QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND TỈNH NGHỆ AN

Số 45/2000/QĐ.UB ngày 21/6/2000 ban hành quy chế

làm việc của văn phòng HĐND - UBND tỉnh Nghệ An

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN

- Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp (sửa đổi) được Quốc hội thông qua ngày 21/6/1994,

- căn cứ Quyết định 27/2000/QĐUB ngày 30/3/2000 của UBND tỉnh ban hành quy chế làm việc của UBND tỉnh;

- Theo đề nghị của Chánh văn phòng HĐND - UBND tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo quyết định này bản quy chế làm việc của văn phòng HĐND - UBND tỉnh.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Những quy định trước đây trái với quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3: Chánh, Phó văn phòng HĐND - UBND tỉnh và toàn thể cán bộ công nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG HĐND - UBND

(Ban hành kèm theo quyết định số 45/2000/QĐUB ngày 21/6/2000 của UBND tỉnh Nghệ An)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Chức năng của văn phòng HĐND - UBND.

Văn phòng HĐND - UBND tỉnh (sau đây gọi chung là văn phòng) là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, giúp việc trực tiếp cho Thường trực HĐND - UBND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh và là cầu nối trong quan hệ công tác giữa Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh với UBND các huyện, thành, thị và các Sở, Ban, ngành đoàn thể cấp tỉnh.

Điều 2: Văn phòng có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, 6 tháng và cả năm của Thường trực HĐND - UBND tỉnh; theo dõi việc thực hiện các chương trình đó.

2. Tổng hợp ý kiến của các cơ sở, huyện, ngành, các thành viên UBND tỉnh để làm báo cáo kiểm điểm sự chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh 6 tháng và cả năm.

3. Tham mưu cho Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND tỉnh trong việc chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về các lĩnh vực kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng, tài nguyên môi trường.

4. Theo dõi, đôn đốc các Sở, ban, ngành các huyện thành, thị chuẩn bị các đề án, tham gia ý kiến về nội dung và thẩm tra các đề án để trình Thường trực HĐND - UBND tỉnh quyết định.

5. Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND tỉnh; Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó ở các Sở, ban, ngành, các huyện, thành phố, thị xã.

6. Soạn thảo các văn bản liên quan đến sự giám sát, chỉ đạo điều hành hàng ngày của Thường trực HĐND - UBND tỉnh.

7. Thực hiện chế độ báo cáo của UBND tỉnh với Chính phủ, Tỉnh ủy, HĐND tỉnh. Đảm bảo cung cấp và xử lý thông tin chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác giám sát, chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND - UBND tỉnh.

8. Đảm bảo các điều kiện vật chất, phương tiện là việc cho hoạt động hàng ngày của đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, Thường trực HĐND, các ban của HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh và của cán bộ, công nhân viên văn phòng.

9. Tổ chức và phục vụ các hoạt động của đoàn đại biểu Quốc hội, các kỳ họp HĐND tỉnh, các phiên họp UBND tỉnh, các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh theo quy định.

10. Quản lý, tổ chức, biên chế cán bộ, tài chính, tài sản được giao; Quản lý công tác bảo mật, văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu của HĐND, UBND tỉnh và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn phòng đối với các Sở, ban, ngành, các huyện, thành phố, thị xã.

Chương II

CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ, CÁC BỘ PHẬN CÔNG TÁC TRONG VĂN PHÒNG

Điều 3: Văn phòng HĐND - UBND tỉnh được tổ chức thống nhất, làm việc theo chế độ Thủ trưởng.

Cơ cấu tổ chức văn phòng gồm có:

1. Chánh văn phòng và các phó văn phòng giúp chánh văn phòng điều hành thực hiện nhiệm vụ của văn phòng.

2. Các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ: Khối tham mưu tổng hợp, phòng hành chính, quản trị, trung tâm lưu trữ.

Điều 4: Chánh văn phòng lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của văn phòng; chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND và UBND tỉnh về toàn bộ hoạt động của văn phòng.

Chánh văn phòng thực hiện quyền hạn và phạm vi giải quyết công việc theo quy định tại điều 5, quy chế làm việc của UBND tỉnh. Chánh văn phòng phụ trách chung và trực tiếp phụ trách về ngân sách - kế hoạch, cơ chế chính sách, khoa học công nghệ, văn xã, công tác tổ chức, thi đua khen thưởng.

Điều 5: Giúp việc cho chánh văn phòng có các phó văn phòng:

1. Phó văn phòng tổng hợp: Giúp chánh văn phòng quản lý điều hành công tác tham mưu tổng hợp và trực tiếp phụ trách các nội dung về quy hoạch, kế hoạch và đầu tư, công nghệ, giao thông vận tải, xây dựng, nông lâm, ngư nghiệp.

2. Phó văn phòng thương mại - dịch vụ: Giúp chánh văn phòng phụ trách công tác tài chính - thuế, ngân hàng, thương mại, du lịch, báo chí, doanh nghiệp ngoài quốc doanh và các đoàn thể quần chúng (trừ Hội cựu chiến binh).

3. Phó văn phòng hành chính - quản trị giúp chánh văn phòng điều hành công tác hành chính - quản trị, trực tiếp phụ trách nhà khách, tin học nội bộ, trung tâm lưu trữ và kiêm phó trưởng ban biên giới tỉnh.

4. Phó văn phòng HĐND - Nội chính: Giúp chánh văn phòng điều hành công tác phục vụ đoàn đại biểu quốc hội ở địa phương, HĐND, thường trực HĐND, các ban của hội đồng nhân dân; trực tiếp phụ trách công tác nội chính, địa giới, tôn giáo, đối ngoại và Hội cựu chiến binh.

Điều 6: Các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ:

1. Khối tham mưu tổng hợp: Có nhiệm vụ tham mưu, giúp thường trực HĐND - UBND tỉnh và lãnh đạo văn phòng theo dõi các lĩnh vực công tác phù hợp với nhiệm vụ của HĐND và UBND tỉnh. Các chuyên viên tham mưu tổng hợp được tổ chức theo dõi các tổ, bộ phận để theo dõi các lĩnh vực chuyên ngành.

a. Bộ phận nông nghiệp theo dõi các ngành và lĩnh vực: Nông nghiệp và PTNT, thủy sản, địa chính, đất nông thôn, khí tượng thủy văn, định canh, định cư, kinh tế mới, kiểm lâm và thực hiện quan hệ phối hợp với Hội nông dân.

b. Bộ phận công nghiệp - xây dựng cơ bản, theo dõi các ngành và lĩnh vực: Công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, xây dựng cơ bản, giao thông vận tải, điện lực, bưu điện, quy hoạch đô thị, đất đô thị, các HTX và doanh nghiệp (kể cả các doanh nghiệp ngoài quốc doanh).

c. Bộ phận tài mẫu, theo dõi các ngành và lĩnh vực: Tài chính - Vật giá, Thuế ngân hàng, Kho bạc, bảo hiểm, Thương mại, Du lịch, Quản lý thị trường, hải quan, dân tộc - miền núi và thực hiện mối quan hệ phối hợp với Liên đoàn lao động.

d. Bộ phận văn xã, theo dõi các ngành và lĩnh vực: Giáo dục - đào tạo, văn hóa thông tin, y tế, thể dục thể thao, dân số kế hoạch hóa gia đình, bảo vệ và chăm sóc trẻ em. Lao động - TBXH, phát thanh truyền hình, trường chính trị, ban vì sự tiến bộ của phụ nữ và thực hiện quan hệ phối hợp với UBMT tổ quốc, đoàn thanh niên, Hội liên hiệp phụ nữ.

đ. Bộ phận nội chính, theo dõi các ngành và lĩnh vực: Quân sự, bộ đội biên phòng, công an, thanh tra, Tư pháp, Viện kiểm sát, Tòa án, Tiếp dân, giải quyết khiếu nại - tố cáo, chống tham nhũng, buôn lậu và thực hiện quan hệ phối hợp với Hội cựu chiến binh.

g. Bộ phận thi đua, tham mưu theo dõi về công tác thi đua, khen thưởng ở các sở, ngành, các huyện, thành phố, thị xã.

h. Bộ phận tổng hợp - cơ chế chính sách: Thu nhập, xử lý thông tin, làm các báo cáo tổng hợp định kỳ và các văn bản, báo cáo đột xuất của UBND tỉnh; xây dựng chương trình công tác (tháng, năm) của UBND tỉnh; chủ trì, phối hợp với các bộ phận chuyên viên khác trong văn phòng và các sở, ngành nghiên cứu, tổng hợp, đề xuất các cơ chế, chính sách theo yêu cầu chỉ đạo của UBND tính và Chánh văn phòng; theo dõi và tổ chức kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND tỉnh tại các ngành, các cấp; trực tiếp theo dõi một số ngành và lĩnh vực; quy hoạch, kế hoạch - đầu tư, thống kê, đối ngoại, tổ chức chính quyền, khoa học công nghệ và môi trường.

i. Tổ thư ký giúp việc HĐND tỉnh: Do thường trực HĐND và phó văn phòng phụ trách thống nhất phân công, lập quy chế phối hợp quản lý cán bộ, thực hiện nhiệm vụ tham mưu, phục vụ hoạt động của thường trực HĐND tỉnh, các ban của HĐND tỉnh.

k. Thư ký Chủ tịch HĐND và thư ký Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp giúp việc và thực hiện các yêu cầu, nhiệm vụ do Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND tỉnh giao.

l. Thư ký đoàn đại biểu quốc hội tỉnh: Trực tiếp giúp việc cho đồng chí trưởng đoàn và phục vụ hoạt động của đoàn đại biểu quốc hội tỉnh theo quy định tại điều 48 quy chế hoạt động của đại biểu quốc hội và đoàn đại biểu quốc hội.

m. Chuyên viên Ban biên giới: Theo dõi và tham mưu về công tác biên giới; quản lý lưu trữ hồ sơ về biên giới quốc gia phạm vi tỉnh.

Các chương trình mục tiêu quốc gia; các hội ngành, nghề thuộc ngành khối nào thì chuyên viên được phân công theo dõi các chương trình, các ngành, khối đó trực tiếp theo dõi.

2. Phòng hành chính - tổ chức: Có nhiệm vụ tiếp nhận công văn, tài liệu, phân phối, theo dõi quá trình giải quyết công văn; đánh máy, in ấn công văn tài liệu, phát hành công văn và quản lý hồ sơ, sổ sách tài liệu của văn phòng (kể cả tài liệu mật); quản lý việc sử dụng mạng tin học nội bộ; theo dõi, tham mưu công tác thi đua khen thưởng tổ chức cán bộ của cơ quan văn phòng.

3. Phòng quản trị: Có nhiệm vụ quản trị, quản lý tài chính, tài sản cơ quan như: kinh phí, vật tư, văn phòng phẩm, phương tiện đi lại, tiếp tân phục vụ, bảo vệ cơ quan.

Các phòng: hành chính, quản trị chịu sự quản lý trực tiếp của phó văn phòng hành chính - quản trị; mỗi phòng có một trưởng phòng phụ trách chung, điều hành các hoạt động của phòng. Quy chế làm việc và mối quan hệ giữa các trưởng phòng và cán bộ CNV các phòng sẽ có quy định riêng.

4. Trung tâm lưu trữ: Có chức năng giúp Chánh văn phòng UBND tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh, đồng thời trực tiếp bảo quản kho lưu trữ trung tâm.

Trung tâm lưu trữ chịu sự quản lý trực tiếp của Phó văn phòng hành chính - quản trị do Giám đốc phụ trách chung để điều hành các hoạt động của Trung tâm.

Nhiệm vụ, quyền hạn, chế độ bảo quản, sử dụng tài liệu của Trung tâm lưu trữ thực hiện theo quy định tại quyết định số 28/1999/QĐUB/HC ngày 12/4/1999 của UBND tỉnh về thành lập Trung tâm lưu trữ tỉnh.

Điều 7: Các ban: Tôn giáo, chính quyền, giải quyết tranh chấp đất đai là những ban chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh, có quan hệ trực tiếp với văn phòng. Những vấn đề các ban trước khi trình UBND tỉnh đều phải thông qua Chánh văn phòng. Chuyên viên của các ban chịu sự song trùng lãnh đạo: Của trưởng Ban và của Chánh văn phòng.

Ban biên giới chịu sự lãnh đạo trực tiếp của đồng chí Chủ tịch UBND tỉnh, kiêm Trưởng ban biên giới tỉnh. Đồng chí Phó văn phòng, kiêm Phó ban biên giới tỉnh có nhiệm vụ giúp đồng chí trưởng ban trong việc phối hợp các ngành liên quan và các huyện có biên giới xử lý các vấn đề biên giới theo sự chỉ đạo của Ban biên giới Chính phủ và các thỏa thuận giữa 2 nước, 2 tỉnh có chung biên giới.

Chương III

MỐI QUAN HỆ VÀ LỀ LỐI LÀM VIỆC

CỦA VĂN PHÒNG HĐND - UBND TỈNH.

Điều 8: Mọi cán bộ, công chức văn phòng phải thực hiện tốt các công việc do mình phụ trách chịu trách nhiệm cá nhân về những công việc do mình tham mưu và chịu sự quản lý thống nhất của Chánh văn phòng.

1. Cán bộ, chuyên viên tham mưu tổng hợp hàng ngày khi có yêu cầu làm việc trực tiếp với Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND tỉnh phải thông qua Chánh văn phòng hoặc Phó văn phòng phụ trách khối.

2. Chuyên viên các bộ phận chịu trách nhiệm tham mưu các vấn đề thuộc ngành, khối mình theo dõi; không làm chức năng của bộ phận khác, không giải quyết sai kênh, vượt cấp, phá thẩm quyền, những vấn đề có liên quan, chuyên viên các bộ phận phải nêu cao tinh thần trách nhiệm để phối hợp tham mưu giải quyết. Việc xử lý các vấn đề liên quan đến nhiều ngành phải qua ý kiến chánh văn phòng (hoặc phó văn phòng phụ trách khối).

3. Trong trường hợp chuyên viên vận hành đi công tác hoặc vắng thì Chánh, Phó văn phòng trực tiếp trình Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch phụ trách khối để giải quyết hoặc phân cho chuyên viên khác xử lý đối với những công việc cần giải quyết gấp.

4. Đối với phòng hành chính, Phòng quản trị và Trung tâm lưu trữ do Phó văn phòng phụ trách, thường xuyên báo cáo Chánh văn phòng những vấn đề thuộc chủ trương để thống nhất giải quyết.

Điều 9: Các chế độ phục vụ hậu cần: văn thư, đánh máy, hội họp, tiếp khách, phương tiện đi lại, sử dụng tài sản, chi tiêu trong văn phòng đều do chánh văn phòng điều hành và quyết định. Khi chưa có ý kiến của lãnh đạo văn phòng, chuyên viên không được trực tiếp giải quyết các yêu cầu trên. Việc tiếp đón các đoàn khách đều phải tập trung đầu mối về Phó văn phòng phụ trách hành chính quản trị nhằm thống nhất chế độ phục vụ.

Điều 10: Về xây dựng chương trình công tác.

1. Chương trình công tác tháng: hàng tháng, từ ngày 25, các bộ phận chuyên viên dự kiến công trình công tác tháng sau (thuộc các ngành và lĩnh vực theo dõi) thông qua chủ tịch hoặc phó chủ tịch phụ trách khối, sau đó chuyển cho bộ phận tổng hợp sắp xếp xử lý, tổng hợp thành chương trình công tác tháng sau của UBNd tỉnh. Chương trình này được xây dựng phù hợp với chương trình công tác của Tỉnh ủy và được phát hành chậm nhất trước ba ngày cuối tháng.

Các nội dung công việc hoặc các cuộc họp, Hội nghị phát sinh sau khi chương trình công tác đã thông báo, do các bộ phận tự sắp xếp, nhưng phải báo cáo với Phó văn phòng phụ trách hành chính quản trị biết. Văn phòng không điều chỉnh chương trình công tác đã định.

2. Chương trình công tác năm: từ tháng 11 hàng năm. các bộ phận chuyên viên phác thảo định hướng, đồng thời đôn đốc các sở, ngành thuộc khối mình theo dõi gửi về văn phòng những trọng tâm công tác năm sau của khối. Trên cơ sở đó, bộ phận tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp, xây dựng chương trình công tác năm sau của UBND tỉnh, trình UBND tỉnh thông qua và Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành. Văn phòng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc việc thực hiện công tác theo đúng quy chế làm việc của UBND tỉnh.

Điều 11: Quy trình tiếp nhận và chuyển giao văn bản.

1. Văn thư của văn phòng là đầu mối tiếp nhận toàn bộ văn bản, tài liệu gửi đến Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh, Chánh, phó văn phòng và các bộ phận trong văn phòng.

2. Thư ký Chủ tịch HĐND, thư ký Chủ tịch UBND và chuyên viên văn phòng khi nhận được những văn bản do Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND, Chánh, Phó văn phòng chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các cơ quan, cá nhân ngoài văn phòng đều phải chuyển cho văn thư để tiếp thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình xử lý văn bản chung của văn phòng.

3. Văn thư khi tiếp nhận công văn đến phải kiểm tra địa chỉ gửi văn bản, so sánh số công văn trong và ngoài bì, kiểm tra dấu, số, ngày tháng, đóng dấu "công văn đến" trên góc phía trái hay dưới phần trích yếu của trang đầu văn bản đến rồi chuyển cho Chánh văn phòng xử lý.

4. Đối với những bì công văn thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật, gửi đích danh, văn thư không bóc mà chỉ đăng ký vào sổ và chuyển thẳng cho người có tên hoặc có trách nhiệm xử lý.

5. Chánh văn phòng có trách nhiệm tổ chức phân loại văn bản đến và giao văn thư chuyển cho thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND, các cán bộ, chuyên viên và đơn vị trong văn phòng để xử lý, giải quyết, đồng thời cập nhật vào máy tính để theo dõi quản lý.

6. Những văn bản gửi đến văn phòng không đúng thủ tục hành chính (trình vượt cấp, quý đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày tháng...) Chánh văn phòng chuyển lại cho văn thư để vào sổ công văn rồi lại trả lại ngay cho nơi gửi kèm theo "Phiếu gửi lại công văn", trong đó nêu rõ lý do gửi trả lại.

Điều 12: Quy trình xử lý văn bản.

1. Khi nhận được văn bản do lãnh đạo văn phòng chuyển đến, chuyên viên có trách nhiệm xử lý đúng chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền được giao, đúng trình tự và thời gian quy định.

a. Đối với những văn bản, đề án trình thường trực HĐND tỉnh, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND đã đủ thủ tục, chuyên viên theo dõi thẩm tra, lập "Phiếu trình giải quyết định công việc" kèm theo hồ sơ trình thường trực HĐND, chủ tịch, các phó chủ tịch UBND tỉnh giải quyết.

b. Đối với những văn bản, đề án trình thường trực HĐND, Chủ tịch, các phó Chủ tịch UBND tỉnh có nội dung chưa rõ ràng hoặc còn có những ý kiến khác nhau trong thời gian không quá 2 ngày sau khi nhận được văn bản, chuyên viên theo dõi xin ý kiến chánh văn phòng hoặc phó văn phòng phụ trách khối yêu cầu cá nhân, cơ quan gửi văn bản, đề án phải giải trình, bổ sung đủ hồ sơ để xử lý trước khi lập phiếu trình Thường trực HĐND, Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch UBND tỉnh quyết định, Thời gian cho việc giải trình, bổ sung hồ sơ để xử lý là 03 ngày, tối đa không quá 5 ngày.

c. Đối với những văn bản, đề án trình Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch HĐND tỉnh có nội dung liên quan đến nhiều chuyên viên, thì chuyên viên chịu trách nhiệm chính, phải trực tiếp trao đổi lấy ý kiến tham gia của các chuyên viên liên quan trước khi trình.

2. Chánh văn phòng (hoặc Phó văn phòng phụ trách khối) phải có ý kiến vào phiếu trình, ký tắt vào các dự thảo văn bản trước khi trình Thường trực HĐND tỉnh, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh. Lãnh đạo văn phòng không duyệt trình hoặc ký các văn bản do các chuyên viên, đơn vị trình, xử lý không đúng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.

3. Sau khi nhận được văn bản, hồ sơ đúng thủ tục kèm theo "Phiếu trình giải quyết công việc" do chuyên viên văn phòng trực tiếp trình chậm nhất là 3 ngày thường trực HĐND, Chủ tịch (hoặc Phó chủ tịch UBND tỉnh có ý kiến giải quyết) vào phiếu trình và chuyển lại cho chuyên viên văn phòng. Căn cứ ý kiến giải quyết tại phiếu trình, chuyên viên theo dõi thực hiện những công việc tiếp theo (như sửa chữa, chỉnh lý văn bản để trình Chủ tịch, các Phó chủ tịch ký ban hành; chuyển văn bản cho Chánh, Phó văn phòng ký thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh; xin ý kiến thêm các chuyên gia, các ngành, chuyển trả hồ sơ trình cho cá nhân, đơn vị trình thông qua văn thư văn phòng...).

4. Đề nghị Thường trực HĐND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh không giải quyết những văn bản do các cá nhân, đơn vị ngoài văn phòng trực tiếp trình. trường hợp cần thiết có sự báo cáo trực tiếp của cơ sở thì do từng đồng chí thuộc các chức danh trên chỉ định và phải báo cáo với Chánh văn phòng hoặc Phó văn phòng phụ trách khối.

5. Trong quá trình xử lý, giải quyết công việc, chuyên viên văn phòng không được để cho người khác biết, nội dung ý kiến của Chủ tịch, các Phó chủ tịch ghi trên phiếu trình trước khi chuyển đến đơn vị trình; quản lý hồ sơ, tài liệu và giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi, xử lý theo đúng quy định.

Điều 13: Quy trình ban hành và quản lý văn bản.

1. Trình tự, thủ tục ban hành các văn bản quy phạm pháp luật của Chủ tịch UBND tỉnh phải tuân thủ theo quy định tại quyết định số 1588/QĐUB ngày 29/4/1997 của UBND tỉnh và quy định tại chương IV quy chế làm việc của UBND tỉnh ban hành kèm theo quyết định số 27/2000/QĐUB ngày 30/3/2000 của UBND tỉnh.

a. Các chuyên viên, theo phần hành công việc được giao có nhiệm vụ thể chế hoá các nội dung đã được UBND tỉnh quyết định tại các phiên họp tập thể ủy ban; ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh (hoặc các Phó chủ tịch) về các vấn đề liên quan bằng những văn bản quy phạm pháp luật hoặc các văn bản khác.

b. Đối với những văn bản do UBND tỉnh ban hành nhưng giao cho các Sở, ngành soạn thảo trước khi trình ký phải qua thẩm định của các bộ phận chuyên viên và phải được Chánh văn phòng hoặc Phó chánh văn phòng ký duyệt trình.

c. Các văn bản liên quan đến ngân sách tài chính do Chánh văn phòng kiểm tra trước lúc trình ký.

d. Các văn bản, thủ tục cử người đi nước ngoài thuộc UBND tỉnh quản lý do các bộ phận chuyên viên liên quan báo cáo, Phó văn phòng phụ trách nội chính - đối ngoại để xem xét, trình ký.

2. Văn bản xử lý công việc của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh và của văn phòng được tập trung vào một đầu mối là văn thư để làm thủ tục phát hành.

a. Các văn bản phát hành phải đảm bảo đúng quy định về hình thức, thể thức và mẫu trình bày văn bản của Chính phủ.

b. Văn thư Chính phủ quan trực tiếp nhận và có trách nhiệm phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định, sạch sẽ, không tẩy xóa, sửa chữa và phải kiểm tra thể thực văn bản, đăng ký số, ngày, tháng của văn bản trước khi chuyển bộ phận đánh máy nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu.

c. Khi ban hành văn bản, văn thư đồng thời chuyển văn bản vào mạng vi tính của văn phòng để theo dõi, quản lý. Văn bản chỉ gửi các cơ quan, cá nhân có tên trong mục "Nơi nhận"; văn thư lưu bản gốc, chuyên viên soạn thảo văn bản lưu một bản để theo dõi quá trình thực hiện; một bản đính kèm hồ sơ công việc để nộp lưu trữ theo quy định.

Điều 14: Chế độ thông tin báo cáo:

1. Các chuyên viên văn phòng theo phần hành công việc, được phân công có nhiệm vụ theo dõi đôn đốc các Sở, ban, ngành UBND các huyện, thành phố, thị xã gửi báo cáo định kỳ và đột xuất lên UBND tỉnh (theo quy định tại quy chế làm việc của UBND tỉnh).

Bộ phận tổng hợp định kỳ 3 tháng một lần tổng hợp tình hình chế đột thực hiện chế độ thông tin báo cáo, báo cáo chánh văn phòng và Chủ tịch UBND tỉnh.

2. Hàng tuần và hàng tháng chuyên viên phải nắm và báo cáo tình hình công tác trong tuần, trong tháng thuộc ngành và lĩnh vực theo dõi, đề xuất, kiến nghị (nếu có) cho Chánh văn phòng để tổng hợp báo cáo Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh xử lý, giải quyết.

3. Chuyên viên văn phòng được cung cấp các loại văn bản cần thiết về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, một số báo cáo, tạp chí có liên quan trực tiếp đến phần hành công việc được giao.

Điều 15: Chế độ Hội họp, chuyên viên văn phòng được tham dự các Hội nghị thuộc ngành, lĩnh vực theo dõi, ngoài ra có thể được mời dự:

1. các phiên họp của Thường vụ tỉnh ủy, UBND tỉnh khi bàn các nội dung có liên quan.

2. Các kỳ họp của HĐND tỉnh (do nội quy kỳ họp quy định).

3. Bộ phận chuyên viên tổng hợp được mời dự tất cả các Hội nghị để theo dõi và tổng hợp thông tin.

Điều 16: Chế độ đi công tác:

1. Khi Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh đi họp, hoặc đi thăm, làm việc với các Sở, ban, ngành đoàn thể, các huyện, thành phố, thị xã hoặc đi cơ sở, văn phòng bố trí đồng chí Chánh văn phòng (hoặc phó văn phòng) và chuyên viên phần hành liên quan cùng đi.

2. Nội dung, thành phần và thời gian làm việc do đồng chí chủ trì quyết định tùy nội dung và yêu cầu công tác mà có hình thức tổ chức chuyến đi thích hợp, đảm bảo thiết thực và tiết kiệm.

3. Trường hợp bộ phận chuyên viên có người đi công tác (hoặc nghỉ có lý do), đồng chí khác trong bộ phận có trách nhiệm xử lý công việc thay (nếu là công việc cấp bách); nếu cả bộ phận đi vắng thì Chánh văn phòng hoặc Phó văn phòng phụ trách khối quyết định việc phân công xử lý qua bộ phận chuyên viên khác.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 17: Việc phân công trách nhiệm và quy chế quản lý, hoạt động của các đơn vị nội dịch do Chánh, phó văn phòng quy định.

Điều 18: Chánh văn phòng HĐND - UBND có trách nhiệm quán triệt và thực hiện quy chế này đến toàn thể cán bộ, công nhân viên văn phòng.

Thực hiện quy chế là một trong những tiêu chuẩn được đánh giá kết quả công tác từng cá nhân, đơn vị trong văn phòng theo định kỳ 6 tháng và cả năm.