Objeto: 
Contratação de empresa especializada na prestação de serviços de organização, planejamento, promoção e execução de eventos, para realização do Simpósio Científico de 80 anos do Instituto Evandro Chagas – IEC no período de 9, 10 e 11 de novembro de 2016 na cidade de Belém/PA, o qual terá a participação de 500 pessoas, entre estudantes, pesquisadores, profissionais de saúde e público em geral, compreendendo assessoria técnica e organização do evento, locação de local para o evento, montagem de espaços e material de Comunicação, assessoria de imprensa, serviço de buffet, Registro do Evento (foto, filmagem, anais...), hospedagem, transporte, passagens aéreas; tradução, material de apoio, equipamentos e outros serviços correlatos à plena execução do evento, conforme condições, quantidades e exigências estabelecidas neste instrumento:

DA SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL
139. Cumprir, quando for o caso, as normas constantes da IN SLTI/MPOG n° 01 de 19 de Janeiro de 2010.
140. Cumprir todas as obrigações estabelecidas pela legislação ambiental e social vigente, para a gestão racional, eficiente e sustentável dos recursos naturais, inclusive, mediante a utilização da adequada logística reversa dos insumos e recursos, recolhendo-os após o uso ou utilização para destinação socioambiental adequada à redução do nível de risco potencial ou à sua efetiva recomposição e/ou reutilização.
JUSTIFICATIVA E OBJETIVO DA CONTRATAÇÃO
141. No dia 11 de novembro de 2016, o Instituto Evandro Chagas completará 80 anos, efeméride que se constitui em uma grande oportunidade para disseminar o trabalho do IEC para a comunidade científica e também para trazer à cidade sede do Instituto pesquisadores reconhecidos internacionalmente que fizeram ou não parte dessa história. Os eventos criam conceito e estabelecem a imagem de organizações, serviços e ideias, por isso, faz-se necessária a promoção de um grande simpósio científico de 80 Anos do IEC, que certamente dará grande visibilidade e reconhecimento para o IEC e também abrirá oportunidades de trabalho para os próximos anos.
142. No âmbito científico, os eventos ganham uma importância ainda maior pela troca de informações sobre pesquisas por eles possibilitadas entre os presentes. Os eventos científicos possibilitam o contato pessoal direto entre pesquisadores, o que contribui para o nascimento e avanço de novas pesquisas e projetos de investigação com colaboração entre diversos centros de referência, sendo decisivos para a produção de conhecimento e avanço da consolidação de pesquisas no país.
143. Durante os 3 dias do seminário científico de 80 anos do IEC, cientistas poderão trocar informações e debater sobre características clínicas, epidemiológicas, diagnósticos, terapias e vacinas, entre outros aspectos relacionados aos desafios de saúde pública do país e da região amazônica. Eventos como esse possibilitam aos pesquisadores, mais do que apenas apresentarem seus trabalhos, compararem e discutirem os dados apresentados, com o intuito de melhor compreender as doenças e as possibilidades de intervenção. Como resultado, podem ser estabelecidas novas colaborações entre grupos de pesquisa, bem como a criação de plataformas de intercâmbio de informações e material biológico, que dão mais agilidade ao processo de produção de conhecimento e à criação de produtos para diagnóstico e tratamento.
144. Para que a realização desse projeto seja adequada, se faz necessária a contratação de uma empresa especializada na prestação de serviços, objeto dessa Solicitação de Serviço, a fim de realizar, organizar e executar o evento deste Instituto, buscando dar publicidade e informar a sociedade civil e cientifica sobre o legado da Instituição, além de possibilitar a troca de informações entre os participantes e os convidados.
145. A contratação de empresa especializada para a prestação dos serviços, objeto desta Solicitação de Serviço, justifica-se pela carência de servidores no IEC com experiência na organização de um evento desse porte, considerando ainda os seguintes fatores:
a) Planejamento apropriado à tipologia do evento;
b) Racionalização de procedimentos burocráticos, garantindo maior agilidade na organização do evento e no melhor planejamento dos serviços necessários; c) Busca de qualidade e melhores custos no fornecimento de bens, serviços e suprimentos para a promoção do evento;
d) Personalização na organização dos eventos, padronização e a melhoria contínua, com vistas ao alcance de maior eficiência e eficácia;
e) Contratações de maior vulto, possibilitando a redução de preços.
3.6. Justificativa para quantitativos:
O planejamento do evento foi feito levando em conta a economicidade, sem abrir mão de comunicar a importância da data comemorativa. Destaca-se ainda a necessidade de promoção de eventos científicos internacionais em uma região como a Amazônia, carente de eventos deste porte, especialmente na área científica, uma vez que, quando cientistas internacionais vem ao Brasil, normalmente promovem palestras em estados do sul e sudeste do Brasil. O evento de 80 anos do IEC foi pensado para dar oportunidade para o debate sobre saúde pública e pesquisas biomédicas de nível mundial na Amazônia.
a. Nº de Participantes: O número de participantes foi o mínimo possível estimado, uma vez que só em pesquisadores, o IEC possui 130, sem contar bolsistas, alunos de mestrado e doutorado e tecnologistas. Ao todo, a comunidade do IEC totaliza 800 pessoas (atividade meio e fim). Diante disso, e para que o evento não saísse muito oneroso, foi definido um total de 500 participantes. Como o público de um evento como esse é flutuante, ou seja, como as palestras têm temas específicos, o que faz com que nem todos os participantes assistam a todas e também como se trata de 3 dias de evento pela manhã e à tarde; para assegurar que sempre se tenha 500 pessoas


  

no auditório e assim fazer uso total da estrutura disponibilizada, serão feitas 750 inscrições. 50% a mais sobre o público que se quer ter, margem utilizada por organizadores de eventos em situações como essa. Ou seja, a estimativa é que passem pelo evento do IEC 750 pessoas ao longo dos 3 dias. Os kits dos participantes foram estimados em 800 para que haja possibilidade de reposição em casos de problemas de fabricação/produção/confecção.
b. Transmissão pela internet: É inegável o interesse da comunidade científica no trabalho do IEC e em um evento como esse, em função disso, para compensar o pequeno número de participantes e para ampliar o alcance do evento, foi prevista a transmissão na integra da programação por meio da internet, o que possibilitará o alcance do evento em todo o Brasil e no mundo.
c. Convidados: O número de convidados foi definido com base na programação científica do evento. Além disso, como o Instituto faz parte do Ministério da Saúde, foi necessária ainda a previsão de convidados do MS. Como os convidados virão sem cobrança de cachê, se faz necessária a oferta para eles de passagens, transporte em Belém, alimentação e hospedagem individualizada para garantia da privacidade dos mesmos.
d. Almoço: não se cogitou oferecer almoço para o número total de participantes do evento pela inviabilidade financeira, no entanto, se faz necessário oferecer almoço para os convidados e para as comissões científica e organizadora do evento, que estarão trabalhando. Para isso, se definiu servir almoço para 100 pessoas.
e. Água e Café: um evento científico do porte deste aqui proposto costuma contar com coffe break no qual são servidos sucos, salgados e doces. Como esse serviço pela manhã e à tarde para 500 pessoas durante os 3 dias de evento oneraria em demasia o orçamento, uma medida mais econômica foi oferecer apenas água e café a todos os participantes.
f. Coquetel: para encerrar o evento, está sendo previsto um coquetel para 500 pessoas. Este será o único momento informal da programação oficial do evento. DA CLASSIFICAÇÃO DOS SERVIÇOS


O objeto a ser contratado é comum nos termos do parágrafo único, do art. 1°, da Lei 10.520, de 2002.


Os serviços a serem contratados enquadram-se nos pressupostos do Decreto n° 2.271, de 1997, constituindo-se em atividades materiais acessórias, instrumentais ou complementares à área de competência legal do órgão licitante, não inerentes às categorias funcionais abrangidas por seu respectivo plano de cargos.


A prestação dos serviços não gera vínculo empregatício entre os empregados da Contratada e a Administração, vedando-se qualquer relação entre estes que caracterize pessoalidade e subordinação direta.


FORMA DE PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS
149. O Simpósio Científico 80 Anos do Instituto Evandro Chagas acontecerá nos dias 09, 10 e 11 de novembro de 2016, com programação sempre das 8h às 18h. A abertura oficial do evento acontecerá na manhã do dia 09 de novembro, com a realização de solenidade e conferência magna, em auditório com capacidade para 500 pessoas. No dia 09 à tarde acontecerão duas mesas redondas e mais uma conferência. Nos dias 10 e 11, o evento continuará com a realização de duas mesas redondas e uma conferência pela parte da manhã, repetindo-se o mesmo tipo de programação pela parte da tarde, totalizando: abertura solene,10 mesas redondas com 4 convidados e um mediador e 6 conferências.A abertura solene e todas as mesas redondas e conferências devem acontecer no mesmo auditório com capacidade para 500 pessoas sentadas, de acordo com esquema preliminar de programação em ANEXO.
150. O credenciamento dos participantes deverá acontecer no hall do auditório principal. O mesmo espaço também irá abrigar uma exposição sobre a história do IEC, composta de 3 quadriedros medindo cada face 90cmx210cm com impressões em grandes formatos em qualidade fotográfica e mais um painel de 6mx3m. Além da secretaria e da exposição, o espaço deve contar com a montagem de um estande de 16m2, medindo 4mx4m, que deve contar com mini-lounge e balcões e estantes iluminados para exposição de materiais institucionais. Os espaços da secretaria, exposição e estande devem ser contíguos. A exposição e o estande ocuparão uma área de aproximadamente 40m2.
151. O evento contará com sala para mídia desk, sala de atendimento aos palestrantes e sala de apoio aos organizadores do evento. A sala de atendimento aos palestrantes também deve funcionar como sala vip. Além

disso, será necessário dispor de uma sala multiuso, que deverá funcionar como sala vip para reuniões e discussões não agendadas e sala de imprensa. Esta sala deverá ter espaço para até 60 lugares, contando com 01 mesa diretora com até 06 lugares, sonorização, projeção, climatização e identidade visual do evento. 152. Além disso, o evento contará com espaço para restaurante destinado a servir almoço para os palestrantes e os envolvidos na organização do evento, totalizando 100 pessoas. O restaurante deverá funcionar próximo ao auditório principal com capacidade para 100 lugares (25 mesas e 100 cadeiras) e contará com cozinha de apoio e banheiros.
153. Sobre os serviços necessários:
154. A empresa contratada deverá ser sediada em Belém ou providenciar uma equipe de atendimento permanente em Belém a partir do início do contrato devido à necessidade de se realizar visitas técnicas e reuniões semanais, nem sempre agendadas e, por vezes, em caráter de urgência, com a comissão organizadora do evento. É necessário que um representante da empresa esteja disponível em tempo integral para qualquer necessidade de contato antes, durante e depois do evento.
155. Os serviços da empresa a ser contratada deverão abranger todas as atividades de infraestrutura logística e operacional necessárias antes, durante e depois do evento.
156. Os tipos de serviços/produtos que deverão ser executados constam de:
132. Assessoria Técnica e Organização do Evento;
133. Aluguel de Local para o Evento, Montagem de Espaços e Material de Comunicação;
134. Assessoria de Imprensa;
135. Serviço de montagem de restaurante para servir almoço a palestrantes, convidados especiais e organizadores do evento e Buffet;
136. Serviço de Montagem de Coquetel de Encerramento;
137. Serviço de Registro de Eventos (foto, filmagem, anais...);
138. Serviço de Hospedagem;
139. Serviço de Traslado Aeroporto/Hotel/Aeroporto e Hotel/Evento/Hotel;
140. Serviço de Emissão de Passagens Aéreas;
141. Serviço de Receptivo Bilíngue.
ESCOPO DOS SERVIÇOS: