Monica Mæland (Høyre), 2018-10-16:
La meg først få takke interpellanten for å fremme denne interpellasjonen, som er viktig, og som fortjener oppmerksomhet. Det handler om vår felles hukommelse, om gjenfinning av og effektiv tilgang til dokumentasjon, og det handler om demokratisk åpenhet. Det er jo slik at Dokument 3:10 for 2016–2017, Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning, dokumenterer betydelige svakheter i deler av statlig forvaltning når det gjelder både arkivering, journalføring og praktisering av offentlighetslovens ulike bestemmelser. Det er en forvaltningspolitisk utfordring som krever bred tilnærming. Jeg har lyst til å understreke at offentlighet om forvaltningens arbeid er en forutsetning for den høye tilliten vi har i det norske demokratiet. Grunnloven § 100 fastsetter rett til innsyn i statens dokumenter og pålegger myndighetene å legge til rette for en åpen og opplyst offentlig samtale. Offentlighetsloven skal sikre tillit og transparens i forvaltningen. OECD har pekt på at tillit er en driver for effektiv forvaltning og økonomisk utvikling, og det er et mål på hvordan offentlig sektor lykkes. Norsk offentlig forvaltning skårer også høyt i internasjonale sammenligninger av tillit. OECDs Gallup World Poll finner at nordmenns tillit til nasjonale myndigheter er blant de høyeste i OECD, og at nivået har vært tilnærmet uendret de siste ti årene. Få land har lovfestet en så omfattende rett til innsyn i dokumenter som det Norge har, og med den forskriftsfestede elektroniske søkeløsningen ligger Norge også i første rekke når det gjelder å gjøre offentlige journaler tilgjengelig på internett for alle. Arkivering og journalføring av dokumenter er en grunnleggende forutsetning for innsyn i forvaltningens arbeid. Overgangen til elektronisk saksbehandling har imidlertid fundamentalt endret måten informasjon blir produsert, lagret og utvekslet på. Mye av virksomhetenes informasjonsmengde fanges derfor ikke opp av de tradisjonelle arkivløsningene. Jeg har lyst til å understreke at jeg er opptatt av å følge opp anbefalingene til Riksrevisjonen. Arbeidet som nå enten er igangsatt eller planlagt igangsatt, vil svare på de utfordringene som kom fram i Riksrevisjonens undersøkelse. Det kreves flere ulike tiltak for å følge opp kritikken og for å bedre etterlevelsen av lover og forskrifter om journalføring, arkivering og åpenhet. Jeg har lyst til å understreke viktigheten av at det skal være en åpenhetskultur i forvaltningen. Det forutsetter at den politiske og administrative ledelsen har et bevisst og positivt forhold til offentlighetsprinsippet. Det er viktig å understreke at det er det enkelte forvaltningsorgan selv som har ansvaret for å etterleve lover og forskrifter om korrekt journalføring, arkivering og offentlighet. Dette er en forståelse av sektorprinsippet som jeg og de øvrige statsråder legger til grunn for det videre oppfølgingsarbeidet på området. Det planlegges tiltak, bl.a. i form av relevant opplæring, som skal gjøre det lettere for de ansatte i forvaltningen å praktisere journalføring, åpenhet og arkivering. Noe er igangsatt, mens andre planer krever bedre samordning mellom flere departement. Så er det Justis- og beredskapsdepartementet og Kulturdepartementet som er ansvarlig for henholdsvis offentleglova og arkivloven. Forslag til endringer i offentleglova har vært på høring, og svarfrist til Justis- og beredskapsdepartementet var i begynnelsen av september 2018. Kulturdepartementet har nedsatt et utvalg for en helhetlig revisjon av arkivloven, med frist 1. mars 2019. Utvalget skal bl.a. vurdere hvilke dokumenter som skal arkiveres, og hvilke virksomheter som bør være omfattet av arkivplikten. Utvalget skal også vurdere om dagens regulering av journalføringsplikten er hensiktsmessig. Riksrevisjonen anbefalte i sin undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning at Kommunal- og moderniseringsdepartementet i samarbeid med Kulturdepartementet tar initiativ til at det blir utarbeidet veiledningsmateriale for å bedre arkivpraksisen i statlig forvaltning. Med bakgrunn i denne anbefalingen har Arkivverket fått i oppdrag fra Kulturdepartementet å utarbeide veiledningsmateriale om innholdet i journalføringsplikten og arkivplikten, slik disse er fastsatt i arkivloven og arkivforskriften. Veiledningsmaterialet vil ha et innhold som skal kunne brukes til ulike typer veiledningsløsninger og opplæring i journalføringsplikten og arkivplikten. Arkivverket skal, i samarbeid med Direktoratet for forvaltning og ikt, Difi, sørge for at innholdet i veiledningsmaterialet kan brukes i et e-læringsprogram. Arkivverket har også oppdatert sine veiledere. I tillegg har Arkivverket gjennomført en brukerorientert kartlegging i departementene for å identifisere hva som skal til for at det blir enklere for saksbehandlere og ledere i departementene å journalføre og arkivere i henhold til lov og forskrift. Basert på de funn de har gjort i kartleggingen, vil Arkivverket også iverksette andre tiltak som vil bidra til at arkivering skjer på en korrekt måte. Det er slik at Arkivverket også vil produsere og teste ut veiledere og opplæringsmateriell, slik at disse kan tas i bruk fra andre halvår 2019. Arkivverket har det siste året også utviklet en ny metode for tilsyn med arkivarbeidet i offentlig sektor. Metoden legger mer vekt på elektroniske arkiver og datasystemer, hvor faren for tap vurderes som størst. Arkivverket er videre i gang med å øke antallet tilsyn, og utvelgelsen av virksomheter baseres på en risikovurdering som inkluderer funn fra den årlige arkivstatistikken. For å lette gjennomføringen av offentlighetsprinsippet i forvaltningen har Difi utviklet en bedre elektronisk søkeløsning. Denne ble tatt i bruk av de statlige virksomhetene som omfattes av offentlighetsforskriften, i februar 2018. EInnsyn gir bedre og mer effektive funksjoner for innsyn og legger til rette for publisering av dokumenter på internett der det er hensiktsmessig. Det kommer som et tillegg til publisering av offentlig journal. Offentlig elektronisk postjournal, nå eInnsyn, har siden oppstarten i 2010 fått betydelig internasjonal oppmerksomhet og mottok i 2011 EPSA, European Public Sector Award, sitt Best Practice Certificate. I 2017 var Difi også invitert til verdenskongressen for arkivering i Mexico City, hvor søkeløsningen ble framhevet som en rollemodell for åpenhet i forvaltningen og tilgang til informasjon for innbyggerne. Oslo kommune har vært med på å utvikle den nye løsningen for eInnsyn og tok i bruk publiseringsplattformen i august 2018. Difi har også utviklet et felles integrasjonspunkt for e-formidling. Det gjør det mulig å sende og motta dokumenter elektronisk mellom forskjellige typer saks- og arkivsystemer i offentlig sektor på en enkel, samordnet og sikker måte. I 2018 startet utrullingen av løsningen, med mål om at 80 statlige virksomheter skal ha tatt fellesløsningen i bruk innen utgangen av året. Samtidig er løsningen videreutviklet til å kommunisere med etablerte løsninger for kommunal sektor. Det bidrar til bedre digital samhandling på tvers av sektorene. Integrasjonspunkt for e-formidling støtter nå også sending til private virksomheter, og pilotering av sending av dokumenter til innbyggere pågår nå. Innen utgangen av 2019 er målet at over 120 statlige virksomheter benytter løsningen for sin meldingsutveksling. Løsningen bidrar til tidsbesparelser, reduserte kostnader, sikrere dokumentutveksling og høyere grad av journalføring og arkivering. Så langt om staten generelt – la meg avslutningsvis også si noen få ord om departementene: Departementsfellesskapet skal anskaffe et nytt felles saks- og arkivsystem. Det arbeidet er i gang, og i den forbindelse er det også et formål å sikre lik bruk og praksis i saks- og arkivsystemet på tvers av departementene. Som et ledd i arbeidet med å utvikle bedre og mer effektive administrative tjenester i departementene er det fattet en prinsippbeslutning om å etablere nye fellestjenester for arkiv og dokumentforvaltning i Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon, DSS. I første omgang omfatter dette standardisering av en del saksbehandlings- og arkivprosesser og automatisering av tjenester som bl.a. er knyttet til eInnsyn og offentlighet. Det innebærer at flere oppgaver som i dag utføres av det enkelte departement og Statsministerens kontor, skal leveres som nye fellestjenester fra DSS. Det vil bidra til rettssikkerhet, åpenhet, likebehandling og forutsigbarhet, i tråd med Riksrevisjonens rapport. Det pågår altså en innsats på flere områder for å sikre åpenhet, bedre rutiner og større likhet i arkivpraksis enn i dag, og jeg har stor tro på at de vil ha god effekt når de er gjennomført.