Objeto: 100.
Contratação de serviços de organização, custódia, guarda e armazenamento acondicionado com segurança, conservação e tratamento, gerenciamento, entrega e resgate de documentos físico e digital e microfilmagem dos processos desgastados ou em condições de risco de perda de documentos administrativos correntes, intermediários e permanentes produzidos pela SRT/MS, conforme condições, quantidades, exigências e estimativas, estabelecidas neste instrumento:
JUSTIFICATIVA E OBJETIVO DA CONTRATAÇÃO
101.
A capacidade de armazenamento do arquivo desta Superintendência Regional do Trabalho no Mato Grosso do Sul ultrapassou o seu limite físico, sendo inclusive objeto de um Inquérito de Ação Civil Pública do Ministério Público Federal conforme processo n.º 1.21.000.000287/2012-34 instaurado no ano de 2012 que teve como objetivo apurar a qualidade do atendimento prestado pela SRT/MS. Na apuração dos fatos, por meio do Ofício MPF/PRMS/PRDC n.º 724/2013, o Ministério Público Federal determinou que fossem adotadas providências para regularização do setor de arquivo. Em função das exigências contidas no referido processo, houve à época, a realização de algumas medidas emergenciais, tais como, organização e descarte de alguns documentos que amenizaram o problema momentaneamente, mas que não o resolveram.
102.
A SRT/MS não dispõe de espaço físico próprio e adequado para este fim, pois, está sediada em um prédio antigo que foi construído há mais de vinte e cinco anos e que se encontra com suas dependências lotadas, não dispondo de espaço adequado para o recolhimento e correto manuseio de todos os documentos produzidos que necessitam ser devidamente armazenados de acordo com o ciclo vital dos documentos.









  



O local que atualmente é ocupado como arquivo está com sua capacidade de armazenamento esgotada e apresenta falhas gravíssimas, estando em desacordo com as normas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. Sua estrutura foi construída no subsolo do edifício, em um ambiente onde está localizado um algibre que contribui sobremaneira para o aumento dos níveis de umidade, aliadas a falta de luminosidade e arejamento no local, que aceleram o processo de deterioração do material armazenado. O local sofre ainda ataques constantes de cupins, traças e escorpiões. Toda a sua estrutura é inadequada e ineficiente para abrigo de documentos.


A falta de espaço para acondicionar as caixas de arquivamento de documentos é assunto recorrente em todas as reuniões da Gerência e Agências e também das Seções e Núcleos, ficando evidente que o problema afeta diretamente as condições de trabalho de todos os servidores da SRT/MS.


A demanda de serviços é crescente e por consequência, a produção de documentos também, potencializando a problemática do sistema de arquivos desta regional. Em alguns setores as medidas adotadas interferem diretamente na questão ergonômica e nas condições de trabalho e segurança dos servidores, pois, em decorrência da falta de espaço físico as caixas de documentos estão armazenadas sob as mesas e estações de trabalho.


Com o aumento da capacidade produtiva e da eficiência dos processos de trabalho houve um crescente recebimento e geração de documentos em vários formatos. O volume de produção tornou impraticável o armazenamento de todo o material gerado nas dependências desta Superintendência, pois, não dispõe de espaço próprio adequado para este fim. Faz-se, portanto, necessária à locação de espaço com estrutura tecnicamente adequada para sua guarda, preparo e segurança, e com profissionais especializados na atividade arquivística.


A essência do serviço prestado de organização, custódia, guarda e armazenamento acondicionado com segurança, conservação e tratamento, gerenciamento, entrega e resgate de documentos físico e digital e microfilmagem dos processos desgastados ou em condições de risco de perda de documentos administrativos correntes, intermediários e permanentes produzidos pela Superintendência é de fundamental importância para o desempenho das atividades e irreparáveis consequências advirão devido ao risco de perda de dados e possíveis prejuízos ao erário, caso haja a descontinuidade no referido serviço prestado, levando o trâmite processual e documental a praticamente ser paralisado.


Agravante informar que a SRT/MS não dispõe de profissional técnico especializado na área arquivística.


A contratação na forma pretendida apresenta a possibilidade de ocorrência de ganhos de escala que resultarão em menor dispêndio pela Instituição. A subdivisão do grupo em itens separados traria perda da economia de escala, devido a pouca quantidade a ser contratada.


A gestão do Contrato será centralizada no Serviço de Administração/MS, por ser ela a Unidade Gestora. É vantajoso para a Administração ter um único contrato para o mesmo serviço, pois, caso a licitação ocorresse por itens isolados, os custos com publicação, gestão, entre outros, seriam bem maiores, além de representar perda de economia de escala. Não há motivos, portanto, para separar a licitação em itens.


DA CLASSIFICAÇÃO DOS SERVIÇOS


Conforme o Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005, no art. 2º, § 1º, “consideram-se bens e serviços comuns, aqueles cujos padrões de desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificações usuais do mercado”.


O objeto a ser contratado trata-se de serviços que são facilmente especificados. A complexidade é pequena e os serviços são usualmente encontrados no mercado, portanto, são considerados serviços comuns.


Os serviços a serem contratados enquadram-se nos pressupostos do Decreto n° 2.271, de 1997, constituindo-se em atividades materiais acessórias, instrumentais ou complementares à área de competência legal do órgão licitante, não inerentes às categorias funcionais abrangidas por seu respectivo plano de cargos.


A prestação dos serviços não gera vínculo empregatício entre os empregados da Contratada e a Administração, vedando-se qualquer relação entre estes que caracterize pessoalidade e subordinação direta.


FORMA DE PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS


São critérios de sustentabilidade ambiental:


As contratações da Administração Pública deverão contemplar os critérios da sustentabilidade ambiental, tendo por fundamento, a Constituição Federal, a Lei nº 8.666, de 1993, compromissos internacionais assumidos pelo Estado Brasileiro, e outras legislações pertinentes, sem perder de vista os princípios da razoabilidade e proporcionalidade.


Algumas práticas sustentáveis devem ser incluídas na contratação desses serviços. Para tanto, os dirigentes e a equipe que prestarão o serviço deverão ser instruídos sobre a importância das políticas de sustentabilidade, tanto nos aspectos que regulem a interação do homem com a natureza em atividades cotidianas, visto que os recursos naturais são finitos, quanto na questão social, com atenção especial aos direitos trabalhistas e à proteção aos direitos humanos. Aspectos relevantes a serem incluídos no Termo de Referência e/ou na Minuta de Contrato:


Deverá ser firmado entre o órgão/entidade e a empresa contratada o INSTRUMENTO DE MEDIÇÃO DE RESULTADO (IMR), a fim de balizar a execução dos serviços dentro dos padrões de qualidade acordados, inclusive a forma de faturamento de atividades que podem ser executadas de maneira simultânea;


A contratada deve adotar práticas de gestão que garantam os direitos trabalhistas e o atendimento às normas internas e de segurança e medicina do trabalho para seus empregados;


São proibidos quaisquer atos de preconceito de raça, cor, sexo, orientação sexual ou estado civil na seleção de funcionários no quadro da empresa;


É responsabilidade da contratada a comprovação da formação técnica específica dos funcionários, comprovadamente;


É dever da contratada a promoção de curso de educação, formação, aconselhamento, prevenção e controle de risco aos trabalhadores, bem como sobre práticas socioambientais para economia de energia, de água e redução de geração de resíduos sólidos no ambiente onde se prestará o serviço;


É obrigação da contratada a administração de situações emergenciais de acidentes com eficácia, mitigando os impactos aos empregados, colaboradores, usuários e ao meio ambiente;


A contratada deve conduzir suas ações em conformidade com os requisitos legais e regulamentos aplicáveis, observando também a legislação ambiental para a prevenção de adversidades ao meio ambiente e à saúde dos trabalhadores e envolvidos na prestação dos serviços;


A contratada deverá disponibilizar os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) para a execução das atividades de modo confortável, seguro e de acordo com as condições climáticas, favorecendo a qualidade de vida no ambiente de trabalho quando necessário à realização do serviço;


A contratada deverá orientar sobre o cumprimento, por parte dos funcionários, das Normas Internas e de Segurança e Medicina do Trabalho, tais como prevenção de incêndio nas áreas da prestação de serviço, zelando pela segurança e pela saúde dos usuários e da circunvizinhança;


Só será admitida a utilização de equipamentos e materiais de intercomunicação (como rádios, lanternas e lâmpadas) de menor impacto ambiental;




A contratada deverá observar a Resolução CONAMA nº 401/2008, para a aquisição de pilhas e baterias para serem utilizadas nos equipamentos, bens e

materiais de sua responsabilidade, respeitando os limites de metais pesados, como chumbo, cádmio e mercúrio;


A contratada deverá utilizar pilhas recarregáveis, evitando o uso de pilhas ou baterias que contenham substâncias perigosas em sua composição;


A contratada deverá utilizar planilhas eletrônicas para registro de entrada e saída de pessoas e materiais no ambiente de prestação de serviços para controlar


acessos e realizar análises gerenciais, evitando o uso de papel;


É obrigação da contratada destinar de forma ambientalmente adequada todos os materiais e equipamentos que foram utilizados na prestação de serviços;


A fiscalização da execução dos serviços abrange todos os procedimentos constantes relativos às metas definidas no Termo de Referência ou Contrato, sob


pena de glosa da respectiva fatura quando do não cumprimento.
METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS.

A CONTRATADA será responsável pela elaboração de um plano de transição, sujeito à aprovação e modificações por parte da CONTRATANTE, no prazo

máximo de até 5 (cinco) dias úteis, contados a partir da assinatura do contrato, endereçando todas as atividades necessárias (transporte, segurança, realocação de documentos, condições para a continuidade da prestação dos serviços, etc.) para a completa transferência de todo acervo documental da CONTRATANTE.

O período de transição dos serviços é fundamental para que a CONTRATADA possa absorver os conhecimentos necessários para a sustentação e

continuidade dos serviços que ficarão sob sua responsabilidade. Durante este período, a CONTRATADA deverá tirar todas as dúvidas que, porventura, venham a existir, para que essa possa assumir os serviços de forma segura, organizada e produtiva.

Inicialmente, estima-se que o período de transição dure em torno de 30 dias, sendo que uma estimativa mais detalhada será dada em uma reunião preliminar

entre a CONTRATANTE e a CONTRATADA, sob a forma de um cronograma.
REQUISITOS DA CONTRATAÇÃO

A prestação de serviços de organização, custódia, guarda e armazenamento acondicionado com segurança, conservação e tratamento, gerenciamento,

entrega e resgate de documentos físico e digital e microfilmagem dos processos desgastados ou em condições de risco de perda de documentos administrativos correntes, intermediários e permanentes produzidos pela SRT/MS, possui natureza continuada, pois, visa atender à necessidade pública de forma permanente e contínua por mais de um exercício financeiro, assegurando a integridade do patrimônio público e o funcionamento das atividades finalísticas do órgão, de modo que sua interrupção pode comprometer a prestação do serviço público e o cumprimento da missão institucional.

Os serviços a serem contratados enquadram-se nos pressupostos do Decreto nº 2.271, de 7 de julho de 1997, constituindo-se em atividades materiais

acessórias, instrumentais ou complementares à área de competência legal do órgão licitante, não inerentes às categorias funcionais abrangidas por seu respectivo plano de cargos.

Todas as instalações, estrutura, aparelhamento, equipamentos, softwares, mobiliários e demais recursos necessários à realização do objeto da licitação,

conforme edital e seus anexos, deverão ser fornecidos pela contratada e estarem prontos para operação e alocados na sede da contratada, situada em Campo Grande - MS, em até cinco dias após a assinatura do contrato.

Os serviços serão prestados nas dependências das instalações da empresa a ser CONTRATADA que deverá possuir uma área suficiente e condições de

expansão, vigilância em regime 24 (vinte e quatro) horas, plano de evacuação, plano de inspeções anuais nos quadros de força, resistência estrutural a cargas e condições de termo estabilidade, aeração e climatização.


Os requisitos a serem exigidos para a contratação compreendem os seguintes procedimentos:


Organização com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública do Conselho Nacional de Arquivos -


CONARQ;


Custódia;


Guarda e Armazenamento acondicionado com segurança;


57. Conservação e tratamento;


Gerenciamento;


Entrega e resgate de documentos físico e digital;


Microfilmagem dos processos desgastados ou em condições de risco de perda.


Para a realização das atividades descritas, a CONTRATADA deverá apresentar os seguintes atestados de capacidade técnica:


Comprovação de aptidão para a prestação dos serviços em características, quantidades e prazos compatíveis com o objeto desta licitação, ou com o


item pertinente, por período não inferior a três anos, mediante a apresentação de atestados fornecidos por pessoas jurídicas de direito público ou privado.

Para efeito de caracterização desta semelhança será necessária discriminação dos atestados ou apresentação de cópias de contratos ou documentos

comprovando:

Ter executado serviço de guarda e gerenciamento de documentos de quantidade mínima de 3.000 caixas arquivo, com experiência de no

mínimo 3 anos.


A contratada deverá apresentar declaração de que no ato da assinatura do contrato possuirá em seu quadro de funcionários os profissionais abaixo listados:


01 (um) profissional com formação superior na área de Biblioteconomia com diploma reconhecido pelo Ministério da Educação; ou


01 (um) profissional com formação superior na área de Arquivologia com diploma reconhecido pelo Ministério da Educação.


A licitante deverá apresentar no ato da assinatura do contrato comprovação de no mínimo um profissional de nível superior previsto no item, que será o


responsável técnico pelo serviço.

Caso no ato da assinatura do contrato a empresa não comprove o vínculo empregatício com os profissionais descritos acima será imediatamente

desclassificada.

A justificativa para a contratação dos profissionais ocorre pela especificidade e complexidade do objeto a ser contratado.



Segundo a Lei nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.  
Ainda de acordo com a Lei, considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.  
Para tanto, ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.  
A Instrução Normativa nº 89, de 02 de fevereiro de 2011, da Secretaria de Inspeção do Trabalho, estabelece procedimentos para a guarda de documentos gerados no exercício das fiscalizações dos Auditores-Fiscais do Trabalho.  
Portanto, comprova-se a necessidade de profissionais da área de Arquivologia e Biblioteconomia para atuarem de forma precisa e minuciosa na organização e armazenamento dos documentos públicos desta SRT/MS. Cabe ressaltar novamente que a Superintendência não possui técnico especializado nessas áreas. 151.
A SRT/MS tem em seu acervo uma quantidade estimada de 3.169 caixas catalogadas e organizadas e uma estimativa de crescimento de 1.400 caixas anualmente, que necessitarão serem organizadas e catalogadas.  
Os serviços objeto do presente compreendem:
ORGANIZAÇÃO E CUSTÓDIA 
A CONTRATADA deverá responsabilizar-se pela guarda do material cujo conteúdo é de caráter sigiloso, observando a legislação aplicável à prestação dos referidos serviços, especialmente o Decreto nº 7.724/2012 (Lei de Acesso à Informação), bem como normas técnicas e arquivísticas do CONARQ.  
Os documentos deverão ser acondicionados em caixas box, de papelão, padrão (360x250x150). O acondicionamento dos documentos se dará em caixas box, as quais deverão ser guardadas individualmente.  
A CONTRATADA deverá disponibilizar um sistema na internet para solicitações, consultas do acervo e cadastro dos documentos e mídias que serão enviados para custódia.  
A CONTRATANTE, através de servidor designado, fará a solicitação à CONTRATADA via sistema disponibilizado.  
Quanto à coleta e recebimento dos documentos, a CONTRATADA será responsável pelo traslado dos documentos para a execução do serviço, em veículo adequado para essa finalidade, dentro dos prazos e periodicidades estabelecidos por este instrumento.  
As caixas deverão ser armazenadas em local seguro, seguindo as especificações técnicas para cada item identificado. As caixas e/ou os documentos ali contidos, quando transportados, devem ser entregues em perfeito estado de conservação, tomando todas as providências necessárias para proteger a informação em trânsito contra interceptação, cópia, modificação, desvio e destruição.  
Quando solicitado pela CONTRATANTE, os documentos físicos deverão ser enviados ao solicitante em envelope com lacre numerado. O protocolo de envio deverá constar o número do lacre que deverá estar intacto no momento da entrega do malote.  
As caixas deverão ser transferidas, armazenadas no novo ambiente e terão seu conteúdo cadastrado, com a consequente geração de identificação dos documentos constantes das caixas (via códigos de barra) imediatamente após a assinatura do contrato. A CONTRATADA deverá emitir o protocolo do acervo a ser coletado.  
O armazenamento deve obedecer, obrigatoriamente as especificações de normas técnicas apropriadas, em especial as Normas ABNT NBR 11515.  
A CONTRATADA ficará obrigada a realizar a higienização dos documentos como processo preventivo contra contaminação dos demais documentos armazenados.  
As caixas deverão ser preparadas para acondicionarem os documentos, depois, fechadas e etiquetadas, incluindo os respectivos dados para sua posterior recuperação de forma sistêmica.  
As quantidades indicadas de caixas box são estimadas e obedecem a demanda das atividades da SRT/MS, variáveis por razões de temporalidade, podendo haver acréscimo ou redução no quantitativo mensal de caixas armazenadas.  
A CONTRATADA deverá realizar a implantação, ou seja, emitir e fornecer etiquetas com código de barras para executar a entrada dos documentos no depósito e informar a relação entre as identificações utilizadas na CONTRATANTE com esta nova, possibilitando identificação tanto do documento quanto da caixa onde o mesmo está armazenado, tanto pelo número da CONTRATANTE como pelo número de identificação da CONTRATADA.  
Disponibilizar relatório detalhado de descarte anual e mediante a autorização e supervisão da CONTRATANTE realizar o descarte dos documentos, de acordo com a tabela de temporalidade encaminhada pela CONTRATANTE, devendo adotar os meios legais necessários para segurança do sigilo das informações, bem como, todo o resíduo produzido deve ser devidamente encaminhado para reciclagem.  
A CONTRATADA deverá, ao final do contrato, fornecer arquivo em CD-ROM, pen-drive ou em formato tecnológico equivalente, contendo as informações cadastrais dos documentos à CONTRATANTE em linguagem de fácil manipulação.  
O fato da CONTRATADA, ou seus representantes, não cooperar ou retiver qualquer informação ou documentação solicitada pela CONTRATANTE, e que tal fato venha a prejudicar, de alguma forma, o andamento do processo de transição do acervo documental ao final do contrato, e das tarefas e serviços, constituirá quebra de Contrato, sujeitando-a às obrigações em relação a todos os danos causados à CONTRATANTE por esta falha.
GUARDA E ARMAZENAMENTO 
As especificações técnicas foram adaptadas dos documentos “Recomendações para a Construção de Arquivos” do CONARQ. Após a assinatura do contrato, a empresa deverá comprovar em até 20 dias ao fiscal do contrato, por meio de visita in loco que cumpre todas as exigências a seguir detalhadas:
O edifício  
Um arquivo deve possibilitar o trabalho técnico e administrativo e possuir áreas de depósito reservadas, com condições climáticas e de segurança especial. Assim, o edifício precisa ser planejado ou adaptado, prevendo-se os trabalhos relacionados com recolhimento, organização, arranjo, guarda, preservação e segurança do acervo.  
Deverão orientar o programa arquitetônico:
· as condições e dimensões do terreno;
· os regulamentos e tradições, as condições climáticas e outras características locais;
· o fluxo de trabalho; e


· as considerações sobre características físicas, formatos dos documentos, volume do acervo e expectativa de crescimento.
Localização
172.
A escolha do local de um arquivo deve levar em consideração a ambiência adequada para a preservação dos acervos e o desenvolvimento de suas funções como um todo. Nesse sentido, é também necessário assegurar facilidades de acesso e comunicação.
173.
O terreno destinado à construção de um edifício para arquivo deve ser seco, livre de risco de inundação, deslizamentos e infestações de térmitas. Assim, devem ser evitadas áreas propensas a perigos para a segurança e a preservação dos acervos, tais como:
· proximidade com o mar, zonas pantanosas, rios ou locais sujeitos a inundações;
· terrenos e subsolos úmidos;
· regiões de fortes ventos e tempestades;
· regiões de ventos salinos e com resíduos arenosos;
· proximidade com indústrias que liberam poluentes;
· proximidade com usinas químicas, elétricas e nucleares;
· proximidade com linhas de alta tensão;
· proximidade com entrepostos de materiais inflamáveis e explosivos;
· terminais de tráfego aéreo e terrestre; e
· áreas de intenso tráfego sujeitas à trepidação, ruído e poluição.
174.
No caso de novas construções, recomenda-se que antes da elaboração do projeto sejam solicitados estudos geotécnicos sobre as condições do terreno.
175.
Em edifícios já existentes, as recomendações anteriores também se aplicam, no que diz respeito ao estudo das condições do prédio em relação ao solo e seu entorno. Há edifícios que apresentam focos de umidade e de insetos vindos do solo, que certamente irão colocar em risco a documentação a ser preservada. 176.
Outros fatores importantes são as condições de resistência a cargas e a necessidade de expansão, esta não só vinculada às limitações do terreno, como também às limitações legais de uso, de alterações e adequações, muitas vezes impostas aos edifícios tombados.
Construções novas, adaptações e reformas
177.
Partindo-se de uma nova concepção com finalidade específica, ou aproveitando-se um prédio já existente, devem ser observados os seguintes requisitos:
· área suficiente e condições de expansão;
· resistência estrutural a cargas; e
· condições de termo-estabilidade, aeração e climatização.
Construções adaptadas
178.
No caso da adaptação de edifícios já existentes, deverão ser consideradas as prerrogativas básicas de localização tratadas no item 2, somadas às condições estruturais visando à guarda, à segurança e à preservação do acervo.
179.
Sempre que houver a possibilidade de se adequar, complementar ou reformar instalações para um arquivo, observar as recomendações pertinentes ao planejamento e à construção de novas instalações, com vistas a incorporar melhorias operacionais e econômicas.
Construções novas
180.
Uma construção especialmente planejada para essa finalidade oferece melhores opções para a utilização funcional dos espaços e para a previsão de expansão, visto que a documentação tende acrescer de volume com o passar do tempo.
Projeto e orientação
181.
A qualidade do solo, a regulamentação urbanística e as propensões climáticas deverão orientar o projeto arquitetônico de um edifício para arquivo, com funções diversificadas, objetivando preservar e dar acesso aos diferentes tipos de materiais que constituem os acervos documentais.
182.
Os espaços menores e compactos são mais eficientes quanto à manutenção das condições ambientais, necessárias à preservação, do que as construções amplas com grandes vãos ou abertas.
183.
A construção subterrânea não é recomendada, em princípio, pelas condições de umidade que geralmente apresentam nossos solos. Ela gera inúmeros riscos relacionados a infiltrações e infestações de térmitas. Além disso, a manutenção e os custos de condicionamento de ar são muito elevados quando há excessiva umidade.
184.
Em um solo mais propenso à umidade, uma boa solução é a construção sobre pilotis, de modo a impedir a migração da umidade, por capilaridade, para as paredes. Os pilotis servem também como proteção contra os roedores e térmitas que proliferam nesse tipo de solo.
185.
Já a localização do edifício no terreno, aliado a detalhes construtivos, pode contribuir para a estabilidade térmica do ambiente interno. Por exemplo, as fachadas com maior número de aberturas devem ficar posicionadas para o lado de menor insolação e aquelas mais expostas às radiações solares exigirão soluções de isolamento térmico e entilação natural.
186.
Uma boa alternativa, nesse sentido, é um projeto paisagístico com vegetação que amenize a temperatura. Ele deve prever, entretanto, as espécies de plantas mais adequadas e a distância necessária dos elementos construtivos para evitar riscos e problemas, tais como:
· raios;
· térmitas, tanto as de madeira seca como as de solo;
· raízes, danificando elementos construtivos e concentrando excessiva umidade no solo;
· galhos e frutos que ao caírem danificam telhas e obstruem calhas; e
·sombreamento de paredes, gerando acúmulo de umidade e crescimento de microorganismos.
187.
Como prevenção contra as térmitas pode-se também fazer uma barreira química subterrânea, em volta do prédio.

Função


É também importante prever o crescimento do acervo e a necessidade futura de ampliação das áreas de depósito.


Atualmente, a maior parte dos documentos arquivísticos é constituída de papel. Entretanto, a quantidade de documentos em outros materiais, como filmes, discos e meios magnéticos aumenta rapidamente. As necessidades específicas para a consulta, guarda e preservação desses documentos devem ser consideradas no planejamento do edifício.


Os depósitos precisam ficar isolados do restante das atividades do edifício. A separação dessas áreas pode ser feita no sentido horizontal ou vertical. Sendo no sentido horizontal, os depósitos podem ser construídos em um ou vários blocos, separados das demais áreas ou localizados abaixo destas. No sentido vertical, eles deveriam ficar nos andares mais baixos.


No caso da distribuição vertical, os andares inferiores deveriam ser preferidos para os depósitos e os superiores para as salas de trabalho. As áreas superiores oferecem mais silêncio para o trabalho. Com essa distribuição, os depósitos ficam protegidos contra eventuais problemas com o telhado, como goteiras e intermação. Em casos de emergências com fogo ou água, a retirada dos documentos localizados em andares mais baixos seria facilitada. O andar térreo é ainda mais adequado à recepção de documentos, com áreas especiais para a triagem, higienização e desinfestação dos documentos.


Depósitos


Os depósitos merecem atenção especial quanto às condições ambientais, de acordo com a natureza do suporte físico dos documentos ali armazenados. Eles possuem especificações técnicas especiais de resistência estrutural e de carga, de compartimentação e pé direito, além de iluminação e de condicionamento do ar. Há ainda recomendações especiais para segurança, proteção contra sinistros, atos de roubo e vandalismo.


Existem dois sistemas para estrutura de depósitos, a armação de metal autoportante ou a estrutura em concreto. A primeira, sustenta as estantes e os pisos intermediários. No segundo caso, as colunas e os pisos são construídos em concreto, formando a própria estrutura do prédio. Os depósitos devem estar separados entre si e do restante do prédio por paredes, pisos e portas especiais. Tubulações de água ou de outros líquidos devem ser evitadas nesses ambientes.


Cada depósito deve ter uma área máxima de 200 m². Uma área de 170 m² pode conter cerca de um mil metros lineares de prateleiras. No caso de se optar por estantes compactas, a capacidade de armazenagem aumenta em 90%. Devido ao peso das estantes com carga completa, os andares de depósito devem ser capazes de resistir às seguintes cargas:


· 1.000 kg/m² para a instalação de estantes metálicas fixas de 2,20 metros de altura; · 2.000 kg/m² para estantes móveis, compactas; e
· 800 kg/m² para estantes de bibliotecas.


Nos casos de estantes autoportantes, a carga sobre o solo deve ser calculada em relação ao número de andares.


A altura do pé direito não deve exceder ao estabelecido pela regulamentação local. Nas construções especificamente projetadas para arquivos, por exemplo, um pé direito com a altura em torno de2,70 m cria um espaço equivalente a 0,50 m acima da estante, por onde passam os dutos de ventilação e ar condicionado. Quanto maior o espaço excedente, maior será a despesa com energia para climatização e, em caso de fogo, mais fácil será o alastramento das chamas.


Em construções especificamente projetadas para prédios de arquivos, a altura do pé direito não deve exceder o mínimo exigido pela regulamentação local.


Depósitos especiais


Para o armazenamento de fotografias, filmes, discos, registros eletrônicos, fitas de áudio e vídeo magnéticas são necessárias condições especiais de armazenamento, que irão influir nos requisitos arquitetônicos relativos à termo-estabilidade, luminosidade e estática.


No caso de se dispor de sistema de climatização, especialmente recomendado para essas áreas, em que os parâmetros climáticos de preservação são mais rigorosos, recomenda-se a localização dos depósitos nas áreas que apresentem os mais baixos índices de temperatura e umidade relativa, o que acarretará significativa redução dos custos de instalação e manutenção do sistema adotado.


Áreas de trabalho

O sistema de condicionamento de ar do prédio, mesmo que centralizado, deve permitir o funcionamento independente dos equipamentos que atendam à climatização dos depósitos de acervo, por questões econômicas e técnicas.

Recepção, seleção, triagem, higienização e desinfestação de documentos


A área de recepção dos documentos recolhidos deve contar com uma entrada especial para caminhões de carga, que deve ser coberta, com vistas à proteção dos documentos contraventos fortes e chuvas. A área de carga e descarga deve estar a um metro acima do solo para facilitar a descarga dos caminhões, podendo, ainda, contar com um sistema de rampa para acesso de veículos pequenos.


As salas de triagem e seleção de documentos devem estar próximas à área de recepção de documentos e equipadas com amplas mesas de trabalho e estantes.


A sala para desinsetizar e limpar documentos infestados por insetos deve estar anexa às de recepção, porém isolada destas.


Conservação, encadernação, fotografia e microfilmagem


As áreas de conservação preventiva, restauração e encadernação devem ser bem arejadas e iluminadas natural e artificialmente.


O laboratório fotográfico deve contar com salas próprias para filmagem, processamento de filmes, ampliações, acabamento, montagem, armazenamento de papéis, filmes e produtos químicos. Com exceção da sala de montagem, as salas não terão janelas, mas devem contar com sistemas independentes de climatização e exaustão. As portas de acesso às áreas escuras devem ter antecâmaras para evitar a entrada de luz.


O laboratório de microfilmagem deve incluir salas para preparo, filmagem, processamento, duplicação e controle de qualidade, cópias em papel e montagem. Câmaras planetárias e ampliadores podem ter até 3,20 metros de altura, o que torna necessária a elevação do pé direito no local das instalações.


As salas de processamento fotográfico, duplicação de microfilmes, limpeza de documentos e de restauração, estoque de produtos químicos e as que possuem copiadoras e impressoras eletrostáticas, devido à liberação de vapores de ozônio, devem contar com a extração de ar, de acordo com as normas técnicas em vigor para produtos voláteis. Os dutos devem ser independentes até o exterior.


O suprimento de água quente e fria, ambas filtradas, deve ter vazão e pressão adequadas ao bom desempenho dos trabalhos e ao funcionamento das máquinas. O cálculo de vazão e pressão deverá prever os diferentes pontos de cada laboratório. Esse cálculo deve também considerar o número de funcionários existentes e o correspondente fluxo de trabalho.


Nas dependências onde são desenvolvidas atividades que exigem instalações hidráulicas especiais, o piso terá, necessariamente, ralos, além de inclinação adequada ao escoamento de água. Convém prever a instalação de equipamentos pesados, que geralmente requerem energia trifásica e disjuntores especiais.



Materiais e equipamentos

Uma das principais funções dos arquivos é a proteção de seu acervo. A escolha de materiais de construção, de acabamento e de equipamentos deverá obedecer a rigorosas especificações de segurança contra acidentes, agressão ambiental ou biológica, e assegurar boa conservação.

Materiais de construção e de revestimento


As paredes externas devem ser espessas para retardar a passagem do calor. Os revestimentos internos devem ser de cores claras por sua capacidade de proporcionar isolamento contra calor e umidade, bem como facilitar a limpeza e conservação. Devem também ser isentos de formaldeídos e outros químicos poluentes em sua composição, e apresentar resistência contra fogo.


As fachadas devem ser tratadas com substâncias repelentes à água e com cores claras de propriedade reflexiva, influindo na redução do calor interno nos locais de clima úmido. No caso dos pisos, recomenda-se revestimentos laváveis, do tipo industrial ou cerâmico, como forma de prevenir o acúmulo de poeira.


Extensas superfícies externas de vidro são desaconselhadas porque não protegem os acervos das variações climáticas externas, além de promover o efeito estufa.


O uso de madeira não é recomendado mas quando for indispensável a madeira deverá receber tratamento preventivo contra insetos e fogo.


Os materiais usados para construção e revestimento devem de ser escolhidos pelas suas características de durabilidade e isolamento de calor e umidade. As fundações devem ser projetadas para evitar a absorção de umidade por capilaridade. Dentre outros materiais de boa aceitação podemos citar a pedra, o tijolo e o aço.


Portas e janelas


Mesmo considerando os efeitos benéficos da luz solar como agente microbicida, o acervo deve ficar protegido de suas radiações. Por isso, recomenda-se limitar a área de aberturas a 20% das áreas de fachada. As aberturas não podem ser feitas em paredes voltadas para o lado de maior aporte energético (leste/oeste), devendo-se evitar ao máximo as aberturas em direção aos ventos úmidos e marinhos.


As janelas devem ter boa vedação, mas permitir a sua abertura para ventilação natural quando necessário. Onde não há climatização, elas devem permitir uma boa aeração e ao mesmo tempo serem dotadas de proteção contra a entrada de insetos (utilizando-se telas de trama pequena) e radiações solares (instalando-se persianas e filtros).


As portas das oficinas e laboratórios devem ter 1,40 m. de largura para permitir a entrada e transferência de grandes equipamentos. Já as portas corta-fogo devem atender às normas vigentes, com proteção retardadora de calor de pelo menos uma hora.


Cobertura


As coberturas inclinadas se adaptam melhor aos climas com forte insolação e precipitações volumosas. No caso das lajes de cobertura, recomendam -se tratamentos de impermeabilização e isolamento térmico. O emprego de cores claras sobre a cobertura reforça a reflexão das radiações solares.


Para se obter um bom isolamento térmico em relação às condições climáticas externas, deve-se prever um afastamento entre o último andar e o telhado, além da utilização de revestimento com material termo-isolante, que seja à prova de fogo.


A impermeabilização de áreas de cobertura é muito importante, pois evitam-se problemas de vazamento que poderiam comprometer a segurança do acervo.


Mobiliário


O mobiliário das áreas de consulta e administrativas deve ser de aço ou de madeira tratada contra insetos e fogo. As mesas dos pesquisadores devem ser mais largas do que o usual, tendo em vista a diversidade de formatos e tamanho dos documentos.


Todo o mobiliário metálico deve ser fabricado com chapas de aço carbono fosfatizado, com pintura eletrostática, sem apresentar remendos grosseiros ou cantos pontiagudos que possam danificar os documentos ou ferir pessoas.


Estanteria


As estantes devem ser instaladas em fileiras geminadas, cada uma com pelo menos 2,20 m de altura. As prateleiras não devem ultrapassar 1,00 m de comprimento e 0,40 m de profundidade. As colunas das estantes devem conter perfurações a cada 0,05 m para permitir a regulagem das prateleiras, que poderão receber documentos acondicionados em diversos tipos e dimensões de embalagens.


Cada módulo de estante tem em média de cinco a sete prateleiras. As estantes e seus suportes devem resistir a um peso distribuído de 100 kg/m² de prateleiras. Recomenda-se o emprego de elementos de reforço com formato em X, e tirantes metálicos interligando os módulos e/ou fixados ao piso, para que tenham mais estabilidade. Deve-se evitar painéis cegos entre os dois lados das prateleiras, de modo a assegurar uma boa circulação de ar.


Os corredores entre as estanterias devem ter no mínimo 0,70 m de largura e as passagens em ângulos, 1,00 m de largura. É preciso sempre uma passagem de 0,70 m de largura entre o fim das fileiras e as paredes. Além da circulação de pessoas, é importante também cuidar da circulação do are da limpeza dos depósitos, para se evitar a proliferação de microorganismos e insetos.


Consequentemente, as estantes devem ficar afastadas das paredes no mínimo em 0,30 m, e o ideal é manter também uma passagem de 0,70 m para possibilitar inspeções periódicas de infestações. Da mesma forma, a última prateleira deve ter um afastamento mínimo de 0,10 m do piso e o vão livre, acima da estante, ser de no mínimo 0,30 m.


O layout de distribuição da estanteria deve estar de acordo com o projeto de ventilação, iluminação e de extinção de incêndio. As fileiras de estantes precisam ser dispostas no sentido da circulação do ar, de forma a nunca bloquear o seu movimento, evitando-se, assim, a formação de bolsões de ar estagnado.


As estantes compactas deslizantes oferecem vantagens e desvantagens. Entre as vantagens estão a economia de espaço e o fechamento para a proteção dos documentos contra a luz e a poeira. Das desvantagens pode-se citar o peso, que requer estrutura especial, a redução da circulação de ar, que pode resultar na proliferação de microorganismos em ambientes não climatizados, e o fato de sempre terem que ser movidos. Os desníveis no piso podem provocar o empenamento.


Mapotecas

Para acondicionar documentos de grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, serão necessários móveis especiais para o acondicionamento horizontal. As gavetas das mapotecas não devem ter muita altura para evitar o acúmulo de documentos, o que acarretaria problemas de conservação. Além de gavetas rasas, devem ser previstas mesas de dimensões compatíveis com o formato desses documentos e dispostas de forma a facilitar a retirada dos documentos das mapotecas, quando necessário.

Condições ambientais
Temperatura e umidade relativa do ar (UR)


As condições adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar são elementos vitais para prolongar a sobrevivência dos registros.  
Se os níveis de umidade relativa (UR) são muito baixos, aumenta-se o risco de quebra das fibras e esfarelamento dos materiais orgânicos fibrosos. Para pergaminhos e encadernações em couro a UR abaixo de 40% é perigosa e o papel também sofre abaixo desses níveis. Já na faixas de UR acima de65% crescem microorganismos e ocorrem reações químicas danosas.
· A faixa segura de umidade relativa é entre 45% e 55%, com variação diária de +/- 5%.
· A temperatura deve também estar relacionada com a umidade relativa.
· A temperatura ideal para documentos é 20º C, com variação diária de +/- 1º C.
· A estabilidade da temperatura e da UR é especialmente importante, e as mudanças bruscas ou constantes são muito danosas.  
A adoção irrestrita desses parâmetros está sendo revista por pesquisadores do assunto, uma vez que induzem ao uso de sistemas de climatização artificial, sobretudo em climas tropicais.  
No caso de não existir a possibilidade de se instalar um sistema de climatização, a instalação de umidificadores, desumidificadores, exaustores e ventiladores pode surtir bons resultados.  
Os investimentos em climatização podem ser reduzidos com estudos sobre o posicionamento do edifício, a vegetação e a topografia do local onde será construído o edifício. Outra forma de proteger as coleções e reduzir o custo de climatização é eleger para os depósitos as áreas que recebem menor insolação.  
O sistema de climatização deve ser independente para as áreas de depósitos, pois devem atender às necessidades de preservação dos documentos ali armazenados e manter condições estáveis, exigindo que os equipamentos funcionem sem interrupção. Já nas áreas de trabalho, onde os parâmetros devem respeitar as condições de conforto humano, os equipamentos podem ser desligados quando não há funcionamento das atividades rotineiras. Isso significa uma considerável redução de custos.  
O sistema de ar condicionado ideal é aquele que controla a temperatura, a umidade e ainda filtra os agentes poluentes, antes de insuflar o ar no ambiente interno. Ele deve ficar em funcionamento durante as 24 horas do dia.  
Ressalte-se ainda que sistemas mal projetados que podem acarretar fluxos inadequados do ar, ocasionando o desenvolvimento de microorganismos e outros problemas. Já a não instalação do equipamento pode ser extremamente danosa, sobretudo em edifícios projetados para serem climatizados artificialmente e que não oferecem possibilidades de controle ambiental quando o sistema está fora de funcionamento.
Condições especiais 
Os depósitos para fotografias, filmes, discos, registros eletrônicos, fitas de áudio e vídeo magnéticas devem ter os equipamentos para climatização decididos caso a caso, com a orientação de especialistas. A tabela abaixo informa as condições recomendadas.
Tipos de documentos Condições ambientais
Fotografias em preto e branco T 12ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%
Fotografias em cor T 5ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%
Registros magnéticos T 18ºC +/- 1ºC e UR 40% +/- 5%
Proteção contra poluição 
Os poluentes são classificados como externos e internos.  
O ar dos centros urbanos e industriais contém uma grande diversidade de partículas e gases. As partículas que compõem a parte sólida dos poluentes são de dimensões microscópicas. Reúnem especialmente o pó, a fuligem e os esporos dos microorganismos. Os gases formam os poluentes mais reativos e perigosos para os documentos. O dióxido de enxofre, o sulfeto de hidrogênio, os óxidos de nitrogênio e o ozônio possuem comprovada ação destrutiva.  
No interior do edifício de um arquivo funcionam diversos serviços, os quais empregam máquinas e reagentes químicos que liberam gases e vapores nocivos à saúde dos funcionários e à preservação do acervo. Na microfilmagem, o processo de duplicação diazóico libera o gás de amônia. O laboratório fotográfico, por sua vez, emprega reagentes químicos, inclusive substâncias sulfurosas no desenvolvimento da fixação dos fotogramas.  
As copiadoras e impressoras eletrostáticas também volatilizam solventes e liberam uma quantidade considerável de vapores de ozônio prejudiciais aos documentos.  
A fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos. Outros poluentes podem advir da volatilização de solventes de pinturas, adesivos e de produtos de limpeza contendo derivados de petróleo e formaldeído.  
Os equipamentos que produzem poluentes devem ser localizados e confinados em ambientes com eficiente exaustão. Os sistemas de ar condicionado devem prever a filtragem do ar exterior e interior. Como forma preventiva, a proximidade às fontes de poluição devem ser evitadas a qualquer custo.
Iluminação 
As radiações luminosas podem causar sérios danos pelas reações físico-químicas que desencadeiam nos materiais. A radiação produz um efeito cumulativo. Isso quer dizer que o dano causado pela radiação se relaciona à intensidade e ao tempo de exposição.  
A radiação ultravioleta é invisível e constitui a forma mais energética e destrutiva da luz, devendo, no que se refere à conservação de documentos, ser evitada ao máximo. Entretanto, as radiações visíveis também podem causar danos e, portanto, os níveis de luminosidade medidos em lux devem ser sempre controlados.  
Os níveis de iluminação adequados para as áreas de trabalho e de leitura são em torno de oitocentos lux. Nas salas de leitura e de trabalho deve ser utilizada a luz natural e artificial, sempre que possível combinadas, atendendo às necessidades de conforto visual. Nos corredores, vestíbulos e depósitos a intensidade pode ser reduzida para 500 ou 450 lux.  
A radiação ultravioleta (UV) é medida em microwatts por lúmen (μw/l). O limite padrão para fins de preservação é de 75 μw/l. Qualquer fonte de luz com emissões superiores de UV tem de ser filtrada. No caso de exposição de materiais de arquivo a períodos prolongados, foram estabelecidos os seguintes parâmetros:
· 50 lux e 75 μw/l de radiação UV para documentos de alta sensibilidade à luz, como fotografias, aquarelas etc., pelo período máximo de cem dias por ano (correspondente a cinquenta mil horas/lux por ano).
· 150 lux para documentos de média sensibilidade, sem exceder a 75 μw/l de radiação UV. Para quase todos os suportes armazenados nos arquivos, recomenda-se a exposição no máximo de duzentas mil horas/lux por ano.




Em áreas muito ensolaradas são necessárias persianas ou outros recursos para reduzir a entrada da luz solar. Recomenda-se especialmente o uso de filtros contra a radiação ultravioleta invisível.


As prateleiras das estantes devem estar perpendiculares às janelas, de forma a também evitar a incidência direta das radiações sobre os materiais. No caso da iluminação artificial podem ser instalados sistemas de iluminação incandescente ou fluorescente. A radiação UV emitida pelas lâmpadas fluorescentes não deverá exceder 75 μw/l. Para esses casos, o uso de filtros ou absorventes de radiação UV pode contornar o problema.


O sistema de iluminação setorizada e controlada, que desliga a fonte de luz artificial após um período pré-determinado, reduz o tempo de exposição dos documentos às radiações. Não é permitido o uso de lâmpadas de mercúrio ou sódio, devido à sua intensa emissão de radiação ultravioleta.


Instalações Instalações elétricas


Todas as instalações elétricas devem estar de acordo com as normas técnicas em vigor.


A chave geral de energia deve ser localizada de forma a permitir sua fácil visualização e o acesso dos funcionários em casos emergenciais, além de ser dotada de painel de controle geral e com luzes de emergência em todas as instalações.


Os interruptores de luz elétrica devem estar localizados nas principais passagens e no final de cada estanteria. É necessário haver também um interruptor geral para cada sala. As tomadas de energia elétrica devem ser instaladas a cada quatro ou seis metros, para permitir ouso de aspiradores de pó e outros equipamentos. A instalação será feita a um metro do chão, contando com proteção, segundo as normas de segurança em vigor.


Os cabos elétricos devem ser instalados em dutos preferencialmente aparentes, conforme as normas de segurança em vigor. Os quadros gerais devem igualmente estar localizados em locais visíveis e de fácil acesso, à entrada dos depósitos. Se estes não estiverem em funcionamento, acorrente elétrica deve ficar cortada.


Os computadores devem contar com sistema de energia elétrica independente, devidamente aterrada e estabilizada. Recomenda-se uma previsão de aumento de carga correspondente ao processo de informatização dos serviços.


Instalações hidráulico-sanitárias


Todas as válvulas para fechamento de água devem ser claramente indicadas. Os funcionários devem ter fácil acesso a esses registros, por meio de sinalização prevista nas normas de segurança em vigor.


Para isso a sinalização de emergência deverá inclusive indicar as direções “abre” e “fecha” dos registros.


As canalizações de águas pluviais devem ser dimensionadas para o escoamento próximo ao edifício, evitando-se a penetração de água no solo.


O fornecimento de água nos laboratórios fotográfico, de microfilmagem e de conservação, nos banheiros, dependências de limpeza e manutenção deve ser projetado para a pressão e vazão específicas dos serviços e equipamentos, e as tubulações não devem passar sobre os depósitos.


Segurança Proteção contra fogo e água


Muitos acervos valiosos têm sido destruídos ou danificados por incêndios ou inundações. Esses desastres são devidos a problemas na instalação elétrica e hidráulica, à infiltração de água por paredes, telhados, calhas ou janelas. Em grande parte, a causa reside na falta de manutenção adequada. Durante o combate a incêndios, os danos provocados pela água podem ocasionar mais destruição do que o próprio fogo.


A proteção adequada contra o fogo começa pelo projeto arquitetônico. Devem ser evitados grandes espaços abertos e escadas ornamentais, que podem criar correntes de ar verticais e se transformarem verdadeiras chaminés para o desenvolvimento do fogo. Os projetos complementares (elétricos, de ar condicionado etc.) devem também ser desenvolvidos visando diminuir o risco da proliferação do fogo através dos dutos elétricos e de ar. As tubulações para cabos elétricos, de comunicação, computadores ou similares, quando percorrem vários andares no sentido vertical, devem ser dotados de dispositivo para interromper o fogo, a cada andar.


As áreas de depósito devem ser totalmente desvinculadas das áreas destinadas ao público e também independentes das de trabalho arquivístico e administrativo. Além de se prever compartimentação, que tem o objetivo de confinar o incêndio à sala onde este se originou e retardar o seu progresso, os dutos que insuflam o ar devem por sua vez possuir bloqueadores de ar, também no sentido horizontal, em cada depósito.


Além disso, nenhuma tubulação de água pode percorrer o interior dos depósitos, com exceção daquelas destinadas aos aspersores automáticos para a extinção de fogo.


O acesso aos depósitos, e entre eles, deverá ser feito de forma independente, utilizando-se corredores e vestíbulos. Elevadores e monta-cargas também deverão ser acessíveis através de vestíbulos.


Todos os materiais do prédio têm que ser preferencialmente incombustíveis e receber proteção especial retardadora de calor e de chamas. Paredes e pisos devem ter resistência mínima ao fogo de duas horas. É indispensável a proteção dos acessos aos depósitos e às áreas de circulação, inclusive escadas, com portas corta-fogo dotadas de resistência mínima de uma hora.


Corredores e escadas de emergência devem ter um mínimo de 1,20 m de largura, e as portas cortafogo1,00 m de largura. Tais escadas precisam estar situadas no lado oposto, entre os depósitos e a entrada principal. As portas corta-fogo, segundo a norma, devem ser facilmente empurradas.


Todo o prédio deve contar com um sistema de detecção automática, ligado ao quadro de alarme, de acordo com os padrões vigentes. Os detectores mais adequados são os de fumaça, dos tipos ionização e fotoelétrico. A principal função dos sistemas de alarme é localizar o sinistro e alertar as pessoas para evacuarem o prédio. É quando a brigada de incêndio entra em ação para chamar o Corpo de Bombeiros, tentar extinguir o fogo e acompanhar o processo de evacuação.


Os extintores manuais, à base de água, CO2 (dióxido de carbono) ou pó químico, devem ser distribuídos pelos depósitos de acordo com as normas vigentes, independentemente da existência de extintores automáticos.


Os extintores automáticos, do tipo aspersores ou sprinklers, liberam uma fina névoa de água, sendo os mais recomendáveis para depósitos de documentos. Normalmente, quando acionados, não chegam a causar sérios danos aos documentos. Mesmo assim, devem atuar de forma setorizada, excluindo as áreas ainda não atingidas pelo fogo.


Tratando-se de arquivos de documentos permanentes, todos os cuidados possíveis devem ser adotados, uma vez que muitos dos documentos armazenados são altamente inflamáveis e poderão sofrer danos irreversíveis. Assim, recomenda-se que cada instituição desenvolva um plano de salvamento e resgate das coleções em casos de desastre, a ser desenvolvido por uma equipe especialmente responsável pelo salvamento do acervo e incumbida da implantação e execução do plano de emergência, o qual estabelecerá a localização do acervo mais vulnerável e mais importante, e preverá o resgate, no caso de danos por fogo ou água. É também fundamental identificar e acionar empresas e especialistas que possam colaborar prontamente para recuperar o acervo que porventura seja danificado.




A brigada de incêndio da empresa, que atua no combate inicial ao fogo e organiza a evacuação das pessoas que estiverem no prédio, deve também ser treinada para colaborar no salvamento do acervo.
Proteção contra roubo e vandalismo  
Os acervos arquivísticos e bibliográficos não estão livres de danos causados por terceiros.  
As entradas do edifício devem ser bem iluminadas e livres de quaisquer obstáculos que prejudiquem a visão da equipe de segurança. Os sistemas de alarme devem ser instalados para se evitar riscos de invasão e todas as aberturas e passagens no andar térreo protegidas por grades ou venezianas.  
É importante a separação entre a área de depósito e os locais onde o público circula livremente. As áreas abertas ao público, principalmente salas de consulta, de catálogos, auditórios e áreas de exposições, devem ser supervisionadas por funcionários, utilizando-se circuito fechado de televisão.  
Os depósitos devem estar especialmente protegidos. As janelas têm de ser providas de grades ou telas, e nenhuma porta externa pode abrir diretamente para o seu interior. É obrigatória a instalação de sistemas de alarme ou outros dispositivos.
CONSERVAÇÃO E TRATAMENTO 
O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos técnicos, durante o tratamento dos documentos, quanto pelos usuários, merecendo recomendações afixadas nas salas de trabalho e de consulta, a saber:
- manusear os documentos originais com mãos limpas, de preferência fazendo uso de luvas. Além de luvas, os técnicos devem também utilizar guardapós, e máscaras para o manuseio de documentos. Esta recomendação atende à saúde de usuários e técnicos, considerando-se que no passado foi frequente o uso de inseticidas, que em muitos casos
ainda preservam elevados níveis de toxidez. Esporos de microorganismos também podem ser fatores de contaminação e toxidez;
- utilizar também luvas e máscaras ao manusear fotografias, filmes, microfilmes, discos e suportes magnéticos e ópticos, considerando-se a fragilidade desses materiais e a necessidade de proteção dos usuários;
- manusear documentos de grandes formatos em mesas de grandes dimensões;
- utilizar escadas seguras, especialmente desenhadas para a retirada de documentos das estantes, bem como carrinhos, para o seu transporte entre o depósito e a sala de consulta, visando à segurança no trabalho e à integridade dos documentos;
- transportar documentos, seguindo procedimentos padronizados de embalagem, transporte e manuseio, visando à preservação e segurança dos documentos.  
Processo de limpeza e tratamento físico do acervo deverá ser aplicado nos documentos que se encontram em mal estado de higienização e armazenamento. Deverá ser realizado através de mão-de-obra qualificada para manuseio do acervo documental a receber tratamento técnico arquivístico. A limpeza e tratamento será dividida em 03 etapas:
1ª Etapa: Higienização - retirada de pó e outras sujidades com utilização de trinchas, pincéis e flanela.
2ª Etapa: Classificação documental será realizada a partir dos procedimentos metodológicos do plano de classificação documental.
3ª Etapa: Tratamento que abrange:
a) Movimentação - (retirada e reposição) das estantes ou depósitos;
b) Retirada e substituição de grampos, clipes, grampos-trilhos e qualquer outra espécie de ferragem com ferrugem ou outro dano;
c) Aplicação de metodologia de pequenos reparos com utilização de material específico e próprio para tal.
d) Tratamento específico nos documentos que estiverem com contaminação de fungo, cupim, mofo, entre outros.
GERENCIAMENTO
Módulo de gestão de documentos
280. Cadastro do cliente.  
Cadastro de usuários autorizados a solicitar documentos, onde os usuários deverão ser cadastrados em um sistema de gerenciamento, de forma que cada um receberá sua senha individual e totalmente parametrizada, possibilitando dar permissões específicas para cada usuário fazer a solicitação de documentos. 282.
Cadastro dos departamentos para facilitar a identificação dos setores, bem como o tipo de documento que cada um possui.  
Cadastro do tipo de documento, a ser realizado juntamente com a padronização do arquivamento dos documentos.  
Inclusão de caixas de arquivo, onde o sistema deverá possibilitar o cadastramento de caixas de documentos, que deverá ter número de prateleira e localização na mesma.  
Cadastro de documentos e processos, onde deverá apresentar a opção cadastramento de documentos e processos no sistema de gerenciamento de documentos para atender com rapidez e eficiência a demanda das áreas que efetuam consultas.  
Emissor de relatórios para possibilitar a emissão de diversos relatórios para gerenciamento das informações dos clientes; tais como: Relatório de documentos por tipo, relatório de documentos por departamento, quantidade de caixas, documentos com temporalidade vencida, etc.  
O sistema deverá funcionar totalmente via web para que os usuários possam acessar suas informações em qualquer lugar.
Módulo de Solicitações de Documentos  
Software com interface via Web, o sistema de solicitação de documentos deverá funcionar totalmente via web, o que facilita a consulta e solicitação dos documentos. Cada solicitação feita receberá um número no sistema, esse número deverá acompanhar a solicitação desde a fase de consulta até o rearquivamento do documento.  
O sistema deverá permitir ao gestor do contrato dar permissões específicas aos seus colaboradores, bem como visualizar todas as solicitações feitas e o andamento das solicitações.  
Cada usuário poderá fazer envio de solicitações dos documentos que estão autorizados a consultar e no momento da solicitação o sistema deverá indicar em que caixas estão e se os documentos se encontram na CONTRATADA.  
Após a solicitação de documento, o sistema deverá permitir aos usuários acompanhar o andamento de seus pedidos, se já foram localizados, enviados ou rearquivado.



O sistema deverá possibilitar aos usuários reabrir uma solicitação para complementar informações ou reativar um pedido já encerrado.  
O sistema deverá permitir ao usuário escolher a forma que o documento será enviado, apresentando a opção de entrega expressa ou o documento digitalizado (quando o documento for enviado digitalmente o mesmo deverá ser certificado).
Módulo de inclusão (indexação) de documentos  
O sistema deverá possibilitar o usuário enviar documentos já organizados em caixas padronizadas oferecidas pela CONTRATADA, que serão enviadas previamente a CONTRATANTE.  
Após o cadastramento dos documentos o usuário encerra a caixa e a CONTRATADA receberá uma solicitação de coleta de caixas, após a coleta os documentos deverão ser conferidos e liberados definitivamente para consulta.  
O sistema também deverá possibilitar aos usuários realizar consulta aos documentos já cadastrados mesmo antes de serem enviados ao centro de documentação da CONTRATADA.  
Deverá dispor um gerador de relatórios em formato PDF para que quando uma nova caixa de documentos for liberada para coleta, o usuário possa emitir um relatório em formato PDF, que deverá ser impresso em seguida e servirá para protocolar o envio dos documentos e podendo ainda ser emitido a qualquer momento.  
O sistema deverá permitir a importação das informações contidas em planilhas, banco de dados ou algum meio eletrônico, facilitando a inclusão dos documentos no software de gestão documental.
Gerenciamento e Custódia de Mídias Digitais 
Considera-se neste Termo de Referência como gerenciamento e custódia de mídias digitais a prestação de serviço completo de arquivo e repositório de fitas magnéticas, CDs, DVDs, Discos Blu-Ray, e quaisquer outros dispositivos de armazenamento móvel óptico ou magnético.  
A CONTRATADA será responsável pela coleta e translado das mídias.  
A CONTRATADA deverá manter estrutura adequada para armazenamento das mídias da CONTRATANTE.  
A CONTRATADA deverá manter estrutura adequada para transporte das mídias com os seguintes controles ambientais e de segurança:
- Maleta própria para acondicionamento de mídias;
- Sistema de travamento do recipiente pelo cliente;
- Proteção térmica e magnética;
Digitalização de Documentos para Consultas 
Considera-se neste Termo de Referência como digitalização de documentos o processo de conversão do documento em meio físico para um formato digital. 304.
A CONTRATADA deve ter capacidade para digitalizar em preto e branco ou colorido qualquer formato de documento, seguindo a solicitação da CONTRATANTE fazer a guarda de vários tipos de documentos, entre eles, mas não limitadamente, os seguintes: caderno, carnês, livros contábeis, envelopes, recibos, papel A4, Papel A3, Planta de imóveis.  
Os custos das digitalizações deverão fazer parte da custódia e gerenciamento prevendo a quantidade de 8.000 imagens mês não acumulativa para consulta. 306.
O processo de solicitação, retirada e entrega dos materiais será processada da mesma forma prevista neste estudo.  
Os documentos podem ter diferentes tipos de gramaturas e os equipamentos utilizados pela CONTRATADA deverão ter capacidade de atendê-los.  
A CONTRATADA deverá editar o arquivo eletrônico de forma que as páginas fiquem em Posição de leitura, isto é, não poderá ter papéis racionados ou invertidos.
ENTREGA E RESGATE DE DOCUMENTOS 
São executadas, em média, 770 (setecentos e setenta) manipulações/mês para consultas físicas aos documentos armazenados, mais 5000 (cinco mil) consultas/mês digital.  
A CONTRATADA deverá dispor de transporte próprio que permita entrega das pastas de documentos requeridas na modalidade normal (permitindo terceirização somente para entregas urgentes).  
A CONTRATADA deverá atender a todos os pedidos de resgate/empréstimos/devoluções (saída da CONTRATANTE com destino à empresa de guarda) diariamente, até às 17h.  
A CONTRATADA deverá atender a todos os pedidos de resgate/empréstimos/devoluções (saída da empresa CONTRATADA com destino à CONTRATANTE):  
Até às 17h do dia útil seguinte à formalização do pedido;  
Em casos de pedidos de urgência, estes devem ser atendidos em até 2h, a partir do momento de formalização do pedido, devendo este estar assinado pelo fiscal ou gestor do contrato ou superior hierárquico.  
Em casos em que seja ultrapassado o horário das 17h, a entrega deve ser feita até às l0h do dia útil seguinte à formalização do pedido.  
Elaborar e utilizar formulário específico no ato da coleta e devolução de documento. Este formulário deverá conter no mínimo a descrição do documento, o tipo e a quantidade, ser firmado em duas vias pela CONTRATADA e pela CONTRATANTE.  
Deverá ser respeitado o horário de expediente administrativo da CONTRATANTE, de segunda-feira a sexta-feira, para a entrega dos documentos e/ou das caixas solicitados ou para retiradas.  
A CONTRATADA deverá comprovar no ato da assinatura do contrato que dispõe de transporte próprio e apropriado.  
As despesas de deslocamento para coleta e entrega de caixas e documentos devem estar inclusas ao custo mensal do serviço de custódia e gerenciamento, visto que a CONTRATADA não se responsabilizará por pagamentos adicionais.  
A identificação, solicitação e devolução de documentos e/ou caixas deverão ser realizadas via sistema web a ser disponibilizado pela CONTRATADA, ou na impossibilidade de uso momentâneo do mesmo, via e-mail empresarial, vinculado ao site na internet, e acessado por meio de senhas individuais pelo responsável indicado pela CONTRATANTE. Em caso de indisponibilidade do site, e somente nesta situação, poderá ser feito por e-mail.



Deverá, também, haver emissão de relatório mensal ao fiscal do contrato, contendo os pedidos de resgate ou remessa de pastas de documentos, visando o gerenciamento do contrato.  
Os entendimentos mantidos pelas partes (solicitações) deverão ser sempre por escrito via sistema de gerenciamento eletrônico que deverá manter registrado número de protocolo digital do atendimento e todos os detalhes do mesmo como:  
Número de protocolo digital do atendimento;
69. Dados do solicitante;
70. Dados do atendente;  
Data e hora da solicitação;  
Descrição específica da solicitação com dados do solicitante, tipo de documento, período e descrição do documento;  
Interação entre as partes quanto à dados para facilitar a identificação do documento desejado, quando houver alguma dificuldade para o atendimento; 74.
Dados do colaborador responsável pelo desarquivamento do documento solicitado;  
Dados do colaborador responsável pela entrega do documento ao solicitante;  
Data e hora da entrega do documento;  
Data e hora de coleta (retorno) do documento para rearquivamento;  
Informações do veículo de entrega de documento para rastreamento do mesmo;  
Após o rearquivamento do documento coletado, o sistema deverá ainda possuir o registro da data, hora e nome do colaborador que o realizou. MICROFILMAGEM 
Entende se como Microfilmagem o serviço de armazenamento e preservação de informações, através da captação das imagens dos documentos por processo fotográfico. A solução possui amparo legal (Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968 e Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996).  
Levando em consideração que a SRT/MS tem em seu acervo os primeiros processos gerados, e pelo seu valor histórico os mesmos deverão ser microfilmados para garantir a preservação das informações, uma vez que devido ao longo tempo de existência já não se encontram em bom estado de conservação.  
O serviço de microfilmagem consiste na elaboração de projetos de mudança de suporte de documentos arquivísticos em consonância com as normas e padrões de qualidade estabelecidos na legislação vigente, além de manter ações que garantam a guarda, segurança, conservação e recuperação de informações contidas nos documentos arquivísticos migrados de suporte.  
O processo de microfilmagem é composto das seguintes etapas:
- Preparo da documentação recebida;
- Indexação de documentos no Sistema de Microfilmagem (SMI);
- Inclusão de sinaléticas e revisão final;
- Microfilmagem dos documentos;
- Processamento dos microfilmes;
- Revisão dos microfilmes prata;
- Duplicação dos microfilmes diazo;
- Revisão dos microfilmes diazo;
- Os processos a serem microfilmados serão avaliados pela CONTRATADA, hoje a estimativa é de 50 processos.  
Os microfilmes devem atender a um padrão de identificação, com uma imagem de abertura a cada série de imagens:
- Identificação do proprietário dos documentos;
- Número do microfilme, local e data do procedimento;
- Identificação do registro junto ao Ministério da Justiça;
- Ordem e resumo dos documentos que serão apresentados;
- Citação sobre a continuidade de uma série de documentos anterior;
- Registro do equipamento utilizado para microfilmagem e grau de redução utilizado;
- Identificação e assinatura do detentor dos documentos;
- Identificação e assinatura da empresa que executou o microfilme.  
Ao final de cada série da microfilmagem também deve constar uma identificação, contendo:
- Dados sobre quem possui os documentos;
- Informações sobre a ordenação da série de documentos;
- Termo que comprove o cumprimento da legislação vigente;
- Citação (quando for o caso) de continuidade da série de documentos em outro microfilme;
- Identificação do responsável pela produção da microfilmagem.




Processos que forem microfilmados não serão descartados, pois a microfilmagem será realizada como meio de preservar as informações históricas da instituição.


A contratada para realizar as microfilmagens deve estar devidamente autorizada pelo Ministério da Justiça com publicação no Diário Oficial da União para realizar o procedimento (apresentar publicação no ato da assinatura do contrato). Esta autorização se deve, pois, todos os documentos copiados a partir de microfilmes originados pela contratada possuem validade legal perante qualquer evento que exija a apresentação de documento original para qualquer comprovação, ou seja, o microfilme gerado será válido como original.


O microfilme, resultado do processo de microfilmagem, devidamente armazenado em ambiente climatizado, possui vida útil acima de 120 anos.


A custódia das mídias digitais de microfilmes deverá ser feita em área com completa segurança, com umidade e temperatura controladas 24 horas por dia, com acesso restrito monitorado por câmeras e armazenamento em armários apropriados (corta fogo) para garantir segurança das mídias digitais.


O manuseio de transporte das mídias, quando solicitado, deverá ser feito em maletas apropriadas para armazenamento e entrega segura de mídias, garantindo maior segurança no trajeto. As maletas deverão ser dotadas de chaves, podendo ser lacradas pela SRT/MS, impossibilitando o acesso de terceiros. As maletas de armazenamento e transporte deverão possuir proteção antitérmica, antichoque e antimagnética, itens de segurança que garantem integridade e segurança de suas informações.


MODELO DE GESTÃO DE CONTRATO E CRITÉRIOS DE MEDIÇÃO E PAGAMENTO


O órgão deve acompanhar e fiscalizar a conformidade da prestação dos serviços e da alocação dos recursos necessários, de forma a assegurar o perfeito cumprimento do ajuste, por meio de um representante especialmente designado, na forma dos arts. 67 e 73 da Lei nº 8.666, de 1993, e do art. 6º do Decreto nº 2.271, de 1997;


A verificação da adequação da prestação do serviço deverá ser realizada com base nos critérios previstos no Termo de Referência, em especial aqueles relativos aos índices de produtividade;


O fiscal ou gestor do contrato, ao verificar que houve subdimensionamento da produtividade pactuada, sem perda da qualidade na execução do serviço, deverá comunicar à autoridade responsável para que esta promova a adequação contratual à produtividade efetivamente realizada, respeitando-se os limites de alteração dos valores contratuais previstos no § 1º do artigo 65 da Lei nº 8.666, de 1993;


O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, indicando dia, mês e ano, bem como o nome dos empregados eventualmente envolvidos, adotando as providências necessárias ao fiel cumprimento das cláusulas contratuais e comunicando a autoridade competente, quando for o caso, conforme o disposto nos §§ 1º e 2º do artigo 67 da Lei nº. 8.666, de 1993;


A fiscalização não exclui e nem reduz a responsabilidade da Contratada, inclusive perante terceiros, por qualquer irregularidade, ainda que resultante de imperfeições técnicas, vícios redibitórios, ou emprego de material inadequado ou de qualidade inferior e, na ocorrência desta, não implica em co- responsabilidade da Contratante ou de seus agentes e prepostos, de conformidade com o artigo 70 da Lei nº 8.666, de 1993;


A contratada deverá manter atualizados os meios para contato, entre eles, endereço da empresa, e-mail e telefone.


DA VISTORIA


Para o correto dimensionamento e elaboração de sua proposta, o licitante poderá realizar vistoria nas instalações do local de execução dos serviços, acompanhado por servidor designado para esse fim, de segunda à sexta-feira, 07h30min horas às 17h30min horas, devendo o agendamento ser efetuado previamente pelo telefone (67)3901-3029, Rita ou Edson, podendo sua realização ser comprovada por:


Atestado de vistoria assinado pelo servidor responsável, conforme item 3.3 do Anexo VII-A da IN SEGES/MPDG n. 5/2017; OU


Declaração emitida pelo licitante de que conhece as condições locais para execução do objeto ou que realizou vistoria no local do evento, conforme item 3.3 do Anexo VII-A da IN SEGES/MPDG n. 5/2017, ou caso opte por não realiza-la, de que tem pleno conhecimento das condições e peculiaridades inerentes à natureza do trabalho, que assume total responsabilidade por este fato e que não utilizará deste para quaisquer questionamentos futuros que ensejam avenças técnicas ou financeiras com este (órgão ou entidade), na forma do Anexo .... deste Edital.


O prazo para vistoria iniciar-se-á no dia útil seguinte ao da publicação do Edital, estendendo-se até o dia útil anterior à data prevista para a abertura da sessão pública.


Para a vistoria, o licitante, ou o seu representante, deverá estar devidamente identificado.


DO INÍCIO DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS


O início da execução dos serviços será estabelecido em contrato entre a SRT/MS e a empresa vencedora do certame, na forma que segue:


O prazo para a assinatura do contrato será de 5 (cinco) dias úteis, contados a partir da data de convocação pela SRT/MS, podendo ser prorrogado, uma vez, por igual período, quando solicitado pela CONTRATANTE;


O contrato, objeto deste Termo, terá vigência de 12 (meses) e, por se tratar de serviço executado de forma contínua, poderá ter a sua duração prorrogada por iguais e sucessivos períodos com vistas à obtenção de preços e condições mais vantajosas para a administração, limitada a 60 (sessenta) meses (Lei 8666/93, art.57, inciso I).


OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE


Exigir o cumprimento de todas as obrigações assumidas pela Contratada, de acordo com as cláusulas contratuais e os termos de sua proposta;


Exercer o acompanhamento e a fiscalização dos serviços, por servidor especialmente designado, anotando em registro próprio as falhas detectadas, indicando dia, mês e ano, bem como o nome dos empregados eventualmente envolvidos, e encaminhando os apontamentos à autoridade competente para as providências cabíveis;


Notificar a Contratada por escrito da ocorrência de eventuais imperfeições no curso da execução dos serviços, fixando prazo para a sua correção;


Pagar à Contratada o valor resultante da prestação do serviço, no prazo e condições estabelecidas no Edital e seus anexos;


Efetuar as retenções tributárias devidas sobre o valor da Nota Fiscal/Fatura fornecida pela contratada, em conformidade com o item 6, ANEXO XI, da IN nº 05/2017.



OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
350.
Executar os serviços conforme especificações deste Termo de Referência e de sua proposta, com a alocação dos empregados necessários ao perfeito cumprimento das cláusulas contratuais, além de fornecer os materiais e equipamentos, ferramentas e utensílios necessários, na qualidade e quantidade especificadas neste Termo de Referência e em sua proposta;
351.
Reparar, corrigir, remover ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, no prazo fixado pelo fiscal do contrato, os serviços efetuados em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou dos materiais empregados;
352.
Responsabilizar-se pelos vícios e danos decorrentes da execução do objeto, de acordo com os artigos 14 e 17 a 27, do Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078, de 1990), ficando a Contratante autorizada a descontar da garantia, caso exigida no edital, ou dos pagamentos devidos à Contratada, o valor correspondente aos danos sofridos;
353.
Utilizar empregados habilitados e com conhecimentos básicos dos serviços a serem executados, em conformidade com as normas e determinações em vigor;
354.
Apresentar os empregados devidamente uniformizados e identificados por meio de crachá, além de provê-los com os Equipamentos de Proteção Individual - EPI, quando for o caso;
355.
Apresentar à Contratante, quando for o caso, a relação nominal dos empregados que adentrarão o órgão para a execução do serviço;
356.
Responsabilizar-se por todas as obrigações trabalhistas, sociais, previdenciárias, tributárias e as demais previstas em legislação específica, cuja inadimplência não transfere responsabilidade à Contratante;
357.
Instruir seus empregados quanto à necessidade de acatar as normas internas da Administração;
358.
Instruir seus empregados a respeito das atividades a serem desempenhadas, alertando-os a não executar atividades não abrangidas pelo contrato, devendo a Contratada relatar à Contratante toda e qualquer ocorrência neste sentido, a fim de evitar desvio de função;
359.
Relatar à Contratante toda e qualquer irregularidade verificada no decorrer da prestação dos serviços;
360.
Não permitir a utilização de qualquer trabalho do menor de dezesseis anos, exceto na condição de aprendiz para os maiores de quatorze anos; nem permitir a utilização do trabalho do menor de dezoito anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre;
361.
Manter durante toda a vigência do contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação;
362.
Guardar sigilo sobre todas as informações obtidas em decorrência do cumprimento do contrato;
363.
Arcar com o ônus decorrente de eventual equívoco no dimensionamento dos quantitativos de sua proposta, devendo complementá-los, caso o previsto inicialmente em sua proposta não seja satisfatório para o atendimento ao objeto da licitação, exceto quando ocorrer algum dos eventos arrolados nos incisos do § 1º do art. 57 da Lei nº 8.666, de 1993.
364.
Deter instalações, aparelhamento e pessoal técnico adequados e disponíveis para a realização do objeto da licitação.
80.
Para a realização do objeto da licitação, a Contratada deverá entregar declaração de que instalará escritório nos municípios ou regiões metropolitanas abaixo discriminadas, a ser comprovado no prazo máximo de 60 (sessenta) dias contado a partir da vigência do contrato, dispondo de capacidade operacional para receber e solucionar qualquer demanda da Contratante, bem como realizar todos os procedimentos pertinentes à seleção, treinamento, admissão e demissão dos funcionários;
6. Campo Grande/MS.
DA SUBCONTRATAÇÃO
365.
Não será admitida a subcontratação do objeto licitatório.
ALTERAÇÃO SUBJETIVA
366.
É admissível a fusão, cisão ou incorporação da contratada com/por outra pessoa jurídica, desde que sejam observados pela nova pessoa jurídica todos os requisitos de habilitação exigidos na licitação original; sejam mantidas as demais cláusulas e condições do contrato; não haja prejuízo à execução do objeto pactuado e haja a anuência expressa da Administração à continuidade do contrato.
CONTROLE E FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO
367.
O acompanhamento e a fiscalização da execução do contrato consistem na verificação da conformidade da prestação dos serviços e da alocação dos recursos necessários, de forma a assegurar o perfeito cumprimento do ajuste, devendo ser exercidos por um ou mais representantes da Contratante, especialmente designados, na forma dos arts. 67 e 73 da Lei nº 8.666, de 1993, e do art. 6º do Decreto nº 2.271, de 1997.
2.
O representante da Contratante deverá ter a experiência necessária para o acompanhamento e controle da execução dos serviços e do contrato.
3.
A verificação da adequação da prestação do serviço deverá ser realizada com base nos critérios previstos neste Termo de Referência.
4.
A execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle, que compreendam a mensuração dos aspectos mencionados no art. 47 e no ANEXO V, item 2.6, i, ambos da IN nº 05/2017.
5.
A fiscalização técnica dos contratos avaliará constantemente a execução do objeto e utilizará o Instrumento de Medição de Resultado (IMR), conforme modelo previsto no Anexo XXX, ou outro instrumento substituto para aferição da qualidade da prestação dos serviços, devendo haver o redimensionamento no pagamento com base nos indicadores estabelecidos, sempre que a CONTRATADA:
a) não produzir os resultados, deixar de executar, ou não executar com a qualidade mínima exigida as atividades contratadas; ou
b) deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço, ou utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada.
6.
A utilização do IMR não impede a aplicação concomitante de outros mecanismos para a avaliação da prestação dos serviços.
7.
Durante a execução do objeto, o fiscal técnico deverá monitorar constantemente o nível de qualidade dos serviços para evitar a sua degeneração, devendo intervir para requerer à CONTRATADA a correção das faltas, falhas e irregularidades constatadas.



O fiscal técnico deverá apresentar ao preposto da CONTRATADA a avaliação da execução do objeto ou, se for o caso, a avaliação de desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizada.


Em hipótese alguma, será admitido que a própria CONTRATADA materialize a avaliação de desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizada.


A CONTRATADA poderá apresentar justificativa para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, que poderá ser aceita pelo fiscal técnico, desde que comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador.


Na hipótese de comportamento contínuo de desconformidade da prestação do serviço em relação à qualidade exigida, bem como quando esta ultrapassar os níveis mínimos toleráveis previstos nos indicadores, além dos fatores redutores, devem ser aplicadas as sanções à CONTRATADA de acordo com as regras previstas no ato convocatório.


O fiscal técnico poderá realizar avaliação diária, semanal ou mensal, desde que o período escolhido seja suficiente para aferir o desempenho e qualidade da prestação dos serviços.


O fiscal técnico, ao verificar que houve subdimensionamento da produtividade pactuada, sem perda da qualidade na execução do serviço, deverá comunicar à autoridade responsável para que esta promova a adequação contratual à produtividade efetivamente realizada, respeitando-se os limites de alteração dos valores contratuais previstos no § 1º do art. 65 da Lei nº 8.666, de 1993.


A conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços deverá ser verificada juntamente com o documento da CONTRATADA que contenha sua relação detalhada, de acordo com o estabelecido neste Termo de Referência e na proposta, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como: marca, qualidade e forma de uso.


O representante da Contratante deverá promover o registro das ocorrências verificadas, adotando as providências necessárias ao fiel cumprimento das cláusulas contratuais, conforme o disposto nos §§ 1º e 2º do art. 67 da Lei nº 8.666, de 1993.


O descumprimento total ou parcial das demais obrigações e responsabilidades assumidas pela Contratada ensejará a aplicação de sanções administrativas, previstas neste Termo de Referência e na legislação vigente, podendo culminar em rescisão contratual, conforme disposto nos artigos 77 e 80 da Lei nº 8.666, de 1993.


A fiscalização de que trata esta cláusula não exclui nem reduz a responsabilidade da Contratada, inclusive perante terceiros, por qualquer irregularidade, ainda que resultante de imperfeições técnicas, vícios redibitórios, ou emprego de material inadequado ou de qualidade inferior e, na ocorrência desta, não implica em corresponsabilidade da Contratante ou de seus agentes e prepostos, de conformidade com o art. 70 da Lei nº 8.666, de 1993.


DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO DO OBJETO


Os serviços serão recebidos provisoriamente no prazo de 5 (cinco) dias, pelo(a) responsável pelo acompanhamento e fiscalização do contrato, para efeito de posterior verificação de sua conformidade com as especificações constantes neste Termo de Referência e na proposta, devendo ser elaborado relatório circunstanciado, contendo o registro, a análise e a conclusão acerca das ocorrências na execução do contrato e demais documentos que julgarem necessários, devendo encaminhá-los ao gestor do contrato para recebimento definitivo.


Os serviços poderão ser rejeitados, no todo ou em parte, quando em desacordo com as especificações constantes neste Termo de Referência e na proposta, devendo ser corrigidos/refeitos/substituídos no prazo fixado pelo fiscal do contrato, às custas da Contratada, sem prejuízo da aplicação de penalidades.


Os serviços serão recebidos definitivamente no prazo de 5 (cinco) dias, contados do recebimento provisório, após a verificação da qualidade e quantidade do serviço executado e materiais empregados, com a consequente aceitação mediante termo circunstanciado.


Na hipótese de a verificação a que se refere o subitem anterior não ser procedida dentro do prazo fixado, reputar-se-á como realizada, consumando-se o recebimento definitivo no dia do esgotamento do prazo.


Para efeito de recebimento provisório, ao final de cada período mensal, o fiscal técnico do contrato irá apurar o resultado das avaliações da execução do objeto e, se for o caso, a análise do desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizados em consonância com os indicadores previstos, que poderá resultar no redimensionamento de valores a serem pagos à contratada, registrando em relatório a ser encaminhado ao gestor do contrato (item 4 do ANEXO VIII-A da IN nº 05/2017).


O recebimento definitivo, ato que concretiza o ateste da execução dos serviços, será realizado pelo gestor do contrato.


O gestor do contrato analisará os relatórios e toda documentação apresentada pela fiscalização técnica e, caso haja irregularidades que impeçam a liquidação e o pagamento da despesa, indicará as cláusulas contratuais pertinentes, solicitando à CONTRATADA, por escrito, as respectivas correções.


O gestor emitirá termo circunstanciado para efeito de recebimento definitivo dos serviços prestados, com base nos relatórios e documentação apresentados, e comunicará a CONTRATADA para que emita a Nota Fiscal ou Fatura com o valor exato dimensionado pela fiscalização com base no Instrumento de Medição de Resultado (IMR), ou instrumento substituto.


O recebimento provisório ou definitivo do objeto não exclui a responsabilidade da Contratada pelos prejuízos resultantes da incorreta execução do contrato.


DAS SANÇÕES ADMINISTRATIVAS


Comete infração administrativa nos termos da Lei nº 8.666, de 1993 e da Lei nº 10.520, de 2002, a Contratada que:


inexecutar total ou parcialmente qualquer das obrigações assumidas em decorrência da contratação;


ensejar o retardamento da execução do objeto;


falhar ou fraudar na execução do contrato;


comportar-se de modo inidôneo; e


89. cometer fraude fiscal.


Pela inexecução total ou parcial do objeto deste contrato, a Administração pode aplicar à CONTRATADA as seguintes sanções:


Advertência por escrito, quando do não cumprimento de quaisquer das obrigações contratuais consideradas faltas leves, assim entendidas aquelas que não acarretam prejuízos significativos para o serviço contratado;


91. Multa de:

0,1% (um décimo por cento) até 0,2% (dois décimos por cento) por dia sobre o valor adjudicado em caso de atraso na execução dos serviços, limitada a incidência a 15 (quinze) dias. Após o décimo quinto dia e a critério da Administração, no caso de execução com atraso, poderá


ocorrer a não-aceitação do objeto, de forma a configurar, nessa hipótese, inexecução total da obrigação assumida, sem prejuízo da rescisão unilateral da avença;
8.
0,1% (um décimo por cento) até 10% (dez por cento) sobre o valor adjudicado, em caso de atraso na execução do objeto, por período superior ao previsto no subitem anterior ou de inexecução parcial da obrigação assumida;
9.
0,1% (um décimo por cento) até 15% (quinze por cento) sobre o valor adjudicado, em caso de inexecução total da obrigação assumida;
10.
0,2% a 3,2% por dia sobre o valor mensal do contrato, conforme detalhamento constante das tabelas 1 e 2, abaixo; e
11.
0,07% (sete centésimos por cento) do valor do contrato por dia de atraso na apresentação da garantia (seja para reforço ou por ocasião de prorrogação), observado o máximo de 2% (dois por cento. O atraso superior a 25 (vinte e cinco) dias autorizará a Administração CONTRATANTE a promover a rescisão do contrato;
12.
As penalidades de multa decorrentes de fatos diversos serão consideradas independentes entre si.
92.
Suspensão de licitar e impedimento de contratar com o órgão, entidade ou unidade administrativa pela qual a Administração Pública opera e atua concretamente, pelo prazo de até dois anos.
93.
Sanção de impedimento de licitar e contratar com órgãos e entidades da União, com o consequente descredenciamento no SICAF pelo prazo de até cinco anos.
94.
Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública, enquanto perdurarem os motivos determinantes da punição ou até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade, que será concedida sempre que a Contratada ressarcir a Contratante pelos prejuízos causados.
375.
As sanções previstas nos subitens 16.2.1, 16.2.3, 16.2.4 e 16.2.5 poderão ser aplicadas à CONTRATADA juntamente com as de multa, descontando-a dos pagamentos a serem efetuados.
376.
Para efeito de aplicação de multas, às infrações são atribuídos graus, de acordo com as tabelas 1 e 2:
Tabela 1
Tabela 2

Também ficam sujeitas às penalidades do art. 87, III e IV da Lei nº 8.666, de 1993, as empresas ou profissionais que:  
tenham sofrido condenação definitiva por praticar, por meio dolosos, fraude fiscal no recolhimento de quaisquer tributos;  
tenham praticado atos ilícitos visando a frustrar os objetivos da licitação;  
demonstrem não possuir idoneidade para contratar com a Administração em virtude de atos ilícitos praticados.  
A aplicação de qualquer das penalidades previstas realizar-se-á em processo administrativo que assegurará o contraditório e a ampla defesa à CONTRATADA, observando-se o procedimento previsto na Lei nº 8.666, de 1993, e subsidiariamente a Lei nº 9.784, de 1999.  
A autoridade competente, na aplicação das sanções, levará em consideração a gravidade da conduta do infrator, o caráter educativo da pena, bem como o dano causado à Administração, observado o princípio da proporcionalidade.  
As penalidades serão obrigatoriamente registradas no SICAF.
Campo Grande/MS, 30 de novembro de 2018.
__________________________________
JULIO CESAR VELASQUEZ BALBUENO
Agente Administrativo
Aprovo em 30 de novembro de 2018.
__________________________________
ISMAEL FERREIRA DE ARRUDA
Ordenador de Despesas
ANEXO II







  












  

TERMO DE CONTRATO
PRESTAÇÃO DE SERVIÇO SEM DEDICAÇÃO EXCLUSIVA DE MÃO DE OBRA
TERMO DE CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Nº ......../...., QUE FAZEM ENTRE SI A UNIÃO, POR INTERMÉDIO DO (A) ........................................................ E A EMPRESA .............................................................
A União, por intermédio do(a) .................................... (órgão ou entidade pública), com sede no(a) ....................................................., na cidade de ...................................... /Estado ..., inscrito(a) no CNPJ sob o nº ................................, neste ato representado(a) pelo(a) ......................... (cargo e nome), nomeado(a) pela Portaria nº ......, de ..... de ..................... de 20..., publicada no DOU de ..... de ............... de ..........., inscrito(a) no CPF nº ...................., portador(a) da Carteira de Identidade nº ...................................., doravante denominada CONTRATANTE, e o(a) .............................. inscrito(a) no CNPJ/MF sob o nº ............................, sediado(a) na ..................................., em ............................. doravante designada CONTRATADA, neste ato representada pelo(a) Sr.(a) ....................., portador(a) da Carteira de Identidade nº ................., expedida pela (o) .................., e CPF nº ........................., tendo em vista o que consta no Processo nº .............................. e em observância às disposições da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, da Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, do Decreto nº 2.271, de 7 de julho de 1997, e da Instrução Normativa SEGES/MPDG nº 5, de 26 de maio de 2017, resolvem celebrar o presente Termo de Contrato, decorrente do Pregão nº ........../20...., mediante as cláusulas e condições a seguir enunciadas.