ỦY BAN NHÂN DÂN

TỈNH AN GIANG

Số 49/2020/QĐ-UBND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc

An Giang, ngày 05 tháng 11 năm 2020

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác

và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh An Giang

____________________

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ số 76/2015/QH13 và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số Điều của Luật Công chứng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 118 /TTr-STP ngày 30 tháng 9 năm 2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh An Giang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 16 tháng 11 năm 2020.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các Sở, Ban Ngành tỉnh; Chủ tịch UBND cấp huyện, Chủ tịch Hội Công chứng viên; Tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
(Đã ký)

Nguyễn Thanh Bình

ỦY BAN NHÂN DÂN

TỈNH AN GIANG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ

Quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng

Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh An Giang

(Ban hành kèm theo Quyết định số 49/2020/QĐ-UBND ngày 05 tháng 11 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế quy định việc quản lý cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng tỉnh An Giang khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh An Giang; quyền và nghĩa vụ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế áp dụng đối với Sở Tư pháp, tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh An Giang, cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 2. Cơ sở dữ liệu công chứng tỉnh An Giang

1. Cơ sở dữ liệu công chứng tỉnh An Giang là hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng trên cơ sở quy định pháp luật về công chứng và phù hợp với tình hình thực tế của địa phương nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng giao dịch, phòng ngừa tranh chấp (sau đây gọi tắt là Cơ sở dữ liệu công chứng).

2. Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch được công chứng.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Thông tin ngăn chặn: là thông tin bằng văn bản của cơ quan, người có thẩm quyền theo quy định pháp luật, yêu cầu ngừng công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là cơ sở pháp lý để công chứng viên xem xét việc không thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan.

2. Thông tin giải tỏa ngăn chặn: là thông tin bằng văn bản của cơ quan, người có thẩm quyền có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn của chính cơ quan, người có thẩm quyền đó hoặc cơ quan, người có thẩm quyền khác trong trường hợp pháp luật có quy định.

3. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là thông tin do công chứng viên hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh An Giang đã thực hiện chứng nhận hợp đồng, giao dịch.

4. Thông tin tham khảo: là thông tin bằng văn bản yêu cầu hoặc hủy bỏ yêu cầu ngăn chặn việc công chứng hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức không phải do cơ quan có thẩm quyền ngăn chặn cung cấp.

5. Tài khoản: là những thông số nhất định mà người quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào cơ sở dữ liệu bao gồm tên người sử dụng và mật khẩu.

Điều 4. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc quản lý, cung cấp thông tin, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng được thực hiện theo quy định pháp luật, Quy chế này, hướng dẫn của Sở Tư pháp tỉnh An Giang và Trung tâm tin học Trường Đại học khoa học tự nhiên Thành phố Hồ Chí Minh.

2. Các tổ chức hành nghề công chứng phải cập nhật thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin, quản lý, khai thác và sử dụng, Cơ sở dữ liệu công chứng phải thực hiện nghiêm túc và đầy đủ trách nhiệm. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng phải đúng mục đích, không sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không nhằm phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

4. Cơ quan, tổ chức, cá nhân yêu cầu ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn hoặc thông tin tham khảo chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp và kịp thời đối với các yêu cầu của mình cũng như về các hệ quả xảy ra do yêu cầu của mình (nếu có).

5. Thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng, kể cả các thông tin về tạo lập, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt hợp đồng, giao dịch, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch, phải trung thực, chính xác với văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, hồ sơ công chứng gốc.

6. Việc cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng phải chính xác, đầy đủ, đảm bảo thời hạn quy định.

7. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.

8. Cá nhân, tổ chức tham gia xây dựng Phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng vi phạm Quy chế này sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật và hợp đồng hợp tác.

9. Thông tin nhập vào hệ thống phải sử dụng Tiếng Việt, bộ mã ký tự Unicode.

Điều 5. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng bằng tài khoản của người khác.

2. Để cho người khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng trái với quy định, thẩm quyền, hướng dẫn của Sở Tư pháp và Trung tâm Tin học Trường Đại học khoa học tự nhiên Thành phố Hồ Chí Minh; làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động, thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Thay đổi quy trình khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng trái quy định, thẩm quyền, hướng dẫn của Sở Tư pháp và Trung tâm Tin học Trường Đại học khoa học tự nhiên Thành phố Hồ Chí Minh.

5. Sử dụng thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng cho mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

6. Không cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không chính xác, không đầy đủ, không đảm bảo thời gian quy định vào các trường, mục của Cơ sở dữ liệu công chứng.

7. Tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng.

8. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.

9. Cản trở hoạt động kết nối, quyền khai thác và sử dụng dữ liệu hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định.

10. Những hành vi vi phạm pháp luật khác.

Điều 6. Nguồn dữ liệu công chứng

Cơ sở dữ liệu công chứng được cập nhật từ các nguồn sau:

1. Hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng.

2. Văn bản, tài liệu khác của các tổ chức hành nghề công chứng.

3. Văn bản cung cấp thông tin, yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, dừng hoặc tạm dừng giao dịch của cơ quan, người có thẩm quyền.

4. Các nguồn thông tin khác về tài sản.

Điều 7. Lưu trữ

1. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng phải được thực hiện thường xuyên, có hệ thống tại Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng.

2. Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn dưới dạng văn bản giấy phải được lưu trữ, bảo quản tại Sở Tư pháp và tại tổ chức hành nghề công chứng.

3. Sở Tư pháp phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm dữ liệu công chứng tổ chức, hướng dẫn việc sao lưu, lưu trữ đảm bảo lâu dài, đúng mục đích, đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng thông tin.

Điều 8. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Sở Tư pháp có thẩm quyền và trách nhiệm cấp hoặc khóa tài khoản cho cá nhân, tổ chức trên cơ sở đề nghị hợp pháp của tổ chức, cá nhân hoạt động trong lĩnh vực công chứng và công tác quản lý nhà nước.

2. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng:

a) Giám đốc Sở Tư pháp hoặc Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp;

b) Nhân viên quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng;

c) Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh;

d) Tổ chức, cá nhân khác để phục vụ cho việc thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng.

3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có trách nhiệm cập nhật hoặc lựa chọn và phân công cho công chứng viên, chuyên viên và nhân viên thuộc tổ chức mình thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại Điều 4 của Quy chế này.

5. Tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:

a) Tổ chức hành nghề công chứng được chuyển nhượng, bị giải thể, bị chấm dứt hoạt động; công chứng viên chấm dứt hành nghề công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh An Giang.

b) Cá nhân đã được cấp tài khoản thay đổi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu.

c) Cá nhân, tổ chức vi phạm quy định tại Điều 5 Quy chế này.

d) Các trường hợp khác theo quyết định của Giám đốc Sở Tư pháp.

Điều 9. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt các chương trình kiểm tra, bảo vệ trên các thiết bị truy cập, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.

2. Cử công chứng viên và những người khác tham gia các buổi đào tạo sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng do Sở Tư pháp tổ chức.

3. Kịp thời phối hợp, thông tin, khắc phục các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Có trách nhiệm bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng đã được cung cấp. Thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, mất tên tài khoản.

5. Bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng, văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn mà mình nhận được theo đúng quy định.

6. Các quyền và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

Điều 10. Quyền và nghĩa vụ của cá nhân sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Được sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch.

2. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã giải quyết vào Cơ sở dữ liệu công chứng một cách đầy đủ, kịp thời cùng với việc giải quyết hồ sơ trên thực tế.

3. Tham gia các lớp đào tạo sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng do Sở Tư pháp tổ chức.

4. Có trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng đã được cung cấp.

5. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 11. Khi Cơ sở dữ liệu công chứng có sự cố kỹ thuật

Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới Cơ sở dữ liệu công chứng tạm ngừng hoạt động hoặc có sự cố khả nghi về mất an toàn thông tin công chứng thì tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm:

1. Kịp thời tạm ngừng sử dụng và thông báo cho Sở Tư pháp; nếu xét thấy có dấu hiệu vi phạm pháp luật phải báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp, Công an tỉnh để phối hợp xử lý.

2. Việc khắc phục, giải quyết sự cố, phục hồi Cơ sở dữ liệu công chứng phải được Trung tâm Tin học Trường Đại học khoa học tự nhiên Thành phố Hồ Chí Minh tiến hành nhanh chóng, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn làm ảnh hưởng đến công việc chung. Trong thời hạn 24 giờ (kể từ khi Cơ sở dữ liệu công chứng bị sự cố) vẫn không khắc phục được thì Trưởng tổ chức hành nghề công chứng phải có văn bản báo cáo sự cố đến Sở Tư pháp để có biện pháp xử lý.

Chương II

QUY TRÌNH CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG

Điều 12. Cung cấp và tiếp nhận thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn

1. Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng là cơ quan tiếp nhận các văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn để cập nhật, quản lý thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, bao gồm:

a) Văn bản yêu cầu việc ngừng giao dịch, chấm dứt việc ngừng giao dịch về tài sản của Tòa án nhân dân các cấp, Viện Kiểm sát nhân dân các cấp, Trọng tài thương mại.

b) Văn bản yêu cầu ngăn chặn giao dịch liên quan đến tài sản, giả mạo người, giả mạo giấy tờ, lừa đảo chiếm đoạt tài sản… của Cơ quan An ninh điều tra; Cơ quan Cảnh sát điều tra Công an tỉnh và Công an cấp huyện.

2. Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện có trách nhiệm gửi văn bản, quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, giải tỏa kê biên tài sản, ngừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản, chấm dứt ngừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản đến Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng để cập nhật, quản lý thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Cơ quan có thẩm quyền về quản lý, đăng ký, cấp giấy trong lĩnh vực đất đai của tỉnh và cấp huyện có trách nhiệm kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi đất; thu hồi, hủy, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp cần ngăn chặn khác đến Sở Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng để cập nhật, quản lý thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 13. Cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn trong Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn bằng hình thức thông thường:

Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức, cá nhân tại Điều 12 Quy chế này cung cấp được gửi về Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý về thẩm quyền của cơ quan, cá nhân ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn để quyết định việc phân loại và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải thực hiện ngay trong ngày nhận được văn bản cung cấp thông tin (trừ thứ bảy, chủ nhật và nghỉ lễ, tết theo quy định). Trong trường hợp văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn gửi về sau 16 giờ 30 phút thì văn bản sẽ được cập nhật vào đầu giờ làm việc buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.

Trường hợp không cập nhật, cập nhật không đầy đủ văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì phải trả lời và nêu rõ lý do bằng văn bản cho cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin và chịu trách nhiệm về hành vi không cập nhật, cập nhật không đầy đủ.

2. Cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn bằng hình thức ứng dụng công nghệ thông tin:

Các cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền có chức năng ban hành các thông tin ngăn chặn cập nhật trực tiếp vào phần mềm sau khi văn bản được ký, đóng dấu và trước khi văn bản được phát hành.

Điều 14. Cung cấp và cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Khi có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, thì tổ chức hành nghề công chứng thực hiện tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và điều kiện để công chứng.

2. Khi tạo lập hợp đồng, văn bản, nếu có nghi ngờ về tính chính xác của các đối tượng trong hợp đồng, công chứng viên kiểm tra thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng về tài sản, người tham gia giao dịch, lịch sử giao dịch có liên quan.

3. Trường hợp phát hiện giao dịch đã hoặc đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham gia giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng, công chứng viên phải báo cáo Trưởng tổ chức hành nghề công chứng để tiến hành xác minh, làm rõ.

Nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì công chứng viên phải báo cáo ngay với Trưởng tổ chức hành nghề công chứng để Trưởng tổ chức mình có biện pháp thích hợp, phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền để xử lý vụ việc đúng quy định pháp luật.

4. Các tình huống phát sinh cụ thể khác trong việc cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong cơ sở dữ liệu công chứng thì Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị báo cáo Sở Tư pháp để được hướng dẫn, giải quyết.

5. Ngay sau khi thực hiện việc công chứng, vào sổ và thu phí công chứng, thì người thực hiện việc vào sổ và thu phí công chứng phải thực hiện các công việc tương ứng trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

6. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với văn bản, hợp đồng đã được công chứng cũng phải được cập nhật kịp thời và đầy đủ trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 15. Sửa chữa, xóa các thông tin đã cập nhập trong Cơ sở dữ liệu công chứng

1 .Việc sửa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào Hệ thống chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản (sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn) trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với các sai sót được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng (thông tin chưa được đưa lên mạng), người thực hiện cập nhật chủ động sửa chữa đảm bảo chính xác hoặc thực hiện việc xóa thông tin sai sót.

Điều 16. Tra cứu thông tin và sử dụng thông tin

1. Trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, công chứng viên chịu trách nhiệm tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng đã công chứng trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Đề nghị Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh

1. Tổ chức thực hiện các nội dung theo Quy chế tại cơ quan, các đơn vị trực thuộc.

2. Phối hợp với Sở Tư pháp trong việc quản lý, xử lý các thông tin liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 18. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính và các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu cơ quan có thẩm quyền ban hành mức thu kinh phí khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của pháp luật.

2. Chủ trì phối hợp với Hội Công chứng viên tỉnh giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai quản lý và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng; thực hiện trách nhiệm và quyền hạn theo quy định pháp luật và Quy chế này.

3. Theo dõi tình hình thực hiện Quy chế, định kỳ tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 19. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh về kinh phí phục vụ duy trì hoạt động, nâng cấp Cơ sở dữ liệu công chứng trong dự toán được giao hằng năm và lồng ghép với nguồn kinh phí hợp pháp khác theo quy định về của Luật Ngân sách nhà nước và quy định tại khoản 1 Điều 18 Quy định này.

Điều 20. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan; Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã

1. Phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành Cơ sở dữ liệu công chứng và lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng, đảm bảo hoạt động ổn định để phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

2. Trong phạm vi chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan mình, Công an tỉnh, Cục Thi hành án Dân sự tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường và các Sở ngành liên quan có trách nhiệm thực hiện hoặc phối hợp thực hiện và chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trực thuộc thực hiện việc cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi ban hành văn bản ngăn chặn hoặc giải tỏa ngăn chặn.

3. Sở, ban ngành tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã và tổ chức, cá nhân có liên quan trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, tổ chức thực hiện Quy chế này; tạo điều kiên thuận lợi cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

Điều 21. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên

1. Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đồng bộ, kịp thời và hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng đến hội viên.

2. Tuyên truyền cho các công chứng viên là hội viên của tổ chức mình và các tổ chức hành nghề công chứng hiểu, thực hiện nghiêm Quy chế nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh. Thông tin đến Sở Tư pháp để có biện pháp xử lý đối với hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.

Điều 22. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Tham gia sử dụng và cập nhật các thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

b) Cập nhật các thông tin về hợp đồng, giao dịch phát sinh từ ngày văn bản này có hiệu lực vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Tổ chức quản lý việc nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu công chứng; vận hành và sử dụng an toàn, hiệu quả cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức mình.

b) Quyết định và chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng để nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng cũng như việc sửa chữa, xóa thông tin mình đã cập nhật.

c) Bảo đảm điều kiện để Cơ sở dữ liệu công chứng vận hành tốt tại tổ chức mình.

d) Kịp thời thông tin, phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Công chứng viên và Nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu theo sự phân công của Trưởng tổ chức hành nghề công chứng.

b) Sửa chữa và xóa các thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng theo quyết định của Trưởng tổ chức hành nghề công chứng.

c) Chịu trách nhiệm trước Trưởng tổ chức hành nghề công chứng về việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin do mình nhập, sửa chữa và đã xóa trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

d) Tra cứu các thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trong Cơ sở dữ liệu công chứng để cung cấp kết quả cho Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, các cơ quan tổ chức, cá nhân có thẩm quyền khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp.

Điều 23. Xử lý vi phạm

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng vi phạm Điều 5 Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, sẽ bị nhắc nhở, cảnh cáo, khóa tài khoản hoặc bị xử lý theo quy định pháp luật.

2. Trong quá trình thực hiện, trường hợp phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Nguyễn Thanh Bình