BỘ NGOẠI GIAO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 01/2025/TT-BNG

Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2025

THÔNG TƯ

Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao

Căn cứ Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Luật Bảo vệ Bí mật Nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15 tháng 11 năm 2018;

Căn cứ Nghị định số 28/2025/NĐ-CP ngày 24/02/2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ;

Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết khoản 5 Điều 15, khoản 4 Điều 24, khoản 5 Điều 36, khoản 3 Điều 59 của Luật Lưu trữ, gồm các nội dung sau:

1. Quy định về lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao.

2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao.

3. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.

4. Nguyên tắc thu nộp, bảo quản, sử dụng, hủy tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Cá nhân, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao: gồm các đơn vị trong cơ cấu tổ chức theo Nghị định của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao; các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ Ngoại giao được thành lập theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ; Văn phòng Đảng ủy - Đoàn thể; và các Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi tắt là Cơ quan đại diện).

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Lưu trữ Bộ Ngoại giao (gọi tắt là Lưu trữ Bộ) là Văn phòng Bộ, có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Ngoại giao thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao và tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ Bộ Ngoại giao.

2. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ là việc mang tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Bộ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng trong nước và nước ngoài.

3. Kho lưu trữ Bộ là nơi lưu giữ, bảo quản, tổ chức sử dụng, phát huy giá trị tài liệu và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Ngoại giao theo quy định của Thông tư này và các quy định pháp luật có liên quan về bảo vệ bí mật nhà nước và về lưu trữ.

CHƯƠNG II

QUY ĐỊNH VỀ LƯU TRỮ THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA BỘ NGOẠI GIAO

Điều 4. Thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ

1. Hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ Bộ phải đáp ứng yêu cầu theo quy định của Luật Lưu trữ và các quy định pháp luật có liên quan, bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn, bảo mật, liên tục và có hệ thống.

2. Nguồn thu nộp vào Lưu trữ Bộ gồm:

a) Đơn vị trong nước thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao.

b) Cơ quan đại diện.

3. Thành phần hồ sơ, tài liệu thu nộp vào Lưu trữ Bộ:

a) Đối với đơn vị trong nước:

Toàn bộ tài liệu lưu trữ có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.

b) Đối với Cơ quan đại diện:

(i) Hồ sơ, tài liệu tài chính, đầu tư xây dựng, trụ sở cơ quan, kế toán nộp về Cục Quản trị Tài vụ theo quy định pháp luật về quản lý tài chính, đầu tư xây dựng, kế toán. Cục Quản trị Tài vụ hướng dẫn cụ thể việc nộp các tài liệu này theo quy định pháp luật có liên quan.

(ii) Hồ sơ, tài liệu lãnh sự nộp về Cục Lãnh sự theo quy định pháp luật về lãnh sự. Cục Lãnh sự hướng dẫn cụ thể việc nộp các tài liệu này theo quy định pháp luật có liên quan.

(iii) Công hàm đi, đến có nội dung quan trọng đối với quan hệ đối ngoại, an ninh, quốc phòng, biên giới lãnh thổ, chủ quyền quốc gia, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền; bản gốc thư của Lãnh đạo các nước, các tổ chức quốc tế có tầm quan trọng chiến lược gửi Lãnh đạo cấp cao của Đảng, Nhà nước Việt Nam (bản gốc hoặc bản chính, bản sao hợp pháp), nộp trực tiếp vào Lưu trữ Bộ.

(iv) Hồ sơ, tài liệu về công tác đảng thực hiện theo quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng và nộp về Văn phòng Đảng ủy, Bộ Ngoại giao.

(v) Việc quản lý, thu nộp điện mật thực hiện theo quy định chuyên ngành Cơ yếu.

(vi) Các báo cáo công tác năm, báo cáo sự kiện quan trọng, biên bản tiếp xúc quan trọng nộp cho đơn vị phụ trách địa bàn/Cơ quan đại diện.

4. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 17 Luật Lưu trữ.

5. Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu trong trường hợp nguồn nộp lưu tại khoản 2 Điều này có quyết định chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc tổ chức lại được thực hiện như sau:

a) Toàn bộ hồ sơ, tài liệu phải được thu thập, phân loại, xác định giá trị, thống kê theo phông lưu trữ của đơn vị, bảo đảm nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ.

b) Tài liệu của những công việc đã giải quyết xong được thu nộp về Lưu trữ Bộ. Tài liệu của những công việc chưa giải quyết xong được bàn giao cho đơn vị được giao tiếp nhận nhiệm vụ của đơn vị chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc tổ chức lại.

Điều 5. Thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao định kỳ hằng năm thống kê mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ gửi Lưu trữ Bộ:

a) Kỳ báo cáo thống kê được tính từ ngày 01 tháng 01 năm báo cáo đến ngày 31 tháng 12 năm báo cáo.

b) Thời hạn báo cáo là trước ngày 15 tháng 02 năm sau của năm báo cáo.

c) Việc thực hiện báo cáo thống kê phải tuân thủ quy định pháp luật về thống kê, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Lưu trữ Bộ định kỳ hằng năm thực hiện báo cáo thống kê công tác lưu trữ của Bộ Ngoại giao gửi Vụ Tổ chức Cán bộ trước ngày 28 tháng 02 để tổng hợp báo cáo ngành nội vụ gửi Bộ Nội vụ trước ngày 15 tháng 03 năm sau của năm báo cáo.

3. Hằng năm, Lưu trữ Bộ tổng hợp mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại khoản 1 Điều này, lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của Bộ Ngoại giao (trừ tài liệu chứa bí mật nhà nước) để báo cáo Bộ Nội vụ.

4. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao phải được bảo quản an toàn theo quy định tại khoản 1 và 3 Điều 20 Luật Lưu trữ.

5. Đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng của Bộ Ngoại giao cần thực hiện lưu trữ dự phòng theo quy định tại Điều 22 Luật Lưu trữ về lưu trữ dự phòng.

6. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao phải được bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin theo quy định pháp luật về an toàn thông tin mạng, dữ liệu, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định liên quan của Bộ Ngoại giao.

Điều 6. Sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

1. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ gồm: phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ và cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao:

a) Tuân thủ theo các quy định tại khoản 2 Điều 26 Luật Lưu trữ.

b) Sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ theo đúng mục đích đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

c) Không được sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao vào các hoạt động gây hại cho lợi ích của quốc gia, dân tộc, lợi ích của Đảng và Nhà nước, quan hệ đối ngoại của Việt Nam, lợi ích cộng đồng, quyền và lợi ích hợp pháp của Bộ Ngoại giao, các cơ quan, tổ chức và cá nhân.

d) Gìn giữ, bảo vệ tài liệu, không làm hỏng, thất thoát tài liệu.

3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định của Bộ Ngoại giao về công tác bảo mật.

4. Tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao:

a) Là các tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao có nội dung thông tin nếu sử dụng có thể ảnh hưởng xấu đến lợi ích quốc gia, dân tộc, Đảng, Nhà nước, quốc phòng, an ninh, quan hệ quốc tế và quyền, lợi ích hợp pháp của Bộ Ngoại giao cũng như các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

b) Chánh Văn phòng Bộ chỉ đạo lập danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao, kiến nghị Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao.

5. Chánh Văn phòng Bộ tham mưu Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định thẩm quyền xét duyệt cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao đối với cá nhân, đơn vị, cơ quan, tổ chức trong nước và nước ngoài.

6. Tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao phải được sử dụng hiệu quả, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Hình thức và các nội dung phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo quy định tại các điều 41, 42, 43, 44, 45 và 46 Luật Lưu trữ.

Điều 7. Hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị

1. Việc hủy tài liệu lưu trữ giấy của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2, điểm b khoản 3 Điều 16 Luật Lưu trữ và theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

2. Việc hủy tài liệu lưu trữ số được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 36 Luật Lưu trữ, theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ và Điều 17 của Thông tư này.

3. Việc hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định của Bộ Ngoại giao về công tác bảo mật.

4. Chánh Văn phòng Bộ tham mưu Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định thẩm quyền hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của Bộ Ngoại giao.

Điều 8. Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác lưu trữ

1. Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao, bao gồm:

a) Xây dựng, ban hành và hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy định về công tác lưu trữ thuộc phạm vi của Bộ Ngoại giao.

b) Tổ chức tuyên truyền, nâng cao nhận thức về bảo vệ, lưu giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

c) Lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ Bộ Ngoại giao.

d) Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ và việc nộp tài liệu lưu trữ về Lưu trữ Bộ; tổng hợp thống kê, báo cáo lưu trữ của Bộ Ngoại giao.

đ) Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ dự phòng và chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

e) Khen thưởng, kỷ luật trong thực hiện công tác lưu trữ.

g) Hợp tác với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước và quốc tế về lưu trữ.

2. Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về tuyển dụng, bố trí, điều động, đào tạo và bồi dưỡng công chức, viên chức, người lao động làm công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Ngoại giao.

3. Cục trưởng Cục Cơ yếu - Công nghệ thông tin phối hợp với Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao việc xây dựng hạ tầng kỹ thuật, ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ; xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và phương án kết nối, chia sẻ dữ liệu lưu trữ theo quy định; xây dựng, quản trị, vận hành hệ thống lưu trữ điện tử của Bộ Ngoại giao theo quy định pháp luật về lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước và quy định pháp luật có liên quan.

4. Cục trưởng Cục Quản trị Tài vụ tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao tổng hợp nhu cầu dự toán và bố trí kinh phí ngân sách nhà nước phù hợp, bảo đảm cho công tác lưu trữ của Bộ Ngoại giao theo đúng chế độ, định mức và các quy định của Nhà nước và Bộ Ngoại giao.

5. Thủ trưởng các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và quản lý tài liệu hiện hành tại đơn vị; đôn đốc, kiểm tra công chức, viên chức, người lao động của đơn vị thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo đúng quy định pháp luật và quy định của Bộ Ngoại giao về lưu trữ; chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về công tác lưu trữ của đơn vị.

6. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ công việc, xác định thời hạn lưu trữ cụ thể cho hồ sơ, tài liệu; nộp lưu hồ sơ, tài liệu về Lưu trữ Bộ theo đúng yêu cầu và thời hạn quy định tại Thông tư này và các quy định khác có liên quan.

CHƯƠNG III

THỜI HẠN LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU NGÀNH NGOẠI GIAO

Điều 9. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục 1 Thông tư này.

Điều 10. Áp dụng thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Ngoại giao

1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu dùng để xác định thời hạn lưu trữ cho các hồ sơ, tài liệu của Bộ Ngoại giao và các cơ quan, tổ chức có hồ sơ, tài liệu liên quan tới hoạt động của ngành Ngoại giao.

2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu không được thấp hơn mức thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy định tại Phụ lục 1 Thông tư này.

3. Đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao, cơ quan, tổ chức khác, chưa được quy định tại Thông tư này, các đơn vị, cơ quan, tổ chức áp dụng thời hạn lưu trữ tương đương với nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng có trong Thông tư này và các quy định khác của pháp luật chuyên ngành có liên quan để xác định.

CHƯƠNG IV

MANG TÀI LIỆU LƯU TRỮ RA NGOÀI LƯU TRỮ BỘ NGOẠI GIAO ĐỂ SỬ DỤNG TRONG NƯỚC VÀ NƯỚC NGOÀI

Điều 11. Thẩm quyền quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài

1. Đối với tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước:

a) Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hoặc Thứ trưởng được ủy quyền có thẩm quyền quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở nước ngoài.

b) Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hoặc Thứ trưởng được ủy quyền; Chánh Văn phòng Bộ hoặc Phó Chánh Văn phòng Bộ được ủy quyền có thẩm quyền quyết định việc mang tài liệu ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng trong nước.

2. Đối với tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước:

Người có thẩm quyền quy định tại điểm b khoản 1 Điều này quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng trong nước và nước ngoài.

3. Tài liệu lưu trữ chưa đến thời hạn nộp vào Lưu trữ Bộ, đang được các đơn vị trong nước, Cơ quan đại diện quản lý:

a) Đối với tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tiếp cận có điều kiện của Bộ Ngoại giao, đơn vị, Cơ quan đại diện trao đổi bằng văn bản với Văn phòng Bộ và báo cáo Lãnh đạo Bộ quyết định.

b) Đối với tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước, thủ trưởng đơn vị, Cơ quan đại diện quyết định theo thẩm quyền việc cho phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi đơn vị, Cơ quan đại diện để sử dụng.

Điều 12. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài

1. Việc mang tài liệu, vật chứa thông tin bí mật nhà nước ra khỏi Lưu trữ Bộ để phục vụ công tác ở nước ngoài phải được người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 1 Điều 11 Thông tư này cho phép và báo cáo Trưởng đoàn công tác.

2. Chỉ được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ khi có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền bằng văn bản. Chỉ những cá nhân có thẩm quyền và được giao nhiệm vụ theo quy định mới được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.

3. Trong thời gian mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng, nếu phát hiện tài liệu bị lộ (đối với tài liệu chứa bí mật nhà nước), bị mất, phải báo cáo ngay cho Trưởng đoàn công tác, người đứng đầu đơn vị và Lưu trữ Bộ để có biện pháp xử lý và khắc phục hậu quả.

4. Bảo quản tài liệu trong quá trình sử dụng, không để thất lạc, mất, hỏng, sao chép, tiết lộ trái phép thông tin từ tài liệu; sử dụng tài liệu đúng mục đích đã được cấp có thẩm quyền duyệt. Không tự ý chuyển giao tài liệu hoặc thông tin từ tài liệu cho bên thứ ba.

5. Thực hiện đúng quy định pháp luật và Thông tư này về việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ. Tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định có liên quan khác.

6. Khi phát hiện sự việc bất thường hoặc vi phạm trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ, kịp thời thông báo cho Lưu trữ Bộ.

Điều 13. Trình tự, thủ tục mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài

1. Yêu cầu mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ Bộ để sử dụng:

a) Cá nhân, đơn vị có nhu cầu mang tài liệu ra ngoài Lưu trữ Bộ gửi yêu cầu bằng văn bản đến Lưu trữ Bộ gồm các nội dung sau: họ tên, chức vụ, đơn vị công tác; tên loại, trích yếu nội dung, độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; mục đích sử dụng; thời gian, địa điểm công tác và các biện pháp bảo vệ bí mật nhà nước; thời hạn sử dụng.

b) Khi có quyết định của người có thẩm quyền, Lưu trữ Bộ sẽ thông báo cho cá nhân, đơn vị bằng văn bản.

c) Cá nhân, đơn vị sử dụng tài liệu khi mang ra ngoài Lưu trữ cần tuân thủ các quy định về bảo mật, hoàn thành và nộp bản cam kết (theo mẫu tại Phụ lục II).

2. Xét duyệt mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ Bộ để sử dụng:

a) Lưu trữ Bộ kiểm tra các nội dung sau: mức độ chỉ độ mật; mức độ tiếp cận có điều kiện của tài liệu; mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ để trình người có thẩm quyền được quy định tại Điều 11 Thông tư này quyết định.

b) Người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.

3. Mượn, trả hồ sơ tài liệu lưu trữ:

a) Cá nhân, đơn vị mượn tài liệu để mang ra ngoài Lưu trữ Bộ cần mang theo giấy tờ tùy thân và giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị; hoàn thành Biên bản mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục III) và ký Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục V) hoặc Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục VI).

b) Cá nhân, tổ chức đơn vị có trách nhiệm hoàn trả tài liệu đầy đủ, nguyên vẹn sau khi sử dụng đúng thời gian đã đăng ký. Trường hợp kéo dài thời gian sử dụng phải có văn bản đề nghị và được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.

c) Lưu trữ Bộ kiểm tra tình trạng tài liệu và tiến hành thủ tục hoàn trả về Kho lưu trữ Bộ; hoàn thành Biên bản hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ (theo mẫu tại Phụ lục IV) và ký Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục V) hoặc Sổ đăng ký mượn, hoàn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ không chứa bí mật nhà nước (theo mẫu tại Phụ lục VI).

d) Trường hợp hồ sơ, tài liệu chứa bí mật nhà nước được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và quản lý trên máy tính (có biện pháp bảo mật của Ban Cơ yếu Chính phủ) thì khi sử dụng hoặc mang theo phải được in ra giấy và trình tự, thủ tục thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ giấy.

4. Vận chuyển, giao nhận, bảo quản tài liệu:

Hồ sơ, tài liệu chứa bí mật nhà nước mang ra khỏi nơi lưu trữ phải được chứa, đựng, vận chuyển bằng phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn theo các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

CHƯƠNG V

THU NỘP, BẢO QUẢN, SỬ DỤNG, HỦY TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ CỦA BỘ NGOẠI GIAO

Điều 14. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

1. Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

2. Thu nộp trực tuyến:

Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ Bộ được thực hiện trực tuyến trong trường hợp Lưu trữ Bộ và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao sử dụng chung hệ thống hoặc khác hệ thống nhưng có giải pháp kết nối, bảo đảm an toàn thông tin khi chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống.

3. Thu nộp trực tiếp:

Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào Lưu trữ Bộ được thực hiện trực tiếp trong trường hợp Lưu trữ Bộ và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao sử dụng hệ thống khác nhau nhưng chưa có giải pháp kết nối và bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống.

4. Các đơn vị được cấp tài khoản truy cập vào Hệ thống trước khi đăng ký nộp và thực hiện đăng ký nộp trên Hệ thống bằng tài khoản đã được cung cấp chậm nhất trước một (01) tháng đối với tài liệu đến hạn nộp.

5. Lưu trữ Bộ phối hợp với các đơn vị nộp lưu rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp, thời gian và cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp.

6. Trong trường hợp tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao có chứa bí mật nhà nước, việc lưu giữ, thu, nộp phải thực hiện theo đúng các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định pháp luật liên quan.

Điều 15. Bảo quản tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

1. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

2. Tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao phải được bảo quản an toàn, bảo đảm tính xác thực lâu dài, toàn vẹn về nội dung, khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm và được chuyển đổi phù hợp với sự thay đổi của công nghệ, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về an toàn thông tin, an ninh mạng.

3. Tài liệu lưu trữ số phải được thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số; phân loại, lưu trữ thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

4. Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ số phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ theo quy định pháp luật về lưu trữ số.

Điều 16. Sử dụng tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

1. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

2. Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số Bộ Ngoại giao.

3. Tài liệu lưu trữ số được tạo bản sao để cung cấp cho người sử dụng bằng định dạng số hoặc định dạng giấy.

4. Người dùng chỉ được thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số sau khi được cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống. Thông tin cấp tài khoản gồm: họ và tên, mã công chức/viên chức/người lao động hoặc mã định danh công dân, thư điện tử hoặc số điện thoại liên hệ, chế độ ưu tiên (nếu có), ghi chú khác (nếu có).

Điều 17. Hủy tài liệu lưu trữ số của Bộ Ngoại giao

1. Việc hủy tài liệu lưu trữ số thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

2. Việc hủy tài liệu lưu trữ số được thực hiện khi tài liệu lưu trữ số hết thời hạn lưu trữ hoặc tài liệu lưu trữ số trùng lặp.

3. Các đơn vị rà soát hồ sơ, tài liệu để đề xuất tài liệu lưu trữ số hết giá trị, cần tiêu hủy trên Hệ thống và lập danh mục tài liệu lưu trữ số cần tiêu hủy.

4. Lưu trữ Bộ xem xét, thẩm định danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị, cần tiêu hủy và trình Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phê duyệt.

5. Căn cứ quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị, Lưu trữ Bộ thực hiện thao tác hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ số hết giá trị trên Hệ thống.

6. Khi hủy tài liệu lưu trữ số hết thời hạn lưu trữ, bảo đảm tài liệu lưu trữ số đó không có mối liên kết với tài liệu lưu trữ số khác có thời hạn lưu trữ dài hơn trong cùng Hệ thống.

CHƯƠNG VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 18. Trách nhiệm thi hành

1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Ngoại giao, các Cơ quan đại diện, các cá nhân, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao và các tổ chức, cá nhân có liên quan tới công tác lưu trữ ngành Ngoại giao chịu trách nhiệm thực hiện Thông tư này.

2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Thông tư; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành các quy chế, quy định có liên quan để bảo đảm thực hiện Thông tư.

3. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị, tổ chức, cá nhân kịp thời phản ánh về Văn phòng Bộ để hướng dẫn, giải quyết theo thẩm quyền hoặc tham mưu, báo cáo cấp có thẩm quyền giải quyết.

Điều 19. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.

Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật viện dẫn tại Thông tư này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản quy phạm pháp luật khác thì thực hiện theo quy định tại các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế./.

BỘ TRƯỞNG

(Đã ký)

Bùi Thanh Sơn