Objeto: O presente instrumento objetiva a contratação de serviços de organização e estruturação de evento (Sessão Solene de Diplomação dos Eleitos nas Eleições 2016 no município de Aracaju), através da seleção do menor preço, conforme especificações e quantitativos constantes deste Instrumento.
1.1 ESPECIFICAÇÕES DO OBJETO:
1.1.1 A empresa Contratada deverá se responsabilizar por todos os detalhes concernentes à organização e à realização da referida Sessão, sendo necessário providenciar:
1.1.1.1 2 (dois) arranjos medindo 2,0 m de comprimento por 0,3 m de largura por 0,8 m de altura, que deverá ser montado no chão, à frente da Mesa de Honra (no palco), com flores do tipo astroemelia monte cervino, anthurio alexis, gipsofilas e folhagens;
1.1.1.2 Fornecimento e instalação de uma toalha de mesa na cor preta para a Mesa de Honra, que será fornecida pela Contratante, (dimensões da mesa de 12,0 m de comprimento x 1,0 m de largura x 0,80 cm de altura), cujo caimento seja suficiente para encostar no piso do palco, tanto à frente quanto nas laterais;
1.1.1.3 Apresentação, dia 15/12/2016, às 14 h, de 10 (dez) recepcionistas, sendo 4 (quatro) do sexo feminino, e 6 (seis) do sexo masculino, com jornada de trabalho estimada de 6 h, para auxiliarem nos trabalhos de recepção das autoridades, dos convidados, dos diplomandos e de seus familiares, bem como de acompanhamento dos profissionais da imprensa ao local pré-estabelecido e de orientação ao público presente, conforme detalhamento a seguir.
1.1.1.3.1 Os recepcionistas do sexo masculino deverão estar aptos a fazer cumprir e observar as regras que orientam e disciplinam o comportamento e a postura das autoridades, personalidades e participantes do evento.
1.1.1.3.2 Devem possuir, no mínimo, escolaridade de nível médio completo ou equivalente, com boa dicção e caligrafia.
1.1.1.3.3 Devem ser treinados para a prestação dos serviços objeto desta contratação, com especial observância do que tange ao conhecimento básico de cerimonial público, protocolo e precedência.
1.1.1.3.4 Devem apresentar-se com maquiagem leve e discreta, unhas curtas e bem-feitas (esmalte claro), cabelos presos (rosto descoberto), vestuário, bijuterias, calçados e perfumes discretos, uniformes padronizados. Recomenda-se fortemente retirar os piercings, se houver.
1.1.1.3.5 Simpatia e cordialidade para com os participantes, sejam eles convidados comuns ou autoridades, são itens essenciais. Devem comunicar apenas o essencial para o evento, sem conversas paralelas ou particulares.
1.1.1.3.6 Os recepcionistas devem ser treinados e orientados para se conduzirem de acordo com as exigências do evento, estabelecidas pela Comissão de Cerimonial do TRE/SE: recepção e condução de autoridades e convidados (preenchimento correto de nominatas e auxílio da ordem de precedência), resolução de dúvidas gerais dos participantes, auxílio de auditório.
1.1.1.4 Caberá à empresa Contratada fazer o pagamento dos profissionais, um operador de som e um operador de luz, que ficarão responsáveis pela operação dos equipamentos, de propriedade do teatro onde ocorrerá a solenidade, durante o evento, devendo se apresentar às 14h, com jornada de trabalho estimada de 6h. Além disso, a Contratada deverá se responsabilizar também pelas demais taxas referentes à utilização dos equipamentos de sonorização e iluminação.
1.1.1.5 100 metros de fita em tecido uma face, medindo entre 0,4m e 0,6m de cor vinho, a fim de isolar os locais a serem ocupados pelas autoridades, que serão definidos pela Comissão de Cerimonial do TRE/SE;
1.1.1.6 Confecção de 350 (trezentos e cinquenta) convites em papel linho branco, 180 gramas, em cores 4x0, nas dimensões 15x21cm. O envelope que o acondiciona deverá ser do mesmo material do convite. A arte do convite para confecção será fornecida pela Assessoria de Comunicação deste Tribunal;
1.1.1.7 Distribuição, em mãos, de 200 (duzentos) convites até 08/12/16, conforme relação de destinatários fornecida pala Assessoria de Comunicação deste Tribunal, devendo a


  

identificação dos destinatários ser em etiqueta branca, usando fonte “ARIAL”, tamanho 12, e para os endereçamentos tamanho 10;
1.1.1.7.1 A distribuição dos 150 (cento e cinquenta) convites restantes será responsabilidade da contratante;
1.1.1.8 Confecção de cartões em papel couche, com brilho, 180 gramas, a serem distribuídos manualmente com os convites, na quantidade de 300 (trezentos), para acesso individual aos locais reservados às autoridades, diplomandos e familiares, medindo 0,65mX0,95m, sendo 150 na cor azul e 150 na cor amarela. A arte será fornecida pela Assessoria de Comunicação deste Tribunal;
1.1.1.9 A arte dos convites e cartões para acesso será fornecida pela Assessoria de Imprensa e Comunicação Social do TRE/SE através de arquivo digital até 21/10/2016.
a) A Contratada deverá apresentar “bonecas” impressas, em até 5 (cinco) dias úteis, contados do recebimento do arquivo digital.
b) No caso de verificação de irregularidade deverá ser alterada, após notificação emitida pela Gestora da Contratação, e reapresentada na forma prevista n a alínea “a” em até 02 (dois) dias úteis contados da notificação.
c) No ato de aprovação das “bonecas”/provas, a Gestora da Contratação autorizará a confecção/impressão de todos os convites e cartões de acesso e estacionamento.
1.1.1.10 Deverão ser realizadas no máximo 4 (quatro) reuniões com o(s) responsável(is) pela empresa Contratada para definição do procedimento de cerimonial a ser seguido, sendo a primeira no dia imediatamente posterior ao comunicado da contratação na sala da Assessoria de Imprensa e Comunicação Social deste Tribunal; as demais reuniões serão realizadas nos dias 11/11/2016, 25/11/2016 e 09/12/2016, no mesmo local.
1.1.2 O transporte e a organização de toda a infraestrutura deverá ocorrer na manhã do dia 15 de dezembro, devendo tudo estar pronto às 14 horas.
1.1.3 Todos os materiais deverão ser retirados pela Contratada obrigatoriamente logo após a solenidade, na mesma data de realização do evento.
1.2 JUSTIFICATIVA PARA A CONTRATAÇÃO DO OBJETO
1.2.1 A contratação se justifica em face da realização da Sessão Solene de Diplomação dos Candidatos eleitos nas Eleições 2016, do município de Aracaju, que se dará no dia 15 de dezembro de 2016, às 17 h, no Teatro Atheneu, localizado na Rua Vila Cristina, S/N, bairro São José, Aracaju(SE).
A Diplomação dos Eleitos é um ato jurisdicional formal, prevista no artigo 215 do Código Eleitoral. Representa o encerramento oficial do processo eleitoral e é realizada para conferir diplomas aos eleitos, de modo público e solene. Embora exista uma comissão de cerimonial no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, o número reduzido de servidores que a integram é insuficiente para atender todas as atividades decorrentes da realização do evento, que deverá estar convenientemente preparado para a recepção das autoridades e dos convidados, o ambiente do palco, em especial, deverá estar de acordo com o porte da cerimônia. A necessidade decorre do extremo cuidado, zelo e experiência exigidos para a realização exitosa do evento, com a condução diligente de todos os detalhes concernentes à sua organização e realização, garantindo o êxito na Cerimônia de Diplomação, tendo em vista a experiência de Empresas Cerimonialistas em eventos dessa natureza.
1.2.2 A contratação por preço global decorre de aspectos operacionais vinculados à otimização da atividade de gestão da contratação e perfeição dos resultados pretendidos. Busca-se preservar o máximo possível a rotina das unidades, que são afetadas por eventuais descompassos no fornecimento dos produtos por diferentes provisores.
1.3 DA ACEITABILIDADE DA PROPOSTA 1.3.1 O licitante provisoriamente classificado em 1º (primeiro) lugar deverá enviar, observado o prazo estipulado pelo pregoeiro no sistema eletrônico, que será de no mínimo duas horas, a planilha de formação de preços (Anexo II), preferencialmente por meio de Anexo do “comprasgovernamentais” ou pelo e-mail licitacoes@tre-se.jus.br;
1.3.1.1 A entrega e a análise da planilha de formação de preços precedem a aceitação do lance vencedor.
1.3.1.2 Da planilha de formação de preços deverá constar os valores unitários de cada item que compõe o serviço objeto deste Pregão, assim como a sua totalização.
1.3.1.3 Caso a planilha seja apresentada com incorreções, o pregoeiro poderá conceder prorrogação do prazo mediante justificativa plausível do licitante.