Quyết định 04/2016/QĐ-UBND
Về việc ban hành Quy chế phối hợp thực hiện cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết hồ sơ cấp phiếu lý lịch tư pháp, thành lập Văn phòng công chứng, đăng ký lại việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài trên địa bàn tỉnh Gia Lai
Cơ quan ban hành: UBND Tỉnh Gia Lai
Ngày ban hành: 2016-01-14

QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế phối hợp thực hiện cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết hồ sơ cấp phiếu lý lịch tư pháp, thành lập Văn phòng công chứng, đăng ký lại việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngòai trên địa bàn tỉnh Gia Lai ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003; Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND năm 2004; Căn cứ Luật Lý lịch tư pháp năm 2009, Luật Nuôi con nuôi năm 2010, Luật Công chứng năm 2014; Căn cứ Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/11/2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp, Nghị định số 19/2011/NĐ-CP ngày 21/3/2011 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Nuôi con nuôi; Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương; Theo đề nghị của Sở Tư pháp, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế phối hợp thực hiện cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết hồ sơ cấp phiếu lý lịch tư pháp, thành lập Văn phòng công chứng, đăng ký lại việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngòai trên địa bàn tỉnh Gia Lai. Điều 2. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 24 tháng 01 năm 2016. Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Công an tỉnh, Chánh án Tòa án nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. QUY CHẾ Phối hợp thực hiện cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết hồ sơ cấp phiếu lý lịch tư pháp, thành lập Văn phòng công chứng, đăng ký lại việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngòai trên địa bàn tỉnh Gia Lai (Ban hành kèm theo Quyết định số /2016/QĐ-UBND ngày tháng năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Quy chế này quy định về thời gian, trình tự thực hiện, giải quyết theo cơ chế một cửa liên thông giữa các cơ quan có liên quan để giải quyết hồ sơ cấp phiếu lý lịch tư pháp, thành lập Văn phòng công chứng, đăng ký lại việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngòai địa bàn tỉnh Gia Lai. Điều 2. Đối tượng áp dụng Các cơ quan trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp giải quyết các thủ tục hành chính về cấp phiếu lý lịch tư pháp, thành lập Văn phòng công chứng, đăng ký lại việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngòai gồm: - Công an tỉnh; - Tòa án nhân dân tỉnh; - Văn phòng UBND tỉnh; - Cá nhân, tổ chức có yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính; - Các cá nhân, tổ chức khác có liên quan đến việc thực hiện thủ tục hành chính. Điều 3. Quy trình tiếp nhận và trả kết qu ả 1. Tiếp nhận hồ sơ: - Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp. - Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ: + Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết; + Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể theo mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ (sau đây viết gọn là Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg). + Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì công chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ theo mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg và phần mềm điện tử (nếu có); lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg; 2. Chuyển hồ sơ: a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chức lập Phiếu kiểm sóat quá trình giải quyết hồ sơ theo mẫu số 04 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg; b) Chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm sóat quá trình giải quyết hồ sơ cho phòng chuyên môn. Phiếu kiểm sóat quá trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. 3. Giải quyết hồ sơ: a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Sở Tư pháp chuyển hồ sơ hoặc có văn bản gửi cơ quan phối hợp theo thời gian quy định; Trường hợp việc giải quyết thủ tục hành chính cần được thực hiện sau khi có kết quả giải quyết của cơ quan phối hợp thì Sở Tư pháp gửi văn bản, hồ sơ cho cơ quan phối hợp để giải quyết trong thời gian quy định; b) Trên cơ sở giải quyết hồ sơ của các cơ quan phối hợp, Sở Tư pháp thẩm định và trình cấp có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ đến Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả; c) Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Hồ sơ quá hạn thuộc trách nhiệm giải quyết của cơ quan nào thì cơ quan đó phải có văn bản xin lỗi đến tổ chức, cá nhân ghi rõ lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả gửi Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp. Công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhập sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử (nếu có), thông báo thời hạn trả kết quả và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan làm quá hạn giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức. 4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ: Sau khi nhận kết quả giải quyết hồ sơ từ phòng chuyên môn, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm ghi vào sổ theo dõi và thông báo đến cá nhân, tổ chức để nhận kết quả. Chương II TRÌNH TỰ, THỦ TỤC VÀ THỜI GIAN GIẢI QUYẾT Điều 4. Thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp 1. Thành phần hồ sơ: - Tờ khai yêu cầu cấp lý lịch tư pháp (theo mẫu 03/TT-LLTP ban hành kèm theo Thông tư số 13/2011/TT-BTP) - Bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người có yêu cầu cấp lý lịch tư pháp; - Bản sao sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận thường trú hoặc giấy chứng nhận tạm trú của người yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp; - Đối với cá nhân thuộc đối tượng miễn, giảm lệ phí phải xuất trình giấy tờ để chứng minh. Cá nhân có thể ủy quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp Lý lịch tư pháp số 1. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản theo quy định của pháp luật và chứng minh nhân dân (bản sao kèm bản chính để đối chiếu) của người được ủy quyền. Trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì không cần văn bản ủy quyền nhưng phải xuất trình giấy tờ chứng minh mối quan hệ nêu trên. Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp số 2 thì không được ủy quyền cho người khác làm thay. 2. Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ. 3. Thời gian giải quyết hồ sơ: 10 ngày làm việc đối với hồ sơ thông thường (đương sự chỉ cư trú trong tỉnh); 15 ngày làm việc đối với hồ sơ phức tạp (đương sự cư trú nhiều nơi hoặc có thời gian cư trú ở nước ngòai, người nước ngòai, trường hợp phải xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích). Cụ thể: Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp gửi Phiếu xác minh Lý lịch tư pháp kèm 01 bộ hồ sơ cho cơ quan Công an cùng cấp; Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được phiếu xác minh lý lịch tư pháp, cơ quan công an cấp tỉnh thực hiện tra cứu thông tin về trình trạng án tích của đương sự và gửi cho Sở Tư pháp kết quả tra cứu; trường hợp phải tra cứu thông tin trong hệ thống hồ sơ, tàng thư của Bộ Công an thì thời hạn không quá 09 ngày làm việc. Trường hợp sau khi đã tra cứu thông tin lý lịch tư pháp về án tích tại cơ quan công an mà vẫn chưa đủ căn cứ để kết luận hoặc nội dung về tình trạng án tích của đương sự có điểm chưa rõ ràng, đầy đủ để khẳng định đương sự có hay không có án tích thì Sở Tư pháp liên hệ với Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án liên quan đến đương sự để tra cứu hồ sơ. Thời hạn tra cứu tại Tòa án không quá 05 ngày làm việc. Trường hợp cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người đã từng là sĩ quan, hạ sĩ quan, binh sĩ, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng thì Sở Tư pháp phối hợp với cơ quan có thẩm quyền thuộc Bộ quốc phòng để tra cứu thông tin. Trong trường hợp khẩn cấp theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng, ngay sau khi nhận được yêu cầu, Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp phối hợp với cơ quan có thẩm quyền của Bộ Công an thực hiện tra cứu thông tin lý lịch tư pháp của đương sự và cấp Phiếu lý lịch tư pháp trong thời hạn 24 giờ, kể từ thời điểm nhận được yêu cầu. Điều 5. Thủ tục thành lập Văn phòng công chứng 1. Thành phần hồ sơ: - Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng theo mẫu ban hành kèm theo Quyết định số 01/2008/QĐ-BTP, cụ thể: + Đối với Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập : Mẫu TP-CC-02; + Đối với Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập: Mẫu TP-CC-03. - Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế họach triển khai thực hiện; - Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng. 2. Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ. 3. Thời gian giải quyết hồ sơ: 20 ngày, trong đó: - Trong thời hạn 13 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. - Trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản của Sở Tư pháp về việc đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; Trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản. Điều 6. Thủ tục đăng ký lại việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngòai 1. Thành phần hồ sơ: - Tờ khai đăng ký lại việc nuôi con nuôi (theo Mẫu TP/CN-2011/CN.04 ban hành kèm theo Thông tư số 12/2011/TT-BTP). Trường hợp yêu cầu đăng ký lại tại Sở Tư pháp không phải là nơi trước đây đã đăng ký việc nuôi con nuôi thì Tờ khai phải có cam kết của người yêu cầu đăng ký lại về tính trung thực của việc đăng ký nuôi con nuôi trước đó và có chữ ký ít nhất hai người làm chứng. - Bản sao hộ chiếu hoặc các giấy tờ tùy thân khác của người có yêu cầu đăng ký lại việc nhận nuôi con nuôi; - Bản chính hoặc bản sao hợp lệ chứng nhận việc nuôi con nuôi trước đây (nếu có). 2. Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ. 3. Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc. Trong đó: 02 ngày tại Sở Tư pháp, 03 ngày tại Ủy ban nhân dân tỉnh. Chương III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 7. Quan hệ phối hợp giữa các cơ quan tham gia thực hiện cơ chế một cửa liên thông 1. Nếu việc giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân có khả năng chậm hơn so với thời gian quy định mà có lý do chính đáng thì cơ quan hành chính đang giải quyết hồ sơ phải kịp thời có văn bản thông báo đến công dân, tổ chức; đồng thời báo với cơ quan hành chính có trách nhiệm giải quyết tiếp theo trong quy trình liên thông và cơ quan chủ trì thực hiện cơ chế một cửa liên thông để theo dõi. 2. Nếu việc giải quyết hồ sơ của tổ chức, công dân chậm hơn so với thời gian quy định, gây thiệt hại đối với tổ chức, công dân mà không có lý do chính đáng thì trách nhiệm thuộc về tổ chức, cá nhân giải quyết chậm trễ (quy định tại quy trình giải quyết công việc theo cơ chế một cửa liên thông) và tổ chức, cá nhân đó phải có văn bản xin lỗi gửi tổ chức, công dân và thực hiện trách nhiệm bồi thường theo quy định (nếu có). 3. Công chức các phòng chuyên môn của cơ quan hành chính nhà nước thực hiện cơ chế một cửa liên thông phải xử lý hồ sơ của tổ chức và công dân đảm bảo quy trình, thời gian; tạo điều kiện thuận lợi và phối hợp chặt chẽ trong quá trình xử lý công việc theo cơ chế một cửa liên thông. 4. Định kỳ 6 tháng, hàng năm, Sở Tư pháp (cơ quan chủ trì thực hiện cơ chế một cửa liên thông) tổ chức họp đánh giá cơ chế một cửa liên thông với các cơ quan hành chính có liên quan để rút kinh nghiệm, tháo gỡ vướng mắc trong phối hợp thực hiện nhiệm vụ; báo cáo kết quả về UBND tỉnh (gửi Sở Nội vụ 01 bản để tổng hợp, theo dõi). Điều 8. Tiếp nhận, xử lý các phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính theo cơ chế một cửa liên thông 1. Công chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan hành chính nhà nước thực hiện cơ chế một cửa liên thông có trách nhiệm tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của tổ chức, công dân về các quy định hành chính theo cơ chế một cửa liên thông; hẹn ngày trả kết quả (không quá thời gian quy định) và cập nhật vào sổ theo dõi. 2. Trong thời gian không quá 03 ngày (kể từ khi tiếp nhận phản ánh, kiến nghị), công chức tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm chuyển các phản ánh, kiến nghị của tổ chức, công dân đến cơ quan, tổ chức có liên quan; đồng thời báo cáo lãnh đạo cơ quan và cơ quan chủ trì thực hiện cơ chế một cửa liên thông Thời gian công chức tiếp nhận phản ánh, kiến nghị chuyển đến các cơ quan, tổ chức và thời gian thông báo kết quả xử lý phải cập nhật vào sổ theo dõi. 3. Cơ quan chủ trì thực hiện công việc theo cơ chế một cửa liên thông có trách nhiệm theo dõi, tổng hợp, đôn đốc, trực tiếp liên hệ với các cơ quan liên quan khác (nếu cần thiết) để giải quyết kịp thời phản ánh, kiến nghị của tổ chức, công dân. Các cơ quan liên quan được phối hợp phải có trách nhiệm xử lý đúng thời gian yêu cầu. 4. Trường hợp các cơ quan liên quan xử lý kiến nghị, phản ánh chậm hơn so với thời gian yêu cầu thì Thủ trưởng cơ quan phải có trách nhiệm thông báo lý do bằng văn bản với tổ chức, công dân; đồng thời báo cáo cơ quan chủ trì thực hiện cơ chế một cửa liên thông để theo dõi. 5. Sau khi nhận kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị, công chức tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm thông báo đến tổ chức và công dân theo thời gian đã hẹn; đồng thời thông báo cơ quan chủ trì thực hiện cơ chế một cửa liên thông để theo dõi. 6. Các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm lập sổ theo dõi, hòm thư góp ý, công khai địa chỉ email, số điện thọai lãnh đạo cơ quan và các cơ quan liên quan. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan kịp thời phản ánh về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Tư pháp) để xem xét sửa đổi, bổ sung, hòan chỉnh Quy chế cho phù hợp./.