Sözleşme idaresi ve sözleşme idaresinde toplantılar

İnşaat sektörü proje bazlı bir sektör olup, yarattığı istihdam açısından ülkelerin ekonomisinde önemli bir paya sahiptir. Aynı süreçlerin tekrarlanması sonucunda birbiriyle tıpa tıp aynı olan ürüne ulaşılan diğer sektörlerle karşılaştırıldığında, inşaat sektöründe ulaşılan ürün benzersizdir. Dolayısıyla, her katılımcının bir defaya mahsus olarak bir arada bulunduğu, her projenin ve yapım koşullarının farklı olduğu inşaat sektöründe istenilen başarının yakalanması için çok daha fazla faktör dikkate alınmalıdır. Başarıyı etkileyen faktörlerden süre, maliyet ve kalitenin önemi uzun yıllardır bilinmektedir. Bunun yanı sıra, son yıllarda geleneksel sistemin dışına çıkan farklı proje teslim sistemlerinin inşaat sektöründe yer bulması, işin birden fazlayükleniciye verilmesi, uzmanlaşmanın etkileri olarak farklı sorumlulukları olan katılımcıların yapım sürecine dahil olmaları gibi faktörler inşaat sürecinin yönetimini zorlaştırmaktadır. Günümüzde yapım sürecinin bu karmaşık ortamını yürütmektezorlanan mal sahipleri, bu süreci kendi adlarına yönetmek üzere mimar/mühendisleri, proje yöneticilerini ya da danışman kişi veya firmaları görevlendirmektedirler. Proje yönetimi sürecinin en önemli konularından biri olan sözleşme idaresikapsamında, işin sözleşme dokümanlarına uygun olarak yapılıp yapılmadığınındenetimi yapılmaktadır. İşin tanımı, nasıl yapılacağı, katılımcıların sorumluluklarının neler olduğu gibi hususlar sözleşme dokümanlarında tanımlanmaktadır. Dolayısıylaişin başarısında sözleşme dokümanlarının yapım için yeterli nitelikte olması ve katılımcıların görev ve sorumluluklarının net bir şekilde tanımlanması birincil derecede önemlidir. Bir diğer kriter ise, sürecin sözleşme dokümanlarına göre iyi bir şekilde idare edilmesidir. Bu aşamada, sözleşme idarecilerinin temel görevlerinden biri de mal sahibi adına yapımın farklı aşamalarında, farklı nitelik ve kapsamlardatoplantılar düzenlemek ve bu toplantıların idaresini üstlenmektir. Taraflar arasındaki iletişimin etkin şekilde sağlanması ve işin doğru bir şekilde devam edebilmesi açısından toplantıların önemi büyüktür. Tez çalışmasının birinci bölümünde, araştırma konusu olarak seçilen sözleşme idaresi görevlerinden biri olan toplantılar ile ilgili var olduğu düşünülen problemin tanımlanması, bu problemi çözmeye yönelik yapılan çalışmanın amacı ve bu amaç doğrultusunda izlenen yol açıklanmıştır. İkinci bölümde, önce sözleşme idaresi kapsamındaki temel görevler kısaca açıklanmış, sonra bu görevlerden toplantılar konusu detaylı olarak incelenmiştir. Bu incelemede toplantıların prosedürleri ve yönetimi başlığında toplantı yeri, katılımcıları, gündemi, tutanakları ve toplantı idaresi gibi konulara değinilmiş;toplantı türleri başlığında ise yapım süreci aşamalarına göre, yapım öncesi, yapım süreci, yüklenici/altyüklenici, kurulum/imalat, iş bitimi ve diğer türlerdekitoplantılar, içerikleri ve katılımcıları açısından incelenmiştir. Tez çalışmasının üçüncü bölümde önce ülkemizde Kamu İhale Kurumu tarafından hazırlanan sözleşme dokümanlarında, sonra yurtdışında AIA ve CSI tarafından oluşturulmuş sözleşme dokümanlarında sözleşme idaresi kapsamında toplantılarkonusuna nasıl değinildiği incelenmiştir. Dördüncü bölümde ise, üçüncü bölümde yapılan incelemede KİK dokümlarındasözleşme idarecisi, sözleşme idaresi ve sözleşme idaresinde toplatılar konuları ile ilgili detaylı tanım ve açıklamalara rastlanmadığı için Yapım İşleri Genel Şartnamesi ve Yapım İşleri Genel Şartnamesi'ne ek olarak önerilen Sözleşme İdaresiKılavuzu'nda toplantılar görevi ile ilgili yer verilmesi gereken hükümler açıklanmıştır.