Quyết định 14/2005/QĐ-BYT
Về việc ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Y tế
Cơ quan ban hành: Bộ Y tế
Ngày ban hành: 2005-04-12

QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Y tế ___________________________________ BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28/12/2000; Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Căn cứ Nghị định số 49/2003/NĐ-CP ngày 15/5/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Bộ Y tế; Căn cứ Quyết định số 168/2004/QĐ-TTg ngày 22/9/2004 của Thủ tướng Chính phủ về danh mục bí mật nhà nước độ tuyệt mật, tối mật trong ngành y tế; Căn cứQuyết định số 981/2004/QĐ-BCA(A11) ngày 28/9/2004 của Bộ trư­ởng Bộ Công an về danh mục bí mật nhà nước độ mật trong ngành y tế; Theo đề nghị của ông: Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ trưởng Vụ Pháp chế - Bộ Y tế. QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành y tế". Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo và bãi bỏ Quyết định số 446/BYT-QĐ ngày 06/5/1993 của Bộ trưởng Bộ Y tế. Điều 3. Các Ông (Bà):Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra, vụ trưởng, cục trưởng các vụ, cục của Bộ Y tế, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ, giám đốc sở y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Trần Thị Trung Chiến (Đã ký) QUY CHẾ Bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Y tế (Ban hành kèm theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BYT ngày 12 tháng 4 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Y tế) _____________ Chương 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Quy chế này quy định về việc sọan thảo, sao chụp, in ấn, giao nhận, lưu giữ, thống kê, sử dụng, bảo quản, tiêu hủy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước (sau đây gọi chung là tài liệu mật) trong ngành y tế. Điều 2. Đối tượng áp dụng Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan đến bí mật nhà nước trong ngành y tế. Điều 3. Danh mục bí mật nhà nước trong ngành y tế 1. Các tài liệu tuyệt mật, tối mật trong ngành y tế là những tài liệu được qui định tại Quyết định số 168/2004/QĐ-TTg ngày 22/9/2004 của Thủ tướng Chính phủ về Danh mục bí mật nhà nước độ tuyệt mật, tối mật. 2. Các tài liệu mật trong ngành y tế bao gồm: a) Số liệu, bản đồ, mẫu vật, các cây thuốc qúy và gen giống phải bảo tồn không công bố hoặc chưa công bố; quy họach điều tra nguồn dược liệu qúy hiếm; b) Báo cáo chuyên đề, đột xuất về các vụ dịch, vụ ngộ độc hàng lọat; số tuyệt đối về người mắc, người chết; tính chất mức độ, địa điểm xảy ra không công bố hoặc chưa công bố; c) Hồ sơ, tài liệu về xuất khẩu, nhập khẩu, sản xuất; số liệu lưu thông, sử dụng, tồn trữ các lọai thuốc độc, thuốc gây nghiện, thuốc hướng thần và tiền chất sử dụng của ngành y tế; d) Tài liệu thống kê nhà nước về y tế hằng năm chưa công bố trong niên giám thống kê y tế; đ) Tài liệu quy họach cán bộ và hồ sơ nhân sự cán bộ lãnh đạo từ cấp vụ và tương đương trở lên của ngành y tế; e) Hồ sơ, tài liệu đang thanh tra, kiểm tra, kết quả thanh tra chuyên ngành y tế và thanh tra trong nội bộ ngành y tế chưa công bố; g) Kết quả kiểm nghiệm thuốc, vắcxin, sinh phẩm y tế, giám định pháp y phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra không công bố hoặc chưa công bố; h) Hồ sơ, tài liệu về sinh con theo phương pháp khoa học không công bố hoặc chưa công bố. i) Tài liệu về thiết kế mạng máy tính của Bộ và ngành y tế; mật khẩu, quy ước về đảm bảo an ninh an tòan thông tin trong sử dụng và ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ và ngành y tế. Điều 4. Những hành vi nghiêm cấm 1. Nghiêm cấm mọi hành vi thu thập, làm lộ, làm mất, chiếm đọat, mua bán tiêu hủy trái phép tài liệu mật trong ngành y tế. 2. Nghiêm cấm mọi tổ chức, cá nhân cung cấp cho cơ quan báo chí, xuất bản hoặc các cơ quan đại chúng khác các tài liệu mật trong ngành y tế khi không được phép của người có thẩm quyền. 3. Nghiêm cấm các cơ quan, tổ chức và cá nhân tự nghiên cứu, sản xuất, sử dụng mật mã để tiến hành các họat động xâm phạm an ninh quốc gia và các hành vi khác vi phạm quy định về công tác giữ gìn, bảo vệ bí mật nhà nư­ớc trong ngành y tế. Chương 2: QUY ĐỊNH VỀ SỌAN THẢO, SAO CHỤP, IN ẤN CÁC LỌAI TÀI LIỆU MẬT VÀ SỬ DỤNG DẤU MẬT Điều 5. Sọan thảo, sao chụp, in ấn tài liệu: Khi sọan thảo, đánh máy, in các văn bản; sao chụp hồ sơ, tài liệu có liên quan đến bí mật nhà nư­ớc trong ngành y tế phải thực hiện những quy định sau: 1. Tổ chức thực hiện việc sọan thảo, in ấn, sao chụp tài liệu mật ở nơi bảo đảm an tòan do thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu mật quy định. Không được sử dụng máy tính đã nối mạng Internet để đánh máy, in sao tài liệu mật. Các đơn vị trong ngành y tế phải cử cán bộ làm công tác bảo vệ bí mật nhằm theo dõi, quản lý các tin tức, tài liệu mật do cơ quan, đơn vị quản lý. 2. Khi sọan thảo văn bản có nội dung bí mật nhà nước, người sọan thảo văn bản phải đề xuất mức độ mật của từng tài liệu và người duyệt ký văn bản có trách nhiệm xác định độ mật và chịu trách nhiệm về quyết định độ mật cùng phạm vi ban hành tài liệu. Không đ­ược đánh máy hoặc in ấn thừa số bản đã quy định. Sau khi đánh máy, in ấn xong, người sọan thảo phải kiểm tra lại và hủy ngay bản thảo, bản in thử, hỏng (nếu không cần l­ưu). Việc sao, chụp các tài liệu mật ở dạng băng đĩa phải niêm phong và đóng dấu độ mật, ghi rõ họ tên người sao, chụp ở bì niêm phong. 3. Khi tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo văn bản, cơ quan chủ trì sọan thảo phải xác định cụ thể phạm vi, đối tượng các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, cần xin ý kiến hoặc tham khảo ý kiến, phải đóng dấu xác định mức độ “mật” cần thiết vào dự thảo trư­ớc khi gửi xin ý kiến. Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận được dự thảo phải thực hiện việc quản lý, sử dụng theo đúng độ mật đã ghi trên dự thảo. Điều 6 . Quy đinh về mẫu và sử dụng con dấu độ mật 1. Mẫu con dấu các độ ''Mật'', mẫu con dấu ''Tài liệu thu hồi'' và mẫu dấu "Chỉ có tên ng­ười đư­ợc bóc bì" được quy định như­ sau: a) Mẫu con dấu "Mật" hình chữ nhật, kích th­ước 20mm x 8mm, có đư­ờng viền xung quanh, bên trong là chữ " Mật " in hoa nét đậm, cách đều đ­ường viền 2mm. b) Mẫu con dấu "Tối Mật" hình chữ nhật, kích thư­ớc 30mm x 8mm, có đư­ờng viền xung quanh, bên trong là chữ " Tối mật " in hoa nét đậm, cách đều đ­ường viền 2mm. c) Mẫu con dấu"Tuyệt mật" hình chữ nhật, kích thư­ớc 40m x8mm, có đường viền xung quanh, bên trong là chữ " Tuyệt Mật " in hoa nét đậm, cách đều đư­ờng viền 2mm. d) Mẫu con dấu thu hồi tài liệu mật hình chữ nhật, kích thư­ớc 80mm x15mm có đư­ờng viền xung quanh, bên trong có hai hàng chữ, hàng trên là hàng chữ in hoa nét đậm " Tài liệu thu hồi ", hàng dư­ới là chữ "Thời hạn.......", in thư­ờng ở đầu hàng và các dấu chấm cho đến hết, chữ ở các hàng cách đều đ­ường viền 2mm. Dấu thu hồi tài liệu mật sử dụng trong trư­ờng hợp tài liệu mật chỉ được phát ra trong một thời hạn nhất định rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu. đ) Mẫu con dấu "Chỉ ngư­ời có tên mới bóc bì" hình chữ nhật, kích thư­ớc 100 mm x 10mm, có đ­ường viền xung quanh, bên trong là hàng chữ " Chỉ người có tên mới được bóc bì" in thư­ờng nét đậm, cách đều đư­ờng viền 2mm. 2. Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mật của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý và đóng các dấu độ mật, dấu thu hồi vào văn bản theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền xác nhận độ mật theo quy định. 3. Việc xác định và đóng dấu mức độ mật vào tài liệu phải thực hiện theo Quyết định số 168/2004/QĐ-TTg ngày 22/9/2004 của Thủ tướng Chính phủ về danh mục bí mật nhà nư­ớc độ tuyệt mật và tối mật trong ngành y tế; Quyết định số 981/2004/QĐ-BCA (A11) ngày 28/9/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an về danh mục bí mật nhà nước độ mật trong ngành y tế; dấu chỉ mức độ mật thích hợp phải đ­ược đóng vào trang đầu phía trên bên trái của tài liệu mật được quy định tại Điều 5, Điều 6 và Điều 7 Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước. Chương 3: QUY ĐỊNH VỀ VẬN CHUYỂN, GIAO NHẬN, LƯU GIỮ ,THỐNG KÊ TÀI LIỆU MẬT Điều 7. Giao nhận, chuyển tài liệu 1. Khi giao, nhận tài liệu mật giữa người dự thảo, ngư­ời có trách nhiệm giải quyết, văn thư, ngư­ời lư­u giữ, bảo quản... đều phải vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận. Việc giao, nhận tài liệu mật phải thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan, đơn vị có tài liệu mật. 2. Khi vận chuyển tài liệu mật phải đảm bảo tuyệt đối an tòan, có phư­ơng tiện mang giữ tốt, hòm sắt, cặp có khóa chắc chắn, không buộc sau xe đạp, mô tô, không đư­ợc giao cho ng­ười không có trách nhiệm giữ hộ. Nếu vận chuyển theo đường b­ưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành B­ưu chính viễn thông. Điều 8. Gửi tài liệu mật 1. Vào sổ: tài liệu mật trư­ớc khi gửi đi phải vào sổ "tài liệu mật đi". Phải ghi đầy đủ các cột, mục sau: số thứ tự, ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, ngư­ời nhận (ký tên ghi rõ họ tên) (phụ lục 1). 2. Lập phiếu gửi: tài liệu mật gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và phải bỏ chung vào bì cùng với tài liệu. Phiếu gửi phải ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số ký hiệu từng lọai tài liệu gửi đi, đóng dấu độ mật, khẩn của tài liệu vào góc phải phía trên của tờ phiếu. 3. Làm bì: tài liệu mật gửi đi không được gửi chung trong một phong bì với tài liệu thư­ờng. Giấy làm bì phải là lọai giấy dai, khó bóc, khó thấm n­ước, không nhìn thấu qua đ­ược. Gấp bì theo mối chéo, hồ dán phải dính, khó bóc. 4. Dấu ký hiệu chỉ mức độ tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật đóng ngòai bì. Không được viết chữ hoặc đóng dấu Mật, Tối mật, Tuyệt mật ở ngòai bì. Tài liệu tuyệt mật, tối mật gửi bằng hai phong bì. a) Bì trong: Do đơn vị sọan thảo văn bản làm, dán kín và ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên ngư­ời nhận, đóng dấu "Tuyệt mật", nếu là tài liệu, vật gửi đích danh ng­ười có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu "Chỉ ng­ười có tên mới được bóc bì". b) Bì ngòai: Do Phòng Hành chính làm ghi như­ tài liệu thư­ờng và đóng dấu mật như sau: - Tài liệu có độ “Mật’’ đóng dấu chữ "C" (con dấu chữ C in hoa nét đậm, nằm trong đư­ờng viền tròn, đường kính 1,5 cm). - Tài liệu có độ "Tối mật" đóng dấu chữ "B" (con dấu chữ B in hoa, nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đư­ờng kính 1,5 cm). - Tài liệu có độ “Tuyệt mật” đóng dấu ký hiệu chữ “A”( con dấu chữ A in hoa, nét đậm, nằm trong đ­ường viền tròn, đường kính 1,5 cm). Điều 9. Nhận tài liệu mật đến 1. Khi nhận tài liệu mật, văn thư phải vào sổ "Tài liệu mật đến" để theo dõi và chuyển đến ngư­ời có trách nhiệm giải quyết (phụ lục 2). 2. Nếu tài liệu mật đến mà bì trong có dấu "chỉ người có tên mới đ­ược bóc bì", văn th­ư vào sổ theo số ký hiệu ghi ngòai bì và chuyển ngay đến ng­ười có tên trên bì. Nếu ng­ười có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến ngư­ời có trách nhiệm giải quyết, văn thư­ không đ­ược bóc bì. 3. Tr­ường hợp tài liệu mật được gửi đến mà không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến ng­ười có trách nhiệm giải quyết, đồng thời báo lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu mật gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bì hoặc tài liệu bị tráo đổi, mất, hư­ hỏng, thì ngư­ời nhận phải báo ngay với thủ trư­ởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời. 4. Khi nhận tài liệu mật, nơi nhận phải hòan ngay phiếu gửi cho nơi đã gửi tài liệu. Nơi gửi và nơi nhận tài liệu mật phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu th­ường xuyên nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để kịp thời xử lý. Điều 10. Thu hồi tài liệu mật Văn th­ư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn những tài liệu mật có đóng dấu thu hồi, khi nhận cũng nh­ư khi trả đều phải kiểm tra, đối chiếu và xóa sổ. Điều 11. Lưu trữ tài liệu mật Tài liệu "tuyệt mật", "tối mật", "mật" phải đư­ợc bảo quản, lưu trữ nghiêm ngặt, tổ chức lư­u trữ riêng tại nơi có đủ điều kiện, phương tiện bảo quản, bảo đảm an tòan. Nơi cất giữ các lọai tài liệu mật do thủ tr­ưởng cơ quan, đơn vị quy định. Điều 12. Bảo vệ bí mật nhà nư­ớc trong thông tin liên lạc 1. Không đư­ợc truyền thông tin nội dung các tài liệu mật qua máy điện thọai, các máy phát sóng, điện báo và máy Fax, Internet. Khi cần chuyển gấp thông tin mật phải qua hệ thống điện mật. 2. Việc lắp đặt máy phát sóng phải đ­ược Bộ Y tế đồng ý, phải đăng ký và chịu sự quản lý của các cơ quan chức năng thuộc Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Bư­u chính và Viễn thông theo quy định chung. Điều 13. Chế độ báo cáo, thống kê về công tác bảo mật Cơ quan Bộ Y tế và các đơn vị trong ngành y tế phải thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác bảo mật như sau: 1. Báo cáo đột xuất: thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải báo cáo kịp thời về Bộ Y tế về những vụ việc đột xuất xảy ra. Trong báo cáo cần nêu rõ lý do, nguyên nhân, các biện pháp đã tiến hành xử lý, kết quả và ý kiến đề xuất. 2. Báo cáo định kỳ gồm: a) Báo cáo công tác hằng năm. b) Báo cáo 5 năm. Báo cáo định kỳ là báo cáo tòan diện về công tác bảo vệ bí mật hằng năm của cơ quan, đơn vị. Báo cáo cần ngắn gọn, chính xác, phản ánh đầy đủ tình hình công tác bảo vệ bí mật trong năm. 3. Các lọai báo cáo của Cơ quan Bộ Y tế gửi về: - Văn phòng Chính phủ, Bộ Công an (A11). - Ủy ban nhân dân Thành phố Hà nội. 4. Các lọai báo cáo của đơn vị trực thuộc Bộ Y tế gửi về: - Bộ Y tế. - Ủy ban nhân dân, cơ quan công an cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan, đơn vị đóng trụ sở. Chương 4: QUY ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG, BẢO QUẢN, TIÊU HỦY TÀI LIỆU MẬT Điều 14. Sử dụng, bảo quản tài liệu mật 1. Tổ th­ư ký Văn phòng Bộ, phòng tổ chức cán bộ của các sở y tế và các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm lập hồ sơ về tài liệu lọai "tuyệt mật", "tối mật", "mật". 2. Tài liệu mật chỉ đư­ợc phổ biến trong phạm vi những ng­ười có trách nhiệm đư­ợc biết. Tuyệt đối không đ­ược cho ng­ười không có trách nhiệm biết khi ch­ưa đư­ợc thủ trưởng đơn vị cho phép. 3. Việc trao đổi tài liệu mật hoặc cung cấp các số liệu, tin tức mật trên các phương tiện thông tin đại chúng phải đư­ợc Bộ trư­ởng Bộ Y tế hoặc thủ tr­ưởng đơn vị đó xét duyệt và chịu trách nhiệm. 4. Không đ­ược mang tài liệu mật ra khỏi nơi lưu giữ; trư­ờng hợp đặc biệt nếu được sự đồng ý của người có thẩm quyền có thể mư­ợn và chịu trách nhiệm bảo quản tài liệu đã mư­ợn và ký nhận vào sổ khai thác tài liệu mật. 5. Trường hợp cán bộ phải mang tài liệu mật đi công tác, đi họp hay về nhà riêng phải đ­ược sự đồng ý của thủ tr­ưởng cơ quan, đơn vị và phải bảo đảm tuyệt đối an tòan trên đ­ường đi, nơi ở; phải có ph­ương tiện cất giữ an tòan; không được làm hư­ hỏng hoặc mất mát tài liệu. Sau khi hòan thành nhiệm vụ phải bàn giao tài liệu mật cho bộ phận quản lý. 6. Đơn vị được giao nhiệm vụ lưu trữ tài liệu mật có trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản và cung cấp thông tin một cách kịp thời, trung thực và đúng quy định. Điều 15. Thủ tục xét duyệt 1. Khi cần phải cung cấp các tài liệu mật cho các tổ chức quốc tế, n­ước ngòai hoặc mang ra nư­ớc ngòai phải tuân thủ các quy định sau: a) Lọai "Tuyệt mật" phải đ­ược Thủ tư­ớng Chính phủ phê duyệt; b) Lọai "Tối mật" phải được Bộ tr­ưởng Bộ Công an phê duyệt. c) Lọai "Mật" phải được Bộ trưởng Bộ Y tế phê duyệt. Đơn vị và ng­ười thực hiện chỉ được phép cung cấp đúng các nội dung đã đư­ợc phê duyệt và yêu cầu bên nhận tin sử dụng đúng mục đích thỏa thuận và không được tiết lộ cho bên thứ 3. 2. Khi mang tài liệu ra n­ước ngòai, phải có văn bản trình rõ nội dung bí mật mang ra n­ước ngòai như­ thế nào, xin ý kiến của cơ quan cấp trên theo hệ thống dọc và những nơi có liên quan để xem xét quyết định. 3. Cán bộ nhân viên ngành y tế khi tiếp xúc với ng­ười nư­ớc ngòai không được phép tiết lộ bí mật nhà nước nói chung và bí mật nhà nước trong ngành y tế nói riêng. 4. Không được làm công việc bí mật trong lúc có mặt người không có trách nhiệm liên quan đến công việc đó. Khi mất tài liệu mật phải báo cáo ngay với thủ trưởng đơn vị đồng thời thủ trưởng đơn vị phải báo cáo ngay với thủ trưởng trực tiếp quản lý và cơ quan công an để xử lý kịp thời. Điều 16. Tiêu hủy các tài liệu mật 1. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu: việc tiêu hủy tài liệu mật được thực hiện như sau: a) Ở cơ quan Bộ Y tế do Bộ tr­ưởng quyết định. b) Ở các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ư­ơng do giám đốc sở y tế (hoặc t­ương đư­ơng) quyết định. c) Các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế do thủ trưởng đơn vị quyết định. Đối với mật mã thực hiện quy định của Ban Cơ yếu Chính phủ. 2. Tổ chức tiêu hủy tài liệu mật phải được thực hiện theo quy định sau: a) Hội đồng tiêu hủy tài liệu mật của cơ quan Bộ Y tế gồm: - Thủ trưởng cơ quan, đơn vị Chủ tịch Hội đồng - Chánh hoặc Phó Chánh Văn phòng Bộ Phó Chủ tịch Hội đồng - Đại diện bộ phận bảo mật của cơ quan Ủy viên - Đại diện đơn vị có tài liêụ hủy Ủy viên - Người trực tiếp quản lý tài liệu mật Ủy viên, thư ký hội đồng b) Hội đồng tiêu hủy tài liệu mật của các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế gồm: - Đại diện lãnh đạo đơn vị Chủ tịch Hội đồng - Trưởng hoặc phó phòng hành chính - tổ chức Phó Chủ tịch Hội đồng - Đại diện bộ phận bảo mật của cơ quan Ủy viên - Đại diện của đơn vị có tài liệu hủy Ủy viên - Người trực tiếp quản lý tài liệu mật Ủy viên, thư ký Hội đồng c) Lập biên bản thống kê đầy đủ danh mục từng tài liệu mật cần tiêu hủy, trong đó phải ghi rõ số công văn, số bản, trích yếu tài liệu. Nội dung biên bản phải phản ánh phương thức, trình tự tiến hành và người thực hiện tiêu hủy tài liệu mật theo đúng quy định của pháp luật. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia tiêu hủy. d) Không tiết lộ, không để lọt ra ngòai các tài liệu mật. 3. Cách thức tiêu hủy tài liệu mật được thực hiện như sau: a) Đối với tài liệu mật là văn bản in trên giấy phải được đốt hoặc xé, nghiền nhỏ tới mức không thể chắp ghép lại đ­ược. b) Đối với tài liệu mật là­ băng, đĩa, phim phải làm thay đổi tòan bộ hình dạng và tính năng tác dụng để không còn khai thác, sử dụng đ­ược. c) Trong trư­ờng hợp đặc biệt, không có điều kiện tổ chức tiêu hủy tài liệu mật theo quy định trên, nếu tài liệu mật không được tiêu hủy ngay sẽ gây hậu quả nghiêm trọng cho an ninh, quốc phòng hoặc lợi ích khác của Nhà nư­ớc thì người đang quản lý tài liệu mật đó được quyền tự tiêu hủy nhưng ngay sau đó phải báo cáo bằng văn bản với người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cơ quan Công an. Nếu việc tự tiêu hủy tài liệu mật không có lý do chính đáng thì người tiêu hủy phải chịu trách nhiệm tr­ước pháp luật. d) Biên bản tiêu hủy lưu tại bộ phận bảo mật của cơ quan. Chương 6: TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 17. 1. Cán bộ, công chức làm công tác liên quan trực tiếp đến bí mật nhà n­ước của ngành y tế ngòai những tiêu chuẩn được quy định trong pháp lệnh cán bộ, công chức phải có lý lịch rõ ràng, có phẩm chất đạo đức tốt, cẩn thận, kín đáo, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và năng lực công tác hòan thành nhiệm vụ đ­ược giao. 2. Phải cam kết bảo vệ bí mật nhà nư­ớc bằng văn bản với thủ trư­ởng cơ quan. Văn bản cam kết nộp cho bộ phận bảo mật của cơ quan, tổ chức l­ưu giữ. Khi nhận công tác hoặc thôi làm công tác bảo mật phải có sự thỏa thuận của cơ quan an ninh cùng cấp và làm cam kết bảo vệ bí mật nhà nư­ớc. Khi ra n­ước ngòai phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép. Những ng­ười được giao làm công việc liên quan đến bí mật nhà nư­ớc phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan. Điều 18. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong ngành y tế có trách nhiệm triển khai thực hiện quy chế này, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất trong phạm vi thẩm quyền được giao, kịp thời khắc phục những thiếu sót, sơ hở, báo cáo cấp trên trực tiếp quản lý để có biện pháp xử lý kịp thời. Điều 19. Chánh Văn phòng và Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Y tế chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Quy chế này trong tòan ngành y tế và định kỳ báo cáo Bộ trưởng về việc thực hiện Quy chế này.