Site ve apartman yönetimlerinde gerekli olan belgeler vardır. Özellikle yönetici seçilen kat malikleri başta olmak üzere, yönetimi üstlenen kişilerin de evrakları eksiksiz bir şekilde hazırlaması önemlidir. Karar Defteri Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32. maddesi içerisinde belirtildiği üzere apartman ve site yönetimlerinde karar defterinin tutulması zorunludur. Kat malikleri kurulu kararları da bu defter içerisinde yer almalıdır. Defterin her bir sayfası noter tarafından tasdik edilmelidir. Yöneticiler seçildikleri zaman kullanabilecekleri defterleri hazırlamalıdır. İşletme Projesi İşletme projeleri, site yöneticilerinin aidatları tahsil ederken ve giderleri yaparken temel aldıkları ana projelerdir. Projelerde bir yıllık tahmini gelir ve gider tutarları, bütün giderlerden her kat malikine düşecek tahmini tutarlar ve her kat malikinin vermesi gereken avans tutarları gösterilmelidir. Proje, kat maliklerine veya bağımsız bölümlerden fiilen yararlanan kişilere, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilmelidir. Toplantı Belgeleri Site yönetimlerinin her yıl veya belirli dönemlerde gerçekleştirdikleri toplantılar vardır. Toplantılarda kat maliklerinin yanında katılmayacak kat malikleri için vekalet verilenler tespit edilir. Yöneticiler özellikle bu tür toplantılarda aldıkları kararları katılan kat maliklerine imzalatmak durumunda olabilirler. Toplantılar sonucunda elde edilen önemli belgelerin arşivlenmesi gerekir. Arşivlerde eksiklik olmaması meydana gelebilecek sorunlar için alınabilecek en iyi önlemler arasındadır. İdari Belgeler Yöneticiler kat maliklerinin vekili olarak değerlendirilir. Vekil statüsünün dayanağı olarak yönetici seçildiğini gösteren ve ispatlayan kat malikleri kararı ortaya çıkar. Yönetici, kamu veya özel kurumlarla ilişkilerinde bu kararın örneğinin hazır olması önemlidir. Yöneticinin kaşe hazırlaması, isminin yazdığı bir kaşe ile imza atması ve imzaların ispatını daha etkili hale getirir. Personeller ile alakalı belgelerde yöneticilerin arşivlerinde yer alması gereken belgelerdendir. Hizmet sözleşmesine ait örnekler, izin belgeleri, iş sağlığı ve güvenliği ile alakalı belgeler, tazminat gibi ödemelere ilişkin belgeler arşivlenmelidir. Aynı zamanda aidatlarla ilgili belgelerinde arşivde bulundurulması yararlı olabilir. Tüm bu belgeler ile birlikte takip edilmesi gereken ve arşivlenmesi gereken pek çok farklı ayrıntı olabilir. Bu tür durumlarda site yönetimi programlarından da destek alınabilir.