Thông tư 03/2007/TT-BKH
Hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý chương trình, dự án ODA
Cơ quan ban hành: Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Ngày ban hành: 2007-03-12

THÔNG TƯ Hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý chương trình, dự án ODA Căn cứ Nghị định số 61/2003/NĐ-CP ngày 06 tháng 06 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Kế họach và Đầu tư; Căn cứ Khỏan 4 Điều 25 về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án quy định tại Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 09 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức; Bộ Kế họach và Đầu tư hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý chương trình, dự án ODA như sau: I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 1. Phạm vi điều chỉnh Thông tư này quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban quản lý chương trình, dự án ODA hỗ trợ kỹ thuật và chương trình, dự án ODA đầu tư sau đây gọi tắt là Ban quản lý dự án (Ban QLDA); trách nhiệm của Cơ quan chủ quản, Chủ dự án và các cơ quan quản lý Nhà nước về ODA đối với Ban QLDA. Thông tư này không áp dụng đối với các trường hợp sau: a) Các khỏan ODA được cung cấp theo phương thức hỗ trợ ngân sách (vốn ODA được chuyển trực tiếp vào ngân sách và được quản lý theo quy định hiện hành về quản lý Ngân sách Nhà nước); b) Chủ dự án áp dụng hình thức thuê tư vấn quản lý thực hiện chương trình, dự án đầu tư. 2. Hình thức quản lý thực hiện chương trình, dự án ODA Các hình thức quản lý thực hiện chương trình, dự án ODA gồm: a) Cơ quan chủ quản trực tiếp quản lý, điều hành thực hiện hoặc giao cho một đơn vị thuộc thẩm quyền làm Chủ dự án trực tiếp quản lý, điều hành thực hiện chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật. b) Chủ dự án trực tiếp quản lý, điều hành thực hiện chương trình, dự án đầu tư. c) Chủ dự án thuê một tổ chức tư vấn quản lý thực hiện chương trình, dự án đầu tư (Chủ nhiệm điều hành chương trình, dự án đầu tư) theo quy định hiện hành của pháp luật. Trong trường hợp trực tiếp quản lý, điều hành thực hiện chương trình, dự án theo hình thức a và b, Cơ quan chủ quản, Chủ dự án phải thành lập Ban QLDA theo các quy định tại Thông tư này. Sau đây gọi là Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA. Đối với chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật quy mô nhỏ, đơn giản, có tổng mức vốn (kể cả vốn đối ứng) dưới 1 tỷ đồng (vốn tài trợ bằng nguyên tệ quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá chính thức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm xem xét thành lập Ban QLDA) thì Cơ quan chủ quản, Chủ dự án có thể không thành lập Ban QLDA mà sử dụng bộ máy chuyên môn của mình để quản lý, điều hành thực hiện chương trình, dự án. Đối với chương trình, dự án đầu tư quy mô nhỏ, đơn giản, có tổng mức đầu tư (kể cả vốn đối ứng) dưới 1 tỷ đồng (vốn tài trợ bằng nguyên tệ quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá chính thức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm xem xét thành lập Ban QLDA) thì Chủ dự án có thể không lập Ban QLDA mà sử dụng bộ máy chuyên môn của mình để quản lý, điều hành chương trình, dự án hoặc thuê người có chuyên môn, kinh nghiệm để giúp quản lý, điều hành thực hiện chương trình, dự án. 2. Nguyên tắc tổ chức, họat động và phạm vi quản lý của Ban QLDA a) Nguyên tắc tổ chức và họat động của Ban QLDA: - Ban QLDA được thành lập để giúp Cơ quan chủ quản, Chủ dự án quản lý thực hiện chương trình, dự án; - Việc giao nhiệm vụ và ủy quyền cho Ban QLDA phải được quy định trong Quyết định thành lập Ban QLDA hoặc tại các văn bản ủy quyền cụ thể của Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA; - Tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam và Điều ước quốc tế ký kết với nhà tài trợ; - Ban QLDA và người đứng đầu Ban QLDA chịu trách nhiệm trước Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA và pháp luật về hành vi của mình trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao; - Có trách nhiệm giải trình với Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA, các cơ quan quản lý Nhà nước về ODA, các cơ quan bảo vệ pháp luật, các cơ quan dân cử, các tổ chức chính trị, xã hội và nhà tài trợ về các vấn đề thuộc thẩm quyền; - Mọi họat động của Ban QLDA phải được công khai và chịu sự giám sát theo các quy định hiện hành; - Quản lý và sử dụng có hiệu quả, chống thất thóat, lãng phí các nguồn lực của chương trình, dự án; - Thực hiện các quy định của pháp luật về phòng chống tham nhũng; có các biện pháp phòng chống tham nhũng. b) Phạm vi quản lý của Ban QLDA: Ban QLDA có thể đồng thời quản lý nhiều chương trình, dự án khi tuân thủ các điều kiện sau: - Phải đủ năng lực và phải được tổ chức theo hướng có các bộ phận chức năng phục vụ chung cho tất cả các dự án (đấu thầu, giải phóng mặt bằng, kế họach, tài chính, tổ chức, hành chính và quản lý nhân sự,...); - Phải được Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA cho phép bằng Quyết định thành lập Ban QLDA cho từng chương trình, dự án cụ thể, thuân thủ các quy định của Thông tư này. II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA BAN QLDA Ban QLDA có chức năng giúp Chủ dự án quản lý thực hiện chương trình, dự án với các nhiệm vụ sau đây: 1. Chức năng, nhiệm vụ chung a) Nhiệm vụ lập kế họach bao gồm: Xây dựng kế họach tổng thể và kế họach chi tiết hàng năm thực hiện chương trình, dự án (kế họach giải ngân, kế họach chi tiêu, kế họach đấu thầu,...), trong đó xác định rõ các nguồn lực sử dụng, tiến độ thực hiện, thời hạn hòan thành, mục tiêu chất lượng và tiêu chí chấp nhận kết quả đối với từng họat động của chương trình, dự án để làm cơ sở theo dõi, đánh giá. Kế họach tổng thể thực hiện dự án phải được Ban QLDA chuẩn bị 3 tháng trước ngày khởi động chương trình, dự án và phải được Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA phê duyệt. Kế họach chi tiết hàng năm phải được xây dựng trên cơ sở thống nhất với nhà tài trợ và trình Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA phê duyệt phù hợp với lịch biểu xây dựng kế họach hàng năm của các cơ quan, đơn vị này, bảo đảm tiến độ thực hiện chương trình, dự án theo Điều ước quốc tế cụ thể về ODA đã ký. b) Nhiệm vụ quản lý chuẩn bị thực hiện chương trình, dự án: - Đối với chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật: Việc quản lý chuẩn bị thực hiện chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật bao gồm công tác nghiên cứu văn kiện chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật hoặc Điều ước quốc tế về ODA ký kết với nhà tài trợ, quy trình, thủ tục và những điều kiện thực hiện chương trình, dự án (chế độ chi tiêu ngân sách; chế độ kế tóan, kiểm tóan dự án; chế độ báo cáo,...). - Đối với chương trình, dự án đầu tư: Việc quản lý chuẩn bị thực hiện chương trình, dự án đầu tư thực hiện theo quy định hiện hành về quản lý đầu tư và xây dựng công trình, có tính đến một số yêu cầu có tính đặc thù đối với chương trình, dự án ODA (di dân, tái định cư, giải phóng mặt bằng; đánh giá tác động môi trường; đánh giá tác động xã hội) trên cơ sở Điều ước quốc tế về ODA ký kết với nhà tài trợ. c) Nhiệm vụ thực hiện các họat động đấu thầu và quản lý hợp đồng: - Thực hiện nhiệm vụ về đấu thầu do Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA giao phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định đấu thầu của nhà tài trợ; - Quản lý việc thực hiện các nghĩa vụ quy định tại hợp đồng đã được người có thẩm quyền ký kết với nhà thầu (trên các phương diện: tiến độ, khối lượng, chất lượng, an tòan lao động và vệ sinh môi trường). Theo dõi, giám sát, đánh giá họat động và kết quả họat động của nhà thầu. Kịp thời giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện các hợp đồng theo thẩm quyền; - Tổ chức thực hiện nghiệm thu sản phẩm; thanh quyết tóan theo quy định của pháp luật. d) Nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản và giải ngân: Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các thủ tục giải ngân theo quy định của pháp luật và phù hợp với các quy định của nhà tài trợ. đ) Nhiệm vụ hành chính, điều phối và trách nhiệm giải trình: - Tổ chức văn phòng và quản lý nhân sự Ban QLDA; - Thiết lập hệ thống thông tin nội bộ, tập hợp, phân lọai, lưu trữ tòan bộ thông tin, tư liệu gốc liên quan đến chương trình, dự án và Ban QLDA theo các quy định của pháp luật; - Chuẩn bị để Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA công khai hóa nội dung, tổ chức, tiến độ thực hiện và ngân sách của chương trình, dự án cho những đối tượng thụ hưởng trực tiếp của chương trình, dự án (áp dụng với chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật) và chính quyền địa phương, các cơ quan dân cử, các tổ chức chính trị, xã hội và phi Chính phủ tại địa bàn dự án (áp dụng với chương trình, dự án đầu tư); - Cung cấp các thông tin chính xác và trung thực cho các cơ quan bảo vệ pháp luật, kiểm tra, thanh tra, kiểm tóan, nhà tài trợ, các cơ quan thông tin đại chúng và cá nhân liên quan trong khuôn khổ nhiệm vụ và trách nhiệm được giao, ngọai trừ những thông tin được giới hạn phổ biến theo luật định; - Là đại diện theo ủy quyền của Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA trong các giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện được xác định tại Quy chế tổ chức và họat động của Ban QLDA và tại các văn bản ủy quyền; - Làm đầu mối của Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA và các cơ quan tham gia thực hiện chương trình, dự án trong việc liên hệ với nhà tài trợ về các vấn đề liên quan trong quá trình thực hiện chương trình, dự án; - Làm đầu mối phối hợp với các đơn vị chức năng của Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA tham gia các họat động của chương trình, dự án. e) Nhiệm vụ theo dõi, đánh giá và báo cáo tình hình thực hiện chương trình, dự án: - Tổ chức đánh giá về họat động của Ban QLDA; - Tổ chức theo dõi và đánh giá tình hình thực hiện các chương trình, dự án ODA theo quy định hiện hành, trong đó: + Lập báo cáo tình hình thực hiện chương trình, dự án theo quy định; cung cấp chia sẻ thông tin thông qua hệ thống quốc gia theo dõi, đánh giá chương trình, dự án ODA; + Thuê tư vấn tiến hành đánh giá ban đầu, giữa kỳ và kết thúc theo nội dung báo cáo khả thi hoặc văn kiện chương trình, dự án đã được phê duyệt; làm đầu mối phối hợp với nhà tài trợ hoặc cơ quan quản lý có thẩm quyền để đánh giá chương trình, dự án. - Gửi báo cáo tình hình thực hiện chương trình, dự án định kỳ và đột xuất theo quy định hiện hành tới Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA để cơ quan này gửi các báo cáo trên tới Bộ Kế họach và Đầu tư, Bộ Tài chính, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi thực hiện chương trình, dự án để theo dõi, giám sát và hỗ trợ quá trình thực hiện; g) Nhiệm vụ đối với việc nghiệm thu, bàn giao, quyết tóan chương trình, dự án: - Chuẩn bị để Cơ quan chủ quản, Chủ dự án nghiệm thu chương trình, dự án và bàn giao chương trình, dự án đã hòan thành cho đơn vị tiếp nhận theo quy định để vận hành, khai thác. - Lập báo cáo kết thúc chương trình, dự án và báo cáo quyết tóan chương trình, dự án trong thời hạn quy định tại Khỏan 3.5, Điều 3, Mục III của Thông tư này. 2. Các nhiệm vụ đặc thù a) Căn cứ nội dung, quy mô và tính chất của từng chương trình, dự án và năng lực của Ban QLDA, Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA ủy quyền cho Ban QLDA quyết định hoặc ký kết các văn bản thuộc thẩm quyền của mình trong quá trình quản lý thực hiện. Việc ủy quyền có thể thực hiện ngay từ khi bắt đầu triển khai chương trình, dự án, hoặc theo từng giai đọan và phải được quy định tại Quy chế tổ chức và họat động của Ban QLDA hoặc tại từng văn bản ủy quyền cụ thể. b) Trong trường hợp điều ước quốc tế về ODA ký kết với nhà tài trợ có quy định cơ cấu tổ chức quản lý dự án, nhiệm vụ và trách nhiệm của Ban QLDA, thì những quy định này phải được cụ thể hóa và thể hiện đầy đủ trong Quy chế tổ chức và họat động của Ban QLDA. 3. Các nhiệm vụ khác Ban QLDA thực hiện các nhiệm vụ khác trong khuôn khổ chương trình, dự án do Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA giao. III. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. Các yêu cầu cơ bản đối với tổ chức và nhân sự của Ban QLDA a) Ban QLDA phải có cơ cấu tổ chức thích hợp, có đủ nhân sự với năng lực, kinh nghiệm phù hợp đảm bảo việc quản lý thực hiện chương trình, dự án hiệu quả và bền vững. Trong một số trường hợp theo quy định của nhà tài trợ, các chức danh chủ chốt của Ban QLDA cần có sự thỏa thuận với nhà tài trợ. b) Chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của từng phòng, ban; mối quan hệ công tác giữa các phòng, ban phải được quy định rõ ràng, cụ thể trong Quy chế tổ chức và họat động của Ban QLDA. c) Mỗi chức danh và vị trí công tác trong Ban QLDA phải có bản mô tả công việc (TOR) do Giám đốc Ban QLDA xây dựng và được công bố công khai trong Ban QLDA và các đơn vị của Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA, trong đó quy định cụ thể về yêu cầu năng lực chuyên môn, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, chế độ đãi ngộ, chế độ báo cáo và đánh giá kết quả công việc. d) Các chức danh chủ chốt của Ban QLDA: Giám đốc Ban QLDA, Phó giám đốc Ban QLDA (nếu có), Kế tóan trưởng hoặc Kế tóan Ban QLDA do Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA bổ nhiệm và miễn nhiệm. Đối với các chương trình, dự án đầu tư, nếu các chức danh này được tuyển chọn từ các cán bộ thuộc Cơ quan chủ quản của Chủ dự án phải được sự nhất trí của Cơ quan này. Các chức danh khác trong Ban QLDA do Giám đốc Ban QLDA tuyển chọn, bổ nhiệm và miễn nhiệm. đ) Cán bộ, nhân viên của Ban QLDA được điều động từ bộ máy của Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA phải được sự nhất trí của các cơ quan này. Ban QLDA có thể thuê tuyển cán bộ, nhân viên từ bên ngòai trên cơ sở hợp đồng. Việc tuyển chọn cán bộ, nhân viên của Ban QLDA phải căn cứ vào các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, phẩm chất cá nhân được xác định cụ thể trong bản mô tả công việc (TOR), tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành và điều ước quốc tế ODA đã ký kết. e) Yêu cầu đối với Giám đốc Ban QLDA: - Đối với chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật: Giám đốc Ban QLDA (Giám đốc dự án quốc gia - nếu có) là người có đủ phẩm chất, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm công tác trong quản lý thực hiện chương trình, dự án, hiểu biết về chính sách và quy trình, thủ tục của nhà tài trợ, có năng lực quản lý và điều phối các họat động của chương trình, dự án. Về ngọai ngữ, ưu tiên những người thông thạo ngọai ngữ phù hợp đối với chương trình, dự án được giao quản lý thực hiện. Về độ tuổi, Giám đốc Ban QLDA ít nhất phải trong độ tuổi làm việc đủ để thực hiện xong chương trình, dự án theo thời hạn quy định trong văn kiện chương trình, dự án. Giám đốc Ban QLDA (Giám đốc dự án quốc gia - nếu có) có thể làm việc theo chế độ kiêm nhiệm. Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA xây dựng tiêu chuẩn, bản mô tả công việc (TOR) đối với chức danh Giám đốc Ban QLDA, tham vấn ý kiến của bên tài trợ (nếu cần thiết). Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA chọn và quyết định bổ nhiệm Giám đốc Ban QLDA trong số cán bộ thuộc thẩm quyền quản lý đáp ứng được tiêu chuẩn và các yêu cầu của bản mô tả công việc (TOR). Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA có trách nhiệm hỗ trợ và tạo điều kiện để Giám đốc Ban QLDA tổ chức thực hiện có hiệu quả chương trình, dự án. - Đối với chương trình, dự án đầu tư: Giám đốc Ban QLDA là người có phẩm chất, năng lực chuyên môn, có khả năng lãnh đạo và kinh nghiệm về quản lý chương trình, dự án. Về ngọai ngữ, ưu tiên những người thông thạo ngọai ngữ phù hợp đối với chương trình, dự án được giao quản lý thực hiện. Về độ tuổi, Giám đốc Ban QLDA ít nhất phải trong độ tuổi làm việc đủ để thực hiện xong chương trình, dự án theo thời hạn quy định trong văn kiện chương trình, dự án. Chủ dự án chủ động xây dựng tiêu chuẩn, bản mô tả công việc (TOR) đối với chức danh Giám đốc Ban QLDA, tham vấn ý kiến của bên tài trợ (nếu cần thiết). Chức danh này được tuyển chọn từ các cán bộ của Chủ dự án hoặc Cơ quan chủ quản mà Chủ dự án trực thuộc cần được sự nhất trí của các cơ quan này hoặc thông qua tổ chức thi tuyển rộng rãi. Việc tuyển chọn phải được hòan tất trước khi ra quyết định thành lập Ban QLDA. 2. Cơ cấu tổ chức của Ban QLDA Căn cứ vào nội dung, quy mô, tính chất, phạm vi họat động, phương thức tổ chức quản lý thực hiện chương trình, dự án ODA, Giám đốc Ban QLDA chuẩn bị và trình cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA cơ cấu tổ chức của Ban QLDA. Cơ cấu tổ chức của Ban QLDA thường bao gồm các khối sau: a) Khối hành chính, tổ chức, hỗ trợ; b) Khối chức năng bao gồm kế họach, đấu thầu, tài chính, giải phóng mặt bằng và một số họat động cần thiết khác; c) Khối kỹ thuật bao gồm giám sát thiết kế, thi công, môi trường hoặc theo các cấu phần kỹ thuật của chương trình, dự án. Hình thức tổ chức của từng khối trong cơ cấu tổ chức của Ban QLDA có thể lựa chọn một trong những hình thức như: phòng, ban, nhóm chức năng. Đối với các Ban QLDA quản lý nhiều dự án, cơ cấu tổ chức phải tuân thủ quy định tại Điểm b, Điều 3, Mục I của Thông tư này. Mỗi chương trình, dự án phải có một Phó Giám đốc (hoặc Quản đốc) dự án chuyên trách, có bản mô tả công việc (TOR) cụ thể cho chức danh này và phải được tuyển chọn như đối với chức danh Giám đốc Ban QLDA. 3. Tổ chức thực hiện 3.1. Thành lập Ban QLDA a) Cơ sở pháp lý: Việc thành lập Ban QLDA phải căn cứ vào các cơ sở pháp lý sau đây: - Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cơ quan chủ quản, Chủ dự án; - Căn cứ vào Quyết định đầu tư hoặc Quyết định phê duyệt chương trình, dự án; - Căn cứ vào Điều ước quốc tế về ODA ký kết với nhà tài trợ; - Các quy định của Thông tư hướng dẫn này. b) Thành lập Ban QLDA: Cơ quan chủ quản, Chủ dự án ban hành Quyết định thành lập Ban QLDA trong vòng 10 ngày làm việc sau khi văn kiện chương trình, dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Mẫu Quyết định thành lập Ban QLDA nêu tại phụ lục I (đối với các chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật) và tại Phụ lục II (đối với các chương trình, dự án đầu tư). Trong trường hợp bổ sung nhiệm vụ quản lý thực hiện chương trình, dự án mới, Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA ban hành Quyết định bổ sung nhiệm vụ quản lý thực hiện chương trình, dự án mới cho Ban QLDA đang họat động, tuân thủ các quy định của Thông tư này. c) Ban hành Quy chế tổ chức và họat động của Ban QLDA: Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA có trách nhiệm ban hành Quy chế tổ chức và họat động của Ban QLDA trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày có Quyết định thành lập Ban QLDA. Mẫu Quy chế tổ chức và họat động của Ban QLDA nêu tại Phụ lục III. d) Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA có trách nhiệm gửi Quyết định thành lập và Quy chế tổ chức và họat động của Ban QLDA tới Bộ Kế họach và Đầu tư, Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (phù hợp với quy định về nhiệm vụ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại Điều 42 của Nghị định 131/2006/NĐ-CP ngày 09 tháng 11 năm 2006) trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày ban hành các quyết định nói trên để tạo cơ sở cho việc quản lý Nhà nước đối với họat động của Ban QLDA. 3.2. Con dấu và tài khỏan của Ban QLDA a) Ban QLDA được đăng ký sử dụng con dấu riêng theo quy định của pháp luật để phục vụ cho việc thực hiện chương trình, dự án. b) Ban QLDA được mở tài khỏan tại Kho bạc Nhà nước và các ngân hàng thương mại phù hợp với các quy định của pháp luật và Điều ước quốc tế về ODA ký kết với nhà tài trợ. 3.3. Kinh phí họat động của Ban QLDA Kinh phí họat động của Ban QLDA được trích từ nguồn vốn chuẩn bị đầu tư (trong giai đọan chuẩn bị chương trình, dự án) và từ nguồn vốn đối ứng (trong giai đọan chuẩn bị thực hiện và thực hiện chương trình, dự án) được xác định trong Quyết định đầu tư hoặc Quyết định phê duyệt chương trình, dự án; hoặc sử dụng một phần hoặc tòan bộ từ nguồn vốn ODA theo Điều ước quốc tế về ODA ký kết với nhà tài trợ. Riêng đối với các chương trình, dự án hỗn hợp hỗ trợ kỹ thuật và đầu tư: - Đối với khỏan hỗ trợ kỹ thuật do nhà tài trợ cung cấp không hòan lại như là một dự án độc lập để chuẩn bị dự án đầu tư, kinh phí đảm bảo cho họat động của Ban QLDA được xác định theo văn kiện chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc Điều ước quốc tế cụ thể về chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật ký kết với nhà tài trợ. - Đối với khỏan hỗ trợ kỹ thuật do nhà tài trợ cung cấp (không hòan lại hoặc vốn vay) là cấu phần của chương trình, dự án đầu tư, kinh phí đảm bảo cho họat động của Ban QLDA theo quy định hiện hành đối với các chương trình, dự án đầu tư. Định mức chi phí quản lý chương trình, dự án thực hiện theo quy định hiện hành. 3.4. Tài sản của Ban QLDA - Ban QLDA được trang bị tài sản để phục vụ công tác quản lý chương trình, dự án theo quy định của pháp luật và Điều ước quốc tế về ODA ký kết với nhà tài trợ. - Tài sản của Ban QLDA phải được sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả. Nghiêm cấm cho thuê, cho mượn, biếu, tặng và sử dụng tài sản vào mục đích cá nhân. - Ban QLDA phải báo cáo Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA về các tài sản được các đơn vị tư vấn, nhà thầu, nhà cung cấp bàn giao, tặng, để lại cho Ban QLDA để quản lý theo quy định của pháp luật. - Tài sản của Ban QLDA sau khi chương trình, dự án kết thúc hoặc không cần sử dụng trong quá trình thực hiện phải được xử lý theo quy định hiện hành. 3.5. Kết thúc chương trình, dự án và giải thể Ban QLDA Thời điểm kết thúc chương trình, dự án ODA được quy định tại Điều ước quốc tế về ODA hoặc tại các thỏa thuận ký kết với nhà tài trợ. Sau khi kết thúc chương trình, dự án, trong vòng 6 tháng, Ban QLDA hỗ trợ kỹ thuật phải hòan thành báo cáo kết thúc và báo cáo quyết tóan chương trình, dự án để trình Cơ quan chủ quản (trường hợp Cơ quan chủ quản quản lý trực tiếp) hoặc để Chủ dự án trình Cơ quan chủ quản (trường hợp Cơ quan chủ quản giao cho một đơn vị thuộc thẩm quyền làm Chủ dự án). Sau khi kết thúc chương trình, dự án, trong vòng 6 tháng, Ban QLDA đầu tư phải hòan thành báo cáo kết thúc và báo cáo quyết tóan chương trình, dự án để Chủ dự án trình Cơ quan ra quyết định đầu tư chương trình, dự án. Đồng thời, Ban QLDA tiến hành xử lý tài sản của Ban QLDA theo quy định hiện hành. Sau khi báo cáo kết thúc và báo cáo quyết tóan chương trình, dự án được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và việc xử lý tài sản của Ban QLDA đã hòan thành, Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA sẽ ban hành Quyết định kết thúc chương trình, dự án và giải thể Ban QLDA. Trong trường hợp chưa thể kết thúc được các công việc nêu trên theo thời hạn quy định, trên cơ sở văn bản giải trình của Ban QLDA, Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA ban hành văn bản cho phép gia hạn tối đa thêm 6 tháng nữa để Ban QLDA tiếp tục hòan thành các công việc dở dang và đảm bảo kinh phí cần thiết để Ban QLDA duy trì họat động trong thời gian gia hạn. Đối với trường hợp Ban QLDA quản lý nhiều chương trình, dự án, Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA sẽ ban hành Quyết định kết thúc từng chương trình, dự án cụ thể, đồng thời điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của Ban QLDA, tuân thủ các quy định của Thông tư này. Trường hợp có sự thay đổi giữa kỳ về Cơ quan chủ quản, Chủ dự án thì: - Cơ quan chủ quản, Chủ dự án chuyển giao và Cơ quan chủ quản, Chủ dự án tiếp nhận chương trình, dự án thực hiện thủ tục bàn giao theo quy định. - Cơ quan chủ quản, Chủ dự án chuyển giao chương trình, dự án ra Quyết định giải thể Ban QLDA. - Cơ quan chủ quản, Chủ dự án tiếp nhận chương trình, dự án ra Quyết định thành lập Ban QLDA. 4. Các chế độ đãi ngộ a) Chế độ đãi ngộ đối với Giám đốc Ban QLDA và các chức danh khác của Ban QLDA làm việc theo chế độ kiêm nhiệm hoặc biệt phái thực hiện theo các quy định hiện hành có tính đến tính chất, cường độ công việc, thời gian thực tế để bảo đảm khuyến khích các cán bộ có năng lực làm việc lâu dài và chuyên nghiệp cho chương trình, dự án. b) Chế độ đãi ngộ đối với Giám đốc Ban QLDA và các chức danh khác của Ban QLDA thuê tuyển từ bên ngòai căn cứ vào tính chất công việc và năng lực, kinh nghiệm công tác, được thỏa thuận trên cơ sở hợp đồng và theo thỏa thuận với nhà tài trợ (trường hợp sử dụng vốn ODA). IV. TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN CHỦ QUẢN, CHỦ DỰ ÁN VÀ CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ ODA ĐỐI VỚI BAN QLDA 1. Cơ quan chủ quản Cơ quan chủ quản chịu trách nhiệm pháp lý đối với tòan bộ quá trình tiếp nhận, quản lý, tổ chức thực hiện và sử dụng kết quả các chương trình, dự án ODA. a) Đối với Ban QLDA của chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật mà Cơ quan chủ quản trực tiếp quản lý, điều hành thực hiện: - Ban hành Quyết định thành lập và giải thể các Ban QLDA. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm giám đốc Ban QLDA và các nhân sự chủ chốt của Ban QLDA. - Ban hành Quy chế tổ chức và họat động của Ban QLDA. - Thường xuyên kiểm tra và giám sát họat động của Ban QLDA theo nội dung của Thông tư này và Quy chế tổ chức và họat động của Ban QLDA trong các lĩnh vực như mua sắm đấu thầu; thương thảo và ký kết hợp đồng; rút vốn, thanh tóan; quản lý tài chính; quản lý tài sản và thực hiện các nghĩa vụ tài chính, nghĩa vụ thuế của chương trình, dự án. Kết quả thanh tra, giám sát họat động của Ban QLDA phải được công khai hóa trong nội bộ Cơ quan chủ quản, chia sẻ với các cơ quan có trách nhiệm và nhà tài trợ. - Xử lý kịp thời các vấn đề vướng mắc trong quá trình họat động của Ban QLDA theo thẩm quyền. - Theo dõi và đôn đốc Ban QLDA thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo theo quy định hiện hành. - Theo dõi và đôn đốc Ban QLDA để đảm bảo chương trình, dự án được thực hiện đúng tiến độ, chất lượng. - Đảm bảo cung cấp kịp thời và đầy đủ kinh phí và các điều kiện vật chất (văn phòng, trang thiết bị văn phòng, trang thiết bị thông tin liên lạc,...) cho họat động của Ban QLDA. - Định kỳ đánh giá họat động của Ban QLDA. - Tăng cường năng lực thể chế và năng lực con người cho Ban QLDA. b) Đối với Ban QLDA của chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật mà Cơ quan chủ quản giao cho một đơn vị thuộc thẩm quyền làm Chủ dự án trực tiếp quản lý, điều hành thực hiện: - Chịu trách nhiệm pháp lý về các quyết định liên quan đến những vấn đề thuộc thẩm quyền trong quá trình thực hiện chương trình, dự án. - Quy định rõ trình tự, thời hạn và sự phối hợp giữa các đơn vị chức năng thuộc thẩm quyền trong quá trình thẩm định, ra quyết định, phê duyệt các nội dung có liên quan do Chủ dự án trình để không gây chậm trễ, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện chương trình, dự án. - Thông qua Chủ dự án thường xuyên kiểm tra và giám sát họat động của Ban QLDA theo nội dung của Thông tư này và Quy chế tổ chức và họat động của Ban QLDA do Chủ dự án ban hành, cũng như những quy định hiện hành trong các lĩnh vực như mua sắm đấu thầu; thương thảo và ký kết hợp đồng; rút vốn, thanh tóan; quản lý tài chính; quản lý tài sản và thực hiện các nghĩa vụ tài chính, nghĩa vụ thuế của chương trình, dự án. Kết quả thanh tra, giám sát họat động của Ban QLDA phải được công khai hóa trong nội bộ Cơ quan chủ quản, chia sẻ với các cơ quan có trách nhiệm và nhà tài trợ. c) Đối với Ban QLDA đầu tư: - Chịu trách nhiệm pháp lý về các quyết định liên quan đến những vấn đề thuộc thẩm quyền trong quá trình thực hiện chương trình, dự án. - Quy định rõ trình tự, thời hạn và sự phối hợp giữa các đơn vị chức năng thuộc thẩm quyền trong quá trình thẩm định, ra quyết định, phê duyệt các nội dung có liên quan do Chủ dự án trình để không gây chậm trễ, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện chương trình, dự án. - Thông qua Chủ dự án thường xuyên kiểm tra và giám sát họat động của Ban QLDA theo nội dung của Thông tư này và Quy chế tổ chức và họat động của Ban QLDA do Chủ dự án ban hành, cũng như những quy định hiện hành trong các lĩnh vực như mua sắm đấu thầu; thương thảo và ký kết hợp đồng; rút vốn, thanh tóan; quản lý tài chính; quản lý tài sản và thực hiện các nghĩa vụ tài chính, nghĩa vụ thuế của chương trình, dự án. Kết quả thanh tra, giám sát họat động của Ban QLDA phải được công khai hóa trong nội bộ Cơ quan chủ quản, chia sẻ với các cơ quan có trách nhiệm và nhà tài trợ. 2. Chủ dự án a) Thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của Chủ dự án theo các quy định hiện hành. b) Đối với Ban QLDA, Chủ dự án có nhiệm vụ: - Ban hành Quyết định thành lập và giải thể các Ban QLDA. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc Ban QLDA và các nhân sự chủ chốt của Ban QLDA. - Ban hành Quy chế tổ chức và họat động của Ban QLDA. - Thường xuyên kiểm tra và giám sát họat động của Ban QLDA theo nội dung của Thông tư này và Quy chế tổ chức và họat động của Ban QLDA do Chủ dự án ban hành trong các lĩnh vực như mua sắm đấu thầu; thương thảo và ký kết hợp đồng; rút vốn, thanh tóan; quản lý tài chính; quản lý tài sản và thực hiện các nghĩa vụ tài chính, nghĩa vụ thuế của chương trình, dự án. Kết quả thanh tra, giám sát họat động của Ban QLDA phải được công khai hóa trong nội bộ Chủ dự án, chia sẻ với các cơ quan có trách nhiệm và nhà tài trợ. - Xử lý kịp thời các vấn đề vướng mắc trong quá trình họat động của Ban QLDA theo thẩm quyền. - Theo dõi và đôn đốc Ban QLDA thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo theo quy định hiện hành, kể cả gửi báo cáo tình hình thực hiện chương trình, dự án do Ban QLDA chuẩn bị lên Cơ quan chủ quản. - Theo dõi và đôn đốc Ban QLDA để đảm bảo chương trình, dự án được thực hiện đúng tiến độ, chất lượng. - Đảm bảo cung cấp kịp thời và đầy đủ kinh phí và các điều kiện vật chất (văn phòng, trang thiết bị văn phòng, trang thiết bị thông tin liên lạc,...) cho họat động của Ban QLDA theo cam kết trong Điều ước quốc tế cụ thể về ODA đã ký kết với nhà tài trợ. - Định kỳ đánh giá họat động của Ban QLDA. - Tăng cường năng lực thể chế và năng lực con người cho Ban QLDA. 3. Các cơ quan quản lý Nhà nước về ODA a) Thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao theo quy định hiện hành. b) Kiểm tra, giám sát định kỳ hoặc đột xuất việc thực hiện Quy chế tổ chức và họat động của các Ban QLDA do Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA ban hành và các quy định của Thông tư này. c) Hỗ trợ tăng cường năng lực cho các Ban QLDA theo hướng chuyên nghiệp. V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1. Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo. 2. Các Ban QLDA thành lập sau khi Thông tư này có hiệu lực phải thực hiện theo Thông tư này. 3. Đối với các Ban QLDA hiện đang họat động. a) Đối với các chương trình, dự án ODA kết thúc trong năm 2007 theo Hiệp định đã ký kết hoặc các chương trình, dự án ODA này được gia hạn thời gian thực hiện tối đa 18 tháng (kể từ ngày kết thúc trong năm 2007) thì Ban QLDA các chương trình, dự án này được tồn tại nhưng phải củng cố, sắp xếp cho đủ năng lực để thực hiện nốt những nhiệm vụ còn lại. b) Đối với các chương trình, dự án không quy định tại điểm a, Điều 3, Mục V của Thông tư này, nếu các Ban QLDA đã được giao làm Chủ dự án thì Cơ quan chủ quản phải tiến hành xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành đảm bảo nguyên tắc Ban QLDA không làm Chủ dự án và phù hợp với các quy định tại Thông tư này. c) Đối với các trường hợp khác, Giám đốc các Ban QLDA phải rà sóat, hòan chỉnh Quy chế tổ chức và họat động của Ban QLDA, trong trường hợp cần thiết tham vấn ý kiến nhà tài trợ, trình Cơ quan ra quyết định thành lập Ban QLDA để sửa đổi hoặc ký ban hành Quy chế mới phù hợp với các quy định của Thông tư này. 4. Trong quá trình thực hiện Thông tư này, nếu có những vướng mắc, Cơ quan chủ quản, Chủ dự án, Ban QLDA, các cơ quan, đơn vị có liên quan cần phản ánh kịp thời về Bộ Kế họach và Đầu tư./.