Dominando a Organização Pessoal: Ferramentas
Tags: productivity, organization, habits, career
Published: 2020-04-14 17:40:14

_Photo por Estée Janssens no Unsplash_

Já falamos um pouco mais sobre organização pessoal no [primeiro artigo da série](https://dev.to/khaosdoctor/o-guia-definitivo-da-organizacao-pessoal-parte-1-44ea), lá tivemos um contato inicial com a minha história para organização pessoal e falamos um pouco das motivações em se organizar. Agora chegou a hora de falar em **como** se organizar!

Neste artigo, vamos cobrir (por cima) uma série de metodologias e também itens importantes para serem organizados e como podemos fazer isto de forma eficiente.

> **Importante:** Acredito que não seja necessário dizer que este é um artigo que expressa opiniões pessoais e descreve várias metodologias, não é necessário que você siga a risca uma ou todas elas, você pode tirar um pouco de cada e montar o que funciona melhor para **você**.

Como o artigo é um pouco grande, vou deixar um pequeno sumário para você poder se localizar!

# Sumário

<!-- @import "[TOC]" {cmd="toc" depthFrom=1 depthTo=6 orderedList=false} -->

<!-- code_chunk_output -->

- [Sumário](#sumário)
- [Mas organizar o que?](#mas-organizar-o-que)
  - [Agenda](#agenda)
    - [Ferramentas](#ferramentas)
    - [Organizando a agenda](#organizando-a-agenda)
      - [Tenha uma agenda diferente para cada atividade](#tenha-uma-agenda-diferente-para-cada-atividade)
      - [Adicione um pouco de cor](#adicione-um-pouco-de-cor)
      - [Vá além da tarefa](#vá-além-da-tarefa)
      - [Imprevistos acontecem](#imprevistos-acontecem)
      - [Enxergue mais longe](#enxergue-mais-longe)
      - [Não existe agendamento ruim](#não-existe-agendamento-ruim)
      - [Agende seu tempo livre](#agende-seu-tempo-livre)
      - [Seja sensato com horários](#seja-sensato-com-horários)
      - [Focus time](#focus-time)
      - [Procure ferramentas que te ajudem](#procure-ferramentas-que-te-ajudem)
      - [Entenda o seu tempo](#entenda-o-seu-tempo)
  - [E-mails](#e-mails)
    - [Inbox Zero](#inbox-zero)
      - [Agende seu inbox zero](#agende-seu-inbox-zero)
      - [E-mail são tarefas](#e-mail-são-tarefas)
  - [Tarefas](#tarefas)
    - [Escolhendo sua ferramenta](#escolhendo-sua-ferramenta)
    - [Pequenas dicas](#pequenas-dicas)
      - [Você tem um limite](#você-tem-um-limite)
      - [Medir o tempo](#medir-o-tempo)
      - [Quanto mais descrito melhor](#quanto-mais-descrito-melhor)
      - [Dividir e conquistar](#dividir-e-conquistar)
  - [Notas e qualquer outra coisa](#notas-e-qualquer-outra-coisa)
    - [__Github__](#__githubhttpsgithubcom__)
      - [Google Keep](#google-keephttpskeepgooglecom)
    - [__Notion__](#__notionhttpsnotionso__)
      - [Notes nativos](#notes-nativos)
- [Conclusão](#conclusão)

<!-- /code_chunk_output -->


# Mas organizar o que?

Estamos sempre falando _"Ah, nós precisamos nos organizar"_, mas __o que__ precisa ser organizado? A sua vida. Certo... Mas o que compõe a nossa vida?

Isso vai variar de pessoa para pessoa, mas experimente fazer um exercício de reflexão interessante: Sente (ou fique em pé) e liste todas as coisas que você geralmente faz durante um dia inteiro, depois disso, tente listar com o que você interage para realizar tal tarefa, por exemplo:

- Responder e-mails (_a interação aqui seria com o e-mail_)
- Arrumar o calendário (_A interação aqui seria com a agenda_)
- Pagar contas (_As contas seriam a interação_)

E assim por diante...

Você perceberá que, em geral, uma pessoa não precisa organizar mais do que três coisas: e-mails, Agenda e Tarefas. Porém é importante dizer que dentro destes itens podemos ter uma série de categorias distintas onde podemos criar outros itens que devem ser tratados de forma diferente, por exemplo, eu estou constantemente envolvido com eventos, artigos, publicações e código, portanto as ferramentas que eu mais uso são a agenda, e-mails e editores de texto. Mas não posso somente categorizar tudo como um evento dentro da agenda, eu tenho diversas categorias que precisam ser tratadas de formas diferentes.

Desta forma eu prefiro dizer que os itens que precisam ser organizados são:

- E-mails
- Notas e documentos
- Agenda
  - Eventos presenciais
  - Eventos online
  - Trabalhos externos (freelas)
  - Tarefas diárias
    - Pessoais
    - Do trabalho
  - Pagamentos de contas
  - Compromissos pessoais
  - Tempos de descanso
    - Lazer
    - Hobbies
    - Tempo neutro (_free time_)

Então chegamos na maior polêmica da agenda: Devemos organizar o nosso tempo de lazer? __Sim!__ Ele é um tempo livre como qualquer outro, vamos falar mais sobre isso nos parágrafos a seguir, mas a ideia é que sua agenda não possua slots "vazios", tudo deve ser ocupado com algo que você gostaria de fazer.

E ai temos outro questionamento super válido: _Mas se eu planejar meu tempo de lazer ele deixa de ser um tempo de lazer?_

E por que deixaria? Só porque você colocou seu tempo livre na agenda para fazer o que você quiser, não significa que você está metódicamente transformando ele em um tempo formal de trabalho que deve ser cumprido a risca.

Veja bem, a ideia de organização pessoal não é válida somente para tarefas de trabalho, é justamente o oposto, organização pessoal é tomar o controle do seu tempo de forma que você saiba exatamente como aproveitá-lo da melhor forma possível, ou seja, __tudo__ deve estar contido na sua organização pessoal, você só consegue tomar o controle do seu tempo se __tudo__ que ele contem está sendo planejado, se não você vai ter brechas de planejamento e isso vai impactar na sua vida.

Vamos dissecar estes tópicos mais importantes.

## Agenda

A agenda é a sua melhor amiga na organização pessoal, lembre-se do maior lema da organização:

> __Se não está na agenda, não existe__

Você só não pode esquecer de adicionar algo na agenda, porque se não você vai ter um número crescente de coisas que "não existem" e frequentemente vai esquecer alguma coisa, fazendo parecer que está sendo desorganizado ou que a metodologia que você está utilizando não está funcionando, mas não é nada disso, é tudo uma questão de hábitos, vamos falar deles um pouco mais a frente.

### Ferramentas

O trabalho é tão bom quanto a ferramenta que você tem para realizá-lo, portanto, vamos falar um pouco das ferramentas de agendamento que temos disponíveis para nós:

- [Google Calendar](https://calendar.google.com): Essa é a minha escolha por uma questão de praticidade, o Calendar já vem integrado com as contas de e-mails do Gmail (que eu utilizo como conta principal), portanto é bastante cômodo utilizá-la
- [Outlook Calendar](https://office.live.com/start/Calendar.aspx): Exatamente a mesma coisa do Google Calendar para usuários de e-mails do [Outlook](https://docs.microsoft.com/office/client-developer/outlook/outlook-home?WT.mc_id=blog-devto-ludossan) como principal conta de e-mail
- [Apple Calendar](https://www.icloud.com/calendar): Novamente, exatamente a mesma coisa para usuários de contas da Apple como contas de e-mails principais

Nesta ferramenta eu realmente recomendo que você se atenha a uma destas três por alguns motivos:

- Todas são atreladas a uma conta de e-mail, o que torna mais fácil o gerenciamento, lembre-se: tente manter sempre o __menor__ número possível de ferramentas em uso
- Elas são todas sincronizadas em nuvem, portanto é muito difícil você perder algum dos seus dados e, além disso, é muito mais fácil migrar de um dispositivo para o outro
- Todos tem clientes web

E chegamos ao ponto mais importante: __Todas as agendas citadas suportam a importação de agendas externas__. Isso é importante porque, na maioria das vezes, você vai ter uma agenda pessoal e uma agenda de trabalho – inclusive eu recomendo que você tenha uma agenda para cada tipo de tarefa que você faz – e é importante que __você centralize todas as suas agendas em um único lugar__, isso torna mais fácil o gerenciamento desde que as agendas sejam __sincronizadas__, ou seja, a alteração, por exemplo, da minha agenda de trabalho a partir da minha agenda pessoal propague a mudança para a agenda original. Ficou complicado de entender, não é? Vamos de exemplos:

> Se eu alterar um evento da minha agenda de trabalho a partir da minha agenda pessoal, por exemplo, da minha agenda pessoal eu altero meu RSVP de "sim" para "não" em uma reunião de trabalho. Esta alteração deve ser propagada para a agenda de trabalho onde o evento deve dizer que não estarei mais presente.

Isso é possível porque a maioria das agendas usa o protocolo [CalDAV](https://pt.wikipedia.org/wiki/CalDAV), que essencialmente é um protocolo de comunicação padrão para agendas remotas.

Se você não está feliz com as exibições padrão da sua agenda escolhida você sempre pode baixar um client que pode modificar e até incluir outras opções e funcionalidades para você, por exemplo, se você não gosta de acessar via web, o [Outlook](https://docs.microsoft.com/microsoft-365/admin/misc/set-up-outlook-to-read-email?view=o365-worldwide&WT.mc_id=blog-devto-ludossan) possui um [PWA](https://docs.microsoft.com/microsoft-edge/progressive-web-apps-edgehtml/get-started?WT.mc_id=blog-devto-ludossan) excelente (veja como fazer [aqui](https://www.thewindowsclub.com/install-outlook-on-the-web-as-a-pwa)). Também é possível, através dos [web apps](https://www.makeuseof.com/tag/use-chrome-create-windows-10-app-website/) do Chrome, transformar qualquer site em um aplicativo desktop.

### Organizando a agenda

Organizar a sua agenda é muito importante, pois será a partir dela que você tirará toda a sua própria organização pessoal, portanto, a agenda é o ponto principal de toda a nossa "teoria" por aqui.

#### Tenha uma agenda diferente para cada atividade

Quando criamos uma agenda em qualquer uma das ferramentas descritas acima, automaticamente ganhamos um calendário chamado "Calendário". Porém isso não significa que tenhamos que nos ater a um único calendário na mesma agenda, inclusive não devemos.

É uma boa prática criar um novo calendário – ou uma nova agenda, depende da sua plataforma – para cada tipo de atividade que você participa, veja como __eu__ organizo minhas agendas:

![](https://drive.google.com/uc?id=1GkzrEkv-rbm1_ls1pq89Cm8Tt7FVago_)

- **Pessoal:** Este é o calendário padrão que renomeei para ser meu calendário pessoal, nele marco todos os meus compromissos pessoais e que não se encaixam em nenhuma outra agenda
- **Eventos Confirmados:** Neste calendário marco os eventos que já tenho certeza de que vou participar, como meetups, palestras, conferências, webinars, podcasts e etc
- **Eventos não confirmados:** Aqui estão os _"Save the date"_ para os eventos que enviei propostas para palestras ou que estou no meio dos trâmites de participação, mas ainda não estão totalmente confirmados
- **Eventos SP**: Neste calendário marco outros eventos que irei participar mas não como palestrante ou staff, apenas como ouvinte, esta é uma agenda compartilhada entre várias pessoas que organizam eventos em São Paulo, então ela serve mais como um guia para evitarmos de marcar eventos nos mesmos dias
- **Família:** Esta é uma agenda que compartilho com meus pais e outras pessoas da minha família para que possamos saber os dias que cada um está ocupado
- **Freelas:** Aqui está uma agenda para marcar datas de entregas de projetos paralelos e também reuniões importantes com clientes
- **Tarefas**: Esta é sem dúvida a agenda mais importante, pois é nela que sincronizo as minhas tarefas com minha lista de to-dos

#### Adicione um pouco de cor

É muito mais fácil identificar e checar o que está acontecendo quando você adiciona cor às suas agendas e tarefas. Desta forma é possível ver com muito mais clareza o que está tomando mais do seu tempo. É possível ver através das cores dos meus calendários anteriormente o que pertence a que:

![](https://drive.google.com/uc?id=1Nbn0RknkllOPN66NXh1h7PjcX0bFQ4vU)

Note que existem tarefas que possuem uma borda esquerda de outra cor, isto porque são itens adicionados originalmente na agenda que possui a cor desta borda – veja que os itens que possuem uma borda cinza foram adicionados à agenda de "tarefas" – mas colori o próprio evento com outra cor. Costumo colorir cada um destes itens por categoria, assim sei logo de cara o que eu precisarei fazer em determinados dias.

Além disso, colorir os itens dos seu calendário ajuda você a entender aonde você está desprendendo mais o seu tempo, por exemplo, os itens verde claros que estão bastante presentes na agenda são parte da minha agenda de reuniões de trabalho, já podemos ver que meus dias estão quase todos permeados por reuniões.

> O [Outlook](https://docs.microsoft.com/microsoft-365/admin/misc/set-up-outlook-to-read-email?view=o365-worldwide&WT.mc_id=blog-devto-ludossan) também permite que você [adicione ícones](https://www.slipstick.com/outlook/calendar/add-charm-outlook-meetings/) nos seus eventos para que seja ainda mais fácil de encontrá-los

#### Vá além da tarefa

Planejar tarefas na sua agenda não inclui somente criar o item e colocar em sua agenda, existem outros fatores que precisam ser levados em conta:

- Tempo de deslocamento
- Imprevistos
- Facilidade de chegar ao local
- Distância

Tudo isso precisa ser levado em conta para que você possa ter um planejamento eficiente, aqui vão alguns tópicos importantes sobre como pensar além do que você precisa fazer:

- __Meça o tempo de deslocamento:__ Alguns calendários (como o iCalendar da Apple) possuem a funcionalidade de adicionar um tempo de deslocamento, desta forma o evento é preenchido com uma "gordura" de tempo que compõe o tempo de deslocamento até o local, se isso não está presente na sua agenda, crie uma outra agenda de deslocamento ou então tente levar sempre em conta que todas as tarefas que estão fora da sua casa exigem um tempo até chegar ao local.
- __Faça uso do endereço:__ Sempre que puder, inclua o endereço de onde estará ocorrendo o evento, desta forma a maioria das agendas já pode te avisar quanto tempo demora para chegar no local com antecedência
- __A regra dos 15 minutos:__ Sempre marque itens na agenda como tendo início 15 ou 10 minutos antes do horário real de início, desta forma você nunca se atrasará para um compromisso
- __Faça uso das notificações:__ Adicione notificações quando o evento estiver chegando, e sempre mais de uma! Isso pode ser configurado por agenda como padrão e também por evento.

#### Imprevistos acontecem

Esteja sempre pronto(a) para revisitar a sua agenda para reorganizar as suas tarefas quase diariamente. Imprevistos acontecem, planos mudam, então a agenda jamais pode estar escrita na pedra, é necessário possuir uma certa flexibilidade em tudo que você pode fazer.

> Não é falta de planejamento precisar modificar a sua agenda, muito pelo contrário, a capacidade de se adequar e se adaptar ao que está acontecendo mostra um nível de organização pessoal bastante elevado.

#### Enxergue mais longe

Não se atenha em agendar somente eventos que vão acontecer na próxima semana, planeje e agende __TODOS__ os eventos que vão acontecer e que você já tem uma data, inclusive eventos que acontecerão no ano seguinte.

#### Não existe agendamento ruim

Não existe uma tarefa sequer que não possa ser agendada. Sempre coloque __TUDO__ na sua agenda, desde o menor favor até a maior conferência. Lembre-se: "Se não está na agenda, não existe"

#### Agende seu tempo livre

Como dissemos antes, é super importante agendar o tempo que você tem para você, então aproveite e crie uma agenda ou então uma forma de agendar um tempo livre para que você não marque outras coisas no momento e tenha um tempo para você.

> Inclusive, agende sempre seu horário de almoço no calendário pessoal e da empresa, para que outras pessoas (e nem você mesmo) não possam marcar nada nestes momentos.

#### Seja sensato com horários

Aquela reunião nunca começa as 10h em ponto... É sempre complicado trabalhar com pessoas e horários, tente ao máximo se ater aos __horários de término__ das coisas, mas também seja sensato para não marcar um item exatamente na finalização de outro item que você sabe que pode atrasar um determinado tempo. Dê um espaço entre suas tarefas para que você não fique sobrecarregado.

#### Focus time

É sempre bom agendar todos os dias, no melhor horário para você, o que é chamado de _focus time_. Este é um período de foco completo, onde você só vai se dedicar ao que estiver agendado para aquele horário, ou seja, não vai responder mensagens, não vai responder e-mails a não ser, claro, que estas sejam as suas tarefas de foco.

O [Outlook possui uma extensão](https://docs.microsoft.com/workplace-analytics/insights-in-outlook?WT.mc_id=blog-devto-ludossan) chamada Insights que, entre outras coisas muito legais, permite que você agende semanalmente um horário de foco. Além dela, existem outros programas como o [RescueTime](https://rescuetime.com) que permitem que você analise sua produtividade diária:

![](https://drive.google.com/uc?id=1BFlhdOEzkikQklAm01jmx1KUIwed0FXk)

E é ai que entramos em outro tópico importante

#### Procure ferramentas que te ajudem

O mantra máximo que levo para a vida é que temos que manter as coisas simples, portanto temos que manter um número de ferramentas pequeno, mas eficiente. Durante vários meses procurei e testei diversas ferramentas, algumas das quais não me deram muitos ganhos, mas outras, como o [Insights](https://docs.microsoft.com/workplace-analytics/insights-in-outlook?WT.mc_id=blog-devto-ludossan) e o [RescueTime](https://rescuetime.com) me mostraram coisas super interessantes.

#### Entenda o seu tempo

Além de ter insights, ter visão é bastante importante, então outras ferramentas como o [WakaTime](https://wakatime.com/) permitem que você tenha um controle exato do que você está fazendo e aonde você passa a maior parte do seu tempo, e o que você está fazendo nesse meio tempo. Isso pode te ajudar a ter ideias de como melhorar a sua organização pessoal por si só.

![](https://drive.google.com/uc?id=1rApImye9pdkPHZFG_8VUg_TQc9evItqz)

No caso do [RescueTime](https://rescuetime.com), ele possui extensões para o computador, celulares e tablets que analisar o tipo de coisa que você faz e classifica isso como um tempo produtivo ou não, é tudo configurável, uma das informações bacanas que ele mostra é, por exemplo, quantas vezes você já pegou o seu celular para olhar durante o dia. Além de setar objetivos que você pode se esforçar para seguir durante a semana.

> É importante ressaltar que estas ferramentas funcionam baseadas em dados, então você precisa usá-las por um bom tempo (pelo menos dois meses) antes de ter algum insight interessante. Então dê um tempo a elas para se ajustarem.

## E-mails

Um dos grandes vilões da organização pessoal é o e-mail. Nos últimos 20 anos o e-mail se transformou em [uma das formas mais populares de comunicação](https://www.inc.com/peter-roesler/study-shows-email-marketing-still-popular-and-effective-with-millennials.html). Porém, eles também enchem não só a sua caixa de entrada mas também o seu tempo, afinal eles são muitos...

![](https://i.imgflip.com/3wlade.jpg)

Por isso, o tempo e a necessidade fizeram com que fosse desenvolvida uma metodologia para se lidar com e-mails chamada [inbox zero](https://blog.trello.com/br/inbox-zero) além de [outras técnicas importantes](https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/growth-center/resources/7-email-management-tips-to-achieve-inbox-zero?WT.mc_id=blog-devto-ludossan).

### Inbox Zero

Todos os e-mails podem ser vistos como tarefas que precisam de uma ação a ser tomada sobre elas. O modelo _inbox zero_ foi criado pelo escritor e podcaster Merlin Mann há bastante tempo e, até hoje, é um dos meios mais eficientes de se lidar com e-mails. O objetivo final desta metodologia é simples: Zerar a sua caixa de entrada todos os dias de forma que você não tenha nenhuma pendência.

Para isso, todo o e-mail pode ter quatro ações possíveis que podem ser tomadas:

- __Excluir:__ Não existe nada que você possa fazer? Não diz respeito a você? Você nunca mais vai precisar voltar para este e-mail? Exclua ou arquive-o, lembre-se sempre de [nunca deixar um e-mail lido na sua caixa de entrada](https://www.simpletivity.com/blog/why-you-should-never-leave-email-in-your-inbox)
- __Delegue:__ Se o e-mail veio para você, mas você não é a melhor pessoa para resolver a demanda, então encaminhe este e-mail para outra pessoa que possa resolver. Isso não significa que você automaticamente se torna o gerente. [Neste artigo de 2016](https://www.psychologytoday.com/us/articles/200603/how-get-organized-finally) a organizadora pessoal Mia Lotringer diz que é muito importante passar a bola para o terreno do vizinho sempre que possível, evite ter pendências.
- __Adiar/Planejar:__ O adiamento – ou, como eu gosto de chamar, planejamento – do e-mail é uma das funcionalidades mais legais que existiam no finado Google Inbox, que aplicava a técnica do _inbox zero_ à risca! Se o e-mail demorar mais do que dois minutos para ser respondido, então é melhor que você o adie para uma data específica onde você puder respondê-lo com calma e buscar todos os itens necessários para uma resposta decente. Hoje, tanto o Gmail quanto o [novo Outlook](https://support.microsoft.com/en-us/office/the-new-outlook-for-mac-6283be54-e74d-434e-babb-b70cefc77439?ui=en-us&rs=en-us&ad=us) possuem uma funcionalidade de adiamento do e-mail. Eu gosto de ir mais a fundo, além de adiar o e-mail, eu também adiciono uma tarefa para ele no meu sistema de tarefas preferido (tanto o [Gmail](https://support.google.com/mail/answer/106237?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=en) quanto o [Outlook Web](https://support.office.com/en-us/article/use-tasks-in-outlook-on-the-web-f8d35330-64e4-4a7b-bcdc-8d85906e7a24))
- __Fazer:__ Caso contrário, se o e-mail demora menos de dois minutos para ser respondido ou então pode ser respondido logo de cara, não perca tempo movendo, só responda e arquive.

#### Agende seu inbox zero

Assim como qualquer tarefa, o _inbox zero_ é uma ação diária que precisa ser realizada, porém a maioria das pessoas tem um costume de verificar e-mails várias vezes durante o dia, ficou [provado](https://www.nytimes.com/2015/01/11/opinion/sunday/stop-checking-email-so-often.html) por pesquisadores da Universidade de Columbia, que checar o e-mail apenas três vezes ao dia pode diminuir muito o seu nível de estresse.

No meu caso, costumo checar o e-mail uma vez as nove da manhã, quando começo a trabalhar, o processo todo não leva mais do que 30 minutos, então as 9h30 já estou livre. Depois disso checo novamente após o almoço, por volta das 13h e, por fim, no final da tarde as 17h30 antes de dar o dia como finalizado.

#### E-mail são tarefas

Não se esqueça que todo o e-mail pede uma ação, esta ação pode ser rápida ou demorada, se a ação for demorada ela se torna uma tarefa que deve ser agendada no seu sistema de tarefas e __colocada na sua agenda__.

## Tarefas

Chegamos aonde todos acham que está o problema, a lista de tarefas! Existem uma série de metodologias muito bem testadas para que você possa fazer sua organização pessoal, vamos conversar mais sobre elas no próximo artigo, aqui vamos apenas falar das ferramentas e algumas ideias que podemos seguir.

Inicialmente o que podemos falar de listas de tarefas é que elas são muito necessárias, pois humanos se adaptam melhor quando temos uma lista de coisas objetivas e concretas que precisamos fazer, de forma que não precisamos ficar pensando, e é isso que a sua lista de tarefas deve ser:

- Simples
- Concisa
- Direta

### Escolhendo sua ferramenta

Aqui podemos citar uma série de ferramentas que existem para organizar tarefas. Como já disse anteriormente, o segredo para descobrir a eficiência é usar o mínimo de ferramentas possível, mas usá-las de forma eficiente. E essa eficiência vem a partir da integração das ferramentas de forma que todas funcionem como uma única. Vamos começar com as ferramentas nativas dos sistemas de agenda que já dissemos antes.

- A primeira é o [Microsoft To Do](https://todo.microsoft.com/pt-br/?WT.mc_id=blog-devto-ludossan) que já é [integrada](https://support.microsoft.com/pt-br/office/use-o-microsoft-to-do-com-tarefas-do-outlook-c7a0253d-b8cc-4054-b94b-c194e0e5308a?ui=pt-br&rs=pt-br&ad=br&WT.mc_id=blog-devto-ludossan) ao Outlook e, consequentemente, ao calendário. Ele também possui aplicativos mobile, além de integrar muito bem com o [Insights](https://docs.microsoft.com/workplace-analytics/insights-in-outlook?WT.mc_id=blog-devto-ludossan).
- Depois temos o [Google Tasks](https://support.google.com/tasks/answer/7675772?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=pt), que também é integrada tanto com o Gmail quanto com o Google Calendar e também possui aplicativos para mobile.
- Por fim temos o [Reminders](https://support.apple.com/pt-br/guide/reminders/welcome/mac) da Apple, que realiza mais ou menos às mesmas funções, porém não é integrado diretamente com o calendário, mas ele é sincronizado e nativo de todos os dispositivos da Apple.

Estas três ferramentas compõem as integrações mais simples que podem ser feitas, pois elas são nativas da própria plataforma, se você é um inciante (ou até mesmo já se organiza faz um tempo), recomendo começar por aqui.

> Temos outras opções para quem quer seguir um modelo mais Kanban, como o [Trello](https://trello.com)

Porém, como já faço organização pessoal há um bom tempo, estes apps ainda não existiam, então acabei indo para outra ferramenta, que hoje é uma das ferramentas mais bem feitas e uma das ferramentas que mais gosto. O __[Todoist](https://todoist.com)__.

Para mim o Todoist foi a escolha certa porque ele é bastante simples, apenas uma lista de tarefas que permite que você inclua alguns tipo de tags e crie diversas categorias, que são chamadas de projetos:

![](https://drive.google.com/uc?id=1fudzFLvua1ADFZVGDyYqfTMiSlqKHkvh)

Eu estava procurando um sistema que eu pudesse anotar todas as minhas tarefas, colocar prazos e ser lembrado delas, e o Todoist me deu muito mais do que eu precisava, além de ele ter excelentes aplicativos para Web, Desktop e mobile, ele também possui integrações com o Google Calendar de forma que todos os eventos que eu crio em uma agenda particular se transformam em tarefas no Todoist e todas as tarefas do Todoist se transformam em itens na minha agenda.

Além disso ele permite taggear suas tarefas para buscá-las mais facilmente depois e também, se você está em um projeto com múltiplas pessoas, é possível compartilhar um ou mais projetos com outros usuários para que todos possam utilizar.

### Pequenas dicas

Aqui vão algumas pequenas dicas que peguei durante o uso de vários apps de gestão de tarefas.

#### Você tem um limite

Todos nós temos um limite de tarefas que podemos fazer por dia, seja esse limite de horário ou então cognitivo, pois não podemos nos forçar a fazer muitas tarefas complexas de uma única vez em um só dia. E este limite é definido por cada um de nós, não existe um número mágico. Não tente incluir 25 tarefas em um dia, pois suas tarefas vão acabar não sendo concluídas e isso vai dar a falsa impressão de que você não se organizou direito.

Para tentar descobrir qual é o seu limite diário, tente aplicar a [técnica de pontos do Scrum](https://www.culturaagil.com.br/story-points-e-por-que-elas-sao-necessarias/) aplicando tags a cada tarefa de acordo com sua dificuldade. No final da semana conte os pontos das __tarefas completas__ e anote, no final do mês faça uma média da quantidade de pontos que foram feitos e você terá seu número estimado.

#### Medir o tempo

O mais profundo que podemos chegar na organização pessoal é medir a quantidade de tempo gasto para cada tarefa. Podemos fazer isto com ferramentas como o [Toggl](https://toggl.com) – que, por sinal, tem [um blog cheio de tirinhas incríveis](https://toggl.com/blog/tag/comics) – e medir exatamente quanto tempo gastamos em cada uma das tarefas que realizamos, integrando a ferramenta com o Todoist ou outras.

Porém, do meu ponto de vista, a medição de tempo é um pouco extremo demais quando estamos realizando organização pessoal, porque, pelo menos para mim, não me deu nenhum insight interessante, e eu frequentemente esquecia de iniciar o timer.

#### Quanto mais descrito melhor

Como falamos anteriormente, suas tarefas devem ser simples, mas ao mesmo tempo concisas, ou seja, temos que deixar os títulos muito descritivos sem escrever muito, mas temos que comentar nas tarefas e anexar tudo que é necessário para que elas sejam realizadas.

![](https://drive.google.com/uc?id=1ARXF2jygiM2QWuR8A0vOM0Nj3ccGxLYe)

Não sei dizer muito sobre as demais ferramentas de gestão de tarefas, pois nunca as usei completamente, porém o Todoist permite que adicionemos comentários e anexemos arquivos às nossas tarefas. Então, quando for criar uma tarefa, descreva-a com um título rápido e conciso, mas deixe um comentário com o máximo possível de detalhamento, também anexe __quaisquer__ arquivos que sejam necessários, mesmo que estes arquivos já estejam em outro lugar, vamos a um exemplo: Recebi um email sobre um documento que devo analisar e retornar para o remetente, porém preciso pedir para outra pessoa também analisar o documento após a minha análise, como seria meu fluxo de tarefas?

1. Criaria uma tarefa "Analisar documentos do email X" com dia e hora marcados
2. Incluiria a tarefa em um projeto do meu todoist
3. Comentaria um contexto para a tarefa, dessa forma eu posso voltar para ela em qualquer momento que vou saber o que estava acontecendo e qual é o contexto que tenho que seguir
4. Anexo o documento __e o email__ na tarefa
5. Crio uma outra tarefa "Enviar o documento para Y" e comento sobre o contexto dessa tarefa marcando o email e a pessoa que tenho que enviar a resposta neste mesmo comentário

E ai entramos no nosso próximo tópico: Divisão

#### Dividir e conquistar

Como vimos no [primeiro artigo da série](https://dev.to/khaosdoctor/o-guia-definitivo-da-organizacao-pessoal-parte-1-44ea), o tempo de atenção humano é de aproximadamente 20 minutos, então não podemos criar tarefas que sejam muito longas – ou podemos, na verdade, depende de você se sentir bem em criar tarefas mais longas ou não – para isso a maioria das ferramentas nos oferece um sistema de sub tarefas, onde podemos incluir uma tarefa maior e várias tarefas pequenas.

Vamos pegar o exemplo do email anterior e fazer de uma forma mais organizada:

1. Criaria uma tarefa "Analise de documentos do email X" com dia e hora marcados
2. Incluiria a tarefa em um projeto do meu todoist
3. Comentaria um contexto para a tarefa, dessa forma eu posso voltar para ela em qualquer momento que vou saber o que estava acontecendo e qual é o contexto que tenho que seguir
4. Anexo __o email__ na tarefa
5. Crio uma sub tarefa "Analisar o documento Z"
6. Anexo o documento na tarefa
7. Crio uma outra sub tarefa "Enviar o documento para Y" e comento sobre o contexto dessa tarefa marcando o email e a pessoa que tenho que enviar a resposta neste mesmo comentário

> Poderíamos criar outra sub tarefa para cobrar a pessoa depois de um determinado tempo ou então até mesmo uma outra para re-analisar e responder. Todas com hora e datas marcadas e também inclusas no mesmo projeto

## Notas e qualquer outra coisa

Além do que temos que fazer, é importante saber sobre o que estamos fazendo e tomar notas das coisas. E, ainda mais importante do que tomar notas, é guardar estas notas de forma simples e eficiente para voltarmos a elas depois.

Nesta seção vou apenas deixar uma lista de ferramentas que já usei, porém aqui vai de cada pessoa.

### __[Github](https://github.com)__

Se você tem notas de estudo ou qualquer coisa que seja pública, ou até mesmo privada, você pode guardar em um repositório do GitHub – como [eu faço](https://github.com/khaosdoctor/my-notes/) – e elas vão estar seguras e versionadas.

![](https://drive.google.com/uc?id=1YCCs5KpdgyAPEO3nCbRkoWEpP_staflb)

#### [Google Keep](https://keep.google.com)

O Keep é uma excelente ferramenta para poder organizar suas notas no modelo de post-its, ele até suporta To Dos! Eu pessoalmente usei ele por muito tempo antes de migrar para outra ferramenta que me serviu melhor. Do meu ponto de vista, o Keep é o equilíbrio entre a funcionalidade e a simplicidade. O problema é que ele é meio pesado e também não tem tantas funcionalidades.

### __[Notion](https://notion.so)__

Eu usei o Google Keep por muitos anos até descobrir o Notion, esta é essencialmente uma ferramenta que inclui __tudo__, você pode fazer tabelas, calendários, planejar projetos e tudo mais, é realmente uma ferramenta excelente e hoje é a minha ferramenta de escolha para qualquer coisa que eu precise guardar. E ele possui apps para qualquer plataforma.

![](https://drive.google.com/uc?id=1DOeMCUN2oExy1x2aC8g9G7qz-ePi7IDD)

Uso este app hoje para organizar a minha lista de conteúdos que estou escrevendo (inclusive este aqui) e também que vou escrever no futuro, listas de palestras e ideias de palestras que tenho, streams, músicas que quero treinar, outras notas e anotações importantes e etc.

> __Disclaimer__: Não, este artigo infelizmente não é patrocinado pela Notion 😢

Outra coisa bacana do Notion é que você pode importar conteúdos de outras ferramentas nativamente, e também pode contar com uma serie de templates para criar o que você quiser sem precisar pensar muito:

![](https://drive.google.com/uc?id=1Da_oPvAomaz82E4HdG7EBT0iXamzjjtc)

Ele também possui muitas formas de customização, incluindo filtros de organização dinâmicas:

![](https://drive.google.com/uc?id=1mUjR9oIS-CL_N3TSfR7XQsXQ6oFu4-Ow)

> Sim, eu atrasei a publicação deste artigo... Mas imprevistos acontecem, e você precisa estar preparado para eles

#### Notes nativos

Você também pode usar o aplicativo de notas nativo do seu computador/celular, no caso da Apple estamos falando no Notes, mas todo o celular possui um aplicativo de notas nativo.

# Conclusão

Ufa! Foi um artigo longo! Mas aqui estão todas as informações que você precisa para utilizar as melhores ferramentas que eu conheço! Mas lembre-se: Este artigo é apenas um __guia__, você precisa encontrar o __seu__ melhor modo de organização pessoal!

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