Thông tư 91/2010/TT-BTC
Hướng dẫn kế toán nghiệp vụ thi hành án dân sự
Cơ quan ban hành: Bộ Tài chính
Ngày ban hành: 2010-06-17

BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 91/2010/TT-BTC Hà Nội, ngày 17 tháng 6 năm 2010 THÔNG TƯ Hướng dẫn kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự Căn cứ Luật Kế tóan số 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 6 năm 2003; Căn cứ Luật Thi hành án dân sự số 26/2008/QH12 ngày 28 tháng 11 năm 2008; Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tóan áp dụng trong lĩnh vực kế tóan nhà nước; Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính; Căn cứ Nghị định số 58/2009/NĐ-CP ngày 13 tháng 7 năm 2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi hành án dân sự về thủ tục thi hành án dân sự; Căn cứ Nghị định số 74/2009/NĐ-CP ngày 09 tháng 9 năm 2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi hành án dân sự về cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự và công chức làm công tác thi hành án dân sự; Bộ Tài chính hướng dẫn kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự như sau: I- QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 1. Kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế dưới hình thức giá trị, hiện vật của họat động thi hành án dân sự bao gồm: tiền, tài sản phải thi hành án, đã thi hành án và còn phải thi hành án theo từng quyết định thi hành án; tình hình quản lý tiền, tài sản, tang vật; tình hình thanh tóan trong nội bộ và bên ngòai của các đơn vị thi hành án dân sự. 2. Kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự áp dụng cho các đơn vị gồm: Tổng cục Thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp; Cục Thi hành án dân sự cấp tỉnh (sau đây gọi tắt là Cục Thi hành án dân sự); Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện (sau đây gọi tắt là Chi cục Thi hành án dân sự). Điều 2. Nhiệm vụ kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự 1. Nhiệm vụ kế tóan tại Chi cục Thi hành án dân sự: 1.1. Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế tóan của họat động thi hành án dân sự và tình hình quản lý tiền, tài sản, tang vật trong quá trình thi hành án của đơn vị; 1.2. Kiểm tra, giám sát các khỏan phải thu, đã thu của đối tượng phải thi hành án và chi trả cho các đối tượng được thi hành án, các khỏan nộp ngân sách nhà nước, tình hình nhập xuất qũy, tình hình quản lý tài sản tạm giữ, tài sản kê biên trong quá trình thi hành án, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế tóan trong thi hành án dân sự; 1.3. Theo dõi, giám sát và quản lý các khỏan thu về thi hành án đối với các trại giam, trại tạm giam có liên quan; 1.4. Định kỳ hàng qúy, năm lập báo cáo đối chiếu chi tiết số thu - chi, nhập - xuất tiền và tài sản giữa sổ kế tóan với từng Hồ sơ thi hành án của Chấp hành viên để có biện pháp xử lý kịp thời, dứt điểm những tồn đọng hoặc chênh lệch phát sinh theo đúng quy định của pháp luật về kế tóan, tài chính và thi hành án. Đối với hồ sơ thi hành án xong phải lập ngay báo cáo đối chiếu trước khi duyệt đưa hồ sơ vào lưu trữ; 1.5. Lập, nộp đúng hạn, đầy đủ các báo cáo tài chính; báo cáo kế tóan quản trị thi hành án, cung cấp thông tin số liệu kế tóan về tình hình thi hành án cho công tác thống kê và lên cơ quan quản lý cấp trên; 1.6. Phân tích thông tin, số liệu kế tóan về thi hành án nhằm giúp cho Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự và cơ quan quản lý cấp trên nắm được tình hình thu, chi cũng như họat động thi hành án của đơn vị. 2. Nhiệm vụ kế tóan tại Cục Thi hành án dân sự: 2.1. Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế tóan của họat động thi hành án dân sự và tình hình quản lý tiền, tài sản, tang vật trong quá trình thi hành án của đơn vị; 2.2. Kiểm tra, giám sát các khỏan phải thu, đã thu của đối tượng phải thi hành án và chi trả cho các đối tượng được thi hành án, các khỏan nộp ngân sách nhà nước, tình hình nhập xuất qũy, tình hình quản lý tài sản tạm giữ, tài sản kê biên trong quá trình thi hành án, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế tóan trong thi hành án dân sự; 2.3. Theo dõi, giám sát và quản lý các khỏan thu về thi hành án đối với các trại giam, trại tạm giam có liên quan; 2.4. Định kỳ hàng qúy, năm lập báo cáo đối chiếu chi tiết số thu - chi, nhập - xuất tiền và tài sản giữa sổ kế tóan với từng Hồ sơ thi hành án của Chấp hành viên để có biện pháp xử lý kịp thời, dứt điểm những tồn đọng hoặc chênh lệch phát sinh theo đúng quy định của pháp luật về kế tóan, tài chính và thi hành án dân sự. Đối với hồ sơ thi hành án xong phải lập ngay báo cáo đối chiếu trước khi duyệt đưa hồ sơ vào lưu trữ; 2.5. Lập, nộp đúng hạn, đầy đủ các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị thi hành án của đơn vị, báo cáo tổng hợp của các Chi cục Thi hành án dân sự, cung cấp thông tin số liệu kế tóan về tình hình thi hành án dân sự cho công tác thống kê và cơ quan quản lý cấp trên thuộc Bộ Tư pháp; 2.6. Phân tích thông tin, số liệu kế tóan về thi hành án dân sự nhằm giúp cho Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự và cơ quan quản lý cấp trên nắm được tình hình thu, chi cũng như họat động thi hành án của đơn vị; 2.7. Hướng dẫn, kiểm tra tình hình thực hiện chế độ tài chính, kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự ở các Chi cục Thi hành án dân sự. 3. Nhiệm vụ của kế tóan tại Tổng cục Thi hành án dân sự, Bộ Tư pháp: 3.1. Hướng dẫn, kiểm tra tình hình thực hiện kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự đối với các cơ quan thi hành án dân sự cấp dưới; 3.2. Tổng hợp báo cáo tài chính và báo cáo kế tóan quản trị về thu - chi thi hành án của các Cục Thi hành án dân sự để báo cáo Lãnh đạo Bộ Tư pháp; 3.3. Phân tích thông tin, số liệu kế tóan về thi hành án nhằm giúp cho Lãnh đạo Bộ Tư pháp nắm được tình hình họat động và kết quả họat động thu - chi thi hành án dân sự trong tòan hệ thống. Điều 3. Phương pháp kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự Các đơn vị thi hành án khi thực hiện kế tóan nghiệp vụ thi hành án phải thực hiện phương pháp “kế tóan Kép” nhằm đảm bảo sự cân đối giữa thu với chi, giữa vốn với nguồn. Riêng các lọai tài sản kê biên để thi hành án trong thời gian chưa xử lý hoặc chưa bán đấu giá thực hiện phương pháp “kế tóan Đơn” trên các tài khỏan ở ngòai bảng cân đối tài khỏan. Điều 4. Chữ viết, chữ số và đơn vị tính 4.1. Chữ viết và chữ số: Kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự phải dùng chữ viết bằng chữ Việt và chữ số Ảrập (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 và 0). 4.2. Đơn vị tính sử dụng trong kế tóan: Kế tóan giá trị phải dùng đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ để tính và ghi sổ kế tóan. Trường hợp thu - chi bằng ngọai tệ phải ghi sổ theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch tóan. Đối với vàng, bạc, đá qúy khi thu vào, xuất ra để tạm giữ hay thanh tóan thì phải theo dõi số lượng, trọng lượng và quy ra tiền theo đơn giá hạch tóan, đồng thời theo dõi chi tiết số lượng, trọng lượng, phẩm cấp và giá trị vàng, bạc, đá qúy theo từng quyết định thi hành án. Trường hợp phải thanh tóan bằng ngọai tệ hoặc vàng, bạc, đá qúy thì căn cứ vào quyết định thi hành án dân sự thanh tóan bằng ngọai tệ hoặc vàng, bạc, đá qúy. Trường hợp một trong các bên có yêu cầu xin thanh tóan bằng các phương thức khác so với quyết định thi hành án thì do các bên trực tiếp thỏa thuận trên cơ sở số lượng ghi trong quyết định thi hành án. Trường hợp vàng, bạc, đá qúy, ngọai tệ, tài sản khác là tang vật tạm giữ của các vụ án trong thời gian chờ xử lý được bảo quản trong các túi hoặc kiện niêm phong hoặc để trong kho tạm giữ của Cơ quan Thi hành án dân sự được tính theo giá hạch tóan để ghi sổ kế tóan. Giá để hạch tóan việc quy đổi tài sản, tang vật ra đồng Việt Nam để ghi sổ do Thủ trưởng Cơ quan thi hành án dân sự, Chấp hành viên, Kế tóan tự xác định giá sát với giá UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành, giá hạch tóan của Bộ Tài chính thông báo hoặc giá của thị trường tại thời điểm ghi sổ. Giá hạch tóan được phép tính tròn số và sử dụng trong suốt quá trình thi hành án của mỗi quyết định thi hành án cụ thể, nhưng không được sử dụng làm căn cứ bán đấu giá, trao đổi, thanh tóan bằng tiền thay ngọai tệ, vàng, bạc, đá qúy và tài sản khác hoặc làm căn cứ thu phí. Trường hợp có căn cứ xác định giá hạch tóan (tăng hoặc giảm) thì đơn vị phải ghi sổ bổ sung (tăng hoặc giảm) giá hạch tóan phần chênh lệch so với số đã ghi sổ trước đó. Kế tóan hiện vật phải dùng đơn vị đo lường chính thức của Nhà nước Việt Nam (như cái, chiếc, kg, hộp, chai, m...). Trường hợp cần thiết có thể dùng đơn vị đo lường phụ để kiểm tra, đối chiếu hoặc phục vụ cho kế tóan chi tiết nhưng sau đó phải quy đổi ra đơn vị đo lường chính thức. Điều 5. Kỳ kế tóan 1. Kỳ kế tóan năm: Tính tròn 12 tháng theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 30 tháng 09 năm nay; 2. Kỳ kế tóan qúy: Tính từ ngày 01 tháng đầu qúy đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối qúy; 3. Kỳ kế tóan tháng: Tính từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng. Điều 6. Kiểm kê tài sản 1. Kiểm kê tài sản là việc cân, đo, đong, đếm số lượng tài sản hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra đối chiếu với số liệu trong sổ kế tóan. 2. Các đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự phải kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường để xác định tại chỗ số tiền qũy có trong két, tài sản, vật chứng bảo quản trong kho tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra đối chiếu với số liệu trong sổ kế tóan. 3 . Kiểm kê định kỳ: Cuối niên độ kế tóan, trước khi lập báo cáo tài chính năm, các đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án phải kiểm kê qũy tiền mặt trong két và tài sản, vật chứng của các vụ án bảo quản trong kho. Nếu kết quả kiểm kê có chênh lệch với sổ kế tóan thì phải xử lý số chênh lệch đó; nếu thiếu thì phải quy trách nhiệm vật chất để xử lý. Căn cứ vào ý kiến xử lý chênh lệch kết quả kiểm kê, kế tóan tiến hành điều chỉnh lại sổ kế tóan để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế tóan khớp đúng với số thực tế. 4. Kiểm kê bất thường: Đơn vị phải tiến hành kiểm kê bất thường trong các trường hợp xảy ra thiên tai, hỏa họan, bàn giao, sáp nhập, hợp nhất, chia, tách đơn vị, các sự cố bất thường khác và theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Điều 7. Kiểm tra kế tóan Các đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự phải chịu sự kiểm tra kế tóan định kỳ của cơ quan thi hành án dân sự cấp trên và của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Nội dung kiểm tra kế tóan là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế tóan, sổ kế tóan và báo cáo tài chính; kiểm tra việc chấp hành các quy định về tài chính và kế tóan, kiểm tra tổ chức bộ máy kế tóan và người làm kế tóan. Thủ trưởng và kế tóan các cơ quan thi hành án dân sự phải chấp hành các quyết định kiểm tra tài chính, kế tóan của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Điều 8. Nội dung kế tóan ở các đơn vị thi hành án dân sự 1. Kế tóan tiền: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm các khỏan tiền thu chi trong quá trình thực hiện thi hành án của đơn vị gồm: Tiền mặt, chứng chỉ có giá tại qũy, tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc và vàng, bạc, đá qúy thanh tóan như tiền trong quá trình thi hành án. 2. Kế tóan tài sản: Phản ánh đầy đủ, kịp thời số lượng, giá trị và tình hình xử lý tài sản thi hành án của các đối tượng phải thi hành án và các vật chứng, tài sản tạm giữ của các vụ án do các Cơ quan hữu quan chuyển cho Cơ quan thi hành án. 3. Kế tóan thanh tóan: 3.1. Phản ánh các khỏan phải thu của người phải thi hành án để trả cho người được thi hành án hoặc nộp ngân sách nhà nước; 3.2. Phản ánh số đã thu về thi hành án phải trả cho người được thi hành án, số đã trả, số đã thu còn chưa trả; 3.3. Phản ánh các khỏan đã thu phải nộp ngân sách trong quá trình thực hiện thi hành án; 3.4. Phản ánh các khỏan tiền, ngọai tệ, chứng chỉ có giá, vàng bạc, đá qúy tạm giữ chờ xử lý trong quá trình thi hành án và việc xử lý các khỏan tạm giữ trên; 3.5. Phản ánh quan hệ thanh tóan giữa đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án với đơn vị kế tóan dự tóan về các khỏan kinh phí ngân sách nhà nước cấp, về số kinh phí tạm ứng để chi phí cưỡng chế thi hành án,… của các vụ án không có nguồn thu phải đề nghị ngân sách nhà nước cấp và tình hình thu, chi quyết tóan các khỏan phí thi hành án đã thu được. 3.6. Kế tóan thu: Phản ánh các khỏan tiền và giá trị tài sản mà Cơ quan thi hành án phải thu của đối tượng phải thi hành án theo quyết định thi hành án để trả cho đối tượng được thi hành án. 3.7. Kế tóan chi: Phản ánh các khỏan chi trong quá trình thực hiện thi hành án như chi cưỡng chế, chi phí bán đấu giá tài sản, chi phí cho việc xử lý tài sản sung công… theo quyết định của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 3.8. Lập các báo cáo tài chính và báo cáo kế tóan quản trị về nghiệp vụ thi hành án theo quy định để gửi cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan có thẩm quyền. Điều 9. Tổ chức bộ máy kế tóan và người làm kế tóan 1. Mỗi đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án phải tổ chức bộ máy kế tóan theo quy định về cơ cấu tổ chức của Cơ quan Thi hành án dân sự. Trong trường hợp không tổ chức bộ máy kế tóan thì phải bố trí người làm kế tóan. 2. Đối với đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án cấp Chi cục, nếu khối lượng công việc kế tóan không nhiều thì người làm kế tóan nghiệp vụ thi hành án có thể kiêm nhiệm công việc kế tóan của đơn vị kế tóan dự tóan hoặc ngược lại. 3. Người làm kế tóan nghiệp vụ thi hành án phải có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật của nhà nước, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế tóan. 4. Người làm kế tóan nghiệp vụ thi hành án được đảm bảo quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật. 5. Thủ trưởng đơn vị không được bố trí người làm kế tóan nghiệp vụ thi hành án có quan hệ gia đình ruột thịt với các Chấp hành viên trong cùng đơn vị thi hành án. Người làm kế tóan không được kiêm nhiệm làm Thủ kho, Thủ qũy, mua bán vật tư, tài sản và các công tác vật chất khác. Người có trách nhiệm quản lý, điều hành cơ quan thi hành án không được kiêm nhiệm làm kế tóan. 6. Thủ trưởng Cơ quan thi hành án không được bố trí những người thân trong gia đình như: bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột làm công tác kế tóan, Thủ kho, Thủ qũy tại đơn vị mình. 7. Khi thay đổi Kế tóan trưởng, Thủ trưởng Cơ quan thi hành án phải tổ chức việc bàn giao giữa kế tóan cũ với kế tóan mới. Kết thúc bàn giao phải lập biên bản bàn giao. Trong biên bản bàn giao phải ghi đầy đủ tình hình tài chính của họat động nghiệp vụ thi hành án gồm các khỏan tiền mặt còn tồn qũy, tiền còn gửi tại Ngân hàng, Kho bạc, tài sản kê biên để đảm bảo thi hành án, tiền, tài sản, vật chứng tạm giữ chưa giải quyết; Số tiền đã thu, còn phải thu của người phải thi hành án; Số tiền đã thu phải trả, đã trả, còn phải trả cho người được thi hành án theo từng quyết định thi hành án; Số tiền đã nộp ngân sách, các khỏan đã thu, đã chi về thi hành án theo từng quyết định thi hành án; bàn giao những công việc kế tóan còn phải giải quyết tiếp và tòan bộ tài liệu kế tóan liên quan đến nghiệp vụ thu, chi thi hành án của từng quyết định thi hành án. Thủ trưởng Cơ quan thi hành án phải ký xác nhận vào biên bản bàn giao. Kế tóan trưởng mới chịu trách nhiệm về công việc của mình kể từ ngày nhận bàn giao. Kế tóan trưởng cũ phải chịu trách nhiệm về công việc của mình trong thời gian mình phụ trách. Điều 10. Kế tóan trưởng, Phụ trách kế tóan 1. Kế tóan trưởng: 1.1. Kế tóan trưởng là người đứng đầu bộ máy kế tóan ở đơn vị. Chức danh Kế tóan trưởng đặt tại các đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự tại Chi cục, Cục Thi hành án dân sự. 1.2. Kế tóan trưởng đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án giúp Thủ trưởng đơn vị: - Tổ chức công tác kế tóan và tổ chức bộ máy kế tóan phù hợp với đặc điểm họat động nghiệp vụ thi hành án để thực hiện các nhiệm vụ của kế tóan quy định trong Thông tư này; - Thực hiện kiểm tra, kiểm sóat việc quản lý các các lọai tài sản và các khỏan thu, chi thi hành án; - Thực hiện lưu trữ tài liệu kế tóan nghiệp vụ thi hành án và hướng dẫn chính sách, chế độ, tài chính, kế tóan trong đơn vị; - Thực hiện việc hướng dẫn, kiểm tra, giám sát họat động kế tóan, tài chính ở đơn vị cấp dưới. 1.3. Kế tóan trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Thủ trưởng đơn vị, đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt nghiệp vụ tài chính, kế tóan của các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định của pháp luật. 1.4. Chịu trách nhiệm về những thiệt hại do những hành vi trái pháp luật mà mình gây ra. 1.5. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển công tác hay xử lý kỷ luật Kế tóan trưởng theo quy định của pháp luật. 2. Phụ trách kế tóan: Các đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án nếu khuyết người làm kế tóan trưởng thì phải bố trí ngay người làm kế tóan trưởng. Trường hợp chưa có người đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định để bố trí làm kế tóan trưởng thì được phép bố trí người làm phụ trách kế tóan. Chỉ được bố trí người làm phụ trách kế tóan trong thời hạn tối đa giữ chức là một năm tài chính, sau đó phải bố trí người làm kế tóan trưởng. Trường hợp sau một năm bố trí người làm phụ trách kế tóan mà người phụ trách kế tóan đó vẫn chưa đủ tiêu chuẩn và điều kiện để bổ nhiệm kế tóan trưởng thì phải tìm người khác đủ tiêu chuẩn, điều kiện để bổ nhiệm làm kế tóan trưởng hoặc thuê người làm kế tóan trưởng. Riêng đối với các đơn vị kế tóan thuộc vùng sâu, vùng xa hoặc đơn vị có khối lượng công việc kế tóan không lớn theo qui định của pháp luật hoặc của Bộ quản lý thì bố trí người làm phụ trách kế tóan, trường hợp này không bị hạn chế về thời gian. Điều 11. Trách nhiệm của Chấp hành viên 1. Phải thực hiện nghiêm chỉnh các nguyên tắc, chế độ, thủ tục và các nghiệp vụ kế tóan tài chính trong họat động thu, chi, nhập, xuất tiền và tài sản thi hành án. Lập và cung cấp đầy đủ, kịp thời những chứng từ kế tóan quy định trong Thông tư này và tòan bộ các tài liệu liên quan đến việc thu, chi, xử lý tiền, tài sản trong quá trình thi hành án với người được thi hành án, người phải thi hành án và các đối tượng khác có liên quan cho kế tóan và chịu trách nhiệm về sự chính xác, trung thực, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ, tài liệu liên quan đó; số liệu ghi trên chứng từ chuyển cho kế tóan ghi sổ là căn cứ pháp lý để Chấp hành viên lập báo cáo thống kê kết quả thi hành án theo quy định của pháp luật. 2. Nộp đầy đủ, kịp thời các khỏan tiền, tài sản thu được của từng quyết định thi hành án vào qũy hay nộp Kho bạc hoặc kho cơ quan; yêu cầu kế tóan thực hiện chi trả cho những đối tượng được thi hành án theo đúng quy định của pháp luật và phải kịp thời đề xuất biện pháp xử lý các khỏan tiền, tài sản tồn đọng theo quy định của pháp luật trước Thủ trưởng đơn vị. 3. Định kỳ theo quy định hoặc hàng qúy, năm phải lập các báo cáo về thu, chi trong họat động thi hành án có liên quan và có trách nhiệm đối chiếu với kế tóan về số tiền, tài sản thu, chi, tồn qũy hoặc nhập, xuất, tồn kho của từng quyết định thi hành án, trên cơ sở đó đối chiếu với báo cáo thống kê kết quả thi hành án để thống nhất về số liệu báo cáo kết quả họat động thi hành án. Trường hợp có chênh lệch về số liệu giữa các báo cáo phải tìm nguyên nhân và có biện pháp giải quyết số chênh lệch đó theo quy định của pháp luật. 4. Thực hiện đúng những quy định của Thông tư này và chịu trách nhiệm về những thiệt hại do hành vi trái pháp luật mà mình gây ra. Điều 12. Trách nhiệm của Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân sự 1. Tổ chức bộ máy kế tóan, bố trí người làm kế tóan trong đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án theo quy định của pháp luật về kế tóan và quy định trong Thông tư này. 2. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự và chịu trách nhiệm về những thiệt hại do hành vi trái pháp luật mà mình gây ra. Điều 13. Trách nhiệm của Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự 1. Tổ chức bộ máy kế tóan, bố trí người làm kế tóan, người làm Kế tóan trưởng trong đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật về kế tóan và quy định trong Thông tư này. 2. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác kế tóan nghiệp vụ thi hành án và chịu trách nhiệm về những thiệt hại do hành vi trái pháp luật mà mình gây ra. 3. Tổ chức, thực hiện việc kiểm tra kế tóan nghiệp vụ thi hành án theo đúng nội dung, trình tự và phương pháp kiểm tra kế tóan theo quy định của pháp luật về kế tóan đối với các đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự cấp dưới. 4. Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự thuộc Cục và các Chi cục trực thuộc. 5. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị kế tóan thi hành án thực hiện thu, nộp kịp thời các khỏan thu thi hành án vào ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. Điều 14. Trách nhiệm của Tổng cục Thi hành án dân sự 1. Tổ chức triển khai thực hiện công tác kế tóan nghiệp vụ thi hành án theo đúng quy định pháp luật về kế tóan và quy định của Thông tư này. 2. Tổ chức, thực hiện việc kiểm tra kế tóan nghiệp vụ thi hành án theo đúng nội dung, trình tự và phương pháp kiểm tra kế tóan theo quy định của pháp luật về kế tóan. 3. Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự trong tòan hệ thống cơ quan thi hành án dân sự. 4. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị kế tóan thi hành án thực hiện thu, nộp kịp thời các khỏan thu thi hành án vào ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. Điều 15. Trách nhiệm của Vụ Kế họach - Tài chính, Bộ Tư pháp 1. Phối hợp với Tổng cục thi hành án dân sự, tổ chức triển khai thực hiện công tác kế tóan nghiệp vụ thi hành án theo đúng quy định pháp luật về kế tóan và quy định của Thông tư này, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự. 2. Kiểm tra việc chấp hành các quy định về công tác kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự tại các cơ quan thi hành án dân sự các cấp. Điều 16. Xử lý vi phạm 1. Mọi hành vi vi phạm Luật Kế tóan và các quy định trong Thông tư này, tùy theo tính chất, nội dung và mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế tóan. 2. Nếu hành vi vi phạm gây hậu quả nghiêm trọng thì bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật, trường hợp gây thiệt hại thì phải bồi thường. II- QUY ĐỊNH CỤ THỂ A. HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TÓAN Điều 17. Lập chứng từ 1. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến họat động nghiệp vụ thi hành án dân sự đều phải lập chứng từ kế tóan. Mọi số liệu ghi trên sổ kế tóan đều phải có chứng từ kế tóan hợp lệ, hợp pháp chứng minh. 2 . Chứng từ kế tóan phải lập đủ số liên và chỉ lập một lần đúng với thực tế về thời gian, địa điểm, nội dung và số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo (X) vào tất cả các liên và không được xé rời các liên ra khỏi cuống. Điều 18. Nội dung của chứng từ 1. Chứng từ kế tóan do đơn vị lập hoặc nhận từ bên ngòai vào phải có các nội dung chủ yếu sau đây: 1.1. Tên gọi của chứng từ như: Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị tạm ứng...; 1.2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ, số hiệu của chứng từ; 1.3. Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập chứng từ; 1.4. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ; 1.5. Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; 1.6. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, tổng số tiền ghi bằng số và ghi bằng chữ; 1.7. Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ; 1.8. Đối với lọai chứng từ kế tóan mang tính hướng dẫn, ngòai những nội dung chủ yếu trên, đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án có thể bổ sung một số nội dung cho phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của họat động thi hành án dân sự. 2. Đối với những khỏan mua sắm số lượng ít, giá trị nhỏ, nếu người bán không lập hóa đơn hoặc mua vật tư, dịch vụ của những đối tượng bán hàng không ở diện lập hóa đơn thì người mua phải lập “Bảng kê mua hàng”. Bảng kê mua hàng phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ người mua; tên, số lượng hàng hóa, dịch vụ đã mua và số tiền thực tế đã trả và phải được kế tóan kiểm tra, xác nhận, Thủ trưởng đơn vị ký duyệt thì Bảng kê mua hàng là chứng từ hợp pháp, hợp lệ dùng làm căn cứ để thanh tóan và ghi sổ kế tóan. 3. Đối với những chứng từ liên quan đến thu tiền nộp ngân sách nhà nước, chưa quy định trong chế độ này khi đơn vị muốn tự in thì phải được cơ quan có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản và phải thực hiện theo đúng quy định về chế độ quản lý, phát hành và sử dụng hóa đơn do Bộ Tài chính quy định. 4. Chứng từ sao chụp: Chứng từ lưu ở bộ phận kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự phải là bản chính. Trong trường hợp chứng từ chỉ có 01 bản chính mà phải lưu ở hồ sơ kế tóan và hồ sơ thi hành án thì hồ sơ kế tóan lưu bản chính, hồ sơ thi hành án lưu bản sao. Chứng từ sao chụp phải chụp từ bản chính, sau khi sao chụp, Thủ trưởng đơn vị xác nhận vào bản chứng từ sao chụp. Bản chứng từ sao chụp sau khi Thủ trưởng đơn vị xác nhận được coi là chứng từ hợp pháp để lưu hồ sơ thi hành án của Chấp hành viên. 5. Chứng từ điện tử: Kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự được sử dụng chứng từ điện tử khi có phát sinh các chứng từ điện tử trong quá trình thi hành án theo quy định của pháp luật về kế tóan. Điều 19. Mẫu chứng từ kế tóan bắt buộc và mẫu chứng từ kế tóan hướng dẫn 1. Mẫu chứng từ kế tóan bắt buộc là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền gồm: Séc, Biên lai thu tiền, Tín phiếu, Trái phiếu, Công trái và các lọai chứng từ kế tóan bắt buộc khác. Mẫu chứng từ bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mẫu mà các đơn vị kế tóan phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế tóan hoặc từng đơn vị kế tóan. 2. Mẫu chứng từ kế tóan hướng dẫn là mẫu chứng từ kế tóan do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngòai các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế tóan có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Điều 20. Các hành vi nghiêm cấm về chứng từ kế tóan 1. Bán tài sản sung công không lập hóa đơn chứng từ và không giao hóa đơn cho khách hàng; 2. Xuất, nhập qũy; xuất nhập tài sản, vật chứng hoặc tiêu hủy tài sản không lập chứng từ kế tóan; 3. Giả mạo chứng từ kế tóan để tham ô tiền qũy, tài sản thi hành án; 4. Hợp pháp hóa chứng từ kế tóan; 5. Chủ tài khỏan, Kế tóan trưởng và người có liên quan ký sẵn tên trên các chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung; 6. Xuyên tạc hoặc cố ý làm sai lệch nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; 7. Sửa chữa, tẩy xóa trên chứng từ kế tóan; 8. Hủy bỏ chứng từ trái quy định hoặc chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định; 9. Sử dụng các biểu mẫu chứng từ không đúng quy định; 10. Trường hợp vi phạm nội dung quy định tại điều này phải bị xử lý theo quy định của pháp luật. Điều 21. Trình tự xử lý chứng từ kế tóan 1. Tất cả chứng từ kế tóan do đơn vị lập hay nhận từ bên ngòai đều phải tập trung ở bộ phận kế tóan. Bộ phận kế tóan phải kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới sử dụng để ghi sổ kế tóan. 2. Thực hiện phân lọai, sắp xếp, bảo quản, lưu trữ chứng từ kế tóan. Đối với chứng từ kế tóan lập không đúng thủ tục, không đúng nội dung hoặc con số, chữ viết không rõ ràng thì kế tóan phải trả lại cho người lập để làm lại hoặc bổ sung thêm cho hòan chỉnh, sau đó mới dùng để thanh tóan và ghi sổ kế tóan. Điều 22. Xử lý chứng từ kế tóan khi bị mất hoặc hư hỏng Mọi trường hợp mất, hư hỏng chứng từ kế tóan đều phải báo cáo với Thủ trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất Biên lai thu tiền và các chứng từ khác có giá trị như tiền phải báo cho Cơ quan Tài chính và Công an địa phương biết số hiệu, số lượng những tờ bị mất, hòan cảnh bị mất và có biện pháp thông báo vô hiệu hóa các chứng từ kế tóan bị mất để tránh bị lợi dụng. Điều 23. Hệ thống chứng từ kế tóan thi hành án Hệ thống chứng từ kế tóan áp dụng cho các đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án thực hiện theo quy định của Luật kế tóan, Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của Chính phủ, theo quy định tại Thông tư này này và những văn bản khác. Điều 24. Danh mục chứng từ kế tóan, mẫu chứng từ kế tóan, giải thích nội dung và phương pháp lập chứng từ kế tóan thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này. B. HỆ THỐNG TÀI KHỎAN KẾ TÓAN Điều 25. Tài khỏan kế tóan và hệ thống tài khỏan kế tóan 1. Tài khỏan kế tóan là phương pháp kế tóan dùng để phân lọai và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khỏan kế tóan phản ảnh và kiểm sóat thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình thu, chi, nhập xuất tiền, tài sản trong thi hành án, kết quả họat động thi hành án ở đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án. 2. Tài khỏan kế tóan được mở cho từng đối tượng kế tóan có nội dung kinh tế riêng biệt. Tòan bộ các tài khỏan kế tóan sử dụng trong đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án hình thành hệ thống tài khỏan kế tóan. Hệ thống tài khỏan kế tóan áp dụng cho các đơn vị này quy định thống nhất về lọai tài khỏan, số lượng tài khỏan, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khỏan. 3. Hệ thống tài khỏan kế tóan áp dụng cho các đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án gồm các tài khỏan trong Bảng Cân đối tài khỏan và các tài khỏan ngòai Bảng Cân đối tài khỏan. 4. Các tài khỏan trong Bảng Cân đối tài khỏan phản ánh tòan bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế tóan. Nguyên tắc ghi sổ các tài khỏan trong Bảng Cân đối tài khỏan được thực hiện theo phương pháp “ghi kép", nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khỏan thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khỏan khác hoặc ngược lại. 5. Các tài khỏan ngòai Bảng Cân đối tài khỏan phản ánh những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khỏan trong Bảng Cân đối tài khỏan nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý như: Ngọai tệ các lọai…những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị, như: Tài sản kê biên… 6. Nguyên tắc ghi sổ các tài khỏan ngòai Bảng Cân đối tài khỏan được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn" nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khỏan thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khỏan khác. Điều 26. Phân lọai hệ thống tài khỏan kế tóan và lựa chọn áp dụng hệ thống tài khỏan kế tóan 1. Phân lọai hệ thống tài khỏan kế tóan Hệ thống tài khỏan kế tóan áp dụng cho các đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự gồm 5 lọai: Lọai 1, Lọai 3, Lọai 5, Lọai 6 là các lọai tài khỏan trong Bảng Cân đối tài khỏan và Lọai 0 là các tài khỏan ngòai Bảng Cân đối tài khỏan. - Tài khỏan cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân; - Tài khỏan cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khỏan cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khỏan cấp 2); - Tài khỏan cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khỏan cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khỏan cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khỏan cấp 3); - Tài khỏan ngòai Bảng Cân đối tài khỏan được đánh số từ 001 đến 009. 2. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khỏan Các đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự phải căn cứ vào Hệ thống tài khỏan kế tóan ban hành tại Thông tư này để lựa chọn hệ thống tài khỏan kế tóan áp dụng cho đơn vị. Trường hợp Tổng cục, Cục Thi hành án dân sự cần mở thêm Tài khỏan cấp 1 (các tài khỏan 3 chữ số) ngòai các Tài khỏan đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khỏan cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống tài khỏan kế tóan ban hành theo Thông tư này phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện. Điều 27. Danh mục tài khỏan kế tóan, giải thích kết cấu, nội dung và phương pháp hạch tóan tài khỏan kế tóan thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 02 kèm theo Thông tư này. C. HỆ THỐNG SỔ KẾ TÓAN Điều 28. Các lọai sổ kế tóan, nội dung sổ kế tóan 1. Các đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự phải mở sổ kế tóan theo mẫu quy định để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lưu giữ tòan bộ số liệu kế tóan làm cơ sở lập báo cáo tài chính nghiệp vụ thi hành án dân sự. 2. Sổ kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự gồm 2 lọai: 2.1. Sổ của phần kế tóan tổng hợp gọi là sổ kế tóan tổng hợp. Sổ kế tóan tổng hợp có 2 sổ là Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái. 2.2. Sổ của phần kế tóan chi tiết gọi là sổ kế tóan chi tiết. Sổ kế tóan chi tiết gồm các sổ, thẻ kế tóan chi tiết. 3. Sổ Nhật ký: Dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. 4. Sổ Cái: Dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khỏan kế tóan). Số liệu trên Sổ Cái phản ánh một cách tổng quát tình hình thu, chi thi hành án; tình hình phải thu, đã thu của người phải thi hành án, tình hình phải trả, đã trả cho người được thi hành án; tình hình quản lý các lọai tài sản thi hành án, tiền qũy phát sinh trong quá trình thi hành án. 5. Sổ, thẻ kế tóan chi tiết: Dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế tóan riêng biệt mà trên Sổ Cái chưa phản ánh được. Sổ kế tóan chi tiết cung cấp các số liệu chi tiết về tình hình thu, chi tiền, tài sản thi hành án theo từng quyết định thi hành án đến khi kết thúc vụ việc thi hành án. Các chỉ tiêu khác căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch tóan của từng đối tượng kế tóan riêng biệt mà mỗi mẫu sổ có những chỉ tiêu quản lý và kết cấu riêng. Điều 29. Các đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự căn cứ vào các chỉ tiêu trên báo cáo quyết tóan và hệ thống tài khỏan kế tóan và yêu cầu quản lý của mình để mở đầy đủ sổ kế tóan cần thiết theo quy định của Thông tư này. Mỗi đơn vị chỉ được mở và giữ một hệ thống sổ kế tóan chính thức và duy nhất. Nghiêm cấm để ngòai sổ kế tóan bất kỳ một khỏan thu, chi, một lọai tài sản, tiền qũy, công nợ. Điều 30. Quy định về sổ kế tóan 1. Sổ kế tóan phải dùng mẫu in sẵn và đóng thành quyển. 2. Trước khi dùng sổ kế tóan phải thực hiện các thủ tục sau: 2.1. Ngòai bìa và trang đầu sổ kế tóan (góc trên bên trái) phải ghi tên cơ quan quản lý, tên đơn vị; Giữa bìa ghi tên sổ, niên độ kế tóan; Trang đầu ghi số trang có trong sổ kế tóan, họ, tên người ghi sổ, ngày ghi sổ kế tóan và ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác. Thủ trưởng Cơ quan thi hành án dân sự phải ký xác nhận và đóng dấu vào trang đầu của sổ kế tóan; 2.2. Các trang sổ kế tóan phải đánh số trang và giữa hai trang sổ kế tóan phải đóng dấu giáp lai của Cơ quan Thi hành án. Điều 31. Hình thức sổ kế tóan Hình thức kế tóan thực hiện thống nhất tại các đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án là “Nhật ký chung” 1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tóan Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tóan Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2. Các lọai sổ của hình thức kế tóan Nhật ký chung - Nhật ký chung; - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế tóan chi tiết. 3. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế tóan Nhật ký chung - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế tóan đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng lọai đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khỏan kế tóan phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế tóan chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế tóan chi tiết có liên quan. - Cuối tháng (cuối qúy, cuối năm) khóa Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế tóan chi tiết. Từ các Sổ, Thẻ kế tóan chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khỏan. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khỏan trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khóa sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối số phát sinh” và báo cáo tài chính. Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ. Trình tự ghi sổ kế tóan theo hình thức kế tóan Nhật ký chung được thể hiện trên Sơ đồ số 01. Điều 32. Ghi sổ kế tóan bằng máy vi tính Sổ kế tóan lập trên máy vi tính phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế tóan (tháng, qúy, năm), sau khi đã hòan tất việc khóa sổ theo quy định cho từng lọai sổ, đơn vị kế tóan thi hành án phải in ra giấy tòan bộ sổ kế tóan tổng hợp, sổ kế tóan chi tiết và phải đóng thành từng quyển, ký tên, đóng dấu, xác nhận của Thủ trưởng đơn vị như sổ lập bằng tay. 1. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tóan trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tóan trên máy vi tính là công việc kế tóan được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tóan trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế tóan khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Tuy nhiên, phần mềm kế tóan của đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án các đơn vị lựa chọn phải được thiết kế theo nguyên tắc của Hình thức kế tóan Nhật ký chung. Phần mềm kế tóan tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tóan nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế tóan và báo cáo tài chính theo quy định. Hình thức kế tóan trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Có đủ các sổ kế tóan tổng hợp và sổ kế tóan chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế tóan theo quy định. Các sổ kế tóan tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế tóan. - Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế tóan và của Thông tư này. - Phần mềm kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự phải đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế tóan do Bộ Tài chính quy định, phải phù hợp yêu cầu quản lý và điều kiện ứng dụng của các cơ quan thi hành án dân sự. 2. Các lọai sổ của Hình thức kế tóan trên máy vi tính Phần mềm kế tóan được thiết kế theo Hình thức kế tóan nhật ký chung nên sẽ có các lọai sổ của hình thức kế tóan này. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hòan tòan giống sổ kế tóan ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định. 3. Trình tự ghi sổ kế tóan theo Hình thức kế tóan trên máy vi tính - Hàng ngày, kế tóan căn cứ vào chứng từ kế tóan hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tóan cùng lọai đã được kiểm tra, xác định tài khỏan ghi Nợ, tài khỏan ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tóan. Theo quy trình của phần mềm kế tóan, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế tóan tổng hợp (Sổ Cái và các sổ, thẻ kế tóan chi tiết có liên quan). - Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế tóan thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tóan có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tóan với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối kỳ kế tóan sổ kế tóan được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tóan ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ kế tóan theo Hình thức kế tóan trên máy vi tính được thể hiện trên Sơ đồ số 02. Điều 33. Sửa chữa những sai sót trên sổ kế tóan 1. Các sai sót trong quá trình ghi sổ kế tóan phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau: 1.1. Phương pháp cải chính: Dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch bằng mực đỏ xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn có thể nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xóa bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường, phải có chữ ký xác nhận của Kế tóan trưởng hoặc người phụ trách kế tóan bên cạnh chỗ đính chính. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khỏan; - Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. 1.2. Phương pháp ghi số âm: Phương pháp ghi số âm chia làm hai trường hợp: 1.2.1. Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khỏan: Trường hợp này sửa chữa bằng hai bút tóan: - Ghi bút tóan bằng mực đỏ theo đúng quan hệ đối ứng đã ghi sai để hủy bỏ bút tóan đã ghi sai; - Ghi bút tóan bằng mực thường theo đúng quan hệ đối ứng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.2.2. Trường hợp ghi đúng quan hệ đối ứng tài khỏan nhưng số tiền vào sổ lớn hơn số tiền trên chứng từ hoặc số tiền vào sổ bị trùng nhiều lần. Trường hợp này ghi một bút tóan bằng mực đỏ để điều chỉnh giảm số tiền chênh lệch đã vào sổ lớn hơn số tiền trên chứng từ hoặc số tiền đã vào trùng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính số sai thì phải lập một “chứng từ đính chính” do Kế tóan trưởng ký xác nhận. 1.3. Phương pháp ghi bổ sung : Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khỏan nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Việc sửa chữa theo phương pháp này phải lập “chứng từ ghi sổ” đính chính do Kế tóan trưởng hoặc phụ trách kế tóan ký xác nhận, sau đó Kế tóan ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ. 2. Các sai sót phát hiện sau khi đã khóa sổ, lập báo cáo tài chính: Sau khi đã khóa sổ, lập báo cáo tài chính hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm tóan kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế tóan thì đơn vị phải sửa lại sổ kế tóan theo phương pháp sửa chữa sổ kế tóan và sửa lại số dư của những tài khỏan kế tóan có liên quan. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế tóan của năm nay (thời điểm phát sinh nghiệp vụ) đồng thời phải ghi chú vào dưới dòng đã khóa sổ của sổ kế tóan các năm trước để tiện đối chiếu, kiểm tra. Điều 34. Sửa chữa sổ kế tóan trong trường hợp kế tóan trên máy vi tính Trong trường hợp ghi sổ kế tóan bằng máy vi tính phải sửa chữa sai sót thì thực hiện theo một trong các phương pháp là phương pháp ghi số âm và ghi bổ sung, nhưng phải tuân thủ các quy định sau: 1. Nếu sai sót được phát hiện khi chưa gửi báo cáo tài chính lên cấp trên thì được phép sửa chữa trực tiếp vào sổ trên máy vi tính; 2. Nếu sai sót được phát hiện sau khi đã in sổ và gửi báo cáo lên cấp trên thì trên sổ đã in ra tùy theo trường hợp sai mà vận dụng một trong các phương pháp sửa chữa trên để sửa vào trang sổ đã in, sau đó tiến hành sửa chữa chỗ sai trên máy và in lại tờ sổ mới. Tờ sổ mới in ra phải được đính kèm tờ sổ cũ đã được sửa chữa bằng tay để thuận tiện cho việc cho việc kiểm tra, kiểm sóat. Điều 35. Khóa sổ kế tóan 1. Khóa sổ kế tóan là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khỏan kế tóan hoặc tổng số thu, chi, tồn qũy, nhập, xuất, tồn kho. 2. Thời điểm khóa sổ kế tóan: Cuối kỳ kế tóan và cuối niên độ kế tóan, sau khi đã phản ánh hết tất cả các chứng từ phát sinh trong kỳ vào sổ kế tóan, phải khóa sổ kế tóan. Riêng sổ qũy tiền mặt phải khóa qũy vào cuối mỗi ngày. Trong trường hợp đơn vị kế tóan có kiểm kê đột xuất hoặc chia tách, hợp nhất, chấm dứt họat động thì cũng phải khóa sổ kế tóan. Điều 36. Trình tự khóa sổ kế tóan 1. Kiểm tra, đối chiếu: 1.1. Cuối kỳ kế tóan, sau khi đã phản ánh hết chứng từ kế tóan phát sinh trong kỳ vào sổ kế tóan, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu các sổ có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ với nhau. Tiến hành cộng số phát sinh trên Sổ Cái và các sổ kế tóan chi tiết. 1.2. Từ các sổ, thẻ kế tóan chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khỏan phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ. 1.3. Tiến hành cộng tất cả các số phát sinh Nợ, cộng các số phát sinh Có của tất cả các tài khỏan trên Sổ Cái xem có bằng nhau và bằng tổng số phát sinh ở trên Nhật ký chung. Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của Kế tóan với số liệu của Thủ qũy, Thủ kho. Nếu đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khóa sổ chính thức. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý đến khi khớp đúng. 2. Trình tự khóa sổ: 2.1. Kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế tóan nửa dòng. Sau đó ghi số phát sinh trong kỳ đã cộng phía dưới dòng đã kẻ; 2.2. Ghi lại dòng cộng phát sinh lũy kế các kỳ trước (số lũy kế từ đầu qúy, hoặc đầu năm đến cuối kỳ trước) kế tiếp dòng cộng phát sinh trong kỳ; 2.3. Dòng cộng phát sinh lũy kế từ đầu năm, hoặc đầu qúy tới cuối kỳ này; Dòng số dư cuối tháng tính như sau : Số dư Nợ cuối tháng = Số dư Nợ đầu tháng + Số phát sinh Nợ trong tháng - Số phát sinh Có trong tháng Số dư Có cuối tháng = Số dư Có đầu tháng + Số phát sinh Có trong tháng - Số phát sinh Nợ trong tháng 2.4. Sau khi tính được số dư của từng tài khỏan, tài khỏan nào dư Nợ thì ghi cột Nợ, tài khỏan nào dư Có thì ghi cột Có. 2.5. Kẻ 2 đường kẻ liền nhau ( ======== )dưới chân số dư cuối qúy; 2.6. Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư (hoặc nhập, xuất, còn lại hay thu, chi, tồn qũy ...) thì số liệu số dư (còn lại hay tồn) không ghi vào dòng tổng cộng phát sinh mà ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” dưới dòng cộng phát sinh cuối tháng. Sau khi khóa sổ kế tóan, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ và Kế tóan trưởng phải kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối và ký xác nhận. Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt vào dưới dòng khóa sổ trên Sổ cái để chứng nhận tính pháp lý của số liệu khóa sổ. Điều 37. Danh mục sổ kế tóan, mẫu sổ kế tóan, giải thích nội dung và phương pháp ghi sổ thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo thông tư này. D. HỆ THỐNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH Điều 38. Báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị thi hành án dân sự 1. Lọai báo cáo Báo cáo về họat động thi hành án gồm: - Báo cáo tài chính; - Báo cáo kế tóan quản trị. 2. Yêu cầu đối với việc lập báo cáo tài chính và báo cáo kế tóan quản trị Báo cáo phải được lập theo đúng mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã được quy định đối với từng lọai báo cáo; Phương pháp tổng hợp số liệu và lập các chỉ tiêu trong báo cáo phải được thực hiện thống nhất ở các cơ quan đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án tạo điều kiện cho công tác tổng hợp, phân tích, kiểm tra và đối chiếu số liệu; Các chỉ tiêu trong báo cáo phải đảm bảo đồng nhất, có liên quan bổ sung cho nhau một cách có hệ thống, liên tục phục vụ cho việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá kết quả họat động thi hành án; Số liệu phải chính xác, trung thực, khách quan và phải là số liệu được tổng hợp từ chứng từ kế tóan sau khi đã kiểm tra, đối chiếu và khóa sổ kế tóan; Báo cáo phải được lập đầy đủ, đúng kỳ hạn lập, gửi báo cáo đầy đủ theo từng nơi nhận. Điều 39. Trách nhiệm của từng đơn vị trong việc lập, nộp báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị Các đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án dân sự (cấp Chi cục và cấp Cục) lập báo cáo tài chính qúy, năm và nộp báo cáo cho các đơn vị kế tóan cấp trên; Các đơn vị kế tóan cấp trên (cấp Cục và Tổng cục) có trách nhiệm lập tổng hợp báo cáo tài chính qúy, năm từ các đơn vị kế tóan nghiệp vụ thi hành án cấp dưới. Điều 40. Kỳ hạn lập, thời hạn nộp và nơi nhận báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị thi hành án 1. Kỳ hạn lập báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị - Báo cáo tài chính lập theo kỳ qúy, năm; - Báo cáo kế tóan quản trị lập theo kỳ qúy hoặc theo yêu cầu quản lý; - Khi có sự chia tách, sáp nhập, chấm dứt họat động phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm có quyết định chia tách, sáp nhập, chấm dứt họat động. 2. Thời hạn nộp báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị: 2.1. Báo cáo tài chính qúy: - Chi cục Thi hành án dân sự gửi Cục Thi hành án dân sự chậm nhất là 10 ngày sau khi kết thúc qúy; - Cục Thi hành án dân sự gửi Tổng cục Thi hành án dân sự, Bộ Tư pháp chậm nhất là 15 ngày sau khi kết thúc qúy; - Tổng cục Thi hành án dân sự báo cáo Bộ trưởng Bộ Tư pháp (gửi Vụ Kế họach - Tài chính thẩm định) chậm nhất là 30 ngày sau khi kết thúc qúy. 2.2. Báo cáo tài chính năm: - Chi cục Thi hành án dân sự gửi Cục Thi hành án dân sự chậm nhất là 10 ngày của kỳ đầu kế tóan năm sau; - Cục Thi hành án dân sự gửi Tổng cục Thi hành án dân sự, Bộ Tư pháp chậm nhất là 15 ngày của kỳ đầu kế tóan năm sau; - Tổng cục Thi hành án dân sự báo cáo Bộ trưởng Bộ Tư pháp (gửi Vụ Kế họach - Tài chính thẩm định) chậm nhất là 30 ngày của kỳ đầu kế tóan năm sau. 2.3. Báo cáo kế tóan quản trị: - Thời hạn nộp báo cáo kế tóan quản trị theo hướng dẫn tại Phụ lục 04. - Đối với các báo cáo kế tóan quản trị do Tổng cục, Cục Thi hành án dân sự hướng dẫn thì thời hạn nộp báo cáo sẽ do Tổng cục, Cục quy định. Điều 41. Danh mục, mẫu báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị, giải thích nội dung và phương pháp lập báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị thực hiện theo quy định tại Phụ lục 04 kèm theo Thông tư này. III- TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 42. Chuyển sổ kế tóan Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự chủ trì, phối hợp với Vụ trưởng Vụ Kế họach - Tài chính, Bộ Tư pháp hướng dẫn các cơ quan thi hành án dân sự địa phương chuyển đổi số liệu từ hệ thống sổ kế tóan theo Chế độ kế tóan cũ sang hệ thống Sổ kế tóan ban hành theo Thông tư này. Điều 43. Tổ chức thực hiện: 1. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 10 năm 2010. Các quy định của Chế độ Kế tóan nghiệp vụ thi hành án được ban hành theo Quyết định số 572/2004/QĐ-BTP ngày 25 tháng 10 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp và được sửa đổi, bổ sung theo Quyết định số 09/2007/QĐ-BTP ngày 08 tháng 10 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hết hiệu lực thi hành kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực. 2. Vụ trưởng Vụ Chế độ kế tóan và Kiểm tóan- Bộ Tài chính, Vụ trưởng Vụ Kế họach tài chính- Bộ Tư pháp, Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự và thủ trưởng các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm triển khai, hướng dẫn thực hiện Thông tư này./. Nơi nhận: - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ (để báo cáo); - Văn phòng Chính phủ; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng TW Đảng; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ cơ quan thuộc Chính phủ; - Kiểm tóan Nhà nước; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - UBND, Sở Tài chính, TP trực thuộc TW; - Cục kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Công báo; - Website Chính phủ; - Website Bộ Tài chính; - Các Vụ trong Bộ (Vụ PC, Vụ NSNN,Vụ HCSN, Cục QLCS); - Lưu: VT (2 bản), Vụ CĐKT & KT. KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG (Đã ký) Trần Xuân Hà