Quyết định 141/2001/QĐ-BTC
Về việc ban hành Chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã
Cơ quan ban hành: Bộ Tài chính
Ngày ban hành: 2001-12-21

QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành chế độ kế tóan ngân sách và tài chính xã _______________________ BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước ngày 20 tháng 3 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân sách Nhà nước ngày 20 tháng 5 năm 1998; Căn cứ Pháp lệnh Kế tóan và Thống kê ngày 20/5/1988; Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 02/3/1993 của Chính phủ về nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ; Căn cứ Nghị định số 178/CP ngày 28/10/1994 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Bộ Tài chính; Căn cứ Nghị định số 87/ CP ngày 19/12/1996 của Chính phủ qui định chi tiết việc phân cấp quản lý, lập, chấp hành và quyết tóan ngân sách Nhà nước và Nghị định số 51/1998/NĐ-CP ngày 18/7/1998 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 87/CP ngày 19/12/1996 của Chính phủ; Căn cứ Chế độ kế tóan hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999 - TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính; Để hướng dẫn công tác kế tóan xã phù hợp với đặc điểm họat động ngân sách xã và các họat động tài chính khác của xã, phường, thị trấn và đưa công tác quản lý ngân sách - tài chính - kế tóan xã, phường, thị trấn đi vào nề nếp; Tiếp theo Thông tư 118/2000/TT-BTC ngày 22/12/2000 của Bộ Tài chính quy định về quản lý ngân sách xã và các họat động tài chính khác ở xã, phường, thị trấn; Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chế độ kế tóan, Vụ trưởng Vụ Ngân sách Nhà nước, QUYẾT ĐỊNH : Điều 1 - Ban hành kèm theo Quyết định này "Chế độ kế tóan ngân sách và tài chính xã " gồm : 1- Qui định chung; 2- Hệ thống chứng từ kế tóan; 3- Hệ thống tài khỏan kế tóan; 4- Hệ thống sổ kế tóan; 5- Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan. Điều 2- Chế độ kế tóan ngân sách và tài chính xã áp dụng cho xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã) thuộc các quận, huyện, thị xã của các tỉnh, thành phố trong cả nước. Điều 3- Chế độ kế tóan ngân sách và tài chính xã áp dụng từ ngày 01/01/2002 và thay thế chế độ kế tóan ngân sách xã ban hành kèm theo Quyết định số 827/1998/QĐ-BTC ngày 4/7/1998 và Quyết định số 39/2001/QĐ-BTC ngày 2/5/2001 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Chế độ kế tóan ngân sách xã ban hành theo Quyết định số 827/1998/QĐ/BTC ngày 4/7/1998. Điều 4- Những xã có số thu, chi ngân sách không lớn và đội ngũ cán bộ làm công tác kế tóan có trình độ còn hạn chế, Bộ Tài chính ủy quyền cho Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá xem xét và cho phép sử dụng phương pháp "kế tóan đơn" hoặc lựa chọn các tài khỏan áp dụng cho phù hợp. Điều 5- Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá các tỉnh, thành phố trực thuộc TW chịu trách nhiệm triển khai, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện chế độ kế tóan này ở các xã , phường, thị trấn. Điều 6- Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải thực hiện nghiêm chỉnh những qui định trong chế độ kế tóan này. Điều 7- Vụ trưởng Vụ Chế độ kế tóan, Vụ trưởng Vụ Ngân sách Nhà nước, Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước Trung ương, Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế, Chánh văn phòng Bộ Tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và thi hành quyết định này. Phần thứ nhất- QUI ĐỊNH CHUNG Chương 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Kế tóan ngân sách và tài chính xã là việc thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin về tòan bộ họat động kinh tế - tài chính của xã, gồm: Họat động thu, chi ngân sách xã và họat động tài chính khác của xã. Các xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã) phải tổ chức công tác kế tóan theo Pháp lệnh Kế tóan và Thống kê và chế độ kế tóan này. Điều 2: N hiệm vụ của kế tóan ngân sách và tài chính xã: 1- Thu thập, ghi chép mọi khỏan thu, chi ngân sách, các quĩ công chuyên dùng của xã, các khỏan thu đóng góp của dân, tài sản do xã quản lý, sử dụng và các họat động tài chính khác của xã; 2- Kiểm tra tình hình thực hiện dự tóan thu, chi ngân sách xã, tình hình chấp hành các tiêu chuẩn, định mức, tình hình quản lý, sử dụng các quĩ công chuyên dùng của xã, các khỏan thu đóng góp của dân, tình hình sử dụng kinh phí của các bộ phận trực thuộc và các họat động tài chính khác của xã; 3- Lập các báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan ngân sách xã để trình ra Hội đồng nhân dân xã phê duyệt, phục vụ công khai tài chính trước nhân dân theo qui định của pháp luật và gửi Phòng Tài chính Quận, Huyện, Thị xã (gọi chung là Huyện) để tổng hợp vào ngân sách Nhà nước. Điều 3: Kế tóan ngân sách và tài chính xã phải thực hiện phương pháp "kế tóan kép". Phương pháp "kế tóan kép" sử dụng các tài khỏan kế tóan để hạch tóan từng họat động kinh tế - tài chính nhằm bảo đảm sự cân đối giữa thu và chi, giữa kinh phí được cấp và tình hình sử dụng kinh phí, giữa vốn và nguồn vốn ở mọi thời điểm. Những xã thu, chi ngân sách không lớn, trình độ kế tóan còn hạn chế có thể thực hiện phương pháp "kế tóan đơn" theo Quyết định của Giám đốc Sở Tài chính- Vật giá. Phương pháp "kế tóan đơn" là kế tóan không dùng tài khỏan kế tóan mà chỉ dùng các sổ kế tóan chi tiết để ghi chép từng đối tượng kế tóan cụ thể như: Thu, chi ngân sách, xuất, nhập qũy, nợ phải thu, nợ phải trả. Điều 4: Yêu cầu đối với kế tóan ngân sách và tài chính xã: 1- Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, trung thực và có hệ thống các khỏan thu, chi ngân sách, thu, chi họat động tài chính khác và thu, chi các quĩ công chuyên dùng của xã, các khỏan thu đóng góp của dân; 2- Chỉ tiêu do kế tóan thu thập, phản ánh phải thống nhất với chỉ tiêu trong dự tóan ngân sách về nội dung và phương pháp tính tóan; 3- Kế tóan thu, chi ngân sách phải phản ánh theo Mục lục ngân sách; 4- Số liệu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan ngân sách xã phải rõ ràng, dễ hiểu, cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết cho UBND và Hội đồng nhân dân xã; 5- Việc ghi chép kế tóan phải dùng mực tốt, không phai. Số và chữ viết phải rõ ràng, liên tục, có hệ thống. Không được viết tắt, không được ghi xen kẽ, ghi chồng lên nhau, không được bỏ cách dòng, nếu còn dòng thừa chưa ghi hết phải gạch bỏ chỗ thừa. Điều 5: Chữ viết, chữ số và đơn vị tính 1- Kế tóan phải dùng Tiếng Việt làm chữ viết và ghi chép bằng chữ số ả rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. 2- Kế tóan giá trị phải dùng đơn vị tiền tệ là Đồng Việt Nam (VND) làm đơn vị tính và ghi sổ. Trường hợp là ngọai tệ phải ghi theo nguyên tệ và quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đóai thực tế hoặc tỷ giá hối đóai do cơ quan có thẩm quyền quy định. 3- Kế tóan hiện vật phải dùng đơn vị đo lường chính thức của Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Trường hợp cần thiết có thể dùng đơn vị đo lường phụ để kiểm tra, đối chiếu hoặc phục vụ cho kế tóan chi tiết nhưng phải quy đổi ra đơn vị đo lường chính thức của Nhà nước Việt Nam. Điều 6: Niên độ kế tóan tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12. Kỳ kế tóan tháng tính từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng. Kỳ kế tóan quí tính từ ngày 01 tháng đầu quí đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quí. Điều 7: Nội dung kế tóan ngân sách và tài chính xã gồm: - Kế tóan tiền mặt, tiền gửi qũy ngân sách: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động tòan bộ quĩ ngân sách của xã bằng tiền trên tài khỏan ngân sách xã tại Kho bạc, tiền mặt tại qũy của xã; - Kế tóan các khỏan thu ngân sách: Phản ánh các khỏan thu ngân sách xã theo luật định vào ngân sách Nhà nước tại Kho bạc và việc hòan trả những khỏan thu ngân sách cho các đối tượng được thóai thu; - Kế tóan các khỏan chi ngân sách: Phản ánh các khỏan chi thường xuyên, chi đầu tư xây dựng cơ bản theo dự tóan ngân sách đã được Hội đồng nhân dân xã phê duyệt vào chi ngân sách xã tại Kho bạc và việc quyết tóan các khỏan chi theo Mục lục ngân sách; - Kế tóan các qũy công chuyên dùng của xã: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các quĩ công chuyên dùng và các họat động tài chính khác do xã quản lý và các khỏan tiền thuộc các qũy công, các họat động tài chính khác của xã, bao gồm tiền mặt tại qũy, tiền gửi kho bạc,...; - Kế tóan thanh tóan: + Phản ánh các khỏan nợ phải thu và tình hình thanh tóan các khỏan nợ phải thu của các đối tượng; + Phản ánh các khỏan nợ phải trả của xã về dịch vụ đã sử dụng chưa thanh tóan cho người bán, người nhận thầu và các khỏan nợ khác của xã; - Kế tóan vật tư, tài sản và nguồn kinh phí hình thành TSCĐ: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm tài sản và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ của xã do hòan thành việc mua sắm, xây dựng cơ bản, do nhận bàn giao, do được nhà nước đầu tư, do nhân dân đóng góp, quyên tặng và tình hình biến động tài sản và nguồn hình thành TSCĐ của xã; - Lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan để trình Hội đồng nhân dân xã và gửi Phòng Tài chính huyện. Điều 8: Kiểm kê tài sản Các xã phải kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường để xác định số thực có về vật tư, tài sản, tiền quĩ, công nợ của xã tại thời điểm kiểm kê. Kiểm kê định kỳ: Cuối niên độ kế tóan, trước khi khóa sổ kế tóan năm, xã phải thực hiện kiểm kê vật tư, tài sản, tiền qũy, sao kê đối chiếu và xác nhận các khỏan tiền còn gửi tại Kho bạc, các khỏan công nợ hiện có để đảm bảo số liệu trên sổ kế tóan khớp đúng với thực tế. Nếu kết quả kiểm kê chênh lệch với sổ kế tóan thì phải xử lý số chênh lệch đó; nếu thiếu vật tư tài sản, tiền quĩ,... thì phải qui trách nhiệm vật chất để xử lý. Căn cứ vào ý kiến xử lý chênh lệch kết quả kiểm kê, kế tóan tiến hành điều chỉnh sổ kế tóan để đảm bảo cho số liệu kế tóan khớp đúng với số thực tế. Kiểm kê bất thường: Xã phải kiểm kê bất thường trong các trường hợp xẩy ra thiên tai, hỏa họan, bàn giao, sáp nhập, chia tách xã và các sự cố bất thường khác. Điều 9: Kiểm tra tài chính - kế tóan Các xã phải chịu sự hướng dẫn và kiểm tra tài chính- kế tóan của các cơ quan chức năng Nhà nước, trực tiếp là Phòng Tài chính huyện và chịu sự giám sát của Hội đồng nhân dân xã về việc chấp hành Luật Ngân sách Nhà nước, chính sách, chế độ tài chính kế tóan của Nhà nước và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã về các lĩnh vực ngân sách và các họat động tài chính khác ở xã. Việc kiểm tra tài chính - kế tóan phải được thực hiện thường xuyên, liên tục, có hệ thống, tòan diện tình hình tài chính, ngân sách ngay trong khi thực hiện công việc kế tóan của từng kỳ kế tóan và cả niên độ kế tóan. Nội dung kiểm tra tài chính - kế tóan là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế tóan, sổ kế tóan, báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan thu, chi ngân sách. Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ tài chính, kế tóan và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức và kỷ luật tài chính trong quá trình chấp hành ngân sách. Ủy ban nhân dân Huyện (trực tiếp là Phòng Tài chính huyện) phải kiểm tra tài chính - kế tóan xã mỗi năm một lần. Chủ tịch xã, kế tóan trưởng hoặc người phụ trách kế tóan phải chấp hành lệnh kiểm tra tài chính - kế tóan của các cơ quan chức năng Nhà nước và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu cần thiết cho công tác kiểm tra tài chính - kế tóan. Kết thúc kiểm tra phải lập biên bản kiểm tra có chữ ký của đòan kiểm tra, của kế tóan trưởng hoặc người phụ trách kế tóan và Chủ tịch UBND xã, 1 bản gửi UBND xã, 1 bản gửi Chủ tịch UBND huyện. Điều 10: Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tóan Tài liệu kế tóan bao gồm chứng từ kế tóan, sổ kế tóan, báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan và các tài liệu khác liên quan đến kế tóan. Sau khi kết thúc niên độ kế tóan và đã hòan tất tòan bộ công việc chỉnh lý quyết tóan ngân sách năm, các tài liệu kế tóan phải được sắp xếp, phân lọai, đóng tập, liệt kê, gói buộc và lập danh mục để lưu giữ tại bộ phận kế tóan một năm sau đó được chuyển vào lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế tóan như sau: - Tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế tóan dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên không trực tiếp sử dụng để ghi sổ kế tóan và lập báo cáo tài chính; - Lưu trữ 20 năm đối với tài liệu kế tóan liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế tóan, lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan; - Lưu trữ trên 20 năm đối với tài liệu kế tóan có tính sử liệu, có ý nghĩa kinh tế, chính trị xã hội đối với xã. Điều 11: Các xã phải căn cứ vào qui mô họat động để bố trí người làm kế tóan chuyên trách, bổ nhiệm kế tóan trưởng hoặc cử người phụ trách kế tóan. Các xã đã bổ nhiệm kế tóan trưởng thì giữ nguyên chức danh kế tóan trưởng, các xã chưa đủ điều kiện bổ nhiệm kế tóan trưởng thì cử người phụ trách kế tóan. Cán bộ kế tóan phải có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ tài chính kế tóan, được đào tạo cơ bản và theo đúng chức danh, tiêu chuẩn quy định, được đảm bảo quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước và trong chế độ kế tóan này. Cán bộ kế tóan không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ qũy và các công tác phụ trách vật chất khác. Chủ tịch UBND, kế tóan trưởng hoặc phụ trách kế tóan và trưởng ban tài chính xã không được bố trí người thân trong gia đình (Cha, Mẹ, Vợ, Chồng, Con, Anh, Chị, Em ruột) làm công tác tài chính, kế tóan, thủ kho, thủ qũy tại văn phòng Ủy ban và các đơn vị, bộ phận trực thuộc xã. Tuyệt đối không bố trí người thân trong gia đình cùng tham gia xử lý các họat động kinh tế ở xã trong mối quan hệ người thực hiện, người kiểm sóat, người duyệt, trên cùng một chứng từ kế tóan. Điều 12: Kế tóan trưởng hoặc phụ trách kế tóan có chức năng giúp Trưởng ban Tài chính xã quản lý họat động thu, chi ngân sách xã và các họat động tài chính khác ở xã, giúp Chủ tịch xã tổ chức thực hiện công tác kế tóan, thống kê và thông tin kinh tế trong xã, thực hiện kiểm tra, kiểm sóat việc tuân thủ các chế độ, chính sách tài chính, kế tóan của Nhà nước tại xã và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã về tài chính, ngân sách. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển, thi hành kỷ luật kế tóan trưởng hoặc người phụ trách kế tóan do Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện quyết định theo đề nghị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Xã và ý kiến bằng văn bản của Trưởng phòng Tài chính huyện. Điều 13: Người được bổ nhiệm giữ chức vụ kế tóan trưởng hoặc giao phụ trách kế tóan phải có tiêu chuẩn, nhiệm vụ, quyền hạn sau: 1- Tiêu chuẩn: a- Có phẩm chất đạo đức liêm khiết, trung thực, có ý thức chấp hành chính sách, chế độ kinh tế, tài chính và luật pháp của Nhà nước; b- Có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ tài chính, kế tóan (văn bằng tốt nghiệp tài chính, kế tóan từ bậc trung học trở lên. Riêng các xã miền núi thuộc vùng sâu, vùng xa phải có chứng chỉ sơ cấp tài chính - kế tóan) có khả năng tổ chức điều hành công tác kế tóan ở đơn vị. Tuyệt đối không bổ nhiệm kế tóan trưởng hoặc giao phụ trách kế tóan cho những người đã vi phạm kỷ luật tham ô, xâm phạm tài sản của công và vi phạm các chính sách chế độ tài chính, kế tóan của Nhà nước, đã từng bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên. 2- Nhiệm vụ: a- Tổ chức thực hiện công tác kế tóan phù hợp điều kiện họat động, yêu cầu và trình độ quản lý của xã; b- Kiểm tra việc lập dự tóan và việc thực hiện dự tóan thu, chi, việc chấp hành các định mức, tiêu chuẩn Nhà nước tại xã. Thực hiện kiểm tra, kiểm sóat việc thu, chi tài chính của các bộ phận trực thuộc xã; c- Thực hiện bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tóan và việc sử dụng tài liệu kế tóan lưu trữ theo quy định; d- Thực hiện hướng dẫn các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính, kế tóan của Nhà nước trong xã. Phân tích, đánh giá tình hình thu, chi ngân sách xã. 3- Quyền hạn: a- Có quyền yêu cầu các bộ phận, các cá nhân có liên quan trong xã cung cấp đầy đủ, kịp thời các chứng từ, tài liệu, số liệu liên quan đến công tác kế tóan; b- Có quyền ký, duyệt các chứng từ kế tóan, báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan ngân sách xã và các hợp đồng về mua, bán tài sản, vật tư, giao thầu sửa chữa, xây dựng, giao khóan giữa xã với các đơn vị, cá nhân khác trong và ngòai xã. Mọi chứng từ về thu tiền, chi tiền, xuất, nhập, chuyển giao tài sản ngòai chữ ký của Chủ tài khỏan phải có chữ ký của kế tóan trưởng hoặc phụ trách kế tóan; c- Có quyền báo cáo với Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã và các cơ quan chức năng Nhà nước về những hành vi vi phạm Luật Ngân sách Nhà nước và chế độ, tài chính kế tóan ở xã; d- Có quyền từ chối không ký, không duyệt những chứng từ và những tài liệu khác, nếu xét thấy không phù hợp hoặc vi phạm các chế độ tài chính kế tóan hiện hành; Trong trường hợp chủ tài khỏan yêu cầu hoặc ra lệnh bằng miệng hay bằng giấy thực hiện một việc bị pháp luật nghiêm cấm (như giả mạo, sửa chữa chứng từ, sổ kế tóan hay hủy chứng từ, phản ánh sai lệch tính chất, nội dung của nghiệp vụ kinh tế để tham ô tài sản của Nhà nước, của tập thể và của dân) thì kế tóan trưởng hoặc phụ trách kế tóan có quyền từ chối không thực hiện các lệnh đó và báo cáo với Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã, hoặc các cơ quan chức năng của Nhà nước. Kế tóan trưởng hoặc phụ trách kế tóan thực hiện các nghiệp vụ kinh tế bị pháp luật nghiêm cấm theo lệnh của người ra lệnh thì phải chịu trách nhiệm như người ra lệnh. Điều 14: Mọi tổ chức, đòan thể, cá nhân có liên quan đến công tác tài chính - kế tóan xã đều phải nghiêm chỉnh chấp hành các nguyên tắc, chế độ và thủ tục kế tóan, tài chính; có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời những chứng từ, tài liệu cần thiết cho công tác kế tóan và chịu trách nhiệm về sự chính xác, trung thực, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ, tài liệu đó. Chương 2: CHỨNG TỪ KẾ TÓAN Điều 15: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến ngân sách và họat động tài chính xã đều phải lập chứng từ kế tóan. Mọi số liệu ghi trên sổ kế tóan đều phải có chứng từ kế tóan hợp pháp, hợp lệ chứng minh. - Chứng từ kế tóan hợp pháp: Là chứng từ được lập theo đúng mẫu quy định. Việc ghi chép trên chứng từ phải đúng nội dung, bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và nghiệp vụ kinh tế này phù hợp với các qui định của pháp luật; Có đủ chữ ký của người lập, người duyệt, người thực hiện và dấu của xã tùy theo quy định cụ thể của từng chứng từ. - Chứng từ kế tóan hợp lệ: Là những chứng từ được ghi chép đầy đủ các yếu tố, các tiêu thức theo quy định và lập đúng phương pháp, trình tự quy định cho từng chứng từ. Trường hợp không có mẫu thì chứng từ viết tay có đủ các yếu tố qui định cũng được coi là hợp lệ. Chứng từ kế tóan phải lập đủ số liên và chỉ lập một lần đúng với thực tế, thời gian và địa điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng mẫu qui định. Trường hợp chứng từ viết hỏng, viết thiếu liên, viết sai thì phải hủy bỏ bằng gạch chéo (X) vào tất cả các liên và không được xé rời các liên ra khỏi cuống. Điều 16: Chứng từ kế tóan phải có đủ các yếu tố sau: - Tên và số hiệu của chứng từ; - Ngày, tháng, năm lập chứng từ ; - Tên đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ; - Tên đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ; - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính (Ví dụ: tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, số lượng, đơn giá, thành tiền từng thứ vật tư, số tiền bằng số và bằng chữ); - Họ và tên, chữ ký của người chịu trách nhiệm lập, người chịu trách nhiệm duyệt chứng từ. Đối với chứng từ do xã lập gửi ra bên ngòai thì phải có dấu của xã. Đối với những khỏan mua sắm, chi tiêu lặt vặt nếu người bán không phải lập hóa đơn, thì người mua phải lập "Phiếu kê mua hàng". "Phiếu kê mua hàng" phải ghi rõ họ tên, địa chỉ người mua; tên, số lượng hàng hóa, dịch vụ đã mua và số tiền thực tế đã trả. "Phiếu kê mua hàng" phải được kế tóan kiểm tra, xác nhận, trình chủ tài khỏan ký duyệt, sau đó mới được coi là chứng từ hợp pháp, hợp lệ và làm căn cứ ghi sổ kế tóan. Điều 17: Trình tự lập và xử lý chứng từ kế tóan: Tất cả các chứng từ kế tóan do xã lập hay do bên ngòai chuyển đến đều phải tập trung ở bộ phận kế tóan xã. Bộ phận kế tóan phải kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra xác minh là đúng thì mới dùng để ghi sổ kế tóan. Trình tự lập, xử lý chứng từ kế tóan gồm các bước sau: - Lập chứng từ kế tóan; - Thu thập chứng từ kế tóan; - Kiểm tra, phân lọai, định khỏan nghiệp vụ kinh tế và sắp xếp chứng từ kế tóan; - Căn cứ vào chứng từ kế tóan để ghi sổ kế tóan; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tóan. Điều 18: Nghiêm cấm các hành vi sau đây: - Thu các khỏan thuế, phí, lệ phí và tiền đóng góp của dân không giao vé, dán tem hoặc biên lai cho dân; - Xuất, nhập quĩ hoặc bàn giao tài sản không có chứng từ hợp pháp, hợp lệ; - Giả mạo chứng từ kế tóan để tham ô tài sản, tiền qũy của công; - Hợp pháp hóa chứng từ kế tóan; - Chủ tài khỏan và kế tóan trưởng ký sẵn tên trên chứng từ còn trắng; - Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Sửa chữa, tẩy xóa hoặc viết chèn trên chứng từ kế tóan; - Hủy bỏ chứng từ khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo qui định; - Sử dụng các mẫu chứng từ không hợp lệ. Điều 19: Quy định về sử dụng, quản lý và in mẫu chứng từ kế tóan: Tất cả các xã đều phải thực hiện những quy định về chứng từ kế tóan và mẫu chứng từ kế tóan qui định trong chế độ kế tóan này. Trong quá trình thực hiện, các tỉnh, huyện và các xã không được tự ý sửa đổi biểu mẫu đã quy định. Mẫu chứng từ kế tóan in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để mất mát, hư hỏng, mục nát hoặc bị lợi dụng. In và phát hành mẫu chứng từ: - Các đơn vị khi in mẫu chứng từ kế tóan ngân sách và tài chính xã phải thiết kế và in theo đúng nội dung mẫu chứng từ đã quy định; - Mẫu chứng từ kế tóan thuộc nội dung thu nộp ngân sách hoặc biên lai thu tiền do Bộ Tài chính thống nhất quản lý phát hành, trừ biên lai thu tiền và các lọai vé phục vụ cho việc quản lý các khỏan thu ở xã được Bộ Tài chính ủy quyền cho Sở Tài chính- Vật giá tỉnh, thành phố tổ chức in và phát hành. Điều 20: Hệ thống mẫu chứng từ kế tóan áp dụng cho kế tóan Ngân sách và tài chính xã bao gồm các lọai: 1- Chứng từ ban hành theo chế độ kế tóan này gồm 10 mẫu; 2- Chứng từ ban hành theo Chế độ kế tóan HCSN (Quyết định số 999 - TC/QĐ/CĐKT ngày 2 tháng 11 năm 1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) áp dụng cho kế tóan Ngân sách và tài chính xã gồm 16 mẫu chia thành 4 chỉ tiêu: - Chỉ tiêu lao động tiền lương; - Chỉ tiêu vật tư; - Chỉ tiêu tiền tệ; - Chỉ tiêu tài sản cố định. 3- Chứng từ ban hành theo Chế độ kế tóan Kho bạc và các văn bản khác gồm 12 mẫu. Danh mục chứng từ, hướng dẫn lập chứng từ kế tóan áp dụng cho kế tóan Ngân sách và tài chính xã qui định cụ thể ở phần thứ hai - Hệ thống chứng từ kế tóan. Chương 3: HỆ THỐNG TÀI KHỎAN KẾ TÓAN Điều 21: Các xã căn cứ vào hệ thống tài khỏan kế tóan qui định trong chế độ này để lập danh mục tài khỏan cấp I, cấp II áp dụng phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của xã. Các xã có thể mở thêm tài khỏan cấp III (tài khỏan 4 chữ số). Trường hợp mở thêm tài khỏan cấp I, cấp II phải có ý kiến bằng văn bản gửi Sở Tài chính - Vật giá tổng hợp gửi Bộ Tài chính xem xét chấp thuận. Điều 22: Hệ thống tài khỏan kế tóan ngân sách và tài chính xã gồm 15 tài khỏan trong Bảng cân đối tài khỏan trong đó 11 tài khỏan bắt buộc cho tất cả các xã và 4 tài khỏan hướng dẫn áp dụng cho những xã có giá trị tài sản cố định lớn và trình độ quản lý khá: Tài khỏan 152 "Vật liệu", 211 "Tài sản cố định", 214 "Hao mòn TSCĐ", 466 "Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ". Danh mục, giải thích nội dung kết cấu và phương pháp ghi chép tài khỏan qui định ở phần thứ ba - Hệ thống tài khỏan kế tóan. Chương 4: SỔ KẾ TÓAN VÀ HÌNH THỨC KẾ TÓAN Điều 23: Các xã phải mở sổ kế tóan theo mẫu quy định để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lưu trữ tòan bộ số liệu kế tóan để làm cơ sở lập báo cáo tài chính. Hệ thống sổ kế tóan áp dụng cho tất cả các xã. Các xã thực hiện phương pháp "kế tóan đơn" không mở "Nhật ký - Sổ Cái". Các xã có yêu cầu quản lý chi tiết hơn được mở thêm từ 1 đến 8 quyển sổ kế tóan. Trường hợp các xã thực hiện kế tóan trên máy vi tính được thực hiện thống nhất theo chương trình phần mềm kế tóan do Bộ Tài chính ban hành. Điều 24: Hình thức kế tóan áp dụng cho các xã thực hiện phương pháp "kế tóan kép" là hình thức Nhật ký - Sổ Cái, gồm 2 lọai sổ: a/ Nhật ký - Sổ Cái : Là sổ kế tóan tổng hợp, phần Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian; phần Sổ Cái dùng để ghi chép, hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo nội dung kinh tế (tài khỏan kế tóan). - Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình thu, chi Ngân sách; thu, chi các quĩ, các nguồn vốn, quĩ hiện có, tình hình biến động về tiền, vật tư, tài sản, công nợ và các họat động khác. - Nhật ký - Sổ Cái phải có đầy đủ các yếu tố sau: + Ngày, tháng ghi sổ; + Số hiệu, ngày, tháng của chứng từ kế tóan dùng làm căn cứ ghi sổ; + Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính, phát sinh; + Số hiệu tài khỏan ghi Nợ, số hiệu tài khỏan ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính; + Tên các tài khỏan kế tóan, mỗi tài khỏan có 2 cột Nợ và Có. Số lượng các cột trên Nhật ký - Sổ Cái nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng tài khỏan xã áp dụng; + Số tiền ghi bên Nợ và số tiền ghi bên Có của từng tài khỏan. b- Sổ kế tóan chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế tóan riêng biệt mà trên Nhật ký - Sổ Cái chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế tóan chi tiết dùng để ghi chép các khỏan thu, chi Ngân sách theo Mục lục ngân sách, theo nội dung kinh tế và các đối tượng kế tóan khác cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế tóan chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý và lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan, các qũy của xã và hệ thống hóa từng lọai tài sản, tiền, qũy, công nợ và các họat động khác do xã quản lý. - Sổ kế tóan chi tiết có các yếu tố sau: + Tên sổ; + Tài khỏan cấp I, tài khỏan cấp II; + Ngày, tháng ghi sổ; + Số hiệu ngày, tháng chứng từ; + Nội dung nghiệp vụ kinh tế; + Các chỉ tiêu khác: Căn cứ vào yêu cầu quản lý mà từng lọai sổ có các chỉ tiêu số lượng, đơn giá, thành tiền, các mục thu, mục chi theo MLNS, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, số dư cuối kỳ,... Điều 25: Sổ kế tóan phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn và đóng thành quyển. Việc mở sổ và ghi sổ kế tóan phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời, liên tục, có hệ thống tình hình thu, chi ngân sách, thu, chi các qũy công chuyên dùng, tình hình quản lý, sử dụng tài sản, tiền, quĩ, tình hình công nợ, tình hình đóng góp của nhân dân nhằm cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc điều hành ngân sách của Chủ tịch xã và công khai tài chính theo qui định của pháp luật. Nghiêm cấm để ngòai sổ kế tóan bất kỳ một khỏan thu, chi, một lọai tài sản, tiền qũy, công nợ hay khỏan đóng góp nào của nhân dân. Điều 26: Mở sổ kế tóan a- Trước khi sử dụng sổ kế tóan phải thực hiện các thủ tục sau: Ngòai bìa và trang đầu sổ (góc bên trái) phải ghi rõ tên xã, huyện, tỉnh, cấp Ngân sách; giữa bìa ghi tên sổ, ngày mở sổ, niên độ ngân sách và họ tên người ghi sổ, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác và xác nhận của Chủ tịch xã. Các trang sổ phải đánh số trang và giữa 2 trang sổ phải đóng dấu giáp lai của xã. Chủ tịch xã, Kế tóan trưởng hoặc phụ trách kế tóan phải ký xác nhận vào trang đầu sổ kế tóan. - Trường hợp sử dụng Sổ Cái tờ rời: Các tờ sổ (tờ thẻ) sau khi sử dụng phải được sắp xếp theo trình tự thời gian và được bảo quản. Khi kết thúc niên độ kế tóan, kế tóan phải đóng thành quyển và làm đầy đủ thủ tục pháp lý như đối với sổ đóng quyển. - Trường hợp ghi sổ kế tóan bằng máy vi tính: Kế tóan Ngân sách và tài chính xã được phép làm bằng tay hoặc làm trên máy vi tính. Trường hợp làm kế tóan trên máy vi tính thì sổ kế tóan thiết kế trên máy phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Riêng Sổ Cái dùng lọai Sổ Cái ít cột (mỗi tài khỏan sử dụng 1 trang hoặc 1 số trang sổ) thay cho Nhật ký - Sổ Cái. Cuối kỳ kế tóan, sau khi hòan tất việc khóa sổ theo quy định cho từng lọai sổ, phải tiến hành in ra giấy tòan bộ sổ kế tóan tổng hợp và sổ kế tóan chi tiết. Sau đó phải làm đầy đủ thủ tục pháp lý như sổ kế tóan ghi bằng tay. Các sổ kế tóan sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp, hợp lệ. b- Mở sổ kế tóan đầu năm: Đầu năm phải mở sổ kế tóan cho năm Ngân sách mới (bao gồm Nhật ký - Sổ Cái và các sổ kế tóan chi tiết) để tiếp nhận số dư từ sổ năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, ngân sách mới phát sinh thuộc năm tài chính mới từ ngày 01/01. + Sổ Nhật ký - Sổ Cái: Đầu năm phải chuyển tòan bộ số dư của các tài khỏan trên sổ Nhật ký - Sổ Cái năm cũ sang sổ Nhật ký - Sổ Cái năm mới. số dư này bao gồm cả số dư của Tài khỏan 714, 814 (đây là số thu ngân sách, số chi ngân sách lũy kế từ đầu năm đến cuối ngày 31/12 thuộc năm ngân sách trước). + Sổ kế tóan chi tiết: "Sổ tài sản cố định" sổ này sử dụng cho nhiều năm, khi nào hết sổ (hết cột ghi hao mòn) mới chuyển sang sổ mới; "Sổ thu Ngân sách xã" "Sổ chi ngân sách xã" "Sổ tổng hợp thu, chi ngân sách xã theo chỉ tiêu báo cáo và quyết tóan": Số liệu trên 3 sổ này không phải chuyển sang sổ mới, mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch tóan tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý, quyết tóan và theo dõi cho đến khi quyết tóan năm được phê duyệt. Điều 27: Trình tự và phương pháp ghi sổ kế tóan theo hình thức kế tóan Nhật ký - Sổ Cái. a- Ghi Nhật ký - Sổ Cái: - Ghi chép hàng ngày: Hàng ngày, khi nhận được chứng từ kế tóan, người làm công tác kế tóan phải kiểm tra tính chất pháp lý của chứng từ, xác định tài khỏan ghi Nợ, tài khỏan ghi Có để ghi vào Nhật ký- Sổ Cái. Mỗi chứng từ kế tóan được ghi vào Nhật ký- Sổ Cái một dòng đồng thời ở cả 2 phần Nhật ký và Sổ Cái. Đối với những chứng từ kế tóan cùng lọai có cùng nội dung phát sinh nhiều lần trong 1 ngày (như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập vật liệu...) có thể tiến hành phân lọai chứng từ để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế tóan cùng lọai theo từng nội dung. Sau đó, căn cứ vào số tổng cộng trên từng Bảng Tổng hợp chứng từ kế tóan để ghi vào Nhật ký- Sổ Cái một dòng. - Tổng hợp, kiểm tra và đối chiếu số liệu cuối tháng: + Cuối tháng, sau khi đã phản ánh tòan bộ chứng từ kế tóan phát sinh trong tháng vào Nhật ký- Sổ Cái và các sổ kế tóan chi tiết, kế tóan tiến hành khóa sổ, cộng tổng số tiền của cột số phát sinh ở phần Nhật ký, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khỏan ở phần Sổ Cái; + Sau đó kiểm tra đối chiếu số liệu dòng cộng phát sinh tháng trên Nhật ký - Sổ Cái, bằng cách cộng tổng số phát sinh Nợ và cộng tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khỏan phản ánh ở phần Sổ Cái đối chiếu với tổng số tiền ở cột cộng phát sinh của phần Nhật ký. Căn cứ vào dòng số dư cuối kỳ các tài khỏan trên Nhật ký - Sổ Cái tiến hành cộng tất cả số dư Nợ các tài khỏan và cộng tất cả số dư Có các tài khỏan, lấy số liệu tổng cộng dư Nợ đối chiếu với số liệu tổng cộng dư Có của tất cả các tài khỏan. Khi kiểm tra đối chiếu các số liệu phát sinh trên phải đảm bảo nguyên tắc cân đối sau: Tổng số phát sinh ở phần Nhật ký = Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khỏan (ở phần Sổ Cái) = Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khỏan (ở phần Sổ Cái) Tổng số dư Nợ của các tài khỏan = Tổng số dư Có của các tài khỏan b- Ghi các sổ (thẻ) kế tóan chi tiết: - Các chứng kế tóan, bảng tổng hợp chứng từ kế tóan sau khi ghi Nhật ký - Sổ Cái phải ghi vào sổ (thẻ) kế tóan chi tiết; - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế tóan để ghi vào sổ, thẻ kế tóan chi tiết có liên quan ở các cột phù hợp; - Cuối tháng hoặc cuối quí phải tổng hợp số liệu và khóa các sổ, thẻ kế tóan chi tiết. Phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng; Sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ kế tóan chi tiết lập "Bảng Tổng hợp chi tiết" cho từng tài khỏan; - Số liệu trên Bảng Tổng hợp chi tiết phải được kiểm tra, đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư của từng tài khỏan trên Nhật ký- Sổ Cái và các sổ (thẻ) kế tóan chi tiết khác. Điều 28: Sửa chữa những sai sót trên sổ kế tóan áp dụng một trong 3 phương pháp sau: - Phương pháp cải chính (còn gọi là phương pháp xóa bỏ); - Phương pháp ghi số âm (còn gọi là phương pháp ghi đỏ); - Phương pháp ghi bổ sung. 1- Khi dùng phương pháp cải chính để đính chính những chỗ sai trên các sổ kế tóan thì gạch một đường bằng mực đỏ xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn nhìn rõ nội dung của những chỗ ghi sai đã xóa bỏ. Trên chỗ bị xóa bỏ ghi những con số hoặc những chữ số đúng bằng mực thường. Nếu sai sót chỉ là một chữ số thì cũng phải xóa bỏ tòan bộ con số sai, viết lại con số đúng, phải chứng thực chỗ cải chính bằng chữ ký của kế tóan trưởng ở bên cạnh. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp sau: - Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khỏan; - Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. 2- Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì trước hết cần viết lại bằng mực đỏ bút tóan sai để hủy bỏ bút tóan này, sau đó dùng mực thường viết bút tóan đúng thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp sau: - Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khỏan do định khỏan sai đã ghi sổ kế tóan mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính; - Khi báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan đã được duyệt và gửi đi mới phát hiện ra sai sót; - Sai sót khi số tiền ghi trùng hoặc con số ghi sai lớn hơn con số đúng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để sửa chữa số sai thì phải lập "Chứng từ đính chính" do kế tóan trưởng ký xác nhận. 3- Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng cho trường hợp bút tóan ghi đúng về quan hệ đối ứng giữa các tài khỏan, nhưng số tiền ghi lại ít hơn số tiền thực tế phát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế, tài chính hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Trường hợp sửa chữa theo phương pháp này cũng phải lập "Chứng từ ghi sổ bổ sung" do kế tóan trưởng ký xác nhận số tiền chênh lệch thiếu phải ghi bổ sung. Điều 29: Trường hợp ghi sổ kế tóan bằng máy vi tính thì tùy từng trường hợp có thể sửa chữa sai sót theo một trong ba phương pháp nêu trên, song phải tuân thủ các quy định sau: + Nếu sai sót phát hiện trước khi in sổ thì được phép sửa chữa trực tiếp trên máy; + Nếu sai sót phát hiện sau khi in sổ thì sửa chữa trên sổ đã in và sổ trên máy theo quy định của 1 trong 3 phương pháp nêu trên, đồng thời phải in lại tờ sổ mới. Phải lưu tờ sổ mới cùng với tờ sổ có sai sót để thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm sóat. Điều 30: Khi báo cáo quyết tóan năm trước được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm tóan báo cáo tài chính năm trước kết thúc và có ý kiến kết luận phải sửa lại số liệu trên báo cáo tài chính năm trước thì đơn vị phải sửa chữa chỗ sai trên sổ kế tóan năm nay (thời điểm phát hiện sai sót), đồng thời phải ghi chú vào các trang cuối (dòng cuối) của sổ kế tóan năm trước để tiện đối chiếu, kiểm tra. Điều 31: Khóa sổ kế tóan 1- Khóa sổ kế tóan là công việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khỏan kế tóan hoặc tổng số thu, chi, tồn qũy,... Cuối kỳ kế tóan (tháng) và cuối kỳ kế tóan năm, sau khi phản ánh hết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào sổ kế tóan, phải khóa sổ kế tóan. Riêng sổ qũy tiền mặt phải khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Ngòai ra phải khóa sổ kế tóan trong các trường hợp kiểm kê đột xuất khi có thiên tai, hỏa họan hoặc sáp nhập, chia tách xã. 2- Trình tự khóa sổ kế tóan cuối tháng: - Cuối kỳ kế tóan tháng sau khi tất cả chứng từ kế tóan phát sinh trong tháng đã được ghi vào sổ kế tóan phải tiến hành cộng sổ và đối chiếu số liệu giữa các sổ có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ với nhau; - Tiến hành cộng số phát sinh trên Nhật ký- Sổ Cái (hoặc Sổ cái) và các sổ kế tóan chi tiết; - Từ các sổ, thẻ kế tóan chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khỏan phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ; - Tiến hành cộng tất cả các số phát sinh Nợ, cộng các số phát sinh Có của các tài khỏan trên Nhật ký - Sổ Cái (hoặc Sổ Cái) xem có bằng nhau và bằng số phát sinh ở phần Nhật ký không? Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết, giữa các sổ chi tiết với nhau, giữa số liệu của kế tóan với số liệu của thủ qũy. Nếu đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khóa sổ chính thức bằng các bước sau: + Kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế tóan, cách dòng ghi số nghiệp vụ cuối cùng nửa dòng. Sau đó ghi số phát sinh trong tháng đã cộng phía dưới dòng đã kẻ; + Dòng cộng phát sinh lũy kế từ đầu năm đến cuối tháng ghi dưới dòng cộng phát sinh tháng; + Dòng số dư cuối tháng tính được ghi tiếp dưới dòng cộng phát sinh tháng; Dòng số dư cuối tháng tính như sau: Số dư Nợ cuối tháng = Số dư Nợ đầu tháng + Số phát sinh Nợ trong tháng - Số phát sinh Có trong tháng Số dư Có cuối tháng = Số dư Có đầu tháng + Số phát sinh Có trong tháng - Số phát sinh Nợ trong tháng + Kẻ 2 đường kẻ liền nhau ngay sát dưới dòng số dư để kết thúc việc khóa sổ ( ). Đối với những tài khỏan trong tháng không có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì số dư đầu tháng chuyển thành số dư cuối tháng và ghi vào dòng số dư cuối tháng của tài khỏan đó. Riêng 1 số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư (hoặc thu, chi, tồn qũy) thì số liệu cột số dư không ghi vào dòng cộng mà ghi vào dòng "số dư cuối tháng" dưới dòng cộng cuối tháng. Sau khi khóa sổ kế tóan, kế tóan trưởng hay người phụ trách kế tóan phải ký dưới 2 đường kẻ sau đó chủ tài khỏan kiểm tra và ký duyệt để chứng nhận số liệu khóa sổ chính xác và đúng với số thực tế nhằm đảm bảo sự nhất trí về số liệu khóa sổ kế tóan giữa kế tóan trưởng với chủ tài khỏan. Đầu tháng sau ghi lại số dư cuối tháng trước của từng tài khỏan trên Nhật ký - Sổ Cái và các sổ kế tóan chi tiết. Riêng số dư trên sổ thu Ngân sách, sổ chi ngân sách là số phát sinh lũy kế về thu, chi ngân sách nên không phải ghi lại số dư vào đầu tháng sau. 3- Khóa sổ kế tóan cuối năm: a- Trước khi khóa sổ cuối năm phải thực hiện các công việc sau: - Đôn đốc thu nộp kịp thời các khỏan thu của ngân sách còn chưa thu đến cuối năm và làm thủ tục nộp ngay các khỏan đã thu ngân sách còn để tại xã vào ngân sách nhà nước tại Kho bạc. Đồng thời giải quyết thanh tóan dứt điểm các khỏan liên quan đến chi ngân sách để đảm bảo mọi khỏan thu, chi Ngân sách phát sinh trong năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/ 12; - Đôn đốc thanh tóan kịp thời các khỏan nợ phải thu (nợ tạm ứng, các khỏan phải thu về khóan) để hòan lại qũy. Đồng thời thanh tóan các khỏan nợ phải trả (phải trả sinh họat phí và phụ cấp cho cán bộ xã, bảo hiểm xã hội phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội, phải trả người bán, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu XDCB); - Xử lý các khỏan tạm thu ngân sách còn đến cuối năm: Về nguyên tắc, các khỏan tạm thu ngân sách phải được xử lý dứt điểm trong năm để chuyển vào thu ngân sách hoặc hòan trả cho đối tượng tạm thu. Trường hợp cuối năm số tạm thu ngân sách bằng hiện vật chưa làm thủ tục ghi thu ngân sách Nhà nước tại Kho bạc thì được chuyển sang năm sau để xử lý; - Đối với các khỏan tạm giữ, căn cứ vào quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, UBND xã phải làm thủ tục hòan trả cho đối tượng tạm giữ hay làm thủ tục nộp vào Ngân sách Nhà nước tại Kho bạc (nếu cấp thẩm quyền quyết định thu sung công quĩ); - Tiến hành kiểm kê, sao kê, đối chiếu tòan bộ tài sản, vật tư, công nợ, tiền mặt, tiền gửi và các lọai nguồn vốn, qũy của xã để xác định số thực có về tài sản, tiền qũy, công nợ ở thời điểm cuối ngày 31/12. Căn cứ quyết định xử lý của Hội đồng kiểm kê, kế tóan lập chứng từ phản ánh việc xử lý và điều chỉnh số liệu trên sổ kế tóan theo kết quả kiểm kê thực tế. b- Khóa sổ, chuyển sổ kế tóan cuối năm: - Trình tự các bước khóa sổ cuối năm thực hiện như khóa sổ cuối tháng; - Thời điểm khóa sổ cuối năm vào cuối ngày 31/ 12; - Khóa sổ cuối năm để tính ra số dư cuối năm của từng tài khỏan và từng đối tượng kế tóan. Riêng các tài khỏan liên quan đến thu, chi ngân sách được xử lý như sau: Tài khỏan 7142 "Thuộc năm nay" được chuyển sang tài khỏan 7141 "Thuộc năm trước"; Tài khỏan 7192 "Thuộc năm nay" chuyển sang Tài khỏan 7191 "Thuộc năm trước"; Tài khỏan 8142 "Thuộc năm nay" được chuyển sang Tài khỏan 8141 "Thuộc năm trước"; Tài khỏan 8192 "Thuộc năm nay" chuyển sang Tài khỏan 8191 "Thuộc năm trước" để năm sau tiếp tục hạch tóan trong thời gian chỉnh lý, quyết tóan cho đến khi quyết tóan ngân sách năm trước được phê duyệt. - Sau khi khóa sổ cuối năm, kế tóan xã phải thực hiện việc chuyển sổ cuối năm. Điều 32: Chỉnh lý quyết tóan năm: - Thời gian chỉnh lý báo cáo quyết tóan ngân sách là thời gian quy định cho ngân sách xã để xử lý tiếp các việc theo qui định của Luật Ngân sách Nhà nước cho phép như tiến hành điều chỉnh những sai sót trong quá trình hạch tóan (Nếu có phát hiện ra sai sót), các khỏan chi (thuộc niên độ ngân sách năm trước) nếu được phép chi đến 15/1 năm sau. - Thời gian chỉnh lý quyết tóan quy định đến hết ngày 31/ 01 năm sau. - Việc chỉnh lý quyết tóan ngân sách: + Hạch tóan tổng hợp thực hiện trên Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái của sổ năm mới; + Hạch tóan chi tiết thu, chi ngân sách xã được thực hiện trên Sổ thu, chi ngân sách xã và sổ tổng hợp thu, chi ngân sách xã theo chỉ tiêu báo cáo và quyết tóan năm trước. - Xác định và xử lý kết dư ngân sách: Sau khi hòan tất việc chỉnh lý quyết tóan ngân sách, lập báo cáo quyết tóan thu ngân sách và báo cáo quyết tóan chi ngân sách gửi Phòng Tài chính quận, huyện và trình Hội đồng nhân dân xã. Căn cứ vào phê duyệt của Hội đồng nhân dân về tổng thu ngân sách xã và tổng chi ngân sách xã để xác định số kết dư ngân sách. Số kết dư ngân sách xã là số chênh lệch giữa tổng thu ngân sách lớn hơn tổng chi ngân sách. Sau khi xác định số kết dư ngân sách năm trước, UBND xã lập văn bản đề nghị Kho bạc huyện làm thủ tục ghi thu ngân sách năm nay số kết dư ngân sách năm trước. Căn cứ vào chứng từ đã được Kho bạc xử lý về số kết dư năm trước, kế tóan vào sổ thu ngân sách năm nay số kết dư năm trước. Mẫu sổ và cách ghi sổ qui định ở phần thứ tư: Hệ thống sổ kế tóan Chương 5: BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUYẾT TÓAN Điều 33: Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan thu, chi ngân sách và thu, chi các qũy công chuyên dùng của xã nhằm mục đích sau: 1- Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, tòan diện tình hình thu, chi và cơ cấu thu, chi ngân sách; tình hình họat động tài chính khác của xã; 2- Cung cấp thông tin tài chính cần thiết cho việc tổng hợp thu, chi ngân sách xã vào ngân sách Nhà nước và đáp ứng việc kiểm tra, kiểm sóat, tổng hợp, phân tích, đánh giá họat động tài chính của xã. Đồng thời số liệu báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan còn phục vụ cho việc công khai tài chính theo qui định của pháp luật; 3- Thông qua các số liệu trên báo cáo tài chính cho phép đánh giá tình hình thực hiện dự tóan ngân sách xã theo từng kỳ và so sánh tiến độ thực hiện ngân sách kỳ này so với các kỳ trước và năm trước về tổng số và từng chỉ tiêu, từng hình thức thu hoặc chi; 4- Báo cáo tài chính định kỳ là tài liệu quan trọng để xây dựng kế họach ngân sách, là cơ sở tính tóan nhân tố ảnh hưởng tới thu, chi ngân sách. Điều 34: Số lượng báo cáo, thời hạn gửi báo cáo 1- Số lượng báo cáo: a- Báo cáo tháng gồm 3 mẫu báo cáo: + Bảng cân đối tài khỏan; + Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã; + Báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã. b- Báo cáo năm gồm 8 mẫu báo cáo: + Bảng cân đối tài khỏan; + Bảng cân đối quyết tóan ngân sách xã; + Báo cáo quyết tóan thu ngân sách xã; + Báo cáo quyết tóan chi ngân sách xã; + Báo cáo tổng hợp quyết tóan thu ngân sách xã; + Báo cáo tổng hợp quyết tóan chi ngân sách xã; + Thuyết minh báo cáo tài chính; + Báo cáo tình hình XDCB. Số lượng báo cáo, nội dung và phương pháp tính tóan, hình thức trình bày các chỉ tiêu trong từng báo cáo qui định trong chế độ này được áp dụng thống nhất ở tất cả các xã, phường, thị trấn trong cả nước. Ngòai ra để phục vụ cho yêu cầu quản lý, đánh giá và báo cáo Hội đồng nhân dân, tùy theo từng tỉnh có thể chi tiết hóa các chỉ tiêu tổng hợp nhưng không được làm xáo trộn các mẫu đã qui định. 2- Thời hạn gửi báo cáo a- Báo cáo tháng gửi UBND xã và Phòng Tài chính huyện chậm nhất là ngày 05 tháng sau. b- Báo cáo năm gửi UBND xã, phòng Tài chính huyện, Hội đồng Nhân dân chậm nhất là ngày 15 tháng 2 năm sau. Mẫu biểu báo cáo, nội dung và cách lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan quy định ở phần thứ năm - Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan. Điều 35: Trách nhiệm lập, gửi và phê duyệt báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan 1- Bộ phận kế tóan ngân sách và tài chính xã có trách nhiệm lập Báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan theo qui định. Báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan được lập từ số liệu trên sổ kế tóan. Báo cáo phải lập đầy đủ, chính xác, trung thực, theo đúng nội dung và thời gian qui định. 2- Thẩm quyền phê duyệt báo cáo: - Báo cáo tháng do Chủ tịch UBND xã xét duyệt; - Báo cáo năm trình UBND xã để trình HĐND xã phê duyệt . 3- Báo cáo năm sau khi HĐND xã phê duyệt phải gửi cho: - 1 bản gửi HĐND xã; - 1 bản gửi UBND xã; - 1 bản gửi Phòng Tài chính quận, huyện; - 1 bản lưu tại nơi lập. 4- Số liệu của Báo cáo năm sau khi HĐND xã phê duyệt được sử dụng để công khai ngân sách và tài chính của xã. Chương 6: TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 36: - Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn phải thực hiện nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ kế tóan này; - Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo triển khai và kiểm tra quá trình thực hiện chế độ kế tóan tại các xã, phường, thị trấn thuộc phạm vi tỉnh, thành phố quản lý. Phần thứ hai HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TÓAN DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TÓAN STT Tên chứng từ Số hiệu chứng từ 1 2 3 A Chứng từ kế tóan ban hành theo chế độ kế tóan này. 1 Bảng tổng hợp chứng từ kế tóan cùng lọai C 01- X 2 Biên lai thu tiền C 27 - X 3 Hợp đồng giao thầu C 51 -X 4 Hợp đồng giao khóan C 52 -X 5 Biên bản thanh lý hợp đồng C 53 -X 6 Bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã C 60 - X 7 8 9 10 Thông báo các khỏan thu của xã Giấy báo ngày công lao động đóng góp Bảng thanh tóan tiền công lao động ngòai nghĩa vụ Giấy đề nghị thanh tóan C 61- X C 62 - X C 63 - X C 64 - X B Các chứng từ kế tóan ban hành trong chế độ kế tóan hành chính sự nghiệp. I Chỉ tiêu lao động - tiền lương 1 Bảng thanh tóan sinh họat phí, trợ cấp C 02b -H 2 Giấy đi đường C 07 -H II Chỉ tiêu vật tư 3 Phiếu nhập kho C 11- H 4 Phiếu xuất kho C 12- H 5 Phiếu báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ C 13- H 6 Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa C 14 - H 7 Phiếu kê mua hàng C 15 - H III Chỉ tiêu tiền tệ 8 Phiếu thu C 21 - H 9 Phiếu chi C 22 - H 10 Giấy đề nghị tạm ứng C 23 - H 11 Giấy thanh tóan tạm ứng C 24 - H 12 Bảng kiểm kê quĩ tiền mặt C 26a - H IV Chỉ tiêu tài sản cố định 13 Biên bản giao nhận tài sản cố định C 31 - H 14 Biên bản thanh lý, nhượng bán tài sản cố định C 32 - H 15 Biên bản đánh giá lại tài sản cố định C 33 - H C Chứng từ ban hành theo chế độ kế tóan Kho bạc, theo Luật Thuế và theo Luật Ngân sách. 1 Giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt 2 Giấy nộp tiền vào NSNN bằng chuyển khỏan 3 Bảng kê thu ngân sách xã qua KBNN 4 Lệnh thu 5 Lệnh chi tiền 6 Bảng kê chi ngân sách 7 Giấy đề nghị rút tiền mặt từ ngân sách xã 8 Bảng kê chứng từ chi 9 Giấy đề nghị thanh tóan tạm ứng 10 Ủy nhiệm chi 11 Giấy nộp tiền 12 Séc ... Phần thứ ba HỆ THỐNG TÀI KHỎAN KẾ TÓAN DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHỎAN KẾ TÓAN STT Số hiệu tài khỏan Tên tài khỏan Phạm vi áp dụng Cấp I Cấp II Bắt buộc (*) Hướng dẫn (**) 1 2 3 4 5 6 Lọai 1- Tiền và vật tư 1 111 Tiền mặt x 2 112 Tiền gửi Kho bạc x 1121 Tiền ngân sách tại Kho bạc 1128 Tiền gửi khác 3 152 Vật liệu x Lọai 2- Tài sản cố định 4 211 Tài sản cố định x 5 214 Hao mòn tài sản cố định x Lọai 3- Thanh tóan 6 311 Các khỏan phải thu x 7 331 Các khỏan phải trả x 8 336 Các khỏan thu hộ, chi hộ 3361 Các khỏan thu hộ 3362 Các khỏan chi hộ Lọai 4- nguồn kinh phí và các qũy công chuyên dùng 9 431 Các qũy công chuyên dùng của xã x 10 466 Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ x Lọai 7 - Thu ngân sách xã 11 714 Thu ngân sách xã đã qua Kho bạc x 7141 Thuộc năm trước 7142 Thuộc năm nay 12 719 Thu ngân sách xã chưa qua Kho bạc x 7191 Thuộc năm trước 7192 Thuộc năm nay Lọai 8- Chi ngân sách xã 13 814 Chi ngân sách xã đã qua Kho bạc x 8141 Thuộc năm trước 8142 Thuộc năm nay 14 819 Chi ngân sách xã chưa qua Kho bạc x 8191 Thuộc năm trước 8192 Thuộc năm nay Lọai 9 - Chênh lệch thu, chi Ngân sách xã 15 914 Chênh lệch thu, chi ngân sách xã x Ghi chú: (*) Bắt buộc: Là các tài khỏan áp dụng cho tất cả các xã, phường, thị trấn (**) Hướng dẫn: Là các tài khỏan áp dụng thêm cho các xã có giá trị tài sản cố định lớn và trình độ quản lý khá. Phần thứ tư HỆ THỐNG SỔ KẾ TÓAN DANH MỤC SỔ KẾ TÓAN STT Tên sổ Mẫu sổ Phương pháp ghi sổ kép Phương pháp ghi Sổ đơn A- Sổ kế tóan áp dụng cho tất cả các xã 1 Nhật ký- Sổ Cái S01a-x x 2 Sổ Cái (dùng trong trường hợp kế tóan trên máy vi tính) S01b-x x 3 Sổ quĩ tiền mặt S 02a-x x x 4 Sổ nhật ký thu, chi qũy tiền mặt S 02b-x x x 5 Sổ tiền gửi Kho bạc S 03-x x x 6 Sổ thu Ngân sách xã S04-x x x 7 Sổ chi Ngân sách Xã S05-x x x 8 Sổ tổng hợp thu, chi ngân sách xã theo chỉ tiêu báo cáo và quyết tóan S06-x x x 9 Sổ theo dõi các qũy công chuyên dùng của xã S 07-x x x 10 Sổ phải thu S 08-x x x 11 Sổ phải trả S 09-x x x 12 Sổ theo dõi các khỏan thu hộ, chi hộ S 10-x x x 13 Sổ tài sản cố định S11-x x x 14 Bảng tính hao mòn TSCĐ S12- x x x B- Sổ kế tóan áp dụng cho những xã có yêu cầu quản lý chi tiết hơn 1 Sổ theo dõi thu, chi họat động tài chính khác S13-x 2 Sổ theo dõi các khỏan tạm ứng của Kho bạc S14-x Theo yêu Theo yêu 3 Sổ theo dõi các khỏan đóng góp của dân S15-x cầu quản cầu quản 4 Bảng thanh tóan các khỏan nợ phải thu với các hộ S16-x lý chi lý chi 5 Sổ theo dõi lĩnh, thanh tóan biên lai và tiền đã thu S17-x tiết tiết 6 Sổ theo dõi đầu tư XDCB S18-x 7 Sổ chi tiết vật liệu S19-x 8 Sổ kho S20-x Phần thứ năm HỆ THỐNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUYẾT TÓAN DANH MỤC BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUYẾT TÓAN STT Tên biểu Ký hiệu Thời gian lập báo cáo Nơi nhận báo cáo Phòng tài chính HĐND xã UBND xã 1 2 3 4 5 6 7 1 Bảng cân đối tài khỏan B01- X Tháng Năm x x 2 Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã B02a- X Tháng x x 3 Báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã B02b- X Tháng x x 4 Bảng cân đối quyết tóan ngân sách xã B 03- X Năm x x x 5 Báo cáo quyết tóan thu ngân sách xã B 03a -X Năm x x x 6 Báo cáo quyết tóan chi ngân sách xã B 03b -X Năm x x x 7 Báo cáo tổng hợp quyết tóan thu ngân sách xã B 03c- X Năm x x x 8 Báo cáo tổng hợp quyết tóan chi ngân sách xã B 03d- X Năm x x x 9 Thuyết minh báo cáo tài chính B 04 - X Năm x x x 10 Báo cáo tình hình XDCB B05-X Năm x x