Quyết định 37/2007/QĐ-NHNN
Ban hành Chế độ kế toán giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu huỷ tiền mặt
Cơ quan ban hành: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Ngày ban hành: 2007-10-26

QUYẾT ĐỊNH Ban hành Chế độ kế tóan giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu hủy tiền mặt THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 1997; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 2003; Căn cứ Nghị định số 52/2003/NĐ-CP ngày 19/05/2003 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; Căn cứ Nghị định số 81/1998/NĐ-CP ngày 01/10/1998 của Chính phủ về in, đúc, bảo quản, vận chuyển và tiêu hủy tiền giấy, tiền kim lọai; bảo quản, vận chuyển tài sản qúy, giấy tờ có giá trong hệ thống Ngân hàng; Căn cứ Nghị định số 87/1998/NĐ-CP ngày 31/10/1998 của Chính phủ về phát hành, thu hồi và thay thế tiền giấy, tiền kim lọai; Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế tóan - Tài chính , QUYẾT ĐỊNH : Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Chế độ kế tóan giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu hủy tiền mặt. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2008 và thay thế: - Quyết định số 185/2000/QĐ-NHNN2 ngày 15/6/2000 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành Chế độ kế tóan giao nhận, điều chuyển, phát hành và tiêu hủy tiền, ngân phiếu thanh tóan; - Quyết định số 1625/2003/QĐ-NHNN ngày 18/12/2003 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc sửa đổi một số mẫu phụ lục tại Chế độ kế tóan giao nhận, điều chuyển, phát hành và tiêu hủy tiền, ngân phiếu thanh tóan ban hành kèm theo Quyết định số 185/2000/QĐ-NHNN2 ngày 15/6/2000 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước; - Điều 3, Quyết định số 1579/2003/QĐ-NHNN ngày 01/12/2003 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc sửa đổi, bổ sung một số tài khỏan trong hệ thống tài khỏan kế tóan Ngân hàng Nhà nước; - Phụ lục số 01/KTPH, phụ lục số 02/KTPH, phụ lục số 03/KTPH, phụ lục số 04/KTPH ban hành kèm theo Quyết định số 1066/2001/QĐ-NHNN ngày 22/8/2001 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành mẫu Phiếu nhập, xuất kho dùng trong hạch tóan nhập, xuất tại các kho tiền Kho tiền Ngân hàng Nhà nước. Điều 3 . Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế tóan - Tài chính, Cục trưởng Cục Phát hành và Kho qũy, Cục trưởng Cục Công nghệ tin học ngân hàng, Giám đốc Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Hội đồng tiêu hủy tiền Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. KT. THỐNG ĐỐC PHÓ THỐNG ĐỐC Đặng Thanh Bình CHẾ ĐỘ KẾ TÓAN GIAO NHẬN, ĐIỀU CHUYỂN, PHÁT HÀNH, THU HỒI VÀ TIÊU HỦY TIỀN MẶT (Ban hành kèm theo Quyết định số 37/2007/QĐ-NHNN ngày 26/10/2007 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Phạm vi điều chỉnh: Chế độ này quy định việc hạch tóan, kế tóan (sau đây gọi tắt là hạch tóan hoặc kế tóan) các nghiệp vụ giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu hủy tiền mặt tại các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN). 2. Đối tượng áp dụng: Chế độ này áp dụng đối với các đơn vị, tổ chức có liên quan đến việc giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu hủy tiền mặt tại các đơn vị thuộc NHNN. Điều 2. Tổ chức hạch tóan kế tóan 1. Vụ Kế tóan – Tài chính thực hiện kế tóan các nghiệp vụ giao nhận, điều chuyển và tiêu hủy tiền mặt tại các Kho tiền Trung ương, Kho tiền tiêu hủy. 2. NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt là chi nhánh), Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước (sau đây gọi tắt là Sở giao dịch) thực hiện kế tóan các nghiệp vụ giao nhận, điều chuyển, phát hành và thu hồi tiền mặt tại Kho tiền chi nhánh, Sở giao dịch. 3. Hội đồng tiêu hủy tiền Ngân hàng Nhà nước (sau đây gọi tắt là Hội đồng tiêu hủy) thực hiện kế tóan các nghiệp vụ xuất, nhập, giao, nhận tiền tiêu hủy giữa các tổ trong Hội đồng tiêu hủy theo Quy chế tiêu hủy tiền hiện hành. Điều 3. Tài khỏan áp dụng và một số quy định khi hạch tóan 1. Kế tóan các nghiệp vụ giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu hủy tiền mặt được sử dụng các tài khỏan trong Hệ thống tài khỏan kế tóan Ngân hàng Nhà nước hiện hành. Căn cứ yêu cầu quản lý nghiệp vụ, NHNN hướng dẫn việc mở các tài khỏan chi tiết. 2. Quy ước giá trị khi hạch tóan nhập, xuất các lọai tiền: a) Đối với các lọai tiền thuộc Qũy dự trữ phát hành (Qũy DTPH) và Qũy nghiệp vụ phát hành (Qũy NVPH): Giá trị hạch tóan khi nhập, xuất Qũy DTPH, Qũy NVPH là giá trị nhập, xuất tiền (Mệnh giá x Số lượng). b) Đối với tiền mẫu: i) Các lọai tiền mới chưa công bố lưu hành: được hạch tóan theo giá quy ước mỗi tờ hoặc mỗi miếng tiền kim lọai là 1 đồng (một đồng). ii) Khi tiền mới đã công bố lưu hành thì phải hạch tóan theo mệnh giá. c) Đối với tiền lưu niệm: Giá trị hạch tóan là giá quy ước mỗi tờ tiền/ hoặc miếng tiền kim lọai là 1 đồng (một đồng). d) Đối với tiền nghi giả, tiền giả: được hạch tóan theo giá quy ước mỗi tờ tiền/ hoặc miếng tiền kim lọai là 1 đồng (một đồng). đ) Đối với tiền biến dạng, hư hỏng nghi do hành vi hủy họai (sau đây gọi tắt là tiền nghi bị phá họai), tiền biến dạng, hư hỏng do hành vi hủy họai (sau đây gọi tắt là tiền bị phá họai): i) Tiền nghi bị phá họai: Khi NHNN tạm thu giữ hiện vật, chưa có kết luận của cơ quan Công an, kế tóan hạch tóan theo giá quy ước mỗi tờ/ miếng là 1 đồng (một đồng). ii) Tiền bị phá họai (khi có kết luận giám định của cơ quan Công an), xử lý: Nếu tiền bị phá họai xác định được mệnh giá: NHNN thu và hạch tóan trên các tài khỏan nội bảng theo giá trị nhập, xuất tiền (mệnh giá x số lượng). Nếu tiền bị phá họai không xác định được mệnh giá: NHNN thu và hạch tóan trên các tài khỏan ngọai bảng theo giá quy ước mỗi tờ / miếng là 1 đồng (một đồng). 3. Nguyên tắc báo Nợ, báo Có tiền thiếu, thừa phát hiện trong kiểm đếm: a) Tại đơn vị nhận tiền (đơn vị kiểm đếm): Căn cứ biên bản của Hội đồng kiểm đếm tiền, kế tóan thực hiện báo Nợ/ báo Có số chênh lệch thiếu tiền/ chênh lệch thừa tiền. Đồng thời, đơn vị nhận tiền phải gửi các giấy tờ cần thiết theo quy định cho đơn vị giao tiền để tiếp tục xử lý thừa tiền, thiếu tiền. b) Tại đơn vị giao tiền: Việc xử lý tiền thiếu, tiền thừa đối với từng cá nhân, đơn vị liên quan được thực hiện theo Biên bản kiểm đếm, niêm phong, Bảng kê tổng hợp chênh lệch thừa, thiếu tiền do đơn vị kiểm đếm gửi đến, báo Nợ/ báo Có (nếu có) và đảm bảo khớp đúng số liệu giữa các chứng từ trên. Điều 4. Quy định về lập, luân chuyển và xử lý chứng từ 1. Quy định về chứng từ và lập chứng từ: a) Chứng từ kế tóan chủ yếu được sử dụng khi nhập (thu) tiền mặt, xuất (chi) tiền mặt, gồm: i) Chứng từ sử dụng khi nhập tiền, xuất tiền thuộc Qũy DTPH, gồm: Lệnh điều chuyển hoặc Lệnh xuất - nhập Qũy DTPH; Phiếu nhập kho/ Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận tiền. ii) Chứng từ sử dụng trong thu tiền, chi tiền thuộc Qũy NVPH, gồm: Giấy nộp tiền, Phiếu thu, Séc, Giấy lĩnh tiền, Phiếu chi. iii) Chứng từ sử dụng khi nhập tiền tiêu hủy, gồm: Lệnh điều chuyển, Phiếu nhập kho và Biên bản giao nhận tiền. iv) Chứng từ sử dụng khi xuất tiền tiêu hủy, gồm: Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận tiền. v) Chứng từ sử dụng khi nhập tiền mới in, đúc nhận từ đơn vị sản xuất, gồm: Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận tiền. vi) Các chứng từ khác: Phiếu hạch tóan Nợ/ Phiếu hạch tóan Có tài khỏan ngọai bảng tiền đang vận chuyển; Biên bản thừa tiền/ thiếu tiền; Biên bản tạm thu giữ tiền, Biên bản thu giữ tiền; Biên bản phát hiện tiền có lỗi kỹ thuật. vii) Phiếu nhập kho/ Phiếu xuất kho/ Phiếu hạch tóan Nợ/ Phiếu hạch tóan Có tài khỏan ngọai bảng tiền đang vận chuyển được thực hiện theo mẫu ban hành kèm theo Chế độ này. b) Quy định về trách nhiệm lập chứng từ: i) Vụ Kế tóan- Tài chính lập Phiếu nhập kho/ Phiếu xuất kho đối với việc nhập tiền, xuất tiền tại Kho tiền I. ii) Phòng Kế tóan - Tài vụ của Chi cục Phát hành và Kho qũy lập Phiếu nhập kho/ Phiếu xuất kho đối với việc nhập tiền, xuất tiền tại Kho tiền II. iii) Phòng Kế tóan - Thanh tóan của các chi nhánh, Phòng Kế tóan của Sở giao dịch lập Phiếu nhập kho/ Phiếu xuất kho đối với việc nhập tiền, xuất tiền tại Kho tiền chi nhánh, Kho tiền Sở giao dịch. iv) Bộ phận kế tóan Hội đồng tiêu hủy lập Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho đối với việc nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy tại các Cụm tiêu hủy. 2. Luân chuyển chứng từ: Việc luân chuyển chứng từ bằng giấy và bằng dữ liệu điện tử được thực hiện theo quy định hiện hành của NHNN. a) Luân chuyển chứng từ khi xuất tiền, chi tiền: i) Căn cứ Lệnh điều chuyển do Cục Phát hành và Kho qũy lập, phê duyệt hoặc Lệnh xuất - nhập Qũy DTPH đã được Giám đốc chi nhánh phê duyệt và các giấy tờ có liên quan, kế tóan lập Phiếu xuất kho/ Phiếu chi hoặc căn cứ chứng từ lĩnh tiền do khách hàng nộp, kế tóan thực hiện hạch tóan, sau đó chuyển bộ chứng từ xuất tiền/ chi tiền sang bộ phận kho qũy để xuất tiền/ chi tiền. ii) Bộ phận kho qũy căn cứ chứng từ do kế tóan chuyển sang, lập Biên bản giao nhận tiền/ Bảng kê các lọai tiền chi theo quy định, làm thủ tục xuất tiền/ chi tiền; vào sổ theo dõi, ký tên, đóng dấu “đã chi tiền" trên chứng từ chi tiền và chuyển trả chứng từ về bộ phận kế tóan. b) Luân chuyển chứng từ khi nhập tiền, thu tiền: i) Căn cứ Lệnh điều chuyển do Cục Phát hành và Kho qũy lập, phê duyệt / Lệnh xuất - nhập Qũy DTPH đã được Giám đốc chi nhánh phê duyệt và các giấy tờ có liên quan hoặc chứng từ nộp tiền do khách hàng nộp, bộ phận kho qũy làm thủ tục nhập tiền, thu tiền, lập Biên bản giao nhận tiền/ Bảng kê các lọai tiền thu theo quy định; vào sổ theo dõi, ký tên, đóng dấu “đã thu tiền” trên chứng từ thu tiền, sau đó chuyển chứng từ sang bộ phận kế tóan. ii) Căn cứ Lệnh điều chuyển/ Lệnh xuất - nhập Qũy DTPH, Biên bản giao nhận tiền, kế tóan lập Phiếu nhập kho/ Phiếu thu/ hoặc căn cứ Chứng từ nộp tiền do khách hàng nộp đã được Thủ qũy ký tên, đóng dấu “đã thu tiền”, kế tóan hạch tóan và lưu trữ chứng từ theo quy định. c) Luân chuyển chứng từ khi nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy: i) Khi nhập Kho tiền tiêu hủy: + Căn cứ Lệnh điều chuyển do Cục Phát hành và Kho qũy lập, phê duyệt và Biên bản giao nhận tiền giữa Kho tiền Trung ương với Hội đồng tiêu hủy, Thủ kho tiền tiêu hủy làm thủ tục nhập tiền, vào sổ theo dõi và chuyển chứng từ sang bộ phận kế tóan Hội đồng tiêu hủy. + Kế tóan Hội đồng tiêu hủy lập Phiếu nhập kho, vào sổ theo dõi và chuyển chứng từ về Vụ Kế tóan- Tài chính để hạch tóan theo quy định. ii) Khi xuất Kho tiền tiêu hủy: Căn cứ tỷ lệ kiểm đếm từng lọai tiền đã được Thống đốc phê duyệt, Kế tóan Hội đồng tiêu hủy lập Phiếu xuất kho vào sổ theo dõi, Thủ kho tiền tiêu hủy lập Biên bản giao nhận tiền, xuất tiền giao sang tổ kiểm đếm/ tổ cắt hủy để thực hiện kiểm đếm/ cắt hủy theo quy định tại Quy chế tiêu hủy tiền hiện hành. 3. Xử lý bộ chứng từ nhập, xuất Qũy DTPH: a) Bộ chứng từ nhập, xuất tiền thuộc Qũy DTPH để điều chuyển tiền giữa các Kho tiền NHNN, được xử lý như sau: i) Một (01) bộ, gửi Vụ Kế tóan - Tài chính/ hoặc Phòng Kế tóan để hạch tóan; ii) Một (01) bộ, gửi Cục Phát hành và Kho qũy/ hoặc Phòng Tiền tệ - Kho qũy để theo dõi; iii) Một (01) bộ, gửi Kho tiền nhập; iv) Một (01) bộ, lưu tại Kho tiền xuất. (Trường hợp nhập tiền, xuất tiền tại Kho tiền II, kế tóan Chi cục Phát hành và Kho qũy lập thêm 01 liên Phiếu nhập kho/ Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận tiền để vào sổ theo dõi và lưu trữ) b) Bộ chứng từ nhập kho tiền mới in, đúc nhận từ đơn vị sản xuất (nhập Kho tiền Trung ương), được xử lý như sau: i) Một (01) bộ, gửi Vụ Kế tóan- Tài chính để hạch tóan; ii) Một (01) bộ, gửi Cục Phát hành và Kho qũy để theo dõi; iii) Một (01) bộ, lưu tại Kho tiền Trung ương để thủ kho ghi sổ qũy; (Trường hợp nhập tiền tại Kho tiền II, kế tóan Chi cục Phát hành và Kho qũy lập thêm 01 bộ để vào sổ theo dõi và lưu trữ) iv) Một (01) bộ, làm thủ tục thanh tóan với đơn vị sản xuất/với nhà máy in, đúc tiền. 4. Lập và xử lý biên bản khi phát hiện thừa, thiếu, lẫn lọai tiền trong quá trình kiểm đếm: a) Lập và xử lý Biên bản thừa tiền/ thiếu tiền: i) Đối với tiền điều chuyển và tiền giao nhận giữa NHNN với các đơn vị trên địa bàn (sau đây gọi tắt là tiền điều chuyển, giao nhận): Khi kiểm đếm, phát hiện thừa/ thiếu tờ, miếng, lẫn lọai dẫn đến thừa tiền/ thiếu tiền, Hội đồng kiểm đếm phải lập hai (02) liên Biên bản thừa tiền/ thiếu tiền đối với tiền đã qua lưu thông hoặc lập ba (03) liên Biên bản thừa tiền/ thiếu tiền đối với tiền mới in, đúc chưa qua lưu thông. Biên bản thừa tiền/ thiếu tiền ghi rõ tình trạng bó, túi, gói, bao, hộp, thùng tiền theo chế độ hiện hành và được lập cho từng trường hợp. Các liên biên bản được xử lý như sau: + Một (01) liên làm căn cứ hạch tóan báo Có/ báo Nợ; + Một (01) liên kèm niêm phong gửi ngân hàng có tên trên niêm phong (đối với tiền đã qua lưu thông) hoặc gửi Cục Phát hành và Kho qũy (đối với tiền mới in, đúc chưa qua lưu thông); + Một (01) liên gửi Vụ Kế tóan- Tài chính làm căn cứ hạch tóan tăng/ giảm “tiền để phát hành” (đối với tiền mới in, đúc chưa qua lưu thông). ii) Đối với tiền do khách hàng nộp trực tiếp: + Khi phát hiện thừa tiền, Thủ qũy trả lại tiền thừa cho khách hàng, ghi sổ theo dõi trả lại tiền thừa theo quy định hiện hành. + Khi phát hiện thiếu tiền, lẫn lọai tiền, Thủ qũy yêu cầu khách hàng nộp thêm tiền để đảm bảo đủ so với số tiền ghi trên chứng từ nộp tiền hoặc lập lại Bảng kê tiền, chứng từ nộp tiền theo quy định hiện hành. b) Lập và xử lý Biên bản thu giữ tiền: i) Đối với tiền điều chuyển, giao nhận: Khi phát hiện tiền giả, tiền đình chỉ lưu hành, tiền mẫu, tiền lưu niệm, Hội đồng kiểm đếm lập ba (03) liên Biên bản thu giữ tiền giả/ tiền đình chỉ lưu hành/ tiền mẫu/ tiền lưu niệm cho từng trường hợp, trong đó ghi rõ tình trạng bao, bó tiền, túi, hộp, thùng, số sê - ri của tờ tiền giả/ tiền đình chỉ lưu hành/ tiền mẫu/ tiền lưu niệm; thu giữ và xử lý theo quy định hiện hành. Các liên biên bản được xử lý như sau: + Một (01) liên làm căn cứ hạch tóan báo Nợ số tiền thiếu do lẫn tiền giả, tiền đình chỉ lưu hành, tiền mẫu, tiền lưu niệm đã thu giữ; + Một (01) liên kèm niêm phong gửi ngân hàng có tên trên niêm phong; + Một (01) liên do Thủ qũy, Thủ kho lưu để theo dõi số tiền giả/ tiền đình chỉ lưu hành/ tiền mẫu/ tiền lưu niệm thu giữ đã nhập kho. ii) Đối với tiền do khách hàng nộp trực tiếp: Khi phát hiện tiền giả, Thủ qũy lập ba (03) liên Biên bản thu giữ tiền giả, trong đó ghi rõ số sê - ri của tờ tiền giả, thu giữ và xử lý theo quy định hiện hành. Các liên Biên bản được xử lý như sau: + Một (01) liên làm căn cứ hạch tóan theo dõi số tiền giả đã thu giữ; + Một (01) liên giao khách hàng; + Một (01) liên do Thủ qũy, Thủ kho lưu để theo dõi số tiền giả thu giữ đã nhập kho. c) Lập và xử lý Biên bản tạm thu giữ tiền: Khi phát hiện tiền nghi giả, tiền nghi bị phá họai, Thủ qũy hoặc Hội đồng kiểm đếm phải lập ba (03) liên Biên bản tạm thu giữ tiền nghi giả, tiền nghi bị phá họai cho từng trường hợp, tạm thu giữ hiện vật và xử lý theo quy định hiện hành. Các liên biên bản được xử lý như sau: + Một (01) liên làm căn cứ hạch tóan số tiền thiếu do lẫn tiền nghi giả, tiền nghi bị phá họai đã tạm thu; + Một (01) liên kèm niêm phong gửi ngân hàng có tên trên niêm phong/ hoặc khách hàng có tiền bị tạm thu giữ; + Một (01) liên do Thủ qũy, Thủ kho lưu để theo dõi số tiền nghi giả, nghi bị phá họai tạm thu đã nhập kho. d) Lập và xử lý Biên bản phát hiện tiền có lỗi kỹ thuật: Khi phát hiện tiền có lỗi kỹ thuật do quá trình in, đúc: Hội đồng kiểm đếm lập hai (02) liên Biên bản phát hiện tiền có lỗi kỹ thuật, trong đó ghi rõ tình trạng bó, gói, bao, hộp, thùng hoặc kiện hàng nguyên niêm phong của nhà sản xuất và xử lý theo quy định hiện hành (tiền có lỗi kỹ thuật do quá trình in, đúc lẫn trong bó, thỏi tiền mới in, đúc, nhận nguyên niêm phong của đơn vị sản xuất, chưa qua lưu thông được phân lọai và xử lý như tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông - không tính là thiếu tiền, đồng thời bù tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông thay thế số tiền có lỗi kỹ thuật đã lọai ra do không đủ tiêu chuẩn lưu thông, đảm bảo nguyên tắc đủ cả số và lọai tiền theo quy định về đóng gói tiền). Biên bản phát hiện tiền có lỗi kỹ thuật được lập cho từng trường hợp. Các liên biên bản được xử lý như sau: + Một (01) liên làm căn cứ lập Phiếu thu (nộp số tiền có lỗi kỹ thuật đã lọai ra) vào Qũy NVPH để hòan trả số tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông đã thay thế; + Một (01) liên kèm niêm phong gửi Cục Phát hành và Kho qũy để tổng hợp, theo dõi. Điều 5. Quy định về sổ kế tóan 1. Thủ kho, Thủ qũy mở các lọai sổ theo chế độ quản lý kho qũy hiện hành. Ngòai các lọai sổ theo quy định tại chế độ quản lý kho qũy, Thủ kho, Thủ qũy còn phải mở sổ theo dõi về tiền mới in, đúc theo các tiêu chí tồn qũy đầu kỳ, số nhập - xuất trong kỳ, tồn qũy cuối kỳ để tra cứu, cung cấp thông tin về tiền mới in, đúc. 2. Thủ kho tiền tiêu hủy, tổ trưởng các tổ thuộc bộ phận chuyên trách tiêu hủy tiền mở các lọai sổ theo quy định tại Quy chế tiêu hủy tiền hiện hành. Việc ghi chép, theo dõi số tiền giao nhận giữa các tổ thuộc bộ phận chuyên trách tiêu hủy tiền; số tiền tạm ứng, tất tóan tạm ứng để bù vào các bó tiền, túi tiền bị thiếu, bị lẫn lọai phát hiện trong quá trình kiểm đếm tiền tiêu hủy được thực hiện theo quy định tại Quy chế tiêu hủy tiền hiện hành. 3. Kế tóan mở sổ kế tóan chi tiết các tài khỏan theo quy định tại khỏan 1, Điều 3 Chế độ này. Ngòai ra, kế tóan mở các lọai sổ khác phục vụ quá trình theo dõi, quản lý việc nhập, xuất, điều chuyển tiền mặt tại các Kho tiền NHNN theo quy định tại quy trình nghiệp vụ và sổ Nhật ký qũy tiền mặt để theo dõi tình hình thu - chi và tồn qũy tiền mặt thuộc Qũy NVPH. Nhật ký qũy tiền mặt được lập dưới hình thức sổ tờ rời và phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau: ngày phát sinh; số chứng từ thu, chi tiền mặt; số tài khỏan đối ứng; số tiền thu – chi; số tiền tồn qũy đầu ngày và số tiền tồn qũy cuối ngày. Chương II KẾ TÓAN CÁC NGHIỆP VỤ CỤ THỂ Mục 1 HẠCH TÓAN TIỀN MẶT MỚI IN, ĐÚC CHUẨN BỊ PHÁT HÀNH RA LƯU THÔNG VÀ TIỀN MẪU, TIỀN LƯU NIỆM Điều 6 . Hạch tóan tiền mặt mới in, đúc 1. Hạch tóan đối với tiền mặt mới in, đúc chưa công bố lưu hành: a) Tại NHNN (Vụ Kế tóan- Tài chính): i) Khi nhập Kho tiền Trung ương: Căn cứ Biên bản giao nhận tiền, Kế tóan lập Phiếu nhập kho và hạch tóan: Nợ TK 9011- Tiền chưa công bố lưu hành để tại Kho tiền Trung ương (chi tiết theo Kho tiền và chất liệu tiền) ii) Khi xuất Kho tiền Trung ương điều chuyển tiền về Kho tiền chi nhánh: Căn cứ Lệnh điều chuyển, Kế tóan lập Phiếu xuất kho và hạch tóan: Có TK 9011- Tiền chưa công bố lưu hành để tại Kho tiền Trung ương (chi tiết theo Kho tiền và chất liệu tiền) Đồng thời lập Phiếu hạch tóan Nợ và hạch tóan: Nợ TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền chưa công bố lưu hành và theo từng chi nhánh nhận tiền) iii) Khi nhận được Biên bản giao nhận tiền và Phiếu nhập kho tiền chưa công bố lưu hành do các đơn vị nhận tiền gửi đến, Kế tóan lập Phiếu hạch tóan Có, tất tóan tiền chưa công bố lưu hành đang vận chuyển: Có TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền chưa công bố lưu hành và theo từng chi nhánh nhận tiền ) b) Tại chi nhánh nhận tiền chưa công bố lưu hành: Căn cứ Lệnh điều chuyển, Biên bản giao nhận tiền, Kế tóan lập Phiếu nhập kho và hạch tóan: Nợ TK 9012- Tiền chưa công bố lưu hành để tại Kho tiền chi nhánh (chi tiết theo chất liệu tiền) Đồng thời gửi 01 bộ chứng từ (gồm 01 liên Biên bản giao nhận tiền và 01 liên Phiếu nhập kho) về Vụ Kế tóan- Tài chính. 2. Hạch tóan đối với tiền mặt mới in, đúc đã công bố lưu hành nhưng chưa được phép phát hành: a) Tại NHNN (Vụ Kế tóan- Tài chính): i) Hạch tóan khi có lệnh công bố lưu hành: Kế tóan lập Phiếu xuất kho tiền chưa công bố lưu hành đồng thời lập Phiếu nhập kho tiền đã công bố lưu hành và hạch tóan: Có TK 9011- Tiền chưa công bố lưu hành để tại Kho tiền Trung ương (chi tiết theo Kho tiền và chất liệu tiền) Nợ TK 9021- Tiền đã công bố lưu hành để tại Kho tiền Trung ương (chi tiết theo Kho tiền và chất liệu tiền) ii) Hạch tóan khi điều chuyển: - Khi điều chuyển tiền từ Kho tiền Trung ương về Kho tiền chi nhánh: Căn cứ Lệnh điều chuyển, Kế tóan lập Phiếu xuất kho và hạch tóan: Có TK 9021- Tiền đã công bố lưu hành để tại Kho tiềnTrung ương (chi tiết theo Kho tiền và chất liệu tiền) Đồng thời lập Phiếu hạch tóan Nợ, hạch tóan: Nợ TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền đã công bố lưu hành và theo từng chi nhánh nhận tiền) - Khi nhận được Biên bản giao nhận tiền và Phiếu nhập kho tiền đã công bố lưu hành nhưng chưa được phép phát hành do các đơn vị nhận tiền gửi đến, Kế tóan lập Phiếu hạch tóan Có để tất tóan tài khỏan tiền đang vận chuyển, hạch tóan: Có TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền đã công bố lưu hành và theo từng chi nhánh nhận tiền) b) Tại các chi nhánh: i) Đối với số tiền chưa công bố lưu hành, đang để tại Kho tiền chi nhánh: Kế tóan lập Phiếu xuất kho tiền chưa công bố lưu hành, đồng thời lập Phiếu nhập kho tiền đã công bố lưu hành và hạch tóan: Có TK 9012- Tiền chưa công bố lưu hành để tại Kho tiền chi nhánh (chi tiết theo chất liệu tiền) Nợ TK 9022- Tiền đã công bố lưu hành để tại Kho tiền chi nhánh (chi tiết theo chất liệu tiền) ii) Đối với số tiền đã công bố lưu hành nhưng chưa được phép phát hành do Kho tiền Trung ương điều chuyển về nhập Kho tiền chi nhánh: Căn cứ Lệnh điều chuyển, Biên bản giao nhận tiền, Kế tóan lập Phiếu nhập kho và hạch tóan: Nợ TK 9022- Tiền đã công bố lưu hành để tại Kho tiền chi nhánh (chi tiết theo chất liệu tiền) Đồng thời gửi 01 bộ chứng từ (gồm 01 liên Biên bản giao nhận tiền và 01 liên Phiếu nhập kho) về Vụ Kế tóan- Tài chính. 3. Hạch tóan đối với tiền mặt mới in, đúc đã công bố lưu hành, đã được phép phát hành vào lưu thông (đến thời điểm phát hành được quy định tại Quyết định phát hành tiền mới của Thủ tướng Chính phủ): a) Tại NHNN (Vụ Kế tóan- Tài chính): i) Đối với tiền mặt mới in, đúc đã công bố lưu hành nhưng chưa được phép phát hành đang để tại các Kho tiền Trung ương: Kế tóan lập Phiếu xuất kho tiền đã công bố lưu hành và hạch tóan: Có TK 9021- Tiền đã công bố lưu hành để tại Kho tiềnTrung ương (chi tiết theo Kho tiền và chất liệu tiền) Đồng thời lập Phiếu nhập kho tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông thuộc Qũy DTPH và hạch tóan nội bảng: Nợ TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 401- Tiền để phát hành (chi tiết theo từng lọai tiền, mệnh giá tương ứng) ii) Đối với tiền mặt mới in, đúc đã công bố lưu hành nhưng chưa được phép phát hành đang để tại các Kho tiền chi nhánh: Căn cứ báo Có của chi nhánh, sau khi đối chiếu và kiểm tra lại, số liệu khớp đúng với số liệu đang theo dõi tại Vụ Kế tóan - Tài chính, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 5112- Chuyển tiền đến năm nay Hoặc Nợ TK 5212- Liên hàng đến năm nay Có TK 401- Tiền để phát hành (chi tiết theo từng lọai tiền, mệnh giá tương ứng) b) Tại các chi nhánh: i) Đến thời điểm được phép phát hành, Kế tóan lập Phiếu xuất kho tiền đã công bố lưu hành và hạch tóan: Có TK 9022- Tiền đã công bố lưu hành để tại Kho tiền chi nhánh (chi tiết theo Kho tiền và chất liệu tiền) Đồng thời lập Phiếu nhập kho tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông thuộc Qũy DTPH và báo Có về Vụ Kế tóan- Tài chính, hạch tóan : Nợ TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 5111- Chuyển tiền đi năm nay Hoặc Có TK 5211- Liên hàng đi năm nay ii) Khi xuất Qũy DTPH, nhập Qũy NVPH để chuẩn bị đưa tiền mới ra lưu thông: Căn cứ Lệnh xuất - nhập Qũy DTPH, Kế tóan lập Phiếu xuất kho Qũy DTPH, đồng thời lập Phiếu thu để thu tiền vào Qũy NVPH, ghi nhật ký qũy tiền mặt và hạch tóan: Nợ TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Điều 7. Hạch tóan nhập tiền đang có giá trị lưu hành mới in, đúc Khi nhập kho tiền đang có giá trị lưu hành, mới in, đúc nhận từ đơn vị sản xuất tại các Kho tiền Trung ương: Căn cứ Biên bản giao nhận tiền mới in, đúc do Kho tiền Trung ương lập, Kế tóan lập Phiếu nhập kho và hạch tóan: Nợ TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông CóTK 401- Tiền để phát hành (chi tiết theo từng lọai tiền, mệnh giá tương ứng) Điều 8. Hạch tóan tiền mẫu, tiền lưu niệm : 1. Hạch tóan tiền mẫu: a) Hạch tóan nhập tiền mẫu: Căn cứ Biên bản giao nhận tiền mẫu, Lệnh điều chuyển (trường hợp điều chuyển tiền mẫu giữa các Kho tiền NHNN), Kế tóan lập Phiếu nhập kho và hạch tóan: Nợ TK 9081- Tiền mẫu (chi tiết: Tiền mẫu tiền chưa công bố lưu hành) Hoặc Nợ TK 9081- Tiền mẫu (chi tiết: Tiền mẫu tiền đã công bố lưu hành) Đồng thời gửi 01 bộ chứng từ (gồm 01 liên Biên bản giao nhận tiền và 01 liên Phiếu nhập kho) về đơn vị điều chuyển tiền (trường hợp điều chuyển tiền mẫu giữa các Kho tiền NHNN). b) Hạch tóan xuất tiền mẫu: i) Căn cứ Lệnh điều chuyển, Kế tóan lập Phiếu xuất kho và hạch tóan: Có TK 9081- Tiền mẫu (chi tiết: Tiền mẫu tiền chưa công bố lưu hành) Hoặc Có TK 9081- Tiền mẫu (chi tiết: Tiền mẫu tiền đã công bố lưu hành) Đồng thời, Kế tóan lập Phiếu hạch tóan Nợ và hạch tóan: Nợ TK 909 - Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền mẫu tiền chưa công bố lưu hành và theo kho tiền nhập) Hoặc Nợ TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền mẫu tiền đã công bố lưu hành và theo kho tiền nhập) ii) Khi nhận được Biên bản giao nhận tiền và Phiếu nhập kho tiền mẫu do đơn vị nhận tiền mẫu gửi đến, Kế tóan lập Phiếu hạch tóan Có và hạch tóan: Có TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền mẫu tiền chưa công bố lưu hành và theo kho tiền nhập) Hoặc Có TK 909 - Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền mẫu tiền đã công bố lưu hành và theo kho tiền nhập) c) Khi có thông báo phát hành lọai tiền cùng lọai với tiền mẫu: Kế tóan các đơn vị ngân hàng đang quản lý tiền mẫu tiền chưa công bố lưu hành lập Phiếu xuất kho tiền mẫu tiền chưa công bố lưu hành, đồng thời lập Phiếu nhập kho tiền mẫu tiền đã công bố lưu hành và hạch tóan: Có TK 9081- Tiền mẫu (chi tiết: Tiền mẫu tiền chưa công bố lưu hành) Nợ TK 9081- Tiền mẫu (chi tiết: Tiền mẫu tiền đã công bố lưu hành) 2. Hạch tóan đối với tiền lưu niệm: a) Hạch tóan nhập kho tiền lưu niệm: Căn cứ Tờ trình về việc nhập kho tiền lưu niệm đã được Thống đốc NHNN phê duyệt, Biên bản giao nhận tiền lưu niệm, Kế tóan lập Phiếu nhập kho và hạch tóan: Nợ TK 9082- Tiền lưu niệm b) Hạch tóan xuất kho tiền lưu niệm: Căn cứ Tờ trình về việc xuất kho tiền lưu niệm đã được Thống đốc NHNN phê duyệt, Kế tóan lập Phiếu xuất kho và hạch tóan: Có TK 9082- Tiền lưu niệm Mục 2 HẠCH TÓAN XUẤT - NHẬP TIỀN GIỮA QŨY DỰ TRỮ PHÁT HÀNH VÀ QŨY NGHIỆP VỤ PHÁT HÀNH Điều 9. Hạch tóan xuất Qũy DTPH để nhập Qũy NVPH 1. Tại NHNN: a) Tại Vụ Kế tóan - Tài chính: Căn cứ Lệnh điều chuyển, Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận tiền, Vụ Kế tóan- Tài chính báo Nợ về Sở giao dịch số tiền điều chuyển, hạch tóan: Nợ TK 5111- Chuyển tiền đi năm nay Hoặc Nợ TK 5211- Liên hàng đi năm nay Có TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông b) Tại Sở giao dịch: Căn cứ Lệnh điều chuyển và Biên bản giao nhận tiền do bộ phận kho qũy chuyển sang, Kế tóan lập Phiếu thu, đối chiếu với báo Nợ do Vụ Kế tóan- Tài chính chuyển đến, hạch tóan: Nợ TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 5112- Chuyển tiền đến năm nay Hoặc Có TK 5212- Liên hàng đến năm nay 2. Tại chi nhánh: Căn cứ Lệnh xuất - nhập Qũy DTPH đã được phê duyệt, Kế tóan lập Phiếu xuất kho Qũy DTPH, đồng thời lập Phiếu thu để thu tiền vào Qũy NVPH, ghi nhật ký qũy, chuyển chứng từ sang bộ phận kho qũy để làm thủ tục xuất- nhập tiền theo quy định hiện hành và hạch tóan: Nợ TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Điều 10. Hạch tóan xuất Qũy NVPH để nhập Qũy DTPH 1. Tại NHNN: a) Tại Sở giao dịch: Căn cứ Lệnh điều chuyển, Kế tóan lập Phiếu chi, ghi nhật ký qũy và chuyển chứng từ sang bộ phận kho qũy để làm thủ tục chi tiền và hạch tóan: Nợ TK 3639- Các khỏan khác phải thu (chi tiết: Tiền điều chuyển) Có TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Có TK 1022 - Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Có TK 1023 - Tiền đình chỉ lưu hành Hoặc/ và Có TK 1024 - Tiền bị phá họai thuộc Qũy NVPH Căn cứ báo Có do Vụ Kế tóan- Tài chính chuyển đến, Kế tóan đối chiếu với Biên bản giao nhận tiền và hạch tóan: Nợ TK 5112- Chuyển tiền đến năm nay Hoặc Nợ TK 5212- Liên hàng đến năm nay Có TK 3639- Các khỏan khác phải thu (chi tiết: Tiền điều chuyển) b) Tại Vụ Kế tóan- Tài chính: Căn cứ Lệnh điều chuyển, Biên bản giao nhận tiền, Vụ Kế tóan- Tài chính lập Phiếu nhập kho, đồng thời lập báo Có cho Sở giao dịch và hạch tóan: Nợ TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1012- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1013- Tiền đình chỉ lưu hành Hoặc/ và Nợ TK 1014- Tiền bị phá họai thuộc Qũy DTPH Có TK 5111- Chuyển tiền đi năm nay Hoặc Có TK 5211- Liên hàng đi năm nay 2. Tại các chi nhánh: Căn cứ Lệnh xuất - nhập Qũy DTPH đã được Giám đốc phê duyệt, Kế tóan lập Phiếu chi để chi tiền từ Qũy NVPH, đồng thời lập Phiếu nhập kho Qũy DTPH, ghi nhật ký qũy, chuyển chứng từ sang bộ phận kho qũy để làm thủ tục nhập, xuất tiền và hạch tóan: Nợ TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1012- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 1022- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1013- Tiền đình chỉ lưu hành Có TK 1023- Tiền đình chỉ lưu hành Hoặc/và Nợ TK 1014- Tiền bị phá họai thuộc Qũy DTPH Có TK 1024-Tiền bị phá họai thuộc Qũy NVPH Mục 3 HẠCH TÓAN ĐIỀU CHUYỂN TIỀN VÀ GIAO NỘP TIỀN GIẢ, TIỀN BỊ HỌAI Điều 11. Hạch tóan điều chuyển tiền thuộc Qũy DTPH giữa các Kho tiền Trung ương 1. Hạch tóan xuất tiền điều chuyển: Căn cứ Lệnh điều chuyển, Phiếu xuất kho, Vụ Kế tóan- Tài chính hạch tóan: Nợ TK 1019- Qũy DTPH đang vận chuyển (chi tiết theo kho tiền nhập) Có TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông (chi tiết theo kho tiền xuất) Hoặc/và Có TK 1012- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông (chi hi tiết theo kho tiền xuất) Hoặc/và Có TK 1013- Tiền đình chỉ lưu hành (chi tiết theo kho tiền xuất) Hoặc/ và Có TK 1014- Tiền bị phá họai (chi tiết theo kho tiền xuất) 2. Hạch tóan nhập tiền điều chuyển: Căn cứ Lệnh điều chuyển, Biên bản giao nhận tiền, Phiếu nhập kho, Vụ Kế tóan- Tài chính hạch tóan: Nợ TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông (chi tiết theo kho tiền nhập) Hoặc/và Nợ TK 1012- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông (chi tiết theo kho tiền nhập) Hoặc/và Nợ TK 1013- Tiền đình chỉ lưu hành (chi tiết theo kho tiền nhập) Hoặc/ và Nợ TK 1014- Tiền bị phá họai (chi tiết theo kho tiền nhập) Có TK 1019- Qũy DTPH đang vận chuyển (chi tiết theo kho tiền nhập) Điều 12. Hạch tóan điều chuyển tiền thuộc Qũy DTPH giữa các Kho tiền NHNN 1. Tại đơn vị điều chuyển tiền: a) Trường hợp đơn vị nhận điều chuyển tiền ủy nhiệm cán bộ đến nhận tiền tại đơn vị điều chuyển tiền: Căn cứ Lệnh điều chuyển, Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận tiền, Kế tóan báo Nợ về đơn vị nhận điều chuyển tiền và hạch tóan: Nợ TK 5111- Chuyển tiền đi năm nay Hoặc Nợ TK 5211- Liên hàng đi năm nay Có TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/và Có TK 1012- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/và Có TK 1013- Tiền đình chỉ lưu hành Hoặc/và Có TK 1014- Tiền bị phá họai thuộc Qũy DTPH b) Trường hợp đơn vị điều chuyển tiền ủy nhiệm cán bộ giao tiền tại đơn vị nhận điều chuyển tiền: i) Khi xuất tiền: Căn cứ Lệnh điều chuyển, Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận tiền, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 1019- Qũy DTPH đang vận chuyển (chi tiết theo kho tiền nhập) Có TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Có TK 1012 - Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Có TK 1013- Tiền đình chỉ lưu hành Hoặc/ và Có TK 1014 - Tiền bị phá họai thuộc Qũy DTPH ii) Khi nhận được báo Có do đơn vị nhận tiền chuyển đến, đối chiếu với Lệnh điều chuyển, kế Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 5112- Chuyển tiền đến năm nay Hoặc Nợ TK 5212- Liên hàng đến năm nay Có TK 1019- Qũy DTPH đang vận chuyển (chi tiết theo kho tiền nhập) 2. Tại đơn vị nhận điều chuyển tiền: Căn cứ Lệnh điều chuyển, Biên bản giao nhận tiền giữa đơn vị nhận điều chuyển tiền và đơn vị điều chuyển tiền, Kế tóan lập Phiếu nhập kho và hạch tóan: a) Trường hợp đơn vị nhận điều chuyển tiền cử cán bộ đến nhận tiền tại đơn vị điều chuyển tiền: i) Nếu tiền điều chuyển và báo Nợ của đơn vị điều chuyển tiền về cùng một ngày, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1012- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1013- Tiền đình chỉ lưu hành Hoặc/ và Nợ TK 1014- Tiền bị phá họai thuộc Qũy DTPH Có TK 5112- Chuyển tiền đến năm nay Hoặc Có TK 5212- Liên hàng đến năm nay ii) Nếu tiền đã điều chuyển đến nhưng chưa nhận được báo Nợ của đơn vị điều chuyển tiền, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1012- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1013- Tiền đình chỉ lưu hành Hoặc/ và Nợ TK 1014- Tiền bị phá họai thuộc Qũy DTPH Có TK 4639- Các khỏan khác phải trả (chi tiết: Tiền đang điều chuyển) Khi nhận được báo Nợ của đơn vị điều chuyển tiền, hạch tóan: Nợ TK 4639- Các khỏan khác phải trả (chi tiết: Tiền đang điều chuyển) Có TK 5112- Chuyển tiền đến năm nay Hoặc Có TK 5212 - Liên hàng đến năm nay iii) Nếu đã nhận được báo Nợ của đơn vị điều chuyển tiền, nhưng tiền vẫn đang trên đường vận chuyển: Căn cứ báo Nợ, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 3639- Các khỏan khác phải thu (chi tiết: Tiền đang điều chuyển) Có TK 5112- Chuyển tiền đến năm nay Hoặc Có TK 5212- Liên hàng đến năm nay Khi tiền về đến đơn vị nhận điều chuyển tiền: Sau khi tiền nhập kho xong, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1012 - Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1013- Tiền đình chỉ lưu hành Hoặc/ và Nợ TK 1014- Tiền bị phá họai thuộc Qũy DTPH Có TK 3639- Các khỏan khác phải thu (chi tiết: Tiền đang điều chuyển) b) Trường hợp đơn vị điều chuyển tiền cử cán bộ đến giao tiền tại đơn vị nhận điều chuyển tiền: i) Nếu nhập tiền xong vẫn đủ thời gian thực hiện chuyển tiền đi: Kế tóan báo Có về đơn vị điều chuyển tiền và hạch tóan: Nợ TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1012 - Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1013- Tiền đình chỉ lưu hành Hoặc/ và Nợ TK 1014 - Tiền bị phá họai thuộc Qũy DTPH Có TK 5111- Chuyển tiền đi năm nay Hoặc Có TK 5211- Liên hàng đi năm nay ii) Nếu nhập tiền xong đã hết giờ thực hiện chuyển tiền đi, Kế tóan lập Phiếu nhập kho và hạch tóan: Nợ TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1012- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1013- Tiền đình chỉ lưu hành Hoặc/ và Nợ TK 1014- Tiền bị phá họai thuộc Qũy DTPH Có TK 4639- Các khỏan khác phải trả (chi tiết: Tiền nhận điều chuyển) Đầu giờ ngày làm việc kế tiếp, Kế tóan báo Có về đơn vị điều chuyển tiền và hạch tóan: Nợ TK 4639- Các khỏan khác phải trả (chi tiết: Tiền nhận điều chuyển) Có TK 5111- Chuyển tiền đi năm nay Hoặc Có TK 5211- Liên hàng đi năm nay Điều 13. Hạch tóan giao nộp tiền giả, tiền bị phá họai không xác định được mệnh giá từ Kho tiền chi nhánh về Kho tiền Trung ương 1. Tại chi nhánh, Sở Giao dịch: a) Trường hợp chi nhánh, Sở Giao dịch cử cán bộ đến giao hiện vật tại Kho tiền Trung ương, Kế tóan hạch tóan: i) Khi xuất tiền: Căn cứ Giấy đề nghị giao nộp tiền giả, tiền bị phá họai không xác định được mệnh giá về Kho tiền Trung ương đã được phê duyệt, Kế tóan lập Phiếu xuất kho và hạch tóan: Có TK 9089- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền giả) Hoặc/ và Có TK 9089- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền bị phá họai không xác định được mệnh giá) Đồng thời, căn cứ Biên bản giao nhận tiền, Kế tóan lập Phiếu hạch tóan Nợ và hạch tóan theo dõi tiền đang vận chuyển: Nợ TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền giả) Hoặc/ và Nợ TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền bị phá họai không xác định được mệnh giá) ii) Khi nhận được Biên bản giao nhận tiền do Kho tiền Trung ương gửi đến, Kế tóan lập Phiếu hạch tóan Có để tất tóan tiền đang vận chuyển và hạch tóan: Có TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền giả) Hoặc/ và Có TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền bị phá họai không xác định được mệnh giá) b) Trường hợp Kho tiền Trung ương cử cán bộ đến nhận hiện vật tại Kho tiền chi nhánh: Căn cứ Giấy đề nghị giao nộp tiền giả, tiền bị phá họai không xác định được mệnh giá về Kho tiền Trung ương được phê duyệt, Kế tóan lập Phiếu xuất kho và hạch tóan: Có TK 9089- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền giả) Hoặc/ và Có TK 9089- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền bị phá họai không xác định được mệnh giá) 2. Tại NHNN (Vụ Kế tóan- Tài chính) a) Trường hợp chi nhánh ủy nhiệm cán bộ về giao hiện vật tại Kho tiền Trung ương: Căn cứ Biên bản giao nhận tiền, Phiếu nhập kho, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 9089- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền giả) Hoặc/ và Nợ TK 9089- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền bị phá họai không xác định được mệnh giá) Đồng thời gửi 01 liên Phiếu nhập kho kèm 01 liên Biên bản giao nhận tiền về chi nhánh giao tiền để làm căn cứ tất tóan theo dõi tiền đang vận chuyển. b) Trường hợp Kho tiền Trung ương cử cán bộ đến nhận hiện vật tại chi nhánh: Căn cứ Biên bản giao nhận tiền, Phiếu nhập kho, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 9089- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền giả) Hoặc/ và Nợ TK 9089- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền bị phá họai không xác định được mệnh giá) Mục 4 HẠCH TÓAN PHÁT HÀNH TIỀN MẶT VÀO LƯU THÔNG, THU HỒI TIỀN MẶT TỪ LƯU THÔNG VỀ Điều 14. Hạch tóan phát hành và thu hồi tiền mặt 1. Khi phát hành tiền mặt vào lưu thông (chi từ Qũy NVPH): Căn cứ chứng từ lĩnh tiền mặt (Séc, Giấy lĩnh tiền mặt, Phiếu chi), Kế tóan ghi nhật ký qũy, chuyển chứng từ cho bộ phận kho qũy chi tiền và hạch tóan: Nợ TK thích hợp Có TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông 2. Khi thu hồi tiền đủ tiêu chuẩn và không đủ tiêu chuẩn lưu thông: Căn cứ chứng từ nộp tiền đã có chữ ký của Thủ qũy và đóng dấu “đã thu tiền” do bộ phận kho qũy chuyển sang, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1022- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK thích hợp Điều 15. Hạch tóan tiền nghi giả, tiền giả 1. Khi phát hiện tiền nghi giả/ tiền giả: Căn cứ Biên bản tạm thu giữ tiền nghi giả/ Biên bản thu giữ tiền giả, Kế tóan lập Phiếu nhập kho và hạch tóan: Nợ TK 9089- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền nghi giả/ Tiền giả) 2. Khi xuất kho tiền nghi giả đem hiện vật đi trưng cầu giám định: Kế tóan lập Phiếu xuất kho và hạch tóan: Có TK 9089- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền nghi giả) Đồng thời, căn cứ Biên bản giao nhận tiền, Kế tóan lập Phiếu hạch tóan Nợ để hạch tóan theo dõi tiền đang vận chuyển: Nợ TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền nghi giả) 3. Xử lý sau khi có kết quả giám định về tiền nghi giả: a) Nếu kết quả giám định là tiền thật và đủ điều kiện được đổi: i) Tại Sở giao dịch/ hoặc NHNN chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: Trường hợp các chi nhánh khác đề nghị giám định: Căn cứ kết quả giám định và chứng từ nộp tiền đã có chữ ký của Thủ qũy và đóng dấu “đã thu tiền”, Kế tóan báo Có về chi nhánh đã đề nghị giám định tiền nghi giả và hạch tóan: Nợ TK 1022- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 5111- Chuyển tiền đi năm nay Hoặc Có TK 5211- Liên hàng đi năm nay Trường hợp Sở giao dịch/ hoặc NHNN chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh đề nghị giám định: Căn cứ kết quả giám định và chứng từ nộp tiền đã có chữ ký của Thủ qũy và đóng dấu “đã thu tiền”, Kế tóan lập Chứng từ chi tiền để trả tiền cho tổ chức, cá nhân đã bị tạm thu trước đây và hạch tóan: Nợ TK 1022- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 4612- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông đã xử lý, chờ thanh tóan cho khách hàng Đồng thời lập Phiếu hạch tóan Có để ghi giảm số dư tài khỏan “tiền đang vận chuyển” đã theo dõi khi đem hiện vật đi giám định đối với số tiền đã được kết luận là tiền thật và đủ điều kiện được đổi: Có TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền nghi giả) Khi chi trả cho khách hàng, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 4612- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông đã xử lý, chờ thanh tóan cho khách hàng Có TK thích hợp ii) Tại chi nhánh đã đề nghị giám định tiền nghi giả: Căn cứ kết quả giám định, Kế tóan lập Phiếu hạch tóan Có để ghi giảm số dư tài khỏan “tiền đang vận chuyển” đã theo dõi khi đem hiện vật đi giám định đối với số tiền đã được kết luận là tiền thật và đủ điều kiện được đổi: Có TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền nghi giả) Căn cứ báo Có do Sở giao dịch/ hoặc NHNN chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh chuyển đến, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 5111- Chuyển tiền đi năm nay Hoặc Nợ TK 5211- Liên hàng đi năm nay Có TK 4612- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông đã xử lý,chờ thanh tóan cho khách hàng Khi chi trả cho khách hàng, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 4612- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông đã xử lý, chờ thanh tóan cho khách hàng Có TK thích hợp iii) Khi thu lệ phí đổi tiền, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK thích hợp Có TK 733- Thu về dịch vụ ngân qũy b) Nếu kết quả giám định là tiền thật, nhưng không đủ điều kiện được đổi: Căn cứ kết quả giám định, đơn vị đã đề nghị giám định xử lý: i) Kế tóan lập Phiếu hạch tóan Có để ghi giảm số dư tài khỏan tiền đang vận chuyển đã theo dõi khi đem hiện vật đi giám định đối với số tiền kết luận là tiền thật, nhưng không đủ điều kiện được đổi và hạch tóan: Có TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền nghi giả) ii) Bộ phận kho qũy trả lại hiện vật cho đơn vị, cá nhân có tiền đã bị tạm thu. c) Nếu kết quả giám định là tiền giả: i) Tại Sở giao dịch hoặc NHNN chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: Căn cứ Biên bản thu giữ tiền giả do bộ phận kho qũy chuyển sang, Kế tóan lập Phiếu nhập kho và hạch tóan: Nợ TK 9089- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền giả) ii) Tại chi nhánh đề nghị giám định (kể cả trường hợp Sở giao dịch/ hoặc NHNN chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh đề nghị giám định), xử lý: + Căn cứ kết quả giám định, Kế tóan lập Phiếu hạch tóan Có để ghi giảm số dư tài khỏan “tiền đang vận chuyển” đã theo dõi khi đem hiện vật đi giám định đối với số tiền kết luận là tiền giả. + Căn cứ kết quả giám định của cơ quan giám định và Biên bản thu giữ tiền giả của Sở giao dịch hoặc của NHNN chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh, thông báo đến đơn vị, cá nhân có tiền đã bị tạm thu. Điều 16. Hạch tóan tiền nghi bị phá họai, tiền bị phá họai : 1. Đối với tiền nghi bị phá họai: a) Khi phát hiện tiền nghi bị phá họai: Căn cứ Biên bản tạm thu giữ tiền nghi bị phá họai, Kế tóan lập Phiếu nhập kho và hạch tóan: Nợ TK 9089 (chi- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền nghi bị phá họai chờ xử lý) b) Khi xuất kho hiện vật để trưng cầu giám định, Kế tóan lập Phiếu xuất kho và hạch tóan: Có TK 9089- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền nghi bị phá họai chờ xử lý) Đồng thời, lập Phiếu hạch tóan Nợ để theo dõi tiền đang vận chuyển: Nợ TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền nghi bị phá họai chờ xử lý ) c) Xử lý sau khi có kết quả giám định: Căn cứ kết quả giám định, Kế tóan lập Phiếu hạch tóan Có để tất tóan số dư tài khỏan “tiền đang vận chuyển” đã theo dõi khi đem hiện vật đi giám định và hạch tóan: Có TK 909- Tiền đang vận chuyển (chi tiết: Tiền nghi bị phá họai chờ xử lý ) i) Nếu kết quả giám định không phải là tiền bị phá họai, đủ điều kiện được đổi và chi trả trực tiếp bằng tiền mặt: Xử lý hạch tóan như đối với trường hợp đổi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông lấy tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông, quy định tại Điều 17 Chế độ này. ii) Nếu kết quả giám định không phải là tiền bị phá họai, đủ điều kiện được đổi và chi trả bằng chuyển khỏan: + Lập Phiếu thu để thu tiền và hạch tóan: Nợ TK 1022- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK thích hợp + Lập Phiếu thu lệ phí đổi tiền (nếu có) và hạch tóan: Nợ TK thích hợp Có TK 733- Thu về dịch vụ ngân qũy iii) Trường hợp kết quả giám định không phải là tiền bị phá họai nhưng không đủ điều kiện được đổi: trả lại hiện vật cho đơn vị, cá nhân có tiền bị tạm thu giữ, nêu rõ lý do không được đổi cho đơn vị, cá nhân có tiền nghi bị phá họai đã tạm thu. iv) Trường hợp kết quả giám định là tiền bị phá họai: Xử lý theo quy định tại Khỏan 2, Điều này. 2. Đối với tiền bị phá họai: a) Tiền bị phá họai xác định được mệnh giá: Căn cứ Biên bản thu giữ tiền bị phá họai do bộ phận kho qũy chuyển sang, Kế tóan lập Phiếu thu và hạch tóan: Nợ TK 1024- Tiền bị phá họai Có TK 468- Các khỏan chờ thanh tóan khác (chi tiết: thu từ nghiệp vụ phát hành tiền mặt chờ xử lý) b) Tiền bị phá họai không xác định được mệnh giá: Căn cứ Biên bản thu giữ tiền bị phá họai do bộ phận kho qũy chuyển sang, Kế tóan lập Phiếu nhập kho theo giá quy ước và hạch tóan : Nợ TK 9089- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền bị phá họai không xác định được mệnh giá) Điều 17. Hạch tóan thu đổi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông và đổi lọai tiền trong Qũy NVPH 1. Hạch tóan thu đổi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông: a) Đối với tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông đủ điều kiện được đổi: Thủ qũy thực hiện thu, đổi theo quy định tại Quy chế thu hồi và đổi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông hiện hành; vào sổ theo dõi và đổi tiền cho khách từ số tiền đã tạm ứng để đổi lọai trong ngày. Đối với trường hợp phải thu phí đổi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông theo quy định, khi thu lệ phí Kế tóan lập Phiếu thu và hạch tóan: Nợ TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 733- Thu về dịch vụ ngân qũy b) Đối với trường hợp tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông chưa xác định được có đủ điều kiện được đổi hay không được đổi hoặc tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông thuộc lọai nào: Phân lọai và xử lý hạch tóan tương tự theo quy định tại Điều 16 Chế độ này. c) Đối với tiền thật đóng nhầm dấu “tiền giả”: Khi phát hiện tiền thật đóng nhầm dấu “tiền giả”, bộ phận kho qũy lập Biên bản thu giữ hiện vật, thu đổi như đối với tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông để bồi hòan lại số tiền đã thu giữ do xác định nhầm và đóng dấu sai cho khách hàng bị thu giữ. Kế tóan lập chứng từ hạch tóan: i) Nếu tiền do khách hàng nộp tại NHNN, hạch tóan: Xử lý theo quy định tại tiết a, Khỏan 1, Điều này. ii) Nếu tiền do tổ chức tín dụng (TCTD), Kho bạc Nhà nước (KBNN) nộp vào NHNN, hạch tóan: Nợ TK 1022- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) 2) Hạch tóan tạm ứng để đổi lọai tiền thuộc Qũy NVPH: a) Căn cứ Giấy đề nghị tạm ứng để đổi lọai tiền đã được phê duyệt, Kế tóan lập Phiếu chi và hạch tóan: Nợ TK 3639- Các khỏan khác phải thu (chi tiết: Người nhận tạm ứng về họat động nghiệp vụ đổi lọai tiền) Có TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông b) Cuối ngày làm việc, Thủ qũy phải có trách nhiệm hòan trả, tất tóan khỏan tiền đầu ngày giao dịch đã tạm ứng để đổi lọai tiền trong ngày, Kế tóan lập Phiếu thu và hạch tóan: Nợ TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Nợ TK 1022- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 3639- Các khỏan khác phải thu (chi tiết: Người nhận tạm ứng về họat động nghiệp vụ đổi lọai tiền) Điều 18. Hạch tóan kết quả sau tuyển chọn tiền mặt Căn cứ Biên bản tuyển chọn tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông từ tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông/ hoặc Biên bản tuyển chọn tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông từ tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, Kế tóan lập chứng từ hạch tóan: 1. Đối với tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông tuyển chọn từ tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông: Nợ TK 1022- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc Nợ TK 1012- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông 2. Đối với tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông tuyển chọn từ tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông: Nợ TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 1022- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc Nợ TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 1012- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Điều 19. Hạch tóan thu hồi tiền đình chỉ lưu hành 1. Hạch tóan tiền đã công bố đình chỉ lưu hành tại Kho tiền NHNN: Đến thời điểm đình chỉ lưu hành, các đơn vị NHNN làm các thủ tục, tiến hành kiểm kê các lọai tiền đã công bố đình chỉ lưu hành. a) Đối với Qũy NVPH: Căn cứ Biên bản kiểm kê tồn qũy thực tế lọai tiền đã công bố đình chỉ lưu hành, đối chiếu khớp đúng với số liệu trên sổ theo dõi, Kế tóan lập Phiếu chi tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông/ tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, đồng thời lập Phiếu thu tiền đình chỉ lưu hành và hạch tóan: Nợ TK 1023 - Tiền đình chỉ lưu hành Có TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/và Có TK 1022- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông b) Đối với Qũy DTPH: Căn cứ Biên bản kiểm kê tồn kho thực tế lọai tiền đã công bố đình chỉ lưu hành, đối chiếu khớp đúng với số liệu trên sổ theo dõi, Kế tóan lập Phiếu xuất kho tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông/ tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, đồng thời lập Phiếu nhập kho tiền đình chỉ lưu hành và hạch tóan: Nợ TK 1013- Tiền đình chỉ lưu hành Có TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Có TK 1012- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông 2. Hạch tóan thu đổi tiền đình chỉ lưu hành, đủ điều kiện được đổi: a) Đối với TCTD, KBNN: Căn cứ chứng từ thu tiền đã có chữ ký của Thủ qũy và dấu “đã thu tiền” do Thủ qũy chuyển sang, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 1023- Tiền đình chỉ lưu hành Có TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) b) Đối với tổ chức, cá nhân không mở tài khỏan tại NHNN: i) Khi khách hàng nộp tiền, Kế tóan lập Phiếu thu, chuyển chứng từ sang bộ phận kho qũy làm căn cứ thu tiền. Căn cứ Phiếu thu đã có chữ ký của Thủ qũy và dấu “đã thu tiền” do Thủ qũy chuyển sang, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 1023- Tiền đình chỉ lưu hành Có TK 4619- Các khỏan khác phải trả (chi tiết: Thu đổi tiền đình chỉ lưu hành) ii) Khi chi trả cho khách hàng: Kế tóan lập Phiếu chi, ghi nhật ký qũy, hạch tóan và chuyển chứng từ sang bộ phận kho qũy làm thủ tục chi tiền cho khách hàng: Nợ TK 4619- Các khỏan khác phải trả (chi tiết: Thu đổi tiền đình chỉ lưu hành) Có TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Mục 5 KẾ TÓAN TIÊU HỦY TIỀN Điều 20. Hạch tóan tiêu hủy tiền 1. Hạch tóan, theo dõi tiền giao đi tiêu hủy: a) Tiêu hủy tiền thuộc Qũy DTPH: Căn cứ Quyết định của Thống đốc NHNN về số lượng, giá trị của các lọai tiền phải tiêu hủy, Lệnh điều chuyển, Phiếu xuất kho (tương ứng với từng lọai tiền theo Lệnh điều chuyển giao đi tiêu hủy), Vụ Kế tóan- Tài chính hạch tóan: Nợ TK 401- Tiền để phát hành (chi tiết theo từng lọai tiền, từng lọai mệnh giá giao đi tiêu hủy) Có TK 1012 - Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Có TK 1013 - Tiền đình chỉ lưu hành Hoặc/ và Có TK 1014 - Tiền bị phá họai thuộc Qũy DTPH Căn cứ Phiếu nhập kho tiền tiêu hủy, Biên bản giao nhận tiền giữa Kho tiền Trung ương và Hội đồng tiêu hủy, Kế tóan hạch tóan theo dõi ngọai bảng tiền giao đi tiêu hủy: Nợ TK 903- Tiền giao đi tiêu hủy (chi tiết theo từng lọai tiền đã giao đi tiêu hủy) b) Tiêu hủy tiền không thuộc Qũy DTPH: Căn cứ Quyết định của Thống đốc NHNN về tiêu hủy tiền mẫu, tiền giả, tiền bị phá họai không xác định được mệnh giá, Lệnh điều chuyển (đối với tiêu hủy tiền mẫu), Phiếu xuất kho, Vụ Kế tóan- Tài chính hạch tóan: Có TK 9081- Tiền mẫu (chi tiết: Tiền mẫu tiền đã công bố lưu hành) Hoặc Có TK 9089- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền giả) Hoặc Có TK 9089- Tiền nghi giả, tiền giả, nghi bị phá họai chờ xử lý (chi tiết: Tiền bị phá họai không xác định được mệnh giá) Căn cứ Biên bản giao nhận tiền, Phiếu nhập kho tiền tiêu hủy, Kế tóan hạch tóan theo dõi ngọai bảng tiền giao đi tiêu hủy: Nợ TK 903- Tiền giao đi tiêu hủy (chi tiết theo từng lọai tiền đã giao đi tiêu hủy) 2. Hạch tóan kết quả tiêu hủy tiền: Cuối tháng hoặc theo định kỳ, hoặc cuối đợt tiêu hủy (chậm nhất là 10 ngày làm việc sau khi kết thúc tiêu hủy), Hội đồng tiêu hủy phải gửi Biên bản xác nhận kết quả tiêu hủy hòan tòan về Vụ Kế tóan- Tài chính. Căn cứ Biên bản xác nhận kết quả tiêu hủy hòan tòan của Hội đồng tiêu hủy, Vụ Kế tóan- Tài chính hạch tóan số tiền đã tiêu hủy theo đúng số liệu trên Biên bản: Nợ TK 904- Tiền đã tiêu hủy (chi tiết theo từng lọai tiền đã tiêu hủy) Có TK 903- Tiền giao đi tiêu hủy (chi tiết theo từng lọai tiền giao đi tiêu hủy tương ứng) Hết đợt tiêu hủy, tài khỏan 903- Tiền giao đi tiêu hủy hết số dư. Mục 6 XỬ LÝ TIỀN THỪA, THIẾU PHÁT HIỆN QUA KIỂM ĐẾM Điều 21. Xử lý các trường hợp thừa tiền, thiếu tiền phát hiện qua kiểm đếm tại đơn vị NHNN nhận tiền (đơn vị NHNN A) 1. Trường hợp đơn vị NHNN A thực hiện kiểm đếm: a) Tạm ứng để bù thiếu tiền: Căn cứ Giấy đề nghị tạm ứng đã được duyệt, Kế tóan lập Phiếu chi và hạch tóan: Nợ TK 3639- Các khỏan khác phải thu (chi tiết: Tạm ứng cho kiểm đếm tiền) Có TK 103- Tiền mặt ở đơn vị phụ thuộc Hoặc Có TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc/ và Có TK 1022- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông b) Trường hợp phát hiện tiền thừa trong quá trình kiểm đếm: Hội đồng kiểm đếm nộp số tiền chênh lệch thừa phát hiện qua kiểm đếm vào Qũy tiền mặt tại đơn vị phụ thuộc (đối với Hội đồng kiểm đếm tại Kho tiền Trung ương)/ hoặc Qũy NVPH, Kế tóan lập Phiếu thu và hạch tóan: Nợ TK 103- Tiền mặt ở đơn vị phụ thuộc Hoặc Nợ TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 4635- Thừa qũy, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Thừa qũy của chi nhánh/ Sở giao dịch/Cục/ Chi cục Phát hành và Kho qũy) c) Hòan trả số tiền Hội đồng kiểm đếm đã tạm ứng: i) Đối với số tiền đã tạm ứng nhưng không sử dụng hết: Kế tóan lập Phiếu thu và hạch tóan: Nợ TK 103- Tiền mặt ở đơn vị phụ thuộc Hoặc Nợ TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Hoặc Nợ TK 1022- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 3639- Các khỏan khác phải thu (chi tiết: Tạm ứng cho kiểm đếm tiền) ii) Đối với số tiền có lỗi kỹ thuật trong khâu in, đúc phát hiện qua kiểm đếm được xác định là tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông đã lọai ra, được nộp vào qũy để hòan trả số tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông thay thế: Kế tóan lập Phiếu thu và hạch tóan: Nợ TK 1022- Tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 3639- Các khỏan khác phải thu (chi tiết: Tạm ứng cho kiểm đếm tiền) 2. Trường hợp đơn vị NHNN A chi tiền cho TCTD, KBNN trên địa bàn và TCTD, KBNN thực hiện kiểm đếm: a) Căn cứ Biên bản kiểm đếm và chứng từ do TCTD, KBNN chuyển đến báo Nợ số chênh lệch thiếu, Kế tóan lập phiếu chuyển khỏan và hạch tóan: Số tiền chênh lệch thiếu do TCTD, KBNN thực hiện kiểm đếm báo Nợ b) Căn cứ Biên bản kiểm đếm, niêm phong, hiện vật (nếu có) do TCTD, KBNN chuyển đến về số tiền chênh lệch thừa, Kế tóan xử lý và hạch tóan: Nợ TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Chênh lệch thừa tiền theo Biên bản kiểm đếm TCTD, KBNN kiểm đếm nộp về NHNN bằng tiền mặt Hoặc Nợ TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) Chênh lệch thừa tiền theo Biên bản kiểm đếm nhưng TCTD, KBNN kiểm đếm không nộp hiện vật về NHNN Có TK 4635- Thừa qũy, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Thừa qũy của chi nhánh/ Sở giao dịch) Chênh lệch thừa tiền tại Biên bản tổng hợp kết quả kiểm đếm theo đợt kiểm đếm hoặc theo từng đơn vị kiểm đếm. 3. Xử lý hạch tóan kết quả sau kiểm đếm tại đơn vị NHNN A: a) Đối với kết quả kiểm đếm của tiền nhận điều chuyển: i) Xử lý chênh lệch thiếu: Căn cứ Biên bản kiểm đếm và niêm phong, Kế tóan báo Nợ số tiền chênh lệch thiếu đồng thời báo Có số tiền chênh lệch thừa (nếu có) đến các đơn vị có liên quan và hạch tóan: Báo Nợ số tiền chênh lệch thiếu: Có TK 3639- Các khỏan khác phải thu (chi tiết: Tạm ứng cho kiểm đếm tiền) Chênh lệch thiếu tiền tại Biên bản tổng hợp kết quả theo đợt kiểm đếm hoặc theo định kỳ tổng hợp Đồng thời báo Có số tiền chênh lệch thừa (nếu có): Nợ TK 3639- Các khỏan khác phải thu (chi tiết: Tạm ứng cho kiểm đếm tiền) Chênh lệch thừa tiền tại Biên bản tổng hợp kết quả theo đợt kiểm đếm hoặc theo định kỳ tổng hợp ii) Xử lý chênh lệch thừa: Căn cứ Biên bản kiểm đếm và niêm phong, Kế tóan báo Có số tiền chênh lệch thừa đồng thời báo Nợ số tiền chênh lệch thiếu (nếu có) về các đơn vị liên quan và hạch tóan: Báo Có số tiền chênh lệch thừa: Nợ TK 4635- Thừa qũy, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Thừa qũy của chi nhánh/ Sở giao dịch/ Cục/ Chi cục phát hành và Kho qũy) Chênh lệch thừa tiền tại Biên bản tổng hợp kết quả kiểm đếm theo đợt kiểm đếm hoặc theo từng đơn vị kiểm đếm Chênh lệch thừa tiền của từng đơn vị NHNN giao tiền theo Biên bản kiểm đếm của đợt kiểm đếm Đồng thời báo Nợ số tiền chênh lệch thiếu (nếu có): Có TK 4635- Thừa qũy, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Thừa qũy của chi nhánh/ Sở giao dịch / Cục/ Chi cục Phát hành và Kho qũy) Chênh lệch thiếu tiền tại Biên bản tổng hợp kết quả kiểm đếm theo đợt kiểm đếm hoặc theo từng đơn vị kiểm đếm b) Đối với kết quả kiểm đếm của tiền giao nhận trên địa bàn: Căn cứ Biên bản và niêm phong, Kế tóan lập Phiếu chuyển khỏan báo Nợ số tiền chênh lệch thiếu/ báo Có số tiền chênh lệch thừa (nếu có) về TCTD, KBNN trên địa bàn có liên quan: i) Xử lý chênh lệch thiếu tiền: Nợ TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) Chênh lệch thiếu tiền của từng đơn vị giao tiền theo Biên bản kiểm đếm Có TK 3639- Các khỏan khác phải thu chi tiết: Tạm ứng cho kiểm đếm tiền) Chênh lệch thiếu tiền tại Biên bản tổng hợp kết quả theo đợt kiểm đếm hoặc theo từng đơn vị kiểm đếm Hoặc Có TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) Chênh lệch thừa tiền (nếu có) của từng đơn vị giao tiền theo Biên bản kiểm đếm ii) Xử lý chênh lệch thừa tiền: Nợ TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) Chênh lệch thiếu tiền của từng đơn vị giao tiền theo Biên bản kiểm đếm (nếu có) Nợ TK 4635- Thừa qũy, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Thừa qũy của chi nhánh/Sở giao dịch) Chênh lệch thừa tiền tại Biên bản tổng hợp kết quả kiểm đếm của từng đợt hoặc theo từng đơn vị kiểm đếm Có TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) Chênh lệch thừa tiền của từng đơn vị theo Biên bản kiểm đếm c) Trường hợp, niêm phong thừa tiền/thiếu tiền thuộc đơn vị NHNN A (người có tên trên niêm phong là cán bộ NHNN A) : Căn cứ Biên bản kiểm đếm và niêm phong do TCTD, KBNN thực hiện kiểm đếm gửi đến, Kế tóan lập chứng từ để truy thu số tiền thiếu đối với cá nhân có tên trên niêm phong thiếu tiền hoặc ghi thu của NHNN số tiền thừa theo niêm phong thừa tiền và hạch tóan: i) Xử lý niêm phong thiếu tiền: Nợ TK 3635- Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Cá nhân phải bồi thường tiền thiếu) Có TK 3639 - Các khỏan khác phải thu (chi tiết: Tạm ứng cho kiểm đếm tiền) ii) Xử lý niêm phong thừa tiền: Nợ TK 4635- Thừa qũy, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Thừa qũy của chi nhánh/ Sở giao dịch) Có TK 799- Thu khác iii) Khi thu được số tiền thiếu của cá nhân, cán bộ NHNN: Nợ TK thích hợp Có TK 3635- Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Cá nhân phải bồi thường tiền thiếu) Điều 22. Xử lý các trường hợp thiếu tiền, thừa tiền phát hiện qua kiểm đếm tại đơn vị NHNN giao tiền (đơn vị NHNN B) 1. Tại Sở giao dịch, chi nhánh giao tiền: a) Khi nhận được báo Nợ của đơn vị nhận tiền về số tiền chênh lệch thiếu, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 3635- Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Thiếu mất tiền của chi nhánh/ Sở giao dịch) Có TK 5112- Chuyển tiền đến năm nay Hoặc Có TK 5212- Liên hàng đến năm nay Hoặc Có TK 591- Thanh tóan giữa các đơn vị NHNN Hoặc Có TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) b) Khi nhận được báo Có của đơn vị nhận tiền chuyển trả số tiền chênh lệch thừa, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 5112- Chuyển tiền đến năm nay Hoặc Nợ TK 5212- Liên hàng đến năm nay Hoặc Nợ TK 591- Thanh tóan giữa các đơn vị NHNN Hoặc Nợ TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) Có TK 4635- Thừa qũy, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Thừa qũy của chi nhánh/ Sở giao dịch) c) Xử lý hạch tóan đối với chênh lệch thừa tiền, chênh lệch thiếu tiền của từng cá nhân, đơn vị: i) Căn cứ để xử lý thừa tiền, thiếu tiền đối với từng đơn vị, cá nhân có liên quan: - Nếu người có tên trên niêm phong thừa tiền, thiếu tiền thuộc đơn vị NHNN B: Căn cứ Biên bản kiểm đếm và niêm phong do đơn vị nhận tiền gửi đến, Kế tóan lập chứng từ để ghi thu của NHNN số tiền thừa theo niêm phong thừa tiền hoặc truy thu số tiền thiếu đối với cá nhân có tên trên niêm phong thiếu tiền. - Nếu người có tên trên niêm phong thừa tiền, thiếu tiền không thuộc đơn vị NHNN B: Căn cứ Biên bản kiểm đếm và niêm phong để chuyển trả số tiền chênh lệch thừa đối với đơn vị có chênh lệch thừa theo Biên bản kiểm đếm; truy thu số tiền chênh lệch thiếu đối với đơn vị có chênh lệch thiếu theo Biên bản kiểm đếm. ii) Trường hợp chênh lệch thừa tiền (nhận được báo Có): Nợ TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông: Số tiền thiếu theo niêm phong được bồi thường bằng tiền mặt (nếu có) Hoặc/và Nợ TK 3635- Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Cá nhân phải bồi thường tiền thiếu) Số tiền thiếu theo niêm phong chưa bồi thường (người có tên trên niêm phong thuộc NHNN - nếu có) Hoặc/ và Nợ TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) Số tiền chênh lệch thiếu theo Biên bản kiểm đếm (nếu có) Nợ TK 4635- Thừa qũy, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Thừa qũy của chi nhánh/ Sở giao dịch) Số tiền chênh lệch thừa theo báo Có Hoặc/ và Có TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) Số tiền chênh lệch thừa theo Biên bản kiểm đếm Và Có TK 799- Các khỏan thu khác Số tiền thừa theo niêm phong (người có tên trên niêm phong thuộc NHNN) iii) Trường hợp chênh lệch thiếu tiền (nhận được báo Nợ): Nợ TK 1021-Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Số tiền thiếu được bồi thường bằng tiền mặt Hoặc/ và Nợ TK 3635- Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Cá nhân phải bồi thường tiền hiếu) Số tiền thiếu theo niêm phong chưa bồi thường (người có tên trên niêm phong thuộc NHNN) Hoặc/ và Nợ TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) Số tiền chênh lệch thiếu theo Biên bản kiểm đếm Có TK 3635 - Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Thiếu mất tiền của chi nhánh/ Sở giao dịch) Số tiền chênh lệch thiếu theo báo Nợ Hoặc/ và Có TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) Số tiền chênh lệch thừa theo Biên bản kiểm đếm (nếu có) Hoặc/ và Có TK 799- Các khỏan thu khác Số tiền thừa theo niêm phong của NHNN (nếu có) iv) Trường hợp không phát sinh chênh lệch thừa tiền, thiếu tiền (không nhận được báo Có/ báo Nợ, nhận được niêm phong, biên bản kiểm đếm về thừa và thiếu tiền) : Nợ TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Số tiền thiếu theo niêm phong bồi thường bằng tiền mặt Hoặc/ và Nợ TK 3635- Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Cá nhân phải bồi thường tiền thiếu) Số tiền thiếu theo niêm phong chưa bồi thường (người có tên trên niêm phong thuộc NHNN) Hoặc/ và Nợ TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) Số tiền chênh lệch thiếu tiền của từng đơn vị theo Biên bản kiểm đếm Hoặc/ và Có TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) Số tiền chênh lệch thừa tiền của từng đơn vị theo Biên bản kiểm đếm Hoặc/ và Có TK 799- Các khỏan thu khác Số tiền thừa theo niêm phong (người có tên trên niêm phong thuộc NHNN) d) Khi nhận được báo Có do đơn vị nhận điều chuyển tiền trả lại tiền cho người có tên trên niêm phong thiếu tiền vì lẫn tiền nghi giả, tiền nghi bị phá họai đã bị tạm thu trước đây, nhưng kết quả giám định không phải là tiền giả, tiền bị phá họai, Kế tóan hạch tóan: i) Trường hợp người có tên trên niêm phong thuộc đơn vị NHNN B: Nợ TK 5112- Chuyển tiền đến năm nay Hoặc Nợ TK 5212- Liên hàng đến năm nay Hoặc Nợ TK 591- Thanh tóan giữa các đơn vị NHNN Có TK 4635- Thừa qũy, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Thừa qũy của chi nhánh/ Sở giao dịch) + Nếu người có tên trên niêm phong (lẫn lọai tiền nghi giả, tiền nghi bị phá họai) dẫn đến thiếu tiền đã bồi thường, nay kết quả giám định không phải là tiền giả, tiền bị phá họai thì được trả lại. Khi chi trả, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 4635- Thừa qũy, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Thừa qũy của chi nhánh/ Sở giao dịch) Có TK 1021- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông + Nếu chưa bồi thường, Kế tóan hạch tóan: Nợ TK 4635- Thừa qũy, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Thừa qũy của chi nhánh/ Sở giao dịch) Có TK 3635- Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Cá nhân ghi thiếu tiền trước đây- nếu chưa bồi thường) + Nếu trước đây lẫn lọai tiền nghi giả, tiền nghi bị phá họai bị tạm thu giữ, nhưng không bị thiếu tiền: Nợ TK 4635- Thừa qũy, tài sản chờ xử lý (chi tiết: Thừa qũy của chi nhánh/ Sở giao dịch) Có TK 799- Thu khác ii) Trường hợp người có tên trên niêm phong không thuộc đơn vị NHNN B: Nợ TK 5112- Chuyển tiền đến năm nay Hoặc Nợ TK 5212- Liên hàng đến năm nay Hoặc Nợ TK 591- Thanh tóan giữa các đơn vị NHNN Có TK Thích hợp (Tiền gửi của KBNN, TCTD…) 2. Tại NHNN (Vụ Kế tóan- Tài chính): a) Khi nhận được báo Nợ của đơn vị NHNN báo thiếu đối với tiền mới in, đúc nhận nguyên niêm phong của đơn vị sản xuất, chưa qua lưu thông, thực hiện hạch tóan giảm “tiền để phát hành” vào lưu thông: Nợ TK 401- Tiền để phát hành (chi tiết theo từng lọai tiền, mệnh giá tương ứng) Có TK 5112 - Chuyển tiền đến năm nay Hoặc Có TK 5212 - Liên hàng đến năm nay Hoặc Có TK 591 - Thanh tóan giữa các đơn vị NHNN Đồng thời mở sổ theo dõi số tiền thiếu này và thông báo cho Cục Phát hành và Kho qũy để xử lý theo quy định hiện hành. b) Khi nhận được báo Có số tiền thừa đối với tiền mới in, đúc nhận nguyên niêm phong của đơn vị sản xuất, chưa qua lưu thông, thực hiện hạch tóan tăng “tiền để phát hành” vào lưu thông: Nợ TK 5112- Chuyển tiền đến năm nay Hoặc Nợ TK 5212- Liên hàng đến năm nay Hoặc Nợ TK 591- Thanh tóan giữa các đơn vị NHNN Có TK 401- Tiền để phát hành (chi tiết theo từng lọai tiền, mệnh giá tương ứng) Đồng thời mở sổ theo dõi số tiền thừa này và thông báo cho Cục Phát hành và Kho qũy để xử lý theo quy định hiện hành. Điều 23. Xử lý các trường hợp thừa tiền, thiếu tiền phát hiện trong quá trình tiêu hủy 1. Tại NHNN (Vụ Kế tóan- Tài chính): Căn cứ Bảng tổng hợp số tiền thừa, thiếu trong quá trình kiểm đếm tiền tiêu hủy do Hội đồng tiêu hủy lập, Vụ Kế tóan- Tài chính báo Có số tiền chênh lệch thừa/ báo Nợ số tiền chênh lệch thiếu (đối với tiêu hủy tiền thuộc Qũy DTPH) về các đơn vị liên quan và hạch tóan: a) Đối với đơn vị có chênh lệch thừa tiền: Nợ TK 401- Tiền để phát hành (chi tiết theo từng lọai tiền, mệnh giá tương ứng) Tổng số tiền chênh lệch thừa tại Bảng tổng hợp số tiền thừa, thiếu tiền do Hội đồng tiêu hủy lập Chênh lệch thừa tiền của từng đơn vị theo Biên bản kiểm đếm Đồng thời căn cứ Biên bản xác nhận kết quả tiêu hủy hòan tòan do Hội đồng tiêu hủy gửi, xác định số chênh lệch thừa so với số tiền xuất ra ban đầu để lập phiếu hạch tóan nhập ngọai bảng: Nợ TK 903- Tiền giao đi tiêu hủy (chi tiết theo từng lọai tiền giao đi tiêu hủy tương ứng) b) Đối với đơn vị có chênh lệch thiếu tiền: Chênh lệch thiếu tiền của từng đơn vị theo Biên bản kiểm đếm Có TK 401- Tiền để phát hành chi tiết theo từng lọai tiền, mệnh giá tương ứng) Tổng số tiền chênh lệch thiếu tại Bảng tổng hợp số tiền thừa, thiếu do Hội đồng tiêu hủy lập Đồng thời căn cứ Biên bản xác nhận kết quả tiêu hủy hòan tòan do Hội đồng tiêu hủy gửi, xác định số chênh lệch thiếu so với số tiền xuất ra ban đầu để lập phiếu hạch tóan xuất ngọai bảng: Có TK 903- Tiền giao đi tiêu hủy (chi tiết theo từng lọai tiền giao đi tiêu hủy tương ứng) c) Đối với số tiền còn đủ tiêu chuẩn lưu thông được chọn lọc qua kiểm đếm tiền tiêu hủy: Hội đồng tiêu hủy làm thủ tục xuất kho tiền tiêu hủy, nhập lại Qũy DTPH; căn cứ Lệnh điều chuyển, Biên bản giao nhận tiền giữa Hội đồng tiêu hủy và Kho tiền Trung ương, Kế tóan lập Phiếu nhập kho và hạch tóan: Nợ TK 1011- Tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông Có TK 401- Tiền để phát hành. (chi tiết theo từng lọai tiền, mệnh giá tương ứng) Đồng thời lập phiếu hạch tóan giảm tiền giao đi tiêu hủy tương ứng với số tiền nhập lại Qũy DTPH: Có TK 903- Tiền giao đi tiêu hủy (chi tiết theo từng lọai tiền giao đi tiêu hủy tương ứng) 2. Tại các chi nhánh, Sở giao dịch: Việc hạch tóan, xử lý tiền thiếu, tiền thừa phát hiện qua kiểm đếm tiền tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 22 Chế độ này. Chương III KIỂM TRA, ĐỐI CHIẾU SỐ LIỆU VÀ BÁO CÁO ĐỊNH KỲ Điều 24. Kiểm tra, đối chiếu số liệu 1.Đối chiếu số liệu ngày: a) Việc kiểm kê cuối ngày làm việc được thực hiện theo quy định hiện hành của Thống đốc NHNN về quản lý kho qũy. b) Căn cứ kết quả kiểm kê tồn qũy cuối ngày làm việc, Trưởng phòng Kế tóan - Thanh tóan/ hoặc người được Trưởng phòng Kế tóan- Thanh tóan ủy quyền của các chi nhánh, Sở giao dịch chịu trách nhiệm đối chiếu với số liệu trên Nhật ký qũy, trên sổ kế tóan để xác định sự khớp đúng giữa số liệu kiểm kê thực tế và số liệu trên sổ kế tóan theo đúng chế độ quản lý kho qũy hiện hành. Trường hợp kết quả kiểm kê thực tế chênh lệch với số liệu trên sổ kế tóan phải tìm nguyên nhân và xử lý kịp thời. 2. Đối chiếu số liệu hàng tháng: Hàng tháng, Hội đồng kiểm kê của chi nhánh, Cục Phát hành và Kho qũy thực hiện kiểm kê Qũy DTPH; Hội đồng tiêu hủy kiểm kê tiền được giao đi tiêu hủy bảo quản trong kho tiền tiêu hủy và đối chiếu với số liệu trên sổ kế tóan theo quy định tại chế độ quản lý kho qũy, lập báo cáo gửi NHNN theo đúng chế độ hiện hành. 3. Đối chiếu số liệu 6 tháng, cuối năm, đột xuất: Định kỳ 6 tháng một lần, vào ngày 01/01 và ngày 01/7 hàng năm/ hoặc đột xuất, Hội đồng kiểm kê Kho tiền Trung ương/ Hội đồng kiểm kê Kho tiền chi nhánh, Sở giao dịch thực hiện kiểm tra tòan diện công tác đảm bảo an tòan kho qũy và tổng kiểm kê tiền mặt, chịu trách nhiệm đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế tóan theo chế độ quản lý kho qũy, lập báo cáo gửi NHNN theo đúng chế độ hiện hành. Điều 25. Báo cáo Các đơn vị NHNN có liên quan thực hiện việc lập và gửi Báo cáo theo hướng dẫn tại Bảng danh mục và các mẫu biểu phụ lục (từ số 01 đến số 07) ban hành kèm theo Chế độ này. Chương IV ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH Điều 26. Tổ chức thực hiện 1. Vụ trưởng Vụ Kế tóan - Tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị mở tài khỏan kế tóan chi tiết theo yêu cầu quản lý để hạch tóan kế tóan các nghiệp vụ theo quy định tại Chế độ này và phối hợp kiểm tra, theo dõi các đơn vị NHNN thực hiện Chế độ này. 2. Cục trưởng Cục Phát hành và Kho qũy chịu trách nhiệm hướng dẫn cơ chế nghiệp vụ kho qũy và phối hợp với các đơn vị NHNN liên quan để kiểm tra, theo dõi các đơn vị NHNN thực hiện Chế độ này. 3. Vụ trưởng Vụ Tổng kiểm sóat chịu trách nhiệm chủ trì kiểm tra, theo dõi các đơn vị NHNN thực hiện Chế độ này. 4. Cục trưởng Cục Công nghệ tin học Ngân hàng chịu trách nhiệm cung cấp và hướng dẫn các đơn vị áp dụng phần mềm tin học phục vụ cho việc hạch tóan kế tóan các nghiệp vụ quy định tại Chế độ này. 5. Giám đốc NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Giám đốc Sở Giao dịch NHNN, Hội đồng tiêu hủy chịu trách nhiệm chỉ đạo, triển khai thực hiện Chế độ này tại đơn vị.