Nghị định 58/2001/NĐ-CP
Về quản lý và sử dụng con dấu
Cơ quan ban hành: Chính phủ
Ngày ban hành: 2001-08-24

NGHỊ ĐỊNH Về quản lý và sử dụng con dấu CHÍNH PHỦ Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992; Xét đề nghị của Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ và Bộ trưởng Bộ Công an, NGHỊ ĐỊNH: Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngòai họat động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này. Điều 2. Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong Nghị định này áp dụng đối với con dấu có hình Quốc huy và con dấu không có hình Quốc huy được sử dụng dưới dạng con dấu ướt, con dấu nổi, dấu xi. Dấu tiêu đề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công văn, dấu chữ ký, không thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định này. Điều 3. Các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước dưới đây được dùng con dấu có hình quốc huy. 1. Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, đòan đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; 2. Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ; 3. Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ; 4. Văn phòng Chủ tịch nước; 5. Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân địa phương, các Viện Kiểm sát quân sự; 6. Tòa án nhân dân tối cao, các Tòa án nhân dân địa phương, các Tòa án quân sự và các Tòa án khác do luật định; 7. Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; 8. Cơ quan thi hành án dân sự; 9. Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; 10. Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngòai, gồm Cơ quan đại diện ngọai giao, phái đòan đại diện thường trực tổ chức quốc tế liên chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ quan đại diện thực hiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ với nước, tổ chức quốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn do luật pháp quy định; 11. Các cơ quan thuộc Bộ Ngọai giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, Ủy ban người Việt Nam ở nước ngòai và Sở Ngọai vụ thành phố Hồ Chí Minh; 12. Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép. Điều 4. Các cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy: 1. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; 2. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Viện Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Tòa án nhân dân, Tòa án quân sự các cấp; 3. Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; 4. Tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các hội hữu nghị, các tổ chức họat động nhân đạo, hội bảo trợ xã hội, qũy xã hội, qũy từ thiện; các tổ chức phi chính phủ khác được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép họat động; 5. Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép họat động; 6. Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngòai tại Việt Nam; Luật Khuyến khích đầu tư trong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế này; 7. Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép. 8. Các cơ quan, tổ chức nước ngòai họat động hợp pháp tại Việt Nam. Chương II QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐƯỢC DÙNG CON DẤU Điều 5. Các chức danh nhà nước, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 3, Điều 4 của Nghị định này có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy định. Điều 6. Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các quy định sau đây: 1. Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước quy định tại Điều 3, Điều 4 của Nghị định này chỉ được sử dụng một con dấu. Trong trường hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền thành lập và phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất; Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ nhưng phải được cấp có thẩm quyền cho phép và nội dung con dấu phải giống như con dấu ướt mà cơ quan, tổ chức đó được phép sử dụng. 2. Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an, phải nộp lệ phí do Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu". Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới. 3. Việc đóng dấu vào các lọai văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật. 4. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình. Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan. 5. Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ. 6. Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất. 7. Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ. 8. Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu. Điều 7. Cơ quan, tổ chức nói tại Điều 3, Điều 4 Nghị định này, khi có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp lại con dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Trong trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quan liên quan biết. Chương III THẨM QUYỀN QUY ĐỊNH MẪU DẤU, THỦ TỤC KHẮC DẤU, CẤP PHÉP KHẮC DẤU VÀ ĐĂNG KÝ MẪU DẤU Điều 8. Bộ Công an quy định thống nhất mẫu các lọai con dấu và việc khắc biểu tượng trong con dấu hoặc chữ nước ngòai trong con dấu; cấp giấy phép khắc dấu, lưu chiểu mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; quản lý họat động khắc dấu; kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu và thực hiện các công việc khác theo quy định của Nghị định này. Điều 9. Thẩm quyền cấp giấy phép khắc dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và đăng ký lưu chiểu mẫu dấu quy định như sau: 1. Tổng cục Cảnh sát Bộ Công an cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu con dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các chức danh nhà nước, các cơ quan, tổ chức thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; cấp giấy phép khắc dấu cho các cơ quan đại diện ngọai giao, các cơ quan đại diện bên cạnh các tổ chức Quốc tế liên Chính phủ của nước ngòai tại Việt Nam; cấp giấy phép mang con dấu vào Việt Nam sử dụng cho các cơ quan, tổ chức nước ngòai khác không có chức năng ngọai giao họat động hợp pháp tại Việt Nam. 2. Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức địa phương, một số cơ quan, tổ chức Trung ương đóng tại địa phương theo phân cấp của Bộ Công an; đăng ký mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức nước ngòai khác không phải là đại diện ngọai giao đã được phép mang vào Việt Nam để sử dụng. Điều 10. Thủ tục và hồ sơ xin khắc dấu gồm có: 1. Các chức danh nhà nước, các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu có hình Quốc huy, các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức phi chính phủ: a) Đối với các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước, các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp: Phải có quyết định về thành lập tổ chức theo quy định đối với từng lọai cơ quan, tổ chức. Trong trường hợp quyết định chưa quy định cho phép cơ quan, tổ chức được dùng con dấu thì cơ quan, tổ chức đó phải có văn bản riêng cho phép dùng con dấu của cơ quan thẩm quyền thành lập ra tổ chức đó. b) Các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, hội quần chúng, hội nghề nghiệp: Phải có "Điều lệ về tổ chức và họat động" đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; các tổ chức khoa học phải có "Giấy chứng nhận đăng ký họat động". 2. Các tổ chức kinh tế: a) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký họat động, giấy phép đầu tư, giấy phép đặt chi nhánh; giấy phép thầu, giấy phép đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với tổ chức kinh tế liên doanh, đầu tư nước ngòai). b) Các tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, ngòai các giấy tờ quy định tại điểm a khỏan 2 Điều này còn phải có quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền. 3. Trường hợp các cơ quan, tổ chức hay các chức danh nhà nước muốn khắc lại con dấu bị mất hoặc dấu bị mòn, hỏng thì phải có văn bản nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan công an khắc lại con dấu mới mà không cần phải có thêm các lọai văn bản nào khác. 4. Trong thời gian không qúa 7 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ của cơ quan, tổ chức theo quy định, cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và giới thiệu đến cơ sở khắc dấu theo quy định. Điều 11. 1. Các Cơ quan đại diện ngọai giao, Cơ quan lãnh sự và Cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế liên chính phủ tại Việt Nam; các bộ phận lãnh sự, bộ phận tùy viên quân sự và các bộ phận khác trực thuộc Cơ quan đại diện ngọai giao nước ngòai tại Việt Nam trước khi sử dụng con dấu của cơ quan mình phải thông báo và đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Ngọai giao Việt Nam. 2. Các cơ quan nước ngòai khác và các tổ chức quốc tế phi chính phủ có đại diện tại Việt Nam muốn mang con dấu từ nước ngòai vào Việt Nam để sử dụng phải làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Công an Việt Nam. 3. Các cơ quan, tổ chức nước ngòai không phải là Cơ quan đại diện ngọai giao mang con dấu từ nước ngòai vào Việt Nam sử dụng cần có văn bản gửi Bộ Công an Việt Nam nói rõ lý do, phạm vi sử dụng con dấu, kèm theo mẫu con dấu, giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam, đồng thời phải đăng ký mẫu dấu trước khi sử dụng. Chương IV KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM Điều 12. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích trong việc thực hiện các quy định về quản lý và sử dụng con dấu thì được khen thưởng theo quy định chung của nhà nước. Điều 13. Người nào có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu, thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Chương V ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH Điều 14. 1. Căn cứ vào các quy định của Nghị định này, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an quy định cụ thể mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng các lọai con dấu dùng trong lực lượng Quân đội nhân dân và Công an nhân dân. 2. Bộ Công an phối hợp với Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định thống nhất mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu trong các hệ thống tổ chức đó. 3. Bộ Công an phối hợp với Ban Tôn giáo của Chính phủ, cơ quan Trung ương của các tổ chức tôn giáo tại Việt Nam quy định thống nhất mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu trong các tôn giáo. 4. Việc quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức dùng trong công tác đối ngọai thực hiện theo quy định của Nghị định này và các quy định cụ thể của Bộ Công an sau khi trao đổi với Bộ Ngọai giao. Điều 15. Nghị định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ký và thay thế Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 09 năm 1993 của Chính phủ. Điều 16. 1. Bộ trưởng Bộ Công an và Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nghị định này. 2. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có sử dụng con dấu chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./.