Objeto: 1.1
O presente Termo de Referência tem por objeto a contratação de empresa especializada em serviço de gestão documental, incluindo serviços de guarda, organização e gerenciamento de documentos, para suprir as necessidades do arquivo de documentos do Conselho Regional de Enfermagem da Bahia – Coren-BA, visando acessibilidade gerencial do acervo.
1.2 DETALHAMENTOS DOS SERVIÇOS A SEREM CONTRATADOS:
1.2.1. Guarda dos arquivos do DEIRC onde constam os prontuários dos profissionais de enfermagem, que por amostragem chegou-se à estimativa de 2.533 (dois mil quinhentos e trinta e três) caixas arquivo e cerca 137.925 (cento e trinta e sete mil novecentos e vinte e cinco mil) prontuários. Cada prontuário poderá conter entre 20 e 40 páginas, cada caixa poderá conter até 50 prontuários.




  

não apresenta espaço físico e segurança suficiente para comportar todos os prontuários dos profissionais de enfermagem de maneira adequada e condizente com as condições ideais para a sua preservação. A guarda e gestão terceirizadas é uma prática recorrente na administração pública e vem apresentando resultados positivos, quanto à relação custo x benefício, imprimindo significativa economia de espaço dentro das instituições, praticidade e eficácia na localização de documentos e a preservação dos mesmos em um ambiente desenvolvido especificamente para tal fim.
Considerando a necessidade de manter em guarda os prontuários físicos ou digitaliza-los para fazer a guarda em meio digital visto que não se pode fazer o descarte deste acervo documental, produzido pela Unidade de Registro e Cadastro, notadamente, quanto ao processo de registro de títulos, concessão de inscrição, inscrição remida, suspensão de inscrição, cancelamento e outros serviços.
Cumpre registrar que a complexidade e o tamanho do acervo de documentos atualmente custodiados por empresa Contratada, com cerca de 2.533 (dois mil quinhentos e trinta e três) caixas-arquivo, composta cada uma com cerca de 50 (cinquenta) processos, exige gerenciamento e logística própria de guarda física, manuseio e transporte visando sempre a garantia da integridade, sigilo e segurança da informação documentada.
Aponta-se ainda o fato de que se trata de um acervo composto, em sua maioria, por processos antigos de registro de profissionais de enfermagem formalizados desde a existência deste Conselho, fato que exige local com condições adequadas – controle de iluminação, umidade e temperatura, mobiliário e acondicionamento apropriados – para amenizar os processos de degradação e prolongar a preservação do acervo.

com recursos humanos, segurança, custas processuais e inclusive de tempo.
Objetivando aumentar a segurança, produtividade e eficiência dos serviços oferecidos aos clientes externos e internos faz-se necessário a organização do arquivo em um único local, focando o tratamento do ciclo de vida da informação como estratégia de administração do Conselho.
O acervo arquivístico requer soluções que incluam procedimentos técnicos adequados, informatização, recursos humanos, materiais, instalações físicas, segurança, enfim, uma estrutura completa, permitindo que o Conselho Regional de Enfermagem da Bahia possa dar enfoque para os assuntos de sua competência.
A gestão documental é fundamental para garantir o bom funcionamento do Coren-BA, para que haja a racionalização dos recursos, otimização do uso de espaços físicos, além do acesso à informação pelos usuários, sejam estes internos ou externos.
O acesso é assegurado pela Constituição Federal, em seu art. 5°, inciso XXXIII – “todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado”.
Conforme disposto no art. 1° da Lei n.º 8.159/1991, sobre política nacional de arquivos públicos e privados, “é dever do Poder Público à gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.

É neste contexto que o Coren-BA, através do presente termo de referência, busca a contratação de empresa especializada em gestão documental para o atendimento de suas atuais necessidades.
Justificamos a necessidade desta contratação para que não haja descontinuidade do serviço, vez que o CONTRATO Nº 016/2016 – PA ARQUIVOS, possui validade até 02/06/2021.


Credenciamento: 3.1. O Credenciamento é o nível básico do registro cadastral no SICAF, que permite a participação dos interessados na modalidade licitatória Pregão, em sua forma eletrônica.
3.2. O cadastro no SICAF deverá ser feito no Portal de Compras do Governo Federal, no sítio www.comprasgovernamentais.gov.br, por meio de certificado digital conferido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP - Brasil.
3.3. O credenciamento junto ao provedor do sistema implica a responsabilidade do licitante ou de seu representante legal e a presunção de sua capacidade técnica para realização das transações inerentes a este Pregão.
3.4. O licitante responsabiliza-se exclusiva e formalmente pelas transações efetuadas em seu nome, assume como firmes e verdadeiras suas propostas e seus lances, inclusive os atos praticados diretamente ou por seu representante, excluída a responsabilidade do provedor do sistema ou do órgão ou entidade promotora da licitação por eventuais danos decorrentes de uso indevido das credenciais de acesso, ainda que por terceiros.
3.5. É de responsabilidade do cadastrado conferir a exatidão dos seus dados cadastrais no SICAF e mantê-los atualizados junto aos órgãos responsáveis pela informação, devendo proceder, imediatamente, à correção ou à alteração dos registros tão logo identifique incorreção ou aqueles se tornem desatualizados.