Objeto: O presente Termo de Referência tem como finalidade determinar as condições e os procedimentos que regerão a eventual futura contratação de natureza continuada de empresa especializada na prestação dos serviços, sob demanda, de organização, planejamento, promoção e execução de eventos, elaboração e fornecimento de infraestrutura no que se refere à locação de espaço físico, com mobiliário necessário e adequado, fornecimento de layout ou design para estandes, exposições, feiras, congressos, seminários, audiências públicas e eventos em geral, compreendendo a montagem, desmontagem, limpeza, manutenção, instalações elétricas, hidráulicas, de equipamentos e outros serviços correlatos, apoio logístico, ornamentação, decoração, brindes, materiais diversos e impressos em geral, para o público externo e interno, conforme especificações, quantidades estimadas e exigências estabelecidas neste Termo de Referência e seus anexos, para atender às necessidades da Agência Reguladora de Águas, Energia e Saneamento Básico do Distrito Federal - ADASA, em âmbito nacional.
a. Pregão Eletrônico para Registro de Preços.
Tipo: Menor Preço
b. Forma de Adjudicação: Global
Especificações do Objeto.
1.1. Para efeito deste termo, em se tratando de organização de eventos, devem ser consideradas as seguintes definições:
a) Organização: A realização dos serviços permanentes, eventuais e contínuos, constantes deste Termo de Referência.
b) Evento: As apresentações, cerimônias, conferências, congressos, debates, encontros, fóruns, palestras, seminários, audiências públicas, reuniões, visitas de autoridades oficiais, workshops, entre outros correlatos, realizados pela ADASA.
c) Atividade: Compreendem o planejamento operacional, organização, execução, acompanhamento de eventos e pós eventos, incluindo checagem, preparação de ambientes e dos equipamentos necessários, suporte técnico, fornecimento de apoio logístico e dos serviços que se fizeram necessários, com emprego de profissionais capacitados e equipamentos em quantidades e características necessárias.
1.2. Classificação/tipos de eventos: 1.2.1. Dialogais: Palestra, conferência, seminário, simpósio, workshop, convenção, fórum, audiência pública, debate, mesa redonda, painel, encontro, congresso, entrevista individual ou coletiva; internet e sua utilização na área; criação de brindes, produtos interativos/virtuais; recursos humanos e tecnológicos especializados.

1.2.2. Deliberativos: Convenção, reunião;
1.2.3. Expositivos ou Demonstrativos: feira, salão, mostra, exposição, lançamento de projetos e campanhas, oficinas de reciclagem, corporativos, produtos, serviços e campanhas educativas ou informativas;
1.2.4. Coloquiais sociais ou de convivência: visita, missão, corrida, limpeza de nascentes e lagos, coffee-break, brunch, almoço, jantar, coquetel, assinatura de ato, inauguração.
1.3. Escopo dos Serviços
a) Elaboração de projetos de eventos contendo um detalhado plano de trabalho;
b) Realização de eventos nacionais de natureza institucional, técnico científica, sociais e cívicos, dialogais, coloquiais, demonstrativos ou expositivos, de pequeno, médio e grande porte, com a participação e/ou promoção da ADASA;
c) Organização e execução de reuniões nacionais;
d) Limpeza e conservação geral de todas as áreas a serem utilizadas antes, durante e após cada evento solicitado;
e) Consultoria e realização das atividades de relações públicas e cerimonial;
f) Documentação de eventos, compreendendo o planejamento executivo, a supervisão, organização, cobertura e documentação fotográfica em CD; gravações, de gravações, filmagem e edição de fitas em mídia digital;
g) Elaboração de produtos decorrentes de eventos realizados, tais como, vídeos, fotografias e publicações;
h) Concepção, planejamento e montagem de estandes em feiras, exposições e outros eventos;
i) Fotocópia: fornecimento de cópias dos documentos dos eventos, incluindo locação do equipamento e todo o suprimento necessário.
j) Fornecimento de apoio logístico para estandes em eventos, compreendendo a locação de equipamentos, mobiliário adequado, locação de espaço e contratação de serviços. k) Montagem e desmontagem referente à pré-produção e pós-produção, contemplando todos os equipamentos e estruturas necessárias para realização do evento. O valor deve contemplar frete e mão de obra para levar material, montá-lo, desmontá-lo, e recolhê-lo após o evento.
1.4 . Assessoria Técnica 1.4.1. Consiste em serviço técnico e especializado de Assessoria no planejamento, coordenação, supervisão e a gestão da execução de serviços, estruturas, equipamentos e demais demandas necessárias antes, durante e após evento. Este serviço será prestado sempre que solicitado pela ADASA.
1.4.2. Para efeito deste Termo, em se tratando de Assessoria Técnica, devem ser consideradas as seguintes atividades:
a.
planejamento dos eventos, contendo detalhamento do plano de trabalho, que deverá ser entregue à contratante em documento impresso e arquivo digital
editável, sempre que solicitado;
b.
coordenação geral dos eventos, incluindo participação nas reuniões preparatórias, supervisões administrativa, logística, financeira e de cerimonial e
protocolo no local do evento e durante sua execução;
c.
controle e avaliação dos eventos realizados, incluindo a elaboração de relatórios, anais, sumários, por item contratado, por valor gasto por evento, por
unidade demandante, e outros, decorrentes dos eventos realizados;
d.
organização, execução e acompanhamento da preparação da infraestrutura física e logística para a realização dos eventos;
e.
monitoramento e medição dos resultados, tanto dos prestadores dos serviços, quanto de outros aspectos dos eventos;
f.
prospecção de espaços adequados para a realização dos eventos, de acordo com a solicitação e a aprovação da contratante;
g.
solicitação de apoio de serviços e licenças necessárias junto ao poder público;
h.
preparação e consolidação de credenciamento, preenchimento de formulário de inscrição, de listas de frequência e de avaliação, bem como, a tabulação
desses dados;
i.
fornecimento de informações e atendimento com presteza aos palestrantes e participantes dos eventos;
j.
verificação quanto ao funcionamento e compatibilidade com os equipamentos de projeção e as ferramentas de informática;
k.
preparação e entrega de material aos participantes, inclusive montagem de kits, pastas e fichários;
l.
preparação de programação visual dos eventos;
m.
coordenação dos serviços de recepção, de traslado, de alimentos e bebidas e de plenário dos eventos, entre outros recursos necessários à realização destes;
n.
prestação de serviços de assistência turística e de confirmação de passagens aos participantes do evento;
o.
confecção de mapas de mesas de abertura, de encerramento, de almoços e de jantares, incluindo-se a identificação dos locais de assento e demais
procedimentos de cerimonial e protocolo;
p.
acompanhamento de serviços de montagem e teste de equipamentos audiovisuais, áudio-descrição, legenda em tempo real e tradução.
1.5. Abrangência da execução, cotação de preço e quantidade dos serviços
1.5.1. Os serviços, objeto deste Termo de Referência, serão executados em âmbito do Distrito Federal mediante solicitação da ADASA, por meio de Ordens de Serviços aprovadas pelo gestor administrativo do contrato.
1.5.2. A cotação de preços dos itens deverá ser apresentada, conforme Anexo II, diferenciadas e divididas por itens e segmentos.
1.5.3. Os locais de realização dos eventos deverão ser de fácil acesso aos participantes e preferencialmente em áreas centrais das regiões administrativas e escolhidas pela ADASA dentre as alternativas fornecidas pela Empresa.
1.5.4. Na composição dos preços, estarão inclusos todos os custos com deslocamento de profissionais da equipe da Empresa para execução de serviços, fretes, montagens, desmontagens, seguros, taxas, bem como os tributos, encargos sociais, obrigações trabalhistas e outras despesas inerentes à natureza dos serviços contratados.
1.5.4.1 Quaisquer custos de montagem e/ou desmontagem cobrados por organizadores de eventos em que a ADASA será participante ou executora, será de responsabilidade da empresa contratada.

1.5.5. As quantidades dos serviços e os elementos que compõem os itens a serem contratados neste Termo de Referência foram estimadas com base nos eventos informados e quantificados, a realizar-se em 2017/2018, podendo sofrer variações.
1.5.6. A Empresa deverá responsabilizar-se integralmente pelo que lhe for demandada pela ADASA, dentro do escopo da especificação do objeto da contratação, considerando-se as atividades por tipo de serviço descritas no anexo I