Thông tư 03/2004/TT-BTC
Hướng dẫn kế toán các đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện Luật Ngân sách Nhà nước và khoán chi hành chính
Cơ quan ban hành: Bộ Tài chính
Ngày ban hành: 2004-01-13

BỘ TÀI CHÍNH -------------- Số: 03/2004/TT-BTC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do- Hạnh phúc ---------------------------- Hà Nội, ngày 13 tháng 01 năm 2004 THÔNG TƯ Hướng dẫn kế tóan các đơn vị hành chính sư nghiêp thực hiện luật Ngân sách Nhà nước và khỏan chi hành chính Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002; Căn cứ Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/06/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách nhà nước; Căn cứ Thông tư số 59/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 60/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách nhà nước; Căn cứ Quyết định số 192/2001/QĐ-TTg ngày 17/12/2001 của Thủ tướng Chính phủ về mở rộng thí điểm khóan biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan hành chính nhà nước và Thông tư liên tịch số 17/2002/TTLT-BTC-BTCCBCP ngày 08/02/2002 của Bộ Tài chính và Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng dẫn Quyết định số 192/2001/QĐ-TTg nói trên của Thủ tướng Chính phủ; Căn cứ Chế độ kế tóan Hành chính, sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và các thông tư sửa đổi, bổ sung Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính (Thông tư số 184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998 hướng dẫn kế tóan quyết tóan vật tư, hàng hóa tồn kho, giá trị khối lượng sửa chữa lớn, XDCB hòan thành ở thời điểm cuối năm; Thông tư số 185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998 hướng dẫn kế tóan thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp; Thông tư số 109/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 hướng dẫn kế tóan tiếp nhận và sử dụng các khỏan viện trợ không hòan lại); Để phù hợp với quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn Luật Ngân sách và khóan chi hành chính; Bộ Tài chính hướng dẫn kế tóan trong các cơ quan nhà nước và đơn vị hành chính, sự nghiệp như sau: I- PHẠM VI ÁP DỤNG Thông tư này áp dụng cho tất cả các cơ quan nhà nước, đơn vị hành chính, sự nghiệp thuộc bộ máy quản lý nhà nước Trung ương và địa phương, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang được ngân sách nhà nước cấp kinh phí đang thực hiện Chế độ kế tóan Hành chính, sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999-TC/QĐ-CĐKT ngày 02/11/1996 và các thông tư hướng dẫn bổ sung, sửa đổi Chế độ kế tóan Hành chính, sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT nói trên. Riêng đối với đơn vị sự nghiệp có thu vẫn thực hiện kế tóan theo Thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 và những nội dung liên quan đến tiếp nhận kinh phí ngân sách nhà nước quy định trong thông tư này. II. NỘI DUNG SỬA ĐỔI, BỔ SUNG 1- Bổ sung các chứng từ kế tóan 1. 1. Bổ sung thêm chứng từ "Bảng theo dõi thực hiện khóan chi hành chính" (Mẫu số C42-KC). 1. 2. Sửa mẫu chứng từ "Phiếu kê mua hàng" (Mẫu số C15-H). 1. 3. Sử dụng các chứng từ đã sửa đổi và ban hành trong Thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài chính gồm: - Bảng thanh tóan tiền lương (Mẫu số C02- H) - Bảng thanh tóan tiền thưởng (Mẫu số C34-SN) - Giấy thôi trả lương (Mẫu số C35-SN) - Giấy thanh tóan tiền thuê ngòai (Mẫu số C36-SN) - Bảng tổng hợp biên lai thu tiền (Mẫu số C37-SN) - Bảng kê chi tiền (Mẫu số C39-SN) - Giấy đề nghị thanh tóan (Mẫu số C40- SN) - Bảng thanh tóan tiền làm thêm ngòai giờ (Mẫu số C41- SN) - Bảng theo dõi thực hiện khóan chi hành chính (Mẫu số C42-KC) (Mẫu chứng từ và phương pháp lập chứng từ kế tóan xem Phụ lục số 1) 2. Sửa đổi, bổ sung tài khỏan kế tóan 2. 1. Mở thêm các tài khỏan cấp III (lọai 5 chữ số) và tài khỏan cấp IV (lọai 6 chữ số) cho các tài khỏan: a/ TK4611 "Năm trước" + TK 46111 "Nguồn chi thường xuyên" + TK 46112 "Nguồn chi không thường xuyên" (chi tiết từng nguồn chi) - TK 4612 "Năm nay" + TK 46121 "Nguồn chi thường xuyên" + TK 46122 "Nguồn chi không thường xuyên" (chi tiết từng nguồn chi) - TK 4613 "Năm sau" + TK 46131 "Nguồn chi thường xuyên" + TK 46132 "Nguồn chi không thường xuyên" (chi tiết từng nguồn chi). b/ TK 6611 "Năm trước" + TK 66111 "Chi thường xuyên" TK 661111- Chi thanh tóan cá nhân TK 661112 - Chi nghiệp vụ chuyên môn TK 661113 - Chi mua sắm, sửa chữa TK 661118 - Chi thường xuyên khác + TK 66112 "Chi không thường xuyên" TK 661121 - Chi tinh giản biên chế TK 661122 - Chi nhiệm vụ đột xuất TK 661128 - Chi không thường xuyên khác - TK 6612 "Năm nay" + TK 66121 "Chi thường xuyên" TK 661211 - Chi thanh tóan cá nhân TK 661212 - Chi nghiệp vụ chuyên môn TK 661213 - Chi mua sắm, sửa chữa TK 661218 - Chi thường xuyên khác + TK 66122 "Chi không thường xuyên" TK 661221 - Chi tinh giản biên chế TK 661222 - Chi nhiệm vụ đột xuất TK 661228 - Chi không thường xuyên khác - TK 6613 " Năm sau" + TK 66131 "Chi thường xuyên" TK 661311 - Chi thanh tóan cá nhân TK 661312 - Chi nghiệp vụ chuyên môn TK 661313 - Chi mua sắm, sửa chữa TK 661318 - Chi thường xuyên khác + TK 66132 "Chi không thường xuyên" TK 661321 - Chi tinh giản biên chế TK 661322 - Chi nhiệm vụ đột xuất TK 661328 - Chi không thường xuyên khác. 2. 2. Đổi tên và sửa đổi nội dung một số tài khỏan: a/ Đổi tên Tài khỏan 008 "Hạn mức kinh phí" thành "Dự tóan chi họat động". Tài khỏan này dùng cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp được ngân sách cấp kinh phí họat động để phản ánh số dự tóan kinh phí họat động được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự tóan kinh phí ra sử dụng. Kết cấu và nội dung phản ảnh của Tài khỏan 008 "Dự tóan chi họat động": Bên Nợ: Dự tóan chi họat động được giao Bên Có: Rút dự tóan chi họat động ra sử dụng Số dư Nợ: Dự tóan chi họat động còn lại chưa rút. Tài khỏan 008 có 2 tài khỏan cấp II: - Tài khỏan 0081 "Dự tóan chi thường xuyên" - Tài khỏan 0082 "Dự tóan chi không thường xuyên". b/ Đổi tên Tài khỏan 009 "Hạn mức kinh phí khác" thành "Dự tóan chi chương trình, dự án". Tài khỏan này dùng cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp được ngân sách cấp kinh phí chương trình, dự án, đề tài khoa học và kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản để phản ánh số dự tóan kinh phí ngân sách nhà nước giao cho các chương trình, dự án, đề tài khoa học, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản và việc rút dự tóan kinh phí này ra sử dụng. Kết cấu và nội dung phản ảnh của Tài khỏan 009 "Dự tóan chi chương trình, dự án": Bên Nợ: Dự tóan chi chương trình dự án được giao Bên Có: Rút dự tóan chi chương trình dự án ra sử dụng Số dư Nợ: Dự tóan chi chương trình dự án còn lại chưa rút. Tài khỏan 009 có 3 tài khỏan cấp II: - 0091 "Dự tóan chi chương trình, dự án" - 0092 "Dự tóan chi đề tài khoa học" - 0093 "Dự tóan chi đầu tư xây dựng cơ bản . 2.3. Bổ sung Tài khỏan 4214 "Chênh lệch khóan chi hành chính" của Tài khỏan 421 "Chênh lệch thu chi chưa xử lý". Tài khỏan này dùng cho các đơn vị hành chính đã thực hiện khóan biên chế và khóan chi hành chính để hạch tóan số chênh lệch do tiết kiệm khóan biên chế và khóan chi hành chính và việc phân phối sử dụng số tiết kiệm đó. Kết cấu và nội dung phản ảnh của Tài khỏan 4214 "Chênh lệch khóan chi hành chính": Bên Nợ: Kết chuyển số đã chi từ khỏan tiết kiệm cho tăng thu nhập của cán bộ, công chức, chi khen thưởng, chi phúc lợi và chi nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc...; Bên Có: Tạm trích số tiết kiệm chi hoặc kết chuyển số tiết kiệm chi được trích thêm từ tài khỏan nguồn kinh phí thường xuyên sang khi quyết tóan được duyệt; Số dư bên Có: Số tiết kiệm khóan chi còn lại chưa sử dụng. 2.4. Bổ sung Tài khỏan 336 "Tạm ứng của Kho bạc" Tài khỏan này dùng cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp được ngân sách cấp kinh phí để phản ảnh số kinh phí đã tạm ứng của Kho bạc và việc thanh tóan số kinh phí tạm ứng đó trong thời gian dự tóan chi ngân sách chưa được cấp có thẩm quyền giao hoặc dự tóan chi đã được cấp có thẩm quyền giao nhưng chưa đủ điều kiện thanh tóan. Kết cấu và nội dung phản ảnh của Tài khỏan 336 "Tạm ứng của Kho bạc": Bên Nợ: Kết chuyển số tạm ứng đã thanh tóan thành nguồn kinh phí Bên Có: Số tiền đã nhận tạm ứng của Kho bạc Số dư bên Có: Số tiền tạm ứng đã nhận của Kho bạc nhưng chưa thanh tóan. 2.5. Bổ sung Tài khỏan 004 "Khóan chi hành chính" (Tài khỏan ngòai bảng) Tài khỏan này dùng cho đơn vị hành chính đã thực hiện khóan biên chế và khóan chi hành chính để phản ảnh số đã khóan chi và tình hình thực hiện khóan chi, trên cơ sở đó xác định số tiết kiệm chi làm cơ sở bổ sung thu nhập cho cán bộ công chức và chi khen thưởng, phúc lợi, chi nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc. Tài khỏan 004 "Khóan chi hành chính" mở chi tiết theo từng mục được khóan. Kết cấu và nội dung phản ảnh của Tài khỏan 004 "Khóan chi hành chính": Bên Nợ: - Số được khóan của từng mục chi Bên Có: - Số chi thực tế của từng mục - Số tiết kiệm chi kết chuyển khi đã xử lý Số dư bên Nợ: - Số được khóan chi chưa sử dụng - Số tiết kiệm chi chưa xử lý ở thời điểm cuối kỳ. Tài khỏan 004 có 2 tài khỏan cấp II: + TK 0041 "Khóan chi hành chính năm trước" + TK 0042 "Khóan chi hành chính năm nay". 3. Sửa đổi, bổ sung sổ kế tóan 3.1. Bỏ các sổ kế tóan sau: - Sổ theo dõi nguồn kinh phí (Mẫu số S41-H) - Sổ theo dõi hạn mức kinh phí (Mẫu số S42-H) - Sổ theo dõi kinh phí ngòai hạn mức (Mẫu số S42-H) 3.2 Sửa các mẫu sổ kế tóan: - Sổ tổng hợp nguồn kinh phí (Mẫu số S41a-H) - Sổ chi tiết các khỏan phải thu (Mẫu số S52-H) - Sổ chi tiết chi họat động (Mẫu số S61a-H) - Sổ chi tiết dự án (Mẫu số S63-H) - Sổ theo dõi kinh phí cấo cho cấp dưới (Mẫu số S67-H) 3.3. Bổ sung các mẫu sổ kế tóan sau: - Sổ theo dõi nguồn kinh phí ngân sách cấp (Mẫu số S45-H) - Sổ theo dõi nguồn kinh phí ngòai ngân sách (Mẫu số S46-H) - Sổ tổng hợp chi theo nhóm mục (Mẫu số S69-H) - Sổ theo dõi thực hiện khóan chi hành chính (Mẫu số S72-KC) - Sổ tổng hợp tình hình thực hiện khóan chi hành chính (Mẫu số S73-KC) - Sổ theo dõi sử dụng kinh phí tiết kiệm chi (Mẫu số S74-KC) - Sổ theo dõi tạm ứng của kho bạc (Mẫu số S75- H) (Mẫu sổ và phương pháp ghi sổ xem Phụ lục số 2). 4. Sửa đổi báo cáo tài chính 4.1. Sửa lại báo cáo "Tình hình kinh phí và quyết tóan kinh phí" (Mẫu B02-H) và các phụ biểu của Mẫu B02-H. 4.2. Bổ sung báo cáo tài chính sau: - Báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu khóan chi hành chính (Mẫu số B10- KC) - Báo cáo sử dụng số kinh phí tiết kiệm về khóan chi hành chính (Mẫu số B11- KC) (Mẫu báo cáo và phương pháp lập báo cáo bổ sung, sửa đổi xem Phụ lục số 3) III- PHƯƠNG PHÁP KẾ TÓAN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU CÓ SỬA ĐỔI, BỔ SUNG 1. Đối với các đơn vị được ngân sách cấp kinh phí 1.1. Đầu năm khi đơn vị được cấp có thẩm quyền giao dự tóan chi họat động, ghi: Nợ TK 008 "Dự tóan chi họat động" và các tài khỏan cấp II phù hợp: - 0081 "Dự tóan chi thường xuyên" - 0082 "Dự tóan chi không thường xuyên". 1.2. Khi nhận dự tóan chi chương trình dự án, đề tài khoa học, dự tóan chi đầu tư xây dựng cơ bản được cấp có thẩm quyền giao, ghi: Nợ TK 009 "Dự tóan chi chương trình, dự án" và các tài khỏan cấp II phù hợp. 1.3. Khi rút dự tóan chi ngân sách ra sử dụng (dự tóan chi họat động và dự tóan chi chương trình dự án), căn cứ vào giấy rút dự tóan ngân sách và các chứng từ có liên quan, ghi Có TK 008 "Dự tóan chi họat động" hoặc ghi Có TK 009 "Dự tóan chi chương trình, dự án", đồng thời ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Nợ TK 152 - Vật liệu dụng cụ Nợ TK 211 - Tài sản cố định hữu hình Nợ TK 213 - Tài sản cố định vô hình Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 331 - Các khỏan phải trả Nợ TK 661 - Chi họat động ….. Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án Có TK 461 - Nguồn kinh phí họat động (Chi tiết TK cấp II, III phù hợp). 1.4. Đối với các đơn vị trong trường hợp dự tóan chi ngân sách chưa được cấp có thẩm quyền giao hoặc dự tóan đã được cấp có thẩm quyền giao nhưng chưa đủ điều kiện để thanh tóan, đơn vị được Kho bạc cho ứng trước kinh phí: a. Khi nhận tạm ứng của Kho bạc, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 152 - Vật liệu dụng cụ Nợ TK 331 - Các khỏan phải trả Nợ TK 661 - Chi họat động . ............ Có TK 336 - Tạm ứng của Kho bạc. b. Khi đơn vị được cấp có thẩm quyền giao dự tóan, ghi Nợ TK 008 "Dự tóan chi họat động". c. Khi Kho bạc tiến hành thu hồi số tạm ứng của đợn vị, căn cứ vào giấy đề nghị Kho bạc thanh tóan tạm ứng và giấy rút dự tóan, chuyển số đã nhận tạm ứng thành nguồn kinh phí họat động thường xuyên, ghi Có TK 008 "Dự tóan chi họat động", đồng thời ghi: Nợ TK 336 - Tạm ứng của Kho bạc Có TK 461- Nguồn kinh phí họat động (4612 - Năm nay) (Tài khỏan cấp III phù hợp). 1.5. Đối với những đơn vị được ngân sách thanh tóan chi trả bằng lệnh chi tiền, khi nhận được giấy báo của Kho bạc, ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt (Nếu nhận bằng tiền mặt về qũy) Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (Nếu được chuyển về tài khỏan tiền gửi dự tóan) Nợ TK 331- Các khỏan phải trả (Cấp chuyển thẳng cho người được hưởng) Có TK 461- Nguồn kinh phí họat động (TK cấp II, III phù hợp) Có TK 462- Nguồn kinh phí dự án (TK cấp II phù hợp). 1.6. Khi chi họat động hoặc chi dự án, ghi: Nợ TK 662- Chi dự án (Tài khỏan cấp II phù hợp) Nợ TK 661- Chi họat động (Tài khỏan cấp II, III phù hợp) Có TK 111- Tiền mặt Có TK 152- Vật liệu dụng cụ Có TK 312- Tạm ứng Có TK 331- Các khỏan phải trả Có TK 461- Nguồn kinh phí họat động (4612- Năm nay) Có TK 462- Nguồn kinh phí dự án Có TK 466- Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ …... 2. Đối với các đơn vị thực hiện khóan chi hành chính 2.1. Phản ảnh số được khóan về chi lương và chi hành chính theo biên chế được khóan vào bên Nợ TK 004 "Khóan chi hành chính" ngòai Bảng cân đối tài khỏan (Chi tiết theo từng mục khóan). 2.2. Phản ảnh nguồn kinh phí đã rút của các mục đã khóan, ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt Nợ TK 152- Vật liệu dụng cụ Nợ TK 331- Các khỏan phải trả Nợ TK 661- Chi họat động …. .. Có TK 461- Nguồn kinh phí họat động (4612- Năm nay) (Tài khỏan cấp III phù hợp và chi tiết theo nguồn kinh phí của mục khóan); Đồng thời ghi Có TK 008 "Dự tóan chi họat động". 2.3. Khi chi thực tế về các nội dung đã khóan, ghi: Nợ TK 661- Chi họat động (TK 6612 - Năm nay và các tài khỏan cấp III, cấp IV phù hợp) Có TK 111- Tiền mặt Có TK 152- Vật liệu dụng cụ Có TK 331- Các khỏan phải trả Có TK 461- Nguồn kinh phí họat động (chi tiết TK 4612- Năm nay và các TK cấp III) …... Đồng thời, căn cứ vào bảng thanh tóan khóan chi cuối kỳ ghi Có TK 004 "Khóan chi hành chính" (Chi tiết theo từng mục khóan). 2.4. Cuối kỳ kết chuyển số chi thực tế vào nguồn kinh phí đã khóan khi quyết tóan được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ghi: Nợ TK 461- Nguồn kinh phí họat động (Tài khỏan cấp II, III phù hợp và nguồn kinh phí của các nội dung đã khóan) Có TK 661- Chi họat động (Tài khỏan cấp II, III, IV phù hợp và các mục đã khóan). 2.5. Số chênh lệch bên Nợ lớn hơn bên Có của TK 004 "Khóan chi hành chính" là số kinh phí khóan chưa sử dụng trong kỳ và số tiết kiệm chi của các mục khóan vào cuối kỳ. 2.6. Trong kỳ tạm trích số tiết kiệm để chi và cuối kỳ trích bổ sung thêm theo quyết tóan được duyệt sang tài khỏan chênh lệch thu chi chưa xử lý, ghi: Nợ TK 461- Nguồn kinh phí họat động (Tài khỏan cấp II, III phù hợp) Có TK 421- Chênh lệch thu chi chưa xử lý (4214- Chênh lệch khóan chi hành chính). 2.7. Bổ sung phần thu nhập tăng thêm cho cán bộ công chức từ số tiết kiệm chi, ghi: Nợ TK 661- Chi họat động (TK cấp II, III phù hợp) Có TK 334- Phải trả viên chức. 2.8. Chi khen thưởng, chi phúc lợi, chi nâng cao hiệu quả chất lượng công việc, chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ, chi cho đào tạo cán bộ công chức hoặc chi bổ sung nguồn kinh phí đầu tư XDCB từ số tiết kiệm chi, ghi: Nợ TK 661 - Chi họat động (TK cấp II, III, IV phù hợp) Có TK 111- Tiền mặt Có TK 152- Vật liệu dụng cụ Có TK 312- Tạm ứng Có TK 331- Các khỏan phải trả Có TK 441- Nguồn kinh phí đầu tư XDCB (nếu có) Có TK 466- Nguồn kinh phí họat động …... 2.9. Quyết tóan số kinh phí tiết kiệm đã sử dụng để nâng cao hiệu quả chất lượng công việc và bổ sung tăng thu nhập với nguồn tiết kiệm chi, ghi: Nợ TK 421 - Chênh lệch thu chi chưa xử lý (4214- Chênh lệch khóan chi hành chính) Có TK 661- Chi họat động (TK cấp II, III, IV phù hợp và các mục chi tương ứng). IV. ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH 1. Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng công báo và áp dụng cho năm ngân sách 2004. Những đơn vị hành chính, sự nghiệp thuộc phạm vi áp dụng tại mục I Thông tư này phải tổ chức thực hiện công tác kế tóan theo Chế độ kế tóan Hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 và các thông tư sửa đổi, bổ sung Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT và theo hướng dẫn tại Thông tư này. 2. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc các Bộ, ngành, địa phương, đơn vị phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để nghiên cứu giải quyết. Trần Văn Tá (Đã ký)