Thông tư 07-TC-CĐKT
ban hành chế độ chứng từ sổ sách kế toán
Cơ quan ban hành: Bộ Tài chính
Ngày ban hành: 1964-02-21

BỘ TÀI CHÍNH -------- Số : 07-TC-CĐKT VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ------------------------------------- Hà Nội, ngày 21 tháng 02 năm 1964 THÔNG TƯ Ban hành chế độ chứng từ sổ sách kế tóan --------------- Chứng từ sổ sách kế tóan có ý nghĩa rất lớn trong việc lãnh đạo sản xuất kinh doanh, trong việc quản lý kinh phí ở các cơ quan hành chính sự nghiệp. Nó là công cụ không thể thiếu được để giám đốc và phân tích các họat động tinh tế, sử dụng vốn và vật tư; chứng từ sổ sách kế tóan có tác dụng rất lớn trong việc bảo vệ tài sản của Nhà nước. Tổ chức tốt việc lập, luân chuyển, ghi sổ, kiểm tra chứng từ và sổ sách kế tóan giúp cho các ngành, các cấp có thể ngăn ngừa các hiện tượng tham ô lãng phí. Sau khi ban hành điều lệ tổ chức kế tóan Nhà nước, một số xí nghiệp, công trường, nông trường, cơ quan…đã bắt đầu chấn chỉnh công tác ghi chép chứng từ sổ sách kế tóan. Nhưng đi sâu vào một số đơn vị thì thấy tình trạng khá phổ biến là việc tính tóan, phản ánh trên các chứng từ sổ sách kế tóan còn nhiều thiếu sót. Chứng từ sổ sách kế tóan không làm đúng nguyên tắc, không được kiểm sóat chặt chẽ, đã mở đường cho nhiều vụ tham ô. Theo tổng kết của một ngành thì 80% số vụ tham ô là do kỷ luật chứng từ không chặt chẽ. Trong một ngành, mỗi đơn vị kế tóan dùng một phương pháp ghi chép riêng, mẫu mực chứng từ sổ sách không thống nhất. Việc quy định mẫu mực, chứng từ sổ sách còn tùy tiện, do đó sinh ra phức tạp, rườm rà, số lượng bản quá nhiều gây lãng phí thời gian và giấy tờ. Việc bảo quản chứng từ sổ sách chưa được chặt chẽ, để mất mát, thất lạc, khó khăn cho việc tra cứu, gây ra sự lợi dụng chứng từ để tham ô. Nguyên nhân của tình hình trên một phần do các thủ trưởng đơn vị, các kế tóan trưởng chưa thấy hết tầm quan trọng của chứng từ sổ sách kế tóan, chưa quan tâm hoặc chưa quan tâm đầy đủ đến việc chấn chỉnh, chỉ đạo công việc ghi chép chứng từ sổ sách theo đúng như quy định của điều lệ tổ chức kế tóan Nhà nước; các cán bộ ở các môn khác trong đơn vị cũng chưa thấy nhiệm vụ của mình là phải phục vụ tốt cho công việc ghi chép kế tóan; mặt khác do chưa có một chế độ quy định những nguyên tắc cụ thể và thống nhất về chứng từ sổ sách kế tóan. Để bổ cứu tình hình trên, Bộ Tài chính quy định chế độ chứng từ sổ sách kế tòan kèm theo đây, nhằm: - Cụ thể hóa những nguyên tắc về chứng từ sổ sách kế tóan nêu trong điều lệ tổ chức kế tóan Nhà nước, tạo điều kiện cho các đơn vị kế tóan chấp hành được nghiêm chỉnh, thống nhất; - Đưa công tác lập, ghi chép và bảo quản chứng từ sổ sách kế tóan vào chế độ, kỷ luật chặt chẽ nhằm phát huy tác dụng của chứng từ sổ sách kế tóan trong việc tăng cường quản lý kinh tế tài chính. Để thi hành chế độ chứng từ sổ sách kế tóan này, Bộ Tài chính đề nghị các ngành, các địa phương: - Có kế họach phổ biến rộng rãi chế độ này đến các đơn vị kế tóan; - Dựa vào chế độ này, quy định các mẫu mực chứng từ sổ sách, cách thức ghi chép thống nhất cho các đơn vị phụ thuộc; - Tăng cường công tác kiểm tra chứng từ sổ sách kế tóan; - Một số ngành như Ngọai thương, Ngân hàng Nhà nước sẽ cùng với Bộ Tài chính nghiên cứu quy định cụ thể về một số điểm như việc ghi chép ngọai tệ, mẫu mực và cách sử dụng chứng từ sổ sách kế tóan bằng máy v .v… cho thích hợp với tình hình đặc điểm của ngành KT. BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH THỨ TRƯỞNG (đã ký) Trịnh Văn Bính CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TÓAN Phần 1: NGUYÊN TẮC CHUNG Điều 1. – Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào có họat động sản xuất kinh doanh hoặc sử dụng vốn của Nhà nước đều phải ghi chép kế tóan. Mỗi khi thành lập một đơn vị kế tóan mới (về sản xuất kinh doanh, kiến thiết cơ bản, sự nghiệp hay hành chính), đơn vị mới thành lập phải tổ chức bộ máy kế tóan và phải chuẩn bị đầy đủ sổ sách, giấy in cần thiết cho công việc kế tóan rồi mới được nhận vốn và bắt đầu công việc chi tiêu. Điều 2. – Việc lập chứng từ và ghi chép vào sổ sách kế tóan phải đảm bảo phản ánh một cách tòan diện, liên tục, chính xác, có hệ thống tình hình và kết quả sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn của đơn vị dưới hình thức tiền, hiện vật và thời gian lao động, phải đảm bảo cung cấp đúng đắn và kịp thời những tài liệu cần thiết cho việc lập báo biểu kế tóan, phải tiện cho việc giám đốc các họat động kinh tế tài chính, đồng thời hết sức rõ ràng, dễ hiểu, tránh lặt vặt phức tạp. Điều 3. – Khi lập chứng từ và vào sổ sách kế tóan thì nhất thiết phải căn cứ vào quy định của các chế độ, thể lệ kế tóan của Nhà nước; mỗi nghiệp vụ kinh tế, mỗi việc sử dụng vốn Nhà nước phải được phản ánh vào tài khỏan có liên quan đúng với nội dung đã quy định trong các chế độ. Điều 4. – Trong việc lập chứng từ và ghi sổ sách kế tóan phải lấy “đồng làm đơn vị và ghi đến hào, xu. Ngọai tệ phải quy ra tiền Việt Nam theo giá hối đóai chính thức của Ngân hàng Nhà nước để ghi sổ, đồng thời phải ghi số ngọai tệ trong sổ qũy. Điều 5. – Căn vào điều 12 và điều 43 của điều lệ tổ chức kế tóan Nhà nước và dựa và chế độ chứng từ sổ sách kế tóan này, các đơn vị chủ quản cấp trung ương (Bộ và cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ) có trách nhiệm quy định các mẫu mực chứng từ sổ sách kế tóan sản xuất, kinh doanh và cách thức ghi chép thống nhất cho các đơn vị phụ thuộc và phải được Bộ Tài chính đồng ý trước khi ban hành. Điều 6. – Căn cứ vào điều 11 và điều 54 của điều lệ tổ chức kế tóan Nhà nước, căn cứ vào các quy định của chế độ chứng từ sổ sách kế tóan này và các quy định có liên quan của các chế độ, thể lệ của Nhà nước, các Sở, Ty Tài chính các khu, thành phố, tỉnh giúp Ủy ban hành chính địa phương quy định các mẫu mực chứng từ sổ sách kế tóan thích hợp với tình hình đặc điểm của địa phương để áp dụng cho các xí nghiệp địa phương. Điều 7. – Dưới sự lãnh đạo của thủ trưởng đơn vị, kế tóan trưởng vị có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra công việc lập và ghi các chứng từ sổ sách kế tóan của các bộ phận có liên quan (như cung tiêu, phân xưởng, kho, qũy v .v… ) của các đơn vị phụ thuộc, và bảo quản các chứng từ sổ sách và tài sản các tài liệu kế tóan khác. Việc lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, ghi sổ, bảo quản các tài liệu kế tóan phải có sự phân công rõ ràng trong đơn vị và có người chuyên trách. Điều 8. – Mỗi khi thay đổi cán bộ trong bộ máy kế tóan phải thực hiện việc bàn giao giữa cán bộ cũ và cán bộ mới: cán bộ cũ phải bàn giao cho cán bộ mới tất cả công việc kế tóan bao gồm sổ sách, chứng từ kế tóan và các tài liệu khác, tình hình vào sổ, các công việc đang giải quyết và chưa giải quyết v .v… theo đúng như quy định trong các điều 10, 35, 36 của điều lệ tổ chức kế tóan Nhà nước. Điều 9. – Tất cả các bộ phận và cán bộ công nhân viên trong đơn vị kế tóan có liên quan đến công việc kế tóan đều có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời cho công việc kế tóan những chứng từ, tài liệu giải thích cần thiết giúp đỡ cho việc ghi sổ kế tóan và lập báo cáo kế tóan theo yêu cầu và mẫu quy định của bộ phận kế tóan. Phần 2: CHỨNG TỪ KẾ TÓAN Điều 10. – Chứng từ kế tóan là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hòan thành. Lập chứng từ là khởi điểm của công việc kế tóan và chứng từ là cơ sở để ghi chép vào trong sổ sách kế tóan. Để có căn cứ giám đốc và phân tích xem việc hòan thành cáo nghiệp vụ kinh tế tài chính có được chính xác, hợp lý và hợp pháp không, đồng thời để giám đốc họat động của những người phụ trách nhằm đấu tranh để bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa theo quy định của Nhà nước, mọi họat động có liên quan đến tiền, đến tài sản của tất cả các bộ phận trong đơn vị kế tóan đều phải có chứng từ hợp lệ. Chứng từ hợp lệ là chứng từ lập đúng với sự thực,đúng với thể lệ và chế độ của Nhà nước, có đầy đủ yếu tố cần thiết, tính tóan đúng. Điều 11. – Chứng từ kế tóan gồm hai lọai: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. MỤC 1. CHỨNG TỪ GỐC: Điều 12. – Mọi khỏan ghi trong sổ sách kế tóan bắt buộc phải có chứng từ gốc xác minh chứng từ gốc phản ánh họat động tài vụ, kinh tế của đơn vị kế tóan, là cơ sở để lập chứng từ ghi vào sổ và phải đính kèm chứng từ ghi sổ. Điều 13. – Bất cứ chứng từ gốc nào cũng phải có đầy đủ những yếu tố cần thiết sau đây: 1. Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu lĩnh vật liệu, phiếu giao hàng v .v… ) 2. Tên, địa chỉ của xí nghiệp, cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ; 3. Tên, địa chỉ của xí nghiệp, cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ; 4. Nội dung sự việc phát sinh ra chứng từ; 5. Số lượng giá đơn vị, thành tiền; 6. Ngày, tháng, năm lập chứng từ; 7. Chữ ký của nhân viên chịu trách nhiệm về tính chất chính xác của nghiệp vụ đó và thủ tục chứng từ (chữ ký của thủ trưởng xí nghiệp, cơ quan đơn vị hay người được ủy nhiệm, chữ ký của nhân viên lập chứng từ, chữ ký của nhân viên hòan thành nghiệp vụ đó), dấu của xí nghiệp, đơn vị, cơ quan. Ngòai ra tùy theo tính chất nghiệp vụ, tùy theo lọai chứng từ có thể thêm một vài yếu tố khác nữa. Điều 14. – Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ do kế tóan trưởng đơn vị quy định (và được kế tóan trưởng cấp trên duyệt); mọi chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc ở ngòai gửi đến đều phải tập trung vào bộ phận kế tóan đơn vị (vụ, phòng, ban, tổ kế tóan v.v… ) bộ phận kế tóan phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới có thể dùng những chứng từ đó để vào sổ. Khi kiểm tra chứng từ thì phải xem: - Việc ghi các yếu tố cần thiết có đầy đủ không; - Việc tính tóan trong chứng từ có đúng không, có chính xác không; - Nội dung của chứng từ có hợp pháp không, có đúng chế độ thể lệ hiện hành của Nhà nước không, có phù hợp với định mức và dự tóan đã được phê chuẩn không v.v… Điều 15. – Trong khi kiểm tra chứng từ nếu phát hiện có hành vi vị phạm chính sách, chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước, phải cự tuyệt việc chi tiền và thanh tóan, phải kịp thời báo cáo với thủ trưởng đơn vị và kế tóan trưởng biết để giải quyết theo đúng như điều lệ, chế độ thể lệ đã quy định. Đối với chứng từ gốc mà thủ tục không đầy đủ, con số không đúng thì phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ. MỤC 2. CHỨNG TỪ GHI SỔ: Điều 16. – Chứng từ ghi sổ tập hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc theo từng lọai nghiệp vụ kinh tế tài chính và ghi rõ cách vào sổ của từng nghiệp vụ đó. Có thể ghi thẳng các số liệu ở các chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ, và cũng có thể tập hợp các số liệu ở các chứng từ gốc vào bảng tổng hợp rồi căn cứ vào bảng tổng hợp mà ghi vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ dùng để xác minh các điều ghi trong phần kế tóan tổng hợp. Điều 17. – Chứng từ ghi sổ phải phản ánh đủ các yếu tố sau đây: 1. Số liệu của chứng từ ghi sổ; 2. Ngày lập chứng từ ghi sổ; 3. Số hiệu, tên chứng từ gốc kèm theo và nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế đã được phản ánh trên chứng từ gốc; 4. Số hiệu hoặc tên tài khỏan phải ghi Nợ, số hiệu hoặc tên tài khỏan phải ghi Có; 5. Số tiền phải ghi vào sổ cái (bên Nợ, bên Có) 6. Tên, chữ ký của cán bộ, nhân viên lập chứng từ ghi sổ, tên, chữ ký của kế tóan trưởng (hay người được kế tóan trưởng ủy nhiệm). Nếu chứng từ ghi sổ phản ánh quan hệ đối ứng của một tài khỏan Nợ với nhiều tài khỏan Có hay ngược lại thì mỗi tài khỏan đối ứng phải ghi một số tiền, tổng số tiền của bên Nợ bằng tổng số tiền bên Có của mỗi chứng từ ghi sổ. Điều 18. – Chứng từ ghi sổ có thể dùng mẫu in sẵn hoặc có thể đóng ngay vào chứng từ gốc một con dấu để ghi quan hệ đối ứng giữa các tài khỏan. Khi dùng mẫu in sẵn để làm chứng từ ghi số phải chú thích trên chứng từ ghi sổ số bản chứng từ gốc kèm theo và trên mỗi chứng từ gốc kèm theo phải ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ, ngày lập chứng từ ghi sổ để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Điều 19. – Chứng từ ghi sổ phải đánh dấu số liên tục từ đầu năm đến cuối năm, cũng có thể đánh số liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng, sang tháng sau lại bắt đầu đánh số lại. Ngày tháng của chứng từ ghi sổ là ngày tháng ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Điều 20. – Kế tóan trưởng (hoặc người được kế tóan trưởng ủy nhiệm) chịu trách nhiệm ghi rõ cách vào sổ từng sự việc trên chứng từ ghi sổ. Phải căn cứ vào tính chất nghiệp vụ kinh tế và các quy định của chế độ kế tóan mà xác định các tài khỏan kế tóan phải ghi Nợ, ghi Có. Trong một bút tóan có thể ghi Nợ vào một tài khỏan và ghi Có vào nhiều tài khỏan đối ứng, hoặc ngược lại, nhưng tuyệt đối cấm ghi Nợ và nhiều tài khỏan đối ứng với bên Có của nhiều tài khỏan khác. Điều 21. – Các lọai chứng từ ghi sổ phải được kế tóan trưởng (hoặc nhân viên kế tóan được ủy nhiệm) ký duyệt trước khi ghi sổ. Riêng về các chứng từ ghi sổ để điều chỉnh các bút tóan sai, ngòai chữ ký của kế tóan trưởng, phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị. MỤC 3. THỦ TỤC LẬP, LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ: Điều 22. – Khi làm chứng từ cần phải ghi tất cả yếu tố trong chứng từ, nội dung và con số phải chính xác, cụ thể, rõ ràng. Để tránh việc lạm dụng, thủ trưởng đơn vị và kế tóan trưởng đơn vị (hoặc người được ủy nhiệm) tuyệt đối không được ký tên duyệt sẵn trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn và giao cho nhân viên để dùng dần. Thủ trưởng đơn vị tuyệt đối không được ký séc trắng. Điều 23. – Mẫu chữ ký của thủ trưởng đơn vị, của kế tóan trưởng (hoặc người được chính thức ủy nhiệm) phải gửi đến cho đơn vị kế tóan cấp trên và các cơ quan tài chính, ngân hàng mà đơn vị giao dịch hàng ngày. Mẫu chữ ký của người được ủy nhiệm ký các phiếu xuất kho hàng hóa, vật liệu, thành phẩm hay bán thành phẩm v .v… phải gửi đến cho thủ kho và bộ phận kế tóan. Điều 24. – Để tránh lầm lẫn và ngăn ngừa sự lạm dụng, tất cả những chứng từ thu, chứng từ chỉ sau khi đã hòan thành nghiệp vụ (như chứng từ về qũy tiền mặt, chứng từ thanh tóan bằng chuyển khỏan ở Ngân hàng) phải được ghi chú bằng cách đóng dấu mực đỏ “đã thu hồi” hay “đã trả hồi” v .v… và nêu rõ ngày, tháng làm nghiệp vụ này. Điều 25. – Kế tóan trưởng đơn vị có trách nhiệm quy định thủ tục lập và luân chuyển chứng từ trong đơn vị. Các lọai chứng từ chuyển đến bộ phận kế tóan phải có sổ chuyển giao chứng từ ghi rõ: lọai, số lượng tờ, ngày chuyển giao, người nhận chứng từ phải kiểm lại và ký vào sổ chuyển giao. Khi bộ phận kế tóan hòan trả lại các chứng từ thiếu sót để làm thủ tục thêm hoặc để điều chỉnh, cũng phải ghi sổ chuyển giao chứng từ. Điều 26. – Đối với các lọai chứng từ có nhiều liên, phải in rõ ràng liên nào dùng vào việc gì, chuyển đến đâu…và khi in nên dùng giấy mẩu khác nhau để dễ phân biệt, những liên dùng lẫn lộn không có giá trị; nhiều liên cũng chỉ viết một lần, cần viết bằng giấy than. Phần 3: SỔ SÁCH KẾ TÓAN Điều 27. – Sổ sách kế tóan gồm hai lọai: - Sổ của phần kế tóan tổng hợp là sổ nhật ký và sổ cái; - Sổ của phần kế tóan phân tích. Điều 28. – Sổ nhật ký dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính, theo thứ tự thời gian làm thủ tục nghiệp vụ kế tóan, nội dung phải phản ánh các yếu tố sau đây: - Ngày, tháng ghi sổ; - Số thứ tự ghi sổ nhật ký; - Lọai chứng từ, số hiệu chứng từ; - Số tiền của từng chứng từ ghi vào sổ nhật ký. Điều 29. – Sổ cái dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế cùng lọai theo các tài khỏan phân lọai chung quy định trong các chế độ kế tóan, phản ánh tình hình tổng quát về tòan bộ vốn, nguồn vốn và quá trình sản xuất kinh doanh hoặc sử dụng vốn của đơn vị kế tóan. Sổ cái cần phản ánh các tài liệu cần thiết sau đây: - Ngày tháng ghi sổ, số hiệu của chứng từ ghi sổ; - Số tiền của sự việc phát sinh ở bên Nợ và bên Có của mỗi tài khỏan theo quan hệ đối ứng của các tài khỏan. Điều 30. – Số kế tóan phân tích dùng để ghi chi tiết của một lọai vốn, một nguồn vốn hay một nghiệp vụ kinh tế tài chính nào đó của đơn vị kế tóan. Đơn vị kế tóan phải căn cứ theo quy định của chế độ kế tóan và yêu cầu quản lý để mở các sổ phân tích về tài sản cố định, vật liệu, thành phẩm, thanh tóan với chủ nợ, khách hàng, công trình chưa hòan thành, chi phí sản xuất v .v… Sổ kế tóan phân tích cần nêu rõ nội dung của nghiệp vụ, số hiệu và tên của chứng từ, số tiền của chứng từ gốc. Đối với kế tóan vật liệu, thành phẩm, hàng hóa phần phân tích vừa ghi số tiền vừa ghi số lượng, hiện vật. Tổng cộng số dư của các sổ phân tích của các tiểu khỏan (hoặc tài khỏan chi tiết) thuộc một tài khỏan phân lọai chung bằng số dư của tài khỏan phân lọai chung đó. Điều 31. – Sổ sách kế tóan phải dùng giấy kê sẵn, phải đánh số trang. Trước khi dùng phải được thủ trưởng đơn vị kế tóan kiểm sóat ký duyệt số trang và xác nhận tên người giữ sổ. Sổ giao cho cán bộ nào thì cán bộ ấy chịu trách nhiệm về các điều ghi trong sổ và về việc giữ sổ trong thời gian dùng sổ. Sổ sách kế tóan có thể là sổ đóng thành quyển hay sổ tờ rời. Đối với sổ của phần kế tóan tổng hợp, nếu dùng tờ rời làm sổ nhật ký hay sổ nhật ký chứng từ thì sổ cái phải là sổ đóng thành quyển, ngược lại nếu dùng sổ đóng thành quyển làm sổ nhật ký (hay sổ nhật ký chứng từ) thì có thể dùng tờ rời làm sổ cái. Tuy là tờ rời, khi dùng xong cũng phải đóng thành quyển. Sổ qũy tiền mặt nhất thiết phải là sổ đóng thành quyển. Điều 32. – Trước khi dùng, sổ sách kế tóan phải bảo đảm đầy đủ thủ tục sau đây: 1. Đối với sổ sách đóng thành quyển: a) Phải có nhãn hiệu ghi rõ tên đơn vị kế tóan, tên sổ, số hiệu và tên tài khỏan tổng hợp (nếu là sổ chi tiết, tên tài khỏan tổng hợp và tên tài khỏan chi tiết) niên độ kế tóan và thời kỳ ghi sổ. b) Trang đầu sổ phải ghi họ tên cán bộ ghi sổ, ngày bắt đầu vào sổ và ngày chuyển giao cho cán bộ khác thay; c) Đánh số tranh và giữa hai trang đóng dấu đơn vị kế tóan; d) Trang cuối sổ phải ghi số lượng trang của sổ; thủ trưởng đơn vị, kế tóan trưởng phải ký xác nhận ở trang đầu và trang cuối. 2. Đối với sổ tờ rời: a) Đầu mỗi tờ phải ghi: tên đơn vị kế tóan, số thứ tự của tờ rời, số hiệu, tên tài khỏan; tháng dùng, họ tên cán bộ ghi sổ; b) Các tờ rời trước khi dùng phải được thủ trưởng đơn vị ký nhận hoặc đóng dấu của đơn vị kế tóan và ghi vào sổ đăng ký, trong đó ghi rõ: số thứ tự, ký hiệu các tài khỏan, ngày xuất dùng v .v… c) Các số tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự thời gian hay xếp theo thứ tự tài khỏan trong các tủ hoặc hộp có khóa và thiết bị cần thiết như ngăn, bản chỉ dẫn v .v… để tránh mất mát, lẫn lộn. Điều 33. – Cuối năm mỗi đơn vị kế tóan phải lập bảng danh sách tất cả các sổ sách kế tóan dùng cho năm sau. Danh sách này lập thành hai bản: một bản gửi đơn vị kế tóan cấp trên thay cho báo cáo, một bản lưu ở bộ phận kế tóan. Trong năm nếu cần mở thêm sổ sách, bộ phận kế tóan phải điều thêm vào bản danh sách lưu ở đơn vị, đồng thời phải báo cho đơn vị kế tóan cấp trên biết. Điều 34. – Sổ sách kế tóan phải ghi kịp thời, đầy đủ và chính xác, nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ đã được kiểm tra trước khi ghi sổ. Đơn vị kế tóan phải lập hội nghị ghi sổ, định kỳ ghi sổ cho từng lọai sổ sách để bảo đảm cho báo cáo kế tóan được kịp thời và chính xác. Sổ sách phải giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp, chữ và con số phải rõ ràng ngay ngắn, không tẩy xóa, không viết xen kẽ, không dán đè, phải tôn trọng dòng kẻ trong sổ sách, không chữa thêm móc thêm trên những khỏan giấy trắng giữa hai dòng kẻ hoặc những khỏan giấy trắng ở đầu trang, cuối trang sổ. Mỗi dòng gạch khi cộng sổ cũng phải nằm trên dòng kẻ. Cuối trang phải cộng đuổi, số cộng ở dòng cuối trang sẽ ghi : “Chuyển trang sau” và dòng đầu trang sẽ ghi “Chuyển sang”. Sau khi ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào sổ thì trên chứng từ cần ghi ký hiệu (thường ghi tắt chữ V ) để tránh việc ghi hai lần hoặc ghi sót. Cũng có thể viết số trang của sổ sách vào chứng từ đó. Điều 35. – Đơn vị kế tóan phải khóa sổ từng tháng vào ngày cuối tháng. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng đều phải ghi vào sổ trong tháng đó trước khi khóa sổ. Tài khỏan trong tháng phải kế tóan xong sau khi hết tháng và trước khi lập báo biểu cuối tháng. Cấm khóa sổ trước thời hạn để làm báo biểu trước khi hết tháng và cấm làm báo biểu trước khi khóa sổ. Hàng ngày phải khóa sổ qũy tiền mặt. Điều 36. – Đơn vị kế tóan phải lập và thực hiện chế độ kiểm tra đối chiếu sổ sách kế tóan: - Đối chiếu giữa các sổ phân tích với số tổng hợp, ít nhất mỗi tháng một lần. - Đối chiếu giữa sổ qũy và tiền mặt ở qũy hàng ngày; - Đối chiếu giữa sổ sách kế tóan và sổ sách của kho, ít nhất mỗi tháng một lần. - Đối chiếu giữa số tiền gửi Ngân hàng với Ngân hàng, mỗi tuần lễ một lần. - Đối chiếu số dư chi tiết về các tài khỏan thanh tóan nợ và khách hàng với từng chủ nợ, từng khách hàng, ít nhất ba tháng một lần. Điều 37. – Trước khi tiến hành kiểm kê, bộ phận kế tóan phải khóa sổ, kiểm tra các chứng từ và đối chiếu giữa sổ sách với chứng từ, giữa sổ sách với nhau để xác định số phải có về các tài sản kiểm kê. Khi kiểm kê nếu các tài liệu kiểm kê không khớp với sổ sách, phải lập biên bản kiểm kê để làm căn cứ làm chứng từ vào sổ. Điều 38. – Các đơn vị kế tóan phải tiến hành khóa sổ cuối năm vào ngày 31 tháng 12. Trong tất cả các sổ, đối với mỗi tài khỏan đều phải tổng kết và tìm ra tổng số phát sinh cả năm, số dư cuối năm. Sau đó ghi số dư này vào cột ngược lại (số dư bên Nợ ghi và bên Có, số dư bên Có ghi vào bên Nợ) và cộng số dư đó với tổng số phát sinh cả năm để tìm ra con số cân bằng giữa bên Nợ và bên Có. Những dòng kẻ còn lại trong trang sổ khi khóa phải gạch chéo để hủy bỏ. Điều 39. – Sổ sách mới thể hiện sự tiếp tục công việc kế tóan của năm cũ, phải chuyển số dư của tất cả các tài khỏan nào còn số dư đến ngày 31-12 năm cũ sang sổ sách năm mới (số dư cuối năm của các tài khỏan này trong sổ sách năm cũ sẽ là số dư đầu năm của các tài khỏan ấy trong sổ sách năm mới). Bảng tổng kê tài sản cuối năm là chứng từ tổng hợp các số dư của tất cả các tài khỏan về năm cũ. Sau khi báo cáo quyết tóan năm được duyệt, nếu cấp trên phát hiện sai và ra lệnh đính chính các số liệu báo cáo quyết tóan có liên quan đến sổ sách kế tóan và số dư của một số tài khỏan, thì đơn vị kế tóan phải dựa vào tài liệu chính thức đã được duyệt mà tiến hành lập các chứng từ đính chính rồi căn cứ vào đó mà ghi vào sổ sách năm nay (đính chính vào tháng được duyệt y quyết tóan) đồng thời phải ghi chú vào trang cuối, dòng cuối của sổ sách kế tóan năm trước những số liệu đúng kèm theo bản sao chứng từ đính chính để tiện tra cứu. Phần 4: QUY TẮC VỀ GHI CHỨNG TỪ SỔ SÁCH KẾ TÓAN VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐÍNH CHÍNH NHỮNG SAI LẦM PHÁT HIỆN TRÊN CHỨNG TỪ SỔ SÁCH KẾ TÓAN Điều 40. – Trong công việc kế tóan bắt buộc phải dùng mực tốt, không phai. Có thể dùng bút chì mực để lập chứng từ kế tóan, cũng có thể dùng máy chữ lập chứng từ và vào sổ tờ rời. Tuyệt đối cấm tẩy xóa, cấm lấy giấy dán đè, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa; các chứng từ sai nếu đã ghi vào sổ sách kế tóan rồi thì không được tự ý xé bỏ, thay thế. Điều 41. – Nếu phát hiện sai sót trong việc ghi chép kế tóan thì phải đính chính và tùy từng trường hợp, sẽ áp dụng một trong ba phương pháp sau đây: - Phương pháp cải chính (còn gọi là phương pháp xóa bỏ) - Phương pháp ghi số âm (còn gọi là phương pháp đính chính bằng mực đỏ) - Phương pháp ghi bổ sung. Điều 42. – Khi dùng phương pháp cải chính để đính chính những chỗ sai trên các chứng từ sổ sách kế tóan thì phải gạch một đường mầu đỏ xóa bỏ chỗ ghi sai để có thể còn trông thấy được nội dung của những chỗ ghi sai xóa bỏ đi; trên chỗ ghi bị xóa bỏ, ghi những con số hoặc những chữ đúng bằng mực thường. Nếu sai lầm chỉ là một chữ số thôi, thì cần phải xóa tòan bộ con số sai và viết lại con số đúng. Cần phải chứng thực chỗ đính chính bằng chữ ký của kế tóan trưởng, hay người kế tóan trưởng cấp trên, tùy từng trường hợp. Phương pháp này có thể áp dụng cho những trường hợp sai lầm sau đây: - Sai lầm trong diễn giải không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khỏan. - Sai lầm phát hiện ra nhưng không ảnh hưởng đế số tiền tổng cộng tòan chữ. Điều 43. – Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì trước hết cần phải viết lại bằng mực đó tóan tự sai để hủy bỏ tóan tự này, sau đó dùng mực thường viết tóan tự đúng để thay cho tóan tự sai. Phương pháp này có thể áp dụng cho các trường hợp sai lầm sau đây: - Sai về quan hệ đối ứng giữa các khỏan mà phân lục đã ghi sổ kế tóan, không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính; - Khi đã gửi bảng tổng kết tài sản đi rồi mới phát hiện sai lầm; - Sai lầm trong đó bút tóan ở tài khỏan đã ghi số tiền nhiều lần, hoặc con số ghi sai lớn hơn con số phải có. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “chứng từ ghi sổ đính chính” do kế tóan trưởng ký. Điều 44. – Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng cho trường hợp bút tóan ghi đúng về quan hệ đối ứng giữa các tài khỏan, những số tiền ghi lại ít hơn số tiền thực tế phát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế tài chính, hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên các chứng từ. Khi dùng phương pháp này để đính chính chỗ sai thì phải lập thêm một bút tóan bổ sung, số tiền cần ghi thêm là số chênh lệch giữa số tiền đúng cần phải ghi với số tiền đã ghi. Bút tóan này viết bằng mực thường. Điều 45. – Chứng từ ghi sổ để đính chính cho việc ghi sai bằng phương pháp ghi số âm hoặc bằng phương pháp ghi bổ sung, đều cần phải dẫn chứng số hiệu và ngày tháng của chứng từ ghi sổ sai cần phải đính chính. Điều 46. – Những chứng từ do nội bộ đơn vị kế tóan phát hành cũng như những chứng từ từ bên ngòai gửi đến đơn vị, nếu thấy sai lầm, thủ tục không đầy đủ, bộ phận kế tóan nhất thiết không được tự ý sửa chữa. Nếu phát hiện sai sót trước khi thanh tóan thì bộ phận kế tóan phải kịp thời trả lại cho đơn vị, bộ phận hay cán bộ lập chứng từ để điều chỉnh hoặc làm thêm thủ tục cần thiết. Nếu phát hiện ra sai sót khi thanh tóan thì bộ phận kế tóan sẽ giữ lại những chứng từ đó để làm căn cứ ghi sổ, nhưng phải báo cáo ngay cho đơn vị, bộ phận, người lập chứng từ sai đó để điều chỉnh. Điều 47. – Những chứng từ gốc về thu chi tiền mặt, về tiền gửi Ngân hàng, về xuất nhập vật tư, nếu có sai về số tiền, số lượng, tên người lĩnh, tên người nộp v .v… và được phát hiện kịp thời trước khi thực hiện thì phải hủy bỏ và thay thế bằng chứng từ gốc khác. Trên chứng từ sai sẽ dùng mực đỏ gạch chéo góc từ trên xuống dưới và đóng dấu đỏ “hủy bỏ” có ghi chú “thay thế bằng chứng từ số …ngày…tháng…” . Chứng từ sai nhất thiết phải giữ lại không được xé vứt đi, phải dán vào cuống. Trên mảnh cuống cũng phải đánh dấu “hủy bỏ”. Nếu chứng từ có nhiều liên, tất cả các liên đều dánh lại vào mảnh cuống và đề đóng dấu “hủy bỏ”. Phần 5: BẢO QUẢN CHỨNG TỪ SỔ SÁCH KẾ TÓAN Điều 48. – Các tài liệu kế tóan (chứng từ sổ sách kế tóan, báo cáo quyết tóan và các tài liệu khác liên quan tới kế tóan) phải được bảo quản theo đúng quy định của điều lệ về “công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ” đã ban hành theo Nghị định số 142-CP ngày 28-9-1963 của Hội đồng Chính phủ. Điều 49. – Hàng tháng khi công việc vào sổ đã xong, sổ sách đã được đối chiếu, kiểm sóat và khóa sổ thì tất cả chứng từ kế tóan của tháng (chứng từ gốc, chứng từ tổng hợp và chứng từ ghi sổ) phải sắp xếp theo lọai, trong từng lọai sắp xếp theo thứ tự thời gian, đóng thành quyển hoặc gói buộc cẩn thận, trên mặt ngòai ghi rõ: - Tên đơn vị; - Niên độ, tháng; - Số hiệu chứng từ ghi sổ: Số đầu và số cuối Đối với sổ sách kế tóan, các báo biểu kế tóan và các tài liệu khác có liên quan cuối năm cũng sắp xếp lại và bảo quản như trên, (đóng gói, buộc, liệt kê ngòai gói) Điều 50. – Theo quy định của điều lệ về công tác lưu trữ thì các tài liệu kế tóan chi được tạm giữ ở bộ phận kế tóan trong thời gian nhiều nhất là một năm sau niên độ kế tóan . Sau thời hạn đó phải đem nộp tất cả các tài liệu kế tóan cho bộ phận lưu trữ chung của đơn vị. Điều 51. – Các tài liệu kế tóan, dù tạm giữ ở bộ phận kế tóan hay lưu trữ chung của đơn vị, đều phải sắp xếp gọn gàng theo quy định chung của Cục Lưu trự, và bảo quản chu đáo trong các tủ và phòng có khóa chắc chắn để tránh mất mát hư hỏng. Phải có thống kê và nội quy bảo quản. Việc cho mượn khai thác tài liệu kế tóan phải theo đúng các điều khỏan về giữ gìn bí mật Nhà nước. Trong thời gian tài liệu còn tạm giữ ở bộ phận kế tóan, kế tóan trưởng đơn vị có trách nhiệm tổ chức công việc bảo quản. Trong thời gian lưu trữ ở bộ phận lưu trữ chung của đơn vị, người phụ trách lưu trữ chung và thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm tổ chức công việc bảo quản. Điều 52. – Các đơn vị kế tóan chỉ được lưu lại các hồ sơ, tài liệu kế tóan ở bộ phận lưu trữ chung của đơn vị trong thời gian nhiều nhất là mười năm, sau thời hạn đó phải đem nộp vào kho lưu trữ trung ương hoặc kho lưu trữ địa phương (tùy theo trường hợp). Khi nộp phải có thống kê và có biên bản giao nhận. Điều 53. – Thời hạn bảo quản các tài liệu kế tóan ở mỗi đơn vị sẽ do bộ phận lưu trữ chung của đơn vị đề nghị quy định theo sự hướng dẫn của Cục Lưu trữ. Chỉ được hủy các tài liệu kế tóan sau khi có quyết định của hội đồng đánh giá hồ sơ tài liệu lưu trữ. Điều 54. – Các lọai chứng từ, ấn chỉ chưa sử dụng như séc, biên lai tiền mặt, giấy giao hàng, giấy nhận hàng, các mẫu in tờ rời, v .v… đều do đơn vị kế tóan mở sổ theo dõi cho từng lọai và bảo quản chặt chẽ chu đáo. Khi xuất dùng phải được kế tóan trưởng phê chuẩn, người lĩnh và người phát đều phải ký vào sổ theo dõi. Định kỳ phải kiểm kê đối chiếu theo đúng chế độ kiểm kê tài sản của Nhà nước. Những tờ ấn chỉ mẫu (tem, biên lai, v .v… ) khi trao cho ai phải đóng dấu “bản mẫu” lên trên tờ ấn chỉ để tránh lợi dụng. Điều 55. – Hồ sơ tài liệu kế tóan lưu trữ của một đơn vị kế tóan này sát nhập vào một đơn vị kế tóan khác, hoặc của hai đơn vị nhập làm một đơn vị mới sẽ do bộ phận lưu trữ của đơn vị tiếp thu hay đơn vị mới lập thu nhận và bảo quản. Hồ sơ, tài liệu kế tóan của đơn vị giải thể phải được nộp vào kho lưu trữ theo lệnh của đơn vị kế tóan cấp trên. Hồ sơ, tài liệu kế tóan của các đơn vị có tính chất tạm thời thì khi đơn vị đó giải thể sẽ do đơn vị kế tóan cấp trên trực tiếp thu nhận và bảo quản. Trong trường hợp một đơn vị được tách ra làm hai hoặc nhiều hơn đơn vị khác thì phần hồ sơ tài liệu kế tóan lưu trữ liên quan đến công việc của đơn vị nào sẽ do đơn vị ấy tiếp thu để sử dụng và bảo quản. Phần 5 NGUYÊN TẮC PHỤ Điều 56. – Chế độ chứng từ sổ sách kế tóan này áp dụng cho các ngành xí nghiệp quốc doanh (và công tư hợp doanh), cơ quan hành chính sự nghiệp. Điều 57. – Các quy định trái với chế độ này đều bãi bỏ. Điều 58. – Chế độ này sẽ được thi hành kể từ ngày ban hành.