Quyết định 1872/2004/QĐ-UBND
Về việc ban hành quy định công tác lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế
Cơ quan ban hành: UBND tỉnh Thừa Thiên Huế
Ngày ban hành: 2004-06-14

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ ________ Số: 1872/2004/QĐ-UB CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _________________ Huế, ngày 14 tháng 6 năm 2004 QUYẾT ĐỊNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH V/v ban hành quy định công tác lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế ________________ ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ - Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; - Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 15/4/2001; - Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; - Theo đề nghị của Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh; QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nay ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định công tác lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế. Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 3: Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, Giám đốc các sở, ban ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Huế, thủ trưởng các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn và Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM/UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (Đã ký) Ngô Hòa ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ _____________ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc __________________ QUY ĐỊNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ TỈNH THỪA THIÊN HUẾ (Ban hành kèm theo Quyết định số 1872/2004/QĐ-UB ngày 14/6/2004 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế) CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình họat động của các cơ quan Nhà nước, đòan thể, tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật, xã hội... không kể thời gian, hình thức ghi tin, lọai hình tài liệu, được tập trung thống nhất quản lý ở bộ phận, phòng, kho lưu trữ của các ngành, các cấp có thẩm quyền để phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn khác. Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Điều 2: Tài liệu lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế thuộc thành phần của Phông Lưu trữ Quốc gia, không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào các mục đích trái với lợi ích của Nhà nước. Điều 3: Trung tâm lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế có trách nhiệm giúp UBND tỉnh, Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên phạm vi tòan tỉnh. Điều 4: Trong quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: "Tài liệu văn thư" là văn bản, tài liệu khác được hình thành trong quá trình họat động của cơ quan, tổ chức; "Lưu trữ hiện hành" là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức; "Lưu trữ lịch sử" là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác. Lưu trữ lịch sử bao gồm: Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là huyện); Bảo hiểm tài liệu lưu trữ: là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính, bản gốc đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt qúy hiếm nhằm bảo quản an tòan tài liệu; Bản thảo văn bản: là bản được viết hoặc đánh máy hình thành trong quá trình sọan thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức; Bản gốc văn bản: là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt; Bản chính văn bản: là bản hòan chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm nhiều bản có giá trị như nhau; Bản sao y bản chính: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính; Bản trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính; Bản sao lục: là bản sao đầy đủ chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định. Điều 5: Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức của Chính phủ cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức khác thuộc chính quyền cách mạng trước ngày 30/4/1975. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thực dân Pháp, phong kiến, đế quốc xâm lược, tổ chức của Việt Nam Cộng hòa trước ngày 30/4/1975. Tài liệu của các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật. Điều 6: Tài liệu riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ. Tài liệu riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu có giá trị lịch sử bao gồm: a. Tiểu sử, gia phả, bằng, sắc; b. Các công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác; c. Tài liệu của cá nhân về họat động chính trị - xã hội; d. Các tài liệu khác có giá trị lịch sử như quy định tại điều 1 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Việc chuyển tài liệu riêng ra nước ngòai: a. Trường hợp cá nhân muốn chuyển tài liệu riêng có giá trị lịch sử ra nước ngòai thì trước khi chuyển đi, cá nhân phải cung cấp tài liệu đó để lưu trữ lịch sử lập bản sao; b. Tài liệu tổ chức, cá nhân có liên quan đến bí mật Nhà nước không được chuyển ra nước ngòai; Điều 7: Kinh phí đầu tư cho họat động lưu trữ. 1. Nguồn kinh phí đầu tư bao gồm: a. Ngân sách Nhà nước; b. Các khỏan thu từ phí khai thác, sử dụng tài liệu; c. Tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngòai nước. 2. Những công việc được đầu tư kinh phí bao gồm: a. Xây dựng, cải tạo kho bảo quản và mua sắm các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; b. Sưu tầm tài liệu qúy hiếm trong và ngòai nước; c. Phân lọai chỉnh lý xác định giá trị tài liệu; d. Tu bổ, phục chế và lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; đ. Nghiên cứu áp dụng khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ; e. Những công việc khác được đầu tư theo đúng quy định của pháp luật. 3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bảo đảm kinh phí cho các công việc được quy định tại khỏan 2 điều này. CHƯƠNG II LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH, THU THẬP BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 8: Lập hồ sơ hiện hành. 1. Tiếp nhận, xử lý, phân phối công văn đến. 2. Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn. 3. Sọan thảo, trình duyệt, ký công văn, vào sổ, gửi công văn đi và hướng dẫn thi hành văn bản. 4. Chế độ lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ. 4.1. Hồ sơ: a. Tất cả các tài liệu sau khi đã giải quyết xong đều phải được sắp xếp thành hồ sơ. "Hồ sơ" là một tập văn bản, một vấn đề cụ thể, một mặt họat động, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) điểm chung như tên lọai văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản thời gian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức, hoặc của một cá nhân. b. Hồ sơ phải lập chính xác và bảo đảm được việc tra tìm một cách nhanh chóng khi cần thiết. Vì vậy trong công tác văn thư phải tiến hành việc phân lọai tài liệu; việc phân lọai được thể hiện trong bản danh mục hồ sơ dưới dạng một bảng liệt kê dự kiến các tiêu đề hồ sơ cần lập trong năm có ghi chú thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ. c. Danh mục hồ sơ do văn thư (công chức, viên chức) dự kiến theo chức năng của mình vào đầu qúy IV hàng năm. Trường phòng hành chính có trách nhiệm sắp xếp, tổng hợp, sọan thảo tổng danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị và trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký vào tháng cuối năm để đầu năm sau thực hiện. 4.2. Lập hồ sơ hiện hành. a. Việc sắp xếp các tài liệu thành hồ sơ theo đúng bản danh mục được gọi là "lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. b. Tất cả các công chức, viên chức làm công tác công văn giấy tờ, công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình đã làm. c. Có thể lập hai lọai hồ sơ sau: - Hồ sơ nguyên tắc: bao gồm những văn bản của Đảng, chính phủ, các bộ ngành TW, Tỉnh ủy, HĐND và UBND tỉnh về đường lối, chủ trương, chính sách… theo từng vấn đề có liên quan đến công việc hàng ngày của mình phụ trách nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo. - Hồ sơ công việc: gồm những công văn, giấy tờ về cùng một chuyên đề, vụ việc của mình được phân công theo dõi. d. Việc sắp xếp tài liệu trong hồ sơ phải tuân thủ theo một trong các nguyên tắc sau: trình tự giải quyết vấn đề, thời gian của tài liệu, địa danh, tác giả,… phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc trong trình tự giải quyết công việc. Điều 9: Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành. Hàng năm lưu trữ hiện hành có trách nhiệm: 1. Lập kế họach thu thập hồ sơ, tài liệu. 2. Phối hợp với các đơn vị cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; 3. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành "Mục lục tài liệu nộp lưu"; Cá nhân cần giữ lại hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ cơ quan biết và quản lý. 4. Mọi công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác phải lập thủ tục bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm hòan chỉnh mới được phép nghỉ hưu hoặc chuyển công tác. 5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu" "Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu" được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục trưởng Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức giữ lại mỗi lọai một bản. Điều 10: Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử. 1. Thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được quy định như sau: Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế, Lưu trữ huyện, thành phố, thị xã (sau đây gọi chung là Lưu trữ huyện) có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình họat động của các cơ quan, tổ chức sau: - Các cơ quan, tổ chức Nhà nước cùng cấp ở địa phương; - Các cơ quan, tổ chức cùng cấp của Việt Nam Cộng hòa và của các tổ chức khác ở địa phương trước ngày 30/4/1975; - Các doanh nghiệp Nhà nước do Chủ tịch UBND cùng cấp quyết định thành lập và các tổ chức khác theo quy định của pháp luật. - Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng, cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ. 2. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức: a. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định tại điều 11 của Quy định này. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đống ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập; b. Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành "Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu"; c. Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo; d. Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp; 3. Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử: a. Lập kế họach thu thập tài liệu; b. Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập; c. Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp; d. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; đ. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu". "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu" được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục trưởng Văn thư - lưu trữ Nhà nước hướng dẫn; Lưu trữ cơ quan, tổ chức và lưu trữ lịch sử giữ mỗi lọai một bản. 4. Tiêu chuẩn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định. Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện do Chủ tịch UBND cùng cấp phê duyệt. Thành phần tài liệu nộp lưu và lưu trữ lịch sử các cấp thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước. Điều 11: Thời hạn giao nộp tài liệu và lưu trữ lịch sử. 1. Hồ sơ, tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau 5 năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức ở tỉnh Thừa Thiên Huế. 2. Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh, mi-crô phim, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau 2 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. 3. Tài liệu của Bộ chỉ huy Quân sư tỉnh, Bộ chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh, Công an tỉnh, sở Ngọai vụ: sau 30 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành. Điều 12: Chỉnh lý tài liệu. 1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu của mình. 2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau: a. Phân lọai và lập hồ sơ hòan chỉnh; b. Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần lọai ra để tiêu hủy đối với lưu trữ lịch sử; c. Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d. Lập mục lục hồ sơ, tài liệu; đ. Lập danh mục tài liệu hết giá trị lọai ra để tiêu hủy. 3. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước. Điều 13: Xác định giá trị tài liệu. 1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau: a. Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm; b. Xác định tài liệu hết giá trị cần lọai ra để tiêu hủy. 2. Ban hành thời hạn bảo quản tài liệu. a. Cục trưởng Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu. b. Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; giám đốc các sở, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, các cơ quan TW đóng trên địa bàn ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành sau khi thỏa thuận thống nhất với Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh. 3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu. a. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu các cơ quan, tổ chức phải thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc quyết định. - Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản. - Danh mục tài liệu hết giá trị. b. Thành phần hội đồng xác định giá trị tài liệu theo quy định của pháp luật. Điều 14: Tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ và bảo quản trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy. Tiêu hủy tài liệu tiến hành theo đúng thủ tục do Nhà nước quy định và phải đảm bảo tiêu hủy hết thông tin trong tài liệu đó. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu bao gồm: 1. Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị. 2. Danh mục tài liệu hết giá trị. 3. Biên bản thẩm tra tài liệu tiêu hủy của cơ quan lưu trữ có thẩm quyền. 4. Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu. 5. Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của người có thẩm quyền. 6. Biên bản tiêu hủy tài liệu và các tài liệu có liên quan. Điều 15: Thống kế Nhà nước về lưu trữ. 1. Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiên bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ công chức lưu trữ. 2. UBND cấp xã, các phòng, ban và cơ quan, tổ chức thuộc huyện gửi báo cáo về lưu trữ huyện; huyện, sở, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn gửi báo cáo về Trung tâm Lưu trữ tỉnh tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, UBND tỉnh. 3. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ, hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12, biểu mẩu do Cục trưởng Cục Thống kê và Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định. Điều 16: Bảo quản tài liệu lưu trữ: 1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được bảo vệ, bảo quản an tòan trong kho lưu trữ. 2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ. a. Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; b. Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; c. Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; d. Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng lọai hình tài liệu lưu trữ. đ. Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; 3. Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước. 4. Cơ quan, tổ chức phải có quy định việc bảo quản an tòan tài liệu lưu trữ do đơn vị mình quản lý theo đúng quy định pháp luật. Điều 17: Sử dụng tài liệu lưu trữ. 1. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân được quy định như sau: a. Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, kho lưu trữ huyện được khai thác sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của tòan xã hội, trừ những tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt qúy hiếm. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh, kho lưu trữ huyện phải thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lưu trữ để phục vụ việc khai thác, sử dụng. b. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ cơ quan, tổ chức do mình quản lý. c. Việc cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân và người nước ngòai phải đảm bảo thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định pháp luật. 2. Cơ quan, tổ chức nào cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cơ quan, tổ chức cho phép sao tài liệu lưu trữ, thủ tục sao tài liệu lưu trữ, thẩm quyền cấp chứng thực tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước. 3. Phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định của Nhà nước. CHƯƠNG III: QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Điểu 18: Trung tâm Lưu trữ tỉnh có chức năng, nhiệm vụ sau: - Căn cứ vào các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ để sọan thảo các văn bản quản lý về công tác lưu trữ trình UBND tỉnh ban hành. - Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan trực thuộc UBND tỉnh và các huyện thực hiện thống nhất các chế độ, quy định, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. - Thực hiện chế độ thống kê Nhà nước về tài liệu lưu trữ; báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ với UBND tỉnh và các cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên. - Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tòan tỉnh. - Xây dựng kế họach đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ, lập kế họach xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị và dự trù kinh phí cho họat động thường xuyên của Trung tâm Lưu trữ tỉnh. - Xây dựng phương hướng, kế họach công tác lưu trữ của địa phương. Đôn đốc, hướng dẫn và theo dõi việc thực hiện kế họach đó ở các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước. - Thu thập tài liệu từ các cơ quan, đơn vị nộp vào kho lưu trữ tỉnh theo quy định của Nhà nước. Chỉnh lý và bảo quản an tòan tài liệu đang quản lý lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh. - Tổ chức tốt các điều kiện phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước và của UBND tỉnh. - Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ do Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước. Điều 19: Lưu trữ huyện có chức năng giúp Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, UBND huyện thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi huyện; trực tiếp quản lý kho lưu trữ huyện và tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình họat động của cơ quan HĐND và UBND huyện. - Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan, đơn vị thuộc huyện thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. - Thu thập bổ sung tài liệu đến thời hạn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện. - Thực hiện chế độ thống kê Nhà nước về tài liệu lưu trữ; báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của huyện. - Đề xuất việc dự trù kinh phí, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ huyện, tham gia với các cơ quan chức năng về việc tuyển dụng, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức thuộc huyện và UBND các xã do huyện quản lý. - Thực hiện các quy trình, nghiệp vụ của lưu trữ huyện do Trung tâm lưu trữ tỉnh hướng dẫn. Điều 20: Mỗi cơ quan, tổ chức phải có lưu trữ hiện hành để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của mình. Lưu trữ hiện hành có nhiệm vụ: 1. Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành; b. Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành. c. Phân lọai, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; d. Bảo vệ, bảo quản an tòan hồ sơ, tài liệu; đ. Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; e. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy các tài liệu hết giá trị. Điều 21: Hệ thống tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, lưu trữ Nhà nước các cấp được thực hiện theo quy định của Nhà nước. CHƯƠNG IV: KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM Điều 22: Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thu thập, quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng tài liệu lưu trữ có giá trị, tài liệu lưu trữ đặc biệt qúy hiếm cho cơ quan lưu trữ thì được khen thưởng theo quy định của Nhà nước. Điều 23: Người nào chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc có hành vi khác vi phạm các quy định trên thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật. CHƯƠNG V: ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH Điều 24: Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, Giám đốc các sở, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, các cơ quan TW đóng trên địa bàn căn cứ vào bản quy định này xây dựng bản quy định chi tiết về công tác quản lý hồ sơ tài liệu cho phù hợp với phạm vi họat động của cơ quan, địa phương mình quản lý. Triển khai thực hiện quy định này đến cơ sở. Điều 25: Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh có trách nhiệm giúp UBND tỉnh chỉ đạo việc quản lý, tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn tòan tỉnh. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan, địa phương thực hiện quy định này./. UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ