Kari Henriksen (Arbeiderpartiet), 2018-10-16:
Bakgrunnen for Riksrevisjonens undersøkelse var – og jeg siterer: «Offentlighet om forvaltningens arbeid er viktig i et demokrati. Grunnloven § 100 fastsetter rett til innsyn i statens dokumenter og pålegger myndighetene å «legge til rette for en åpen og opplyst offentlig samtale». Forvaltningen skal gi alle mulighet til å kontrollere saksbehandlingen og delta i demokratiske prosesser. Dette forutsetter at dokumenter arkiveres og journalføres. God arkivering og forvaltning av informasjon bidrar også til effektiv drift.» Dette sa Riksrevisjonen. Og hva fant Riksrevisjonen? For det første at arkiveringen i flere departementer og statlige virksomheter var mangelfull. Så var det kritikk mot måten krav om innsyn ble behandlet på – her var det forbedringspotensial, sa riksrevisoren. Det tredje punktet handlet om mangelfull arkivering og feil journalføring i viktige enkeltsaker, og det fjerde punktet handlet om at forhåndsuttak av dokumenter brukes oftere enn forutsatt, også uten rettslig holdbart grunnlag. Det siste punktet var at de vurderinger som gjøres for å avgjøre merinnsyn, ofte svikter, og at kravet om løpende journalføring ikke er oppfylt. Dette er alvorlige funn. Arkivverket utfører tilsyn med arkivene. I 2017 ble det avdekket 200 lovbrudd. Kjetil Reithaug, fagdirektør i seksjon for Dokumentasjonsforvaltning i Arkivverket, sa i april i år: «Vi snakker om en informasjons- og rettighetsbombe som venter på å bli detonert.» Komiteen som jeg sitter i, har ansvar for barnevernet. Arkivene spiller en avgjørende rolle for mange barns og familiers liv. Manglende dokumentasjon eller arkivering kan få konsekvenser. Det kan dreie seg om at barna får feil tiltak, at saker blir liggende fordi det ikke er dokumentert godt nok hvor viktig saken er, og det kan dreie seg om klager som ikke får gjennomslag fordi det ikke er dokumentert godt nok hva som er gjort av tiltak, og på hvilket grunnlag tiltakene ble satt i verk. God dokumentasjonspraksis handler altså om hverdagen vår, og spesielt om hverdagen til dem som trenger fellesskapet mest. Det er når vi er mest sårbare at vi trenger tilliten en god forvaltningspraksis gir, enten det gjelder nasjonen, eller det gjelder enkeltmennesket. God arkiverings- og dokumentasjonspraksis handler om enkeltmenneskers møte med staten, det handler om fellesskapet vårt, og det handler om trygghet for demokrati. Dette er viktig for enkeltmennesker – for små og store i landet vårt. Arkivering og dokumentasjon har en lang historie i Norge. Det sies at det var i Bergen det startet, så langt tilbake som på midten av 1700-tallet, da kongen i København mistenkte at skattene ikke ble inndrevet korrekt. Han ville ha dokumentert at det han sa, ble praksis. Siden da har arkiveringen forandret seg, og vi har fått bestemmelser om åpenhet og innsyn i Grunnloven og offentlighetsloven. Disse, og andre lover, skal sikre det levende demokratiet. Folket skal kunne følge med i hva makta gjør. Gjennom innsyn og god arkivering og dokumentasjon skal rettsstatens prinsipper oppfylles. Når det gjelder rettssikkerhet: Folk skal være sikre på at det er likhet for loven, at konsekvenser er forutsigbare, og at vi har regler som sikrer personvern og den enkelte når offentligheten møter forvaltningen. SINTEF gjennomgikk Navs og Trygderettens klagesaker i 2016 og skrev at mangelen på dokumentasjon førte til feil vedtak i saker. Utviklingssenter for sykehjem, i Troms, skrev i en rapport fra 2016 at det er «store behov for forbedringer på flere områder knyttet til dokumentasjon av helsehjelp i elektronisk pasientjournal». Rapporten pekte også på at teknisk infrastruktur ikke understøttet praksisbehovet. I flere pasientombudsrapporter er også manglende dokumentasjon nevnt. Så god arkivpraksis og dokumentasjon handler om hverdagslivet til mange. Når det gjelder demokrati: Folket må kunne kontrollere makta. Folk skal ha tillit til at de som styrer, gjør det de har sagt de skal gjøre, og at forvaltningen er åpen, slik at man fritt kan diskutere måten regjeringa utfører sin makt på. Det er også et demokratispørsmål om hvorvidt staten i tilstrekkelig grad legger til rette for innsyn og åpenhet. Arkivering og dokumentasjon er også viktig i et historisk perspektiv. Vi kjenner i dag til overgrep gjort på barnehjem, ved oppdrageranstalter, ved sinnssykehus, i fengsler og ved andre totalitære institusjoner. De er blitt kjent fordi det ble dokumentert hva som skjedde. Ofte ble de kjent i ettertid, og en kan stille seg spørsmålet: Hva vil ettertida avdekke av nåtidas glemte og gjemte overgrep? Derfor er ikke arkivering og dokumentasjon bare noe som skal dokumentere hva som har skjedd, men det skal leve i tida og med tida. Norsk Arkivråd er opptatt av det de kaller for arkivdanning, fra en sak eller et forhold oppstår, som skal arkiveres. De peker, som andre jeg også har nevnt tidligere, på at det er et misforhold mellom kravet til dokumentasjon i vår digitale tidsalder og de digitale programmene som brukes. Riksrevisjonen peker også på at arkivsystemene er lite brukervennlige, og at det er en av årsakene til mangelfull arkivering. De viser også til arkivlovutvalget, som skal levere sin rapport den 1. mars 2019. De peker på behovet for å flytte ansvar for vurderinger fra den enkelte til systemer og strukturer, og de mener det bør vurderes å innføre straffereaksjoner for mislighold av arkivlov og offentligheten. Og når jeg sier «de» i de to siste setningene, gjelder det altså Arkivrådet. Pressen er hvermannsens forlengede arm og forvalter den grunnlovfestede retten i Grunnloven § 100 til å følge forhandlinger i rettsmøter og folkevalgte organer. Pressens rolle som fri og uavhengig er avgjørende i et fritt og levende demokrati. I «Slik hindrer departementer innsyn» fra Pressens Offentlighetsutvalg kom det sterk kritikk, spesielt av Justis- og beredskapsdepartementet, for mangelfull åpenhet og dokumentasjonspraksis. Presseforbundet har utarbeidet anbefalinger om åpenhet til kommunene. Som statsråden også kjenner til, er pressen svært kritisk til at kalenderoppføringer er foreslått unntatt fra innsyn. De etterlyser også en bedre og mindre lemfeldig klageordning. Som det framgår av innlegget, er jeg bekymret for praksisen knyttet til arkivering, dokumentregistrering og åpenhet. Rapporter og tilsyn viser at det er et omfattende arbeid å gjøre. Årsaken til at vi har denne situasjonen, kan knyttes til kunnskap og kompetanse, ledelseskultur og praksis, og som Riksrevisjonen beskriver som en av hovedårsakene, nemlig lite brukervennlige arkivsystemer. Den hurtige endringen fra materiell til digital kommunikasjon er også en medvirkende årsak til at vi er i den situasjonen vi er i. I den offentlige debatten har det også framkommet synspunkter om at det burde vært Kommunal- og moderniseringsdepartementet som hadde det hele og fulle ansvaret for arkivloven, og ikke Kulturdepartementet, fordi det handler mer om statsforvaltning enn om kultur, mener bl.a. Arkivrådet. Jeg håper at statsråden i dag kan gi oss noen tilbakemeldinger om hvorvidt statsråden er enig i at det å holde orden i arkivene og oppfylle Grunnlovens paragrafer også handler om den lille manns rettigheter overfor staten. Jeg vil gjerne høre statsrådens syn på forslaget om å flytte kulturlovsforvaltningen til Kommunal- og moderniseringsdepartementet istedenfor å ha det i Kulturdepartementet. Jeg vil også gjerne høre om statsråden vil sørge for at vi får en mer helhetlig praksis og vil ta initiativ til at arkiveringskrav omtales i de forskjellige proposisjonene som legges fram for Stortinget, og også i de angjeldende forskrifter som regjeringa utarbeider. Det er det jeg håper, i hovedtrekk, at denne debatten kan bidra til. Jeg vet at det pågår mye arbeid i departementet på dette området, og det har det jo gjort i lang tid, men jeg imøteser statsrådens svar.