Thông tư 45/1999/TT-BTC
quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài
Cơ quan ban hành: Bộ Tài chính
Ngày ban hành: 1999-05-04

THÔNG TƯ Quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngòai Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước ngày 20/3/1996 và Nghị định số 87/CP ngày 19/12/1996 của Chính phủ qui định chi tiết việc phân cấp quản lý, chấp hành và quyết tóan Ngân sách Nhà nước; Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 2/3/1993 của Chính phủ qui định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ; Căn cứ Nghị định số 178/CP ban hành ngày 28 tháng 10 năm 1994 về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Tài chính; Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngòai như sau: I. QUI ĐỊNH CHUNG 1. Giải thích từ ngữ: Trong Thông tư này những từ ngữ sau đây được hiểu như sau: 1.1. Phụ cấp lưu trú là khỏan tiền mà người đi công tác nước ngòai được hưởng bao gồm: tiền ở, tiến ăn và tiêu vặt. Tiền ở: Là tiền thuê phòng ở nước ngòai trong thời gian công tác. Tiền ăn và tiêu vặt: là tiền chi cho các bữa ăn hàng ngày và tiêu vặt cá nhân trong thời gian công tác ở nước ngòai. 1.2. Thời gian đi đường là thời gian đi trên đường từ Việt Nam đến nước công tác và ngược lại. 1.3. Thời gian được hưởng tiền ở là thời gian công tác ở nước ngòai theo quyết định cử đi công tác nước ngòai của cấp có thẩm quyền, tính từ ngày nhập cảnh đến ngày xuất cảnh nước đến công tác (không kể thời gian đi đường). 1.4. Thời gian được hưởng tiền ăn và tiêu vặt là thời gian công tác ở nước ngòai theo quyết định cử đi công tác nước ngòai của cấp có thẩm quyền, tính từ ngày xuất cảnh đến ngày nhập cảnh Việt Nam (Kể cả thời gian đi đường). Mọi trường hợp kéo dài thời gian công tác không đúng theo quyết định của cấp có thẩm quyền thì không được hưởng phụ cấp lưu trú. 1.5. Thời gian chờ đợi là thời gian do khách quan mà phải dừng lại ở nước ngòai không dự tính trước được. 2. Đối tượng áp dụng: Thông tư này áp dụng cho cán bộ công chức thuộc các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp, Đảng, đòan thể và lực lượng vũ trang (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị) được cử đi công tác ngắn hạn ở nước ngòai do Ngân sách Nhà nước đài thọ kinh phí. 3. Các khỏan chi cho công tác ngắn hạn ở nước ngòai quy định tại Thông tư này nhằm tạo điều kiện cho người đi công tác có khả năng thanh tóan những khỏan chi phí cần thiết về ăn, ở, đi lại thông thường trong những ngày đi công tác ngắn hạn ở nước ngòai. 4. Mức phụ cấp lưu trú: là mức khóan chi cho người đi công tác ngắn hạn ở nước ngòai tính cho từng nước áp dụng cho cán bộ đi công tác ngắn hạn trong phạm vi thời gian không quá 180 ngày theo nguyên tắc: + Đối với thời gian công tác dưới 30 ngày mức phụ cấp lưu trú được hưởng bằng mức khóan. + Đối với thời gian từ ngày thứ 31 đến ngày thứ 60: mức phụ cấp lưu trú được hưởng bằng 2/3 mức khóan. + Đối với thời gian từ ngày thứ 61 đến ngày thứ 180, mức phụ cấp lưu trú được hưởng như sau: Tiền ăn và tiêu vặt: được áp dụng theo mức sinh họat phí ỏ từng nước đối với cán bộ đi công tác nhiệm kỳ tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngòai. Phụ cấp tiền ở: bằng 1/2 mức khóan tiền ở. Phụ cấp lưu trú trong thời gian chờ đợi: được hưởng 2/3 mức khóan phụ cấp lưu trú. Thời gian chờ được hưởng phụ cấp lưu trú tối đa không quá 6 ngày trong thời gian một đợt công tác. 5. Lọai ngọai tệ, tỷ giá áp dụng: Lọai ngọai tệ áp dụng trong việc xác định định mức, mức chi, tạm ứng và quyết tóan là: Đô la Mỹ (ký hiệu quốc tế USD). Trường hợp thực tế chi bằng ngọai tệ khác với USD sẽ được quy đổi trên cở sở tổng số được chi tính bằng USD. Tỷ giá qui đổi giữa đồng đôla Mỹ (USD) và đồng ngọai tệ khác được căn cứ vào chứng từ đổi tiền ở nước đến công tác. Trường hợp không có chứng từ qui đổi tỷ giá thì áp dụng tỷ giá qui đổi ra Đôla Mỹ do Bộ Tài chính qui định. 6. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải xem xét, cân nhắc khi cử cán bộ đi công tác nước ngòai bảo đảm tiết kiệm, có hiệu quả trong phạm vi dự tóan ngân sách chi cho công tác ngắn hạn ở nước ngòai hàng năm của cơ quan, đơn vị được cấp có thẩm quyền thông báo. II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ A. Thanh tóan các khỏan chi đối với trường hợp Ngân sách nhà nước đài thọ tòan bộ chi phí: Căn cứ vào quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngòai của cơ quan, đơn vị đã qui định: Ngân sách nhà nước đài thọ tòan bộ chi phí thì cán bộ, công chức đi công tác được thanh tóan các khỏan chi theo qui định sau: 1. Thanh tóan chi phí đi lại 1.1. Tiêu chuẩn vé máy bay, tàu, xe: a. Vé máy bay: - Vé đặc biệt (First class): Dành cho các cán bộ lãnh đạo đương chức là Tổng bí thư Đảng, Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ, Ủy viên Bộ Chính trị Trung ương Đảng. - Vé lọai Business class hoặc C class: Dành cho cán bộ lãnh đạo có phụ cấp chức vụ hệ số 1,10 trở lên. - Vé hạng thường (Economic class hoặc Y class): Dành cho các chức danh cán bộ, công chức còn lại. b. Vé tàu hỏa, tàu biển và các phương tiện giao thông khác: - Vé lọai hạng nhất (ghế ngồi hoặc nằm): Dành cho cán bộ lãnh đạo có phụ cấp chức vụ hệ số 1,10 trở lên. - Vé lọai thường (ghế ngồi hoặc nằm): Dành cho các cán bộ, công chức còn lại. 1.2. Thanh tóan tiền vé máy bay, tàu xe: 1.2.1. Mua vé máy bay: Các đòan đi công tác đều phải mua vé tại các phòng vé của Hãng Hàng Không quốc gia Việt Nam, không mua qua các đại lý (địa phương nào không có phòng vé của Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam thì được mua vé qua đại lý do Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam thông báo). Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam phải tổ chức sắp xếp phục vụ việc mua vé của khách hàng được thuận lợi, thống nhất quy trình phục vụ vé máy bay cho các đòan ra bằng nguồn kinh phí của Ngân sách Nhà nước với Bộ Tài chính và công bố công khai cho khách hàng, đảm bảo không gây phiền hà cho khách hàng. Giá vé mà Hãng hàng không Quốc gia Việt Nam thông báo hoặc mua cho khách tại các hãng hàng không khác phải đảm bảo giá hợp lí nhất theo lịch trình ngắn nhất, vừa đảm bảo tiết kiệm chi cho Ngân sách vừa đảm bảo tính cạnh tranh so với giá vé của các hãng hàng không nước ngòai tại Việt Nam. Trong trường hợp trên cùng một tuyến đường bay mà giá vé máy bay của các Hãng hàng không khác rẻ hơn so với hãng Hàng không quốc gia Việt Nam thông báo thì các đòan đi công tác nước ngòai cần cung cấp: hồ sơ đặt chỗ và báo giá của Hãng hàng không Quốc gia Việt Nam và của Hãng hàng không khác để làm căn cứ tạm ứng và quyết tóan tiền vé. 1.2.2. Tạm ứng tiền mua vé máy bay: Việc tạm ứng tiền vé chỉ được thực hiện sau khi đã có hồ sơ đặt chỗ và báo giá của Hãng hàng không với các thông tin sau: - Họ và tên hành khách. - Giá vé - Chặng bay. - Số hiệu chuuyến bay. - Hạng ghế - Ngày, giờ đi đến của từng chặng bay. - Tình trạng chỗ. 1.2.3. Chứng từ thanh tóan tiền vé: máy bay, tàu, xe: Đối với vé máy bay: hóa đơn thu tiền hợp pháp của các Hãng hàng không, kèm theo cuống vé. Đối với vé tàu, xe: căn cứ cuống vé có ghi giá tiền, hoặc hóa đơn thu tiền kèm theo cuống vé. 2. Thanh tóan tiền phụ cấp lưu trú, tiền thuê phương tiện giao thông từ sân bay về nơi ở và ngược lại. 2.1. Phân lọai phụ cấp lưu trú: Mức phụ cấp lưu trú khóan (mức tiêu chuẩn) được xác định cho đối tượng đi công tác ngắn hạn ở nước ngòai trong phạm vi dưới 30 ngày và được phân thành hai lọai A và B theo Phụ lục số 1 ban hành kèm theo Thông tư này, trong đó: - Lọai A: Dành cho cán bộ lãnh đạo có phụ cấp chức vụ hệ số là 1,10 trở lên. - Lọai B: Dành cho cán bộ, công chức còn lại. 2.2. Cách tính phụ cấp lưu trú theo thời gian công tác như sau: a. Đối với thời gian công tác 30 ngày đầu tiên Phụ cấp Lưu trú được hưởng = Phụ cấp tiền ở theo mức khóan/ngày x Thời gian được hưởng tiền ở (ngày) + Phụ cấp tiền ăn và tiêu vặt theo mức khóan/ngày x Thời gian được hưởng tiền ăn và tiêu vặt (ngày) b. Đối với thời gian công tác trên 30 ngày cho tới ngày thứ 60 Phụ cấp được hưởng = 2/3 (phụ cấp lưu trú theo mức khóan x Số ngày công tác thực tế từ ngày thứ 31 đến ngày thứ 60) c. Đối với thời gian công tác từ ngày thứ 61 đến ngày thứ 180 Phụ cấp được hưởng = Mức sinh họat phí *1 tháng tại nước đến công tác 30 ngày + 1/2 phụ cấp tiền ở theo mức khóan/ ngày x Số ngày công tác thực tế từ ngày thứ 61 đến ngày thứ 180 * Mức sinh họat phí đối với cán bộ đi công tác nhiệm kỳ tại các cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngòai do Bộ Tài chính quy định. 2.3. Thanh tóan phụ cấp lưu trú: - Tất cả cán bộ đi công tác ngắn hạn ở nước ngòai đều được hưởng mức khóan phụ cấp lưu trú qui định tại Phụ lục số 1 của Thông tư này theo cách tính phụ cấp lưu trú như trên. Khi về nước quyết tóan trong phạm vi mức khóan này thì không cần phải xuất trình chứng từ mà chỉ căn cứ theo thời gian công tác ghi trong quyết định của cơ quan cử đi kèm theo cuống vé máy bay, vé tàu có ghi rõ thời gian đi về, hoặc dấu xuất nhập cảnh của Việt Nam trong hộ chiếu. - Trường hợp thanh tóan tiền ở theo mức chi thực tế: Thanh tóan trên cơ sở hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo tiêu chuẩn thuê phòng khách sạn như sau: + Đối với cán bộ lãnh đạo đương chức là Tổng bí thư Đảng, Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ, Ủy viên Bộ Chính trị Trung ương Đảng bố trí phòng ở lịch sự, an tòan (có phòng ngủ riêng, phòng tiếp khách riêng). + Đối với cán bộ lãnh đạo có phụ cấp chức vụ hệ số 1,10 trở lên: ở 1 người/1 phòng đơn lọai trung bình. + Tất cả cán bộ, công chức còn lại: ở 2 người/1 phòng đôi lọai trung bình, (trừ trường hợp lẻ nam hoặc lẻ nữ). 2.4. Thanh tóan tiền thuê phương tiện giao thông từ sân bay về nơi ở và ngược lại: Tất cả cán bộ đi công tác ngắn hạn ở nước ngòai đều được hưởng theo mức khóan qui định tại Phụ lục số 1 của thông tư này khi quyết tóan không cần xuất trình chứng từ. 3. Thanh tóan các khỏan chi chung cho cả đòan: Các khỏan sau được chi chung cho cả đòan, không cấp riêng cho cá nhân: 3.1. Thanh tóan tiền thuê phương tiện giao thông: Tiền thuê phương tiện để đi làm việc hàng ngày nếu phải bắt buộc thuê (do trưởng đòan quyết định) thì được thanh tóan khi có hóa đơn hợp lệ nhưng tối đa cũng không quá 40 USD/người cho cả thời gian công tác. Cơ quan tài chính không thanh tóan tiền thuê phương tiện mà không có hóa đơn chứng từ hoặc tự kê khai. Trường hợp đòan chỉ có một người hoặc đòan không có trưởng đòan thì Bộ Tài chính chỉ thanh tóan tiền thuê phương tiện trên cơ sở hóa đơn thu tiền hợp lệ của chủ phương tiện nhưng tối đa cũng không quá mức quy định trên. 3.2. Thanh tóan tiền điện thọai, telex, fax, Internet Nếu do yêu cầu của công việc, việc gọi điện thọai, telex, telegram, fax, Internet chỉ được thực hiện theo sự quyết định của trưởng đòan cho công việc chung. Cước phí được quyết tóan theo hóa đơn thu tiền hợp pháp nhưng không quá mức tối đa 50 USD cho cả đòan trong cả đợt công tác. Trường hợp đòan chỉ có một người hoặc không có trưởng đòan nhưng cần thiết phải liên lạc được thanh tóan tối đa theo mức quy định trên. 3.3. Thanh tóan tiền chi chiêu đãi Các đòan đi công tác nước ngòai do NSNN đài thọ mà trưởng đòan là Thứ trưởng đương chức trở lên nếu xét thấy cần thiết phải tổ chức chiêu đãi thì phài lập dự tóan trước gửi cơ quan tài chính để làm căn cứ xét duyệt, tạm ứng. Việc quyết tóan phải theo các chứng từ hợp lệ. 3.4. Thanh tóan tiền chi puốc-boa: Tiền puốc-boa để chi cho những người giúp xách va li, nhân viên khách sạn, nhân viên bảo vệ, nhân viên phục vụ nước ngòai trong suốt thời gian công tác của cả đòan. Tiền puốc-boa chỉ thanh tóan đối với các đòan do: Tổng bí thư Đảng, Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ, Ủy viên Bộ chính trị Trung ương Đảng, Bộ trưởng làm trưởng đòan đi thăm hữu nghị chính thức các nước. Mức chi là 20 USD/người/1 nước đến thăm áp dụng cho tất cả các đồng chí có chức vụ như nêu ở trên cùng đi trong đòan. 4. Thanh tóan tiền lệ phí sân bay trong và ngòai nước: Thanh tóan theo thực tế ghi trên chứng từ thu hoặc hóa đơn thu tiền. 5. Thanh tóan lệ phí visa: Thanh tóan theo phiếu thu tiền hợp pháp của cơ quan lãnh sự trong và ngòai nước. 6. Thanh tóan lệ phí hội nghị, hội thảo: Căn cứ thư mời, hoặc thông báo của cơ quan tổ chức hội nghị được thanh tóan thực chi theo phiếu thu tiền. 7. Thanh tóan trọn gói: Trường hợp đi công tác ngắn hạn nước ngòai do các tổ chức hoặc công ty của Việt Nam hoặc nước ngòai tổ chức, mà cán bộ đi phải thanh tóan trọn gói (gồm tiền vé, tiền ăn ở, tiền ngủ... ). Thì cơ quan tài chính chỉ thanh tóan khi tổng chi phí trọn gói đó nhỏ hơn hoặc bằng định mức tiêu chuẩn quy định của Thông tư này. 8. Thanh tóan các khỏan chi đột xuất: Trường hợp cán bộ đi công tác ngắn hạn nước ngòai mà trong thời gian công tác ở nước ngòai bị ốm đau phải kéo dài thời gian, hoặc phải nằm viện điều trị, hoặc đột tử thì Bộ chủ quản cần cung cấp hồ sơ, chứng từ hợp lệ có liên quan (hóa đơn thanh tóan tiền và giấy xác nhận của bệnh viện, giấy chứng tử) để cơ quan tài chính có cơ sở thanh tóan theo qui định hiện hành. B. Thanh tóan các khỏan chi đối với trường hợp phía nước ngòai đài thọ một phần, NSNN đài thọ một phần: 1. Căn cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền và văn bản của phía mời qui định rõ phía mời đài thọ cho đòan một số khỏan chi, các khỏan chi còn lại chưa được phía nước ngòai đài thọ được thanh tóan theo các quy định tại mục A phần II Thông tư này. 2. Tất cả các trường hợp phía mời đài thọ tòan bộ chi phí cho chuyến đi thì người đi công tác được hưởng theo mức đài thọ của phía nước ngòai. Ngân sách Nhà nước không thanh tóan thêm phần chênh lệch nếu phía mời đài thọ thấp hơn so với mức khóan và ngược lại cũng không thu vào NSNN phần chênh lệch nếu bạn đài thọ cao hơn mức khóan tại Thông tư này. c. Quản lý chi tiêu về công tác phí ở nước ngòai 1. Lập dự tóan và giao dự tóan chi công tác phí ở nước ngòai. Hàng năm các cơ quan, đơn vị căn cứ vào nội dung chương trình công tác và chế độ công tác phí nước ngòai lập dự tóan chi công tác phí ở nước ngòai trong dự tóan chi ngân sách hàng năm của cơ quan, đơn vị gửi cơ quan chủ quản cấp trên tổng hợp báo cáo Bộ Tài chính trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Căn cứ vào dự tóan Ngân sách được Chính phủ phê duyệt cơ quan chủ quản giao dự tóan chi ngân sách nhà nước, trong đó có chi về công tác phí nước ngòai cho các đơn vị trực thuộc. 2. Thủ tục tạm ứng cho các đòan đi công tác ngắn hạn tại nước ngòai nằm trong dự tóan ngọai tệ được NSNN duyệt. Hồ sơ tạm ứng cho các đòan đi công tác ngắn hạn ở nước ngòai bao gồm: - Quyết định cử đi công tác nước ngòai của cấp có thẩm quyền. - Dự tóan tạm ứng chi đòan đi công tác nước ngòai (theo mẫu tại phụ lục số 2). - Lịch trình công tác. - Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của Hãng hàng không Việt Nam phù hợp với lịch công tác. - Giấy mời của phía nước ngòai có liên quan đến chi phí tài chính. 3. Tạm ứng cho các đòan ngòai dự tóan ngọai tệ được NSNN duyệt. 3.1. Đối với đòan đi ngòai dự tóan NSNN hàng năm do Thủ tướng Chính phủ quyết định hoặc ủy quyền cho cấp có thẩm quyền quyết định. Cơ quan tài chính sẽ sử dụng nguồn kinh phí dự phòng để cấp phát và hàng qúy có báo cáo Thủ tướng Chính phủ biết việc chi tiêu ngòai kế họach này. 3.2. Đối với đòan đi ngòai kế họach chi ngọai tệ nhưng sử dụng nguồn chi nội tệ trong dự tóan được duyệt để chuyển sang chi công tác phí ở nước ngòai. Bộ trưởng Bộ chủ quản phải có công văn gửi Bộ Tài chính (đồng gửi Văn phòng Chinh phủ để báo cáo) đề nghị chuyển kinh phí được duyệt bằng nội tệ sang ngọai tệ để chi cho đòan ra. Sau khi có ý kiến chấp thuận của Bộ Tài chính sẽ được chi cho đòan ra theo quy định. 3.3. Tất cả các đòan đi nước ngòai khác ngòai kế họach không được giải quyết tạm ứng và cấp kinh phí. 4. Quyết tóan sau khi kết thúc đợt công tác: Trong thời gian 15 ngày kể từ khi về nước, đơn vị cử cán bộ đi công tác nước ngòai phải gửi báo cáo quyết tóan của đòan (mẫu tại phụ lục số 3) kèm theo đầy đủ chứng từ cho cơ quan tài chính để xem xét và duyệt quyết tóan. Các cơ quan, đơn vị khi nhận được quyết tóan ngọai tệ đòan ra và "Thông tri duyệt y dự tóan" tiền đồng Việt Nam tương ứng (do cơ quan Tài chính đã duyệt) có trách nhiệm tổng hợp quyết tóan kinh phí công tác phí đòan ra vào mục 115 "chi đòan ra" theo chương - lọai - khỏan tương ứng quy định tại quyết định số 280TC/NSNN ngày 15/4/1997 về việc ban hành hệ thống mục lục ngân sách của Bộ Tài chính vào báo cáo quyết tóan hàng qúy, năm của đơn vị gửi cơ quan Tài chính đồng cấp theo qui định tại Quyết định số 999TC-QĐ-CĐKT ngày 2/11/1996 "Về việc ban hành hệ thống chế độ kế tóan HCSN". IV. ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH 1. Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày kí và thay thế Thông tư số 44 TC/TCĐN ngày 21/5/1994 và Thông tư số 32 TC/TCĐN ngày 21/4/1995. Đối với các doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngòai, doanh nghiệp ngòai quốc doanh được vận dụng tiêu chuẩn định mức qui định trong thông tư này để áp dụng cho các cán bộ được cử đi công tác nước ngòai.