Chỉ thị 03/2001/CT-UBND
Về việc triển khai thực hiện của Chính phủ về công chứng, chứng thực trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh
Cơ quan ban hành: UBND Thành phố Hồ Chí Minh
Ngày ban hành: 2001-04-03

CHỈ THỊ VỀ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN NGHỊ ĐỊNH SỐ 75/2000/NĐ-CP NGÀY 8 THÁNG 12 NĂM 2000 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Ngày 08 tháng 12 năm 2000, Chính phủ ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 4 năm 2001, thay thế Nghị định số 31/CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 về tổ chức và họat động công chứng Nhà nước. Ngày 05/3/2001 Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 01/2001/CT-TTg về việc triển khai thực hiện Nghị định số 75/2000/NĐ-CP của Chính phủ và ngày 14 tháng 3 năm 2001 Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 03/2001/TP-CC hướng dẫn thi hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP của Chính phủ. Để triển khai thực hiện nghiêm chỉnh Nghị định số 75/2000/NĐ-CP Chỉ thị số 01/2001/CT-TTg và Thông tư số 03/2001/TP-CC Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố chỉ thị: 1. Ủy ban nhân dân các quận, huyện, phường, xã, thị trấn thực hiện ngay một số việc sau: a) Bố trí người thực hiện chứng thực: - Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện có văn bản ủy quyền cho Trưởng Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân quận, huyện. Ở những quận, huyện có nhiều yêu cầu chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện có thể ủy quyền cho Phó Trưởng Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân quận, huyện. Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện bố trí cán bộ tư pháp có trình độ Cử nhân luật chuyên trách giúp Ủy ban nhân dân thực hiện việc chứng thực. Khi thực hiện chứng thực, Trưởng Phòng Tư pháp và Phó Trưởng Phòng Tư pháp ký văn bản chứng thực với tư cách "thừa ủy quyền" và đóng dấu Ủy ban nhân dân quận, huyện; thành viên Ủy ban nhân dân ghi chức vụ của mình vào văn bản chứng thực và đóng dấu Ủy ban nhân dân quận, huyện. - Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn (trong trường hợp Chủ tịch trực tiếp phụ trách tư pháp) hoặc Phó Chủ tịch (trong trường hợp Phó Chủ tịch phụ trách tư pháp) thực hiện chứng thực các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn. Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn bố trí ổn định cán bộ tư pháp đủ tiêu chuẩn theo quy định của Nghị định số 09/1998/NĐ-CP ngày 23 tháng 01 năm 1998, Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 và được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực, để giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện việc chứng thực. Khi thực hiện chứng thực, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn ghi chức vụ của mình vào văn bản chứng thực và đóng dấu Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn. b) Ủy ban nhân dân quận, huyện chịu trách nhiệm đăng ký chữ ký của người được ủy quyền hoặc được phân công thực hiện chứng thực của quận, huyện, phường, xã, thị trấn thuộc địa bàn quận, huyện. Việc đăng ký chữ ký được thực hiện bằng cách gửi văn bản giới thiệu chữ ký kèm theo quyết định phân công hoặc ủy quyền thực hiện chứng thực về Sở Tư pháp. Chỉ sau khi đăng ký chữ ký, người được phân công hoặc ủy quyền thực hiện chứng thực mới được thực hiện việc chứng thực. Trong quá trình thực hiện chứng thực, nếu có sự thay đổi về người thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân quận, huyện, phường, xã, thị trấn thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp về nội dung thay đổi; đăng ký chữ ký của người mới được ủy quyền hoặc mới được phân công thực hiện chứng thực. c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện, phường, xã, thị trấn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất cho họat động chứng thực: - Bố trí nơi tiếp người yêu cầu chứng thực thuận lợi, văn minh, lịch sự, bảo đảm trật tự và dân chủ; niêm yết lịch làm việc, quy chế tiếp dân, thẩm quyền, thủ tục, trình tự chứng thực và lệ phí chứng thực; - Bố trí nơi lưu trữ hồ sơ chứng thực và sổ chứng thực, bảo đảm cho việc lưu giữ lâu dài theo quy định pháp luật và thực hiện các biện pháp bảo quản an tòan, phòng chống cháy … đối với hồ sơ chứng thực và sổ chứng thực. - Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện phải trang bị máy vi tính phục vụ cho việc nhập vào máy vi tính các việc chứng thực hợp đồng, giao dịch; đáp ứng đầy đủ nhu cầu văn phòng phẩm phục vụ cho công tác chứng thực theo yêu cầu của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP. 2. Các Phòng Công chứng, Ủy ban nhân dân quận, huyện, phường, xã, thị trấn thực hiện công chứng, chứng thực theo thẩm quyền quy định tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP. - Hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản tọa lạc tại các quận nội thành do Phòng Công chứng thực hiện theo địa hạt đã được phân công tại các quyết định thành lập Phòng Công chứng (Quyết định số 1215/QĐ-UB-NC ngày 19/7/1997, Quyết định số 1216/QĐ-UB-NC ngày 19/7/1997 và Quyết định số 60/QĐ-UB-NC ngày 06/01/1999 của Ủy ban nhân dân thành phố). - Hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản tọa lạc tại các huyện ngọai thành do Ủy ban nhân dân huyện chứng thực. - Bên cạnh các việc chứng thực theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn tiếp tục thực hiện các việc sau: + Chứng nhận lý lịch; + Chứng nhận bản sao chứng minh nhân dân, bản sao hộ khẩu thường trú, tạm trú; + Chứng nhận các giấy tờ khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã; 3. Các Phòng Công chứng, Ủy ban nhân dân quận, huyện, phường, xã, thị trấn thực hiện đúng quy định của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp về mức thu lệ phí công chứng, chứng thực và các chi phí; về việc miễn, giảm, quản lý và sử dụng lệ phí công chứng, chứng thực; về chế độ quản lý và sử dụng chi phí. 4. Người thực hiện công chứng, chứng thực phải nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công việc, không gây phiền hà, sách nhiễu các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức yêu cầu công chứng, chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, phường, xã, thị trấn chịu trách nhiệm về chất lượng và lề lối họat động chứng thực tại địa phương mình. 5. Giám đốc Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP và phải thực hiện ngay các việc sau: - Đăng ký chữ ký của những người thực hiện chứng thực; - Phát hành các sổ chứng thực cho Ủy ban nhân dân quận, huyện, phường, xã, thị trấn trong địa bàn thành phố Hồ Chí Minh; - Củng cố các Phòng Công chứng hiện có; xem xét nhu cầu, nếu cần thiết đề xuất thành lập thêm Phòng Công chứng nhằm bảo đảm thuận lợi cho việc thực hiện yêu cầu công chứng của cá nhân và tổ chức trên địa bàn thành phố. - Giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng, chứng thực theo thẩm quyền. Ủy quyền Giám đốc Sở Tư pháp thực hiện một số việc quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh như sau: - Bồi dưỡng nghiệp vụ cho người thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân quận, huyện, phường, xã, thị trấn; - Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra họat động công chứng, chứng thực; - Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về công chứng, chứng thực tại thành phố báo cáo Bộ Tư pháp. 6. Các sở, ban, ngành thành phố và Ủy ban nhân dân quận, huyện tiến hành rà sóat các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành do thành phố, quận, huyện ban hành, đề xuất hoặc tự sửa đổi, bổ sung hay bãi bỏ các văn bản không còn phù hợp với Nghị định số 75/2000/NĐ-CP. 7. Các trường học, các tổ chức giáo dục và đào tạo trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh có trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ khác theo yêu cầu của người đã được trường học, các tổ chức giáo dục đào tạo đó cấp bản chính. Các cơ quan, tổ chức đã cấp bản chính giấy tờ có quyền và trách nhiệm cấp bản sao các giấy tờ đó, không dồn công việc cho cơ quan công chứng, chứng thực. Các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận giấy tờ nếu xét thấy cần bản chính để đối chiếu thì phải tự mình đối chiếu bản chụp với bản chính, không được đòi hỏi nộp bản sao có công chứng, chứng thực. Người được phân công tiếp nhận giấy tờ tại các cơ quan, tổ chức nói trên chịu trách nhiệm về sự phù hợp nội dung của bản chụp với bản chính. 8. Người thực hiện công chứng, chứng thực có quyền đề nghị cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc thực hiện công chứng, chứng thực; cơ quan nhà nước, tổ chức nhận được đề nghị có trách nhiệm kịp thời cung cấp các thông tin đó. Chỉ thị này có hiệu lực từ ngày ký và thay thế Chỉ thị số 02/CT-UB-NC ngày 15/01/1997 của Ủy ban nhân dân thành phố.