Kurumsal yapıdaki proje yönetimi departmanı proje yönetim süreçlerinin iyileştirilmesine dair öneri bir proje yönetim modeli

Proje Yönetimi ofisi kavramı günümüz inşaat şirketlerinin kurumsal yapılarında, departman konumuna dönüşmüş, konu ile ilgili uzmanların bir araya toplandığı çözüm odaklı proje yönetimi departmanları süre, bütçe ve kalite kısıtları söz konusu iken, bağlı olduğu organizasyona karşı sorumluluğu gereği, hedeflenen proje başarısını gerçekleştirmek, kendi içinde proje yönetimi standartlarına uymak zorundadır. Kurumsal yapıya sahip, kendi projelerini tasarlayan, inşa eden, kendi konsepti ve markasını sürdüren, Özel Hastane Yönetimleri ise hastanesinin mimari projeleri için, Proje Yönetim Departmanı kurma ve konusunda uzman ekibi kadrosunda çalıştırma yöntemi sayesinde yeni hastane binalarını ve tıp merkezlerini inşa etmeye devam etmektedir. İnşaat sektörü ve sağlık sektöründe, istenilen başarının kazanılması sürecinde, Proje Yönetimi De partmanının dünya standartları ile karşılaştırıldığında, Proje Yönetimi Sürecinde, metod olarak bazı eksiklikler ve hedeften sapmalar yaşadığı gözlenmiştir. Proje yönetimi konusunda var olan eksiklikler proje süreci başlangıcından itibaren, gerçekleşecek eylem listesi biliniyor iken, literatür araştırması gereği bu eylem listesinin hangi başlıklar altında sıralanabileceği, tez çalışması kapsamında incelenmiş, tez çalışmasının içeriğinde yer alan M hastanesi proje yönetimi ofisindeki mevcut işleyiş, proje yönetimi, projelendirme, proje uygulama gibi üç farklı uzmanlık alanının getirdiği eylem sırası, proje takvimi ile paralel işleyen çalışan koordinasyonu ve proje yönetimi departmanı dikkate alınarak değerlendirilmiştir. Böylece literatüre göre tam anlamıyla uygulanmayan birçok eylem, aslında görev ve sorumlulukları aksayan personelin, birbirlerinin sorumluluklarında aksaklıklara neden olmakta ve toplam süreçte, proje takviminde sarkmalara neden olduğu anlaşılmıştır. Eylemlerin beş ana başlık altında sıralanması proje sürecinin başlangıcının nasıl olması gerektiği, hangi tarihlerde önlem alınması gerektiği, ilgili personel sayısı, personelin ihtiyaçlarının karşılanıp karşılanmadığı gibi birçok detay incelenmiştir. Kişisel görüşmelerin yol gösterici olduğu bu çalışmada mimar, mühendis, inşaat teknikeri gibi mesleklerden oluşan proje yönetimi departmanı, tecrübeli kadrosuna rağmen, hızlı proje takvimi uygulamaları, çoklu proje ortamı, merkez ofis-şehir dışı şantiye arasındaki koordinasyon, proje yönetimi departmanı ve genel yönetim alt kadrosunda bulunan diğer departmanların, proje yönetimi departmanı ile etkileşimi incelenmiş, aksaklıklar listesi oluşturulmuştur. Aksaklıklar listesinde herhangi bir aksamaya neden olan olay ve ilgili personel açıklanmış ve bu aksaklıklar dünya standartlarında proje yönetimi süreçleri dikkate alınarak sınıflandırılmıştır. Proje takvimi, proje yönetimi personelinin görevleri tamamlanma süresi dikkate alındığında, aksaklıkların en çok süre üzerinde etkili olduğu gözlenmiş, çoğunda yer alan ortak neden ise; çoklu proje yönetimi ortamında, her projenin kendine özgü özelliklerinin, gereksinimlerinin olması, her projenin farklı projelendirme mimarı tarafından tasarlanıp, farklı uygulama mimarı tarafından inşa edilmesi, proje müdürü ve üst yönetim kadrosu ile kullanıcıların da dahi süre konusunda aceleci tavır içinde olması, proje yönetimi ekibinde yer alan personelin, görevlerini zamanında hatırlanmamasına, hızla ilerleyen proje takviminde çoğu zaman kontrolün kaybedilmesine yol açtığı gözlenmiştir. Hatırlamak amacıyla alınan notların bile çoğu zaman yetersiz oluşu, proje ekibine bu konuda gelen olumsuz eleştirilerin başarılı bir ekibin motivasyonunun düşmesine yol açmaktadır. Proje yönetimi departmanında gözlemlenen bu aksaklıklar, aslında maliyetli ve maliyetsiz olarak alınabilecek önemler ile önlenebileceği tez kapsamında önerilmiştir. Öneriler kısmında her bir aksaklık için bir öneri getirilmiş ve kurumsal yapı içerisinde ilgili personelin de görev tanımları belirtilmiştir. M Hastanesi konusunda uzman olmak ve konsept projelerinde başarıya ulaşmak amacıyla kurduğu Proje Yönetimi Departmanında çalışan tez öğrencisinin, tez kapsamında proje yönetimi ile ilgili dünya standartlarını da araştırarak bu departmanın gelişmesi, proje yönetimi sürecinde aksayan yönlerinin iyileştirilmesi ile ilgili bir öneri işleyiş modelini açıklayacaktır. Bu öneri M Hastanesi Proje Yönetimi Standartlarını, Proje Yönetimi ekibini, M Hastanesi Yönetim binası ve Hastane Yönetim işleyişi dikkate alarak oluşturulmuş ve gelecek hastane projesinde proje yönetimi sürecinde denenmesi ve verimliliğin artması hedeflenmektedir. Tez çalışmasını inceleyen okurlar için ise proje yönetimi departmanı, proje yönetimi ofisi kurmak isteyen ilgililer, gelecekte oluşabilecek aksaklıklara karşı baştan önlem alarak, motivasyonu yüksek bir ekip, iyi işleyen bir proje yönetim sistemi için gerekenlerin birçoğunu hata yapmadan gözden geçireceklerdir. Proje yönetimi literatür araştırmasının yanında uygulama doğrusu ve yanlışı ile incelenen bir proje yönetim modeli, proje yönetimi ile ilgilenenler için yol gösterici olacaktır.