İşletme bütçeleri sisteminin incelenmesi ve işletme bütçesi sisteminin mekanik ihtiyaçlarının sağlanmasına yönelik bir uygulama

Bütçeler basit bir finans raporu olan çerçevesinden taşarak tüm işletme sürecini kapsayan bir genel faaliyet olma yolundadır. Çevresel koşullar firmaları, stratejik hedefleri doğrultusunda kurgulanmış sürekli ve çok olasılıklı bütçeler oluşturmaya yönlendirmektedir. Uygulanmakta olan bütçeleme anlayışı, belirlenen standart rakamlara ulaşmak için faaliyetlerin yürütülmesine odaklanmaktadır. Sabit bir anlayışa sahip bu bütçeleme süreci, işletmenin içinde bulunduğu rekabetçi ortamın gereklerine cevap verememektedir. Bütçeler artık, salt finansal bir doküman olmaktan ziyade, yönetim kararlarını ve işletmenin karşılaşacağı tehlikeleri zekice formüle eden, işletmenin önceliklerini belirlemesini sağlayan, işletme sürecini, finansal ve finansal olmayan amaçlara yaklaştırması açısından izleyen bir araçtır. Bütçe, planlama ve tahmin süreçlerinde yeni trendler çok belirgin görünebilmektedir. Bunlar, tasa ve hızlı bir tahmin süreci, bütçelerin işletmenin içinde bulunduğu dinamik-değişken koşullan yansıtacak şekilde daha sıklıkla güncellenmesi, geleneksel aşağıdan yukarı bütçelemenin yukardan aşağı stratejik planlama ile birleştirilmesi ve katılımının artırılmasıdır. Firmaların yıl boyunca devam eden bütçe problemini iyileştirmek için, en önemli kararlan, uygun bütçe yazılımının seçimidir. Uygun bütçe yazılımın seçiminde firmalar süreçlerine bütünleşik, kullanıcı dostu arayüzlere sahip olan, veri girişi, analizIV ve raporlama ile gerekli tasarım değişikliklerinin uygulanmasında esnek araçlara yatırım yapmalıdırlar. Firmalar aynı sektörlerde dahi olsa kendi kapalı devretmiş yapma şekillerinin yarattığı farklı süreçlere sahiptir. Muhasebe programları gibi asıl olarak devletin denetleme ihtiyacına gidermek üzere tasarlanmış araçlar ile, üretim prosesine odaklanmış ERP benzeri uygulamaların ek modülleri tüm sürece entegre olamamanın yanı sıra olasılıklı gelecek faktörleri tahmini gerektiren bütçe faaliyetine de tam uymamaktadırlar. Firma içi sistemlerden veri çekerek raporlama yapan bütçe rapor programları da entegrasyon zorluğu yaşamaktadır. Excel tabloları ile sürdürülen bütçe faaliyeti de çalışmanın bir bütçe ekibi tarafından takibini, aynı entegrasyon zorluklarını ve zaman sorununu işleme bütçeleri gündeminden silememektedir. Bu konudaki yakınmaları kaldırmak ve ileri düzeyde bütçe gereğini sağlamak için, bütçeye özel yazılımlar diğer ve kabul gören bir seçenektir. Bütçeye özel yazılımlar işletme sistemlerinden özerk kendi kapalı devre sistemlerine sahip olmasına rağmen diğer sistemler ve entegrasyon kabiliyetleri ile sürekli veri akışına sahip olabilmektedirler. Veritabanı yönetimi anlayışı, kişisel bilgisayar teknolojisindeki hızlı gelişim, yeni görsel programlama dilleri ve internet iletişiminin yayılması ile kullanışlı bir araç haline gelmiştir. İşletmeler, gerekli insan kaynakları yatırımını yaparak bu tür yazılımları kolayca kendi bünyelerinde gerçekleştirebilirler. Bundan on yıl önce Word gibi yazı düzenleme programlarını kullanan insanlar dahi az bulunurken artık Excel ve Word yanı sıra PowerPoint gibi sunum araçları da her çalışanın kullanabilmesi gereken programlar haline gelmiştir. Artık veri tabanı yönetim araçları da diğer programlar gibi kolayca öğrenilip geliştirilebilir basitliktedir. Veritabanı yönetim araçları arasında, programlama ve sistem entegrasyonu özelliklerinin yanı sıra Microsoft Office paketinin bir parçası olarak maliyet avantajı sağlayan Microsoft Access öne çıkmaktadır. Access' in dünya çapında yaygınlaşmasının ana sebeplerinden biri kolay tasarım imkanıdır. Access gelecekteki finans yöneticisinin veri tabanı tasarım ve kontrol aracı olarak yardımcısı olabilecek gibidir. Gelecekte Access'ten farklı araçlar ortaya çıksa da, aynen şimdi Oracle, Lotus, Dbase veya Paradox veri tabanlarının da kullandığı gibi benzer kurgulara sahip olacaktır. Çalışmanın uygulama bölümünde Access'in farklı özelliklerini örnekleyen bütçe ilgili çalışmalara yer verilmiştir. Bu uygulamalarda değişik amaçlara yönelik veri tabanı tablo tasarımından kullanıcıya yönelik veri girişi ve kontrol formlarına ve sorgular vasıtası ile analiz ve raporlamaya örnekler tasarlanmış. Excel ile etkileşimli entegrasyonu ve ODBC özelliği örneklenmiştir. Bütçelerin mekanik yapısını oluşturan, bütçe tablolarının kurguları, aralarındaki ilişkiler ve ihtiyaç duyulan bilgisayar yazılımı uygulama bölümünde Access kullanılarak örneklenmiştir. Bu bölümündeki her bir uygulama Access'in farklı özellikleri kullanarak tasarlanmıştır. Giriş bölümünün çalışmanın planı başlığı ve sonuç bölümünde uygulamaların tasarımı, karşılaşılan problemler ve sonuçlan özetlenmiştir.