Quyết định 134/2000/QĐ-NHNN2
Về việc ban hành Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước
Cơ quan ban hành: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Ngày ban hành: 2000-04-18

QUYẾT ĐỊNH CỦA THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC Về việc ban hành Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC - Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 01/1997/QH10 ngày 12/12/1997; - Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 02/03/1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ; - Căn cứ Quyết định số 196/TTg ngày 01/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng các dữ liệu thông tin trên vật mang tin để làm chứng từ kế tóan và thanh tóan các Ngân hàng và Tổ chức Tín dụng; - Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế tóan - Tài chính, QUYẾT ĐỊNH Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước ”. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế cho Quyết định số 469/1998/QĐ-NHNN2 ngày 31/12/1998 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước. Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế tóan - Tài chính, Cục trưởng Cục công nghệ Tin học Ngân hàng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. KT.THỐNG ĐỐC PHÓ THỐNG ĐỐC Đã ký Nguyễn Văn Giàu QUY TRÌNH KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ TRONG HỆ THỐNG NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC (Ban hành kèm theo Quyết định số 134/2000/QĐ-NHNN2 ngày 18 tháng 04 năm 2000 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước) PHẦN I CÁC QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi áp dụng Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử này quy định các thủ tục và trình tự xử lý về kiểm sóat và hạch tóan kế tóan các khỏan chuyển tiền giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước với nhau, bao gồm chuyển tiền thuộc họat động nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà nước hoặc họat động thanh tóan, điều chuyển vốn của các ngân hàng, tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước qua tài khỏan tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước. Điều 2. Kiểm sóat và đối chiếu trong chuyển tiền điện tử Chuyển tiền điện tử giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước theo quy trình này được thực hiện theo phương thức kiểm sóat và đối chiếu tập trung trên hệ thống máy vi tính theo quy trình: Việc chuyển tiền từ Ngân hàng Nhà nước bên A (sau đây gọi tắt là Ngân hàng A ) sẽ phải qua Vụ Kế tóan - Tài chính Ngân hàng Nhà nước để kiểm sóat trước khi Ngân hàng Nhà nước bên B (sau đây gọi tắt là Ngân hàng B ) nhận được. 1/ Vụ Kế tóan - Tài chính có trách nhiệm kiểm sóat và đối chiếu tòan bộ doanh số chuyển tiền phát sinh giữa các đơn vị chuyển tiền điện tử thuộc hệ thống Ngân hàng Nhà nước; 2/ Các đơn vị chuyển tiền điện tử (các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Cục Quản trị, Văn phòng đại diện Ngân hàng Nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh và Phòng Kế tóan - Tập trung thuộc Vụ Kế tóan - Tài chính ) có nhiệm vụ lập và gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày theo quy định để phục vụ cho việc kiểm sóat, đối chiếu tập trung tại Vụ Kế tóan - Tài chính. Điều 3. Chứng từ sử dụng trong chuyển tiền điện tử Chứng từ ghi sổ trong kế tóan chuyển tiền điện tử là Lệnh chuyển tiền (bằng giấy hoặc dưới dạng chứng từ điện tử). Chứng từ gốc dùng làm cơ sở để lập Lệnh chuyển tiền là các chứng từ thanh tóan sử dụng để chuyển tiền liên hàng và liên ngân hàng theo chế độ hiện hành. 1 / Lệnh chuyển tiền dưới dạng chứng từ giấy phải lập theo đúng mẫu và đủ số tiền do Ngân hàng Nhà nước quy định phải đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ theo quy định tại Chế độ chứng từ kế tóan Ngân hàng, Tổ chức tín dụng ban hành kèm theo Quyết định số 321/QĐ-NH2 ngày 04/12/1996 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. 2 / Lệnh chuyển tiền dưới dạng chứng từ điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu Ngân hàng Nhà nước quy định cụ thể và phải thực hiện đúng các quy định có liên quan tại Quy chế về lập, sử dụng, kiểm sóat, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các Ngân hàng và Tổ chức tín dụng ban hành kèm theo Quyết định số 308/QĐ-NH2 ngày 16/9/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. Điều 4. Chuyển tiền Nợ trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước Tất cả các khỏan chuyển tiền Nợ trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước đều phải có ủy quyền trước, trong đó: 1 / Các khỏan chuyển tiền Nợ sau đây của nội bộ hệ thống Ngân hàng Nhà nước được mặc nhiên coi là chuyển tiền Nợ có ủy quyền (không cần Hợp đồng chuyển Nợ): - Điều chuyển tiền mặt, ngân phiếu thanh tóan (theo lệnh của cấp có thẩm quyền) giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước với nhau; - Chuyển số chênh lệch thiếu (số tiền kiểm đếm thực tế nhỏ hơn số tiền ghi trên chứng từ) khi có điều chuyển tiền mặt, ngân phiếu thanh tóan giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước theo biên bản kết quả kiểm đếm của Hội đồng giao nhận kiểm đếm; - Thanh tóan séc chuyển tiền, thư tín dụng do Ngân hàng Nhà nước phát hành; - Đòi tiền nhượng giấy tờ in quan trọng giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước; - Thanh tóan mua hộ ngọai tệ do Ngân hàng Nhà nước; - Chuyển số chênh lệch thu nhỏ hơn chi của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước về Vụ Kế tóan - Tài chính sau khi quyết tóan được duyệt; - Chuyển giá trị còn lại (chưa khấu hao hết) của tài sản cố định khi được phép thanh lý hoặc điều chuyển; - Thanh tóan Tín phiếu, Trái phiếu Ngân hàng Nhà nước và Tín phiếu, Trái phiếu Kho bạc Nhà nước đến hạn; - Chuyển tiền Nợ trong các trường hợp từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ và chuyển tiêu số liệu quyết tóan chuyển tiền; - Đối với chuyển các khỏan Nợ về tạm ứng phải có văn bản đề nghị của thủ trưởng đơn vị Ngân hàng Nhà nước nhận Nợ trong phạm vi chế độ tạm ứng cho phép; 2 / Đối với các khỏan chuyển tiền Nợ của khách hàng (các ngân hàng, tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước): Các bên khách hàng phải ký Hợp đồng chuyển nợ với nhau và phải được Ngân hàng Nhà nước (Vụ Kế tóan - Tài chính) chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện. Điều 5. Chuyển tiền giá trị cao và chuyển tiền khẩn 1 / Chuyển tiền giá trị cao là chuyển tiền Có có giá trị từ 500.000.000đ (Năm trăm triệu đồng) trở lên. 2 / Các chuyển tiền khẩn là các chuyển tiền Có mà khách hàng yêu cầu chuyển khẩn. Điều 6. Thời điểm khống chế áp dụng trong chuyển tiền điện tử 1/ Các thời điểm khống chế áp dụng trong chuyển tiền điện tử được quy định như sau: a/ Đối với Ngân hàng Nhà nước A (Ngân hàng A): - Về tiếp nhận chứng từ chuyển tiền của khách hàng là các Tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước: chỉ tiếp nhận trong ngày làm việc; và chỉ tiếp nhận đến 15 giờ 00 hàng ngày; - Về xử lý chuyển tiền đi của Ngân hàng A hàng ngày: chỉ xử lý chuyển đi cho đến thời điểm 15 giờ 15, cụ thể như sau: + Tất cả các chứng từ chuyển tiền nhận được 11 giờ 30 buổi sáng và các chuyển tiền giá trị cao, chuyển tiền khẩn được xử lý chuyển đi Ngân hàng Nhà nước B (Ngân hàng B) ngay trong ngày, trừ trường hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin hoặc lý do khách quan khác; + Các chứng từ chuyển tiền nhận sau 11 giờ 30 cho đến 15 giờ 00 sẽ được tiếp tục xử lý chuyển đi Ngân hàng B trong ngày hoặc sang ngày làm việc kế tiếp; trong trường hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin hoặc lý do khách quan khác thì sẽ chuyển đi sau khi sự cố đó được khắc phục; + Trường hợp cá biệt, có nhận chứng từ chuyển tiền sau 15 giờ 00 thì được xử lý chuyển đi vào buổi sáng của ngày làm việc kế tiếp. b/ Đối với Vụ Kế tóan - Tài chính: Thời điểm ngừng nhận Lệnh chuyển tiền đến của các ngân hàng A muộn nhất là 15 giờ 15 và ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi cho các Ngân hàng B là 15 giờ 45. Từ 15 giờ 45, Vụ Kế tóan - Tài chính sẽ đối chiếu và xác nhận số liệu chuyển tiền đi và chuyển tiền đến trong ngày với tất cả các đơn vị chuyển tiền điện tử; c/ Từ 15 giờ 45 trở đi, các đơn vị chuyển tiền điện tử phải đối chiếu và xác nhận số liệu chuyển tiền đi, đến trong ngày với Vụ Kế tóan - Tài chính. Sau khi đơn vị chuyển tiền điện tử hòan thành việc đối chiếu và xác nhận với Vụ Kế tóan - Tài chính thì mới được coi là hòan tất công việc trong ngày, trừ trường hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin không thể đối chiếu và xác nhận xong trong ngày thì việc đối chiếu, xác nhận được thực hiện vào buổi sáng của ngày làm việc kế tiếp. 2 / Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước thực hiện chuyển tiền điện tử phải chấp hành đúng quy định về thời điểm khống chế áp dụng trong chuyển tiền điện tử trên đây để đảm bảo chuyển tiền được tiến hành thuận lợi, chính xác, kịp thời và an tòan tài sản. PHẦN II THỦ TỤC KẾ TÓAN CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ TẠI CÁC ĐƠN VỊ NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC I/ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC PHÁT SINH CHUYỂN TIỀN ĐI (Ngân hàng A): Điều 7. Nhiệm vụ xử lý chuyển tiền đi 1 / Nhiệm vụ xử lý của Kế tóan viên giữ tài khỏan của khách hàng hoặc tài khỏan nội bộ (sau đây gọi tắt là kế tóan viên giao dịch) : 1.1 - Đối với chứng từ giấy: - Phải kiểm sóat tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ; - Đối chiếu kiểm sóat số dư tài khỏan của đơn vị để đảm bảo đủ thanh tóan chuyển tiền; - Hạch tóan vào tài khỏan thích hợp (nếu chứng từ hợp lệ, hợp pháp, đủ số dư); - Nhập vào máy vi tính ( tạo ) các yếu tố sau đây theo chứng từ gốc chuyển tiền: + Tài khỏan chuyển tiền điện tử của Ngân hàng Nhà nước; + Người phát lệnh và người nhận lệnh; + Địa chỉ/số CMND của người phát lệnh và người nhận lệnh; + Tài khỏan của người phát lệnh và người nhận lệnh; + Ngân hàng phục vụ người phát lệnh, người nhận lệnh; + Tên và Mã Ngân hàng của Ngân hàng gửi lệnh và Ngân hàng nhận lệnh: Ngân hàng gửi lệnh là ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước có tài khỏan tại Ngân hàng Nhà nước A, để Ngân hàng Nhà nước A trích tài khỏan và chuyển tiền đi, Ngân hàng nhận lệnh là ngân hàng hay Kho bạc Nhà nước có tài khỏan tại Ngân hàng Nhà nước B và được Ngân hàng Nhà nước B chuyển tiền vào tài khỏan của Ngân hàng nhận lệnh này. Tên và Mã Ngân hàng của Ngân hàng gửi lệnh và Ngân hàng nhận lệnh phải ghi đúng theo quy định tại Quyết định số 59/2000/QĐ-NHNN2 ngày 22/02/2000 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Quy định về hệ thống Mã Ngân hàng, Tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước có mở tài khỏan tại Ngân hàng Nhà nước để trực tiếp giao dịch thanh tóan; và Thông báo Mã Ngân hàng hiện hành của Ngân hàng Nhà nước (Vụ Kế tóan - Tài chính); + Nội dung chuyển tiền; + Số tiền . - Kiểm sóat lại các dữ liệu đó nhập và ký vào chứng từ, sau đó chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền dữ liệu qua mạng vi tính cho kế tóan chuyển tiền điện tử (từ đây gọi tắt là kế tóan viên chuyển tiền) xử lý tiếp. 1.2 - Đối với chứng từ điện tử: Khi tiếp nhận chứng từ kế tóan viên giao dịch phải kiểm sóat chặt chẽ bảo đảm tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ và theo quy định đối với chứng từ điện tử, cụ thể phải thực hiện: a / Kiểm sóat kỹ thuật thông tin: - Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đó quy định; - Các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mó đó quy định; - Tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin quy định, kiểm sóat bảo đảm không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ; - Nội dung chứng từ hợp lệ. b / Kiểm sóat nội dung nghiệp vụ: - Kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và các mã khóa bảo mật trên chứng từ; - Kiểm tra tên, số liệu tài khỏan, số dư tài khỏan để trả số tiền trên chứng từ; - Kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buột của chứng từ. Nếu chứng từ không có sai sót thì kế tóan viên giao dịch in (chuyển hóa) chứng từ điện tử ra giấy (1 liên, để phục vụ cho các khâu kiểm sóat sau đó sử dụng để báo Nợ hoặc báo Có cho khách hàng) và xử lý: c / Hạch tóan và nhập (tạo) dữ liệu gốc chuyển tiền: - Nếu chưa có chương trình phần mềm xử lý chứng từ điện tử: Kế tóan viên giao dịch phải căn cứ chứng từ in ra (chứng từ điện tử đó chuyển hóa) để hạch tóan và nhập dữ liệu như đối với xử lý chứng từ giấy đó quy định tại khỏan 1 điều này. - Nếu có chương trình phần mềm xử lý chứng từ điện tử thì xử lý dữ liệu theo quy định của chương trình phần mềm về hạch tóan và tạo đầy đủ các dữ liệu chuyển tiền. d / Luân chuyển chứng từ: Kế tóan viên giao dịch phải kiểm sóat lại việc hạch tóan và nhập dữ liệu chuyển tiền, ký vào chứng từ ( cả chứng từ giấy in ra và chứng từ điện tử) sau đó chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền qua mạng vi tính chứng từ điện tử và dữ liệu chuyển tiền cho kế tóan viên chuyển tiền xử lý tiếp, trước khi người kiểm sóat xử lý. 2 / Nhiệm vụ xử lý của kế tóan viên chuyển tiền: 2.1 - Kiểm sóat : Khi tiếp nhận chứng từ ( chứng từ gốc bằng giấy hoặc chứng từ in ra) và dữ liệu, kế tóan viên chuyển tiền sử dụng chương trình kết hợp với kiểm tra bằng mắt để kiểm sóat tính hợp pháp của nghiệp vụ, tính hợp lệ của chứng từ và chữ ký của kế tóan viên giao dịch. Đối với Lệnh chuyển Nợ còn phải kiểm tra có ủy quyền hợp lệ không?. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót gỡ trên chứng từ hoặc dữ liệu phải chuyển chứng từ lại cho kế tóan viên giao dịch để xử lý lại. Kế tóan viên chuyển tiền nhất thiết không được tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ giấy cũng như dữ liệu đó nhập của kế tóan viên giao dịch (chương trình không cho phép). Nếu không có sai sót thì xác định ngày chuyển tiền giá trị thấp hay chuyển tiền khẩn, chuyển tiền giá trị cao để xử lý cho thích hợp. 2.2 - Lập Lệnh chuyển tiền : Lệnh chuyển tiền lập riêng cho từng chứng từ thanh tóan. Ngòai các dữ liệu đó được kế tóan viên giao dịch nhập vào (tạo) , kế tóan viên chuyển tiền bổ sung thêm các dữ liệu quy định còn lại để hòan chỉnh Lệnh chuyển tiền theo đúng mẫu quy định ( mẫu tại phụ lục số 1 ). Các dữ liệu này bao gồm: - Số lệnh; - Ngày lập lệnh; - Mã chứng từ và lọai nghiệp vụ; - Ngày giá trị; - Tên và mã Ngân hàng Nhà nước A, Ngân hàng Nhà nước B; - Tên và Mã Ngân hàng của Ngân hàng gửi lệnh, Ngân hàng nhận lệnh (nhập lại để kiểm sóat); - Số tiền (nhập lại để kiểm sóat). Sau khi đó vào đầy đủ và kiểm sóat lại các dữ liệu, kế tóan viên chuyển tiền phải ký vào chứng từ giấy (chứng từ gốc hoặc chứng từ in ra) đồng thời ghi chữ ký điện tử của mình vào Lệnh chuyển tiền, sau đó chuyển chứng từ giấy và file (tệp) dữ liệu chuyển tiền cho người kiểm sóat để kiểm sóat tiếp và ký duyệt cho chuyển đi. 3 / Nhiệm vụ xử lý của người kiểm sóat: Người kiểm sóat phải sử dụng chương trình kết hợp với kiểm tra bằng mắt để đối chiếu và kiểm sóat các dữ liệu (yếu tố) của Lệnh chuyển tiền vừa lập, đảm bảo dữ liệu đá được nhập đẩy đủ, chính xác, theo đúng mẫu biểu, khớp đúng với chứng từ chuyển tiền khách hàng nộp vào (chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử) và chữ ký của kế tóan viên chuyển tiền theo quy định. Nếu có sai lệch thì phải chuyển lại cho kế tóan viên giao dịch hoặc kế tóan viên chuyển tiền để xử lý lại. Người kiểm sóat không được tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ gốc chuyển tiền cũng như dữ liệu của Lệnh chuyển tiền (chương trình không cho phép). Nếu đúng, người kiểm sóat duyệt ( ghi chữ ký điện tử vào Lệnh chuyển tiền) để chuyển đi. Điều 8. Hạch tóan và xử lý các khỏan chuyển tiền đi 1 / Khi gửi Lệnh chuyển tiền đi: - Đối với Lệnh chuyển Có: Nợ TK thích hợp của đơn vị chuyển Có TK Chuyển tiền đi năm nay. - Đối với Lệnh chuyển Nợ: Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay. Có TK Nội bộ thích hợp (đối với Lệnh chuyển Nợ của nội bộ hệ thống Ngân hàng Nhà nước) hoặc TK Các khỏan chờ thanh tóan khác ( đối với Lệnh chuyển Nợ có ủy quyền của khách hàng) Khi nhận được Thông báo chấp nhận chuyển Nợ của Ngân hàng B, Ngân hàng A sẽ trả tiền cho khách hàng (lập phiếu chuyển khỏan để ghi Nợ TK Các khỏan chờ thanh tóan khác, ghi Có TK khách hàng thích hợp). Thông báo chấp nhận chuyển Nợ được lưu cùng với Lệnh chuyển Nợ. 2 / Xử lý đối với Lệnh chuyển Có giá trị cao: Ngân hàng A còn phải làm thủ tục xác nhận như sau: Ngay khi nhận được điện Yêu cầu xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao (sau đây gọi tắt là Yêu cầu xác nhận) của Ngân hàng B, kế tóan viên chuyển tiền phải in ra giấy, kiểm sóat và đối chiếu lại với Lệnh chuyển Có giá trị cao đó gửi đi, nếu đúng thì nhập dữ liệu Xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao, ký tên trên Yêu cầu xác nhận để chuyển sang Người kiểm sóat. Người kiểm sóat phải kiểm sóat lại, nếu không có sai sót thì ghi chữ ký điện tử lên điện Xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao, truyền lại ngay cho Ngân hàng B. Yêu cầu xác nhận và Xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao đều phải in ra có đầy đủ chữ ký, dấu (kế tóan) được lưu trữ như đối với chứng từ giấy. 3/ Xử lý trong trường hợp nhận được Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền (có ghi rõ lý do từ chối) và Lệnh chuyển tiền (Nợ hoặc Có) của Ngân hàng B, Ngân hàng A phải kiểm sóat lại chặt chẽ, nếu hợp lệ thì hạch tóan. + Đối với từ chối Lệnh chuyển Nợ: Căn cứ Lệnh chuyển Nợ của Ngân hàng B ghi Nợ TK Thích hợp (tài khỏan trước đây đó ghi Có) Có TK Chuyển tiền đến năm nay. + Đối với từ chối Lệnh chuyển Có: Căn cứ Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B ghi Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay Có TK Thích hợp (tài khỏan trước đây đã trích chuyển). Ngân hàng A phải gửi lại cho khách hàng Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền. 4 / Xử lý trường hợp không gửi được Lệnh chuyển tiền đi do sự cố kỹ thuật, truyền tin hoặc lý do khách quan khác: Sau thời điểm ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi trong ngày. Ngân hàng A phải thông báo ngay cho các khách hàng biết (nếu có điều kiện thông tin liên lạc) về Lệnh chuyển tiền chưa chuyển đi được và nguyên nhân. Nếu nguyên nhân là sự cố kỹ thuật, truyền tin thì Ngân hàng A còn phải lập “Biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử” theo quy định. Xử lý các Lệnh chuyển tiền chưa chuyển đi được như sau: a- Trả lại chứng từ chuyển tiền cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu); b- Hoặc ghi nhập “Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi do sự cố kỹ thuật và các lý do khách quan khác” (nếu khách hàng không yêu cầu trả lại chứng từ hoặc không trả lại được); c- Trường hợp đó tiếp nhận chứng từ qua thanh tóan bị trừ và hạch tóan (bắt buộc) thì Ngân hàng A được hạch tóan chứng từ chuyển Có của khách hàng vào tài khỏan “Các khỏan khác phải trả khách hàng”. Sang ngày làm việc hôm sau, khi đó khắc phục xong sự cố phải thực hiện chuyển tiền ngay và ghi xuất “Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi do sự cố kỹ thuật và các nguyên nhân bất khả kháng” đồng thời tất tóan khỏan tạm ghi trên tài khỏan “Các khỏan khác phải trả khách hàng” (nếu có). II/ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC NHẬN CHUYỂN TIỀN ĐẾN (NGÂN HÀNG B): Điều 9. Quy trình xử lý và hạch tóan chuyển tiền đến 1/ Kiểm sóat Lệnh chuyển tiền đến: - Người kiểm sóat: Khi nhận được Lệnh chuyển tiền của Ngân hàng A (qua Vụ Kế tóan - Tài chính), người kiểm sóat phải sử dụng mật mã và chương trình tính, kiểm sóat chữ ký điện tử của Vụ Kế tóan - Tài chính (từ đây gọi tắt là chương trình) để xác định tính đúng đắn, chính xác của Lệnh chuyển tiền đến, sau đó chuyển qua mạng vi tính cho kế tóan viên chuyển tiền để xử lý tiếp. - Kế tóan viên chuyển tiền phải in Lệnh chuyển tiền đến - dưới dạng chứng từ điện tử, ra giấy 3 liên (1 liên dùng làm chứng từ hạch tóan và lưu tại Ngân hàng B, 2 liên gửi khách hàng) sau đó kiểm sóat kỹ các yếu tố của Lệnh chuyển tiền đến để xác định: + Có đúng Lệnh chuyển tiền gửi cho Ngân hàng mình không? + Các yếu tố trên Lệnh chuyển tiền có hợp lệ, hợp pháp và chính xác không? (Lệnh chuyển Nợ có ủy quyền không?) + Nội dung có gì nghi vấn không? Sau khi kiểm sóat xong, kế tóan viên chuyển tiền ký vào Lệnh chuyển tiền in ra và chuyển cho kế tóan viên giao dịch để xử lý, hạch tóan thích hợp. - Kế tóan viên giao dịch: Phải đối chiếu kiểm tra lại trước khi thực hiện hạch tóan cho khách hàng. 2 / Hạch tóan: 2.1 - Đối với Lệnh chuyển Có đến: Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay. Có TK Thích hợp (tiền gửi của Ngân hàng, Tổ chức Tín dụng, ...). Đối với Lệnh chuyển Có giá trị cao trước khi trả tiền cho khách hàng còn phải làm thủ tục xác nhận như sau: - Khi nhận được Lệnh chuyển Có giá trị cao, máy tính sẽ tự động tạo điện Yêu cầu xác nhận (phụ lục số 14), kế tóan viên chuyển tiền và người kiểm sóat phải kiểm sóat lại sau đó gửi (truyền qua mạng) ngay cho Ngân hàng A; - Khi nhận được điện Xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao của Ngân hàng A, người kiểm sóat giải mã và kiểm sóat tính xác thực của điện Xác nhận này sau đó chuyển cho Kế tóan viên chuyển tiền in ra, đối chiếu lại với Lệnh chuyển Có giá trị cao để trả tiền cho khách hàng. Điện xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao của Ngân hàng A (bản ghi ra) được đính kèm Lệnh chuyển Có giá trị cao lưu tại Ngân hàng B theo quy định đối với chứng từ giấy; - Trường hợp sau thời điểm hòan thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày vẫn không nhận được điện Xác nhận Ngân hàng A thì Ngân hàng B hạch tóan Lệnh chuyển Có giá trị cao vào tài khỏan chuyển tiền đến chờ xử lý và phải in ra giấy, ký tên, đóng dấu (kế tóan) đúng quy định để tiếp tục theo dõi, đôn đốc xác nhận. Khi nhận được xác nhận của Ngân hàng A và xử lý xong các thủ tục theo quy định thì được phép hủy bỏ Yêu cầu xác nhận (bản in ra) này. 2.2 - Đối với Lệnh chuyển Nợ đến: - Trường hợp chuyển Nợ của một bộ hệ thống Ngân hàng Nhà nước : Nợ TK nội bộ thích hợp Có TK Chuyển tiền đến năm nay. - Trường hợp chuyển Nợ của khách hàng: Chỉ Lệnh chuyển Nợ đến có ủy quyền hợp lệ và trên tài khỏan của khách hàng nhận lệnh có đủ tiền để trả thì Ngân hàng B mới hạch tóan: Nợ TK Tiền gửi của khách hàng nhận lệnh (Ngân hàng, Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước phải trả) Có TK Chuyển tiền đến năm nay. Sau đó phải gửi ngay Thông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ cho Ngân hàng A (qua Vụ Kế tóan - Tài chính) và báo Nợ cho khách hàng. - Đối với Lệnh chuyển Nợ có ủy quyền đến nhưng khách hàng không đủ khả năng thanh tóan. + Ngân hàng B phải thông báo ngay cho khách hàng (Ngân hàng, Tổ chức tín dụng hoặc Kho bạc Nhà nước) nộp đủ tiền vào tài khỏan để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến trong phạm vi thời hạn chấp nhận quy định (tối đa là 02 giờ làm việc kể từ khi nhận được Lệnh chuyển Nợ đến). + Trong phạm vi thời hạn chấp nhận quy định, nếu khách hàng nộp đủ tiền vào tài khỏan để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến thì Ngân hàng B hạch tóan: Nợ TK Thích hợp của khách hàng (tiền gửi của Ngân hàng, Tổ chức Tín dụng....). Có TK Chuyển tiền đến năm nay. Hết thời hạn chấp nhận quy định, nếu khách hàng không nộp đủ tiền vào tài khỏan để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến thì Ngân hàng B lập Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ và căn cứ vào Thông báo này lập Lệnh chuyển Nợ đi để chuyển trả lại Ngân hàng A. Trong trường hợp này hạch tóan: Căn cứ vào Lệnh chuyển Nợ đến ghi: Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay. Có TK Chuyển tiền đến năm nay. Căn cứ vào Thông báo từ chối chấp hành Lệnh chuyển Nợ để lập Lệnh chuyển Nợ đi gửi ngân hàng A: Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay. Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay. Ngân hàng B phải mở Sổ theo dõi các Lệnh chuyển Nợ đến không thanh tóan được để có số liệu phục vụ Báo cáo chuyển tiền điện tử theo quy định. 2.3 - Đối với Lệnh chuyển tiền khẩn: Ngân hàng B phải thực hiện theo quy định tại Điều 10 của Quy chế chuyển tiền điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN2 ngày 22/10/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. PHẦN III KIỂM SÓAT VÀ ĐỐI CHIẾU TRONG CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ I- TẠI CÁC ĐƠN VỊ CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ: Điều 10. Lập và gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày 1 / Về nguyên tắc, các đơn vị chuyển tiền điện tử có phát sinh chuyển tiền đi và nhận chuyển tiền đến phải hòan thành việc lập Báo cáo chuyển tiền trong ngày và gửi (truyền) Vụ Kế tóan - Tài chính ngay trong ngày phát sinh chuyển tiền (trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật truyền tin). 2 / Báo cáo chuyển tiền đi và đến trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử được thiết kế và lập theo mẫu tại phụ lục 4 và 5. Báo cáo chuyển tiền trong ngày phải được mã hóa, có chữ ký điện tử của người lập, người kiểm sóat và được bảo quản chặt chẽ như báo cáo kế tóan của Ngân hàng Nhà nước. 3/ Ngay sau thời điểm Vụ Kế tóan - Tài chính ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi cho các đơn vị đó quy định, các chuyển tiền điện tử phải lập và gửi (truyền) ngay cho Vụ Kế tóan - Tài chính Báo cáo chuyển tiền đi trong ngày (phụ lục số 4) và Báo cáo nhận chuyển tiền đến trong ngày (phụ lục số 5). 4 / Các đơn vị chuyển tiền điện tử phải thực hiện đầy đủ và chính xác các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ (theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm đối với công việc này) để việc lập và gửi Báo cáo chuyển tiền hàng ngày được chính xác, kịp thời đúng quy định. Điều 11. Đối chiếu chuyển tiền cuối ngày Khi nhận được “Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đó chuyển đi - Vụ Kế tóan - Tài chính đó nhận được trong ngày” (phụ lục 6) và “Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế tóan -Tài chính đó chuyển đi - đơn vị đó nhận được trong ngày” (phụ lục 7) của Vụ Kế tóan - Tài chính, các đơn vị chuyển tiền điện tử phải đối chiếu với các Lệnh chuyển tiền đó hạch tóan vào tài khỏan chuyển tiền đi năm nay và tài khỏan chuyển đến năm nay và với Báo cáo chuyển tiền trong ngày, nếu số liệu khớp đúng hòan tòan thì mới được phép lưu trữ dữ liệu của ngày phát sinh chuyển tiền. Điều 12. Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật khi đối chiếu chuyển tiền - Các sai sót và sự cố kỹ thuật có thể phát sinh khi đối chiếu chuyển tiền bao gồm: + Chưa gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày; + Chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (do thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) hoặc các yếu tố của Lệnh chuyển tiền không khớp đúng; + Sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin. - Khi phát hiện sai sót, đơn vị chuyển tiền điện tử phải chủ động điện tra sóat ngay Vụ Kế tóan - Tài chính (nếu sai sót do đơn vị phát hiện) hoặc trả lời tra sóat (nếu sai sót do Vụ Kế tóan - Tài chính phát hiện) để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp. - Mọi sau sót phát hiện qua đối chiếu, đơn vị chuyển tiền điện tử phải phối hợp với Vụ Kế tóan -Tài chính và các đơn vị có liên quan xử lý xong ngay trong ngày phát hiện sai sót, trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật, truyền tin. 1 / Trường hợp chưa gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày: Nếu đơn vị chuyển tiền điện tử chưa gửi (truyền) Báo cáo chuyển tiền trong ngày tới Vụ Kế tóan - Tài chính thì phải truyền ngay theo quy định tại Điều 10 trên đây. 2 / Trường hợp trên Báo cáo chuyển tiền trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử có kê Lệnh chuyển tiền nhưng dữ liệu của Vụ Kế tóan - Tài chính không có hoặc ngược lại (thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) và trường hợp có Lệnh chuyển tiền bị sai sót yếu tố (không khớp đúng): Đơn vị chuyển tiền điện tử phải rà sóat lại các Lệnh chuyển tiền gửi đi và nhận được và khâu lập Báo cáo chuyển tiền trong ngày để xác định rõ nguyên nhân, lập Biên bản và xử lý: - Nếu phát hiện có Lệnh chuyển tiền không phải của mình hoặc Lệnh chuyển tiền bị thất lạc phải thông báo ngay cho Vụ Kế tóan - Tài chính và các đơn vị có liên quan (Ngân hàng A hoặc Ngân hàng B) để có biện pháp xử lý thích hợp và có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Vụ Kế tóan -Tài chính và các đơn vị có liên quan giải quyết kịp thời, đảm bảo an tòan tài sản. - Nếu xác định sai sót do lỗi kỹ thuật thỡ đơn vị được phép điều chỉnh lại theo hướng dẫn của Vụ Kế tóan - Tài chính. 3 / Trường hợp sự cố kỹ thuật, truyền tin: Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, đến cuối ngày làm việc - thời điểm hòan thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, vẫn không gửi được hoặc không gửi hết Báo cáo chuyển tiền trong ngày về Vụ Kế tóan - Tài chính thì đơn vị chuyển tiền điện tử phải lập “Biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử”. Biên bản này kèm với Báo cáo chuyển tiền trong ngày (in ra giấy và ký tên đóng dấu đơn vị) để ghi Sổ theo dõi Báo cáo chuyển tiền trong ngày chưa gửi đi. Sang ngày làm việc kế tiếp, khi đó khắc phục xong sự cố kỹ thuật, truyền tin, đơn vị chuyển tiền điện tử phải truyền ngay Báo cáo chuyển tiền đó tới Vụ Kế tóan - Tài chính. Báo cáo chuyển tiền của ngày bị ảnh hưởng sự cố phải được lập và truyền riêng, không được lập chung với báo cáo chuyển tiền của (những) ngày kế tiếp. II. TẠI VỤ KẾ TÓAN – TÀI CHÍNH Điều 13 . Kiểm sóat và Hạch tóan các Lệnh chuyển tiền 1 / Vụ Kế tóan - Tài chính có trách nhiệm tiếp nhận Lệnh chuyển tiền của các Ngân hàng A, thực hiện việc kiểm sóat, hạch tóan và truyền tiếp đi các Ngân hàng B có liên quan. Tòan bộ các khâu tiếp nhận, kiểm sóat, hạch tóan, truyền dẫn Lệnh chuyển tiền và lưu trữ dữ liệu của Vụ Kế tóan - Tài chính được xử lý tự động trên hệ thống máy tính Quy trình xử lý cụ thể như sau: a / Khi nhận được Lệnh chuyển tiền do Ngân hàng A chuyển đến, người kiểm sóat chuyển tiền của Vụ Kế tóan - Tài chính sử dụng mật mã và chương trình để kiểm sóat tính hợp pháp và đúng đắn của Lệnh chuyển tiền. Lệnh chuyển tiền đến phải được kiểm sóat theo các quy định chung đối với chứng từ điện tử và các quy định cụ thể sau: - Chữ ký điện tử và ký hiệu mật ghi trên Lệnh chuyển tiền có đúng không?; - Địa chỉ gửi và nhận Lệnh chuyển tiền: Mã Ngân hàng A, Ngân hàng B; Mã Ngân hàng của Ngân hàng gửi lệnh, Ngân hàng nhận lệnh theo quy định tại tiết 1.1 khỏan 1 và tiết 2.2 khỏan 2 điều 7 Quy trình này; - Các yếu tố khác của Lệnh chuyển tiền như: Số lệnh, Ngày lập, Lọai Lệnh chuyển tiền (kỳ hiệu Lệnh). b / Các Lệnh chuyển tiền đến sau khi được Vụ Kế tóan -Tài chính kiểm sóat, nếu không có sai sót sẽ được tự động tính và ghi chữ ký điện tử để truyền đi các Ngân hàng B có liên quan. Trên Lệnh chuyển tiền phải có ký hiệu xác nhận đó kiểm sóat và tên người chịu trách nhiệm kiểm sóat chuyển tiền của Vụ Kế tóan - Tài chính. c / Hạch tóan tại Vụ Kế tóan - Tài chính: - Đối với các Lệnh chuyển Có đến, Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ đến: Nợ TK Thanh tóan chuyển tiền đến năm nay ( tiểu khỏan đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA). Có TK Thanh tóan chuyển tiền đi năm nay (tiểu khỏan đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHB). Đối với các Lệnh chuyển Có giá trị cao, máy tính của Vụ Kế tóan - Tài chính sẽ tự động hiển thị trên màn hình để phục vụ cho việc xử lý ưu tiên (nếu cần) và đôn đốc các bên liên quan xác nhận theo quy định đồng thời thống kê lại để có số liệu báo cáo khi cần thiết. - Đối với Lệnh chuyển Nợ đến: Nợ TK Thanh tóan chuyển tiền đi năm nay (tiểu khỏan đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHB). Có TK Thanh tóan chuyển tiền đến năm nay (tiểu khỏan đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHA). 2 / Khi kiểm sóat Lệnh chuyển tiền đến nếu phát hiện có sai sót, Vụ Kế tóan - Tài chính phải tra sóat ngay Ngân hàng A để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp, đảm bảo an tòan tài sản và an tòan hệ thống. Xử lý sai sót như sau: - Nếu nguyên nhân sai sót là do lỗi kỹ thuật thì Vụ Kế tóan - Tài chính được hủy bỏ Lệnh chuyển tiền sai và yêu cầu Ngân hàng A gửi lại Lệnh chuyển tiền đúng để thay thế; - Nếu phát hiện Lệnh chuyển tiền bị giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải lập Biên bản và áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết đồng thời phải thông báo ngay cho các đơn vị liên quan để phối hợp ngăn chặn lợi dụng và giải quyết. Vụ Kế tóan - Tài chính phải mở Sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót để có số liệu báo cáo khi cần thiết và để đánh giá, quản lý hệ thống. 3 / Đối với các Lệnh chuyển tiền Vụ Kế tóan - Tài chính đó tiếp nhận được từ các Ngân hàng A nhưng không thể truyền tiếp đi ngay trong ngày cho các Ngân hàng B liên quan do sự cố kỹ thuật, truyền tin thì xử lý như sau: - Sau thời điểm hòan thành đối chiều chuyển tiền trong ngày, Vụ Kế tóan - Tài chính lập “Biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử” và “Bảng kê chi tiết chuyển tiền đến chờ xử lý” để lập phiếu chuyển khỏan để hạch tóan các Lệnh chuyển tiền đến chờ xử lý vào tài khỏan “Thanh tóan chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay” theo tiểu khỏan thích hợp: + Đối với các Lệnh chuyển Có, Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ đến: Nợ TK Thanh tóan chuyển tiền đến năm nay (tiểu khỏan đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA). Có TK Thanh tóan chuyển tiền chờ xử lý năm nay (tiểu khỏan đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHB). + Đối với Lệnh chuyển Nợ đến: Nợ TK Thanh tóan chuyển tiền đến năm nay (tiểu khỏan Lệnh chuyển Nợ đến chờ xử lý). Có TK Thanh tóan chuyển tiền đến năm nay (tiểu khỏan đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA). - Sang ngày làm việc tiếp theo, khi đó khắc phục xong sự cố kỹ thuật truyền tin, Vụ Kế tóan - Tài chính sẽ truyền tiếp Lệnh chuyển tiền cho Ngân hàng B liên quan và tất tóan tài khỏan thanh tóan chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay, hạch tóan: + Đối với Lệnh chuyển Nợ: Nợ TK Thanh tóan chuyển tiền đi năm nay (tiểu khỏan đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHB) Có TK Thanh tóan chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay ( tiểu khỏan Lệnh chuyển Nợ đến chờ xử lý) + Đối với Lệnh chuyển Có, Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ thì hạch tóan ngược lại. Điều 14. Đối chiếu số liệu chuyển tiền điện tử trong ngày Về nguyên tắc, tòan bộ doanh số chuyển tiền phát sinh hàng ngày giữa các đơn vị chuyển tiền điện tử phải được Vụ Kế tóan -Tài chính đối chiếu và phải đảm bảo khớp đúng (cả về tổng số và chi tiết) ngay trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng như sự cố kỹ thuật, truyền tin. Việc đối chiếu chuyển tiền trong tòan hệ thống được thực hiện cho từng ngày riêng biệt. Trong trường hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin dẫn đến không thể đối chiếu xong trong ngày theo quy định thì được phép thực hiện đối chiếu ở ngày kế tiếp cho đến khi sự cố được khắc phục. Tuy nhiên, việc đối chiếu dù thực hiện vào ngày kế tiếp nhưng vẫn phải phản ảnh theo ngày phát sinh các chuyển tiền đó. Ngày phát sinh chuyển tiền được quy định trong đối chiếu như sau: - Đối với Ngân hàng A: là ngày lập Lệnh chuyển tiền và cũng chính là ngày gửi (truyền) Lệnh chuyển tiền đi. - Đối với Ngân hàng B: là ngày nhận được Lệnh chuyển tiền. 1 / Đối chiếu chuyển tiền: a / Khi nhận được Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử, Vụ Kế tóan - Tài chính thực hiện đối chiếu dữ liệu chuyển tiền của các đơn vị với dữ liệu chuyển tiền của hệ thống. Việc đối chiếu này được xử lý tự động trên hệ thống máy tính. Sau thời điểm hòan thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, các Lệnh chuyển tiền đó đối chiếu khớp đúng và chưa đối chiếu được (do sự cố kỹ thuật, truyền tin) sẽ được máy tính của Vụ Kế tóan -Tài chính phân lọai và phản ảnh trên “Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đó chuyển đi - Vụ Kế tóan - Tài chính đó nhận được trong ngày” (phụ lục 6) và “Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế tóan - Tài chính đó chuyển đi - đơn vị đó nhận được rong ngày” ( phụ lục 7 ) theo từng đơn vị chuyển tiền điện tử. b / Khi đó đối chiếu xong và khớp đúng doanh số chuyển tiền phát sinh trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử nào thì Vụ Kế tóan - Tài chính phải truyền lại ngay cho đơn vị đó “Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đó chuyển đi - Vụ Kế tóan - Tài chính đó nhận được trong ngày” ( phụ lục 6 ) và “Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế tóan - Tài chính đó chuyển đi - đơn vị đó nhận được trong ngày” (phụ lục 7) để xác nhận lại cho đơn vị chuyển tiền điện tử. c / Đối với (các) đơn vị chuyển tiền điện tử chưa đối chiếu xong trong ngày vì lý do bất khả khỏng thì Vụ Kế tóan - Tài chính in ra “Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đó chuyển đi - Vụ Kế tóan - Tài chính đó nhận được trong ngày” (phụ lục 6) và “Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế tóan- Tài chính đó chuyển đi - đơn vị đó nhận được trong ngày” (phụ lục 7) của đơn vị đó để theo dõi riêng (theo dõi theo ngày) và tiếp tục đôn đốc đối chiếu trong (những) ngày kế tiếp cho đến khi đối chiếu xong và khớp đúng. d / Số liệu chuyển tiền và đối chiếu chuyển tiền trong ngày của tòan hệ thống Ngân hàng Nhà nước được coi là chính xác và khớp đúng khi trên “Bảng tổng hợp và đối chiếu phát sinh chuyển tiền đi của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước trong ngày” (phục lục số 9) và “Bảng tổng hợp và đối chiếu nhận chuyển tiền đến của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước trong ngày” (phụ lục số 10) thể hiện các cân đối sau: Tổng số chuyển tiền đi của các đơn vị NHNN trong ngày (số món và số tiền) . = Tổng số chuyển tiền đến Vụ Kế tóan - Tài chính trong ngày (số món và số tiền) Tổng số chuyển tiền do Vụ Kế tóan - Tài chính đó chuyển đi cho các đơn vị NHNN trong ngày (số món và số tiền) = Tổng số chuyển tiền đến các đơn vị NHNN đó nhận được trong ngày (số món và số tiền) Tổng số chuyển tiền đi của Vụ Kế tóan - Tài chính trong ngày (số món và số tiền) = Tổng số chuyển tiền đến Vụ Kế tóan - Tài chính trong ngày (số món và số tiền) + Tổng số chuyển tiền đến chờ xử lý của (những) ngày hôm trước đó được xử lý trong ngày tại Vụ Kế tóan - Tài chính (số món và số tiền) - Tổng số chuyển tiền đến chờ xử lý phát sinh (mới) trong ngày tại Vụ Kế tóan - Tài chính (số món và số tiền) Tổng số chuyển tiền đi của các đơn vị NHNN trong ngày (số món và số tiền) = Tổng số chuyển tiền đến của các đơn vị NHNN trong ngày (số mó và số tiền) + Tổng số chuyển tiền đến chờ xử lý phát sinh (mới) trong ngày tại Vụ Kế tóan - Tài chính (số món và số tiền) - Tổng số chuyển tiền đến chờ xử lý (những) ngày hôm trước đó được xử lý trong ngày tại Vụ Kế tóan - Tài chính (số món và số tiền) 2 / Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật: Khi thực hiện đối chiếu, nếu Vụ Kế tóan - Tài chính phát hiện thiếu Báo cáo chuyển tiền trong ngày hoặc có sự chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (do thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) hoặc các yếu tố của Lệnh chuyển tiền không khớp đúng thì xử lý như sau: a / Trường hợp thiếu Báo cáo chuyển tiền trong ngày: Máy tính của Vụ Kế tóan - Tài chính sẽ tự động kiểm sóat việc lập ( tạo) và gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử trong tòan hệ thống; trợ giúp phát hiện và tra sóat ngay các đơn vị chuyển tiền điện tử không hoặc chưa gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày kịp thời theo quy định. b / Trường hợp trên Báo cáo chuyển tiền trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử có kê Lệnh chuyển tiền nhưng dữ liệu tại Vụ Kế tóan - Tài chính không có Lệnh chuyển tiền này hoặc ngược lại (thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) và trường hợp có Lệnh chuyển tiền bị sai sót yếu tố (không khớp đúng) : Vụ Kế tóan - Tài chính phải điện tra sóat ngay đơn vị chuyển tiền điện tử đồng thời rà sóat lại các Lệnh chuyển tiền đó tiếp nhận và đó gửi đi trong ngày cho đơn vị và các khâu xử lý dữ liệu liên quan để xác định rõ nguyên nhân, lập biên bản và xử lý: - Nếu phát hiện có Lệnh chuyển tiền giả mạo, nghi giả mạo phải thông báo ngay cho các đơn vị chuyển tiền điện tử có liên quan (Ngân hàng A, Ngân hàng B) và áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết để bảo đảm an tòan tài sản. - Nếu xác định sai sót do lỗi kỹ thuật thì phải điều chỉnh lại đồng thời hướng dẫn đơn vị chuyển tiền điện tử có liên quan ( bằng điện giao dịch) để điều chỉnh lại (nếu cần thiết). Vụ Kế tóan - Tài chính phải vào sổ theo dừi sự cố kỹ thuật chuyển tiền điện tử và thông báo kịp thời cho các đơn vị có liên quan để khắc phục, chỉnh sửa ngay. c / Trường hợp sự cố kỹ thuật, truyền tin: Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, đến thời điểm hòan thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, Vụ Kế tóan - Tài chính vẫn không nhận được hoặc chưa nhận đủ Báo cáo chuyển tiền trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử. Trong trường hợp này, Vụ Kế tóan - Tài chính sẽ xử lý theo quy định tại điểm a và điểm c khỏan 1 điều này. d / Mọi sai sót phát hiện qua đối chiếu chuyển tiền, Vụ Kế tóan - Tài chính phải phối hợp và hướng dẫn đơn vị chuyển tiền điện tử xử lý xong trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng như sự cố kỹ thuật, truyền tin. PHẦN IV ĐIỀU CHỈNH SAI SÓT TRONG CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ Điều 15. Các nguyên tắc điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử 1 / Đảm bảo sự nhất trí số liệu giữa Ngân hàng A, Ngân hàng B với Vụ Kế tóan - Tài chính. Sai sót phát sinh ở đâu phải được sửa chữa, điều chỉnh ở đó. Nghiêm cấm việc tự ý sửa chữa số liệu, điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử. 2 / Khi phát hiện sai sót phải có biện pháp điều chỉnh ngay, không gây chậm trễ tới công tác thanh tóan. Việc điều chỉnh sai sót phải tuân theo đúng các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai lầm của kế tóan nói chung và chuyển tiền điện tử nói riêng được quy định tại điều 15, Quy chế chuyển tiền điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN2 ngày 22/10/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước để đảm bảo an tòan tài sản của Ngân hàng và khách hàng. 3 / Đơn vị, cá nhân nào gây ra sai sót hoặc vi phạm các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai sót, tùy theo mức độ lỗi sẽ bị xử phạt theo quy định và phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất về những thiệt hại do mình gây ra cho các bên liên quan. Điều 16. Hủy lệnh chuyển tiền Việc hủy Lệnh chuyển tiền phải thực hiện đúng các quy định tại Điều 16 của Quy chế chuyển tiền điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 353/1997/QĐ-NHNN2 ngày 22/10/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, cụ thể như sau: 1 / Đối với Hủy lệnh chuyển tiền của khách hàng là các ngân hàng, tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước: - Lệnh chuyển Nợ có ủy quyền chỉ được hủy khi khách hàng đó trả lại số tiền được hưởng cho Ngân hàng A. - Lệnh chuyển Có chỉ được hủy khi Ngân hàng B chưa ghi Có vào tài khỏan của khách hàng hoặc đó ghi Có vào tài khỏan của khách hàng nhưng khách hàng đó trả lại. 2 / Đối với Hủy lệnh chuyển tiền của bản thân Ngân hàng Nhà nước: Các đơn vị chuyển tiền điện tử thuộc Ngân hàng Nhà nước chỉ được hủy Lệnh chuyển tiền trong trường hợp lập sai Lệnh chuyển tiền và cũng phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Lệnh chuyển Nợ có ủy quyền chỉ được hủy khi Ngân hàng A chưa trả tiền cho khách hàng theo lệnh sai hoặc trả rồi nhưng đó thu hồi lại được. - Lệnh chuyển Có chỉ được hủy khi Ngân hàng B chưa trả tiền cho khách hàng theo lệnh sai hoặc trả rồi nhưng đó thu hồi lại được. 3 / Chứng từ hủy Lệnh chuyển tiền gồm có: - Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có: Do Ngân hàng A lập và gửi cho Ngân hàng B đề nghị hủy Lệnh chuyển Có bị sai sót (hủy một phần hoặc tòan bộ số tiền tùy theo từng trường hợp sai sót cụ thể); Là căn cứ để Ngân hàng B lập Lệnh chuyển Có đi, trả lại tiền cho Ngân hàng A trên cơ sở đó thu hồi lại được tiền đó trả (đối với hủy Lệnh chuyển Có của bản thân Ngân hàng Nhà nước) hoặc khách hàng đã chuyển trả (đối với hủy Lệnh chuyển Có của khách hàng). - Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ: Có giá trị như một Lệnh chuyển Có, do Ngân hàng A lập và gửi Ngân hàng B để hủy Lệnh chuyển Nợ bị sai sót (hủy một phần hoặc tòan bộ số tiền). 4 / Các đơn vị chuyển tiền điện tử thuộc Ngân hàng Nhà nước khi xử lý và thực hiện Hủy lệnh chuyển tiền phải thực hiện khẩn trương như đối với Lệnh chuyển tiền khẩn. Điều 17. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng A 1 / Điều chỉnh sai sót ở thời điểm trước khi truyền Lệnh chuyển tiền đi: a / Nếu sai sót của Lệnh chuyển tiền được phát hiện ngay trong quá trình lập và người kiểm sóat chưa ghi chữ ký điện tử để chuyển đi thì kế tóan được sửa lại cho đúng. b / Nếu sai sót trên Lệnh chuyển tiền được phát hiện sau khi người kiểm sóat đã ghi chữ ký điện tử thì phải lập Biên bản hủy bỏ Lệnh chuyển tiền sai trong đó ghi rõ ký hiệu lệnh, giờ, ngày, hủy Lệnh chuyển tiền và phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng phòng kế tóan, kế tóan viên chuyển tiền và kế tóan giao dịch có liên quan. Biên bản được lưu cùng với Lệnh chuyển tiền bị hủy (đã in ra) vào hồ sơ riêng để bảo quản, sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng chuyển đi. Lưu ý : không sử dụng lại số của Lệnh chuyển tiền bị hủy . c / Trường hợp Vụ Kế tóan – Tài chính phát hiện Lệnh chuyển tiền có sai sót ( do lỗi kỹ thuật ) và yêu cầu gửi lại thì Ngân hàng A cũng xử lý đối với Lệnh chuyển tiền bị sai sót phát hiện sau khi người kiểm sóat đó ghi chữ ký điện tử nêu tại điểm b, khỏan 1, điều này. 2 / Điều chỉnh sai sót phát hiện sau khi đó chuyển tiền đi: Khi phát hiện các sai sót như sai số tiền (thừa hoặc thiếu), sai ngược vế, Ngân hàng A phải điện tra sóat (hoặc trả lời tra sóat) ngay cho Ngân hàng B để có biện pháp xử lý kịp thời. Ngân hàng A phải lập Biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và xử lý. a / Trường hợp sai thiếu: Căn cứ biên bản để lập Lệnh chuyển tiền bổ sung số tiền chuyển thiếu gửi tiếp đi Ngân hàng B. Trong nội dung chuyển tiền phải ghi rõ “chuyển bổ sung theo Lệnh chuyển Nợ (hoặc Có) số... ngày... năm... Số tiền đó chuyển...” và phải gửi kèm theo biên bản đã lập trên, sau đó hạch tóan: - Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thiếu: Nợ TK Thích hợp Số tiền chuyển Có còn thiếu Có TK Chuyển tiền đi năm nay - Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thiếu: Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay Số tiền chuyển Nợ còn thiếu Có TK Thích hợp Ngân hàng A phải đăng ký sai sót vào “Sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót” để có số liệu phục vụ Báo cáo chuyển tiền theo quy định. b / Trường hợp sai thừa: - Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: Căn cứ biên bản lập Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có (yêu cầu hủy số tiền đó chuyển thừa) gửi ngay cho Ngân hàng B đồng thời lập Phiếu chuyển khỏan ghi: Nợ TK Các khỏan phải thu Số tiền đó chuyển (tiểu khỏan cá nhân gây ra sai sót) thừa trên Lệnh chuyển Có Có TK Thích hợp Ghi Nhập “Sổ theo dõi yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có gửi đi” Khi nhận được Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B trả lại số tiền thừa nói trên, Ngân hàng A hạch tóan: Ghi xuất “Sổ theo dõi Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có gửi đi” và Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay Số tiền Ngân hàng B đó Có TK Các khỏan phải thu thu hồi và chuyên trả (tiểu khỏan cá nhân gây ra sai sót) Trường hợp Ngân hàng B từ chối Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có đối với số tiền bị sai thừa trên, do không thu hồi được tiền từ khách hàng thì Ngân hàng A phải lập Hội đồng xử lý theo quy định hiện hành để xác định trách nhiệm và mức bồi hòan của cá nhân gây ra sai sót. - Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa: Căn cứ Biên bản lập Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ để hủy số tiền đó chuyển thừa, hạch tóan Nợ TK thích hợp: (một trong các tài khỏan sau đây) + Các khỏan chờ thanh tóan khác ( nếu chưa trả cho khách hàng) + Tiền gửi của khách hàng (nếu đó trả cho khách hàng) + Các khỏan phải thu (nếu đó trả tiền và tài khỏan tiền gửi của khách hàng không còn đủ số dư để thu hồi) + TK nội bộ ( nếu là chuyển Nợ của nội bộ NHNN) Có TK Chuyển tiền đi năm nay. Số tiền đó chuyển thừa trên Lệnh chuyển Nợ Trường hợp đó trả tiền cho khách hàng nhưng tài khỏan của khách hàng không đủ số dư để thực hiện Lệnh Hủy lệnh chuyển nợ đối với số tiền chuyển thừa thì Ngân hàng A hạch tóan vào tài khỏan các khỏan phải thu (tiểu khỏan người gây ra sai sót) sau đó phải tìm mọi biện pháp để đòi lại tiền, nếu không đòi được phải quy trách nhiệm bồi hòan theo chế độ quy định. c / Trường hợp sai ngược vế: Ngân hàng A phải lập Biên bản đồng thời lập Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ (đối với Lệnh chuyển Có bị sai ngược vế) hoặc Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có ( đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai ngược vế) để hủy tòan bộ Lệnh chuyển tiền bị sai ngược vế sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng gửi Ngân hàng B. - Điều chỉnh Lệnh chuyển Có bị sai ngược vế: + Đáng lẽ chuyển: Nợ TK thích hợp Có TK chuyển tiền đi năm nay + Nhưng đó chuyển: Nợ TK chuyển đi năm nay Có TK thích hợp + Nay phải điều chỉnh bằng cách: lập Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ gửi Ngân hàng B và hạch tóan: Nợ TK thích hợp Tòan bộ số tiền đó Có TK chuyển tiền đi năm nay chuyển sai + Sau đó lập Lệnh chuyển Có đúng gửi đi. - Điều chỉnh Lệnh chuyển Nợ bị sai ngược vế: + Đáng lẽ chuyển: Nợ TK chuyển đi năm nay Có TK thích hợp + Nhưng đó chuyển: Nợ TK thích hợp Có TK chuyển tiền đi năm nay + Nay phải sửa lại là: lập Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có gửi Ngân hàng B và lập phiếu chuyển khỏan, hạch tóan:: Nợ TK Các khỏan thu Tòan bộ số tiền đó chuyển sai (tiểu khỏan cá nhân gây ra sai sót) Có TK thích hợp + Sau đó lập Lệnh chuyển Nợ đúng gửi đi. + Khi nhận được Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B chuyển trả lại số tiền chuyển sai, Ngân hàng A hạch tóan vào tài khỏan các khỏan phải thu để tất tóan số tiền chuyển sai. 3 / Đối với một số sai sót khác như sai tên, số hiệu tài khỏan của người nhận Lệnh chuyển tiền, sai ký hiệu chứng từ, ký hiệu nội dung nghiệp vụ v.v... (sai sót không thuộc các yếu tố kiểm sóat, đối chiếu). Khi nhận được tra sóat của Ngân hàng B, Ngân hàng A phải trả lời tra sóat ngay. Điều 18. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng B 1 / Khi tiếp nhận Lệnh chuyển tiền từ Vụ Kế tóan - Tài chính, phát hiện các sai sót như: + Sai chữ ký điện tử, ký hiệu mật (nếu có); + Sai các yếu tố đối chiếu của Lệnh chuyển tiền như số lệnh, tên và mã Ngân hàng A; + Lệnh chuyển tiền ghi không đúng tên và mã của ngân hàng mình (sai địa chỉ Ngân hàng B). Các trường hợp này Ngân hàng B không được phép hạch tóan phải tra sóat ngay Vụ Kế tóan - Tài chính để xác định rõ nguyên nhân và xử lý theo quy định như sau: - Hủy bỏ Lệnh chuyển tiền sai và yêu cầu Vụ Kế tóan - Tài chính gửi lại Lệnh chuyển tiền đúng thay thế chỉ trong trường hợp biết chắc chắn sai sóat do lỗi kỹ thuật gây ra. - Nếu phát hiện Lệnh chuyển tiền bị giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải thông báo kịp thời cho Vụ Kế tóan - Tài chính và phối hợp áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết bảo đảm an tòan tài sản và an tòan hệ thống. 2 / Đối với Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu: Khi nhận được Lệnh chuyển tiền bổ sung chuyển tiền thiếu của Ngân hàng A, Ngân hàng B phải đối chiếu, kiểm sóat lại chặt chẽ Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu và Lệnh chuyển tiền bổ sung, Nếu hợp lệ thì hạch tóan Lệnh chuyển tiền bổ sung như Lệnh chuyển tiền đúng bình thường khác. 3/ Đối với Lệnh chuyển tiền bị sai thừa: a/ Phát hiện trước khi hạch tóan vào tài khỏan khách hàng: Nếu Ngân hàng B nhận được thông báo hoặc tra sóat của Ngân hàng A về chuyển tiền thừa trước khi nhận được Lệnh chuyển tiền thì Ngân hàng B phải ghi sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót để có biện pháp xử lý kịp thời. Khi nhận được Lệnh chuyển tiền đến, Ngân hàng B kiểm sóat, đối chiếu với nội dung thông báo nhận được, nếu xác định sai sót như đã được thông báo thì sẽ xử lý như sau: - Nếu là Lệnh chuyển Có, ghi: Nợ TK chuyển tiền đến năm nay : Tòan bộ số tiền chuyển đến Có TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý : Số tiền chuyển thừa Có TK khách hàng : Số tiền đúng - Nếu là Lệnh chuyển Nợ, ghi: Nợ TK khách hàng : Số tiền đúng Nợ TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý : Số tiền thừa Có TK chuyển tiền đến năm nay : Tòan bộ số tiền chuyển đến Khi nhận được Yêu cầu Hủy lệnh chuyển tiền Có đối với số tiền thừa (trường hợp lệnh chuyển Nợ bị sai thừa) của Ngân hàng A thì xử lý: - Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: Căn cứ Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có để lập Lệnh chuyển Có đi hòan trả Ngân hàng A số tiền thừa ghi: Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý Số tiền chuyển thừa trên Có TK Chuyển tiền đi năm nay Lệnh chuyển Có bị sai thừa - Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa: Căn cứ Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ, ghi: Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay Số tiền chuyển thừa trên Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa b/ Trường hợp nhận được thông báo của Ngân hàng A sau khi đã trả tiền cho khách hàng thì Ngân hàng B ghi Sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót và xử lý: - Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: Khi nhận được Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có đối với số tiền chuyển thừa của Ngân hàng A, nếu kiểm sóat đúng Ngân hàng B xử lý: + Trường hợp tài khỏan của khách hàng có đủ số dư: Căn cứ vào Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có để lập Lệnh chuyển Có đi, chuyển trả Ngân hàng A số tiền chuyển thừa: Nợ TK tiền gửi của khách hàng Số tiền chuyển thừa Có TK chuyển tiền đi năm nay phải trả lại Ngân hàng A + Trường hợp tài khỏan tiền gửi của khách hàng không đủ số dư để thu hồi thì Ngân hàng B ghi nhập Sổ theo dõi Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có chưa thực hiện được và yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khỏan để thực hiện Yêu cầu Hủy này. Khi khách hàng nộp đủ tiền, kế tóan ghi xuất Sổ theo dõi Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có chưa thực hiện được, lập Lệnh chuyển Có gửi Ngân hàng A và hạch tóan như đó hướng dẫn trên. + Trường hợp khách hàng không còn khả năng thanh tóan hoặc khách hàng vãng lai không xác định được tung tích, thì Ngân hàng B phải phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan bảo vệ pháp luật như công an, tòa án, v.v... để tìm mọi biện pháp thu hồi lại tiền. Sau khi đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi mà không thu hồi được hoặc không thu hồi đủ thì Ngân hàng B được từ chối Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có: Lập Thông báo từ chối Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có, ghi rõ lý do từ chối kèm theo số tiền thu hồi được (nếu có) , gửi trả lại Ngân hàng A đồng thời ghi xuất sổ theo dõi Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có chưa thực hiện được. 4/ Điều chỉnh các sai sót khác: a / Đối với Lệnh chuyển tiền sai địa chỉ khách hàng (Lệnh chuyển tiền chuyển đúng Ngân hàng B nhưng không có người nhận lệnh hoặc người nhận lệnh mở tài khỏan ở ngân hàng khác): Ngân hàng B hạch tóan vào tài khỏan chuyển tiền đến chờ xử lý sau đó lập Lệnh chuyển tiền chuyển trả lại Ngân hàng A kèm với Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền (có ghi rõ lý do từ chối). Nghiêm cấm Ngân hàng B chuyển tiền tiếp. b / Khi kiểm sóat các Lệnh chuyển tiền đến, nếu phát hiện các sai sót như sai tên, số hiệu tài khỏan của người nhận Lệnh chuyển tiền (đúng tên nhưng sai số hiệu tài khỏan hoặc ngược lại) , ký hiệu chứng từ, ký hiệu lọai nghiệp vụ: Ngân hàng B chưa thực hiện hạch tóan Lệnh chuyển tiền mà phải tra sóat ngay Ngân hàng A, chỉ khi nhận được điện trả lời tra sóat của Ngân hàng A và sau khi kiểm sóat lại đúng mới được xử lý tiếp. Ngân hàng B phải thống kê các sai sót này vào sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót Trường hợp cuối ngày không nhận được trả lời tra sóat của Ngân hàng A, Nước ngòai B hạch tóan: - Đối với Lệnh chuyển Có: Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay. Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay. - Đối với Lệnh chuyển Nợ: Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay. Có TK Chuyển tiền đến năm nay. Khi nhận được trả lời tra sóat của Ngân hàng A, Ngân hàng B hạch tóan tất tóan tài khỏan chuyển tiền đến chờ xử lý để ghi Nợ hoặc Có tài khỏan thích hợp của khách hàng. Điều 19. Đối với Hủy Lệnh chuyển tiền theo yêu cầu của khách hàng 1 / Xử lý tại Ngân hàng A: Khi tiếp nhận Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có - gọi tắt là Yêu cầu Hủy (đối với hủy Lệnh chuyển Có) hoặc Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ (theo mẫu phụ lục số 2) - gọi tắt là Lệnh Hủy ( đối với hủy Lệnh chuyển Nợ) của khách hàng, Ngân hàng A phải kiểm tra tính hợp lệ của Yêu cầu Hủy hoặc Lệnh Hủy, đối chiếu Yêu cầu Hủy hoặc Lệnh Hủy với Lệnh chuyển tiền sẽ bị hủy. Nếu không hợp lệ thì trả lại cho khách hàng, nếu Yêu cầu Hủy hoặc Lệnh Hủy hợp lệ thì xử lý như sau: 1.1 - Nếu hủy một Lệnh chuyển tiền chưa được thực hiện hoặc chưa gửi đi : Ngân hàng A không thực hiện Lệnh chuyển tiền bị hủy; lưu Yêu cầu Hủy hoặc Lệnh Hủy cùng với 1 liên Lệnh chuyển tiền bị hủy của khách hàng. Trường hợp này Ngân hàng A không được hạch tóan (kể cả đối với Lệnh Hủy). 1.2 - Nếu Hủy một Lệnh chuyển tiền đó được thực hiện và gửi đi: - Đối với Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có: + Căn cứ vào Yêu cầu Hủy hợp lệ của khách hàng, kế tóan viên chuyển tiền bổ sung các yếu tố cần thiết của yêu cầu Hủy theo quy định ( phụ lục số 3 ) và ghi chữ ký điện tử của mình lờn Yêu cầu Hủy. + Người kiểm sóat phải kiểm sóat lại các yếu tố của Yêu cầu Hủy vừa lập với Yêu cầu Hủy của khách hàng để đảm bảo sự chính xác và khớp đúng. Nếu đúng, người kiểm sóat ký chữ ký điện tử của mình lên Yêu cầu Hủy để gửi ngân hàng B. + Ngân hàng A ghi nhập Sổ theo dõi Yêu cầu lệnh chuyển Có gửi đi (không hạch tóan nội bảng). + Khi nhận đủ số tiền (của Lệnh chuyển Có bị hủy) do Ngân hàng B hòan trả, Ngân hàng A hạch tóan trả lại tiền cho khách hàng. Căn cứ Lệnh chuyển có của Ngân hàng B, hạch tóan: ghi Xuất Sổ theo dõi Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có gửi đi. và Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay. Có TK Thích hợp của khách hàng ( TK trước đây đó trích chuyển ) - Đối với Lệnh hủy lệnh chuyển Nợ có ủy quyền: Căn cứ Lệnh Hủy, Ngân hàng A hạch tóan trích tài khỏan của khách hàng số tiền đó ghi Có trước đây để chuyển cho Ngân hàng B: Nợ TK Thích hợp sau: - Các khỏan chờ thanh tóan khác ( nếu chưa trả tiền cho khách hàng ). - Tiền gửi của đơn vị chuyển ( nếu đã trả tiền cho khách hàng). Có TK Chuyển tiền đi năm nay. 2 / Xử lý tại Ngân hàng B: 2.1 - Khi nhận được Yêu cầu Hủy (đối với hủy Lệnh chuyển Có), hoặc Lệnh Hủy (đối với hủy Lệnh chuyển Nợ) của Ngân hàng A, Ngân hàng B phải kiểm tra tính hợp lệ của Yêu cầu hủy (hoặc Lệnh hủy) và đối chiếu Yêu cầu hủy (hoặc Lệnh hủy) với Lệnh chuyển tiền đó nhận được. - Nếu phát hiện Yêu cầu hủy bị sai sót thì Ngân hàng B lập Thông báo từ chối Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có (ghi rõ lý do từ chối) gửi trả lại Ngân hàng A (không hạch tóan). - Nếu Lệnh Hủy bị sai sót thì Ngân hàng B xử lý như đối với Lệnh chuyển Có đến bị sai sót. 2.2 - Nếu Yêu cầu Hủy (hoặc Lệnh Hủy) hợp lệ thì xử lý như sau: a/ Nếu hủy một Lệnh chuyển tiền đến chưa được thực hiện: Ngân hàng B gửi ngay cho Ngân hàng A Thông báo chấp nhận Yêu cầu Hủy hoặc Lệnh Hủy và xử lý: - Trường hợp hủy Lệnh chuyển Có đến : + Căn cứ vào Lệnh chuyển Có đến (Lệnh chuyển Có bị hủy), hạch tóan: Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay. Số tiền ghi trên Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay Lệnh chuyển Có bị hủy + Căn cứ Yêu cầu Hủy để lập Lệnh chuyển Có đi trả lại cho Ngân hàng A, hạch tóan: Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay Số tiền ghi trên Lệnh chuyển Có TK Chuyển tiền đi năm nay. Có trả lại cho Ngân hàng A - Trường hợp hủy Lệnh chuyển Nợ đến: + Căn cứ Lệnh chuyển Nợ đến (Lệnh chuyển Nợ bị hủy) ghi: Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay. Có TK Chuyền tiền đến năm nay. + Đồng thời căn cứ Lệnh Hủy đến hạch tóan: Nợ TK Chuyền tiền đến năm nay. Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay. b / Nếu hủy một Lệnh chuyển tiền đó được thực hiện: - Đối với Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có đến: + Nếu Lệnh chuyển Có đến đã được thực hiện thì Ngân hàng B phải gửi ngay Yêu cầu Hủy cho khách hàng để thông báo. Chỉ trong trường hợp khách hàng đồng ý (bằng văn bản) hoặc nộp tiền mặt, lập chứng từ thanh tóan trích tài khỏan của mình để chuyển trả thì Ngân hàng B mới được phép thực hiện Yêu cầu Hủy, bút tóan ghi: Nợ TK thích hợp (TK trước đây đã ghi Có theo Lệnh chuyển Có bị hủy) Có TK Chuyển tiền đi năm nay Sau đó phải gửi lại thông báo chấp nhận Yêu cầu hủy cho khách hàng và Ngân hàng A biết. + Đối với Yêu cầu Hủy không được sự chấp thuận chuyển trả của khách hàng theo quy định trên thì Ngân hàng B lập Thông báo từ chối chấp nhận Yêu cầu Hủy có ghi rõ lý do gửi lại Ngân hàng A (không hạch tóan nội bảng) - Đối với Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ đến: Căn cứ vào Lệnh Hủy đến, Ngân hàng B hạch tóan: Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay Có TK Thích hợp (tài khỏan trước đây đó ghi Nợ) Sau đó phải gửi Thông báo chấp nhận Lệnh Hủy cho khách hàng và Ngân hàng A biết. LƯU Ý : Nếu Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có hoặc Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ kèm theo Lệnh chuyển tiền đúng để thay thế Lệnh chuyển tiền bị hủy thì Ngân hàng B phải mở sổ theo dõi chặt chẽ Lệnh chuyển tiền để tránh trả tiền 2 lần cho khách hàng. Chỉ sau khi thực hiện hủy Lệnh chuyển tiền xong mới được xử lý và hạch tóan Lệnh chuyển tiền đúng như hướng dẫn tại phần B mục II của văn bản này. PHẦN V BÁO CÁO VÀ QUYẾT TÓAN CHUYỂN TIỀN ĐIỆN TỬ I- BÁO CÁO CHUYỂN TIỀN TRONG NGÀY: Điều 20. Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử bao gồm - Báo cáo chuyển tiền đi trong ngày (phụ lục số 4). - Báo cáo nhận chuyển tiền trong ngày (phụ lục số 5). Các đơn vị chuyển tiền điện tử phải hòan thành việc lập và gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày theo đúng quy định tại điều 10 của Quy trình này. 1 / Đối với các đơn vị chuyển tiền điện tử nhận được ngay xác nhận chuyển tiền trong ngày của Vụ Kế tóan - Tài chính ( mẫu tại phụ lục số 6 và 7 ), sau khi kiểm sóat, đối chiếu lại khớp đúng thì xử lý lưu trữ báo cáo chuyển tiền trong ngày như sau: a / Chứng từ giấy: đơn vị chuyển tiền điện tử in Báo cáo chuyển tiền trong ngày ( phụ lục số 4 và 5 ) và xác nhận chuyển tiền trong ngày của Vụ Kế tóan - Tài chính ( phụ lục số 6 và 7) để ký tên, đóng dấu đơn vị và lưu trữ theo quy định đối với chứng từ giấy. b / Chứng từ điện tử: Báo cáo chuyển tiền trong ngày và xác nhận chuyển tiền trong ngày của Vụ Kế tóan - Tài chính được lưu trữ theo quy định đối với chứng từ điện tử. 2 / Đối với các đơn vị chuyển tiền điện tử chưa nhận được xác nhận chuyển tiền trong ngày của Vụ Kế tóan - Tài chính thì - sau thời điểm 16 giờ 15, vẫn phải in Báo cáo chuyển tiền trong ngày (có chữ ký tay của kế tóan và người kiểm sóat chuyển tiền) để tiếp tục theo dõi cho đến khi nhận được xác nhận chuyển tiền trong ngày của Vụ Kế tóan - Tài chính, kiểm sóat, đối chiếu lại khớp đúng mới được lưu trữ theo quy định tại khỏan 1, điều này. Điều 21. Tại Vụ Kế tóan - Tài chính 1/ Lập và kiểm sóat Báo cáo chuyển tiền trong ngày của tòan hệ thống: Sau thời điểm hòan thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, Vụ Kế tóan - Tài chính ( Phòng Kiểm sóat chuyển tiền và Thanh tóan bù trừ) phải lập (tạo) Báo cáo chuyển tiền trong ngày của tòan hệ thống theo quy định sau đây: a/ Dưới dạng chứng từ điện tử, gồm có: - Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi Vụ Kế tóan - Tài chính đã nhận được trong ngày (phụ lục số 6); - Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế tóan - Tài chính đã chuyển đi - đơn vị đã nhận được trong ngày ( phụ lục số7); - Sao kê chi tiết chuyển tiền đến chờ xử lý (phụ lục số 8); - Bảng tổng hợp và đối chiếu phát sinh chuyển tiền đi của các đơn vị NHNN trong ngày ( phụ lục số 9); - Bảng tổng hợp và đối chiếu nhận chuyển tiền đến của các đơn vị NHNN trong ngày (phụ lục số 10); b/ Dưới dạng chứng từ giấy: Phải in ra giấy các mẫu biểu được quy định tại phụ lục số 8, 9 và 10 nêu trên. c/ Người kiểm sóat chuyển tiền của Vụ Kế tóan - Tài chính có trách nhiệm kiểm sóat chặt chẽ Báo cáo chuyển tiền trong ngày (bao gồm cả chứng từ điện tử và chứng từ giấy) và kiểm tra các cân đối được quy định tại tiết d khỏan 1 Điều 14 của quy trình này để đảm bảo sự chính xác và khớp đúng của khâu lập báo cáo và số liệu thể hiện trên các mẫu biểu. 2 / Lưu trữ Báo cáo chuyển tiền trong ngày: a / Báo cáo chuyển tiền trong ngày của tòan hệ thống chỉ được phép lưu trữ - theo quy định đối với chứng từ giấy và chứng từ điện tử, sau khi đã được kiểm sóat và đối chiếu khớp đúng hòan tòan theo quy định. Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử (phụ lục số 4 và 5), sau khi sử dụng cho đối chiếu và lập báo cáo, Vụ Kế tóan - Tài chính phải lưu trữ theo quy định đối với chứng từ điện tử. b/ Trường hợp Vụ Kế tóan - Tài chính chưa đối chiếu và xử lý xong các sai sót với các đơn vị chuyển tiền điện tử ngay trong ngày phát sinh thì - sau thời điểm hòan thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, Vụ Kế tóan - Tài chính (Phòng Kiểm sóat chuyển tiền và thanh tóan bù trừ) còn phải in ra giấy (in thêm) các mẫu biểu quy định tại phụ lục số 6 và 7 cho từng đơn vị chuyển tiền điện tử chưa đối chiếu chuyển tiền xong với Vụ Kế tóan - Tài chính để tiếp tục theo dõi trong các ngày kế tiếp cho đến khi đối chiếu xong và khớp đúng mới được lưu trữ theo quy định tại tiết a khỏan này. 3/ Để phục vụ cho các khâu kiểm sóat và hạch tóan các Lệnh chuyển tiền qua Vụ Kế tóan - Tài chính, cuối ngày, Vụ Kế tóan - Tài chính phải in ra giấy: - Bảng kê các chuyển tiền đã nhận được từ đơn vị trong ngày (phục lục số 19); - Bảng kê các chuyển tiền đã chuyển đi cho đơn vị trong ngày (phụ lục số 20). Sau khi dùng đối chiếu với số liệu đã hạch tóan trên các tài khỏan thanh tóan chuyển tiền, các Bảng kê này được lưu trữ theo quy định đối với chứng từ kế tóan. II- BÁO CÁO CHUYỂN TIỀN THÁNG: Điều 22. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo kế tóan định kỳ, các đơn vị chuyển tiền điện tử định kỳ hàng tháng phải lập và gửi các Báo cáo chuyển tiền tháng (từ đây gọi tắt là Báo cáo tháng) về Vụ Kế tóan - Tài chính. 1/ Báo cáo tháng bao gồm: - Báo cáo chuyển tiền tháng (phụ lục số 11) . - Sao kê số dư tài khỏan Chuyển tiền đến chờ xử lý (phụ lục số 12) . Báo cáo tháng phải bảo đảm tính trung thực, đầy đủ, kịp thời theo quy định. Thủ trưởng của các đơn vị chuyển tiền phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của Báo cáo tháng do đơn vị của mình lập. 2 / Tại các đơn vị chuyển tiền điện tử: a / Lập và gửi Báo cáo tháng: Vào ngày làm việc đầu tiên của tháng tiếp theo, các đơn vị chuyển tiền điện tử phải căn cứ vào số liệu của các tài khỏan chuyển tiền (tài khỏan chuyển tiền đi năm nay, tài khỏan chuyển tiền đến năm nay, tài khỏan chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay) và Lệnh chuyển tiền đó được thực hiện tại đơn vị mình để lập Báo cáo theo mẫu quy định: - Báo cáo tháng được lập gồm có dư đầu tháng, doanh số trong tháng, số dư cuối tháng và doanh số từ đầu năm đến thời điểm báo cáo của các tài khỏan chuyển tiền (tài khỏan chuyển tiền đi năm nay, tài khỏan chuyển tiền đến năm nay và tài khỏan chuyển tiền chờ xử lý năm nay). - Việc sao kê tài khỏan chuyển tiền đến chờ xử lý: Phải kê chi tiết các Lệnh chuyển tiền đến chờ xử lý còn lại đến ngày cuối tháng chưa được xử lý; - Báo cáo tháng - dưới dạng chứng từ giấy in ra, được lập thành 2 bản (để gửi Vụ Kế tóan - Tài chính và lưu tại đơn vị) và phải có đầy đủ chữ ký, dấu của đơn vị theo đúng quy định tại phụ lục số 11 và 12; Báo cáo tháng - dưới dạng file ( tệp ) dữ liệu điện tử, truyền qua mạng cho Vụ Kế tóan - Tài chính phải được mã hóa và bảo mật theo quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước về thông tin, báo cáo qua mạng. - Chậm nhất là ngày 5 tháng sau, đơn vị chuyển tiền điện tử phải hòan trả thành việc gửi Báo cáo tháng (dưới dạng chứng từ giấy in ra) đồng thời truyền Báo cáo tháng qua mạng về Vụ Kế tóan - Tài chính. b/ Xử lý các sai sót của Báo cáo tháng: Khi nhận được tra sot của Vụ Kế tóan - Tài chớnh do thiếu Báo cáo tháng hoặc Báo cáo tháng có sai sót thì đơn vị chuyển tiền điện tử phai rà sóat, đối chiếu lại với các Sổ kế tóan chi tiết của các tài khỏan chuyển tiền và với các Lệnh chuyển tiền đó phát sinh trong tháng tại đơn vị mình, xác định nguyên nhân và xử lý ngay. 3/ Tại Vụ Kế tóan - Tài chính: a/ Khi nhận được Báo cáo tháng - dưới dạng chứng từ giấy, của các đơn vị chuyển tiền điện tử, Vụ Kế tóan - Tài chính phải kiểm sóat, đối chiếu liệu trên Báo cáo tháng của các đơn vị chuyển tiền điện tử với số liệu thể hiện trên các tài khỏan chuyển tiền mở cho từng đơn vị tại Vụ Kế tóan - Tài chính để đảm bảo sự khớp đúng và chính xác; Nếu phát hiện thiếu Báo cáo tháng hoặc Báo cáo tháng có sai sót, nhầm lẫn thì Vụ Kế tóan - Tài chính phải trả sóat ngay đơn vị chuyển tiền điện tử có liên quan để xác định nguyên nhân, phối hợp và hướng dẫn đơn vị chuyển tiền điện tử xử lý kịp thời, đảm bảo an tòan tài sản. b/ Khi nhận được Báo cáo tháng - dưới dạng file ( tệp ) dữ liệu điện tử, truyền qua mạng của các đơn vị chuyển tiền điện tử, máy tính của Vụ Kế tóan - Tài chính sẽ tự động kiểm tra đối chiếu dữ liệu trên Báo cáo tháng của các đơn vị chuyển tiền điện tử với dữ liệu của Vụ Kế tóan - Tài chính, kiểm tra sự cân đối về tổng doanh số dư trên các tài khỏan chuyển tiền của tòan hệ thống. III- QUYẾT TÓAN CHUYỂN TIỀN NĂM: Điều 23. Cuối ngày 31/12 hàng năm, Vụ Kế tóan - Tài chính và các đơn vị chuyển tiền điện tử phải xử lý xong tất cả các Lệnh chuyển tiền trong năm và đối chiếu doanh số chuyển tiền ngày 31/12, doanh số chuyển tiền tháng và doanh số chuyển tiền của cả năm, đảm bảo số liệu khớp đúng để chuẩn bị chuyển tiêu. - Để phân biệt doanh số chuyển tiền của từng năm, sang ngày làm việc đầu tiên của năm mới, các đơn vị chuyển tiền điện tử và Vụ Kế tóan - Tài chính phải chuyển số dư (đến cuối ngày 31/12) của các tài khỏan chuyển tiền năm nay sang các tài khỏan chuyển tiền năm trước (không phải lập phiếu chuyển khỏan). - Tất cả các Lệnh chuyển tiền phát sinh từ ngày 31/12 trở về trước (thuộc năm cũ) các đơn vị chuyển tiền điện tử và Vụ Kế tóan - Tài chính phải hạch tóan vào các tài khỏan chuyển tiền năm trước. Các Lệnh chuyển tiền phát sinh vào các ngày đầu tháng của năm mới các đơn vị chuyển tiền điện tử và Vụ Kế tóan - Tài chính phải hạch tóan vào các tài khỏan chuyển tiền năm nay. Trên Bảng cân đối tài khỏan mở đầu tài khỏan (nhập khóa) các tài khỏan chuyển tiền năm nay không có số dư, trái lại các tài khỏan chuyển tiền năm trước vẫn còn số dư phản ảnh tình hình chuyển tiền đến cuối ngày 31/12 năm trước. - Chỉ khi số liệu thanh tóan giữa các đơn vị chuyển tiền điện tử và Vụ Kế tóan - Tài chính hòan tòan khớp đúng, tất cả các Lệnh chuyển tiền đó được đối chiếu khớp đúng, mọi sau sót đó được xử lý xong đảm bảo các điều kiện: Thứ nhất: Doanh số tiền đi năm trước phải bằng doanh số tiền đến năm trước của cả hệ thống, thể hiện: + Tại Vụ Kế tóan - Tài chính: Số dư tài khỏan Thanh tóan chuyển tiền đi năm trước phải bằng số dư tài khỏan Thanh tóan chuyển tiền đến năm trước. + Tại các đơn vị chuyển tiền (thể hiện Bảng cân đối tòan hàng): Số dư tài khỏan chuyển tiền đi năm trước phải bằng số dư tài khỏan chuyển tiền đến năm trước. + Số dư tài khỏan Chuyển tiền đi năm trước của các đơn vị chuyển tiền phải bằng số dư tài khỏan Thanh tóan chuyển tiền đến năm trước tại Vụ Kế tóan - Tài chính; Số dư tải khỏan Thanh tóan chuyển tiền đi năm trước tại Vụ Kế tóan - Tài chính phải bằng số dư tài khỏan Chuyển tiền năm trước của các đơn vị chuyển tiền. Thứ hai: Tài khỏan chuyển tiền đến chờ xử lý năm trước hết số dư ( số dư bằng 0) : cả ở Vụ Kế tóan - Tài chính và các đơn vị chuyển tiền Vụ Kế tóan - Tài chính sẽ ra lệnh quyết tóan chuyển tiêu số liệu chuyển tiền năm trước và yêu cầu các đơn vị chuyển tiền điện tử lập Lệnh chuyển tiền để chuyển số dư tài khỏan chuyển tiền đi năm trước và tài khỏan chuyển tiền đến năm trước về Vụ Kế tóan - Tài chính. Xử lý quyết tóan chuyển tiêu chuyển tiền năm trước như sau: 1 / Tại các đơn vị chuyển tiền điện tử: Ví dụ 1: Tại chi nhánh Ngân hàng Nhà nước X có số liệu về chuyển tiền điện tử như sau: - TK chuyển tiền đi năm trước – dư Có : 100.000đ - TK chuyển tiền đến năm trước – dư Nợ : 150.000đ Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước X. lập phiếu chuyển khỏan tất tóan số dư 2 tài khỏan nói trên và lập Lệnh chuyển tiền để chuyển số dư về Vụ Kế tóan - Tài chính: Nợ TK Chuyển tiền đi năm trước: 100.000đ Có TK Chuyển tiền đi năm nay: 100.000đ và Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay: 150.000đ Có TK Chuyển tiền đến năm trước: 150.000đ Ví dụ 2: Tại chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Y có số liệu về chuyển tiền điện tử như sau: - TK Chuyển tiền đi năm trước - dư Có: 250.000đ - TK Chuyển tiền đến năm trước - dư Nợ: 150.000đ Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Y. lập phiếu chuyển khỏan tất tóan số dư 2 tài khỏan nói trên và lập Lệnh chuyển tiền để chuyển số dư về Vụ Kế tóan - Tài chính : Nợ TK Chuyển tiền đi năm trước: 250.000đ Có TK Chuyển tiền đi năm nay: 250.000đ và Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay: 150.000đ Có TK Chuyển tiền đến năm trước: 150.000đ 2 . Tại Vụ Kế tóan - Tài chính: Nhận được Lệnh chuyển tiền quyết tóan do các đơn vị chuyển tiền điện tử gửi, Vụ Kế tóan - Tài chính phải kiểm sóat chặt chẽ và đối chiếu với số dư tài khỏan chuyển tiền đi năm trước và chuyển tiền đến năm trước của từng đơn vị trong dữ liệu của mình nếu khớp đúng sẽ hạch tóan: - Căn cứ Lệnh chuyển tiền quyết tóan của chi nhánh Ngân hàng Nhà nước X. ( theo ví dụ 1 ) hạch tóan: Nợ TK Thanh tóan chuyển tiền đến năm nay (tiểu khỏan NH X.): 100.000đ Có TK Thanh tóan chuyển tiền đến năm trước (tiểu khỏan NH X.): 100.000đ và Nợ TK Thanh tóan chuyển tiền đi năm trước (tiểu khỏan NH X.): 150.000đ Có TK Thanh tóan chuyển tiền đến năm nay (tiểu khỏan NH X.): 150.000đ - Căn cứ Lệnh chuyển tiền quyết tóan của chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Y. ( theo ví dụ 2 ) hạch tóan: Nợ TK Thanh tóan chuyển tiền đến năm nay (tiểu khỏan NH Y.): 250.000đ Có TK Thanh tóan chuyển tiền đến năm trước (tiểu khỏan NH Y.): 250.000đ và Nợ TK Thanh tóan chuyển tiền đi năm trước (tiểu khỏan NH Y.): 150.000đ Có TK Thanh tóan chuyển tiền đến năm nay (tiểu khỏan NH Y.): 150.000đ Sau khi nhận và hành tự hết các Lệnh chuyển tiền quyết tóan của các đơn vị chuyển tiền điện tử trong hệ thống, các tài khỏan Chuyển tiền đi năm trước và Chuyền tiền đến năm trước (cả ở Vụ Kế tóan - Tài chính và các đơn vị chuyển tiền điện tử) phải hết số dư. PHẦN VI ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH Điều 24. Vụ trưởng Vụ Kế tóan - Tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra thực hiện Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ chuyển tiền điện tử tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước. Việc sửa đổi, bổ sung Quy trình này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định./.