Yapım aşamasında mal sahibi adına yürütülen kontrollük hizmetleri

İnşaat sektöründe çeşitli nedenlerden dolayı projeler istenen sürede, maliyette ya da kalitede tamamlanamayabilir. Bunun önlenebilmesi için iyi bir kontrol sürecinin proje yapım aşamasında uygulanması gerekmektedir. Bu çalışma bu konudaki bilgi eksiklerini gidermeye çalışıp, kontrol sürecinin uygulamalarda nasıl farklılaşabileceğini ortaya koymak amacıyla yapılmıştır. Yapılan literatür çalışması sonunda öncelikle proje yönetimi ve bu yönetimin hangi işlevlerle gerçekleşebileceği açıklanmıştır. Bu işlevlerden kontrol sürecinin hedefinin, planlanan durum ile gerçekleşen durumun karşılaştırılması ve gereken noktalarda müdahalenin belirlenip uygulanması olduğu belirtilmiştir. Malsahibi adına yapılan bir proje yönetiminde amaç mal sahibinin öngördüğü sürede, maliyette ve kalitede projeyi tamamlamak olduğundan bu çalışmada kontrol hedefleri olarak bu konular tanımlanmıştır. Bu hedeflere ulaşılabilmesi için mal sahibine sağlanacak tüm hizmetler, yapım aşaması başında ve yapım süresince olmak üzere iki ayrı bölümde anlatılmıştır. Yapım aşamasında kontrol süreci, incelenmesi gereken iki tip veri ortaya çıkarmaktadır. Bunlar, planlanan duruma uygun gerçekleşen değerler ile planlananlardan farklı olarak ortaya çıkan değişikliklerdir. Bu iki veri farklı şekillerde değerlendirilip programlara aktarıldığından burada da iki ayrı kısımda ele alınmıştır. Süre kontrolü, bir iş programının olmasını ve düzenli olarak güncellenmesini gerektirmektedir. Maliyet kontrolü, yine aynı şekilde iş programıyla birlikte parelel giden bir maliyet programı olması ve bunun düzenli olarak güncellenmesini içermektedir. Maliyette güncel plandaki değerler ile gerçekleşen ve ödenen miktarlara ilişkin parametreler dikkate alınmaktadır. Kalite kontrolü ise yapım aşamasında 4 farklı alanda söz konusu olmaktadır. Bunlar malzemede kalite, sahada kalite, proje yönetim aktivitelerinde ve proje yönetimi anlayışında kalitedir. Projenin başarıyla sonuçlanması için kontrol süresince etkili ve sürekli bir iletişim sağlayan araçlardan faydalanılmaktadır. Kontrol araçları olarak nitelendirilen bu araçlar toplantılar, raporlar ve dokümanlardır. Yapım süresince koordinasyon, şantiye, sunuş ve acil durum toplantıları olmak üzere 4 tip toplantı yapılmaktadır. Bu kısımda toplantıların katılımcıları, görüşülen konular ve toplantı tutanağından bahsedilmektedir. Raporlar, dönemlik periyodları içeren ilerleme raporları ile proje bütününü değerlendiren ve sunuşlarda aktarılan sonuç raporlarından oluşmaktadır. Raporların periyodları proje ölçeğine göre belirlenmektedir. Dokümanlar, proje özelliklerine, ölçeğine ve kontrol örgüt yapısına bağlı olarak değişebilmekle birlikte, genel olarak 7 ana başlıkta toplanmıştır :. Teslimat yazılan I. Teslim edilenlere ilişkin yazılar Z Teslim alınanlara ilişkin yazılar. Uyan yazılan 3. İmalat değişiklik uyansı - yükleniciden veya malsahibinden / kontrollükten 4. Yapımın durdurulmasına ilişkin - malsahibinden / kontrollükten giden 5. Gecikme uyansı - malsahibinden / kontrollükten giden 6. Süre uzatımı isteği - yükleniciden gelen 7. Hızlandırma uyansı - malsahibinden / kontrollükten giden 8. Değişen saha koşullan uyansı - yükleniciden gelen. Sözleşmeden doğan uyanlar, emirler veya yönlendirmeler 9. Sözleşme uyanlan _ protesto, hatalann düzeltilmesi, durdurma, sona erdirme ve bunun gibi... . Bilgi istek / talimat itiraz veya protesto yazılan 10. Bilgi / açıklama isteği yazılan I I. İtirazlara ilişkin yazılar 12. Protesto yazılan vm. Üzerinde anlaşmaya varılan konu tutanakları 13. Onay formları 14. Toplantı tutanakları. Rutin iş kayıtları 15. Günlük şantiye raporları - yükleniciden gelen 16. İşgücü kayıtları - yükleniciden gelen 17. İş performansı kayıtlan - 18. Malzeme kayıtlan - yükleniciden gelen. Kişisel günlükler 19. Kişisel günlükler Bütün bu dokümanlar ve Bayındırlık Bakanlığı'nın kontrol yönetmeliğinde geçen dokümanlar içerikleriyle birlikte anlatılmıştır. Son bölümde ise literatürde geçen kontrol sürecinde yaşanabilecek bazı sorunlara değinilmiştir. Tüm bu bilgiler ışığında gerçekte uygulamalann nasıl olduğunu incelemek üzere bir alan çalışması yapılmıştır. Proje ölçekleri, özellikleri ve kontrol örgüt yapılan çok farklı olan 7 örnek bu konu başlıklan açısından incelenmiş ve daha çok kalitatif olarak değerlendirilmiştir. Görüşmelerde uygulanan anket sonucu alman bilgiler hikayeleştirilerek uygulama örneği adı altında ekte sunulmuştur. Uygulama örneklerinde kontrol örgüt yapılan, örgütün geçmişşteki çalışmalan ve söz konusu örnek projenin özellikleri ile ilgili bilgiler aktanlmıştır. Bu örgütlerin süre, maliyet ve kalite kontrolünü nasıl gerçekleştirdikleri, hangi araçlan kullandıklan ve kontrol sürecinde yaşadıklan sorunlar açıklanmıştır. Görüşme yapılan kişilerin sözlerinden alıntılar yapılarak proje yönetimine ve kontrol sürecine ilişkin düşünceleri yansıtılmıştır. Uygulamalardan elde edilen bilgiler, yine literatürde bahsedildiği gibi süre, maliyet, kalite kontrolü ve kullanılan kontrol araçlan açısından değerlendirilerek araştırma bulgulan olarak belirtilmiştir. Bazı bulgular tablolaştmlarak küçük, orta ve büyük ölçekli projeler olarak gruplandınlan örnekler açısından değerlendirilmiştir. Genelleştirilemeyen farklı uygulamalar örneğe ait bir uygulama olarak aktanlmıştır. IX