Quyết định 38/2013/QĐ-UBND
Ban hành quy chế phối hợp trong công tác tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp và rà soát thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Bình Thuận
Cơ quan ban hành: UBND tỉnh Bình Thuận
Ngày ban hành: 2013-08-21

QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy chế phối hợp trong công tác tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp và rà sóat thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Bình Thuận ______________________________ ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Lý lịch tư pháp ngày 17 tháng 6 năm 2009; Căn cứ Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp; Căn cứ Thông tư Liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10 tháng 5 năm 2012 của Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân Tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân Tối cao, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng về hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp; Theo đề nghị của Sở Tư pháp tại Tờ trình số 179/TTr-STP ngày 24 tháng 6 năm 2013 và Tờ trình số 218/TTr-STP ngày 09 tháng 8 năm 2013, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Phối hợp trong công tác tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp và rà sóat thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Bình Thuận. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành. Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Công an tỉnh, Cục trưởng Cục thi hành án dân sự tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã La Gi và thành phố Phan Thiết và Thủ trưởng cơ quan, đơn vị liên quan có trách nhiệm thi hành Quyết định này. Điều 4. Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh phối hợp thực hiện Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH (Đã ký) Lê Tiến Phương QUY CHẾ Phối hợp trong công tác tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp và rà sóat thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Bình Thuận (Ban hành kèm theo Quyết định số 38/2013/QĐ-UBND ngày 21/8/2013 của UBND tỉnh Bình Thuận) ____________________________ Chương 1. QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Quy chế này quy định về trách nhiệm và mối quan hệ phối hợp trong việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp và rà sóat thông tin lý lịch tư pháp để cấp Phiếu lý lịch tư pháp và xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp và Nghị định số 111/2010/NĐ-CP, ngày 23/11/2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp. 2. Quy chế này được áp dụng đối với Sở Tư pháp, cơ quan Công an (Công an tỉnh, Công an các huyện, thị xã La Gi và thành phố Phan Thiết (sau đây gọi tắt là Công an cấp huyện)) ; Tòa án nhân dân (Tòa án nhân dân (TAND) tỉnh , TAND các huyện, thị xã La Gi và thành phố Phan Thiết (sau đây gọi tắt là TAND cấp huyện)) ; Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Cơ quan Thi hành án dân sự (Cục Thi hành án dân sự, Chi cục Thi hành án dân sự) ; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã La Gi và thành phố Phan Thiết (sau đây gọi tắt là UBND cấp huyện) ; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thuộc tỉnh (sau đây gọi tắt là UBND cấp xã) và các cá nhân, cơ quan, tổ chức khác có liên quan trong việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp và rà sóat thông tin lý lịch tư pháp. Điều 2. Mục đích phối hợp Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ, thống nhất, đồng bộ, phát huy sức mạnh tổng hợp, tính chủ động và trách nhiệm của các cơ quan trong việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp và rà sóat thông tin lý lịch tư pháp một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời. Điều 3. Nguyên tắc phối hợp thực hiện 1. Cơ quan Công an, Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, cơ quan Thi hành án dân sự, UBND cấp huyện, UBND cấp xã có nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp chính xác, đầy đủ, đúng quy định pháp luật cho Sở Tư pháp. 2. Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác phối hợp và không làm ảnh hưởng đến họat động của từng cơ quan, tổ chức, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân. 3. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức có nhiệm vụ phối hợp trong việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp, cấp Phiếu Lý lịch tư pháp trong Quy chế này phải tuân thủ quy định về trình tự, thủ tục, thời hạn, chế độ bảo mật theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành. 4. Trên tinh thần cải cách thủ tục hành chính, các cơ quan, tổ chức có thể rút ngắn thời gian thực hiện so với quy định. Điều 4. Bộ phận đầu mối tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp 1. Tại cơ quan Tòa án nhân dân a) Tòa án nhân dân tỉnh giao cho Văn phòng. b) Tòa án nhân dân cấp huyện giao cho công chức làm nhiệm vụ tống đạt bản án hình sự. 2. Tại cơ quan Viện Kiểm sát nhân dân Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh giao cho Văn phòng. 3. Tại cơ quan Công an a) Công an tỉnh giao cho: - Phòng Hồ sơ nghiệp vụ; - Phòng Cảnh sát Thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp. b) Công an cấp huyện giao cho Bộ phận Thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp. 4. Tại cơ quan Thi hành án dân sự a) Cục Thi hành án dân sự giao cho Văn phòng. b) Chi cục Thi hành án dân sự giao cho một công chức thực hiện. 5. Tại UBND cấp huyện UBND cấp huyện giao cho Phòng Tư pháp. 6. Tại UBND cấp xã UBND cấp xã giao cho công chức tư pháp - hộ tịch. Điều 5. Hình thức và phương thức cung cấp thông tin lý lịch tư pháp Hình thức và phương thức cung cấp thông tin lý lịch tư pháp được thực hiện theo quy định tại Điều 3 của Thông tư Liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 của Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân Tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân Tối cao, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng về hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp. Chương 2. CUNG CẤP THÔNG TIN LÝ LỊCH TƯ PHÁP ĐỂ XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP MỤC 1. CUNG CẤP THÔNG TIN CÓ TRƯỚC NGÀY 01 THÁNG 7 NĂM 2010 Điều 6. Nhiệm vụ của cơ quan Công an Phòng Cảnh sát thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp - Công an tỉnh có nhiệm vụ cung cấp thông tin về việc thi hành án phạt trục xuất khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp. Thời hạn cung cấp thông tin lý lịch tư pháp là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Điều 7. Nhiệm vụ của Tòa án nhân dân 1. Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị cung cấp thông tin lý lịch tư pháp liên quan đến bản án hình sự và quyết định thi hành án hình sự, Tòa án có nhiệm vụ gửi thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp, cụ thể như sau: a) Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án hoặc tòa án đã xét xử phúc thẩm vụ án có nhiệm vụ gửi bản án hình sự hoặc trích lục bản án hình sự. b) Tòa án ra quyết định thi hành án hình sự có nhiệm vụ gửi quyết định thi hành án hình sự. 2. Trường hợp cần có thêm thông tin về tội danh, điều khỏan luật được áp dụng, hình phạt chính, hình phạt bổ sung, nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự, tình trạng thi hành án của người đã bị Tòa án Việt Nam kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật để lập Lý lịch tư pháp của người đó theo quy định tại khỏan 1 Điều 26 Luật Lý lịch tư pháp, khỏan 2, khỏan 3 Điều 8, Điều 11 và Điều 12 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP thì Sở Tư pháp đề nghị Tòa án tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp, cụ thể như sau: a) Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án cung cấp bản án sơ thẩm đã có hiệu lực pháp luật; trường hợp vụ án được xét xử theo thủ tục phúc thẩm thì Tòa án đã xét xử phúc thẩm cung cấp bản án phúc thẩm và bản án sơ thẩm. b) Tòa án đã ra quyết định thi hành án hình sự cung cấp quyết định thi hành án hình sự. c) Tòa án đã cấp giấy chứng nhận đặc xá trong trường hợp hõan, tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù cung cấp thông tin về việc đặc xá. d) Tòa án đã ra quyết định tuyên bố phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã trong đó có nội dung cấm cá nhân đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã có nhiệm vụ gửi quyết định tuyên bố phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã có hiệu lực pháp luật. Thời hạn gửi các thông tin quy định tại các điểm a, b, c, d khỏan 2 của Điều này là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp. Điều 8. Nhiệm vụ của cơ quan Thi hành án dân sự Cục Thi hành án dân sự, Chi cục Thi hành án dân sự đã ra quyết định thi hành hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác của người bị kết án trong bản án hình sự; quyết định đình chỉ thi hành; cấp giấy xác nhận kết quả thi hành án; văn bản thông báo kết thúc thi hành án liên quan đến thi hành phần dân sự trong bản án hình sự có nhiệm vụ cung cấp thông tin về việc thi hành hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác, thông tin về đình chỉ thi hành án, kết quả thi hành án của người bị kết án khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp. Thời hạn cung cấp thông tin lý lịch tư pháp là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Điều 9. Nhiệm vụ của UBND cấp huyện, UBND cấp xã và các cơ quan tổ chức có liên quan 1. Ủy ban nhân dân cấp huyện đã ban hành quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên, Ủy ban nhân dân cấp xã đã cấp giấy chứng tử có nhiệm vụ gửi cho Sở Tư pháp quyết định cải chính hộ tịch, giấy chứng tử nêu trên. Thời hạn cung cấp thông tin lý lịch tư pháp là 10 ngày làm việc kể từ ngày ký quyết định cải chính hộ tịch, giấy chứng tử. 2. Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức đã cấp giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt cải tạo không giam giữ, án treo, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định, cấm cư trú, quản chế, tước một số quyền công dân có nhiệm vụ cung cấp thông tin về việc chấp hành xong các hình phạt trên khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp. Thời hạn cung cấp thông tin lý lịch tư pháp là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. MỤC 2. CUNG CẤP THÔNG TIN LÝ LỊCH TƯ PHÁP TỪ NGÀY 01 THÁNG 7 NĂM 2010 Điều 10. Nhiệm vụ của cơ quan Công an Công an cấp huyện có nhiệm vụ cung cấp thông tin sau: 1. Giấy chứng nhận đã chấp hành xong thời gian thử thách án treo, án phạt cải tạo không giam giữ cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày cấp giấy chứng nhận theo quy định tại khỏan 3 Điều 62, khỏan 3 Điều 73 Luật Thi hành án hình sự. 2. Giấy chứng nhận đã chấp hành xong án phạt cấm cư trú, án phạt quản chế, án phạt tước một số quyền công dân, án phạt cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định cho Sở Tư pháp thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cấp giấy chứng nhận theo quy định tại khỏan 4 Điều 82, khỏan 3 Điều 89, khỏan 5 Điều 103 và khỏan 5 Điều 107 Luật Thi hành án hình sự. Điều 11. Nhiệm vụ của cơ quan Tòa án nhân dân Tòa án có trách nhiệm cung cấp thông tin lý lịch tư pháp về án tích và thông tin lý lịch tư pháp về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã (có hiệu lực pháp luật) cho Sở Tư pháp theo quy định tại Điều 13, 14 Thông tư Liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP (theo mẫu quy định tại Thông tư Liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP (sau đây gọi tắt là theo mẫu quy định)) . Điều 12. Nhiệm vụ của Viện Kiểm sát nhân dân Viện Kiểm sát nhân dân cấp tỉnh đã ra quyết định tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù trong trường hợp kháng nghị theo thủ tục giám đốc thẩm hoặc tái thẩm có nhiệm vụ gửi quyết định đó cho Sở Tư pháp. Thời hạn cung cấp thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp là 10 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định. Điều 13. Nhiệm vụ của cơ quan Thi hành án dân sự 1. Cục Thi hành án dân sự, Chi cục Thi hành án dân sự đã ra các quyết định: Thi hành hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác của người bị kết án trong bản án hình sự, quyết định đình chỉ thi hành án (nếu có); giấy xác nhận kết quả thi hành án (nếu có) có nhiệm vụ gửi quyết định, giấy xác nhận đó cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định hoặc cấp giấy xác nhận. 2. Trường hợp người bị kết án đã chấp hành xong hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác trong bản án hình sự thì Cục Thi hành án dân sự, Chi cục Thi hành án dân sự thông báo bằng văn bản (theo mẫu quy định) cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày người bị kết án đã chấp hành xong nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự. Chương 3. PHỐI HỢP TRA CỨU, XÁC MINH, CUNG CẤP THÔNG TIN LÝ LỊCH TƯ PHÁP ĐỂ CẤP PHIẾU LÝ LỊCH TƯ PHÁP Điều 14. Nhiệm vụ của Sở Tư pháp trong việc phối hợp tra cứu thông tin lý lịch tư pháp về án tích với cơ quan Công an Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp hợp lệ, Sở Tư pháp gửi văn bản đề nghị xác minh lý lịch tư pháp về án tích kèm theo một bộ hồ sơ cho Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh. Điều 15. Nhiệm vụ của cơ quan Công an trong việc tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp về án tích Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh có trách nhiệm tiếp tục cung cấp thông tin lý lịch tư pháp khi Sở Tư pháp có yêu cầu xác minh thông tin lý lịch tư pháp về án tích để cấp Phiếu Lý lịch tư pháp cho cá nhân, tổ chức. Thời hạn trả kết quả xác minh là 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp. Trường hợp phải tra cứu thông tin trong hệ thống hồ sơ, tàng thư của Bộ Công an thì thời hạn tra cứu thông tin có thể kéo dài hơn nhưng không quá 09 ngày làm việc. Trong trường hợp khẩn cấp theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng, ngay sau khi nhận được yêu cầu của Sở Tư pháp thì Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh thực hiện việc tra cứu thông tin án tích của đương sự trong thời hạn 24 giờ, kể từ thời điểm nhận được yêu cầu. Điều 16. Nhiệm vụ của Tòa án nhân dân 1. Tòa án nhân dân tỉnh khi nhận được đề nghị của Sở Tư pháp về nội dung tra cứu thông tin cấm đảm nhiệm chức vụ thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã thực hiện việc tra cứu hồ sơ và thông báo kết quả cho Sở Tư pháp. 2. Trong trường hợp kết quả tra cứu thông tin lý lịch tư pháp của cơ quan Công an vẫn chưa đủ căn cứ để kết luận hoặc nội dung về tình trạng án tích của đương sự có điểm chưa rõ ràng, đầy đủ thì Sở Tư pháp gửi văn bản đề nghị Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án, Tòa án đã xét xử phúc thẩm vụ án liên quan đến đương sự để tra cứu hồ sơ, nhằm khẳng định người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp có án tích hay không có án tích. Thời hạn cung cấp thông tin lý lịch tư pháp tại khỏan 1, khỏan 2 Điều này là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp. Chương 4. PHỐI HỢP CUNG CẤP, XÁC MINH, RÀ SÓAT THÔNG TIN LÝ LỊCH TƯ PHÁP Điều 17. Phối hợp cung cấp thông tin giữa Sở Tư pháp và cơ quan quản lý các cơ sở dữ liệu khác Việc phối hợp cung cấp thông tin giữa Sở Tư pháp và cơ quan quản lý các cơ sở dữ liệu khác theo quy định tại Điều 5 và Điều 16 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP được thực hiện như sau: Trong quá trình cập nhật thông tin lý lịch tư pháp, trường hợp các thông tin về nhân thân như: họ, tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân, nơi cư trú, họ tên cha, mẹ, vợ, chồng và thông tin khác về nhân thân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã có điểm chưa rõ ràng, chính xác, Sở Tư pháp gửi văn bản đề nghị Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Công an tỉnh, đội Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Công an cấp huyện, UBND cấp huyện, UBND cấp xã để xác minh làm rõ. Sau khi đã tiến hành xong việc xác minh, các cơ quan nói trên có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ những thông tin đó cho Sở Tư pháp. Trong trường hợp có sự sai lệch thông tin về nhân thân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã thì Sở Tư pháp phối hợp với Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Công an tỉnh, đội Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Công an cấp huyện, UBND cấp huyện, UBND cấp xã để tiếp tục xác minh tính chính xác của thông tin. Các cơ quan trên có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị cung cấp thông tin. Đối với những trường hợp đặc biệt cần xác minh nhiều nơi được phép kéo dài thời hạn nhưng không quá 20 ngày làm việc. Việc phối hợp cung cấp, xác minh, rà sóat thông tin lý lịch tư pháp phải tuân thủ các quy định của pháp luật về lý lịch tư pháp, bảo vệ bí mật Nhà nước và lưu trữ quốc gia. Điều 18. Phối hợp xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích 1. Việc phối hợp xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức để cập nhật thông tin vào Lý lịch tư pháp của người bị kết án theo quy định tại khỏan 1, khỏan 2 Điều 17 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP được quy định như sau: a) Sở Tư pháp gửi văn bản yêu cầu tra cứu xác minh (theo mẫu quy định) hoặc trực tiếp xác minh tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan tổ chức nơi người bị kết án cư trú sau khi chấp hành xong bản án về việc người đó có bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử trong thời hạn đang có án tích hay không; b) Công chức Tư pháp - hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc xác minh theo yêu cầu của Sở Tư pháp. Trường hợp cần thiết, công chức Tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã để phối hợp với Công an cấp xã thực hiện xác minh; c) Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ gửi văn bản thông báo kết quả xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích (theo mẫu quy định) cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu xác minh; d) Trường hợp Sở Tư pháp trực tiếp xác minh tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức nơi người bị kết án cư trú sau khi chấp hành xong bản án, thì việc trực tiếp xác minh phải được lập thành biên bản. Biên bản làm việc phải ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản, họ tên, chức vụ của người tham gia, nội dung làm việc, kết quả xác minh, giấy tờ văn bản kèm theo (nếu có). Biên bản được lập thành hai bản, có chữ ký của người đại diện các cơ quan tham gia và phải được đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi thực hiện việc xác minh. 2. Trường hợp kết quả xác minh tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức theo quy định tại khỏan 1 Điều này cho thấy người bị kết án có thể đang bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử thì Sở Tư pháp thực hiện xác minh tại cơ quan tiến hành tố tụng có liên quan để làm rõ về việc người bị kết án có đang bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử hay không. Việc tiến hành xác minh được thực hiện như sau: a) Sở Tư pháp gửi văn bản yêu cầu xác minh (theo mẫu quy định) . b) Tòa án, Viện Kiểm sát, cơ quan điều tra Công an tỉnh có nhiệm vụ gửi văn bản thông báo kết quả xác minh (theo mẫu quy định) cho Sở Tư pháp đã yêu cầu trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu. 3. Ủy ban nhân dân cấp xã, Tòa án, Viện Kiểm sát, cơ quan điều tra Công an tỉnh, cơ quan Thi hành án dân sự có nhiệm vụ gửi văn bản thông báo kết quả xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích của người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp khi nhận được yêu cầu của Sở Tư pháp trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu. Điều 19. Phối hợp rà sóat việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp Sở Tư pháp phối hợp với Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành dân sự, Chi cục Thi hành án dân sự, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh, Công an cấp huyện (Bộ phận Thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp) thực hiện việc rà sóat về số lượng thông tin lý lịch tư pháp đã cung cấp theo quy định tại khỏan 2, điểm b khỏan 3 Điều 26 Thông tư Liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP. Chương 5. ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH Điều 20. Tổ chức thực hiện 1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện cần bổ sung, điều chỉnh, yêu cầu các cơ quan, đơn vị báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Tư pháp) để xem xét, giải quyết. 2. Giao Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp UBND tỉnh theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này./.