Menguak Rahasia Komunikasi Efektif dalam Dunia Customer Service
Tags: customerservice, socialengineering, communication, persuasion
Published: 2023-12-01 08:46:03


![Image description](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/ks33y6un7au2ouayljz6.gif)
`Untuk membuka tautan, lebih di sarankan --> klik kanan, lalu pilih buka link di tab baru agar tidak menutup artikel ini.`<br>
**S**ebagai seorang profesional customer service dengan pengalaman kurang lebih 10 tahun, saya telah belajar banyak tentang pentingnya komunikasi efektif dalam menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Dalam dunia layanan pelanggan, kemampuan berkomunikasi dengan baik adalah kunci utama untuk memastikan kepuasan pelanggan dan menyelesaikan masalah dengan efisien.

Komunikasi yang efektif melibatkan beberapa aspek kunci yang perlu diperhatikan, terutama ketika berhadapan dengan beragam tipe pelanggan. Berikut adalah beberapa tips singkat tentang bagaimana memastikan komunikasi yang efektif dalam dunia customer service:
<br>

### 1. Pahami Kebutuhan Pelanggan dengan Mendalam

Pentingnya memahami kebutuhan pelanggan, hal ini adalah hal yang sangat tidak dapat diabaikan. Sebagai seorang customer service yang baik, saya telah menghadapi berbagai situasi di mana pemahaman mendalam terhadap kebutuhan pelanggan menjadi kunci penyelesaian masalah yang efektif.
<br>
**Contoh Kasus:**
Seorang pelanggan menghubungi kita dengan keluhan tentang layanan atau produk yang tidak sesuai ekspektasinya. Melalui pendekatan mendalam seperti mencoba mengajukan pertanyaan tambahan sebagai bahan analisa kita untuk memahami konteks yang pembicaraan oleh pelanggan. Dan hasilnya, ternyata masalah utama yang dikeluhkan itu bukanlah layanan atau produknya itu sendiri, melainkan ketidakjelasan informasi yang disediakan atau penyampaian informasi produk yang keliru dari pihak penjual. Dengan pemahaman ini, kita dapat memberikan solusi yang lebih spesifik dan memastikan kepuasan pelanggan benar-benar terjaga dengan baik.
<br>
### 2. Gunakan Bahasa yang Ramah dan Mudah Dipahami

Kemampuan berkomunikasi dengan bahasa yang ramah dan mudah dipahami (menggunakan bahasa umum dan memberikan analogi) merupakan senjata ampuh dalam dunia customer service. Penggunaan bahasa yang sesuai akan meningkatkan kenyamanan pelanggan dan mempercepat [solving problem](https://en.wikipedia.org/wiki/Problem_solving).
<br>
**Contoh Kasus:**
Seorang pelanggan yang memiliki pengetahuan teknis yang minim menghubungi kita dengan pertanyaan mengenai penggunaan produk. Alih-alih menggunakan [istilah teknis](https://id.wikipedia.org/wiki/Tulisan_teknis) yang mungkin membingungkan bagi customer, kita bisa menjelaskan langkah demi langkah penggunaan produk dengan bahasa yang lebih sederhana dan penambahan [analogi](https://id.wikipedia.org/wiki/Analogi) yang disederhanakan sedemikian rupa (tergantung tingkat pemahaman pelanggannya seperti apa, usia-profesi bisa kita jadikan sebagai acuan penyederhanaan bahasa dan analogi). Hasilnya, pelanggan lebih mudah memahami tata-cara penggunaan produk yang baik dan merasa dihargai serta diperhatikan.
<br>
### 3. Beri Tanggapan Cepat dan Tepat Waktu

Respons cepat merupakan kunci dalam menjaga kepercayaan pelanggan. Dalam situasi ini, seorang customer service harus menghargai setiap detik yang berjalan. cepat tanggap dan tepat waktu dapat menghindarkan pelanggan dari kekecewaan menggunakan produk kita.
<br>
**Contoh Kasus:**
Sebuah keluhan dari pelanggan diterima melalui media sosial. sering kali orang beranggapan bahwa ketika pelanggan mengeluhkan permasalahannya di sosial media resmi dari penyedia produk tersebut, respon dari penyedia produk akan terbilang lambat atau tidak cepat tanggap. Dengan upaya tanggapan yang cepat, kita bisa berhasil meredakan kekhawatiran pelanggan dan mengarahkannya ke saluran yang lebih privat seperti sambungan telepon untuk menyelesaikan masalahnya. Tanggapan cepat ini tidak hanya memecahkan masalah, tetapi juga menunjukkan komitmen perusahaan penyedia produk terhadap kepuasan pelanggannya.
<br>
### 4. Jaga Kesabaran dalam Situasi Sulit

Seringkali, seorang customer service dihadapkan pada situasi panas dimana seorang pelanggan yang memberikan keluhan keras (hard complaint) karna sudah merasa frustasi atas kerusakan atau kesalahan produk/penanganan perbaikan yang tidak memuaskan. Dalam situasi ini, menjaga kesabaran dan tetap fokus pada solusi adalah kunci untuk menjaga hubungan baik dengan customer, atau setidaknya memperlihatkan etikad baik untuk menangani kendala yang dihadapi pelanggan tersebut.
<br>
**Contoh Kasus:**
Seorang pelanggan merasa frustrasi dengan pengiriman produk yang ia pesan dari website penyedia produk, pengiriman terkesan sangat lambat dan terlalu lama atau bahkan sudah lebih dari tenggang waktu yang dijanjikan sampai kepadanya. Meskipun situasinya tidak di bawah kendali kita karna berurusan dengan operasional lapangan yang ditangani tim lain atau partner perusahaan seperti jasa ekspedisi, kita wajib tetapi sabar dan memberikan pengertian dengan pendekatan empati, menginformasikan terkait kendalanya akan tangani sesegera mungkin untuk menyelesaikan masalah tersebut (lakukan sesuai dengan SOP yang berlaku), dengan melakukan beberapa hal tadi kita setidaknya berusaha untuk meredakan kemarahan pelanggan dan membangun kepercayaan.
<br>
### 5. Berikan Solusi yang Konkret dan Personal

Tidak hanya cukup memberikan solusi, tetapi memberikan solusi yang [konkret](https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/konkret) dan disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan adalah langkah [krusial](https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/krusial).
<br>
**Contoh Kasus:**
Seorang pelanggan memiliki masalah yang unik dan membutuhkan solusi yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dia alami. Melalui pemahaman mendalam terhadap masalahnya (lakukan collecting information sebanyak mungkin dan analisa secepat mungkin), kita dapat menawarkan solusi yang tidak hanya memecahkan masalah tersebut, tetapi juga memberikan pengalaman yang baik bahkan secara personal dan mampu memuaskan pelanggan.
<br>
### Kesimpulan

Melalui perjalanan panjang dalam dunia customer service, saya menyadari bahwa **komunikasi efektif** adalah [fondasi](https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/fondasi) dari hubungan yang baik dengan pelanggan. Penerapan prinsip-prinsip diatas, bersama dengan pembelajaran dari berbagai macam kasus yang dihadapi, telah membantu saya, tidak hanya menjadi seorang **Customer Service** yang [kompeten](https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/kompeten) tetapi juga membangun hubungan yang [langgeng](https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/langgeng) dengan pelanggan sebagai networking untuk kebutuhan di masa depan. Semoga panduan ini bermanfaat dalam memperkaya keterampilan komunikasi Anda dalam menjalankan peran penting sebagai **Customer Service Professional**.
<br>
> ###### "Jangan memikirkan apa yang salah. Sebaliknya, fokuslah pada apa yang harus dilakukan selanjutnya. Habiskan energimu untuk bergerak maju menemukan jawabannya." - Denis Waitley