Bente Stein Mathisen (Høyre), 2018-01-18:
Jeg vil også i denne saken takke komiteens medlemmer for et godt og konstruktivt samarbeid. Også her leverer komiteen en enstemmig innstilling til Stortinget. Riksrevisjonen har i denne forvaltningsrevisjonen fokusert på arkivering og åpenhet i statlig forvaltning. Offentlighet om forvaltningens arbeid er et viktig prinsipp i et åpent og demokratisk samfunn. Grunnloven § 100 fastsetter retten til innsyn i statens dokumenter og plikten statens myndigheter har til å legge forholdene til rette for en åpen og opplyst offentlig samtale. Målet med denne undersøkelsen har vært å kartlegge og vurdere statsforvaltningens arkiverings- og journalføringspraksis for offentlige saksdokumenter og vurdere i hvilken grad forvaltningen legger til rette for innsyn og åpenhet. I tillegg er det vurdert hva som er de mest sentrale årsakene til mangelfull arkivering, journalføring og offentlighet. Undersøkelsesperioden her er årene 2014–2016. Riksrevisjonens undersøkelse viser betydelige svakheter i store deler av den statlige forvaltningen når det gjelder både arkivering og praktisering av offentlighetslovens ulike bestemmelser. Det som kommer frem i rapporten, er: Arkiveringen i flere departementer og statlige virksomheter er mangelfull. Arkivsystemene er lite brukervennlige, noe som er hovedårsaken til utilstrekkelig arkivering. Det er mangelfull arkivering og feil journalføring, noe som svekker offentlighetens kjennskap til sakene og mulighet for debatt og kontroll av forvaltningen. Kravet om løpende journalføring er i hovedsak ikke oppfylt. Forhåndsuttak av dokumenter brukes mer enn det som er forutsatt, og mangler ofte rettslig holdbart grunnlag. Krav om innsyn kan behandles på en bedre måte. Vurderinger om å gi merinnsyn svikter ofte. Det er mye her som det faktisk må tas tak i. Vi lever i en tid med raske og store endringer innen kommunikasjon og saksbehandling. Den statlige forvaltningen må henge med og sikre gode rutiner for arkivering og journalføring av dokumenter som sikrer innsyn i forvaltningens arbeid. Arkivsystemene må tilpasses bruk av ny teknologi med digitale løsninger. Papir har blitt erstattet av e-post, SMS og andre digitale plattformer i dokumentasjonen. Derfor er det viktig med gode systemer og klare regler og rutiner for hva som skal arkiveres og journalføres. Arkiverings- og journalføringsrutinene må oppdateres og tilpasses den nye hverdagen vi har, med e-mail, SMS og Facebook-meldinger, og systemene må gjøres enkle og brukervennlige. Komiteen er opptatt av at arkiverings- og journalføringspraksisen i statlige virksomheter er i henhold til regelverket. Derfor anbefaler komiteen at departementet følger opp Riksrevisjonens anbefalinger: Riksrevisjonen anbefaler at Kommunal- og moderniseringsdepartementet tar initiativ overfor de øvrige departementene når det gjelder å sette arkivtjenestene på dagsordenen, gjennom intern opplæring, veiledning og å innføre kontrollmekanismer som kan bidra til at arkivverdige dokumenter blir arkivert. KMD bør samarbeide med Kulturdepartementet om utvikling av veiledningsmateriale og en mer brukervennlig programvare for arkivering i statlig forvaltning. De bør også samarbeide med Kulturdepartementet om tiltak for å korte ned gjennomsnittlig journalføringstid. KMD bør også se til at Justis- og beredskapsdepartementet iverksetter nødvendige tiltak for å styrke kunnskapen om korrekt bruk av forhåndsunntak av dokumenter. KMD bør også ta initiativ overfor Justis- og beredskapsdepartementet for å bedre statsforvaltningens etterlevelse av offentlighetslovens prinsipper og krav. Komiteen er tilfreds med at kommunal- og moderniseringsministeren tar undersøkelsen og funnene på alvor, og at hun vil bruke anbefalingene som viktige innspill i det kontinuerlige utviklings- og forbedringsarbeidet som gjøres på dette området. Statsråden viser i sin tilbakemelding til tre tverrgående tiltak som er satt i gang, eller som er i ferd med å settes i gang: Direktoratet for forvaltning og IKT, Difi, utvikler opplæringstilbud som kommer i tillegg til departementenes egne opplæringstilbud. Difi utvikler også Offentlig elektronisk postjournal, som vil være i drift fra 1. januar 2018. Statsråden vil også følge opp behovet for bedre brukerfunksjonalitet i arbeidet med ny versjon av dagens saks- og arkivsystem. Statsråden er også i denne saken tydelig på at det er hvert enkelt departement som har et selvstendig ansvar for å etterleve kravene til arkivering, journalføring og behandling av innsyn i egen virksomhet. Komiteen deler også i denne saken statsrådens syn på fagdepartementets ansvar, men vil også her understreke viktigheten av at KMD har et veiledningsansvar og et overordnet ansvar for å føre tilsyn med at gjeldende regler gjøres kjent og etterleves. Derfor – for at det ikke skal bli noen misforståelse også på dette området – mener komiteen at det bør vurderes å utarbeide en tydeligere grenseoppgang og klargjøring av hva som er KMDs ansvar, og hva som er det enkelte departementets ansvar.