Thông tư 02/2003/TT-BTC
Hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
Cơ quan ban hành: Bộ Tài chính
Ngày ban hành: 2003-01-09

THÔNG TƯ Hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngòai Thựchiện Nghị định số 87/CP ngày19/12/1996 của Chính phủ "Quy định chi tiếtviệc phân cấp quản lý, lập, chấp hành và quyết tóan Ngân sách Nhà nước",Nghị định số 51/1998/NĐ-CP ngày 18/7/1998 của Chính phủ" Sửa đổi bổ sungmột số điều của Nghị định 87/CP ngày 19/12/1996 của Chính phủ". Đểthống nhất quản lý tài chính đối với các cơ quan đại diện Việt nam ở nướcngòai, Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với các cơ quan đạidiện Việt Nam ở nước ngòai như sau: I. ĐỐI TƯỢNG VÀPHẠM VI ÁP DỤNG Thôngtư này áp dụng đối với các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngòai (bao gồm cơquan đại diện Ngọai giao, Phòng Tùy viên Quốc phòng, Cơ quan Thương mại, Cơ quanthường trú Đài tiếng nói Việt Nam, Cơ quan thường trú Đài truyền hình Việt Nam,Cơ quan thường trú Báo Nhân dân, Phân xã TTXVN, Trung tâm văn hóa Việt Nam tạiLào, Cơ quan Tham tán kinh tế Việt Nam tại Lào, Ban Quản lý lao động...) sửdụng kinh phí ngân sách nhà nước cấp hoặc từ nguồn thu của ngân sách nhà nước đượcgiữ lại để chi theo chế độ quy định hiện hành. II. QUY ĐỊNH VỀVIỆC LẬP VÀ CHẤP HÀNH DỰ TÓAN THU CHI. Cáccơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngòai căn cứ vào nhiệm vụ chính trị được giao,chế độ thu, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách, biến động giá cả của nước sởtại, số kiểm tra về dự tóan ngân sách do cơ quan thẩm quyền thông báo, tìnhhình thực hiện dự tóan ngân sách các năm trước, lập dự tóan thu chi ngân sáchnhà nước hàng năm theo đúng các quy định, biểu mẫu do cơ quan tài chính hướngdẫn (kèm theo). Dự tóan phải thể hiện đầy đủ các khỏan thu- chi của cơ quan đạidiện theo mục lục ngân sách nhà nước, kèm theo thuyết minh rõ cơ sở, căn cứtính tóan gửi Bộ chủ quản trước 30/7 hàng năm. Bộ chủ quản xem xét tổng hợp dựtóan của các cơ quan đại diện cùng với dự tóan thu, chi ngân sách của đơn vịmình gửi Bộ Tài chính theo đúng quy định của Luật ngân sách Nhà nước và các quyđịnh hiện hành. 1. Dự tóan thu ngân sách nhà nước tại cơ quan đại diện: Căncứ vào các lọai phí và lệ phí phát sinh tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nướcngòai quy định tại Thông tư số 99/TT-BTC ngày 25/10/2002 và các khỏan thu khácnhư: thu tiền thuê nhà thuộc nhà sở hữu, nhà hỗ tương, nhà thuê, lãi tiền gửingân hàng, thu hòan thuế VAT, thu tiền đền bù đào tạo, môi giới thương mại vàdịch vụ công, tiền điện nước của người đi thăm đi theo..., cơ quan đại diện lậpdự tóan thu ngân sách theo mục lục ngân sách nhà nước gửi Bộ chủ quản tổng hợpbáo cáo Bộ Tài chính. Đối với các khỏan thu này, cơ quan đại diện thu nộp vàoQũy tạm giữ ngân sách nhà nước theo tỷ lệ quy định tại Thông tư số29/2000/TT-BTC ngày 24/4/2000 của Bộ Tài chính. 2. Dự tóan chi ngân sách nhà nước tại cơ quan đại diện: Căncứ vào nhiệm vụ chính trị được giao, chế độ tiêu chuẩn, định mức chi, biến độnggiá cả của nước sở tại, các cơ quan đại diện lập dự tóan chi ngân sách theo mụclục ngân sách nhà nước hiện hành. 3. Chấp hành dự tóan thu chi ngân sách nhà nước tại cơ quan đạidiện VN ở nước ngòai: Trêncơ sở dự tóan thu chi ngân sách Nhà nước được Thủ tướng Chính phủ duyệt, Bộ Tàichính thông báo cho Bộ chủ quản để Bộ chủ quản phân bổ dự tóan thu chi ngânsách cho từng cơ quan đại diện trên nguyên tắc tổng dự tóan thu chi ngân sáchcủa các cơ quan đại diện bằng số thông báo dự tóan thu chi ngân sách do Chínhphủ phê duyệt gửi Bộ Tài chính và Kho bạc nhà nước trung ương. 4. Nguồn kinh phí ngân sách nhà nước dùng để cấp phát: BộTài chính thực hiện cấp phát kinh phí cho các cơ quan đại diện Việt Nam theocác nguồn sau: a. Cấp phát kinh phí từ Qũy ngọai tệ tập trung của Nhà nước: BộTài chính lập Thông trị duyệt y dự tóan và lệnh chi tiền đồng Việt Nam ( sốtiền ghi trên " Lệnh chi tiền" bằng ngọai tệ nhân với tỷ gía hạchtóan do Bộ Tài chính quy định ). Căn cứ vào lệnh chi tiền của Bộ Tài chính, Khobạc Nhà nước Trung ương xuất Qũy ngọai tệ tập trung cấp kinh phí cho các cơquan đại diện Việt Nam ở nước ngòai thuộc Bộ chủ quản. b. Cấp kinh phí từ Qũy Tạm giữ của ngân sách nhà nước tại Cơ quanđại diện Việt Nam ở nước ngòai: BộTài chính ra lệnh chi ngọai tệ từ Qũy tạm giữ của ngân sách nhà nước tại các cơquan đại diện để cấp cho các cơ quan đại diện Việt Nam bằng ngọai tệ. Căncứ vào số ngọai tệ đã trích từ Qũy tạm giữ của ngân sách Nhà nước tại các cơquan đại diện, Bộ Tài chính lập thông tri duyệt y dự tóan bằng đồng Việt nam (đượcquy đổi từ số ngọai tệ đã được trích từ Qũy tạm giữ Ngân sách nhà nước nhân vớitỉ gía hạch tóan do Bộ Tài chính quy định). Căn cứ vào thông tri duyệt y dựtóan lập lệnh thu, lệnh chi để thực hiện hạch tóan- ghi thu " tiền lệ phílãnh sự hoặc các khỏan thu khác ở nước ngòai" đồng thời ghi chi " cấpkinh phí cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngòai" cho Bộ chủ quản. 5. Quy định việc sử dụng kinh phí: Dự tóan kinh phí được cấp thẩm quyền giao cho từng cơ quan đại diệnVN ở nước ngòai là mức chi tối đa trong năm.Thủ trưởng cơ quan đại diện xâydựng quy chế chi tiêu nội bộ và công khai các mức chi nhằm sử dụng kinh phí cóhiệu quả và tránh lãng phí công qũy của nhà nước. Nhữngmục chi được ấn định chi theo dự tóan là: Mục100 "Thanh tóan sinh họat phí cho cán bộ, công chức". Mục114 "Thanh tóan tiền thuê trụ sở và nhà ở". Mục145 "Mua sắm tài sản chuyên dùng cho công tác chuyên môn". Mục118 " Chi sửa chữa lớn TSCĐ phục vụ công tác chuyên môn và các công trìnhcơ sở hạ tầng". Cácmục chi thường xuyên còn lại, tùy từng đặc điểm của Bộ, ngành, Thủ trưởng cơquan đại diện VN ở nước ngòai được quyền chủ động duyệt mức chi và điều chỉnhcác mục chi này để đáp ứng cho họat động của cơ quan nhưng không vượt qúa tổngmức dự tóan đã được cấp thẩm quyền giao đối với các mục chi này. III. MỘT SỐ CHẾ ĐỘ, ĐỊNH MỨC CHI TIÊU ÁP DỤNG CHO CÁC CƠ QUAN ĐẠIDIỆN VIỆT NAM Ở NƯỚC NGÒAI . Trêncơ sở dự tóan năm được duyệt, Thủ trưởng cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngòaicông khai tài chính cho các bộ phận hoặc cán bộ trong cơ quan biết. Căn cứ vàocác chế độ, tiêu chuẩn, định mức để quyết định chuẩn chi cụ thể như sau: 1. Về tiền sinh họat phí: Căncứ vào quyết định cử đi công tác dài hạn của cấp có thẩm quyền, mức sinh họatphí được tính theo quy định của Thông tư Liên tịch số 22/2001/TTLT/BTCCBCP-BTCngày 9/5/2001. Sinh họat phí được trả theo ngày thực tế có mặt ở nước sở tại. 2. Phụ cấp sinh họat phí: Cáctrường hợp kiêm nhiệm lái xe hoặc làm thêm một nhiệm vụ nào thay thế cho ngườiđược cử đi công tác thì được tính thêm phụ cấp. Tùy theo đặc điểm của từng Bộvà tình hình cụ thể ở từng nước mà cấp có thẩm quyền của các Bộ ra quyết định hưởngphụ cấp nhưng không quá 10% mức sinh họat phí tối thiểu. 3. Tiền công thuê người nước ngòai hoặc người Việt Nam: Tùytừng trường hợp cụ thể, trưởng cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngòai quyếtđịnh thuê người nước ngòai hoặc người Việt nam sau khi Bộ chủ quản cho phépbằng văn bản. Tiền công trả cho người nước ngòai hoặc người Việt Nam được quyđịnh trong hợp đồng ký giữa cơ quan đại diện với người lao động sao cho phù hợpvới mặt bằng giá cả của nước sở tại và trong khuôn khổ hạn mức kinh phí mà cơquan đại diện được phân bổ. 4. Các khỏan thanh tóan cho cá nhân bao gồm: 4.1. Trang phục và những đồ dùng khác cho cán bộ, công chức trongnhiệm kì công tác ở nước ngòai (kể cả trang phục trong nước trước khi đi): Cánbộ, công chức đi công tác dài hạn (nhiệm kỳ3 năm) ở nước ngòai được phụ cấp mộtkhỏan tiền để mua sắm trang phục, chăn màn, gối, ga và các dụng cụ cá nhânkhác... khỏan tiền này được giải quyết theo nguyên tắc khóan gọn cả nhiệm kỳ,cụ thể là mức 900 USD/người/ một nhiệm kỳ đối với hàm Tham tán, Trưởng cơ quanđại diện đến Đại sứ và phu nhân hoặc phu quân đi cùng; mức 700USD/ người/ mộtnhiệm kỳ đối với cấp bậc còn lại. Trường hợp cán bộ, công chức đi công tác đãnhận khỏan phụ cấp này, nhưng vì lý do chủ quan phải về nước thì một phần củakhỏan tiền trên sẽ phải hòan trả lại cho nhà nước theo tỉ lệ thời gian. Trườnghợp kéo dài nhiệm kỳ công tác trên một năm, có quyết định của Bộ chủ quản sẽ đượchưởng thêm mức phụ cấp tính theo thời gian kéo dài. 4.2. Thanh tóan tiền vé máy bay cho cán bộ, công chức: Cánbộ, công chức đi công tác nhiệm kỳ và về nước khi kết thúc nhiệm kỳ được mua vétheo mức giá vé ecomomy, bay trực tuyến và ngắn nhất của hãng hàng không vàkhóan mức cước hành lý là 30 kilogam/một lượt theo giá của hãng hàng không(ngòai khối lượng hành lý được mang miễn phí theo quy định của hãng hàngkhông). Riêng Đại sứ được thanh tóan lọai vé Business, trường hợp phu nhân hoặcphu quân đi cùng chuyến với Đại sứ cũng được hưởng theo hạng Business. Lượtđi công tác nhiệm kỳ: tiền vé, cuớc hành lý thanh tóan trong nước, trong dựtóan đòan ra. Lượtvề: tiền vé, cước hành lý thanh tóan trong dự tóan được giao của các cơ quanđại diện Việt Nam ở nước ngòai. Thờigian chờ máy bay khi đi nhận công tác nhiệm kỳ và khi về nước hết nhiệm kỳ đượcthanh tóan lưu trú không quá 4 ngày.Việc thanh tóan tiền lưu trú khi đi và về đượcthanh tóan tại cơ quan đại diện. 4.3. Thanh tóan tiền bảo hiểm khám chữa bệnh: Căncứ vào quyết định cử đi công tác dài hạn, ngân sách nhà nước hỗ trợ mức 250USD/người/ năm cho cán bộ, công chức để thanh tóan cho các tổ chức bảo hiểm về bảohiểm khám chữa bệnh của cán bộ công chức. Trường hợp cán bộ, công chức mua bảohiểm với mức phí bảo hiểm cao hơn mức hỗ trợ của ngân sách nhà nước thì cá nhântự chịu phần phí bảo hiểm chênh lệch đó. Đốivới những trường hợp cấp cứu các bệnh hiểm nghèo như chảy máu dạ dày, mổ ruộtthừa..., tổ chức nhận bảo hiểm chỉ thanh tóan một phần viện phí thì phần cònlại được cơ quan thanh tóan. 5. Máy điện thọai, máy fax Việctrang bị máy địên thọai và máy fax tại trụ sở làm việc được định mức như sau: Máyfax: Mỗi cơ quan đại diện được trang bị một máy fax. Trường hợp các cơ quan đạidiện làm thêm nhiệm vụ thu cho nhà nước được trang bị 2 máy fax trong đó 1 máydành cho phòng lãnh sự. Máyđiện thọai: Mỗi phòng làm việc được trang bị 1 máy điện thọai. Tùy từng địa bànvà nhiệm vụ họat động của các công chức có tính chất lưu động thì được trang bịmáy điện thọai di động. Việc trang bị máy điện thọai di động do Thủ trưởng cơquan quyết định. Việcsử dụng gọi điện thọai, fax nội địa và quốc tế cho việc công và nghiệp vụ đượccơ quan thanh tóan. Trường hợp cá nhân sử dụng gọi điện thọai fax quốc tế choviệc riêng thì cá nhân phải tự thanh tóan.Tiền thu được nộp vào qũy tiền mặtcủa cơ quan và ghi giảm chi kinh phí cho cơ quan đại diện. Để theo dõi việcthanh tóan tiền điện thọai của cơ quan và cá nhân sử dụng việc riêng, các cơquan đại diện phải có quy chế quản lý, đăng kí các số máy giao dịch, số máy cơquan, số máy gia đình hoặc có quyết định khóan định mức tiền điện thọai chotừng bộ phận hoặc từng người. 6. Tiền thuê trụ sở, nhà ở: Khicó nhu cầu thuê mới hoặc đổi nhà, cơ quan đại diện phải báo cáo về Bộ chủ quảnđể xin phép. Khi được Bộ chủ quản đồng ý mới tìm thuê nhà cụ thể và báo cáo vềBộ dự thảo hợp đồng thuê nhà trước khi ký chính thức.Trường hợp trong hợp đồngthuê nhà, bên cho thuê bắt buộc nộp tiền đặt cọc, thì cơ quan hạch tóan vào tàikhỏan tạm ứng và hết hạn hợp đồng thuê nhà phải thu hồi tiền đặt cọc để hòantrả nguồn kinh phí 7. Trang bị xe ô tô: CQĐDcó từ 1- 4 biên chế: 1 xe. CQĐDcó từ 5- 7 biên chế: 2 xe. CQĐDcó từ 8- 12 biên chế: 3 xe. CQĐDcó từ 13-19 biên chế: 4 xe. CQĐDcó từ 20- 30 biên chế: 5- 6 xe. CQĐDcó từ 31-40 biên chế: 7-8 xe. CQĐDcó từ 41- 50 biên chế: 8-9 xe. Địnhmức xe ô tô nói trên không bao gồm xe Đại sứ và Trưởng phái đòan Việt Nam tạiLiên Hiệp Quốc và bên cạnh Liên Hiệp quốc Việcmua xe mới hoặc đổi đầu xe, mua xe 4 chỗ hay 12 chỗ..., giá cả, chủng lọai xedo Bộ chủ quản quyết định và có trong dự tóan được duyệt. Khi mua xe mới phảicó hợp đồng mua bán xe ô tô ký giữa thủ trưởng cơ quan đại diện hoặc người đượcủy quyền với bên bán xe. Tấtcả các xe công nói trên, khi sử dụng đều phải mua bảo hiểm ô tô. Trường hợp xegặp nạn trên đường do lỗi của cá nhân thì cá nhân phải chịu trách nhiệm bồi thường. Căncứ vào định mức sử dụng xe nói trên, Thủ trưởng cơ quan đại diện có quy định cụthể về việc quản lý, sử dụng xe trong cơ quan đại diện. Trườnghợp các cơ quan đại diện không trang bị ô tô hoặc trang bị thấp hơn định mức dođặc thù của từng địa bàn vì giá dịch vụ thuê bãi đắt đỏ thì được thanh tóantiền xe đi lại theo mức khóan giá xe công cộng. 8. Mua sắm các tài sản cố định khác: Đốivới tất cả tài sản khác như: máy tính, máy phôtocopy, điện thọai cố định, điệnthọai di động, máy fax, đầu máy video, vô tuyến truyền hình, tủ lạnh, bàn ghế,gường, tủ ... được mua sắm theo tiêu chuẩn về trang thiết bị cơ sở vật chất đượcphê duyệt và được bố trí trong dự tóan. Khi mua về được sử dụng và quản lý theochế độ quản lý tài sản cố định trong các đơn vị hành chính sự nghiệp quy địnhtại Quyết định số 351-TC/QĐ/CĐKT ngày 22/5/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính vềviệc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và tính hao mòn tài sản cố định trong cácđơn vị hành chính sự nghiệp. 9. Thanh tóan công tác phí: Căncứ vào nhiệm vụ đi công tác nội địa hoặc nước ngòai do cấp thẩm quyền quyếtđịnh. Tiền công tác phí được quy định như sau: 9.1 Công tác nội địa được hiểu là cán bộ, công chức đi công tác trong phạm vi nướcsở tại. Tiền công tác phí nội địa được tính như sau: Tiềntàu hỏa, ôtô, vé máy bay đến địa phương công tác được thanh tóan theo thực chighi trên vé hoặc hóa đơn thu tiền, trường hợp đi bằng máy bay thì được thanhtóan theo mức giá Economy. Tiềnthuê khách sạn (tiền ở) được thanh tóan theo thực chi theo mức thuê phòng lọaigiá trung bình ở địa phương. Tiềncông tác phí được tính đồng lọat (không phân biệt chức vụ) như sau: MứcSHP tối thiểu Côngtác phí = --------------------------- x số ngày công tác X (hệsố 2) 30ngày Việccử công chức đi công tác nội địa phải được Thủ trưởng cơ quan đại diện quyếtđịnh bằng văn bản. 9.2. Công chức trong cơ quan đại diện được cử đi công tác nước ngòai phải do Bộ chủquản quyết định bằng văn bản. Chế độ thanh tóan công tác phí ở nước ngòai đượcthực hiện theo Thông tư số 45/1999/TT-BTC ngày 4/5/1999 và Thông tư số108/1999/TT-BTC ngày 4/9/1999 của Bộ Tài chính. 9.3 .Trường hợp về Việt Nam công tác thì được thanh tóan theo chế độ công tác phítại Việt Nam, cụ thể là: Đốivới cán bộ, công chức cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngòai về công tác trongthời gian 30 ngày( kể từ ngày rời nước sở tại đến ngày rời Việt nam) thì được hưởngnguyên mức sinh họat phí tại nước đang công tác; đối với cán bộ, công chức về nướccông tác trên 30 ngày thì không được hưởng sinh họat phí ngòai nước kể từ ngàyvề nước công tác mà hưởng 100% mức lương trong nước. Trong thời gian công táctại Việt Nam, nếu cán bộ, công chức đi công tác xa trụ sở làm việc thì đượcthanh tóan công tác phí trong nước theo chế độ công tác phí trong nước do BộTài chính ban hành. Việc thanh tóan công tác phí tại Việt nam do cơ quan đạidiện chi trả bằng ngọai tệ trên cơ sở quy đổi từ đồng Việt Nam ra ngọai tệ theotỉ giá mua vào của ngân hàng Ngọai thương Việt Nam tại thời điểm thanh tóan. 9.4. Chế độ công tác phí đối với các cơ quan đại diện Việt Nam tại địa bàn Lào,Cămpuchia: Do đặc thù là địa bàn liền kề với Việt Nam, có nhiều vấn đề đốingọai giữa hai nước phải giải quyết tại các vùng biên giới thì cán bộ, côngchức của các cơ quan đại diện tại hai địa bàn này thường phải đi công tác tạicác tỉnh giáp ranh nên được thanh tóan theo chế độ công tác phí nội địa. 10. Văn phòng phẩm: Hàngquí, các nhóm hoặc bộ phận công tác trong cơ quan đại diện phải lập kế họach sửdụng văn phòng phẩm gửi cho tài vụ hoặc văn phòng của cơ quan đại diện đi muavà cấp phát cho các nhóm hoặc các bộ phận công tác phù hợp với kinh phí thực tếđược cấp. 11. Trang bị nhà khách và bếp ăn tập thể: Ở những nơi có điềukiện tổ chức bếp ăn tập thể và nhà khách thì thủ trưởng cơ quan được sử dụngkinh phí để mua sắm những trang thiết bị cần thiết phục vụ cho nhà khách, nhàbếp. 12. Tiếp khách, chiêu đãi, đóng góp cho tổ chức ngọai giao đòan,tặng phẩm: Tiếpkhách: Khách đến làm việc hoặc chào xã giao thì cơ quan đại diện chỉ được dùngnước khóang (hoặc nước chè, cà phê) để tiếp khách, không sử dụng thuốc lá, rượu,bia để tiếp khách. Chiêuđãi: Đối với các ngày lễ như: Quốc khánh, ngày thành lập Quân đội Nhân dân ViệtNam, ngày kỷ niệm thành lập quan hệ ngọai giao giữa hai nước... tùy từng nămchẵn lẻ Thủ trưởng cơ quan thực hiện theo hướng dẫn của các cơ quan có thẩmquyền ở Việt Nam. Việc chiêu đãi cần được thực hiện trên tinh thần tiết kiệm. Đốivới các cuộc chiêu đãi khác (mời cơm) có liên quan đến công việc nghiệp vụ thìthủ trưởng cơ quan quyết định (trên cơ sở quy định của cơ quan chủ quản.) Đónggóp cho tổ chức ngọai giao đòan: Việc đóng góp nghĩa vụ cho tổ chức ngọai giaođòan tại nước sở tại được thanh tóan theo thông báo của Tổ chức ngọai giaođòan. Tặngphẩm làm công tác đối ngọai: Mức chi tối đa 25 USD đối với tặng phẩm là cấp Bộthứ trưởng trở lên; 15 USD cho các đối tượng khác. Số lượng tặng phẩm do Trưởngcơ quan đại diện quyết định. 13. Phụ cấp làm việc thêm giờ: Cáccá nhân, nhóm hoặc bộ phận công tác nếu thật sự cần thiết phải làm thêm giờ thìsẽ bố trí được nghỉ bù. Nếu không thể giải quyết nghỉ bù thì trả sinh họat phílàm thêm và được Thủ trưởng cơ quan duyệt . Phụ cấp làm thêm được tính theocông thức quy định tại Thông tư số 18/LĐTBXH-TT ngày 2/6/1993 của Bộ Lao độngvà Thương binh xã hội cụ thể như sau: SHPđang hưởng Phụcấp làm thêm giờ = ------------------ X số giờ làm thêm x 150% 22 ngày x 8 giờ Mứckhống chế theo Luật lao động là 20 giờ/ người/ tháng và không quá 200 giờ/ năm. Đốivới những cơ quan đại diện Việt Nam mà họat động mang tính chất đặc thù nhưPhái đòan thường trực Tại Liên Hiệp Quốc và tại Geneva, Thông tấn xã, Đài tiếngnói, Đài truyền hình, Báo nhân dân, đề nghị cơ quan chủ quản có công văn thỏathuận với Bộ Tài chính số giờ làm thêm tối đa cho phù hợp với đặc thù riêng củatừng ngành. Cơsở để kế tóan thanh tóan tiền phụ cấp làm thêm giờ là bảng kê khai nội dungcông việc làm thêm của cá nhân được Thủ trưởng cơ quan xác nhận. 14. Sửa chữa, cải tạo thường xuyên nâng cấp trụ sở, nhà ở: Côngviệc cải tạo và chữa sửa thường xuyên nâng cấp trụ sở đều phải có phương án vàkèm dự tóan của từng hạng mục sửa chữa được cấp có thẩm quyền phê duyệt và cótrong dự tóan năm. 15. Xây dựng trụ sở, nhà ở mới: Cáctrường hợp mua nhà mới hoặc mua đất xây dựng đều phải thực hiện theo Thông tưsố 85/2001/TT-TC ngày 25/10/2001 của Bộ Tài chính và phù hợp với luật pháp củanước sở tại. 16. Thanh lý tài sản cố định: Việcthanh lý tài sản cố định phải thông qua Ban thanh lý tài sản bao gồm đại diệncác bộ phận do Thủ trưởng cơ quan đại diện làm trưởng ban và theo đúng chế độhiện hành của Bộ Tài chính về thanh lý tài sản cố định. 17.Đối với các khỏan chi do cá nhân sử dụng: Tiềngọi điện thọai riêng, sử dụng internet (trong và ngòai nước), tiền điện nướccủa đối tượng đi theo tự túc... cơ quan đại diện có trách nhiệm thu theo chế độhiện hành. IV.KIỂM SÓAT THU CHI: 1. Kiểm sóat thu: Cáckhỏan thu bằng tiền mặt: Phiếu thu tiền phải kèm theo chứng từ. Cáckhỏan thu thông qua ngân hàng: Séc, chuyển khỏan theo báo có của ngân hàng (thể hiện qua sổ phụ ngân hàng; bảng cân đối tài khỏan thu chi của ngân hàng). 2. Kiểm sóat chi: Nhânviên kế tóan kiểm tra các chứng từ thanh tóan phù hợp với chế độ cho phép,trình thủ trưởng cơ quan đại diện duyệt và được ghi như sau: Phiếuchi: ghi rõ nội dung chi, số tiền bằng số và bằng chữ (kèm theo hóa đơn, chứngtừ của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ và bản phiên dịch ra tiếng Việt Nam.) Phươngthức thanh tóan : bằng tiền mặt, bằng séc, hoặc chuyển khỏan. Hạchtóan vào mục lục ngân sách tương ứng. Trườnghợp mua vật tư, đồ dùng trong nước thì phải có hóa hơn của Bộ Tài chính pháthành. Đối với khỏan thanh tóan cước mang hàng phải có hóa đơn của Hàng không,trường hợp mất hóa đơn phải lập bảng kê, Thủ trưởng cơ quan đại diện xác nhận,kèm báo cước hành lý của hàng không làm cơ sở thanh tóan.Việc thanh tóan muavật tư, đồ dùng trong nước và cước phí vận chuyển hàng không được thanh tóanbằng ngọai tệ quy đổi từ đồng Việt Nam ra ngọai tệ theo tỉ giá mua vào của ngânhàng Ngọai thương Việt Nam 3. Điều chỉnh mục chi trong dự tóan năm: Việcđiều chỉnh các mục chi được ấn định theo dự tóan quy định tại điểm 5 phần IIcủa Thông tư này phải được sự đồng ý của Bộ chủ quản nhưng không vượt quá tổngmức kinh phí được cấp. 4. Kinh phí chuyển năm sau: Cuốinăm ngân sách, các khỏan kinh phí ngân sách đã cấp trong năm và các khỏan thu đượcđể lại chi theo chế độ quy định hiện hành nhưng chưa chi được chuyển sang nămsau. 5. Mở tài khỏan giao dịch: Cơquan đại diện Việt Nam ở nước ngòai mở tài khỏan giao dịch tại ngân hàng của nướcsở tại để tiếp nhận kinh phí và phản ảnh nội dung thu chi. 6. Hệ thống sổ sách kế tóan theo dõi chi tiết các khỏan thu chi vàcác biểu mẫu báo cáo kế tóan, quyết tóan quy định như sau: Cáccơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngòai phải tổ chức kế tóan và quyết tóan theoquy định tại chế độ kế tóan hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số999/TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính phù hợp với Luật ngânsách nhà nước, các văn bản hướng dẫn thưc hiện Luật và theo mục lục ngân sáchnhà nước.(Các biểu mẫu dự tóan và báo cáo quyết tóan tại các phụ lục kèm theothông tư này). Nộidung báo cáo quyết tóan ngân sách Nhà nước phải đúng các nội dung ghi trong dựtóan được duyệt và theo mục lục ngân sách nhà nước kèm theo bảng cân đối tàikhỏan cuối ngày 31/12 năm thực hiện. Bộchủ quản có trách nhiệm xét duyệt quyết tóan của các cơ quan đại diện và tổnghợp lập báo cáo quyết tóan năm của các cơ quan đại diện gửi Bộ Tài chính. Thờigian nộp báo cáo quyết tóan quy định như sau: Đốivới các cơ quan đại diện nộp báo cáo quyết tóan về Bộ chủ quản: Chậm nhất là 30ngày kể từ ngày kết thúc năm ( 31/12). Đốivới Bộ chủ quản nộp báo cáo quyết tóan về Bộ Tài chính: Chậm nhất là 120 ngàykể từ ngày kết thúc năm (31/12). BộTài chính có trách nhiệm xét duyệt quyết tóan năm của các Bộ chủ quản( cấp I),trong quá trình xét duyệt báo cáo quyết tóan năm của Bộ chủ quản, Bộ Tài chínhcó quyền thẩm tra lại việc xét duyệt quyết tóan năm của các cơ quan đại diệnnếu thấy cần thiết. V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN. 1. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2003. Các Bộ có cơ quan đại diệnViệt Nam ở nước ngòai hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện. Thông tư nàythay thế cho Thông tư 147/1998/TT-BTC ngày 12/11/1998; Thông tư số 47TC/TCĐNngày 24/9/1992; Thông tư số 14/TT-LBNG-TC ngày 21/4/1988; Thông tư số 42TC/TCĐNngày 14/5/1994 của Bộ Tài chính. 2. Đối với các đại diện thuộc các doanh nghiệp Việt Nam ở nước ngòai được vận dụngchế độ, định mức chi tiêu tại Thông tư này. 3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các Bộ hoặc các cơ quanđại diện phản ảnh về Bộ Tài chính để nghiên cứu sửa đổi cho phù hợp.