GWS Admin Tips #1 - Automate work through csv
Tags: googlecloud, googleworkspace, admin
Published: 2024-04-19 03:18:53

Esse é o primeiro post de uma serie de dicas para administradores do painel Admin Google Workspace. Ideias de como facilitar a gestão dos usuários mantendo a segurança e boas práticas. Neste post vamos revisar como utilizar recursos nativos do Admin Console para agilizar o processo de provisionamento de usuários assim como o processo de atualização de informações em massa.

Esse recurso é muito util quando precisamos atualizar muitos usuários e temos as informações que precisamos atualizar já prontas em um documento, como um Google Sheets por exemplo.

Então vamos lá
1. Fazer download da planilha modelo.
Para começar é necessário uma planilha modelo. Você como administrador pode fazer o download dela acessando o Admin Console (admin.google.com) e clicando em **Usuários** > **Atualizar usuários em massa** no menu superior > **Fazer o download do modelo CSV em branco**
![Tela Admin Console - Upload de usuários em massa](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/v9qdfknvnf48tdnwtiu0.png)
 
Uma vez que o download foi feito, você terá um arquivo **.csv** com os seguintes campos:

- First Name [Required]
- Last Name [Required]
- Email Address [Required]
- Password [Required]
- Password Hash Function [UPLOAD ONLY]
- Org Unit Path [Required]
- New Primary Email [UPLOAD ONLY]
- Recovery Email
- Home Secondary Email
- Work Secondary Email
- Recovery Phone [MUST BE IN THE E.164 FORMAT]
- Work Phone
- Home Phone
- Mobile Phone
- Work Address
- Home Address
- Employee ID
- Employee Type
- Employee Title
- Manager Email
- Department
- Cost Center
- Building ID
- Floor Name
- Floor Section
- Change Password at Next Sign-In
- New Status [UPLOAD ONLY]
- Advanced Protection Program enrollment

Daqui em diante, vamos dividir o upload em duas opções: 
1. Criar usuários em massa
2. Atualizar usuários em massa.

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## 1. Criar usuários em massa
Para a criação de usuários em massa alguns campos/colunas são obrigatórios de estarem no CSV. Todos os campos/colunas que tiverem a tag **REQUIRED**, devem ser mantidos para que os usuários possam ser criados sem problemas. Eles são 5:

- First Name [Required]	
- Last Name [Required]
- Email Address [Required]
- Password [Required]
- Org Unit Path [Required]

_**OBS1:** A senha deve seguir as melhores práticas do Google tendo no mínimo 8 caracteres._

_**OBS2:** A **Org Unit Path**, **OU**, quando identificada, deve sinalizar os níveis por meio de um sinal de barra **/**. Se quero que o usuário fique em minha OU raiz, é necessário apenas incluir a barra **/** na celula referente à ele. Caso queira outra unidade abaixo da raiz, devo então fazer o caminho com a barra **/Filial SP/Financeiro**;_

Caso queira incluir informações em qualquer outro campo do usuário, como Telefone corporativo (Work Phone), Cargo (Employee Title), Departamento (Department) basta preencher esses campos.


> 💡 (Opcional) Para exigir que um usuário redefina a senha no primeiro login, na coluna Change Password at Next Sign-In, digite TRUE. Caso contrário, deixe a coluna em branco. Recomendamos essa opção para que o usuário tenha uma senha que somente ele saiba :D

Para uma referencia de quais tipos de dados devem ser incluídos em cada coluna, utilize este [tópico oficial do Google](https://support.google.com/a/answer/40057?hl=pt-BR#zippy=%2Crefer%C3%AAncia-para-colunas).

O documento final deve se parecer com algo assim:
![Arquivo CSV pronto para upload - Criação de usuários](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/1oesi3kfznq5usxvtxhz.png)

Após ter o arquivo pronto, salve-o novamente em formato .CSV e então volte ao **Admin Console** (admin.google.com) em **Usuários** > **Atualizar usuários em massa** no menu superior > **Anexar arquivo CSV** e após selecionar o arquivo, clique em _Fazer upload_.

![Tela Admin Console - Criação de usuários em massa](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/eiejmiq2nxok5ifxpt62.png)
 
No Admin Console, será possível acompanhar o status do processo clicando no ícone de ampulheta à direita ![Acompanhando status do upload](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/x8607d94ttni1h7bs0mb.png)

E após alguns segundos, _Voilá!_ Os usuários terão sido criados em seu painel Google Workspace 🎉
![Usuários criados](https://dev-to-uploads.s3.amazonaws.com/uploads/articles/v3iz15ctdvikq47rg2i4.png)
 

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