Süreç iyileştirme ve alüminyum yassı ürün sektöründe bir uygulama

21. yüzyılda tüm kurumlar sorumluluk alanlarındaki faaliyetleri gerçekleştirebilmenin ve performans standartlarına ulaşabilmenin ağır baskısı altında bulunmaktadırlar. Küçük kazanımlar, organize olmayan sistemler ve küçük iyileştirmeler ile söz konusu rekabet baskısını aşmak mümkün olmamaktadır. Çözüm olarak ortaya konan süreç yönetimi olgusu; çalışanların işe bakış açılarım dikeyden yataya çevirmekte; kurumsal enerji düzeyini güçlendirmekte; işlerin daha iyi, daha ucuz, daha hızlı yapılmasını sağlamakta ve insanları düzeltmek yerine sistemi düzeltmek için daha fazla zaman harcamasına olanak tanımaktadır. Süreç yönetimi ile her sürecin sahibi, müşterisi, kullanılan kaynaklar ve elde edilen çıktılar belirlenmektedir. Böylece iletişim ve ihtiyaçların anlaşılması kolaylaşmaktadır. Sorumluluğun süreçler bazında ilgililerine paylaştırılması karar almayı ve sonuç odaklı olmayı sağlamaktadır. Günümüz iş dünyasında işi müşteriler yönettiğinden kuruluşun tüm faaliyetlerini müşteri odaklılık yönlendirmektedir. Müşterinin kuruluştan gerçekten ne istediğinin anlaşılması ile başlanıp geriye doğru çalışmak suretiyle yeniden düzenleme yapılması gereklidir. İşe süreç açısından bakılması, müşterinin bakışıdır bunun nedeni müşterilerin ilgilendikleri tek unsurun süreçlerin çıktısı olan ürün ve hizmetler olmasıdır. Kurumun ürün ve hizmetlerine değer katan faaliyetler süreçler içinde gerçekleştiğinden katma değer yaratmayan faaliyetlerin elimine edilmesi mümkün olmaktadır. Basit olduklarında süreçler daha iyi işlemektedir. Arınmış, yalın ve verimli olan süreçler, karmaşıklığın yerini insanların ve sistemin etkinliğinin aldığı süreçlerdir. Süreç Yönetimi aşağıdaki adımlardan oluşmaktadır: 1. Sürecin Başlangıcı 2. Sürecin Tanımlanması 3. Sürecin Kontrolü Süreç iyileştirme faaliyetleri, süreç kontrolü aşamasında yer almaktadır. Süreç iyileştirme olgusu, süreçlerin performans düzeyinin zaman içerisinde düşmesi riskine karşıdır. Süreç performans düzeyinin yükseltilmesi için sistematik bir müdahale ve iyileştirme gereklidir. Bir kurumun varlığını devam ettirebilmesi ve rakiplerine karşı başarısı performans düzeyinin yükseltilmesine bağlıdır. Süreç iyileştirme yöntemleri birbirinden farklı olmasına rağmen temelde aşağıda yer alan faaliyetleri içerirler:. İyileştirme çalışmalarının öncelliklendirilmesi. Sürecin anlaşılması IX. Sürecin analiz edilmesi. İyileştirme önerileri üretilmesi ve karar verme,. Etkinlik analizi ve iş planı yapılması. Önerilerin uygulanması. Uygulama sonuçlarının değerlendirilmesi. Başarılı uygulamanın kurumsallaştırılması Süreç iyileştirme uygulaması ile çalışanların iş koşullarım sorgulaması; toplu olarak israfın önlenmesi, ürün ve hizmet kalite düzeyinin arttırılması, iş güvenliğinin iyileştirilmesi gibi faydalar yaratılmaktadır. Elde edilen değerin odak noktası, kurumların gerçek patronu olan yani faturaları ödeyen müşterilerdir. Müşteri memnuniyeti, günümüz iş hayatının en önemli unsurlarından biridir. Müşteri memnuniyetine hizmet eden tüm süreçlerin çıktılarında basan sağlanması için süreç yönetimi ve süreç iyileştirme çalışmalannm etkin biçimde uygulanması gereklidir. Hazırlanan çalışma kapsamında ülkemizde alüminyum yassı ürün sektöründe faaliyet gösteren bir firmada süreç iyileştirme uygulaması yapılmıştır. Süreç iyileştirme çalışmasının uygulandığı süreç, müşteri şikayetleri değerlendirme sürecidir. Bu çalışma, sürecin adımlarında yapılan ölçüm ve analizler ile süreç sorumlulannm oluşturduğu bir takımın varlığı sayesinde gerçekleşmiştir. Çalışma neticesinde süreçte sorunların yaşandığı adımlar tespit edilmiştir. Süreçte yaşanan sorunlar a) iletişim kopukluğu b) süreç performans göstergelerinin süreç odaklı olmaması c) ürerim takip yazılımda tüm bilgi / verilerin tanımlanamaması d) şikayetlerin satış bölümü aracılığıyla iletilmesi e) düzeltici ve önleyici faaliyet taleplerinin açılma kararlarının net olmaması f) teknik değerlendirme raporlarının süreç sorumlularınca onaylanmasında sürenin uzaması olarak özetlenmiştir. Her bir sorunun karşılığında çözüm önerileri ve bu önerilerin uygulanma şartlan belirlenmiştir. Çözüm önerileri genel olarak iletişimi artırma, süreç akışındaki detaylan yazılıma taşıma ve sürecin toplam süresini kısaltma amacına sahiptir. Süreçte yaşanan sorunlar gidermek için belirtilen önerilerin müşteriler üzerinde yarattığı etkinin tespiti için müşteri memnuniyeti anketi düzenlenmiştir. Bu ankette süreç iyileştirme çalışmasının sonuçlarının müşteriler tarafindan ne şekilde algılandığı tespit edilecektir. Sürecin iyileşmeye açık alanlarının tespiti de bu çalışmayla mümkün olabilecektir. Süreç iyileştirme sonucu ortaya çıkan çözüm önerileri ve müşteri memnuniyeti anketi firma üst yönetimine teklif olarak sunulacaktır. Bu teklif kabul edildiği durumda çalışmanın gerçek sonuçlarının tespiti mümkün olabilecektir.