idari ve mali konularda teşkilatmanın merkezi olması lazım. fakat benim çalıştığım ünide hemen hemen tüm yetkiler birimlere devredilmiş durumda. bu durum merkeze uzak fakülte ve myo larda ciddi sıkıntılara neden oluyor. zaten her birim amiri kbs ve mys den ödeme evrağını imzalıyor ve tüm ödeme çıktıları strateji daire başkanlığı tarafından görülebiliyor. buna rağmen bir de çıktı alıp ıslak imzalı gönderilmesini istiyorlar. evrakların merkeze gönderilmesi hele bir de bir hata olduğunda tekrar hazırlanıp gönderilmesi sıkıntı yaratıyor. ödemeler gecikiyor, diğer birimler arasında uygulama farklılıkları oluşuyor vs vs

Ayrıca üniversitelerin idari teşkilatının budanması gerekiyor bence, Daire başkanlıklarının birleştirilmesi örneğin idari mali işler, strateji, personel bu üç daire başkanlığının birleşmesi gibi, Şube müdürlüklerinin birleştirilmesi ve kapsamının genişletilmesi örneğin ayniyat ve satın almanın birleşmesi gibi, personel istihdamında kadrolu alım esas olmalı çünkü sözleşmeli personel kadrolu bir alım bulduğu an gider ve bu kurum için ciddi bir dezavantaj olabilir.

Sizin teklifiniz nedir bu konuda? Sizin elinizde yetki olsa İdari Teşkilat Yapısını ne şekilde değiştirirdiniz?

Üniversite İdari Teşkilatlanmasındaki sıkıntılarda hep amirleri suçluyoruz, amir şunu yaptı yada şunu yapmadı yada her işi bana verdi, şöyle yaptı böyle yaptı diye. Belki haklıyızda, ama arkadaşlar Allah aşkına idari personellerde hiç kabahat yokmu? Ben ne memurlar gördüm sürekli salağa yatan, işten kaçan, iş yapmak istemeyen, elini taşın altına sokmayan, arkasına iktidar gücünü yada sendikal gücü alıp yan gelip yatan, işe gelmeyen, işe gelse de akşama kadar dedikodudan başka bişey yapmayan... daha neler neler. İşten kaçarlar, kendilerini geliştirmezler, iki satır yazı yazamazlar, dilekçe bile yazmayı bilmezler, hep arazi olma derdindeler. Şimdi diyeceksiniz ki başındaki amir saksı mı niye müdahale etmiyor? Doğru saksı değil belki ama bananeci, vurdumduymazcı, işi biri yapsında kim yapıyorsa yapsıncı amirler maalesef. Hal böyle olunca bizim kurnaz memurlar her türlü istismarı her türlü suistimali yapıyorlar. Azıcık dokunmaya kalk hemen rapor patlatırlar, rapor biter izin yazarlar, izin biter hoop bi rapor daha. Hep söylüyorum yine söyleyecem, Akademisyenden amir OL-MAZ, O-LA-MAZ, OL-MA-MA-LI. Akademisyenler sevmediğimden yada gıcık olduğumdan değil organizasyonel yönetim becerileri olmadığı için, genellikle tepeden inme oldukları için, işi öğrenene kadar görev süreleri bitip ayrıldıkları için. Evet sistemsel ve amir bazında sıkıntılar olabilir ama ne olursa olsun idari personeller de kendilerini geliştirmeli, aidiyet ve sorumluluk duygusu olmalı. Ben nasıl olsa devletin kadrolu memuruyum deyipde yan gelip yatmamalı. Amirler de her ne şart altında olursa olsun gücünü ve yetkisini kanunlardan almalı, sendikal yada siyasi güçten değil.

şöyle bir durum var. akademik birimlerde idari ve mali işlerin yanı sıra personel durumuna göre akademik işlerle de uğraşmak zorunda kalıyorsun. size şef olarak kendi yaptığım işleri sayayım: yazı işleri, öğrenci işleri, personel işleri, tahakkuk işleri, satın alma, taşınır işleri, ekstra görevler, bütçe hazırlanması, değerlendirme raporlarının hazırlanması, yönetim kurulları gibi normalde fakülte sekreterinin sorumluluğunda olan işler vs vs. genel başlıklar halinde yazdım bir de bunların dallanıp budaklanan alt dalları var onları yazsam üşenip okumazsınız. şunu da ekleyeyim hatırı sayılır miktarda öğrenci ve personelin bulunduğu bir fakülte burası.

Ben sistemden çok memur odaklı bakıyorum bu konuya. Memur okusun, kendini geliştirsin, araştırsın, öğrensin. Ben anlamam ben bilmem deyip köşeye çekilmesin, sorumluluk alsın, arkasına birilerini alıpta çalışıyormuş gibi görünmesin. Zaten herkes benim dediğim gibi olursa İdari Teşkilat Yapısını da değiştirmeye gerek kalmaz, sistem tıkır tıkır işler.

Ez cümle şunu söyliyecem, daha da yazmam belki. Üniversitelerde torpil oldukca, adamcılık oldukça, siyasi erk, sendikal erk birilerini sürekli korudukça siz istediğiniz kadar İdari Teşkilat Yapısını değiştirin bu iş böyle devam eder gider.

Koronadan evvel bir arkadaşımı ziyaret ettim. Mesela onlarda maaş hesaplama, yolluk hesaplama, icra - nafaka hesaplama, ek ders hesaplama, giyecek yardımı hesaplama vb. gibi hesaba dayalı işleri 40 kişiden fazla ama her biri bir başka yerde çalışan kişiler yapıyormuş.

Benim bildiğim ise bu işleri, üniversitesinin hacmine göre 5-6 kişiden oluşan uzman bir birim yapar! Sizde durum nasıl?

<u>Soru yalnızca size gibi olsa da dileyen görüşlerini bildirirse sevinirim.</u>

Üstad bu soruyu sorma amacınızı tam anlayamadım ama kendi tecrübelerimden yola çıkarak bişeyler yazayım. Üniversitelerdeki idari teşkilat yapısının teknik olarak diğer kurumlardan pek de bi farkı yok aslında. Amir memur ilişkisi hemen heryerde aynıdır fakat Ünilerde bu sistem biraz daha esnek, örneğin çoğu Ünide serbest kıyafet var, esnek mesai var vs... Bir farkda şu; ünilerin akademik birimlerinde amirler akademisyenler oluyor, yani Dekan, MYO Müdürü, Enstitü Müdürü vs bunlar 657 ye tabi olmadıklarından memurlarla aynı frekansda olmayabiliyor, memurların kanununa hakim olmayabiliyorlar bu sebebten dolayı da bazı fikir ayrılıkları ve çatışmalar yaşanmıyor değil. Örneğin adam Doçent olmuş Rektörün takdiriyle MYO Müdürlüğüne atanmış, hayatı boyunca sadece 2547 ve kendi alanıyla uğraştığı için 657 tabi memurları da kendi gibi tepeden inme sanıyor, halbuki sınavlarla mülakatlarla ve belli bi iş birikimiyle memur olmuşuz haberi yok. Mesela memurun mesaisi 17:00 de bitiyor ama Müdür işi bitir öyle git diyor, adamın umrunda değil.

akademik birimlerdeki idari amir olan fakülte sekreterliği tamamen torpilin döndüğü, içi boş işlevsiz bir ünvan. hülle yoluyla şube müdürü yapılmak istenenlerin geçici olarak atanması haricinde! fakülte sekreterleri kanunen kendisinin yapması gerektiği işleri mesela en basitinden raportör olduğu yönetim kurulu kararlarını bile kendisi değil memur düzenliyor. zaten amir olarak müdür, müdür yardımcıları, dekan, dekan yardımcıları varken fakülte sekreteri kadrosunun hüllenin torpilin yuvası olmaktan başka bir işlevi bulunmuyor.

Üniversiteler idari teşkilatı yapısında çok fazla sayıda gereksizce yönetici var. Bir kaç fakülteden ibaret üniversitelerde bile Rektör yardımcıları, Rektör danışmanları Genel sekreter, Genel sekreter yardımcıları, Özel kalem müdürleri, Daire Başkanları, Hukuk müşavirleri, Fakülte sekreterleri, Yüksekokul sekreterleri, şube müdürleri, şefler birinin dediği diğeriyle çatışınca işler durma noktasına gelebiliyor maalesef, . Ayrıca akademik personelin idari personelin amiri gibi bir algı oluşmuş bu algınında kırılması lazım.

Üstadım ben sizi anlıyorum, idari teşkilat yapısının değişmesi gerektiği yada daha proaktif çalışabilecek ortamların oluşması gerektiğini dile getiriyorsunuz, okey burada mutabıkız. Benim demek istediğim de şu: Eğer idari personelin içinde çalışma isteği yoksa, devletle yada kurumuyla aidiyet bağı kurmamışsa, sorumluluk bilinci yoksa istediğiniz kadar idari teşkilat yapısını değiştirin bu kişiler yine aynı şekil davranacaktır. Ödül-Ceza sistemi gelsin, başarılı, çalışkan memurlar farklı şekillerde ödüllendirilsin, iş yapmayan yada yapmak istemeyen cezalandırılsın.

imza işleri yetki devriyle çözülebiliyor bildiğim kadarıyla, bu dediğinizi yıllardır dile getiren memur arkadaşlar var bizim ünide ama uygulanmadı hiçbir zaman, bu uygulamayla çok sayıda memur boşa çıkar oysa rektör memurlar muvafakat istediğinde memur yok yerine koyacak nasıl yollayayım diyor, maalesef çalışıtğım üniversitede gelişmişlik sayısal çoklukla ilişkilendiriyor

Gelelim diğer konuya, herkes her işi yapar görüşü hakimdir ama teknik sınıflar hariç. Yani tutupta bana elektrik arızası veya bilgisayar internet arızasını tamir et diyemezler. Resmi işlemlerde herkes her işi yapacak şekilde çalıştırılır genelde. Zaten belli bi süre sonrada herkes o konuda uzmanlaşmış oluyor. Demem o ki devlet üniversiteleri özel şirketler olmadığı için, memur olarak gelenler de her işi yapabilir göründüğü için kim kimi tutarsa ona o işi yaptırabiliyor. İşi uzmanına vermek pek mümkün değil çünkü ortada pek uzman yok :)) ama tekrar söylüyorum teknik konular hariç.

Gelelim diğer konuya, maaş hesaplama, yolluk hesaplama, icra - nafaka hesaplama, ek ders hesaplama, giyecek yardımı hesaplama vb. gibi hesaba dayalı işleri her biri başka yerde çalışan kişiler yapıyor doğru. Bunun sebebide şu: Her bir birimin kendi vergi numarası var, kendi kurumsal adı var ve kendi kurumsal şifreyle girmek zorundalar.

"gardereli" haklı olduğun yönler elbette var. Lakin mevzu bu değil. Sana şöyle anlatayım. Bir tekstil atölyesini düşün. Merdiven altı olmayan daha profesyonel bir iş yeri olduğunu hayal edelim. Burada A personel hem depocu, hem kesici, hem dikici, hemde kalite kontrolcü, hemde muhasebeciolabilir mi? Olursa da oradan çıkacak üründen hayır gelmez zaten. Orada yapılan muhasebe işinden de hayır gelmez. Senin verdiğin örneğe dönecek olursak! O kaytaran dediğin kişi yada kişilerin işlerini yapan mutlaka biri yada birileri vardır. O kaytaran kişilerin kaytarma zeminlerini hazırlayan da idari teşkilat yapısıdır.

Ağzına sağlık. İdari ve mali konularda yetkiler ve dahi işler birimlere devredilmiş diyorsun ya! Bunu devreden yönetici ekibi hiç çevresine bakmayı akıl edememiş galiba! En baba sempozyumlarda yada toplantılarda veyahut Ülkemizin kahvehanelerinde bile söylenen bir söz var: Amerikayı yeniden keşfetmenin anlamı yok! Üniversiteler kendilerine rol model olarak illaki mesafe olarak yakın üniversiteleri de seçmek zorunda da değiller. " Kılavuzunu seçerken geleceğini belirler kurumlar " Her Üniversitenin yayımladığı raporlara bakıldığında havada uçanı da karada kaçanı da yakaladığını görürsün! Amma velakin dönüp gerçeğe baktığında yerlerde süründüğüne şahit olursun. Yorumunda yaptığın işleri yazmışsın ya! Bu senin ayıbın değil! Bu iş dağılımını zorunlu kılan sistemi uygulayanların ayıbıdır. Edebiyat profesörünü Fizik dersine sokup hadi hocam harika bir ders anlat demekle idari personellere "sen her işi yaparsın" demek aynı şeydir. İdari teşkilatlanmadaki hataları ve arazları gören mutlaka vardır. İki sebeple susar. Ya bana dokunmayan bin yaşasın der, bir kısım kişide, bunu dile getirirsem de faydası olamaz der. Burada yapılması gereken sistem içinde işin gerçek sahibinin prosesini bulmaktır. Bunu bulmakta hiçte zor değildir. Bir yığın iş havuzundan bu sizin işiniz, buda sizin işiniz, aha buda sizin işiniz diye dağıtım yapan en sessiz duran ve hiç sesi çıkmayan proses işin gerçek sahibidir! Aslında o hakikati herkesten daha iyi bilir.

Şimdi bi düşünün, bi Ünide 15 Fakülte, 5 MYO, 3 Yüksekokul, 1 LisansüstüEğitim Enstitüsü ve 10 tanede İdari birim var. Toplamda kaç etti? 34 birim dimi. Buda demek oluyorki her birimin (10 İdari birim hariç, çünkü İdari birimlerin bu işini tek kişi yapıyor genelde) yani 25 birimin kendi kurumsal vergi numarası ve Maaş yaptıkları kendi sistemlerinin şifreleri var. Bu sebebten her biri ayrı yerde iş yapıyor. Siz diyorsunuz ki 5-6 kişilik uzman ekip 34 birimin işini yapsın daha güzel olur diyorsunuz anladığım kadarıyla. Aslında çok mantıklı belki bunu uygulayan Üniler vardır, ama bide işin şu tarafı var, bu işi yapan arkadaşlar şifre aldıklarından tüm sorumluluk onlara ait, mesela maddi hata yapıp birine fazla ödeme yapıldığında memurdan isteyebiliyorlar o mablağı. Durum buyken hangi uzman ekip bu riski göze alır? Ayrıca birde bu yapılan maaş olsun, ödenek olsun tüm belgelere birim amirinin imza atması lazım, bu sizin dediğiniz 5-6 kişilik uzman ekip hazırladığı belgeleri kime imzalatacak? Demek istediğim bu sistem gelecekse alt yapısının iyi hazırlanması lazım.

Ağzına sağlık. Bu soruyu sorma amacım kafamda bir çalışma var. Üniversiteleri incelediğimde iş görme biçimleri çok farklı. Peki o halde size bir soru daha! Saymışsınız ya Elektrik, Tesisat, Bilgisayar, Yazılım gibi teknik konular işin uzmanına veriliyor.

Üstadım öncelikle kafanızdaki çalışmayı merak ettim, paylaşın demiyorum ama en azından bi iki ipucu verirseniz sevinirim. Ama şunu söylemeden geçemeyecem, Üniversiteler sizinde bildiğiniz üzre her ne kadar devletin koyduğu kanunlar esasına göre çalışıyor görünse de içerik tamda öyle değil maalesef. Şunu demek istiyorum, özerk kurum hasebiyle kendi senatosu ve kendi kurulu olduğundan bazı uygulamaları yürürlüğe koyabiliyor, esasında kanun buna cevaz veriyor ancak bu yürürlüğe koyduğu durumlar herkesi memnun etmiyor-ki sorunda tamda burda başlıyor. Ayrıntıya girmeyecem siz anlamışsınızdır. Yani yapacağınız çalışmayı bunları göz önüne alarak yaparsınız diye umuyorum.