Quyết định 1630/QĐ-UBND
Ban hành Quy chế tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế
Cơ quan ban hành: UBND tỉnh Thừa Thiên Huế
Ngày ban hành: 2011-08-18

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 1630/QĐ-UBND Thừa Thiên Huế, ngày 10 tháng 8 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế _______________ ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và ủy ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Quyết định 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Ngọai vụ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 3. Chánh Văn phòng ủy ban Nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Ngọai vụ, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban Nhân dân tỉnh, Chú tịch ủy ban Nhân dân các huyện, thị xã Hương Thủy và thành phố Huế, các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH (Đã ký) Nguyễn Văn Cao QUY CHẾ Tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế (Ban hành kèm theo Quyết định số/1630 /QĐ-UBND ngày 10 tháng8 năm 2011 của Ủy ban Nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huê) _________________________________ Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 . Phạm vi điều chỉnh: Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này là họat động hội họp có yếu tố nước ngòai, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất là một đầu cầu thuộc địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế bao gồm: 1. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngòai thuộc địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. 2. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức nước ngòai tổ chức trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Họp báo quốc tế không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này. Điều 2. Đối tượng điều chỉnh 1. Các cơ quan, tổ chức của Việt Nam; 2. Các cơ quan, tổ chức nước ngòai làm việc tại Việt Nam khi tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế tại tỉnh Thừa Thiên Huế phải có giấy phép họat động tại Việt Nam theo quy định. Trong trường hợp các cơ quan, tổ chức nước ngòai không có văn phòng tại Việt Nam, chưa có giây phép họat động của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp thì phải phối hợp với một cơ quan, đối tác của Việt Nam để đồng tổ chức hội nghị, hội thảo. Chương II QUY ĐỊNH CHI TIẾT VỀ VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Điều 3. Thẩm quyền cho phép tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huê. 1. Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế do các cơ quan, tổ chức của Việt Nam; các cơ quan, tổ chức của nước ngòai tổ chức trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế theo thẩm quyền quy định tại khỏan 2 Điều 3 Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. 2. Hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ hoặc thuộc phạm vị bí mật nhà nước phải được sự cho phép của Thủ tướng Chính phủ trước khi tổ chức. Điều 4 . Cơ quan tham mưu và quản lý Giao trách nhiệm cho Sở Ngọai vụ tiếp nhận, thẩm định hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh của các cơ quan, tổ chức trước khi trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh xem xét, quyết định. Điều 5 . Trình tự, thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh 1. Các cơ quan, tổ chức của Việt Nam trước khi tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải tiến hành các thủ tục sau đây: a) Lấy ý kiến bằng văn bản của cơ quan quản lý ngành liên quan đến lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo trước khi nộp hồ sơ tại Sở Ngọai vụ. Cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. b) Có công văn, tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế họach tổ chức) nộp tại Sở Ngọai vụ. Thời hạn trình ít nhất là 10 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Công văn, tờ trình, đề án hoặc kế họach tổ chức phải nêu rõ: - Lý do, mục đích của hội nghị, hội thảo; - Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có); - Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường họp hội nghị, hội thảo trực tuyến); - Nội dung, chương trình làm việc chi tiết, tài liệu, tập gấp, tờ rơi (nếu có) và các họat động bên lề hội nghị, hội thảo; tài liệu tiếng nước ngòai phải được dịch ra tiếng Việt; - Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngòai, cơ quan tài trợ (nếu có); - Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngòai (đại biểu nước ngòai cần cung cấp rõ quốc tịch, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu). - Cung cấp thông tin về báo cáo viên người nước ngòai trình bày trong hội nghị, hội thảo (lý lịch trích ngang chi tiết, trình độ chuyên môn). - Nguồn kinh phí (cơ quan, tổ chức nào chi trả, phối hợp chi trả). - Ý kiến của các cơ quan chuyên môn về nội dung hội nghị, hội thảo. - Đối với các công ty, doanh nghiệp tư nhân tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép họat động theo đúng ngành nghề đăng ký - Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nộp tại Sở Ngọai vụ gồm 02 bộ. 2. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan, tổ chức nước ngòai tổ chức. a) Có công văn, tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế họach tổ chức) nộp tại Sở Ngọai vụ. Thời hạn trình ít nhất là 17 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Công văn, tờ trình, đề án hoặc kế họach tổ chức phải nêu rõ: - Lý do, mục đích của hội nghị, hội thảo; - Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có); - Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến); - Nội dung, chương trình làm việc chi tiết, tài liệu, tập gấp, tờ rơi (nếu có) và các họat động bên lề hội nghị, hội thảo; tài liệu tiếng nước ngòai phải được dịch ra tiếng Việt; - Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngòai, cơ quan tài trợ (nếu có); - Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngòai (đại biểu nước ngòai cần cung cấp rõ quốc tịch, số hộ chiêu, ngày cấp hộ chiếu). - Cung cấp thông tin về báo cáo viên người nước ngòai trình bày trong hội nghị, hội thảo (lý lịch hích ngang chi tiết, trình độ chuyên môn). - Nguồn kinh phí (cơ quan, tổ chức nào chi trả, phối hợp chi trả) - Giấy phép thành lập văn phòng, tổ chức, giấy phép họat động do cơ quan có thẩm quyền ban hành. - Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nộp tại Sở Ngọai vụ gồm 02 bộ. b) Sau khi nhận được hồ sơ, kế họach tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, tổ chức nước ngòai, Sở Ngọai vụ tiến hành lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan trước khi trình cấp có thẩm quyền ra quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo đề nghị của các tổ chức nước ngòai. Cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 7 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Chương III TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN TRONG VÀ NGÒAI NƯỚC TRONG VIỆC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUÓC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH Điều 6. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị tổ chức hội thảo quốc tế 1. Các cơ quan, đơn vị khi tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngòai có trách nhiệm tổ chức hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình,kế họach đã được Chủ tịch ủy ban Nhân dân tỉnh phê duyệt, đồng thời chịu trách nhiệm cung cấp chính xác về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu tại hội nghị, hội tháo quốc tế, nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo (nếu bằng tiếng nước ngòai thì phải dịch sang tiêng Việt). 2. Gửi báo cáo tóm tắt kết ạuả hội nghị, hội thảo cho UBND tỉnh và Sở Ngọai vụ trong thời hạn 10 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo. 3. Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế tổ chức trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế đã được các cơ quan Trung ương cho phép, các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến UBND tỉnh và Sở Ngọai vụ chậm nhất là 07 ngày trước khi tổ chức. Điều 7 . Trách nhiệm quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế 1. Chủ tịch ủy ban Nhân dân tỉnh thống nhất quản lỵ Nhà nước trên phạm vi tòan tỉnh và giao cho Sở Ngọai vụ là cơ quan đầu mối tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh quản lý đối với hội nghị, hội thảo quốc tế diễn ra trên địa bàn tỉnh. 2. Sở Ngọai vụ có trách nhiệm: a) Thẩm định hồ sơ, nội dung và đề án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. b) Yêu cầu cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo. c) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo. d) Có trách nhiệm lấy ý kiến của các cơ quan trung ương, địa phương có liên quan đối với hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan, tổ chức nước ngòai tổ chức. đ) Có trách nhiệm tổng hợp, tham mưu báo cáo tóm tắt kết quả, hội nghị, hội thảo quôc tê trình Thủ tướng Chính phủ theo quy định. e) Có trách nhiệm tham mưu, báo cáo Ủy ban Nhân dân tỉnh về tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quôc tế ừên địa bàn tỉnh trước ngày 31 tháng 12 hằng năm. f) Nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm các quy định của Quy chế này, Sở Ngọai vụ có trách nhiệm kịp thời báo cáo cấp có thẩm quyền có biện pháp xử lý theo quy định. g) Cử cán bộ tham dự một số hội nghị, hội thảo khi cần thiết. 3. Công an tỉnh có trách nhiệm: a) Tham mưu cho Chủ tịch ủy ban Nhân dân tỉnh về những vấn đề có liên quan đên an ninh chính trị, trật tự - an tòan xã hội trong hội nghị, hội thảo quốc tế. b) Đảm bảo công tác an ninh trong quá trình diễn ra hội nghị, hội thảo quốc tế. c) Phối hợp với Sở Ngọai vụ và các cơ quan liên quan quản lý, hướng dẫn và kiểm tra việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; phối hợp với các ngành chức năng giải quyết các vấn đề phát sinh. 4. Trách nhiệm của các cơ quan liên quan Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn của ủy ban Nhân dân tỉnh, Chủ tịch ủy ban Nhân dân các huyện, thị xã và thành phố Huế có trách nhiệm: a) Trong thời gian không quá 7 ngày phải có ý kiến bằng văn bản đối với hội nghị, hội thảo quốc tế liên quan lĩnh vực ngành mình quản lý, phụ trách khi nhận được công văn đề nghị của Sở Ngọai vụ và các cơ quan, tổ chức của Việt Nam. b) Phối hợp với Sở Ngọai vụ và các cơ cpan liên quan quản lý, hướng dẫn và kiêm tra việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. c) Khi có phát sinh những vấn đề hội nghị, hội thảo quốc tế phải kịp thời thông báo cơ quan chức năng để phối hợp giải quyết. Điều 8: Xử lý vi phạm Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định của Quy chế này tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 9. Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh yêu cầu các cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện nghiêm túc các quy định của Quy chế này. Điều 10. Quy chế này thay thế các văn bản, quy định về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế do Ủy ban Nhân dân tỉnh đã ban hành trước đây. Điều 11. Trong quá trình thực hiện nếu có gì vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương kịp thời báo cáo với Sở Ngọai vụ để tham mưu Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh để sửa đổi, bổ sung Quy chế này cho phù hợp với tình hình thực tế./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH (Đã ký) Nguyễn Văn Cao