Thông tư 07/1998/TT-BTP
Hướng dẫn về công tác quản lý và thực hiện trợ giúp pháp lý
Cơ quan ban hành: Bộ Tư pháp
Ngày ban hành: 1998-12-05

THÔNG TƯ Hướng dẫn về công tác quản lý và thực hiện trợ giúp pháp lý _______________________ Để thi hành Quyết định số 734/TTg ngày 6/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập tổ chức trợ giúp pháp lý cho người nghèo và đối tượng chính sách; tạo điều kiện để công dân bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình, đồng thời hỗ trợ các cơ quan Nhà nước, tổ chức thực hiện nhiệm vụ trong khuôn khổ và đúng pháp luật; góp phần bảo vệ pháp chế, bảo vệ lợi ích của Nhà nước, xã hội và của công dân; Để họat động trợ giúp pháp lý được thực hiện thống nhất và có hiệu quả trong cả nước, Bộ Tư pháp hướng dẫn cụ thể một số vấn đề về công tác quản lý và thực hiện trợ giúp pháp lý như sau : I. QUẢN LÝ CÔNG TÁC TRỢ GIÚP PHÁP LÝ A. TRÁCH NHIỆM CỦA BỘ TƯ PHÁP VÀ SỞ TƯ PHÁP 1. Bộ Tư pháp giúp Chính phủ quản lý thống nhất họat động trợ giúp pháp lý trong cả nước, có các nhiệm vụ, quyền hạn cơ bản sau đây: 1.1. Xây dựng các văn bản pháp luật về trợ giúp pháp lý trình các cơ quan nhà nước cấp trên ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền và tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật đó; 1.2. Hướng dẫn, chỉ đạo các Sở Tư pháp trong việc tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) thực hiện chức năng quản lý Nhà nước, xây dựng và kiện tòan tổ chức trợ giúp pháp lý ở địa phương; 1.3. Ban hành theo thẩm quyền các quy định về chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ đối với công tác trợ giúp pháp lý và hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định đó; 1.4. Chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ trợ giúp pháp lý đối với các Trung tâm trợ giúp pháp lý của Nhà nước (sau đây gọi tắt là Trung tâm); giải đáp, hướng dẫn về việc áp dụng các quy định của pháp luật đối với các trường hợp Trung tâm yêu cầu; 1.5. Tổ chức việc đào tạo, bồi dưỡng, trao đổi thông tin nghiệp vụ, kỹ năng trợ giúp và đạo đức nghề nghiệp cho chuyên viên trợ giúp pháp lý và cộng tác viên; 1.6. Hướng dẫn các Trung tâm sơ kết, tổng kết thực tiễn công tác trợ giúp pháp lý; Khen thưởng hoặc kiến nghị các cơ quan Nhà nước cấp trên khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích trong công tác trợ giúp pháp lý; 1.7. Phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giải quyết các vấn đề phát sinh theo yêu cầu thực tế hoặc theo đề nghị của Ủy ban, đề xuất của Sở Tư pháp; 1.8. Thực hiện hợp tác quốc tế về trợ giúp pháp lý và theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các Dự án hợp tác về lĩnh vực này; 1.9. Quản lý Qũy trợ giúp pháp lý và thực hiện hỗ trợ cho các tổ chức trợ giúp pháp lý ở các địa phương có khó khăn; 1.10. Thực hiện các họat động khác về quản lý nhà nước đối với tổ chức và họat động trợ giúp pháp lý theo quy định của pháp luật. Cục Trợ giúp phát lý có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại khỏan này. 2. Giám đốc Sở Tư pháp trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác trợ giúp pháp lý thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 2.1. Xây dựng Đề án trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập Trung tâm; 2.2. Đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc Trung tâm và ban hành Quy chế tổ chức và họat động của Trung tâm; bảo đảm biên chế, cơ sở vật chất, kinh phí họat động, tạo điều kiện thuận lợi cho Trung tâm họat động có hiệu quả theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 52/TTLT-TP-TC-TCCP-LĐTBXH ngày 14/1/1998; 2.3. Bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó Giám đốc Trung tâm theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm; 2.4. Thành lập chi nhánh của Trung tâm và bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng chi nhánh, Phó trưởng chi nhánh theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm; 2.5. Chỉ đạo thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức của Trung tâm theo quy định của pháp luật; 2.6. Kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về họat động trợ giúp pháp lý của chuyên viên trợ giúp pháp lý; 2.7. Khen thưởng, kỷ luật đối với tập thể và cá nhân cán bộ, công chức của Trung tâm và đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Bộ Tư pháp khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật; 2.8. Đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Bộ Tư pháp xem xét, giải quyết các vấn đề trợ giúp pháp lý thuộc thẩm quyền; 2.9. Báo cáo đình kỳ hàng qúy, 6 tháng, hàng năm về tổ chức và họat động của Trung tâm với Bộ Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; 2.10. Thực hiện quyền hạn, nhiệm vụ khác về trợ giúp pháp lý theo sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và của Bộ Tư pháp theo quy định của pháp luật. B. THỦ TỤC THÀNH LẬP TRUNG TÂM Căn cứ Quyết định số 734/TTg ngày 6/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ và các văn bản hướng dẫn thi hành, trên cơ sở nhu cầu trợ giúp pháp lý của nhân dân và điều kiện kinh tế, xã hội của địa phương, sau khi tham khảo ý kiến của các Sở, Ban, ngành có liên quan, Giám đốc Sở Tư pháp xây dựng Đề án thành lập Trung tâm trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định. Hồ sơ Đề án gồm có: tờ trình về việc thành lập Trung tâm; dự thảo Quyết định thành lập Trung tâm, Quy chế tổ chức và họat động của Trung tâm; văn bản đề nghị bổ nhiệm Giám đốc Trung tâm. Tờ trình về việc thành lập Trung tâm cần thể hiện các nội dung chính sau đây: 1. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của Trung tâm trên cơ sở hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 52/TTLT/TP-TC-TCCP-LĐTBXH ngày 14/1/1998 của Bộ Tư pháp - Bộ Tài chính - Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ - Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội; 2. Đối tượng trợ giúp pháp lý và phạm vi họat động của Trung tâm; 3. Phương thức trợ giúp pháp lý (các hình thức họat động cụ thể, lưu ý họat động mang tính đặc thù, phù hợp với điều kiện, hòan cảnh thực tiễn của địa phương); 4. Phương thức phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan để thực hiện chức năng, nhiệm vụ (về việc tuyên truyền cho họat động trợ giúp pháp lý, xác định đối tượng được trợ giúp và nhu cầu sử dụng cộng tác viên, kiến nghị hoặc chuyển yêu cầu đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết vụ việc, các họat động có tính chất chung khác); 5. Cơ cấu tổ chức (dự kiến biên chế của Trung tân theo các chức danh, nguồn cán bộ, cách thức tuyển chọn, bố trí, sử dụng cán bộ); 6. Cơ sở vật chất, tài chính: bao gồm dự kiến về cơ sở vật chất (trụ sở, phương tiện, tài liệu làm việc) và kinh phí họat động; 7. Kế họach triển khai thực hiện các họat động trợ giúp pháp lý (trước mắt và lâu dài). C. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CHO HỌAT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM 1. Về tổ chức, cán bộ Ngòai chức vụ Giám đốc trung tâm có thể được lãnh đạo Sở Tư pháp kiêm nhiệm, cán bộ, công chức khác phải thuộc biên chế chuyên trách của Trung tâm. Trong thời gian đầu, nếu chưa có nguồn tuyển dụng cán bộ, công chức cho Trung tâm, có thể điều chuyển cán bộ, công chức có đủ tiêu chuẩn thuộc bộ phận khác của Sở thực hiện việc trợ giúp. Về lâu dài, cần có kế họach bồi dưỡng các cán bộ trẻ có năng lực thực hiện nhiệm vụ này. 2. Về cộng tác viên Trung tâm cần xây dựng đội ngũ cộng tác viên bảo đảm mỗi một lĩnh vực pháp luật thuộc phạm vi trợ giúp có ít nhất 01 cộng tác viên đảm nhiệm. Chú trọng mở rộng mạng lưới cộng tác viên xuống cấp huyện (cấp xã, nếu có điều kiện), lựa chọn cộng tác viên là cán bộ pháp luật cơ sở, luật gia có trình độ, kinh nghiệm pháp lý, cư trú tại địa bàn để tạo thuận lợi cho dân dễ tiếp cận. Để bảo đảm tính khách quan của vụ việc, không chọn Thẩm phán, Kiểm sát viên, Điều tra viên làm cộng tác viên. Địa phương nào có điều kiện, có thể đề nghị bố trí nơi làm việc định kỳ cho cộng tác viên tại trụ sở Phòng Tư pháp để có thể thực hiện trợ giúp ngay tại cơ sở. Trung tâm thông qua các tổ hòa giải thực hiện rà sóat, thống kê nhu cầu giúp đỡ pháp luật, các vướng mắc của đối tượng được trợ giúp pháp lý để có kế họach triển khai họat động phù hợp. 3. Về tài liệu pháp luật Đồng thời với việc đề nghị bảo đảm cơ sở vật chất, Sở Tư pháp đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đầu tư xây dựng tủ sách pháp lý cho Trung tâm để cán bộ cập nhật được các văn bản pháp luật mới nhất, tránh sai sót trong họat động trợ giúp pháp lý. 4. Về con dấu và biểu tượng của tổ chức trợ giúp pháp lý 4.1. Con dấu của tổ chức trợ giúp pháp lý theo mẫu tại phụ lục số 01 của Thông tư này. 4.2. Để nhân dân cũng như các cơ quan, tổ chức hữu quan quen thuộc và dễ nhận biết khi tiếp cận hoặc phối hợp, hỗ trợ cho họat động trợ giúp pháp lý, cần in biểu tượng thống nhất tại biển hiệu của tổ chức trợ giúp pháp lý, trên các biểu mẫu giao dịch của tổ chức trợ giúp pháp lý. Biểu tượng của tổ chức trợ giúp pháp lý theo mẫu tại phụ lục số 01 của Thông tư này. II. TIÊU CHUẨN CHUYÊN VIÊN TRỢ GIÚP PHÁP LÝ VÀ QUY TẮC NGHIỆP VỤ TRỢ GIÚP 1. Tiêu chuẩn chuyên viên trợ giúp pháp lý Chuyên viên trợ giúp pháp lý là cán bộ, công chức nhà nước công tác tại tổ chức trợ giúp pháp lý được giao nhiệm vụ thực hiện trợ giúp, có tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức ngành tư pháp từ chuyên viên pháp lý trở lên quy định tại Quyết định số 483/TCCB-QĐ ngày 26/7/1993 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp và phải qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ trợ giúp pháp lý do Bộ Tư pháp tổ chức. 2. Chuyên viên trợ giúp pháp lý và cộng tác viên thực hiện trợ giúp tuân theo những quy tắc nghiệp vụ sau đây: 2.1. Thi hành nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật có liên quan; 2.2. Bảo đảm việc thực hiện trợ giúp pháp lý đúng phạm vi, đối tượng, chính xác, kịp thời, khách quan và công bằng; 2.3. Giữ gìn uy tín và danh dự của tổ chức trợ giúp pháp lý; 2.4. Không được từ chối vụ việc đã nhận, trừ trường hợp có lý do chính đáng và chịu trách nhiệm cá nhân về nội dung họat động trợ giúp pháp lý; 2.5. Không được trợ giúp pháp lý cho các đối tượng có quyền lợi đối kháng trong cùng vụ việc, trừ trường hợp giải đáp pháp luật hoặc thực hiện công tác hòa giải; 2.6. Không tiết lộ thông tin, bí mật của đối tượng được trợ giúp mà mình biết khi thực hiện trợ giúp trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc được đối tượng đồng ý; 2.7. Không được đòi thù lao và hứa hẹn kết quả vụ việc với đối tượng trợ giúp. III. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA NGƯỜI THỰC HIỆN TRỢ GIÚP PHÁP LÝ Khi thực hiện trợ giúp pháp lý cho người nghèo và đối tượng chính sách (sau đây gọi tắt là đối tượng trợ giúp pháp lý), chuyên viên trợ giúp pháp lý và cộng tác viên có các quyền và nghĩa vụ sau đây: 1. Đeo thể chuyên viên trợ giúp pháp lý (thẻ công chức) bên ngực trái; 2. Tiếp nhận đề nghị trợ giúp pháp lý của đối tượng giúp pháp lý; khi tiếp xúc, phải có thái độ hòa nhã, đúng mực, lịch thiệp, tôn trọng đối tượng; không được hách dịch, đùn đẩy hoặc từ chối đề nghị trợ giúp trừ trường hợp không thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Không tiếp đối tượng tại nhà riêng; 3. Hướng dẫn đối tượng thực hiện quyền và nghĩa vụ của họ; 4. Yêu cầu đối tượng trình bày đầy đủ, rõ ràng nội dung vụ việc xin trợ giúp pháp lý và cung cấp các thông tin, văn bản, tài liệu có liên quan; 5. Từ chối trợ giúp cho đối tượng trong những trường hợp sau đây: 5.1. Yêu cầu trợ giúp pháp lý trái với pháp luật và đạo lý xã hội; 5.2. Đối tượng không thuộc diện được trợ giúp; 5.3. Thuộc trường hợp quy định tại điểm 2.5, Chương II của Thông tư này; 5.4. Đối tượng cố tình cung cấp tài liệu, thông tin sai sự thật; 5.5. Đối tượng say rượu, gây rối trật tự nơi thực hiện trợ giúp pháp lý; xúc phạm tổ chức và người thực hiện trợ giúp; vi phạm quy chế, nội quy tổ chức trợ giúp pháp lý; Người thực hiện trợ giúp phải báo cáo với lãnh đạo tổ chức trợ giúp pháp lý khi từ chối thực hiện vụ việc. 6. Được yêu cầu cơ quan, tổ chức hữu quan cung cấp hoặc tạo điều kiện để tiếp cận, sao lục các thông tin, tài liệu cần thiết phục vụ cho việc thực hiện trợ giúp pháp lý. Khi quan hệ với các cơ quan, tổ chức hữu quan để thi hành nhiệm vụ, phải tuân thủ quy định công vụ, có thái độ nghiêm túc, tôn trọng và chấp hành nội quy, quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức đó; 7. Thực hiện trợ giúp pháp lý theo các quy định của Thông tư này, tuân thủ quy tắc nghiệp vụ trợ giúp pháp lý và các quy định pháp luật khác có liên quan. IV. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA ĐỐI TƯỢNG TRỢ GIÚP PHÁP LÝ 1. Xuất trình Giấy xác nhận thuộc đối tượng trợ giúp và các văn bản, tài liệu, giấy tờ khác liên quan (nếu có); 2. Nộp đơn đề nghị trợ giúp pháp lý (theo mẫu tại phụ lục số 02 của Thông tư này) và bản sao các văn bản, tài liệu có liên quan đến vụ việc đề nghị trợ giúp; không được đòi lại các giấy tờ đã nộp; 3. Được trợ giúp pháp lý trong phạm vi, phương thức trợ giúp theo quy định của pháp luật; 4. Trình bày trung thực nội dung vụ việc và cung cấp thông tin, tài liệu theo yêu cầu của người thực hiện trợ giúp; thông tin kết quả vụ việc được trợ giúp về Trung tâm; 5. Được đề nghị giữ bí mật về nội dung vụ việc (nếu thấy cần thiết); 6. Trong trường hợp có nhiều người đến yêu cầu trợ giúp pháp lý về cùng một nội dung vụ việc thì cử đại diện để trình bày yêu cầu trợ giúp; 7. Tuân thủ nội quy, quy chế tổ chức trợ giúp pháp lý theo hướng dẫn của người thực hiện trợ giúp; 8. Được khiếu nại, tố cáo với lãnh đạo tổ chức trợ giúp pháp lý đối với hành vi gây cản trở, phiền hà hoặc các hành vi vi phạm pháp luật của người thực hiện trợ giúp. V. VIỆC THỰC HIỆN, LỮU TRỮ HỒ SƠ TRỢ GIÚP PHÁP LÝ VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO A. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC THỰC HIỆN TRỢ GIÚP PHÁP LÝ Tại nơi thực hiện trợ giúp pháp lý, phải niêm yết thời gian biểu, các quy định về việc trợ giúp để mọi người biết và thực hiện. 1. Khi tiếp nhập hồ sơ đề nghị trợ giúp pháp lý của đối tượng, người thực hiện trợ giúp phải kiểm tra các giấy tờ xác nhận điều kiện được trợ giúp và các giấy tờ khác có trong hồ sơ. 1.1. Trong trường hợp đối tượng tự cam đoan thuộc diện trợ giúp trong đơn nhưng thiếu Giấy xác nhận, nếu xét thấy vụ việc trợ giúp đơn giản: việc tư vấn pháp luật, thời gian tư vấn miệng hoặc viết Phiếu hướng dẫn (theo mẫu tại phụ lục số 07 của Thông tư này) không quá 45 phút, có thể giải quyết được ngay thì thực hiện việc trợ giúp pháp lý cho đối tượng. Nếu vụ việc phức tạp (cần có thời gian tư vấn trên 45 phút) hoặc phải viết Giấy giới thiệu, Phiếu chuyển, Phiếu kiến nghị hoặc phải mời luật sư đại diện, bào chữa, người thực hiện trợ giúp hướng dẫn đối tượng việc đề nghị cấp Giấy xác nhận. 1.2. Nếu hồ sơ đề nghị trợ giúp còn thiếu thì yêu cầu bổ sung; đối với vụ việc phức tạp, không thể giải quyết được ngay, thì viết Phiếu hẹn (the mẫu tại phụ lục số 04 của Thông tư này). 2. Ngòai đơn đề nghị trợ giúp, tổ chức trợ giúp pháp lý chỉ nhận bản sao các văn bản, tài liệu có liên quan của đối tượng và không hòan trả cho đối tượng các giấy tờ trên; Khi nhận hồ sơ, viết Giấy biên nhận Hồ sơ (theo mẫu tại phụ lục số 03 của Thông tư này) nếu đối tượng có yêu cầu. 3. Nếu nội dung vụ việc thuộc lĩnh vực pháp luật do cộng tác viên đảm nhệm mà cộng tác viên đó thực hiện trợ giúp bên ngòai trụ sở, thì viết Giấy giới thiệu (theo mẫu tại phụ lục số 05 của Thông tư này). 4. Người thực hiện trợ giúp phải từ chối trợ giúp pháp lý hoặc bị tổ chức trợ giúp pháp lý thay đổi trong trường hợp quy định tại điểm 2.5, Chương II của Thông tư này. 5. Trong trường hợp xét thấy vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức khác thì viết Phiếu chuyển (theo mẫu tại phụ lục số 06 của Thông tư này). 6. Đối với vụ việc cần phải điều tra, xác minh hoặc giải quyết tại địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác, Trung tâm có thể phối hợp, chuyển giao cho Trung tâm ở địa phương đó thực hiện. 7. Khi nghiên cứu, xem xét cụ thể vụ việc đề nghị trợ giúp đã được cơ quan có thẩm quyền giải quyết, nếu có cơ sở khẳng định việc giải quyết này không đúng với quy định của pháp luật thì tổ chức trợ giúp pháp lý cần xác minh, trao đổi với cơ quan đó làm rõ vấn đề, tìm biện pháp khắc phục; trong trường hợp cần thiết (do cơ quan thụ lý không khắc phục hậu quả) thì viết Phiếu kiến nghị về biện pháp giải quyết vụ việc với cơ quan đó (theo mẫu tại phụ lục số 08 của Thông tư này). Nội dung Phiếu kiến nghị phải có các thông tin cần thiết, phân tích sự việc, đưa ra căn cứ pháp lý cần áp dụng và hướng dẫn giải quyết. Phiếu kiến nghị được thực hiện theo chế độ quản lý, lưu hành công văn của Nhà nước. Việc kiến nghị được thực hiện như sau: 7.1. Giám đốc Trung tâm trực tiếp kiến nghị đối với vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức cấp huyện, xã; 7.2. Giám đốc Trung tâm kiến nghị và đề xuất Giám đốc Sở Tư pháp kiến nghị trong trường hợp cần thiết đối với vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức cấp tỉnh; 7.3. Giám đốc Trung tâm kiến nghị và đề xuất Cục Trợ giúp pháp lý kiến nghị trong trường hợp cần thiết đối với vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết của tổ chức, cơ quan Trung ương. 7.4. Nếu vụ việc trợ giúp do Cục Trợ giúp pháp lý thực hiện, Cục trưởng Cục trợ giúp pháp lý trực tiếp kiến nghị các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (Trung ương hoặc địa phương) để giải quyết vụ việc đó. 8. Trong quá trình thực hiện trợ giúp pháp lý, nếu phát hiện có văn bản pháp luật chồng chéo, mâu thuẫn và không phù hợp với thực tế thì đề xuất, kiến nghị cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để có biện pháp sửa đổi, bổ sung, thay thế các văn bản pháp luật đó. Việc đề xuất, kiến nghị được thực hiện như sau: 8.1. Giám đốc Trung tâm trực tiếp kiến nghị hoặc đề xuất với Sở Tư pháp kiến nghị Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân các cấp đối với văn bản pháp luật do địa phương ban hành; 8.2. Giám đốc Trung tâm đề xuất với Cục Trợ giúp pháp lý để Cục trưởng Cục Trợ giúp pháp lý đề xuất với Bộ trưởng Bộ Tư pháp kiến nghị Chính phủ, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Quốc hội đối với văn bản pháp luật do tổ chức, cơ quan Trung ương ban hành; 8.3. Đối với các văn bản pháp luật chồng chéo, mâu thuẫn và không phù hợp với thực tế mà Cục trợ giúp pháp lý phát hiện được trong quá trình thực hiện trợ giúp thì Cục trưởng trực tiếp kiến nghị với cơ quan nhà nước đã ban hành văn bản pháp luật đó hoặc đề xuất với Bộ trưởng Bộ Tư pháp kiến nghị Chính phủ, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Quốc hội nếu văn bản pháp luật đó do tổ chức, cơ quan Trung ương ban hành. 9. Đối với việc thực hiện trợ giúp trực tiếp bằng miệng, người thực hiện trợ giúp pháp lý phải ghi tóm tắt nội dung vụ việc do đối tượng trình bày và nội dung trợ giúp pháp lý, thời gian đã trợ giúp và các nội dung khác vào Sổ trợ giúp pháp lý theo đề mục (theo phụ lục số 9 của Thông tư này) sau đó đưa cho đối tượng xem (hoặc đọc cho đối tượng nghe nếu họ không biết chữ) và ký xác nhận; đối với trường hợp trợ giúp pháp lý trực tiếp bằng văn bản phải ghi tóm tắt nội dung vụ việc do đối tượng trình bày và nội dung, số hiệu văn bản trợ giúp và các nội dung khác vào Sổ trợ giúp pháp lý theo đề mục, sau đó đưa cho đối tượng xem (hoặc đọc cho đối tượng nghe) và ký xác nhận. Đối với trường hợp trợ giúp pháp lý gián tiếp bằng thư tín, điện thọai (không gặp trực tiếp đối tượng), người thực hiện trợ giúp cũng phải vào Sổ trợ giúp như đối với trường hợp trợ giúp pháp lý trực tiếp nhưng không phải lấy chữ ký của đối tượng. 10. Người thực hiện trợ giúp phải thông báo nội dung vụ việc trợ giúp pháp lý theo đề mục Sổ theo dõi trợ giúp pháp lý (theo phụ lục số 10 của Thông tư này) cho Văn thư tổ chức trợ giúp pháp lý vào Sổ. B. HỒ SƠ TRỢ GIÚP PHÁP LÝ VÀ CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ 1. Sau khi hòan thành vụ việc trợ giúp pháp lý, trong thời hạn 15 ngày, người thực hiện trợ giúp phải bàn giao Hồ sơ trợ giúp pháp lý cho Văn thư của tổ chức trợ giúp pháp lý lưu trữ. 2. Hồ sơ trợ giúp pháp lý phải lập thành danh mục theo từng vụ việc để tiện tra cứu. Hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý được đánh số, sắp xếp theo từng lĩnh vực trợ giúp pháp lý và theo thứ tự thời gian đúng với việc ghi trong Sổ trợ giúp pháp lý. 3. Hồ sơ trợ giúp pháp lý phải được bảo quản theo quy định về lưu trữ hồ sơ vụ việc. 4. Thời hạn lưu trữ là 10 năm. Tổ chức trợ giúp pháp lý có thể giữ lại những hồ sơ có giá trị phục vụ cho công tác nghiên cứu hoặc làm tài liệu tham khảo. C. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO Trung tâm báo cáo họat động (theo phụ lục số 11 của Thông tư này) đình kỳ hàng Qúy, 6 tháng và hàng năm với Sở Tư pháp và Cục Trợ giúp pháp lý và thực hiện báo cáo đột xuất theo yêu cầu. VI. QUAN HỆ VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÁ NHÂN HỮU QUAN Trợ giúp pháp lý miễn phí cho người nghèo, đối tượng chính sách là một chủ trương lớn của Đảng, là nhiệm vụ của Nhà nước và của tòan xã hội, trong đó ngành tư pháp được giao tổ chức thực hiện. Để thực hiện có hiệu quả họat động này, ngành tư pháp, tổ chức trợ giúp pháp lý cần tranh thủ sự hỗ trợ, phối hợp chặt chẽ của các cơ quan nhà nước, các tổ chức, đòan thể chính trị, xã hội và công dân về các mặt công tác sau đây: 1. Phối hợp với các cơ quan, phương tiện thông tin đại chúng như truyền hình, đài, báo... đăng tải, phổ biến rộng rãi miễn phí thông tin về tổ chức và họat động trợ giúp pháp lý (địa chỉ, số điện thọai, tóm lược nội dung trợ giúp pháp lý) để nhân dân biết và tiếp cận. Khi điều kiện cho phép, từng bước mở chuyên mục trợ giúp pháp lý trên đài, báo, truyền hình, điện thọai....; 2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan trong việc cử, giới thiệu, đề nghị cán bộ có kiến thức pháp lý, kinh nghiệm và kỹ năng trợ giúp (tư vấn, đại diện, bào chữa) làm cộng tác viên; 3. Phối hợp với các cơ quan nội chính (Tòa án, Kiểm sát, Công an, Thanh tra), phòng tiếp dân của các cơ quan, tổ chức trong việc giới thiệu các đối tượng có nhu cầu trợ giúp pháp lý (hướng dẫn đối tượng đến tổ chức trợ giúp pháp lý); 4. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân trong việc giải quyết yêu cầu trợ giúp; 5. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng thực hiện phố biến, giáo dục pháp luật ấn hành tờ gấp, sách bỏ túi về các vấn đề pháp luật mà người dân thường có vướng mắc, phát miễn phí cho đối tượng trợ giúp; tổ chức phổ biến, huấn luyện, trang bị những kiến thức pháp luật và kỹ năng trợ giúp cơ bản cho cán bộ cơ sở (thôn, xã), người làm công tác hòa giải để họ hướng dẫn, giải đáp những vấn đề pháp luật thông thường; 6. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về việc cấp thống nhất 01 lọai giấy chứng nhận hộ đói, nghèo trong tỉnh tạo điều kiện thuận tiện cho dân trong việc giao dịch, vay vốn, chữa bệnh, đề nghị trợ giúp pháp lý. 7. Đề nghị cấp ủy, chính quyền, cơ quan, đòan thể ủng hộ, tạo điều kiện cho họat động nghiên cứu, thu thập, sao chụp hồ sơ, tài liệu phục lục cho công tác này cũng như xử lý kịp thời, chính xác, rõ ràng đối với các vụ việc mà tổ chức trợ giúp pháp lý có kiến nghị biện pháp giải quyết phù hợp với pháp luật. 8. Tổ chức trợ giúp pháp lý khi trợ giúp pháp lý cho đối tượng phải có trách nhiệm giải thích, hòa giải, góp phần giảm căng thẳng và mâu thuẫn không đáng có trong đời sống xã hội; giúp các cơ quan, tổ chức của Đảng và Nhà nước phát hiện kịp thời những biểu hiện manh động, tự phát trong quần chúng nhân dân để có biện pháp phòng ngừa, trong một chừng mực nhất định tham gia thực hiện công tác dân vận, góp phần ổn định tình hình chính trị - xã hội và phát triển kinh tế của địa phương; phát hiện kịp thời những sai sót, biểu hiện quan liêu, tiêu cực phát sinh trong Bộ máy Nhà nước để giúp các cơ quan, đơn vị kịp thời có biện pháp khắc phục. Để sự phối hợp giữa ngành tư pháp, tổ chức trợ giúp pháp lý với các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan ở địa phương về họat động trợ giúp pháp lý được thuận lợi, Giám đốc Sở tư pháp có trách nhiệm lập kế họach, đề xuất Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức phổ biến, quán triệt mục đích, ý nghĩa của họat động trợ giúp, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức trợ giúp pháp lý và các văn bản pháp luật có liên quan cho các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các cấp ở địa phương phối hợp thực hiện. VII. ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 này kể từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện nếu có các vấn đề mới phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Tư pháp để xem xét, giải quyết./.