Thông tư 103/2005/TT-BTC
Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán
Cơ quan ban hành: Bộ Tài chính
Ngày ban hành: 2005-11-24

BỘ TÀI CHÍNH ****** CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ******** Số: 103/2005/TT-BTC Hà Nội, ngày 24 tháng 11 năm 2005 THÔNG TƯ Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế tóan Căn cứ Luật Kế tóan ngày 17/06/2003; Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tóan áp dụng trong lĩnh vực kế tóan nhà nước; Căn cứ Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tóan áp dụng trong họat động kinh doanh; Để có cơ sở cho đơn vị kế tóan lựa chọn phần mềm kế tóan phù hợp và các đơn vị sản xuất phần mềm kế tóan tham khảo khi sản xuất phần mềm kế tóan, Bộ Tài chính hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế tóan áp dụng tại các đơn vị kế tóan, như sau: I. QUY ĐỊNH CHUNG 1. Thông tư này áp dụng cho các đơn vị kế tóan thực hiện kế tóan trên máy vi tính bằng phần mềm kế tóan. Khi thực hiện kế tóan trên máy vi tính bằng phần mềm kế tóan, đơn vị kế tóan phải vận dụng các tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế tóan hướng dẫn tại Thông tư này để lựa chọn phần mềm kế tóan phù hợp với điều kiện áp dụng phần mềm kế tóan của đơn vị. 2. Khi áp dụng phần mềm kế tóan, ngòai việc đảm bảo công tác kế tóan thực hiện đúng các quy định hiện hành của pháp luật về kế tóan, đơn vị kế tóan còn phải áp dụng các quy định cụ thể về tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế tóan hướng dẫn tại Thông tư này. 3. Các đơn vị cung cấp phần mềm kế tóan phải căn cứ vào các quy định hiện hành về kế tóan và tham khảo các tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế tóan hướng dẫn tại Thông tư này để thiết kế, sản xuất phần mềm kế tóan phù hợp với yêu cầu của các đơn vị kế tóan. 4. Các thuật ngữ trong Thông tư này được hiểu như sau: Phần mềm kế tóan là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế tóan trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân lọai chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế tóan đến khâu in ra sổ kế tóan và báo cáo tài chính, báo cáo kế tóan quản trị. Tiêu chuẩn phần mềm kế tóan là những tiêu thức mang tính bắt buộc hoặc hướng dẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế tóan làm cơ sở cho các đơn vị kế tóan lựa chọn phần mềm kế tóan phù hợp và đơn vị sản xuất phần mềm kế tóan tham khảo khi sản xuất phần mềm kế tóan. Điều kiện áp dụng là những yêu cầu về cơ sở vật chất, quy chế kiểm sóat, bộ máy tổ chức, con người để thực hiện công việc kế tóan bằng phần mềm kế tóan tại đơn vị. II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ 1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế tóan áp dụng tại đơn vị kế tóan 1.1. Phần mềm kế tóan phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế tóan; khi sử dụng phần mềm kế tóan không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế tóan được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế tóan Phần mềm kế tóan áp dụng tại các đơn vị kế tóan phải đảm bảo các yêu cầu của pháp luật hiện hành về kế tóan theo các nội dung sau: a) Đối với chứng từ kế tóan: Chứng từ kế tóan nếu được lập và in ra trên máy theo phần mềm kế tóan phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế tóan quy định tại Điều 17 của Luật Kế tóan và quy định cụ thể đối với mỗi lọai chứng từ kế tóan trong các chế độ kế tóan hiện hành. Đơn vị kế tóan có thể bổ sung thêm các nội dung khác vào chứng từ kế tóan được lập trên máy vi tính theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế tóan, trừ các chứng từ kế tóan bắt buộc phải áp dụng đúng mẫu quy định. Chứng từ kế tóan điện tử được sử dụng để ghi sổ kế tóan theo phần mềm kế tóan phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế tóan và các quy định riêng về chứng từ điện tử. b) Đối với tài khỏan kế tóan và phương pháp kế tóan: Hệ thống tài khỏan kế tóan sử dụng và phương pháp kế tóan được xây dựng trong phần mềm kế tóan phải tuân thủ theo quy định của chế độ kế tóan hiện hành phù hợp với tính chất họat động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc mã hóa các tài khỏan trong hệ thống tài khỏan và các đối tượng kế tóan phải đảm bảo tính thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tin của ngành và đơn vị. c) Đối với hệ thống sổ kế tóan: Sổ kế tóan được xây dựng trong phần mềm kế tóan khi in ra phải đảm bảo các yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kế tóan; đảm bảo mối quan hệ giữa các sổ kế tóan với nhau; đảm bảo có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ; phải có đủ nội dung chủ yếu theo quy định về sổ kế tóan trong các chế độ kế tóan hiện hành; số liệu được phản ánh trên các sổ kế tóan phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập; đảm bảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác. Đơn vị kế tóan có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế tóan theo yêu cầu quản lý của đơn vị. d) Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần mềm kế tóan khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính tóan các chỉ tiêu theo quy định của chế độ kế tóan hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực. Việc mã hóa các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế tóan giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan. e) Chữ số và chữ viết trong kế tóan: Chữ số và chữ viết trong kế tóan trên giao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế tóan. Trường hợp đơn vị kế tóan cần sử dụng tiếng nước ngòai trên sổ kế tóan thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng tiếng nước ngòai nhưng phải thống nhất với phiên bản tiếng Việt. Giao diện mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm. f) In và lưu trữ tài liệu kế tóan: Tài liệu kế tóan được in ra từ phần mềm kế tóan phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định; đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu kế tóan lưu giữ trên máy và số liệu kế tóan trên sổ kế tóan, báo cáo tài chính được in ra từ máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế tóan trên máy được thực hiện theo quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế tóan hiện hành. Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế tóan phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để có thể đọc được các tài liệu lưu trữ. 1.2. Phần mềm kế tóan phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế tóan và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có a) Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp bổ sung các chứng từ kế tóan mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi chép một số chứng từ kế tóan đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể lọai bỏ bớt các chứng từ kế tóan không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống. b) Có thể bổ sung tài khỏan mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp hạch tóan đối với các tài khỏan đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể bỏ bớt các tài khỏan không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống. c) Có thể bổ sung mẫu sổ kế tóan mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách ghi chép các sổ kế tóan đã được sử dụng trong hệ thống nhưng phải đảm bảo tính liên kết có hệ thống với các sổ kế tóan khác. Có thể lọai bỏ bớt sổ kế tóan không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống. d) Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trình bày báo cáo tài chính đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể lọai bỏ bớt báo cáo tài chính không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống. 1.3. Phần mềm kế tóan phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế tóan a) Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế tóan cũng như phương pháp tính tóan các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo quy định hiện hành. b) Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế tóan. c) Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu và quá trình xử lý thông tin kế tóan. 1.4. Phần mềm kế tóan phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an tòan dữ liệu a) Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng, gồm: Kế tóan trưởng (hoặc phụ trách kế tóan) và người làm kế tóan. Mỗi vị trí được phân công có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác trong phần mềm kế tóan của đơn vị, nếu không được người có trách nhiệm đồng ý. b) Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức, như: Thời gian truy cập thông tin kế tóan vào hệ thống, các thao tác của người truy cập vào hệ thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó,… c) Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế tóan về việc sửa chữa các số liệu kế tóan đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng phương pháp sửa chữa sổ kế tóan theo quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm mới được quyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào hệ thống. d) Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế tóan trong các trường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng. 2. Điều kiện của phần mềm kế tóan a) Phần mềm kế tóan trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư này và các quy định hiện hành về kế tóan. b) Phần mềm kế tóan khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an tòan, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản. c) Phần mềm kế tóan do tổ chức, cá nhân ngòai đơn vị kế tóan cung cấp phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hòan thành công việc kế tóan của một năm tài chính. 3. Điều kiện áp dụng phần mềm kế tóan 3.1. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật a) Đơn vị kế tóan phải căn cứ vào tổ chức họat động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu quản lý chung, từng phần hành, từng bộ phận cụ thể của đơn vị mình để lựa chọn phần mềm kế tóan phù hợp. Phần mềm kế tóan được lựa chọn phải đảm bảo tiêu chuẩn, điều kiện phù hợp với tổ chức họat động và yêu cầu quản lý của đơn vị. b) Đơn vị kế tóan phải trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế tóan. c) Đơn vị kế tóan được vận hành thử nghiệm trước khi áp dụng chính thức phần mềm kế tóan nhưng việc thử nghiệm phải được tiến hành song song với việc ghi sổ bằng tay (trường hợp đơn vị chưa áp dụng phần mềm kế tóan) hoặc thực hiện song song với phần mềm kế tóan mà đơn vị đang áp dụng (trường hợp đơn vị đã áp dụng phần mềm kế tóan). Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế tóan đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế tóan và yêu cầu kế tóan của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức. d) Đơn vị kế tóan phải xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế tóan trên máy vi tính theo các yêu cầu: Quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm sóat việc đưa thông tin từ ngòai vào hệ thống; thực hiện công việc sao, lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu; phân định chức năng của từng người trong bộ máy kế tóan. đ) Đơn vị kế tóan phải tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an tòan cho hệ thống, được bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật. 3.2. Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế tóan a) Đơn vị kế tóan phải lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế tóan có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế tóan, trình độ sử dụng máy vi tính đáp ứng yêu cầu sử dụng phần mềm kế tóan trên máy vi tính. b) Đơn vị kế tóan phải lập kế họach và tổ chức thực hiện các khâu công việc: Lập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế tóan; phân tích các số liệu trên sổ kế tóan và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế tóan. c) Đơn vị kế tóan phải quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển. 3.3. Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế tóan Đối với các đơn vị kế tóan có các đơn vị kế tóan trực thuộc (Công ty, Tổng Công ty, Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất cần chỉ đạo các đơn vị kế tóan trực thuộc sử dụng phần mềm kế tóan đảm bảo thuận tiện cho việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo. 4. Vận dụng các tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế tóan a) Đơn vị kế tóan phải lựa chọn phần mềm kế tóan có đủ tiêu chuẩn của phần mềm kế tóan quy định tại Điểm 1.1 Mục 1 Phần II Thông tư này. b) Đơn vị kế tóan chưa có đầy đủ các điều kiện áp dụng phần mềm kế tóan quy định tại Mục 3 Phần II Thông tư này thì có thể lựa chọn các phần mềm kế tóan chưa có đầy đủ các tiêu chuẩn quy định tại điểm 1.2, 1.3 và 1.4 Mục 1 Phần II Thông tư này. c) Đơn vị kế tóan có đầy đủ các điều kiện quy định tại Mục 3 Phần II Thông tư này và có các yêu cầu về nối mạng, tổng hợp thông tin trong diện rộng, nhanh, hàng ngày,… thì lựa chọn các phần mềm kế tóan có đầy đủ các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư này và có các tiêu chuẩn khác cao hơn. III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng công báo. 2. Nhà nước khuyến khích các đơn vị kế tóan áp dụng phần mềm kế tóan nhưng phần mềm kế tóan phải phù hợp các tiêu chuẩn, điều kiện hướng dẫn tại Thông tư này nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế tóan tại đơn vị. 3. Đơn vị kế tóan đang áp dụng phần mềm kế tóan nếu xét thấy phần mềm kế tóan đó không đảm bảo các tiêu chuẩn và điều kiện hướng dẫn tại Thông tư này, phải có kế họach nâng cấp, hòan thiện lại phần mềm kế tóan đang áp dụng đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện hướng dẫn tại Thông tư này. 4. Thủ trưởng, kế tóan trưởng (hoặc phụ trách kế tóan) của các đơn vị kế tóan áp dụng phần mềm kế tóan trong công tác kế tóan có trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện việc lựa chọn phần mềm kế tóan theo các tiêu chuẩn và điều kiện hướng dẫn tại Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các đơn vị phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để nghiên cứu, giải quyết./. Nơi nhận: - Ban Kinh tế TW; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ; - Tòa án Nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao; - Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam; - Các cơ quan TW của các đòan thể; - UBND các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Sở Tài chính, Cục Thuế các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Cục kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Các BQL KCX, KCN, KCNC địa phương; - Công báo; - Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; - Vụ Pháp chế (Bộ Tài chính); - Hội Kế tóan và Kiểm tóan Việt Nam; - Hội kiểm tóan viên hành nghề Việt Nam; - Lưu VT (2b), Vụ CĐKT & Kiểm tóan. KT/BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG (Đã ký) Trần Văn Tá