Quyết định 05/2007/QĐ-UBND
ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước các cấp thuộc thành phố Cần Thơ
Cơ quan ban hành: UBND Thành phố Cần Thơ
Ngày ban hành: 2007-02-07

ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THÀNH PHỐ CẦN THƠ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: 05/2007/QĐ-UBND Cần Thơ, ngày 07 tháng 02 năm 2007 QUYẾT ĐỊNH V/v ban hành Quy định chế độ họp trong họat động của các cơ quan hành chính nhà nước các cấp thuộc thành phố Cần Thơ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy định chế độ họp trong hot động của các cơ quan hành chính nhà nước; Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ và Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chế độ họp trong họat động của các cơ quan hành chính nhà nước các cấp thuộc thành phố Cần Thơ. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày và được đăng Báo Cần Thơ chậm nhất là 05 ngày, kể từ ngày ký. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, giám đốc sở, thủ trưởng cơ quan ban ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Võ Thanh Tòng ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THÀNH PHỐ CẦN THƠ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY ĐỊNH Về chế độ họp trong họat động của các cơ quan hành chính nhà nước các cấp thuộc thành phố Cần Thơ (Ban hành kèm theo Quyết định số 05 /2007/QĐ-UBND ngày 07 tháng 02 năm 2007 của Ủy ban nhân dân thành phố) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh 1. Quy định này điều chỉnh việc tổ chức các cuộc họp trong họat động quản lý, điều hành của cơ quan hành chính nhà nước các cấp thuộc thành phố Cần Thơ. 2. Phiên họp của Ủy ban nhân dân các cấp; hội nghị quốc tế, hội thảo, tọa đàm khoa học không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này. Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện); Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã). 2. Cơ quan và thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; cơ quan và thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; các tổ chức tư vấn, phối hợp liên ngành do Ủy ban nhân dân thành phố và Ủy ban nhân dân cấp huyện thành lập. Điều 3. Giải thích từ ngữ Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. Họp là một hình thức của họat động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành họat động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. 2. Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền. 3. Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới. 4. Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hòan thiện các dự án, đề án. 5. Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên. 6. Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành họat động kinh tế - xã hội. 7. Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước. 8. Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng. 9. Người chủ trì cuộc họp là người có thẩm quyền điều hành cuộc họp, đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp. 10. Người tham dự cuộc họp là người được triệu tập, người được mời họp hoặc người đại diện cho cơ quan, đơn vị được mời họp hoặc người được ủy quyền đi dự cuộc họp. 11. Cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân là cuộc họp do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân chủ trì để chỉ đạo, phối hợp giải quyết những công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật. 12. Cuộc họp của thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành là cuộc họp do thủ trưởng cơ quan hoặc do cấp phó của thủ trưởng cơ quan đơn vị đó chủ trì để chỉ đạo, điều hành giải quyết những công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan được phân công. Điều 4. Mục tiêu Mục tiêu của Quy định này là nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp trong họat động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, góp phần tích cực tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính. Điều 5. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp 1. Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết. 2. Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành. 3. Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước. 4. Theo chương trình kế họach; thực hiện cải tiến, đơn giản hóa quy định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương. 5. Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các lọai cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý. 6. Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và họat động của từng lọai cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước. Điều 6. Trách nhiệm trong việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học và công nghệ vào việc đổi mới công tác chỉ đạo, điều hành để giảm bớt và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo nghiên cứu, triển khai ứng dụng khoa học và công nghệ, trước hết là công nghệ thông tin vào việc đổi mới công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành để giảm bớt các cuộc họp; để không ngừng cải tiến nội dung, cách thức tiến hành, nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm sắp xếp ít nhất 01 công chức có trình độ chuyên môn đại học tin học (hoặc tương đương) để đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào việc đổi mới công tác chỉ đạo, điều hành và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp. Điều 7. Các trường hợp sau đây không tổ chức cuộc họp 1. Phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của cấp trên. Đối với những văn bản quy định những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng, những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách về phát triển kinh tế - xã hội, thì khi cần thiết có thể tổ chức cuộc họp để quán triệt, tập huấn nhằm thống nhất nhận thức và hành động trong triển khai thực hiện. 2. Việc sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả hàng qúy, 6 tháng thực hiện chương trình, kế họach nhiệm vụ công tác hàng năm (hình thức tổ chức thực hiện chủ yếu qua văn bản báo cáo). 3. Giải quyết những công việc thường xuyên trong tình hình có thiên tai, địch họa hoặc tình trạng khẩn cấp. 4. Những việc cụ thể đã được ủy quyền hoặc phân công, phân cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho tổ chức hoặc cá nhân cấp dưới giải quyết. 5. Tổ chức lấy ý kiến của lãnh đạo cơ quan, đơn vị ở các cấp, các ngành tham gia xây dựng, hòan thiện các đề án, dự án, trừ trường hợp những đề án, dự án lớn, quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của nhiều cơ quan, đơn vị (hình thức tổ chức thực hiện chủ yếu qua văn bản lấy ý kiến). 6. Cấp trên triệu tập cấp dưới lên để trực tiếp phân công, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ công tác hoặc để nghe báo cáo tình hình thay cho việc thực hiện chế độ đi công tác địa phương, cơ sở trực tiếp kiểm tra, giám sát theo quy định (hình thức tổ chức thực hiện chủ yếu qua văn bản chỉ đạo và trực tiếp kiểm tra, giám sát việc thực hiện). 7. Trao đổi thông tin hoặc giao lưu học tập kinh nghiệm giữa các cơ quan, đơn vị. 8. Giải quyết những nội dung công việc mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật hoặc để giải quyết những công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức các cuộc họp, trừ trường hợp những cuộc họp lớn, quan trọng. 9. Những việc đã được pháp luật quy định giải quyết bằng các cách thức khác không cần thiết phải thông qua cuộc họp. Điều 8. Họp của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội và tổ chức xã hội - nghề nghiệp trong cơ quan hành chính nhà nước Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp trong cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước tổ chức các cuộc họp theo Điều lệ của tổ chức mình và được bố trí hợp lý, phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và họat động của mỗi cơ quan, đơn vị và không làm ảnh hưởng đến việc giải quyết công việc cho tổ chức và công dân theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, nhất là tại bộ phận "một cửa". Điều 9. Phối hợp giữa cơ quan hành chính nhà nước với các cơ quan, tổ chức khác của hệ thống chính trị trong việc tổ chức các cuộc họp Các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền phải thường xuyên phối hợp chặt chẽ với cơ quan khác trong bộ máy nhà nước, cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, cơ quan lãnh đạo của các tổ chức chính trị - xã hội cùng cấp trong việc xây dựng chương trình, kế họach tổ chức các cuộc họp có liên quan một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả. Chương II QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP Điều 10. Xây dựng kế họach tổ chức các cuộc họp 1. Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của cơ quan mình và yêu cầu giải quyết công việc, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước chỉ đạo xây dựng và quyết định kế họach tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó. Kế họach tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự. 2. Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp. Điều 11. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp 1. Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian. 2. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản. Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngòai bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung. Điều 12. Giấy mời họp 1. Giấy mời họp phải được ghi rõ những nội dung sau đây: a) Người triệu tập và chủ trì; b) Thành phần tham dự; c) Người được triệu tập; người được mời tham dự; d) Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp; đ) Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự. 2. Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 03 ngày làm việc, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất. Điều 13. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp 1. Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả. 2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp. 3. Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là thủ trưởng cơ quan, đơn vị không thể tham dự cuộc họp, thì báo cáo xin phép người chủ trì cuộc họp và ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay bằng văn bản. Điều 14. Thời gian tiến hành cuộc họp 1. Thời gian tiến hành một cuộc họp thuộc các lọai cuộc họp dưới đây được quy định như sau: a) Họp tham mưu, tư vấn không quá 01 buổi làm việc; b) Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến 01 ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không quá 02 ngày; c) Họp tổng kết công tác năm không quá 01 ngày; d) Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 01đến 02 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề; đ) Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 01 đến 03 ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề. e) Họp giao ban, họp làm việc; họp công bố các quyết định về tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự; họp công bố các kết luận từ 01 đến 02 giờ. 2. Các lọai cuộc họp khác thì tùy theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá 02 ngày. Điều 15. Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp 1. Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và điều kiện hòan cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc. 2. Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọc tòan văn tài liệu, văn bản của cuộc họp, không trình bày tòan bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp. 3. Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu vào những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý. 4. Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiện được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp. Điều 16. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp 1. Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp. 2. Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý. 3. Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra. 4. Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp. 5. Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan. Điều 17. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp 1. Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp. 2. Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp. 3. Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc. 4. Trong khi dự họp, không được nói chuyện, làm việc riêng, đọc báo hoặc xử lý công việc không có liên quan đến nội dung cuộc họp. Trong khi dự họp, không gọi hoặc nghe điện thọai trong phòng họp; chuông điện thọai di động phải để ở chế độ im lặng. Trường hợp cần thiết gọi hoặc nghe điện thọai thì phải ra khỏi phòng họp. 5. Trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép. 6. Trong trường hợp được cử đi họp thay thì phải báo cáo kết quả cuộc họp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp. Điều 18. Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp 1. Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp. Biên bản cuộc họp phải gồm những nội dung chính sau đây: a) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp; b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp; c) Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp; d) Kết luận của chủ tọa cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp. 2. Chậm nhất là 05 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan, đơn vị được giao trách nhiệm phải ra thông báo bằng văn bản kết quả cuộc họp, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện. Văn bản thông báo kết quả cuộc họp bao gồm những nội dung chính sau đây: a) Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp về các vấn đề được đưa ra tại cuộc họp; b) Quyết định của người có thẩm quyền được đưa ra tại cuộc họp về việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện. 3. Văn bản thông báo kết quả cuộc họp không thay thế văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật để giải quyết các vấn đề liên quan được quyết định tại cuộc họp. Điều 19. Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp 1. Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp phải được giao cho một cơ quan, đơn vị có thẩm quyền liên quan chịu trách nhiệm. 2. Cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp phải nghiêm túc tổ chức thực hiện. Trường hợp có vướng mắc, khó khăn phải kịp thời báo cáo người chủ tọa cuộc họp đó để được xem xét giải quyết. Chương III CÁC CUỘC HỌP CỦA CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VÀ CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN, CẤP XÃ Điều 20. Các lọai cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã 1. Họp giao ban của Chủ tịch với các Phó Chủ tịch. 2. Họp tham mưu, tư vấn. 3. Họp làm việc. 4. Họp (hội nghị) triển khai nhiệm vụ công tác lớn, quan trọng. 5. Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề. Điều 21. Cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã với các Phó Chủ tịch 1. Hàng tuần, Chủ tịch có một cuộc họp giao ban với các Phó Chủ tịch. 2. Khi cần thiết, để xử lý những công việc phức tạp, Chủ tịch có cuộc họp làm việc với các Phó Chủ tịch. 3. Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân được tham dự các cuộc họp quy định tại các khỏan 1 và 2 Điều này. Điều 22. Cuộc họp để xử lý những vấn đề quan trọng liên ngành vượt quá thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan chuyên môn 1. Đối với những vấn đề quan trọng liên ngành vượt quá thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan chuyên môn mà không cần thiết phải thành lập tổ chức tư vấn, phối hợp liên ngành (như Ban chỉ đạo, Hội đồng, Tổ công tác..) để giải quyết, thì có thể tổ chức cuộc họp làm việc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân với thủ trưởng cơ quan có liên quan để Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện sự điều phối giải quyết theo thẩm quyền. 2. Trong trường hợp cần thiết, thủ trưởng cơ quan chuyên môn có thể đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp mình hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới có thể đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp trên có cuộc họp với thủ trưởng cơ quan chuyên môn hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân có liên quan để Chủ tịch xem xét, chỉ đạo xử lý, giải quyết những vấn đề quan trọng của ngành hoặc địa phương. 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân có thể được Chủ tịch Ủy ban nhân dân ủy quyền chủ trì các cuộc họp theo quy định tại các khỏan 1 và 2 Điều này để giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân điều hòa, phối hợp họat động của các ngành, chính quyền địa phương giải quyết vụ việc; đồng thời, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân bằng văn bản về kết quả cuộc họp. Điều 23. Việc tổ chức hội nghị triển khai nhiệm vụ công tác lớn, quan trọng của Ủy ban nhân dân 1. Để tổ chức quán triệt, triển khai những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành phát triển kinh tế - xã hội, Chủ tịch Ủy ban nhân dân có thể quyết định tổ chức hội nghị có sự tham dự của lãnh đạo các sở, ban ngành thành phố và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã. 2. Theo yêu cầu của Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan ban ngành cùng cấp, Ủy ban nhân dân các cấp liên quan chuẩn bị địa điểm, nội dung, chương trình của hội nghị. 3. Văn phòng Ủy ban nhân dân tổng hợp kết quả của hội nghị và ra văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tại hội nghị; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân. Điều 24. Việc tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết chuyên đề của Ủy ban nhân dân 1. Cuộc họp sơ kết, tổng kết chuyên đề của Ủy ban nhân dân được tiến hành trong các trường hợp sau đây: a) Việc sơ kết, tổng kết chuyên đề đã được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân về thực hiện những chủ trương, chính sách quan trọng; b) Khi cần thiết để đánh giá tình hình và kết quả sau một thời gian nhất định thực hiện thí điểm những chủ trương, chính sách quản lý lớn, quan trọng theo quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân. 2. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân có liên quan có thể được Chủ tịch ủy nhiệm chủ trì tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết chuyên đề của Ủy ban nhân dân và báo cáo kết quả cuộc họp bằng văn bản cho Chủ tịch. Điều 25. Văn phòng Ủy ban nhân dân đề nghị tổ chức cuộc họp của Chủ tịch 1. Để giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành trong việc giải quyết những công việc thuộc chức năng, thẩm quyền, Chánh Văn phòng có thể đề xuất với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xem xét quyết định tổ chức cuộc họp tham mưu, tư vấn hoặc họp làm việc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân. 2. Cuộc họp nêu tại khỏan 1 Điều này có thể do Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân chủ trì theo sự ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân. Điều 26. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân đối với các cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân 1. Xây dựng kế họach tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân hàng năm, hàng tháng và hàng tuần trình Chủ tịch quyết định. 2. Thẩm tra và trình Chủ tịch về việc tổ chức các cuộc họp quy định tại các khỏan 1 Điều 22 của Quy định này. Nếu Chủ tịch Ủy ban nhân dân quyết định tổ chức cuộc họp theo đề nghị của thủ trưởng cơ quan chuyên môn hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới, thì Văn phòng Ủy ban nhân dân trả lời bằng văn bản cho người đề nghị trong thời hạn 01 ngày làm việc sau khi có quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân. 3. Bố trí các cuộc họp một cách hợp lý, tiết kiệm thời gian và kinh phí phù hợp với yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân trong từng thời điểm. 4. Gửi giấy mời họp đến các cơ quan và cá nhân đúng thành phần theo chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân. 5. Đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức có liên quan chuẩn bị đầy đủ tài liệu, văn bản bảo đảm đúng nội dung và yêu cầu của cuộc họp và gửi trước ngày họp ít nhất là 03 ngày làm việc. 6. Thẩm tra các đề án, dự án hoặc vấn đề, công việc thuộc nội dung cuộc họp; tóm tắt các vấn đề thuộc nội dung cuộc họp, xác định những vấn đề còn có ý kiến khác nhau và đề xuất hướng xử lý. 7. Tham dự hoặc cử cấp dưới tham dự cuộc họp. 8. Tổ chức ghi biên bản, ghi âm nội dung cuộc họp. 9. Thông báo bằng văn bản ý kiến kết luận, chỉ đạo của Chủ tịch hoặc của Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tại cuộc họp. 10. Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo của Chủ tịch hoặc của Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tại cuộc họp. Điều 27. Không chỉ đạo việc tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác 1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố không chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của Ủy ban nhân dân cấp huyện. 2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện không chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của Ủy ban nhân dân cấp xã. Điều 28. Không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp trên với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới 1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện. 2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Chương IV CÁC CUỘC HỌP CỦA THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN Điều 29. Các lọai cuộc họp của thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân 1. Họp giao ban của thủ trưởng cơ quan chuyên môn với các cấp phó và người đứng đầu các đơn vị trực thuộc. 2. Họp tham mưu. 3. Họp làm việc. 4. Họp (hội nghị) triển khai nhiệm vụ công tác. 5. Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề. 6. Họp (hội nghị) tổng kết năm. Điều 30. Việc tổ chức hội nghị triển khai nhiệm vụ công tác 1. Khi thực sự cần thiết phải tổ chức hội nghị để quán triệt, tổ chức triển khai trên phạm vi thành phố những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng và cấp bách của Đảng và Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý được phân công, thì thủ trưởng cơ quan chuyên môn phải có văn bản trình và được sự đồng ý của Chủ tịch cùng cấp về mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị. 2. Dự kiến tổ chức hội nghị phải được đưa vào chương trình, kế họach tổ chức các cuộc họp của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân ngay từ đầu năm và gửi trước cho những cơ quan, tổ chức, cá nhân được triệu tập hoặc được mời ít nhất là 01 tháng trước ngày tổ chức hội nghị. Điều 31. Việc tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề 1. Chỉ được tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề khi có quy định hoặc chỉ đạo của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân đối với vấn đề quản lý cần phải tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề. Trong trường hợp không có quy định hoặc sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân, mà thấy cần thiết phải tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết đối với một vấn đề quản lý quan trọng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý được phân công, thì thủ trưởng cơ quan chuyên môn có văn bản trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân xem xét, quyết định về mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị. 2. Việc tổ chức hội nghị phải được đưa vào chương trình, kế họach tổ chức các cuộc họp của cơ quan chuyên môn ngay từ đầu năm và gửi trước cho những cơ quan, tổ chức, cá nhân được triệu tập hoặc được mời ít nhất là 01 tháng trước ngày tổ chức hội nghị. Điều 32. Việc tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác hàng năm của cơ quan chuyên môn 1. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân không triệu tập các cuộc hội nghị tòan ngành để sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác 6 tháng và hàng năm. 2. Trường hợp thấy cần thiết phải triệu tập hội nghị tòan ngành để tổng kết đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác năm thì thủ trưởng cơ quan chuyên môn phải xin phép và được sự đồng ý trước của Chủ tịch Ủy ban nhân dân về nội dung, hình thức, thành phần tham dự, kinh phí, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị. 3. Việc tổ chức hội nghị có mời lãnh đạo các cơ quan chuyên môn và Ủy ban nhân dân các cấp dự phải xin phép và được sự đồng ý trước của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp mình. Điều 33. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng cơ quan chuyên môn đối với cuộc họp của thủ trưởng cơ quan chuyên môn l. Xây dựng kế họach tổ chức các cuộc họp hàng năm, hàng qúy, hàng tháng, hàng tuần trình thủ trưởng cơ quan chuyên môn quyết định. 2. Thẩm định sự cần thiết tổ chức cuộc họp do thủ trưởng cơ quan chuyên môn quyết định hoặc do thủ trưởng đơn vị chuyên môn trực thuộc sở, ban, phòng đề nghị. 3. Chủ trì các cuộc họp tham mưu, họp làm việc với thủ trưởng đơn vị trực thuộc sở, ban, phòng ngành theo sự ủy quyền thủ trưởng cơ quan chuyên môn. 4. Bố trí, sắp xếp, tổ chức các cuộc họp một cách hợp lý. 5. Đôn đốc các đơn vị được phân công chuẩn bị các tài liệu, văn bản thuộc nội dung cuộc họp đầy đủ, đúng yêu cầu quy định. 6. Tham dự hoặc cử cấp dưới tham dự cuộc họp. 7. Tổ chức ghi biên bản, ghi âm nội dung cuộc họp. 8. Thông báo bằng văn bản ý kiến kết luận, chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp. 9. Kiểm tra, đôn đốc, nắm tình hình và kết quả thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp. Chương V CÁC QUY ĐỊNH KHÁC Điều 34. Xây dựng chương trình công tác khoa học, hợp lý để giảm bớt việc tổ chức các cuộc họp 1. Trên cơ sở chức năng, thẩm quyền theo quy định, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng chương trình công tác hàng năm, hàng qúy và hàng tháng của cơ quan mình bảo đảm khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành và khả năng, năng lực trình độ thực tế của bộ máy giúp việc. 2. Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính trong việc quản lý, thực hiện chương trình công tác. Chỉ trong trường hợp thật cần thiết thì mới điều chỉnh chương trình công tác. Điều 35. Yêu cầu đối với việc tổ chức cuộc họp của các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước có quan hệ trực tiếp giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức 1. Các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước có quan hệ trực tiếp giải quyết công việc hàng ngày của cá nhân, tổ chức không được vì tổ chức các cuộc họp của cơ quan, đơn vị mà làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận và xử lý công việc của cá nhân, tổ chức theo quy định của pháp luật. 2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước không được sử dụng thời gian thực hiện chế độ tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện của công dân theo quy định của pháp luật để chủ trì hoặc tham dự các cuộc họp. Điều 36. Cấm kết hợp tổ chức cuộc họp với việc tham quan, nghỉ mát 1. Nghiêm cấm việc kết hợp tổ chức cuộc họp với tham quan, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức. 2. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước đứng ra tổ chức triệu tập cuộc họp phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc đã để xảy ra tình trạng nêu tại khỏan 1 Điều này. Điều 37. Thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên, giải quyết công việc tại chỗ của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước đối với cấp dưới để giảm bớt các cuộc họp xử lý các vụ việc phát sinh. 1. Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước cấp trên không được sử dụng hình thức cuộc họp để nghe báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới thay thế cho việc kiểm tra trực tiếp đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cơ sở. 2. Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành phải dành thời gian thích đáng và có chương trình kế họach cụ thể để thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên họat động của các cơ quan, đơn vị cấp dưới trong việc thực hiện các quy định của pháp luật, các văn bản của cấp trên, trực tiếp chỉ đạo xử lý tại chỗ những công việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền. Chương VI ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH Điều 38. Trách nhiệm quản lý chế độ họp trong các cơ quan hành chính nhà nước 1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân: a) Tổ chức thực hiện các quy định về tổ chức cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thuộc phạm vi thẩm quyền được giao; b) Đôn đốc kiểm tra các cơ quan chuyên môn, Ủy ban nhân dân các cấp trong việc thực hiện Quy định này. 2. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước các cấp, các ngành: a) Ban hành quy định cụ thể về tổ chức các cuộc họp của nội bộ cơ quan, đơn vị mình; b) Chỉ đạo thực hiện các quy định của pháp luật về tổ chức các cuộc họp trong họat động của các cơ quan hành chính nhà nước; c) Thi hành các biện pháp cải cách tổ chức bộ máy, đổi mới sự chỉ đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp. 3. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về tổ chức họp trong họat động của cơ quan, đơn vị mình. Điều 39. Hiệu lực thi hành 1. Quy định này có hiệu lực thi hành theo hiệu lực thi hành của Quyết định ban hành. 2. Các quy định trước đây về họp trong họat động của các cơ quan hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân tỉnh Cần Thơ (nay là thành phố Cần Thơ) trái với Quy định này đều bãi bỏ./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Võ Thanh Tòng