Quyết định 78/2000/QĐ-BNN-TCCB
V/v ban hành Quy chế tổ chức thực hiện và Quy chế quản lý tài chính dự án trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn BMZ 98 66 781 do Chính Phủ cộng hoà liên bang đức viện trợ không hoàn lại
Cơ quan ban hành: Bộ Nông nghiệp
Ngày ban hành: 2000-07-19

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 78/2000/QĐ-BNN-TCCB Hà Nội, ngày 19 tháng 07 năm 2000 QUYẾT ĐỊNH V/v ban hành Quy chế tổ chức thực hiện và Quy chế quản lý tài chính dự án “trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn” BMZ 98 66 781 do Chính Phủ cộng hòa liên bang đức viện trợ không hòan lại ______________________________ BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Căn cứ Nghị định số 73/CP ngày 01/11/1995 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Căn cứ Quyết định số 840/QĐ-TTg ngày 4/9/1999 của thủ tướng Chính phủ phê duyệt Dự án Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn do Chính phủ Cộng hòa liên bang đức viện trợ không hòan lại; Căn cứ vào Quyết định số 1279/QĐ-BNN/TCCB ngày 13/4/2000 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn về việc thành lập Ban điều hành Dự án Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn do Chính phủ Cộng hòa liên bang đức viện trợ không hòan lại; Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Trưởng Ban quản lý các dự án lâm nghiệp và Giám đốc dự án Trung ương , QUYẾT ĐỊNH : Điều 1. - Nay ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức thực hiện và Quy chế quản lý tài chính Dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" BMZ 98 66 781 Điều 2. - Quyết định có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Điều 3. - Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ , thủ trưởng các Cục, Vụ , Ban và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. K/T BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT THỨ TRƯỞNG (Đã ký) Nguyễn Văn Đẳng QUY CHẾ Tổ chức thực hiện Dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" bmz no. 98 66 781 do CHLB Đức viện trợ không hòan lại (Ban hành kèm theo Quyết định số 78/2000/BNN-TCCB Ngày 19 tháng 1 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn) Chương 1 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Những căn cứ xây dựng quy chế Quy chế tổ chức thực hiện dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" được xây dựng trên cơ sở các văn bản sau đây: - Quyết định: 840/QĐ/TTg ngày 04.09.1999 của Thủ tướng chính phủ về việc phê duyệt dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" do Chính phủ Cộng hòa Liên bang Đức viện trợ không hòan lại. - Hiệp định tài chính giữa Ngân hàng tái thiết Đức (KfW) và Nước CHXHCN Việt nam, đại diện là Bộ Nông nghiệp và PTNT ký ngày 16.09.1999 kèm theo Bản Hiệp định riêng. - Thông tư số 89-TC/VT ngày 31/10/1994, hướng dẫn quản lý tài chính và sử dụng viện trợ của Chính phủ Cộng hòa Liên bang Đức. - Thông tư số 22/1999/TT/BTC ngày 26/2/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với nguồn vốn viện trợ không hòan lại. - Quyết định số 1279/BNN-TCCB ngày 13.04.2000 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp & PTNT về việc thành lập Ban điều hành dự án Trung ương. - Quyết định số 101/1999/QĐ/BNN-TCCB ngày 03.07.1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp & PTNT về việc tổ chức lại Ban quản lý dự án viện trợ Lâm nghiệp đổi tên thành Ban quản lý các dự án lâm nghiệp. Quyết định số 144/1999/QĐ/BNN-TCCB ngày 15.10.1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp & PTNT về việc ban hành Quy chế về tổ chức họat động của Ban quản lý các dự án lâm nghiệp. Điều 2. Điều hành và quản lý dự án Dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" được tổ chức điều hành và quản lý thống nhất từ TW (Bộ Nông nghiệp & PTNT) đến 3 tỉnh dự án: Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn (tỉnh, huyện, xã) theo hướng phân cấp quản lý dự án cho cấp tỉnh đảm bảo họat động của dự án theo đúng tiến độ và đạt hiệu quả. Chương 2 TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁNVÀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC CẤP MỤC 1: CẤP TRUNG ƯƠNG Điều 3. Ban điều hành dự án TW 1. Tổ chức Ban điều hành dự án TW: Ban điều hành dự án TW (Ban ĐHDATW) được thành lập theo Văn kiện dự án và Quyết định của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn do Thứ trưởng Bộ NN & PTNT làm trưởng ban. Các thành viên của Ban gồm các Phó Chủ tịch UBND 3 tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn, đại diện các Vụ NN & PTNT (Bộ Kế họach và Đầu tư), Vụ Tài chính Đối ngọai (Bộ Tài chính) và các Vụ, Cục, Ban có liên quan thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn 2. Chức năng của Ban điều hành dự án TW: Ban điều hành có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ NN&PTNT và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ NN &PTNT về tổ chức thực hiện quản lý dự án theo đúng mục tiêu, nội dung Quyết định số 840 TTg ngày 4/9/1999 của 3. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của các thành viên Ban điều hành dự án TW: - Các Ủy viên của bộ phận thường trực: + Giám đốc dự án - Trưởng bộ phận thường trực. + Điều phối viên chính dự án - thành viên Trách nhiệm của bộ phận thường trực: Bộ phận thường trực có trách nhiệm điều hành và quản lý dự án theo đúng mục tiêu tiến độ và nội dung đầu tư của dự án và là Đại diện thẩm quyền của Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Ban điều hành dự án TW, trong việc giao dịch với các cơ quan tài trợ (Ngân hàng tái thiết Đức), các cơ quan tổng hợp nhà nước và các đơn vị liên quan khác trong khuôn khổ dự án, đồng thời tổ chức kiểm tra đánh giá hiệu quả thực hiện dự án. Các ủy viên khác: + Các ủy viên đại diện các tỉnh dự án: Các ủy viên có trách nhiệm điều hành tòan diện dự án tỉnh mình, đôn đốc, kiểm tra và giám sát mọi họat động của Ban quản lý dự án tỉnh, huyện. + Các ủy viên đại diện cơ quan tổng hợp của các Bộ: - Bộ Kế họach và Đầu tư: Hướng dẫn và giải quyết những tồn tại (nếu có) trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế họach dự án, giải quyết vốn đối ứng. - Bộ Tài chính: Chịu trách nhiệm hướng dẫn các thủ tục giải ngân và quản lý kinh phí, tài sản dự án. + Các ủy viên đại diện các Vụ , Cục thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn: + Các ủy viên đại diện các Vụ tổng hợp có trách nhiệm đại diện cho Vụ mình điều hành, tham gia giải quyết những vấn đề liên quan đến dự án, cụ thể như sau: - Vụ Hợp tác Quốc tế: Chịu trách nhiệm điều hành hướng dẫn các thủ tục đối ngọai. - Vụ Tài chính và Kế tóan: Chịu trách nhiệm điều hành, hướng dẫn và giám sát về nghiệp vụ quản lý và sử dụng kinh phí dự án. - Vụ Kế họach và Quy họach: Chịu trách nhiệm điều hành cân đối kế họach chung, đặc biệt là lập kế họach, xin cấp phân bổ vốn đối ứng phía Việt Nam. - Cục Phát triển Lâm nghiệp: Phối hợp xây dựng các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật cho trồng rừng và các hướng dẫn về kiểm tra giám sát trồng và quản lý rừng trồng của dự án. - Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp: Quản lý dự án về mọi mặt và điều phối sự kết hợp giữa các dự án. Điều 4. Ban quản lý dự án TW 1. Tổ chức Ban quản lý dự án TW: Ban quản lý dự án TW (Ban QLDATW) trực thuộc Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp (Ban QLCDALN) là bộ phận thường trực giúp việc cho Ban điều hành dự án TW tổ chức và quản lý thực hiện dự án. Ban quản lý dự án TW tổ chức họat động theo Quyết định số 144/1999/QĐ/BNN - TCCB ngày 15.10.1999 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp & PTNT về việc ban hành Quy chế về tổ chức họat động của Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp. Ban quản lý dự án TW gồm: - Giám đốc Dự án, kiêm nhiệm - Điều phối viên chính dự án, kiêm phụ trách kế họach và tài chính, chuyên trách - Kế tóan dự án, chuyên trách - Cán bộ kỹ thuật dự án, chuyên trách Và một số cán bộ kỹ thuật, kế tóan và hành chính ... 2. Chức năng nhiệm vụ của Ban quản lý dự án TW: - Ban QLDATW (BMZ No 98 66 781) có nhiệm vụ thường trực điều hành giải quyết mọi công việc liên quan đến các họat động đối nội, đối ngọai của dự án, nhằm đảm bảo thực hiện đúng các cam kết giữa 2 Chính phủ và kế họach đã được Ban điều hành dự án TW thông qua và trình Bộ phê duyệt. - Ban QLDATW chịu sự quản lý của Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp (Bộ Nông nghiệp và PTNT). - Giám đốc dự án được đứng tên người được ủy quyền của chủ tài khỏan để giao dịch với Ngân hàng, Kho bạc và ký thừa ủy quyền Trưởng ban quản lý các dự án Lâm nghiệp trong các văn bản do Ban phát hành có liên quan đến việc quản lý nội bộ dự án từ Trung ương đến Địa phương theo quy định của Nhà nước. - Cố vấn trưởng người nước ngòai có chức năng tư vấn thực thi dự án theo đúng điều khỏan đã ghi trong bản hợp đồng tư vấn đã ký ngày 03 tháng 04 năm 2000 giữa Ngân hàng Tái thiết Đức - với sự ủy nhiệm Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn - và Công Ty các dự án Nông nghiệp Đức (GFA). - Xây dựng Quy chế tổ chức thực hiện dự án và Quy chế quản lý tài chính dự án, các định mức kinh tế kỹ thuật. Hướng dẫn các tỉnh dự án xây dựng kế họach, tổng hợp kế họach của các tỉnh, tổ chức hội nghị về kế họach, thông qua kế họach và trình Ban điều hành dự án. Hướng dẫn các tỉnh dự án thực hiện kế họach, giám sát đánh giá việc thực hiện kế họach. Báo cáo việc thực hiện dự án hằng qúy và hằng năm cho Ban điều hành dự án, Bộ NN & PTNT, KfW và các cơ quan liên quan. - Tổ chức công tác kế tóan dự án được thực hiện theo hình thức Ban quản lý dự án có phân cấp hạch tóan độc lập (hình thức kế tóan phân tán) theo hướng phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở mức độ cao cho các đơn vị trực thuộc. - Giám sát quản lý tài chính và tổ chức thực hiện kiểm tóan và thẩm định quyết tóan hằng năm. - Tổ chức kiểm tra và phúc tra: thiết kế, trồng rừng và chăm sóc. Kiểm tra định kỳ 3 tháng 1 lần các vườn ươm - Tổ chức đào tạo/tập huấn cho các cán bộ nòng cốt của dự án. Xây dựng kế họach tập huấn cho cán bộ dự án. Duyệt nhu cầu và kế họach tập huấn và tham quan của cấp tỉnh. Hỗ trợ các tỉnh ký kết các hợp đồng giảng viên cho các khóa tập huấn. Tổ chức đi tham quan nước ngòai cho cán bộ dự án. 3. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của các thành viên Ban QLDATW: a/ Giám đốc dự án TW: -Đại diện thẩm quyền của Bộ NN & PTNT trong việc quản lý và điều hành dự án. -Ban hành các văn bản hướng dẫn liên quan. -Xem xét, phê duyệt các báo cáo định kỳ. -Gửi các báo cáo cho các tổ chức liên quan (Bộ tài chính, Bộ kế họach và đầu tư, KfW...). -Kịp thời thông báo về các văn bản pháp lý có liên quan đến quản lý dự án mà Chính phủ và các cơ quan tổng hợp nhà nước, Bộ NN & PTNTmới ban hành tới các cấp quản lý dự án. -Xây dựng kế họach Qúy và kế họach hàng năm. -Tổ chức các cuộc họp Ban điều hành dự án. -Tổ chức việc thiết lập cơ sở hạ tầng của dự án và đảm bảo tiến hành các họat động của dự án. -Giám sát việc quản lý kỹ thuật và tài chính đối với các họat động dự án. -Tổ chức việc thiết lập hệ thống giám sát và đánh giá. -Thỏa thuận với Ngân hàng NN & PTNT về các điều khỏan hợp đồng về quản lý tài khỏan tiền gửi dự án. - Đảm bảo việc điều phối các họat động dự án với các chương trình trong nước và Quốc tế khác. b/ Điều phối viên chính dự án: -Trợ giúp Giám đốc dự án TW, quản lý dự án trong các lĩnh vực liên quan. -Lên các báo cáo tiến độ định kỳ. - Xây dựng kế họach họat động, kế họach tài chính hàng năm và điều phối tài chính. c/ Cán bộ điều phối tài chính TW: - Tổ chức và quản lý việc mua sắm xe cộ, thiết bị và vật tư: - Giám sát việc thực hiện các hợp đồng dịch vụ và hàng hóa. - Xây dựng kế họach tài chính cho các họat động dự án. - Giám sát việc thực hiện hợp đồng với Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về mở và quản lý tài khỏan tiền gửi cá nhân. d/ Kế tóan dự án cấp TW: - Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc dự án, chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt chuyên môn, nghiệp vụ của Phòng Tài chính kế tóan Ban và Vụ Tài chính kế tóan Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. - Điều hành tòan bộ công tác kế tóan, thống kê, thông tin kế tóan tài chính chung trong tòan dự án, tổ chức công tác kế tóan cho phù hợp với đặc điểm của dự án tuân thủ hiệp định tài chính dự án đã được ký kết và chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước. - Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực các số liệu kế tóan tài chính trong báo cáo quyết tóan thuộc khuôn khổ dự án đảm nhận. - Chịu trách nhiệm về việc thực hiện công tác kế tóan tại Ban quản lý dự án TW (hạch tóan kế tóan, mở sổ kế tóan, theo dõi, lập báo cáo tài chính kế tóan, lưu trữ và bảo quản chứng từ), kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của chứng từ gốc, đảm bảo tính chính xác của số liệu đã trình. - Lập đơn hàng cho mua sắm trong và ngòai nước - Căn cứ vào kế họach và tiến độ thực hiện dự án lập báo các hàng qúy tình hình sử dụng kinh phí dự án và đơn gửi nhà tài trợ xin rút vốn bổ xung kinh phí dự án. - Thực hiện việc giải ngân và hạch tóan kế tóan, tổ chức thẩm định báo cáo quyết tóan tài chính hàng năm của các Ban quản lý dự án tỉnh, cùng với báo cáo quyết tóan của Văn phòng Ban quản lý dự án TW, tổng hợp báo cáo quyết tóan tòan dự án theo chế độ hiện hành của Nhà nước và yêu cầu của nhà tài trợ (Chính phủ Đức) được ghi trong hiệp định. - Phổ biến kịp thời cho Ban quản lý dự án tỉnh, huyện các chế độ chính sách chi tiêu tài chính và các quy định về nghiệp vụ kế tóan thống kê và thông tin kinh tế. - Tổ chức công tác kiểm tra các Ban quản lý dự án tỉnh định kỳ và đột xuất theo quy định. - Chịu trách nhiệm tổ chức tập huấn tài chính kế tóan dự án phù hợp với hiệp định đã ký và chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước. - Đảm bảo việc chuyển tiền đến các tỉnh và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, theo dõi, kiểm tra việc chuyển tiền đến ngân hàng các tỉnh, huyện để mở các tài khỏan tiền gửi cá nhân cho các hộ dân tham gia trồng rừng. - Phối hợp với bộ phận kế họach lập và triển khai kế họach thực hiện dự án gồm: Vốn viện trợ, Vốn đối ứng trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. - Chỉ đạo công tác kế tóan của các Ban QLDA cấp tỉnh/huyện - Kiểm tra việc tính tóan tiền trong các tài khỏan tiền gửi mở cho dân tham gia trồng rừng. - Tổ chức thực hiện công tác kiểm tra nội bộ và kiểm tóan. đ/ Cán bộ kỹ thuật cấp TW: - Tổ chức việc sản xuất các bản đồ còn thiếu. - Phát triển các tiêu chuẩn chọn thôn và vùng tham gia dự án. - Giám sát việc thực hiện quy họach sử dụng đất vi mô trong vùng dự án. - Xem xét các báo cáo tiến độ họat động dự án cấp tỉnh - Đánh giá nhu cầu đào tạo. - Tổ chức và giám sát các khóa đào tạo và các chuyến đi tham quan khảo sát. - Sọan thảo hướng dẫn xây dựng kế họach quản lý tài nguyên cấp thôn. - Giám sát việc thực hiện các họat động kỹ thuật của dự án. - Giám sát việc trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng. - Xây dựng các tiêu chuẩn kỹ thuật trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng cho dự án. - Tổng hợp các báo cáo tiến độ của cấp tỉnh, chuẩn bị báo cáo kỹ thuật cấp TW. Điều 5. Văn phòng tư vấn 1. Văn phòng tư vấn gồm: - Cố Vấn trưởng dự án người nước ngòai - Trợ lý cố vấn trưởng - Các chuyên gia ngắn hạn trong nước và quốc tế - Thư ký - Phiên dịch - Lái xe 2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tư vấn: - Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tư vấn là hỗ trợ đối với các họat động sau: - Điều phối họat động dự án bao gồm kế họach họat động dự án hàng năm. - Việc lựa chọn mua sắm trang thiết bị vật tư cho dự án, đảm bảo cung cấp kịp thời cho họat động của dự án. - Thiết lập hệ thống giám sát và đánh giá cho dự án. - Việc phối hợp các họat động dự án với các tổ chức khác. - Việc xúc tiến thành lập các tổ chức nông dân làm rừng. - Theo dõi các biện pháp quy họach sử dụng đất có người dân tham gia và phổ cập lâm nghiệp. Xác định các vấn đề kỹ thuật cho việc xây dựng kế họach phát triển lâm nghiệp cấp thôn. - Điều phối công việc và nhiệm vụ của các chuyên gia ngắn hạn trong nước và Quốc tế. - Giám sát việc mở và quản lý tài khỏan tiền gửi cho nông dân. - Đánh giá nhu cầu đào tạo cho cán bộ dự án. - Lựa chọn và hỗ trợ trong việc ký kết hợp đồng với các tổ chức để tiến hành tập huấn/đào tạo, cũng như xây dựng chương trình đào tạo tổng quan cho dự án. - Đánh giá cán bộ và khả năng đào tạo của các cơ quan đào tạo. MỤC 2: CẤP ĐỊA PHƯƠNG Điều 6. Ban điều hành dự án tỉnh 1. Ban điều hành dự án tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định thành lập. Ban ĐHDA tỉnh chịu trách nhiệm tòan diện trước UBND tỉnh, Bộ NN & PTNT và Ban ĐHDATW về việc điều hành, tổ chức thực hiện các mục tiêu, nội dung và kế họach họat động của dự án tại địa phương. 2. Các thành viên của Ban ĐHDA tỉnh gồm: - Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Trưởng ban - Lãnh đạo Sở Kế họach và Đầu tư, ủy viên - Lãnh đạo Sở Tài chính - Vật giá, ủy viên - Lãnh đạo Sở NN & PTNT, ủy viên - Lãnh đạo Sở Địa chính, ủy viên - Lãnh đạo Ngân hàng NN & PTNT, ủy viên - Phó Giám đốc dự án tỉnh, ủy viên - Các Giám đốc dự án huyện, ủy viên 3. Chức năng nhiệm vụ của BĐH DA tỉnh: - Ban ĐHDA tỉnh chịu trách nhiệm tòan bộ trước Chủ tịch UBND tỉnh, Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Ban ĐHDATW về việc thực hiện, hòan thành tòan diện mục tiêu, nội dung và kế họach họat động của dự án, thuộc địa phương mình. - Ban ĐHDA tỉnh có nhiệm vụ giúp UBND tỉnh tổ chức thực hiện hòan thành dự án theo đúng mục tiêu đã được Chính phủ hai nước phê duyệt. Xây dựng và ban hành quy chế thực hiện dự án tại địa phương trên cơ sở Quy chế tổ chức quản lý thực hiện dự án cấp TW sau khi đã có thỏa thuận và thống nhất bằng văn bản với Trưởng Ban điều hành dự án TW. Điều 7. Ban quản lý dự án tỉnh 1. Tổ chức Ban quản lý dự án tỉnh: - Ban quản lý dự án tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh ra Quyết định thành lập. Ban QLDA tỉnh là bộ phận thường trực giúp việc cho Ban ĐHDA tỉnh và chịu sự điều hành, quản lý của Ban QLDATW. Ban QLDA tỉnh có con dấu riêng và tài khỏan riêng. Ban QLDA tỉnh gồm: - Giám đốc dự án, kiêm nhiệm: Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách NN & PTNT; +Phó Giám đốc dự án, kiêm nhiệm: Lãnh đạo của cơ quan quản lý Lâm nghiệp; +Bắc Giang, Quảng Ninh: Phó giám đốc Sở Nông nghiệp & PTNT - Lạng Sơn: Chi cục trưởng Chi cục Kiểm lâm - Điều phối viên Kế họach/ Tài chính chuyên trách - Điều phối viên kỹ thuật, chuyên trách - Phụ trách kế tóan dự án. - Các cán bộ khác của Ban QLDA tỉnh do tỉnh quyết định. 2. Chức năng nhiệm vụ của Ban quản lý dự án tỉnh: - Sử dụng kinh phí dự án đúng mục đích và có hiệu quả do Ban quản lý dự án TW phân bổ theo kế họach.Chuẩn bị đầy đủ các nội dung và điều kiện cần thiết để đón tiếp và làm việc với các chuyên gia Quốc tế, trong nước của dự án, và đòan công tác của KfW đến kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện dự án tại địa phương. - Tổng hợp và báo cáo định kỳ việc thực hiện dự án, đồng thời kiến nghị những chính sách, chế độ và biện pháp liên quan lên UBND tỉnh và Ban điều hành dự án TW nhằm đảm bảo cho dự án họat động có hiệu quả. - Giúp việc cho Ban điều hành dự án cấp tỉnh trong việc điều hành kế họach họat động dự án. - Chịu sự điều hành và quản lý của Ban QLDATW. - Dựa trên quy định và hướng dẫn của Bộ, chủ động xây dựng và ban hành các hướng dẫn quản lý dự án, các hướng dẫn về kỹ thuật và phổ cập phù hợp với mục tiêu nội dung dự án và phù hợp với điều kiện cụ thể của địa phương. - Trước khi ban hành các văn bản, tài liệu hướng dẫn này có sự chấp thuận bằng văn bản của Ban QLDATW. - Hướng dẫn các Ban QLDA cấp huyện quản lý thực hiện các họat động dự án. - Xây dựng kế họach họat động và ngân sách hàng năm trình Ban điều hành dự án tỉnh xem xét trước khi gửi Ban QLDATW để tổng hợp trình Ban điều hành dự án TW thông qua. - Kiểm tra đôn đốc các họat động dự án trong tỉnh. Báo cáo kết quả họat động theo đúng quy định cho Ban QLDATW. - Ký các hợp đồng thiết kế trồng rừng, mua vật tư sản xuất cây con và thẩm định quy họach sử dụng đất và điều tra lập địa. - Tổ chức đào tạo, tập huấn và các chuyến đi tham quan trong nước cho cán bộ hiện trường và phổ cập viên. Phê duyệt kế họach tập huấn cho phổ cập viên và nông dân do Ban QLDA cấp huyện đề xuất. 3. Nhiệm vụ của các thành viên Ban QLDA tỉnh: a/ Giám đốc dự án cấp tỉnh: - Ban hành các văn bản hướng dẫn về quản lý và vận hành dự án phù hợp với điều kiện địa phương dựa trên quy chế chung của dự án đã ban hành. - Chuẩn bị và tổ chức các hội thảo lập kế họach hàng năm. - Xem xét và điều chỉnh kế họach nếu thấy cần thiết. - Xem xét, duyệt báo cáo kỹ thuật và tài chính. - Đảm bảo sự điều phối các họat động của dự án với chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT tỉnh, huyện và các chương trình trong nước và Quốc tế. - Tổng hợp báo cáo định kỳ việc thực hiện dự án lên Ban QLDATW. - Theo dõi, giám sát việc thiết lập và quản lý rừng trồng. - Duyệt việc tạm đình chỉ hay đóng các sổ tài khỏan tiền gửi. b/ Phó Giám đốc dự án tỉnh: - Giám đốc dự án tỉnh ủy quyền cho Phó Giám đốc điều hành đối với tất cả các họat động có liên quan của dự án. c/ Điều phối viên kỹ thuật tỉnh: - Sọan thảo các quy định, hướng dẫn kỹ thuật. - Chuẩn bị các tài liệu phổ cập. - Điều phối giám sát và mua hạt giống, họat động vườn ươm, thiết lập và quản lý rừng trồng. - Phối hợp giữa việc xây dựng kế họach quản lý tài nguyên rừng cấp thôn với các họat động vườn ườm. - Lập kế họach và thiết lập các mô hình trình diễn và thử nghiệm. - Giám sát các họat động quy họach sử dụng đất. - Chuẩn bị các thống kê về kỹ thuật cuả dự án. - Theo dõi và đánh giá các họat động hiện trường. - Có trách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu chất lượng các công việc điều tra lập địa và đo đạc diện tích. - Phối hợp với Điều phối viên tài chính và Điều phối viên kế họach đề xuất, lập kế họach và tổ chức thực hiện các khóa đào tạo, tham quan do tỉnh tổ chức. d/ Điều phối viên kế họach cấp tỉnh: - Chuẩn bị và hòan thiện các kế họach họat động dự án hàng năm và hàng qúy. Trong đó bao gồm cả kế họach tập huấn và các họat động khác trong dịch vụ phổ cập cho tòan tỉnh gửi về Ban QLDATW; - Xây dựng kế họach mua và cung ứng vật tư cho dự án; - Thiết lập hệ thống giám sát và đánh giá cho dự án tỉnh; - Chuẩn bị và tổ chức các khóa tập huấn trong lĩnh vực kế họach, giám sát và đánh giá và các khóa trong lĩnh vực quản lý dự án; - Tổng hợp các số liệu thống kê của dự án tỉnh. Chuẩn bị các báo cáo tiến độ gửi về Ban QLDATW. đ/ Điều phối viên tài chính cấp tỉnh: - Thực hiện kế họach mua sắm tài sản cho dự án; - Chuẩn bị các số liệu thống kê tài chính của dự án; - Xây dựng kế họach tài chính dự án hằng năm và hằng qúy; - Đảm bảo sự điều phối với chi nhánh Ngân hàng NN &PTNT tỉnh, huyện. - Chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của việc tính tóan số tiền trong từng tài khỏan của các hộ tham gia trồng rừng; - Lập và tổng hợp danh sách các chủ tài khỏan tiền gửi cá nhân e/ Phụ trách kế tóan dự án cấp tỉnh: +Chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hóa tòan bộ thông tin kế tóan phục vụ cho việc quản lý tài chính dự án. +Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc dự án, đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt nghiệp vụ của phụ trách kế tóan cấp trên và cơ quan tài chính thống kê cùng cấp. +Chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn, thực hiện và kiểm tra tòan bộ công tác tài chính kế tóan của dự án tại tỉnh (bao gồm: Chi phí trực tiếp tại văn phòng Ban quản lý dự án tỉnh và các Ban quản lý dự án huyện) cung cấp thông tin tài chính kế tóan và giúp lãnh đạo phân tích đánh giá điều hành dự án. +Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực các số liệu kế tóan tài chính trong báo cáo quyết tóan thuộc khuôn khổ dự án đảm nhận. +Định kỳ theo quy định lập báo cáo tình hình sử dụng kinh phí, báo cáo quyết tóan gửi Ban quản lý dự án TW kèm theo bản Photo-copy chứng từ gốc. +Phối hợp với bộ phận kế họach lập và triển khai kế họach tài chính dự án gồm: vốn viện trợ, vốn đối ứng trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. +Tổ chức tổng hợp và theo dõi việc mở tài khỏan tiền gửi cá nhân các hộ dân tham gia dự án. +Quản lý tài chính - kế tóan theo đúng pháp lệnh kế tóan thống kê và chế độ kế tóan của nhà nước. +Mở các sổ sách kế tóan theo quy định của nhà nước; +Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lệ của chứng từ gốc; +Kiểm tra và ký trình lãnh đạo duyệt chi các khỏan chi tiêu của dự án; +Định kỳ kiểm tra, theo dõi việc ghi chép sổ sách kế tóan của các Ban QLDA cấp huyện; +Theo dõi việc chuyển tiền đến các Ngân hàng NN&PTNT tỉnh/huyện để mở các tài khỏan tiền gửi cho các hộ. Tổng hợp việc rút tiền từ các TKTG cá nhân tại các chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT huyện +Tổng hợp báo cáo giải trình chi tiêu hàng qúy và kèm theo kế họach kinh phí cho qúy tiếp theo gửi lên Ban QLDATW. + Giải trình khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra và kiểm tóan. Điều 8. Ban quản lý dự án huyện Tổ chức Ban quản lý dự án huyện: Ban QLDA huyện do Chủ tịch UBND tỉnh ra Quyết định thành lập. Ban QLDA huyện có con dấu riêng và tài khỏan riêng. Ban QLDA huyện gồm: - Giám đốc dự án, kiêm nhiệm: Lãnh đạo UBND huyện Phó Giám đốc dự án, kiêm nhiệm: + Tỉnh Bắc Giang: Giám đốc lâm trường + Tỉnh Quảng Ninh: * Đông Triều: Giám đốc lâm trường * Hải Ninh: Lãnh đạo Phòng NN & PTNT + Tỉnh Lạng Sơn: * Cao Lộc, Lộc Bình: Hạt trưởng hạt kiểm lâm * Hữu Lũng: Giám đốc lâm trường Các thành viên khác theo như Quyết định thành lập Ban QLDA huyện của UBND tỉnh. 2. Nhiệm vụ của Ban quản lý dự án huyện: - Chuẩn bị tổ chức lập kế họach hàng năm của huyện. - Xem xét và điều chỉnh kế họach nếu cần thiết. - Thẩm định kết quả quy họach sử dụng đất và các diện tích trồng rừng. - Đảm bảo phân phối vật tư cho nông dân; - Ký kết các hợp đồng sản xuất cây con; - Tổ chức và theo dõi việc thiết lập và quản lý rừng trồng. - Giám sát việc trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng trồng dự án. - Chuẩn bị các báo cáo về tiến độ dự án của huyện; - Tuyển dụng và đào tạo phổ cập viên; - Sọan thảo và tổ chức hiện kế họach phổ cập; - Xây dựng, tổ chức thực hiện tập huấn và tham quan cho nông dân; - Thu thập thông tin về tình hình thực hiện dự án ở các thôn; 3. Nhiệm vụ của các thành viên Ban QLDA huyện: a/ Giám đốc dự án cấp huyện: - Thẩm định các phương án quy họach sử dụng đất và các diện tích trồng rừng. - Tổ chức, đôn đốc việc giao đất, điều chỉnh đất đai (nếu có) và việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lâm nghiệp (Sổ đỏ) cho dân vùng dự án. - Đảm bảo sự điều phối các họat động của dự án với chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT huyện và các chương trình trong và ngòai nước trong phạm vi huyện. - Tổ chức và theo dõi việc thiết lập và quản lý rừng trồng. b/ Phó giám đốc dự án cấp huyện: - Trợ giúp giám đốc dự án huyện quản lý dự án trong mọi khía cạnh có liên quan. - Chuẩn bị tổ chức lập kế họach hàng năm. - Xem xét và điều chỉnh kế họach nếu thấy cần thiết. - Chuẩn bị các báo cáo về tiến độ dự án của huyện; - Xem xét và phê duyệt các báo cáo về kỹ thuật và tài chính của huyện. - Sọan thảo và tổ chức thực hiện kế họach phổ cập; - Thu thập thông tin về tình hình thực hiện dự án ở các xã, thôn; - Hỗ trợ các xã, thôn trong quy họach sử dụng đất; - Hỗ trợ các nhóm hộ nông dân trong xây dựng kế họach quản lý tài nguyên cấp thôn. c/ Điều phối viên kỹ thuật: - Chuẩn bị vật tư cho Quy họach sử dụng đất vi mô ( QHSDĐVM) ; - Xây dựng các bản đồ quy họach sử dụng đất; - Xây dựng các bản đồ rừng trồng dự án; - Lựa chọn, đề xuất tuyển dụng và đào tạo phổ cập viên; - Quản lý việc phân phối vật tư cho nông dân; - Giám sát ký hợp đồng gieo ươm; - Giám sát việc cung cấp cây con cho nông dân; - Trợ giúp các thôn trong việc sọan thảo các quy ước thôn bản. - Chuẩn bị các tài liệu, tư liệu và bảng biểu phục vụ cho công tác phổ cập ... (ĐPV kỹ thuật huyện, cán bộ hiện trường). - Giám sát việc trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng trồng dự án. d/ Cán bộ kế tóan : - Quản lý tài chính - kế tóan theo đúng pháp lệnh kế tóan thống kê và chế độ kế tóan của nhà nước. - Theo dõi tổng hợp việc rút tiền từ các tài khỏan tiền gửi cá nhân dự án; - Kịp thời tổng hợp báo cáo giải trình chi tiêu cho Ban QLDA tỉnh. - Giải trình khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra và kiểm tóan. - Phối hợp với chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT huyện theo dõi và giám sát việc mở và quản lý TKTG cá nhân của từng huyện và từng chủ tài khỏan tiền gửi cá nhân. - Nhân viên kế tóan Ban quản lý dự án huyện có nhiệm vụ hạch tóan ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ lập báo cáo nội bộ kèm theo chứng từ gốc và 01 bản photo-copy chứng từ gốc chuyển về bộ phận kế tóan Ban quản lý dự án tỉnh (Ban quản lý dự án huyện chỉ lưu giữ bản photo-copy). Kế tóan mở sổ chi tiết theo dõi tình hình ứng và thanh tóan tiền nhận ứng kinh phí, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; kế tóan chi tiết vật tư hàng hóa, tài sản, công nợ, sổ tài khỏan tiền gửi hộ gia đình trồng rừng; tập hợp chi phí chi dự án phát sinh tại đơn vị. đ/ Cán bộ hiện trường: - Giải thích cho dân về mục tiêu, cơ cấu, nội dung và chính sách của dự án cũng như những quyền lợi và trách nhiệm của họ khi tham gia dự án. - Tổ chức cho dân các thôn tham gia vào các họat động phổ cập do dự án tổ chức (đặc biệt là tạo điều kiện cho việc thành lập các nhóm có liên quan - nhóm hỗ trợ thôn bản...), tham gia xây dựng hương ước. - Tiến hành quy họach sử dụng đất thôn bản, xã có người dân tham gia, điều tra lập địa để xác định vị trí trồng rừng, phân đất rừng và giám sát thiết kế trồng rừng. - Giữ mối quan hệ và phối hợp với các thôn, xã liền kề, với các nhà chức trách ở xã trong quy họach sử dụng đất thôn bản. - Tiến hành thăm các hộ gia đình và hỗ trợ về việc xây dựng kế họach trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng. - Hướng dẫn sản xuất cây con theo yêu cầu của chủ vườn ươm. - Giám sát sản xuất cây con theo tiêu chuẩn chất lượng cây con và vườn ươm của dự án. - Tham gia phúc kiểm kết quả trồng rừng, chăm sóc và bảo vệ rừng. - Hướng dẫn kỹ thuật tại hiện trường cho dân về trồngrừng, chăm sóc và bảo vệ. - Tập hợp các kế họach và kiểm tra chất lượng các kế họach thôn, xã. - Chuẩn bị các tài liệu phổ cập phân phát cho các hộ. - Tham gia các khóa đào tạo về kỹ thuật và quản lý rừng trồng do dự án tổ chức. - Chuẩn bị đề xuất đào tạo cho dân; tham gia các khóa đào tạo cho phổ cập viên xã và thành viên của nhóm hỗ trợ thôn bản dự án. - Thu thập dữ liệu về mở tài khỏan; cùng với kế tóan dự án huyện giám sát quá trình mở và rút các tài khỏan tiền gửi. - Tham gia thực hiện và giám sát mô hình thử nghiệm. Tổng hợp kết quả và thông tin cơ bản về tài chính. Báo cáo thường xuyên cho Ban quản lý dự án huyện về địa bàn và lĩnh vực mình phụ trách. e/ Phổ cập viên: - Giúp người dân nhận biết được mục tiêu thực hiện dự án và nhiệm vụ của họ. - Khuyến khích người dân tham gia vào các họat động dự án, đặc biệt là Nhóm hỗ thôn bản và các hộ tham gia trồng rừng - Tham gia quy họach sử dụng đất thôn bản, xã có người dân tham gia, điều tra lập địa và thiết kế trồng rừng. - Giữ mối quan hệ và điều phối các thôn liền kề và với các cơ quan, tổ chức khác. - Hướng dẫn các hộ thực hiện kế họach trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng. - Cùng với cán bộ hiện trường giám sát sản xuất cây con trong vườn ươm. - Tham gia chuyển giao kỹ thuật trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng. - Giám sát nghiệm thu cây con và rừng trồng. - Tham gia vào các khóa đào tạo về phổ cập cho các cán bộ phổ cập, nhóm hỗ trợ thôn bản và các nhóm nông dân trồng rừng do dự án tổ chức. - Thu thập thông tin từ các hộ trong thôn và báo cáo các họat động cho cán bộ hiện trường và Ban QLDA huyện. - Tổng hợp các kế họach hộ gia đình và kế họach thôn. Tham gia đầy đủ các cuộc họp giao ban. Điều 9. Nhóm hỗ trợ dự án cấp thôn Nhóm hỗ trợ dự án thôn là tổ chức họat động trên nguyên tắc tự nguyện và tự quản của những người hưởng lợi dự án trong thôn và được thành lập ngay sau khi thôn được chính thức chọn tham gia dự án. Nhóm hỗ trợ thôn gồm 2-3 thành viên tùy thuộc vào diện tích trồng rừng và số hộ tham gia dự án trong thôn. Nhóm trưởng và các thành viên do các hộ nông dân tham gia dự án bầu chọn, trong đó nên có thành viên là nữ. Ban QLDA tỉnh quy định chức năng nhiệm vụ và hướng dẫn họat động của Nhóm hỗ trợ dự án thôn. Kinh phí họat động do các hộ nông dân tham gia dự án tự nguyện đóng góp. Nhiệm vụ cụ thể của Nhóm hỗ trợ thôn bản: - Tạo điều kiện cho việc thực hiện dự án có hiệu quả - Hỗ trợ tổ chức các vườn ươm cấp thôn. - Phối hợp trong việc xây dựng kế họach trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng; - Tổ chức và giám sát các họat động dự án trong thôn; - Chịu trách nhiệm hướng dẫn kỹ thuật cho người dân; - Phối hợp trong việc theo dõi trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng trồng; Tạo điều kiện cho việc thành lập nhóm nông dân trồng rừng. Điều 10. Nhóm nông dân làm nghề rừng: - Nhóm nông dân làm nghề rừng có nhiệm vụ như sau: - Tổ chức các cuộc họp trong nhóm; - Hỗ trợ trong việc quyết định mua cây con; - Hỗ trợ các thành viên trong những vấn đề liên quan đến tài khỏan tiền gửi và các thủ tục ngân hàng; - Hợp tác trong việc xây dựng kế họach trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng; đặc biệt là kế họach trồng rừng theo nhóm và kế họach quản lý rừng trung hạn. - Tổ chức giám sát các họat động bảo vệ rừng. - Thực hiện phổ biến kinh nghiệm. Phối hợp giám sát trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng. Chương 3 MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆCVÀ QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ HỌP HÀNH VÀ BÁO CÁO Điều 11. Mối quan hệ làm việc Ban điều hành dự án trung ương làm việc theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách. Các thành viên của Ban có trách nhiệm giải quyết các công việc được phân công thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Ban QLDTW thực hiện đầy đủ quy chế quản lý của Ban quản lý các dự án lâm nghiệp. Ban QLDA tỉnh chịu sự điều hành về chuyên môn nghiệp vụ của Ban QLDATW và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo hệ thống mẫu biểu thống nhất. Các thiết bị và phương tiện làm việc của tỉnh nào do Ban QLDA tỉnh đó theo dõi, quản lý và sử dụng theo chế độ hiện hành của nhà nước. Điều 12. Chế độ họp a) Họp thường kỳ: Họp Ban điều hành dự án: Ban điều hành dự án TW: họp 6 tháng 1 lần, vào tháng 1 và tháng 7. Ban điều hành dự án cấp tỉnh:họp hàng qúy. Họp Ban quản lý dự án: Ban quản lý dự án trung ương: họp định kỳ hàng tháng. Ban quản lý dự án tỉnh: họp định kỳ hàng tháng. Ban quản lý dự án huyện: họp một tháng 2 lần. Nội dung họp: Kiểm điểm đánh giá kết quả thực hiện kế họach họat động của kỳ đã qua và thông qua kế họach của kỳ tới. b) Họp bất thường: Họp Ban điều hành dự án: Trong trường cần thiết có những công việc đột xuất, Trưởng ban điều hành dự án có thể triệu tập cuộc họp bất thường tòan thể hoặc một số ủy viên để giải quyết kịp thời công việc. Ngòai các ủy viên của Ban điều hành dự án TW, khi thấy cần thiết Trưởng Ban điều hành có thể mời thêm Cố vấn trưởng dự án. Ban quản lý dự án cấp tỉnh, đại diện các Cục, Vụ, Ban ngành liên quan khác của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Đại diện các cơ quan tổng hợp Nhà nước tham dự các cuộc họp của Ban điều hành dự án trung ương. Họp Ban quản lý dự án: Trong trường cần thiết có những công việc đột xuất, Giám đốc dự án các cấp có thể triệu tập cuộc họp bất thường để giải quyết kịp thời công việc. Điều 13. Chế độ báo cáo a) Báo cáo cơ quan quản lý cấp trên: Ban quản lý dự án TW tổng hợp trình Ban điều hành dự án TW để báo cáo về tiến độ và kết quả họat động dự án với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và các cơ quan tổng hợp nhà nước cũng như với Ngân hàng tái thiết Đức. Ngày cuối cùng các kỳ báo cáo cho phía Việt Nam ở cấp TW: 20- 1 Báo cáo tình hình thực hiện kế họach Qúy 4 và kết quả thực hiện kế họach năm trước. 4 Báo cáo quí I 20- 7 Báo cáo Qúy II và 6 tháng đầu năm 20- 10 Báo cáo qúy III. Ban quản lý dự án cấp tỉnh cần tổng hợp báo cáo trình Ban điều hành dự án TW trước thời hạn trên 5 ngày. Các báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan được quy định riêng trong bản quy chế quản lý tài chính dự án. b) Báo cáo nội bộ dự án: Để quản lý và vận hành dự án chặt chẽ và có hiệu quả, vào ngày 25 hàng tháng BQLDA cấp tỉnh trình Ban quản lý dự án TW: Báo cáo kết quả thực hiện kế họach họat động tháng trước và kế họach họat động tháng sau để theo dõi và xem xét. Chương 4 CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ HỌACH VÀ KỸ THUẬT MỤC 1: CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ HỌACH Điều 14. Quy định chung Dự án thực hiện theo kế họach chung, chia ra hàng năm. Các bước xây dựng kế họach được tuân thủ theo quy trình thống nhất. Kế họach hàng năm của dự án nằm trong kế họach Ngân sách của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn và Ngân sách các tỉnh vùng dự án. Công tác xây dựng kế họach họat động dự án phải tuân thủ hệ thống kế họach của Việt Nam và hệ thống kế họach của nhà tài trợ. Các giải pháp kỹ thuật thực hiện dự án được áp dụng theo trình tự nhất định, thống nhất trong các tỉnh vùng dự án theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Điều 15. Yêu cầu về xây dựng kế họach: Trên cơ sở các mục tiêu của dự án đã được Chính phủ phê duyệt, Ban quản lý dự án tỉnh xây dựng kế họach họat động dự án hằng năm với sự tham vấn của Sở Kế họach - Đầu tư và Sở Tài chính dưới sự chỉ đạo của UBND tỉnh. Trong kế họach hàng năm của tỉnh gửi Bộ Kế họach - Đầu tư, Bộ Tài chính và Bộ NN&PTNT phải ghi rõ tên của dự án (danh mục) và nhu cầu vốn đối ứng để cân đối Ngân sách vốn đối ứng chung cho các dự án nước ngòai của tỉnh. Sau khi nhận được kế họach chính thức của nhà nước, Tỉnh (tham mưu là Sở Kế họach và Đầu tư) phân bổ vốn đối ứng cho dự án trong năm (thể hiện trong văn bản giao kế họach cho dự án của tỉnh). Bản Kế họach họat động dự án gồm: Nội dung họat động, thời gian, khối lượng và ngân sách (vốn tài trợ của Ngân hàng tái thiết Đức và vốn đối ứng của tỉnh). Kế họach họat động dự án tỉnh phải được ghi trong kế họach chung hằng năm của tỉnh và được tổng họp trong kế họach các dự án viện trợ nước ngòai của Bộ NN & PTNT để gửi tới Bộ Kế họach - Đầu tư và Bộ Tài chính tổng hợp trình Chính phủ. Điều 16. Tiến hành xây dựng kế họach hàng năm. Xây dựng kế họach của dự án theo hệ thống kế họach hàng năm. Căn cứ vào nội dung Hiệp định đã ký giữa Chính phủ nước CHXHCN Việt nam và Chính phủ CHLB Đức, Ban QLDA tỉnh lập dự thảo lần thứ nhất về kế họach dự án, trong đó phân rõ vốn tài trợ của Ngân hàng tái thiết Đức và vốn đối ứng xin chi ngân sách Nhà nước của tỉnh để trình Ban điều hành dự án tỉnh và Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp. (Bộ NN & PTNT). Thời gian hòan thành: trước 30 thàng 6 hàng năm. Văn phòng Ban QLDATW, Ban điều hành dự án tỉnh có đại diện Sở Kế họach - Đầu tư, Sở Tài chính và cơ quan chủ quản dự án tỉnh (Sở NN & PTNT Bắc Giang, Quảng Ninh và Chi cục kiểm lâm Lạng Sơn ) xem xét các nội dung và chỉ tiêu cơ bản của bản dự thảo lần 1 về kế họach của dự án. Thời gian hòan thành: trước 15 tháng 7 Ban QLDA tỉnh cùng với các cơ quan chủ quản dự án tỉnh hòan chỉnh bản kế họach của dự án (dự thảo lần 2) trình UBND tỉnh phê duyệt bằng văn bản và Sở KH&ĐT tổng hợp đưa vào kế họach chung của tỉnh. Thời gian hòan thành: trước 30 thàng 7 UBND tỉnh, Ban điều hành dự án tỉnh gửi công văn trích phần kế họach dự án tỉnh đã được phê duyệt về Bộ NN & PTNT/Ban điều hành dự án trung ương để Bộ NN & PTNT tổng hợp kế họach ngành gửi Bộ KH&ĐT và Bộ Tài chính. Thời gian hòan thành: cấp tỉnh trước 15 tháng 08 và cấp trung ương trước ngày 31 tháng 08. Giai đọan xây dựng kế họach họat động dự án (APO) theo kế họach của cơ quan tài trợ: Trên cơ sở đánh giá, phân tích kết quả thực hiện kế họach 9 tháng và căn cứ Bản kế họach họat động dự án đã được UBND tỉnh phê duyệt (bước 3) tiến hành chi tiết hóa kế họach và điều chỉnh chỉ tiêu, xây dựng kế họach họat động dự án năm sau theo quy định của Hiệp định Tài chính dự án, đặc biệt lưu ý phần vốn đóng góp phía Đức và vốn đối ứng phía Việt Nam theo cam kết. Trên cơ sở bản kế họach xây dựng ở bước 4 đã được tổng hợp gửi Bộ Kế họach và Đầu tư và Bộ Tài chính, Ban QLDA tỉnh xây dựng dự thảo kế họach họat động dự án, kèm theo nhu cầu ngân sách với các khỏan mục chi đã quy định trong Quy chế quản lý tài chính dự án phân theo các biện pháp chính (Qũy I) và biện pháp hỗ trợ tác nghiệp (Qũy II) của dự án. Thời gian hòan thành: trước ngày 05 tháng10 trình Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp. Ban QLDATW cùng Cố vấn trưởng dự án xem xét dự thảo kế họach và điều chỉnh nội dung, chỉ tiêu (nếu có). Ban QLDA tỉnh hòan chỉnh bản kế họach họat động dự án để trình Trưởng Ban điều hành dự án tỉnh phê duyệt và gửi văn bản về Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp - Bộ NN & PTNT. Thời gian hòan thành: trước ngày 15 tháng 10 Ban quản lý dự các dự án Lâm nghiệp và Giám đốc dự án TW tổng hợp các bản kế họach họat động dự án tỉnh và của Ban quản lý dự án trung ương thành kế họach họat động chung của dự án để trình Bộ NN&PTNT và Ngân hàng tái thiết Đức. Thời gian hòan thành: trước ngày 25 tháng 10 Căn cứ thỏa thuận về kế họach họat động dự án năm giữa Bộ NN&PTNT và Ngân hàng tái thiết Đức, Bộ NN&PTNT phê duyệt kế họach kèm theo thông báo chính thức về kế họach họat động dự án năm cho các Ban quản lý dự án tỉnh và Ban quản lý dự án TW gồm: nội dung họat động, khối lượng công việc và ngân sách. Thời gian hòan thành: trước ngày 15.11 Hàng năm Ban quản lý dự án tỉnh gửi về Ban quản lý dự án TW bản báo cáo sơ bộ ước thực hiện kế họach 6 tháng đầu năm vào ngày 10/5 và ước thực hiện kế họach cả năm vào ngày 10/12 đề xem xét điều chỉnh kế họach (nếu cần thiết) và làm cơ sở xây dựng kế họach năm sau. MỤC 2 CÔNG TÁC QUẢN LÝ KỸ THUẬT DỰ ÁN Điều 17: Những quy định chung Các giải pháp kỹ thuật thực hiện dự án được áp dụng theo trình tự nhất định thống nhất trong các tỉnh vùng dự án theo quy định của Bộ Nông nghiệp &PTNT Các giải pháp kỹ thuật của dự án phải được áp dụng theo trình tự nhất định. Bước đầu tiên là công việc quy họach sử dụng đất cấp thôn xã có sự tham gia của người dân. Chỉ những nơi (xã) nào đã hòan tất việc quy họach sử dụng đất mới được phép tiến hành các bước tiếp theo như điều tra lập địa và đo đạc diện tích trồng rừng cho từng hộ... Kết quả của điều tra lập địa làm cơ sở cho việc xây dựng kế họach sản xuất cây con cho trồng rừng những năm sau. Những nơi nào chưa tiến hành điều tra lập địa trước khi gieo ươm sẽ không được đưa vào kế họach trồng rừng cho năm tiếp theo. Những diện tích nào được đề xuất cho trồng rừng trong năm tiếp theo thì phải được điều tra lập địa chậm nhất hết ngày 31 tháng 8 của năm trước. Các công việc chuẩn bị cho trồng rừng khác sẽ được tiến hành tuần tự theo tiến độ và quy định của kỹ thuật lâm sinh. Điều 18. Việc áp dụng giải pháp kỹ thuật đều phải tuân thủ theo quy định sau: Xây dưng các hướng dẫn, quy trình kỹ thuật và suất đầu tư (định mức chi phí) và dựa trên các cơ sở sau: - Căn cứ vào mục tiêu, yêu cầu và điều kiện của dự án - Căn cứ vào các quy phạm và hướng dẫn chung của ngành - Dựa trên cơ sở thực tế, đặc thù của vùng dự án Có sự thống nhất với cơ sở (các tỉnh) và trình Bộ phê duyệt có sự thẩm định của các Cục, Vụ chuyên ngành. Tập huấn quy trình và hướng dẫn thực hiện. - Dự án tập huấn cho các cán bộ quản lý, cán bộ hiện trường và phổ cập viên. - Cán bộ hiện trường và phổ cập viên hướng dẫn cho dân. Trong quá trình thực hiện của cơ sở có sự hỗ trợ, hướng dẫn của các chuyên gia tư vấn và cán bộ dự án cấp trung ương, cấp tỉnh/huyện. Theo dõi, kiểm tra - Công tác nghiệm thu được tổ chức theo từng công đọan. Ban QLDA cấp huyện nghiệm thu tòan diện. Ban QLDA trung ương và tỉnh phúc kiểm 10%. Công tác kiểm tra được tiến hành định kỳ hoặc đột xuất hoặc kiểm tra chéo giữa các đơn vị. Điều 19: áp dụng các giải pháp kỹ thuật: Việc áp dụng các giải pháp kỹ thuật cần phải tuân thủ chặt chẽ theo các hướng dẫn, quy trình kỹ thuật của dự án đã được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt, ban hành. Chương 5 CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH DỰ ÁN (kèm theo bản quy chế quản lý tài chính dự án) Chương 6 ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH Điều 20. Bản quy chế này làm cơ sở cho việc thực hiện dự án và có hiệu lực theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc Ban điều hành dự án và Ban QLDA các cấp cần phản ánh kịp thời cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nghiên cứu xem xét sửa đổi và bổ xung cho phù hợp. K.T. BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP & PTNT THỨ TRƯỞNG (Đã ký) Nguyễn Văn Đẳng QUY CHẾ Quản lý tài chính Dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" bmz no. 98 66 781do CHLB Đức viện trợ không hòan lại (Ban hành kèm theo Quyết định số 78/2000/QĐ-BNN/TCCB ngày 19/7/2000của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn) Chương 1 NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Những căn cứ xây dựng quy chế Quy chế quản lý tài chính dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" được xây dựng trên cơ sở các văn bản sau đây: Hiệp định tài chính kèm theo Bản Hiệp định riêng dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" giữa Chính phủ nước CHLB Đức (thông qua Ngân hàng Tái thiết Đức) và Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam đại diện bởi Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ký ngày 16 tháng 9 năm 1999. Thông tư số 89 TC/VT ngày 31/10/1994, hướng dẫn quản lý tài chính và sử dụng viện trợ của Chính phủ Cộng hòa liên bang Đức (CHLB Đức). Nghị định 87/CP ngày 05/08/1997 của Chính phủ quy định về quy chế quản lý và sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển (ODA). Thông tư số 22/1999/TT/BTC ngày 26/02/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với nguồn vốn viện trợ không hòan lại. Quyết định số 999 - TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1999 của Bộ Tài chính ban hành Hệ thống chế độ kế tóan hành chính sự nghiệp. Thông tư liên tịch số 06/1998/TTLT- BKH - BTC ngày 14/8/1998 của Bộ Kế họach và đầu tư và Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý vốn đối ứng cho các chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA). Hướng dẫn của KfW về giải ngân vốn hợp tác tài chính và các chương trình tương đương về quy chế mua sắm trong lĩnh vực hợp tác tài chính, năm 1995. Điều 2: Nguyên tắc quản lý Tiền viện trợ không hòan lại của Chính phủ CHLB Đức cho Chính phủ Việt nam là một nguồn thu của Ngân sách Nhà nước, được cân đối trong kế họach thu chi Ngân sách Nhà nước hằng năm, do Bộ Tài chính tổng hợp báo cáo Chính phủ trình Quốc hội phê duyệt. Tòan bộ Ngân sách của Chính phủ CHLB Đức cho dự án "Trồng rừng tại các tỉnh Bắc Giang, Quảng Ninh và Lạng Sơn" được quy định trong Hiệp định tài chính ký ngày 16/09/1999 giữa hai Chính phủ Việt Nam và CHLB Đức sẽ được Bộ Nông nghiệp & PTNT mà trực tiếp là Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp (Ban QLCDALN) thống nhất quản lý. Số tiền này được Ngân hàng tái thiết Đức chuyển dần định kỳ theo tiến độ thực hiện dự án vào tài khỏan ngọai tệ Mác Đức của dự án mở tại Ngân hàng Ngọai thương Việt Nam. Việc quản lý tài chính đối với dự án này phải tuân theo: các chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước và chế độ quản lý vốn hợp tác tài chính của KfW. Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp và Ban QLDATW có nhiệm vụ tổ chức quản lý sử dụng vốn đúng mục đích và nội dung dự án đã được phê duyệt phù hợp với cam kết trong hiệp định tài chính và các quy định hiện hành của Việt nam. Ban quản lý dự án Trung ương chịu trách nhiệm thống nhất quản lý việc rút vốn, thanh tóan tiền cho các họat động của dự án từ trung ương đến địa phương. Khi chi tiêu các khỏan tiền viện trợ này Dự án phải căn cứ vào kế họach họat động đã được giám đốc dự án và Cố vấn trưởng đồng ý và Trưởng ban điều hành dự án Trung ương phê duyệt. Những chứng từ, hóa đơn có liên quan đến tạm ứng , thanh tóan, thu chi tài chính đều phải do các đại diện thẩm quyền của Bộ: Giám đốc dự án hoặc Điều phối viên chính dự án được Giám đốc dự án ủy quyền ký xác nhận và lãnh đạo Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp ký duyệt và theo văn bản số 39/QĐ/DALN-TCKT ngày 22/5/2000 của Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp về Phân cấp quản lý chi tiêu cho Giám đốc dự án thuộc Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp. Ủy ban nhân dân các tỉnh dự án và Ban quản lý dự án các tỉnh chịu trách nhiệm tòan diện về việc quản lý tài chính dự án tại địa phương. Chương 2 NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ MỤC 1: NGUỒN KINH PHÍ DỰ ÁN Điều 3. Nguồn viện trợ không hòan lại của Chính phủ Đức thông qua Ngân hàng tái thiết Đức: Kinh phí cho các biện pháp dự án (Qũy I). Kinh phí cho các biện pháp hỗ trợ tác nghiệp/phổ cập (Qũy II). Chi tiết kinh phí phân theo các biện pháp và các mục chi và tiểu mục chi, xem phụ biểu 01, 02.. Điều 4. Nguồn kinh phí đối ứng của Chính phủ Việt Nam: - Vốn cấp phát ngân sách Trung ương cho Ban quản lý dự án Trung ương - Vốn cấp phát ngân sách tỉnh cho Ban quản lý dự án tỉnh và Ban quản lý dự án huyện. Chi tiết kinh phí đối ứng theo cam kết xem phụ biểu 01. MỤC 2: MỞ TÀI KHỎAN, XÁC NHẬN VIỆN TRỢ, LẬP DỰ TÓAN VÀ GIẢI NGÂN. Điều 5. Mở tài khỏan dự án Ban quản lý dự án TW: Mở tài khỏan ngọai tệ DM tại Ngân hàng Ngọai thương Việt Nam để tiếp nhận nguồn vốn viện trợ từ Ngân hàng tái thiêt Đức (KfW): Tài khỏan các biện pháp trồng rừng (Qũy I). Tài khỏan các biện pháp đào tạo, phổ cập (Qũy II). Mở tài khỏan hạn mức kinh phí tại kho bạc nhà nước Hai Bà Trưng Hà Nội để tiếp nhận nguồn vốn đối ứng. Trưởng Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp đứng tên chủ tài khỏan và Trưởng phòng tài chính kế tóan của Ban đăng ký kế tóan trưởng của 3 tài khỏan trên. Phụ trách kế tóan dự án được phép đứng tên người được ủy quyền của Trưởng phòng tài chính kế tóan để giao dịch với Ngân hàng và Kho bạc Nhà nước theo quy định của Nhà nước. Ban quản lý dự án Tỉnh: Mở hai tài khỏan bằng tiền đồng Việt Nam riêng biệt cho Qũy I và Qũy II. Mở một tài khỏan bằng tiền đồng Việt Nam riêng cho vườn ươm thuộc Qũy I. Mở tài khỏan hạn mức kinh phí hoặc tài khỏan tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước tỉnh để tiếp nhận nguồn vốn đối ứng. Giám đốc dự án tỉnh có thể ủy quyền cho Phó giám đốc dự án tỉnh đứng tên chủ tài khỏan. 3. Ban quản lý dự án Huyện: Mở hai tài khỏan bằng tiền đồng Việt Nam riêng biệt cho Qũy I và Qũy II. Mở một tài khỏan bằng tiền đồng Việt Nam riêng cho vườn ươm thuộc Qũy I. Giám đốc dự án huyện có thể ủy quyền cho Phó giám đốc huyện đứng tên chủ tài khỏan. Điều 6. Xác nhận viện trợ Thực hiện theo quy định tại thông tư số 22/1999/TT/BTC ngày 26/2/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với nguồn viện trợ không hòan lại. Giấy xác nhận tiền viện trợ được lập theo mẫu số 1 và số 2. Trưởng Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp là người ký bản kê khai xác nhận viện trợ. Điều 7. Lập dự tóan ngân sách dự án Dự tóan của ngân sách dự án bao gồm kinh phí viện trợ không hòan lại của Đức và kinh phí vốn đối ứng của Việt Nam được quy định cụ thể trong giai đọan 5 năm và chia ra từng năm. Việc thay đổi cơ cấu, các mục chi của dự án chỉ được thực hiện trên cơ sở thỏa thuận giữa Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn và KfW. Hàng năm dự án phải lập dự tóan thu, chi ngân sách theo đúng nội dung mẫu biểu quy định và gửi đúng thời hạn cho KfW và Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Vụ kế họach và quy họach, Vụ Tài chính kế tóan) phê duyệt. Căn cứ để lập dự tóan ngân sách là kế họach họat động của dự án và các định mức chi phí đã được KfW và Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt và khả năng thực tế thực hiện dự án trong năm. Điều 8. Giải ngân Quy định về đề nghị KfW chi cấp bổ sung kinh phí vào các tài khỏan dự án: Hàng qúy Ban quản lý dự án TW lập dự tóan đề nghị KfW chi cấp bổ xung kinh phí vào từng tài khỏan dự án của Qũy I và Qũy II trên cơ sở giải trình sử dụng các khỏan kinh phí dưới thủ tục qũy của qúy trước và lũy kế từ đầu dự án đến cuối qúy trước và nhu cầu kinh phí trong qúy. Ngân hàng tái thiết Đức chỉ chuyển tiền sau khi BQLDA TW đã thanh tóan hợp pháp trên 50% kinh phí được phép sử dụng trong qúy trước. Chi tiết danh mục các mục chi xem phụ biểu 02. BQLDA huyện có trách nhiệm lập gửi lên BQLDA Tỉnh. Ban quản lý dự án Tỉnh tổng hợp dự tóan ngân sách của các Ban quản lý dự án huyện và dự tóan ngân sách cho họat động của Ban quản lý dự án Tỉnh gửi lên Ban quản lý dự án TW. KfW giải ngân thanh tóan trực tiếp cho các nhà thầu cung cấp ô tô theo đề nghị của Ban quản lý dự án TW. Chuyển tiền tạm ứng cho Ban quản lý dự án Tỉnh: Ban quản lý dự án TW chỉ chuyển tiền tạm ứng cho Ban quản lý dự án Tỉnh hoặc trong trường hợp đặc biệt chuyển trực tiếp cho Ban quản lý dự án huyện theo đề nghị của Ban quản lý dự án tỉnh sau khi đã thanh tóan được tối thiểu 70% khỏan tiền tạm ứng của đợt trước, ngọai trừ các khỏan tạm ứng cho cây con được áp dụng hình thức khoanh nợ có kỳ hạn. Các điều kiện để chuyển tiền tạm ứng: - Công văn đề nghị chuyển tiền tạm ứng của Giám đốc dự án Tỉnh. - Báo cáo tiến độ thực hiện dự án và tình hình sử dụng kinh phí kỳ trước Kế họach kinh phí cho kỳ tiếp theo. Các văn bản trên phải được lập đúng biểu mẫu và thời hạn quy định. Tạm ứng và thanh tóan tiền cho cây con được áp dụng theo hình thức sau: - Nguồn kinh phí cho sản xuất cây con được thanh quyết tóan căn cứ vào: Biên bản kết quả nghiệm thu diện tích rừng trồng và biên bản phúc kiểm về diện tích và chất lượng rừng trồng theo tiêu chuẩn dự án. Chi phí mua cây con/ha trong định suất đầu tư trồng rừng theo đơn giá mua cây con đủ tiêu chuẩn dự án. Chất lượng cây con đem đi trồng (theo biên bản giao nhận cây) - Quyết tóan kinh phí cho sản xuất cây con lần cuối cùng vào thời điểm sau khi nghiệm thu trồng rừng (cố gắng không quá 2 tháng sau khi trồng rừng). - Từ khi bắt đầu gieo ươm cho tới khi nghiệm thu trồng rừng, kinh phí được chuyển dần cho các Ban QLDA huyện và các chủ ươm ở dưới dạng tạm ứng. Mức độ tạm ứng và thời điểm tạm ứng phụ thuộc vào kế họach sản xuất cây con của từng huyện và tiến độ gieo ươm. Lần thứ nhất không quá 30% tổng nhu cầu và tổng số tiền tạm ứng trong tất cả các lần tối đa không quá 50% của tổng kinh phí. Phần còn lại sẽ thanh tóan sau khi đã nghiệm thu rừng trồng. - Hình thức chi trả tiền mua cây con cho chủ vườn và một phần cho cán bộ kỹ thuật (trong những trường hợp cán bộ kỹ thuật có hợp đồng kỹ thuật với chủ vườn ươm) cần tuân thủ theo cơ chế thưởng theo hiệu suất. - Trong trường hợp cán bộ kỹ thuật có hợp đồng dịch vụ kỹ thuật với chủ vườn ươm, nếu tổng số cây con đủ tiêu chuẩn tăng 20% trở lên nhờ có sự trợ giúp của cán bộ kỹ thuật thì số tiền tương đương với 20% số giá trị cây con tăng thêm (tương đương với 5% tổng số tiền bán cây) sẽ được trích lại để thưởng cho cán bộ kỹ thuật theo hợp đồng. 4. Quy định về quản lý nguồn kinh phí tạm ứng cho sản xuất cây con: a) Điều kiện để chuyển kinh phí tạm ứng cho sản xuất cây con từ TW xuống tỉnh là: - Phải có kế họach sản xuất cây con. - Danh sách các chủ vườn ươm, số lượng và lòai cây được gieo ươm kèm theo các hợp đồng ký với từng chủ vườn. - Các hợp đồng kỹ thuật giữa chủ vườn ươm và cán bộ kỹ thuật dự án (nếu có) Giấy đề nghị xin tạm ứng. Khi nhận được kinh phí tạm ứng, Ban QLDA tỉnh cần sớm chuyển tiếp xuống cấp huyện và ứng cho các chủ vườn theo tiến độ. Phải có báo cáo các khỏan tạm ứng trước khi đề nghị Ban QLDATW chuyển tiền tạm ứng cho đợt sau. Ban QLDA cấp tỉnh phải đảm bảo chắc chắn rằng, số tiền đã tạm ứng sẽ được tiếp tục chuyển cho cấp huyện để phục vụ cho nhu cầu sản xuất cây con ở đó và sử dụng vào đúng mục đích. Bất kỳ thời gian nào cũng cần có đầy đủ chứng từ sổ sách để cấp Trung ương hoặc KfW kiểm tra. MỤC 3: PHÂN CẤP QUẢN LÝ CHI TIÊU Điều 9. Nguyên tắc chung Đúng mục tiêu của dự án và kế họach họat động dự án đã được phê duyệt. Đúng dự tóan, định mức cho phép. Nếu vượt dự tóan phải giải trình bằng văn bản và phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt bổ xung. Đúng quy định về mua sắm và quy chế đấu thầu hiện hành. Đúng quyền hạn, trách nhiệm theo phân cấp quản lý. Có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ và hợp lý để chứng minh. Điều 10. Phân cấp quản lý chi tiêu Ban quản lý dự án TW: +Mua sắm ô tô cho dự án, thiết bị văn phòng của Ban quản lý dự án Trung ương và thiết bị kỹ thuật (máy tính, Photocopy, điều hòa, Fax) cho các tỉnh và huyện. +Chuyển tiền cho Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt nam để mở tài khỏan tiền gửi cá nhân cho các hộ nông dân tham gia trồng rừng dự án. +Chi các đòan đi tham quan, khảo sát trong và ngòai nước. +Chi hội thảo, hội nghị và đào tạo, tập huấn và nghiên cứu, khảo sát chuyên môn cho cán bộ dự án tại cấp Trung ương . +Chi sản xuất tài liệu phổ cập dự án. +Chi các họat động giám sát kiểm tra, kiểm tóan kinh phí dự án, phúc kiểm đo đạc diện tích trồng rừng và phúc kiểm nghiệm thu trồng rừng và chăm sóc, bảo vệ rừng trồng. . . Chi cho công tác số hóa bản đồ nền và bản đồ thành quả quy họach sử dụng đất. Ban quản lý dự án tỉnh: +Mua xe máy, xe đạp +Thiết bị văn phòng cho Ban quản lý dự án tỉnh, huyện (nội thất, điện thọai, ổn áp..) +Chi mua phân bón và mua cây con. +Hội thảo, hội nghị và đào tạo, tập huấn cán bộ, phổ cập viên tại tỉnh/huyện. +Chi sản xuất tài liệu phổ cập lưu hành nội bộ tỉnh. +Chi phí xây dựng mô hình trình diễn và lô thử nghiệm. +Chi cho quy họach sử dụng đất và điều tra lập địa. +Tham quan hiện trường cho nông dân và cán bộ thôn, xã. +Tập huấn kỹ thuật cấp thôn cho nông dân về kỹ thuật trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng. +Chi thiết kế trồng rừng (vốn đối ứng) Chi phí giao đất lâm nghiệp (vốn đối ứng) Ban quản lý dự án huyện : Tùy điều kiện cụ thể của địa phương Ban quản lý dự án tỉnh có thể phân cấp chi tiêu cho Ban quản lý dự án huyện sau khi có ý kiến bằng văn bản của Ban quản lý các dự án Lâm nghiệp. MỤC 4: CHẾ ĐỘ KẾ TÓAN, KIỂM TÓAN VÀ QUYẾT TÓAN Điều 11. Chế độ kế tóan Tại Ban quản lý dự án TW và Ban quản lý dự án tỉnh đều phải tổ chức kế tóan dự án; tòan bộ chứng từ, hồ sơ, tài liệu kế tóan phải được hệ thống hóa, tập hợp phản ảnh vào các sổ kế tóan tổng hợp và sổ kế tóan chi tiết theo quy định hiện hành của Nhà nước. Ngòai việc thực hiện quy định báo cáo tài chính theo yêu cầu của KfW, dự án phải thực hiện chế độ báo cáo tài chính định kỳ, thẩm tra báo cáo quyết tóan hàng năm theo quy định tại Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành hệ thống chế độ kế tóan hành chính sự nghiệp và Thông tư số 22/1999/TT/BTC ngày 26/2/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính Nhà nước đối với phần viện trợ không hòan lại và các văn bản hướng dẫn cụ thể của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Dự án áp dụng hình thức kế tóan bằng nhật ký - sổ cái. Trường hợp thực hiện vào sổ kế tóan trên máy vi tính thì hàng tháng phải được in ra giấy, đóng thành quyển và chấp hành đúng các quy định hiện hành về sổ kế tóan. Thực hiện chế độ kế tóan dự án đối với cấp tỉnh, huyện. Ban quản lý dự án tỉnh là đơn vị kế tóan cấp 3, trực tiếp chi dự án theo phân cấp và hòan tòan chịu trách nhiệm về quản lý tài chính và tổ chức kế tóan dự án tại tỉnh. Việc giải ngân nguồn kinh phí viện trợ của Đức từ tỉnh xuống huyện thuộc thanh tóan nội bộ dự án. Cấp huyện nhận vốn thanh tóan với cấp tỉnh. Tòan bộ chứng từ gốc về thu chi dự án sau khi được thanh tóan ở cấp huyện phải tập trung lưu giữ tại Ban quản lý dự án tỉnh. Cấp huyện chỉ lưu bản photo-copy của các chứng từ này. Điều 12. Kiểm tóan Hàng năm các tài khỏan của Ban quản lý dự án TW và Ban quản lý dự án tỉnh và các sổ sách, chứng từ, hồ sơ quyết tóan của dự án phải được Công ty kiểm tóan độc lập tiến hành kiểm tóan. Kiểm tóan độc lập trong nước được thực hiện bằng nguồn kinh phí của Đức. Kết quả lựa chọn Công ty kiểm tóan và hợp đồng kiểm tóan phải được KfW chấp thuận. Những ý kiến kiến nghị, đề xuất của cơ quan kiểm tóan cần được thực hiện nghiêm túc trước khi báo cáo tài chính được gửi cho KfW và Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Điều 13. Báo cáo quyết tóan năm và báo cáo quyết tóan dự án khi kết thúc Hàng năm và khi kết thúc dự án, Ban quản lý dự án TW và Ban quản lý dự án tỉnh có trách nhiệm báo cáo thu, chi ngân sách phát sinh tại đơn vị. Sau khi có kết quả kiểm tóan, Ban quản lý dự án TW sẽ tổng hợp chung quyết tóan năm, quyết tóan dự án khi dự án kết thúc. Vụ Tài chính Kế tóan của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chủ trì việc thẩm tra quyết tóan dự án hàng năm và tổng quyết tóan dự án hòan thành trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ra quyết định phê duyệt quyết tóan dự án theo quy định hiện hành. Sau khi phê duyệt quyết tóan dự án khi dự án kết thúc, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn sẽ phối hợp với Bộ Tài chính tổ chức việc bàn giao tài sản của dự án cho các đơn vị quản lý sử dụng. MỤC 5: LẬP KẾ HỌACH TÀI CHÍNH VÀ MUA SẮM THIẾT BỊ, VẬT TƯ VÀ QUẢN LÝ TÀI SẢN Điều 14. Lập kế họach tài chính Hàng năm và hàng qúy Ban quản lý dự án huyện, tỉnh và TW lập kế họach họat động dự án kèm theo kế họach tài chính với các mục chi phân theo các biện pháp dự án (Qũy I) và các biện pháp hỗ trợ tác nghiệp/ phổ cập (Qũy II) cũng như nhu cầu ngân sách vốn đối ứng theo mục lục ngân sách nhà nước theo nguyên tắc lập kế họach từ dưới lên và có sự tham gia của người dân và chính quyền địa phương. Thời gian hòan thành xây dựng kế họach tài chính năm: +Ban quản lý dự án Tỉnh: trước ngày 30/7. +Ban quản lý dự án TW: trước ngày 31/8 Ban điều hành dự án TW thông qua trước kỳ họp thường kỳ cuối năm và Bộ Nông nghiệp & PTNT (Vụ Kế họach và quy họach) duyệt và thông báo kế họach tài chính dự án năm trước 31/3 năm sau. Điều 15. Mua sắm xe cộ, thiết bị, vật tư và quản lý tài sản cố định Mua sắm tài sản, thiết bị và vật tư: +Chỉ được mua sắm tài sản, thiết bị và vật tư trong kế họach đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo Hiệp định tài chính và kế họach hàng năm. Thực hiện đúng quy định về mua sắm phù hợp Nghị định 88/1999/NĐ-CP ngày 1/9/1999 của Chính phủ và nghị định của Chính phủ số 14/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 về việc sửa đổi bổ sung một số điều của Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo Nghị định 88/1999/NĐ-CP về việc ban hành Quy chế đấu thầu và Hướng dẫn mua sắm của KfW, kèm theo Hiệp định riêng của Dự án . Đối với hàng hóa có giá trị thấp không thuộc phạm vi áp dụng của nghị định 14/2000/NĐ - CP khi mua sắm cần có ít nhất 3 giấy báo giá. Quản lý tài sản cố định: +Những tài sản của dự án mua sắm có đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định (TSCĐ) phải được tổ chức quản lý theo dõi, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời cả về mặt số lượng, giá trị và hiện trạng. Trong suốt quá trình họat động, dự án không được điều động, trao đổi, mua bán TSCĐ. Đối với xe máy phải đăng ký biển xe công, khi thay đổi công tác phải thu hồi ngay để giao cho người khác đúng đối tượng sử dụng. Điều 16. Chế độ báo cáo tài chính Báo cáo hàng tháng: Vào ngày 05 của tháng kế tiếp, phụ trách kế tóan dự án tỉnh phải nộp bản báo cáo kế tóan tổng hợp theo mẫu quy định và tòan bộ chứng từ phát sinh trong tháng ( gửi bản sao) về Ban quản lý dự án TW để Ban quản lý dự án TW làm báo cáo tổng hợp của tòan dự án. Báo cáo hàng qúy, 6 tháng và cả năm của Phía Việt nam: Theo quy định chung hiện hành Cấp Huyện: báo cáo qúy vào ngày thứ 5 của tháng đầu qúy sau. Cấp Tỉnh: báo cáo qúy vào ngày thứ 15 của tháng đầu qúy sau. Cấp TW: báo cáo qúy vào ngày thứ 21 của tháng đầu qúy sau. Ngòai ra, báo cáo 6 tháng chậm hơn 5 ngày và báo cáo năm chậm hơn 30 ngày so với thời gian biểu báo cáo hàng qúy trên. Báo cáo 3 tháng và 6 tháng gửi KfW: Báo cáo tài chính 3 tháng gồm giải trình chi tiêu, thanh quyết tóan trong kỳ báo cáo và kế họach tài chính xin chi cấp kỳ báo cáo 3 tháng tiếp theo (1/1-30/3; 1/4-30/6 ; 1/7-30/9 và 1/10-31/12). Cấp TW: Báo cáo vào ngày thứ 21 của tháng kế tiếp. Cấp tỉnh: Báo cáo vào ngày thứ 15 của tháng kế tiếp. Cấp huyện: Báo cáo vào ngày thứ 5 của tháng kế tiếp. Báo cáo tiến độ và kết quả thực hiện dự án 6 tháng, kèm theo báo cáo tài chính 6 tháng và kế họach tài chính xin chi cấp kỳ báo cáo 6 tháng tiếp theo (1/1-30/6 và 1/7-31/12). Cấp TW: Báo cáo vào ngày thứ 28 của tháng kế tiếp. Cấp tỉnh: Báo cáo vào ngày thứ 20 của tháng kế tiếp. Cấp huyện: Báo cáo vào ngày thứ 10 của tháng kế tiếp. MỤC 6: DANH MỤC CÁC ĐỊNH MỨC CHI TIÊU Điều 17. Định mức chi tiêu đóng góp phía Việt Nam (Vốn đối ứng) 1. Các khỏan chi từ nguồn vốn đối ứng: - Chi phí giao đất lâm nghiệp và nghiệm thu trồng rừng, chăm sóc và bảo vệ rừng. - Chi phí thiết kế trồng rừng, phí cấp sổ đỏ. - Chi phí ủy thác nhập khẩu xe ô tô, lệ phí trước bạ ô tô, xe máy. - Lương và phụ cấp cho cán bộ quản lý chuyên trách và kiêm nghiệm của dự án. - Trả lương cho cán bộ hiện trường, phổ cập viên. - Chi phí quản lý hành chính. - Chi công tác phí. - Chi nâng cấp văn phòng dự án. - Chi cho các đợt kiểm tra định kỳ của KfW và các cơ quan tổng hợp của Nhà nước. - Chi phí cho công tác chỉ đạo trồng rừng, quản lý bảo vệ rừng của cấp xã và cho công tác chỉ đạo dự án và sẽ được sử dụng cho việc thưởng cho cán bộ dự án theo hiệu suất công viêc (theo đề xuất trong cơ chế thưởng). Một phần chi phí thăm quan, khảo sát trong nước 2. Định mức chi từ nguồn vốn đối ứng: Các định mức chi theo quy định chung của Bộ Tài chính, ngòai ra còn một số định mức riêng áp dụng cho dự án theo phụ biểu 03. Điều 18. Định mức chi tiêu đóng góp phía Đức - Chi cho các hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên - Chi cho các họat động trong Quy họach sử dụng đất vi mô, các họat động phổ cập, các hội thảo và tập huấn theo định mức chi quy định trong Phụ biểu 04. - Chi cây con, phân bón và tiền công lao động của người dân theo "Định mức đầu tư trồng rừng" (Bộ Nông nghiệp & PTNT sẽ có quyết định riêng). - Chi khác như thuê xe và một số dịch vụ khác thỏa thuận theo hợp đồng, chi trọn gói và phải tuân thủ theo các quy định về hợp đồng. Thăm quan nước ngòai: (gồm tiền ăn, tiêu vặt và tiền ngủ) Chi theo phê duyệt của Ngân hàng tái thiết Đức (KfW). Chương 3 ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH Điều 19. Bản quy chế này làm cơ sở cho việc quản lý tài chính dự án và có hiệu lực theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc Ban điều hành dự án và Ban QLDA các cấp cần phản ánh kịp thời cho Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn để nghiên cứu xem xét sửa đổi và bổ sung cho phù hợp. KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG (Đã ký) Nguyễn Văn Đẳng