Quyết định 27-TC/TDT
Chế độ kế toán tổng kế toán
Cơ quan ban hành: Bộ Tài chính
Ngày ban hành: 1966-11-01

BỘ TÀI CHÍNH VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc Số: 27-TC/TDT Hà Nội, ngày 02 tháng 11 năm 1966 Chế độ kế tóan tổng kế tóan -------------- Chế độ kế tóan tổng kế tóan này ban hành nhằm tổ chức công việc ghi chép, phản ánh tình hình thu, chi ngân sách và thực hiện giám đốc tài chính đối với việc quản lý ngân sách Nhà nước; tạo điều kiện thuận tiện cho việc thực hiện phân cấp quản lý tài chính giữa trung ương và các địa phương, và giúp cho cơ quan tài chính các cấp quản lý tốt tòan bộ các khỏan thu của ngân sách Nhà nước thực hiện ở địa phương cũng như quản lý chặt chẽ chỉ tiêu của địa phương, cung cấp đầy đủ tài liệu cho Bộ Tài chính có cơ sở giám đốc tài chính được tốt. Chương 1: NGUYÊN TẮC CHUNG Điều 1 . - Bộ Tài chính trung ương, các sở, ty tài chính địa phương làm kế tóan thu, chi của tổng dự tóan cấp mình thì gọi là làm kế tóan tổng dự tóan. Bộ phận làm công tác kế tóan tổng dự tóan gọi là tổng kế tóan. Điều 2 . - Nhiệm vụ của tổng kế tóan là: 1. Làm công việc kế tóan thu ngân sách, kế tóan cấp phát và chi ngân sách, kể cả tạm thu, tạm cấp; 2. Giám đốc công tác quản lý qũy của ngân sách Nhà nước tại ngân hàng Nhà nước (kho bạc) về tổ chức cấp phát, tổ chức thu nộp, hạch tóan kế tóan thu và cấp phát, làm báo biểu thu nộp, cấp phát hàng ngày, hàng tháng, hàng năm chính xác, đầy đủ và kịp thời; 3. Thẩm tra báo cáo kế tóan của các đơn vị dự tóan và theo dõi, kiểm tra công việc kế tóan của các đơn vị dự tóan và của tổng kế tóan cấp dưới; 4. Làm báo cáo kế tóan, phân tích báo cáo kế tóan và làm báo cáo quyết tóan hàng tháng, hàng qúy, hàng năm của ngân sách để phục vụ cho việc chấp hành sách cấp mình và ngân sách cấp trên; 5. Tham gia nghiên cứu xây dựng các chế độ kế tóan ngân sách bao gồm chế độ kế tóan đơn vị dự tóan, kế tóan qũy của ngân sách Nhà nước tại ngân hàng Nhà nước (kho bạc) và tổng kế tóan. Điều 3 . – Niên độ kế tóan thống nhất với niên độ ngân sách, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12 mỗi năm. Điều 4 . – Niên độ kế tóan cũng như niên độ ngân sách lấy ngày 31 tháng 12 làm ngày cuối cùng; số thu vào kho bạc cho đến hết ngày 31 tháng 12 và số chi của ngân sách đến hết ngày 31 tháng 12 coi là số thu, số chi cuối cùng của niên độ. Điều 5 . – Phương pháp ghi sổ là phương pháp kế tóan kép. Điều 6 . - Tổng kế tóan cũng như kế tóan đơn vị dự tóan lấy đồng làm đơn vị ghi sổ, số lẻ dưới nửa xu thì bỏ, từ nửa xu trở lên thì tính thành một xu. Ngọai tệ phải đổi ra tiền Việt Nam theo giá hối đóai chính thức của ngân hàng Nhà nước để ghi sổ. Các số thu, số chi bằng hiện vật đều phải tính ra tiền để ghi sổ. Chương 2: HỆ THỐNG TÀI KHỎAN Điều 7 . - Kế tóan tổng kế tóan gồm có các tài khỏan sau đây: Số hiệu tài khỏan TÊN TÀI KHỎAN 1. Tài sản Có 1.01 Tiền gửi của ngân sách 1.02 Cấp phát hạn mức 1.03 Cấp phát lệnh chi tiền 1.04 Cấp phát kiến thiết cơ bản 1.05 Tạm ứng 1.06 Tạm ứng cho ngân hàng kiến thiết 1.07 Tiền đang đi đường 1.08 Chi ngân sách 1.09 Trị giá hiện vật thuế nông nghiệp bán cho ngành lương thực 2. Tài sản Nợ 2.01 Thu ngân sách 2.02 Tạm thu 2.03 Thuế nông nghiệp thu bằng hiện vật 2.04 Thu trước cho năm sau 2.05 Tiền thuế nông nghiệp vụ đông thuộc ngân sách năm sau 2.06 Kết dư của ngân sách 2.07 Chuyển kết dư cho ngân hàng Nhà nước 2.08 Vay ngân hàng Nhà nước 3. Tài sản Có hoặc Nợ 3.01 Vãng lai với tổng kế tóan cấp trên 3.02 Vãng lai với tổng kế tóan cấp dưới 3.03 Vãng lai giữa hai niên độ trước và sau Tài khỏan ngòai bảng cân đối 1. Hạn mức đã duyệt cho các đơn vị dự tóan 2. Hạn mức đã duyệt cho kiến thiết cơ bản Điều 8 . - Hệ thống tài khỏan trên đây áp dụng chung cho tổng kế tóan trung ương cũng như tổng kế tóan tỉnh, thành phố. Riêng tổng kế tóan trung ương, không mở tài khỏan 3.01 “Vãng lai với tổng kế tóan cấp trên”; tổng kế tóan tỉnh, thành phố (trừ các tỉnh có ngân sách cấp dưới là ngân sách thành phố, thị xã) không mở tài khỏan 3.02 “Vãng lai với tổng kế tóan cấp dưới”; tổng kế tóan tỉnh, thành phố không mở tài khỏan 2.08 “Vay ngân hàng Nhà nước”. và tài khỏan 2.07 “Chuyển kết dư cho ngân hàng Nhà nước”. Điều 9 . – Các sở, ty tài chính phải tuyệt đối tôn trọng, không được sửa đổi, bổ sung cách sắp xếp và số thứ tự của hệ thống các tài khỏan nói ở điều 7. Điều 10 . – Các tài khỏan nói ở điều 7 trên đây là tài khỏan sổ Cái; mỗi tài khỏan tổng hợp này gồm nhiều chi tiết cần phân tích trong các sổ phụ theo lọai, khỏan, hạng, mục của mục lục ngân sách hàng năm. Chương 3: NỘI DUNG, TÍNH CHẤT CÁC TÀI KHỎAN VÀ PHƯƠNG PHÁP GHI SỔ Điều 11 . - Nội dung, tính chất các tài khỏan và phương pháp ghi sổ quy định như sau: Tài khỏan 1.01 - Tiền gửi của ngân sách. Tài khỏan này phản ánh tình hình tiền của ngân sách gửi ở ngân hàng Nhà nước, và có liên quan đến mọi họat động thu, chi của ngân sách, liên quan đến hầu hết các tài khỏan khác. - Bên Nợ: ghi các số tiền ngân hàng Nhà nước đã nhận cho ngân sách mỗi cấp. - Bên Có: Ghi các số tiền ngân hàng đã xuất trả cho các giấy rút kinh phí, các lệnh chi tiền; các lệnh tạm ứng và các giấy thóai thu của ngân sách mỗi cấp. - Số dư Nợ là số tiền của ngân sách mỗi cấp còn gửi ở ngân hàng Nhà nước. Chú ý: Các việc thu, chi ngân sách có tính chất điều chỉnh, không hạch tóan vào tài khỏan 1.01 này vì ngân hàng không xuất, nhập qũy. Tài khỏan 1.02 - Cấp phát hạn mức. Tài khỏan này phản ánh tình hình rút kinh phí hạn mức, hòan trả kinh phí hạn mức và tình hình chi của các đơn vị dự tóan hành chính chính, sự nghiệp được cấp phát hạn mức. - Bên Nợ: ghi các số tiền các đơn vị dự tóan đã rút ở ngân hàng ra. - Bên Có: ghi các số tiền các đơn vị dự tóan đã quyết tóan và các số kinh phí thừa đã nộp ngân hàng để khôi phục hạn mức kinh phí. - Số dư Nợ là số kinh phí các đơn vị đã chi mà chưa quyết tóan và số kinh phí lĩnh thừa nhưng các đơn vị chưa nộp trả lại kho bạc. Tài khỏan 1.03 - Cấp phát lệnh chi tiền. Tài khỏan này phản ánh tình hình cấp phát ngân sách bằng lệnh chi của cơ quan tài chính, chuyển tiền vào tài khỏan vãng lai của đơn vị dự tóan ở ngân hàng Nhà nước như cấp vốn lưu động, cấp kinh phí chuyên dùng, cấp bù lỗ, cấp cho ngân hàng Nhà nước để cho vay dài hạn và ngắn hạn... Tài khỏan này cũng phản ánh tình hình cho vay và trợ cấp của ngân sách trung ương đối với ngân sách địa phương và tiền của ngân sách địa phương nộp lên ngân sách trung ương. - Bên Có: ghi các số tiền kho bạc đã chuyển khỏan vào tài khỏan tiền gửi của các tổ chức kinh tế, các cấp ngân sách. - Bên Nợ: ghi các số tiền các đơn vị dư tóan đã quyết tóan và các số kinh phí thừa nộp trả kho bạc. - Số dư Nợ là số kinh phí chưa được các tổ chức quyết tóan hoặc chưa nộp trả lại. Tài khỏan 1.04 - Cấp phát kiến thiết cơ bản Tài khỏan này phản ánh tình hình thanh tóan số tiền của ngân sách tạm ứng vốn kiến thiết cơ bản cho ngân hàng kiến thiết. - Bên Nợ: ghi số tiền mà ngân hàng kiến thiết đã lấy trong số vốn kiến thiết cơ bản được tạm ứng nói trên để cấp phát cho đơn vị kiến thiết. - Bên Có: ghi số chênh lệch thừa giữa số tiền ngân hàng kiến thiết đã báo cáo cấp phát cho đơn vị kiến thiết và số ngân hàng kiến thiết đã thực cấp phát (ít hơn). - Số dư Nợ là số tiền ngân hàng kiến thiết thực cấp phát cho các đơn vị kiến thiết. Tài khỏan 1.05 - Tạm ứng. Tài khỏan này phản ánh tình hình ngân sách tạm ứng cho các đơn vị dự tóan trong khi chờ đợi có dự tóan chính thức, hoặc trong khi chưa xác định dứt khóat khỏan chi của đơn vị có thuộc ngân sách đài thọ hay không. - Bên Nợ: ghi số tiền ngân sách tạm ứng; - Bên Có: ghi số tiền thu hồi. - Số dư Nợ là số tiền tạm ứng còn lại chưa thu hồi hết. Nên hết sức hạn chế việc tạm ứng. Chi tạm ứng khi thật cần thiết; những khỏan chi có thể cấp phát chính thức được thì không được tạm ứng. Tài khỏan 1.05 “tạm ứng” cuối năm phải cân bằng, trừ trường hợp thật đặc biệt, có lý do xác đáng mới được chuyển sổ sang năm sau: Tài khỏan 1.06 - Tạm ứng kiến thiết cơ bản. Tài khỏan này phản ánh tình hình ngân sách tạm ứng vốn kiến thiết cơ bản cho ngân hàng kiến thiết và tình hình ngân hàng kiến thiết thanh tóan số vốn tạm ứng đó với ngân sách, chuyển thành cấp phát vốn kiến thiết cơ bản của ngân sách. - Bên Nợ: ghi số tiền ngân sách đã tạm ứng cho ngân hàng kiến thiết; - Bên Có: ghi số tiền ngân hàng kiến thiết đã thực tế cấp phát cho các đơn vị kiến thiết. - Số dư Nợ là số tiền ngân hàng kiến thiết chưa thanh tóan. Tài khỏan 1.07 - Tiền đang đi đường. Tài khỏan này phản ánh những số thu của ngân sách đã nộp vào kho bạc trong tháng, nhưng sang tháng sau mới được kho bạc đồng cấp của cơ quan tổng kết tóan tập trung đầy đủ và báo cáo. - Bên Nợ: ghi các số tiền đã nộp kho bạc nhưng đến hết tháng chưa tập trung kịp. - Bên Có: ghi số thu của tháng trước đến tháng này mới tập trung được. - Số dư Nợ là số tiền đang đi đường chưa tập trung kịp trong tháng. Riêng đối với tháng 12, phải tiếp tục theo dõi số thu chưa tập trung được suốt thời gian chỉnh lý quyết tóan để cân bằng Nợ, Có của tài khỏan (gọi tắt là cân bằng tài khỏan). Tài khỏan 1.08 - Chi ngân sách Tài khỏan này phản ánh tổng số chi của ngân sách. - Bên Nợ: ghi các số chi của ngân sách (theo quyết tóan đã được duyệt và theo số cấp phát thực tế của ngân hàng kiến thiết). - Bên Có: ghi các số tiền đã quyết tóan là chi của ngân sách nhưng về sau phát hiện là sai và đơn vị chi đã nộp lại kho bạc để trả lại ngân sách. - Số dư Nợ là tổng số thực chi của ngân sách. Phải xét duyệt quyết tóan rồi mới ghi sổ. Trong khi duyệt quyết tóan, thấy có những khỏan chi sai hay những con số tính nhầm, cơ quan tài chính không thừa nhận và không duyệt; các khỏan bị bác bỏ coi là “thu để giảm cấp phát” chứ không coi là “thu để giảm chi”, các khỏan được duyệt thì ghi nợ “chi ngân sách”. Trường hợp đã ghi “chi ngân sách” rồi, về sau phát hiện là chi sai và đơn vị chi đã nộp trả lại ngân sách thì coi là “thu để giảm chi”. Tài khỏan 1.09 - Trị giá hiện vật thuế nông nghiệp bán cho ngành lương thực. Tài khỏan này dùng để theo dõi số thu bằng thóc, gạo và hiện vật khác về thuế nông nghiệp, bán cho ngành lương thực. - Bên Nợ: ghi số tiền trị giá thóc, gạo và hiện vật khác bán cho ngành lương thực. - Bên Có: ghi số tiền ngành lương thực đã thanh tóan. - Số dư Nợ là số tiền ngành lương thực còn nợ lại chưa thanh tóan. Tài khỏan 2.01 - Thu ngân sách Tài khỏan này phản ánh các số thu của ngân sách đã nộp kho bạc. - Bên Nợ: ghi các số tiền trả lại cho đơn vị hay người nộp vì đã thu nhầm. - Bên Có: ghi các số tiền thu đã nộp kho bạc; theo báo cáo thu của kho bạc. - Số dư Có là tổng số thực thu đã nộp vào kho bạc cho ngân sách. Tài khỏan 2.02 - Tạm thu. Tài khỏan này phản ánh số thu đã nộp kho bạc nhưng chưa phân tích được theo lọai, khỏan, hạng, mục của mục lục ngân sách hoặc chưa xác định có phải là khỏan thu của ngân sách hay không. - Bên Nợ: ghi các số tạm thu đã chuyển thành thu chính thức của ngân sách và các số tiền trả lại cho đơn vị hay người nộp. - Bên Có: ghi các số tiền tạm thu theo báo cáo của kho bạc. - Số dư Có là số tạm thu chưa thanh tóan. Cần phải thường xuyên theo dõi và đôn đốc, thanh tóan tài khỏan tạm thu cho kịp thời, nhất là vào dịp cuối năm. Hết năm nếu vẫn chưa xác định, phân tích được số tạm thu thì chuyển vào thu ngân sách (khỏan “thu khác”) để cân bằng tài khỏan “tạm thu”. Tài khỏan 2.03 - Thuế nông nghiệp thu bằng hiện vật. Tài khỏan này dùng để theo dõi số thuế nông nghiệp thu bằng thóc, gạo, hiện vật khác đã nhập kho ngành lương thực. - Bên Nợ: ghi các số tiền ngành lương thực đã thanh tóan. - Bên Có: ghi các số tiền trị giá tổng số thóc gạo và hiện vật khác đã bán cho ngành lương thực. - Số dư Có là trị giá số thóc, gạo và hiện vật khác đã bán cho ngành lương thực mà ngành lương thực còn nợ chưa thanh tóan; trước khi hết năm bắt buộc phải thanh tóan cho xong. Hai tài khỏan “trị giá hiện vật thuế nông nghiệp bán cho ngành lương thực” và “thuế nông nghiệp thu bằng hiện vật” dùng để theo dõi tình hình hiện vật thuế nông nghiệp (thóc, gạo hay hiện vật khác) giao ngành lương thực, và tình hình thanh tóan tiền giữa ngành lương thực và ngân sách. Khi ngành lương thực trả tiền và tiền đã nộp vào kho bạc, thì phải ghi 2 phần” 1. Tài khỏan “thuế nông nghiệp thu bằng hiện vật” nợ tài khỏan “trị giá hiện vật thuế nông nghiệp bán cho ngành lương thực”. 2. Tài khỏan “tiền gửi của ngân sách” nợ tài khỏan “thu ngân sách”. Tài khỏan 2.04 - Thu trước cho năm sau Tài khỏan này phản ánh các số thu thuộc ngân sách năm sau được hưởng và sẽ chuyển ghi vào thu của ngân sách năm sau. - Bên Nợ: ghi các số tiền phải xuất kho bạc để hòan trả hoặc để điều chỉnh thành thu của năm hiện hành. - Bên Có: ghi số tiền thu trước cho năm sau (trừ thuế nông nghiệp vụ đông thu cho năm sau đã có tài khỏan riêng để theo dõi). - Số dư Có là số thực thu cho năm sau, được chuyển sang số năm sau giống như đối với tài khỏan “thuế nông nghiệp vụ đông thu cho năm sau” nói dưới đây. Tài khỏan 2.05 - Thuế nông nghiệp vụ đông thu cho năm sau. Tài khỏan này phản ánh số thu về thuế nông nghiệp vụ đông thuộc ngân sách năm sau được hưởng và sẽ ghi vào thu của ngân sách năm sau. - Bên Nợ: ghi các số tiền phải xuất kho bạc để trả lại số đã thu. - Bên Có: ghi các số tiền thu về thuế nông nghiệp vụ đông, thu cho năm sau. - Số dư Có là số thực thu sẽ chuyển vào thu của ngân sách năm sau, khi chuyển sổ vào đầu năm sau thì: Ở sổ Cái năm cũ, ngày 31 tháng 12 ghi Nợ “thuế nông nghiệp vụ đông thu cho năm sau” và ghi Có “vãng lai giữa 2 niên độ trước và sau”. Ở sổ Cái năm mới, ngày 01 tháng 01 ghi Nợ “vãng lai giữa 2 niên độ trước và sau” và ghi Có “thu ngân sách”. Tài khỏan 2.06 - Kết dư của ngân sách. Tài khỏan này dùng vào dịp cuối năm để tập trung tổng số thu và tổng số chi cả năm của ngân sách, tính số kết dư của ngân sách. Tài khỏan “kết dư của ngân sách” phải là một tài khỏan dư Có. - Bên Nợ: ghi số dư Nợ của tài khỏan “chi ngân sách” tính đến ngày cuối cùng của niên khóa. - Bên Có: ghi số dư Có cả năm của tài khỏan “thu ngân sách” - Số dư Có là số kết dư của ngân sách; ở địa phương là số tiền thu của ngân sách còn lại khi đã chi tiêu xong cho ngân sách trong năm và sẽ chuyển sang thu của ngân sách năm sau; ở trung ương sử dụng như sau; hoặc chuyển tòan bộ sang ngân hàng Nhà nước để tăng vốn cho vay của ngân hàng, hoặc chuyển một phần cho ngân hàng, giữ lại một phần để sử dụng cho ngân sách năm sau, tùy theo quyết định của Nhà nước. Tài khỏan 2.07 - Chuyển kết dư cho ngân hàng Nhà nước. Tài khỏan này phản ánh số kết dư của ngân sách năm trước năm nay chuyển cho ngân hàng Nhà nước để làm vốn tín dụng của ngân hàng. - Bên Nợ: ghi số dư Có, để cân bằng tài khỏan. - Bên Có: ghi số kết dư đã chuyển cho ngân hàng Nhà nước. Trường hợp có kết dư nhưng không chuyển cho ngân hàng Nhà nước thì không hạch tóan vào tài khỏan này mà hạch tóan vào tài khỏan “thu ngân sách”. Tài khỏan 2.08 – Vay ngân hàng Nhà nước. Tài khỏan này phản ánh tình hình ngân sách trung ương vay ngân hàng Nhà nước sau khi đã được Hội đồng Chính phủ cho phép. - Bên Nợ: ghi số tiền trả ngân hàng Nhà nước. - Bên Có: ghi số tiền vay ngân hàng Nhà nước. - Số dư Có là số tiền vay chưa trả. Hết năm nếu chưa thanh tóan được hết nợ thì, tùy theo quyết định của Chính phủ mà chuyển số nợ chưa thanh tóan thành khỏan thu đặc biệt của ngân sách năm đó hoặc chuyển thành nợ của ngân sách năm sau. Tài khỏan 3.01 - Vãng lai với tổng kế tóan cấp trên. Tài khỏan này phản ánh tình hình tổng dự tóan cấp dưới vay của tổng dự tóan cấp trên hay cho tổng dự tóan cấp trên vay. - Bên Nợ: ghi số tiền cho vay và số tiền đi vay đã trả. - Bên Có: ghi số tiền đi vay và số tiền cho vay đã thu hồi. Nếu dư Nợ, số dư Nợ là số tiền cho vay chưa thu hồi; nếu dư Có, số dư Có là số tiền đi vay chưa trả. Tài khỏan 3.02 - Vãng lai với tổng kế tóan cấp dưới. Tài khỏan này phản ánh tình hình tổng dự tóan cấp trên cho cấp dưới vay hay vay của cấp dưới. - Bên Nợ: ghi số tiền cho vay và số tiền đi vay đã trả. - Bên Có: ghi số tiền đi vay và số tiền cho vay đã thu hồi. Nếu dư Nợ, số dư Nợ là số tiền cho vay chưa thu hồi; nếu dư Có, số dư Có là số tiền đi vay chưa trả. Tài khỏan 3.03 - Vãng lai giữa hai niên độ trước và sau. Tài khỏan này có tính chất trung gian, dùng để ghi các số thu, chi có quan hệ giữa 2 niên độ trước và sau và chỉ dùng trong thời gian chuyển tiếp giữa 2 niên độ cũ và mới của ngân sách. Các trường hợp sau đây sẽ phải qua tài khỏan “Vãng lai giữa hai niên độ trước và sau”: - Cuối năm nay cấp phát trước cho năm sau; - Đầu năm mới, chuyển số thu trong năm sang năm mới về số dư “Tiền gửi của ngân sách” năm cũ, số thu trước, số thuế nông nghiệp vụ đông; - Sang năm mới, kho bạc nhận số thu cho năm cũ, số kết dư của ngân sách năm cũ; - Cuối năm cũ chuyển sổ số dư của một số tài khỏan vì lý do chính đáng chưa cân bằng được, như tài khỏan “vãnh lai với tổng kế tóan cấp trên”, “vãnh lai với tổng kế tóan cấp dưới”, các tài khỏan cấp phát, tạm ứng,… Tài khỏan ngòai bảng cân đối tài khỏan. Những tài khỏan này ghi chép theo kế tóan đơn, để phản ánh các số hạn mức mà cơ quan tài chính đã duyệt cho xây dựng cơ bản và cho cơ quan hành chính sự nghiệp, theo chế độ cấp phát kiến thiết cơ bản và cấp phát hạn mức cho đơn vị dự tóan. Những tài khỏan này gồm có: 1. Hạn mức đã duyệt cho kiến thiết cơ bản; 2. Hạn mức đã duyệt cho đơn vị dự tóan. Chương 4: XỬ LÝ CÔNG VIỆC KẾ TÓAN MỤC 1 NHẬP QŨY KHO BẠC. Điều 12 . – Các khỏan thu vào kho bạc chia ra làm hai lọai lớn, thu ngân sách và thu ngòai ngân sách. Thu ngân sách nói ở đây là những khỏan thu đã được quy định trong mục lục tài khỏan ngân sách (kể cả thu điều chỉnh; thu kết dư). Trong thu ngân sách thì chia ra thu cố định và thu điều tiết; thu cố định là thu dành riêng cho một cấp ngân sách được hưởng, thu điều tiết là thu dành cho một hay nhiều cấp ngân sách được hưởng, mỗi cấp hưởng theo một tỷ lệ phần trăm nhất định (có trường hợp điều tiết 100%). Thu ngòai ngân sách là những khỏan thu có tính chất tạm thời, sau sẽ điều chỉnh hoặc có tính chất giảm chi; cả hai khỏan đều không dự trù trong dự tóan thu. Ví dụ: tạm thu, thu hồi tiền cho vay, thu hồi tạm ứng, thu giảm cấp phát, giảm chi. Điều 13 . – Khi thu tiền, ngân hàng Nhà nước (kho bạc) phải kiểm tra xem việc phân chia khỏan thu trong giấy nộp tiền có đúng hay không, rồi căn cứ vào giấy nộp tiền để làm kế tóan thu. Cuối mỗi ngày, kho bạc lập báo cáo số thu trong ngày theo lọai, khỏan, hạng, mục thu và gửi cho cơ quan tài chính cùng cấp, kèm chứng từ gốc (giấy nộp tiền) để cho cơ quan tài chính làm căn cứ ghi sổ, kiểm tra, giám đốc thu. Điều 14 . – Khi nhận được báo cáo của ngân hàng Nhà nước (kho bạc) cơ quan tài chính phải: - Thẩm tra xem việc gửi các báo biểu và chứng từ gốc có đầy đủ hay không, việc ghi chép kế tóan có chính xác, kịp thời không, việc thực hiện kế họach thu nộp có ưu, khuyết điểm như thế nào… - Sau khi thẩm tra, căn cứ vào báo biểu và chứng từ gốc để ghi sổ chi tiết ngân sách và lập chứng từ ghi sổ để ghi sổ Cái. Tùy tính chất khỏan thu, cách lập chứng từ ghi sổ như sau: 1. Nếu là thu trong ngân sách, đã phân tích rõ lọai, khỏan, hạng, mục thì ghi: Nợ: Tiền gửi của ngân sách Có: Thu ngân sách. Trường hợp có thóai thu, trả lại số thu năm nay, và đã phân tích rõ lọai, khỏan, hạng, mục thì ghi: Nợ: Thu ngân sách Có: Tiền gửi của ngân sách. Trường hợp thóai thu, trả lại số thu năm trước mà tài chính phải làm lệnh chi tiền để xuất trả, thì ghi: Nợ: Cấp phát lệnh chi tiền Có: Tiền gửi của ngân sách. 2. Nếu là thu ngòai ngân sách như tạm thu, thu hồi cho vay, thu hồi tạm ứng, thu giảm cấp phát, giảm chi thì ghi: Nợ: Tiền gửi của ngân sách Có: Tạm thu, hay vãng lai với tổng kế tóan, hay tạm ứng, hay cấp phát, hay chi ngân sách. Về sau, nếu tạm thu được điều chỉnh thành thu ngân sách thì sẽ ghi: Nợ: Tạm thu Có: Thu ngân sách Trường hợp tạm thu, sau phải trả lại cho đơn vị hay người nộp thì ghi: Nợ: Tạm thu Có: Tiền gửi của ngân sách Trường hợp thóai thu các khỏan cho vay, tạm ứng, cấp phát chi dự tóan thì dùng phương pháp ghi sổ đó để hủy bỏ việc ghi chép cũ. 3. Nếu là số thu trước cho năm sau hoặc thuế nông nghiệp vụ đông thu cho năm sau thì ghi: Nợ: tiền gửi của ngân sách Có: Thu trước cho năm sau hoặc thuế nông nghiệp vụ đông thu cho năm sau 4. Đối với hiện vật thuế nông nghiệp bán cho ngành lương thực chưa trả tiền thì chưa ghi ghép gì vào tài khỏan “thu ngân sách”. Cơ quan tài chính phải phối hợp chặt chẽ với ngành lương thực và ngân hàng Nhà nước để thúc đẩy trả tiền mỗi khi thóc, gạo hay hiện vật khác nhập kho lương thực. Điều 15. - Về các khỏan thu, nộp chậm, kho bạc chưa tập trung kịp trong tháng, đến tháng sau mới báo cáo, cơ quan tài chính sẽ căn cứ vào báo cáo này mà ghi tài khỏan “Tiền đang đi đường” như sau: Ở sổ Cái tháng trước ghi: Nợ: Tiền đang đi đường Có: Thu ngân sách hay tạm thu. Ở sổ Cái tháng này ghi: Nợ: Tiền gửi của ngân sách Có: Tiền đang đi đường. Nếu có thóai thu: a) Đối với các khỏan thu ngân sách: Ở sổ Cái tháng trước ghi: Nợ: Thu ngân sách Có: Tiền đang đi đường. Ở sổ Cái tháng này ghi: Nợ: Tiền đang đi đường Có: Tiền gửi của ngân sách. b) Đối với các khỏan thu ngòai ngân sách, dùng phương pháp ghi sổ đỏ ở sổ Cái tháng trước và sổ Cái tháng này để hủy bỏ việc ghi chép, trừ đối với tài khỏan tạm thu thì xử lý giống như các khỏan thu ngân sách nói ở phần a trên. Đối với các khỏan thu nhập của tháng 12, sang đầu tháng 1 năm sau mới tập trung được thì sử dụng tài khỏan vãng lai giữa hai niên độ để ghi vào sổ Cái năm cũ và sổ Cái năm mới. Sổ Cái năm cũ ghi: Nợ: Vãng lai giữa hai niên độ trước và sau. Có: Thu ngân sách hoặc thu ngòai ngân sách. Sổ Cái năm mới ghi: Nợ: Tiền gửi của ngân sách Có: Vãng lai giữa hai niên độ trước và sau. Trường hợp có thóai thu thì vận dụng cách ghi chép như đã nói ở trên. Điều 16 . – Hàng ngày, hàng tháng, số thu nhập vào kho bạc phải khớp với số liệu của các cơ quan nộp tiền. Nếu phát hiện thấy chênh lệch thì dù là cơ quan nộp tiền làm nhầm hay kho bạc ghi nhầm, cơ quan tài chính cũng đều căn cứ vào báo cáo của kho bạc để lập “giấy đề nghị điều chỉnh” gửi cho kho bạc đính chính lại; trong khi chờ đợi thì ghi đúng như đã đề nghị điều chỉnh rồi theo dõi kho bạc điều chỉnh. Điều 17 . – Sau khi ghi sổ Cái, cơ quan tài chính sẽ ghi sổ chi tiết các khỏan thu theo lọai, khỏan, hạng, mục ngân sách Nhà nước để phản ánh đầy đủ chi tiết tình hình thực hiện thu của ngân sách Nhà nước ở địa phương. Mục 2 - Xuất qũy kho bạc: cấp phát, cho vay, tạm ứng, chi dự tóan. Điều 18 . - Đối với ba hình thức cấp phát vốn ngân sách: a) Cấp phát vốn ngân sách cho các tổ chức và đơn vị kinh tế (cấp vốn lưu động, kinh phí chuyên dùng, dự trữ vật tư, cấp bù lỗ v.v…), cho vay hay trợ cấp cho ngân sách các cấp, tạm ứng theo lệnh chi, lệnh cho vay, lệnh tạm ứng…của cơ quan tài chính để chuyển tiền sang tài khỏan “tiền gửi vãng lai” của các đơn vị ở ngân hàng Nhà nước; b) Cấp phát vốn ngân sách cho các đơn vị kiến thiết cơ bản theo điều lệ cấp phát vốn kiến thiết cơ bản của Nhà nước; c) Cấp phát vốn ngân sách cho các đơn vị dự tóan hành chính và sự nghiệp, các tổ chức của quân đội nhân dân và công an nhân dân vũ trang theo lối cấp phát hạn mức, thì việc ghi sổ kế tóan quy định như sau. Điều 19. - Đối với cấp phát vốn ngân sách theo hình thức a nói ở điều 16: - Nếu đã phân tích lọai, khỏan, hạng, mục thì ghi: Nợ: Cấp phát lệnh chi tiền Có: Tiền gửi của ngân sách Trường hợp có nộp giảm cấp phát thì ghi: Nợ: Tiền gửi của ngân sách. Có: Cấp phát lệnh chi tiền. - Nếu cấp cho vay giữa các cấp ngân sách thì ghi: Nợ: Vãng lai với tổng kế tóan Có: Tiền gửi của ngân sách. Trường hợp hòan trả số tiền vay thì ghi: Nợ: Tiền gửi của ngân sách Có: Vãng lai với tổng kế tóan (cấp trên hay cấp dưới). Trường hợp chuyển cho vay thành trợ cấp hoặc nộp lên (thuộc khỏan chi điều chỉnh) thì ghi: Nợ: Cấp phát lệnh chi tiền Có: Vãng lai với tổng kế tóan; đồng thời ghi: Nợ: Chi ngân sách Có: Cấp phát lệnh chi tiền. - Nếu là tạm ứng của từng cấp ngân sách thì ghi: Nợ: Tạm ứng Có: Tiền gửi của ngân sách. Trường hợp hòan trả tạm ứng thì ghi: Nợ: Tiền gửi của ngân sách Có: Tạm ứng Điều 20 . - Đối với cấp vốn ngân sách cho ngân hàng kiến thiết theo hình thức b nói ở điều 16 thì ghi: Nợ: Tạm ứng kiến thiết cơ bản Có: Tiền gửi của ngân sách Cuối mỗi tháng, sau khi ngân hàng kiến thiết thanh tóan tạm ứng bằng cấp phát chính thức thì ghi: Nợ: Cấp phát kiến thiết cơ bản Có: Tạm ứng kiến thiết cơ bản; đồng thời ghi: Nợ: Chi dự tóan Có: Cấp phát kiến thiết cơ bản. Điều 21. - Đối với cấp phát vốn ngân sách theo hình thức cấp phát hạn mức nói ở điểm c, điều 16 thì ghi: Nợ: Cấp phát hạn mức Có: Tiền gửi của ngân sách. Trường hợp nộp trả kinh phí hạn mức để khôi phục hạn mức thì ghi: Nợ: Tiền gửi của ngân sách Có: Cấp phát hạn mức Điều 22 . - Nếu ngân sách cấp trên trợ cấp cho ngân sách cấp dưới (thuộc lọai chi điều chỉnh) và ngân sách cấp dưới khi nộp tiền lên ngân sách cấp trên (thuộc lọai chi điều chỉnh) thì làm lệnh chi tiền để vừa ghi cấp phát vừa ghi chi ngân sách như sau: Nợ: Cấp phát lệnh chi tiền Có: Tiền gửi của ngân sách; đồng thời ghi: Nợ: Chi ngân sách Có: Cấp phát lệnh tiền Điều 23 . – Khi làm thông tri duyệt quyết tóan của các đơn vị dự tóan thì ghi: Nợ: Chi ngân sách Có: Cấp phát hạn mức hay cấp phát lệnh chi tiền Trường hợp quyết tòan chi đã được cơ quan tài chính duyệt y và đã ghi sổ (tài khỏan “chi ngân sách”), nhưng về sau phát hiện là chi sai và số tiền chisai đó đã nộp trả lại kho bạc thì ghi: Nợ: Tiền gửi của ngân sách. Có: Chi ngân sách. Điều 24 . – Ngân sách trung ương hay địa phương khi dùng dự bị phí chi vào việc gì thì ghi thẳng vào lọai, khỏan, hạng, mục của việc đó. Việc sử dụng dự bị phí phải theo đúng các quy định của Nhà nước và phải mở sổ phụ để theo dõi riêng và phản ánh tình hình sử dụng. Điều 25 . – Sau khi thẩm tra, xét duyệt và ghi sổ Cái, cơ quan tài chính phải mở sổ chi tiết chi ngân sách theo mục lục ngân sách để ghi đầy đủ chi tiết lọai, khỏan, hạng, mục. MỤC 3 VAY NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC; VAY CỦA NGÂN SÁCH CÁC CẤP. Điều 26. – a) Khi ngân sách trung ương được ngân sách Nhà nước cho vay, tổng kế tóan trung ương ghi: Nợ: Tiền gửi của ngân sách Có: Vay ngân hàng Nhà nước. Khi hòan trả thì ghi: Nợ: Vay ngân hàng Nhà nước Có: Tiền gửi của ngân sách b) Khi ngân sách địa phương được ngân sách trung ương cho vay, tổng kế tóan địa phương ghi: Nợ: Tiền gửi của ngân sách Có: Vãng lai với tổng kế tóan cấp trên. Khi hòan trả thì ghi: Nợ: Vãng lai với tổng kế tóan cấp trên Có: Tiền gửi của ngân sách Trường hợp khỏan tiền vay được chuyển thành trợ cấp thì ghi: Nợ: Vãng lai với tổng kế tóan cấp trên Có: Thu ngân sách Tổng kế tóan cấp trên (cấp cho vay) khi cho vay, ghi: Nợ: Vãng lai với tổng kế tóan cấp dưới Có: Tiền gửi của ngân sách Khi cấp dưới hòan trả nợ vay, thì ghi: Nợ: Tiền gửi của ngân sách Có: Vãng lai với tổng kế tóan cấp dưới; Trường hợp khỏan tiền vay chuyển thành trợ cấp thì ghi: Nợ: Cấp phát lệnh chi tiền Có: Vãng lai với tổng kế tóan cấp dưới; đồng thời ghi: Nợ: Chi ngân sách Có: Cấp phát lệnh chi tiền. MỤC 4. THANH TÓAN VÀ KHÓA SỔ CUỐI NĂM. Điều 27 . - Để tạo điều kiện thuận tiện cho việc khóa sổ sách và lập quyết tóan cuối mỗi năm, cơ quan tài chính phải xúc tiến các việc sau đây: a) Ngay từ trong tháng 11, cơ quan tài chính phải: 1. Đôn đốc nộp hết vào kho bạc các số tiền đã thu cho ngân sách, đôn đốc thanh tóan mọi khỏan cho vay, tạm ứng, để đến ngày 31 tháng 12 có thể quyết tóan mọi khỏan và nộp hết số kinh phí còn thừa. 2. Đôn đốc kho bạc: - Chuẩn bị thu nhận nhanh chóng các số tiền sẽ nộp dồn dập vào cuối năm, đối chiếu sổ sách cho khớp đúng giữa các đơn vị và kho bạc về các số thu nộp và cấp phát trong năm. - Chuẩn bị báo cáo nhanh nhát, đầy đủ nhất và chính xác nhất mọi khỏan thu, chi thực hiện từ 1 tháng 1 đến 31 tháng 12. 3. Đôn đốc các đơn vị dự tóan chuẩn bị làm và gửi đúng hạn báo cáo quyết tóan tháng 12 và báo cáo quyết tóan cả năm. 4. Đôn đốc thanh tóan các khỏan tiền vay và cho vay, các khỏan tiền trợ cấp hoặc phải nộp lên trên giữa ngân sách cấp trên và cấp dưới, và hòan thành các công việc thanh tóan này trước 31 tháng 12 bảo đảm số liệu ăn khớp giữa tài chính cấp trên và cấp dưới, giữa tài chính và ngân hàng Nhà nước các cấp. 5. Có thể cấp trước kinh phí năm sau cho một số cơ quan cần thiết phải chuẩn bị chi tiêu cho năm mới. b) Ngày 31 tháng 12 năm cũ và ngày 1 tháng 1 năm mới, tổng kế tóan các cấp phải tiến hành cân bằng các tài khỏan như sau: 1. Chuyển sổ các tài khỏan sau đây từ sổ năm cũ sang sổ năm mới: - Tiền gửi của ngân sách. - Thu trước cho năm sau. - Thuế nông nghiệp vụ đông thu cho năm sau. Ngòai ra, đặc biệt lắm và có lý do chính đáng, các tài khỏan sau đây cũng được chuyển sổ: - Cấp phát lệnh chi tiền. - Tạm ứng. - Vay ngân hàng Nhà nước. - Vãng lai với tổng kế tóan cấp trên. - Vãng lai với tổng kế tóan cấp dưới. Tài khỏan “vãng lai giữa hai niên độ trước và sau” dùng làm trung gian trong việc chuyển sổ, và ghi chép như sau: - Khi chuyển sổ “tiền gửi của ngân sách” từ năm cũ sang năm mới thì ghi: Ở sổ năm cũ, ngày 31 tháng 12: Nợ: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau Có: Tiền gửi của ngân sách Ở sổ năm mới, ngày 1 tháng 1 Nợ: Tiền gửi của ngân sách Có: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau Khi chuyển sổ “Thu trước cho năm sau”, từ năm cũ sang năm mới, thì ghi: Ở sổ năm cũ, ngày 31 tháng 12: Nợ: Thu trước cho năm sau Có: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau Ở sổ năm mới, ngày 1 tháng 1: Nợ: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau Có: Thu ngân sách. - Khi chuyển sổ “thuế nông nghiệp vụ đông thu cho năm sau” từ năm cũ sang năm mới thì ghi: Ở sổ năm cũ, ngày 31 tháng 12: Nợ: Thuế nông nghiệp vụ đông thu cho năm sau Có: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau Ở sổ năm mới, ngày 1 tháng 1: Nợ: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau Có: Thu ngân sách Các tài khỏan khác cũng chuyển sổ theo phương pháp như trên và sau khi chuyển sổ ở sổ Cái, phải chuyển sổ cả ở sổ phụ, để thuận tiện cho việc theo dõi và khớp đúng số liệu giữa sổ Cái và các sổ phụ. Trường hợp năm trước cấp phát trước hay tạm ứng trước cho năm sau thì cũng sử dụng tài khỏan “vãng lai giữa hai niên độ trước và sau” để làm trung gian chuyển sổ: Ở sổ năm cũ, ngày 31 tháng 12, ghi: Nợ: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau Có: Tiền gửi của ngân sách Ở sổ năm mới, ngày 1 tháng 1: Nợ: Cấp phát lệnh chi tiền hay tạm ứng Có: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau. 2. Trong thời gian chỉnh lý quyết tóan từ 1 tháng 1 đến hết tháng 2 năm sau, khi nhận được báo cáo của kho bạc về những khỏan thu thuộc niên độ trước thì ghi: Ở sổ năm cũ: Nợ: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau. Có:Thu ngân sách hay cấp phát lệnh chi tiền hay chi ngân sách hay tạm ứng. Ở sổ năm mới: Nợ: Tiền gửi của ngân sách Có: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau c) Sang năm mới, nhận được quyết tóan chi về năm cũ thì ghi ở sổ năm cũ như sau: Nợ: Chi ngân sách Có: Cấp phát hạn mức hay cấp phát lệnh chi tiền. d) Sang năm mới, nhận được báo cáo về thu thuế nông nghiệp vụ đông của kho bạc thì ghi ở sổ năm mới như sau: Nợ: Tiền gửi của ngân sách Có: Thu ngân sách Điều 28 . – Công việc quyết tóan và chỉnh lý quyết tóan phải làm xong trước khi hết tháng 2 năm sau (đối với ngân sách địa phương) và trước hết tháng 6 năm sau (đối với ngân sách Nhà nước). Trước khi hết tháng 2 và tháng 6 năm sau, các công việc liên hệ giữa hai niên độ trước và sau phải làm xong để cân bằng các tài khỏan và khóa sổ sách năm cũ. Việc chuyển sổ tiến hành như quy định ở điều 27. Việc kết chuyển và cân bằng hai tài khỏan “thu ngân sách” và “chi ngân sách” để rút ra số kết dư cuối năm của ngân sách, đồng thời chuyển thu (đối với ngân sách địa phương) hay chuyển nộp (đối với ngân sách trung ương) số kết dư sang ngân hàng Nhà nước và cân bằng vãng lai giữa hai niên độ tiến hàng như sau: a) Kết chuyển thu, chi ngân sách vào tài khỏan kết dư và cân bằng hai tài khỏan thu ngân sách và chi ngân sách; Ở sổ năm cũ, ghi số dư Có “Thu ngân sách” vào: Nợ: Thu ngân sách Có: Kết dư của ngân sách. Và ghi số dư Nợ “Chi ngân sách” vào: Nợ: Kết dư của ngân sách Có: Chi ngân sách; đồng thời, rút số kết dư cuối năm của ngân sách ra và ghi: Nợ: Kết dư của ngân sách Có: Vãng lai giữa hai niên độ trước và sau. Sau khi tất cả các tài khỏan ở sổ Cái năm cũ đều đã cân bằng như trên thì gạch 2 gạch cuối cùng để khóa sổ năm cũ. Ở sổ năm mới, chuyển kết dư sang để cân bằng tài khỏan “Vãng lai giữa hai niên độ trước và sau” và ghi: Nợ: Vãng lai giữa hai niên độ trước và sau Có: Kết dư của ngân sách; đồng thời, tùy trường hợp mà xử lý số kết dư cuối năm của ngân sách như sau, trong sổ sách năm mới: Đối với ngân sách trung ương nếu chuyển kết dư sang làm vốn cho vay của ngân hàng thì ghi: Nợ: Kết dư của ngân sách Có: Chuyển kết dư ngân sách cho ngân hàng Nhà nước, và: Nợ: Chuyển kết dư ngân sách cho ngân hàng Nhà nước Có: Tiền gửi của ngân sách Nếu giữ số kết dư ngân sách lại để nhập vào sổ thu năm mới của ngân sách để chi tiêu cho ngân sách thì ghi: Nợ: Kết dư của ngân sách Có: Thu ngân sách Đối với ngân sách địa phương, số kết dư năm trước chuyển sang để chi tiêu cho ngân sách năm sau; ghi: Nợ: Kết dư của ngân sách Có: Thu ngân sách Ở sổ sách năm mới sau khi xử lý tài khỏan kết dư, tất cả các tài khỏan có liên quan giữa hai niên độ trước và sau đều cân bằng, không được ghi chép gì thêm trong những tháng về sau, mà đợi đến cuối năm mới đến khi phát sinh những sự việc mới có liên quan đến năm mới và năm tiếp sau thì mới ghi chép. Chương 5: CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TÓAN MỤC 1 CHỨNG TỪ KẾ TÓAN Điều 29 . - Lập chứng từ kế tóan về chấp hành ngân sách Nhà nước phải theo đúng các biểu mẫu quy định trong chế độ kế tóan này. Điều 30 . - Chứng từ kế tóan về xét duyệt kinh phí và hạn mức kinh phí, cấp phát, cho vay và tạm ứng đều phải do Bộ trưởng Bộ Tài chính (đối với ngân sách trung ương), giám đốc sở tài chính hay trưởng ty tài chính (đối với ngân sách địa phương) ký và kế tóan trưởng Bộ Tài chính hay sở, ty tài chính tiếp ký. Đối với ngân sách trung ương, Bộ trưởng Bộ Tài chính có thể ủy quyền cho vụ trưởng và vụ phó Vụ tổng dự tóan Bộ Tài chính ký thừa ủy nhiệm các chứng từ kế tóan nói trên. Điều 31 . Các chứng từ kế tóan về chấp hành ngân sách nhất thiết phải ghi bằng mực hoặc đánh máy, không được gạch, tẩy xóa, chữa; không làm đúng các yêu cầu trên thì coi là chứng từ không có giá trị. Điều 32. - Trước khi ghi sổ phải thẩm tra cẩn thận các chứng từ kế tóan, đảm bảo việc lập chứng từ được chính xác và đúng yêu cầu đã quy định. Ghi Nợ, ghi Có vào tài khỏan nào của sổ Cái phải do kế tóan trưởng (hoặc người được ủy quyền chính thức) quyết định và ký duyệt vào chứng từ ghi sổ nói ở điều 31 và 33. Điều 33. - Chứng từ kế tóan gồm có 2 lọai: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc phản ánh họat động thu, chi của ngân sách, là cơ sở để ghi sổ chi tiết thu, chi và lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ tập hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc theo từng lọai việc và là căn cứ để ghi sổ Cái và sổ Nhật ký hay sổ Cái - nhật ký. Điều 34 . - Chứng từ gốc của tổng kế tóan gồm có: 1. Giấy rút kinh phí để chi (mẫu số 1.TKT/CT), 2. Lệnh chi tiền (mẫu số 2.TKT/CT), 3. Lệnh tạm ứng (mẫu số 3.TKT/CT), 4. Lệnh cho vay (mẫu số 4.TKT/CT), 5. Thông tri duyệt y quyết tóan (mẫu số 5.TKT/CT), 6. Giấy thóai thu (mẫu số 6.TKT/CT), 7. Giấy nộp tiền (mẫu số 7.TKT/CT), 8. Giấy nộp trả kinh phí còn thừa (mẫu số 8.TKT/CT), 9. Các bảng thống kê thu và cấp phát hàng ngày, hàng tháng, hàng năm của kho bạc, 10. Các chứng từ khác đã được phê chuẩn, duyệt y. Điều 35 . - Lập chứng từ ghi sổ phải căn cứ theo chứng từ gốc hợp pháp và theo mẫu như sau: Chứng từ ghi sổ số……… Chứng từ gốc kèm theo:………bản Ngày ……tháng……năm…… Trích yếu Tài khỏan Nợ Tài khỏan Có Số tiền Người lập chứng từ Kế tóan trưởng Người vào sổ Ký: Ký: ký: Điều 36 . – Có thể gộp nhiều sự việc vào trong một chứng từ ghi sổ nếu các sự việc ấy cùng thuộc lọai việc giống nhau (thu, tạm thu, cấp phát…) và xẩy ra cùng trong một ngày. Ngày của chứng từ ghi sổ là ngày ghi sổ Cái. Tất cả các việc thanh tóan sau ngày 31 tháng 12 đều lấy ngày 31 tháng 12 làm ngày ghi sổ. Chứng từ ghi sổ phải đánh số thứ tự liên tục từ đầu năm cho đến hết năm. Chứng từ ghi sổ chữ đỏ (để điều chỉnh sai lầm) phải đánh số thứ tự riêng. Điều 37. - Lập chứng từ ghi sổ và ghi Nợ ghi Có các tài khỏan, chỉ được áp dụng hai cách sau đây: - Ghi Nợ, ghi Có theo lối đơn giản; một tài khỏan Nợ đối ứng với một tài khỏan Có. - Ghi Nợ, ghi Có theo lối phức tạp: một tài khỏan Nợ đối ứng với nhiều tài khỏan Có hoặc nhiều tài khỏan Nợ đối ứng với một tài khỏan Có. Nghiêm cấm việc ghi Nợ, Có theo lối nhiều tài khỏan Nợ đối ứng với nhiều tài khỏan Có hoặc ngược lại (vì không thuận tiện cho việc kiểm tra…) Điều 38 . - Cuối mỗi tháng, sau khi chỉnh lý, đối chiếu khớp đúng giữa chứng từ và sổ sách đóng các chứng từ ghi sổ có kèm theo chứng từ gốc liên quan thành tập và trên bìa phải ghi rõ niên độ, tháng, số chứng từ theo mẫu như sau: Tên cơ quan tài chính………………………………… Tập chứng từ kế tóan số……………………………… Niên độ………tháng………………………………… Tập này có…………chứng từ ghi sổ từ số…………đến số………… Điều 39 . - Chứng từ kế tóan, khi đã đóng thành tập, không được rút ra nữa, nếu có sai lầm thì làm chứng từ điều chỉnh theo “phương pháp sửa chữa sai lầm” nói ở điều 44; nếu cần dùng thì làm sao lục do kế tóan trưởng và thủ trưởng ký xác nhận. Mục 2. - Sổ sách kế tóan. Điều 40. - Sổ sách của tổng kế tóan gồm có: 1. Sổ chính là sổ Nhật ký và sổ Cái hoặc sổ Cái - nhật ký kết hợp hai sổ làm một, theo các mẫu mực như sau: Mẫu sổ Nhật ký Ngày Số hiệu chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khỏan Số tiền Nợ Có Nợ Có Mẫu sổ Cái TÊN TÀI KHỎAN:…… Ngày Số hiệu chứng từ ghi sổ Diễn giải Nợ Có Mẫu sổ Cái - nhật ký Ngày Số hiệu chứng từ ghi sổ Diễn giải Số tiền 1.01 Tiền gửi của ngân sách 1.02 Cấp phát hạn mức v.v… Nợ Có Nợ Có 2. Các sổ phụ là: 1. Sổ chi tiết thu ngân sách 2. Sổ chi tiết chi ngân sách 3. Sổ chi tiết các khỏan cấp phát 4. Sổ chi tiết các khỏan tạm ứng 5. Sổ chi tiết các khỏan cho vay 6. Sổ chi tiết các khỏan tạm thu Sổ chi tiết thu, chi và cấp phát có thể áp dụng mẫu chung như sau: Lọai………Khỏan………Hạng………Thu (hay Chi) về (tên khỏan, hạng thu hay chi). Ngày Chứng từ Đơn vị thu (hay chi) Số tiền Phân tích Số Ngày Mục 1 Mục 2 Mục 3 Mục 4 v.v. v.v. Sổ chi tiết các khỏan tạm ứng, cho vay, tạm thu có thể áp dụng mẫu chung như sau: Ngày Tên đơn vị Lúc phát sinh sự việc thu (hay chi) Lúc thanh tóan Số tiền còn lại Ngày thanh tóan Chứng từ Số tiền Chứng từ Số tiền 3. Các sổ sách theo dõi các tài khỏan ngòai bảng cân đối: 1. Các sổ sách về hạn mức kinh phí đã duyệt cho các cơ quan đơn vị dự tóan, cho kiến thiết cơ bản; các mẫu sổ đã quy định trong chế độ cấp phát hạn mức và cấp phát kiến thiết cơ bản. 2. Các sổ phát hành và theo dõi việc cấp phát tiền, thu tiền, thóai thu theo mẫu như sau: Mẫu sổ nhật ký lệnh chi tiền Ngày Số hiệu lệnh chi Số hiệu của thông tri duyệt y dự tóan Tên cơ quan được cấp Số tiền Chú thích Cấp phát Tạm ứng Cho vay Mẫu sổ phát hành giấy nộp tiền Giấy nộp tiền Họ, tên người hay tên cơ quan nộp Diễn giải Số tiền Ngày nộp kho bạc Ngày Số hiệu Mẫu sổ phát hành giấy thóai thu Giấy thóai thu Họ, tên người hay tên cơ quan thóai thu Diễn giải Số tiền Ngày kho bạc thóai thu Ngày Số hiệu Điều 41 . – Có thể dùng sổ đóng sẵn thành quyển hoặc tờ rời sau mỗi tháng đóng thành quyển và phải bảo đảm trước ngày bắt đầu mỗi niên khóa phải chuẩn bị đủ sổ sách cho niên khóa đó; bìa sổ phải ghi tên cơ quan, niên độ kế tóan, tên sổ; phải đánh số thứ tự và đóng dấu (giáp lai) của cơ quan vào mỗi trang; ghi tên những nhân viên chịu trách nhiệm giữ sổ, có chữ ký và đóng dấu của thủ trưởng và kế tóan ở trang tờ đầu hoặc trang tờ cuối, theo mẫu như sau Sổ này gồm có………trang, đã đánh số từ trang 1 đến trang……… và lần lượt đã qua những người giữ sổ như sau Họ, tên người giữ sổ Ngày, tháng nhận việc Chữ ký Ngày, tháng giao việc Chữ ký Kế tóan trưởng Ngày……tháng……năm 196.. Ký: Thủ trưởng cơ quan (ký và đóng dấu) Điều 42 . - Sổ sách kế tóan phải ghi chép đúng sự thực, đúng với chứng từ kế tóan và rõ ràng, rành mạch; không được gạch xóa, không viết xen kẽ, viết chồng, không được bỏ thừa dòng; dòng nào chưa viết hết phải gạch chỗ thừa bằng mực để ngăn ngừa việc ghi thêm. Khi hết trang phải cộng và ghi số cộng bằng mực. Trong công việc kế tóan, bắt buộc phải dùng mực tốt, không phai. Tuyệt đối cấm viết tắt, cấm tẩy xóa, cấm dùng hóa chất hóa học để sửa chỗ sai lầm. Muốn sửa chỗ sai lầm phải làm theo phương pháp nói ở điều 44. Điều 43 . - Hết tháng phải cộng sổ và khóa sổ theo trình tự như sau: a) Sổ Cái (sổ ghi cả hai cột Nợ và Có): Hết tháng, cộng các cột Nợ và Có của tài khỏan; Ghi xuống dưới số cộng các tháng trước; Ghi tiếp phía dưới cột Có con số nhỏ hơn, số dư cuối tháng (nếu là dư Nợ, ghi vào cột Có; nếu là dư Có, ghi vào cột Nợ). Rồi cộng để cân bằng hai cột Nợ và Có. b) Sổ chi tiết (sổ ghi có một bên: hoặc Nợ hoặc Có): Hết tháng, cộng trong tháng; Các tháng trước; Cộng từ đầu năm đến cuối tháng này. Sau đó, gạch hai gạch ở dưới để khóa sổ, và người giữ sổ ký tên, kế tóan trưởng kiểm sóat, đối chiếu giữa các sổ sách, báo biểu rồi ký duyệt đảm bảo sự nhất trí giữa các số liệu và khớp đúng với tình hình thực tế. Mục 3. - Sửa các chỗ sai lầm. Điều 44 . - Sửa các chỗ sai lầm trong chứng từ ghi sổ và sổ Cái phải theo đúng các quy định sau đây: Bảo đảm phản ánh đúng thực tế, nếu ghi thừa thì sửa để rút bớt; nếu ghi thiếu thì ghi bổ sung. Khi sửa thì sửa gọn một lần, trên phần sổ sách của một tháng nhất định, tránh sửa sổ sách nhiều tháng. Ghi thừa: a) Ghi thừa, ghi sai phát hiện ngay trong tháng, trước khi khóa sổ: - Trường hợp 1. Chứng từ ghi sổ đúng nhưng ghi sổ sai: dùng mực đỏ gạch một gạch con số sai và dùng mực đen viết con số đúng ở ngay chỗ trên con số sai. - Trường hợp 2. Chứng từ ghi sổ sai cho nên ghi sổ cũng sai: sửa sổ và chứng từ ghi sổ theo phương pháp như trên. b) Ghi thừa, ghi sai phát hiện sau khi đã khóa sổ tháng, sửa sổ sai, các số cộng sai và các số dư sai có liên quan theo phương pháp như trên. c) Ghi thừa, ghi sai ở tháng trước đến tháng sau phát hiện thấy: sửa ở phần sổ tháng trước theo phương pháp như nói ở điểm b. d) Ghi thừa ở một tháng nhưng cách một hay nhiều tháng sau mới phát hiện, không sửa ở tháng đã ghi thừa mà sửa ở dưới số tổng cộng của tháng phát hiện việc ghi sai, lập một chứng từ ghi sổ mới bằng mực đỏ theo đúng con số sai (để hủy chứng từ cũ) và dùng mực đỏ chép chứng từ đó vào sổ Cái; lập một chứng từ ghi sổ mới bằng mực đen theo đúng con số đúng và dùng mực đen chép chứng từ đó vào sổ Cái. Sau đó, sẽ cộng các số đen, trừ các số đó để tìm ra lũy số kế đúng để mang sang tháng sau; chú ý tính lại số dư cho đúng; chứng từ ghi sổ điều chỉnh viết bằng mực đỏ và viết bằng mực đen đều phải ghi rõ sai lầm thuộc chứng từ ghi sổ ngày, tháng nào và số hiệu nào. Ghi thiếu: a) Ghi thiếu, ghi sai phát hiện trước khi khóa sổ: - Trường hợp 1. Chứng từ ghi sổ đúng nhưng ghi sổ sai: ghi thêm số tiền ghi thiếu để bổ sung và chú thích rõ ở cột “diễn giải” là bổ sung cho chứng từ ghi sổ nào, ngày nào để tiện kiểm tra. - Trường hợp 2. Chứng từ ghi sổ sai cho nên ghi sổ cũng sai: lập thêm một chứng từ ghi sổ cho số tiền thiếu và chú thích ở cột “diễn giải” là bổ sung cho chứng từ ghi sổ số nào, ngày nào. b) Ghi thiếu, ghi sai phát hiện sau khi khóa sổ tháng: Ghi bổ sung vào cuối tháng đó ở ngay chỗ dưới số tổng cộng và điều chỉnh lại số dư cho đúng. Đối với tất cả các trường hợp sửa các chỗ sai lầm trong sổ sách kế tóan, kế tóan trưởng phải ký xác nhận sang bên cạnh ghi sai trong sổ Cái. Điều 45 . Sửa các chỗ sai lầm trong sổ chi tiết thì dùng mực đỏ gạch một gạch con số sai và viết con số đúng ngay chỗ trên con số sai. Người làm kế tóan tổng kế tóan tuyệt đối không được sửa chữa chứng từ gốc. Chương 6: BÁO BIỂU KẾ TÓAN Điều 46 . – Cơ quan tài chính, căn cứ vào những tài liệu kế tóan chính xác, lập báo biểu kế tóan đầy đủ và kịp thời để phục vụ tốt việc quản lý ngân sách ở cấp mình và để báo cáo chính quyền cấp mình và cơ quan tài chính cấp trên đúng thời hạn quy định. Điều 47 . – Báo biểu kế tóan gồm có điện báo và báo cáo viết: a) Điện báo dùng để báo cáo nhanh một số lọai, khỏan, hạng, mục thu, chi nhất định theo từng thời gian nhất định: Điện báo thu mỗi tháng hai kỳ (2) : - Báo cáo số thu đến ngày 20, đến Bộ Tài chính trước ngày 23 (mẫu số 8-TKT/BC/Đ). - Báo cáo số thu cả tháng, đến Bộ Tài chính trước ngày mồng 3 tháng sau (mẫu số 8-TKT/BC/Đ). Điện báo cấp phát tháng, đến Bộ Tài chính trước ngày mồng 3 tháng sau (mẫu số 9-TKT/BC/Đ). b) Báo cáo viết có hai lọai: báo cáo của bản thân mỗi cấp tổng kế tóan và báo cáo tổng hợp ngân sách Nhà nước, phản ánh tổng hợp tình hình chấp hành ngân sách của bản thân cấp đó và của chung ngân sách Nhà nước. Chỉ riêng tổng kế tóan trung ương mới phải lập báo cáo ngân sách Nhà nước. Mỗi lọai báo cáo chia ra báo cáo hàng tháng, hàng qúy và hàng năm. Điều 48 . – Báo cáo tháng gồm có: - Báo cáo thu (mẫu số 1-TKT/BC), - Báo cáo cấp phát (mẫu số 2-TKT/BC), - Bảng cân đối tài khỏan (mẫu số 3-TKT/BC) và đều phải gửi đến Bộ Tài chính trước ngày 10 tháng sau; trong mỗi báo cáo phải ghi phần lũy kế của các tháng trước. Báo cáo qúy gồm có báo cáo quyết tóan chi hàng qúy (mẫu số 4-TKT/BC), và phải gửi đến Bộ Tài chính trong vòng 45 ngày đầu qúy sau; riêng báo cáo quyết tóan chi của qúy IV thì lập kết hợp với báo cáo năm Báo cáo năm gồm có: - Tổng quyết tóan thu (mẫu số 5-TKT/BC), - Tổng quyết tóan chi (mẫu số 6-TKT/BC), - Bảng cân đối tài khỏan năm (mẫu số 7-TKT/BC), Và đều phải gửi đến Bộ Tài chính trước ngày cuối tháng 2 năm sau. Đối với một số địa phương xa xôi, có thể đề nghị với Bộ Tài chính cho thêm thời hạn gửi báo cáo, trong phạm vi 5 ngày đối với các lọai báo cáo viết; đối với báo cáo điện thì không thêm thời hạn. Điều 49 . – Báo cáo quyết tóan qúy và báo cáo quyết tóan năm phải có bản thuyết minh bằng lời văn và các số liệu cơ bản về kết quả thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, văn hóa, giáo dục, y tế, xã hội, chỉ tiêu biên chế tiền lương…theo tinh thần điều 21 của chế độ kế tóan Nhà nước, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện ngân sách theo các báo biểu của chế độ thống kê tài chính. Điều 50. - Để đảm bảo số liệu chính xác, trung thực, đầy đủ và khớp đúng với các ngành có liên quan và kho bạc, phải thực hiện nghiêm chỉnh chế độ đối chiếu thường xuyên và tuần kỳ giữa tài chính, ngân hàng Nhà nước, các ngành thu, các đơn vị dự tóan; giữa sổ Cái với các sổ chi tiết và giữa các lọai báo cáo có liên quan với nhau, và kiểm sóat kỹ trước khi gửi đi. Phải đảm bảo gửi đúng thời hạn, coi đó là một kỷ luật tài chính. Chương 7: BẢO QUẢN, CẤT GIỮ CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH, BÁO CÁO KẾ TÓAN VÀ BÀN GIAO KẾ TÓAN MỤC 1 BẢO QUẢN, CẤT GIỮ CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH, BÁO CÁO KẾ TÓAN. Điều 51 . – Các chứng từ, sổ sách, báo cáo kế tóan và các tài liệu khác liên quan tới kế tóan phải được cất giữ trong tủ riêng và phải bảo quản cẩn thận. Phải sắp xếp các tài liệu theo lọai, theo thứ tự thời gian và phải có sổ theo dõi. Không có sự đồng ý của kế tóan trưởng thì không được lấy những tài liệu cất ở nơi lưu trữ ra. Trường hợp đặc biệt, muốn đem tài liệu ra ngòai cơ quan thì, ngòai sự đồng ý của kế tóan trưởng, phải được thủ trưởng đơn vị ký giấy cho phép. Điều 52. – Các tài liệu kế tóan mỗi năm chỉ được giữ lại trong phòng kế tóan lâu nhất là 12 tháng sau khi hết năm. Sau thời hạn đó phải chuyển vào lưu trữ chung của cơ quan và lưu trữ ở đó theo thời hạn dưới đây: - Tài liệu kế tóan tháng: 5 năm - Tài liệu kế tóan qúy: 10 năm - Tài liệu kế tóan năm: 20 năm Riêng đối với báo cáo Tổng quyết tóan ngân sách hằng năm thì lưu trữ vĩnh viễn. MỤC 2 BÀN GIAO KẾ TÓAN Điều 53 . Nhân viên kế tóan của tổng kế tóan khi thôi việc hoặc thay đổi công tác, phải bàn giao công việc kế tóan của mình cho người thay, bằng biên bản bàn giao có ghi rõ những điều cần thiết để đảm bảo cho công việc kế tóan khỏi bị gián đọan và để xác định rõ thời gian thuộc trách nhiệm của người giao và của người nhận, tình hình công việc cụ thể đã làm, đang làm và phải làm; thống kê các chứng từ, sổ sách, báo cáo kế tóan, sổ sách theo dõi các tài liệu kế tóan lưu trữ và các tài liệu khác có liên quan; hồ sơ chưa giải quyết xong ; các con dấu dùng trong công việc kế tóan… Điều54 . – Biên bản bàn giao phải lập thành hai bản, có chữ ký của người giao và người nhận và chữ ký của thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền (đối với kế tóan trưởng) hoặc của kế tóan trưởng (đối với nhân viên kế tóan) đã chứng kiến việc bàn giao; một bản giao cho người giao, một bản giao cho người nhận để lưu vào hồ sơ tài liệu kế tóan của cơ quan. Điều 55. - Việc bàn giao phải chính thức tiến hành theo thời gian quy định như sau, bắt đầu kể từ ngày có quyết định bàn giao: - 5 ngày là tối đa, đối với nhân viên kế tóan. - 10 ngày là tối đa, đối với kế tóan trưởng. Nếu có khó khăn gì ảnh hưởng đến việc bàn giao thì thủ trưởng đơn vị phải kịp thời giải quyết. Điều 56 . - Người thôi việc đã bàn giao vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mình làm trong thời gian mình phụ trách; người nhận việc chịu trách nhiệm kể từ ngày nhận việc. Chương 8: ĐIỀU KHỎAN CHUNG Điều 57 . - Nhiệm vụ của thủ trưởng và kế tóan trưởng tổng kế tóan: a) Thủ trưởng có trách nhiệm giám đốc, theo dõi nắm tình hình công tác kế tóan, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho kế tóan trưởng thi hành nhiệm vụ và kiểm tra việc chấp hành chế độ, thể lệ kế tóan ngân sách. b) Kế tóan trưởng mỗi cấp tổng kế tóan chịu sự lãnh đạo trực tiếp của thủ trưởng cấp mình, đồng thời phải phục tùng sự chỉ đạo của kế tóan trưởng cấp trên về nghiệp vụ kế tóan, để đảm bảo sự chỉ đạo thống nhất, tập trung của Nhà nước về kế tóan. Nhiệm vụ chủ yếu của kế tóan trưởng là thực hiện và giúp thủ trưởng thực hiện những công việc cụ thể sau đây: - Tổ chức bộ máy và công việc kế tóan trong nội bộ cấp tổng kế tóan mình và tổng kế tóan cấp dưới, bảo đảm chấp hành nghiêm chỉnh chế độ tổng kế tóan đã ban hành, đảm bảo ghi chép, phản ánh chính xác và kịp thời mọi tình hình thu, chi ngân sách; - Tổ chức hướng dẫn và chỉ đạo thực hiện chế độ tổng kế tóan, kiểm tra công tác kế tóan và lập báo biểu kế tóan, đề xuất các biện pháp cần thiết làm cho công tác tổng kế tóan được kịp thời và chính xác; - Chấp hành đầy đủ và đúng đắn các chế độ thể lệ kinh tế tài chính, chế độ kế tóan thống nhất của Nhà nước, chế độ tổng kế tóan cũng như có trách nhiệm và có quyền từ chối các khỏan thu, chi không đúng chế độ, chính sách nếu không có lệnh viết của thủ trưởng. - Tổ chức bảo quản các sổ sách, báo biểu chứng từ kế tóan theo chế độ tổng kế tóan. Điều 58 . - Chế độ này bắt đầu thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 1967. Những quy định và những chế độ tổng kế tóan ban hành trước đây trái với các điều khỏan trong chế độ này đều hủy bỏ kể từ ngày thi hành chế độ này. CHÚ THÍCH Danh từ mới dùng trong bản chế độ tổng kế tóan này Danh từ cũ dùng trước đây - Ghi Nợ, ghi Có - Hành tự, phân lục tài khỏan - Cân bằng tài khỏan - Tất tóan, chuyển tiêu - Chuyển sổ - Chuyển tóan - Thu ngân sách - Thu dự tóan - Chi ngân sách - Chi dự tóan - Ngân sách trung ương - Tổng dự tóan trung ương - Ngân sách địa phương - Tổng dự tóan địa phương