THÔNG TƯ

Hướng dẫn xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị hành chính - sự nghiệp

______________________________

Thi hành pháp lệnh kế toán và thống kê ngày 10/5/1988 của Hội đồng Nhà nước (nay là Uỷ ban Thường vụ Quốc hội) và Nghị định số 25/HĐBT ngày 18/3/1989 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước; Nghị định số 15/CP ngày 2/3/1993 của Chính phủ về nhiệm vụ , quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ; để tăng cường vai trò quản lý tài chính của các Bộ, các ngành trong việc thực hiện kiểm soát của Nhà nước đối với hoạt động tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp trong tình hình hiện nay; Bộ tài chính hướng dẫn việc xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị HCSN từ năm 1993 trở đi theo các quy định như sau:

I/ NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:

1/ Tất cả các cơ quan, đơn vị Hành cính - Sự nghiệp bao gồm các đơn vị sự nghiệp có thu, gán thu bù chi (ở trong và ngoài nước) và các tổ chức xã hội do trung ương hoặc địa phương quản lý (bao gồm các đơn vị dự toán cấp I, cấp II và đơn vị cơ sở) trực tiếp sử dụng kinh phí Nhà nước, bao gồm kinh phí Nhà nước cấp, nguồn vốn viện trợ và các nguồn vốn có nguồn gốc từ NSNN (kể cả các nguồn thu sự nghiệp như viện phí, học phí, lệ phí ) đều phải lập báo cáo quyết toán và là đối tượng để xét duyệt quyết toán hàng năm (dưới đây gọi tắt là đơn vị HCSN).

2/ Thông qua việc xét duyệt quyết toán để đánh giá việc chấp hành kỷ luật tài chính - kế toán, ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm các chế độ quản lý tài chính, có biện pháp xử lý các vi phạm chế độ quản lý tài chính, tài sản của Nhà nước, đồng thời giúp cơ quan chủ quản cấp trên và cơ quan tài chính tổng hợp quyết toán Ngân sách Nhà nước hàng năm được đầy đủ và chính xác.

3/ Các cơ quan chủ quản cấp trên chịu trách nhiệm chủ trì, phối hợp với cơ quan tài chính đồng cấp xét duyệt quyết toán cho các đơn vị dự toán trực thuộc, kể cả các khoản kinh phí của TW chi cho các trương trình mục tiêu (nếu có).

4/ Cơ quan Tài chính các cấp có nhiệm vụ xem xét, thẩm tra và thông báo duyệt quyết năm cho các đơn vị dự báo cấp I. Ngoài ra, các Sở Tài chính - Vật giá địa phương còn phải chịu trách nhiệm lập báo cáo quyết toán tình hình cấp phát, sử dụng khoản kinh phí uỷ quyền của Ngân sách TW chuyển về cho địa phương theo quy định tại Thông tư số 80 - TC/NSNN ngày 24/09/1993 của Bộ Tài chính “ Hướng dẫn cấp phát và quản lý các khoản kinh phí uỷ quyền của Ngân sách Trung ương chuyển về cho địa phương”.

5/ Đối với các đơn vị HCSN có nguồn vốn viện trợ, việc kiểm tra và xét duyệt quyết toán thực hiện theo quy định tại Thông tư số 46 - TC/CĐKT ngày 15/8/1991 và Thông tư số 45 - TC/VT ngày 15/8/1991 của Bộ Tài chính.

II/ NHỮNG QUI ĐỊNH CỤ THỂ:

1/ Nội dung báo cáo quyết toán:

a. Phải có đủ danh mục các biểu mẫu báo cáo kế toán theo quy định tại Quyết định số 257 - TC/CĐKT ngày 1/6/1990 của Bộ Tài chính.

b. Nội dung báo cáo kế toán phải phản ánh đầy đủ, chính xác các nguồn kinh phí được cấp, các khoản thu sự nghiệp, các khoản phí, lệ phí thu bằng ngoại tệ, viện trợ, ủng hộ, tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, kinh phí thực rút ở kho bạc, kinh phí thực sử dụng; tình hình quản lý và sử dụng tài sản.

c. Báo cáo quyết toán gửi cho cơ quan chủ quản cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp phải đánh máy sạch sẽ, rõ ràng, không tẩy xoá, ghi rõ thời gian và thủ trưởng đơn vị HCSN phải ký xác nhận, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với các số liệu đã phản ánh trong báo cáo quyết toán.

d. Báo cáo quyết toán phải kèm bản giải trình, thuyết minh, phân tích cụ thể các nguồn kinh phí, nội dung chi tiêu theo các tiêu chuẩn, định mức hiện hành.

2/ Thời gian gửi báo cáo quyết toán: Thực hiện đúng theo điều 25, Nghị định số 25/HĐBT ngày 18/3/1989 của Hội đồng Bộ trưởng ( nay là Chính phủ), cụ thể là:

a. Đơn vị cơ sở gửi đơn vị dự toán cấp I hoặc cấp II (nếu có) trước ngày 31/1 năm sau.

b. Đơn vị dự toán cấp II gửi đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính đồng cấp trước ngày 15/2 năm sau.

c. Đơn vị dự toán cấp I gửi cơ quan tài chính trước ngày 1/3 năm sau.

3/ Trình tự xét duyệt quyết toán của các cơ quan quản lý Nhà nước:

a. Sau khi nhận được báo cáo quyết toán của đơn vị cơ sở, cơ quan chủ quản phải lập kế hoạch kiểm tra và thông báo trước về thời gian và nội dung kiểm tra quyết toán để đơn vị chuẩn bị. Riêng đối với đơn vị dự toán trực thuộc có số chi lớn thì cơ quan chủ quản phải thông báo cho cơ quan tài chính đồng cấp biết để cử người phối hợp tham gia tổ kiểm tra số liệu quyết toán (thành phần tổ kiểm tra gồm đại diện cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính). Các chuyên viên được giao nhiệm vụ kiểm tra quyết toán cần nghiên cứu kỹ các báo cáo kế toán đơn vị đã gửi trước khi xuống cơ sở kiểm tra quyết toán.

b. Thủ trưởng và kế toán trưởng các đơn vị có trách nhiệm cung cấp đầy đủ chứng từ, hồ sơ, tài liệu cần thiết phục vụ cho việc kiểm tra quyết toán.

c. Cơ quan chủ quản chịu trách nhiệm xét duyệt và tổng hợp quyết toán của các đơn vị dự toán trực thuộc để gửi cơ quan tài chính đồng cấp. Cơ quan tài chính thẩm tra và duyệt thông báo quyết toán tổng hợp cho cơ quan chủ quản để duyệt thông báo quyết toán chính thức cho các đơn vị dự toán trực thuộc.

4/ Nội dung kiểm tra, xét duyệt và thông báo quyết toán:

4. 1- Kiểm tra danh mục các biểu mẫu báo cáo quyết toán năm:

a. Các đơn vị cơ sở phải gửi đơn vị dự toán cấp I hoặc cấp II các biểu mẫu 01/BCKT; 02/BCKT ; 04/BCKT và 05/BCKT và biểu mẫu số 01/KT - NSNN (đính kèm thông tư này).

b. Các đơn vị dự toán cấp II gửi cấp I và cơ quan tài chính đồng cấp hoặc đơn vị dự toán cấp I gửi cho cơ quan tài chính các biểu mẫu: 01/BCKT; 02/BCKT; 03/BCKT; 04/BCKT; 05/BCKT và biểu mẫu số 01/KT - NSNN (đính kèm thông tư này).

c. Ngoài ra trong năm 1993, các đơn vị còn phải lập biểu mẫu để quyết toán riêng quỹ tiền lương trên cơ sở biên chế được duyệt và từ 1/4/1993 theo kết quả chuyển xếp lương quy định tại Thông tư Liên Bộ số 43/LB - TT ngày 31/5/1993 của Liên Bộ Tài chính - Lao động thương binh và xã hội - Ban tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn việc lập kế hoạch, cấp phát quỹ tiền lương tăng thêm, chi trả và quyết toán quỹ tiền lương theo chế độ tiền lương mới.

4. 2- Xét duyệt số kinh phí đã sử dụng và kinh phí đơn vị đề nghị quyết toán:

a. Khi duyệt quyết toán phải căn cứ vào các chỉ tiêu báo cáo kế toán năm của đơn vị lập theo biểu mẫu số 02/BCKT và bảng đối chiếu hạn mức kinh phí được lập theo phụ biểu 02/BCKT có sự xác nhận của Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch.

b. Kiểm tra xác định các khoản thu sự nghiệp (viện phí, học phí, lệ phí . . .), thu viện trợ, tài trợ trực tiếp hoặc tiền ủng hộ, quà tặng, quà biếu được tính vào nguồn kinh phí khác của đơn vị (ngoài số kinh phí trong hạn mức và ngoài hạn mức). Các đơn vị dự toán cấp I và cấp II sau khi xét duyệt quyết toán của các đơn vị cấp dưới, lập báo cáo tổng hợp quyết toán của các đơn vị trực thuộc. Bảng tổng hợp quyết toán được lập theo biểu số 03/BCKT, mỗi đơn vị ghi một dòng theo các cột tương ứng đã quy định trong biểu mẫu.

4. 3- Kiểm tra kế toán:

Khi kiểm tra kế toán cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính các cấp phải kiểm tra các chứng từ và sổ kế toán, kiểm tra việc ghi chép và hạch toán các tài khoản, kiểm tra các báo cáo kế toán định kỳ, bảng kê vật tư hàng hoá tồn kho, tiền mặt tồn quỹ để đối chiếu với thực tế kiểm kê quỹ , tài sản cuối năm theo điều 30 của Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước. Tiến hành phân tích kỹ nguồn kinh phí (TK 84), tình hình sử dụng kinh phí và kinh phí đề nghị quyết toán để đối chiếu với các tiêu chuẩn định mức, chế độ chi tiêu tài chính hiện hành, dự toán được cấp có thẩm quyền duyệt trong đó chú ý các khoản duyệt cho mua sắm , sửa chữa, xây dựng nhỏ Trên cơ sở đó kiến nghị xử lý xuất toán những trường hợp chi sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu tài chính hiện hành hoặc mức khoán chi được duyệt, sử dụng kinh phí không đúng nguồn, không đúng nội dung, mục đích sử dụng.

4. 4- Nhận xét và xử lý số liệu, ghi biên bản kiểm tra quyết toán:

a. Về thu: Đánh giá nhiệm vụ thu so với chế độ và kế hoạch được giao, phân tích các nguyên nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ thu, tình hình sử dụng các khoản thu theo các quy định của Nhà nước.

b. Về chi: Đánh giá việc thực hiện các chỉ tiêu nhiệm vụ cơ bản, thí dụ như chỉ tiêu giường bệnh, học sinh, biên chế, quỹ tiền lương, quỹ học bổng, sinh hoạt phí,các khoản mua sắm TSCĐ, kinh phí sửa chữa lớn và xây dựng nhỏ để đối chiếu so sánh với dự toán đã được cấp có thẩm quyền duyệt, phân tích các nguyên nhân phát sinh chênh lệch vượt dự toán được duyệt và tình hình thực hiện các chế độ chi tiêu tài chính, việc chấp hành các chế độ kế toán, thống kê và kiến nghị xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm tra quyết toán năm. - Trong khi xử lý số liệu quyết toán, nếu tổ kiểm tra không chấp nhận số chi do đơn vị đề nghị quyết toán thì phải ghi vào biên bản thẩm tra số liệu quyết toán. Nội dung biên bản phải ghi rõ số tiền, lý do không chấp nhận và biện pháp xử lý cụ thể: Đơn vị phải sử dụng nguồn kinh phí khác để thay thế hạn mức kinh phí được cấp, thu hồi nộp lại ngân sách hoặc trừ vào kinh phí năm sau hoặc quy trách nhiệm bồi thường vật chất. -Nhận xét số kính phí chưa quyết toán chuyển sang năm sau và có biện pháp xử lý cụ thể số kinh phí chưa quyết toán đó (hoặc thu hồi hoặc chuyển sang năm sau). Nếu số chưa quyết toán do nguyên nhân chi chạy hạn mức năm trước (không có lý do chính đáng) thì tổ kiểm tra phải làm biên bản yêu cầu đơn vị trừ vào dự toán kinh phí được duyệt năm nay để giảm số cấp phát kinh phí được ngân sách cấp năm trước.

4. 5- Nội dung thông báo duyệt quyết toán: Kết thúc kiểm tra báo cáo quyết toán, các chuyên viên của tổ kiểm tra sẽ lập biên bản kiểm tra quyết toán theo mẫu thống nhất (mẫu số 1 đính kèm thông tư này):

a) Nếu là đơn vị nhất trí với biên bản kiểm tra quyết toán thì các chuyên viên trong tổ kiểm tra có trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo cơ quan mình xem xét. Trường hợp các số liệu đã rõ ràng và không có vướng mắc thì lãnh đạo có thẩm quyền duyệt y vào biên bản đó để chuyển cho cơ quan chủ quản ra thông báo duyệt quyết toán cho đơn vị sau khi được cơ quan tài chính duyệt thông báo quyết toán tổng hợp cho cơ quan chủ quản.

b) Nếu đơn vị không nhất trí với tổ kiểm tra quyết toán hoặc các thành viên của tổ kiểm tra quyết toán không thống nhất ý kiến thì các bên được bảo lưu ý kiến và ghi vào biên bản kiểm tra; đồng thời các chuyên viên trong tổ kiểm tra có nhiệm vụ trình lãnh đạo các cơ quan mình cho ý kiến giải quyết. Các cấp lãnh đạo của cơ quan chủ quản (Bộ hoặc Sở chủ quản) và cơ quan tài chính (Bộ hoặc Sở Tài chính) xem xét thống nhất quyết định chính thức để ra thông báo duyệt quyết toán cho đơn vị (mẫu số 2).

4.6- Thời gian xét duyệt và thông báo duyệt y quyết toán:

a)Trong thời gian tối đa không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận được báo cáo quyết toán của đơn vị; cơ quan chủ quản phải chủ trì tổ chức kiểm tra, xét duyệt quyết toán cho đơn vị dự toán trực thuộc.

Sau khi xét duyệt quyết toán của các đơn vị trực thuộc; cơ quan chủ quản có trách nhiệm tổng hợp quyết toán của đơn vị trực thuộc gửi cơ quan tài chính đồng cấp (kèm theo biên bản thẩm tra quyết toán của các đơn vị cơ sở).

b)Trong thời gian 40 ngày, kể từ ngày nhận được báo cáo quyết toán tổng hợp của các cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính đồng cấp phải thực hiện việc thẩm tra quyết toán và thông báo duyệt quyết toán tổng hợp cho cơ quan chủ quản để cơ quan chủ quản thông báo duyệt quyết toán chính thức cho từng đơn vị dự toán trực thuộc.

Việc xét duyệt và thông báo duyệt quyết toán cho các đơn vị cần được tiến hành kịp thời, chặt chẽ, không gây phiền hà cho cơ sở.

III/ĐIỂU KHOẢN THI HÀNH:

Thông tư này được áp dụng cho việc kiểm tra và xét duyệt quyết toán cho các đơn vị HCSN kể từ năm 1993 và thay thế Thông tư số 15 TC/HCVX ngày 19/5/1992 của Bộ Tài chính.

Các văn bản hướng dẫn của các Bộ và địa phương trái với Thông tư này đều không có hiệu lực thi hành.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để nghiên cứu có ý kiến giải quyết ./.