Quyết định 832/TC-QĐ-CĐKT
về việc ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ
Cơ quan ban hành: Bộ Tài chính
Ngày ban hành: 1997-10-28

BỘ TÀI CHÍNH ******** CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ******** Số: 832-TC/QĐ/CĐKT Hà Nội , ngày 28 tháng 10 năm 1997 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế kiểm tóan nội bộ BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH Căn cứ Pháp lệnh Kế tóan và Thống kê ban hành theo Lệnh số 06 LCT/HĐNN8 ngày 20-05-1988 của Hội đồng Nhà nước nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Căn cứ Nghị định số 178/CP ngày 28-10-1994 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Bộ Tài chính; Để thực hiện Nghị định số 59/CP ngày 03-10-1996 của Chính phủ về công tác kế tóan, kiểm tóan của doanh nghiệp Nhà nước. QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế kiểm tóan nội bộ để làm căn cứ cho các doanh nghiệp Nhà nước áp dụng tại doanh nghiệp. Điều 2: Quy chế này được thi hành kể từ ngày 01-01-1998. Các doanh nghiệp Nhà nước, Chánh Văn phòng Bộ Tài chính, Vụ trưởng Vụ Chế độ kế tóan, Tổng cục trưởng Tổng cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp chịu trách nhiệm thực hiện quy định này./. KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG (Đã Ký) Vũ Mộng Giao QUY CHẾ KIỂM TÓAN NỘI BỘ (áp dụng đối với doanh nghiệp Nhà nước) (Ban hành kèm theo Quyết định số 832 TC/QĐ/CĐKT, ngày 28/10/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) Chương 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Số liệu, tài liệu kế tóan, báo cáo tài chính của doanh nghiệp là căn cứ pháp lý để đánh giá tình hình và kết quả họat động sản xuất, kinh doanh, tình hình thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước, với các bên liên quan của doanh nghiệp. Điều 2: Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đầy đủ, trung thực, hợp lý của các số liệu kế tóan và các thông tin trong báo cáo tài chính đã được công bố. Điều 3: Doanh nghiệp phải thường xuyên tổ chức kiểm tóan nội bộ nhằm đánh giá về chất lượng và độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính; về bảo vệ an tòan tài sản của doanh nghiệp; về chấp hành luật pháp, chính sách, chế độ của Nhà nước, cũng như các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc doanh nghiệp đối với họat động của doanh nghiệp (kể cả đối với công ty cổ phần, liên doanh mà số vốn góp của doanh nghiệp Nhà nước chiếm trên 50%). Điều 4: Dựa vào Quy chế này, doanh nghiệp xây dựng và duy trì hệ thống kiểm sóat nội bộ thích hợp và có hiệu quả ở doanh nghiệp và các đơn vị thành viên. Điều 5: Phạm vi thực hiện của kiểm tóan nội bộ 1. Kiểm tóan các báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị của doanh nghiệp và của các đơn vị thành viên; 2. Kiểm tóan tuân thủ; 3. Kiểm tóan họat động. Điều 6: Kiểm tóan nội bộ có 3 chức năng: Kiểm tra, xác nhận và đánh giá. Kiểm tóan nội bộ có các nhiệm vụ sau: 1. Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm sóat nội bộ; 2. Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị trước khi trình ký duyệt; 3. Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc họat động, quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế tóan, chính sách, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc doanh nghiệp; 4. Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hòan thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. Điều 7: Kết thúc cuộc kiểm tóan, kiểm tóan nội bộ phải lập báo cáo kiểm tóan, đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai phạm (nếu có). Báo cáo kiểm tóan nội bộ được gửi cho Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và trình bày trước Hội nghị công nhân viên chức của doanh nghiệp hoặc Đại hội cổ đông. Báo cáo tài chính hàng năm của doanh nghiệp phải có báo cáo kiểm tóan nội bộ đính kèm. Chương 2: NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ NỘI DUNG, TRÌNH TỰ, PHƯƠNG PHÁP CỦA KIỂM TÓAN NỘI BỘ Điều 9: Nội dung công việc của kiểm tóan nội bộ. 1. Kiểm tóan họat động - Kiểm tra việc huy động, phân phối sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, vật tư, hàng hóa, tài sản, tiền vốn..., lợi thế kinh doanh...)... của doanh nghiệp; - Kiểm tra tính hiệu quả của họat động sản xuất, kinh doanh; phân phối và sử dụng thu nhập; kết quả bảo tòan và phát triển vốn. - Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả họat động của các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Kiểm tóan tính tuân thủ - Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp , chính sách, chế độ tài chính, kế tóan; chế độ quản lý của Nhà nước và tình hình chấp hành các chính sách, nghị quyết, quyết định, quy chế của Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc; - Kiểm tra tính tuân thủ các quy định về nguyên tắc, quy trình nghiệp vụ, thủ tục quản lý của tòan bộ cũng như của từng khâu công việc, của từng biện pháp trong hệ thống kiểm sóat nội bộ; - Kiểm tra sự chấp hành các nguyên tắc, các chính sách, các chuẩn mực kế tóan từ khâu lập chứng từ, vận dụng hệ thống tài khỏan, ghi sổ kế tóan, tổng hợp thông tin và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị, đến lưu trữ tài liệu kế tóan...; 3- Kiểm tóan báo cáo tài chính và báo cáo kế tóan quản trị - Kiểm tra và xác nhận tính kịp thời, đầy đủ, khách quan, tính tin cậy của báo cáo tài chính; báo cáo kế tóan quản trị trước khi (Tổng) Giám đốc ký duyệt và công bố; - Kiểm tra và đánh giá các báo cáo tài chính, kế tóan quản trị; đưa ra những kiến nghị và tư vấn cần thiết cho họat động sản xuất, kinh doanh nhằm đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả. Điều 10: Trình tự các bước công việc của một cuộc kiểm tóan nội bộ 1. Lập kế họach và lựa chọn phương pháp kiểm tóan - Lập chương trình kế họach, xác định mục tiêu, nội dung, phạm vi và thời gian tiến hành kiểm tóan nội bộ; - Xác định quy mô cuộc kiểm tóan; phương pháp, cách thức tiến hành kiểm tóan, biện pháp tổ chức thực hiện; tổ chức lực lượng kiểm tóan (bao gồm cả kiểm tóan viên trong, ngòai doanh nghiệp và các nhân viên chuyên môn cần huy động). 2. Công tác chuẩn bị kiểm tóan - Nghiên cứu các văn bản, tài liệu liên quan đến tình hình họat động kinh doanh của doanh nghiệp, nhiệm vụ kế họach và các điều kiện, biện pháp, các chính sách, quy định của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh sẽ kiểm tóan. Sơ bộ đánh giá những thay đổi về điều kiện và môi trường họat động kinh doanh ảnh hưởng đến các mặt họat động của doanh nghiệp; - Tìm hiểu chính sách, quy định mới và các chủ trương, biện pháp phát sinh trong kế tóan, kiểm tóan; - Xem xét các báo cáo, tài liệu, hồ sơ kiểm tóan trước đó (nếu có), kể cả các tài liệu bên ngòai doanh nghiệp có liên quan đến cuộc kiểm tóan; tóm tắt các thông tin cần phải kiểm tra trong quá trình kiểm tóan sắp tới; thu thập và chuẩn bị các mẫu, các chương trình, các chỉ dẫn cho cuộc kiểm tóan sẽ được tiến hành. 3. Thực hiện việc kiểm tóan - Trong quá trình kiểm tóan, kiểm tóan viên nội bộ phải xem xét, thu thập và đánh giá đủ các bằng chứng cần thiết có liên quan, kể cả các chứng cứ bên ngòai doanh nghiệp...; - Xem xét, đánh giá và việc thực hiện các chính sách, quy định trong thực tế họat động của doanh nghiệp. - Đánh giá khả năng sai sót, nhầm lẫn, gian lận đối với từng lọai nghiệp vụ, từng họat động kinh tế. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro của các nghiệp vụ phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. - Thực hiện phân tích, khảo sát các khỏan mục chính, khảo sát bổ sung các chi tiết; xem xét các sự kiện tiếp sau, đánh giá kết quả cuộc kiểm tóan. - Các bước tiến hành thực hiện cuộc kiểm tóan phải theo đúng quy trình của một cuộc kiểm tóan và các bước tiến hành kiểm tóan phải được ghi nhận trên tài liệu, hồ sơ kiểm tóan. 4. Kết thúc cuộc kiểm tóan 4.1. Khi kết thúc cuộc kiểm tóan Kiểm tóan viên nội bộ phải lập báo cáo kiểm tóan; Báo cáo kiểm tóan phải trình bày đầy đủ các nội dung và kết quả kiểm tóan theo mục tiêu, yêu cầu đã đề ra cho từng cuộc kiểm tóan; xác nhận tính đầy đủ, hợp lý của báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị hàng năm trước khi trình ký duyệt; đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai sót, gian lận, các vi phạm, nêu các giải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý kinh doanh của doanh nghiệp; Báo cáo kiểm tóan được gửi cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, cho (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Việc lưu hành và công bố báo cáo kiểm tóan nội bộ tùy theo tính chất kiểm tóan và do Chủ tịch Hội đồng quản trị, (Tổng) Giám đốc quyết định. Riêng báo cáo kiểm tóan báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị được đính kèm báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị trước khi lưu hành. 4.2. Phúc tra kết quả kiểm tóan là công việc tiếp sau cuộc kiểm tóan nhằm kiểm tra lại việc triển khai thực hiện những kiến nghị, những đề nghị xử lý và những giải pháp đã nêu trong báo cáo kiểm tóan ở các bộ phận quản lý, điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp. Điều 11: Phương pháp tiến hành kiểm tóan nội bộ Tùy theo tính chất của cuộc kiểm tóan, kiểm tóan viên phải lựa chọn và áp dụng những phương pháp, thủ tục kiểm tóan phù hợp với mục tiêu và yêu cầu kiểm tóan. Thủ tục và phương pháp kiểm tóan được lựa chọn và áp dụng gồm quan sát, kiểm kê thực tế, xác minh, xem xét; đối chiếu văn bản, tài liệu, chế độ, luật lệ; thu thập và đánh giá các bằng chứng; tính tóan, so sánh, phân tích, kiểm tra trên máy vi tính; tổng hợp, lựa chọn thông tin, xác định nguyên nhân và mức độ liên quan của từng nguyên nhân; dự đóan, dự báo xu hướng, khả năng; và các bước kiểm tra, đánh giá khác mà kiểm tóan viên xét thấy cần thiết phải tiến hành trong từng trường hợp cụ thể. Chương 3: KIỂM TÓAN VIÊN NỘI BỘ Điều 12: Người được bổ nhiệm hoặc được giao nhiệm vụ làm kiểm tóan viên nội bộ phải có đủ các tiêu chuẩn sau: 1. Có phẩm chất trung thực, khách quan, chưa có tiền án và chưa bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên do sai phạm trong quản lý kinh tế, tài chính, kế tóan; 2. Đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế tóan, hoặc quản trị kinh doanh; 3. Đã công tác thực tế trong lĩnh vực quản lý tài chính, kế tóan từ 5 năm trở lên, trong đó có ít nhất có 3 năm làm việc tại doanh nghiệp nơi được giao nhiệm vụ kiểm tóan viên; 4. Đã qua huấn luyện về nghiệp vụ kiểm tóan, kiểm tóan nội bộ theo nội dung chương trình thống nhất của Bộ Tài chính và được cấp chứng chỉ. Điều 13: Bổ nhiệm, bãi miễn chức danh kiểm tóan viên nội bộ Kiểm tóan viên nội bộ do Tổng Giám đốc, Giám đốc trực tiếp bổ nhiệm và bãi nhiệm. Kiểm tóan viên nội bộ đã bị bãi nhiệm do vi phạm kỷ luật không được bổ nhiệm lại. Kiểm tóan viên tuyệt đối không được đảm đương trách nhiệm điều hành, hay quản lý kinh doanh ở doanh nghiệp. Điều 14: Trách nhiệm của kiểm tóan viên nội bộ 1. Kiểm tóan viên nội bộ thực hiện nhiệm vụ theo kế họach kiểm tóan đã được Tổng Giám đốc, hoặc Giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước (Tổng) Giám đốc về chất lượng, về tính trung thực, hợp lý của báo cáo kiểm tóan và về những thông tin tài chính, kế tóan đã được kiểm tóan. 2. Trong quá trình thực hiện công việc, kiểm tóan viên nội bộ phải tuân thủ luật pháp, tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm tóan, các chính sách, chế độ hiện hành của Nhà nước. 3. Kiểm tóan viên phải khách quan, đề cao tính độc lập trong họat động kiểm tóan. Không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, cập nhật kiến thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp. 4. Tuân thủ nguyên tắc bảo mật các số liệu, tài liệu đã được kiểm tóan (lọai trừ các trường hợp có yêu cầu của tòa án, hoặc các nghĩa vụ liên quan đến tiêu chuẩn nghiệp vụ). Điều 15: Quyền hạn của kiểm tóan viên nội bộ 1. Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ. Không bị chi phối, hoặc can thiệp khi thực hiện họat động kiểm tóan và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm tóan. 2. Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân được kiểm tóan và bộ phận có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm tóan. 3. Được ký xác nhận trên báo cáo kiểm tóan nội bộ do cá nhân tiến hành, hoặc chịu trách nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm tóan được giao. 4. Nêu các ý kiến đề xuất, các giải pháp, kiến nghị, các ý kiến tư vấn cho việc cải tiến, hòan thiện công tác quản lý, điều hành họat động sản xuất, kinh doanh; ngăn ngừa các sai sót gian lận, các việc làm sai trái trong doanh nghiệp... 5. Được bảo lưu ý kiến đã trình bày trong báo cáo kiểm tóan nội bộ, được quyền đề nghị cơ quan chức năng của Nhà nước xem xét lại quyết định của (Tổng) Giám đốc về bãi nhiệm kiểm tóan viên. Chương 4: TỔ CHỨC BỘ MÁY KIỂM TÓAN NỘI BỘ Điều 16: Bộ máy kiểm tóan nội bộ 1. Các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kiểm tóan nội bộ để thực hiện công tác kiểm tóan nội bộ trong doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kiểm tóan nội bộ của doanh nghiệp được tổ chức thành phòng, ban, hoặc nhóm, tổ công tác trực thuộc (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Bộ máy kiểm tóan nội bộ, gồm: Trưởng phòng kiểm tóan nội bộ, Phó trưởng phòng kiểm tóan nội bộ (nếu có), nhóm trưởng kiểm tóan nội bộ và kiểm tóan viên nội bộ. Số lượng kiểm tóan viên nội bộ phụ thuộc vào quy mô kinh doanh, địa bàn họat động, số lượng các đơn vị thành viên tính chất phức tạp của công việc, yêu cầu quản lý kinh doanh và trình độ, năng lực nghề nghiệp của kiểm tóan viên. Ở các tập đòan sản xuất (Tổng công ty, Liên hiệp các xí nghiệp,.. .) phải tổ chức phòng (ban) kiểm tóan nội bộ có đủ lực lượng và năng lực để kiểm tóan trong đơn vị và các đơn vị thành viên. 2. Bộ phận kiểm tóan nội bộ được tổ chức độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp (kể cả phòng kế tóan - tài chính); chịu sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp của (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Theo yêu cầu của bộ phận kiểm tóan nội bộ, (Tổng) Giám đốc có thể cử chuyên gia thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác trong doanh nghiệp, hoặc thuê chuyên gia bên ngòai (nếu cần thiết) tham gia một số nội dung hoặc tòan bộ một cuộc kiểm tóan. Điều 17: Trưởng phòng kiểm tóan nội bộ Đứng đầu phòng (ban) kiểm tóan nội bộ là trưởng phòng (hoặc trưởng ban) kiểm tóan nội bộ doanh nghiệp. Trưởng phòng (hoặc trưởng ban) kiểm tóan nội bộ do (Tổng) Giám đốc bổ nhiệm sau khi có ý kiến bằng văn bản của Tổng cục, Cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp (Bộ Tài chính). Trưởng phòng kiểm tóan nội bộ là người ký, chịu trách nhiệm trước (Tổng) giám đốc và trước pháp luật về báo cáo kiểm tóan nội bộ. Trưởng phòng kiểm tóan nội bộ có nhiệm vụ và quyền hạn: 1. Chủ động xây dựng kế họach và lập chương trình kiểm tóan hàng năm. 2. Tổ chức các cuộc kiểm tóan trong nội bộ doanh nghiệp theo nhiệm vụ kế họach và chương trình kiểm tóan đã được (Tổng) Giám đốc phê duyệt. 3. Quản lý, bố trí, phân công công việc cho kiểm tóan viên và thực hiện các biện pháp đào tạo và huấn luyện kiểm tóan viên, đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm tóan viên và bộ máy kiểm tóan nội bộ. 4. Đề xuất với (Tổng) Giám đốc về việc đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với kiểm tóan viên nội bộ. 5. Đề nghị trưng tập kiểm tóan viên ở các đơn vị thành viên hoặc chuyên viên các bộ phận khác liên quan trong doanh nghiệp để thực hiện các cuộc kiểm tóan khi cần thiết. 6. Kiến nghị các thay đổi về chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành họat động kinh doanh. 7. Khi phát hiện có hiện tượng vi phạm pháp luật hoặc những quyết định trái với chủ trương, chính sách, chế độ phải có trách nhiệm báo cáo các cấp có thẩm quyền đưa ra các giải pháp để giải quyết kịp thời. Điều 18: Bộ máy kiểm tóan nội bộ ở doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc. - Đối với đơn vị thành viên trong Tổng công ty, Liên hiệp các xí nghiệp có tư cách pháp nhân độc lập: Phải tổ chức bộ phận kiểm tóan có chức năng độc lập, hoặc bố trí một số nhân viên kiểm tóan nội bộ để thực hiện kiểm tóan nội bộ. - Đối với doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoặc phụ thuộc không có tư cách pháp nhân: Tùy theo quy mô kinh doanh, địa bàn họat động mà có thể bổ nhiệm kiểm tóan viên họat động trực tiếp tại các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc. Các kiểm tóan viên nội bộ họat động ở các doanh nghiệp thành viên có tư cách pháp nhân độc lập, hoặc không có tư cách pháp nhân độc lập đều trực thuộc trực tiếp hoặc gián tiếp bộ máy kiểm tóan nội bộ của đơn vị cấp trên và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc, hoặc Giám đốc. Chương 5: TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 19: Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01-01-1998. Căn cứ vào quy chế này, các Tổng công ty Nhà nước tổ chức thực hiện công tác kiểm tóan nội bộ của Tổng công ty và từng công ty thành viên. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc cần phản ánh về Bộ Tài chính để thống nhất giải quyết. Những vấn đề xét thấy không phù hợp phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để nghiên cứu sửa đổi, bổ sung.