ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

---------------

Số: 211/2025/QĐ-UBND

Hải Phòng, ngày 18 tháng 11 năm 2025

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 87/2025/QH15;

Căn cứ Luật Công chứng số 46/2024/QH15;

Căn cứ Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực giao dịch; Nghị định 280/2025/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP;

Căn cứ Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về đảm bảo an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Nghị định 278/2025/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 4091/TTr-STP ngày 31 tháng 10 năm 2025;

Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quyết định ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Hải Phòng.

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Hải Phòng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 28 tháng 11 năm 2025.

Các Quyết định sau hết hiệu lực kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực: Quyết định số 449/2016/QĐ-UBND ngày 18/3/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc ban hành Quy chế quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu thông tin công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trên địa bàn thành phố Hải Phòng; Quyết định số 08/2019/QĐ-UBND ngày 18/3/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương về việc ban hành Quy định quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Hải Dương.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Thủ trưởng các sở, ban, ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, đặc khu, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- VP Chính phủ, Bộ Tư pháp;
- Cục KTVB&QLXLVPHC - Bộ Tư pháp;
- TTTU, TT HĐND TP;
- CT, các PCT UBND TP;
- Ủy ban MTTQ Việt Nam thành phố;
- TAND TP, VKSND TP; THA TP;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội TP HP;
- Báo và phát thanh, truyền hình HP;
- Cổng thông tin điện tử TP;
- Công báo thành phố;
- CVP, các PCVP UBND TP;
- Các Phòng, ban, đơn vị thuộc VP UBND TP;
- Lưu: VT, NC, N.T.Dung.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Lê Ngọc Châu

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 211/2025/QĐ-UBND)

Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Hải Phòng.

2. Đối tượng áp dụng

a) Hội Công chứng viên thành phố, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố;

b) Ủy ban nhân dân các xã, phường, đặc khu.

c) Người có thẩm quyền chứng thực giao dịch thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (sau đây gọi tắt là người có thẩm quyền chứng thực), công chứng viên, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử, bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, các thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, chứng thực; thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực (sau đây gọi tắt là Cơ sở dữ liệu).

2. Thông tin ngăn chặn là thông tin do các cơ quan nhà nước yêu cầu ngăn chặn, dừng, tạm dừng giao dịch bằng văn bản hoặc các thông tin khác cho thấy nếu công chứng, chứng thực giao dịch tài sản sẽ không đúng quy định của pháp luật.

3. Thông tin cảnh báo rủi ro là thông tin do các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp bằng văn bản kèm theo tài liệu làm căn cứ đề nghị ngăn chặn, tạm dừng giao dịch liên quan đến tài sản nhất định, có ý nghĩa cảnh báo cho các công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực giao dịch xem xét, xác minh trước khi giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực.

4. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin do chính cơ quan, tổ chức, cá nhằn đã có văn bản ngăn chặn trước đây ban hành hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác trong các trường hợp pháp luật có quy định để chấm dứt việc ngăn chặn.

5. Thông tin giải tỏa cảnh báo rủi ro là thông tin do chính các cơ quan, tổ chức, cá nhân đã có văn bản cảnh báo rủi ro trước đây hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác cung cấp để chấm dứt việc cảnh báo rủi ro.

6. Thông tin về giao dịch là nội dung thông tin cơ bản của giao dịch đã công chứng, chứng thực được các tổ chức hành nghề công chứng và Ủy ban nhân dân cấp xã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

7. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.

8. Sai sót về kỹ thuật là sai sót khi đánh máy, in ấn hoặc cập nhật thông tin lên Cơ sở dữ liệu mà việc sửa lỗi sai sót đó không làm ảnh hưởng đến tính pháp lý của giao dịch tài sản.

Điều 3. Tên miền truy cập Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu có tên miền truy cập là: https://congchung.haiphong.gov.vn

Điều 4. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu

1. Việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu phải thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.

2. Các hoạt động quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu; cung cấp, kiểm tra, xác minh thông tin theo Quy chế này là một hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực.

3. Trước khi công chứng, chứng thực giao dịch tài sản, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực phải tra cứu thông tin tại Cơ sở dữ liệu.

4. Việc cung cấp, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác và kịp thời.

5. Phân định rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, người có thẩm quyền.

6. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu phải đúng mục đích. Không tiết lộ, sử dụng thông tin có trong Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật hoặc mục đích thương mại, xâm phạm quyền về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

7. Việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro, thông tin giải tỏa cảnh báo rủi ro, thông tin giao dịch đã công chứng, chứng thực được ghi nhận bằng nhật ký tự động được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu, là căn cứ chứng minh việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu.

8. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do mình cung cấp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

Điều 5. Nguồn thông tin Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu được cập nhật từ các nguồn sau:

1. Giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng.

2. Giao dịch đã được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn thành phố.

3. Văn bản, tài liệu khác của tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã liên quan đến công chứng, chứng thực.

4. Văn bản cung cấp thông tin, yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, dừng, tạm dừng giao dịch tài sản, phong tỏa tài sản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tổ chức, cá nhân có liên quan.

5. Văn bản giải tỏa thông tin yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, dừng, tạm dừng giao dịch tài sản, phong tỏa tài sản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tổ chức, cá nhân có liên quan.

6. Thông tin cảnh báo rủi ro, giải tỏa cảnh báo rủi ro do tổ chức, cá nhân cung cấp kèm theo tài liệu làm căn cứ.

Chương II
QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Điều 6. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản

1. Đối tượng được cấp tài khoản quản trị: Sở Tư pháp được cấp 01 tài khoản quản trị hệ thống Cơ sở dữ liệu ở cấp cao nhất.

2. Đối tượng được cấp tài khoản sử dụng:

a) Lãnh đạo Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực;

b) Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, công chức phòng chuyên môn tham mưu quản lý hoạt động công chứng, chứng thực của Sở Tư pháp;

c) Ủy ban nhân dân cấp xã bao gồm: Lãnh đạo Ủy ban nhân dân, công chức tham mưu thực hiện chứng thực;

d) Các tổ chức hành nghề công chứng bao gồm: Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố;

đ) Các cơ quan, tổ chức khác khi được giao thực hiện công tác quản lý nhà nước có liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực.

e) Các đối tượng quy định tại điểm c, d, đ khoản này được cấp tài khoản sử dụng khi có văn bản của cơ quan, tổ chức mình đề nghị cấp tài khoản cho cán bộ tại đơn vị.

3. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản không được chia sẻ hoặc tiết lộ tài khoản truy cập, phương thức kết nối, địa chỉ và mã khóa truy cập vào Cơ sở dữ liệu đã được cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân không phải là đối tượng được cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.

Điều 7. Khóa tài khoản

1. Khóa tài khoản có thời hạn

Tài khoản của tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu bị khóa có thời hạn trong các trường hợp sau đây:

a) Có quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng đối với công chứng viên.

b) Có văn bản của cơ quan có thẩm quyền đề nghị khóa có thời hạn các tài khoản đã cấp.

2. Tài khoản của tổ chức, cá nhân bị khoá có thời hạn sẽ được mở lại khi không còn thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Khóa tài khoản vĩnh viễn

Tài khoản của tổ chức, cá nhân quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu bị khóa vĩnh viễn trong các trường hợp sau đây:

a) Có quyết định miễn nhiệm, thu hồi thẻ công chứng viên đối với công chứng viên.

b) Có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất tổ chức hành nghề công chứng.

c) Tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu có các hành vi phá hoại cơ sở hạ tầng thông tin; truy cập vào Cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc không được giao hoặc sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu, làm biến dạng giao diện, thay đổi cấu trúc của Cơ sở dữ liệu.

d) Có văn bản của cơ quan quy định tại điểm c, d, đ khoản 2 Điều 6 đề nghị khóa vĩnh viễn các tài khoản đã cấp cho tổ chức, cá nhân.

Điều 8. Phân quyền sử dụng tài khoản

1. Tài khoản quản trị của Sở Tư pháp

a) Được quyền theo dõi, quản lý toàn bộ thông tin về cơ sở dữ liệu được cập nhật bởi tài khoản sử dụng của các cơ quan, tổ chức vào Cơ sở dữ liệu;

b) Quản lý, phân quyền đối với tài khoản sử dụng được cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân nêu tại khoản 2 Điều 6 Quy chế này.

2. Tài khoản sử dụng

a) Tài khoản sử dụng của các đối tượng quy định tại điểm a, b khoản 2 Điều 6 được quyền theo dõi toàn bộ thông tin được cập nhật bởi các tài khoản sử dụng của cơ quan, tổ chức, cá nhân khác trong Cơ sở dữ liệu; được quyền tra cứu thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản; các thông tin về biện pháp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro, giải tỏa cảnh báo rủi ro được áp dụng đối với tài sản và cá nhân, tổ chức có liên quan đến giao dịch đã được công chứng, chứng thực.

b) Tài khoản sử dụng của các đối tượng quy định tại điểm c, d, đ khoản 2 Điều 6 được quyền tra cứu về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản; các thông tin về biện pháp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thông tin cảnh báo rủi ro, giải tỏa cảnh báo rủi ro được áp dụng đối với tài sản và cá nhân, tổ chức có liên quan đến giao dịch khi thực hiện công chứng, chứng thực; cập nhật thông tin, sửa chữa, xóa thông tin trong Cơ sở dữ liệu theo quy định tại Quy chế này.

Điều 9. Sao lưu Cơ sở dữ liệu

1. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải được thực hiện thường xuyên.

2. Hoạt động sao lưu phải tuân thủ các quy định trong Quy chế này và quy định của pháp luật.

3. Sở Tư pháp có phương án lưu trữ và phục hồi sao lưu trong trường hợp xảy ra sự cố, hệ thống dịch vụ có thể quay trở lại trạng thái sẵn sàng hoạt động trong thời gian yêu cầu, đồng thời đảm bảo dữ liệu, giao dịch trong thời gian này có thể được phục hồi, không xảy ra trường hợp mất dữ liệu.

Chương III
CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 10. Cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu

1. Cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn; thông tin cảnh báo rủi ro, giải tỏa cảnh báo rủi ro

a) Sở Tư pháp có trách nhiệm xem xét, quyết định cập nhật thông tin do các cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 11 Quy chế này gửi đến.

b) Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn; thông tin cảnh báo rủi ro, giải tỏa cảnh báo rủi ro phải thực hiện ngay trong ngày làm việc nhận được văn bản cung cấp thông tin. Trong trường hợp văn bản được gửi về sau 16 giờ thì việc cập nhật thông tin phải hoàn thành trước 10 giờ sáng ngày làm việc tiếp theo.

2. Cập nhật thông tin về giao dịch vào Cơ sở dữ liệu

a) Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm cập nhật chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin về giao dịch được công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu ngay trong ngày thực hiện công chứng, chứng thực. Trường hợp công chứng, chứng thực sau 16 giờ thì việc cập nhật thông tin phải hoàn thành trước 10 giờ sáng ngày làm việc tiếp theo.

b) Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm cập nhật chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin về sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng, chứng thực giao dịch đã được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu ngay trong ngày thực hiện. Trường hợp sửa lỗi kỹ thuật sau 16 giờ thì việc cập nhật thông tin phải hoàn thành trước 10 giờ sáng ngày làm việc tiếp theo.

3. Thông tin ngăn chặn và cảnh báo rủi ro được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu khi có các nội dung cơ bản sau đây:

a) Thông tin chung gồm: số ký hiệu văn bản, trích yếu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành; ngày, tháng, năm có hiệu lực của văn bản; lý do ngăn chặn; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, kèm tệp tin văn bản.

b) Thông tin về tài sản gồm: bất động sản hoặc động sản.

Thông tin tài sản là quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, gồm: Người sử dụng đất/sở hữu tài sản gắn liền với đất, số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, số vào sổ, cơ quan cấp, ngày tháng năm cấp, số thửa đất, tờ bản đồ, địa chỉ thửa đất, diện tích.

Thông tin tài sản là động sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và tài sản khác gồm các thông tin: tên tài sản, tên chủ sở hữu tài sản, số đăng ký tài sản, số Giấy chứng nhận/giấy đăng ký tài sản, cơ quan cấp, ngày tháng năm cấp.

c) Thông tin về cá nhân gồm: họ và tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân hoặc số căn cước công dân/thẻ căn cước, địa chỉ nơi thường trú hoặc nơi ở hiện tại, số điện thoại liên hệ.

Điều 11. Các loại thông tin được gửi đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu

1. Thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn của Tòa án nhân dân các cấp, Tòa án quân sự các cấp, Viện kiểm sát nhân dân các cấp, Viện kiểm sát quân sự các cấp; văn bản của Tòa án về việc đã thụ lý đơn đề nghị giải quyết tranh chấp đất đai, tài sản gắn liền với đất.

2. Thông tin có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản, chấm dứt, tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản và các trường hợp cần ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn của Cơ quan thi hành án dân sự các cấp và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khác.

3. Thông tin về các trường hợp ngăn chặn, giải tỏa, ngăn chặn giao dịch liên quan đến tài sản giả mạo, người giả mạo giấy tờ để giao dịch về tài sản, lừa đảo tài sản và các trường hợp cần ngăn chặn, giải tỏa, ngăn chặn khác của Cơ quan điều tra của Công an nhân dân, Cơ quan điều tra trong Quân đội nhân dân, Cơ quan điều tra của Viện kiểm sát nhân dân tối cao và cơ quan có thẩm quyền điều tra khác.

4. Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân cấp xã, Sở Nông nghiệp và Môi trường, cơ quan đăng ký đất đai gửi văn bản thông tin về các trường hợp thu hồi đất; thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp cần ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn khác.

5. Văn bản của Trọng tài Thương mại Việt Nam về việc thụ lý đơn giải quyết tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại liên quan đến đất đai, tài sản gắn liền với đất.

6. Công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực khi phát hiện thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu phải báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời.

Điều 12. Sửa chữa, xóa các thông tin đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu

1. Việc sửa chữa, xóa các thông tin đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình cập nhật thông tin và do chính cơ quan, tổ chức đã cập nhật thông tin thực hiện.

2. Khi phát hiện sai sót, người thực hiện cập nhật báo cáo ngay cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức mình để kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với văn bản công chứng, chứng thực, thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, hoặc thực hiện việc xóa thông tin.

3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm đối với việc quyết định phê duyệt sửa chữa sai sót hoặc thực hiện việc xóa thông tin trong Cơ sở dữ liệu.

Điều 13. Tra cứu thông tin và sử dụng thông tin

1. Trước khi công chứng, chứng thực giao dịch, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực tra cứu các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn; thông tin cảnh báo rủi ro, giải tỏa cảnh báo rủi ro và thông tin giao dịch đã công chứng, chứng thực trong Cơ sở dữ liệu.

2. Căn cứ kết quả tra cứu thông tin, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực quyết định công chứng, chứng thực hoặc từ chối công chứng, chứng thực hoặc tiến hành kiểm tra, xác minh.

3. Việc tra cứu thông tin không thay thế trách nhiệm kiểm tra, xác minh, tìm hiểu thông tin của công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực trong những trường hợp cần thiết.

4. Khi có thông tin cảnh báo rủi ro, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực phải tiến hành kiểm tra, xác minh bổ sung.

5. Khi có thông tin ngăn chặn, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực không thực hiện, dừng hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực giao dịch có liên quan đến tài sản đó.

Điều 14. Khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu

1. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố.

2. Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, nhân viên của Tổ chức hành nghề công chứng; Ủy ban nhân dân cấp xã, người có thẩm quyền chứng thực được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực giao dịch.

3. Thông tin trong Cơ sở dữ liệu được cung cấp theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án và công tác quản lý nhà nước theo quy định.

4. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được Sở Tư pháp cấp tài khoản quy định tại khoản 2 Điều 6 Quy chế này được khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

Điều 15. Kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu

1. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu được chia sẻ với Cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp, ngành, địa phương phục vụ hoạt động của các cơ quan nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính, đơn giản hóa thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp theo từng giai đoạn phù hợp với lộ trình xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp và các Cơ sở dữ liệu có liên quan.

2. Kết nối, chia sẻ dữ liệu trực tuyến trên môi trường mạng bằng việc đồng bộ toàn bộ hoặc một phần dữ liệu giữa các Cơ sở dữ liệu của cơ quan cung cấp dữ liệu và cơ quan khai thác dữ liệu.

3. Sở Tư pháp có trách nhiệm phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện việc kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật hoặc quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16. Trách nhiệm, quyền hạn của Sở Tư pháp

1. Trực tiếp thực hiện việc quản lý, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan.

2. Tổ chức tập huấn các nội dung liên quan đến công tác quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu.

3. Thiết lập đầu mối hỗ trợ kỹ thuật để kịp thời xử lý ngay các lỗi sự cố dẫn đến không cập nhật được thông tin giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu.

4. Cung cấp thông tin theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án, quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật.

5. Thường xuyên theo dõi, hướng dẫn, chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng cập nhật, bổ sung dữ liệu các giao dịch vào Cơ sở dữ liệu đầy đủ, kịp thời.

6. Triển khai thực hiện, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế này báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố.

Điều 17. Trách nhiệm của Sở Nông nghiệp và Môi trường

Phối hợp thực hiện và chỉ đạo cơ quan đăng ký đất đai cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

Điều 18. Trách nhiệm của Sở Khoa học và Công nghệ

Phối hợp với Sở Tư pháp bố trí hạ tầng công nghệ thông tin dùng chung của thành phố phục vụ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố; hướng dẫn việc quản lý, lưu trữ, kết nối và chia sẻ dữ liệu trong phạm vi quản lý.

Điều 19. Đề nghị Tòa án nhân dân thành phố, Viện kiểm sát nhân dân thành phố, Thi hành án dân sự thành phố

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phối hợp thực hiện và chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc ngành mình kịp thời cung cấp đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

Điều 20. Trách nhiệm của Công an thành phố

Phối hợp thực hiện và chỉ đạo Phòng nghiệp vụ, Công an cấp xã cung cấp thông tin ngán chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn theo thẩm quyền đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

Điều 21. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng dự toán kinh phí; trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kinh phí phục vụ cho công tác quản lý, khai thác, sử dụng, bảo trì, nâng cấp, phát triển Cơ sở dữ liệu.

Điều 22. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã

1. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thực hiện việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực vào Cơ sở dữ liệu. Chịu trách nhiệm trong quản lý, xử lý các thông tin hệ thống; sử dụng, bảo mật đối với tài khoản được cấp; kịp thời rà soát đề nghị Sở Tư pháp cấp, khóa, mở lại, xóa tài khoản của công chức cơ quan mình; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

2. Người có thẩm quyền thực hiện chứng thực, công chức tham mưu làm công tác chứng thực được phân công cập nhật, tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:

a) Cập nhật thông tin, sửa chữa thông tin đã cập nhập vào Cơ sở dữ liệu và tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã cập nhập hoặc đã tra cứu;

b) Tham dự các lớp bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu khi được phân công;

c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm an toàn, bí mật thông tin.

Điều 23. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên thành phố, các tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân có liên quan

1. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên thành phố

a) Thực hiện và hướng dẫn, giám sát các hội viên tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng và thực hiện Quy chế này;

b) Có biện pháp xử lý theo thẩm quyền hoặc thông báo cho cơ quan có thẩm quyền đối với các hành vi không cập nhật, chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực hoặc hành vi vi phạm khác của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng liên quan đến việc cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

2. Trách nhiệm của Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng

a) Đề nghị Sở Tư pháp cấp, khóa hoặc thay đổi tài khoản cho công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình.

b) Chịu trách nhiệm về việc quản lý, cập nhật thông tin về giao dịch vào Cơ sở dữ liệu; tra cứu, cập nhật và sử dụng an toàn, hiệu quả Cơ sở dữ liệu tại tổ chức mình.

c) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc cập nhật, sửa chữa thông tin trong Cơ sở dữ liệu của tổ chức mình theo quy định của Quy chế này. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin giao dịch đã công chứng để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.

d) Đảm bảo điều kiện (trang thiết bị, mạng internet và các điều kiện khác) cho việc vận hành Cơ sở dữ liệu tại đơn vị mình.

đ) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp những vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu, tích cực phối hợp với đầu mối quản trị của Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu.

e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên đăng nhập truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên đăng nhập.

g) Cử công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ tham gia đầy đủ các khóa đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

h) Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

3. Trách nhiệm của công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ của tổ chức hành nghề công chứng

a) Cập nhật thông tin, sửa và xóa các thông tin trên Cơ sở dữ liệu.

b) Chịu trách nhiệm trước Trưởng tổ chức hành nghề công chứng về việc cập nhật, sửa và xóa các thông tin do mình cập nhật vào Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này.

c) Tham dự đầy đủ các khóa đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu.

Điều 24. Điều khoản thi hành

1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này.

2. Giám đốc Sở Tư pháp chịu trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế; tổng hợp, báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố xem xét chỉ đạo giải quyết khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện./.