İnşaat projelerinde bilgi paylaşımının önündeki engellerin kaldırılmasının firma performansına etkileri: Bir örnek olay incelemesi

Teknolojinin ve yapım sistemlerinin hızla geliştiği inşaat sektöründe, firmaların rekabet avantajı sağlamak ve sektörde tutunabilmeleri için bilgi yönetim sistemlerini kullanmaları gerekmektedir. Geçmiş zamanlarda sonuç ürün değerli ve önemliyken, günümüzde sonuç ürün kadar sonuç ürünü elde edene kadar geçen süreçte edinilen deneyimler de önemli ve değerli hale gelmiştir. Başka bir deyişle, firmalar bilginin öneminin farkına varmaya başlamışlardır. Bilgi yönetim sistemlerinin gelişmesi, bu anlamda firmalara ve tüm sektöre ışık tutmaktadır. Bilgi yönetim sistemleri diğer sektörlerde daha etkin kullanılırken, inşaat sektöründe sektörün parçalı ve dağınık yapısı nedeniyle daha az kullanılmaktadır. Bilginin yönetimi için bilginin elde edilmesi, sınıflandırılması, depolanması, uygulanması, denenmesi, paylaşılması ve değerlendirilmesi gerekmektedir. Bilgi yönetim sistemlerinin kullanım amacına ulaşması için bilginin gelecek projelerde de kullanılabilir olması gerekmektedir. Bilgi yönetim sürecinde gördüğümüz üzere, bilgi paylaşımı, bilgi yönetim sürecinin sadece bir parçasıdır. Elde edilen bilgi firma içinde uygun kişilerle paylaşılmadığında, bilginin elde edilmesinin de bir anlamı olmamaktadır. Bu tez çalışmasında, bilgi yönetim süreçlerinden 'bilgi paylaşımı' alt başlığı, proje süreçlerinden 'yapım süreci' alt başlığı ile birlikte düşünülmüş, bilgi paylaşımının projenin yapım aşamasında firma performansına ve proje sürecine nasıl etki ettiği araştırılmıştır. Araştırmalarda öncelikle literatür taraması yapılarak konu derinlemesine incelenmiş, uygulama alanından bir örnekle, bilgi paylaşımının günümüz şantiyelerinde ne ölçüde kullanıldığı araştırılmıştır. Tez çalışmasında kullanılan araştırma yöntemi, nitel araştıma yöntemidir. Bu tez çalışması kapsamında uygulama alanından bir firmanın yalnızca bir şantiyesindeki yönetici ve mimar-mühendislerle görüşülmüş, projenin yapım aşamasında bilgi paylaşımının proje yapım sürecine ve firma performansına nasıl etkileri olduğu araştırılmıştır. Tezin ilk bölümünde problemin belirlenmesi kısmında, tez konusu oluşurken hangi problemlerin tezi yazmamıza öncülük ettiği açıklanmıştır. Tezin arka planı kısmında, konu hakkında önceden yapılan çalışmalardan bahsedilmiş, uygulama alanındaki örneklerin azlığından dolayı bu tezin yapıldığı açıklanmıştır. Tezin yöntemi kısmında ise tez hazırlanırken hangi yolun izlendiği ele alınmıştır. Tezin ikinci bölümünde, literatür çalışması yapılarak bilgi, veri, enformasyon kavramları açıklanmış, bilginin sınıflandırılmasında açık ve örtülü bilgi kavramları ele alınmıştır. İnşaat sektöründe bilginin tarihçesinden kısaca bahsedildikten sonra, inşaat sektöründe bilgi yönetimi konusu ele alınmıştır. Bilgi yönetim süreçleri, bilginin elde edilmesinden bilgi yönetim sürecinin değerlendirilmesine kadar incelenmiştir. Tezin üçüncü bölümünde, inşaat sektöründe bilgi paylaşımı konusu ele alınmıştır. Bilgi paylaşımı ile ilgili genel tanımlar yapıldıktan sonra, projenin uygulama aşamasında bilgi paylaşımının nasıl yapıldığı, proje yapım süreci ve firma performansına faydaları anlatılmıştır. Bilginin paylaşılmasına engel olan nedenler derinlemesine incelenmiş, bu engeller dördüncü bölümünde kaynağını oluşturmuştur. Tezin dördüncü bölümünde projenin uygulama aşamasında bilgi paylaşımının firma performansına etkilerinin araştırılması için uygulama alanından bir firmanın bir restorasyon şantiyesi seçilmiştir. Tez kapsamında yüz yüze görüşmelerin yapıldığı bu firma, Türkiye'de restorasyon işlerinde kendini ispatlamış, 30 yıla yakın deneyimi olan bir ana yüklenici firmadır. Yaklaşık 4 senedir devam etmekte olan bir restorasyon şantiyesinde çalışan 3'ü yönetici, 7'si mimar ve mühendis olan toplam 10 katılımcı ile görüşülmüştür. Görüşmeler şantiyenin toplantı odasında gerçekleşmiş, yaklaşık 30-45 dakika sürmüş, görüşmelerde katılımcıların ses kayıtları alınmıştır. Yüz yüze görüşmelerin tercih edilmesinin nedeni katılımcıların görüşme esnasında kendi deneyimlerini de aktarabilmelerine olanak tanımak içindir. Restorasyon projeleri yeni yapım projelerine göre daha karmaşıktır, yapım süreleri daha uzundur. Eski yapıya dair bilgilerin elde edilip depolanması ve paylaşılması, restorasyon projelerinin temel amacıdır. Başka bir deyişle, restorasyon projelerinde bilgi paylaşımının diğer projelere göre daha çok önemi vardır. Uygulama alanında restorasyon projesinin seçilmesinin ilk nedeni restorasyon projesinin bilgi paylaşımının önemini daha iyi açıklamasıdır. İkinci nedeni ise 3 senedir bu projede alt yüklenici firmada görev aldığım için tez çalışmamın kendi gözlem ve deneyimlerimi de içermesi içindir. Yüz yüze yapılan görüşmelerde katılımcılara yaş, cinsiyet, eğitim durumu, iş deneyimlerini içeren kişisel sorular sorulup, katılımcıların daha iyi tanınması amaçlanmıştır. Sonraki bölümlerde bilgiyi elde etme şekilleri, bilgiyi saklama yöntemleri ve bilgi paylaşımını nasıl yaptıklarına yönelik sorular yöneltilmiştir. Katılımcıların kendi deneyimlerini paylaşmaları rica edilmiştir. Soruların son bölümünde bilgi paylaşımına engel olan nedenler üç gruba ayrılarak katılımcılara yöneltilmiştir. Engeller, bireysel engeller, örgütlerden kaynaklanan engeller, teknolojik nedenlerden kaynaklanan engellerdir. Projenin uygulama aşamasında bilgi paylaşımının proje yapım sürecine ve firma performansına etkisi araştırılırken, bilginin soyutluğu göz önünde bulundurulmuştur. Bilgi, ölçümü kolay olan bir kavram değildir. Tez kapsamında bilginin performansa etkileri entelektüel sermaye ve elle tutulan-tutulamayan başarılar olarak değerlendirilmiş, finansal ölçüm ve dengeli başarı göstergesi tez kapsamının dışında tutulmuştur. Tezin beşinci bölümünde, yapılan görüşme sonuçlarının değerlendirilmesi ile, literatür araştırması da göz önünde bulundurularak tezin sonuç kısmı oluşturulmuştur. Görüşme sonuçları değerlendirildikten sonra, projenin uygulama aşamasında bilgi paylaşımının yapılıp yapılmadığı tespit edilmiştir. Firma çalışanlarının çalışılan şantiye özelinde olduğu kadar firmanın genel yönetim anlayışı hakkında da fikirleri ortaya çıkmıştır. Sonuçlar olumlu/geliştirilebilecek durumlar ve olumsuz/önlenmesi gereken durumlar olmak üzere iki bölümde incelenmiştir. Şantiye çalışanlarının bilgi paylaşımını önemsemesi, projenin yapım sürecinin daha planlı ve programlı ilerlemesinin önünü açmaktadır. Firmanın veri tabanının olması bilginin depolanmasına ve gelecek projelerde kullanılmasına olanak tanımaktadır. Bilgi paylaşımının takım çalışmasına teşvik etmesi nedeni ile çalışanlar ortak hedefler doğrultusunda ortak hareket edebilmektedirler. Çalışma ortamında çalışanların birbirine karşılıklı güven duyması bilgi paylaşımının kolaylıkla gerçekleşmesini sağlamaktadır. Şantiyede iş birimlerinin belirli olması iç rekabeti düşürmekte, bilgi paylaşımını arttırmaktadır. Firmada bilgi paylaşımının etkin bir şekilde sağlanması firmanın diğer firmalarla rekabet avantajını arttırmıştır. Firma, bilgi yönetim sistemlerini geliştirmek için çalışmalarını hızlandırmıştır. Bu durum firma geleceği için olumludur. Firma veri tabanına erişimin daha esnek olması, bilgi paylaşımının daha kolay sağlanması açısından önemlidir. Firmada kullanılan bilgi yönetim programının daha fazla alanda kullanılması gereklidir. Bu programın kullanımında çalışanlara aldırılacak eğitimler, bilgi kirliliğinin oluşmasına engel olacaktır. Firma çalışanlarının ve firma yönetiminin bulunduğu, haftalık işlerin görüşüldüğü toplantıların artması, çalışanların motivasyonu ve bilgi paylaşımı açısından önemlidir. Sahada yapılan ayaküstü sohbetlerin sonradan anlaşmazlıklara yol açmaması için firma çalışanlarının yazılı iletişime teşvik edilmesi gerekmektedir. Sonuç olarak, firma çalışanları ve yöneticileri projenin uygulama aşamasında bilgi paylaşımının öneminin farkındadırlar. Firmanın bilgi yönetim sistemlerini daha etkin kullanmasıyla, bütün şantiyeler arasında bilgi paylaşımı yapılabilecek, bilgi paylaşımı firmanın kültürü haline gelebilecektir. Projenin uygulama aşamasında bilgi paylaşımının proje yapım sürecine ve firma performansına etkileri olumludur. Firma yönetimi ve firma çalışanlarının ortak çabasıyla, inşaat sektöründe bilgi paylaşımı şu an olduğu noktadan daha ileri bir noktaya taşınabilecektir.