmıştır.
Bilgi yönetiminin amaçları
Gülten Eren Gümüştekin'in 2004 yılında yayımlanan 'Bilgi Yönetiminin Stratejik Önemi' makalesine göre bilgi yönetiminin temel amaçları;
Öğrenme eğrisini hızlandırmak,
Daha hızlı bir iyileştirme sağlamak,
Örgüt içerisinde yeni bilgi üretmek,
Örgütsel kararlarda ulaşılabilir bilginin kullanımını sağlamak,
Doğru bilginin, doğru insanlara, doğru zamanda ulaşmasını sağlamak,
Hızlandırılmış transformasyona imkan sağlamak,
Dış kaynaklardaki değerli bilgiyi örgüte kazandırmak,
Toplumsal kültür ve özendiricileri ile bilginin büyümesini kolaylaştırmak,
Bilgiyi dokümanlar, veri tabanları ve yazılımcılar(mevcut örgütsel bilgi varlıkları) aracılığı ile sunmak,
Örgütün birikimleri içerisinde oluşan bilginin veya başka örgütlerdeki benzer birimlerin, birimler arası transferini gerçekleştirmek,
Örgütsel bilginin kıymetlendirilerek entelektüel sermayeye dönüştürmek ve bilgi yönetimi sayesinde ölçülmesini sağlamak.
Bilgi Yönetiminin Özellikleri
Kurum içindeki her türlü açık ve örtük bilgi, bilgi yönetiminin konusunu oluşturur.
Organizasyon, finans, psikoloji, sosyoloji, iletişim, bilgi bilimi vb. alanlar bilgi yönetiminde kullanılan alanlardır.
Bilgi yönetimi sürekli ve değişen bir olgudur.
Bilgi yönetimi süreci sürekli sonsuz bir döngüde devam edebilmelidir.
Örtük bilginin açığa çıkarılmasını sağlayarak kurum için önemli ve kritik olan bilginin açığa çıkmasını sağlar.
Açık bilgi: Mevzuatlar, belgeler, veri tabanları, Web sayfaları ve E-postalardır.
Örtük Bilgi: Kişisel deneyim, inanç, değer ve sezgiler sonucu oluşmuş bilgidir. Kişisel bilgi de denebilir.
Bilgi Yönetiminin Uygulaması
'Bilgi yönetiminin uygulaması bilginin nasıl yönetileceği ve günlük işlerde daha etkili olarak nasıl kullanılacağına yönelik birbirini izleyen altı adımda ele alınmıştır.
Bilgi yönetimini işletme amaçlarıyla ilişkilendirmek (Bilgi yönetimi çerçevesi)
Çekirdek bilgi yönetimi takımını oluşturmak.
Kritik bilgi varlıklarını tanımlamak (Bilgi yönetimi denetimi).
Bilgi yönetiminin paylaşılan değerlerini, vizyonunu, amaçlarını geliştirmek.
Yeni bilgi yönetimi yapısını, sistemlerini, süreçlerini, teknolojilerini, rollerini, sorumluluklarını ve ödüllerini yaratmak.
Bilgi yönetimine uygun organizasyonel kültürü oluşturmak ve sürdürmek.'
Bilgi yönetiminin ilkeleri
Bir örgüt, bilgi yönetimi ile ilgili olarak temel ilkeleri kararlaştırıldıktan sonra ayrıntılı
yaklaşımları ve planları bu ilkelere göre oluşturabilir. Bu ilkeler aşağıdaki
gibidir.
Bilgi yönetimi sürekli devam eden bir süreçtir.
Bilgi yönetimi pahalıdır.
Etkili bilgi yönetimi, insan ve teknolojinin ortak çözümlerini gerektirir.
Bilgi yönetiminin başarısı için güven ve inanç gerekir.
Bilgi yönetimi, bilgi takımları, çalışanları ve yöneticileri gerektirir.
Bilgi yönetimi, bilgi iş süreçlerinin iyileştirilmesi anlamına gelir.
Bilgiyi paylaşmak ve kullanmak genellikle doğal olmayan eylemlerdir.
Bilgi yönetimi, modellerden ve hiyerarşik yapıdan çok, bilgi haritalarından
ve bilgi piyasalarından yararlanır.
Bilgi yönetimi uzun bir süreçtir. Sadece bilginin farkında olmak ve bilgiye
ulaşmak yeterli değildir.
Bilgi yönetimi süreci
Bilgi yönetimi;gerekli bilginin belirlenmesi, erişilebilir bilginin tespit edilmesi, bilgi uçurumunun belirlenmesi, bilgi geliştirme, bilgi edinimi, bilgi kanalı oluşturma, bilgi paylaşımının sağlanması, bilgiden yararlanma ve yararlanılan bilgiyi değerlendirme süreçlerinden oluşur.
Başka bir kaynakta bilgiyi etkin bir şekilde yönetiminde dört süreç vardır.
Elde etmek : Daha hızlı ögrenme ve deneyim kazanma yoluyla yeni bilgiler edinmek.
Geliştirmek : Bilgiyi kişisel, takım ve organizasyonel düzeyde geliştirmek.
Elde tutmak : Bilginin organizasyonu içinde kalmasını olabildiğince iyi bir şekilde sağlamak.
Paylaşmak : Bu bilgiyi bilgi organizasyonu içinde ve dışında müşterilerle ve diğer paydaşlarla karlı bir şekilde paylaşmak.
Bilgi Yönetimi Yararları
Etkinlik alanı sağlar.
Yeterlik saptanması sağlar.
Devamlılık sağlar.
Para kazandırır.
Verimlilik verir.
Karar verme sürecine katkı sağlar.
İlgili pazarda öne çıkarır.
Bilgi profesyoneli
Bilgi profesyonelleri, bilgi yönetiminin olduğu çeşitli ortamlarda görev yaparlar.
Geniş anlamda bilgi profesyoneli, sorumlu olduğu işle bağlantılı bilgileri en doğru ve en uygun biçimde kullanabilen profesyonellerdir. Örneğin;bilim adamları, araştırmacılar, yöneticiler, hekimler, öğretmenler vb.
Dar anlamda bilgi profesyoneli ise kayıt altına alınmış her türlü bilginin sağlanması, düzenlenmesi, erişimi, yeniden biçimlendirilmesi, iletilmesi ve korunması hususunda gerekli hizmetleri oluşturma, yürütme, yönlendirme ve geliştirme bilgi, beceri ve tekniğine sahip bireylerdir.
Dünya'da Durum
Gelişen bilgi teknolojileri ülkeleri bu alanda araştırma ve yatırım yapmaya itmiştir. Bu tür teknolojilerin o ülkeyi hem finans hem ekonomik açıdan önde olmasını sağlaması üzerine şimdilik Danimarka ve ABD bu çalışmalarda başta gitmektedir. Daha sonra ise Avrupa ülkeleri baş göstermektedir.
Türkiye'de Durum
'Ülkemizde gerçekleşen Ar-Ge çalışmaları incelenerek ve bu alana yönelik yatırımlar dikkate alındığında, bilgi toplumu olma yolunda uzun bir sürece gereksinim duyacağımız anlaşılmaktadır. Ülkemizde 17 milyon civarında internet kullanıcısı, 1.5 milyon kayıtlı bilgisayar, 132.344 Türkçe alan adları 500 bini Türkiye dışından alan adı bulunmaktadır. Yurt dışında Türklere ait günlük ve kişilik web sayfalarının 10 milyona yaklaştığı düşünülmektedir.'
Türkiye'deki üniversitelerde bilgi yönetimi
Çok eski bir sistem olmamakla birlikte üniversitelerin kütüphanecilik bölümleri yeniden yapılandırıldı. Ders
programları gözden geçirilerek 1990ların başında kütüphanecilik bölümü adıyla üç ayrı ana bilim
dalı (kütüphanecilik, arşivcilik ve dokümantasyon-enformasyon) olarak örgütlenen bölümler, 2002
yılından itibaren Bilgi ve Belge Yönetimi adıyla yeniden ortak bir çatı altında toplandı ve ana bilim
dalları kaldırıldı. Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi de örnekler arasındadır.
Dipnotlar