従業員スケジューリングソフトウェア
従業員スケジューリングソフトウェア、勤務表作成ソフトウェア (英: employee scheduling software)は、スケジュールの作成と維持のプロセスを自動化します。従業員のスケジューリングを自動化すると、生産性が向上し、1時間ごとの従業員を抱える組織がスケジュール以外のアクティビティにリソースを再割り当てできるようになります。このようなソフトウェアは通常、休暇時間、病欠時間、補償時間を追跡し、競合が発生したときにアラートを出します。 スケジューリングデータは時間の経過とともに蓄積されるため、給与計算や過去の活動の分析のために抽出される場合があります。従業員スケジューリングソフトウェアは、最適化の決定を行う場合と行わない場合がありますが、タスクを管理および調整します。  今日の従業員スケジューリングソフトウェアには、多くの場合、モバイルアプリケーションが含まれています。モバイルスケジューリングにより、スケジューリングの生産性がさらに向上し、非効率的なスケジューリング手順が排除されました。 また、応募者の追跡とオンボーディング、時間と出席、残業の自動制限などの機能が含まれる場合もあります。このような機能は、従業員の定着、労働法の遵守、その他の労働力管理の課題などの問題を抱える組織を支援することができます。
従業員の勤務表作成問題の理論的基盤は、 NP困難であるナーススケジューリング問題として表すことができます。問題の理論的な複雑さは、さまざまなソフトウェアソリューションの開発における重要な要素です。これは、システムが作業可能なさまざまな形式のスケジュールを考慮し、従業員を正しいスケジュールに割り当てる必要があるためです。 最終的に、スケジューリングの最適化はコストを最小限に抑えることですが、ソフトウェアに完全に依存するのではなく、管理者からの相互アプローチが必要になることもよくあります。
従業員のスケジュールを設定する前は、ソフトウェア会社は従業員の時間と勤務スケジュールを追跡するために物理的な媒体を使用していました。これにより、80年代以降にコンピュータプログラムやソフトウェアと互換性のあるデータストレージフォームが生まれました。ただし、これらのフォームは実際に従業員をスケジュールすることはなく、従業員の勤務週、時間、および以前の勤務スケジュールを追跡するだけでした。その後、これは従業員スケジューリングソフトウェアのアイデアに道を譲りました。これは、従業員の勤務履歴を保存および追跡し、実際に従業員の勤務週をスケジュールする包括的なシステムです。
自動化された従業員のスケジューリングと従業員の時間の管理の最も初期の形式はパンチカードでした。バジル・ブションによって最初に作成されたアイデアは、1725年に紙テープに穴を開けることによって織機の制御を開発しました。ハーマンホレリスはデザインを改善しました。  IBMは、1950年代後半に電子コンピューターに拡大した後でも、パンチカードを作成、並べ替え、および集計するためのさまざまなユニットレコードマシンを製造および販売していました。 IBMは、パンチカード技術をビジネスデータ処理用の強力なツールに発展させ、汎用ユニットレコードマシンの広範なラインを製造しました。
1960年代に、パンチカードは、データを磁気テープで保存するための主要な手段として徐々に置き換えられ、より優れた、より高性能なコンピューターが利用できるようになりました。 Mohawk Data Sciencesは1965年に磁気テープエンコーダーを発表しました。これはキーパンチの代替品として販売され、ある程度成功しましたが、低コストの磁気ディスクストレージと組み合わせた1980年代半ばまで、データ入力とプログラミングにはパンチカードが一般的に使用されていました。安価なミニコンピューター上の手頃な価格のインタラクティブ端末は、この役割でもパンチカードを時代遅れにしました。 ただし、それらの影響は、多くの標準的な規則やファイル形式を通じて存続します。
2010年代には、モバイルデバイスの幅広い採用と、世界中での3G、4G、および5Gネットワークの台頭により、スケジューリングのタスクに異なるアプローチをとることが可能になりました。過去10年間で、多くのソフトウェアソリューションが生まれ、ビジネスオーナーやマネージャーの生活がより簡単になり、負担が軽減されました。
ソリューションの最初の波は、中小企業の所有者がより合理化された方法で従業員とのスケジュール、管理、およびコミュニケーションを行うのに役立ちました。新しいソリューションの方法は、機械学習を活用してさらに一歩進んでおり、さらに新しいクラウドテクノロジーに基づいて構築されています。労働力管理における自動化とインテリジェントな名簿の必要性は、社会がギグ経済に向かうにつれて成長し続けるでしょう。
アルゴリズムは、誰が働いているかだけでなく、労働者に必要な特定の仕事やタスクも決定するために、従業員スケジューリングソフトウェア内で使用されます。システムは引き続き監視する必要があり、詳細の割り当てに関するその他の問題は手動で実行されます。 名簿の問題とモデルのコンテキスト内で、違いを解決するための3つの主な要因があります。休日のスケジュールと作業ラインの構築とタスクの割り当ての統合、名簿の構築、および需要の種類です。 したがって、これらの複雑さにより、すべての職場で、独自のルール、問題、およびニーズのセットに基づいて従業員スケジューリングソフトウェアを最適化する必要があります。 さらに、コストを最小限に抑え、従業員の好みを満たし、シフトを従業員間で公平に分配し、すべての職場の制約を満たす最適なソリューションを決定することは困難です。多くの組織では、名簿の作成に携わる人々は、高レベルの従業員満足度を達成しながら、適切な従業員を適切なタイミングとコストで提供するための意思決定支援ツールを必要としています。 作業環境は絶えず変化するため、ニーズや要求に応じて柔軟性を持たせるために、新しいモデルとアルゴリズムを作成する必要があります。たとえば、総労働力の増加など、多数の新入社員が採用された場合、そのような変更を可能にするために、スケジューリングソフトウェアを更新する必要が生じる可能性があります。
従業員スケジューリングソフトウェアは、それ自体で必ずしもビジネス慣行を改善するわけではありませんが、通常は面倒なビジネス管理を自動化します。また、従業員の関与、従業員の定着 、人件費の削減など、間接的にビジネスの側面にプラスの影響を与える可能性があります。このソフトウェアは、管理者に大量のデータを提供することにより、管理者が意思決定を行うのを支援し、可能な限り多くの制約に適合する作業スケジュールを自動的に作成できます。 また、ソフトウェアは、 ERPパッケージまたは他の人事管理システムの一部である可能性があります。
機能はソフトウェアベンダーによって異なりますが、一般的な機能には次のものがあります。
従業員がシフトを交換できるようにします。
給与および/または管理会計ソフトウェアへのインターフェース
割り当てられていないシフトを簡単に識別する機能。
請求と給与のレポートを作成する機能。
自動化とデータ収集のタスクを管理します。
現代の職場がより複雑になるにつれて、より個人主義的な好みに応えるために、名簿をより柔軟にする必要がある可能性があります。 人工知能はまた、ソフトウェアのスケジューリングにおいてより大きな役割を果たしているように見え、問題を修正するために管理者による監視が少なくて済みます。