Thông tư 12/1999/TT-BTP
Hướng dẫn thi hành một số quy định của của Chính phủ về đăng ký hộ tịch
Cơ quan ban hành: Bộ Tư pháp
Ngày ban hành: 1999-06-25

THÔNG TƯ Hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch _______________ Căn cứ Nghị định số 38/CP ngày 4 tháng 6 năm 1993 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Tư pháp; Căn cứ Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch; Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số quy định về đăng ký hộ tịch như sau: I. ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH A. ĐĂNG KÝ KHAI SINH Việc đăng ký khai sinh được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 17 đến Điều 21 của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch (sau đây gọi là Nghị định). 1. Thẩm quyền đăng ký khai sinh quy định tại Điều 17 của Nghị định được thực hiện như sau: Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), nơi người mẹ đăng ký hộ khẩu thường trú. Trong trường hợp người mẹ không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em. Trong trường hợp người mẹ có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có lý do chính đáng không thể về đó để đăng ký khai sinh cho con, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi trẻ em sinh ra thực hiện việc đăng ký khai sinh; trong trường hợp này, người mẹ phải làm đơn trình bày rõ lý do không thể về đăng ký khai sinh cho con tại nơi đăng ký hộ khẩu thường trú. Sau khi đăng ký khai sinh, cấp một bản chính Giấy khai sinh cho trẻ em, Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, phải gửi thông báo và một bản sao Giấy khai sinh của trẻ em cho Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký hộ khẩu thường trú. Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký hộ khẩu thường trú thực hiện việc ghi vào Sổ đăng ký khai sinh; số, ngày, tháng, năm đăng ký, họ tên, chức vụ của người ký Giấy khai sinh, họ tên của cán bộ Hộ tịch - Tư pháp được ghi đúng như nội dung của bản sao Giấy khai sinh. Trong cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi "Đã đăng ký khai sinh tại..." và ghi rõ nơi đăng ký khai sinh cho trẻ em (xã, huyện, tỉnh). Việc cấp bản sao Giấy khai sinh sau này phải căn cứ vào Sổ này. 2. Khi đăng ký khai sinh, việc xã định dân tộc và họ của trẻ em để ghi trong Giấy khai sinh được thực hiện theo quy định tại Điều 30 và Điều 55 của Bộ luật Dân sự. 3. Trẻ em sinh ra sống được từ 24 giờ trở lên rồi mới chết cũng phải được đăng ký khai sinh; nếu người có trách nhiệm đi đăng ký mà không đến đăng ký khai sinh cho trẻ em, thì cán bộ Hộ tịch - Tư pháp phải đến đăng ký tại gia đình của họ; nếu không có yêu cầu cấp Giấy khai sinh, thì không cấp; trong cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ "Trẻ chết sơ sinh" để tiện cho việc thống kê. 4. Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ sơ sinh bị bỏ rơi, nếu nơi lập biên bản xác định tình trạng bị bỏ rơi và nơi bị bỏ rơi khác nhau, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi bập biên bản, phải phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi trẻ sơ sinh bị bỏ rơi, kiểm tra kỹ việc thực hiện các quy định tại Điều 21 của Nghị định; nếu đầy đủ thủ tục, thì thực hiện việc đăng ký. Biên bản xác định tình trạng trẻ sơ sinh bị bỏ rơi phải có những nội dung sau đây: ngày, tháng, năm, địa điểm phát hiện; giới tính, cân nặng, đặc điểm nhận dạng, tài sản và đồ vật khác của trẻ (nếu có); họ tên, địa chỉ, chứng minh nhân dân của người phát hiện. 5. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày đăng ký khai sinh, nếu phát hiện có sai sót trong nội dung Giấy khai sinh do ghi chép của cán bộ Hộ tịch - Tư pháp hoặc do đương sự khai báo nhầm lẫn, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, được cấp lại cho đương sự Giấy khai sinh mới; bản cũ có sai sót phải thu hồi và hủy bỏ; số, ngày, tháng, năm đăng ký của Giấy khai sinh mới phải theo đúng như bản cũ; trong cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi bổ sung việc điều chỉnh, ngày, tháng, năm thực hiện và đóng dấu vào những nội dung đã điều chỉnh. Đối với những sai sót được phát hiện sau thời hạn quy định trện đây, đương sự muốn điều chỉnh, thì phải làm thủ tục cải chính hộ tịch theo quy định tại các điều từ Điều 52 đến Điều 55 của Nghị định và các quy định tại điểm G Mục I Thông tư này. B. ĐĂNG KÝ KẾT HÔN Việc đăng ký kết hôn được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 22 đến Điều 26 của Nghị định. 1. Thẩm quyền đăng ký kết hôn quy định tại Điều 22 của Nghị định được thực hiện như sau: Việc đăng ký kết hôn phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của một trong hai bên nam nữ. Trong trường hợp cả hai bên nam nữ không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi bên nam hoặc bên nữ đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký kết hôn. Trong trường hợp cả hai bên nam nữ là công dân Việt Nam đang học tập, lao động, công tác có thời hạn ở nước ngòai, đã cắt hộ khẩu khỏi nơi thường trú, nay về nước xin đăng ký kết hôn, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cha mẹ bên nam hoặc bên nữ đăng ký hộ khẩu thường trú, thực hiện việc đăng ký kết hôn. 2. Việc xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn phải do Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự đăng ký hộ khẩu thường trú thực hiện; nếu đương sự không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc xác nhận này, sau khi đã xác minh rõ tình trạng hôn nhân của đương sự trước thời điểm đến tạm trú tại địa phương. Trong trường hợp đương sự là cán bộ, công chức, người lao động đang công tác tại các cơ quan của Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, doanh nghiệp nhà nước hoặc đang phục vụ trong các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, thì việc xã nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chủ quản của người đó thực hiện. Việc xác nhận tình trạng hôn nhân cần được ghi theo nội dung như sau: Anh (chị)..... (ghi rõ họ tên) có đăng ký hộ khẩu thường trú/tạm trú tại....... (hoặc đang công tác tại...............), hiện tại chưa kết hôn với ai. Lần này kết hôn là lần thứ....... (ghi rõ lần kết hôn). 3. Trong trường hợp cả hai bên nam nữ cùng công tác tại một cơ quan, đơn vị hoặc cùng cư trú tại một địa phương (xã, phường, thị trấn) mà yêu cầu đăng ký kết hôn, thì chỉ cần khai vào một tờ khai đăng ký kết hôn. 4. Người xin đăng ký kết hôn là công dân Việt Nam đang học tập, lao động, công tác có thời hạn ở nước ngòai, nay về nước xin đăng ký kết hôn, thì phải có xác nhận của Cơ quan đại diện ngọai giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngòai mà người đó đang học tập, lao động, công tác về tình trạng hôn nhân trong thời gian ở nước ngòai và xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó trước đây đăng ký hộ khẩu thường trú về tình trạng hôn nhân trước khi xuất cảnh, nếu nơi đăng ký kết hôn khác với nơi đăng ký hộ khẩu thường trú trước đây. 5. Bản niêm yết việc xin đăng ký kết hôn tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã phải có những nội dung sau đây: họ tên, ngày, tháng, năm sinh, quê quán, nơi thường trú/ tạm trú, Chứng minh nhân dân/Giấy tờ hợp lệ thay thế của cả hai bên nam nữ và ghi rõ: - "Trong thời hạn 7 ngày, kể từ ngày niêm yết, nếu không có khiếu nại, tố cáo về việc kết hôn này là trái pháp luật, thì Ủy ban nhân dân sẽ đăng ký kết hôn". 6. Trong thời hạn đang xem xét việc đăng ký kết hôn mà một trong hai bên hoặc cả hai bên nam nữ rút hồ sơ xin đăng ký kết hôn, thì Ủy ban nhân dân cấp xã trả lại hồ sơ, nhưng đương sự không được hòan lại lệ phí. C. ĐĂNG KÝ KHAI TỬ Việc đăng ký khai tử được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 27 đến Điều 34 của Nghị định. 1. Thẩm quyền đăng ký khai tử quy định tại các khỏan từ khỏan 1 đến khỏan 4 Điều 27 của Nghị định được thực hiện như sau: Việc đăng ký khai tử phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người chết đăng ký hộ khẩu thường trú; nếu người chết không có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký kộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật và đăng ký hộ khẩu, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người chết đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký khai tử. Việc đăng ký khai tử tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó chết, được thực hiện trong các trường hợp sau đây: - Người chết không có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú và cũng không có nơi đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn; - Không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết; - Người chết không rõ tung tích. 2. Trẻ em sinh ra sống được từ 24 giờ trở lên rồi mới chết cũng phải đăng ký khai tử; nếu người có trách nhiệm đi đăng ký mà không đến đăng ký khai tử, thì cán bộ Hộ tịch - Tư pháp phải đến đăng ký tại gia đình của họ; nếu không có yêu cầu cấp Giấy chứng tử, thì không cấp; trong cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai tử phải ghi rõ "Trẻ chết sơ sinh" để tiện cho việc thống kê. 3. Khi đăng ký khai tử cho người chết không rõ tung tích, Ủy ban nhân dân cấp xã phải thực hiện đầy đủ các thủ tục quy định tại Điều 31 của Nghị định. Biên bản xác nhận tình trạng người chết không rõ tung tích phải hợp thức và phải có những nội dung sau đây: ngày, tháng, năm, địa điểm phát hiện; giới tính, đặc điểm nhận dạng, tài sản và các đồ vật khác của người chết (nếu có); họ tên, địa chỉ, Chứng minh nhân dân của người phát hiện. Trong cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai tử phải ghi rõ về địa điểm mai táng người chết và số thẻ mộ (nếu có); đối với những cột không xác định được nội dung, thì để trống. Trong trường hợp đã đăng ký khai tử và mai táng mà sau đó phát hiện được tung tích của người chết và xác định được thân nhân của người đó, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai tử, ghi bổ sung những thông tin cần thiết vào phần còn để trống trong Sổ đăng ký khai tử và cấp cho thân nhân người chết Giấy chứng tử. 4. Giấy báo tử quy định tại khỏan 1 Điều 33 của Nghị định được gửi cho Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền đăng ký khai tử theo hướng dẫn tại điểm C.1 Mục I của Thông tư này. D. ĐĂNG KÝ NHẬN NUÔI CON NUÔI Việc đăng ký nhận nuôi con nuôi được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 35 đến Điều 40 của Nghị định. 1. Thẩm quyền đăng ký nhận nuôi con nuôi quy định tại Điều 35 của Nghị định được thực hiện như sau: Việc đăng ký nhận nuôi con nuôi phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của người xin nhận nuôi con nuôi hoặc người được xin nhận làm con nuôi. Trong trường hợp cả hai bên không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người xin nhận nuôi con nuôi hoặc người được xin nhận làm con nuôi đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký nhận nuôi con nuôi. Nơi cư trú của trẻ sơ sinh bị bỏ rơi được xin nhận làm con nuôi được xác định theo nơi cư trú của người nuôi dưỡng hoặc nơi có trụ sở của tổ chức nuôi dưỡng. 2. Giấy thỏa thuận về việc đồng ý cho trẻ em làm con nuôi phải do cha mẹ đẻ của người được xin nhận làm con nuôi ký, kể cả trường hợp đã ly hôn; nếu cha đẻ hoặc mẹ đẻ bị Tóa án tuyên bố mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự, thì chỉ cần chữ ký của người kia. Trong trường hợp cha mẹ đẻ đã chết hoặc bị Tòa án ruyên bố mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự, thì người giám hộ có quyền ký Giấy thỏa thuận đó; nếu là người giám hộ cử, thì còn phải có ý kiến của người, cơ quan, tổ chức cử làm giám hộ. Trong trường hợp người được xin nhận làm con nuôi là trẻ em bị bỏ rơi, hiện đang sinh sống trong các cơ sở y tế hoặc cơ sở nuôi dưỡng, thì Giấy thỏa thuận do người đứng đầu cơ sở y tế hoặc cơ sở nuôi dưỡng ký; nếu đã phát hiện được trẻ em đó còn cha, mẹ đẻ, thì Giấy thỏa thuận còn phải có cả chữ ký của cha, mẹ đẻ. Ngòai những đối tượng trên đây, không có cá nhân hoặc tổ chức nào, kể cả cha mẹ nuôi, có quyền ký Giấy thỏa thuận về việc đồng ý cho trẻ em làm con nuôi. 3. Trước khi đăng ký việc nhận nuôi con nuôi, Ủy ban nhân dân cấp xã phải kiểm tra, xác minh kỹ hồ sơ xin nhận nuôi con nuôi theo đúng quy định của pháp luật, đặc biệt chú ý các điểm sau đây: a. Tính tự nguyện và hợp pháp của việc cho và xin nhận nuôi con nuôi; b. Tư cách của người xin nhận nuôi con nuôi; c. Mục đích xin nhận nuôi con nuôi; d. Nguồn gốc của trẻ em bị bỏ rơi được xin nhận làm con nuôi. 4. Bản niêm yết tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã và thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng trong trường hợp trẻ em được nhận làm con nuôi có nguồn gốc không rõ ràng phỉ có những nội dung sau đây: ngày, tháng, năm, địa điểm phát hiện; giới tính, cân nặng, đặc điểm nhận dạng, tài sản và các đồ vật khác của trẻ em (nếu có) và việc trẻ em đó được xin nhận làm con nuôi. Không niêm yết hoặc thông báo thông tin về người xin nhận nuôi con nuôi. Sự đồng ý của người được xin nhận làm con nuôi từ đủ 9 tuổi trở lên phải thể hiện bằng việc ghi "Đồng ý" và ký tên vào Giấy thỏa thuận về việc cho trẻ em làm con nuôi (theo mẫu quy định); nếu trẻ em không biết chữ, thì cán bộ Hộ tịch - Tư pháp đọc và giải thích rõ việc sẽ làm con nuôi; nếu đồng ý, thì điểm chỉ vào Giấy thỏa thuận thay cho việc ký. 6. Trong trường hợp trẻ em bị bỏ rơi được xin nhận làm con nuôi, sau khi Quyết định công nhận nuôi con nuôi có hiệu lực pháp luật, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, ghi tên của người được công nhận là cha mẹ nuôi vào phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và trong Sổ đăng ký khai sinh của trẻ em; trong cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ "Cha, mẹ nuôi". 7. Trong trường hợp cha mẹ nuôi muốn chấm dứt việc nuôi con nuôi, thì phải làm thủ tục chấm dứt việc nuôi con nuôi theo quy định của pháp luật, không được tự ý chấm dứt việc nuôi con nuôi hoặc giao con nuôi cho người khác. Đ. ĐĂNG KÝ GIÁM HỘ Việc đăng ký giám hộ được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 41 đến Điều 46 của Nghị định. 1. Thẩm quyền đăng ký giám hộ quy định tại Điều 41 của Nghị định được thực hiện như sau: Việc đăng ký giám hộ phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người giám hộ đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc nơi có trụ sở của cơ quan, tổ chức đảm nhận giám hộ. Trong trường hợp người giám hộ là cá nhân mà không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người giám hộ đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký giám hộ. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức cử người đứng ra đại diện cho cơ quan, tổ chức đó thực hiện việc giám hộ, thì thẩm quyền đăng ký giám hộ cũng được thực hiện theo quy định trên đây. 2. Khi đăng ký giám hộ, nếu trong Giấy cử người giám hộ có ghi về tài sản riêng của người được giám hộ, thì trong Quyết định công nhận giám hộ phải ghi rõ danh mục tài sản được giao cho người giám hộ quản lý và tình trạng của tài sản đó. Trong trường hợp này, khi đăng ký việc thay đổi, chấm dứt giám hộ, thì Quyết định công nhận chấm dứt việc giám hộ cũng phải ghi rõ danh mục tài sản hiện còn và tình trạng của tài sản đó; nếu tranh chấp liên quan đến tài sản của người được giám hộ chưa được Tòa án giải quyết, thì Ủy ban nhân dân cấp xã không đăng ký việc thay đổi, chấm dứt giám hộ. E. ĐĂNG KÝ VIỆC NHẬN CHA, MẸ, CON Việc đăng ký nhận cha, mẹ, con được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 47 đến Điều 51 của Nghị định. 1. Thẩm quyền đăng ký nhận cha, mẹ, con quy định tại Điều 47 của Nghị định được thực hiện như sau: Việc đăng ký nhận cha, mẹ, con phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người con đăng ký hộ khẩu thường trú. Trong trường hợp người con không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người con đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký nhận cha, mẹ, con. Trong trường hợp người con không có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú và cũng không có nơi đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người con thực tế đang sinh sống, thực hiện việc đăng ký nhận cha, mẹ, con. 2. Việc đăng ký nhận cha, mẹ, con chỉ được thực hiện trong trường hợp người xin nhận và người được nhận là cha, mẹ, con phải còn sống vào thời điểm đăng ký. 3. Cha hoặc mẹ đăng ký nhận con, thì đơn xin nhận con phải có ý kiến đồng ý của người kia, trừ trường hợp người này đã bị Tòa án tuyên bố mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự. 4. Con đăng ký nhận cha hoặc mẹ, thì đơn xin nhận cha hoặc mẹ phải có ý kiến đồng ý của người hiện đang là mẹ hoặc cha và của người được nhận là cha hoặc mẹ; nếu người hiện đang là mẹ hoặc cha đã bị Tòa án tuyên bố mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự, thì không phải có ý kiến của người này. 5. Sự đồng ý của trẻ em được nhận làm con từ đủ 9 tuổi trở lên phải thể hiện bằng việc ghi "Đồng ý" và ký tên vào đơn (theo mẫu quy định); nếu trẻ em không biết chữ, thì cán bộ Hộ tịch - Tư pháp phải đọc và giải thích rõ việc sẽ được nhận làm con; nếu đồng ý, thì điểm chỉ vào thay cho việc ký. Quy định trên đây cũng được áp dụng đối với trường hợp trẻ em từ đủ 9 tuổi đến dưới 15 tuổi xin nhận cha hoặc mẹ. 6. Bản niêm yết tại Trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã phải có những nội dung sau đây: họ tên, ngày, tháng, năm sinh, quê quán, nơi thường trú/tạm trú của cả hai bên người xin nhận và người được nhận là cha, mẹ, con và việc xin nhận cha, mẹ, con. G. ĐĂNG KÝ VIỆC THAY ĐỔI HỌ TÊN, CHỮ ĐỆM; CẢI CHÍNH HỌ, TÊN, CHỮ ĐỆM, NGÀY, THÁNG, NĂM SINH; XÁC ĐỊNH LẠI DÂN TỘC Việc thay đổi họ tên, chữ đệm; cải chính họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh; xác định lại dân tộc (sau đây gọi là thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc) được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 52 đến Điều 55 của Nghị định. 1. Quy định tại Điều 52 của Nghị định về thẩm quyền đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xã định lại dân tộc của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được thực hiện như sau: Việc đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc nơi đã đăng ký khai sinh trước đây của người có đơn yêu cầu. Trong trường hợp đương sự không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, cũng có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc của người đó. 2. Việc cải chính hộ tịch, đặc biệt là cải chính ngày, tháng, năm sinh, chỉ được thực hiện đối với những trường hợp có đủ cơ sở để xác định rằng khi đăng ký khai sinh có sự sai sót do ghi chép của cán bộ Hộ tịch - Tư pháp hoặc do đương sự khai báo nhầm lẫn. Trường hợp yêu cầu cải chính hộ tịch trong Giấy khai sinh do đương sự cố tình sửa chữa sai sự thật đã đăng ký trước đây để hợp thức hóa các hồ sơ, giấy tờ cá nhân hiện tại, thì không giải quyết. 3. Người xin thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, về nguyên tắc phải xuất trình bản chính Giấy khai sinh; nếu đã mất bản chính Giấy khai sinh, thì có thể thay thế bằng bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc được cấp chưa quá 3 tháng. Trong trường hợp này chỉ có Ủy ban nhân dân cấp tỉnh mà tại địa hạt của tỉnh đó đương sự đã đăng ký khai sinh trước đây mới thực hiện việc đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc. 4. Khi ghi các nội dung thay đổi, cải chính trong Giấy khai sinh, cần lưu ý: a. Chỉ ghi những nội dung được thay đổi, cải chính vào mặt sau của bản chính Giấy khai sinh, không được ghi vào mặt trước của Giấy khai sinh; b. Đối với những biểu mẫu Giấy khai sinh cũ và bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc mà không có phần ghi chú việc thay đổi, cải chính ở mặt sau Giấy khai sinh, thì Sở Tư pháp căn cứ vào nội dung của biểu mẫu được ban hành kèm theo Quyết định số 1203 QĐ/TP-HT ngày 26 tháng 12 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp để ghi. Sau khi việc thay đổi, cải chính hộ tịch đã được ghi chú vào bản chính Giấy khai sinh hoặc bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc và sổ đăng ký khai sinh, thì bản sao Giấy khai sinh được cấp theo nội dung đã được điều chỉnh. 5. Trong trường hợp người con xin thay đổi họ từ họ của cha sang họ của mẹ hoặc xin xác định lại dân tộc từ dân tộc của cha sang dân tộc của mẹ, hoặc ngược lại, thì phải có ý kiến đồng ý của cả cha và mẹ. 6. Việc thay đổi, cải chính các nội dung khác trong Giấy khai sinh cũng được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 52 đến Điều 55 của Nghị định và các quy định tại điểm G Mục I Thông tư này. 7. Yêu cầu cải chính các giấy tờ khác về hộ tịch (không phải Giấy khai sinh) không thuộc phạm vi điều chỉnh của điểm G Mục I của Thông tư này. Trong trường hợp đương sự xin cải chính các giấy tờ đó, thì Ủy ban nhân dân nơi đã cấp các giấy tờ hộ tịch đó trước đây, căn cứ vào bản chính Giấy khai sinh hoặc bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc của đương sự được cấp chưa quá 3 tháng, để điều chỉnh cho phù hợp. H. GHI VÀO SỔ CÁC THAY ĐỔI HỘ TỊCH KHÁC Việc ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 56 đến Điều 58 của Nghị định. 1. Ghi vào sổ các thay đổi hộ tịch khác, cần lưu ý một số điểm sau đây: a. Việc ly hôn, hủy hôn nhân trái pháp luật được ghi vào cột Ghi chú của Sổ đăng ký kết hôn; b. Việc thay đổi quốc tịch được ghi cào cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh; c. Việc xác định cha, mẹ, con được ghi vào cột Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh của người con; d. Quyết định tuyên bố mất tích, mất năng lực hành vi dân sự, hạn chế năng lực hành vi nhân sự, hạn chế quyền của cha, mẹ đối với con chưa thành niên, thì tạm thời không ghi vào sổ, mà chỉ lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự cư trú để quản lý và theo dõi. 2. Khi ghi vào sổ các việc nói tại điểm a, điểm b và điểm c trên đây, cán bộ Hộ tịch - Tư pháp phải ghi rõ các nội dung thay đổi, số quyết định, ngày, tháng, năm ra Quyết định, cơ quan ra Quyết định và người ký Quyết định. 3. Khi vào sổ việc xác định cha, mẹ, con trên cơ sở Quyết định của Ủy ban nhân dân hoặc của Tòa án, cán bộ Hộ tịch - Tư pháp phải bổ sung tên của cha hoặc mẹ vào Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con, nếu trước đây bỏ trống. Trong trường hợp Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh trước đây đã ghi tên người khác vào phần ghi của cha, mẹ, thì đương sự phải làm thủ tục xin thay đổi, cải chính hộ tịch theo quy định tại các điều từ Điều 52 đến Điều 55 của Nghị định và các quy định tại điểm G Mục I của Thông tư này. I. ĐĂNG KÝ QUÁ HẠN, ĐĂNG KÝ LẠI Việc đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn, đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 59 đến Điều 67 của Nghị định. 1. Thẩm quyền đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn quy định tại Điều 60 của Nghị định được thực hiện như sau: Việc đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự đăng ký hộ khẩu thường trú. Trong trường hợp đương sự không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có nơi đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn. 2. Thẩm quyền đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi quy định tại Điều 64 của Nghị định được thực hiện như sau: Việc đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây của đương sự. Trong trường hợp người xin đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi. 3. Khi đăng ký quá hạn hoặc đăng ký lại, phải đóng dấu dưới tiêu đề của giấy tờ đăng ký quá hạn hoặc đăng ký lại theo mẫu sau đây: Đăng ký quá hạn - Mẫu dấu đăng ký quá hạn là: Đăng ký lại - Mẫu dấu đăng ký lại là: Các mẫu dấu này phải có cỡ chữ nhỏ hơn tiêu đề của giấy tờ hộ tịch. 4. Khi đăng ký khai sinh quá hạn hoặc đăng ký lại việc sinh, các nội dung khai sinh phải ghi theo đúng thời điểm sinh; riêng ngày, tháng, năm ghi trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh được ghi theo ngày, tháng, năm đăng ký quá hạn hoặc đăng ký lại. II. ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH CÓ YẾU TỐ NƯỚC NGÒAI A. ĐĂNG KÝ KHAI SINH Việc đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngòai được thực hiện theo quy định tại Điều 68, Điều 69, Điều 70 và Điều 74 của Nghị định. 1. Thẩm quyền đăng ký khai sinh quy định tại Điều 68 và Điều 74 của Nghị định được thực hiện như sau: a) Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam mà có cha và mẹ đều là người nước ngòai hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngòai, được thực hiện theo đơn yêu cầu của đương sự tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đăng ký thường trú của cha mẹ trẻ em; trong trường hợp cha mẹ không có đăng ký thường trú tại Việt Nam, thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi cha mẹ đăng ký tạm trú, thực hiện; b) Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam mà chỉ có cha hoặc mẹ là người nước ngòai hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngòai, còn người kia là công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi người mẹ hoặc người cha là công dân Việt Nam đăng ký hộ khẩu thường trú. Trong trường hợp người mẹ hoặc người cha không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi người đó đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn, thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ em. 2. Khi đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân nước ngòai, còn người kia là công dân Việt Nam, cần kiểm tra văn bản thỏa thuận của cha mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con. Trong trường hợp cha mẹ chọn quốc tịch nước ngòai cho con, thì phải có xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước mà người nước ngòai là công dân về việc chọn quốc tịch nước ngòai cho con là phù hợp với pháp luật của nước đó. Văn bản xác nhận phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam. B. ĐĂNG KÝ KHAI TỬ Việc đăng ký khai tử có yếu tố nước ngòai được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 71 đến Điều 74 của Nghị định. 1. Thẩm quyền đăng ký khai tử cho người nước ngòai quy định tại Điều 71 và cho công dân Việt Nam định cư ở nước ngòai quy định tại Điều 74 của Nghị định được thực hiện như sau: Việc đăng ký khai tử cho người nước ngòai hoặc cho công dân Việt Nam định cư ở nước ngòai chết tại Việt Nam được thực hiện theo đơn yêu cầu tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đăng ký thường trú của người chết; nếu người chết không có nơi đăng ký thường trú tại Việt Nam, thì đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi người đó đăng ký tạm trú. 2. Sau khi đăng ký khai tử cho công dân nước ngòai hoặc cho người Việt Nam định cư ở nước ngòai chết tại Việt Nam, Sở Tư pháp gửi cho Cục Lãnh sự Bộ Ngọai giao bản sao Giấy chứng tử để thông báo cho cơ quan có thẩm quyền của nước mà người chết là công dân hoặc để gửi cho Cơ quan đại diện ngọai giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam tại nước mà công dân Việt Nam định cư. C. ĐĂNG KÝ KẾT HÔN GIỮA NGƯỜI NƯỚC NGÒAI VỚI NHAU Việc đăng ký kết hôn giữa người nước ngòai với nhau tại Việt Nam được thực hiện theo quy định tại Điều 76, Điều 77 và Điều 78 của Nghị định. 1. Thẩm quyền đăng ký kết hôn giữa người nước ngòai với nhau quy định tại Điều 76 của Nghị định được thực hiện như sau: Việc đăng ký kết hôn giữa người nước ngòai với nhau được thực hiện theo đơn yêu cầu của đương sự tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đăng ký thường trú của bên nam hoặc bên nữ; nếu cả hai bên nam nữ không có đăng ký thường trú tại Việt Nam, thì việc đăng ký kết hôn được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi một trong hai bên có đăng ký tạm trú. 2. Hồ sơ xin đăng ký kết hôn phải được lập thành 02 bộ, nộp cho Sở Tư pháp; mỗi bộ gồm các giấy tờ sau đây: a) Tờ khai đăng ký kết hôn (theo mẫu quy định) của bên nam và bên nữ; b) Bản sao Giấy khai sinh hoặc giấy tờ xác nhận về ngày, tháng, năm sinh của bên nam và bên nữ; c) Giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà người nước ngòai là công dân về việc người đó có đủ điều kiện kết hôn và được phép đăng ký kết hôn tại Việt Nam. Trong trường hợp người nước ngòai thường trú tại Việt Nam hoặc đã sinh sống liên tục tại Việt Nam từ trước khi đủ 18 tuổi mà vì lý do khách quan không có được các giấy xác nhận của nước ngòai quy định tại điểm b và điểm c trên đây, thì có thể thay thế bằng giấy xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó thường trú. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngòai cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam. 3. Việc đăng ký kết hôn giữa người nước ngòai với nhau bị từ chối, nếu thuộc một trong các trường hợp cấm kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình Việt Nam. D. ĐĂNG KÝ VIỆC THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH HỘ TỊCH, XÁC ĐỊNH LẠI DÂN TỘC CHO NGƯỜI VIỆT NAM ĐỊNH CƯ Ở NƯỚC NGÒAI Việc đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc cho người Việt Nam định cư ở nước ngòai được thực hiện theo quy định tại Điều 79, 80 và Điều 81 của Nghị định. 1. Thẩm quyền đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc cho người Việt Nam định cư ở nước ngòai thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đương sự đã đăng ký khai sinh trước đây. 2. Người xin thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc về nguyên tắc phải xuất trình bản chính Giấy khai sinh; nếu đã mất bản chính Giấy khai sinh, thì có thể thay thế bằng bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc được cấp chưa quá 3 tháng. 3. Trong trường hợp người con xin thay đổi họ từ họ của cha sang họ của mẹ hoặc xác định lại dân tộc từ dân tộc của cha sang dân tộc của mẹ, hoặc ngược lại, thì phải có ý kiến đồng ý của cả cha và mẹ. 4. Trong trường hợp đương sự không thể về nước để trực tiếp làm thủ tục xin thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, thì có thể ủy quyền bằng văn bản cho thân nhân ở trong nước thực hiện. Văn bản ủy quyền phải ghi rõ họ tên, ngày, tháng, năm sinh, nơi thường trú, hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế của người ủy quyền và người được ủy quyền; nội dung ủy quyền; lý do ủy quyền; quan hệ giữa người ủy quyền với người được ủy quyền. Văn bản ủy quyền phải có xác nhận của Cơ quan đại diện ngọai giao hoặc Cơ quan lãnh sự của Việt Nam tại nước mà công dân Việt Nam đang định cư. Nếu là người gốc Việt Nam, thì có thể lấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà đương sự hiện là công dân; trong trường hợp này văn bản ủy quyền phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đ. ĐĂNG KÝ KHAI SINH, KHAI TỬ QUÁ HẠN VÀ ĐĂNG KÝ LẠI CÁC VIỆC SINH, TỬ, KẾT HÔN, NUÔI CON NUÔI CHO NGƯỜI VIỆT NAM ĐỊNH CƯ Ở NƯỚC NGÒAI Việc đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn, đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nuôi con nuôi (sau đây gọi là đăng ký quá hạn, đăng ký lại) cho người Việt Nam định cư ở nước ngòai được thực hiện theo quy định tại các điều từ Điều 86 đến Điều 91 của Nghị định. 1. Thẩm quyền đăng ký quá hạn quy định tại Điều 86 và đăng ký lại quy định tại Điều 89 của Nghị định được thực hiện như sau: - Đối với việc đăng ký quá hạn: Đăng ký quá hạn việc sinh, tử xảy ra tại Việt Nam của người Việt Nam định cư ở nước ngòai được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đã xảy ra sự kiện sinh, tử đó. - Đối với việc đăng ký lại: Đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nuôi con nuôi của người Việt Nam định cư ở nước ngòai được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh mà trong địa hạt của tỉnh đó đương sự trước đây đã đăng ký việc sinh, tử, kết hôn, nuôi con nuôi, hoặc nơi thường trú của người đó trước khi xuất cảnh. 2. Trong trường hợp đăng ký quá hạn hoặc đăng ký lại việc sinh của người gốc Việt Nam (đã thôi (mất) quốc tịch Việt Nam), thì trong Giấy khai sinh vẫn phải ghi quốc tịch Việt Nam. Nếu đương sự xuất trình giấy tờ chứng minh về việc đã thôi (mất) quốc tịch Việt Nam, thì ghi chú việc đó vào mặt sau của Giấy khai sinh. 3. Trong trường hợp đương sự không thể về nước để trực tiếp làm thủ tục xin đăng ký quá hạn việc sinh, tử hoặc đăng ký lại việc sinh, tử, thì có thể ủy quyền cho thân nhân ở trong nước thực hiện. Việc ủy quyền phải tuân theo quy định tại điểm D.4 Mục II của Thông tư này. Không chấp nhận việc ủy quyền thực hiện đăng ký lại việc kết hôn, nhận nuôi con nuôi. E. GHI VÀO SỔ CÁC THAY ĐỔI VỀ HỘ TỊCH ĐÃ ĐĂNG KÝ TẠI CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN CỦA NƯỚC NGÒAI Việc ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch do kết hôn, nuôi con nuôi, ly hôn, chấm dứt nuôi con nuôi của công dân Việt Nam đã được đăng ký hoặc giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngòai (sau đây gọi là ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngòai) được thực hiện theo các quy định tại Điều 83, Điều 84 và Điều 85 của Nghị định. 1. Những trường hợp sau đây phải làm thủ tục ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngòai: a) Về nước để thường trú, bao gồm cả người thuộc diện hồi hương; b) Đã đăng ký việc kết hôn, nuôi con nuôi trước đây ở trong nước; c) Các trường hợp khác có yêu cầu thực hiện tại Việt Nam các việc về hộ tịch mà có liên quan đến sự thay đổi về hộ tịch ở nước ngòai. Trong trường hợp đương sự yêu cầu ghi vào sổ việc ly hôn, chấm dứt nuôi con nuôi mà việc kết hôn, nuôi con nuôi trước đây chưa được ghi vào sổ tại Việt Nam, thì đương sự phải làm thủ tục ghi vào sổ việc kết hôn, nuôi con nuôi trước, sau đó mới giải quyết yêu cầu ghi vào sổ việc ly hôn hoặc chấm dứt nuôi con nuôi. 2. Thẩm quyền ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngòai quy định tại Điều 83 của Nghị định được thực hiện như sau: a) Ủy ban nhân dân cấp tỉnh mà trong địa hạt của tỉnh đó trước đây đương sự đã đăng ký việc kết hôn hoặc nhận nuôi con nuôi, thực hiện việc ghi vào sổ việc ly hôn hoặc chấm dứt việc nuôi con nuôi ở nước ngòai. b) Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đương sự có đăng ký hộ khẩu thường trú, thực hiện việc ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngòai; nếu đương sự không có hoặc chưa có đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký hộ khẩu tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đương sự đăng ký hộ khẩu tạm trú, thực hiện. Trong trường hợp đương sự sinh sống ở nước ngòai (không thường trú tại Việt Nam), thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi đương sự đăng ký hộ khẩu thường trú trước khi xuất cảnh, thực hiện việc ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngòai. 3. Hồ sơ xin ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngòai phải được lập thành 02 bộ, nộp cho Sở Tư pháp; mỗi bộ gồm các giấy tờ sau đây: a) Đơn xin ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngòai (theo mẫu quy định); b) Bản sao Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế còn giá trị sử dụng; c) Bản sao giấy tờ hộ tịch cần ghi vào sổ (như Giấy chứng nhận kết hôn, Quyết định công nhận nuôi con nuôi, Bản án/Quyết định ly hôn, chấm dứt nuôi con nuôi) có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền của nước ngòai. Các giấy tờ này phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam. Trong trường hợp đương sự không thể về nước để trực tiếp làm thủ tục xin ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngòai, thì có thể ủy quyền cho thân nhân ở trong nước thực hiện. Việc ủy quyền phải tuân theo quy định tại điểm D.4 Mục II của Thông tư này. Sau khi kiểm tra, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Sở Tư pháp có báo cáo gửi Bộ Tư pháp, kèm theo 01 bộ hồ sơ. 4. Việc ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngòai chỉ được thực hiện sau khi có ý kiến đồng ý bằng văn bản của Bộ Tư pháp gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. 5. Khi ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngòai, cần lưu ý một số điểm sau đây: a) Việc kết hôn và ly hôn được ghi vào Sổ đăng ký kết hôn; việc nhận nuôi con nuôi và chấm dứt việc nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký nhận nuôi con nuôi; b) Việc ly hôn được ghi vào sổ đã đăng ký việc kết hôn trước đây; việc chấm dứt nuôi con nuôi được ghi vào sổ đã đăng ký việc nuôi con nuôi trước đây; c) Các việc hộ tịch trước đây chưa được đăng ký tại Việt Nam, thì ghi vào sổ mới. 6. Ngay sau khi ghi vào sổ các thay đổi về hộ tịch ở nước ngòai, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi đương sự thường trú, hoặc tạm trú có thời hạn, để ghi chú tiếp việc thay đổi về hộ tịch ở nước ngòai. 7. Việc ghi chú vào sổ đăng ký hộ tịch ở trong nước các giấy tờ về hộ tịch do cơ quan đại diện ngọai giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngòai cấp theo quy định tại khỏan 2 Điều 82 của Nghị định được thực hiện như sau: Công dân Việt Nam về nước để thường trú, bao gồm cả những người thuộc diện hồi hương, có các giấy tờ hộ tịch do Cơ quan đại diện ngọai giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngòai cấp, phải xuất trình cho Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, để ghi chú vào sổ hộ tịch. Khi ghi vào sổ, phải ghi theo đúng nội dung của giấy tờ hộ tịch do Cơ quan đại diện ngọai giao, Cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngòai cấp. 8. Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự tại các điểm A.2, C.2, D.4 và E.3 Mục II của Thông tư này không áp dụng đối với các giấy tờ của cơ quan có thẩm quyền của nước đã ký kết với nhà nước ta điều ước quốc tế, trong đó có quy định về miễn hợp pháp hóa lãnh sự. III. MỘT SỐ QUY ĐỊNH VỀ GIẤY TỜ HỢP LỆ THAY THẾ 1. Trong trường hợp không có Sổ hộ khẩu gia đình theo quy định tại các Điều 23, 34, 36, 43, 46, 48, 49, 53, và 65 của Nghị định, thì Giấy đăng ký tạm trú có thời hạn hoặc giấy xác nhận cư trú của cơ quan Công an được coi là giấy tờ hợp lệ thay thế Sổ hộ khẩu gia đình. Riêng trong trường hợp đăng ký kết hôn tại nơi thường trú của cha, mẹ bên nam hoặc bên nữ theo quy định tại điểm B Mục I của Thông tư này, thì Sổ hộ khẩu gia đình của cha, mẹ được coi là giấy tờ hợp lệ thay thế Sổ hộ khẩu gia đình của bên nam hoặc bên nữ. 2. Trong trường hợp không có Hộ chiếu theo quy định tại các Điều 69, 72, 80, 85, 87 và 90 của Nghị định, thì Giấy thông hành được coi là giấy tờ hợp lệ thay thế Hộ chiếu. IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN A. CÁN BỘ HỘ TỊCH - TƯ PHÁP CẤP XÃ Việc cử cán bộ Hộ tịch - Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong lĩnh vực quản lý hộ tịch phải theo đúng các tiêu chuẩn quy định tại Điều 13 của Nghị định. Riêng đối với tiêu chuẩn đã tốt nghiệp phổ thông trung học trở lên, ở các xã miền núi, vùng sâu, vùng xa, có khó khăn về nguồn cán bộ, thì có thể tạm thời cử người đã tốt nghiệp phổ thông trung học cơ sở, nhưng phải có kế họach đào tạo tiếp, để đạt trình độ văn hóa theo quy định. B. BIỂU MẪU, SỔ SÁCH HỘ TỊCH Đối với biểu mẫu, sổ sách hộ tịch do Bộ Tư pháp thống nhất in và phát hành theo quy định tại Quyết định số 1203 QĐ/TP-HT ngày 26 tháng 12 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, thì trước ngày 15 tháng 10 hàng năm, Sở Tư pháp phải gửi dự trù cho Bộ Tư pháp về số lượng các lọai biểu mẫu, sổ sách hộ tịch cho năm sau để Bộ Tư pháp có kế họach in và cung cấp kịp thời. Các Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp có trách nhiệm phân phối kịp thời, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về biểu mẫu, sổ sách hộ tịch cho Ủy ban nhân dân cấp xã thuộc tỉnh, huyện mình. Đối với biểu mẫu, sổ sách hộ tịch Bộ Tư pháp chỉ quản lý về mặt nội dung, thì các Sở Tư pháp căn cứ vào hướng dẫn của Bộ tư pháp để in và phát hành kịp cho các cơ quan đăng ký hộ tịch trong tỉnh. Cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã khi đăng ký hộ tịch không được tiếp nhận biểu mẫu do đương sự tự mang đến. Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan hữu quan thực hiện việc kiểm tra và xử lý nghiêm minh đối với các cá nhân, tổ chức lưu hành các biểu mẫu hộ tịch trái với quy định của Bộ Tư pháp. C. CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ SỔ SÁCH, HỒ SƠ HỘ TỊCH 1. Lưu trữ sổ sách hộ tịch a) Sổ đăng ký hộ tịch là tài liệu gốc, là căn cứ pháp lý để phục vụ cho công tác tra cứu, sao lục, cấp giấy tờ chứng nhận về tình trạng nhân thân của cá nhân khi cần thiết, do đó phải được lưu trữ, bảo quản lâu dài, tuyệt đối không được làm hư hỏng, mất mát. b) Về nguyên tắc, việc khóa sổ đăng ký hộ tịch phải được thực hiện vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Căn cứ vào tình hình thực tế sử dụng sổ ở mỗi địa phương, Giám đốc Sở Tư pháp có thể cho phép việc sử dụng tiếp cho năm sau đối với lọai sổ sách mà năm trước chưa sử dụng hết 1/2 sổ. Việc sử dụng tiếp không được kéo dài quá một năm. c) Việc lưu trữ sổ đăng ký hộ tịch được thực hiện như sau: - Đối với sổ sách hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký: Ngay sau ngày khóa sổ, Ủy ban nhân dân cấp xã phải làm thủ tục đưa vào lưu trữ 01 quyển tại cơ quan mình; quyển thứ hai chuyển cho Ủy ban nhân dân cấp huyện (qua phòng Tư pháp) trước ngày 15 tháng 01 để gửi lưu tại Sở Tư pháp. Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm kiểm tra, tập hợp đầy đủ sổ đăng ký hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã của huyện mình chuyển về Sở Tư pháp trước ngày 31 tháng 01. Ngay sau khi nhận được sổ đăng ký hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã do Ủy ban nhân dân cấp huyện chuyển đến, Sở Tư pháp phải làm thủ tục đưa vào lưu trữ. - Đối với sổ sách hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đăng ký: Ngay sau khi khóa sổ, Sở Tư pháp phải làm thủ tục đưa vào lưu trữ tại cơ quan mình. 2. Lưu trữ hồ sơ hộ tịch Hồ sơ hộ tịch là tòan bộ những giấy tờ đương sự đã nộp khi đăng ký hộ tịch. Để phục vụ việc tra cứu, sử dụng khi cần thiết, thì hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được lưu trữ, bảo quản tại cơ quan đã đăng ký việc hộ tịch đó trong thời hạn 5 năm. Việc lưu trữ tiếp theo sau thời hạn 5 năm được thực hiện theo quy định chung của Nhà nước về lưu trữ. D. CẤP BẢN SAO CÁC GIẤY TỜ HỘ TỊCH TỪ SỔ GỐC 1. Việc cấp bản sao các giấy tờ về hộ tịch phải căn cứ vào sổ gốc; 2. Cơ quan nào cấp bản chính giấy tờ về hộ tịch, thì cơ quan đó cấp bản sao từ sổ gốc, trừ trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em tại nơi sinh quy định tại điểm A.1 Mục I của Thông tư này. Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp xã không còn lưu trữ được sổ gốc đăng ký hộ tịch, thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi lưu trữ sổ gốc cấp bản sao. 3. Khi cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ gốc, cần chú ý các điểm sau đây: - Nội dung ghi trong bản sao phải theo mẫu của bản sao hiện hành; - Những nội dung bản sao hiện hành có, nhưng sổ gốc không có, thì để trống; những nội dung sổ gốc có, nhưng bản sao không có, thì không ghi. Đ. CHẾ ĐỘ THÔNG KÊ BÁO CÁO Số liệu thống kê hộ tịch có ý nghĩa quan trọng đối với việc xây dựng kế họach phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước, cũng như của địa phương, là căn cứ để họach định chính sách phát triển dân số và kế họach hóa gia đình. Việc thực hiện chế độ thống kê báo cáo số liệu hộ tịch định kỳ 6 tháng và hàng năm theo quy định của Nghị định là bắt buộc đối với Ủy ban nhân dân các cấp. Cơ quan Tư pháp các cấp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ này theo hướng dẫn như sau: 1. Nội dung báo cáo phải thể hiện đầy đủ, thực chất tình hình đăng ký hộ tịch, công tác quản lý hộ tịch tại địa phương mình, đồng thời nêu rõ những khó khăn, vướng mắc phát sinh và những kiến nghị (nếu có) đối với việc bổ sung, sửa đổi pháp luật về đăng ký hộ tịch; Kèm theo báo cáo có biểu Báo cáo thống kê số liệu đăng ký hộ tịch (theo mẫu quy định). Số liệu thống kê kèm theo báo cáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 30 tháng 6; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm đó. Số liệu báo cáo phải đảm bảo là số thực, không lệ thuộc vào chỉ tiêu, nhất là số liệu đăng ký khai sinh. Ủy ban nhân dân cấp trên không điều chỉnh số liệu cho Ủy ban nhân dân cấp dưới báo cáo. 2. Thời hạn gửi báo cáo của Ủy ban nhân dân các cấp được quy định như sau: - Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã, báo cáo 6 tháng đầu năm phải gửi cho Ủy ban nhân dân cấp huyện (qua Phòng Tư pháp) trước ngày 10 tháng 7; báo cáo hàng năm phải gửi trước ngày 15 tháng 01 của năm sau; - Đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, báo cáo 6 tháng đầu năm phải gửi cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (qua Sở Tư pháp) trước ngày 31 tháng 7; báo cáo hàng năm phải gửi trước ngày 31 tháng 01 năm sau; - Đối với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, báo cáo 6 tháng đầu năm phải gửi cho Bộ Tư pháp trước ngày 31 tháng 8; báo cáo hàng năm phải gửi trước ngày 01 tháng 3 của năm sau: V. GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo nhằm mục đích bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng của công dân, cơ quan, tổ chức, góp phần tăng cường, củng cố chất lượng và phẩm chất của đội ngũ cán bộ làm công tác hộ tịch từ Trung ương đến cơ sở. Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm tạo điều kiện để công dân, cơ quan, tổ chức thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo của họ theo đúng quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. A. GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI Căn cứ khỏan 1 Điều 1 và khỏan 3 Điều 2 của Luật Khiếu nại, tố cáo, thì trong lĩnh vực hộ tịch, công dân, cơ quan, tổ chức có quyền khiếu nại quyết định từ chối đăng ký hộ tịch, khi có căn cứ cho rằng quyết định đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình. Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại được thực hiện như sau: 1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thụ lý và giải quyết khiếu nại của công dân, tổ chức đối với những quyết định từ chối đăng ký hộ tịch của mình. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải thụ lý để giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại biết; trong trường hợp không thụ lý thì cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn giải quyết theo quy định tại Điều 36 của Luật Khiếu nại, tố cáo, mà khiếu nại không được giải quyết hoặc kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã mà người khiếu nại không đồng ý, thì đương sự có quyền khiếu nại lên Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc khởi kiện hành chính tại Tòa án theo quy định của pháp luật. Đối với khu vực miền núi, vùng sâu, vùng xa, điều kiện đi lại quá khó khăn, thì thời hạn nói trên được kéo dài, nhưng không quá 45 ngày. 2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện thụ lý và giải quyết khiếu nại mà Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đã giải quyết nhưng còn có khiếu nại. Trong trường hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và các tài liệu liên quan (nếu có) cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phải thụ lý để giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đã giải quyết khiếu nại trước đó, trong trường hợp không thụ lý để giải quyết thì cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn giải quyết theo quy định tại Điều 43 của Luật Khiếu nại, tố cáo mà khiếu nại không được giải quyết hoặc kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết khiếu nại mà người khiếu nại không đồng ý, thì có quyền tiếp tục khiếu nại đến Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. 3. Giám đốc Sở Tư pháp thụ lý và giải quyết khiếu nại của công dân, tổ chức về việc cán bộ hộ tịch thuộc Sở Tư pháp từ chối đăng ký hộ tịch. Thời hạn thông báo cho người khiếu nại và giải quyết khiếu nại của Giám đốc Sở Tư pháp được thực hiện như của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. 4. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thụ lý và giải quyết khiếu nại trong các trường hợp sau đây: a) Đối với quyết định từ chối đăng ký hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; b) Đối với quyết định giải quyết khiếu nại về hộ tịch của Giám đốc Sở Tư pháp nhưng còn khiếu nại; quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là quyết định cuối cùng; c) Đối với quyết định giải quyết khiếu nại về hộ tịch của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện nhưng còn có khiếu nại; quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là quyết định cuối cùng. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải thụ lý để giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại. Đối với những khiếu nại đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết, nhưng còn có khiếu nại, thì phải thông báo bằng văn bản về việc khiếu nại tiếp theo cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện biết. Trường hợp không thụ lý để giải quyết, thì cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Thời hạn giải quyết khiếu nại tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại (đối với khiếu nại lần đầu) và không quá 45 ngày (đối với khiếu nại lần tiếp theo). 5. Bộ Tư pháp thụ lý và giải quyết khiếu nại đối với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nhưng còn có khiếu nại; quyết định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp là quyết định cuối cùng. B. GIẢI QUYẾT TỐ CÁO Căn cứ khỏan 2 Điều 1 và khỏan 5 Điều 2 của Luật Khiếu nại, tố cáo, thì trong lĩnh vực hộ tịch, công dân có quyền tố cáo với cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền về hành vi trái pháp luật của cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc cán bộ hộ tịch gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của chính mình hay của người khác. Thẩm quyền và thời hạn giải quyết tố cáo được thực hiện như sau: Người tố cáo phải gửi đơn đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Trong đơn tố cáo phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung tố cáo. Trong trường hợp người tố cáo đến tố cáo trực tiếp, thì người có trách nhiệm tiếp nhận việc tố cáo và phải ghi rõ nội dung tố cáo, họ tên, địa chỉ của người tố cáo; bản ghi nội dung tố cáo phải cho người tố cáo đọc lại, nghe lại và ký xác nhận. Nếu là đơn tố cáo cán bộ hộ tịch có vi phạm pháp luật trong việc đăng ký hộ tịch, thì người đứng đầu cơ quan hộ tịch có trách nhiệm giải quyết. Nếu là đơn tố cáo người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch có vi phạm pháp luật trong việc đăng ký hộ tịch, thì người đứng đầu cơ quan cấp trên trực tiếp của cơ quan đăng ký hộ tịch đó có trách nhiệm giải quyết. Chậm nhất là 10 ngày, kể từ ngày nhận được tố cáo, cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp nhận tố cáo phải thụ lý để giải quyết; trong trường hợp tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết của mình, thì phải chuyển cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người tố cáo biết. Trong trường hợp cấp thiết, cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp nhận tố cáo phải thông báo ngay cho cơ quan có trách nhiệm để áp dụng biện pháp ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật; áp dụng biện pháp cần thiết để bảo đảm an tòan cho người tố cáo khi họ có yêu cầu. Thời hạn giải quyết tố cáo không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết; đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn giải quyết có thể kéo dài hơn, nhưng không quá 90 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết. Cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp nhận tố cáo và giải quyết tố cáo phải giữ bí mật cho người tố cáo; không được tiết lộ họ tên, địa chỉ, bút tích của người tố cáo và các thông tin khác có hại cho người tố cáo. Thẩm quyền giải quyết tố cáo phải tuân theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. Căn cứ vào Luật Khiếu nại, tố cáo, Bộ Tư pháp tạm thời hướng dẫn một số nội dung như sau: 1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thụ lý và giải quyết đơn tố cáo của công dân đối với những hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch của cán bộ Hộ tịch - Tư pháp cấp xã. 2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện thụ lý và giải quyết đơn tố cáo của công dân đối với hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch của các thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã được phân công phụ trách công tác hộ tịch. 3. Giám đốc Sở Tư pháp thụ lý và giải quyết đơn tố cáo của công dân đối với những hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch của các cán bộ thuộc Sở Tư pháp được giao phụ trách công tác hộ tịch. 4. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thụ lý và giải quyết đơn tố cáo của công dân đối với những hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch của các thành viên trong ban lãnh đạo Sở Tư pháp được giao phụ trách công tác hộ tịch. 5. Bộ Tư pháp thụ lý và giải quyết đơn tố cáo các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch của các thành viên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được giao phụ trách công tác hộ tịch. VI. ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH 1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 7 năm 1999. 2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh những việc mới, các cơ quan liên quan, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Tư pháp có công văn gửi Bộ Tư pháp để có văn bản hướng dẫn./.