Modelling an intranet based management information system based on accounting information

20. yüzyıl dünya ekonomi tarihi çok köklü değişimlere sahne olmuştur. Dünya ekonomisinin küreselleşmesi, bilgi teknolojilerinin gelişimi, Internet'in doğuşu ve küresel iletişim ağlarının yaygınlaşması iş dünyasının kurallarını ve doğasını degiştirmiş, şirketler yeni çağın kural ve şartlarına gore kendilerini yeniden yapılandırmak zorunda kalmışlardır. İnşaat sektörü'de bu değişime ayak uydurmak zorundadır. Yeni pazar şartlarıinşaat firmalarına getirdiği zorluklar yanında birçok yeni imkanlar ve şanslarda sunmaktadır. İnşaat sektörünün küreselleşmesi her gün biraz daha artan bir hızla devam etmektedir. İnşaat firmalarının geleceği küresel düşünme ve hareket etme yeteneklerine bağlıdır. Bugünün global inşaat firmaları dünyanın dört bir köşesinde on binlerce kişi istihdam etmekte ve değişik zaman dilimlerinde 24 saat faaliyet göstermektedirler. E-mail, Internet, Intranet, video konferans gibi yeni telekomunikasyonteknolojileri inşaat şirketlerinin global ölçekte organize olurken yerel olarakçalışabilmesine ve değişik zaman dilimlerinde ve coğrafi bölgelerde çalışan proje ekiplerinin koordinasyonuna imkan vermektedir. Şantiyelerin finansal performanslarının toplamı şirketin toplam performansınıoluşturur. Bu yüzden şantiyelerin merkez yönetimi tarafından efektif ve etkin denetimi şirketlerin karlılığı ve sürekliliği açısından çok büyük önem taşımaktadır. İnşaat sektörünün küreselleşmesi inşaat faaliyetinin aslında yerel bir faaliyet olduğu gerçeğini değiştirmemektedir. İşgücü ve malzeme sağlayan firmalaryereldir. İşverenler de genellikle yereldirler. İnşaat projelerinin başarısı büyük ölçüde yerel şartların iyi bilinmesine ve şantiyede iyi bir yönetime bağlıdır. İnşaat firmalarının stratejik işletme birimleri olarak değerlendirebilecek inşaat projeleri şantiyede yerleşik Proje Müdürleri tarafından yönetilirler. Şantiyelerinkarlılığını etkileyebilecek birçok günlük karar şantiyelerde Proje Müdürleritarafından alınır. Bu dağınık yapı işin doğasından kaynaklanmakta ve beraberinde ciddi yönetim sorunları getirmektedir. Merkez ofiste oturan üst düzey yöneticilerin şantiyelerin finansal performansını ölçmek için ellerindeki tek güncel kaynak şantiyelerden gelen ilerleme raporlarıdır. Fakat mühendis kökenli proje müdürleri genllikle şantiyelerin karlılığından çokişlerin fiziksel ilerlemesine, kalitesine ve süresinde tamamlanmasnaodaklanmaktadırlar. Şantiyelerden gelen maliyet kontrol ve karlılık raporlarlarıprojelerin gerçek finansal durumunu yansıtmaktan uzaktırlar. Mali dönem sonunda üst düzey yöneticiler şantiyelerden gelen karlılıkraporları ile Muhasebe Departmanından gelen finansal raporlarıkarşılaştırdıklarında büyük süprizlerle karşılaşabilirler. Maliyet kontrol raporlarında proje süresince yüksek karla rapor edilen projelerin işin sonunda sıfır karla tamamlandığının anlaşılması çok şaşırtıcı bir sonuç değildir. (Bkz. Case Study kısım:4)Büyük inşaat şirketlerinde finansal kontrol ve nakit kontrolu stratejik önem taşır. Şirket ansızın ciddi nakit sıkıntılarıyla karşılaşabilir. Malzemesağlayıcılarının ve taşeronların faturaları ödenemez duruma gelir. Şantiyeleremalzeme sevkiyatı aksamaya başlar. Taşeronlar ödemelerini alamadıkları için işi durdururlar. İş ilerlemesi durma noktasına geldiğinde İşveren inşaat sözleşmesinden kaynaklanan hakkını kullanarak müteahit firmanın bankamektubunu hiçbir uyarıda bulunmadan nakite çevirebilir. Bu durum büyük ölçekli bir projede yaşandığında o inşaat şirketinin iflasına yol açabilecekciddi sorunlar oluşturabilir. Geçtiğimiz yıllarda yaşanan büyük inşaat ve enerji şirketlerinin hızlı iflaslarıbu duruma örnektir. Daha sonra bu şirketlerin çöküş sebeplerini araştırmak amacıyla birçok çalışma yapılmış ancak yapılan çalışmalara rağmençöküşün mali sebeplerini tespit etmek dahi mümkün olmamıştır. Bu çalışmanın amacı üst düzey şirket yöneticilerinin dünyanın değişik coğrafi bölgelerine dağılmış olan şantiyelerinin günlük hatta anlık finansal durumlarını takip etmelerini sağlayabilecek Muhasebe bilgisine dayalı bir Yönetim Bilgi Akış Sistemi modelini ortaya koymaktırMuhasebe bilgisi tüm işletmelerde en hassas veri girişinin olduğu en güvenilir bilgi kaynağıdır. Muhasebe planı mühendisler tarafından proje aktivitelerinegore sınıflandırıldığında çok değerli ve güvenilir bir bilgi kaynağı oluşturur. Önerilen model klasik maliyet kontrolu prensiplerine dayalı ve proje yönetim kademelerine her iş kaleminin gerçek maliyetlerinin tespiti, proje bütçesi ile gerçekleşen maliyetler arasındaki farkların belirlenmesi, ve iş sonuna kadar hangi maliyetlerin gerçekleşeceğini tespitine imkan vermektedir. Bu metodoloji Proje yönetimi ekibine bütçe dışı maliyetlerin gerçekleştiği iş kalemlerinde zamanında önlem alma imkanı verirken, üst düzey yönetime de şirketin toplam performansını değerlendirme ve aksayan noktalaramüdahele etme imkanı vermektedir. Çalışmada inşaat şirketlerinin dağınık yapısından kaynaklanan iletişim sorunlarını gidermek ve şirket içi bilgi akişini hızlandırarak güçlendirmek amacı ile İnternet altyapısını kullanan Intranet modeli geliştirilmiştir. Intranetmodeli tüm şantiyeleri merkez ofise bağlarken şirket dışı kişilerin şirket ağınagirmesini engelleyerek özel ticari bilgilere dışardan erişimi engeller. Muhasebe kayıtlarına giren her işlem merkez ofis tarafından görülür ve işlenir. Maliyet kontrol raporları ve finansal tablolar otomatik olarak yenilenir. Şantiyelerden otomatik olarak derlenen güncel muhasebe bilgisi üst düzey yöneticilerinin her gün şirketin finansal olarak hangi konumda olduğunubilmesini sağlayarak yönetim kararlarına taban oluşturur. Merkez yönetiminin şantiyeler üzerindeki kontrolunun artması ara yönetim kademelerinin azalmasına ve şirketin daha efektif bir yapıya kavuşmasına imkan verir. Ayrıca bilgi girişinin sadece muhasebe üzerinden yapılması çiftbilgi girişini ortadan kaldırarak endirekt personel giderlerinin azalmasınısağlar. Her şirket personeli şirket içi bilgi ağı sayesinde kendilerine verilen yetkidahilinde tüm şirket projeleri hakkında bilgiye sahip olabilirler. Bu entegrasyon şirket içinde sinerji yaratarak şirket içi iletişimi ve koordinasyonugüçlendirir. Muhasebe bilgisinin yönetim kararlarına taban oluşturabilmesi için gerçek zamanlı bir raporlama sistemini sağlayabilecek bir enformasyon teknolojisialtyapısında çalışması gerekmektedir. Bu çalışmanın kapsamı, Enformasyon Sistem / Teknolojilerinin inşaat sektöründeki kullanım alanları ve faydalarını irdeleme İnşaat şirketlerinin finansal kontrolu amacıyla tüm maliyetleriniMuhasebe planı düzeyinde sınıflandırmak İnşaat şirketlerinde karar mekanizmalarına yardımcı olacak eş zamanlımuhasebe bilgisine dayalı bir YBAS'nin prensiplerini belirlemek YBAS'nin kullanacağı teknolojik altyapıyı tanımlamaktir.