ইলেকট্রনিক চালান (ই-চালান)

প্রোফর্মা চালান হলো একটি প্রাথমিক বিল, যা বিক্রয় চূড়ান্ত হওয়ার আগে গ্রাহকের সঙ্গে ভাগ করে নেওয়া হয়। এতে পণ্যের বিবরণ, মূল্য নির্ধারণ ও পেমেন্ট শর্তাবলি উল্লেখ থাকে। এটি সাধারণ চালানের মতো নয়, বরং লেনদেনের পূর্বে ক্রেতা ও বিক্রেতা উভয়কে অবগত রাখে। এটি একটি প্রতিষ্ঠানের পেশাদারিত্ব প্রদর্শন করে এবং ব্যবসায়িক স্বচ্ছতা বাড়ায়। ই-চালান (ইলেকট্রনিক চালান) বলতে বোঝায় এমন একটি প্রক্রিয়া, যার মাধ্যমে চালান, ক্রেডিট নোট এবং পেমেন্ট স্লিপের মতো বিল-সম্পর্কিত নথিপত্র ডিজিটালভাবে ব্যবসায়িক অংশীদারদের মধ্যে আদান-প্রদান করা হয়। এটি চুক্তি অনুযায়ী কার্যপ্রণালী নিশ্চিত করে এবং ট্র্যাকিং সহজ করে তোলে। বর্তমানে, অনেক প্রতিষ্ঠান প্রোফর্মা চালান ও ই-চালানকে একত্রিত করে আর্থিক কার্যক্রমকে আরও সহজ ও নির্ভুল করছে। এতে সময় বাঁচে এবং ম্যানুয়াল ভুলের সম্ভাবনাও কমে যায়। আমাদের সম্পূর্ণ নির্দেশিকা এখানে পড়ুন ।

উদ্দেশ্য 
হিসাব প্রদান বিভাগ নিশ্চিত করে যে, সরবরাহকারীদের কাছ থেকে প্রাপ্ত সকল চালান অনুমোদিত, প্রক্রিয়াকৃত এবং পরিশোধিত হয়। অন্যদিকে, হিসাব গ্রহণ বিভাগ (Accounts Receivable Department) এর প্রধান দায়িত্ব হলো সকল চালান তৈরি, সরবরাহ এবং পরবর্তীতে গ্রাহকদের দ্বারা পরিশোধ নিশ্চিত করা। একটি চালান প্রক্রিয়াকরণে সাধারণত চালান থেকে প্রাসঙ্গিক তথ্য রেকর্ড করা এবং তা প্রতিষ্ঠানের আর্থিক বা হিসাব-রক্ষণাবেক্ষণ ব্যবস্থায় সংযুক্ত করার কাজ অন্তর্ভুক্ত থাকে। এই তথ্য সিস্টেমে অন্তর্ভুক্ত হওয়ার পর, চালানগুলো প্রতিষ্ঠানের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে গিয়ে পরিশোধিত হয়। 

ই-চালান বলতে এমন একটি কাঠামোবদ্ধ চালান ডেটাকে বোঝায়, যা ইলেকট্রনিক ডেটা ইন্টারচেঞ্জ (EDI) বা  XML ফরম্যাটে ইস্যু করা হয় এবং কখনো কখনো ইন্টারনেট-ভিত্তিক ওয়েব ফর্ম ব্যবহার করেও তৈরি হতে পারে।  এই নথিগুলো বিভিন্নভাবে আদান-প্রদান করা যায়, যেমন EDI, XML, বা CSV ফাইল হিসেবে।  কিছু প্রতিষ্ঠান PDF বা কাগজে ছাপানো চালান থেকে ডেটা সংগ্রহ করতে ইমেজিং সফটওয়্যার ব্যবহার করে এবং তা তাদের চালান ব্যবস্থায় ইনপুট দেয়। অনেক প্রতিষ্ঠান তৃতীয় পক্ষের কোনো কোম্পানিকে নিয়োগ দেয় ই-চালান প্রক্রিয়া বাস্তবায়ন ও সহায়তা করার জন্য, এবং চালানের ডেটা সংরক্ষণের জন্য তাদের নিজস্ব সার্ভারে আর্কাইভ করে রাখে। 

.INV এক্সটেনশনযুক্ত ফাইলটি ব্যবহৃত হতে পারে। এই .INV ফাইলটি মানসম্পন্ন XML ফরম্যাটে থাকতে পারে।

ইতিহাস 
১৯৬০-এর দশকের মাঝামাঝি সময় থেকে, কোম্পানিগুলো তাদের বাণিজ্যিক অংশীদারদের সঙ্গে চালান ও ক্রয় আদেশের মতো ডকুমেন্ট বিনিময়ের জন্য ডেটা সংযোগ স্থাপন করতে শুরু করে। কাগজবিহীন দপ্তর ধারণা দ্বারা অনুপ্রাণিত হয়ে, তারা প্রথম ইলেকট্রনিক ডেটা ইন্টারচেঞ্জ (EDI) সিস্টেম তৈরি করে। সে সময় ইলেকট্রনিক ডেটা বিনিময়ের জন্য কোনো নির্দিষ্ট মানদণ্ড বা স্ট্যান্ডার্ড ছিল না।

Accredited Standards Committee X12, যা ANSI- (American National Standards Institute)-এর অধীনে একটি মান নির্ধারণকারী প্রতিষ্ঠান, তারা EDI প্রক্রিয়াগুলোকে মানিকরণ করার উদ্যোগ নেয়। এর ফলাফলই আজ পরিচিত ANSI X12 EDI স্ট্যান্ডার্ড নামে।  এটি ১৯৯০-এর দশক পর্যন্ত বাণিজ্যিক অংশীদারদের মধ্যে লেনদেন সম্পর্কিত ডেটা বিনিময়ের প্রধান উপায় হিসেবে ব্যবহৃত হয়ে আসছিল। পরবর্তীতে, যখন বিভিন্ন কোম্পানি প্রতিযোগিতায় নামে, তখন নতুন ওয়েব-ভিত্তিক অ্যাপ্লিকেশন চালু হয় যা ব্যবহারকারীদেরকে স্বতন্ত্র চালান অনলাইনে জমা দেওয়ার সুযোগ দেয়, সেই সঙ্গে EDI ফাইল আপলোড করার সুবিধাও দেয় — যেমন CSV, PDF ও XML ফরম্যাটে। সরবরাহকারীরা এমনকি তাদের পাঠানো সব চালানের ইতিহাসও দেখতে পারত, যদিও তারা গ্রাহকের সিস্টেমে সরাসরি প্রবেশাধিকার পেত না। এর কারণ হলো, সব লেনদেন সংক্রান্ত তথ্য সেই থার্ড-পার্টি কোম্পানির ডেটা সেন্টারে সংরক্ষিত থাকত যারা এই ইনভয়েসিং ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন সরবরাহ করত।

একটি ২০১২ সালের গ্লোবাল ই-ইনভয়েসিং স্টাডি অনুযায়ী, সে বছরে ৭৩% উত্তরদাতা কোনো না কোনোভাবে ইলেকট্রনিক চালান ব্যবহার করেছেন, যা ২০১১ সালের তুলনায় ১৪% বৃদ্ধি। সরবরাহকারীদের ই-চালানের প্রতি বিরূপতা ২০১১ সালে যেখানে ছিল ৪৬%, তা ২০১২ সালে কমে আসে ২৬%-এ।  ২০২২ সাল নাগাদ, একটি শীর্ষস্থানীয় পরিষেবা প্রদানকারী জানিয়েছে, তাদের প্ল্যাটফর্মে চালান প্রক্রিয়াকরণের পরিমাণ দুই বছরে ৭৮% বৃদ্ধি পেয়েছে।  ২০১৩ সালে GXS পরিচালিত এক প্রতিবেদনে উল্লেখ করা হয়, ইউরোপীয় দেশগুলো সরকারিভাবে আইন প্রণয়ন করে ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে ইলেকট্রনিক চালানের ব্যবহার উৎসাহিত করছে। মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের ট্রেজারি বিভাগের হিসাব অনুযায়ী, সম্পূর্ণ ফেডারেল সরকারের মধ্যে ই-চালান বাস্তবায়ন করলে খরচ ৫০% পর্যন্ত কমে আসবে এবং বছরে প্রায় ৪৫০ মিলিয়ন মার্কিন ডলার সাশ্রয় হবে।

মানদণ্ড 
বিভিন্ন ধরনের মানদণ্ড বর্তমানে প্রচলিত। ইউরোপীয় ইউনিয়নের ২০১৪/৫৫/EU নির্দেশনায়, যা সরকারি ক্রয়ে ইলেকট্রনিক চালান সম্পর্কিত, সেখানে উল্লেখ করা হয়েছে:

“বিভিন্ন বৈশ্বিক, জাতীয়, আঞ্চলিক এবং মালিকানাধীন মানদণ্ড রয়েছে; ... এদের মধ্যে কোনোটিই সর্বজনীনভাবে গ্রহণযোগ্য নয় এবং অধিকাংশই একে অপরের সঙ্গে আন্তঃক্রিয়াশীল নয়।”

 সম্পাদনা
 ইউবিএল ( সর্বজনীন ব্যবসায়িক ভাষা ) 
 ফিনভয়েস (ফিনল্যান্ড)
 EHF (Electronisk Handelsformat) (নরওয়ে)
 ই-ইনভয়েস (এস্তোনিয়া) 
 ফ্যাক্টুরাই (স্পেন)
 ফ্যাক্টুর-এক্স (ফ্রান্স)
 ফাত্তুরাপিএ (ইতালি)
 সিএফডিআই (মেক্সিকো)
 আইএসডিওসি (চেকিয়া)
 ই-ফ্যাক্টুরা (পোল্যান্ড)
 OIOUBL (ডেনমার্ক)
 PEPPOL BIS (বিভিন্ন দেশ)
 স্বেফাকতুরা (সুইডেন)
 UBL-OHNL (নেদারল্যান্ডস)
 ZUGFeRD, XRechnung (জার্মানি)
 নোটা ফিসকাল ইলেট্রোনিকা (ব্রাজিল)
 Facturación Electrônica (ইকুয়েডর)
 ডিটিই (চিলি)

ইইউ নির্দেশনা ২০১৪/৫৫/EU অনুযায়ী, যা সরকারি ক্রয়ে ইলেকট্রনিক চালান সংক্রান্ত, ইউরোপীয় ইউনিয়ন একটি "ইলেকট্রনিক চালানের উপর ইউরোপীয় মান" (European standard on electronic invoicing) তৈরি করার দায়িত্ব প্রদান করে।

ব্যবহার 
ই-চালান চালু করার জন্য একটি বিদ্যমান লেনদেন প্রদর্শনের পদ্ধতি থাকতে হয়, যা সাধারণত একটি ERP (এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং) বা হিসাবরক্ষণ ব্যবস্থা হয়ে থাকে। সিস্টেমে রাউটিং প্রতিষ্ঠিত হলে, চালানে ভুল হওয়ার সম্ভাবনা কমাতে যাচাইবাছাইয়ের নিয়ম নির্ধারণ করা যায়। ই-চালানের নির্দিষ্টকরণ পরীক্ষা সম্পন্ন হলে, ব্যবসার সরবরাহকারীরা ইলেকট্রনিকভাবে সংযুক্ত হয়ে যায়।

সরকার নির্ধারিত 
বিভিন্ন সরকার এবং কর প্রশাসন তাদের নিজ নিজ বিচারব্যবস্থায় ব্যবসা-থেকে-ব্যবসা (B2B) লেনদেনের জন্য ই-চালান ফরম্যাট প্রয়োগ করেছে এবং নির্দিষ্ট করেছে যে চালান সংক্রান্ত সমস্ত নথি কেন্দ্রীয় সংরক্ষণাগারে সংরক্ষণ করতে হবে, যা প্রায়শই কর প্রশাসনের নিয়ন্ত্রণে থাকে। উদাহরণস্বরূপ, মেক্সিকো ২০০৪ সালে তাদের ট্যাক্স কোডের অ্যাপেনডিক্স ২০-এ CFDI ফরম্যাট চালু করে, যেখানে সব চালান মেক্সিকোর কর প্রশাসনের সঙ্গে সংরক্ষণ বাধ্যতামূলক করা হয়।  ২০১২ সাল থেকে অ-মানসম্পন্ন চালান আইনের দ্বারা নিষিদ্ধ। চিলি ২০০৩ সালে অনুরূপ একটি ব্যবস্থা প্রয়োগ করে, এবং কলম্বিয়া ২০২০ সালে। 

ইউরোপীয় ইউনিয়নে, ফ্রান্স জুলাই ২০২৪ থেকে সরকার-নিয়ন্ত্রিত B2B ই-চালান বাধ্যতামূলক করেছে।  ইতালিতে এই বাধ্যবাধকতা ২০১৯ সাল থেকে কার্যকর রয়েছে। 

সরকার-নিয়ন্ত্রিত ই-চালানের মূল লক্ষ্য হলো কর ফাঁকি হ্রাস করা। হার্ভার্ড কেনেডি স্কুল অফ গভর্নমেন্ট -এর একটি গবেষণা অনুযায়ী, মেক্সিকোর ট্যাক্স-টু-GDP অনুপাত ২০১২ থেকে ২০১৭ সালের মধ্যে ১২.৬% থেকে ১৬.২%-এ উন্নীত হয়, যার প্রধান কারণ হলো ই-চালান বাধ্যতামূলক করার পর পণ্য ও সেবার উপর কর আদায় ৪৮% বৃদ্ধি পাওয়া।

মালয়েশিয়া সরকার ২০২৩ সালের ট্যাক্স বাজেটে ঘোষণা করে যে, যেসব প্রতিষ্ঠানের বার্ষিক আয় RM১০০ মিলিয়নের বেশি, তাদের জন্য ২০২৪ সালের জুন থেকে ই-চালান বাধ্যতামূলক করা হয়েছে। ২০২৭ সালের মধ্যে সব ব্যবসার জন্য এই ব্যবস্থা প্রযোজ্য হবে। 

সংযুক্ত আরব আমিরাত জুলাই ২০২৩-এ তাদের ই-চালান উদ্যোগ ঘোষণা করে। অর্থ মন্ত্রণালয় পরিকল্পনা করছে যে, ২০২৬ সালের জুলাই থেকে B2B ও B2G লেনদেনের জন্য ই-চালান বাধ্যতামূলক করা হবে।  এই ব্যবস্থা একটি বিকেন্দ্রীভূত মডেলের অনুসরণ করবে, প্রাথমিকভাবে দেশীয় লেনদেনের জন্য প্রযোজ্য হলেও ভবিষ্যতে B2C লেনদেনকেও এতে অন্তর্ভুক্ত করার সম্ভাবনা রয়েছে। এই উদ্যোগের লক্ষ্য হলো কর সুশাসন বৃদ্ধি ও প্রশাসনিক ব্যয় হ্রাস করা।

আরো দেখুন 

 ডিজিটাল রসিদ

তথ্যসূত্র 

হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার