İşletme bütçeleri ve bilgisayar destekli bir uygulama denemesi

İşletme bütçesi, işletme amaçlarına ulaşmak açısından faaliyetlerin etkinliğinin ve verimliliğinin sağlanması amacıyla, işletme yönetimi tarafından kullanılan bir planlama ve kontrol aracıdır. Bütçe uygulamalarına tarihte ilk kez 18. yüzyılda, İngiltere'de rastlanmıştır. O dönemde bütçeler, kralın gelirlerinin kaynağını oluşturan vergiler ile devlet tarafından yapılan harcamaları kontrol etmek için kullanılmıştır. 1900'lü yılların başında İngiltere'den Amerika'ya giden göçebeler, bütçe düşüncesini de beraberlerinde götürmüşlerdir. Önceleri hükümetler ve yerel yönetimler tarafından kullanılan bütçeler, daha sonra işletmelerin de ilgisini çekmiştir. Bu dönemde bütçeler, yalnızca bir lüks olarak kabul edilen reklam, araşürma-geliştirme gibi harcamaları kontrol etmek için kullanılmış, standartlar oluşturarak fiili maliyetlerin kontroluna ve geleceğe ilişkin kestirimlere çok az yer verilmiştir. İşletmecilikte bilimsel yönetim döneminin başlamasıyla üretim maliyetleri standartları ve maliyet muhasebesi tekniklerinde önemli ilerlemeler sağlanmıştır. Bu ilerlemeler, çağdaş işletme bütçelerinin geüşiminin temellerini oluşturmuştur. Bir gelecek planlaması olan bütçe, tahminden daha geniş kapsamlıdır. Bir tahmin, belirttiği durumlara ilişkin önlemleri kapsamadıkça bütçe niteliği kazanamaz. İşletme için resmi bir faaliyet planı olan bütçe ise, işletme amaçlarını ve hedeflerini saptamakla beraber, bunların gerçekleştirilme yollarını ve yöntemlerini de ayrıntılı bir şekilde göstermektedir. Bütçe ya da planın önlem almak amacıyla faaliyetleri önceden saptama niteliği onu, gelecekle ilgili diğer düşünme yöntemlerinden ayırmaktadır. İşletme bütçesi, belirlenen amaçlara göre işletme bölümlerinin bir yıla kadar olan çalışmalarını yürütmek, denetlemek ve izlenecek politikaları ortaya koymak üzere, parasal ve sayısal verilerle düzenlenen bir plandır. işletme Bütçe Sistemi, işletme bütçelerine ilişkin ilkeler ve tekniklerden yararlanarak işletme bütçelerinin planlanmasını, düzenlenmesini, uygulamasını ve kontrolünü ifade eder. işletme bütçe sisteminin amacı, temel işlevlerin yürütülmesinde, yönetime en etkili bir biçimde yarar sağlamaktır. Bu nedenle bütçe düşüncesi, işletme için sabit ve katı bir program saptama şeklinde yorumlanmamalı, gelecek faaliyet döneminde işletme amaçlarına ve politikalarına uygun, en karlı planların saptanması olarak anlaşılmalıdır. Ayrıca düzenleme sırasında öngörülemeyen unsurların uygulama sırasında ortaya çıkması karşısında, bu bütçelerde gerekli düzeltmelerin yapılacağı, en baştan kabul edilmelidir. Uygulama olanağı en fazla olan planlardan oluşan işletme bütçeleri, işletmeye ilişkin zayıf ve tehlikeli durumları önceden göstermek yoluyla önleyici önlemlerin zamanında alınmasına olanak sağlar İşletme bütçesi, bir işletmenin gelecek dönemle ilgili faaliyetlerine ilşkin resmi yönetim planlarından oluşur. Bu planlar, işletme bütçesinde işletmenin tümü, bölümleri veya fonksiyonları itibariyle ayrıntılı bir biçimde yer alırlar. Bu niteliğinden ötürü işletme bütçesi iki kısımda incelenebilir.. - Genel ya da Ana işletme Bütçesi - Bölümsel ya da Fonksiyonel işletme Bütçesi İşletmede yer alan her bir temel bölüm ya da fonksiyon için ayrıntılı bütçeler hazırlanır. Bölümlere ya da fonksiyonlara ait bütçelerin konsolide edilmesi yoluyla, işletmeye ait genel işletme bütçesi ortaya çıkar Genel işletme bütçesini oluşturacak olan bölüm ya da fonksiyon bütçelerinin düzenlenmesinde genellikle şu sıra izlenir -önce satışlar miktar ve tutar olarak tahmin edilir. - Satış bütçesinden sonra, bütçelenmiş satışları karşılayacak üretim bütçesi yapılır. Bütçe hazırlanırken stokta bulundurulacak mamul miktarı da göz önüne alınır. Üretim bütçesi, satın alma, direkt işçilik ve direkt malzeme ve genel imalat giderleri bütçelerini de kapsar. -Bütçelenmiş satışların ve ürünlerin alıcılara tesliminin zorunlu kıldığı satış ve dağıtım giderleri ve işletme yönetimi ile ilgili yönetim ve diğer genel giderler tahmin edilip bütçelenir. - Son olarak da nakit ve yatırım harcamaları bütçeleri hazırlanır, gelir tablosu ve bilanço bütçesi düzenlenir Başarılı bir bütçeleme için gerekli olan unsurlar, toptancı ve perakendeciler için de aynı şekilde geçerlidir. İmalat işletmelerinde olduğu gibi, programı ortaya koymak ve uygulamayı gözlemek üzere bir denetleyici ya da bütçe müdürü atanmalıdır. Ancak bütçeyioluşturan temel plan ve tahminler, bütçenin yürütülmesinden sorumlu görevlilerce sağlanmalıdır. Bölüm yöneticileri, alıcılar ve diğer yürütücüler, bütçeleme sürecine hem yönetim kurulu kanalıyla hem de bireysel olarak katılmaktadır. Ticaret işletmelerinde üretim, malzeme, işgücü ve genel imalat giderleri bütçeleri yapılmaz. Bütçeleme işlemleri hemen ticari veya alım satım bütçesi etrafında döner. Ticari bütçe, genellikle satışların, stokların, indirimlerin, fiyat düşürmelerinin, işçilik indirimlerinin, stok yetersizliklerinin, satın almaların ve gayri safi kar marjının planlanmasını içerir. Diğer taraftan hizmet işletmelerin özel bir niteliği vardır. Hizmet işletmelerinde stok tutma olayı yoktur; hizmetler genellikle, hizmet istemi ya da siparişi geldikten sonra gerçekleştirilir. Hizmet işletmelerinde en önemli maliyet unsuru, personel giderleridir. Bu yüzden hizmet işletmelerindeki bütçeleme teknikleri öncelikle insan kaynağının planlanmasına ve personel etkinliğinin kontroluna yönelmiştir. İşletme bütçelerinin etkin bir biçimde uygulanması, sürekli bir kontrol sistemiyle sağlanır. Sürekli kontrol, verimsizlikleri ve başarısızlıkları anında saptar ve gerekli önlemlerin zamanında alınmasını olanaklı kılar. Bu nedenle, faaliyetlerin ölçüldüğü ve yukarı düzeydeki yönetime raporlandığı bir rapor sistemi zorunlu olmaktadır. İşletme bütçe sisteminde sürekli kontrol, performans raporları ve bütçe farklarının analizi ile sağlanır. İşletmelerde özellikle iç kontrolü kolaylaştırmak için kullanılan performans raporlarının temel amacı, performans ölçümleri ile işletme verilerinin yönetime iletilmesidir. Kontrol yönünün yanı sıra performans raporları yönetime, işletme verimliliğine ilişkin gerekli bilgileri de sağlar. Çalışanların verimlilik ve verimsizliklerini ortaya çıkarmasından ötürü, performans raporları önemli davranış sorunlarını çözer. Bütçe farklarının analizinin birinci adımı farkların hesaplanmasıdır. Farkların hesaplanması, fark nedenlerinin başlıcalanm belirler. Daha sonra sorumluları ve farkların ayrıntılı nedenlerini saptayacak biçimde analizlere geçilir. İşletme bütçelerine ilişkin olarak ele alınan konuların kapsamında bir firmanın genel işletme bütçesinin hazırlanması, tez çalışmasının uygulama yönünü oluşturmaktadır. Uygulama bölümünde bünyesinde daha önce bütçeleme çalışması yapılmamış olan Ünvak Genel Pazarlama ve Dağıtım Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti. için, işletmenin kendisine özgü koşulları dikkate alınarak, genel işletme bütçesi hazırlanmaya çalışılmıştır. Ayrıca, bütçeleme faaliyetinin daha kolay, kısa sürede ve etkin bir biçimde yürütülmesini sağlamak amacıyla bir bilgisayar yazılımından yer alanılmışur. Üretim faaliyetinde bulunan ve bulunmayan işletmelerde bütçeleme işlemlerinin temel ilkeler yönünden aynı olmasına karşın, yine de bazı farklı yönleri olduğuna değinilmişti. Ünvak Genel Pazarlama ve Dağıtım San. ve Tic. Ltd. Şti. , birbirinden farklı pazarlarda faaliyet gösteren altı departmana sahiptir. Departmanlardan bir tanesi üretim faaliyetlerinde bulunmakta; dördü mamul, birisi ise hizmet pazarlamaktadır. Her bir departman, faaliyet gösterdiği pazarın yapısına bağlı olarak, farklı alacak ve borç ödeme politikasına ve farklı stok politikasına sahiptir. Bundan dolayı, bütçelerin hazırlanmasında her bir departman ayrı ayrı ele alınmıştır. Tüm işletmeler için aynen kullanılabilecek standart bir bütçe uygulaması olmadığına göre, bütçe sisteminin kurulabilmesi ve kendisinden beklenen yararın elde edilebilmesi için, öncelikle işletme yapısının ve faaliyetlerinin analiz edilmesi gerekmektedir. Ancak böylelikle bütçelerden bir planlama ve kontrol aracı olarak yararlanılabilir. Ünvak'ın Genel İşletme Bütçesinin hazırlanmasında şu sıra izlenmiştir. i-Üretim faaliyetinde bulunan departman için, tez çalışmasının birinci bölümünde incelenen faaliyet bütçeleri ile nakit bütçesi hazırlanmıştır. ii-Üretim faaliyetinde bulunmayan diğer departmanlar için satış ve genel yönetim giderleri bütçesi ile nakit nütçesi hazırlanmıştır. Ticari faaliyetlerde bulunmadığından Merkez işyeri için yalnızca genel yönetim giderleri bütçesi hazırlanması yeterli görülmüştür. iii-Sonraki aşamada her bir departman için hazırlanan bütçeler bütünleştirilerek işletmenin tümü için nakit bütçesi, gelir tablosu bütçesi ve bilanço bütçesi elde edilmiştir. Geliştirilen bir bilgisayar yazılımıyla da bütçeleme faaliyetinin bilgisayar destekli olarak yürütülmesi sağlanmıştır.