İşletme bütçeleri ve bir uygulama

Bütçe, en basit tanımıyla, belirli bir zaman aralığı içinde kaynakların nasıl kazanılacağını ve nasıl kullanılacağını gösteren finansal bir plandır. İşletme bütçesi, bütçe, plan, kar planlaması, çalışma planı gibi deyimlerle de ifade edilmektedir. Bütçe sözcüğü, Fransızca'da 'bougette' sözcüğünden gelmektedir. Eski çağlarda gezginlerin eyerlerinden sarkan deri çanta anlamına gelmektedir. Önceleri bütçe, devlet ve belediye dairelerinde kullanılmış ve tamamıyla gider kontrolüne yönelmiştir. Birinci Dünya Savaşı'ndan sonra bütçenin işletmelerde kullanılabileceği görüşü ağırlık kazanmış, ilk kez tam anlamına yakın şekilde Barusch ve Lonrıb Optik şirketinde 1920 yılında bütçe uygulanmaya başlanmıştır. Ülkemizde ilk defa işletme bütçesi 1936 yılında Sümerbank Dokuma Fabrikalarında uygulanmaya başlanmıştır. İşletme bütçeleri yönetim fonksiyonları olan planlama, örgütleme, yürütme, koordine etme ve denetleme ile ilişki içindedir. Bütçe her işletmeye uygulanabilir olsa da, bütçe için belirli koşulların var olması sağlıklı bütçeleme için gereklidir. Bunlar; isletmenin organizasyonu, yetki ve sorumlulukların tanımlanmış olması, muhasebe düzeni ve bütçenin yönetimce desteklenmesidir. Bir yönetim aracı olarak bütçelerden gerektiği gibi yararlanabilmek için belirli kurallara uygun hazırlanmaları gerekir. Bunlar; bütünlük ilkesi, birlik ilkesi, merkezcilik ilkesi, şeffaftık ilkesi, kesinlik ilkesi, uzmanlaşma ilkesi, dönemsellik ilkesi, maddi önem ve iktisadilik ilkesidir. viİşletme bütçelerinin yararlarına karşın kısıtları vardır. Bunlar göz ardı edildiğinde yanılgılara yol açarlar. Bütçe insanlar tarafından yapılan ve uygulanan bir yönetim aracı olduğundan, insan ilişkileri büyük önem kazanmaktadır. Faaliyetleri bütçe yoluyla denetlenecek kişilere gerekli danışmalar yapılmalı, bütçenin nasıl işleyeceği anlatılarak işbirliği aranmalıdır. Bütçeleme sürecinin aşamaları şunlardır: Üst yönetimin amaçları belirlemesi, bütçe talimatlarının hazırlanması, bölüm bütçelerinin hazırlanması, bütçenin görüşülmesi ve onaylanması, bütçenin ilgililere dağıtılması. Tüm bir işletme bütçesi bir seri bölüm bütçelerinden oluştuğu ve bunların bazılarının diğerlerini etkilediği için bölüm bütçelerinin belli tarih sırasına göre yapılması, sonra bunların birbiri ile bağlantılı hale getirilmesi gerekir. İşletmenin büyüklüğüne göre bu aşmalar uzun zaman alabilir. Zamanlama sorunlarının ortaya çıkmasını engellemek için her aşamanın belli tarihe bağlanması zorunludur. Bütçeleme süreci içinde bölüm bütçelerininin birleşimi olan ana bütçeden hareketle proforma finansal tablolara ulaşılır. İşletmenin planlarının sonucu ancak bu tablolarda görülebilir. Bölüm bütçeleri işletmenin satış, üretim, satmalma, finansman gibi bölümlerinde hazırlanan ve bir araya getirilerek ana bütçeyi oluşturan bütçelerdir. Ana bütçe, işletmenin bütün faaliyetlerini kapsayan bütçe dönemi üzerinden bir proforma gelir tablosu ve bütçe dönemi sonu itibariyle bir proforma bilanço çıkarılmasına olanak veren işletme bütçesidir. Yıllık bütçe hazırlama faaliyeti aşağıdaki bütçe ve proforma finansal tabloların hazırlanmasıyla tamamlanır. Bu bütçelerin sayısı artırmak ve bütçenin planlama ve kontrol fonksiyonlarının kapsamını arttırmak mümkündür: Satış bütçesi, üretim bütçesi, satmalma bütçesi, gider bütçesi, yatırım bütçesi, nakit bütçesi, proforma satılan malların maliyeti tablosu, proforma gelir tablosu, proforma bilanço. Bütçe hazırlandıktan ve onaylandıktan sonra uygulanmasına sıra gelir. Bütçe, ilgililere dağıtımını takiben yetkililer için harekete geçmede yetki belgesi, her bölümün başarısının ölçülmesinde temel ölçü ve kontrol aracı özelliğini alır. Bütçe, her bir alt birim yöneticisine kendi birimi için bir işlem planı sağlar. Uygulama sonuçlan ölçülerek üst yönetime rapor edilmelidir. Yöntemler, başarı veya başarısızlığı hemen saptayacak ve istenmeyen sonuçların en aza indirilmesini sağlayacak şekilde düzenlenmelidir. Bütçe planları ile sonuçlarını bütçe dönemi sonunda karşılaştırmanın hiçbir değeri yoktur. Kısa dönem faaliyet raporları mutlaka düzenlenmeli ve yönetim sorunlu noktalara hemen müdahale etmelidir. İşletme bütçe sisteminde sürekli kontrolün sağlanması için, önce bütçe sorumluluk raporlarının düzenlenmesi sonra da bütçe sapmalarının analiz edilmesi gereklidir.