Örgütsel bilginin ve iletişimin yönetilmesinde yeni bir yaklaşım: Intranet uygulamaları

Milyonlarca insanın daha hızlı iletişim, bilgiye kolayca erişim ve bilgiyi kolayca yayınlamak amacıyla kullandıkları Internet, bazı şirketleri, Internet teknolojisini örgüt içi iletişim ve bilginin yönetilmesinde kullanmaya itmiştir. Yapılan çalışmalarda başarılı sonuçlar elde edilmiştir. Çünkü teknolojisi hazır olan, kolay kullanımlı, açık sistem özelliğinde, düşük maliyetli, her türlü veriye ulaşımı mümkün kılan, basım ve dağıtım masraflarında tasarruf sağlayan bir sisteme sahip olunmuştur. Bu sistem InTRAnet'tir. Intemet'in sınırları dünya genelindeyken, InTRAnet'in evreni bulunduğu örgüttür. Internet'te kullanıcılar, şirketler bilgi yayınlar, bilgiye erişir ve mesaj alışverişinde bulunurken, InTRAnet'te çalışanlar ve şirketin birimleri bilgi yayınlar, bilgiye erişir ve birbirleriyle mesaj alışverişinde bulunurlar. InTRAnet, özellikle bilgi sistemi uzmanlarını cezbedecek görselliğe ve kolaylığa sahiptir. InTRAnet'te uygulamaya birkaç Web sayfasıyla başlanıp, ihtiyaçlara göre devam etmek mümkündür. InTRAnet, örgüt çalışanlarına da kolay kullanımlı arayüz sunmakta, bunun ötesinde klasik bilgi itme modelinden, bilgi çekme modeline geçişi sağlamaktadır. Bu yeni model, çalışanların neye ihtiyacı olduğunu belirleyip, o bilgiyi dağıtma esasına dayanan bilgi itme modeline karşı, çalışanın kendi ihtiyacını belirlediği ve bilgiyi havuzdan çektiği bir modeli sunmaktadır. InTRAnet, birçoğa birçok iletişimi mümkün kılan haber gruplarının kullanımıyla, geleneksel iletişim kanallarının ötesine çıkmaktadır. Haber gruplarında, çalışanlar daha önceden hiç bir araya gelmedikleri diğer çalışanlarla bile, ortak ilgilenilen konularda buluşabilmekte, fikirlerin değiş tokuşunu sağlamaktadır. InTRanet'in teknolojik olarak sunduğu bu imkanların, yönetimsel olarak desteklenmesi gerekmektedir. InTRAnet, bilginin denetiminde bir kayışa sebep olabilecektir. Önceden bilgi sistemi uzmanlarınca denetlenen elektronik bilgi, artık bilgiyi oluşturanların, önceden bilgiyi oluşturanlarca 157 denetlenen bilgi akışı da, bilgiyi kullananların sorumluluğuna geçebilecektir. InTRAnet'teki haber gruplarının sağlayacağı birçoğa birçok iletişim, örgütler için yabancıdır. Haber gruplarının beklenen faydayı sağlaması, yönetimin haber gruplarına yaklaşımına bağlıdır. InTRAnet'in uygulama alanları çok çeşitlidir. Özellikle örgütün yönetsel ve operasyonel işlerine yönelik olan birçok konuda yarar sağlamaktadır. İnsan kaynakları, eğitim, satış, pazarlama, bilgi sistemleri, halkla ilişkiler, müşteri hizmetleri bu çalışma kapsamında açıklanan alanlardan bazılarıdır. Çalışmada, InTRAnet teknolojisinin yönetsel işlevlerdeki kullanımı, 'Intra Holding InTRAnet Uygulaması' ile örneklenmiştir. Uygulama şu işlevlerden oluşmaktadır: 'Çalışanlar', 'Organizasyon Yapısı', 'Duyurular', 'Eğitimler', 'İş Başvurulan', 'Seminerler', 'Anketler', 'Şirket El Kitabı'. Hazırlanan bu Web sayfalarının bazıları statik, bazıları da dinamik sayfalardır. Her bölümün, kendi içinde yardım kısmı da bulunmaktadır. Bu sayfalara tüm holding çalışanları erişebilecektir. Uygulama, yönetsel işlevlere yönelik olduğu ve her örgütte de bu tür işlevler bulunacağından, çalışma birçok örgüte uyarlanabilecek özelliktedir.