Thông tư 213/2009/TT-BTC
Hướng dẫn kế toán áp dụng cho Dự trữ nhà nước
Cơ quan ban hành: Bộ Tài chính
Ngày ban hành: 2009-11-10

THÔNG TƯ Hướng dẫn kế tóan áp dụng cho Dự trữ nhà nước ________________ Căn cứ Luật Kế tóan số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003; Căn cứ Pháp lệnh Dự trữ quốc gia số 17/2004/PL-UBTVQH11 ngày 29/4/2004; Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính; Căn cứ Quyết định số 106/2009/TTg ngày 20/8/2009 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Dự trữ nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính; Căn cứ Chế độ kế tóan hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Bộ Tài chính hướng dẫn kế tóan áp dụng cho các đơn vị Dự trữ nhà nước như sau: I. QUY ĐỊNH CHUNG 1. Kế tóan họat động Dự trữ nhà nước là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động một cách có hệ thống các thông tin bằng số liệu để quản lý, giám sát chặt chẽ có hiệu quả nguồn vốn, nguồn kinh phí, qũy và sử dụng các lọai vật tư, tài sản, tình hình chấp hành dự tóan thu, chi họat động và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở các đơn vị dự trữ nhà nước thuộc Bộ Tài chính và các Bộ, ngành. Đồng thời cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho các đối tượng có sử dụng thông tin theo quy định và thực hiện kế tóan quản trị, theo yêu cầu quản trị trong nội bộ đơn vị kế tóan. 2. Đối tượng áp dụng Đối tượng áp dụng chế độ kế tóan này gồm các cơ quan, đơn vị: Tổng cục Dự trữ nhà nước (Sau đây gọi tắt là Tổng cục); Cục Dự trữ nhà nước khu vực (Sau đây gọi tắt là Cục); Chi cục Dự trữ nhà nước (Sau đây gọi tắt là Chi cục); Các đơn vị khác trực thuộc Tổng Cục Dự trữ nhà nước; Các đơn vị dự trữ thuộc các Bộ, Ngành được giao trực tiếp quản lý, bảo quản hàng dự trữ Nhà nước có trách nhiệm tổ chức, theo dõi, hạch tóan kế tóan theo quy định của pháp luật; thực hiện lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định tại mục 2, Phụ lục số 04 Thông tư này. 3. Các đơn vị kế tóan dự trữ nhà nước tổ chức công tác kế tóan, bộ máy kế tóan và người làm kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tóan áp dụng trong lĩnh vực kế tóan nhà nước (sau đây gọi tắt là Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004), các văn bản pháp luật kế tóan hiện hành và các quy định tại Thông tư này. 4. Nhiệm vụ kế tóan họat động Dự trữ nhà nước - Thu thập, xử lý, kiểm tra giám sát, phân tích và cung cấp thông tin các khỏan thu - chi họat động dự trữ nhà nước, họat động nội bộ, các nguồn vốn, qũy, nợ phải trả, tiền, vật tư, hàng hóa, các khỏan nợ phải thu và các khỏan thanh tóan nội bộ trong đơn vị kế tóan; - Thực hiện kiểm tra, kiểm sóat tình hình chấp hành dự tóan thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, các quy định về tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, của ngành, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các lọai vật tư, tài sản, các qũy có ở đơn vị, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp Ngân sách, cấp trên theo quy định và chấp hành kỷ luật thanh tóan và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước; - Theo dõi và kiểm sóat tình hình giao dự tóan kinh phí cho các đơn vị dự tóan cấp dưới, tình hình chấp hành dự tóan thu, chi và quyết tóan của các đơn vị cấp dưới; - Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định; - Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm tóan và cho việc xây dựng dự tóan, xây dựng các định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, qũy ở đơn vị. 5. Nội dung công việc kế tóan Nội dung công việc kế tóan trong các đơn vị kế tóan Dự trữ nhà nước, gồm: 5.1. Kế tóan các khỏan thu Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khỏan thu về bán hàng dự trữ, thu họat động dịch vụ và các khỏan thu khác phát sinh tại đơn vị. 5.2. Kế tóan các khỏan chi - Phản ánh các khỏan chi cho họat động thường xuyên, không thường xuyên, chi phí nhập, xuất và bảo quản hàng dự trữ, chi đầu tư XDCB, chi thực hiện chương trình, dự án theo dự tóan được duyệt và việc thanh quyết tóan các khỏan chi đó; - Phản ánh các khỏan chi phí của họat động dịch vụ, trên cơ sở đó để xác định kết quả họat động dịch vụ. 5.3. Kế tóan tiền, vật tư, hàng hóa và các khỏan nợ phải thu - Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các lọai vốn bằng tiền của đơn vị gồm; tiền Việt Nam, ngọai tệ, vàng bạc kim khí qúy đá qúy và các chứng chỉ có giá tại qũy của đơn vị hoặc gửi tại Kho bạc Nhà nước, Ngân hàng (nếu có), tiền đang chuyển; - Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động hàng dự trữ, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ khác tại đơn vị; - Phản ánh các khỏan tạm ứng, đầu tư tài chính ngắn hạn, nợ phải thu và tình hình thanh tóan các khỏan nợ phải thu của các đối tượng trong và ngòai đơn vị. 5.4. Kế tóan tài sản cố định Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động của TSCĐ, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại đơn vị. 5.5. Kế tóan nguồn kinh phí, vốn, qũy Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định, nguồn vốn dự trữ, kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí họat động, kinh phí dự án, kinh phí khác và các qũy của đơn vị. 5.6. Kế tóan nợ phải trả Phản ánh các khỏan nợ phải trả, các khỏan trích nộp theo lương, các khỏan phải trả công chức, viên chức, các khỏan phải nộp Ngân sách và việc thanh tóan các khỏan tạm ứng của Kho bạc, các khỏan kinh phí đã quyết tóan chuyển năm sau, các khỏan phải trả, phải nộp khác. 5.7. Kế tóan các khỏan thanh tóan nội bộ Phản ánh các khỏan thanh tóan nội bộ về tiền bán hàng dự trữ, vốn dự trữ, các qũy, hàng điều động và các khỏan thanh tóan nội bộ khác. 6. Kỳ kế tóan Kỳ kế tóan gồm: Kỳ kế tóan năm, kỳ kế tóan qúy. - Kỳ kế tóan năm là 12 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch; kỳ kế tóan năm trùng với năm tài chính. - Kỳ kế tóan qúy là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu qúy đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối qúy. 7. Kiểm kê tài sản Cuối kỳ kế tóan năm, trước khi khóa sổ kế tóan lập báo cáo tài chính, các đơn vị phải thực hiện kiểm kê vật tư, hàng hóa dự trữ, kiểm kê tài sản, tiền vốn nội bộ đơn vị, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có của từng đơn vị kế tóan để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế tóan khớp đúng với số liệu thực tế. Ngòai ra đơn vị còn phải kiểm kê bất thường khi bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. 8. Kiểm tra kế tóan Các đơn vị chịu sự kiểm tra kế tóan của đơn vị kế tóan cấp trên, cơ quan Tài chính và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Thủ trưởng đơn vị và kế tóan trưởng (hoặc người phụ trách kế tóan) phải chấp hành lệnh kiểm tra kế tóan của cấp trên, của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế tóan được thuận lợi. Các đơn vị kế tóan phải thực hiện tự kiểm tra tài chính, kế tóan theo quy định tại quy chế tự kiểm tra tài chính, kế tóan tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí NSNN ban hành kèm theo Quyết định số 67/2004/QĐ- BTC ngày 13/8/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. 9. Xử phạt vi phạm hành chính về kế tóan Người làm kế tóan và người có liên quan đến công tác kế tóan nếu vô tình hay cố ý có hành vi vi phạm pháp luật về kế tóan nhưng chưa đến mức vi phạm Luật hình sự thì bị xử phạt vi phạm hành chính về kế tóan theo quy định tại Nghị định số 185/2004/NĐ-CP ngày 08/11/2004 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế tóan và Thông tư số 120/2004/TT-BTC ngày 15/12/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định 185/2004/NĐ-CP. 10. Bộ máy kế tóan Bộ máy kế tóan của Tổng cục Dự trữ nhà nước được tổ chức như sau: - Tổng cục Dự trữ nhà nước là đơn vị kế tóan cấp II; - Các Cục Dự trữ nhà nước Khu vực, Trung tâm Bồi dưỡng nghiệp vụ dự trữ, Văn phòng Tổng Cục là đơn vị kế tóan cấp III; - Các Chi cục Dự trữ nhà nước là đơn vị kế tóan trực thuộc Cục Dự trữ nhà nước Khu vực do Tổng Cục Dự trữ nhà nước quy định. 11. Kế tóan trưởng hoặc phụ trách kế tóan Người được bố trí làm kế tóan trưởng hoặc phụ trách kế tóan và người làm kế tóan của các đơn vị dự trữ nhà nước phải theo tiêu chuẩn, điều kiện quy định của Luật Kế tóan, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 và Thông tư liên tịch số 50/2005/TTLT/BTC-BNV ngày 15/6/2005 của Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ về hướng dẫn tiêu chuẩn, điều kiện, thủ tục bổ nhiệm, bãi miễn, thay thế và xếp phụ cấp kế tóan trưởng, phụ trách kế tóan trong các đơn vị kế tóan thuộc lĩnh vực kế tóan nhà nước. II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ 1. Hệ thống chứng từ kế tóan: 1.1. Nội dung và mẫu chứng từ kế tóan Chứng từ kế tóan áp dụng cho các đơn vị thuộc Tổng cục Dự trữ nhà nước phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế tóan và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế tóan và các quy định tại Thông tư này. 1.2. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế tóan Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế tóan áp dụng cho các đơn vị thuộc Tổng cục Dự trữ Nhà nước, gồm: - Chứng từ kế tóan ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, gồm: + Chỉ tiêu lao động tiền lương; + Chỉ tiêu vật tư; + Chỉ tiêu tiền tệ; + Chỉ tiêu TSCĐ. - Chứng từ kế tóan đặc thù đơn vị thuộc Tổng cục Dự trữ nhà nước ban hành theo Thông tư này; - Chứng từ kế tóan ban hành ở các văn bản pháp luật có liên quan. 1.3. Lập chứng từ kế tóan - Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến họat động của đơn vị kế tóan đều phải lập chứng từ kế tóan. Chứng từ kế tóan chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt; - Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số; - Chứng từ kế tóan phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau. Các chứng từ kế tóan được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế tóan. Các chứng từ kế tóan dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tóan phải có định khỏan kế tóan. 1.4. Ký chứng từ kế tóan Mọi chứng từ kế tóan phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế tóan đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký, chữ ký trên chứng từ kế tóan dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế tóan của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với chữ ký các lần trước đó. Các đơn vị kế tóan chưa bổ nhiệm hoặc chưa đủ tiêu chuẩn điều kiện để bổ nhiệm chức danh kế tóan trưởng thì phải cử người phụ trách kế tóan để giao dịch với KBNN, Ngân hàng, chữ ký kế tóan trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế tóan của đơn vị đó. Người phụ trách kế tóan phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế tóan trưởng. Chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền), của kế tóan trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN hoặc Ngân hàng. Chữ ký của kế tóan viên trên chứng từ phải giống chữ ký trong sổ đăng ký mẫu chữ ký. Kế tóan trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” của Thủ trưởng đơn vị. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác. Các đơn vị thuộc Tổng cục Dự trữ nhà nước phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ qũy, thủ kho, các nhân viên kế tóan, kế tóan trưởng (và người được ủy quyền), Thủ trưởng đơn vị (và người được ủy quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký. Không được ký chứng từ kế tóan khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế tóan do Thủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm sóat chặt chẽ, an tòan tài sản. 1.5. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế tóan Tất cả các chứng từ kế tóan do đơn vị lập hoặc từ bên ngòai chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế tóan đơn vị. Bộ phận kế tóan phải kiểm tra tòan bộ chứng từ kế tóan đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế tóan. 1.5.1. Trình tự luân chuyển chứng từ kế tóan bao gồm các bước sau - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế tóan; - Kế tóan viên, kế tóan trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tóan hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có); - Phân lọai, sắp xếp chứng từ kế tóan, định khỏan và ghi sổ kế tóan; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tóan. 1.5.2. Trình tự kiểm tra chứng từ kế tóan - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tóan; - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế tóan; Đối chiếu chứng từ kế tóan với các tài liệu khác có liên quan; - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế tóan. Khi kiểm tra chứng từ kế tóan nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất qũy, thanh tóan, xuất kho,…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế tóan lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. 1.6. Dịch chứng từ kế tóan ra tiếng Việt Các chứng từ kế tóan ghi bằng tiếng nước ngòai, khi sử dụng để ghi sổ kế tóan ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch tòan bộ nội dung chứng từ kế tóan. Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu tiên phải dịch tòan bộ nội dung, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ. Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngòai. 1.7. Sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế tóan Tất cả các đơn vị thuộc Tổng cục Dự trữ nhà nước đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế tóan thuộc lọai bắt buộc quy định tại Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc lọai bắt buộc. Đối với mẫu chứng từ kế tóan thuộc lọai hướng dẫn thì ngòai các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế tóan có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền. Đối với các biểu mẫu chứng từ kế tóan, các đơn vị có thể mua hoặc tự thiết kế mẫu (Đối với những chứng từ kế tóan hướng dẫn), tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế tóan và quy định về chứng từ tại Thông tư này. 1.8. Các đơn vị kế tóan có sử dụng chứng từ điện tử cho họat động tài chính và ghi sổ kế tóan thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật về chứng từ điện tử. Danh mục chứng từ, mẫu chứng từ kế tóan, giải thích nội dung và phương pháp lập chứng từ kế tóan thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này. 2. Hệ thống tài khỏan kế tóan 2.1. Tài khỏan và hệ thống tài khỏan kế tóan Tài khỏan kế tóan là phương pháp kế tóan dùng để phân lọai và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khỏan kế tóan phản ảnh và kiểm sóat thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, nguồn vốn dự trữ và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi họat động, kết quả họat động và các khỏan khác ở các đơn vị dự trữ nhà nước. Tài khỏan kế tóan được mở cho từng đối tượng kế tóan có nội dung kinh tế riêng biệt. Tòan bộ các tài khỏan kế tóan sử dụng trong đơn vị kế tóan dự trữ hình thành hệ thống tài khỏan kế tóan. Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khỏan kế tóan áp dụng cho tất cả các đơn vị thuộc hệ thống dự trữ nhà nước trong cả nước. Hệ thống tài khỏan kế tóan áp dụng cho các đơn vị này do Bộ Tài chính quy định thống nhất về lọai tài khỏan, số lượng tài khỏan, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khỏan. Hệ thống tài khỏan kế tóan áp dụng cho các đơn vị Dự trữ nhà nước được xây dựng dựa trên hệ thống tài khỏan của Chế độ kế tóan hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, đã được cụ thể hóa theo Quyết định số 2345/QĐ-BTC ngày 11/07/2007 và đặc điểm họat động nghiệp vụ dự trữ nhà nước. Hệ thống tài khỏan được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung họat động của các đơn vị dự trữ nhà nước, kết hợp việc vận dụng nguyên tắc phân lọai và mã hóa của hệ thống tài khỏan kế tóan doanh nghiệp và hệ thống tài khỏan kế tóan nhà nước, nhằm: + Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm sóat chi qũy ngân sách nhà nước, qũy dự trữ nhà nước, vốn, qũy công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của các đơn vị; + Phản ánh đầy đủ các họat động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị thuộc Dự trữ nhà nước theo các lọai hình, lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất họat động; + Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính tóan bằng máy vi tính và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước. Hệ thống tài khỏan kế tóan áp dụng cho các đơn vị thuộc Dự trữ nhà nước gồm các tài khỏan trong Bảng Cân đối tài khỏan và các tài khỏan ngòai Bảng Cân đối tài khỏan. Các tài khỏan trong Bảng Cân đối tài khỏan phản ánh tòan bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế tóan gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị. Nguyên tắc ghi sổ các tài khỏan trong Bảng Cân đối tài khỏan được thực hiện theo phương pháp “ghi kép", nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khỏan thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khỏan khác hoặc ngược lại. Các tài khỏan ngòai Bảng Cân đối tài khỏan phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (Như tài sản thuê ngòai, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ...), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khỏan trong Bảng Cân đối tài khỏan nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các lọai, dự tóan chi họat động được giao... Nguyên tắc ghi sổ các tài khỏan ngòai Bảng Cân đối tài khỏan được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn" nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khỏan thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khỏan khác. 2.2. Phân lọai hệ thống tài khỏan kế tóan Hệ thống tài khỏan kế tóan áp dụng cho các đơn vị thuộc Dự trữ nhà nước do Bộ Tài chính quy định gồm 7 lọai, từ Lọai 1 đến Lọai 6 là các tài khỏan trong Bảng Cân đối tài khỏan và Lọai 0 là các tài khỏan ngòai Bảng Cân đối tài khỏan. - Tài khỏan cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân; - Tài khỏan cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khỏan cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khỏan cấp 2); - Tài khỏan cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khỏan cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khỏan cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khỏan cấp 3); - Tài khỏan ngòai Bảng Cân đối tài khỏan được đánh số từ 001 đến 009. 2.3. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khỏan Các đơn vị Dự trữ nhà nước phải căn cứ vào Hệ thống tài khỏan kế tóan ban hành tại Thông tư này để lựa chọn hệ thống tài khỏan kế tóan áp dụng cho đơn vị. Tổng Cục dự trữ nhà nước được bổ sung thêm các Tài khỏan cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khỏan kế tóan mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khỏan kế tóan) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị. Trường hợp Tổng Cục dự trữ nhà nước cần mở thêm Tài khỏan cấp 1 (các tài khỏan 3 chữ số) ngòai các Tài khỏan đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khỏan cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống tài khỏan kế tóan do Bộ Tài chính quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện. Danh mục tài khỏan kế tóan, giải thích kết cấu, nội dung và phương pháp hạch tóan tài khỏan thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 02 kèm theo Thông tư này. 3. Hệ thống sổ kế tóan 3.1. Sổ kế tóan Sổ kế tóan dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tòan bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị kế tóan. Các đơn vị Dự trữ nhà nước đều phải mở sổ kế tóan, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế tóan theo đúng quy định của Luật Kế tóan, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tóan áp dụng trong lĩnh vực kế tóan nhà nước, Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các văn bản pháp luật khác về kế tóan và Thông tư này. Đối với các đơn vị kế tóan cấp trên ngòai việc mở sổ kế tóan theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở sổ kế tóan theo dõi việc phân bổ dự tóan, tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết tóan kinh phí của các đơn vị trực thuộc để tổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết tóan với cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp. Việc mở và tổng hợp số liệu kế tóan của đơn vị kế tóan trực thuộc đơn vị kế tóan cấp III do đơn vị kế tóan cấp trên của đơn vị kế tóan cấp III quyết định. 3.2. Các lọai sổ kế tóan Mỗi đơn vị kế tóan chỉ có một hệ thống sổ kế tóan cho một kỳ kế tóan năm. Sổ kế tóan gồm: Sổ kế tóan tổng hợp và sổ kế tóan chi tiết. Sổ kế tóan phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, trung thực, liên tục, có hệ thống tòan bộ họat động dự trữ, tình hình quản lý và sử dụng tài sản, nguồn vốn dự trữ nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và điều hành dự trữ nhà nước. Tuyệt đối không được để ngòai sổ kế tóan bất kỳ khỏan thu, chi nào của họat động dự trữ và bất kỳ khỏan tài sản, nguồn vốn nào của các đơn vị kế tóan dưới mọi hình thức. 3.2.1. Sổ kế tóan tổng hợp Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khỏan kế tóan). Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí. Trên Sổ Cái có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: + Ngày, tháng ghi sổ; + Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế tóan dùng làm căn cứ ghi sổ; + Tóm tắt nội dung chủ yếu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; + Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế (ghi vào bên Nợ, bên Có các tài khỏan). 3.2.2. Sổ, thẻ kế tóan chi tiết Sổ, thẻ kế tóan chi tiết dùng để ghi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế tóan theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế tóan chi tiết cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan. Sổ kế tóan chi tiết có các nội dung sau: + Tên sổ; + Ngày, tháng ghi sổ; + Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế tóan dùng làm căn cứ ghi sổ; + Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; + Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; + Các chỉ tiêu khác căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch tóan của từng đối tượng kế tóan riêng biệt mà mỗi mẫu sổ kế tóan có những chỉ tiêu quản lý và kết cấu riêng. 3.3. Hình thức kế tóan áp dụng Hình thức kế tóan thực hiện thống nhất theo hình thức kế tóan “Chứng từ ghi sổ” cho tất cả các đơn vị kế tóan thuộc Tổng cục Dự trữ nhà nước. 3.3.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tóan Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tóan Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế tóan tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ". Chứng từ ghi sổ dùng để phân lọai, hệ thống hóa và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế tóan dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt: + Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; + Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ Cái. 3.3.2. Các lọai sổ kế tóan + Chứng từ ghi sổ; + Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; + Sổ Cái; + Các Sổ, Thẻ kế tóan chi tiết. 3.3.3. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế tóan Chứng từ ghi sổ - Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế tóan đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế tóan cùng lọai”. Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế tóan cùng lọai” để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế tóan trưởng hoặc người phụ trách kế tóan hoặc người được kế tóan trưởng ủy quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế tóan tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái. - Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế tóan tiến hành khóa Sổ Cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khỏan. Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính. Các Sổ, Thẻ kế tóan chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế tóan hoặc các Chứng từ kế tóan kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế tóan cùng lọai” được sử dụng để ghi vào các Sổ, Thẻ kế tóan chi tiết theo yêu cầu của từng tài khỏan. Cuối tháng khóa các Sổ, Thẻ kế tóan chi tiết, lấy số liệu sau khi khóa sổ để lập “Bảng tổng hợp chi tiết" theo từng tài khỏan. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khỏan trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết" của các tài khỏan được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế tóan theo hình thức kế tóan Chứng từ ghi sổ được thể hiện trên sơ đồ sau : <đính kèm văn bản> 3.4. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế tóan Sổ kế tóan phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế tóan giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế tóan trưởng hoặc phụ trách kế tóan phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế tóan giữa nhân viên kế tóan cũ với nhân viên kế tóan mới. Nhân viên kế tóan cũ phải chịu trách nhiệm về tòan bộ những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Nhân viên kế tóan mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. Biên bản bàn giao phải được kế tóan trưởng hoặc phụ trách kế tóan xác nhận. Sổ kế tóan phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế tóan phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế tóan. Việc ghi sổ kế tóan phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế tóan của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế tóan của năm trước liền kề. Sổ kế tóan phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ. 3.5. Mở sổ kế tóan Sổ kế tóan phải được mở vào đầu kỳ kế tóan năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu họat động của đơn vị kế tóan. 3.5.1. Trước khi mở sổ kế tóan bằng tay để sử dụng, phải hòan thiện thủ tục pháp lý của sổ kế tóan như sau - Đối với sổ kế tóan đóng thành quyển: + Ngòai bìa (Góc trên bên trái) phải ghi tên đơn vị kế tóan, giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khóa sổ, họ tên và chữ ký của người lập sổ, kế tóan trưởng hoặc người phụ trách kế tóan và thủ trưởng đơn vị, ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác. + Các trang sổ kế tóan phải đánh số trang từ một (01) đến hết trang số... và giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế tóan. + Sổ kế tóan sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp. - Đối với sổ tờ rời: + Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế tóan. + Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào Sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời. + Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khỏan kế tóan và phải đảm bảo an tòan và dễ tìm. 3.5.2. Mở sổ kế tóan Đầu năm phải mở sổ kế tóan cho năm ngân sách mới để tiếp nhận số dư từ sổ kế tóan năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm ngân sách mới từ ngày 1/1. - Đối với sổ kế tóan tổng hợp: Đầu năm phải chuyển tòan bộ số dư của các tài khỏan trên Sổ Cái của năm cũ sang sổ Cái của năm mới. - Đối với sổ kế tóan chi tiết: + Sổ kế tóan chi tiết ghi tay có thể sử dụng cho nhiều năm, cuối mỗi năm gạch một đường ngang sổ để bắt đầu theo dõi cho năm mới. Khi nào dùng hết sổ sẽ chuyển sang sổ kế tóan chi tiết mới; + Đối với các sổ liên quan đến thu, chi ngân sách: Số liệu trên các sổ này không phải chuyển sang sổ mới mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch tóan tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý, quyết tóan và theo dõi cho đến khi quyết tóan năm trước được phê duyệt. 3.6. Ghi sổ kế tóan Việc ghi sổ kế tóan nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế tóan hợp pháp. Mọi số liệu ghi trên sổ kế tóan bắt buộc phải có chứng từ kế tóan hợp pháp chứng minh. Việc ghi sổ kế tóan phải dùng bút mực, không dùng mực đỏ và bút chì để ghi sổ kế tóan. Số và chữ viết phải rõ ràng, liên tục có hệ thống, khi ghi hết trang phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang sang đầu trang kế tiếp. Sổ kế tóan không được viết tắt, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi. Cấm tẩy xóa, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa. Khi sửa chữa sổ phải sử dụng các phương pháp sửa chữa theo quy định trong Luật Kế tóan và Thông tư này. 3.7. Ghi sổ kế tóan bằng tay hoặc bằng máy vi tính Các đơn vị Dự trữ nhà nước được mở và ghi sổ kế tóan bằng tay hoặc bằng máy vi tính. Trường hợp thực hiện ghi sổ kế tóan bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế tóan phù hợp các tiêu chuẩn, điều kiện quy định của Bộ Tài chính và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ và đúng với hình thức kế tóan “Chứng từ ghi sổ”. Cuối kỳ kế tóan sau khi đã hòan tất việc khóa sổ theo quy định cho từng lọai sổ, phải tiến hành in ra giấy tòan bộ sổ kế tóan tổng hợp và sổ kế tóan chi tiết và phải đóng thành từng quyển. Sau đó mới làm thủ tục pháp lý như sổ ghi bằng tay để sử dụng vào lưu trữ. Các sổ kế tóan bằng máy vi tính sau khi in ra, đóng thành quyển xong cũng phải làm các thủ tục quy định như điểm 3.5.1 trên đây. 3.8. Khóa sổ kế tóan 3.8.1. Cuối kỳ kế tóan (Cuối qúy và cuối năm) trước khi lập báo cáo tài chính, đơn vị phải khóa sổ kế tóan. Riêng sổ qũy tiền mặt phải khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Ngòai ra phải khóa sổ kế tóan trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Khóa sổ kế tóan là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khỏan kế tóan hoặc tổng số thu, chi, tồn qũy, nhập, xuất, tồn kho. 3.8.2. Trình tự khóa sổ kế tóan Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khóa sổ kế tóan - Cuối kỳ kế tóan, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế tóan phát sinh trong kỳ vào sổ kế tóan, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế tóan (nếu cần) với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu của các sổ kế tóan có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế tóan với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ kế tóan với nhau. Tiến hành cộng số phát sinh trên Sổ Cái và các sổ kế tóan chi tiết. - Từ các sổ, thẻ kế tóan chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khỏan phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ. - Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khỏan trên Sổ Cái đảm bảo số liệu khớp đúng và bằng tổng số phát sinh ở Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ kế tóan chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế tóan với số liệu của thủ qũy, thủ kho. Sau khi đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khóa sổ kế tóan. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi khớp đúng. Bước 2: Khóa sổ - Khi khóa sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế tóan. Sau đó ghi “Cộng số phát sinh trong tháng” phía dưới dòng đã kẻ; - Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quí, năm); - Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế các tháng trước” từ đầu qúy - Sau đó ghi tiếp dòng “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”; * Dòng “Số dư cuối kỳ” tính như sau: Số dư Nợ cuối kỳ = Số dư Nợ đầu kỳ + Số phát sinh Nợ trong kỳ - Số phát sinh Có trong kỳ Số dư Có cuối kỳ = Số dư Có đầu kỳ + Số phát sinh Có trong kỳ - Số phát sinh Nợ trong kỳ Sau khi tính được số dư của từng tài khỏan, tài khỏan nào dư Nợ thì ghi vào cột Nợ, tài khỏan nào dư Có thì ghi vào cột Có. - Cuối cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thúc việc khóa sổ. - Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn qũy”...) thì số liệu cột số dư (còn lại hay tồn) ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư” hoặc cột “Tồn qũy”, hay cột “Còn lại”. Sau khi khóa sổ kế tóan, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế tóan trưởng hoặc người phụ trách kế tóan kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận. Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt để xác nhận tính pháp lý của số liệu khóa sổ kế tóan. 3.9. Sửa chữa sổ kế tóan 3.9.1. Khi phát hiện sổ kế tóan ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế tóan thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau: 3.9.1.1. Phương pháp cải chính Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xóa bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực ở phía trên và phải có chữ ký của kế tóan trưởng hoặc phụ trách kế tóan bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khỏan; - Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. 3.9.1.2. Phương pháp ghi số âm (còn gọi phương pháp ghi đỏ) Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút tóan đã ghi sai để hủy bút tóan đã ghi sai. Ghi lại bút tóan đúng bằng mực thường để thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khỏan do định khỏan sai đã ghi sổ kế tóan mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính; - Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền; - Sai sót trong đó bút tóan ở tài khỏan đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế tóan trưởng (hoặc phụ trách kế tóan) ký xác nhận. 3.9.1.3. Phương pháp ghi bổ sung Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khỏan nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ. 3.9.2. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế tóan bằng máy vi tính - Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tóan của năm đó trên máy vi tính; - Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tóan của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế tóan năm có sai sót; - Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế tóan bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”. 3.9.3. Khi báo cáo quyết tóan năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm tóan kết thúc và có kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế tóan thì đơn vị phải sửa lại sổ kế tóan và số dư của những tài khỏan kế tóan có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế tóan của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế tóan năm trước có sai sót (Nếu phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra. Danh mục sổ kế tóan, mẫu sổ kế tóan, giải thích nội dung và phương pháp ghi sổ kế tóan thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này. 4. Hệ thống báo cáo tài chính 4.1. Báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị 4.1.1. Lọai báo cáo Báo cáo về họat động Dự trữ nhà nước gồm: - Báo cáo tài chính và báo cáo quyết tóan; - Báo cáo kế tóan quản trị. 4.1.2. Yêu cầu đối với việc lập báo cáo tài chính và báo cáo kế tóan quản trị Báo cáo phải được lập theo đúng mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã được quy định đối với từng lọai báo cáo. Phương pháp tổng hợp số liệu và lập các chỉ tiêu trong báo cáo phải được thực hiện thống nhất ở các đơn vị Dự trữ nhà nước, tạo điều kiện cho công tác tổng hợp, phân tích, kiểm tra và đối chiếu số liệu. Các chỉ tiêu trong báo cáo phải đảm bảo đồng nhất, có liên quan bổ sung cho nhau một cách có hệ thống, liên tục, phục vụ cho việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực hiện NSNN và họat động nghiệp vụ của dự trữ nhà nước. Số liệu phải chính xác, trung thực, khách quan và phải là số liệu được tổng hợp từ các sổ kế tóan sau khi đã kiểm tra, đối chiếu và khóa sổ kế tóan. Báo cáo phải được lập và nộp đúng kỳ hạn lập, gửi báo cáo đầy đủ theo từng nơi nhận. 4.2. Trách nhiệm của các đơn vị trong việc lập, nộp báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị 4.2.1. Trách nhiệm của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng Cục Dự trữ nhà nước Các đơn vị kế tóan cấp cơ sở lập báo cáo tài chính qúy, năm và nộp báo cáo cho đơn vị quản lý, cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế tóan liên quan đến thu, chi Ngân sách Nhà nước và họat động nghiệp vụ của đơn vị. Các đơn vị kế tóan cấp trên có trách nhiệm tổng hợp báo cáo tài chính qúy, năm từ các đơn vị kế tóan cấp cơ sở và các đơn vị dự trữ nhà nước thuộc Bộ, ngành trực tiếp quản lý, bảo quản hàng dự trữ quốc gia. Mọi trường hợp chỉnh lý số liệu trên báo cáo tài chính phải được tiến hành từ khâu lập chứng từ kế tóan đến khâu ghi sổ kế tóan, đảm bảo phản ánh trung thực mọi họat động tài chính của đơn vị. 4.2.2. Trách nhiệm Bộ, ngành quản lý hàng Dự trữ nhà nước - Các đơn vị dự trữ nhà nước thuộc Bộ, ngành trực tiếp quản lý phải lập báo cáo tài chính qúy, năm thuộc họat động Dự trữ nhà nước nộp cho cơ quan cấp trên. - Các Bộ, ngành phải tổng hợp báo cáo qúy, năm của các đơn vị dự trữ nhà nước trực thuộc theo đúng mẫu quy định và nộp cho Tổng Cục Dự trữ nhà nước đúng kỳ hạn. 4.2.3. Trách nhiệm của cơ quan Tài chính, cơ quan Thuế, cơ quan KBNN Kho bạc Nhà nước các cấp, cơ quan Tài chính, cơ quan Thuế và các đơn vị liên quan có trách nhiệm phối hợp trong việc kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh, cung cấp và khai thác số liệu kế tóan liên quan đến thu, chi Ngân sách Nhà nước và các họat động nghiệp vụ của đơn vị. 4.3. Kỳ hạn lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết tóan ngân sách, báo cáo kế tóan quản trị - Báo cáo tài chính lập theo kỳ kế tóan qúy, năm. - Báo cáo quyết tóan ngân sách lập theo năm tài chính là báo cáo tài chính kỳ kế tóan năm sau khi đã được chỉnh lý, sửa đổi, bổ sung trong thời gian chỉnh lý quyết tóan theo quy định của pháp luật - Báo cáo kế tóan quản trị lập theo kỳ kế tóan qúy hoặc theo từng vụ việc từ khi bắt đầu đến khi hòan thành công việc đó theo quy định trong Phần thứ năm chế độ kế tóan này. - Khi có sự chia, tách, sáp nhập, chấm dứt họat động phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm quyết định chia, tách, sáp nhập, chấm dứt họat động. 4.4. Thời hạn nộp báo cáo tài chính, báo cáo quyết tóan ngân sách và báo cáo kế tóan quản trị 4.4.1. Thời hạn nộp báo cáo tài chính và báo cáo kế tóan quản trị 4.4.1.1. Báo cáo tài chính qúy + Đơn vị kế tóan cấp Chi cục (gọi là đơn vị kế tóan trực thuộc) nộp báo cáo tài chính qúy cho đơn vị kế tóan cấp Cục (gọi là đơn vị kế tóan cấp III), thời hạn nộp báo cáo tài chính do Tổng cục dự trữ quy định; + Đơn vị kế tóan cấp III nộp báo cáo tài chính qúy cho Tổng Cục dự trữ nhà nước (gọi là đơn vị kế tóan cấp II), Kho bạc Nhà nước đồng cấp chậm nhất 10 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế tóan qúy; + Đơn vị kế tóan cấp II nộp báo cáo tài chính qúy cho Bộ Tài chính (gọi là đơn vị kế tóan cấp I) và Kho bạc đồng cấp chậm nhất 20 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế tóan qúy; + Các Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ nộp báo cáo tài chính qúy cho Tổng Cục Dự trữ nhà nước chậm nhất 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế tóan qúy. 4.4.1.2. Báo cáo tài chính năm Các đơn vị dự trữ nhà nước nộp báo cáo tài chính năm như thời hạn nộp báo cáo quyết tóan ngân sách năm quy định tại tiết 4.4.2, điểm 4 dưới đây. 4.4.2. Thời hạn nộp báo cáo quyết tóan ngân sách năm + Đơn vị kế tóan trực thuộc nộp báo cáo quyết tóan ngân sách năm cho đơn vị kế tóan cấp III chậm nhất 15/2 năm sau; + Đơn vị kế tóan cấp III xét duyệt và tổng hợp báo cáo quyết tóan ngân sách năm nộp cho đơn vị kế tóan cấp II chậm nhất là ngày trước 31/3 năm sau; + Đơn vị kế tóan cấp II xét duyệt và tổng hợp báo cáo quyết tóan ngân sách năm nộp cho Bộ Tài chính chậm nhất là ngày trước 30/6 năm sau. 4.4.3. Thời hạn nộp báo cáo kế tóan quản trị 4.4.3.1. Báo cáo kế tóan quản trị qúy - Đơn vị trực thuộc lập báo cáo kế tóan quản trị qúy nộp Cục Dự trữ nhà nước chậm nhất 5 ngày sau khi kết thúc kỳ kế tóan qúy; - Cục Dự trữ nhà nước khu vực lập báo cáo kế tóan quản trị nộp Tổng Cục dự trữ nhà nước chậm nhất 10 ngày, sau khi kết thúc kỳ kế tóan qúy; - Các đơn vị Dự trữ nhà nước thuộc Bộ, ngành lập báo cáo kế tóan quản trị nộp cho Tổng Cục Dự trữ nhà nước và cơ quan cấp trên (nếu có) chậm nhất 10 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế tóan qúy; 4.4.3.2. Báo cáo kế tóan quản trị năm - Chi cục Dự trữ lập báo cáo kế tóan quản trị năm nộp Cục Dự trữ chậm nhất 45 ngày sau khi kết thúc kỳ kế tóan năm; - Cục Dự trữ nhà nước lập báo cáo kế tóan quản trị nộp Tổng Cục Dự trữ nhà nước chậm nhất 90 ngày, sau khi kết thúc kỳ kế tóan năm; - Các đơn vị dự trữ nhà nước thuộc Bộ, ngành lập báo cáo kế tóan quản trị nộp cho Tổng Cục Dự trữ nhà nước và cơ quan cấp trên (nếu có) chậm nhất 90 ngày, sau khi kết thúc kỳ kế tóan năm; - Tổng Cục Dự trữ nhà nước lập báo cáo kế tóan quản trị năm nộp cho Bộ Tài chính (Vụ Kế họach tài chính) chậm nhất 30/6 năm sau. 4.4.3.3. Đối với báo cáo kế tóan quản trị lập theo từng vụ việc, nhiệm vụ được giao khi kết thúc công việc nhiệm vụ lập báo cáo theo hướng dẫn riêng của Tổng Cục Dự trữ nhà nước. Danh mục báo cáo, mẫu báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị, giải thích nội dung và phương pháp lập báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 04 kèm theo Thông tư này. III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1. Thông tư này thay thế Quyết định số 45/2005/QĐ-BTC ngày 13/7/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành chế độ kế tóan dự trữ quốc gia và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2010. 2. Bộ trưởng, thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước chịu trách nhiệm triển khai, hướng dẫn thực hiện Thông tư này./.