Objeto: 1.1. A CONTRATADA deverá prestar os serviços de acordo com as especificações, além da obrigação de observância ao prescrito na Legislação Arquivística Brasileira e em recomendações técnicas, em especial ao estabelecido na Lei nº 8.159, de 08/01/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências; na Resolução do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) nº 31, de 28/04/2010, que dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes; na publicação CONARQ - Recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo (2005); na Portaria nº 398 de 25/11/2019 que aprova o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim dos Conselhos de Fiscalização Profissional; na Portaria nº 47 de 20/02/2020, que dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal.
1.2 Os funcionários da empresa CONTRATADA devem identificar-se sempre que acessar as dependências da CONTRATANTE, aceitando todas as regras e procedimentos técnicos e de segurança estabelecidos.
1.3. A CONTRATADA deverá dispor de profissional formado em nível superior, Bacharel em Arquivologia, conforme o que preconiza a Lei 6.546/1978 (Arquivista) e com experiência comprovada de no mínimo 5 (cinco) anos em atividades de gestão documental. Esse profissional especializado deverá fazer a orientação, a direção, o desenvolvimento, o treinamento de equipe e o acompanhamento desde a implantação à gestão dos acervos mantidos na guarda externa, durante todo o período do Contrato.
1.4. Todas as informações produzidas pela CONTRATADA durante o trabalho de guarda, controle e tratamento técnico, incluindo bases de dados, são propriedade intelectual ou física da CONTRATANTE, não podendo serem vendidas, cedidas, reutilizadas ou doadas pela CONTRATADA.
1.5. Todos os documentos da CONTRATANTE e as informações neles registradas serão de acesso restrito à CONTRATADA e seus empregados, obrigando-se a CONTRATADA a manter o mais completo e absoluto sigilo sobre quaisquer dados da CONTRATANTE de que venha a ter conhecimento ou acesso, ou que lhe venham a ser confiadas, sejam relacionados ou não com a prestação dos serviços, não podendo, sob qualquer pretexto, reproduzir, divulgar, revelar ou dar conhecimento a terceiros estranhos a esta contratação, sob as penas da lei, inclusive após o término do presente contrato. Informações e documentos somente poderão ser revelados a terceiros com o prévio consentimento por escrito do CONTRATANTE, e/ou em hipótese de determinação judicial.
1.6. Descrição/especificação/materiais/insumos/equipamentos: 1.6.1. Da transferência ordenada dos documentos de arquivo:
1.6.1.1. A transferência ordenada consiste na retirada do acervo documental da CONTRATANTE, planilhamento de identificação de cada caixa e seu conteúdo e, seu deslocamento para as instalações de processamento e armazenamento da CONTRATADA.
1.6.1.2. O quantitativo previsto é de 17.000 (dezessete mil) caixas-arquivo podendo essa quantidade ser maior ou menor. O valor a ser faturado será conforme o preço unitário da caixa planilhada e transferida.
1.6.1.3. É de responsabilidade da CONTRATADA o fornecimento de pessoal e materiais para a retirada dos acervos da CONTRATANTE observadas as características do edifício (escadas, portas, vãos, estacionamento, iluminação, etc.).
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1.6.1.4. A CONTRATADA deve fornecer, sem ônus para seus funcionários, e/ou fiscalizar, a utilização de equipamentos de segurança/proteção individual e, outros necessários para a execução dos serviços.
1.6.1.5. O serviço de transferência ordenada terá início com a aprovação da CONTRATANTE de um Plano de Logística para Transferência do Acervo Arquivístico elaborado pela CONTRATADA, no qual deverá constar como será a preparação para a transferência, prazos, a organização das caixas-arquivo, necessidade da utilização da caixa-box, a ordem de prioridade de transferência e a logística para cumprimento dos prazos definidos para a execução dos serviços.
1.6.1.6. O acervo destinado à guarda permanente não deverá ser misturado ao que está destinado à eliminação. Deve-se devidamente identificá-los e separá-los um do outro durante o transporte e a armazenagem.
1.6.1.7. O planilhamento dos documentos (acondicionados nas caixas-arquivo) consiste na elaboração de planilha/listagem com informações relevantes e pertinentes a partir dos dados nos espelhos de identificação das caixas, tais como: ano de produção, número de caixa, código de classificação e número dos documentos - que possibilitem a perfeita rastreabilidade das informações com vistas a permitir o desarquivamento (emergencial ou planejado) quando necessário. Deverá ser realizado no espaço físico da CONTRATANTE ou nas instalações da CONTRATADA após o transporte, decisão essa que deverá constar no Plano de Logística Para Transferência do Acervo. Caso a CONTRATADA disponha poderá ser utilizado software para o registro dos documentos e caixas, o qual deverá ser utilizado também pela CONTRATANTE para solicitação, localização de documentos e controle de movimentações. Ao final da transferência, deverá ser entregue a CONTRATANTE planilha/listagem completa com relação de caixa, conteúdo e numeração para acompanhamento e conferência da integralidade do acervo arquivístico armazenado.
1.6.1.8. Se for necessário à CONTRATADA o acondicionamento em embalagens específicas para o transporte/armazenamento externo (caixa-box), poderá ser realizado no espaço físico da CONTRATANTE ou nas instalações da CONTRATADA após o transporte, decisão essa que deverá constar no Plano de Logística Para Transferência do Acervo.
1.6.1.9. A caixa-box padrão de 20 (vinte) kg, o lacre, etiquetas e demais itens relacionados para o acondicionamento adequado deverão ser fornecidos pela CONTRATADA. A caixa-box deve comportar exatamente 3 (três) caixas-arquivo, de forma que não sobre espaço no seu interior ou não comprima o conteúdo inserido. A caixa padrão de 20 (vinte) kg deve ter alças para carregamento e orifícios que permitam o uso de lacres.
1.6.1.10. Em virtude da existência de documentos fora do padrão convencional de formato, estes poderão ser acondicionados diretamente em caixas-box.
1.6.1.10. A CONTRATADA fará a identificação das caixas-box por meio de etiquetas que correspondam ao planilhamento dos documentos (item 1.6.1.5) e que possibilite a perfeita rastreabilidade das informações com vistas a permitir o desarquivamento (emergencial ou planejado) quando necessário. As caixas deverão ser etiquetadas e lacradas de forma que o conteúdo fique seguro, sem correr riscos de se misturar com o conteúdo de outras caixas.
1.6.1.11.1. Caso disponha, a CONTRATADA poderá se utilizar de etiquetas de RFID, de sua responsabilidade e fornecimento, para rastrear caixas e documentos por motivos de segurança e necessidade de localização rápida.
RFID, do Inglês Radio-Frequency Identification, é um método de identificação automática através de sinais de rádio, recuperando e armazenando dados remotamente através de dispositivos denominados etiquetas RFID.
1.6.1.12. A identificação e o endereçamento das caixas não poderão conter informações diretas do conteúdo, de modo a se garantir o sigilo das informações. 1.6.1.13. A CONTRATADA deverá formar lotes, de acordo com a capacidade do veículo utilizado para a realização da transferência.
1.6.1.14. A CONTRATADA deverá elaborar Listas de Saída de Documentos que serão assinadas pelo representante da CONTRATADA e CONTRATANTE. A lista servirá de controle e deverá conter número da caixa e total de caixas por lote/paletes e horário de saída do local onde encontra-se o acervo e chegada às instalações da CONTRATADA. Após, serão entregues vias à CONTRATADA e aos responsáveis pelo Contrato para fins de ateste e medição para faturamento.
1.6.1.15. A retirada das caixas dos locais onde estão armazenadas deverá obedecer aos seguintes cuidados:
a) Ser previamente agendada, preferencialmente em dias úteis em horário comercial, com a CONTRATANTE;
b) Retirada das caixas e transporte até o local de carregamento em carrinhos próprios, com fechamento nos quatro lados;
c) O conteúdo das caixas não deve ser misturado. Deverá ser mantida a ordenação dos documentos que já possuírem classificação e que já passaram por tratamento documental, sendo necessária apenas a convergência de denominação (De - Para) das informações de identificação dos conjuntos documentais e endereçamentos, se necessário;
d) Colocação das caixas em paletes com a identificação básica do conteúdo (Lista de Saída);
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e) O empilhamento das caixas durante o transporte poderá ser feito desde que não as danifiquem e nem danifiquem os documentos que armazenam;
f) As caixas, depois de colocadas nos paletes, deverão ser envolvidas com filme stretch, e transportadas em veículo coberto, evitando danos ao material durante o percurso e o descarregamento.
1.6.1.16. Todas as atividades de transferência deverão ser supervisionadas e acompanhadas por representante da CONTRATADA e CONTRATANTE, de forma a garantir o cumprimento das normas de segurança física ou evitar qualquer tipo de dano ou extravio de documentos.
1.6.1.17. Todo o manejo e a movimentação dos documentos são de responsabilidade da CONTRATADA, devendo a mesma empregar todas as medidas que assegurem a integridade física da documentação, inclusive dispondo de veículos fechados (tipo baú), e não sendo permitido o transporte junto com outras cargas.
1.6.1.18. A CONTRATADA deverá disponibilizar veículos em condições adequadas de uso, sendo sua responsabilidade todo e qualquer evento, como conservação, manutenção, suprimento de combustível e lubrificante, seguros, tributos, encargos e quaisquer outras despesas.
1.6.1.19. Eventuais danos às caixas e/ou aos documentos deverão ser reparados pela CONTRATADA, respeitando as características e a qualidade do material original.
1.6.1.20. A partir da retirada dos documentos das dependências da CONTRATANTE, a CONTRATADA se responsabiliza penal, civil e administrativamente pelos documentos da CONTRATANTE. Ressalta-se a Lei 8.159/1991 artigo 25: “Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social”.
1.6.1.21. No recebimento das caixas, a CONTRATADA deverá verificar o estado dos documentos e conferir as quantidades e as informações sobre o conteúdo constante nas respectivas Listas de Saída, mencionadas acima, assinando em seguida um protocolo de recebimento e informando imediatamente ao CONTRATANTE da existência de eventuais inconsistências identificadas.
1.6.1.22. A CONTRATADA deverá estabelecer, durante o período de transferência ordenada e organização do acervo em suas instalações, um serviço de atendimento de consultas aos documentos do acervo sob sua responsabilidade, de forma a atender no prazo máximo de 5 (cinco) dias corridos, a solicitação da CONTRATANTE, a partir da entrada de todo o acervo em seu armazém.
1.6.1.23. Em caso de rescisão contratual, a CONTRATADA deve restituir os documentos, objeto do contrato, no local de armazenamento indicado pela CONTRATANTE. Os documentos deverão retornar nas mesmas condições (quantidade, forma e estado) em que foram recebidos e na ordenação nos mobiliários disponíveis determinada pela CONTRATANTE, sem ônus adicionais e acompanhados de formulário de devolução em duas vias, assinadas pela CONTRATADA e pela CONTRATANTE.
1.6.1.24. Será de responsabilidade da CONTRATADA, o manejo, a movimentação e a guarda dos documentos quando de seu retorno às instalações da CONTRATANTE, sendo-lhes dispensados, os mesmos cuidados técnicos.
1.6.1.25. A CONTRATADA não poderá cobrar pela movimentação das caixas ou por qualquer outro serviço, no momento de disponibilizar o acervo por motivo de término ou rescisão contratual.
1.6.2. Da transferência e acondicionamento dos materiais bibliográficos:
1.6.2.1. A transferência consiste na retirada, no acondicionamento e no deslocamento do acervo bibliográfico da CONTRATANTE para as instalações de processamento e armazenamento da CONTRATADA.
1.6.2.2. O quantitativo previsto é de 300 metros lineares de materiais podendo essa quantidade ser maior ou menor. O valor a ser faturado será conforme o metro linear acondicionado e transferido para as dependências da CONTRATADA.
1.6.2.3. O serviço de transferência terá início com a aprovação da CONTRATANTE de um Plano de Logística para Transferência do Acervo Bibliográfico elaborado pela CONTRATADA, no qual deverá constar como será a preparação para a transferência, o acondicionamento do material, a ordem de prioridade de transferência e a logística para cumprimento dos prazos definidos para a execução dos serviços.
1.6.2.4. O acondicionamento será feito em embalagens específicas para o armazenamento externo (caixa-box), realizado no espaço físico da CONTRATANTE.
1.6.2.5. A caixa-box padrão de 20 (vinte) kg, o lacre, etiquetas e demais itens relacionados para o acondicionamento adequado deverão ser fornecidos pela CONTRATADA. A caixa padrão de 20 (vinte) kg deve ter alças para carregamento e orifícios que permitam o uso de lacres.
1.6.2.6. Os mesmos cuidados e procedimentos estabelecidos no item 1.6.1 deverão ser obedecidos para os materiais bibliográficos, respeitadas as suas características.
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1.6.3. Do armazenamento externo dos documentos físicos:
1.6.3.1. O serviço de guarda documental consiste no efetivo armazenamento e conservação dos acervos da CONTRATANTE, fornecimento de insumos necessários (lacres, etiquetas, entre outros) à perfeita manutenção dos acervos nas dependências da CONTRATADA, contemplando, ainda, o atendimento de rotinas de consulta e disponibilização de documentos.
1.6.3.2. A CONTRATADA deverá executar os serviços técnicos de armazenagem e guarda de documentos, observado todos os cuidados iniciais da transferência, responsabilizando-se pela ordenação e organização de forma a atender prontamente às solicitações de consulta dos documentos em seu poder.
1.6.3.3. O acesso a toda e qualquer documentação armazenada na estrutura da CONTRATADA dar-se-á apenas para empregados previamente cadastrados ou autorizados pela CONTRATANTE, sendo expressamente vedada a disponibilização de qualquer material ou informação relativa à guarda externa a quem não atenda a esse requisito.
1.6.3.4. O faturamento será feito de acordo com o quantitativo de caixas armazenadas no mês, tendo vista a variação mensal de armazenagem considerando novas inclusões no acervo (item 1.6.10) e a eliminação de documentos de arquivo (item 1.6.11).
1.6.4. Das instalações da armazenagem externa:
1.6.4.1. A CONTRATADA deverá dispor de galpão para o armazenamento e guarda do acervo documental localizado nas proximidades da CONTRATANTE, ou na região metropolitana do Distrito Federal. A referida distância é razoável para atender às necessidades do Confea, seja nas rotinas de consulta a documentos, seja na fiscalização e no acompanhamento da transferência e do tratamento documental, quando necessários, possibilitando o controle e o gerenciamento mais eficiente pela CONTRATANTE.
1.6.4.2. Considerando o total estimado de 20.000 (vinte mil) caixas que serão objeto de transferência, o local destinado ao armazenamento deverá ter área suficiente para recebimento imediato destas caixas e condições de expansão.
1.6.4.3. Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido no contrato.
1.6.4.4. Para fins de segurança e preservação do acervo, o galpão deverá ser totalmente murado e dispor de ambiente limpo, seco, livre de risco de inundação, deslizamentos, infestações de insetos e situado em área pavimentada, tendo ruas ou vias calçadas e asfaltadas. Devem ser evitadas áreas propensas a perigos, tais como:
a) Proximidade com zonas pantanosas, rios ou locais sujeitos a inundações;
b) Terrenos e subsolos úmidos;
c) Regiões de fortes ventos e tempestades;
d) Regiões de ventos salinos e com resíduos arenosos;
e) Proximidade com indústrias que liberam poluentes;
f) Proximidade com usinas químicas, elétricas e nucleares;
g) Proximidade com linhas de alta-tensão;
h) Proximidade com entrepostos de materiais inflamáveis e explosivos;
i) Terminais de tráfego aéreo e terrestre; e
j) Áreas de intenso tráfego sujeitas à trepidação, ruído e poluição.
1.6.4.5. As instalações deverão possuir condições adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar, de forma a garantir a proteção dos documentos.
1.6.4.6. As instalações deverão contar com um sistema de prevenção e de detecção automática de incêndio, com detectores de fumaça e extintores de incêndio distribuídos pelo galpão. 1.6.4.7. As entradas do edifício devem ser bem iluminadas e livres de quaisquer obstáculos que prejudiquem a visão da equipe de segurança.
1.6.4.8. O ambiente deve dispor de circuito fechado de câmeras e gravação das imagens em sistema que permita o resgate das imagens com detectores de movimentos e alarmes.
1.6.4.9. Os extintores manuais, à base de água, CO 2 (dióxido de carbono) ou pó químico, devem ser distribuídos pelos depósitos de acordo com as normas vigentes, independentemente da existência de extintores automáticos.
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1.6.4.10. Todas as instalações elétricas devem estar de acordo com as normas técnicas em vigor e os equipamentos de iluminação devem ser adequados à preservação documental.
a) A chave geral de energia deve ser localizada de forma a permitir sua fácil visualização e o acesso dos funcionários em casos emergenciais, além de ser dotada de painel de controle geral e com luzes de emergência em todas as instalações.
b) A instalação será feita a um metro do chão, contando com proteção, segundo as normas de segurança em vigor.
c) Os cabos elétricos devem ser instalados em dutos preferencialmente aparentes, conforme as normas de segurança em vigor.
d) Os quadros gerais devem igualmente estar localizados em locais visíveis e de fácil acesso, à entrada dos depósitos. Se estes não estiverem em funcionamento, a corrente elétrica deve ficar cortada.
e) Os computadores devem contar com sistema de energia elétrica independente, devidamente aterrada e estabilizada. Os equipamentos serão protegidos contra interrupções causadas pela falta de energia, a fim de garantir a continuidade da prestação de serviço.
f) Deverá ter sistema destinado a proteger a edificação e estrutura do imóvel quanto à incidência e impacto direto de raios na região. O sistema de para-raios deverá estar de acordo com as exigências da norma técnica brasileira ABNT NBR5419.
1.6.4.11. A CONTRATADA deve dispor de local adequado com área de armazenagem, com ambiente distinto e apropriado para a execução de outras atividades técnicas auxiliares. 1.6.4.12. O acesso ao local destinado ao armazenamento do acervo documental deverá ser restrito, somente podendo ter acesso ao ambiente de arquivamento pessoas formalmente autorizadas pela CONTRATADA e os representantes autorizados da CONTRATANTE.
1.6.4.13. O layout da disposição das estantes de guarda da documentação deve obedecer aos critérios de ventilação, iluminação e de extinção de incêndio e proteção contra radiações solares, com o intuito de preservar os documentos a serem armazenados.
1.6.4.14. Todo o mobiliário metálico deve ser fabricado com chapas de aço-carbono fosfatizado, com pintura eletrostática, sem apresentar remendos grosseiros ou cantos pontiagudos que possam danificar os documentos ou ferir pessoas.
1.6.4.15. A CONTRATADA deverá possuir certificados, dentro da validade, quanto à aplicação de desinsetização e desratização do local destinado ao armazenamento de documentos, além de possuir condições de higiene apropriadas.
1.6.4.16. A CONTRATADA deverá possuir área exclusiva para preparo e tratamento dos documentos, assim como deverá disponibilizar sala com infraestrutura equipada com mesa, cadeira, ar-condicionado e computador com acesso à Internet, em perfeitas condições de uso, que servirá a CONTRATANTE para o acompanhamento e supervisão dos serviços a serem executados.
1.6.4.17. A CONTRATADA deverá dispor de agente de vigilância especializada por 24 (vinte e quatro) horas, durante os 7 (sete) dias da semana, com registro de ocorrências.
1.6.4.18. Em caso de sinistro de qualquer natureza, a CONTRATADA deverá comunicar de imediato a CONTRATANTE o fato e as providências adotadas.
1.6.4.19. A qualquer tempo a CONTRATANTE reserva-se ao direito de efetuar, a seu critério, auditorias nas instalações e nos serviços executados para avaliar a sua conformidade com as especificações técnicas do serviço contratado.
1.6.5. Do tratamento técnico dos documentos de arquivo:
1.6.5.1. O tratamento técnico dos documentos de arquivo, quando solicitado, deverá ser gerenciado por um profissional bacharel em Arquivologia e compreender a higienização, classificação, avaliação, ordenação e o acondicionamento de documentos:
a) Higienização – processo de retirada de grampos, clipes e qualquer outro material que não faça parte dos documentos e que venha a prejudicar o processo de manipulação, armazenamento, consulta e a digitalização;
b) Classificação - aplicação do Plano de Classificação fornecido pelo Confea para documentos relativos às atividades meio e fim;
c) Avaliação - aplicação da Tabela de Temporalidade Documental fornecida pelo Confea para documentos relativos às atividades meio e fim;
d) Ordenação, obedecendo a hierarquia - ano de produção, código de classificação e número do processo/documento do Confea – permitindo ordenar os documentos de forma que possam ser localizados de forma ágil;
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e) Acondicionamento em novas caixas-arquivo padronizadas confeccionadas em papelão ondulado, duplo Kraft (puro), gramatura mínima de 500 g/m², na cor parda, medindo 135mm de largura x 355mm de comprimento x 250 mm de altura, a serem disponibilizadas pela CONTRATADA, com conteúdo interno identificado por meio de espelho padrão com modelo fornecido pela CONTRATANTE.
1.6.5.2. O faturamento mensal será dará conforme o quantitativo de metros lineares tratados no mês de referência.
1.6.6. Da organização dos materiais bibliográficos:
1.6.6.1. Os materiais bibliográficos são compostos de livros, encadernações, Cd's, Dvd's, disquetes e VH's, entre outros. Sua organização compreenderá a identificação, a quantificação e o reacondicionamento nas caixas-box.
1.6.6.2. Após a transferência a CONTRATANTE estabelecerá para a CONTRATADA os parâmetros e as características a serem identificados em cada material que servirão para gerar listagem de identificação, quantificação do material e como controle do acervo pela CONTRATANTE.
1.6.6.3. O conteúdo de cada caixa-box produzida deverá ser identificado por meio de espelho/etiqueta, de forma a facilitar a recuperação do material armazenado, quando necessário. 1.6.6.4. Não será necessária a existência de área separada para armazenamento de acervo em suporte especial, tendo em vista que os documentos serão ainda acondicionados e identificados.
1.6.6.5. O faturamento mensal será dará conforme o quantitativo de metros lineares organizados no mês de referência.
1.6.7. Da digitalização e do Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR):
1.6.7.1. A digitalização consiste na conversão de documentos em papel em imagem digital. Poderão ser processados itens documentais dos seguintes tipos: A0, A1, A2, A3, A4 ou menores, Ofício, de diferentes gramaturas (50-180g/m 2 ), e encadernações/livros, em preto-e-branco, escala de cinza ou colorido.
1.6.7.2. O processo de digitalização deverá ser realizado com o objetivo de garantir o máximo de fidelidade entre a imagem e o documento original, levando em consideração suas características físicas e estado de conservação.
1.6.7.3. Após a digitalização e tratamento da imagem, o documento digital deverá ser conferido quanto a sua qualidade.
1.6.7.4. A Digitalização e o Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), quando solicitados, deverão ser executados em conformidade com as especificações determinadas na Resolução CONARQ nº 31, de 28 de abril de 2010.
1.6.7.5. No caso da digitalização de documentos de arquivo, serão, após a digitalização e o controle de qualidade, remontados, com recolocação de grampo trilho plástico, e re- acondicionados nas caixas-arquivo, seguindo a ordenação previamente aplicada no tratamento arquivístico (item 1.6.5).
1.6.7.6. No caso da digitalização de materiais bibliográficos, serão, após a digitalização e o controle de qualidade, remontados a sua forma original e re-acondicionados nas caixas-box originárias.
1.6.7.7. A digitalização de documentos não autoriza a eliminação dos originais nos termos da Lei.
1.6.7.8. O formato da imagem será preferencialmente em PDF-A, podendo ser definido a critério da CONTRATANTE, de acordo com o documento, os formatos PDF, TIFF ou JPEG. 1.6.7.9. Quando se tratar de documentos com suporte fragilizado estes deverão ser cuidadosamente manipulados, e os escanners deverão ser do tipo Planetário, isto é, sem nenhum tipo de tracionador, para que a qualidade e a integridade do documento físico não sejam comprometidas.
1.6.7.10. A documentação deve ser digitalizada frente e verso, gerando assim 2 (duas) imagens por folha.
1.6.7.11. Cada página digitalizada será submetida à ferramenta de reconhecimento ótico de caracteres (OCR), com a inclusão do recurso de pesquisa textual através de qualquer palavra, frase ou trecho de frase constante nas imagens digitalizadas, com aproveitamento mínimo, em conformidade com a tabela abaixo:
Tipo de documento Aproveitamento mínimo Papel impresso em pograﬁa
95%
Papéis que não sejam do po “papel de seda”, da lografados em máquina elétrica
95%
Papéis impressos em impressora matricial
80%
Papéis que não sejam do po “papel de seda”, da lografados em máquina manual
70%
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SEI/Confea - 0553841 - Edital de Licitação Outros pos de papel
50%
1.6.7.12. A ferramenta de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) deverá reconhecer: Caracteres comuns à língua portuguesa e a qualquer língua estrangeira eventualmente utilizada; cedilha e outros caracteres acentuados comuns à língua portuguesa e a qualquer língua estrangeira eventualmente utilizada.
1.6.7.13. A disponibilização dos arquivos digitalizados será definida pela CONTRATANTE e a CONTRATADA.
1.6.7.14. O faturamento mensal será dará conforme o quantitativo de imagens digitalizadas no mês de referência.
1.6.8. Da disponibilização de item documental na modalidade normal (até 10 itens):
1.6.8.1. Sempre que necessitar de realizar consulta temporária dos itens documentais físicos armazenados, a CONTRATANTE solicitará esse serviço, que consiste da localização, manipulação, frete do local de armazenamento da CONTRATADA para as dependências da CONTRATANTE, com a posterior devolução, incluindo todos os procedimentos e insumos necessários à execução dos serviços.
1.6.8.2. Considera-se como Item Documental uma caixa-box, uma caixa-arquivo ou um documento.
1.6.8.3. Considera-se para cada disponibilização até 10 itens documentais. Caso a quantidade ultrapasse 10 itens, este deve ser contabilizado como uma nova disponibilização para fins de faturamento, em razão da capacidade de transporte e da economicidade para a Administração Pública.
1.6.8.4. O quantitativo previsto de disponibilizações poderá ser consumido de forma parcelada ou de uma só vez.
1.6.8.5. Os documentos poderão possuir 1 (um) ou mais volumes, devendo a CONTRATADA fazer o empréstimo físico do documento solicitado completo, independentemente do tamanho do seu volume, exceto quando solicitado o volume específico.
1.6.8.6. As entregas deverão ser atendidas no horário de funcionamento da CONTRATANTE: de segunda a sexta feira das 08:30 às 18:30.
1.6.8.7. Caberá à CONTRATADA observar que somente poderão disponibilizar os documentos aos profissionais autorizados pela CONTRATANTE, os quais deverão portar autorização expressa e documento de identificação validado pela CONTRATANTE.
1.6.8.8. A disponibilização poderá ocorrer nas instalações da CONTRATADA, que deverá disponibilizar espaço físico e condições adequadas para a consulta, sem qualquer ônus adicional. 1.6.8.9. A disponibilização de Item Documental poderá ser feita em duas modalidades: solicitação normal (item 1.6.8) e solicitação urgente (item 1.6.9).
1.6.8.10. Na modalidade normal, a CONTRATADA deverá atender à solicitação no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas a contar do horário da solicitação.
1.6.8.11. Caso o prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas vier a vencer em finais de semana, feriados ou fora do horário de funcionamento da CONTRATANTE, a solicitação deverá ser atendida na primeira hora útil do próximo dia útil.
1.6.8.12. A CONTRATADA deverá manter o registro de todas as solicitações e devoluções, com os dados da modalidade, horário de solicitação, entrega, coleta, dentre outros.
1.6.8.13. Depois de consultados, os Itens Documentais serão devolvidos para retorno às instalações da CONTRATADA por meio de coleta agendada.
1.6.8.14. O transporte deve ser realizado pela CONTRATADA de forma segura, em veículos com carroceria fechada e em perfeito estado de conservação, visando à segurança, a proteção e a integridade dos documentos.
1.6.8.15. Ao receber os itens em devolução, o funcionário da CONTRATADA deverá identificar todos os itens recebidos, registrando o recebimento, retornando com documentos aos devidos locais de armazenamento.
1.6.8.16. Na impossibilidade de atender aos pedidos, nos prazos determinados, fica a CONTRATADA obrigada a justificar oficialmente o fato.
1.6.8.17. O faturamento mensal será dará conforme o quantitativo de fretes na modalidade normal realizados no mês de referência.
1.6.9. Da disponibilização de item documental na modalidade urgente (até 10 itens):
1.6.9.1. Os requisitos são os mesmos do item 1.6.8, porém na modalidade urgente, a CONTRATADA deverá atender a disponibilização no prazo máximo de 4 (quatro) horas a contar do horário da solicitação.
1.6.9.2. Caso o prazo máximo de 4 (quatro) horas vier a vencer em finais de semana, feriados ou fora do horário de funcionamento da CONTRATANTE, a solicitação deverá ser atendida na primeira hora útil do próximo dia útil e será considerada para fins de pagamento a modalidade normal.
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1.6.9.3. O faturamento mensal será dará conforme o quantitativo de fretes na modalidade urgente realizados no mês de referência.
1.6.10. Da transferência ordenada periódica de documentos para guarda externa:
1.6.10.1. No decorrer da contratação haverá inclusões de novos documentos ao acervo custodiado em virtude da contínua produção documental da CONTRATANTE. Nessa situação receberão o mesmo tratamento da implantação, item 1.6.1.
1.6.10.2. O valor a ser faturado será conforme o preço unitário da caixa transferida e planilhada no mês de referência.
1.6.11. Da eliminação de documentos de arquivo:
1.6.11.1. Trata-se do serviço sob demanda de destruição física dos documentos que já cumpriram prazo de guarda e não possuem valor secundário. O objetivo da eliminação é evitar o acúmulo desnecessário de documentos em depósitos, diminuindo os gastos com recursos humanos e materiais.
1.6.11.2. A eliminação será realizada conforme procedimentos previstos na Resolução nº 40 de 09 de dezembro de 2014 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), após a execução dos procedimentos técnicos para eliminação de documentos públicos de competência da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da CONTRATANTE.
1.6.11.3. A seleção de caixas contendo documentos passíveis à eliminação será feita pela CONTRATANTE que entregará a CONTRATADA para realização dos procedimentos de eliminação.
1.6.11.4. Um representante da CONTRATANTE deverá ir às instalações da CONTRATADA para acompanhar o processo de eliminação, a ser realizado por meio de fragmentação manual ou mecânica, garantindo a descaracterização total dos documentos e observando a legislação pertinente e boas práticas de sustentabilidade ambiental.
1.6.11.5. A CONTRATADA deverá entregar certificado de eliminação/destruição segura ao término do processo à CONTRATANTE, de acordo com as normas legais em vigor em relação
à preservação do meio ambiente e à sustentabilidade.
1.6.11.6. Os resíduos provenientes da eliminação física poderão ser destinados às associações e cooperativas dos catadores de materiais recicláveis, ou terem outra forma de destinação adequada, quando for o caso, desde que seja assegurado a impossibilidade de leitura dos documentos.
1.6.11.7. O faturamento mensal se dará conforme o valor do metro linear eliminado no mês de referência.
1.6.12. Da desmontagem e da embalagem do mobiliário de arquivo deslizante:
1.6.12.1. O serviço de desmontagem deve ser realizado de modo manter a integridade e a forma original do mobiliário.
1.6.12.2. Deverão ser observadas as seguintes orientações:
a) desmontar as faces dos arquivos deslizantes, incluindo todos os componentes internos e externos, tais como trilhos, prateleiras, batentes, porta-etiquetas, volantes etc.;
b) todos os componentes do mobiliário deverão ser embalados adequadamente para evitar danos ao patrimônio e serem identificados com etiquetas. Caso, o deslizante seja armazenado desmontado durante o período do contrato, deverá ser fornecido um mapeamento dos componentes de forma que facilite a sua localização quando da remontagem.
c) peças frágeis deverão embaladas com plástico bolha e itens menores deverão ser embalados e acondicionados em caixas de papelão, de forma a melhor conservação do material.
d) indicar a substituição de componentes que eventualmente estejam danificados a ponto de impossibilitar a desmontagem, remontagem e manutenção do equipamento;
e) consertar ou substituir o equipamento que vier a apresentar defeito ou incorreções por ocasião da execução dos serviços, dentro do período de garantia;
f) toda embalagem remanescente de material incluindo resíduos deverá ser recolhido pela CONTRATADA para o devido descarte apropriado.
1.6.12.3. O valor a ser faturado corresponderá ao total de faces desmontadas e embaladas.
1.6.13. Do transporte do mobiliário de arquivo deslizante:
1.6.13.1. O transporte consiste da retirada do mobiliário desmontado e embalado das dependências do Confea e seu deslocamento para as instalações de armazenamento da CONTRATADA.
1.6.13.2. É de responsabilidade da CONTRATADA o fornecimento de pessoal e materiais para a retirada e o deslocamento do mobiliário da CONTRATANTE observadas as características do edifício (escadas, portas, vãos, estacionamento, iluminação, etc.). https://sei.confea.org.br/sei/controlador.php?acao=documento_imprimir_web&acao_origem=arvore_visualizar&id_documento=635704&infra_sistema=100000100&infra_unidade_atual=100000074&infra_hash=47… 19/47

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1.6.13.3. A CONTRATADA deve fornecer, sem ônus para seus funcionários, e/ou fiscalizar, a utilização de equipamentos de segurança/proteção individual e, outros necessários para a execução dos serviços.
1.6.13.4. As atividades de transporte deverão ser supervisionadas e acompanhadas por representante da CONTRATADA e CONTRATANTE, de forma a garantir o cumprimento das normas de segurança física e evitar qualquer tipo de dano ou extravio durante a remoção.
1.6.13.5. A CONTRATADA deverá adotar todos os cuidados necessários com vistas a não danificar os componentes, sendo esta responsável por reparar quaisquer danos causados. 1.6.13.6. A CONTRATADA deverá utilizar veículos apropriados e em bom estado de conservação e limpeza, seguros e com carroceria fechada. Todas as despesas relativas ao transporte, bem como gastos com combustível e pessoal deverão ficar a cargo da CONTRATADA.
1.6.13.7. O valor a ser faturado corresponderá ao frete de transporte da retirada das dependências da CONTRATANTE até a CONTRATADA.
1.6.14. Da guarda provisória do mobiliário de arquivo deslizante:
1.6.14.1. A guarda de todo o material retirado é de responsabilidade da CONTRATADA.
1.6.14.2. A guarda se dará em ambiente limpo, seco, livre de risco de inundação, deslizamentos, infestações de insetos e situado em área pavimentada.
1.6.14.3. Durante o período do contrato, caso a CONTRATADA opte pela guarda do mobiliário desmontado em suas dependências, as peças deverão estar cobertas e embaladas para evitar qualquer situação de desgaste.
1.6.14.4. Durante o período do contrato, caso a CONTRATADA opte pela guarda do mobiliário montado em suas dependências, esta poderá, às suas custas, proceder à montagem e se utilizar do mobiliário para o armazenamento dos documentos de arquivo da CONTRATANTE, sendo responsável pela sua manutenção, limpeza e condições de operação.
1.6.14.5. Quando da retirada da CONTRATANTE do mobiliário das dependências da CONTRATADA o mobiliário deverá está desmontado e embalado conforme o item 1.6.12.
1.6.14.6. O valor mensal a ser faturado corresponderá ao período de guarda fora do espaço físico da CONTRATANTE.
1.7. Quantificação do objeto pormenorizada:
Valor Valor Item Descrição Unidade Quantidade Unitário Global (R$) (R$)
IMPLANTAÇÃO
1
Transferência ordenada dos documentos de arquivo
Caixa-arquivo 17.000
2
Transferência e acondicionamento dos materiais bibliográficos
Metro Linear 300
CUSTÓDIA
Caixa-
3 Armazenagem externa dos documentos físicos



Habilitação: 10.1. A habilitação das licitantes será verificada por meio do Sicaf (habilitação parcial) e da documentação especificada neste edital.
10.1.1. As licitantes que não atenderem às exigências de habilitação parcial no Sicaf deverão apresentar documentos que supram tais exigências.
10.2. O Pregoeiro poderá consultar sítios oficiais de órgãos e entidades emissores de certidões, para verificar as condições de habilitação das licitantes, constituindo a consulta meio legal de prova.
10.3. Ao Pregoeiro ou à autoridade superior é assegurado o direito de solicitar à licitante vencedora, a qualquer tempo, no curso da licitação, quaisquer esclarecimentos sobre os documentos já entregues, fixando-lhes prazo para atendimento.
10.4. Como condição prévia ao exame da documentação de habilitação da licitante detentora da proposta classificada em primeiro lugar, o(a) pregoeiro(a) verificará o eventual descumprimento das condições de participação, especialmente quanto à existência de sanção que impeça a participação no certame ou a futura contratação, mediante a consulta aos seguintes cadastros:
10.4.1. Sistema Unificado de Cadastramento de Fornecedores - Sicaf;
10.4.2. Consulta Consolidada de Pessoa Jurídica do Tribunal de Contas da União (https://certidoes-apf.apps.tcu.gov.br/).
10.5. As consultas previstas na condição anterior realizar-se-ão em nome da sociedade empresária licitante e também de eventual matriz ou filial e de seu sócio majoritário.
10.6. Constatada a existência de sanção, o Pregoeiro reputará a licitante inabilitada, por falta de condição de participação.
10.7. O Pregoeiro consultará o Sicaf em relação à habilitação jurídica, à regularidade fiscal e à qualificação econômica financeira, conforme disposto nos arts. 4º, caput, 8º, § 3º, 13 a 18 e 43, III, da Instrução Normativa SLTI/MPOG nº 2, de 2010.
10.7.1. Também poderão ser consultados os sítios oficiais emissores de certidões, especialmente quando a licitante esteja com alguma documentação vencida junto ao Sicaf;
10.7.2. Caso o Pregoeiro não logre êxito em obter a certidão correspondente por meio do sítio oficial, ou na hipótese de se encontrar vencida no referido sistema, a licitante será convocada a encaminhar, no prazo de 02 (duas) horas, documento válido que comprove o atendimento das exigências deste edital, sob pena de inabilitação, ressalvado o disposto quanto à comprovação da regularidade fiscal das microempresas, empresas de pequeno porte ou sociedade cooperativa a elas equiparada, conforme estatui o art. 43, § 1º da LC nº 123, de 2006. 10.8. As licitantes que não estiverem cadastradas no Sicaf, além do nível de credenciamento exigido pela Instrução Normativa SLTI/MPOG nº 2, de 2010, deverão apresentar a seguinte documentação relativa à Habilitação Jurídica e à Regularidade Fiscal e Trabalhista e Qualificação Econômico-financeira, conforme descrito nos itens 10.9., 10.10. e 10.11. a seguir.
10.9. Habilitação Jurídica:
10.9.1. Para Empresa Individual: Registro comercial;
10.9.2. Para Sociedade Comercial: Ato constitutivo (estatuto ou contrato social em vigor), devidamente registrado no órgão competente e acompanhado de todas as alterações ou da consolidação respectiva;
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10.9.3. Para Sociedades Por Ações: Ato constitutivo (estatuto ou contrato social em vigor), devidamente registrado no órgão competente, acompanhado de documento comprobatório da eleição dos atuais administradores e acompanhado de todas as alterações ou da consolidação respectiva;
10.9.4. Para Sociedades Civis: Inscrição do ato constitutivo, acompanhada de prova de designação da diretoria em exercício e de todas as alterações ou da consolidação respectiva;
10.9.5. Decreto de autorização, em se tratando de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no País, e ato de registro ou autorização para funcionamento expedido pelo órgão competente, quando a atividade assim o exigir.
10.10. Regularidade fiscal e trabalhista:
10.10.1. Prova de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ);
10.10.2. Prova de regularidade fiscal com a Receita Federal, Estadual/Distrital, Municipal e Dívida Ativa da União;
10.10.3. Prova de regularidade com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
10.10.4. Prova de regularidade trabalhista (CNDT).
10.10.5. As microempresas e empresas de pequeno porte deverão apresentar toda a documentação exigida para efeito de comprovação de regularidade fiscal, mesmo que esta apresente alguma restrição.
10.10.5.1. Havendo alguma restrição na comprovação da regularidade fiscal, será assegurado o prazo de 05 (cinco) dias úteis, cujo termo inicial corresponderá ao momento em que a licitante for declarada vencedora do certame, prorrogáveis por igual período, a critério da Administração, para a regularização da documentação, pagamento ou parcelamento do débito, e emissão de eventuais certidões negativas ou positivas com efeito de certidão negativa.
10.10.6. A não regularização da documentação, no prazo previsto no subitem anterior, implicará decadência do direito à contratação, sem prejuízo das sanções previstas no art. 81 da Lei
no 8.666, de 21 de junho de 1993, sendo facultado à Administração convocar as licitantes remanescentes, na ordem de classificação, para a assinatura do contrato, ou revogar a licitação. 
10.11. Qualificação Econômico-financeira:
10.11.1. Certidão negativa de falência, recuperação judicial ou recuperação extrajudicial, expedida pelo distribuidor da sede da licitante.
10.11.2. Balanço Patrimonial do último exercício social exigível, apresentado na forma da lei e regulamentos na data de realização deste Pregão, vedada sua substituição por balancetes ou balanços provisórios, podendo ser atualizado por índices oficiais quando encerrados há mais de 3 (três) meses da data da sessão pública de abertura deste processo licitatório;
10.11.2.1. No caso de empresa constituída no exercício social vigente, admite-se a apresentação de balanço patrimonial e demonstrações contábeis referentes ao período de existência da sociedade;
10.11.3. Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) relativa ao último exercício social exigível, apresentado na forma da lei;
10.11.4. As empresas deverão complementar a comprovação da qualificação econômico-financeira por meio de:
10.11.4.1. Índices de Liquidez Geral (LG), Liquidez Corrente (LC) e Solvência Geral (SG) superiores a 1;
10.11.4.2. Patrimônio Líquido (PL) igual ou superior a 10% (dez por cento) do valor da proposta; e
10.11.4.3. Patrimônio Líquido igual ou superior a 1/12 (um doze avos) do valor total dos contratos firmados com a Administração Pública e com a iniciativa privada, vigentes na data da sessão pública de abertura deste Pregão. 10.11.4.3.1. Quando houver divergência percentual superior a 10% (dez por cento), para mais ou para menos, entre a declaração aqui tratada e a receita bruta discriminada na Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), deverão ser apresentadas, concomitantemente, as devidas justificativas.
10.11.4. Comprovação de patrimônio líquido no limite equivalente a 10% (dez por cento) do valor estimado da contratação, a qual será exigida somente no caso de a licitante apresentar resultado inferior a 1 (um) em qualquer dos índices Liquidez Geral, Liquidez corrente e Solvência Geral, calculados e informados pelo Sicaf;
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10.11.5. O balanço patrimonial e as demonstrações contábeis deverão estar assinados por Contador ou por outro profissional equivalente, devidamente registrado no Conselho Regional de Contabilidade.
10.11.6. A boa situação financeira será avaliada pelos Índices de Liquidez Geral (LG), Solvência Geral (SG) e Liquidez Corrente (LC), que deverão ser iguais ou superiores a 1,00 (um), resultantes da aplicação das seguintes fórmulas:
LG = ATIVO CIRCULANTE + REALIZÁVEL A LONGO PRAZO
PASSIVO CIRCULANTE + EXIGÍVEL A LONGO PRAZO
SG = __________________ATIVO TOTAL_____________________ PASSIVO CIRCULANTE + EXIGÍVEL A LONGO PRAZO
LC =
ATIVO CIRCULANTE
PASSIVO CIRCULANTE
10.11.7. As fórmulas deverão estar devidamente aplicadas em memorial de cálculos juntado ao balanço;
10.11.7.1. Caso o memorial não seja apresentado, a unidade de licitação reserva-se o direito de efetuar os cálculos;
10.11.8. Se necessária a atualização do balanço e do capital social, deverá ser apresentado, junto aos documentos em apreço, o memorial de cálculo correspondente.
10.12. Habilitação Técnica: 10.12.1. A habilitação técnica será comprovada por meio de atestado(s) ou declarações de capacidade técnica emitido(s) por pessoa jurídica de direito público ou privado, lavrados e assinado(s) por servidor/funcionário competente do respectivo órgão ou empresa, que comprove(em) ter a licitante prestado serviço da mesma natureza e compatível com objeto que se pretende.
10.12.1.1. Entender-se-á como compatível com o objeto pretendido o atestado que demonstre que a licitante executa ou executou contrato correspondente ao especificado no Anexo I deste edital;
10.12.1.2. Será admitido o somatório de atestados quando se referirem à execução de serviços similares e compatíveis, desde que prestados simultaneamente;
10.12.1.3. Somente serão aceitos atestados expedidos após a conclusão do contrato ou se decorrido pelo menos um ano do início de sua execução, exceto se firmado para ser executado em prazo inferior;
10.12.4.4. No caso de apresentação de atestado de empresas privadas, não serão considerados aqueles apresentados por empresas participantes do mesmo grupo empresarial da contratada. Serão consideradas como de mesmo grupo, empresas controladas pela contratada, ou que tenham pelo menos uma pessoa física ou jurídica que seja sócia da empresa emitente e da contratada.
10.12.2. Declaração, assinada pelo representante legal da licitante, de que possuirá, no momento da assinatura do contrato, profissional tecnicamente habilitado para responsabilizar-se pela execução de serviços de características semelhantes aos licitados.
10.12.3. Declaração que possui capacidade de atender às condições ambientais e de segurança, conforme os requisitos especificados no item 1.6.4. do Anexo I, com relação às instalações físicas de armazenagem da documentação.
10.12.4. Fica facultado ao Confea, a qualquer momento, realizar diligências, inclusive nas dependências da licitante, com o objetivo de verificar se os atestado(s)/certidão(ões)/declaração(ões) são adequados e atendem as exigências contidas em edital e seus anexos.
10.12.5. Poderá ser exigida a apresentação dos respectivos contratos e aditivos de prestação de serviços relativos aos atestados/certidões/declarações apresentados pela licitante.
10.12.6. Sendo identificadas declarações ou atestados inverídicos, acarretará na desclassificação da licitante.
10.12.7. Constatado o atendimento às exigências fixadas neste edital, a licitante será declarada vencedora.
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10.13. A documentação deverá:
10.13.1. estar em nome da empresa licitante;
10.13.2. estar em plena validade na data da sessão;
10.13.3. referir-se a apenas uma das filiais ou apenas a empresa matriz, ou seja, os documentos apresentados deverão referir-se a um mesmo CNPJ/MF, o qual corresponderá àquele constante da proposta, à exceção dos documentos que só possam ser fornecidos por empresa matriz, sob pena de inabilitação ou desclassificação.
10.14. Ao Pregoeiro reserva-se o direito de solicitar o original de qualquer documento, sempre que tiver dúvida ou julgar necessário.
10.14.1. Os originais ou cópias autenticadas, caso sejam solicitados, deverão ser encaminhados ao Setor de Aquisições e Contratos - Setac, situado no SEPN 508, Bloco “A”, Edifício Confea - Engenheiro Francisco Saturnino de Brito Filho, Asa Norte, 70.740-541, Brasília - DF.
10.14.2. As licitantes que deixarem de apresentar quaisquer dos documentos exigidos para a habilitação na presente licitação ou os apresentarem em desacordo com o estabelecido neste edital ou com irregularidades, serão inabilitadas, não se admitindo complementação posterior, salvo na forma do art. 43 da Lei Complementar nº 123, de 2006.
11.
DOS ESCLARECIMENTOS E DA IMPUGNAÇÃO AO EDITAL 11.1. Até três dias úteis antes da data fixada para abertura da sessão pública, qualquer pessoa, física ou jurídica, poderá impugnar o ato convocatório deste Pregão Eletrônico mediante petição a ser enviada exclusivamente para o endereço eletrônico licitacao@confea.org.br.

Julgamento: ( X ) Menor preço por lote/item
( ) Melhor técnica
( ) Técnica e preço
A escolha deverá ser por MENOR PREÇO GLOBAL, visto que a guarda do documento estará nas instalações da empresa contratada, o que inviabiliza a contratação de seus serviços de forma separada.
É tecnicamente inviável manter várias empresas coordenando e guardando a documentação, além do custo mais oneroso, observando-se o princípio da economicidade, já que as contratadas deverão possuir espaço físico e estrutura adequada para a guarda dos documentos, bem como sistema de vigilância para garantir a segurança do acervo documental.
Soma-se a esses fatores questões logísticas e da própria atividade especializada, cujo objeto possui característica natural de indivisibilidade. A contratação de apenas uma empresa evita riscos de danos na manipulação, desorganização do acervo, extravio dos documentos, livre acesso na área de guarda do acervo, e até mesmo evita-se a divulgação de informações sigilosas.
O desmembramento dos itens não produzirá o resultado esperado.