Quyết định 01/1999/QĐ-UB
Về quy định công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của thành phố Đà Nẵng
Cơ quan ban hành: UBND thành phố Đà Nẵng
Ngày ban hành: 1999-01-02

QUYẾT ĐỊNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG V/v Ban hành bản quy định về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của thành phố Đà Nẵng _________________ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG - Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân (sửa đổi) ngày 21-6-1994; - Căn cứ Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 09 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) ban hành điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ; - Thực hiện Công văn số 66/NVĐP ngày 11-3- 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn ban hành Quy định về công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các cấp; Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng. QUYẾT ĐỊNH Điều1 : Nay ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của thành phố Đà Nẵng. Điều 2: Quy định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Điều 3: Chánh Văn phòng UBND thành phố, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các đòan thể, Chủ tịch UBND các quận, huyện chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. T/M.UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (Đã ký) Hùynh Năm QUY ĐỊNH Về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của thành phố Đà Nẵng (Ban hành kèm theo Quyết định số 01/1999/QĐ-UB ngày 02-01-1999 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng) _____________________ C hương I : QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Tất cả công văn tài liệu quản lý Nhà nước, tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, công trình xây dựng cơ bản, phát minh sáng chế, luận án tốt nghiệp...) tài liệu chuyên môn (sổ sách thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự...) các tác phẩm văn học, nghệ thuật, âm bản, dương bản các bộ phim, các bức ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình, băng đĩa từ, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, sổ ghi nghị quyết các cuộc họp V. V... được hình thành trong quá trình họat động của các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các đòan thể, UBND các quận, huyện trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, không kể thời gian, hình thức ghi tin, lọai hình tài liệu, được tập trung thông nhát quản lý ở bộ phận, phòng, kho lưu trữ hiện hành của các ngành, các cấp đề phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn. Tài liệu lưu trữ phải là bản gốc, bản chính của văn kiện. Trong trường hợp do hậu quả lịch sử không còn bản chính mới được thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính. Điều 2. Tài liệu lưu trữ của địa phương là di sản văn hóa, thuộc một phần của phòng tài liệu lưu trữ Quốc gia, không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ. Điều 3. Thủ trưởng các ngành, các cấp trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn; tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước và bản Quy định này. Chương II : QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Mục 1 : LẬP HỒ SƠ Điều 4. Công chức, viên chức làm công việc bằng công văn giấy tờ hoặc liên quan đến công văn giấy tờ trong mỗi cơ quan, tùy theo chức năng nhiệm vụ phải lập hồ sơ công việc về phần mình phụ trách. Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan phải được tiến hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và phải tuân theo đúng các thể thức, phương pháp do Cục Lưu trữ Nhà nước quy định. Điều 5. Hồ sơ công việc của công chức, viên chức, khi lập phải đảm bảo mối quan hệ giữa các văn bản với nhau về cùng một vấn đề, một sự việc, sắp xếp các văn bản trong một hồ sơ theo trật tự thời gian và biên mục bên trong, bên ngòai đầy đủ. Điều 6. Hồ sơ tên gọi : Gồm các tập lưu công văn đi ở mỗi cơ quan, được phân lọai thành từng hồ sơ có cùng tên gọi giống nhau như các tập : Quyết định, chỉ thị, báo cáo, công văn... tùy theo khối lượng tài liệu nhiều hay ít mà kết thúc hồ sơ theo tháng, qúy, 6 tháng, một năm. Văn thư cơ quan phải đảm bảo lưu đủ công văn tài liệu (bản chính và phụ lục kèm theo), sắp xếp theo thứ tự đúng với số đã đăng ký trong công văn và chịu trách nhiệm lập hồ sơ tên gọi. Điều 7. Hồ sơ nguyên tắc gồm những văn bản pháp quy như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quy chế, Quy định, hướng dẫn hoặc giải thích về chế độ chính sách. Mỗi công chức, viên chức tùy theo yêu cầu công việc của mình, tập hợp những văn bản pháp quy về từng nghiệp vụ nhất định làm căn cứ giải quyết công việc để lập hồ sơ nguyên tắc. Hồ sơ nguyên tắc thuộc lọai tư liệu của cơ quan không ai được chiếm dụng riêng, không phải nộp vào lưu trữ, khi nghỉ hưu, thuyên chuyển công tác phải bàn giao lại cho người thay thế mình để tiếp tục công việc đó. Điều 8. Công chức, viên chức chỉ được giữ lại hồ sơ công việc của mình một năm tính từ khi công việc đó kết thúc. Trường hợp cần giữ lại để nghiên cứu tiếp tục phải được sự đồng ý của thủ trưởng và lưu trữ cơ quan. Điều 9. Cuối năm công chức, viên chức trong từng cơ quan tự kiểm tra lại tòan bộ hồ sơ của mình, hòan thiện và bàn giao vào phòng, kho lưu trữ cơ quan quản lý. Mục 2 : THU NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU Điều 10. Các cơ quan thuộc danh mục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Nhà nước thành phố (theo Quyết định số 6565/1998/QĐ-UB ngày 18 tháng 11 năm 1998 của UBND thành phố Đà Nẵng) chỉ được giữ hồ sơ tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn 10 năm kề từ ngày hồ sơ công việc đã kết thúc. Sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ đó vào kho lưu trữ Nhà nước thành phố. Trường hợp cần giữ lại đề sử dụng tiếp đối với lọai tài liệu đã đến hạn nộp lưu, phải được sự đồng ý của Trung tâm lưu trữ thành phố, Hồ sơ tài liệu được hình thành trong quá trình họat động của cơ quan, đơn vị giao nộp vào kho lưu trữ Nhà nước thành phố phải là những hồ sơ tài liệu đã được sắp xếp, chỉnh lý hòan chỉnh và có giá trị. Điều 11. Các ngành công an, quân sự được lập phòng, kho lưu trữ riêng, không phải nộp hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ Nhà nước thành phố, nhưng phải chịu sự chỉ đạo thông nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi địa phương và báo cáo thống kê hằng năm về Trung tâm lưu trữ thành phố. Điều 12. Hồ sơ, tài liệu của một cơ quan này sát nhập vào một cơ quan khác hoặc của hai cơ quan sát nhập làm một cơ quan mới, thì lưu trữ cơ quan được sát nhập hay cơ quan mới lập tiếp nhận và quản lý. Đối với cơ quan giải thể thuộc cấp nào thì chuyển giao vào kho lưu trữ cấp ấy quản lý. Trường hợp một cơ quan được tách ra làm hai hoặc nhiều cơ quan thì phần hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc của cơ quan mới nào sẽ do cơ quan ấy tiếp nhận để sử dụng. Điều 13. Biên bản giao nộp hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan hay kho lưu trừ quận, huyện, thành phố đều phải làm thành hai bản, nơi giao và nơi nhận mỗi bên giữ 1 bản (xem phụ lục 1, 2). Điều 14. Phòng, kho lưu trữ các ngành, các cấp có trách nhiệm sưu tầm bổ sung những hồ sơ, tài liệu còn thiếu thuộc thẩm quyền của ngành mình, cấp mình về quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị qua các thời kỳ lịch sử. Mục 3 : XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ VÀ TIÊU HỦY TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 15. Chỉ được phép tiêu hủy những hồ sơ tài liệu đã hết giá trị theo Quyết định của Hội đồng xác định giá trị có thẩm quyền. Thành phần Hội đồng xác định giá trị ở mỗi cấp bao gồm : 1- Kho lưu trữ thành phố . - Chánh Văn phòng UBND thành phố làm chủ tịch. - Giám đốc Trung tâm lưu trữ thành phố làm phó chủ tịch. - Bộ phận hoặc cơ quan có tài liệu lưu trữ làm ủy viên. - Trưởng phòng quản lý kho Lưu trữ thành phố làm ủy viên. 2- Các sở, ban, ngành, đòan thể. - Chánh Văn phòng hoặc trưởng phòng tổ chức hành chính làm chủ tịch. - Bộ phận có tài liệu làm ủy viên (nếu nhiều bộ phận thì bộ phận có nhiều tài liệu nhất). - Cán bộ phụ trách kho lưu trữ cơ quan làm ủy viên. 3- UBND các quận, huyện. - Chánh văn phòng UBND quận, huyện làm chủ tịch. - Bộ phận hoặc cơ quan có tài liệu làm ủy viên. - Cán bộ phụ trách kho Lưu trữ quận, huyện làm ủy viên. Điều 16. Khi tiêu hủy hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được Hội đồng cho phép phải lập thành biên bản. Tài liệu tiêu hủy được thống kê cụ thề, chi tiết từng lọai, có ý kiến xác nhận của cơ quan chuyên môn cấp trên và trực tiếp chứng kiến việc tiêu hủy trọn vẹn. (Xem phụ lục 6). Mục 4 : THÔNG KÊ - SẮP XẾP - BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 17. Các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các đòan thể, UBND các quận, huyện thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ hằng năm hoặc báo cáo đột xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết định liên bộ giữa Cục Lưu trữ nhà nước và Tổng cục Thống kê số 149CLT/TCTK ngày 23 tháng 10 năm 1987. Điều 18. Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho Lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu đang giữ và các công cụ tra tìm tài liệu như : sổ nhập hồ sơ tài liệu, số đăng ký các phông lưu trữ, mục lục hồ sơ của từng phông, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ (Xem phụ lục 3, 4, 5). Điều 19. Việc sắp xếp hồ sơ tài liệu trong từng bộ phận, phòng hoặc kho Lưu trữ được tiến hành theo một phương pháp thống nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn, tại Văn bản số 111/NVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995. Điều 20. Để tránh ẩm, mốc, mối, mọt nơi đề hồ sơ tài liệu lưu trữ phải là những nơi cao ráo, thóang mát. Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho Lưu trữ phải trang bị các phương tiện để bảo quản như cặp, hộp, giá đựng tài liệu... và có biện pháp phòng cháy, có công cụ chữa cháy. Điều 21. Những đơn vị tài liệu có tính đặc thù như âm bản, dương bản các bộ phim, tài liệu ghi âm, các bức ảnh, micro phim, băng, đĩa từ... cần có những trang bị hoặc biện pháp cần thiết đế bảo quản tài liệu lâu dài. Mục 5 : TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 22. Các phòng kho lưu trữ phải xây dựng bản nội quy quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, quy định cho từng đối tượng là công chức, viên chức trong cơ quan, công chức, viên chức ngòai cơ quan và nhân dân có nhu cầu thích đáng. Chỉ được nghiên cứu tại chỗ, không mang tài liệu ra khỏi khu vực phòng, kho; trường hợp cần sao chụp công chứng phải có ý kiến của người có thẩm quyền. Điều 23. Tất cả mọi yêu cầu sử dụng phải được chánh, phó văn phòng hoặc trưởng, phó phòng hành chính đồng ý. Trường hợp đối tượng người nước ngòai, và tài liệu thuộc lọai trong danh mục bí mật Nhà nước cần sử dụng phải thực hiện theo Nghị định 84/HĐBT ngày 09 tháng 3 năm 1992 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành “ Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước” và được Thủ trưởng các ngành hoặc chủ tịch UBND các cấp cho phép. (Xem phụ lục 7). Điều 24. Người sử dụng có trách nhiệm quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu được cung cáp nghiên cứu không được làm nhàu nát, hư hỏng; xem xong phải sắp xếp lại theo trật tự, và bàn giao lại đầy đủ. Nếu phát hiện làm mất hoặc đánh cắp tài liệu cán bộ lưu trữ lập biên bản và báo cáo người có thẩm quyền xử lý. Điều 25. Các phòng, kho lưu trữ có trách nhiệm cấp bản sao công văn tài liệu, và chứng thực về tài liệu lưu trữ đang quản lý cho các đương sự khi đã có ý kiến của người có thẩm quyền. Chương III HỆ THỐNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ Điều 26. Ở thành phố thành lập Trung tâm lưu trữ thành phố do Văn phòng UBND thành phố trực tiếp quản lý và giúp UBND thành phố quản lý thống nhất về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, xây dựng các chế độ quản lý, chế độ nghiệp vụ lưu trữ; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chế độ đó trong phạm vi thành phố; tổ chức việc thu nhận những hồ sơ tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các đòan thể đến hạn nộp vào kho lưu trữ thành phố để bảo quản và tổ chức sử dụng, khai thác. Điều 27. Các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các đòan thể phải thành lập phòng kho lưu trữ ở đơn vị mình để bảo quản tài liệu lưu trữ và bố trí cán bộ có trình độ Trung học văn thư, lưu trữ trở lên đế làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác văn thư và chịu trách nhiệm bảo quản tòan bộ hồ sơ tài liệu của cơ quan, đơn vị theo chế độ tập trung thống nhấtt; không một bộ phận nào, phòng nào hoặc cá nhân nào được giữ riêng như đã quy định ở các điều nêu trên. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính phụ trách giúp Thủ trưởng cơ quan xây dựng chế độ công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi quyền hạn của mình. Điều 28. UBND quận, huyện thành lập kho lưu trữ do Văn phòng UBND quận, huyện trực tiếp quản lý. cần bố trí từ 1 đến 2 cán bộ chuyên trách có trình độ trung học lưu trữ trở lên chịu trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho UBND các xã, phường, các cơ quan, đơn vị trực thuộc; xây dựng bản danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ quận, huyện; trực tiếp tổ chức thu nộp hồ sơ tài liệu của HĐND và UBND, Văn phòng UBND quận, huyện và các cơ quan chuyên môn thuộc quận, huyện quản lý để bảo quản và tổ chức sử dụng theo quy định hiện hành của Nhà nước. Chương IV KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT Điều 29. Cơ quan, tập thể, cá nhân có thành tích trong việc quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ được khen thưởng, nếu vi phạm những điều trong bản quy định này thì tùy theo mức độ mà bị xử lý kỷ luật bằng biện pháp hành chính hoặc truy tố trước pháp luật. Chương V : ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH Điều 30. Các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các đòan thể, UBND các quận, huyện căn cứ vào bản quy định này mà xây dựng bản quy định chi tiết về công tác quản lý hồ sơ tài liệu cho phù hợp với phạm vi đơn vị mình, ngành mình quản lý. Điều 31. Chánh Văn phòng UBND thành phố, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc thành phố, các đòan thể, Chủ tịch UBND các quận, huyện có trách nhiệm thực hiện bản Quy định này.