BỘ NỘI VỤ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 14/2005/QĐ-BNV

Hà Nội, ngày 06 tháng 1 năm 2005

QUYẾT ĐỊNH CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ

Về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ

BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ

Căn cứ Luật Thống kê ngày 17 tháng 6 năm 2003;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Sau khi có ý kiến thẩm định của Tổng cục Thống kê tại Văn bản số 910/TCTK-PPCĐ ngày 20 tháng 12 năm 2004;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ áp dụng đối với các cơ quan tổng hợp số liệu từ báo cáo thống kê cơ sở, biểu mẫu và bản hướng dẫn đính kèm.

Điều 2. Nội dung báo cáo thống kê tổng hợp

Nội dung báo cáo thống kê tổng hợp thực hiện theo biểu mẫu và bản hướng dẫn kèm theo Quyết định này.

Điều 3. Đối tượng thực hiện chế độ báo cáo thống kê tổng hợp

Đối tượng thực hiện chế độ báo cáo thống kê tổng hợp bao gồm:

1. Phòng Lưu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (Sau đây gọi chung là Bộ);

2. Lưu trữ các Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện.... thuộc Bộ;

3. Trung tâm Lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Sau đây gọi chung là tỉnh);

4. Lưu trữ UBND các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (Sau đây gọi chung là huyện);

Điều 4. Kỳ hạn báo cáo, ngày báo cáo và chế độ gửi báo cáo;

- Kỳ hạn báo cáo: NĂM.

- Ngày gửi báo cáo và chế độ gửi báo cáo:

1. Lưu trữ các Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện... thuộc Bộ tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Phòng Lưu trữ Bộ vào ngày 31 tháng 01 năm sau;

2. Phòng Lưu trữ các Bộ tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vào ngày 15 tháng 02 năm sau;

3. Lưu trữ UBND các huyện tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Trung tâm Lưu trữ tỉnh vào ngày 31 tháng 01 năm sau;

4. Trung tâm Lưu trữ các tỉnh tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vào ngày 15 tháng 02 năm sau.

Điều 5. Tổ chức thực hiện

1. Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê tổng hợp quy định tại Điều 1. In ấn, phát hành tài liệu, biểu mẫu đến các Bộ, các doanh nghiệp Nhà nước và UBND các tỉnh.

Điều 6. Quyết định này thay thế Quyết định Liên Bộ số 149/QĐ-CLT-TCTK ngày 23 tháng 10 năm 1987 của Cục Lưu trữ Nhà nước - Tổng cục Thống kê về việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

Điều 7. Bộ trưởng; Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; cơ quan thuộc Chính phủ; Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

BỘ TRƯỞNG

(Đã ký)

Đỗ Quang Trung

Biểu số: 01/TH

Ban hành kèm theo Quyết định

số 14/2005/QĐ-BNV

ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

BÁO CÁO THỐNG KÊ

TỔNG HỢP CÔNG TÁC

VĂN THƯ

Kỳ báo cáo: Năm...............

Đơn vị báo cáo:

..................................

..................................

Đơn vị nhận báo cáo

..................................

...................................

Nội dung báo cáo

Đơn vị tính

Số lượng

A

B

01

Tổng số đơn vị trực thuộc

Đơn vị

Tổng số đơn vị báo cáo

Đơn vị

I. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

1. Tổ chức văn thư cơ quan

- Phòng văn thư

Phòng

- Tổ văn thư

Tổ

- Bộ phận văn thư

Bộ phận

2. Nhân sự làm công tác văn thư

- Tổng số:

Người

Trong đó: + Nữ

Người

+ Kiêm nhiệm các công tác khác

Người

- Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ

+ Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Người

+ Trên Đại học khác

Người

+ Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Người

+ Đại học khác

Người

+ Trung cấp văn thư, lưu trữ

Người

+ Trung cấp khác

Người

+ Sơ cấp

Người

- Ngạch CCVC văn thư

+ Nhân viên văn thư

Người

+ Cán sự văn thư

Người

+ Chuyên viên văn thư

Người

+ Chuyên viên chính văn thư

Người

+ Chuyên viên cao cấp văn thư

Người

- Độ tuổi

+ Dưới 25

Người

+ Từ 25 đến 35

Người

+ Từ 36 đến 45

Người

+ Từ 46 đến 55

Người

+ Trên 55

Người

II. Quản lý văn bản đi, đến

1. Tổng số văn bản đi (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

Văn bản

Trong đó: Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản

2. Tổng số văn bản đến (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

Văn bản

3. Hình thức quản lý văn bản đi, đến (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

- Tổng số cơ quan, đơn vị quản lý văn bản bằng sổ

Cơ quan, đơn vị

- Tổng số cơ quan, đơn vị ứng dụng CNTT để quản lý văn bản

Cơ quan, đơn vị

III. Lập hồ sơ hiện hành

- Tổng số hồ sơ đã lập trong năm (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

Hồ sơ

- Tổng số cơ quan, đơn vị có Danh mục hồ sơ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

Cơ quan, đơn vị

IV. Trang thiết bị dùng cho văn thư cơ quan (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

1. Máy vi tính

Chiếc

2. Máy in

Chiếc

3. Máy photocopy

Chiếc

4. Máy FAX

Chiếc

Người lập biểu

(Ký, họ và tên)

Ngày......tháng......năm........

Thủ trưởng cơ quan

(Ký, họ và tên, đóng dấu)

Biểu số: 02/TH

Ban hành kèm theo

Quyết định

số 14/2005/QĐ-BNV

ngày 06 tháng 01 năm 2005

của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

BÁO CÁO THỐNG KÊ

TỔNG HỢP CÔNG TÁC

LƯU TRỮ

Kỳ báo cáo: Năm...............

Đơn vị báo cáo:

...................................

...................................

Đơn vị nhận báo cáo

...................................

...................................

Nội dung báo cáo

Đơn vị tính

Số lượng

A

B

01

Tổng số đơn vị trực thuộc

Đơn vị

Tổng số đơn vị báo cáo

Đơn vị

I. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

1. Tổ chức lưu trữ

- Tổng số Trung tâm lưu trữ

Trung tâm

- Tổng số Trung tâm Thông tin - Lưu trữ

Trung tâm

- Tổng số Phòng lưu trữ

Phòng

- Tổng số Tổ lưu trữ

Tổ

- Tổng số Bộ phận lưu trữ

Bộ phận

2. Nhân sự làm công tác lưu trữ

- Tổng số:

Người

Trong đó: + Nữ

Người

+ Kiêm nhiệm các công tác khác

Người

- Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ

+ Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Người

+ Trên Đại học khác

Người

+ Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Người

+ Đại học khác

Người

+ Trung cấp văn thư, lưu trữ

Người

+ Trung cấp khác

Người

+ Sơ cấp

Người

- Ngạch CCVC lưu trữ

+ Kỹ thuật viên lưu trữ

Người

+ Lưu trữ viên trung cấp

Người

+ Lưu trữ viên

Người

+ Lưu trữ viên chính

Người

+ Lưu trữ viên cao cấp

Người

- Độ tuổi

+ Dưới 25

Người

+ Từ 25 đến 35

Người

+ Từ 36 đến 45

Người

+ Từ 46 đến 55

Người

+ Trên 55

Người

II. Tài liệu lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

1. Tài liệu hành chính

- Tổng số phông/sưu tập tài liệu lưu trữ

Phông/sưu tập

Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Phông/sưu tập

- Tổng số mét giá tài liệu

Mét

Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Hồ sơ/đvbq

+ Quy ra mét giá tài liệu

Mét

2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật

- Tổng số công trình/đề tài

Công trình/đề tài

Trong đó: Tổng số công trình/đề tài đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Công trình/đề tài

- Tổng số mét giá tài liệu

Mét

Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Hồ sơ/đvbq

+ Quy ra mét giá

Mét

3. Tài liệu chuyên môn

4. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ

- Tổng số phông/sưu tập tài liệu lưu trữ

Phông/sưu tập

Trong đó: Tổng số phông/sưu tập tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Phông/sưu tập

- Tổng số mét giá tài liệu

Mét

Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh

Hồ sơ/đvbq

+ Quy ra mét giá tài liệu

Mét

5. Tài liệu nghe nhìn

a) Tài liệu ghi hình

- Tổng số bộ phim / đoạn phim

Bộ/đoạn

- Tổng số cuộn phim

Cuộn

- Tổng số cuộn băng Video

Cuộn

- Tổng số đĩa

Đĩa

- Quy ra giờ chiếu

Giờ

Trong đó: + Đã thống kê biên mục

Giờ

b) Tài liệu ghi âm

- Tổng số cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc)

Cuộn

- Tổng số đĩa

Đĩa

- Quay ra giờ nghe

Giờ

Trong đó: + Đã thống kê biên mục

Giờ

c) Tài liệu ảnh

- Tổng số phim (gốc hoặc sao thay gốc)

Chiếc

Trong đó: + Đã thống kê biên mục

Chiếc

- Tổng số ảnh (gốc hoặc sao thay gốc)

Chiếc

Trong đó: + Đã thống kê biên mục

Chiếc

6. Tài liệu điện tử

- Dữ liệu phi cấu trúc

MB

Trong đó: + Dạng văn bản

MB

+ Dạng ảnh

MB

+ Dạng ghi âm/ghi hình

MB

- Dữ liệu có cấu trúc

MB

III. Công tác thu thập, nộp lưu và loại hủy tài liệu

- Lưu trữ hiện hành

1. Tài liệu giấy

a) Tổng số mét giá tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

Mét

Trong đó: + Đã lập hồ sơ

Hồ sơ

+ Quy ra mét giá

Mét

b) Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

Mét

c) Tổng số mét giá tài liệu đã nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

Mét

Trong đó: + Đã lập hồ sơ

Hồ sơ

+ Quy ra mét giá

Mét

d) Tổng số mét giá tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

Mét

2. Tài liệu nghe, nhìn

a) Tổng số tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

- Tổng số cuộn phim

Cuộn

- Tổng số cuộn băng Video

Cuộn

- Tổng số cuộn băng ghi âm

Cuộn

- Tổng số đĩa ghi hình

Đĩa

- Tổng số đĩa ghi âm

Đĩa

- Tổng số phim âm bản

Chiếc

- Tổng số ảnh

Chiếc

b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập vào (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

- Tổng số cuộn phim

Cuộn

- Tổng số cuộn băng Video

Cuộn

- Tổng số cuộn băng ghi âm

Cuộn

- Tổng số đĩa ghi hình

Đĩa

- Tổng số đĩa ghi âm

Đĩa

- Tổng số phim âm bản

Chiếc

- Tổng số ảnh

Chiếc

c) Tổng số tài liệu đã nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

- Tổng số cuộn phim

Cuộn

- Tổng số cuộn băng Video

Cuộn

- Tổng số cuộn băng ghi âm

Cuộn

- Tổng số đĩa ghi hình

Đĩa

- Tổng số đĩa ghi âm

Đĩa

- Tổng số phim âm bản

Chiếc

- Tổng số ảnh

Chiếc

d) Tổng số tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

- Tổng số cuộn phim

Cuộn

- Tổng số cuộn băng Video

Cuộn

- Tổng số cuộn băng ghi âm

Cuộn

- Tổng số đĩa ghi hình

Đĩa

- Tổng số đĩa ghi âm

Đĩa

- Tổng số phim âm bản

Chiếc

- Tổng số ảnh

Chiếc

3. Tài liệu điện tử

a) Tổng số tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

- Dữ liệu phi cấu trúc

MB

Trong đó: + Dạng văn bản

MB

+ Dạng ảnh

MB

+ Dạng ghi âm/ghi hình

MB

- Dữ liệu có cấu trúc

MB

b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

- Dữ liệu phi cấu trúc

MB

Trong đó: + Dạng văn bản

MB

+ Dạng ảnh

MB

+ Dạng ghi âm/ghi hình

MB

- Dữ liệu có cấu trúc

MB

c) Tổng số tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

- Dữ liệu phi cấu trúc

MB

Trong đó: + Dạng văn bản

MB

+ Dạng ảnh

MB

+ Dạng ghi âm/ghi hình

MB

- Dữ liệu có cấu trúc

MB

IV. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Công tác phòng đọc (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

- Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu

Lượt người

- Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng:

+ Hồ sơ/đvbq

Hồ sơ/đvbq

+ Văn bản

Văn bản

- Tổng số tài liệu được sao chụp

Trang

- Cấp chứng thực Lưu trữ

Văn bản

- Tổng số yêu cầu của độc giả trong năm

Yêu cầu

Trong đó: Yêu cầu của độc giả được trả lời

Yêu cầu

2. Công bố, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

- Công bố, giới thiệu

Bài viết

- Trưng bày, triển lãm

Lần

3. Công cụ tra cứu ( tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

- Tổng số phông/sưu tập tài liệu có mục lục hồ sơ

Phông/sưu tập

- Tổng số công trình /đề tài có mục lục hồ sơ

Công trình /đề tài

- Tổng số giờ tài liệu nghe, nhìn có thống kê biên mục

Giờ

- Tổng số phim âm bản có thống kê biên mục

Chiếc

- Tổng số ảnh có thống kê biên mục

Chiếc

- Tổng số cơ quan, đơn vị có mục lục chuyên đề

Cơ quan, đơn vị

- Tổng số cơ quan, đơn vị có sách chỉ dẫn phông lưu trữ

cơ quan, đơn vị

- Thẻ tra tìm

Phiếu

- CSDL phông

Phông

- CSDL hồ sơ

Hồ sơ

- CSDL văn bản

Văn bản

- CSDL tài liệu nghe, nhìn

Bài phát biểu/ảnh/phim âm bản/bộ phim

- CSDL khác

V. Nghiên cứu khoa học (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

- Tổng số đề tài NCKH đã nghiệm thu

Đề tài

Trong đó: + Cấp Nhà nước

Đề tài

+ Cấp Bộ/ngành

Đề tài

+ Cấp cơ sở

Đề tài

- Tổng số đề tài NCKH nghiệm thu đã đưa vào ứng dụng

Đề tài

Trong đó: + Cấp Nhà nước

Đề tài

+ Cấp Bộ/ngành

Đề tài

+ Cấp cơ sở

Đề tài

VI. Kho bảo quản tài liệu, máy móc, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)

1. Kho bảo quản tài liệu

- Diện tích kho chuyên dụng

m2

- Diện tích kho không chuyên dụng

m2

- Diện tích kho tạm

m2

2. Giá bảo quản tài liệu

- Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu

Mét

Trong đó: + Giá cố định

Mét

+ Giá di động

Mét

3. Trang thiết bị dùng cho lưu trữ

- Tổng số cơ quan, đơn vị có hệ thống báo đột nhập tự động

- Tổng số cơ quan, đơn vị có hệ thống báo cháy tự động

Cơ quan, đơn vị

- Tổng số cơ quan, đơn vị có hệ thống điều hòa trung tâm

Cơ quan, đơn vị

- Máy điều hòa không khí

Chiếc

- Máy vi tính

Chiếc

- Máy photocopy

Chiếc

- Máy hút ẩm

Chiếc

- Máy hút bụi

Chiếc

- Quạt thông gió

Chiếc

- Bình chữa cháy

Chiếc

Người lập biểu

(Ký, họ và tên)

Ngày......tháng......năm........

Thủ trưởng cơ quan

(Ký, họ và tên, đóng dấu)

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG, TỔNG HỢP SỐ LIỆU

BIỂU SỐ 01/TH, 02/TH

BIỂU SỐ 01/TH

1. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư

1.1. Tổ chức

- Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận văn thư

Bao gồm: Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận văn thư đã được thành lập của các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý. Chỉ tiêu này tổng hợp từ mục "Tên tổ chức văn thư cơ quan" tại biểu số 01/CS. Cách tính như sau: Mỗi tên tổ chức văn thư cơ quan ở cột "Đơn vị tính" được tính là 01 vào các mục tương ứng.

1.2 Nhân sự làm công tác văn thư

Bao gồm: Tổng số người được bố trí làm chuyên trách văn thư và người làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác khác tại cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 01/CS.

2. Quản lý văn bản đi, đến

2.1. Hình thức đăng ký, quản lý văn bản đi, đến

- Tổng số cơ quan, đơn vị đăng ký, quản lý bằng sổ: Tổng hợp từ mục "Bằng sổ" tại biểu số 01/CS. Cách tính như sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.

- Tổng số cơ quan, đơn vị ứng dụng CNTT để đăng ký, quản lý văn bản: áp dụng đối với cơ quan, đơn vị có ứng dụng CNTT để đăng ký, quản lý văn bản đi, đến. Chỉ tiêu này tổng hợp từ mục "Ứng dụng CNTT" tại biểu số 01/CS. Cách tính như sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.

- Tổng số cơ quan, đơn vị có Danh mục hồ sơ: Chỉ tiêu này tổng hợp từ mục "Danh mục hồ sơ" tại biểu số 01/CS. Cách tính như sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.

BIỂU SỐ 02/TH

1. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ

1.1. Tổ chức

- Tổng số Trung tâm lưu trữ, Trung tâm Thông tin - Lưu trữ: Chỉ tiêu này áp dụng đối với UBND tỉnh và một số Bộ thành lập Trung tâm Lưu trữ hoặc Trung tâm Thông tin - Lưu trữ, chỉ tiêu này được tổng hợp mục "Tên tổ chức lưu trữ" tại biểu số 02/CS . Cách tính như sau: Mỗi tên Trung tâm ở cột "Đơn vị tính" được tính là 01 vào các mục tương ứng.

- Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận lưu trữ

Bao gồm: Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận lưu trữ được thành lập của các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý. Chỉ tiêu này được tổng hợp từ mục "Tên tổ chức lưu trữ" tại biểu số 02/CS. Cách tính như sau: Mỗi tên Phòng, Tổ, Bộ phận ở "Đơn vị tính" được tính là 01 vào các mục tương ứng.

1.2 Nhân sự làm công tác lưu trữ

Bao gồm: Tổng số người làm chuyên trách công tác lưu trữ và người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác tại cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS. (Trừ những người kiêm nhiệm công tác văn thư, nếu đã tính ở mục người làm công tác văn thư).

2. Tài liệu lưu trữ

2.1. Tài liệu hành chính; khoa học - kỹ thuật; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ; tài liệu nghe, nhìn; tài liệu điện tử; Tổng hợp số liệu từ báo cáo của các cơ quan, đơn vị tại biểu số 02/CS.

2.2. Tài liệu chuyên môn: Tổng hợp theo báo cáo thực tế về số lượng và đơn vị tính của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

3. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ

3.1. Công cụ tra cứu

- Tổng số cơ quan, đơn vị có mục lục chuyên đề: Tổng hợp từ mục "Mục lục chuyên đề" tại biểu 02/CS, mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.

- Tổng số cơ quan, đơn vị có sách chỉ dẫn phông lưu trữ: Tổng hợp từ mục "Sách chỉ dẫn phông lưu trữ" tại biểu số 02/CS, mỗi dấu "X" ở cột số lượng được tính là 01.

- Cách tổng hợp chỉ tiêu "CSDL" như sau:

+ CSDL phông: Bao gồm tổng số phông lưu trữ được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

+ CSDL hồ sơ: Bao gồm tổng số hồ sơ lưu trữ được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

+ CSDL văn bản: Bao gồm tổng số văn bản lưu trữ được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

+ CSDL tài liệu nghe, nhìn: Bao gồm tổng số bài phát biểu, ảnh, phim âm bản, bộ phim... được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

4. Kho bảo quản tài liệu, trang thiết bị dùng cho lưu trữ

- Trang thiết bị: Chỉ tiêu "Hệ thống báo đột nhập tự động", "Hệ thống báo cháy tự động", "Hệ thống điều hòa trung tâm" được tính như sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" tại biểu số 02/CS được tính là 01 vào các mục tương ứng.