We know when a record is created, what function it serves, how long it is considered useful and what the parameters are for retaining it.
Mae’n golygu gwybod pryd y caiff cofnod ei greu, pa swyddogaeth y mae’n ei chyflawni, am ba mor hir y mae’r sefydliad a’i creodd yn ystyried y bydd yn ddefnyddiol a beth yw’r paramedrau o ran ei gadw.