Thông tư 
TC/CĐKT Hướng dẫn xử lý tài sản thừa, thiếu trong kiểm kê; kế toán kết quả kiểm kê và đánh giá lại tài sản khu vực hành chính sự nghiệp 0h ngày 01/7/1990 theo của Hội đồng Bộ trưởng
Cơ quan ban hành: Bộ Tài chính
Ngày ban hành: 1990-07-27

BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - tự do - hạnh phúc ------------------------------ Số : 31 TC/CĐKT Hà Nội, ngày 27 tháng 7 năm 1990 THÔNG TƯ Hướng dẫn xử lý tài sản thừa, thiếu trong kiểm kê; kế tóan kết quả kiểm kê và đánh giá lại tài sản khu vực hành chính sự nghiệp 0h ngày 01/7/1990 theo Quyết định 160/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng. Thi hành Quyết định số 160/HĐBT ngày 16/5/1990 của Hội đồng Bộ trưởng về việc tiến hành kiểm kê và đánh giá lại tài sản của các cơ sở thuộc khu vực hành chính sự nghiệp, Bộ Tài chính hướng dẫn việc xử lý và kế tóan kết quả kiểm kê và đánh giá lại tài sản của các đơn vị hành chính sự nghiệp như sau: 1. Nội dung và trình tự xử lý tài sản thừa, thiếu trong kiểm kê và đánh giá lại tài sản trong đơn vị hành chính sự nghiệp: - Kết quả kiểm kê và đánh giá lại tài sản của các đơn vị hành chính sự nghiệp phải được các cơ quan quản lý trực tiếp là các Bộ, Tổng cục chủ quản và Bộ Tài chính (đối với đơn vị nhận kinh phí của ngân sách Trung ương); Sở chủ quản, Sở Tài chính (đối với đơn vị nhận kinh phí của ngân sách Trung ương) kiểm tra, xác nhận số liệu để có cơ sở đánh giá tổng quát tình hình tài sản của đơn vị, nhằm quản lý và sử dụng đầy đủ cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có. - Các cơ quan tài chính có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra các ngành, địa phương và các đơn vị cơ sở thực hiệm kiểm kê và đánh giá lại tài sản theo đúng nội dung và yêu cầu của đợt kiểm kê, căn cứ vào báo cáo kết quản kiểm kê của các đơn vị để xác nhận số lượng, chất lượng, hiện trạng sử dụng và giá trị của từng thứ, từng lọai tài sản cố định, công cụ, vật tư, vốn ằng tiền và các khỏan công nợ. a. Về tài sản cố định và nguồn vốn cố định. Căn cứ vào bảng kê số 04 KK/HCSN và báo cáo kết quả kiểm kê TSCĐ số 05 KK/HCSN để kiểm tra, xác nhận số liệu sau đây: - Đối với tài sản cố định thừa, thiếu trong kiểm kê phải xác định đúng nguyên nhân và biện pháp xử lý. + Nếu tài sản cố định thừa do nhầm lẫn chưa ghi sổ thì điều chỉnh lại sổ; nếu TSCĐ thừa là tài sản của đơn vị khác thì báo trả lại cho đơn vị chủ tài sản để ghi sổ. + Nếu tài sản cố định thiếu do ghi nhầm lẫn thì được điều chỉnh lại số. Nếu thiếu do cá nhân hoặc tập thể gây ra thì phải bồi thường theo chế độ trách nhiệm vật chất. - Đối với TSCĐ thực có trong kiểm kê thuộc nguồn vốn ngân sách cấp và các nguồn vốn khác đều phải tính tóan đúng nguyên giá theo sổ sách và theo thực trạng kiểm kê thực tế. Đối với TSCĐ không cần dùng đề nghị điều đi và TSCĐ xin thanh lý phải xác định rõ nguyên nhân và biện pháp xử lý. b. Về vật tư, vốn bằng tiền: Căn cứ vào báo cáo kết quả kiểm kê nguyên nhiên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa và công cụ lao động, vốn bằng tiền (biểu số 06 KK/HCSN) để kiểm tra số liệu sau đây: - Đối với mọi thứ vật tư, vốn bằng tiện thừa thiếu trong kiểm kê đều phải xác định rõ nguyên nhân và biện pháp xử lý: + Nếu thừa do nhầm lẫn vì chưa đủ thủ tục hoặc chưa ghi sổ thì được điều chỉnh lại sổ sách. Nếu thừa thuộc sở hữu của đơn vị khác thì báo cho đơn vị chủ tài sản biết để ghi sổ. + Nếu thiếu do nhầm lẫn hoặc ghi sổ trùng lắp ... thì điều chỉnh lại sổ. Nếu thiếu do cá nhân hoặc tập thể gây ra thì đòi bồi thường ; thiếu do khách quan thì được tính vào chi hành chính sự nghiệp.. - Đối với vật tư, vốn bằng tiền thực có trong kiểm kê thì phải kiểm tra số lượng, giá trị theo số sách và số lượng, chất lượng, hiện trạng sử dụng, giá trị theo giá kiểm kê của từng thứ, từng lọai. Đối với vật tư, kém mất phẩm chất, ứ đọng tồn kho công nợ không có khả năng thu hồi... phải xác định rõ nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý. c. Trong quá trình kiểm tra để xác nhận số liệu kết quả kiểm kê nói trên, cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính có thể kiểm tra, rà sóat lại tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ; nguồn vốn cố định, vốn vật rẻ tiền mau hỏng của đơn vị từ kỳ báo cáo trước đến thời điểm kiểm kê. Đồng thời phải đối chiếu số liệu kết quả kiểm kê với báo cáo quyết tóan của đơn vị ngày 30/6/1990. 2. Kế tóan các khỏan thừa, thiếu trong tài sản: a. Kế tóan tài sản cố định phát hiện thừa trong kiểm kê: Tài sản cố định phát hiện thừa trong kiểm kê (nêu tại mục a, điểm 1) phải xác định rõ nguyên nhân từng trường hợp và tổng hợp vào báo cáo kết quả kiểm kê được thủ trưoửng đơn vị duyệt y, kế tóan căn cứ vào báo cáo kết quả kiểm kê TSCĐ (biểu số 05 KK/HCSN) xác định số tài sản cố định thừa để ghi: Nợ tài khỏan 01 - Tài sản cố định Có tài khỏan 22 - Vốn cố định (bằng nguyên giá cũ) Nếu TSCĐ phát hiện thừa trong kiểm kê được xác định là TSCĐ của đơn vị khác thì kế tóan căn cứ vào tài liệu kiểm kê hạch tóan vào tài khỏan ngòai bảng cân đối tài khỏan để theo dõi và báo cho đơn vị chủ tài sản biết. b. Kế tóan tài sản cố định phát hiện thiếu trong kiểm kê: TSCĐ thiếu phát hiện trong kiểm kê phải được xác định rõ nguyên nhân, người chịu trách nhiệm và xử lý theo đúng chế độ, đồng thời lập bản giải trình để cơ quan chủ quản cấp trên và cơ quan tài chính xem xét quyết định. Trong khi chờ đợi giải quyết, kế tóan căn cứ vào biên bản kiểm kê TSCĐ thiếu đã được thủ trưởng duyệt y để ghi: Nợ tài khỏan 22 - Vốn cố định Có tài khỏan 01 - Tài sản cố định (bằng % nguyên giá cũ). - Khi nhận được quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền, nếu người vi phạm lỗi phải bồi thường, ghi: Nợ tài khỏan 21 - Các khỏan phải thu, phải trả khác (21.1 - Các khỏan thiếu hụt phải thu) Có tài khỏan 14 - Thanh tóan thu nộp ngân sách. - Khi thu được tiền của người phạm lỗi ghi: Nợ tài khỏan 07 - Qũy tiền mặt (nếu thu bằng tiền) hoặc tài khỏan 16 - Thanh tóan tiền lương (nếu trừ vào lương) Có tài khỏan 21 - Các khỏan phải thu, phải trả khác. Khi nộp ngân sách ghi: Nợ tài khỏan 14 - Thanh tóan thu nộp ngân sách Có tài khỏan 07 - Qũy tiền mặt c. Kế tóan vật tư, sản phẩm, công cụ lao động thừa trong kiểm kê. + Kế tóan vật tư, sản phẩm,vốn bằng tiền ... dôi thừa trong kiểm kê, được hạch tóan: Nợ tài khỏan 02 - Vật liệu Hoặc Nợ tài khỏan 04 - Vật liệu chế biến 05 - Sản phẩm tự chế 07 - Qũy tiền mặt Có tài khỏan 24 - Kinh phí được cấp + Đối với công cụ lao động (vật rẻ tiền mau hỏng) thừa trong kiểm kê nếu chưa sử dụng: Nợ tài khỏan 03 - Vật rẻ tiền mau hỏng (03-1) Có tài khỏan 24 - Kinh phí được cấp (giá cũ) + Nếu là công cụ lao động đang sử dụng + Nếu công cụ mua bằng kinh phí năm nay chưa quyết tóan, khi xuất dùng quên không ghi số phải ghi thêm 2 bút tóan. Nợ tài khỏan 10 - Chi ngân sách Có tài khỏan 03 - Vật rẻ tiền mau hỏng (03-1) Trường hợp công cụ lao động thuộc lọai phân bổ dần ghi thêm bút tóan: Nợ tài khỏan 03 - Vật rẻ tiền mau hỏng (03-2) Có tài khỏan 23 - Vốn vật rẻ tiền mau hỏng - Nếu công cụ lao động thuộc lọai phân bổ dần của những năm trước thừa phát hiện trong kiểm kê kỳ này chỉ ghi 1 bút tóan: Nợ tài khỏan 03 - Vật rẻ tiền mau hỏng (03-2) Có tài khỏan 23 - Vốn vật rẻ tiền mau hỏng d. Kế tóan vật tư, hàng hóa thiếu trong kiểm kê. - Vật tư, sản phẩm, vốn bằng tiền... thiếu trong kiểm kê phải được xác định rõ nguyên nhân, người chịu trách nhiệm, đồng thời lập bảng giải trình để cơ quan chủ quản cấp trên và cơ quan tài chính xem xét quyết định khi duyệt báo cáo kiểm kê. Trong khi chờ đợi giải quyết, kế tóan căn cứ vào biên bản kiểm kê tài sản thiếu đã được thủ trưởng duyệt y, ghi: Nợ tài khỏan 21 - Các khỏan phải thu, phải trả khác (21.1) Có các tài khỏan02, 04, 05, 07 khi nhận được quyết định xử lý của cơ quan chủ quản cấp trên, căn cứ vào quyết định, ghi: + Nếu số thiếu đó được quyết tóan chi ngân sách ghi: Nợ tài khỏan 10 - Chi ngân sách Có tài khỏan 21 - Các khỏan phải thu, phải trả khác (21.1 - các khỏan thiếu hụt phải thu). + Nếu người phạm lỗi phải bồi thường ghi: Nợ tài khỏan 07 - Quĩ tiền mặt (thu tiền mặt) Nợ tài khỏan 16 - Thanh tóan tiền lương (trừ vào lương) Có tài khỏan 21 - Các khỏan phải thu phải trả khác (211). Số tiền thu về bồi thường vật tư, sản phẩm thiếu đã được quyết tóan với nguồn kinh phí, thì phải phản ánh thêm bút tóan nộp ngân sách như mục b. - Công cụ lao động thiếu phát hiện trong kiểm kê, nếu còn ở trong kho hạch tóan như vật tư: + Nếu thuộc lọai đã xuất dùng ghi thêm bút tóan. Nợ tài khỏan 23 - Vốn vật rẻ tiền mau hỏng Có tài khỏan 03 - Vật rẻ tiền mau hỏng (03-2 ) + Giá trị công cụ lọai đã xuất dùng thiếu trong kiểm kê nếu bắt bồi thường, ghi: Nợ tài khỏan 21 - Các khỏan phải thu , phải trả khác Có tài khỏan 14 - Thanh tóan thu nộp ngân sách . Về việc thu hồi và nộp ngân sách hạch tóan như mục b. 3. Kế tóan khỏan chênh lệch do định giá lại tài sản. a/ Chênh lệch tăng do đánh giá tăng nguyên giá tài sản cố định. Khỏan chênh lệch tăng do đánh giá tăng nguyên giá tài sản cố định được ghi tăng giá trị tài sản cố định và vốn cố định . Căn cứ vào báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ (biểu số 05 KK/HCSN) sau khi được cơ quan tài chính và cơ quan chủ quản xét duyệt, ghi: Nợ tài khỏan 01 - Tài sản cố định Có tài khỏan 22 - Vốn cố định (nguyên giá tăng) Ngòai ra kế tóan còn phải theo dõi tỷ lệ (%) và số hao mòn thực tế của từng TSCĐ, chuẩn bị cho việc chuyển sổ từ chế độ kế tóan đơn vị dự tóan (Ban hành QĐ 03 TC/TDT ngày 30/3/1972) sang "chế độ kế tóan đơn vị hành chính sự nghiệp" mới ban hành theo QĐ 257 TC/CĐKT ngày 01/06/1990 của Bộ Tài chính) b/ Kế tóan khỏan chênh lệch giá vật tư, sản phẩm, công cụ theo giá đánh lại so với giá trị vật tư, sản phẩm công cụ ghi trên sổ kế tóan: - Khỏan chênh lệch giữa giá trị vật tư, sản phẩm, công cụ theo giá đánh lại tăng so với giá trị ghi trên sổ kế tóan phản ánh trong "Báo cáo kết quả kiểm kê nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa..." (Biểu số 06 KK/HCSN) có thể bao gồm cả phần chênh lệch thừa về số lượng và phần tăng giá. Do đó trường hợp này được ghi sổ như mục 2c (Nợ tài khỏan 02, 03, (03-1), 04, 05, 07 / Có tài khỏan 24). - Khỏan chênh lệch giữa giá trị vật tư, sản phẩm, công cụ lao động theo giá đánh lại giảm so với giá trị ghi trên sổ kế tóan phản ánh trong "Báo cáo kết quả kiểm kê nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa..." (Biểu số 06 KK/HCSN) có thể bao gồm cả phần chênh lệch thiếu về số lượng và phần giảm giá. Do đó trường hợp này được ghi sổ như mục 2d. (Nợ tài khỏan 21 / Có tài khỏan 02, 03 (03-1), 04, 05, 07 ). 4. Kế tóan chuyển tài sản cố định thành công cụ lao động nhỏ. Theo phương án kiểm kê và đánh giá lại tài sản trong khu vực hành chính sự nghiệp, tiêu chuẩn tài sản cố định nay được sửa lại như sau: - Giá trị đơn vị từ 500.000 đ trở lên. - Thời gian sử dụng trên 1 năm. Những trường hợp đặc biệt và những tài sản cố định đặc thù thực hiện theo qui định hiện hành (Quyết định 257 TC/CĐKT ngày 01/6/1986 của Bộ Tài chính, kế tóan căn cứ vào phiếu kiểm kê, sổ tài sản cố định lập bảng kê những tài sản cố định chuyển thành vật rẻ tiền mau hỏng (công cụ lao động), ghi giảm giá trị TSCĐ và vốn cố định, ghi tăng giá trị vật rẻ tiền mau hỏng, và vốn vật rẻ tiền mau hỏng: - Đối với TSCĐ chưa sử dụng (còn trong kho). + Ghi giảm TSCĐ: Nợ tài khỏan 22 - Vốn cố định (Nguyên Có tài khỏan 01 - Tài sản cố định (giá cũ + Đồng thời ghi tăng kho vật rẻ tiền mau hỏng và nguồn kinh phí. Nợ tài khỏan 03 - Vật rẻ tiền mau hỏng (03-1) Có tài khỏan 24 - Kinh phí được cấp - Đối với tài sản cố định đã sử dụng (đã có hao mòn) + Ghi giảm tài sản cố định Nợ tài khỏan 22 - Vốn cố định Có tài khỏan 01 - Tài sản cố định + đồng thời ghi: Nợ tài khỏan 03 - Vật rẻ tiền mau hỏng (03-2) Có tài khỏan 23 - Vốn vật rẻ tiền mau hỏng Trong quá trình thực hiện kiểm kê , Bộ Tài chính sẽ ban hành các văn bản cần thiết liên quan đến việc xử lý kết quả kiểm kê và hướng dẫn ghi sổ kế tóan theo "Chế độ kế tóan đơn vị hành chính sự nghiệp" mới ban hành theo Quyết định 257 TC/CĐKT ngày 01/06/1990 của Bộ tài chính. Nơi nhận: - Ban chỉ đạo kiểm kê các Bộ, Tổng cục, cơ quan trực thuộc HĐBT. - BCĐ kiểm kê các cơ quan đòan thể TW - BCĐ kiểm kê các tỉnh, TP - Các Vụ, Cục, trường Bộ Tài chính - Lưu VP KK, Vụ CĐKT KT. BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH THỨ TRƯỞNG (Đã ký) Hồ Tế