Diseño de espacios de trabajo con COVID-19
Published: 2020-12-17 00:35:24

Los espacios de trabajo tradicionales han sido siempre considerados como el “hub” en donde los empleados llevan a cabo no sólo sus labores y responsabilidades, sino que brinda un espacio comunal de colaboración y comunicación. En una oficina es normal que hayan ciertas rutinas y actividades informales establecidas, como la chácharas alrededor de la cocina o el bebedero de agua, los almuerzos grupales de compañeros de departamento, algunos “after-hours” ligeros, las celebraciones de cumpleaños y otras festividades, entre otras cotidianidades que hacen de los espacios de trabajo un lugar con su propia personalidad y en donde los empleados tienen un sentido de pertenencia e identificación. Más importante aún, las oficinas brindan una división física de lo que es el trabajo y la vida personal de los trabajadores, permitiendo un balance entre los dos.

Sin embargo, la pandemia actual de COVID-19 ha supuesto que estos espacios de trabajo sean ahora considerados como focos de contaminación y contagio de esta enfermedad, por lo que muchas empresas e instituciones han ordenado a suspender las actividades laborales dentro de las oficinas y empezar con la modalidad de trabajo remoto, en las posiciones y actividades donde haga sentido.

Durante toda la pandemia, los trabajadores se han ido reajustando a la nueva realidad de trabajar desde casa, sin acudir a sus oficinas como solían hacer. Esto ha traído consigo nuevos retos y problemáticas tanto para los empleados como los dueños y responsables de las empresas e instituciones. La problemática más importante sin dudas es la posible obsolescencia de los espacios de trabajo frente a la situación actual que el mundo vive.

# Espacios de trabajo tradicionales, ¿de camino a la obsolescencia?

A pesar de que se creería, los espacios de trabajo tradicionales no serán considerados obsoletos luego que pase la pandemia. Si bien es cierto que el trabajo remoto ha llegado para quedarse, y que los trabajadores han sabido adaptarse a esta modalidad laboral, se prevé que un futuro no tan lejano los espacios de trabajo vuelvan a abrir y se reintegre la fuerza laboral. Lo que sí distará de cómo se ha interactuado dentro de ellas.

Mientras tanto, es fundamental que los trabajadores puedan tener un espacio de trabajo adecuado a sus necesidades, tomando en cuenta las siguientes pautas al momento de adecuar un espacio en sus hogares. Estas medidas están diseñadas para eficientizar el espacio disponible en el hogar del trabajador, así como para brindar la mejor comodidad posible.

# Recomendaciones a la hora de preparar un espacio de trabajo

### Designar un espacio privado para trabajar
En la medida de lo posible, es importante que el espacio de trabajo esté localizado en un área del hogar donde haya poco tránsito y distracciones, para así mantener un buen nivel de concentración durante la jornada laboral.
Acomodar el espacio
Lo ideal es designar una mesa de oficina amplia para trabajar junto a una silla de oficina cómodo y ajustable, con soporte lumbar si es posible. La mesa y la silla deben ser colocadas utilizando las medidas de ajuste necesarias para tener el cuerpo erguido y en buena postura. Todo lo que no sea imprescindible debe de ir debidamente organizado en un espacio de fácil acceso.

### Incluir iluminación natural y artificial
Un espacio mal iluminado hará que la jornada laboral se sienta más difícil e incómodo, al poner mayor estrés en los ojos para poder enfocar con poca iluminación, lo que causa agotamiento sin necesidad. Es por eso que es recomendable habilitar un espacio con buena iluminación natural, preferiblemente de frente a la persona para que no haga contraposición con la pantalla de la computadora. En caso de que la luz natural moleste directamente en los ojos, se deben utilizar cortinas que regulen la cantidad de luz que entra a la habitación. Para casos con poca iluminación como también para cuando sea de noche, se recomiendan lámparas con iluminación difuminada.

### Organizar el espacio
Es imprescindible tener un espacio ordenado y limpio que sea fácil de manejar y que tenga todos los objetos como materiales de oficina, archivos, componentes electrónicos en sus respectivos espacios de organización como gavetas, estantes y archivadores.

# Formato híbrido = un desafío colaborativo

Las empresas e instituciones han entendido que la modalidad a seguir una vez que sea permitido regresar a las oficinas es con un formato híbrido, combinando el trabajo remoto con trabajo co-localizado, lo que es contraproducente. Las empresas han observado de primera mano los beneficios del trabajo remoto en los costos de operaciones y en la productividad de los trabajadores, teniendo pocas desventajas; sin embargo, creen que combinando las dos modalidades podrán acceder a todos los beneficios, a la vez eliminando múltiples categorías de obstáculos. En realidad no es así.

El trabajo en modalidad híbrida crea fundamentalmente dos experiencias de empleomanía diferentes que hay que manejar. El espacio de trabajo físico supone un “hub” donde se comparte información entre todos y la colaboración sucede en un plano presencial, por lo que los trabajadores que estén remotos no se sentirán incluidos y todo el tiempo enfrentarán barreras de comunicación. Esto impedirá que los trabajadores sean evaluados por su nivel de trabajo realizado, contrario a la forma tradicional que también toma en cuenta que tan visible sea el trabajador en la oficina. 

Por todo lo mencionado anteriormente, **no es recomendable adoptar un formato híbrido**, ya que supone mayores dificultades para los empleados y empleadores. Se debe elegir un solo formato por defecto y asegurarse de que todos los procesos internos se cumplan.

Como recomendación para los trabajadores que tengan una modalidad de trabajo definida, incluso si es híbrida, es imprescindible que toda la comunicación suceda en un solo medio, ya sea digital o análogamente, para evitar que se pierda información importante. Las empresas que puedan acomodar a sus trabajadores remotos con los equipos y materiales que necesitan.

# Predicciones
### A corto plazo (6 as 12 meses)
Las empresas seguirán funcionando como lo han estado haciendo hasta ahora mientras analizan la situación interna y en relación a la pandemia para decidir si es factible volver a los espacios de trabajo físicos o si el trabajo remoto es más conveniente.

### A mediano plazo (12 a 24 meses)
Con suerte, para este momento la población en general estará recibiendo las vacunas necesarias para evitar la enfermedad por lo que el riesgo sanitario que significaría las oficinas será cada vez menor. Aquí es cuando las empresas tomarán una decisión final en el modo de trabajo a seguir. Muchas empresas decidirán sí volver a las oficinas pero con ciertas medidas sanitarias.

### A largo plazo (25 meses+)
Ya todas las empresas habrán estado trabajando con un modo en específico, el cual será el que más beneficio les traerá sin importar el aspecto sanitario.