Bjørn Arild Gram (Senterpartiet), 2022-03-18:
Riksrevisjonen har fulgt opp Dokument 3:10 for 2016–2017, hvor det bl.a. ble påvist at arkiveringen i flere departementer og direktorater var mangelfull. Kontroll- og konstitusjonskomiteen konkluderte den gangen med at dette kunne bidra til å svekke offentlighetens kjennskap til sakene og mulighetene for debatt og kontroll med forvaltningen. Regjeringen legger stor vekt på at det skal være innsyn i og kontroll med forvaltningens virksomhet. Dette er en av bærebjelkene i vårt demokrati og danner grunnlaget for det tillitsbaserte samfunnet vi har, og som vi skal utvikle videre. Vi ønsker alle en forvaltning preget av åpenhetskultur og deltagelse. Ansvaret for at vi kan opprettholde en slik kultur, påligger alle som har sitt virke i forvaltningen, ikke minst den politiske ledelsen. Dette vil jeg være med og ta ansvaret for. Jeg skal ikke legge skjul på at det er med en viss skuffelse jeg leser resultatene som framkommer i Riksrevisjonens rapport og er kommentert av komiteen. Jeg ser at det er en positiv utvikling for gjennomsnittlig journalføringstid for departementenes del, men også at det fremdeles er en vei å gå for å sikre en bedre etterlevelse av regelverket for forvaltningen som helhet. Jeg er derfor enig i at det er nødvendig å praktisere regelverket for arkivering og journalføring bedre. Det gjelder både på departementsnivå og i statsforvaltningen. Da Riksrevisjonens forrige rapport ble behandlet av Stortinget i 2018, påpekte daværende statsråd at det er det enkelte fagdepartementet som har et selvstendig ansvar for å etterleve kravene til arkivering, journalføring og behandling av innsynskrav. Det prinsippet vil også jeg understreke. Kommunal- og distriktsdepartementet har en rolle som pådriver og tilrettelegger for at forvaltningen skal være åpen og ha tillit i befolkningen. Kultur- og likestillingsdepartementet har ansvaret for arkivloven, mens Justis- og beredskapsdepartementet har ansvaret for offentlighetsloven. Likevel er det sånn at hvert enkelt departement og hver enkelt sektor og virksomhet har et selvstendig ansvar for å etterleve gjeldende regelverk på området. Jeg konstaterer at komiteen deler Riksrevisjonens synspunkt om at innsatsen som er gjort av Arkivverket, etter oppdrag fra Kultur- og likestillingsdepartementet, for å utarbeide lett tilgjengelig veiledningsmateriell for arkivering og journalføring, er positiv. Det samme gjelder den vesentlig økte tilsynsaktiviteten overfor statlige virksomheter. E-innsynsløsningen, som driftes av Digitaliseringsdirektoratet, muliggjør dokumentsøk i offentlige dokumenter og korrespondanse til og fra offentlige etater. Jeg vil også nevne Justis- og beredskapsdepartementet, som har iverksatt flere tiltak for å bedre etterlevelsen av offentlighetsloven og arkivregelverket på bakgrunn av kritikken som ble reist av Riksrevisjonen i 2017. Jeg vil framheve at det nå er innført resultatkrav for toppledere i Kommunaldepartementet og i Kommunaldepartementets sektor om at de aktivt skal støtte oppunder at regelverket om journalføring og arkivering etterleves. Dette skal bidra til at ansatte har tilstrekkelig kompetanse om journalføring og arkivering, slik at regelverket på området etterleves. Dette skal skje gjennom opplæring og utvikling av gode rutiner. Jeg merker meg at komiteen forventer at de ansvarlige departementene må vurdere nye tiltak på området. Jeg vil derfor i lag med kultur- og likestillingsministeren og justis- og beredskapsministeren se på tiltak for å bedre etterlevelsen av regelverket. Regjeringen tar Riksrevisjonens funn på alvor. Jeg vil i lag med de øvrige statsrådene følge utviklingen og fortløpende vurdere hvordan praktiseringen av lov og regelverk kan forbedres.