Firmaların varlıklarının korunması ve etkin kullanımında muhasebe ünitelerinin rolü ve sabit kıymetler kayıt düzenine ilişkin uygulama örneği

özellikle orta ve büyük ölçekli firmalarda, varlıkların korunması ve etkin kullanımı konusun ele alındığı bu çalışmada Muhasebe Disiplini ve de buna bağlı olarak Muhasebe Ünitelerinin önemi vurgulanmaya çalışılmıştır. Firmalar için bir anlamda varoluş kelimesi ile eş anlama gelebilecek, varlık kavramının çeşitli yönlerden irdelenmesi sonucu, Muhasebe faaliyetleri ile yakın ilişkisi olduğu görülmektedir. Para ile ifade edilen her türlü kıymetin olduğu gibi, varlıkların izlenmesi faaliyetlerinin de muhasebenin fonksiyonları arasında özel bir çaba gösterilmeden izlendiği bilinmektedir. Bu çalışmaların amacına ulaşması için ortak işletme terminolojisinin oluşması ve akıla bir kodlama yapılması ve de bunun sonucu bir sistem oluşturulması yeterli olmaktadır. Bu konuda muhasebe disiplini, diğer birçok mesleğe oranla; gerek köklü tarihsel geçmişşi, gerekse de mesleki temelleri nedeniyle oldukça avantajlı durumdadır. Varlıkların korunması ve etkin kullanımı sürecinde; sistem kurulması ne derece önemli ise, kurulan sistemin işleyişinin sağlanması, her an güncel halde tutulması ve denetlenmesi o denli önemlidir. En mükemmel olarak kurulan sistemlerin bile, kendilerini yenilememeleri halinde faydadan çok zarar getirir hale geldiği bilinmektedir. Bu nedenle denetlemenin suç ve suçlu amacının ötesinde değerlendirilmesi gerektiğine inanılmaktadır. Burada denetlemenin esas amacının sistemin etkinleştirilmesi ve bu suretle caydırıcılık sağlanması olduğu görülmektedir. Bir sistemi yönetmek için, sistemin ürettiği bilgilere hakim olmak gereklidir. Firma için hayati önem arz eden varlıkların yönetimi konusunda da; her yöneticinin bunlara ilişkin takip ve yönlendirme sistemleri ile bu konuda çeşitli ünitelerin üstlendiği fonksiyonları bilmesi kaçınılmazdır. Bu konuda bilgi sahibi yönetici, özellikle büyük firmalarda gereksiz kayıplar doğuran iş tekrarlarının önlenmesi ve zamanın boşuna harcanması risklerini bertaraf eder. Amaca uygun bilgi üretilmesi sonucu; her türlü kaynaktan azami ölçüde istifade edilebildiği gibi, birçok ekonomik kazançta sağlanır. Yaşanan globalleşme sürecinde sistemlerin ortak paydalar altında toplanabilme özelliği gün geçtikçe artmakta; bu durum da firmalara büyük imkanlar sağlamaktadır. Geliştirilen yazılımlar, esnek veri tabanları ve düzenlenebilir çıktı çeşitleri ile firmaların bu konulardaki ihtiyaçlarım karşılayabildikleri gibi, bir yerde işletme lisansı sağlamak gibi çözümlerde üretmektedir. Bu nedenle firmalar için oldukça külfetli olan araştırma-geliştirme faaliyetleri, spesifik konulara kaymaktadır. Günümüzde Muhasebecinin, sadece kayıtlarını tutan ve klasik sayılan raporlamaları yapan bir mekanizmanın ötesinde, işletmenin bir bireyi olarak, tüm sistemin bilgi ve belge düzenine nüfuz etmiş olması önem kazanmaktadır. Muhasebe ünitesinde görev alan elemanların terminoloji oluşturma ve tasnif çalışmalarında aktif biçimde yer alarak, bunlara ilişkin sistemlerin oluşturulmasında etkin olmaları, firmaya büyük yararlar sağlayacaktır. 11 Çalışma kapsamında varlıkların korunması ve etkin kullanımının sağlanmasında en önemli görevlerin Muhasebe Ünitelerine düştüğü çeşitli konularda ele alınmış ise de; muhasebenin bu konuda yapabileceklerinin, kendilerine verilen görev, firma içerisindeki üstlendikleri rol ve devir aldıkları yetkiler ile sınırlı olduğu da ortaya konulmuştur. Bu konuların öneminin bilincine erişmiş yöneticilerin, kurulacak sistemlerde muhasebe ünitelerine daha fonksiyonel roller vermesi gereği ortaya çıkmaktadır. Yöneticilerin öncelikle, bu konudaki riskleri ve bunların azaltılması için alınması gerekli tedbirleri bilmeleri çok önemlidir. Her ticari oluşumun temel gayesinin asgari riskle azami fayda üretmek olduğu bilindiğinden, belirsizlik ortamlarında ihtiyatlılık ilkesinin göz ardı edilmemesi önemlidir. Muhasebe mesleğinin özelliklerinin yöneticilerce benimsenmesi sonucu firma fonksiyonları içerisinde etkin görev almaları halinde; yönetim kademelerine diğer disiplinlere oranla çok daha bilgi, belge ve yorum sunmasının mümkün olduğu ve de bunların çoğu zaman ilave bir maliyet külfeti getirmeyeceği bilinmektedir. Firma için sistemlerin oluşturulması vazgeçilmez bir ihtiyaçtır. Ancak kuralların oluşturulmasında; insan faktörünün öneminin dikkate alınması ve konunun mutlak kurallara bağlamanın zorluklan da bilinmelidir. Çalışma kapsamında ele alınan hususların örneklenmesi amacı ile; 'Sabit Kıymet Yönetmeliği' ve buna bağlı olarak kayıt düzenini ifade eden 'Sabit Kıymet Uygulama Yönergesi' ve sınıflama ve kodlama esaslarım ortaya koyan 'Sabit Kıymet Planı' hazırlanmıştır. Ayrıca edinmeden, kullanmaya kadar geçen süreçte oluşan iş ve işlemleri için örnek teşkil etmek üzere 'Muhasebe İşlemleri Örnek Uygulaması' 'da metin içerisinde yer almıştır. Kısaca; gerekli yetkiler ve roller verildiğinde, firma için önem taşıyan birçok konuda olduğu gibi; varlıkların korunması ve etkin kullanımı faaliyetlerinde de; muhasebe üniteleri ekonomik, fonksiyonel ve mesleki altyapıya dayanan çözümler üretebilecektir.