Thông tư 21/2012/TT-BVHTTDL
Quy định tiêu chí và thủ tục thanh lọc tài liệu thư viện
Cơ quan ban hành: Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
Ngày ban hành: 2012-12-28

THÔNG TƯ Quy định tiêu chí và thủ tục thanh lọc tài liệu thư viện _____________________ Căn cứ Pháp lệnh Thư viện số 31/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000; Căn cứ Nghị định số 72/2002/NĐ-CP ngày 6 tháng 8 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Thư viện; Căn cứ Nghị định số 185/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Thư viện; Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành Thông tư Quy định tiêu chí và thủ tục thanh lọc tài liệu thư viện. Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Thông tư này quy định tiêu chí và trình tự, thủ tục thanh lọc tài liệu thư viện. 2. Thông tư này áp dụng đối với các lọai hình thư viện quy định tại Điều 16 Pháp lệnh Thư viện; cơ quan, tổ chức và cá nhân Việt Nam có liên quan đến họat động thanh lọc tài liệu thư viện. Điều 2. Giải thích từ ngữ Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. Thanh lọc tài liệu thư viện là đưa ra khỏi kho sách những tài liệu không phù hợp với diện phục vụ của thư viện, thừa bản, lạc hậu về nội dung, bị hư hỏng không thể phục hồi, bị mất trong quá trình phục vụ người sử dụng thư viện để chuyển đổi mục đích sử dụng hoặc để thực hiện thanh lý tài sản thuộc thư viện. 2. Tài liệu thuộc diện phục vụ của thư viện là những tài liệu có nội dung phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện, nhu cầu của người sử dụng mà thư viện có trách nhiệm phục vụ. Điều 3. Mục đích, ý nghĩa và nguyên tắc thanh lọc tài liệu thư viện 1. Thanh lọc tài liệu là một trong những họat động chuyên môn, nghiệp vụ thư viện được thực hiện thường xuyên theo định kỳ nhằm nâng cao chất lượng vốn tài liệu thư viện, góp phần giảm bớt thời gian lấy tài liệu phục vụ người sử dụng, tiết kiệm chi phí cho công tác tổ chức kho, bảo quản tài liệu thư viện và để tận dụng giá trị sử dụng của tài liệu. 2. Tài liệu thư viện được phép thanh lọc khi chứa đựng một trong các tiêu chí quy định tại các Điều 5, 6, 7 và 8 Thông tư này. Điều 4. Thời hạn thanh lọc tài liệu thư viện 1. Thanh lọc tài liệu thư viện được tiến hành theo định kỳ 03 năm/01 lần đối với thư viện có vốn tài liệu từ 300.000 bản trở xuống và 05 năm/01 lần đối với thư viện có vốn tài liệu trên 300.000 bản trở lên. 2. Trong trường hợp đặc biệt, việc thanh lọc tài liệu thư viện được tiến hành đột xuất theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện. Chương II TIÊU CHÍ LỰA CHỌN TÀI LIỆU THƯ VIỆN ĐỂ THANH LỌC Điều 5. Tiêu chí về nội dung và thời gian xuất bản tài liệu 1. Tài liệu có nội dung lạc hậu, không còn giá trị lịch sử, văn hóa, khoa học, thực tiễn; sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu tham khảo dùng trong nhà trường và cơ sở giáo dục khác đã được sửa đổi, thay thế; các văn bản pháp quy hết hiệu lực thi hành. 2. Tài liệu có giá trị về nội dung nhưng không phù hợp với diện phục vụ của thư viện. 3. Báo, tạp chí phổ thông, khoa học thường thức sau 02 năm xuất bản. 4. Tài liệu điện tử đã có phiên bản mới thay thế được sản xuất bằng các công nghệ cao hơn. 5. Tiêu chí này không áp dụng đối với tài liệu địa chí được lưu giữ trong các thư viện công cộng. Điều 6. Tiêu chí về tình trạng tài liệu 1. Tài liệu còn giá trị về nội dung nhưng đã hư, nát trong quá trình sử dụng hoặc do thiên tai, bão lũ, côn trùng xâm hại mà không còn khả năng phục chế; trừ những tài liệu thuộc di sản văn hóa theo quy định của pháp luật. 2. Bản ghi âm, ghi hình, ghi chữ bị hỏng, vỡ trong quá trình sử dụng, chất lượng không còn bảo đảm. 3. Tài liệu bị mất trong quá trình phục vụ người sử dụng. Điều 7. Tiêu chí về số lượng bản tài liệu Thanh lọc tài liệu thư viện có nhiều bản trên một tên tài liệu được quy định như sau: 1. Đối với sách in: có trên 04 bản/01 tên sách. 2. Đối với báo, tạp chí in: có trên 02 bản/01 tên báo, tạp chí. 3. Tiêu chí này không áp dụng đối với tài liệu trong thư viện của nhà trường và cơ sở giáo dục khác. Điều 8. Tiêu chí về ngôn ngữ tài liệu 1. Các tài liệu được xuất bản bằng ngôn ngữ dân tộc thiểu số không phù hợp với đặc điểm dân cư trên địa bàn. 2. Các tài liệu bằng tiếng nước ngòai không thông dụng mà người sử dụng thư viện không có nhu cầu sử dụng trong thời gian 05 năm gần nhất với thời điểm đề nghị thanh lọc. 3. Tiêu chí này không áp đối với tài liệu được lưu giữ trong Thư viện Quốc gia Việt Nam. Chương III TRÌNH TỰ, THỦ TỤC THANH LỌC TÀI LIỆU THƯ VIỆN Điều 9. Trình tự thanh lọc tài liệu thư viện 1. Xây dựng đề án thanh lọc tài liệu thư viện và trình phê duyệt đề án (theo mẫu quy định tại Phụ lục số 01 và số 02 ban hành theo Thông tư này). 2. Thực hiện thanh lọc tài liệu thư viện theo quy định tại Điều 11 Thông tư này. 3. Thẩm định tài liệu thư viện đề nghị thanh lọc và phê duyệt danh mục, hình thức xử lý tài liệu thư viện được phép thanh lọc theo quy định tại Điều 13 Thông tư này. 4. Chỉnh lý sổ quản lý tài sản, bộ máy tra cứu của thư viện theo quy định tại Điều 14 Thông tư này. 5. Xử lý tài liệu thư viện được phép thanh lọc theo quy định tại Điều 15 Thông tư này. 6. Lưu giữ và bảo quản hồ sơ thanh lọc tài liệu thư viện theo quy định tại Điều 16 Thông tư này. Điều 10. Thủ tục thanh lọc tài liệu thư viện 1. Thư viện có yêu cầu thanh lọc tài liệu gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện 01 (một) bộ hồ sơ đề nghị thanh lọc tài liệu đến cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện. Hồ sơ đề nghị thanh lọc tài liệu thư viện bao gồm: a) Quyết định của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện phê duyệt kế họach công tác năm của thư viện, trong đó có nhiệm vụ thanh lọc tài liệu. Trường hợp thanh lọc đột xuất phải có văn bản của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện; b) Tờ trình của thư viện đề nghị phê duyệt đề án thanh lọc tài liệu thư viện; c) Đề án thanh lọc tài liệu thư viện. 2. Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện có trách nhiệm xem xét tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ, cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện thông báo bằng văn bản cho thư viện để chỉnh sửa, bổ sung. 3. Trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ, hợp lệ hồ sơ đề nghị thanh lọc tài liệu thư viện, cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện có trách nhiệm xem xét, ra quyết định phê duyệt đề án (theo mẫu quy định tại Phụ lục số 03 ban hành theo Thông tư này). Điều 11. Thực hiện thanh lọc tài liệu thư viện Việc thanh lọc tài liệu thư viện được thực hiện như sau: 1. Tiến hành kiểm kê vốn tài liệu thư viện, đánh dấu những tài liệu nằm trong diện đề nghị thanh lọc. 2. Lập danh mục và đề xuất hình thức xử lý tài liệu thư viện đề nghị thanh lọc (theo mẫu quy định tại Phụ lục số 04 ban hành theo Thông tư này). 3. Đưa tài liệu thư viện đề nghị thanh lọc ra khỏi kho để thẩm định. Điều 12. Hội đồng thẩm định tài liệu thư viện đề nghị thanh lọc 1. Hội đồng thẩm định tài liệu thư viện (sau đây gọi chung là Hội đồng) thực hiện chức năng thẩm định tài liệu thư viện đề nghị thanh lọc để tư vấn cho cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện ra quyết định phê duyệt danh mục tài liệu thư viện được phép thanh lọc và hình thức xử lý các tài liệu này. 2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện có thẩm quyền ra quyết định thành lập hội đồng (theo mẫu quy định tại Phụ lục số 05 ban hành theo Thông tư này). Hội đồng được thành lập theo thời hạn quy định tại khỏan 1 Điều 4 Thông tư này. Trường hợp đặc biệt, hội đồng được thành lập đột xuất theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện. 3. Thành phần của hội đồng: Hội đồng gồm có Chủ tịch Hội đồng, Phó chủ tịch Hội đồng là đại diện lãnh đạo cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện và các thành viên là đại diện thư viện có tài liệu đề nghị thanh lọc, đại diện đơn vị có liên quan đến việc quản lý tài sản trực thuộc cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện và người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu đề nghị thanh lọc. 4. Hội đồng sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức ra quyết định thành lập Hội đồng để đóng dấu biên bản thẩm định tài liệu thư viện đề nghị thanh lọc. Điều 13. Thẩm định tài liệu thư viện đề nghị thanh lọc, phê duyệt danh mục và hình thức xử lý tài liệu thư viện được phép thanh lọc 1. Việc thẩm định tài liệu thư viện đề nghị thanh lọc được thực hiện như sau: a) Xem xét, đánh giá trực tiếp đối với tài liệu đề nghị thanh lọc chứa đựng một trong các tiêu chí quy định tại các Điều 5, 6 và 8 Thông tư này; b) Xem xét, đánh giá trên sổ đăng ký cá biệt đối với tài liệu đề nghị thanh lọc chứa đựng tiêu chí quy định tại Điều 7 Thông tư này; c) Lập biên bản kết quả thẩm định tài liệu thư viện đề nghị thanh lọc kèm theo kiến nghị của Hội đồng về danh mục các tài liệu đủ điều kiện thanh lọc và hình thức xử lý các tài liệu này (theo mẫu quy định tại Phụ lục số 06a và 06b ban hành theo Thông tư này). 2. Trên cơ sở kết quả thẩm định của Hội đồng, cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện ra quyết định phê duyệt danh mục tài liệu được phép thanh lọc và hình thức xử lý các tài liệu này (theo mẫu quy định tại Phụ lục số 07a và 07b ban hành theo Thông tư này). Điều 14. Chỉnh lý sổ quản lý tài sản, bộ máy tra cứu của thư viện Việc chỉnh lý sổ quản lý tài sản, bộ máy tra cứu của thư viện được thực hiện như sau: 1. Điền cụm từ “đã thanh lọc” vào cột ghi chú của sổ đăng ký cá biệt, ở dòng tương thích với số đăng ký cá biệt của tài liệu được phép thanh lọc, các biểu ghi tương ứng của cơ sở dữ liệu. 2. Xóa số đăng ký cá biệt trên phích mô tả hoặc rút phích mô tả tài liệu đó ra khỏi hệ thống mục lục (đối với tài liệu được phép thanh lọc có một bản duy nhất). Điều 15. Hình thức xử lý tài liệu thư viện được phép thanh lọc 1. Chuyển đổi mục đích sử dụng tài liệu: đưa vào kho trao đổi hoặc kho luân chuyển các tài liệu thư viện chứa đựng tiêu chí quy định tại khỏan 2 Điều 5 và Điều 7 Thông tư này để biếu tặng, trao đổi hoặc luân chuyển cho các thư viện khác. Việc biếu tặng, trao đổi hoặc luân chuyển tài liệu được phép thanh lọc cho thư viện khác trong các thư viện họat động bằng ngân sách nhà nước phải thực hiện theo quy định của pháp luật về việc xuất kho tài sản nhà nước ra khỏi cơ quan, tổ chức nhà nước. 2. Thanh lý những tài liệu chứa đựng tiêu chí quy định tại các khỏan 1, 3 và 4 Điều 5 và Điều 6 Thông tư này. Việc thanh lý tài liệu trong các thư viện họat động bằng ngân sách nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về thanh lý tài sản nhà nước. Điều 16. Lưu giữ và bảo quản hồ sơ thanh lọc tài liệu thư viện 1. Hồ sơ thanh lọc tài liệu thư viện phải được bảo quản tại thư viện trong thời hạn ít nhất 05 (năm) năm, kể từ ngày tài liệu được thanh lọc. 2. Hồ sơ thanh lọc tài liệu thư viện bao gồm: a) Các tài liệu trong hồ sơ đề nghị thanh lọc tài liệu thư viện quy định tại các điểm a, b và c khỏan 1 Điều 10 Thông tư này; b) Danh mục tài liệu thư viện đề nghị thanh lọc; c) Quyết định thành lập Hội đồng thẩm định tài liệu thư viện đề nghị thanh lọc; d) Biên bản kết quả thẩm định tài liệu thư viện đề nghị thanh lọc; đ) Quyết định phê duyệt danh mục tài liệu thư viện được phép thanh lọc và hình thức xử lý các tài liệu này. Chương IV ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH Điều 17. Bảo đảm cho việc thanh lọc tài liệu thư viện 1. Căn cứ thời hạn thanh lọc tài liệu thư viện quy định tại Điều 4 Thông tư này, người đứng đầu thư viện có trách nhiệm đưa họat động thanh lọc tài liệu vào kế họach công tác năm. 2. Kinh phí chi cho việc thanh lọc tài liệu thư viện được bố trí từ ngân sách nhà nước đối với thư viện họat động bằng ngân sách nhà nước và từ kinh phí của tổ chức thành lập thư viện đối với thư viện họat động không bằng ngân sách nhà nước. Thư viện dự trù kinh phí chi cho việc thanh lọc tài liệu trong kế họach ngân sách chi cho họat động nghiệp vụ của thư viện, trình cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phê duyệt. Điều 18. Tổ chức thực hiện 1. Vụ trưởng Vụ Thư viện chịu trách nhiệm tổ chức theo dõi, giám sát và kiểm tra việc thực hiện Thông tư này. 2. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện có trách nhiệm chỉ đạo các thư viện thực hiện thanh lọc tài liệu thư viện theo quy định của Thông tư này và các quy định pháp luật khác có liên quan. Điều 19. Hiệu lực thi hành 1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 4 năm 2013. 2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (qua Vụ Thư viện) để xem xét, bổ sung, sửa đổi./.