Quyết định 2116/QĐ-BNN-HTQT
Ban hành quy chế thống nhất quản lý hoạt động đối ngoại của bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn
Cơ quan ban hành: Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Ngày ban hành: 2008-07-14

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 2116/QĐ-BNN-HTQT Hà Nội, ngày 14 tháng 07 năm 2008 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ THỐNG NHẤT QUẢN LÝ HỌAT ĐỘNG ĐỐI NGỌAI CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Căn cứ Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03/01/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Căn cứ Pháp lệnh số 24/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/4/2000 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngòai tại Việt Nam; Căn cứ Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam; Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy chế Thống nhất quản lý họat động đối ngọai của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn". Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 986/QĐ-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc ban hành Quy chế làm việc, tiếp khách nước ngòai của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế và Thủ trưởng các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. BỘ TRƯỞNG (Đã Ký) Cao Đức Phát QUY CHẾ THỐNG NHẤT QUẢN LÝ HỌAT ĐỘNG ĐỐI NGỌAI CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN (Ban hành kèm theo Quyết định số 2116/QĐ-BNN-HTQT ngày 14 tháng 7 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn) Chương 1. QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Quy chế này điều chỉnh việc thống nhất quản lý các họat động đối ngọai của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Quy chế này áp dụng đối với các cá nhân, tổ chức và đơn vị thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Điều 2. Nguyên tắc thống nhất quản lý công tác đối ngọai 1. Họat động đối ngọai nhằm mục đích tăng cường sức mạnh tòan diện và nâng cao vị thế của Nông nghiệp, nông thôn Việt Nam trong cộng đồng quốc tế. 2. Bảo đảm thực hiện hiệu quả đường lối, chính sách đối ngọai của Đảng và Nhà nước, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia theo quy định của pháp luật. 3. Bảo đảm sự chỉ đạo thống nhất của Ban Cán sự và Bộ trưởng về họat động đối ngọai, nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể, đề cao tính chủ động của các đơn vị và các cá nhân trong việc thực hiện các họat động đối ngọai. 4. Bảo đảm họat động đối ngọai được thực hiện theo chương trình, kế họach hàng năm và đột xuất đã được Bộ trưởng duyệt; thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo theo quy định. Chương 2. QUẢN LÝ CÔNG TÁC ĐỐI NGỌAI Điều 3. Nội dung của họat động đối ngọai 1. Xây dựng và thực hiện kế họach, chương trình công tác đối ngọai. 2. Tổ chức, quản lý các đòan đi học tập, công tác nước ngòai (gọi tắt là đòan ra) và các đòan nước ngòai vào làm việc với các đơn vị thuộc Bộ (gọi tắt là đòan vào). 3. Tổ chức đón tiếp, làm việc với đối tác nước ngòai và các họat động về lễ tân đối ngọai. 4. Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. 5. Tổ chức tham quan, khảo sát trong nước cho đòan vào, ngòai nước cho đòan ra. 6. Công tác văn thư đối ngọai. 7. Cung cấp thông tin, tài liệu cho đối tác nước ngòai. 8. Công tác bảo vệ và thông tin tuyên truyền đối ngọai. Điều 4. Xây dựng kế họach 1. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ phải lập kế họach họat động đối ngọai cho năm sau của đơn vị gửi về Bộ (qua Vụ Hợp tác quốc tế và Vụ Tổ chức cán bộ) trước ngày 10 tháng 10 hàng năm. 2. Vụ Hợp tác quốc tế lập kế họach đòan ra, đòan vào của cấp lãnh đạo, chịu trách nhiệm tổng hợp kế họach của các đơn vị trình lãnh đạo Bộ xem xét và gửi kế họach họat động đối ngọai của tòan ngành trình Thủ tướng Chính phủ. 3. Tháng 01 hàng năm, Vụ Hợp tác quốc tế thông báo kế họach năm về công tác đối ngọai đã được Bộ trưởng phê duyệt cho các đơn vị liên quan để thực hiện. 4. Các họat động đối ngọai lớn phát sinh ngòai kế họach đã được duyệt, các đơn vị cần cung cấp văn bản có liên quan qua Vụ Hợp tác quốc tế để trình xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ. 5. Nội dung kế họach họat động đối ngọai hàng năm bao gồm: a) Các Điều ước, Thỏa thuận về hợp tác quốc tế dự kiến ký kết; b) Các Chương trình, dự án hợp tác quốc tế đang và sẽ triển khai; c) Các cam kết quốc tế mà Việt Nam đã ký; d) Đòan ra, đòan vào (chính thức, không chính thức); e) Hội nghị, hội thảo quốc tế, các khóa đào tạo có yếu tố nước ngòai; f) Các vấn đề hợp tác quốc tế khác. Điều 5. Nhiệm vụ, quyền hạn 1. Vụ Hợp tác quốc tế: Thực hiện thống nhất quản lý các họat động đối ngọai của Bộ theo quy định tại Điều 2, Quyết định số 11/2008/QĐ-BNN ngày 28/01/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Hợp tác quốc tế. 2. Văn phòng Bộ: a) Phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế lập dự trù, xây dựng kế họach kinh phí hàng năm cho các họat động đối ngọai của Bộ bằng nguồn ngân sách nhà nước trình lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định; b) Phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị liên quan tổ chức thực hiện kế họach hợp tác quốc tế hàng năm và đột xuất của Bộ; chuẩn bị địa điểm và trang thiết bị phòng họp trong trường hợp các họat động đối ngọai được tiến hành tại cơ quan Bộ; thanh quyết tóan tài chính cho các họat động đối ngọai. 3. Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan theo dõi, lập báo cáo 6 tháng, năm về đòan ra gửi Vụ Hợp tác quốc tế tổng hợp báo cáo. 4. Vụ Tài chính có trách nhiệm bố trí kinh phí cho các họat động đối ngọai theo kế họach của Bộ. 5. Các đơn vị trực thuộc Bộ, trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế thực hiện các họat động đối ngọai theo sự phân công của Bộ. Điều 6. Tổ chức và quản lý đòan ra Thực hiện theo Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và các quy định sau: 1. Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngòai: a) Bộ trưởng duyệt từng chuyến công tác nước ngòai của Thủ trưởng các Vụ, Cục, Ban, Viện, Trường, Tổng công ty và các Trung tâm trực thuộc Bộ. b) Nhân sự trong đòan ra có lãnh đạo Bộ làm trưởng đòan do Bộ trưởng chỉ định trên cơ sở đề xuất của Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ; c) Các đòan sử dụng ngân sách nhà nước, phải có ý kiến của Vụ Tài chính trước khi thực hiện các thủ tục xuất cảnh; d) Đòan ra thuộc các chương trình, dự án ODA, FDI do thủ trưởng đơn vị quản lý dự án chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế xây dựng chương trình, nội dung, đề xuất danh sách nhân sự trình Thứ trưởng phụ trách khối phê duyệt trước khi chuyển hồ sơ cho Vụ Tổ chức cán bộ tiến hành các thủ tục đòan ra, trình lãnh đạo Bộ ban hành quyết định cử đòan xuất cảnh; e) Thủ trưởng các đơn vị quyết định cử cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên thuộc đơn vị xuất cảnh theo quyết định ủy quyền của Bộ trưởng. 2. Tổ chức chuyến đi: a) Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng đề án các đòan đi công tác nước ngòai do lãnh đạo Bộ dẫn đầu hoặc tham gia các đòan lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Chính phủ và Quốc hội; b) Các đơn vị chịu trách nhiệm xây dựng đề án các đòan đi công tác nước ngòai do lãnh đạo đơn vị dẫn đầu; c) Cán bộ ra nước ngòai công tác, học tập phải xây dựng nội dung của chuyến công tác gồm mục đích, nhiệm vụ, lịch trình, địa điểm, kinh phí của chuyến công tác để Thủ trưởng đơn vị thông qua. 3. Trách nhiệm: a) Trong thời gian công tác ở nước ngòai, cán bộ phải thực hiện đúng kế họach, chương trình, thời gian và kinh phí được cấp có thẩm quyền phê duyệt, có trách nhiệm giữ gìn bí mật quốc gia, tuân thủ pháp luật của nước sở tại. Trường hợp có những yêu cầu ngòai chương trình kế họach đã được duyệt phải kịp thời xin ý kiến chỉ đạo của cấp ra quyết định. b) Chậm nhất 10 ngày sau khi kết thúc đợt công tác, học tập, tham quan, khảo sát ở nước ngòai, Trưởng đòan hoặc cán bộ được cử ra nước ngòai công tác phải có báo cáo kết quả chuyến đi cho Thủ trưởng đơn vị hoặc về Bộ (nơi đề xuất chuyến đi); công chức, viên chức phải nộp hộ chiếu công vụ cho bộ phận tổ chức của đơn vị. Việc quản lý hộ chiếu công vụ được thực hiện theo quy định của Chính phủ; c) Các đòan đi công tác nước ngòai do lãnh đạo Bộ làm trưởng đòan, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì chịu trách nhiệm về công tác lễ tân. 4. Hồ sơ đòan ra gồm: a) Giấy mời gốc của đối tác, kế họach đòan ra hàng năm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; b) Công văn đề nghị cử đòan ra do thủ trưởng đơn vị ký, trong đó nêu rõ mục đích chuyến đi, nước đến, thời gian xuất cảnh; họ và tên người được cử kèm theo chức vụ hoặc chức danh, mã ngạch công chức, viên chức; c) Phê duyệt của Bộ trưởng (với các đối tượng nêu tại Điểm a, Khỏan 1 của Điều này) hoặc Thứ trưởng phụ trách khối (đối với các đòan nêu tại điểm d, khỏan 1 của Điều này); d) Lý lịch cá nhân của người được cử có chứng nhận của thủ trưởng đơn vị cùng với bản sao hợp đồng lao động (kèm bản chính để đối chiếu) nếu là lao động hợp đồng không xác định thời hạn. Điều 7. Tổ chức và quản lý đòan vào Thực hiện theo Pháp lệnh của số 24/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/4/2000 Ủy ban Thường vụ Quốc hội về nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú của người nước ngòai tại Việt Nam và các quy định sau của Bộ: 1. Lãnh đạo Bộ: a) Quyết định kế họach đón tiếp khách nước ngòai vào làm việc với Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; b) Chủ trì đón tiếp khách mời của lãnh đạo Bộ và khách mời của lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội ủy quyền cho lãnh đạo Bộ chủ trì đón tiếp. 2. Vụ Hợp tác quốc tế: a) Làm thủ tục trình cấp có thẩm quyền mời các đòan Bộ trưởng, Thứ trưởng và người đứng đầu các tổ chức quốc tế hoặc cấp tương đương của nước ngòai vào làm việc theo quy định của pháp luật; b) Chủ trì về công tác lễ tân đối ngọai, phục vụ các đòan Bộ trưởng, Thứ trưởng và cấp tương đương như tổ chức đón tiếp, bố trí phương tiện đi lại, ăn, ở và làm việc, chiêu đãi, quà tặng, đưa tiễn khách và các công việc liên quan đến lễ tân; c) Làm các thủ tục xin cấp thị thực nhập cảnh (visa) cho các chuyên gia vào làm việc với các đơn vị của Bộ theo quy định hiện hành. 3. Thủ trưởng các đơn vị: a) Chịu trách nhiệm tổ chức đón tiếp và quản lý tòan bộ chương trình họat động của khách trong thời gian ở Việt Nam theo các quy định hiện hành; b) Tham mưu cho lãnh đạo Bộ về các nội dung họat động đối ngọai thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị mình. Điều 8. Trách nhiệm báo cáo 1. Các đơn vị trực thuộc Bộ phải gửi báo cáo tổng hợp hàng năm về việc thực hiện những nội dung có liên quan được điều chỉnh theo Quy chế này về Vụ Hợp tác quốc tế trước ngày 5 tháng 11 để tổng hợp báo cáo Bộ. 2. Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo lãnh đạo Bộ và các Bộ liên quan. Chương 3. THỰC HIỆN CÁC HỌAT ĐỘNG ĐỐI NGỌAI Điều 9. Tiếp khách nước ngòai 1. Lãnh đạo Bộ làm việc hoặc tiếp các đòan khách của lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Quốc hội khi có yêu cầu. Đối với các đòan khách nước ngòai của các Bộ Ngành Trung ương, địa phương; Người đứng đầu các Cơ quan Đại diện Ngọai giao, các Tổ chức quốc tế; Đại diện các chương trình, các Tổ chức kinh tế xã hội có yêu cầu lãnh đạo Bộ tiếp, Vụ Hợp tác quốc tế làm tờ trình lãnh đạo Bộ nêu rõ các thông tin về đối tác, nội dung phía ta cần đề cập, phía khách đặt vấn đề và mục tiêu cần đạt được. Các đơn vị khi có yêu cầu lãnh đạo Bộ tiếp khách nước ngòai cần thông qua Vụ Hợp tác quốc tế để báo cáo lãnh đạo Bộ và mời các đơn vị liên quan cùng dự. Trường hợp khách nước ngòai yêu cầu đột xuất gặp lãnh đạo Bộ, Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm ghi nhận, kịp thời báo cáo lãnh đạo Bộ để xin ý kiến chỉ đạo và trả lời khách. 2. Khi tiếp khách nước ngòai tại trụ sở của đơn vị, Thủ trưởng đơn vị chủ động tổ chức đón tiếp, làm việc với khách phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị và chịu trách nhiệm về các nội dung thỏa thuận. Sau khi tiếp xúc, làm việc gửi kết quả về Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp và báo cáo Bộ. 3. Cán bộ, công chức được phân công dự tiếp khách, hội nghị, làm việc với khách nước ngòai phải nắm rõ nội dung công việc, mang trang phục lịch sự và phải có mặt trước 10 phút để cùng tham gia đón khách, xử lý những việc đột xuất (nếu có). Điều 10. Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế Việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thực hiện theo Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và thực hiện theo những quy định sau: 1. Trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất là 30 ngày (đối với hội nghị hội thảo xin phép Bộ), 60 ngày (đối với hội nghị, hội thảo cần xin phép Thủ tướng Chính phủ) đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo phải có văn bản xin phép Bộ thông qua Vụ Hợp tác quốc tế, trong đó nêu rõ mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm, nguồn kinh phí, đơn vị đồng tham gia tổ chức, thành phần tham dự (nước ngòai, Việt Nam). Chỉ được tổ chức hội nghị, hội thảo sau khi có ý kiến đồng ý của lãnh đạo Bộ. 2. Trong thời hạn 15 ngày sau khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, đơn vị chủ trì phải gửi kết quả hội nghị, hội thảo báo cáo Bộ (Vụ Hợp tác quốc tế theo mẫu đính kèm). 3. Hàng năm Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm tổng hợp báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế của Bộ và gửi Bộ Nội vụ theo quy định. Điều 11. Tổ chức tham quan, khảo sát trong nước 1. Vụ Hợp tác quốc tế chịu trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các chương trình tham quan, khảo sát cho khách của lãnh đạo bộ khi có yêu cầu. 2. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước Bộ về việc tổ chức tham quan, khảo sát cho khách nước ngòai của đơn vị mình và cần có văn bản thông báo trước với chính quyền địa phương nơi khách đến để có các biện pháp phối hợp, bảo vệ, đảm bảo an ninh đối ngọai theo đúng các quy định hiện hành. Điều 12. Công tác văn thư đối ngọai Các công văn, tài liệu về hợp tác quốc tế phải được quản lý theo quy định của Nhà nước và các quy định của Bộ: 1. Văn phòng Bộ có nhiệm vụ chuyển các văn bản đối ngọai theo đúng các địa chỉ nơi nhận do các đơn vị chuẩn bị sau khi tham khảo ý kiến của Vụ Hợp tác quốc tế. 2. Các văn bản đến bằng tiếng nước ngòai khi trình lãnh đạo Bộ xử lý cần có giải trình bằng tiếng Việt. 3. Các văn bản gửi đi bằng tiếng nước ngòai do lãnh đạo Bộ ký phải được Vụ Hợp tác quốc tế đồng trình và phải được trình bày theo mẫu có tiêu đề do Vụ Hợp tác quốc tế phát hành. Đơn vị chủ trì sọan thảo có trách nhiệm trình kèm bản tiếng Việt. 4. Thủ trưởng các đơn vị được phép ký các văn bản đối ngọai bằng tiếng nước ngòai khi được Bộ trưởng ủy quyền. 5. Vụ Hợp tác quốc tế là đầu mối giao dịch với các đối tác nước ngòai trong việc trao đổi các thông tin và các quan điểm chính thức của Bộ. Điều 13. Cung cấp tài liệu, số liệu, mẫu vật cho nước ngòai 1. Khi trao đổi và cung cấp các số liệu, mẫu vật, tài liệu cho đối tác nước ngòai, các đơn vị thực hiện cần thực hiện theo các quy định hiện hành của nhà nước và của Bộ, trừ các số liệu, tài liệu đã được sử dụng công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng. 2. Cung cấp các mẫu vật, tài liệu mật thực hiện theo quy định của Bộ, của nhà nước. Điều 14. Công tác bảo vệ và thông tin tuyên truyền đối ngọai 1. Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm thực hiện công tác bảo vệ khi có khách nước ngòai đến làm việc tại Bộ. 2. Văn phòng Bộ chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan để tổ chức thông tin và tuyên truyền đối ngọai. 3. Thủ trưởng các đơn vị có trang báo điện tử (website) riêng bằng tiếng nước ngòai tự chịu trách nhiệm về các thông tin đưa lên mạng tại trang báo điện tử của đơn vị mình và phải đăng ký thực hiện theo quy định của pháp luật. Chương 4. TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 15. Điều khỏan thi hành 1. Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện Quy chế và định kỳ báo cáo Bộ trưởng. 2. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến, đôn đốc, kiểm tra và báo cáo việc thực hiện Quy chế này tại đơn vị; chịu trách nhiệm liên đới nếu cán bộ, công chức trong đơn vị vi phạm Quy chế. 3. Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có vướng mắc, khó khăn và cần thiết điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế, Thủ trưởng các đơn vị phản ánh kịp thời về Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp báo cáo lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định./. BỘ TRƯỞNG (Đã ký) Cao Đức Phát