Elektronik belge yönetim sistemi 'nin insan kaynaklarının dönüşümüne etkisi: Marmara Üniversitesi örneği

Küreselleşen dünyada e-devlet olma yolunda, günümüzün hızla değişen koşullarına uyum sağlama zorunluluğundan hareketle, kamu kurumlarının faaliyetlerini yürütmek ve rekabet avantajı sağlayabilmek için atmaları gereken en büyük adım Elektronik Belge Yönetim Sistemi uygulamasına geçmektir. EBYS, kurumsal yapıyla entegre edilip kullanılmaya başlanmasıyla birlikte insan kaynaklarında dönüşüm meydana getirmiştir. Bu çalışmanın temel amacı; EBYS'nin kurumsallaştırılması sürecinde Marmara Üniversitesi personelinin ne tür sorunlarla karşılaştıklarını, çalışanların yeniliklere ve değişime ayak uydurmadaki çabasını ve bu kapsamda alınması gereken önlemlerin neler olabileceğini belirleyerek EBYS'nin Üniversitenin insan kaynağında nasıl bir değişime yol açtığını ortaya koymaktır. Çalışmanın hipotezi; EBYS'nin hayata geçirilmesiyle birlikte Marmara Üniversitesi Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğünün iş süreçlerinde meydana gelen değişiklikle birlikte Müdürlüğün rolünün değiştiği ve kurum faaliyetleri içindeki öneminin de arttığının fark edilmesiyle birlikte Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü personelinin eğitim durumu, becerileri, bakış açıları ve yetkinliklerinin değişmesi gerektiği düşüncesine varılmasıdır. Bununla birlikte gerek Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü çalışanlarının gerekse Üniversitenin tüm personelinin yeni bir uygulamaya verdikleri olumlu ve olumsuz tepkiler bu çalışmanın ortaya çıkmasında önemli bir etken olmuştur. Bu çalışmaya Marmara Üniversitesinde EBYS kullanan idari personel dahil edilmiş olup çalışma kapsamında gözlemleme ve idari personele anket uygulaması yapılmıştır. Çalışmaya katılan personel, eğitim durumu, hizmet yılı, yaş ve cinsiyet özelliklerine göre değerlendirilmiştir. Marmara Üniversitesinde 2013 yılı başında kullanılmaya başlanılan EBYS'nin kurumsallaştırma sürecine de yer verilen çalışma sonucunda, EBYS ile gelen değişimin Marmara Üniversitesi Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğünün işlevini ile kurumsal süreçlerdeki rolünü ve Müdürlük personelinin sahip olması gereken nitelikleri değiştirdiği, Üniversite çalışanlarını geliştirici ve güdüleyici olduğu gibi çalışanların iş tatmini yükselttiği düşünülmektedir. Marmara Üniversitesi personelinin eğitimleri, deneyimleri, bilgileri, tutumları, bakış açıları, becerileri çok farklılaşmıştır ve personel kendini yenilemek ve değiştirmek durumunda kalmıştır. Bununla birlikte Marmara Üniversitesinde değişime ve gelişime açık, gelişmeleri çok yakından izleyen, yeni bilgiler üretebilen ve işbirliği içinde çalışabilen personel ihtiyacı doğmuştur. Kısacası; EBYS'nin mesleki bilgi ve beceriler ve kişisel yetkinlikler yönünden farkındalık sağlayacağı öngörülmektedir. Bu çalışmanın birinci bölümünde genel olarak değişim ve örgütsel değişim kavramları irdelenmiş, kurumların dönüşüm yaşadığı süreçte üst yönetimin rolü vurgulanarak değişime direnç ve kurumlardaki insan kaynağı değişiminin önemini ortaya koymak amaçlanmıştır. İkinci bölümde, belge, doküman, elektronik belge tanımları üzerinde durularak, elektronik belge yönetim sistemi ve yararları açıklanmış ve alan hakkındaki mevzuat ve standartlar üzerinde durulmuştur. Üçüncü bölümde, Marmara Üniversitesinde EBYS'nin Projelendirme ve Uygulama süreci üzerinde ayrıntılı bir şekilde durularak bu süreçte ne tür sorunlarla karşılaşıldığı ve alınması gerek tedbirlerin neler olabileceği üzerinde durulmuştur. Dördüncü bölümde, EBYS'nin Marmara Üniversitesi Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğünde nasıl uygunlandığını anlatılmış, Yazı İşleri ve Arşiv Şube Müdürlüğü personelinin bu uygulamadaki rolü ve EBYS'ye uyumu, uygulamada karşılaşılan sorunlar ve ihtiyaç duyulan personel niteliklerinin neler olabileceğini ortaya koymak amaçlanmıştır. Beşinci bölüm olan araştırma çalışmasında nitel ve nicel araştırma yöntemlerinden yararlanılmıştır. Nitel yöntem olarak vaka çalışması, nicel yöntem olarak ise anket uygulaması kullanılmıştır. Araştırmanın nitel yöntem kullanılan bölümünde, kurumsal belge yönetiminin EBYS ile fiziksel ortamdan elektronik ortama dönüştürülmesi süreci analiz edilerek detaylı bir şekilde ele alınmaya çalışılmıştır. Araştırmanın nicel yöntem kullanılan bölümünde ise anket uygulaması sonucunda elde edilen verilerin istatistiksel olarak analiz edilmesiyle ortaya çıkan sonuçlar belirtilmiştir.