Thông tư 01/1999/TT-NG
Quy định thể lệ hợp pháp hoá giấy tờ, tài liệu
Cơ quan ban hành: Bộ Ngoại giao
Ngày ban hành: 1999-06-03

BỘ NGỌAI GIAO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: 01/1999/TT-NG Hà Nội, ngày 03 tháng 06 năm 1999 THÔNG TƯ Quy định thể lệ hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu __________________ Căn cứ Điều 26 Pháp lệnh Lãnh sự ngày 13/11/1990, Căn cứ Nghị định số 82/CP ngày 10/11/1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Ngọai giao, Bộ trưởng Bộ Ngọai giao quy định thể lệ hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu như sau: I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 1. Hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu nói trong Thông tư này là việc chứng thực: a- Chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu của nước ngòai để sử dụng tại Việt Nam (sau đây gọi là hợp pháp hóa lãnh sự); b- Chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để sử dụng ở nước ngòai (sau đây gọi chung là chứng nhận lãnh sự). 2. Việc hợp pháp hóa lánh sự, chứng nhận lãnh sự nêu tại điểm 1 mục này không bao hàm việc chứng thực về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu, trừ trường hợp: a- Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam được yêu cầu; và b- Nếu là giấy tờ, tài liệu của nước ngòai thì nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu đã được cơ quan của nước ngòai nêu tại điểm 2, 3 Mục III Thông tư này chứng thực; nếu là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam thì nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu đã được cơ quan Việt Nam nêu tại điểm 4, 5 Mục III Thông tư này chứng nhận. 3. Giấy tờ, tài liệu của nước ngòai trước khi sử dụng ở Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc gia nhập có quy định khác. 4. Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam đưa ra nước ngòai sử dụng có thể được chứng nhận lãnh sự theo các quy định của Thông tư này, nếu có yêu cầu. 5. Việc hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự được tiến hành tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, trừ trường hợp người yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự không thể đến trụ sở cơ quan có thẩm quyền vì lý do chính đáng hoặc trường hợp khác do pháp luật quy định. 6. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự có thể trực tiếp làm thủ tục hoặc ủy nhiệm cho người khác làm thay mình. 7. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự - người được ủy nhiệm làm thay (sau đây gọi chung là đương sự) phải là người có đủ năng lực hành vi theo quy định của pháp luật Việt Nam 8. Viên chức có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự (sau đây gọi là viên chức có thẩm quyền của Việt Nam) phải tuân thủ các quy định trong Thông tư này, các quy định liên quan khác của pháp luật Việt Nam, cũng như của điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc gia nhập và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật đối với hành vi hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự của mình. 9. Ngôn ngữ sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự là tiếng Việt. Ngôn ngữ sử dụng để chứng nhận lãnh sự là ngôn ngữ chính thức của nước ngòai, nơi giấy tờ, tài liệu của Việt Nam được đem ra sử dụng hoặc là một trong các ngôn ngữ chính thức của Liên Hợp quốc. 10. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu với mẫu chữ ký, con dấu của người và cơ quan có thẩm quyền của nước ngòai đã được chính thức thông báo. II. THẨM QUYỀN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ, CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ 1. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam bao gồm: - Cục Lãnh sự Bộ Ngọai giao (sau đây gọi là Cục Lãnh sự); - Sở Ngọai vụ thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi là Sở Ngọai vụ); - Cơ quan đại diện ngọai giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác của Việt Nam được ủy nhiệm thực hiện chức năng lãnh sự ở nước ngòai (sau đây gọi chung là CQĐDVN). 2. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngọai vụ, người đứng đầu CQĐDVN có quyền ký hợp pháp lãnh sự và chứng nhận lãnh sự. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngọai vụ có thể ủy quyền cho Trưởng phòng Hợp pháp hóa - Chứng nhận lãnh sự Cục Lãnh sự, Trưởng phòng Lãnh sự Sở Ngọai vụ ký hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự. Người đứng đầu CQĐDVN có thể ủy quyền cho viên chức ngọai giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự ký hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự. III. YÊU CẦU ĐỐI VỚI GIẤY TỜ, TÀI LIỆU ĐỀ NGHỊ ĐƯỢC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ, CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ 1. Giấy tờ, tài liệu phải được trình bày rõ ràng, không bị tẩy xóa, sửa chữa. Trường hợp giấy tờ, tài liệu bị tẩy xóa, sửa chữa thì chỗ bị tẩy xóa, sửa chữa phải được đính chính theo quy định của pháp luật nơi lập văn bản. 2. Giấy tờ, tài liệu của nước ngòai trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngọai vụ phải được chứng thực bởi cơ quan đại diện ngọai giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước ngòai đó tại Việt Nam hoặc kiêm nhiệm Việt Nam. 3. Giấy tờ tài liệu của nước ngòai trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại CQĐDVN phải được chứng thực bởi: - Bộ Ngọai giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước sở tại nếu là giấy tờ, tài liệu của nước sở tại. Đối với các nước có chế độ liên bang thì tùy theo thực tiễn và pháp luật địa phương, Cục Lãnh sự sẽ hướng dẫn cụ thể đối với từng CQĐDVN về cơ quan có thẩm quyền chứng thực của nước ngòai đó. - Cơ quan đại diện ngọai giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước thứ ba tại nước sở tại hoặc kiêm nhiệm nước sở tại, nếu là giấy tờ, tài liệu của nước thứ ba đó. 4. Giấy tờ, tài liệu có thể trực tiếp đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy tờ, tài liệu được lập hoặc chứng nhận bởi: - Các cơ quan thuộc Quốc hội, 6. Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam chỉ được chứng nhận lãnh sự tại CQĐDVN khi đã được Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngọai vụ chứng thực. 7. Giấy tờ, tài liệu có từ hai (02) tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ. IV. THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ, CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ 1. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự bao gồm: - Phiếu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự theo mẫu số 01/HPH (ban hành kèm theo Thông tư này); - Bản chính hoặc bản sao có công chứng giấy tờ, tài liệu đề nghị đăng ký hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, bản dịch (nếu có); - Một (01) bản chụp các giấy tờ, tài liệu nói trên; - Một (01) bản chụp chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế khác (sau đây gọi chung là giấy tờ nhân dân) của đương sự (có xuất trình bản gốc để đối chiếu). 2. Trong trường hợp cần thiết, giấy tờ, tài liệu bằng tiếng nước ngòai đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt hoặc một tiếng nước ngòai khác mà viên chức có thẩm quyền của Việt Nam hiểu được. Bản dịch đó phải được công chứng (công chứng ở đây được hiểu là việc Cơ quan công chứng địa phương hoặc Cơ quan đại diện ngọai giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước ngòai chứng nhận chữ ký của người dịch theo quy định của pháp luật). 3. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ nhân thân của đương sự và nội dung giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự. Nếu cần thiết, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam có thể yêu cầu đương sự giải thích rõ hoặc xuất trình giấy tờ khác để chứng minh mục đích sử dụng giấy tờ, tài liệu đó. 4. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan chức năng để xác minh. 5. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự trong vòng từ 01 - 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ hoặc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh của cơ quan chức năng. Trường hợp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự có số lượng lớn hoặc có nội dung phức tạp, thì thời hạn thực hiện nói trên có thể dài hơn, nhưng không quá 10 ngày làm việc. 6. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự bằng cách đóng vào giấy tờ, tài liệu khuôn dấu khắc sẵn hoặc đánh máy với nội dung theo các mẫu sau (ban hành kèm theo Thông tư này): - Mẫu số 02/HPH: hợp pháp hóa lãnh sự không bao hàm việc chứng thực về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu: - Mẫu số 03/HPH: chứng nhận lãnh sự không bao hàm việc chứng thực về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liêụ. - Mẫu số 04/HPH: hợp pháp hóa lãnh sự bao hàm cả việc chứng thực về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu; - Mẫu số 05/HPH: chứng nhận lãnh sự bao hàm cả việc chứng thực về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu. Trường hợp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự không còn chỗ để chứng thực thì cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng thực ra một tờ giấy riêng được đính liền và đóng dấu giáp lai với giấy tờ, tài liệu đó. Nội dung hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phải rõ ràng, không bị tẩy xóa, sửa chữa. Nếu tẩy xóa, sửa chữa thì viên chức có thẩm quyền của Việt Nam phải đính chính và ký tên, đóng dấu dưới phần đính chính đó. 7. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thu lệ phí thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự theo quy định của Bộ Tài chính. V. CÁC TRƯỜNG HỢP KHÔNG HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ, CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ 1. Viên chức có thẩm quyền của Việt Nam không hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự trong trường hợp giấy tờ, tài liệu được lập ra hoặc để sử dụng ở nước đã ký với Việt Nam điều ước quốc tế có quy định miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ, tài liệu. 2. Viên chức có thẩm quyền của Việt Nam không được hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự trong các trường hợp sau: a- Nội dung của giấy tờ, tài liệu trái với những nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam hoặc có thể gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước Việt Nam. b- Giấy tờ tài liệu của Việt Nam được lập hoặc xác nhận không đúng quy định của pháp luật Việt Nam. c- Không xác định rõ mục đích sử dụng của giấy tờ, tài liệu. d- Giấy tờ, tài liệu liên quan đến bản thân mình, đến những người trong gia đình mình như: vợ/chồng, bố mẹ (kể cả bố mẹ vợ/bố mẹ chồng, bố mẹ nuôi), anh chị em ruột (kể cả anh chị em vợ/chồng, anh chị em nuôi), ông bà nội, ông bà ngọai, con (kể cả con nuôi, con dâu, con rể), cháu (gồm các con của con trai, con gái, con nuôi). đ- Chữ ký, con dấu đề nghị được chứng thực không phải là chữ ký, con dấu gốc. e- Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự không đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định trong Thông tư này. 3. Khi từ chối hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam phải giải thích lý do cho đương sự. VI. LẬP SỔ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ 1. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam lập và sử dụng Sổ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự theo mẫu số 06/HPH (ban hành kèm theo Thông tư này). Sổ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự được lưu trữ vô thời hạn. 2. Hồ sơ lưu trữ về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự gồm: - Đơn đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự; - Bản chụp các giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự; - Bản dịch của giấy tờ, tài liệu (nếu có); - Bản chụp giấy tờ nhân thân của đương sự; và - Bản chính công văn, giấy tờ đề nghị của cơ quan, tổ chức yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự (nếu có). Hồ sơ lưu trữ phải được đánh số, sắp xếp theo từng lọai việc và theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong Sổ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự. 3. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc lưu trữ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự. Thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật. VII. GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO 1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo khi bị từ chối hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự hoặc không đồng ý với nội dung hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự hoặc khi phát hiện các sai phạm của viên chức có thẩm quyền, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trong việc hợp pháp lãnh sự, chứng nhận lãnh sự. 2. Các khiếu nại, tố cáo nói tại điểm 1 Mục này được giải quyết theo các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về khiếu nại, tố cáo. VIII. NHỮNG QUY ĐỊNH CUỐI CÙNG 1. Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế Thông tư số 1413 NG/TT ngày 31/7/1993 của Bộ trưởng Bộ Ngọai giao quy định thể lệ hợp pháp hóa lãnh sự. 2. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngọai vụ và người đứng đầu CQĐDVN chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này./. Nguyễn Mạnh Cầm (Đã ký)